いらない無駄な会議の特徴とは？対策とおすすめのツールを紹介！
仕事で発生する課題への対策や結論を出すためには「会議」が欠かせません。活発な会議は、建設的な合意形成や意思決定のスピードを向上させることができます。
一方、定例として実施される会議に生産性がなく「いらない会議」になりつつある環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、いらない会議に共通する特徴と対策法を中心にご紹介します。
- いらない会議の特徴を教えてほしい
- いらない会議が多いが改善する方法が分からない
- 無駄な会議のストレスを解消するツールを知りたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、「いらない会議」を改善するためのヒントを得られ、自社に活用できるようになります。
目次
【要注意】いらない会議の特徴4選
ここでは、いらない会議に共通する特徴4選を解説します。以下の特徴に当てはまっている場合は業務効率を大きく低下させている可能性があるため要注意です。
(1)会議の時間が長すぎる
いらない会議の特徴に会議自体が長すぎることが挙げられます。
会議が必要以上に長くなるほど、メンバーの集中力の低下も避けられません。はじめは活発に議論されていても、時間が経つにつれメンバーの集中力低下が原因となって積極的な発言ができなくなり、生産性の低い会議になってしまいます。
また、会議が長すぎると拘束時間が増えるため、メンバーにストレスがかかる点も把握しておきましょう。そのため、議題は一会議1つにしたり事前に会議の時間を決めたりすると、短い時間で生産性のある会議を実現できます。
(2)意思決定がなされない
意思決定がなされない会議はいらない会議になりがちです。
意思決定は会議において最も重要な目的の一つと言えます。会議では、参加メンバーのさまざまな視点からの意見交換によって意思決定がされることで、今後のプロジェクトの進め方や業務の方針を策定できるからです。
しかし、意思決定がなされない会議では「何のための会議なのか」と目的が曖昧なまま参加するメンバーも出てしまうのです。そのため、会議を開く際は、会議の目的をメンバーで共有し、次のアクションに繋がる会議にする必要があります。
(3)不要なメンバーが参加している
不要なメンバーが参加していることもいらない会議の特徴です。
関係のない社員の参加は、本人の時間を浪費させるだけでなく、いたずらに意見が多くなり会議の進行を妨げる可能性もあります。また議論が活性化するとは限らず、一部の人のみが発言する状況に陥る場合もあります。
本当に必要なメンバーだけに絞ることで、議論が活性化し、意思決定もスムーズになります。やむを得ず大人数になる場合は、事前に意見を集約し代表者が発表するなどの工夫をしましょう。
(4)情報共有のためだけに開かれている
情報共有のためだけに開かれる会議は今すぐに改善しましょう。
情報共有だけの会議では、発信者以外は「聞くだけ」の受け身の姿勢になりがちです。積極的な意見交換がされにくいうえ、日常的な情報共有不足に陥る恐れもあります。
そのため、議論が必要なときは会議の開催が有効ですが、情報共有や報告のみの場合はITツールを使うことで、効率よく情報共有・管理ができるようになります。
いらない会議を改善する対策とは
ここでは、いらない会議を改善する具体的な対策について解説します。以下の対策を全社で浸透させ、生産性のある会議の実現を図りましょう。
必要なメンバーだけを招集する
いらない会議を改善するには、必要なメンバーだけを招集しましょう。
プロジェクトに直接関わるメンバーのみで会議を開くことで、少数精鋭の活発な議論が生まれやすくなります。参加人数が絞られるので、会議を傍観するメンバーが発生せず、より良い合意形成とスピーディーな意思決定に貢献します。
また、会議を開く前に、メンバーを招集する側のリーダーも会議のテーマや目的を明確にイメージし、必要なメンバーを過不足なく招集して会議を開くようにしましょう。
アジェンダを事前に準備する
アジェンダ（議題をまとめた資料）の事前準備もいらない会議の改善に有効です。
会議を進める前に、今回の会議テーマと目標を準備しておけば、議論したい最重要のアジェンダを絞ってメンバーに発問できるだけでなく、メンバー間で目指すべき最終的なゴールの明確化にも繋がります。
また、アジェンダを事前に共有しておけば、各メンバーは会議が始まる前に会議内容の理解を深められます。そのため、会議が開かれてからすぐに意見交換が始められるので、生産性のある会議が期待できるようになります。
議事録を作成する
議事録の作成はいらない会議の改善に役立ちます。
議事録を作成・共有することで、会議での決定事項や議論の経緯を正確に記録するだけでなく、関係者全員が同じ認識を持つことができます。とくに複数の関係者が関わる業務では、情報の食い違いを防ぎ、スムーズな実行につなげるうえで重要です。
また、定期的な会議であれば、議事録が次回の会議の振り返り資料としても機能します。そのため、会議のたびに同じ議論を繰り返すことを防ぎ、継続的な改善と意思決定の質の向上が期待できるのです。
情報共有ツールを活用する
情報共有ツールを活用し、会議の生産性を上げることも有効です。
会議を開くたびに、資料の印刷・配布や準備のための工数が発生し、非効率な状態になっている組織は少なくありません。とくに、事前にアジェンダを共有できていなかったり、会議後の内容が関係者にうまく伝わらなかったりすると、会議の意味が薄れます。
そのため、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを活用して、会議前にアジェンダや資料を事前共有したり、参加していないメンバーへのスムーズな共有を促進したりしましょう。
以上のように、ナレッジを「蓄積・活用できる状態」にしておくことで、会議の回数そのものを減らせるだけでなく、短時間で中身のある会議ができるので、大きな効果が期待されるのです。
【イライラ解消】無駄な会議の悩みを解決する情報共有・管理ツール
以下では、無駄な会議の悩みを解決するツールをご紹介します。
いらない会議が常態化していると、社員の稼働が圧迫され、本来の業務時間が削られるといった問題が生じます。また、会議のための資料作成に時間を取られていると、生産性の低い「手段のための仕事」が常態化してしまいます。
そこで、情報共有や資料配布をナレッジ管理ツール上で完結すれば、社員が会議前に自分で内容を把握できて、会議が議論や意思決定に集中した意味のある時間になります。ただし、ツールが属人的だったり、検索性が低いと、情報を探す手間がかえって増えてしまいます。
結論、無駄な会議をなくすためには、誰でも使いやすく、情報が一元化できるナレッジ管理ツールツール「ナレカン」 一択です。
社内の情報を集約・検索・共有できるため、定例会議や進捗共有会の目的をツール上で代替できます。また、資料作成をその場で共有可能なフォーマットで蓄積できるので、「資料をつくるための時間」や「話を聞くだけの会議」を減らせるのです。
会議のための資料作成が不要になるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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会議の改革に成功した企業事例2選
以下では、会議の改革に成功した企業を2社ご紹介します。無駄な会議を減らした事例を知りたい方は必見です。
トヨタ自動車株式会社
トヨタ自動車では、労働生産性向上のために、会議を30分以内としています。
その結果、会議が始まると同時に本質的な議論ができ、効率的な情報交換と合意形成を可能としています。この「会議は30分まで」のルールは厳格に守られており、トヨタ社の習慣として社内に浸透しています。
また同社は、無駄な資料作成や根回しを禁止だけでなく、無駄な会議を開くこと自体を禁止しています。このように徹底したムダの排除することで、会議の効率的な運営を実現しています。
カルビー株式会社
元カルビー社長の松本氏は、労働生産性向上のため「ノーミーティング、ノーメモ」を提唱し、会議と資料の削減を徹底しました。
「資料は1円も生まない」とし、経営指標もA4一枚に集約しました。また、口頭での説明を重視し、不要な会議や書類を減らすことで情報共有のスピードと質を高めています。
カルビーでは、「会議を開くこと」自体を目的とはせず、「どう実現するか」という具体的なアクションこそが重要視しています。無駄な会議や書類作成といった業務を徹底的に排除し、合理的に物事を進めるという考え方が、同社の文化として深く浸透しています。
いらない会議がもたらす悪影響とは
ここでは、いらない会議がもたらす悪影響について解説します。習慣化された不要な会議は、以下の弊害が生じる危険性を常に抱えています。
メンバーの作業効率が落ちる
いらない会議がもたらす悪影響のひとつにメンバーの作業効率低下が挙げられます。
会議は各メンバーの時間を割いて開くので、自身のタスクを中断する必要があります。いらない会議によって拘束される時間が増えれば、当然各メンバーの仕事を進める時間は失われていきます。
結果として、会議の時間が長引いた影響からタスクを完了するために残業しなければならず、本来のタスクに充てる時間が取れなくなるほか、メンバーの士気が低下する原因にも繋がります。
メンバーのモチベーションを維持して生産性を上げるためにも、形式的な「いらない会議」からいち早く脱却する必要があるのです。
課題解決が進まない
いらない会議が常態化すると、自社の課題解決も進まなくなってしまいます。
会議の目的が曖昧になった形式的な会議では、課題を解決する活発な議論も生まれにくく、課題の原因に対しての的確なアプローチも難しくなります。結果として、課題を解決できない状態が続いてしまうのです。
組織が抱える課題を解決するには、会議で活発な意見交換を行い、解決策を見出さなければなりません。そのため、業務報告や情報共有だけの形骸化した会議を廃止し、課題解決に向けた会議を実施しましょう。
いらないと感じる会議の特徴と対策まとめ
ここまで、いらないと感じる会議の特徴と対策を中心に解説してきました。
必要以上に時間がかかり積極的な意見交換が行われない「いらない会議」は不必要な残業を発生させるだけでなく、メンバーの士気低下にも繋がります。そのため、会議の目的を各メンバーが理解できるように事前に情報を共有したり、議事録をいつでも振り返れたりする環境が重要です。
さらに、具体的な対策として必要なメンバーのみを招集したり、アジェンダを事前に作成したりといった方法が挙げられます。また、会議に関わる情報共有・管理を効率化させるには「情報共有ツール」を使い、全社で有意義な会議にするべきです。
したがって、アジェンダの共有から議事録の管理までを的確に行い、いらない会議を改善するためには、社内の議事録や資料を一元的に管理・共有が可能な情報共有ツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、いらない会議の悩みを解消しましょう。
