【効率化】面倒なメールチェックの負担を減らす方法を解説
ビジネスでは、メールを使った情報共有が一般であるため、業務を進めるにあたって「メールチェック」は必須です。昨今は、在宅勤務の導入により相手方に電話がつながらないことから、メールベースで情報をやりとりすることも少なくありません。
しかし、メールの確認と返信の作成に追われ、対応する予定だった仕事に着手できない、という状況になることもあります。そして、日々多くのメールを処理しなければならず「メールのチェックは時間がかかって面倒」と感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は面倒なメールチェックを効率化し、負担を減らす方法を中心に解説します。
- メールチェックするときのNG例を知りたい
- 効率的にメールチェックしていく方法を教えてほしい
- メールチェックの負担を減らす方法を探している
という方は今回の記事を参考にすると、メールチェックの時間が短縮され、ほかの業務に使える時間を捻出できます。
目次
受信メールを効率的にチェックする方法
ここでは、受信メールの効率的なチェック方法を3点解説します。即実践できる内容であるため、対応できていない方は活用しましょう。
（1）確認時間を決める
メールを確認する時間が決まっていない場合は、何時に確認するか決めて処理することでメール対応に専念できます。
スキマ時間で対応すると、時間を確保できなかったときに、急ぎの案件に気づけず、対応が遅れるリスクが高まります。そこで、一日のうち、数時間に一回確認する時間を設けると、急ぎのメールを見落とすリスクの予防にもなります。
また、1日の業務を開始するときは、メールチェックから始めるのがおすすめです。これにより、仮に自身の業務時間外に重要なメールが届いていたとしても、翌日すぐに対応できるようになります。
（2）優先度をつける
メール内容を確認する前に、メール一覧から受信した時間と件名、差出人を確認します。
メールを受信した順番に、1通ずつ確認していくと、緊急性の低いメールにも確認の時間を割くことになります。そのため、必ずしも受信した順番ではなく、件名や差出人から「明らかに優先度の高いメール」を判断し、優先的に確認していくのがポイントです。
ただし、本文に急ぎである旨が記載されている可能性もあるため、対応に入るまえ、営業メールやスパムメール以外のものはには目を通すようにしましょう。
（3）アーカイブ機能で受信ボックスを空にする
メールサービスに備わっているアーカイブ機能を使うと、受信ボックスからメールを非表示にできます。
メールの受信におけるアーカイブとは、メールデータの保管場所を変えて受信ボックスから見えないようにする機能を指します。対応が不要なメールに関しては、アーカイブで視覚的に消してしまえば対応すべきメールだけが残るので、返信すべきメールの取捨選択がはかどります。
なお、アーカイブは削除とは異なりデータは残っているため、検索をかければいつでも該当のメールを探せるのです。
最適なメールの送信方法
メール対応の方向性を決めたらメールの返信を始めましょう。以下では、効率的なメールの返信方法について4点解説します。
（1）「見る」と「返信」をセットにする
メールを見たらその場で返信を作成します。
内容を確認したタイミングで返信まで終わらせるように習慣づけると、返信を保留しているメールが蓄積しません。したがって、確認したら返信は保留にせず、一気にメールを書き上げましょう。
ただし、メールを見る前に「優先度の決定」が前提なので、あらかじめメールを振り分けできるように設定しておくことがおすすめです。
（2）一次返信する
時間がなく詳しく回答することが難しいときには、一次返信として「メールを受信したことや改めて回答する旨」を伝えます。
たとえば週末まで出張中でメール対応が困難であるときには、週明け以降に改めて回答する旨を返信します。すると、いつごろ回答があるのか相手側が把握できるので、回答の催促やメールそのものが届いているか確認の連絡が届くこともなくなります。
ただし、ほかのメンバー宛にっメールを一斉送信しているケースもあるため、誰が・いつ返信するのかの共通認識を持っておく必要があります。そこで、昨今では、メールの二重返信を防ぐために、「ナレカン」のようなツールを活用して、メールを一元管理している企業が増えています。
（3）返信のテンプレート・ユーザー辞書を活用する
頻出する言い回しがあればテンプレートやユーザー辞書をメール作成に活用すると、短時間で返信の文面が作成できます。
テンプレートを作成しておけば、定型的な文面(署名、文頭と文末のあいさつ文、よく聞かれる質問)がある場合に、自動的に本文へ挿入できるので便利です。
一方、よく使う言い回しがあれば、PCの設定より「単語登録」しておくのが有効です。たとえば、「よろしくお願いいたします」といった文章も「よろ」で登録すれば、入力する文字数も2文字で完了します。
このように、テンプレート・単語登録の活用は、文字変換の手間が省けるうえに誤字脱字の防止にもつながるのです。
（4）送信前の確認事項をリスト化する
送信前に間違いがないか確認する際、注意すべき箇所をリストアップしておくとチェックに時間がかかりません。
仕事が忙しく集中力が落ちてきているときでも、確認する箇所が明確になっていれば、リストに沿って対応しつつ確認漏れを防止できます。
一般的に、メール送信前には、送付先・宛名・社名・添付ファイルが間違っていないかの確認が必要になります。さらに、ミスが起こりやすい箇所には、重要マークをつけておくなどの注意喚起があるとより効果的です。
メールチェックがストレスに感じる原因とは
以下ではメールチェックがストレスに感じてしまう原因を解説します。
- 営業メールやスパムメールが多くて、重要なメールが埋もれてしまっている
- 重要なメールを優先度別にフォルダ分けするのが大変
- メールチェックの時間を決めていない
メールを活用する場合、営業メールやスパムメールが届くのが難点です。そのため、受信トレイに不要なメールが溜まりやすく、すぐに確認すべきメールを探すのに時間がかかってしまうと、ストレスに感じてしまいます。
重要なメールを見落とさないようにするには、優先度別にフォルダ分けしていくのが有効です。しかし、手作業で振り分けていくのは、かなりの時間と手間がかかってしまいます。
なかには、就業後にメールを受信することもあるため、仕事の時間とプライベートの時間関係なくメールチェックをしてしまうこともストレスにつながってしまいます。
このように、メールチェックが効率的にできないとストレスにつながってしまうのです。
【やってはいけない】メールチェック時におけるNG例
ここでは、メールチェックの効率を下げてしまうNG例を3つ紹介します。
メールのチェックがスムーズにできなければ、対応工数がかかり業務の遅れを招くので、下記の方法に該当してしまっている場合は早急な改善が必要です。
（1）一通のメールを何度も見返す
メールの内容を何度も確認していると返信の効率が落ちてしまいます。
文面の内容を一度で完全に把握するのが困難なこともあるので、複雑な内容は結局読み返さなければならなくなり、返信そのものにかける時間が長くなります。たとえば、以下のような内容が挙げられます。
- 「契約内容を確認したい」という内容のメールだと認識して返信を考えていた。
- しかし、返信時に読み返したところ「契約内容を確認したい(他社の契約事例を教えてほしい)」という要望だったので、現行の契約内容を伝えるだけでは不十分であることがわかった。
- 結果として、他社の事例を調べて伝えるという方向性に変わり、考えていた返信内容を立てなおすこととなった。
このように、返信時に初見での確認が不十分であると、想定していた内容と返信する文面のニュアンスが異なり、結局返信内容を考え直す必要がある、という事態も起こりかねません。したがって、メールを確認するときは、流し見するのではなく、確実に目を通すことが求められます。
（2）通知を常に監視する
受信ボックスを常に監視していることも、仕事の効率を下げてしまいます。
とくに、関係者への事実確認が必要なメールなど、返信までの時間が必要なメールもあります。そこで、常に通知を気にしていると通知が来ること自体に敏感になり、返信に焦りを感じやすくなるうえ、ミスも誘発しやすくなってしまうのです。
そのため、「メールには早く対応するべきだが、常に通知を監視するのではない」意識が、あらかじめチームに浸透している必要があります。
（3）全ての文章を手打ちで入力する
文章をすべて手入力すると、一文字一文字打ち込むこととなり、チェックしたメールの返信に時間がかかってしまいます。
さらに手入力は「相手の会社名や名前を間違える」「誤字脱字」のリスクも伴うため、個人はもちろん企業に対する不信感にも繋がりかねません。
したがって、メールの返信時に個人レベルでは、名称はコピー＆ペーストしたりテンプレートで定型化するなどの対策が必要です。また、チーム単位では「短時間でメールを作成してもミスをしない仕組み」「複数人でメールの文言を確認できる仕組み」を構築することが重要です。
効率的なメールチェックを実現するツール
以下では効率的なメールチェックを効率化させるツールを紹介します。
メールチェックを効率的にするには、「優先度をつけてメールをチェックすること」が重要です。優先度の低いメールと高いメールをどちらも同じ時間をかけてチェックしていては、本来進めるべき業務に時間を割けなくなってしまいます。
そこで、膨大なメールを優先度別に仕分ける体制を整えましょう。たとえば、メールの仕分けを一つ一つ手作業ですると時間がかかり、非効率的なので、完全自動で仕分けられる機能を搭載したツールを導入するのがおすすめです。
したがって、自社のメールチェックを効率化するには、メールを自動転送して一元化でき、優先度別に管理できるツール「ナレカン」が役立ちます。
ナレカンでは、設定したアドレスからのメールのみ「記事」に自動転送できるので、営業・スパムメールによるストレスがありません。また、記事は、優先度別に作成した「フォルダ」に振り分けられるので、優先度順にメールチェックが可能になり、確認作業が効率化します。
完全自動でメール内容を転送できるツール「ナレカン」
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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面倒なメールチェックの負担を減らす方法のまとめ
これまで、面倒なメールチェックの負担を減らす方法について解説しました。
メールの受信時・送信時問わず「メールのチェックから返信まで」は迅速に対応しなければ、間接的にビジネススピードに悪影響を及ぼしてしまいます。そのため、頻繁にメールを確認したり何度も見返したりする、非効率な作業が個人レベルで発生している場合はすぐに改善しなければなりません。
しかし、メール業務においてスピード感を維持するには、「優先度をつけてメールをチェックすること」が重要です。そこで、ツールを活用し、膨大なメールを優先度別に仕分ける体制を整えましょう。
そこで、今回ご紹介した、完全自動でメール内容を転送できる「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入してメールチェックの煩わしさを解消しましょう。
