業務標準化の流れとは？目的や成功事例も紹介！
業務標準化とは、業務の手順やルールを明確にして、どの社員であっても同じ手順で業務に取り組める状態をつくることを指します。業務標準化に取り組むと、属人化を防止しつつ、業務を効率的に進められるようになるのです。
しかし、業務を標準化する具体的な流れがわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務標準化の流れ・成功事例を中心にご紹介します。
- 業務を標準化して、全メンバーが適切に仕事を進められる環境を整えたい
- 取り組みを実施するうえで、業務標準化の具体的な手順をイメージしたい
- 業務を効果的に標準化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務標準化の流れを把握して、取り組みをスムーズに実施できます。
業務を標準化する目的とは
ここでは、業務を標準化する目的について解説します。以下の内容を把握して、取り組みの目的を明確化しましょう。
業務を効率的に進めるため
業務標準化によって、仕事を効率的に進められるようになります。
業務標準化を進めるには、業務フローを明確化しつつ、無駄な作業が発生していないか見直しをする必要があります。業務フローが最適化されると、最適な手順で業務を進められるので、作業時間の短縮につなげられるのです。
また、業務フローを明確化すれば、ほかのメンバーの業務状況を把握しやすくなるので、メンバー同士のスムーズな連携が可能です。このように、業務を標準化すると、部署を超えて協力しやすい体制が整えられる効果も期待できます。
業務品質を均一にするため
業務品質を均一にすることも、業務標準化の目的のひとつです。
メンバーによって作業手順や判断基準が異なると、業務品質にばらつきが生じてしまいます。そこで、業務標準化に取り組んで手順を統一すれば、すべてのメンバーが同じクオリティで業務を進められるのです。
また、業務を標準化すると、業務のルールや判断基準が明確になり、作業ミス防止にもつながります。
属人化を防止するため
属人化を防止するには、業務標準化が欠かせません。
業務を標準化すれば、社内メンバー全員が同じ手順で作業するので、ノウハウの共有漏れが発生しません。そのため、担当者が異動した場合でも、スムーズに引き継ぎできるのです。
このように、業務標準化によって、属人化を防いで社員の業務負担を削減できます。ただし、仕事の手順を確実にメンバーへ共有するには、マニュアル化して適切に管理することがポイントです。
業務標準化の進め方とは
ここでは、業務標準化の進め方について解説します。以下の流れを把握して、取り組みをスムーズに実施しましょう。
現状を把握する
まずは、業務を定量化して社内の現状を把握します。たとえば、業務状況を理解する指標として、以下の内容が挙げられます。
- 発生頻度
- 工数
- 必要な知識・スキル
- 特定の社員への依存度
- 教育コスト
また、現状を抜け漏れなく正確に把握するには、現場の担当者に実状を確かめる必要があります。そのため、業務標準化を進める担当者はヒアリングを実施し、業務の問題点を洗い出しましょう。
標準化する業務を選ぶ
次に、標準化する業務を選びます。
業務標準化は、一度にすべての業務を対象とするのではなく、優先度の高い業務から取り組むことが重要です。段階的に標準化すれば、現場の混乱を抑えられるのでスムーズに取り組みを実施できます。
標準化の優先順位を決めるときは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」に注目して検討しましょう。とくに、「属人化している業務」や「担当者によって業務品質にばらつきが生じている業務」を標準化すると、効果を実感しやすくなります。
業務フロー・マニュアルを設計する
標準化する業務を選んだら、業務フロー・マニュアルを設計します。
業務フローを設計すると、業務の流れを可視化できます。そのため、「業務内容」や「判断基準」を明確にして、誰でも同じ品質で業務に取り組める仕組みをつくりましょう。
また、設計した業務フロー・マニュアルは、定期的に更新して、最新情報を反映させることが重要です。とくに、マニュアルの形骸化を防止している企業は、「ナレカン」のような情報共有ツールを使って、社内共有を徹底しています。
業務標準化を成功させるコツ3選
以下では、業務標準化を成功させるコツを紹介します。自社がまだ取り組めていないものがあれば、導入を検討しましょう。
長期的な目線で取り組む
業務標準化を成功させる1つ目のコツは、長期的な目線で取り組むことです。
標準化を急ぐと、突然の業務フローの変更で、現場が混乱してしまう恐れがあります。そのため、段階的に標準化を実施するという長期的な目線で取り組むことが必要です。
また、段階的に標準化する場合、業務フローが定まっていなかったり、属人化していたりする業務から優先的に標準化していきましょう。
目的を共有する
業務標準化を成功させる2つ目のコツは、目的を共有することです。
目的を共有すると社内で一丸となって標準化に取り組むことができます。また、解消したい問題が「属人化の解消」「業務効率化」のどちらなのかで対策方法も変わってくるため、社内での認識のすり合わせは必須です。
また、管理職だけで共有していても、標準化が成功しない可能性があるので、必ず現場の社員にも目的を共有することが成功のコツです。
定期的に見直す
業務標準化を成功させる3つ目のコツは、定期的に見直すことです。
マニュアルの使いやすさを向上させるためには、一度作成してからも、定期的に見直すことが必要です。現場の状況や社員からのフィードバックを参考にして、マニュアルの内容を更新しましょう。
また、マニュアルの定期的な見直しは、マニュアルの形骸化を防ぐためにも有効です。全社で業務標準化を実施して、生産性を向上させましょう。
業務標準化の成功事例3選
ここでは、業務標準化の成功事例3選を解説します。以下の事例を把握して、自社の取り組みを具体的にイメージしましょう。
(1)かなもり歯科クリニック
かなもり歯科クリニックでは、医院全体で高い水準の医療を提供するために、マニュアルを整備する必要がありました。
そこで、マニュアル作成ツールを導入し「治療の準備方法」「事務作業」「器具の使用方法」などのマニュアルを作成しました。また、撮影した画像を貼り付けて、手順を詳細に示したのです。
その結果、新人教育のコストを削減しつつ、全スタッフの業務に対する理解を深めることができました。また、産休取得後の非常勤スタッフでも、自宅からマニュアルを確認して、スムーズに現場に復帰できるようになりました。
(2)社会保険労務士法人つくし
社会保険労務士法人つくしでは、紙のメモを使って顧客情報を共有していました。そのため、ミスが発生しても原因を特定できず、対策できない課題がありました。
そこで、情報共有ツールを導入し、クラウド上で情報共有する仕組みをつくりました。そして、顧客情報を共有するだけでなく、タスク管理にも活用したのです。
その結果、共通認識を形成して業務に取り組めるようになり、ミスを減らすことができました。また、達成感を得ながらタスク管理に取り組めるようになりました。
(3)パナソニックリビング近畿株式会社
パナソニックリビング近畿株式会社では、住宅設備のプランを作成する部署において、属人化が発生して社員に大きな負担が生じているという課題がありました。
そこで、業務標準化に取り組み、ヒアリングを通して「業務の洗い出し」や「課題の抽出」を実施しました。また、現場の担当者を中心にマニュアルの作成に取り組みました。
その結果、部署内の業務を整理して、改善策を明確化できました。また、属人化していた業務が可視化され、無駄な作業を削減できたのです。
業務を効果的に標準化できるツール
以下では、業務を効果的に標準化できるツールをご紹介します。
業務標準化をするためには、情報共有の仕組みを整えることが必要です。とくに、特定の人しか知らない属人化した業務を無くし、ノウハウを形式知化したうえで、情報のアクセス性に差が出ないようにしなければなりません。
そこで、「社内の情報を蓄積管理できるツール」を利用すると、誰でも簡単に情報共有の仕組みを整えられます。また、「検索機能に優れたツール」を選ぶと、マニュアルを取り出すのが簡単になるため、情報が活用されやすく、運用のハードルが下がります。
結論、業務標準化を実施するには、社内のナレッジを一元管理して、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンには、業務フローやノウハウをマニュアルの形で作成・管理できるうえ、「超高精度の検索機能」で欲しい情報に一瞬でたどり着くことが可能です。そのため、業務標準化の実現に貢献し、長期的に運用できる体制を構築できます。
業務標準化の長期的な仕組みを構築できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
業務標準化の流れ・成功事例まとめ
これまで、業務標準化の流れ・成功事例を中心にご紹介しました。
業務を標準化すると、誰でも同じ手順で業務を効率的に進められるようになるので、「業務品質の均一化」や「属人化の防止」が実現します。また、業務標準化を実施する場合は、「現状の把握」や「標準化する業務の選定」をして、マニュアルを設計しましょう。
一方で、業務を効果的に標準化するには、マニュアルを管理・共有できる情報共有の仕組みづくりが欠かせません。そこで、「社内の情報を一元化できるナレッジ管理ツール」を導入すれば、マニュアルの社内共有を徹底して、全社で業務標準化に取り組めます。
したがって、業務標準化には、社内のあらゆる情報を蓄積できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、業務標準化に取り組みましょう。
