大容量ファイルのアップロード・転送サービス7選！選定ポイントも解説
多くの情報を扱う仕事の場において、ファイルの受け渡し作業は必須です。しかし、メールでは複数回に分けて送信する手間がかかるため、一度にファイルをアップロードできる「ファイル転送サービス」を利用する企業もあります。
とはいえ、「大容量ファイルのアップロード・管理の方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、大容量ファイルの「アップロード」や「受け渡し」に役立つサービス7選を中心に紹介します。
- 複数のファイル共有ツールを比較し、自社に合うツールを検討したい
- ファイル共有・転送サービスの選定ポイントを押えたい
- 大容量のファイルデータを最適に管理・共有できるツールを探している
という担当者の方は本記事を参考にすると、ファイル転送・アップロードサービスの比較ポイントが分かり、自社に合うサービスを選べます。
目次
ファイルアップロードとは
「ファイルアップロード」とは、ネットワークを介して、手元のスマホやPCからデータや情報をオンライン上に送信することを意味します。
ファイルを共有するとき、メールに添付するとファイルの容量が大きくて送れないことがありますが、「ファイル転送サービス」を利用してファイルをインターネット上にアップしておくと、画像や動画などの大容量ファイルをスピーディに共有できるのです。
ファイルの共有者は、サービスへファイルをアップロード後、発行されたURL・パスワードをメールに添付して受信者へ共有します。受信者は、添付されたURLからサービスへアクセスすればダウンロードできるので、大容量のファイルでも受け渡しが簡単です。
ファイル転送サービスにおける無料・有料の3つの違い
ファイル共有サービスを選ぶときに悩むのが「無料と有料のいずれを選ぶべきか」です。そこで以下では、ファイル転送サービスを比較するにあたり、費用以外で重要になる3つの違いを紹介します。
（1）セキュリティレベル
無料サービスと有料サービスの一番大きな違いは、セキュリティレベルです。
有料サービスでは、アップロードしたファイルにアクセス制限をかけられることが多いですが、ほとんどの無料サービスでは制限をかけられません。また、無料サービスはファイル送信履歴を確かめられないものも多く、情報漏えいの対策が乏しいです。
したがって、「情報漏洩リスクの削減」を考慮すると、セキュリティの高い有料サービスが求められるのです。
（2）ファイル共有のスピード
無料サービスに比べ、有料サービスの方が共有時のストレスがありません。
無料サービスでは一度に転送できる容量が制限されてしまうため、大容量のデータを転送する場合には、メールのように分割しなければなりません。日々利用するツールでこのような手間が発生すれば、業務効率が低下する可能性があります。
また、多くの無料サービスには広告が頻繁に表示されるため、無駄な「ページ遷移」や「読み込み」が起こり、ストレスを感じてしまいます。一方、有料サービスは広告が表示されないことはもちろん、使いやすい設計なので、ファイル共有もスムーズです。
（3）サポートの有無
無料サービスと有料サービスでは、サポートにも違いが生じます。
基本的に、無料サービスでは運用に関するサポートを受けられません。そのため、不明点があっても自身で解決しなければならず、専門知識が豊富なメンバーが必要です。
一方、有料サービスでは、不明点があればすぐにメールや電話でカスタマーセンターに問い合わせができます。さらに、サービスによっては利用方法の講習会などが開催されており、利用時の教育コストを削減できるメリットもあります。
ファイル転送サービスのメリット・デメリット
ここでは、ファイル転送サービスのメリットとデメリットを2つずつ解説します。
- 【メリット1】コストを削減できる
- 【メリット2】大容量のデータを簡単に共有できる
- 【デメリット1】セキュリティ上のリスクがある
- 【デメリット2】長期間にわたる受け渡しに向かない
USBメモリなどの物理的な媒体が不要なうえ、ファイルをそのままの状態で共有できるようになります。したがって、金銭的なコストや人的コストを抑えられるのです。
ファイルを分割したり圧縮してメールで送信する工数をなくせます。そのため、無駄な手間をかけず、必要な時に速やかなデータの共有が可能です。
ファイルをアップロードするにあたり、都度閲覧権限を設定する必要があります。万が一、設定を忘れたり、設定方法を間違ったりすることがあれば、情報漏えいのリスクを高めることになります。
ファイル転送サービスの中には、一定期間が経過すると共有用のリンクが削除されるものがあります。そのため、別のメンバーに共有する場合には、再度アップロードする手間がかかってしまいます。
以上のようにメリットやデメリットがあるため、利用を検討するにあたってはよく検討をしましょう。
大容量のファイル共有におすすめの転送サービス2選
以下では、ブラウザ上で使える、大容量のファイル共有におすすめの転送サービス2選を紹介します。無料から利用できるものの、共有できる期間や回数に制限があることを踏まえて、利用を検討しましょう。
【データ便】ダウンロード通知機能があるファイル送信サービス
＜データ便の特徴＞
- ダウンロード期限を設定できる
- ダウンロードパスワード機能
データの保管期間の設定が可能です。たとえば、無料プランの場合、最短「1時間」から最長「7日」までが、ダウンロード期限となります
パスワードを設定して、ファイルをダウンロードする受信者に入力させれば、情報漏えいのリスクを抑えられます。
＜データ便の機能・使用感＞
- ダウンロード完了通知を設定できる
- 広告の表示頻度が高い
受信者がファイルをダウンロードしたら、通知が届くように設定が可能です。そのため、相手にデータを見たか確認する手間をなくせます。
広告の表示回数が多いため、人によってストレスを感じる恐れがあります。
＜データ便の注意点＞
- データの保管期間に制限がある
- エラーが生じる場合がある
無料プランでは、データの保管期間が最長7日に限定されます。そのため、期間内にダウンロードできなかった場合は再度共有しなおす必要があります。
……またデータ便の不具合…………たった8メガがいつまで経ってもアップロードされない……エラーになる……申し訳ないけど、普通にメール添付してお送りさせてもらおう……
— ごもじもじ／寺本悠子 (@gomogimogi) May 14, 2024
＜データ便の料金体系＞
- ライトプラン（会員登録不要）：0円（1回につき2GBまで）
- フリープラン（要会員登録）：0円（1回につき5GBまで）
- ビジネスプラン（送信のみ）：330円/ユーザー/月
- ビジネスプラン（送受信）：550円/ユーザー/月
【ギガファイル便】1ファイル300GBまで送受信できるアップローダー
＜ギガファイル便の特徴＞
- 無料プランの保存期間が長い
- 容量に制限はない
アップロードしたファイルの保存期間を3日〜最大100日まで柔軟に設定できます。
アップロードできるファイル容量は無制限です。ただし、1ファイルの容量は300GBまでとなる点に注意しましょう。
＜ギガファイル便の機能・使用感＞
- ダウンロード通知を受け取れる
ファイルをアップロードした後に自身のメールアドレスを入力すると、相手がファイルをダウンロードしたときにメールで通知を受け取れます。そのため、通知がない場合は、ファイルをダウンロードを催促することも可能です。
＜ギガファイル便の注意点＞
- サイトから直接メール送付はできない
- 速度が遅い
- 詐欺広告が表示されることがある
ギガファイル便のサイトから直接相手にURLを送ることはできません。URLをコピー&ペーストして、メールアプリを使って送付する必要があります。
納品するのにギガファイル便の アップロードの遅さにハラハラする( ՞⌓°⎞
— taco. @ビジネス広告系動画編集者 (@taco20029715) June 6, 2023
ユーザーからは「詐欺広告のアナウンスがほしいです。操作ボタンみたいになっている詐欺広告は剥がせないのでしょうか？」という声があります。（参考：App Store）
＜ギガファイル便の料金体系＞
無料で利用できます。
大容量ファイルを安全かつ長期的に管理・共有できるサービス5選
以下では、大容量ファイルの受け渡しに役立つファイル転送サービス5選をご紹介します。
社内でファイルを転送して共有する場合、社外秘のデータが含まれることがあるため、「強固なセキュリティ」が求められます。たとえば、国際セキュリティ資格を取得しているサービスであれば、大企業も安心して利用可能です。
また、大容量ファイルの受け渡しでは「簡単で素早くファイルを共有できるか」も重要なポイントです。しかし、共有したファイルの適切な管理や適切な検索機能を備えているツールでないと、どこに何の情報があるのかわからず、共有した情報が活用されません。
結論、自社に導入すべきなのは、国際基準の強固なセキュリティを備え、簡単でファイルを直感的な操作で共有・検索できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には簡単にファイル添付できるほか、AIが自動で「ファイル要約」してくれるため、手間をかけず添付したファイルが活用されやすい環境を整えられます。また、生成AIを活用した「検索機能」で、利用したいデータに素早くアクセス可能です。
【ナレカン】大容量ファイルを安全かつ簡単に管理・共有できるサービス
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】ファイル・画像・動画などを簡単に共有できるサービス
Stockは、ファイルや写真、動画などあらゆる情報を簡単に共有して、いつでも振り返れる情報共有ツールです。
「Stock」の「ノート」に残した情報は任意のメンバーにのみ共有され、アクセス権は「フォルダ」ごとに設定できるので情報漏えいの心配がありません。また、1フォルダ内であれば、外部のメンバーを無料招待できるため、社外とのデータの受け渡しにも便利です。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Google Drive】Gmailに動画を添付・送信できるアプリ
＜Google Driveの特徴＞
- Googleのサービスとの連携
- 保存容量が大きい
「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」などで作成した資料をスムーズに保存、共有できます。
15GBまで無料で利用でき、ほかのサービスに比べて容量が大きいのが特徴です。ビジネス向けの有料プランも用意されています。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- WordやExcelをダウンロードせず編集できる
- Gmailに動画を添付・送信できる
WordやExcelなどMicrosoftアプリで作成したファイルをアップロードすると、ダウンロードせずに直接編集できます。Google Driveをチームで利用していれば、URLを介さずにファイルの共有や共同編集ができるのです。
Gmailで【ドライブを使用してファイルを挿入】のアイコンをクリックすると、Google Driveに保存した動画を添付・送信できます。そのため、文字や画像だけでは伝わらない情報まで伝えられる点がメリットです。
＜Google Driveの注意点＞
- ファイル管理に手間がかかる
- 検索機能に乏しく、同期が上手くいかないことがある
Google Driveでは、すべての情報をファイルで管理するため、扱う情報が多いと目的のファイルを見つけるのに手間がかかります。また、ファイルを「最終更新」「最終更新（自分）」「最終閲覧（自分）」の順番でしか並び替えられない点も不便です。
利用しているユーザーからは「大量の案件フォルダを管理していると、階層が深くなり探しにくい。営業先でWi-Fiが不安定な時、ファイルの閲覧や同期が遅くなることがある。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は1人あたり15GBまでに制限されています。それ以上の容量を利用する場合はGoogle Workspaceの契約（有料化）が必要です。
- 個人向け：0円
- Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：4,760円/ユーザー/月（月払い）
【Dropbox】外部サービスとも連携しやすいファイル共有サービス
＜Dropboxの特徴＞
- 大容量ファイルの共有
- マルチデバイスに対応
ファイルのリンクを取得して送信するだけで、大容量のファイルを共有できるので、圧縮したり複数に分割してメールで送ったりする手間を省けます。
Dropboxは、PCだけでなくiPhoneやAndroidにも対応しているので、さまざまなデバイスから操作できるのが特徴です。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- ツール内から直接メール送信できる
- ファイルリクエスト機能
アップロードしたファイルを共有するときに、メールアドレスや登録された氏名を入力するとリンクが記載されたメールを直接送れます。そのため、社外のメンバーとファイル共有するのに、メールアプリを開いてURLを貼る必要がありません。
ファイルリクエスト機能を使って依頼すれば、Dropboxのアカウントを所有していない相手からもファイルを受け取れます。Dropbox上でメッセージとファイルのやり取りが完結するため、複数の取引先をもつ企業に便利な機能です。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料プランには容量制限がある
- 同期がスムーズにいかない
無料プランでは2GBまでしか利用できません。そのため、ビジネスで大容量のファイルを受け渡しするには有料プランを契約する必要があります。
利用しているユーザーからは「デバイスとの同期がスムーズにいかないタイミングがあります。別のユーザーには表示されているのにこちらでは表示が確認できない時などは非常に不便です。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
- Basic：0円
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
【OneDrive】Microsoftアカウントでファイルを転送できるサービス
＜OneDriveの特徴＞
- Microsoft社製のアプリ
- マルチデバイス対応
Microsoftアカウントを持っていれば、無料ですぐに利用できるため、利用者の多いツールです。
OneDriveにはスマートフォン版アプリがあるので、外出先などPCがない場面でもファイルを共有・確認できます。
＜OneDriveの機能・使用感＞
- 他のMicrosoftツールを使える
OneDrive内からWordやExcelファイルを新規作成できます。作成したファイルは自動でOneDriveに保存されるため、アップロードの手間がかかりません。
＜OneDriveの注意点＞
- 目的のファイルを見つけづらい
- 同期がスムーズに進められない
OneDriveでは、情報をすべてファイル形式で保存する必要があるうえ、検索機能ではタイトルのみしか検索できません。そのため、必要な情報を見つけるのに手間がかかり、管理方法を工夫する必要がある点に注意です。
利用しているユーザーからは「クラウド同期を取っても、別PCから見た時にタイムラグが長く感じる事がある。ブラウザ上では間違いなくデータが存在するが、PCアプリ上に反映されるまでに時間がかかる事がある。」という声があります。（引用：ITreview）
＜OneDriveの料金体系＞
「OneDrive for Business」以降の有料プランは、他のMicrosoftアプリも含めた、Microsoft 365の料金体系です。
- 無料プラン：0円
- OneDrive for Business (Plan 1)：749円
- OneDrive for Business ：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
【比較表】 大容量ファイルのアップロード・受け渡しに使えるサービス
以下は、紹介したファイル転送サービスの比較表です。料金プランや注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Google Drive | Dropbox | OneDrive | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
大容量データを安全かつ簡単に管理・共有できるサービス |
ファイル・画像・動画などあらゆる情報を共有できるサービス |
Gmailに動画を添付・送信できるアプリ |
外部サービスとも連携しやすいファイル共有サービス |
Microsoftアカウントでファイルをアップロードできるサービス |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 「ISO27001」の取得の有無 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 画像・動画共有 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】※投稿に対するコメントが可能 |
【〇】 |
【〇】※Google chatを使用した場合のみ |
【〇】※ファイルへのコメント |
【〇】※Teamsを使用した場合のみ |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
機能がシンプルなので、電子署名には対応していない |
ファイル管理に手間がかかる |
無料プランには容量制限がある |
目的のファイルを見つけづらい |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは899円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「
Google Drive」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
| データ便 | ギガファイル便 | |
|---|---|---|
| 特徴 |
ダウンロード通知機能があるファイル送信サービス |
1ファイル300GBまでの大容量データを受け渡しできるアップローダー |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプル |
シンプル |
| 「ISO27001」取得の有無 |
【×】 |
【×】 |
| 画像・動画共有 |
【〇】 |
【〇】※1ファイル300GBまで |
| メッセージ機能 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
無料プランはデータの保管期間が最長7日 |
サイトから直接メール送付はできない |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは330円/ユーザー/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「データ便」の詳細はこちら |
「ギガファイル便」の詳細はこちら |
ビジネスでアップロードしたファイルは、厳格なセキュリティ基準の下で確実に管理する必要があります。また、高精度の検索機能が備わっているサービスであれば、目的のファイルをすぐに見つけることができ、業務をスムーズに進められるのです。
そのため、ファイル転送サービスを導入するときは、“情報セキュリティに関する国際規格の「ISO27001」を取得しているうえ、簡単かつ素早くファイルを検索できるサービス”を導入しましょう。
ファイル転送サービスの選定ポイント5選とは
ここでは、ファイル転送サービスを選ぶときに注意すべきポイントを解説します。以下のポイントを押さえられていないままサービスを使い始めると、思わぬトラブルにつながる可能性があるので注意しましょう。
（1）受け渡しがスムーズか
1つめのポイントは、受け渡しがスムーズにできるサービスであることです。
スピーディーな情報共有が求められる仕事の場では、アップロードのたびに保存期間を気にしたり、パスワードを設定したりする手間は省くべきです。また、アップロードしたファイルのやり取りにメール等を併用する場合、余計な工程が発生してしまいます。
以上のことから、一つのファイルのやりとりに複数の工程をかけることなく、スムーズにファイルを受け取り合えるサービスを使いましょう。
（2）安全性が高いか
2つめのポイントは、強固な安全性のサービスであるかです。
特に、無料のサービスは費用がかからない分、セキュリティ機能が不十分なため、データ漏洩やウイルス感染などのリスクがあります。また、社内のみで共有する情報だとしても、社員の誰もがアクセスできる状態は好ましくありません。
したがって、「通信が暗号化されているか」「閲覧・編集の権限を特定のメンバーのみに制限できるか」などのセキュリティを確認しましょう。また、一時的な利用よりも過去に共有したデータを一覧化できるツールであれば、”繰り返し手間”を省けるので便利です。
（3）容量が十分にあるか
3つめに、容量が十分にあるか確認しましょう。
サービスやプランによっては、何度もアップロードできるが、一度に利用できる容量は制限されるケースがあります。その場合、データを複数回に分けなければならず、作業が滞る原因となりかねないのです。
また、容量を超えている場合には、アップロードされるまでに時間がかかります。したがって、業務で扱うデータ容量に応じたサービスを選びましょう。
（4）スマホからでも使えるか
4つめのポイントは、スマホからでも使えるかという点です。
PC上でファイルをダウンロードした場合、PC本体にデータが保存されます。すると、スマホからでは確認できないので、再度ダウンロードする手間が発生してしまうのです。
そのため、必要なファイルをすぐに確認できず、重要な情報が漏れてしまうケースも少なくありません。一方、マルチデバイス対応の「ナレカン」のようなツールであれば、時間や場所を問わずファイルを閲覧できます。
（5）誰でも簡単に使えるか
5つめのポイントは、誰でも簡単に使えることです。
たとえば、多機能でさまざまな用途に活用できるサービスでも「機能を使いこなすのが難しい」「操作が複雑で覚えられない」と、利用される機会が減ってしまいます。その結果、社員はアップロードするのが面倒になり、管理が属人化していくのです。
そのため、ITに詳しくなくても直感的にファイルのアップロード・ダウンロードが可能なシンプルなサービスを選びましょう。
スマホでファイルアップロードするやり方
以下では、スマホでファイルアップロードするやり方をご紹介します。スマホからデータを送りたいときの参考にしましょう。
Google Driveにファイルアップロードする方法
Google Driveでは、以下の手順でファイルをアップロードできます。
まず、Google Driveのアプリを開いて、画面右下の【追加（＋）】をタップします。
次に、【ファイルをアップロード】をタップします。
最後に、アップロードしたいファイルをタップして完了です。
iCloud Driveにファイルアップロードする方法
ここでは、iPhoneでWordファイルをアップロードする方法をご紹介します。iCloud Driveにファイルをアップロードする手順は以下の通りです。
まず、Wordファイルを開いて、画面右上の【ファイル（・・・）】をタップします。
次に、【コピーを送信】をタップします。
そして、【“ファイル”に保存】をタップします。
iCloud Driveのフォルダを選択し、画面右上の【保存】をタップして完了です。
以上の操作で、スマホからファイルアップロードできます。
ただし、Google DriveやiCloud Driveでは、ファイル数が増えると目的のデータを見つけづらくなったり、アップロードしたファイルをどこに保存したのか分からなくなったりする恐れがあるので、注意が必要です。
そのため、ファイルをストレスなく管理するには、「ナレカン」のように“スマホでも円滑にファイルアップロードできるうえ、精度の高い検索機能が備わっているサービス”を導入しましょう。
ファイルのアップロード・受け渡しに役立つサービスまとめ
ここまで、大容量ファイルのアップロードに役立つおすすめのファイル転送サービスや、サービスの選び方を解説しました。
多数のサービスから最適なものを選ぶには「容量が大きい」「セキュリティが高い」「操作性が良い」といったポイントを満たしているかを確認しましょう。
また、アップロードしたファイルが適切に管理されていなければ、必要な時にすぐに見つけられないため「フォルダ機能や高精度の検索機能が備わっているか」も重要です。
結論、ファイルの共有には、国際基準のセキュリティを備え、シンプルな操作性で簡単にファイルの共有・管理・検索ができるサービス「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、自社での情報共有を効率化させましょう。
