ナレッジマネジメント
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近年、日常生活だけでなくビジネス環境へのDX化が進み、業務効率や生産性が向上したという企業が増えています。たとえば、マーケティング分析をするときにAIを用いたり、ノウハウなどをデジタル上で管理したりするのも、DX化した例です。 しかし、なかには「オーバーワークする原因が分からず、業務効率を高められずにいる」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事でオーバーワークする原因と残業しやすい人の特徴のほか、解決策を中心にご紹介します。 オーバーワークする原因が分からず困っている オーバーワークしがちな人の特徴を把握しておきたい 業務効率化に役立つITツールを探している という方はこの記事を参考にすると、オーバーワークする原因や特徴のほか、効果的な解決策まで分かるので、従業員の負担軽減につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事でのオーバーワークとは？2 オーバーワークを引き起こす3つの要因とは2.1 （1）人手不足である2.2 （2）業務負担が大きい2.3 （3）連携が上手くとれていない3 オーバーワークによるリスクとは4 オーバーワークになりやすい人の特徴とは5 オーバーワークに陥らないための3つの対策とは5.1 （1）優先順位を決める5.2 （2）作業進捗を共有する5.3 （3）作業の無駄を省く6 【必見】オーバーワークの解消に役立つツール6.1 情報の管理・共有を効率化するツール「ナレカン」7 仕事のオーバーワークの原因と対策まとめ 仕事でのオーバーワークとは？ 仕事におけるオーバーワークとは、残業や休日出勤などにより必要以上に働くこと、あるいは心身に過度な負担がかかるほど働いている状態を指します。 オーバーワークが改善されなければ、過労死につながる危険もあるのです。具体的には、以下の残業時間が「過労死ライン」を越えたことになります。 ひと月あたり80h以上の残業 ひと月20日の勤務日数に対して、平均4h以上の残業 オーバーワークは生産性の低下を招くだけでなく、以上のような深刻な健康被害を引き起こす恐れがあります。そのため、業務体制を見直し、効率的な働き方へと切り替えることで、一刻も早く改善を図る必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークを引き起こす3つの要因とは 以下では、オーバーワークを引き起こす要因を3つ解説します。現状では、オーバーワークしていないという場合でも、以下に当てはまる企業は注意が必要です。 （1）人手不足である 1つ目の要因は、人手不足な環境です。 少子高齢化などの影響で人手が不足しており、すでに従業員が許容範囲を越えた業務量を担っているという企業も少なくありません。また、社内の教育が十分にできておらず、人手があってもスキル不足で、求める業務量をこなせないケースもあります。 その結果、必要以上に人員を割かなければならず人手不足の悪循環が生まれるのです。以上のことから、人手不足によるオーバーワークを防ぐためには、教育環境を整備することから始めましょう。 （2）業務負担が大きい 2つ目の要因として、業務負担が大きいことが挙げられます。 職場のITに対する意識や関心が低いと、業務効率を高めるためのDX化が進まず、業務負担は改善されません。そのような状況のなか、経験に応じて新しい仕事を任されたり、仕事量が増えたりすると、ますます負担が大きくなってしまうのです。 以上のことから、業務負担の改善するためには、現場のDX化が必須なのです （3）連携が上手くとれていない 3つ目の要因は、周囲のメンバーとの連携が上手くとれていないことです。 業務進捗を共有できていない環境では、周囲にサポートを求めづらかったり、逆に仕事を任されてしまうケースもあり得ます。その結果、自身ですべての業務を負担してしまい、オーバーワークとなってしまうのです。 そのため、お互いに協力できる仕組みを整える必要があるのです。たとえば、1日の作業スケジュールや業務進捗などの情報を簡単に共有できる「ナレカン」のようなツールを使えば、スムーズな連携を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークによるリスクとは 以下は、オーバーワークによって生じうるリスクです。 身体的影響 過度な労働により、疲労感や頭痛、腹痛、不眠といった症状が現れることがあります。さらに、睡眠障害や食欲不振へとつながる可能性もあるのです。 精神的影響 ストレス過多によって、イライラや無気力感が日常化することがあります。また、抑うつ状態になることも考えられます。 生産性の低下 疲労による、判断力・集中力の低下の影響でミスが増え、生産性が低下することがあります。 退職・休職の増加 心身が限界に達した社員は、離職や休職を決断することがあります。その結果、人材の流出により、既存社員の負担が増え、悪循環につながりかねません。 以上のような事態を防ぐためにも、オーバーワークが発生している会社は早急に労働環境の改善を実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークになりやすい人の特徴とは 以下では、オーバーワークになりやすい人の特徴を紹介します。 仕事を断れない 責任感が強い人や真面目な性格の人ほど「誰もやらないのであれば、自身が対応しよう」という思考になりやすいと言えます。そのため、頼まれた仕事を断れずにオーバーワークになってしまうことがあります。 完璧主義 一見、完璧主義な人は仕事が速いイメージがありますが、完璧を求めてしまい、妥協点を見つけるのが苦手だと言えます。そのため、自身が納得のいくクオリティにするために、何度も修正を繰り返してしまうのです。 報連相が苦手 報連相が苦手な人は、ひとりでタスクを抱え込んでしまうので、オーバーワークに陥りやすいと言えます。また、作業で分からないことがあっても自身で解決しようと時間を無駄にしたり、ミスが起きたりして、結果として残業が増えてしまうのです。 スケジュール管理ができない 優先順位を定めないまま、目先の業務に集中して取り組んでしまうと、納期間近になっても作業が終わっていないという事態になりかねません。そのため、納期に間に合わせるために残業しなければならなくなるのです。 以上のようなオーバーワークを回避するためには、個人の心がけはもちろん、会社全体での仕組みづくりが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オーバーワークに陥らないための3つの対策とは ここでは、オーバーワークに陥らないための3つの対策について紹介します。以下の内容を仕組み化して「残業して当たり前」という環境を変えましょう。 （1）優先順位を決める 1つ目に、優先順位を決めて仕事に取り組みましょう。 優先順位の決め方の1つに、下記の「時間管理のマトリクス」があります。たとえば、このフレームワークを利用すると、業務の優先順位は1→3→2→4の順番であるとわかるのです。 なかには、3よりも2を優先するケースがありますが、2は長期的に取りかかる必要があるので優先度は下げて問題ありません。逆に、3は短期間で終わる業務であることが多いので、優先度が高くなるのです。 ただし、場合によっては、優先順位を変更する必要があるので周囲のメンバーに確認しながら、優先度を決めていきましょう。 （2）作業進捗を共有する 2つ目に、作業進捗を共有しましょう。 「誰が・どの作業に取り組んでいるのか」「どのくらいの進捗なのか」が把握できていない状態では、手助けが必要だとしても、サポートすることができません。反対に、常にお互いの進捗が把握できる環境であれば、連携して作業に取りかかれるのです。 ただし、作業が終わるたびにメールやチャットで連絡するのは面倒なうえ、連絡したとしても情報が流れて気が付かれない可能性があります。そのため、作業進捗の報告には、メールやチャットではなく、情報共有ツールを使いましょう。 たとえば、社内の情報を「記事」に蓄積できる「ナレカン」のようなツールなら、誰でも簡単に使えるので、スムーズに進捗共有できるようになります。 （3）作業の無駄を省く 3つ目に、作業の無駄を省きましょう。 作業に無駄な時間が多いと、必然的に作業時間が長くなり、オーバーワークにつながってしまいます。ある調査では、ビジネスパーソンは1日に平均1.6時間を情報収集に費やしていると言われており、無駄を省くことの重要性がうかがえます。 そこで、簡単に作業の無駄を省くには、ITツールの導入がおすすめです。ITツールには、「情報共有」や「メッセージ」など多様な機能が備わっていることが多いので、自社に必要な機能を検討したうえで、ツールを選定しましょう。 参考：ビジネスパーソンが「調べもの」に費やす時間は毎日1.6時間 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】オーバーワークの解消に役立つツール 以下では、オーバーワークの解消に役立つツールを紹介します。 仕事でオーバーワークが起こらないようにするには、「検索機能に優れたITツール」を利用しましょう。なぜなら、業務中に疑問が発生しても、誰に聞けばいいかわからないと確認のやりとりや待ち時間が発生して、無駄な業務時間が生じるからです。 ただし、多機能で操作が難しいツールを導入すると、社員が使いこなすことができず、かえって教育に時間と手間がかかってしまう可能性があります。そのため、「誰でも簡単に使いこなせるか」を重視してツールを選定しましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、ITが苦手な方も使えて、ヒット率100％の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、誰でも簡単に「記事」に社内の情報を蓄積できるうえに、「超高精度の検索機能」を備えています。そのため、社内の情報から必要な情報を即座に取り出し、業務の無駄を省けるため、オーバーワークを防ぐことができるのです。 情報の管理・共有を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事のオーバーワークの原因と対策まとめ これまで、仕事のオーバーワークの原因と対策を中心に紹介しました。 仕事でオーバーワークしてしまう原因には「人手不足・業務過多・連携できていない」などの職場環境による要因のほか、「責任感が強い、完璧主義、スケジュール管理できていない」などの個人的な要因があります。 とくに、連携できていない課題に関しては、情報を共有し合い、連携できる仕組みを整えましょう。ただし、メールやチャットでは、情報が流れてしまい、気が付かれない可能性があるので避けましょう。 結論、社内の連携に役立つのは、社内のあらゆる情報をナレッジ化できて、社内情報をスムーズに共有できる「 ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、オーバーワークを防止する体制を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

忙しい現場では、周囲のメンバーとの連携が疎かになり「すでに対応済みの案件を対応してしまう」など非効率な事態が起こりがちです。また、ビジネスの場において、二重対応やメールの誤送信は、相手に不信感を与えかねないので注意すべきです。 しかし、「細心の注意を払っていても二重対応が頻繁に起こってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、二重対応が起こる3つの原因やその対処法を中心にご紹介します。 二重対応が多発しているが原因が分からない 二重対応のリスクについて社内で注意喚起したい 二重返信を防止するのに効果的な方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、二重対応をなくす方法についてのヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 二重対応とは？ビジネスで起きやすい典型例2 二重対応がもたらすリスク3選2.1 （1）業務効率の低下につながる2.2 （2）顧客が不信感を抱いてしまう2.3 （3）社内の関係悪化を招く3 メールで二重対応が起こる3つの原因3.1 （1）未読・既読でメール管理をしている3.2 （2）スプレッドシートで問い合わせ管理をしている3.3 （3）問い合わせ対応が振り分けられてない4 二重対応を防ぐ体制づくり4.1 （1）担当者を設定する4.2 （2）対応状況を共有する5 二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツール5.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」6 【コピペ可】二重対応してしまったときのお詫びの例文7 メールの二重対応をなくす方法まとめ 二重対応とは？ビジネスで起きやすい典型例 「二重対応」とは、1つの業務に対して複数の人が同時に対応することであり、無駄な業務をしている状態です。 ビジネスでは、複数の担当者が同じメールに返信してしまう顧客対応メールの「ダブル返信」や、同じ書類を別々の人が記入・修正してしまう「二重作業」などが典型的な例として挙げられます。 以上のような「二重対応」は、どちらも情報共有不足や管理体制の曖昧さが原因で発生するもので、手間が増えることによる業務の非効率化や、取引先からの信頼低下につながる恐れがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応がもたらすリスク3選 ここでは、ビジネスシーンでのメールの二重対応がもたらすリスクについて解説します。リスクを理解して、案件管理に対する危機感をもつようにしましょう。 （1）業務効率の低下につながる メールの二重返信は業務効率の悪化につながります。 二重返信をしてしまった場合、相手へ謝罪・訂正メールを送るだけでなく、同じミスを繰り返さないためにも原因を調査する必要があります。そのため、二重返信によって本来であれば必要のない作業が増えて、結果的に業務効率の悪化につながるのです。 以上より、二重返信をしてしまうと、本来は必要のない無駄な作業が増えて、業務の能率が大幅に下がる恐れがあります。 （2）顧客が不信感を抱いてしまう ビジネスシーンでのメールの二重返信は、顧客が企業に不信感を抱く原因となってしまいます。 同一のメールに対して重複して返信してしまうと、顧客の混乱を招き、企業の管理体制について疑念を持たれかねません。そして、顧客の不信感は間違いなく顧客離れにつながります。 わずか1度のミスでも顧客に不信感を与えてしまうため、二重返信に対する対策は万全にしておきましょう。 （3）社内の関係悪化を招く 二重対応は、社内で人間関係の悪化を招くリスクがあります。 たとえば、スタッフAが「メール対応を完了しました」と口頭で周知したにも関わらず、聞いてなかったスタッフBが再度メール対応をしたとします。すると、スタッフAは「さっき知らせたはずですよね？」と不信感が募ってしまいます。 このように、二重対応は職場間での人間関係悪化にもつながるため、気をつけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールで二重対応が起こる3つの原因 以下では、ビジネスシーンで、メールの二重対応が起こる原因を3つご紹介します。原因を知っておくことで、二重返信を予防する対策を立てやすくなります。 （1）未読・既読でメール管理をしている 未読・既読でのメール管理は二重対応が起こりやすくなります。 メール対応がそれほど多くない企業では、一般的なメーラーで問い合わせメールを受信して、未読のメールに返信していく方法が多いです。しかし、これでは未読・既読の管理があいまいになってしまい、対応漏れが発生しやすいです。 そのため、メールを未読・既読で管理すると、手軽でコストがかからないものの、二重返信や対応漏れといったミスが起きやすくなります。 （2）スプレッドシートで問い合わせ管理をしている スプレッドシートでの問い合わせ管理は、メンバー間で意思疎通が図りづらく、二重対応が発生する確率が高くなってしまいます。 スプレッドシートは「メール」や「メッセージ」と連携できません。そのため、メールをコピペすることでミスが多発したり、連携不足によって複数人が同一のメールに対応してしまうケースが増えたりしてしまいます。 よって、スプレッドシートは連携が取りづらいため、問い合わせ管理には不向きです。 （3）問い合わせ対応が振り分けられてない メールを担当者ごとに振り分けていないと、二重対応が発生する可能性が高まります。 問い合わせごとに対応を振り分けるのは面倒なため、時間がある人が適宜、対応にあたるという企業が多いです。この方式では、顧客に対して迅速に対応できて一見効率的ですが、誰がどの問い合わせを担当しているかが分かりづらく、二重対応の原因となります。 以上より、担当者を割り振れていないと、二重返信のリスクが高くなってしまいます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応を防ぐ体制づくり 以下では、二重対応を防ぐ体制をつくる方法を2つご紹介します。二重返信が頻発に起きて困っている方は必見です。 （1）担当者を設定する 二重対応を防止するのに最も効果的な方法は、メールごとに担当者を設定することです。 一通ごとに担当者が振り分けられていれば、自分がするべきタスクが明確になり、他の社員との「誰がどの対応をしたか」といった確認作業の手間が省けるため、二重返信のリスクもなくなります。 以上より、メール対応において、担当者の設定は二重返信を防ぐのに有効な手段です。 （2）対応状況を共有する 二重対応を防ぐためには、対応状況を誰が見ても一瞬で判断できるように共有することが大切です。 たとえば、受信メールを「未対応」「返信処理中」「対応完了」といった形で分類します。このように、メールの対応状況が可視化され、自分が取り組むべきタスクをすぐに把握できて、他の人とメール対応が重複することもありません。 以上のように、ミスを防ぐ体制を構築して、二重対応を防止しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツール 以下では、二重対応を防ぐのに役立つ情報共有ツールをご紹介します。 二重対応が起こる原因は、「担当者が明確でないこと」と「作業の進捗が共有されていないこと」にあります。なかでも、メール対応では、メールが多すぎて管理が煩雑化しやすく、CCの入れ忘れや転送ミスで共有漏れが発生するので注意が必要です。 そこで、メールのやりとりを自動記録できるように「メール転送機能を備えたITツール」を利用しましょう。とくに、クレームや問い合わせメールへの対応内容をITツールで記録していれば、社内のナレッジにもなります。 結論、二重対応を防ぐのに最適なのは、特定のメールアドレス宛のメールの内容がそのままツール内に自動追加できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にメールが自動転送されるように設定すれば、対応記録が残るので二重対応を防げます。また、メールでの対応内容が「個人の受信箱」に属人化せず、全体へ確実に共有されるようになるので、過去の問い合わせ対応をナレッジ化できるのです。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【コピペ可】二重対応してしまったときのお詫びの例文 以下は、二重対応してしまったときの、お詫びの例文です。問題の状況に合わせて、適宜内容を変更して利用しましょう。 件名：業務の不手際に関するお詫び 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 平素よりお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 この度は、○○（対応すべき業務内容）の二重対応が発生したことにより、貴社に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。 原因を調査したところ、弊社内での情報共有不足およびタスク管理の不備が原因であることが判明いたしました。 今後は再発防止のため、業務手順の見直しとダブルチェック体制の強化、さらにプロジェクト管理ツールの導入を進め、業務の透明性と正確性を向上させてまいります。 この度は貴社にご心配をおかけしたこと、改めてお詫び申し上げます。貴社の業務が円滑に進むよう、全力でサポートさせていただきますので、引き続きご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。 日頃よりご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 △△株式会社 □□ (連絡先) 二重対応が発生してしまった場合は、以上のように、誠意をもって丁寧にお詫びすることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールの二重対応をなくす方法まとめ これまで、二重対応がもたらすリスクや原因、二重対応を防ぐ方法を中心に紹介しました。 メールの二重返信を防ぐ方法として、担当者への割り振りや対応状況の共有は有効です。また、職場内でコミュニケーションをとり、連携してメール対応にあたるのも二重対応防止に役立ちます。 しかし、メールが多すぎると管理が煩雑になるため、メールの内容を簡単に記録できると手間が減ります。また、クレームや問い合わせメールへの対応方法もナレッジとして記録できると、すぐに対応できるため便利です。 結論、二重対応の防止に役立つビジネス向けツールは、社内のあらゆる情報をナレッジ化できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、二重対応を防止しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

仕事で書類の提出期限を間違えたりメールの件名を書き忘れたりなど、気をつけているはずがうっかりミスをしてしまうケースが後を絶ちません。しかし、うっかりミスは、上司や同僚・顧客などからの信頼喪失にもつながってしまいます。 また、「忘れていた」では済まないような大きなトラブルの原因にもなりかねません。そのため、日々の仕事のなかでうっかりミスをなくすには何をすべきか悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事でのうっかりミスを防止する6つの対策を中心にご紹介します。 仕事のうっかりミスを減らしたい うっかりミスの原因を理解して、防止策を導入したい 恒常的にミスを減らせる仕組みを構築したい という方はこの記事を参考にすると、仕事のうっかりミスを防止できるうえ、全社でのミスも削減できるヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事でうっかりミスをしてしまう人の特徴とは1.1 PCのなかで情報が散らかっている1.2 仕事に不慣れ2 【個人編】うっかりミスを防止する4つの対策2.1 確実にメモをとる2.2 チェックリストを作る2.3 テンプレートを作成する2.4 最終確認をする3 【組織編】うっかりミスを防止する2つの対策3.1 マニュアルを作る3.2 失敗事例を蓄積する4 【非IT企業向け】社内のミスを削減できるおすすめのツール4.1 会社のあらゆるナレッジを蓄積できるツール「ナレカン」5 【やらかした】うっかりミスをしてしまった後の対応6 うっかりミスをしてしまう人の特徴と対策まとめ 仕事でうっかりミスをしてしまう人の特徴とは 多くの場合、仕事でうっかりミスをしてしまう人には共通点があります。以下の特徴を押さえて、メンバーに当てはまる項目がないか確認しましょう。 PCのなかで情報が散らかっている PCのなかの情報が整理されていない人は、うっかりミスが多い傾向にあります。 業務を遂行するときには、多くの場合、何らかの情報を参照する必要があります。しかし、PC内が散らかっていると、適切な情報を見つけられないため、あいまいなまま対応して、ミスにつながってしまうのです。 そのため、作業を進めるうえでの注意点やマニュアルなど、業務に必要な情報を一箇所にまとめておく仕組みづくりが必要です。 仕事に不慣れ 仕事に慣れていない人も、うっかりミスをしやすいです。 仕事に慣れていないうちは、やり方や対応方法が分からないことがあります。そこで、認識のすり合わせができていないまま自己判断で進めてしまうと、ミスにつながる原因になります。 したがって、認識のすり合わせや確認をしない人は、防止できるミスも発見できずに業務を進めてしまうのです。ミスは大きなトラブルへとつながりかねないので、管理者は「認識のすり合わせがスピーディにできるような環境か」を見直さなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【個人編】うっかりミスを防止する4つの対策 ここでは、個人ができるうっかりミスを防止する4つの対策をご紹介します。業務を効率的に進められている企業は、以下の対策が個人レベルでも浸透しているのです。 確実にメモをとる 伝達事項や期日、上司から受けたアドバイスは直後にメモをとり可視化させましょう。 メモに情報を残しておけば、仮に忘れてしまっても見返せます。また、業務中ミスをした箇所を詳細に書くことで、次回以降に同じ業務へ取り組むときに、同じミスを繰り返しにくくなります。 ただし、単にメモをとるのではなく見返すためにメモを作成するので、時間や場所を問わず振り返りができるように、わかりやすくまとめておくことが必要です。 チェックリストを作る ミスの防止策として、確認用のチェックリストを作成しましょう。 業務ごとにチェックリストを作成すれば「ある業務をすることをうっかり忘れていた」場合でも事前に気づけます。また、ミスの多い箇所を把握してリスト化し、業務中に確認すれば、同じミスが起こりません。 チェックリストは形骸化しやすいため、定期的に更新をしないと「完了していない業務にチェックを入れる」リスクがあります。そのため、「ナレカン」のようなツールでチェックリストを作成し、定期的に更新することでミスを防ぎましょう。 テンプレートを作成する 使用する頻度の高い情報や表現はあらかじめテンプレート化すれば、ミスが減ります。 たとえば、社員の名前とアドレスや、社内文書で用いる挨拶文をテンプレート化するとミスを減らせます。また、ミスを防げるだけでなく作業スピードも早くなるので、効率化できた分の時間をほかの業務へ割けるようになるのです。 以上のように、テンプレートを作成すると入力工数が減り、入力によるうっかりミスが減らせるのでおすすめです。 最終確認をする ミス防止のために、最終確認をすることを徹底しましょう。 最終確認の方法としては、メモの振り返りやチェックリストに漏れがないかを確認するなどが挙げられます。また、重要度の高い業務では、社員ひとりでは気づけなかったミスを他者が発見できるように、ダブルチェックをするのがおすすめです。 ミスがないか最終確認し、重要度に応じてダブルチェックを実施することが、ミスの防止につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【組織編】うっかりミスを防止する2つの対策 以下では、組織ができるうっかりミスを防止する2つの対策をご紹介します。社員のうっかりミスを無くしたいと考えている管理職の方は必見です。 マニュアルを作る マニュアルの作成は、ミスの防止に効果的です。 マニュアルを作成することで、社員が我流で作業せず、正しい方法で業務を遂行できます。また、チェックリストによる最終確認を業務フローに組み込むなど、事前にミスを予防する対策を盛り込んだマニュアルがあれば、ミスの数を減らせるのです。 以上のように、マニュアルは業務の不明点を解消できるうえに、ミスの対策としても役立ちます。 失敗事例を蓄積する 過去の失敗事例を蓄積することも、ミスの予防につながります。 過去の失敗事例を蓄積することで、同じミスの再発を防ぐことができます。さらに、ミスが起こりやすい業務が可視化されるため、マニュアルの変更などの対策も立てやすくなるのです。 このように、失敗事例を蓄積することは、ミスを予防するのに効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【非IT企業向け】社内のミスを削減できるおすすめのツール 以下では、社内のミスを削減できるツールをご紹介します。 仕事のうっかりミスをなくすためには、個人がミスを減らすように心がけることが重要です。しかし、心がけだけでは、ミスを無くすことは難しいので、組織でミスが起こらないような仕組みを構築する必要があります。 そこで、うっかりミスによる重大なトラブルを防止したいなら「過去の失敗事例を蓄積できるツール」を利用しましょう。以前にミスした経験をナレッジとして共有することで、同じミスが再発することを防ぐことができます。 結論、ビジネスでのうっかりミスを減らすには、社内のあらゆる情報をナレッジとして管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、ファイルや画像、PDFなども保存できるうえ、保存した内容は、任意のメンバーに簡単に共有可能です。そのため、社内で発生したミスをナレッジとして管理でき、うっかりミスが再発しない仕組みを整えることができます。 会社のあらゆるナレッジを蓄積できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【やらかした】うっかりミスをしてしまった後の対応 仕事でうっかりミスをしてしまったら以下の対応をしましょう。トラブルにつながらないように迅速に対応することが必要です。 上司に報告する ミスが判明したら、すぐに上司に報告しましょう。このとき、言い訳をすることなく、事実を正確に述べることが重要です。 謝罪をする ミスによって被害を被ったお客様や、カバーしてくれた上司や同僚など、迷惑をかけたすべての人に素直に謝りましょう。外部の方に迷惑をかけた場合は、電話をして直接お詫びに伺うのが基本です。 原因を突き止め、対応策を練る ミスが発生した原因を突き止めて、対応策を検討しましょう。検討後は、対応策を実行・共有し、二度と同じミスを繰り返さない仕組みを構築することが大切です。 以上のように、ミスが起こったら、誠心誠意対応することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ うっかりミスをしてしまう人の特徴と対策まとめ これまで、仕事でうっかりミスをする人の特徴や防止策、社内のミスを削減できるツールを中心にご紹介しました。 仕事のうっかりミスは、日常的にメモに残して確認すれば防げる場合が多いです。しかし、メモを取らない、メモを取ったとしても見返すのに手間がかかれば、確認が面倒になり誰も振り返りません。 そこで、情報共有ツールを活用してメモの作成から管理までを一元化させ、メモを取りやすい環境を構築しつつミスを防止しましょう。一方、全社でミスを防止するには、全メンバーがストレスなく情報共有ができる簡単なツールを使う必要があります。 結論、うっかりミスを防止するには、社内のナレッジに即アクセスできて、うっかりミスを防止できる情報共有ツール「ナレカン」一択です。テンプレートやチェックリストも簡単に作れるので、非IT企業であっても抵抗感なく導入・運用できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、うっかりミスを防止する仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

今日では、情報過多により日々の時間が奪われがちなことから「タイパ」を重視する考え方が、若い世代を中心に広がりつつあります。また、タイパを仕事に取り入れ、業務効率の向上に成功した企業が増えているのもトレンドです。 しかし、「タイパとは何か具体的にイメージできない」「どうすれば自社の業務におけるタイパを向上させられるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、タイパ流行の背景や仕事で高める方法を中心にご紹介します。 タイパを取り入れる必要性を押さえたい 仕事でタイパを高めて生産性を向上したい タイパを効率的に高められるITツールを探している という方はこの記事を参考にすると、仕事でも効率的にタイパを高める方法が分かり、業務効率の向上を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 タイパとは？コスパとの違いも解説2 ビジネスにおいてタイパが流行する背景2.1 （1）技術革新による情報共有の加速化2.2 （2）働き方の多様化3 タイパを高めるメリット3選3.1 本来の業務に使える時間が増える3.2 成長スピードが上がる3.3 ワークライフバランスを取りやすくなる4 仕事のタイパを高める方法4.1 業務の無駄を取り除く4.2 自社に合った情報共有ツールを使う5 タイパを効率的に高められるITツール5.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」6 タイパ流行の背景や高める方法まとめ タイパとは？コスパとの違いも解説 タイパとは、時間対効果を表すタイムパフォーマンスの略語です。 効果に対する費用を重視した「コスパ」に対し、「タイパ」はかけた時間に対して得られた効果を指します。タイパは「Z世代」と呼ばれる、1990年代半ばから2010年代前半までに生まれた若年層を中心に流行しています。 既に、タイパを意識したサービスも広く普及しています。たとえば、「東京ディズニーリゾート」や「ユニバーサル・スタジオ・ジャパン」では短時間でアトラクションに乗れる有料パスが人気であり、自宅で作業中に食事を運ぶデリバリーサービス「UberEats」はコロナ禍で急速に拡大しました。 また、若者の間では、タイパの高さは日々の生活だけでなく仕事でも重視されています。そのため、無駄な時間が少なく生産性が高い業務体制を整えなければ、優秀な人材が流れて行ってしまう可能性も高いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスにおいてタイパが流行する背景 ここでは、生活だけでなくビジネスにおいてもタイパが流行する背景を解説します。以下の背景から、タイパの高い生産方法を取り入れる企業が増えています。 （1）技術革新による情報共有の加速化 技術革新による情報共有の加速化が、タイパ流行に大きな影響を与えています。 インターネットの普及によって遠隔地からストレスのないコミュニケーションが可能になり、移動時間や交通費を必要としないWeb会議やウェビナー受講が流行しました。そのため、時間的・金銭的なコストを抑えられ、業務効率が向上した企業が増加したのです。 また、クラウド技術の発展により、リモートで情報を処理できるITツールの開発が拡大しました。なかでも、社内のナレッジを簡単に管理できる「ナレカン」のような情報共有ツールの活用もトレンドになっています。 （2）働き方の多様化 働き方の多様化によって、時間を意識して働く人材が増加しました。 コロナ禍で進展した在宅勤務・テレワークや、人材の多様化によって一般化した時短勤務・フレックスタイム制などの影響により、働き方が多様化しました。そこで、仕事だけでなく私生活も充実させるワーク・ライフ・バランスが重視されるようになりました。 そのため、従業員の間で仕事と私生活の両立が目指されるようになり、限られた時間への意識が高まったのです。企業も時間効率性を重視する従業員のニーズに応えるため、タイパのよい働き方を提示する重要性が高まりました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ タイパを高めるメリット3選 以下では、タイパを高めるメリットをご紹介します。なぜタイパを高める必要があるのか知りたい方は必見です。 本来の業務に使える時間が増える タイパを高めると、本来の業務に使える時間を増やすことができます。 業務には「検索のように時間はかかるが重要度が低い作業」も多くあります。実際、オウケイウェイヴ総研が全国の会社員1,000人を対象した調査では、毎日1.6時間を調べものに費やしているとの結果があり、検索時間を削減することで、より重要な業務に集中できるのです。 以上のように、タイパを高めるとより重要度の高い業務に時間を充てることができます。 参考｜ビジネスパーソンが「調べもの」に費やす時間は毎日1.6時間 成長スピードが上がる 成長スピードが上がることもタイパを高めるメリットです。 タイパを上げると、効率よく学習や経験を積むことができます。そのため、同じ時間でも、タイパが高いほうがより多くの成果を上げられるため、結果として成長スピードも上がるのです。 以上のように、全社でタイパ向上に取り組めば、社員のスキルアップにもつながります。 ワークライフバランスを取りやすくなる ワークライフバランスが取りやすくなるのも、タイパを高めるメリットの1つです。 タイパを高めれば、業務を遂行するのにかかる時間を減らすことができます。そのため、早く仕事を終わらせられるため、早く帰宅して、余暇を楽しむことも可能です。 そのため、タイパの向上は社員のワークライフバランスの改善にもつながります。また、ワークライフバランスが整えば社員のやる気も高まり、さらにタイパが向上するという好循環が生まれるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事のタイパを高める方法 ここでは、仕事のタイパを高める2つの方法を解説します。タイパの高い仕事を実現させている企業は、以下の対策を取っているのです。 業務の無駄を取り除く 業務で発生する無駄を取り除くのは、タイパ向上において最優先事項です。 業務の無駄の多くは、コミュニケーションの不足によって発生します。必要な情報が不足すると、仕事が円滑に進まず生産性が低下するだけでなく、ミスも発生しやすくなるので、時間や人的リソースが浪費されてしまいます。 そこで、長時間の会議や非効率なメールのやり取りを廃止し、効率的な連絡手段を導入すると、コミュニケーションが活性化されます。そして、情報が正しく共有されると、業務におけるミスや作業遅延を防げるので、タイパが向上するのです。 自社に合った情報共有ツールを使う タイパを向上させるために、自社に合った情報共有ツールを使うのも重要です。 ITツールを活用すると、社内の情報が共有しやすくなるので、業務を短時間でこなすことができるようになります。ただし、複数人での運用が可能な機能が備わっていなかったり、機能が複雑でデジタルに疎い従業員が使いこなせなかったりすると、ツールを導入しても、かえって生産性が低下してしまうのです。 そこで、社内の情報管理・共有に特化したツールを使うと、埋もれてしまいがちな情報を残しつつ、コミュニケーションを活性化できます。したがって、タイパを高めるには社内の誰でも使えて、自社に合った機能を備えた情報共有ツールを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ タイパを効率的に高められるITツール 以下では、タイパを効率的に高められるITツールをご紹介します。 仕事のタイパを高めたい方は、「検索性に優れたツール」を利用しましょう。なぜなら、ビジネスパーソンは多くの業務時間を調べ物に割いているため、検索時間の削減はタイパの大幅な向上につながるからです。 ただし、多機能なツールを導入しても、ITリテラシーの低いメンバーが使いこなせないと教育に時間がかかるため、かえってタイパが悪くなります。そこで、ツールを選ぶときは「誰でも簡単に使いこなせるか」も重視しましょう。 結論、仕事のタイパを高めるなら、メールを使える方なら誰でも使えて、欲しい情報に即座にアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、メールを使える方なら迷わず使えるうえに、ヒット率100%の「超高精度検索機能」を備えています。そのため、ITリテラシーに詳しくない方でも確実に仕事のタイパを高めることができるのです。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ タイパ流行の背景や高める方法まとめ これまで、タイパ流行の背景や高める方法を中心にご紹介しました。 Z世代の若年層を中心に流行するタイパは、情報共有の加速化や働き方の多様化の背景から、ビジネスにおいても注目されています。仕事でタイパを高めるには、情報共有ツールを活用してコミュニケーションを活性化し、業務の無駄を取り除くべきです。 ただし、情報の処理・分類能力が優れた高性能なツールを使いこなすには相応のITリテラシーが要求されます。したがって、仕事で効率的にタイパを高めるには「シンプルな情報共有ツール」を活用しましょう。 したがって、ビジネスでタイパを向上させるなら、検索機能に優れていて、欲しい情報に即座にアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、タイパを向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

オンボーディングは、新入社員を組織に定着させ活躍を促す過程を指す言葉です。新入社員が職場へ早期に馴染めば即戦力化するため、企業にとっては重要な活動です。 しかし、オンボーディングを進めようとしても、具体的にどのような施策を実施すべきか分からない方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、オンボーディングに有効な施策例と企業の成功事例をご紹介します。 成功したオンボーディングの施策例を知りたい 有効なオンボーディングの施策を自社に取り入れたい オンボーディングの施策が円滑に進む仕組みを社内に構築したい という方は今回の記事を参考にすると、オンボーディングに効果がある施策例が分かり、新入社員の組織定着が早期に実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 オンボーディングの成功に必要な3つの要素2 オンボーディングの代表的な6つの施策例とは2.1 (1)計画書を作成する2.2 (2)社内用語を説明する2.3 (3)ワークショップで企業文化を共有する2.4 (4)定期面談を実施する2.5 (5)歓迎会を開催する2.6 (6)質問のハードルを下げる3 オンボーディングと研修・OJTの違いとは3.1 研修との違い3.2 OJTとの違い4 オンボーディングの施策に成功している企業例4.1 LINEヤフー株式会社4.2 株式会社メルカリ5 【必見】オンボーディングの施策を円滑に進めるツール5.1 オンボーディングのノウハウを蓄積できるツール「ナレカン」6 オンボーディングにおける施策例や企業の成功事例まとめ オンボーディングの成功に必要な3つの要素 オンボーディングを成功させるには、以下の3つの要素が必要です。 明確な教育フローの設計 オンボーディングは計画的に実施することが大切です。新入社員が必要なスキルを無理なく習得できるように、インプットの量が偏らないようにするなどの配慮をしましょう。 企業文化や価値観の共有 内定段階では新入社員が企業文化や価値観をすべて把握するのは困難です。そこで、新入社員に会社の理念や価値観を共有し、組織にスムーズになじめるようにする必要があります。 継続的なフォロー 新入社員が業務の不安や疑問点を解消できるように継続的にフォローすることも重要です。定期的な1on1を実施するなどして、新入社員の疑問点を解消し、フィードバックする機会を設けましょう。 以上の要素を踏まえ、効果的なオンボーディングを実施できるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンボーディングの代表的な6つの施策例とは ここでは、オンボーディングを促す代表的な6つの施策例をご紹介します。オンボーディングを成功させるには、新入社員を長期的にフォローアップすることがポイントです。 (1)計画書を作成する 1つ目に、オンボーディングの計画書を作成する必要があります。 オンボーディング終了時に習得させておきたい知識やスキルをリストアップし、各週ごとの目標を設定すると新入社員が無理なくオンボーディングを進められます。また、新入社員の理解度に応じて計画を変更したり、定期的に見直したりすることが重要です。 新入社員がスキルを確実に習得できるようにするには、入念な計画が不可欠です。 (2)社内用語を説明する 2つ目に、社内独自で使っている用語があれば、事前に説明しましょう。 たとえば、オフィス内の会議室の呼び名(会議室1やルームAなど)が特殊であるなど、一般的に伝わらない社内用語が存在すると、新入社員自身の手では調べられません。結果として不明な用語を質問する工数が発生し、既存の社員も質問のたびに回答する手間が発生してしまいます。 そのため、社内用語は入社直後にまとめて伝えるか、用語集を見せるといった方法でオンボーディング中に伝達しましょう。 (3)ワークショップで企業文化を共有する 3つ目に、ワークショップを通じて、企業文化を共有することも大切です。 企業文化の理解は、新入社員の定着に欠かせません。企業理念が反映された具体的なエピソードを紹介する講演会を開催したり、自身の業務で企業理念をどのように活かせるかを新入社員同士で議論するワークショップを実施するのが効果的です。 新入社員が会社に早くなじみ、活躍するためには、企業文化の理解が不可欠なので、企業文化をいち早く理解できる場を設けることが重要です。 (4)定期面談を実施する 4つ目に、入社後は定期的に面談を実施するのもオンボーディングに効果的です。 1on1のように上司が定期面談を設けると、新入社員の疑問や不安を解決するきっかけが生まれます。さらに、面談の場で業務に対する達成目標やフィードバックを併せて伝えれば、新入社員のモチベーションも向上させられるのです。 入社直後だけではなく、入社数か月後にわたり面談を定例化すると新入社員が職場に定着しやすくなります。 (5)歓迎会を開催する 5つ目に、オンボーディングの一環として歓迎会を開催するのも一つの手段です。 所属部署のランチ会や他部署のメンバーを交えた食事の場を設けると、多くのメンバーと顔合わせができます。また、歓迎会を通じて交流が深まれば仕事での報連相も伝えやすくなるため、結果として業務ミスの防止につながります。 ただし、歓迎会の目的はあくまでも業務の円滑化であるため、新入社員へ参加を強要したりデリケートな話題に踏み込んだりしないように注意が必要です。 (6)質問のハードルを下げる 6つ目に、新入社員の質問のハードルを下げると、不明点を早期に解消して業務に取り組めます。 たとえば、質問があった場合の確認先として窓口を設置すると、不明点をだれに確認すべきか分かり素早く連絡ができます。ほかにも、社内情報やノウハウを事前にまとめておくと、新入社員が自身で情報が確認できるうえ、既存の社員の回答時間が削減できます。 このように、確認先が明確になれば質問しやすい環境ができるので、新入社員の業務スピードも向上します。また、社内情報やノウハウは「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールに集約させると簡単に情報へアクセスでき、オンボーディングが効率化されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンボーディングと研修・OJTの違いとは ここでは、オンボーディングが研修・OJTと違う点をそれぞれご紹介します。オンボーディングは新入社員の早期離職と教育格差を防ぎ、早期活躍を促す目的で実施するもので研修やOJTとは異なります。 研修との違い オンボーディングと研修の違いは、個人単位であるか集団単位であるかです。 研修は一般的に「業務知識を座学形式で習得する教育方法」を指し、集団で受講します。企業理念や業務内容を一律で伝える方法で大人数の教育には適していますが、新入社員が不明点を質問しにくい点と個々に合わせた実施ができない点がデメリットです。 したがって、新入社員の様子を個別に把握して定着を促すには、オンボーディングとして個々に対応する方が適しています。 OJTとの違い オンボーディングとOJTの違いは全社単位であるか部署単位であるかの点です。 OJTは一般的に「業務知識を実践形式で習得する教育方法」を指し、配属部署ごとに実施します。実務経験を早期に積める方法で業務理解は早まりますが、教える側のスキルによって教育格差が生まれる点や配属部署のメンバーとしか関われない点がデメリットです。 したがって、企業の雰囲気に新入社員が馴染めるようにするには、オンボーディングとして全社的にサポートする方が適しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンボーディングの施策に成功している企業例 以下では、オンボーディングの施策に成功している企業例をご紹介します。取り入れられそうな施策は、自社にも導入して効果的なオンボーディングを実施しましょう。 LINEヤフー株式会社 まずご紹介するのは、LINEヤフー株式会社の事例です。LINEヤフー株式会社は、モバイルメッセージャー・アプリケーション「LINE」に関連した事業を展開している企業です。 近年LINEヤフー株式会社には年間300人のペースで社員が入社しており、組織全体の9割を中途社員が占めています。そのため、同社は中途社員の早期定着に課題を感じていました。 そこで、多種多様な経歴を持つ中途社員が入社後に適用できるように、オンボーディングの体制を強化しました。具体的には、LINEを通じて不明点を何でも質問できる「LINE CARE」や、オフィス内に質問窓口を設け対面形式で質問ができるサービスカウンターの取り組みを始めました。 その結果、中途社員がLINEと対面それぞれ気軽に質問できる環境が整ったのです。同社内での質問の問い合わせ件数が右肩上がりになっていることからも、日ごろから何でも質問できる状況を生み出し、中途社員の不安解消を助けていると言えます。 参考：急拡大する組織でも「チャレンジ」できる環境を。LINE社のマネジメントを支える仕組み 株式会社メルカリ 次にご紹介するのは、株式会社メルカリの事例です。株式会社メルカリは、日本発のフリマアプリ「メルカリ」を中心に、個人間取引を支援する事業を展開している企業です。 株式会社メルカリは、コロナ禍を機に、完全リモート入社に移行したため、オンボーディングの難易度が上がっているという課題がありました。 そこで、株式会社メルカリは、リモートでもスムーズな入社が可能になるオンボーディングの仕組みを構築しました。具体的な施策には、必要な情報をまとめ不明点をすぐに調べられる「オンボーディングポータル」や、Google Meetを利用してリモートでも一緒にランチを楽しむ「リモートメンターランチ」の導入が挙げられます。 その結果、リモートでも新入社員がスムーズに会社に馴染めました。とくに、入社したてはキャッチアップするべき情報量が多いので、オンボーディングで必要な情報を一元化すると、リモートでも業務遂行が円滑にできます。 参考：mercan｜「すべての新入社員に素晴らしいオンボーディング体験を」 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】オンボーディングの施策を円滑に進めるツール 以下では、オンボーディングの施策が円滑に進められるツールを紹介します。 オンボーディングの内容は、過去の施策がどれほど新入社員に対して有効であったかを分析して、都度改善していく必要があります。そのため、「過去のノウハウを蓄積できるナレッジ管理ツール」を利用すると便利です。 また、オンボーディングの資料には社外秘の情報が載っていることが多いため、安全に管理する必要があります。したがって、「セキュリティ対策が万全か」も考慮してツールを選択するべきです。 つまり、オンボーディングの施策を効果的に実行するには、社内のナレッジを一元化し、高いセキュリティ基準で情報が保護されるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、大企業が導入可能な厳格なセキュリティ基準で情報が保護されているうえ、社内の情報をナレッジとしてまとめることができます。そのため、これまでのオンボーディングで培ったノウハウを安全に管理し、運用することが可能になるのです。 オンボーディングのノウハウを蓄積できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンボーディングにおける施策例や企業の成功事例まとめ これまでオンボーディングにおける施策例や企業の成功事例を紹介してきました。 オンボーディングにおいて有効な施策は、新入社員の疑問や不安を解消できる取り組みです。また、オンボーディングに成功している企業の事例を参考にし、自社に適した施策を取り入れることも効果的です。 ただし、オンボーディングは全社単位で新入社員が定着するように長期間にわたり支援することから、企業側に負担が生じる懸念があります。そのため、オンボーディングを企画する際には、既存の社員がストレスなく進められる仕組みをつくる必要があるのです。 そこで、今回ご紹介したメールを使える方なら迷わず使える、ナレッジ管理ツールの「ナレカン」を使えば、ITリテラシーに関係なく全社の情報管理が実現します。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、オンボーディング施策を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】オンボーディングとは？目的や成功のプロセスを解説

近年、人材の定着を目的として「オンボーディング」の推進が呼びかけられています。成功すれば新入社員が早期に組織へと定着できるため、人材育成の観点で重要な活動です。 しかし、オンボーディングという言葉は耳にしたことがあっても、「実際に何をするのか」「なぜ必要なのか」がわからず、悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、オンボーディングの目的や成功につなげるプロセスをご紹介します。 オンボーディングとは何か知りたい オンボーディングを実施して効果的に新入社員を育成したい 円滑なオンボーディング実施に役立つツールを探している という方は今回の記事を参考にすると、オンボーディングへの理解が深まり、社内へのオンボーディング浸透が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 オンボーディングとは1.1 オンボーディングの概要1.2 オンボーディングとOJT・Off-JT、研修の違い2 オンボーディングが重要な3つの理由2.1 早期の離職防止2.2 新入社員の早期活躍2.3 教育格差の防止3 オンボーディングを成功させる3つのプロセス3.1 入社前から支援準備を始める3.2 入社直後の不安を解消する3.3 入社数か月後に状況を確認する4 【必見】効果的なオンボーディングの実施に役立つツール4.1 オンボーディングの情報を蓄積できるツール「ナレカン」5 オンボーディングの目的や重要性、成功するプロセスのまとめ オンボーディングとは 以下では、オンボーディングの概要と、似た表現との違いをご紹介します。オンボーディングについての知識があいまいな方は必見です。 オンボーディングの概要 オンボーディングとは、新卒中途問わず新たに入社する社員に対し、組織に定着し活躍することを促す過程を意味します。 オンボーディングは、単発的に実施する研修とは異なり、新入社員の定着に向けた長期的な活動であることが特徴です。たとえば、入社前の社内見学や入社直後に実施するような新入社員研修、歓迎会はオンボーディングの一部に含まれる施策になります。 このように、教育フローやサポート体制全般を全面的に整える必要があるため、オンボーディングの実施には教育担当者はもちろん、配属部署や他部署メンバーといった全社員の協力が不可欠です。 オンボーディングとOJT・Off-JT、研修の違い オンボーディング、OJT、Off-JT、研修は似たような意味を持っていますが、以下のような違いがあります。 オンボーディング オンボーディングは、On board（乗船中）という表現から派生した表現で、職場環境への適応を包括的に支援するプロセスのことです。組織になじむことが目的で、業務内容よりも幅広く企業やチームについて長期的に学ぶのが特徴です。 OJT OJTとは、On-the-Job Trainingの略語であり、実際の業務を通じて、上司や先輩が直接指導する方法のことです。実践的な知識やスキルを現場体験を通して学ぶ点が特徴です。 Off-JT Off-JTとは、Off-the-Job Trainingの略語であり、職場を離れて専門知識を学ぶ学習形態のことです。職場から離れて座学によるインプットやディスカッションをする点が特徴です。 研修 研修は、ビジネスマナーや専門スキルなどを習得するプログラムのことを広く指す表現です。Off-JTの一種として位置付けられることもあります。 オンボーディング、研修、OJT、Off-JTには以上のような違いがあります。使う語を間違えると、相手との認識に齟齬が生じる恐れがあるため、注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンボーディングが重要な3つの理由 以下では、オンボーディングが重要である理由を3つご紹介します。オンボーディングは組織を発展させる重要な活動であり、新入社員と既存の社員の双方にメリットをもたらします。 早期の離職防止 1つ目の理由は、早期の離職を防げるからです。 新しい環境では社内独自のルールや業務の進め方を覚える必要があるので、新入社員は不安を抱きやすいです。オンボーディングでは、こうした業務の不明点を担当者に気軽に相談することができるため、安心して仕事に臨むことができます。 このように、オンボーディングでは、不安な点を担当社員にいつでも相談できるため、悩みを解消でき、早期の離職を防止できます。 新入社員の早期活躍 2つ目の理由は、新入社員が早期から活躍することが期待できるからです。 オンボーディングは、新入社員が既存の社員のそばで実際の業務をしながら教育を受けるので、習得スピードも早くなります。結果として、早期に新入社員が活躍でき、新入社員と既存の社員の双方のモチベーションも上がるため、組織が活性化するのです。 オンボーディングを効果的に実施すれば、新入社員が即戦力人材になり早期から活躍することが期待できます。 教育格差の防止 3つ目の理由は、社内の教育格差を生まないためです。 人材育成には社員による教育が不可欠ですが、一律で行われる研修のみでは、新入社員自身の理解度が異なるため、成長に格差が生まれます。また、担当者によっても指導内容に差が生まれる場合もあります。 そこで、教育格差を生まないように全社的な教育のほかにも、各部署や担当レベルでオンボーディングをすることで、フォローアップする必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンボーディングを成功させる3つのプロセス ここでは、オンボーディングを成功させる過程において必要な3つのプロセスを紹介します。オンボーディングは入社前・入社直後・入社数か月後で分ける点がポイントです。 入社前から支援準備を始める オンボーディングは採用者が入社する前から支援準備を始めましょう。 具体的には、教育体制の確立が必要です。新入社員研修の内容や教育フローが固まっていなければ円滑な教育は進められないため、現場の教育担当者と教育の企画者(人事や総務担当)が分かれている場合はとくに事前の連携が求められます。 採用者を迎え入れる事前準備をすると、教育体制が固まり入社後すぐに動き出せます。 入社直後の不安を解消する 入社直後に新入社員の不安を解消すれば、早期の職場定着を促せます。 たとえば、新入社員への期待を事前に伝えておけば、新入社員は達成すべき目標の解像度を上げて業務に取り組めるので、人材の成長スピードを促進できるのです。 また、新人研修も併せて実施し理念や社内用語といった企業独自の考え方を早期に伝えると、企業への理解が深まり帰属意識の向上はもちろん、新入社員の不安を払拭できます。 新入社員が馴染める状況を生み出すには、勤務への不安を解消する雰囲気づくりや導線設計が重要です。 入社数か月後に状況を確認する 仕事に慣れ始めた、入社数か月後の新入社員へのフォローも重要な取り組みです。 たとえば、入社数か月後にも面談を実施すると、業務理解が深まり始めた段階での悩みがヒアリングできます。ほかにも、新入社員とは異なる部署の社員をサポート役につける「メンター」を実施すると、率直に話ができる場を生み出せます。 このように、入社数か月後でもサポートを継続すると、企業側と新入社員の双方の考えがすり合わせられ、メンバーの長期的な組織定着につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】効果的なオンボーディングの実施に役立つツール 以下では、効果的なオンボーディングの実施に役立つツールを紹介します。 オンボーディングは長期的に新入社員を支援することで定着率を高める活動ですが、教育担当者の負担が増えてしまう恐れがあります。また、新入社員も慣れない環境で多くの新しい情報を吸収しなければならないので、負荷がかかります。 そこで、「検索性に優れたナレッジ管理ツール」に情報を蓄積しましょう。なぜなら、検索性に優れていれば、教育担当者もオンボーディング資料を探す手間が省けて負担が減るうえ、新入社員も簡単に必要な情報を探し出せるからです。 結論、効果的なオンボーディングを実施するには、超高精度の検索機能で簡単に欲しい情報にアクセスできるツール「ナレカン」が必須です。 ナレカンは、「ヒット率100%の超高精度検索」により、「記事」に蓄積したナレッジから即座に欲しい情報を取り出すことが可能です。そのため、情報を検索する手間が減り、教育担当者と新入社員の双方が効果的なオンボーディングを実施するのに役立ちます。 オンボーディングの情報を蓄積できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンボーディングの目的や重要性、成功するプロセスのまとめ これまで、オンボーディングの目的や重要性、成功に導くプロセスをご紹介しました。 オンボーディングとは新入社員の組織定着と活躍を促す過程を指し、離職防止・新入社員の早期活躍・教育格差の防止の観点からもメリットがある取り組みです。成功させるには入社前～入社後数か月後まで長期間にわたり新入社員を支援する必要があります。 しかし、実施には全社員の協力が必要なため、社員の誰もがストレスなく取り組めるようにオンボーディングに関する情報共有には工夫が必要です。そこで、「ナレッジ管理ツール」を活用すればオンボーディングに必要な資料が簡単に確認できるのです。 ただし、導入後すぐに使えない難解なツールでは社内で定着しないため、オンボーディングを成功させるには、メールを使える方なら迷わず使えて、オンボーディングをはじめとするあらゆる情報を管理できるツール「ナレカン」が必要です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、効果的なオンボーディングを実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンボーディングに有効な施策例6選！企業の成功事例も紹介 【人材育成を効率化！】オンボーディングに役立つツール7選

工数管理は、プロジェクト業務に必要な人員や時間を可視化することです。そのため、工数管理を怠ってしまうと、最適な人員配置ができず、プロジェクトの進捗が滞ってしまう恐れがあります。 とはいえ、「ツールでプロジェクトの工数管理を効率化させたいが、どれが自社に最適かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、工数管理のメリットやおすすめのツールを中心にご紹介します。 適切な工数管理に役立てるために工数の計算方法を知りたい おすすめの工数管理ツールの機能や料金を比較したい 効果的なプロジェクト運営を実施するためのツールを探している という方はこの記事を参考にすると、工数管理の方法が分かり、効果的なプロジェクト運営が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 工数管理とは？1.1 工数の計算方法1.2 工数管理するメリット2 適切に工数を計算してプロジェクト運営のノウハウを蓄積する方法2.1 【ナレカン】プロジェクト運営のノウハウを共有できるツール2.2 【Stock】メンバーのタスクを管理して進捗を把握できるツール3 工数管理の注意点4 ＜無料あり＞プロジェクトの工数管理におすすめのクラウド型ツール3選4.1 【Notion】チーム内のタスクやスケジュールを把握できるツール4.2 【Backlog】直観的な操作で工数管理ができるツール4.3 【Lychee Redmine】プロジェクトの全体像を常に把握できるツール5 ＜比較表＞おすすめのクラウド型工数管理ツール6 工数管理のメリットやおすすめのツールまとめ 工数管理とは？ 工数管理とは、プロジェクトに必要な作業時間や人数を把握し、最適な人員配置に役立てることです。ここでは、工数の計算方法やメリットを解説します。 工数の計算方法 工数管理では、「人数×作業期間」で作業量を表し、単位には、「人時（にんじ）」「人日（にんにち）」「人月（にんげつ）」が使われます。 たとえば「人月（にんげつ）」では、「人数×月数」で作業する人数と作業に必要な期間を月単位で見積もって、どれくらいの作業量かを可視化するのです。仮に10人が3ヶ月作業しなくてはならない場合は、「10（人）×3（ヶ月）=30（人月）」となります。 このように、あらかじめ工数を計算しておくことで、プロジェクトの達成までにどのくらいの期間が必要かを算出できるのです。 工数管理するメリット ここでは、工数管理するメリットを3つご紹介します。 損益計算ができる 工数の計算によって、プロジェクトにかけた労務費が算出できます。売上から労務費といったコストを引くことで、プロジェクトの正確な利益を求められます。 進捗の把握ができる 工数管理をすることで、それぞれの作業にどれくらいの時間がかけられるかが明確になります。また、予定の工数と比較して、プロジェクトの遅延に対して早めに気づいて対応できます。 プロジェクト運営のナレッジを蓄積できる 過去の工数を蓄積することで、類似したプロジェクトを参考にして工数見積もりの精度を高められます。そのため、計画的なプロジェクト運営につながるのです。 以上のように、工数管理によって、プロジェクトの利益や進捗を把握したり、次回以降の計画的なプロジェクト運営につなげたりするのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 適切に工数を計算してプロジェクト運営のノウハウを蓄積する方法 以下では、適切に工数を計算して、社内にプロジェクトの運営ノウハウを蓄積していく方法を解説します。 工数管理ツールを導入してプロジェクトを管理する場合、プロジェクトの各業務に必要な人員や工数を正確に見積もることは難しいです。とくに、メンバーのスキルを考慮したうえで必要な時間を算出しなくてはならない点に注意が必要です。 そのため、工数計算の精度を上げるには、メンバーの得意分野や過去のプロジェクト運営から得られた暗黙知をナレッジとして蓄積する必要があります。ただし、過去の事例を共有しても必要なときに見つけられなければ意味がありません。 したがって、効率的なプロジェクト運営に求められるのは、あらゆる情報を残し、超高度な検索機能で即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像・ファイルをはじめとしたプロジェクトに関するあらゆる情報を一元管理できます。また、運用支援サービスが充実していて、ツール導入後も専任スタッフから自社に適した運用方法を提案してもらえる点が特徴です。 【ナレカン】プロジェクト運営のノウハウを共有できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】メンバーのタスクを管理して進捗を把握できるツール Stockは、ノート形式で社内のあらゆる情報を残せるツールです。 「Stock」には、タスク機能が備わっており、一覧でメンバーのタスクの進捗状況を把握できます。また、プロジェクト情報に紐づいたメッセージ機能により、話題が混在することなくスムーズなやり取りが実現できます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 工数管理の注意点 以下では、工数管理をする場合に気を付けるべき点について解説します。 就業時間をすべて作業時間として扱わない 就業時間の中には、急な会議などが発生する場合があるので、すべて作業時間に当てられるとは限りません。そのため、工数の見積りでは、会議や商談といった時間を考慮して、作業時間を割り当てましょう。 メンバーの能力値を考慮する 新入社員とベテラン社員に同じ仕事量を割り当てるとしても、かかる時間が異なることに注意が必要です。各メンバーの能力値を考慮して工数の見積りを実施しましょう。 このように、「誰が」「いつ」作業を進めるのかを踏まえながら、前もって現実的な工数を見積もることを意識しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞プロジェクトの工数管理におすすめのクラウド型ツール3選 ここでは、プロジェクトの工数管理におすすめのクラウド型ツールを3つご紹介します。工数管理を自動化させたい方は、参考にしましょう。 【Notion】チーム内のタスクやスケジュールを把握できるツール ＜Notionの特徴＞ AIによる作業の効率化 NotionにはAIが搭載されており、文章の自動生成や要約が簡単にできます。 外部のツールとの連携 「Slack」や「GitHub」といった外部ツールの情報をNotionに一元管理できます。 ＜Notionの機能・使用感＞ タスクの一覧機能 プロジェクトに必要なタスク項目や進捗を一目で確認できます。担当者も分かるため、進捗状況の確認もスムーズです。 チャート機能 プロジェクトの進捗具合を折れ線グラフで可視化できる機能があります。進捗の遅れを早期発見するのに役立ちます。 ＜Notionの注意点＞ 使いこなすのに時間がかかる ユーザーからは、「慣れるまでは、使いにくいと感じたことがあります。機能が多いからゆえに使いこなせない点は、個人の学習が必要」という声があります。（参考：ITrview） 自由度が高く機能を十分に使いこなせていない ユーザーからは「カスタマイズの幅が広く、機能を全て使いこなせない。最低限のメモ機能だけでも何となく完結できてしまうので、その他の機能やテンプレートを使いこなせずにいる」という声があります。（参考：ITrview） ＜Notionの料金体系＞ フリー：0円 プラス：2,000円/ユーザー/月 ビジネス：3,000円/ユーザー/月 エンタープライズ：要問い合せ Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Backlog】直観的な操作で工数管理ができるツール ＜Backlogの特徴＞ どの業種や業界でも導入しやすい 使いやすいインターフェースであるため、幅広い業種・業界の企業に導入されている実績があります。 メンバーが増えても料金の心配は不要 利用人数によって料金は変わらないため、メンバーが増えても気軽に追加できます。 ＜Backlogの機能・使用感＞ ガントチャート機能 常にプロジェクト全体の進捗状況を可視化できます。そのため、プロジェクトの遅れに対して早く対処できるようになります。 ファイル共有機能 プロジェクトに必要なファイル情報を一元管理するのに役立ちます。したがって、欲しい情報がどこにあるか分からないといった事態を防げます。 ＜Backlogの注意点＞ ファイル管理が多階層 ユーザーからは、「ファイル共有機能が他のツールと比較して、階層が深く、実際のファイルにアクセスするために必要なクリック回数が多く、もう少しユーザビリティを改善して欲しい」という声があります。（参考：ITrview） 情報が埋もれやすい ユーザーからは「通知機能が多く、重要な情報が埋もれやすいと感じる。また、プロジェクトが増えるとタスクや情報が見づらくなるため、ダッシュボードのカスタマイズ性を向上してほしい。」という声があります。（参考：ITrview） ＜Backlogの料金体系＞ スターター：2,970円/月（30人まで） スタンダード：17,600円/月 プレミアム：29,700円/月 プラチナ：82,500円/月 Backlogの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Lychee Redmine】プロジェクトの全体像を常に把握できるツール ＜Lychee Redmineの特徴＞ 柔軟なカスタマイズ 自社に合わせた専用の拡張機能を利用することが可能です。 安心なセキュリティ 厳重なセキュリティ体制が整っており、安心して社内情報を一元管理できます。 ＜Lychee Redmineの機能・使用感＞ 工数管理機能 常に予定の工数と比較しながら、プロジェクト進捗を正確に把握できる機能が備わっています。そのため、作業の偏りや遅れをすぐに発見できます。 予算管理機能 予定のコストと比較して、コストの超過にすぐ気づけます。そのため、必要な対応をすぐに実施できるのです。 ＜Lychee Redmineの注意点＞ 全社で使うのはハードルが高い可能性がある ユーザーからは、「全社で共用するにはツールとしてのハードルが高すぎる。たとえば文字サイズなど視認性の高いテーマを用意すると、事務・経理系のスタッフともプロジェクトの共有がしやすい」という声があります。（参考：ITrview） PC以外での利用が難しい ユーザーからは「スマートフォン・タブレット環境からのチケット発行やガントチャート編集をもっとやりやすくしてほしい」という声があります。（参考：ITrview） ＜Lychee Redmineの料金体系＞ 以下では、クラウド版とオンプレミス版に分けて料金プランをご紹介します。 ＜クラウド版＞ フリー：0円 スタンダード：900円/ユーザー/月 プレミアム：1,400円/ユーザー/月 ビジネス：2,100円/ユーザー/月 ＜オンプレミス版＞ スタンダード：800円/ユーザー/月 プレミアム：1,500円/ユーザー/月 ビジネス：2,300円/ユーザー/月 Lychee Redmineの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのクラウド型工数管理ツール 以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） Notion Backlog Lychee Redmine 特徴 チーム内のタスクやスケジュールを把握できるツール 直観的な操作で工数管理ができるツール プロジェクトの全体像を常に把握するのに役立つツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 チャット機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 使いこなすのに時間がかかる 情報が埋もれやすい PC以外での利用が難しい 料金 ・無料プランあり ・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは2,970円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは800円/ユーザー/月～ 公式サイト 「Notion」の詳細はこちら 「Backlog」の詳細はこちら 「Lychee Redmine」の詳細はこちら とくに、工数管理では常にプロジェクトの進捗状況がメンバーで簡単に共有できるかを重視すると、業務がスムーズに進みます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 工数管理のメリットやおすすめのツールまとめ これまで、工数管理のメリットやおすすめのツールを中心に解説してきました。 工数管理は、プロジェクトの正確な進捗把握や、今後の計画的なプロジェクト運営工数管理に役立ちます。ただし、プロジェクトに必要な人員や工数を正確に見積ることは難しいです。 したがって、工数計算の精度を上げるには、メンバーの得意不得意や過去のプロジェクト運営から得られた暗黙知をナレッジとして蓄積する必要があります。そのため、「プロジェクトの計画、運営の反省点や成功例を社内で共有できるツール」の利用が最適です。 結論、プロジェクト運営に利用すべきなのは、あらゆる情報を残し、超高度な検索機能で即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効果的なプロジェクト運営を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事・業務効率化アプリ最新11選！比較表も紹介

企業にとって、顧客情報や取引先の情報を分析することは営業活動や今後の方針を考えるうえで重要です。そこで、表計算ソフトのExcel（エクセル）を使った名寄せは、多くの企業で使われている一般的な方法です。 しかし、なかには「Excelの名寄せでどのように顧客情報を管理すればよいかわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelを使った名寄せのやり方や関数の一覧表を中心にご紹介します。 Excelで名寄せをする方法が知りたい 顧客や取引先の情報を分析して今後の業務に生かしたい 社内の情報管理を簡単に管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Excelで名寄せをする方法が分かるだけでなく、社内の情報管理を最適化するツールまで見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 名寄せとは？2 Excelを使った名寄せのやり方2.1 ステップ1｜データの調査2.2 ステップ2｜データの抽出2.3 ステップ3｜データクレンジング2.4 ステップ4｜データのマッチング3 名寄せをする2つのメリット3.1 （1）業務効率が良くなる3.2 （2）取引先や顧客へのミスを防げる4 Excel（エクセル）の名寄せに使える関数一覧表5 【必見】名寄せした顧客情報の管理を最適化する方法とは5.1 あらゆる顧客情報を簡単に管理できるツール「ナレカン」6 Excelを使った名寄せの方法まとめ 名寄せとは？ 名寄せとは、複数のデータベースに分散している会社名や住所などの情報を１つのデータにまとめる作業を指します。 たとえば、企業が管理するデータのなかには、同じ人物や会社に関する情報が複数存在していることが少なくありません。情報の重複を放置していると、同じ顧客に同一のメッセージを送ってしまうといったミスにつながりやすくなるのです。 これらのミスを防ぐためにも「情報の抽出と統合」をする名寄せは、企業にとって重要な作業になると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelを使った名寄せのやり方 以下では、Excelを使った名寄せのやり方を4つの手順で解説していきます。名寄せの大まかな流れを確認しておきましょう。 ステップ1｜データの調査 まずは、名寄せの対象となるデータの調査と選別をして、現状を把握します。 具体的には、データの属性や項目、入力状況を確認し、自社で情報がどのように登録されているかを確かめます。 それらの入力状況から、今後どのようにデータをまとめていくかという方針を決めます。今後の営業やマーケティング活動において、最適な情報の残し方ができるよう、ゴールを設定しましょう。 ステップ2｜データの抽出 次に、ステップ1で決めた方向性に沿って、データベースからデータを抽出します。 複数のデータべースに情報が残されている場合、一つのデータに統合します。この際、フォーマットや入力形式、項目名を統一することが大切です。 たとえば、Aのデータベースでは「企業名」、Bのデータベースでは「社名」で登録されていた情報を統合すると、同じ情報を別名で管理してしまうことになります。そのため、項目を「企業名で統一するのか、社名で統一するのか」などの詳細な部分まで決めておく必要があります。 ステップ3｜データクレンジング データクレンジングとは、重複の削除や表記ゆれの修正を行うことでデータの質を向上させることです。 具体的には、全角文字・半角文字を統一して入力したり、空白や句読点の有無をそろえたりする作業のことを指します。特に、「渡辺」と「渡邊」などの氏名や、「1丁目2番3号」と「1-2-3」などの住所では、表記ゆれが発生しやすいので注意が必要です。 日本語は、ひらがなやカタカナ、漢字など多くの文字を使用するため、データクレンジングの作業には時間がかかりやすいです。そのため、事前に作業時間を多く見積もっておくことがおすすめです。 ステップ4｜データのマッチング 最後に、データのマッチング作業を進めます。 「データのマッチング」とは、複数のデータベースに存在する同一のデータを結び付ける作業です。例えば、企業名と電話番号をキーとして設定しておくと、ツールがその2つの情報をもとに重複しているデータがないか判断をします。 その後、同一であると識別されたデータには同一のIDを与え、それぞれの情報を統合していきます。データを新たに追加したり更新したりするときには、IDの付与や表記の仕方を統一を徹底し、重複のないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 名寄せをする2つのメリット 以下では、名寄せをする2つのメリットについて解説していきます。積極的に名寄せを取り入れて業務効率化しましょう。 （1）業務効率が良くなる 名寄せをすると、業務効率が向上し、効率のよい営業やマーケティング活動ができるようになります。 社内で複数の担当者によって残された情報が分散していると、それぞれのやり方で情報が入力がされます。そのため、同義の語句が異なる文字表記で入力される「表記ゆれ」が生じてしまうのです。 このような表記ゆれを放置していると、必要な情報にアクセスするのに手間がかかります。また、その都度目視で確認する必要があるため、業務効率が低下し、営業の生産性も下がってしまいます。 したがって、名寄せを定期的に行い、必要な情報へのアクセス性を高めましょう。 （2）取引先や顧客へのミスを防げる 次に、名寄せをすることで取引先や顧客へのミスを防げます。 名寄せをしなければ、不備のあるデータや重複したデータがそのまま蓄積され続けてしまいます。これらを放置していると、確認がうまくとれずに同じ顧客に同じDMを送ってしまうなどのミスにつながりかねません。 このような人為的なミスは、自社のイメージや信頼度を下げてしまいます。営業活動において、相手の失礼にあたる行為や信頼を損なう行為を避けるためにも、名寄せをしてデータを定期的に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel（エクセル）の名寄せに使える関数一覧表 以下では、Excel（エクセル）の名寄せに使える関数一覧表をご紹介します。Excelで名寄せをする場合には、以下の便利な関数を押さえておきましょう。 特徴 数式 VLOOKUP関数 表を縦方向に検索し、対応する値を取り出す関数です。複数のExcelデータを一つにまとめるときに便利です。 =VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型) HLOOKUP関数 表を横方向に検索し、対応する値を取り出す関数です。 =HLOOKUP(検索値,範囲,行番号,検索の型) ASC関数 全角文字を半角にする関数です。 =ASC(指定するセル) JIS関数 半角文字を全角にする関数です。 =JIS(指定するセル) TRIM関数 不要なスペースを削除したい場合に使える関数です。氏名などのデータを扱うときに便利です。 =TRIM(指定するセル) CLEAN関数 改行を削除したい場合に使える関数です。備考欄などのデータを扱うときに便利です。 =CLEAN(指定するセル) COUNTIF関数 条件に当てはまるセルの数がわかる関数です。重複を削除するのに役立ちます。 =COUNTIF(範囲,検索条件) 上記の関数を使いこなせれば、Excelで名寄せの作業効率が向上できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】名寄せした顧客情報の管理を最適化する方法とは 以下では、名寄せした顧客情報の管理を最適化する方法を紹介します。 Excelで名寄せした顧客情報をどのように管理すればよいかわからない場合は、「情報管理ツール」と組み合わせて管理することがおすすめです。Excelでは名寄せを簡単にできる一方で、更新の際に都度共有する手間が発生したり、メールで共有すると埋もれてしまったりして「管理が面倒」というデメリットがあります。 そこで、「作成した名寄せや社内の顧客情報を簡単に管理できるツール」を併用しましょう。Excelで作成した名寄せや、付随する顧客情報を一元化すれば、面倒な顧客情報の管理も簡単です。 結論、自社の名寄せ管理には、名寄せを含めたあらゆる顧客情報を簡単に管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、作成した名寄せのExcelファイルを簡単に添付できます。また、付随する顧客情報もテキストや表を用いて整理できるうえ、「ファイル内検索」にも対応しているので、スムーズな顧客情報の管理が実現します。 あらゆる顧客情報を簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelを使った名寄せの方法まとめ ここまで、Excelを使った名寄せの方法を中心に紹介しました。 名寄せとは、複数の取引先や顧客のデータを統合し、一つのデータにする作業を指します。名寄せをすることで、情報の重複や人為的ミスを防ぎ、営業活動の作業効率の向上も期待できます。 ただし、Excelで名寄せした顧客情報は、管理が面倒なうえ、社員に共有する際には都度メールやチャットツールで送る手間がかかります。そのため、顧客情報の管理と共有に手間がかからないツールを併用しましょう。 結論、顧客情報の管理には名寄せしたファイルや顧客情報を一元管理し、リアルタイムで社内に共有できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、顧客情報管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

「exaBase（エクサベース）」とは、企業向けのAIツールをまとめたプラットフォーム（ツールを動かすための環境）です。たとえば、生成AIを活用できる「exaBase 生成AI」や、DX人材を育てられる「exaBase DX アセスメント＆ラーニング」があります。 しかし、exaBaseの導入を検討しているが「どの製品を選びば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、exaBase製品の機能・活用事例を中心にご紹介します。 exaBaseの各製品の機能や料金を把握したい 他社の活用事例を知り、自社の取り組みに役立てたい exaBaseより簡単にナレッジを蓄積・管理できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、exaBaseの具体的な運用イメージを掴みつつ、自社に最適なサービスを検討できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 exaBaseとほかのAIツールとの違い2 exaBase製品の機能とは3 exaBase製品の活用事例3選3.1 ＜事例1＞exaBase 生成AI for 自治体｜兵庫県3.2 ＜事例2＞exaBase FAQ｜住友フォーマ株式会社3.3 ＜事例3＞exaBase DX アセスメント＆ラーニング｜イオン株式会社4 exaBase 製品の料金体系4.1 exaBase 生成AI4.2 exaBase ロープレ5 exaBaseより簡単にナレッジを蓄積・管理できる方法5.1 蓄積したナレッジを簡単にアップデートできる「ナレカン」6 exaBase製品の機能・活用事例まとめ exaBaseとほかのAIツールとの違い exaBaseのほかのAIツールと異なる特徴は、機能ごとに契約できるプラン体系です。 一般的なAIツールでは、機能が定まっており、特定の業務にしか対応できなかったり、多機能すぎて使いこなせなかったりする場合があります。一方、exaBaseは、機能ごとにプランが分かれているので、必要な機能を選んで契約可能です。 したがって、exaBaseはほかのAIツールと比較して、自社の用途に合わせて、必要な機能を柔軟に選べる点が便利です。 ・exaBaseの公式サイトはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ exaBase製品の機能とは 以下は、おもなexaBase製品の機能の比較表です。（※表は左右にスクロールできます。） exaBase 生成AI exaBase FAQ exaBase DX アセスメント＆ラーニング exaBase ロープレ 目的 生成AIの活用 FAQの運用 DX人材の育成 ロープレによる人材育成 AI機能 独自データを生成AIに読み込ませられる 自然言語検索ができる 受験者の能力を高精度で測定できる AIアバターや営業シナリオを自由に設定できる 活用例 アイデア出し・翻訳・プログラミング・議事録作成 質問回答・文章分類・意味検索 設問の出題・受験者の能力測定・診断結果のレポート 1on1トレーニング 公式サイト 「exaBase 生成AI」の詳細はこちら 「exaBase FAQ」の詳細はこちら 「exaBase DX アセスメント＆ラーニング」の詳細はこちら 「exaBase ロープレ」の詳細はこちら このように、製品によって目的や機能が異なるので、自社の用途に合ったものを慎重に選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ exaBase製品の活用事例3選 ここでは、exaBase製品の活用事例3選をご紹介します。他社の事例を把握して、自社の取り組みに役立てましょう。 ＜事例1＞exaBase 生成AI for 自治体｜兵庫県 引用：兵庫県のトップページ 兵庫県では、県民へのメール作成や、イベントのキャッチコピーのアイデア出しなど、行政独自の業務での負担削減が求められていました。 そこで、exaBase 生成AI for 自治体を導入し、メール文面の校正や行政文書の要約、キャッチコピーのアイデア出しを自動化しました。 その結果、単純作業を生成AIが代替することで、職員は思考力が求められる業務に集中できるようになりました。また、作業のミスがなくなり、業務のクオリティが向上しました。 参考：exaBase 生成AI for 自治体＞導入事例＞兵庫県 ＜事例2＞exaBase FAQ｜住友フォーマ株式会社 引用：住友ファーマ株式会社のトップページ 住友ファーマ株式会社では、MR（医療情報担当者）をはじめとする社員から、毎月100件以上、日常業務に関する問い合わせがありました。そのため、問い合わせ対応業務を削減・効率化したいという課題がありました。 そこで、exaBase FAQを導入し、MRがいつでも・どこからでも、必要な情報をすぐに手に入れられるシステムを作りました。 その結果、日常業務に関する問い合わせを約9割削減できました。自然言語検索によって、カタカナやアルファベットの専門用語や、社内独特の用語でも検索できるので、ユーザーが簡単に回答へたどり着ける点がメリットです。 参考：exaBase FAQ＞活用事例＞住友ファーマ株式会社 ＜事例3＞exaBase DX アセスメント＆ラーニング｜イオン株式会社 引用：イオン株式会社のトップページ イオン株式会社では、中期経営計画の成長戦略にて「デジタルシフトの加速と進化」を掲げ、デジタル人材の育成・発掘が急務となっていました。 そこで、exaBase DX アセスメント＆ラーニングの中にある「DIA3.0」という試験を導入しました。そして、約7,000名の社員が、DXアセスメントを受検したのです。 その結果、DXの知識だけでなく、デジタルに対するマインドやスタンスまで可視化できました。また、思考に適性はあるものの、スキルが不足している人材を発掘し、教育の機会を提供できるようになりました。 参考：exaBase DX アセスメント＆ラーニング＞お客様の声＞イオン株式会社 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ exaBase 製品の料金体系 ここでは、exaBase 製品の料金体系をご紹介します。具体的には、「exaBase 生成AI」と「exaBase ロープレ」の2つの料金体系を紹介しています。 exaBase 生成AI exaBase 生成AIの料金体系は、以下の通りです。 基本料金：900円/ユーザー/月 従量料金：入力と回答1000文字当たり27円（GPT-4） 参考：EXAWIZARDS＞NEWS＞エクサウィザーズ、ChatGPTの企業向けサービス 「exaBase 生成AI built with GPT-4」を受付開始 ～月900円の基本料金、セキュリティ・コンプライアンス管理を標準搭載～ exaBase ロープレ exaBase ロープレの料金体系は、以下の通りです。 初期費用：3,000,000円 利用料金：2,000~3,000円/時間 このように、exaBaseは機能ごとの契約になるので、機能によって料金が異なります。製品を導入するときは、料金体系を必ず確認して、費用対効果が見合っているかを検討しましょう。 参考：exaBase ロープレ＞費用 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ exaBaseより簡単にナレッジを蓄積・管理できる方法 以下では、exaBaseより簡単にナレッジを蓄積・管理できる方法をご紹介します。 exaBaseの生成AIでは、自社のナレッジ（マニュアル）を読み込ませることで、あとからナレッジを確認したいときに検索すれば、AIがナレッジから最も適切な回答してくれるので便利です。 ただし、生成AIが正しい回答を示すためには、”正確性を保証された完璧なナレッジ”を読み込ませる必要があります。しかし、必要な内容をすべて網羅したナレッジを作るのは難しいうえ、ナレッジは定期的にアップデートしなければ情報が古くなってしまいます。 したがって、日々更新されていく社内ナレッジを管理するなら、誰でも簡単に情報を検索でき、保管しているナレッジのアップデートがスムーズな「ナレカン」一択です。 ナレカンに入れたナレッジは、高精度で検索できるので「欲しい情報が見つからない」というストレスがありません。また、一度保存したナレッジの編集・更新も簡単なので、「検索結果に古い情報が表示される」という心配もいらないのです。 蓄積したナレッジを簡単にアップデートできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ exaBase製品の機能・活用事例まとめ これまで、exaBase製品の機能・活用事例を中心にご紹介しました。 exaBaseでは、データ連携や自然言語検索、アバターの設定など、多様なAI機能が用意されています。そのため、“文書作成”“質問回答”“1on1トレーニング”などに活用可能です。 また、exaBase 生成AIでは、データをナレッジとして管理できますが、どんなナレッジも、情報の更新があるたびにアップデートしなければなりません。しかし、exaBase 生成AIでは、アップデートのたびに、データを一から入れなおす手間がかかり面倒です。 したがって、ナレッジ管理には、誰でも簡単にナレッジを作成・編集できる「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ナレッジを円滑に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIが搭載された業務効率化におすすめのツール3選！重要性や選定ポイントも紹介

成果を上げている企業は、仕事を完了させて終わりではなく「振り返り」を実施して、業務の改善に取り組んでいます。また、振り返りでは”改善点”ばかり注目しがちですが”継続すべき点”にも目を向けることで、次の業務では長所をさらに活かせます。 一方で、「正しい仕事の振り返り方法が分からない」「振り返った内容を業務に活かせていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事を振り返る方法やフレームワークを中心にご紹介します。 仕事の振り返りができておらず、成功・失敗事例を活かせていない 毎日できる効果的な「振り返り」の方法を教えてほしい 振り返りで得たノウハウを社内のナレッジとして残したい という方はこの記事を参考にすると、毎日の仕事の振り返りがスムーズになり、個人だけでなく会社全体の業務改善案や課題の抽出もやりやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事の振り返りとは？1.1 仕事の振り返りの目的と重要性1.2 正しい仕事の振り返り方法2選2 【テンプレート付き】毎日の振り返りに使えるフレームワーク4選2.1 PDCA2.2 YWT2.3 KPT2.4 4行日記3 ビジネスの振り返りで使えるフレームワーク4選の比較表4 仕事の結果をチームで振り返るときのたった1つのポイントとは5 【必見】毎日の振り返りを効果的にするツール5.1 振り返りシートをナレッジとして活かせるツール「ナレカン」6 業務を振り返るときの4つの注意点6.1 （1）毎日実施する6.2 （2）客観的な事象に注目する6.3 （3）メンバーのミスを責めない6.4 （4）ネクストアクションに繋げる7 仕事を振り返る2つのメリット7.1 （1）モチベーションが上がる7.2 （2）自身について知ることができる7.3 （3）ノウハウを蓄積できる8 仕事の振り返りのやり方やフレームワークまとめ 仕事の振り返りとは？ ここでは、仕事の振り返りの目的や正しい振り返り方などを説明します。効果的に「仕事の振り返り」をしたい方は必見です。 仕事の振り返りの目的と重要性 仕事の振り返りをする目的は、仕事が成功したとき・失敗したときに「何が成功要因で、何が改善点か」を明らかにし、次の業務に活かすことです。 具体的には、上司や同僚、クライアントなどの関係者からフィードバックを収集し、評価された点や改善点を明確にします。とくに、振り返りのときは、改善点ばかり注視してしまいがちですが、成功要因にも目を向けることが重要です。 このように成功要因を継続して取り入れると、次に同じような業務やプロジェクトを進めるときに成功の再現性を高められます。したがって、仕事においては振り返りが重要です。 正しい仕事の振り返り方法2選 仕事の振り返りに時間がかかると、ほかの業務を圧迫してしまい本末転倒です。そこで、”フレームワーク”や”テンプレート”を活用すれば、時間短縮を図りつつ効果的な振り返りが実施できます。 （1）フレームワークを使う 仕事の振り返り方法の1つ目は、フレームワークを使って仕事の改善点が明確化することです。 フレームワークとは、共通して使える考え方や分析するにあたっての枠組みを指します。そのため、仕事の振り返りにフレームワークを取り入れると、考え方にブレが起こりづらく、かつ分かりやすく情報を整理できるのです。 振り返りを単なる感想だけで終わらせず、具体的な改善点に落とし込むには、フレームワークの活用が効果的です。 （2）テンプレートを使う 仕事の振り返り方法の2つ目は、テンプレートを利用して振り返りにかかる無駄な時間を減らすことです。 仕事の振り返りを習慣化するには、振り返りを面倒だと感じない仕組みづくりが大切です。そこで、テンプレートを使うと体裁を整える時間を省けるので、短時間で振り返りを完了できます。 ただし、ExcelやWordの場合、「元テンプレートをコピーして、ほかのシートに貼り付ける（コピー&ペースト）」作業が生じるため不便です。一方、テンプレートを自作したり、わずかな工数で呼びおこしたりできる「ナレカン」なら、毎日使ってもストレスがありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート付き】毎日の振り返りに使えるフレームワーク4選 仕事の振り返りにはすでに体系化されたフレームワークを使うのが効果的です。以下では、仕事の振り返りにおすすめのフレームワークと、すぐに使えるテンプレートをご紹介します PDCA PDCAとは「Plan（計画）・ Do（実行）・Check（評価）・Act（改善）」の頭文字を取ったフレームワークです。この4つのプロセスを順に正しく繰り返すことで、業務の改善点を見つけられます。 Plan：進捗が確認できる定量的な目標とその期日を設定する Do：目標達成に向けて行動する Check：目標の達成率と行動の良し悪しを評価する Act：「Check」の評価を踏まえた改善案を立てる 以上の流れから再び「Plan」に戻り、同じ手順を繰り返します。PDCAはもともと、品質管理のためのフレームワークでしたが、現在ではビジネス全般で幅広く使われています。 （引用画像含む）PDCAのテンプレートの詳細はこちら YWT YWTとは「Y（やったこと）・W（わかったこと）・T（つぎにやること）」の頭文字をとった名前であり、順に書き出すことで仕事内容を整理できます。 仕事の振り返りとして、今までに「やったこと」を通じて「わかったこと」を記載します。そして、課題解決のために「つぎにやること」を決定し記録しましょう。 たとえば、営業職の場合は以下の例文を参考にしましょう。 Y（やったこと） 今月は100件の新規リードに対し、電話やメールでアプローチを実施。 SNSでの物件紹介キャンペーンを実施し、20%の反響を獲得。 W（わかったこと） 初回接触のタイミングや連絡手段が顧客によって異なり、効果的なアプローチ方法が必要。 SNSからの問い合わせは増えたが、具体的な成約には繋がりにくいことが判明。 T（つぎにやること） 顧客のニーズに合わせて電話、メール、SNSなど複数の手段を組み合わせたアプローチを試行。 反響から成約に繋げるため、フォローアップメールや特典の提供を検討。 ただし、チームやプロジェクトにYWTを用いると「やったこと」の情報量が膨大になり、内容の整理が難しくなる点に注意が必要です。したがって、YWTは、チームやプロジェクト単位での振り返りよりも、個人での振り返りに適していると言えます。 （引用画像含む）YWTのテンプレートの詳細はこちら KPT KPTとは「Keep(続けること)、Problem(課題点)、Try(試すこと)」の頭文字をとったフレームワークで、仕事の振り返りにおける、良かった点と改善点のいずれも整理できる特徴があります。 まず、Keep(続けること)、Problem(課題点)、Try(試すこと)の順に欄を作ります。そして、Keepには「今後も継続する良かったこと」を、Problemには「解決するべき問題・課題」を書き、そして、Tryで「問題の解決策や新しく実行すること」をまとめます。 たとえば、営業職の場合は以下の例文が参考になります。 Keep(続けること) 顧客ニーズに応じた提案が契約率向上に繋がったため、今後も継続して詳細なヒアリングを実施する。 反響率が向上したことから、SNSを活用した物件紹介キャンペーンを引き続き実施。 Problem(課題点) 顧客によって初回接触の効果が異なり、アプローチ方法が一貫して効果を上げられていない。 SNSでの反響はあるものの、具体的な成約に結びつかないケースが多い。 Try(試すこと) 成功した営業手法やプロセスをドキュメント化し、全員がアクセスできるようにすることで、ノウハウの共有と定着を図る。 SNSで反響を得た顧客に対し、フォローアップメールや特典を提供し、成約率を上げる取り組みを試す。 社内で振り返る場合は、個人でKeepとProblemを書き出した後に、メンバー全員で共有しTryを社内全体で考えましょう。メンバー全員が問題を把握しやすくなり、全体として次にどう動くべきか明確になるのです。 （引用画像含む）KPTのテンプレートの詳細はこちら 4行日記 4行日記とは「事実・発見・教訓・宣言」の4つの要素を、1要素につき1行（20文字以内）程度でまとめていく方法です。以下では、例文と併せて紹介しています。 事実：1日のなかであった出来事（客観的な事実）を1つ選択して記載する 例文：今週の営業活動では、新規顧客アプローチにSNSを活用し、30件の反響を得たが、成約に至ったのは3件のみだった。 発見：取り上げた出来事のうち、ひらめいたことや気づきを記載する 例文：SNS経由の顧客は、初回接触時に詳細な物件情報を求める傾向があり、十分なフォローが不足していたため成約率が低下していると気づいた。 教訓：さらに、気づき（発見）を通じ、得られたことを教訓として記載する 例文：初回の接触後すぐに詳細な情報を提供し、継続的なフォローアップを行うことで、SNSからの顧客でも成約率を上げることができる。 宣言：最後に次の自分の行動を宣言し、理想の将来像を記載する 例文：次週から、SNSで反響があった顧客には、迅速に詳細な物件情報を提供し、フォローアップのメールや特典を追加して成約率向上を目指す。 上記を日々繰り返すことで、自身の関心事や目標を表面化でき、自然と「自身のありたい姿」に近づいていけるのです。加えて、表現力や論理性、課題解決力の向上も期待できるので、ビジネススキルを底上げしたい方におすすめです。 （引用画像含む）4行日記のテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスの振り返りで使えるフレームワーク4選の比較表 以下はビジネスの振り返りで使えるフレームワークの比較表です。自社でどのフレームワークを利用すべきかわからない方は以下の表を参考にしましょう。（左右にスクロール可） PDCA YWT KPT 4行日記 特徴 行動の前の仮説（計画）に重きをおいている 行動の結果から得られたことに重点をおいている 次にすべき行動を考えることが中心となっている 振り返りを通じて自身の関心事や将来像を明確にできる 個人向けor組織向け 両方 個人向け 組織向け 個人向け 活用シーン 長期的な目標を達成したいとき 短期的な状況の改善を目指しているとき 短期間で課題を解決したいとき 毎日の振り返りを習慣化したいとき 毎日の振り返り 【×】 【◯】 【×】 【◯】 一時的なイベント等の振り返り 【×】 【◯】 【◯】 【×】 長期的なプロジェクトの進捗振り返り 【◯】 【×】 【◯】 【×】 注意点 ・時間がかかる ・突然の出来事に対応できない ・シンプルなので、振り返った内容を次に活かしにくい ・事実を振り返るだけなので課題が見つかりづらい ・課題解決に注力しすぎて「続けること」が疎かになりやすい ・成功要因や良かった点が見落とされてしまう ・「その日」の出来事にフォーカスするので、自身の成長を実感しづらい ・感想ベースになるので、社内のナレッジとして活用しづらい テンプレートサイト 「PDCAテンプレート」の詳細はこちら 「YWTテンプレート」の詳細はこちら 「KPTテンプレート」の詳細はこちら 「4行日記テンプレート」の詳細はこちら 上記のフレームワークは特徴と注意点がそれぞれ異なるため、自社の振り返りで何を重視すべきかをもとに選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の結果をチームで振り返るときのたった1つのポイントとは 仕事の結果を部署やチームで振り返るときのたった1つのポイントは、「成果に焦点を当てること」です。 振り返りには、自分の活動がどのような成果を生み出したのか、具体的なアウトプットを見直すことが重要です。なぜなら、単なる努力や時間ではなく、成果に焦点を当てることで、効果的な業務プロセスを見出せるからです。 とくに、仕事のプロセスを記録し、どの段階でどのような成果が出たのかを上司や同僚からのフィードバックを取り入れながら振り返りましょう。 そこで、「ナレカン」のようなツールを使えば、メンバー全員で振り返り内容を共有できるだけでなく、振り返り方法をマニュアルにして、管理することも可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】毎日の振り返りを効果的にするツール 以下では、仕事の振り返りに最適なITツールをご紹介します。 仕事で成果を上げるには「振り返り」を実施して、自分の行動がどのような影響を与えたかを確認することが重要です。しかし、一人ひとりが異なる方法で振り返っていては、上司や同僚がフィードバックしづらく、振り返りの効果を最大限に発揮できません。 そこで、社内で振り返りの方法を決め、テンプレートを作成して全社に共有しましょう。このとき、共有方法が簡単で、テンプレートのアップデート・確認がすぐにできるITツールを使うと、社内に浸透しやすいです。 したがって、自社が選ぶべきなのは、社内で統一した振り返り方法で目標と成果を比較できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、作成したドキュメントやプロジェクト結果などを共有して評価された点や改善点を明確にし、スムーズに振り返りを実施できます。また、高精度の検索機能によって、過去の成功例や失敗事例を参考にして、次の業務に取り組むときの知見を得られるのです。 振り返りシートをナレッジとして活かせるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った「振り返り」の作成＞ ＜チームの振り返りに役立つ”KPT”の作成イメージ＞ ナレカンでは”表機能”が使えるので以下のように、KPTの雛形も簡単に作れます。 ＜個人の振り返りに役立つ”4行日記”の作成イメージ＞ さらに、セルごとに背景色を変更すれば、見やすさも抜群です。いずれもテンプレートとして登録できるので、毎回一から作成する手間もかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務を振り返るときの4つの注意点 ここでは、仕事を振り返る上での注意点をご紹介します。以下の4つの点に注意することで、ネクストアクションにつながる振り返りを実践できます。 （1）毎日実施する 業務を振り返るときの１つ目の注意点として、毎日実施するように心がけることが挙げられます。 週や月単位で仕事の振り返りをすると、良かった点や改善すべき点を忘れてしまいます。そのため、毎日5分でも仕事の振り返りを実施すべきなのです。 たとえば、日報をまとめるときに各作業内容を書くだけでなく、継続して取り組むべき良かった点や改善点を記載しましょう。業務の進捗と振り返りを併せて記録を残せば、記憶にも残りやすいうえ、翌日以降の意識改善にもつながります。 （2）客観的な事象に注目する 業務を振り返るときの2つ目の注意点として「客観的な事象に注目すること」を大切にしましょう。 とくに、「自身の所感と事実を切り分けて振り返る」点がポイントです。主観が多く入ってしまうと、自分のミスを過剰にネガティヴに捉えてしまい、客観性のある正確な振り返りができません。 また、振り返りをするときには、複数人でフィードバックし合う方法もおすすめです。具体的には、KSF（重要成功要因）を見つけ出すために、該当の業務における「良かった点・改善点」を複数人で抽出し合う方法を取りましょう。 （3）メンバーのミスを責めない 業務を振り返るときの3つ目の注意点は「メンバーのミスを責めないこと」です。 前提として、振り返りは業務改善につなげるための取り組みです。ミスを責めるだけでは次の行動につながらないので、問題の原因や改善点を整理するために、建設的な話し合いを心がけましょう。 また、ミスを責めていては非難されたメンバーのモチベーションも低下してしまいます。そのため、振り返りではメンバーを非難するのではなく、相手の意見を聞いて尊重する姿勢が重要です。 （4）ネクストアクションに繋げる 業務を振り返るときの4つ目の注意点は、振り返ったことをネクストアクションにつなげることです。 失敗の原因を洗い出し、成功の要因を考察しただけでは、次につながる行動が決まらず業務改善は実現しません。現状よりもスムーズに仕事を進めたり質を高めたりするには、必ずToDo（やるべきこと）を明確にして社内で共有しましょう。 そこで、記載した振り返り内容がリアルタイムで任意のメンバーに共有される「ナレカン」のようなツールを使うと、振り返り内容の共有からToDoの実施までがスムーズに進みます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事を振り返る2つのメリット 最後に、仕事を振り返る2つのメリットを確認します。適切に振り返ると、業務の効率化や改善だけでなく、以下のような効果も見込めるのです。 （1）モチベーションが上がる まず、適切な振り返りは、社員のモチベーション向上につながります。 仕事の振り返りでは、良かった点に加えて「次回に向けた課題点」を抽出します。その後の振り返りで「課題点」をクリアできていれば、チームや個人の成長を実感でき、社員のモチベーションがあがるのです。 このように、定期的な振り返りは「目標の達成を繰り返すプロセス」でもあるため、社員のやる気を高められます。 （2）自身について知ることができる 次に、自身についての理解を深められる点もメリットだと言えます。 振り返りの実施によって、何が原因で作業を上手く進められなかったのかを整理できます。そこで、自身のスキルや知識不足の認識につながれば、弱点克服に向けて、最適なアクションを起こせるようになるのです。 反対に、振り返りを通じて、自身の得意分野も見つけることも可能です。そこから、自身の強みを生かした立ち回りを意識できれば、他のメンバーと差別化を図れるだけでなく、チームの成果にもつながります。 以上のように、仕事の振り返りを実施すれば、今まで見落としていた自身の弱点や強みに気づけます。 （3）ノウハウを蓄積できる さいごに、振り返りを通じて、社内にノウハウを蓄積できる点も大きなメリットです。 振り返りの記録を適切に残せば、「課題解決の方法」や「成功の要因」を社内のノウハウとして蓄積できます。たとえば、プロジェクトが終わるごとに振り返りをまとめておけば、次回以降のプロジェクト開始前に確認して、ノウハウを引き継げるのです。 このような、振り返りで得たノウハウを会社のナレッジとして活用するためには、適切な方法で記録を残すことが重要です。 そこで、社内の情報をうまく活用できている企業は、簡単なテキスト入力で誰でも見やすく振り返りをまとめられて、業務やプロジェクトのノウハウを高精度で検索できる「ナレカン」のようなツールを使っています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の振り返りのやり方やフレームワークまとめ これまで、仕事を振り返るときの注意点やメリット、振り返りに使えるフレームワークを中心にご紹介しました。 仕事の振り返りをすると、業務やプロジェクトの「課題解決の方法」や「成功要因」を抽出できます。さらに、それらを適切に記録に残すことで、振り返りの内容を「社内のナレッジ」として活用できるのです。 そこで、振り返りの内容を紙やExcelで残そうとすると、紛失したり、どこに保存したのか分からなくなったりして活用されません。そのため、必要な振り返りの記録をすぐに探し出せるITツールが必要です。 結論、仕事の「振り返り」を実施するのであれば、個人・会社がそれぞれのノウハウを残すことができ、ほかのメンバーが超高精度の検索機能で参照できるツールの「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って仕事の「振り返り」を実施し、継続して成果を上げられる組織をつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！