ナレッジマネジメント
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プレスリリースは、企業が新しい取り組みや情報を社会に伝えるための重要な広報手段です。メディア掲載を狙うだけでなく、顧客・取引先・求職者など、あらゆるステークホルダーとの信頼構築にもつながります。 しかし、「何を書けばいいのか分からない」「そもそもどう使えばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、プレスリリースの目的や作成・配信時のポイントを中心にご紹介します。 プレスリリースが企業にどのような効果をもたらすのか知りたい 自社でプレスリリースを活用したい プレスリリースの書き方・構成・フォーマットを把握したい という方はこの記事を参考にすると、プレスリリースを有効活用して、少ない費用で効果的に企業の宣伝ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 プレスリリースとは1.1 プレスリリースの意味1.2 「広告」との違い1.3 「ニュースリリース」との違い2 プレスリリースの3つの目的2.1 （1）自社への信頼性向上2.2 （2）協業や支援の獲得2.3 （3）費用対効果3 プレスリリースの書き方4 プレスリリース作成の3つのポイント4.1 （1）画像を掲載して読みやすくする4.2 （2）正確で信頼できる事実を伝える4.3 （3）社会性やトレンド性を含ませる5 プレスリリースの注意点2選5.1 （1）報道内容はメディアが判断する5.2 （2）配信して終わりではない6 プレスリリースを“活かせる”企業の特徴6.1 プレスリリースを効果的に運用できるツール「ナレカン」7 プレスリリースの配信目的やポイントまとめ プレスリリースとは ここでは、プレスリリースの意味と、広告・ニュースリリースとの違いについて解説します。プレスリリースについて理解を深めたい方は必見です。 プレスリリースの意味 プレスリリースとは、企業や組織がメディアに対して発表する「広報用の公式文書」です。 リリースは「発表・公開」を意味し、プレスリリースでは未公開の新しい情報を発信するのが基本です。内容は新商品・新サービスの案内に限らず、経営方針の変更や人事異動など、あらゆる企業活動が対象になります。 このように、プレスリリースは企業の最新情報を社会に伝えるための重要な広報手段といえます。 「広告」との違い 広告は「企業→一般消費者」であるのに対して、プレスリリースは「企業→メディア→一般消費者」とメディアを通して消費者に情報を届けます。 広告は、自社の商品やサービスを売り込むために費用をかけて掲載するもので、商品の魅力を直接アピールできます。一方、プレスリリースでは、コストを押さえつつ、メディアに掲載してもらうことで、ニュースとして世間に情報が発信されます。 つまり、広告は費用をかけて「自由に伝える」手法、プレスリリースはコストを抑えて「報道として伝えてもらう」手法という違いがあります。 「ニュースリリース」との違い プレスリリースは報道関係者向けに配信されるのに対して、ニュースリリースは世間に直接情報発信することを指します。 しかし、最近では企業がダイレクトに一般消費者へ情報を届けるようになったため、ニュースリリースとプレスリリースの内容や言葉の違いに大きな違いはないといえます。 よって、2つの言葉に大きな違いはないものの、プレスリリースは報道機関向けに、ニュースリリースは世間に向けて発信されることが多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ プレスリリースの3つの目的 プレスリリースには、ただ企業情報を発信するだけでなく、さまざまな目的や効果があります。そこで、プレスリリースによって得られる効果や目的を解説します。 （1）自社への信頼性向上 プレスリリースを配信すると、自社への高い信頼性が得られます。 メディアという第三者から発信される客観的な情報であるからこそ、広告よりも情報の信頼性を高めやすいです。また、メディアに掲載されたという実績は、自社商品への信頼を裏付ける効果も発揮します。 このことから、プレスリリースはメディアを通しているため、信頼性の高い情報として消費者が受け取りやすく、企業への信頼を高めるのに役立つのです。 （2）協業や支援の獲得 幅広い情報を発信できるプレスリリースは、協業や支援にもつながります。 プレスリリースでは、新商品に関する情報や企業の思いや今後の見通しなど、多面的な情報を発信できます。そして、プレスリリースを通して、企業の信頼度や知名度が向上することで、投資家や会社役員の目に留まりやすくなり、協業や支援の可能性が高まります。 以上の点から、企業の信頼度や知名度を高めやすいプレスリリースは、興味を持ってもらいやすく、協業や支援につながりやすいです。 （3）費用対効果 プレスリリースを活用すると、高い費用対効果が期待できます。 広告に比べてコストが抑えられるにもかかわらず、メディアに取り上げられれば、一気に情報を拡散できる可能性があります。掲載されなかった場合でも、SNSや検索エンジンを活用することで、自社から直接情報発信することも可能です。 このように、プレスリリースは低コストでありながら、高い情報拡散力を持つ手法であり、非常に優れた費用対効果が期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ プレスリリースの書き方 プレスリリースの基本構成は、「タイトル」「リード文」「本文」「企業情報」「問い合わせ先」の5つです。それぞれの書き方は、以下です。 タイトル 一目で内容が伝わるように具体的な表現にすることが重要です。 読者の目を引く、簡潔でインパクトのあるタイトルをつけましょう。 リード文 要点を簡潔にまとめましょう。 「誰が・何を・なぜ・いつから」など、本文に入る前に概要を3〜4行で伝えます。 本文 発表に至った背景・リリース内容の詳細・今後の展望や代表者・開発者のコメントなどを盛り込みます。 企業情報（会社概要） リリースの信頼性を担保するために、会社名・所在地・事業内容など会社の基本情報を記載します。 問い合わせ先 メディア・読者が連絡できる窓口を明確にするため、担当者名、電話番号、メールアドレスなど、連絡先を必ず記載しましょう。 以上の基本項目を押さえて、多くの人に伝わるプレスリリースにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ プレスリリース作成の3つのポイント プレスリリースの書き方の要点を3つご紹介します。以下の点を押さえることで、メディアが使用しやすいプレスリリースを作成できます。 （1）画像を掲載して読みやすくする 1つ目に、メディアの興味を引くためにも、プレスリリースには、内容のイメージが湧きやすい画像を挿入するようにしましょう。 画像が添付されていると、一目で内容を理解しやすくなり、読み手の関心をひきつけやすくなります。さらに、内容を裏付けるデータを記載するときは、表やグラフなども挿入すると、見やすさや信憑性が高まるため、メディアも発信しやすくなります。 以上のように、プレスリリースに掲載される画像は、メディア側にとっても報道の可否を判断する材料となるため、本文だけでなく、画像や写真にもこだわりましょう。 （2）正確で信頼できる事実を伝える 2つ目に、プレスリリースでは、信頼できる正確なデータを含んだ事実を伝えましょう。 配信する情報に関連するデータや数値、調査結果などを記載すると、内容に説得力を持たせられ、顧客に安心感をあたえることができます。また、主観的な表現は不信感を招く原因となるため、できる限り避けて、鮮度が高い情報を提供することが大切です。 このように、プレスリリースには信頼できるデータを盛り込み、正確な情報を掲載するよう心がけましょう。 （3）社会性やトレンド性を含ませる 3つ目に、メディアに掲載されるプレスリリースには「社会性」や「トレンド性」が不可欠です。 メディアは「多くの人が関心を持つ情報」を求めています。そのため、時代の流れに合った話題性や、地域貢献・社会課題などに関連する社会性を含んだプレスリリースは、採用されやすい傾向があります。 つまり、単なる商品紹介にとどまらず、世の中の関心ごとと結びつけて発信することが、プレスリリース成功の鍵なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ プレスリリースの注意点2選 以下では、プレスリリースを配信するときに注意すべき点を2つご紹介します。これらを押さえておかないと、効果的なプレスリリースを実施できない可能性があるため気を付けましょう。 （1）報道内容はメディアが判断する 1つ目の注意点は、報道内容はメディアが判断して配信する点です。 プレスリリースでは、報道内容に関して企業側が指示をする権限は基本的にないため、意図していない報道や、一部の情報のみ取り上げられる可能性もあります。そのため、誤解が生じない内容やメディアがどう受け取るか考えて作成する必要があります。 このように、プレスリリースの報道内容はメディア側の判断に一任されるため、作成するときはできるだけ誤解が生じないよう意識しましょう。 （2）配信して終わりではない 2つ目の注意点として、プレスリリースは、ただ送るだけでは十分な効果は得られません。大きな反響を得るためには、メディアに「取り上げたい」と思わせる工夫が必要です。 そのためには、トレンド性や独自性のある切り口を取り入れ、それを裏付ける信頼性のあるデータや具体的な事例を盛り込むことが重要です。メディアにとって「ニュース性」が高いと判断されれば、掲載の可能性は一気に高まります。 つまり、プレスリリースは「配信して終わり」ではなく、「メディアの目に留まる工夫とPR活動」がセットで必要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ プレスリリースを“活かせる”企業の特徴 以下では、プレスリリースを効果的に活用できている企業の特徴をご紹介します。 プレスリリースは、社外に向けた「公式文書」であるため、社内で正確な情報を作成・管理する体制が欠かせません。また、「いつ・どんな内容を出したか」を社内で把握しておかないと、効果検証や次回施策への活用ができなくなります。 しかし、過去のリリースがファイルストレージや個人PCに分散していると、必要な情報をすぐに見つけられません。加えて、承認フローが属人化している場合は、公開までに余計な時間がかかることもあります。 そこで、プレスリリースの活用が進んでいる企業では、過去のリリースや承認済みテンプレートを一元化しています。結論、プレスリリースを効果的に運用するには、プレスリリースに関するナレッジをまとめて管理できるツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、プレスリリース原稿に添削履歴を残すことができ、社内にノウハウを蓄積できます。さらに、「承認フロー機能」により、確認の負荷が抑えられるので公開までのスピードと正確性を大きく向上させられます。 プレスリリースを効果的に運用できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ プレスリリースの配信目的やポイントまとめ これまで、プレスリリースの目的や作成するときのポイント、注意点を中心にご紹介しました。 プレスリリースは配信しても必ずメディアで掲載されるとは限らないため、メディアの目に留まるように工夫して作成しなければなりません。そのためには、試行錯誤を繰り返しながら、社内にノウハウを蓄積していく必要があります。 しかし、過去のプレスリリースやフィードバックの内容が共有されていないと、毎回ゼロから作らなければならず、非効率です。そのため、社内で発行済みのプレスリリース、承認済みのテンプレート、校正ルールを一元化しましょう。 結論、プレスリリースを効率的に作成するには、プレスリリースの書き方が共有可能で、バージョン管理や承認フローがスムーズにできるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、効率良く、企業の宣伝活動をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

社内ヘルプデスクには、ITシステムの使い方からエラーの対処法まで、さまざまな問い合わせが寄せられます。とくに、近年では政府が「企業のDX化」を奨励しているので、新しくITツールを導入する企業が増加し、ヘルプデスクの必要性も高まりました。 一方、ヘルプデスクへのニーズの高まりに伴い、担当者が扱う情報が増えて、担当者がストレスを抱えていることも多くあります。しかし、現状を改善したいと考えていても「ヘルプデスクの情報共有を円滑する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ヘルプデスクの情報共有を円滑にする方法、情報共有ツールの選定ポイントを中心に解説します。 ヘルプデスクの情報共有を円滑にしたい ヘルプデスクで使う情報共有ツールの選定ポイントを知りたい ヘルプデスクに最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ヘルプデスクに情報共有が最適な理由が分かり、業務の負担を大きく軽減できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ヘルプデスクとは1.1 ヘルプデスクの概要1.2 ヘルプデスクの課題2 ヘルプデスクで使う情報共有ツールの選定ポイント3選2.1 ポイント1｜情報共有が簡単にできるか2.2 ポイント2｜必要な情報に瞬時にアクセスできるか2.3 ポイント3｜サポート体制が整っているか3 【必見】ヘルプデスクの抱える課題に最も効果的な情報共有ツール3.1 ヘルプデスクの業務効率化に最適なツール「ナレカン」4 ヘルプデスクに情報共有ツールを導入するメリット4.1 （1）情報共有の負担が軽減する4.2 （2）対応のスピードが早まる4.3 （3）社内にノウハウを蓄積できる5 ヘルプデスクに最適な情報共有ツールや選定ポイント ヘルプデスクとは ここでは、ヘルプデスクの概要と課題をご紹介します。ヘルプデスクが抱える課題を知り、適切な改善をしたい方は必見です。 ヘルプデスクの概要 ヘルプデスクとは、IT機器やシステムに関する問い合わせを受ける仕事です。 ヘルプデスクの担当者は、ITツールの使い方からエラーの対応まで幅広い業務をします。しかし、情報システム部に所属する社員が兼任しており、少ない人数で多くの業務をこなしているケースも少なくありません。 そのため、ヘルプデスクに問い合わせが殺到すると、回答までに時間がかかる現状があるのです。したがって、一つひとつのトラブルへ迅速に対処できるように、問い合わせの減少に取り組むことが大切です。 ヘルプデスクの課題 ヘルプデスクの課題としては、以下の3点が挙げられます。 対応する範囲が定まっていない 対応範囲が明確でなければ、メールの作成方法などの初歩的な質問からシステムの利用方法まで、さまざまな問い合わせが寄せられます。その結果、担当者の負担が増えてしまうのです。 マニュアルが社員に活用されない ITツールのマニュアルを用意しても「必要な情報を見つけるのに時間がかかる」などの理由から、社内で活用されないケースも多いです。その結果、疑問はすべてヘルプデスクに寄せられることになり、問い合わせが増えてしまうのです。 対応に時間がかかる 場合によっては、担当者の知識が浅かったり意図が正しく伝わらなかったりすることもあります。その結果、トラブルの解決に無駄な時間がかかってしまうのです。 上記の課題が当てはまっているヘルプデスクは、早急に業務体制を見直しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ヘルプデスクで使う情報共有ツールの選定ポイント3選 ヘルプデスクの情報共有を円滑にするためにはITツールの導入が欠かせません。以下では、ヘルプデスクで使う情報共有ツールの選定ポイントを3つ解説します。 ポイント1｜情報共有が簡単にできるか ポイントの1つ目は、情報共有が簡単にできるツールかです。 ヘルプデスクには、日々新しい情報が集積されます。そのため情報をスムーズに共有できる仕組みが整っているかは、業務の質や生産性に向上に直結します。たとえば、FAQの作成や更新が容易に行えるか、社内の情報を共有しやすいかといった点が重要になります。 したがって、ヘルプデスクには可能な限り情報共有が簡単にできるツールを選択しましょう。 ポイント2｜必要な情報に瞬時にアクセスできるか ポイントの2つ目は、必要な情報に瞬時にアクセスできるかです。 過去のFAQや問い合わせ履歴の中から、必要な情報を迅速に見つけ出せる検索機能はヘルプデスクの業務の効率化には欠かせません。高度な検索機能や社内の情報を一元管理できるツールであれば、問い合わせ対応やFAQの作成の時間を大幅に短縮できます。 また、「キーワード検索」だけでなく、AIなどを活用した絞り込み機能があると、よりスムーズに業務に取り組むことができます。 ポイント3｜サポート体制が整っているか ポイントの3つ目は、サポート体制が整っているかです。 導入時やその後の運用において、ツールの操作方法に関する疑問やトラブルが発生する可能性は十分にあります。ツールを提供する企業のサポート体制が充実しているかが、安心してツールを利用し続けるためには重要です。 とくに、サービスを導入・移行する場合、初期設定に時間を要することが少なくありません。そこで、「導入から運用まで手厚いサポート体制が整っているツール」であるかを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】ヘルプデスクの抱える課題に最も効果的な情報共有ツール 以下では、ヘルプデスクの業務効率化に最適なツールをご紹介します。 ヘルプデスク担当者の業務が逼迫し、社内外からの問い合わせ対応が遅れてしまうと、業務の停滞を招き、顧客満足度の低下にも繋がりかねません。そのため、ヘルプデスクの業務効率化には、質問と回答、ノウハウの一元管理ができる仕組みを構築することが不可欠です。 そこで、「情報共有ツール」を導入し、FAQの作成や過去の問い合わせ履歴を蓄積しましょう。ただし、検索性の低いツールでは必要な情報が必要なときに見つからず、情報を探すのに時間的・人的コストがかかってしまうため注意が必要です。 結論、自社が導入するべきなのは、社内のあらゆる情報を一元的に共有・管理でき、ほしい情報を確実に絞り込めるツール「ナレカン」「ナレカン」 一択です。 ナレカンでは、社内の情報の管理・共有だけでなく「ファイル要約機能」を使えば、FAQや過去の問い合わせ履歴の要点を自動でまとめられます。また、AIを活用した「超高精度の検索機能」で即アクセスすることが可能です。 ヘルプデスクの業務効率化に最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ヘルプデスクに情報共有ツールを導入するメリット ここでは、ヘルプデスクに情報共有ツールを導入するメリットを3つご紹介します。ヘルプデスクの業務負担を改善したいが、効果的な対策が分からない」という担当者の方は必見です。 （1）情報共有の負担が軽減する はじめに、情報共有の負担が軽減するメリットがあります。 たとえば、社内FAQ（よくあるご質問）をツールで共有すると、社員は検索をかけるだけで必要な情報にアクセスできます。その結果、些細な疑問はすべてツール上で解消されるため、ヘルプデスクへの問い合わせが減少するのです。 さらに、クラウド型の情報共有ツールであれば、追加・修正した情報はほかの社員の端末にも瞬時に反映されます。そのため、情報の更新に手間がかかりません。 （2）対応のスピードが早まる 次に、ヘルプデスクに情報共有ツールを導入すれば、問い合わせ対応も迅速になります。 情報共有ツールであればツール上でやりとりができるので、電話やメールが不要です。そのため、メモをしたりメールファイルを毎回開いたりすることなく、スムーズに対応できるようになります。 さらに、情報共有ツールは時間や場所を問わずに使えるため、社外にいても問い合わせの状況や内容を確かめられるのです。 （3）社内にノウハウを蓄積できる 最後に、ヘルプデスクにツールを導入すればノウハウも蓄積できます。 仮に、ヘルプデスクでのやりとりが口頭であれば、ノウハウは一人ひとりに属人化されてしまい、逐一本人に聞かなければなりません。加えて、紙やメール、Excelといった方法では、目的の情報が埋もれるので探し出すのが面倒です。 しかし、情報共有ツールであればすべてのデータを一カ所に集められるので、ノウハウを残すのに大きく役立ちます。なかでも、AIを活用した高度な検索機能が備わった「ナレカン」「ナレカン」 を使えば、目的の情報をわずかな操作で見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ヘルプデスクに最適な情報共有ツールや選定ポイント ここまで、ヘルプデスクに最適な情報共有ツールや選定ポイントを中心にご紹介しました。 ヘルプデスクに情報共有ツールを導入すれば、FAQの作成や過去の問い合わせ履歴を蓄積でき、業務のクオリティーや対応速度の向上につながります。また、高度な検索機能の備わったツールであれば、ヘルプデスクでの情報検索のストレスが解消されます。 ただし、新しいツールの導入や移行には、初期設定に人的・時間的コストがかかることも少なくありません。そのため、導入から運用までのサポート体制が整っているツールを選択すると、スムーズな移行と利用開始が可能になります。 結論、ヘルプデスクの情報共有には、高度な検索機能が備わっており、導入・移行サポートも充実した「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、ヘルプデスクの悩みを解消しましょう。

企業にとって、業務情報は重要な経営資源であり、業務効率化や生産性向上には必要不可欠です。こうした情報を適切に管理する方法として、「情報の一元管理」があります。 とはいえ、一元管理の重要性は分かっていても社内全体での一元管理が実現できず、情報が散在していることに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、一元管理の概要や効率化のコツを中心にご紹介します。 情報を一元管理する方法が分からない 情報を一元管理するメリット・デメリットが知りたい 社内の情報の一元管理に最適なツールを教えてほしい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、一元管理について深く理解しながら、実践するときの具体的なイメージができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 一元管理とは？1.1 一元管理と一括管理の違い1.2 経営資源を一元管理する重要性2 一元管理の3つのメリット2.1 1. 業務効率化2.2 2. 円滑なコミュニケーションの実現2.3 3. 情報の活用が活発化3 情報の一元管理システムの選定ポイント3.1 サポート体制が整っているツールを選ぶ3.2 あらゆる情報資産を統合的に取り込める3.3 情報へ高いアクセス性のあるツールを選ぶ4 情報の一元管理に最適なおすすめツール4.1 社内の情報を最も簡単に一元管理できるツール「ナレカン」5 【簡単解説】ビジネスにおける一元管理の2つのパターン5.1 個人業務の一元管理5.2 社内業務の一元管理6 一元管理の2つのデメリット6.1 複雑なツールでは社内に浸透しない6.2 システム導入時に手間がかかる7 情報の一元管理の概要や効率化のコツまとめ 一元管理とは？ 以下では、一元管理の概要をご紹介します。社内で実践できている企業は、既に一元管理に対する知識を全社員で共有できているのです。 一元管理と一括管理の違い 一元管理と似た言葉には、一括管理があります。それぞれの意味は以下の通りです。 一元管理 社内情報を一か所にまとめるだけでなく、管理方法まで統一する方法です。 一括管理 個々の部署や担当者が管理していた情報を一か所に集約して管理する方法です。 このように、異なる管理方法で集約する一括管理よりも、同じ管理方法で集約する一元管理であれば、集積したデータや情報をより効率的に活用できるようになるのです。 経営資源を一元管理する重要性 企業が業績を上げるには、経営資源を一元管理して適切な経営判断ができる環境が必要であるからです。 一般的に、企業の経営資源は「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の4つの要素から成り立ち、とくに「情報」の一元管理は円滑な経営の要となります。企業が取り扱うべき情報は日々増え続けているので、適切に管理しなければ有益な情報を活用できません。 たとえば、顧客データや業務ノウハウ、生産管理データなどあらゆるカテゴリーの社内情報を統合されたデータベースに一元管理できると、生産フローや問い合わせ処理などの業務が効率化されるのです。 また、一元管理によって誰でも社内情報を確認できる場がつくられるため、部署や部門ごとで発生する情報の属人化防止にも役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 一元管理の3つのメリット 以下では代表的な3つのメリットについてご紹介します。代表的なメリットを押さえて、社内に一元管理の必要性を認識させるのに役立てましょう。 1. 業務効率化 一元管理のメリットのひとつとして、業務効率化が挙げられます。 情報の一元管理によって「単純作業がなくなる」「必要な情報がすぐに見つかる」など、社内のあらゆる業務の効率化が進むのです。 たとえば、社内情報が複数の場所で管理されている場合、必要な情報を手に入れるには管理場所をほかの社員に聞いたり、わざわざ足を運んだりする必要があります。このような手間は、作業時間が阻害され作業効率の低下につながりかねません。 一方、情報の一元管理が浸透している状態では、即座に必要な情報へアクセス可能です。また、業務ノウハウにおいても、新入社員や他部署の人が優秀な社員の知見をすばやく閲覧でき、各社員を教育するよりも、スキルアップのプロセスを効率化させます。 2. 円滑なコミュニケーションの実現 円滑なコミュニケーションの実現も一元管理のメリットです。 たとえば、情報の管理方法が部門や立場ごとに異なる場合、情報共有のハードルが高まります。その結果、業務以外のコミュニケーションも減少し、部門間の円滑な情報共有も少なくなってしまうのです。 一方で、情報を一元管理していると、社内情報をひとつの管理方法でまとめるため、経営層と現場、営業と開発など部署を越えた情報共有に役立ちます。 3. 情報の活用が活発化 情報の一元管理により、情報の活用が社内で活発になることもメリットのひとつです。 情報が一元管理されていないと、社内情報が分散し、整理も不十分で有効活用が難しくなります。一方、一元管理ができていれば、社員全員が共通の情報にすぐアクセスでき、情報格差の軽減や属人化の防止につながります。 その結果、効率的に業務が進行するようになり、さらに情報が蓄積されて活用が促進されるという好循環が生み出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 情報の一元管理システムの選定ポイント ここでは、情報の一元管理システムの選定で押さえるべき3つのポイントを解説します。作業時間の短縮やスムーズな情報共有による業務効率化には、以下のポイントが欠かせません。 サポート体制が整っているツールを選ぶ まず、サポート体制が充実しているツールであるかを確認しましょう。 サポート体制が充実したツールであると、導入時や運用中に予期せぬトラブルや疑問点が発生した場合のリスクを最小限にすることができます。問い合わせ窓口があるか、メールサポートやFAQが充実しているかなどを確認しましょう。 とくに、データ移行支援や説明会の実施などのサポート体制も確認しておくと、新規導入時の負担を軽減できます。 あらゆる情報資産を統合的に取り込める 次に、あらゆる情報資産を統合的に取り込めるツールであることも重要です。 社内の情報は、文書だけでなく画像や動画など、多様な形式で存在します。それぞれの形式に対応できるかを事前に確認することが重要です。 このように、図や写真、動画マニュアルなどを含む情報資産を統合的に管理できるツールは、社内共有を円滑に進めるうえでも有効です。/div> 情報へ高いアクセス性のあるツールを選ぶ 最後に、必要な情報に素早くアクセスできる機能が搭載されてツールを選択しましょう。 企業が取り扱う情報は膨大な量であり、日々の業務のなかでさらに増え続けます。そのため、膨大な社内情報から、瞬時に目的の情報を探し出せなければ、情報の一元管理ができているとは言えません。 したがって、情報の活用を促すには、導入するITツールに誰でも簡単に必要な情報へ即アクセスできる機能が搭載されている必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 情報の一元管理に最適なおすすめツール 以下では、情報の一元管理に最適なツールをご紹介します。 情報は重要な経営資源であり、業務効率化や生産性向上には必要不可欠です。なぜなら、情報が一箇所に集約され、誰もが同じ方法でアクセスできれば、必要な情報を素早く見つけられ、時間と手間を削減できるからです。 そこで、「ITツール」を導入し、社内情報を集約し、一元管理をしましょう。ただし、ツールを乗り換えるときには、初期セットアップに時間がかかりがちです。そこで、「導入・運用支援が充実しているツール」を選ぶと、ストレスなく利用を始められます。 結論、情報の一元管理には、誰でも簡単に社内の情報を管理・検索でき、サポートも充実したツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンは社内に散在するマニュアルなどの情報資産を一元管理し、誰でも簡単に検索できる機能が備わっています。また企業ごとに運用方法を提案してくれるような「サポート体制」も整備されているので安心です。 社内の情報を最も簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【簡単解説】ビジネスにおける一元管理の2つのパターン ビジネスにおける一元管理のパターンには「個人業務」と「社内業務」があります。組織で管理すべき情報と個人で管理すべき情報を棲み分けて管理しなければならない点に注意です。 個人業務の一元管理 個人業務で管理すべき情報は以下の通りです。 書類やデータの一元管理 個人業務に使用する書類やデータが該当します。議事録や報告書などのデータを一元管理すると、一ヶ所に情報が集約されるので、いつでもファイルやフォルダを確認できます。したがって、メールにファイルを添付して送信したり、書類を印刷したりする手間がかかりません。 スケジュールの一元管理 スケジュールも一元管理するのが大切です。たとえば、各取引先との面談予定をWordやExcelでファイルごとに管理していると進捗確認のときに即答できなかったり、ダブルブッキングを引き起こしたりします。そのため、スケジュールは可視化して管理する必要があります。 タスクの一元管理 「いつまでに何をしなければならないのか」を明確にしてまとめておけば、業務の優先順位が頭で整理されます。しかし、タスクの一元管理によって、抜け漏れや焦りによるミスの発生を防げるのです。 このように、社員自身で把握する個人の業務情報であったとしても、一元管理をすると情報の整理ができ、業務工数の削減や人的ミスの発生を防げます。 社内業務の一元管理 社内全体・部署・部門全体で一元管理すべき情報は以下の通りです。 顧客の一元管理 顧客との良好な関係を築くのにも一元管理は役立ちます。たとえば、顧客の名刺や契約書、問い合わせ情報などの顧客情報をまとめれば、「どの分野に興味があるのか」「何を重視する傾向にあるのか」詳細な分析ができます。そのため、顧客のニーズに沿った提案ができるきっかけとなるのです。 在庫の一元管理 商品や材料の見積もり・受注・売上状況・発注・仕入れなどの在庫情報を一元管理できると、部署間の連携不足による人的ミスの発生が発生しません。したがって、正確な在庫状況を確認できるので、余剰在庫を減らし在庫切れを防ぎます。 経費の一元管理 会議費や旅費交通費、物品購入費などの経費精算業務は多大な時間がかかるうえ、不正や漏れがあってはなりません。こうした経費精算業務でも、一元管理を活用すると経費精算のフローを整えながら人的ミスを減らせます。 このように、全社で必要な情報を一元管理する体制ができれば、社員のミスの発生を防いだり生産性向上に繋がったりするのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 一元管理の2つのデメリット 膨大な社内情報の一元管理は、人力では限界があるのでITツールの存在が欠かせません。しかし、一元管理に必要なITツールに関して、以下のような考慮すべき2つのデメリットがあります。 複雑なツールでは社内に浸透しない 社内情報の一元管理を実現するツールは、「多機能」かつ「高性能」という特徴があります。多機能や高性能なツールは便利な一方、複雑で使いこなせなず、結局導入しても浸透しない問題があります。 たとえば、ITツールが多機能で高性能でも「操作が難しい」と、ITリテラシーのある一部の社員しか利用できない状況が発生します。ツールは全社で利用されて効果を発揮するので、費用対効果が悪いまま使い続けることになってしまうのです。 したがって、社内情報の一元管理を実現のためITツールを選択するときは、操作がシンプルなツールであるかを重視しましょう。 システム導入時に手間がかかる 社内情報の一元管理がうまくいかず、不満を感じている場合は、「利用中のサービスを見直す」ことが重要です。ただし、サービスを切り替えるときには、事前の準備に想像以上の時間や手間がかかることも少なくありません。 たとえば、ExcelやWordなどの既存のデータファイルの移行や、導入後の操作方法の習得には、多くの人的・時間的コストが発生します。そのため、「導入から運用まで手厚い支援体制が整っているツール」を選ぶことが重要になります。 したがって、社内の情報を一元管理するには、初期導入支援や、導入後のサポート体制が充実している「ナレカン」「ナレカン」のようなサービスを選ぶことで、スムーズな運用開始が期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 情報の一元管理の概要や効率化のコツまとめ ここまで、一元管理の概要や効率化のコツを中心に解説してきました。 一元管理は、個人業務のみならず社内業務でも必要であり、社内全体で実施すると情報管理を基点とした業務効率化が見込めます。また効率的な一元管理をするには、社内で蓄積した情報に即アクセスできるツールを導入しましょう。 ただし、ツールの導入や乗り換えには、初期設定や社員への操作説明に時間も手間もかかってしまいます。そこで「導入・運用支援が充実しているツール」を選ぶと、ストレスなく利用を始められます。 したがって、自社で導入すべきなのは社内の情報を簡単に一元管理でき、導入支援などサポート体制も整った「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、情報の一元管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

情報化社会となった現代において、あらゆる情報がデータ化され、企業・個人の間を行き交うようになりました。しかし、データ化した情報は正しく取り扱われなければ、内部からの情報流出はもちろん、外部からの攻撃による情報漏えいといったリスクに晒されます。 このようなリスクを回避するためにも、部署や部門における情報管理のリテラシーが必要とされているのです。 しかし、部署や部門によっては情報の扱い方に懸念があり、リテラシーの低さに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、情報管理のリテラシーを高める方法とメリットを中心にご紹介します。 情報リテラシーを高める方法が分からない 情報リテラシーを高めるメリットを知りたい 社内の情報リテラシーを高めたい企業に最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、部署・部門における情報管理のリテラシーを高められ、安全な情報管理の体制を構築する秘訣が得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 情報リテラシーが低いと発生するリスクとは2 情報管理のリテラシーが高まるメリットとは2.1 （1）重要情報の漏えいを防げる2.2 （2）必要な情報へスムーズにアクセスできる3 組織で情報リテラシーを身につける方法とは3.1 情報へアクセスできるメンバーを限定する3.2 こまめにアップデートとバックアップをする3.3 情報を取り扱うルールの共有4 社内の情報リテラシーを高めたい企業に最適なツール4.1 社内の情報資産を、最も簡単に管理できるツール「ナレカン」5 情報管理リテラシーの身に付け方とメリットまとめ 情報リテラシーが低いと発生するリスクとは 情報リテラシーの低さは、情報漏えいや企業の信頼性低下に繋がる恐れがあります。 従業員が不審なファイルに安易にアクセスしたり、データの紛失や誤送信をする可能性があります。その結果、マルウェア感染や機密情報流出が後を絶ちません。実際に、個人情報流出で社会からの信用を失った事例は多数存在します。 したがって、情報リテラシーの向上は、情報漏えいを防ぎ、企業信頼を維持する上で不可欠な対策です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 情報管理のリテラシーが高まるメリットとは ここでは、情報管理のリテラシーが高まるメリットを紹介します。組織全体で情報管理の安全性を高められれば、以下のようなメリットを得られるのです。 （1）重要情報の漏えいを防げる 情報管理のリテラシーが高まる最大のメリットは、重要な情報の漏えいを防げる点です。 組織全体でセキュリティ対策の意識を強めて、アクセス権限の厳格化、セキュリティソフトの導入などをすれば、情報漏えいなどが起こるリスクを減らせます。 また、メンバー個人のリテラシーが高まるので不審なメールに気づきやすくなったり、全社で情報の取り扱いに慎重になる文化が醸成したりできるのもポイントです。 （2）必要な情報へスムーズにアクセスできる 情報管理のリテラシーが高まれば、情報の取捨選択ができるようになるので、必要な情報へのアクセスがスムーズになります。 ただし、管理体制が煩雑であれば「必要な情報がどこにあるのか分からない」という状態になりかねません。そのため、優れた検索機能で、簡単に社内情報を見つけられる仕組みが必須です。 たとえば、高精度のキーワード検索やAI検索が備わった「ナレカン」「ナレカン」 のようなツールを導入すれば、誰もがすばやく目的の書類にアクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 組織で情報リテラシーを身につける方法とは ここでは、組織で情報管理リテラシーを高める方法をご紹介します。以下の方法を実践して、あらゆるリスクを解消しましょう。 情報へアクセスできるメンバーを限定する 情報へアクセスできるメンバーを必ず制限しましょう。 重要情報へのアクセスが容易だと、外部だけではなく、内部の不正による情報流出も発生しかねません。一方、アクセスできるメンバーを制限すれば、顧客の個人情報などが不用意に閲覧されることがないのです。 また、データへのアクセス・編集履歴を残しておけば、すぐに「誰が、どのような操作をしたのか」も明確に把握できます。以上のように、情報にアクセスできるメンバーを制限することで、安心して仕事に取り組めるようになるのです。 こまめにアップデートとバックアップをする こまめなアップデートやバックアップは、情報管理リテラシーを高めるために必要です。 利用しているソフトウェアのバージョンが古いままでは、外部からのサイバー攻撃やスパムメール（迷惑メール）を開封したときに、ウイルス検知や情報の保護が適切に実行されない場合があります。そのため、ソフトウェアは必ず最新版にアップデートしましょう。 仮に、ウィルスがソフトウェアに侵入してしまえば、データの破損・消失だけでなく、データの復元までに時間やコストがかかります。そこで、こまめにバックアップをして、データが完全に消えるといった事態を回避する必要があるのです。 情報を取り扱うルールの共有 情報の取り扱いに関するルールの共有によって、情報管理リテラシーは高められます。 部署や部門で管理している情報は多岐にわたります。万が一、情報の取り扱いに関するルールが統一されていなければ、個々人がそれぞれの裁量で情報管理をしてしまい、最終的には「情報が見つからない」「書類を無くしてしまう」といった事態になるのです。 そこで、「情報の収集方法から保管先、重要度の決め方、バックアップの頻度」といったルールを組織で共有することで、適切な情報管理ができる準備が整うのです。 ただし、ルールだけ策定しても、実際に運用するための仕組みが必要です。そのため、今日では「ナレカン」「ナレカン」 のように、情報の管理と共有を一元化できる情報共有ツールを使う企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内の情報リテラシーを高めたい企業に最適なツール 以下では、社内の情報リテラシーを高めたい企業に最適なツールをご紹介します。 情報リテラシーを高めるには、「最初に情報の扱い方を定めること」「情報を関係者間で共有すること」が大切です。なぜなら、情報共有のルールが定まっていないと、各自が自分のやり方で情報を管理することになり、第三者が検索しづらいからです。 そこで、情報の管理に関するルールを定期的に更新・共有する体制を構築しましょう。ただし、どれだけルールを設定していても、情報漏えいや誤削除など人為的な過失は防ぐことができないため、セキュリティ機能が充実したツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、細かくアクセス権限設定ができ、承認フロー機能も備わった「ナレカン」「ナレカン」 一択です。 ナレカンでは、ユーザーや部署・部門ごとにアクセス権を細かくコントロールできるうえ、内容を勝手に書き換えられないように「承認フロー」を設定できます。また、編集履歴の確認も可能なので、大企業でも安心して運用できるのです。 社内の情報資産を、最も簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 情報管理リテラシーの身に付け方とメリットまとめ これまで、情報管理リテラシーの身に付け方とメリットを中心に紹介してきました。 社内の情報リテラシーが低い場合、顧客や内部の情報が適切に扱われず、情報の漏えいや紛失のリスクが高まります。情報管理のリテラシー向上のため、社内ルールを策定と従業員への継続的な教育を徹底しましょう。 ただし、ルールの策定と従業員教育だけでは人為的なミスを完全になくすことはできません。そのため、漏えいや誤削除のリスクに備えた機能があるツールを導入しましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、細かくアクセス権限設定ができ、安心のバックアップ体制も備わった「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、情報リテラシーの悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

2019年の働き方改革関連法の施行以来、政府は働き方改革の助成金制度を設けるなど、働き方改革を奨励する施策に力を入れています。 働き方改革の推進時に必須なのがITツールです。たとえば、テレワーク下で、社員同士が遠隔地にいてもコミュニケーションを取れるようにチャットツールを導入したり、ファイルを一元管理できるようにクラウドストレージを導入したりする必要があります。 しかし、ツールに関心はあっても「どれを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、働き方改革を実現できるツール8選と選定ポイントを中心にご紹介します。 働き方改革によって、社内の生産性を向上させたい 働き方改革に役立つツールを教えてほしい 選定ポイントをもとに、自社の働き方改革に最適なツールを選びたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の働き方改革の取り組みに役立つツールを理解し、働き方改革の実現へと一歩近づけます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 働き方改革が注目される背景とは2 働き方改革を促進させるITツールの選定ポイント3選2.1 （1）自社の課題を解決できるか2.2 （2）サポートが手厚いか2.3 （3）セキュリティ対策が万全か3 働き方改革を実現できる便利ツール8選3.1 【ナレカン】効率的な資料・ナレッジ共有を実現するツール3.2 【Stock】誰でも簡単にチームの情報・資料共有できるツール3.3 【Chatwork】企業向けに特化したICTツール3.4 【Slack】IT企業向けのカスタマイズ性が高いチャットツール3.5 【Trello】業務進捗を把握できるタスク管理ツール3.6 【Dropbox】資料管理に最適なオンラインストレージツール3.7 【Zoom】全世界で使われているオンライン会議ツール3.8 【サイボウズOffice】中小企業に特化したグループウェアツール4 働き方改革を実現できるツール8選比較表5 働き方改革にツールを利用する3つのメリット5.1 （1）労働時間が短縮される5.2 （2）多様な働き方に対応できる5.3 （3）不測の事態に対応できる6 働き方改革にツールを利用する2つのデメリット6.1 （1）効果が出るまで時間がかかる6.2 （2）形骸化するリスクがある7 働き方改革を実現できるツールのまとめ 働き方改革が注目される背景とは 働き方改革とは、一億総活躍社会を実現するための改革のことです。 一億総活躍社会とは、50年後も人口1億人を維持し、誰もが活躍可能な社会のことを表しています。 たとえば、高年齢にかかわらず活躍可能な環境を設ければ、少子高齢化が進行する日本においても労働力が確保できるようになります。このように、誰しもが社会で活躍できる環境を作る動きが働き方改革です。 この働き方改革の必要性が注目されている背景として、労働力人口（生産年齢人口）の大幅な減少が挙げられます。現在のペースのまま労働力人口が減少し続けると、2060年にはピーク時の約半分である約4,000万人程度まで減ってしまうと予想されています。 以上のような理由から、このままでは国全体の生産力の低下や国力の低下は避けられないとして、内閣は働き方改革の推進に着手し始めたのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 働き方改革を促進させるITツールの選定ポイント3選 以下では、働き方改革の実現に向けてツールの導入を検討するときのポイントについて解説します。ツールの適切な選定方法を理解し、スムーズに働き方改革を進めましょう。 （1）自社の課題を解決できるか 大前提として、自社の課題を解決できるツールでなければなりません。 たとえば、必要な資料を探すのに時間がかかるという場合には、情報を一元化できてかつ高精度な検索機能が搭載されたツールが必要です。また、ITツールに不慣れという場合には、必要な機能が過不足なく備わりつつも、シンプルな操作性のツールが適しています。 このように、自社の解決したい課題によって必要な機能は異なるので、ツールの導入前に課題を明確にしておきましょう。 （2）サポートが手厚いか ITツールを導入するときは、機能性だけでなく、導入前後のサポート体制にも注目しましょう。 複数のツールを比較検討するための相談ができたり、導入後の運用計画の支援が受けられたりするサービスの方が、定着率は上がります。とくに、従来の業務体制を根本から変えていく場合には、時間や手間がかかることは否めません。 安心して導入・運用を進めるためにも、サポートが充実したサービスを選ぶことが大切です。 （3）セキュリティ対策が万全か 導入するツールのセキュリティも精査してから運用を開始する必要があります。 たとえば、働き方改革の一環としてテレワークを導入する場合、オフィス外からも情報にアクセスできる環境の整備が必須です。すなわち、今までは社内からのみ閲覧可能であった情報を、どこからでもアクセスできるようにしなければいけません。 そこで、セキュリティ対策が十分ではないツールを導入した場合、外部からの攻撃によって顧客データなどの機密情報が漏洩し、顧客からの信頼を失いかねません。 したがって、ツールの選定にあたってはセキュリティ体制を確認する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 働き方改革を実現できる便利ツール8選 以下では、働き方改革に貢献するツール8選を紹介します。 働き方改革を促進するには、業界職種問わず、まずは「社内の資料やナレッジをスムーズに共有できる環境」が求められます。働き方改革を進める中で、リモートワークを導入しても、資料やナレッジの共有ができなければ業務を進められません。 したがって、社内の資料やナレッジを、誰でも参照可能な体制を整える必要があります。ただし、資料やナレッジの保管場所が分散していたり、属人化していたりすれば、必要な情報を探す手間がかかってしまい、業務効率が下がってしまいます。 結論、自社に取り入れるべきツールは、社内のあらゆる情報を一元管理でき、超高精度検索で見つけられるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には画像・ファイルを含む、あらゆる社内情報を集約でき、「キーワード検索機能」では”Google検索”するように情報を探せます。そのため、個人の検索スキルを問うことなく、スムーズに情報にアクセスできるため、生産性の向上やリモートワークの促進につながります。 【ナレカン】効率的な資料・ナレッジ共有を実現するツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Stock】誰でも簡単にチームの情報・資料共有できるツール 「Stock」は、誰でも簡単に社内情報をストックできるツールです。 Stockの「ノート」には、直感的に情報を残せるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、ノートごとに「タスク」「メッセージ」を紐づけられるので、情報が錯綜することなく、メンバー間でやりとりしたり作業を進めたりできるのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } [articlelink button] 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Chatwork】企業向けに特化したICTツール Chatworkの特徴 気軽にコミュニケーションがとれる チャットで簡単にコミュニケーションをとれるほか、スタンプも充実していてメッセージのやりとりがしやすくなっています。 好きなタイミングでメッセージを確認できる 既読機能がないため好きなタイミングでメッセージを確認でき、コミュニケーションを負担に感じることがありません。 Chatworkの機能・使用感 シンプルで使いやすい メッセージのやりとりだけでなく、タスク設定もできるので、管理をひとまとめにしたい場合に適しています。 スレッド式なので情報が流れやすい スレッド式で会話が流れてしまうため、やりとりを振り返るのが面倒です。 Chatworkの注意点 無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる 無料プランの場合、直近40日以内に投稿されたメッセージのみ閲覧できます。 チャットが流れてしまう 利用しているユーザーからは「ビジネスで使う際に、チャットが進むと、写真やエクセル、PDFなど貼り付けた以前のチャットを探すのに苦労する」という声があります。（参考：ITreview） Chatworkの料金体系 フリープラン：0円 ビジネスプラン：840円/ユーザー/月（月払い） エンタープライズプラン：1,440円/ユーザー/月（月払い） Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Slack】IT企業向けのカスタマイズ性が高いチャットツール 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Slackの特徴 他サービスと連携できる 他社サービスとの互換性が高いため、既に自社に導入しているITツールと相性が良い場合があります。 スタマイズ性が高い オリジナルの絵文字を作る機能もあるなど、ツール内での自由度が高くなっています。 Slackの機能・使用感 情報を振り返られる チャネル内で流れがちなファイルやメッセージは、サイドバーの「後で」や「ファイル」で確認できます。 直感的に使いこなせない 細かい機能が多く、どのように使ったら良いのかが直感的に分かりづらいので、ITに疎い人が使いこなすのは難しいと言えます。 Slackの注意点 フリープランでは90日間のアクセス制限がある フリープランでは、90日間を過ぎるとストックしていた情報にアクセスできなくなってしまいます。 インターフェース上使いにくいところがある 利用しているユーザーからは「ブックマーク機能が付いているのは良いが、隠れた場所にあるため、初心者だとユーザーインターフェース上使いにくいところがあるかも。あとはあまり使わない文字だと稀に文字化けします。」との声があがっています。（引用：ITreview） Slackの料金体系 フリー：0円 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Trello】業務進捗を把握できるタスク管理ツール Trelloの特徴 直感的な操作性である 付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加できます。 タスクの進捗が管理しやすい ドラッグしてタスクのステータスを管理できるなど操作性に優れているのか、進捗も視覚的に把握しやすくなっています。 Trelloの機能・使用感 視覚的にタスク管理できる メンバーの抱えている業務量が視覚的に把握できるので、チームのマネジメント管理には「カレンダービュー機能」が便利です。 タスク管理に特化している ほかのツールと比較すると、タスク管理に特化しているので、複数のプロジェクトを同時進行させる場合に役立ちます。 Trelloの注意点 サポート体制に懸念あり Trelloは海外企業が提供するツールなので、日本企業ほどサポート体制が充実していない可能性があります。 メールで通知が来るため即時的なやりとりができない 利用しているユーザーからは「メールでの通知ではなく、Teamsなどのチャットアプリと連携してほしい」というように、改善を求める声があります。（参考：ITreview） Trelloの料金体系 フリー：0ドル スタンダード：6ドル/ユーザー/月（月払い） プレミアム：12.50ドル/ユーザー/月（月払い） エンタープライズ：～17.50ドル Trelloの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Dropbox】資料管理に最適なオンラインストレージツール Dropboxの特徴 すべてのデータをクラウド上に保存できる すべての情報をDropboxで管理すれば、端末を紛失してもデータを失う心配がありません。 他人との共有が簡単にできる 共有フォルダやリンクを簡単に作れるので、他社との共有にも時間がかかりません。 Dropboxの機能・使用感 すべてのデータを集約できる PCのバックアップやドキュメントなど、大量のデータを1か所に集約できるので、管理する情報量が多いチームに適しています。 メッセージ機能はついていない チームでスムーズに連携を取りたいという場面では、メッセージ機能が付いていない点がデメリットです。 Dropboxの注意点 ほかのITツールも導入しなければならない Dropboxはストレージ機能のみであるため、ほかのITツールとの併用が必須です。 ファイル検索に時間がかかる場合がある 利用しているユーザーからは「大量のファイルを保存していると、目的のファイルが見つかりにくい場合があり、タグ付けや AI による検索補助があると便利」というよう声があがっています。（参考：ITreview） Dropboxの料金体系 Basicプラン：0円/ユーザー/月 Plusプラン：1,500円/月（月間払い） Standardプラン：1,800円/ユーザー/月（月払い/小規模チーム向け） Professionalプラン：2,400円/月（月払い/フリーランサー向け） Advancedプラン：2,880円/ユーザー/月（月払い/大規模チーム向け） Enterpriseプラン：要問い合わせ（企業向け） Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Zoom】全世界で使われているオンライン会議ツール Zoomの特徴 招待された側はユーザー登録が不要 招待用URLをクリックするだけで会議に参加でき、複雑な手続きを踏む必要がありません。 無料プランから使える 無料プランでも100名まで会議に出席可能なので、多くの企業が気軽に導入できる。 Zoomの機能・使用感 議事録を作成できる オンライン会議の内容は、既存のテンプレートに記載して共有できるので、議事録を作成したいときに便利です。 バーチャル背景機能が便利である オンライン会議のときはバーチャル背景を設定できるので、プライベート空間を隠したいという方も安心して使えます。 Zoomの注意点 情報を聞き逃してしまう危険性がある 使用中の通信環境が悪化した場合、相手側の音声やビデオがストップし、必要な情報を得られなくなってしまいます。 操作が複雑である 利用しているユーザーからは「機能が豊富である分、使いこなすのに慣れが必要」という声があります。（参考：ITreview） Zoomの料金体系 ベーシック：0円 プロ：2,399円/ユーザー/月（月払い） ビジネス：3,299円/ユーザー/月（月払い） Zoomの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【サイボウズOffice】中小企業に特化したグループウェアツール サイボウズOfficeの特徴 個人単位で機能のオン/オフができる ユーザー毎に設定可能なため、不要なアプリケーションを非表示にできます。 マルチデバイスで使える PCだけでなくスマホからも確認できるので、移動中や出張先からの確認も楽になる。 サイボウズOfficeの機能・使用感 コミュニケーションを活性化できる メールや掲示板で共有していた内容を一本化して、コミュニケーションを活性化させたい場合に便利です。 会議をセッティングしやすい スケジュール機能で空いている時間帯を確認できるので、会議をセッティングするときに役立ちます。 サイボウズOfficeの注意点 全機能に慣れるまでには時間を要する 便利な機能が備わっている反面、全機能を十分に使えるようになるまでには時間がかかる。 検索機能の改善が必要である 利用しているユーザーからは「メッセージや掲示板の検索機能が使いにくい」という声があります。（参考：ITreview） サイボウズOfficeの料金体系 スタンダードコース：600円/ユーザー/月（月払い） プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（月払い） サイボウズOfficeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 働き方改革を実現できるツール8選比較表 以下は、働き方改革を実現できるおすすめのツール8選を比較表にしたものです。それぞれ特徴や用途が異なるので、自社の課題に適したツールを選定しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Chatwork Slack Trello Dropbox Zoom サイボウズOffice 特徴 効率的な資料・ナレッジ共有を実現するツール 誰でも簡単にチームの情報・資料共有できるツール 企業向けに特化したICTツール IT企業向けのカスタマイズ性が高いチャットツール 業務進捗を把握できるタスク管理ツール 資料管理に最適なオンラインストレージツール 全世界で使われているオンライン会議ツール 中小企業に特化したグループウェアツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【〇】 【〇】 AI搭載 【〇】 【×】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる フリープランでは90日間のアクセス制限がある サポート体制に懸念あり ほかのITツールも導入しなければならない 操作が複雑である 全機能に慣れるまでには時間を要する 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは840円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは6ドル/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは2,399円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは600円/ユーザー/月～ 公式サイト　 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Trello」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Zoom」の詳細はこちら 「サイボウズOffice」の詳細はこちら このように、昨今では、AIが搭載されたツールが多く見られます。ただし、「AI機能が備わっているから」「有名だから」という理由だけでツールを決めると操作が複雑で使いこなせない可能性があるので、自社に必要か否かを慎重に選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 働き方改革にツールを利用する3つのメリット ここでは、働き方改革にツールを利用する3つのメリットを紹介します。以下のメリットを享受できれば、生産性向上だけでなく自社の離職率の低下も実現可能です。 （1）労働時間が短縮される 労働時間が短縮される点はツールを利用する最大のメリットです。 ツールにより、従来の業務で無駄に時間がかかっていた部分を削減できるため、一つひとつの業務にかかる時間が改善するからです。 たとえば、書類管理や事務作業をすべて手作業で進めていると、業務にかかる時間は途方もありません。そこで、ツールを利用すれば業務を自動化でき、空いた人手をほかの業務に回せるのです。 （2）多様な働き方に対応できる 多様な働き方に対応できるようになる点もメリットの一つです。 今日では、テレワークなどの社外で勤務する働き方も増えています。しかし、社外にいる社員とスムーズにやりとりできなければ、生産性は低下してしまいます。 したがって、オンライン上でもコミュニケーションがとれるビデオ会議ツールや、同じ時間に出社していなくても業務の進捗をすぐに把握できるタスク管理ツールが柔軟な働き方には必須です。 このように、ITツールを適宜利用しながら、社員が働き方を選択できる制度を設けることが求められています。 （3）不測の事態に対応できる ツールがあれば、不測の事態にも対応しやすくなります。 たとえば、業務時間外に障害が発生し、緊急で対応しなければならないケースでは、社内にデータを保存していると出社を強いられます。しかし、ツールからすべての情報にアクセスできるようにしておけば、自宅から対応可能なため便利です。 このように、ツールから自社の情報にアクセスできる環境を構築しておけば、障害対応が遅れてユーザーに不満を抱かせるリスクを抑えられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 働き方改革にツールを利用する2つのデメリット 以下では、働き方改革にツールを利用する2つのデメリットを紹介します。働き方改革をスムーズに実現するためにも、デメリットを解消できるようなツールが求められます。 （1）効果が出るまで時間がかかる ツールを導入しても、効果が出るまでに時間がかかるケースがあります。 とくに、労働時間の改善は、ツールを使いこなしてからはじめて実現します。そのため、効果がすぐに出ないことで別のツールに切り替えると、社員が混乱してかえって業務負担が増加してしまうのです。 したがって、ツールを導入してから効果が出るまで継続的に運用しなければなりません。 （2）形骸化するリスクがある ツールが使いづらい場合は形骸化するリスクがあります。 とくに、規模感の大きい企業の場合は、働き方改革の担当者と現場の社員との間にITリテラシーの差があるケースがあります。そのため、事前に社員のITリテラシーを確認し、適切なツールを導入しなければなりません。 また、業務ごとに異なるツールを導入した場合には、ツールを併用することとなります。その場合にも社員がツールに対して抵抗感を抱くケースがある点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 働き方改革を実現できるツールのまとめ ここまで、働き方改革を実現できるツール7選や選定ポイントを中心に紹介しました。以下は、自社に合うツールを導入するための3つの選定ポイントです。 自社で解決したい目的を達成できるか 導入前後のサポートが手厚いか セキュリティ体制が整っているか そして、上記のなかでも「導入前後のサポートの手厚さ」は、働き方改革の成功を左右するポイントになります。自社の社員のITリテラシーに適したツールを導入しなければ、せっかく導入してもツールが活用されないといった状況が発生し、働き方改革も実現しません。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理でき、企業ごとに適した運用方法を設計できるツール「ナレカン」一択です。ナレカンは、専属担当者が手厚くサポートするので、導入にあたって担当者の負担を最小限に抑えられます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して働き方改革を進めていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】仕事・業務効率化アプリ最新11選！比較表も紹介

複数人へ同時に連絡する手段のひとつに、OutlookやGmailを使ったメールの一斉送信があります。一度にまとめて情報共有できるため便利な方法ですが、送付時のマナーには注意が必要です。 また、一斉送信には送付漏れのリスクも伴うため、「一斉送信での情報共有は個人へのメールよりも注意が必要で負担だ」と感じている方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、メール一斉送信における3つのマナーと起こりうる4つのリスクについてご紹介します。 メールを一斉送信するときののマナーを理解したい メールを一斉送信することによるリスクを周知したい メールよりも効率的に情報共有できる手段を探している という方は今回の記事を参考にすると、一斉送信時に注意すべきマナーとリスクを解消した情報共有が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 メールを一斉送信するときの基本知識1.1 To・Cc・Bccの違い2 一斉送信で注意すべきマナー3点2.1 （1）宛名は正確か2.2 （2）役職の高い順になっているか2.3 （3）一斉送信であると知らせているか3 メールの一斉送信で発生する4つのリスクとは？3.1 （1）セキュリティリスク3.2 （2）法令違反のリスク3.3 （3）迷惑メールと判断されるリスク3.4 （4）送付不備のリスク4 複数人へ簡単に情報が共有できる最もおすすめのツール4.1 簡単に全体アナウンスができるツール「ナレカン」5 社内連絡にメールを使うメリット・デメリット6 メール一斉送信のマナーと発生するリスクのまとめ メールを一斉送信するときの基本知識 To・Cc・Bccの違い メールの宛先にはTo・Cc・Bccの3種類があります。以下で一つずつ解説していきます。 To 直接やりとりする相手を指定します。複数のメールアドレスを指定することも可能で、受信者は、自分以外に指定されているアドレスを宛先欄から確認できます。 Cc 一般的に、直接のやりとりをせずにメールの内容を共有したい相手を指定します。例えば、部署のメンバーやチームのポジションアドレスを指定して、情報共有に使用します。Toと同様に、受信者は自分以外の受信者のメールアドレスを確認できます。 BCC Bccに宛先を設定すると、受信者にはBccに設定されていること自体わからず、他の受信者のメールアドレスも表示されません。複数の取引先に同一のメールを送るなど、他の受信者の情報を非公開にする場合に使用します。 このようにTo・Cc・Bccで使用目的は異なるので、使い分けに注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 一斉送信で注意すべきマナー3点 ここでは、一斉送信で注意すべきマナーを3点紹介します。複数人への同時連絡は相手の誤解を招くリスクが伴うため、送付前には丁寧に確認しましょう。 （1）宛名は正確か 宛名が正確に記載できていなければ相手に不信感を与えてしまいます。 たとえば、一斉送付時に複数人の宛名を記載すると、会社名・役職名・氏名の組み合わせを誤ってしまうリスクがあります。宛名違いによる不信感を防ぐには、データの自動挿入や宛名をコピーして入力をする対策が必要です。 このように、宛名を間違えないように入力を工夫したうえで、送付前には宛名が正しいか確認しましょう。ただし、チームメンバー全体に送付する際には「関係者各位」「ご担当者様」といった表記で問題ありません。 （2）役職の高い順になっているか 一斉送信時には宛名の順番にも細心の注意を払いましょう。 とくに、複数の関係者に一斉送信する場合には、役職の高い方から順に記載されていることが重要です。なかには、年功序列を重んじる企業も少なくないため、順番に配慮が欠けると、相手に対して無意識のうちに失礼な印象を与えかねません。 円滑な関係構築のためにも、形式面における配慮を忘れないようにしましょう。 （3）一斉送信であると知らせているか 一斉送信だと伝えずにメールを送ると印象が悪くなり、トラブルを引き起こすリスクがあります。 一斉送信は一括での連絡になるため、文面が丁寧でなければ情報共有に手を抜いているとみなされ心象が悪くなる恐れがあります。とくに企業間を横断した連絡や取引先への連絡においては、印象の悪化で今後の業務に支障が出ないように注意しなければなりません。 本文の書き出しには「一斉送信にて失礼いたします」「Bccにて一斉送信でお送りしております」といった文言を付け加え一斉送信であることを伝えましょう。ただし、Bccへのアドレス入力はCcと間違える懸念があるため、とくに送付前の確認に注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールの一斉送信で発生する4つのリスクとは？ ここでは、メールの一斉送信で発生するリスクを4つご紹介します。複数人への一括連絡は業務を脅かすリスクが伴うと理解し、対策を立てる必要があります。 （1）セキュリティリスク 一斉送信にはセキュリティ上のリスクが伴います。 一斉送信時には、メールの誤送信による情報漏洩に注意が必要です。宛先に本来含めないアドレスを間違えて含めてしまうと関係のないメンバーが情報を閲覧できてしまうため、仮に取引先のアドレスに誤送信してしまえば、機密情報の漏えいによる損害が発生します。 関係者にのみ確実にメールが送信できるように、送付前にはTo・Cc・Bccアドレスに間違いはないか確認を徹底しましょう。 （2）法令違反のリスク メールの一斉送信の送信設定・受信設定によっては法令違反となるリスクもあります。 特定電子メール法は迷惑メールを規制する法律で、違反すると罰金や行政処分の対象になります。法律内容は、たとえば受信者側が送付を事前承諾しているか、受信をいつでも配信停止できる仕様になっているかといった点を守って広告宣伝メールを送るように定められています。 広告宣伝メールを一斉送付するときは、法令違反とならないように、特定電子メール法のガイドラインを参照しましょう。 （3）迷惑メールと判断されるリスク 一斉送信したメールが迷惑メールだと判断されると、受信者の設定によってはメールが拒否されてしまいます。 具体的には、Bccに一度に数百件単位のアドレスを入れた一斉送信はプロバイダによっては迷惑メールだと判断し、受信を拒否してしまいます。さらに、架空のアドレスを多数含む一斉送信も迷惑メールの判断対象になるため、アドレス間違いには注意が必要です。 したがって、メールが拒否されないように、送付前にはアドレスの記載ミスがないか確認しましょう。また、Bccを活用した一斉送付はアドレス件数を絞るといった対策が必要です。 （4）送付不備のリスク 一斉送信の大きな問題点は「あとから修正できない」「送付先が多い」ことであり、送付不備が起こる原因となっています。 メールは送付後に書き換えができないため、誤った情報を記載すると関係者全体が混乱してしまいます。また、送付先のアドレスが多い場合、メールアドレスの抜け漏れにより共有が必要なメンバーにメールが届かない不備が起こるリスクがあります。 そのため、メール送付時には記載内容に不足はないか、アドレスの漏れはないか確認しましょう。ただし、送付前の確認には時間を要するため、社内の報連相にはメールではなく「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを活用すると円滑に連絡可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 複数人へ簡単に情報が共有できる最もおすすめのツール 以下では、メールの一斉送信よりも簡単に情報共有できるツールを紹介します。 メールを一斉送信しようとすると、注意しなければならない点が多く、スムーズに情報を共有できません。また、メールの場合、営業メールやスパムメールも多く届くので、情報の見落としが発生してしまい、全メンバーに必要な連絡が行き届きません。 そのため、社内向けに重要な情報を発信できる「社内ポータル機能」のあるITツールを使うと便利です。ただし、情報を公開するまでの工数が多いものだと非効率的なので、簡単に全体アナウンスできるものがおすすめです。 結論、メールの一斉送信する手間を軽減するには、情報を一ヶ所に集約し簡単に全体アナウンスが可能なツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「社内お知らせ」モードを活用すれば、複雑な工数をかけることなく、一斉に情報をアナウンスできるようになります。また、情報の公開・非公開もワンクリックで操作できるので、常に重要なお知らせが全社員の目に行き届き、情報の見逃しを防げます。 簡単に全体アナウンスができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内連絡にメールを使うメリット・デメリット 社内連絡にメールを使うのは一般的ですが、メリットやデメリットがあります。 メリットとしては、無料で利用できる点や、普段からビジネスメールのやりとりをしている人にとっては、使い慣れている点などが挙げられます。また、スマホ向けアプリが提供されているものであれば、外出先から社内連絡メールを送受信することも可能です。 デメリットとしては、営業メールやスパムメールなどに紛れてしまい、重要な連絡を見落としてしまう恐れがある点や、形式面などで注意すべきポイントが多い点が挙げられます。そのため、メールの送受信には手間がかかってしまうのです。 このようなメールのメリット・デメリットを理解した上で、自社に最適な社内連絡の方法を導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メール一斉送信のマナーと発生するリスクのまとめ これまで、メール一斉送信のマナーと発生するリスクをご紹介してきました。 メールを一斉送信するには、注意すべき点が多く手間がかかり、スムーズに情報共有していくのは困難です。また、営業メールやスパムメールも多く届くので、重要な連絡を見落としてしまい、全メンバーに必要な情報が行き届かない恐れがあります。 そこで、社内向けに重要な情報を発信できる「社内ポータル機能」のあるITツールがあれば、面倒な工数や、情報が行き届かないリスクを解消できます。ただし、情報を公開するまでの工数が多いと非効率的なので、簡単に全体アナウンスできるものを選びましょう。 結論、メールの一斉送信する手間を軽減するには、情報を一ヶ所に集約し簡単に全体アナウンスが可能なツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して円滑な情報共有ができる環境を構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

教育研修は「企業で活躍する人材」を育成するための重要なステップです。研修の充実度によって、好スタートを切れるかが左右するため、新入・中途社員関わらず、適切な研修カリキュラムの作成・実施が求められます。 しかし、なかには「適切な教育をしたいが、どのように研修カリキュラムを作成したらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、教育研修を成功させるためのポイントとカリキュラムの例を中心にご紹介します。 新人・中途社員の育成に適切な研修カリキュラムを作成したい 研修カリキュラムの手法や流れの具体例が知りたい 研修カリキュラムの作成から実施までを効率よく進めたい という方はこの記事を参考にすると、教育研修カリキュラムの構成に役立つ情報を学べるだけでなく、効果を最大化するためのポイントまで押さえられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 研修カリキュラムとは2 【新卒社員向け】研修カリキュラムの目的とは2.1 （1）意識向上のため2.2 （2）企業理念の浸透のため2.3 （3）同期との交流のため2.4 （4）基礎知識・スキルの習得のため3 【中途社員向け】研修カリキュラムを作成する重要性とは3.1 （1）企業理念の理解を深めるため3.2 （2）サポート体制を充実させるため4 教育研修カリキュラムにおすすめの手法5選5 教育研修カリキュラムの作成例6 必見！研修カリキュラムの効果を最大化するツール6.1 研修に関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」7 研修カリキュラムの作り方8 研修カリキュラムの目的や重要性、カリキュラムの例まとめ 研修カリキュラムとは カリキュラムとは、“特定の教育目標を達成するために組み立てられた学習計画”を指します。 たとえば、企業が実施するカリキュラムでは、社会人に必要な「挨拶や身だしなみ、敬語、電話対応、ビジネスマナー」などの内容が組み込まれていることが多いです。 とくに、新入社員を迎えるにあたり、企業は自社に合った「教育カリキュラム」を作成しておくことが重要です。適切な教育カリキュラムを作成することで、企業に必要な人材の「土台」を整えることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【新卒社員向け】研修カリキュラムの目的とは ここでは、新卒社員向けの研修カリキュラムを実施する目的を解説します。研修期間内に学生気分から脱却して、社会人としての心構えを取得してもらうためにも、企業側はとくに以下の内容を理解しておくべきです。 （1）意識向上のため カリキュラムを作成する1つ目の目的は、意識向上のためです。 新卒入社の社員のなかには、社会人になったとはいえ、学生気分が抜けていない人も少なくありません。そのため、研修を通じて、社会人としての心構えを身に着けてもらう必要があるのです。 とくに「挨拶・身だしなみ・敬語」など、学生時代はあまり意識する機会が少なかった点も、社会では礼儀や信頼に関わる重要な要素となります。そのため、研修の段階でマインドセットすることが重要です。 （2）企業理念の浸透のため カリキュラムを作成する2つ目の目的は、企業理念の浸透のためです。 就活期間に実施している説明会だけでは、学生が企業理念などを100％理解するのは難しいです。そこで、新卒として入社したときに研修を実施すれば、企業理念や経営方針、社風への理解を深めてから業務を開始することができます。 とくに、自社が社会に与える影響力や貢献度は、社員が働くうえでのモチベーションとなるため、研修初日にしっかりと伝えるようにしましょう。 （3）同期との交流のため カリキュラムを作成する3つ目の目的は、同期との交流のためです。 入社したときに、新入社員がはじめに手にする「人脈」は同期であり、同期との「横のつながり」は仕事をするうえで重要です。たとえば、研修を通じて同期との交流が深まれば、部署間の情報を交換し合うといった、有益な関係性を築くことができます。 また、仕事に行き詰ったときには相談相手となり、心理的な拠り所にもなるのです。以上のように、教育研修カリキュラムは、スキルの習得だけでなく、同期との絆を深める場としても機能します。 （4）基礎知識・スキルの習得のため カリキュラムを作成する4つ目の目的は、基礎知識やスキルの習得のためです。 新入社員に即戦力として活躍してもらうには、ビジネスマナー以外にも、仕事に必要な専門知識の教育が欠かせません。とくに、専門用語などの意味を理解できていない状態では、ベテラン社員からの引継ぎや指示がスムーズにいかないことが懸念されます。 そのため、研修カリキュラムで専門知識を学んでおくことで、実務に参加したときにスムーズに対応でき、他の社員との円滑なやりとりが期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【中途社員向け】研修カリキュラムを作成する重要性とは 以下では、中途採用向けに、研修カリキュラムを作成する重要性を解説します。新入社員と比較して、研修制度が整っていない現状を問題視しつつ、以下の内容を確実に押さえましょう。 （1）企業理念の理解を深めるため カリキュラムを作成する1つ目の重要性は、企業理念の理解を深めるためです。 中途採用では、新卒社員と比較して企業の情報を収集できる機会が少ないないため、なかには企業理念への理解が浅いまま入社する方もいます。また、中途採用者ならではの悩みとして、「前職との仕事の進め方の違いに戸惑う」という声も少なくありません。 以上のように、企業への理解が不十分なままでは、十分なパフォーマンスは発揮できません。そのため、社会人経験があるからといって研修を怠るのではなく、自社への理解を深めてもらうためのカリキュラムを準備しておきましょう。 （2）サポート体制を充実させるため カリキュラムを作成する2つ目の重要性は、サポート体制を確立させるためです。 即戦力として入社した中途社員の場合、新卒社員とは異なり、細かい指導を受けられるケースが多くありません。とくに、Excel操作などの基本的なITスキルは、すでに備わっているものとして引き継ぎがされがちです。 しかし、中途社員の場合、全く異なる業界・職種から入社するケースも考慮しなければなりません。そのため、中途採用者向けの研修カリキュラムを作成しておき、サポート体制を充実させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 教育研修カリキュラムにおすすめの手法5選 以下では、研修カリキュラムにおすすめの手法5選を表形式でご紹介します。それぞれ特徴やメリットが異なるので、ぜひ押さえておきましょう。 特徴 メリット デメリット OJT 上司や先輩社員が指導役（OJT担当者）となり、業務を進めていくなかで、必要な知識を身に着けさせていく人材育成方法。 実務のなかで学んでいけるため、疑問点などをすぐに解消できる。 指導役のスキルによって、成長が左右されやすい。また、担当者は通常業務以外に時間を割かなけばならないため、人手不足の現場には不向き。 OFF-JT 実務からいったん離れ、外部から講師などを招いて育成する方法。 座学と実践というように、メリハリをつけて知識を学べる。 実務とはかけ離れた内容を扱う場合がある。費用がかかる。 ロールプレイニング 実際のビジネスシーンをイメージしながら、疑似的な役割を演じていく教育方法。接客する機会が多い職種の教育に向いている。 話し方や振る舞いなど、実際の状況をイメージしながら学べる。 同期同士で実践するため、緊張感に欠ける可能性が高い。そのため、ロールプレイングの最中は「私語を慎む」などのルールの徹底が必要になる。 グループワーク 少人数でグループに分けて研修を進めていく方法。同期間のコミュニケーションを重視したい場合には向いている。 同期間の交流を深めたり、チームワークを高めたりしながら研修を進められる。 グループ内での負担が偏ってしまうことが懸念される。そのため、グループ内で適切に役割分担する必要がある。 フォローアップ研修 新入社員の研修後、現状の課題や改善点の見直しをするために実施される。 繰り返し研修をすることで、知識やスキルの定着が見込める。 複数回に分けて研修を開催する必要があるため、時間に余裕がない状況での開催は負担となる。 新人社員の教育に力を入れたい場合には、ひとつの手法に絞ることなく、複数組み合わせることもポイントです。そのため、自社の現場の状況を考慮しつつ、最適な方法を取り入れましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 教育研修カリキュラムの作成例 以下は、教育研修カリキュラムを数日に分けて実施する場合の、初日の例です。カリキュラムの初日には、社会人として身に着けるべき基本的な内容を取り上げましょう。 カリキュラムでは、1日の振り返りまでをセットで実施しましょう。良かった点・改善点などを客観的かつ正確に捉える力や、次に活かそうとする姿勢を身に着けさせることも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 必見！研修カリキュラムの効果を最大化するツール 以下では、研修カリキュラムの効果を最大化するのに役立つツールをご紹介します。 教育研修カリキュラムを成功させるには、あらかじめ入念に計画を立て、実施後も定期的な振り返りを通じて継続的に改善していくことが重要です。しかし、ExcelやWordで研修計画を管理すると、情報の更新がしづらく、共有や管理にも手間がかかります。 そこで、「あらゆる情報を簡単に共有・管理できるツール」を導入し、スムーズに情報を更新・共有しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、過去の研修資料や業務マニュアルをすぐに参照でき、内容の見直しや知識の継承に役立ちます。 結論、自社が導入すべきなのは、カリキュラムに関するあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、カリキュラムの計画や記録をテキスト・ファイル・画像などの形式で「記事」として蓄積・共有できます。また、高精度の検索機能によって必要な情報にすぐアクセスできるため、研修内容のアップデートや効果的な研修運営をサポートするのです。 研修に関する情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 研修カリキュラムの作り方 ここでは、研修カリキュラムの作成手順を6ステップで解説します。「何から始めればよいかわからない」という方は、以下を参考にしましょう。 社内へのヒアリング まずは、「どのようなスキルを習得してほしいか」「研修を通してどのレベルまで成長してほしいか」などを、関係部署にヒアリングします。現場のニーズや経営層の意向を取り入れることで、より効果的なカリキュラムを設計できるのです。 目標設定 ヒアリングの内容をもとに、研修の目的や達成すべき目標を明確にします。「具体的で測定可能な目標」を設定することで、効果を検証しやすいです。 研修内容・実施形式の決定 目標が定まったら、達成するための具体的な研修内容と実施形式を決めます。内容だけでなく、参加者の特性や企業の状況を考慮して適切な形式を選び、必要に応じて複数の形式を組み合わせるのも効果的です。 スケジュールの設計 研修の中身が決まったら、スケジュールを設計します。新人研修の期間は一般的に1～3か月程度が目安ですが、受講者の負担と学習効果のバランスを考慮して、無理のない計画を立てましょう。 研修実施・進捗管理 研修を開始したら、定期的に進捗を確認し、学習効果を測定します。上司とのミーティングや、レポートの提出などを通じて新入社員の状況を把握し、必要に応じてフォローすることが大切です。 振り返り 研修が終了したら、新入社員のアンケートや上司からのフィードバックを収集し、全体を振り返ります。得られた意見や結果を次回に活かすことで、より効果的な研修へと改善していけるのです。 以上のように、目標に沿ったカリキュラムを計画・実施し、継続的な見直しと改善を繰り返すことで、新人社員の成長に効果的な研修カリキュラムを実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 研修カリキュラムの目的や重要性、カリキュラムの例まとめ ここまで、研修カリキュラムの目的や重要性、カリキュラムの例を中心に紹介しました。 新卒社員・中途社員を問わず、研修カリキュラムを通じて自社への理解を深めることで、スムーズに業務へ移行できるようになります。また、カリキュラムの計画や実施内容、振り返りは記録として残し、継続的な改善に活かしていくことが大切です。 ただし、ExcelやWordを使って記録を残しても、必要な情報を探したり中身を確認したりするのに手間がかかってしまいます。そこで、「情報を簡単に残せて、検索性にも優れたツール」を導入し、蓄積した情報を活用しやすい環境を整えましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、研修に関するあらゆる情報を一元管理でき、検索性にも優れた情報管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、研修カリキュラム実施の効果を最大化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

社内の機密情報を含む文書は適切に管理されなければなりません。そのため、多くの企業がビジネス文書管理の仕組みを整えることに注力しています。 しかし、文書管理に着手している一方で「上手く運用できるか不安だ」「現場で上手く運用してほしい」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理の失敗事例と解決策を中心に解説します。 社内の文書を整理したいが、上手くいかず困っている 文書管理が失敗する原因を把握して、自社の管理方法を見直したい 文書管理を電子化するためのツールを知りたい といった方は当記事を参考にすると、文書管理における失敗の具体例と解決策が分かるので、社内の大量の文書を効率的に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ＜失敗事例＞なぜ文書管理が失敗するのか？1.1 （1）目的を周知しないまま始めた例1.2 （2）現場との齟齬がある例1.3 （3）文書管理が形骸化している例2 ＜解決策＞失敗しない文書管理の方法とは2.1 （1）目的を浸透させる2.2 （2）現場の業務フローとすり合わせる2.3 （3）文書管理にITツールを活用する3 文書管理に失敗しないための最適なツール3.1 社内情報を一元管理でき超高精度検索できるツール「ナレカン」4 面倒を解消！文書管理ツールを選ぶための3つのポイント4.1 （1）文書へすぐにアクセスできる4.2 （2）文書を安全に保管できる4.3 （3）整理された状態を維持できる5 文書管理の失敗事例と解決策まとめ ＜失敗事例＞なぜ文書管理が失敗するのか？ 以下では、文書管理の失敗事例を3点ご紹介します。文書管理が失敗してしまう要因をここで押さえて、適切に対処できるようにしましょう。 （1）目的を周知しないまま始めた例 一つ目の事例は、文書管理の目的を社内に周知しないまま始めた例です。 たとえば、上層部の意図が現場へ伝えられていなければ「文書をわざわざファイリングしたり会社の規定に合わせたりするのが面倒」となりかねません。その結果、現場で文書管理が徹底されず失敗する可能性があるのです。 したがって、「部門を横断する情報共有をスムーズにするために文書管理を始める」のように明確に定めた目的を必ず社内に周知しましょう。 （2）現場との齟齬がある例 二つ目の事例は、上層部と現場との間に認識の齟齬がある例です。 たとえば、文書管理における問題点の捉え方に違いがあります。上層部は「ナレッジが共有・蓄積されずに属人化してしまい、長期的に組織が弱体化すること」を危惧している一方、現場は「文書を探す手間を省き、日々の業務効率を高めたい」と考えているのです。 この場合は、上層部がナレッジの蓄積のために紙媒体の文書作成を求めても、現場では「時間がかかるから面倒」「紙ではあとから見返しづらい」という声が多くなるので失敗しかねません。したがって、文書管理を進める前に現場の問題をヒアリングしましょう。 （3）文書管理が形骸化している例 三つ目の事例は、文書管理が形骸化している例です。 たとえば、担当者が文書の分類方法を定めたり、ファイリングして書庫に保存したりしても「担当者が異動したら責任の所在があいまいになり、結局属人的な管理に戻ってしまった」と文書管理が形骸化することがあります。 したがって、文書管理の制度を根付かせるためには、誰でも簡単に文書管理ができる仕組みを整えておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜解決策＞失敗しない文書管理の方法とは 以下では、失敗しない文書管理の方法をご紹介します。現場との齟齬や文書管理の形骸化を防ぐために、3つの解決策を押さえましょう。 （1）目的を浸透させる 一つ目の方法は、文書管理の目的を全社に浸透させることです。 文書管理の目的が従業員に伝わっていなければ、文書管理の必要性がわからず、管理が徹底されません。したがって、まずは「ナレッジの蓄積」や「部署を横断した情報共有の効率化」といった目的を周知しましょう。 社内で目的を共通認識できていれば、メンバーから改善に関するフィードバックを得られるため、効果的な文書管理の改善に取り組めます。 （2）現場の業務フローとすり合わせる 二つ目の方法は、文書管理の施策を現場の業務フローとすり合わせることです。 具体的には、文書を扱う業務に関する課題をヒアリングしましょう。「紙の文書を探すのに時間がかかっている」という課題があった場合には「ペーパーレス化を検討する」「文書の探し方をマニュアル化する」といった施策が考えられます。 以上のように、現場の業務における課題点から逆算することで、文書管理が形骸化するリスクを減らせるのです。 （3）文書管理にITツールを活用する 三つ目の方法は、文書管理にITツールを活用することです。 紙媒体で文書管理していると、分類に手間がかかるうえにあとから見返しづらいと言えます。また、WordやExcelではファイルやフォルダが増え続け、管理方法が複雑になることから現場の負担が増えかねません。 一方、誰でも簡単に文書を管理できるITツールは、紙やWord、Excelのデメリットを解消します。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」「ナレカン」であれば、必要な文書を探す時間を大幅に省けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理に失敗しないための最適なツール 以下では、文書管理の失敗を防ぐツールを紹介します。 文書管理の失敗を防ぐには、「必要な情報にすぐにアクセスできること」が重要です。ツールを導入したとしても、必要な情報のアクセスに時間がかかり、かえって効率が悪化してしまうと、ツールの必要性が感じられずに誰も使わなくなってしまいます。 そのため、必要な情報がすぐに探せるように「検索機能が優れたツール」を導入し、電子化しましょう。たとえば、上司に質問するような感覚で、情報を検索できるツールであれば、個人の検索スキルを問わず欲しい情報に確実にアクセスできます。 結論、文書管理に導入すべきツールは、社内のあらゆる情報を一元管理でき、超高精度検索ですぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「自然言語検索」では、生成AIがすべての記事を横断して最も適切な回答を返すので、情報量が膨大であっても検索に時間がかかりません。また、「記事」には、メールを使える方であれば簡単にテキストや画像を載せられるので、新規で文書を作成するときも時間を短縮できます。 社内情報を一元管理でき超高精度検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 面倒を解消！文書管理ツールを選ぶための3つのポイント 「面倒な文書管理が現場に受け入れられず、失敗してしまった」という事態を防ぐには、文書管理を効率化するITツールの導入が最適です。 そこで以下では、文書管理ツールを選ぶための3つのポイントをご紹介します。 （1）文書へすぐにアクセスできる 一つ目のポイントは、保存した文書へすぐにアクセスできることです。 アクセス性の高いツールの特徴は「文書を種類別に分類できること」や「目的の情報をすぐに見つけられる検索機能があること」を指します。 たとえば、部署やチームごとにフォルダを作成しておきます。そして、フォルダ名/ファイル名をつけておくことで、書類を瞬時に振り分けられたり、どこに何の書類があるのか一目で分かったりするのでおすすめです。 （2）文書を安全に保管できる 二つ目のポイントは、文書を安全に保管できることです。 社内文書には機密情報も含まれているため、セキュリティの強固さに関するチェックは必須です。ツール選定時に注目すべきポイントとしては「国際資格（ISO27001）を取得したツールか」「強固なサーバーで運営されているか」などが挙げられます。 さらに強固なセキュリティを求める場合には、SSO（シングルサインオン：複数のWEBサービスを単一のID・パスワードでログインする仕組み）や二段階認証（SMSや音声通話などパスワード以外による証認）を採択しているツールがおすすめです。 （3）整理された状態を維持できる 三つ目のポイントは、整理された状態を維持できるツールであることです。 文書には、作成・活用・保管・保存・破棄というライフサイクルがあり、特に文書が適切に破棄されていないと、陳腐化した文書や内容が重複した文書などが蓄積してしまいます。そのため、ツール上で文書の更新や削除が簡単にできるものを選びましょう。 たとえば、一定期間閲覧されていない文書を検知したり、新規で作成する文書が過去の文書と重複していないかを判定したりする機能が備わった「ナレカン」「ナレカン」のようなツールが、整理された状態を維持するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理の失敗事例と解決策まとめ ここまで、文書管理に失敗しないための方法を中心に解説しました。 文書管理の失敗事例には「現場との認識の齟齬があるまま進めた」などが挙げられます。したがって、現場の課題から逆算した文書管理の仕組みを整えましょう。 また、紙媒体では手間がかかるので「形骸化して誰も文書管理をしなくなった」という失敗につながりかねません。したがって、カテゴリ別に文書を整理でき、必要な情報をすぐに見つけられるツールを導入して、従業員が簡単に文書管理をできるようにしましょう。 そのため、社内の文書管理を成功させるには、超高精度の検索機能を備えており、個人の検索スキルを問わず、誰でも欲しい情報を見つけられるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、効率的な文書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説

近年では、働き方改革の推進に伴い、仕事と私生活をともに充実させる「ワークライフバランス」がトレンドになっています。 しかし、ワークライフバランスの実現にあたって、具体的にどのような取り組みをすべきか分からない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ワークライフバランスに必要な取り組みや企業事例を中心に解説します。 ワークライフバランスの意味や目的、メリットを把握したい ワークライフバランスのための効果的な取り組みを知りたい 企業事例を参考にワークライフバランスの具体的なイメージを持ちたい という方はこの記事を参考にすると、ワークライフバランスの概要や事例を押さえつつ、自社内で効果的な取り組みができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ワークライフバランスとは1.1 ワークライフバランスの意味1.2 類義語との違い1.3 ワークライフバランス推進の目的2 ワークライフバランスのメリットとは3 ＜企業編＞ワークライフバランスに必要な取り組み5選3.1 取り組み1｜ノー残業デーを取り入れる3.2 取り組み2｜テレワークを推進する3.3 取り組み3｜育児休暇を奨励する3.4 取り組み4｜フレックスタイムを導入する3.5 取り組み5｜ナレッジ管理ツールを導入する4 ＜個人編＞ワークライフバランスに必要な取り組み2選4.1 取り組み1｜勤務形態を変更できないか確認する4.2 取り組み2｜自分のスキルを磨く5 ワークライフバランスに取り組んだ企業の事例3選5.1 事例1｜カルビー株式会社5.2 事例2｜株式会社JTB5.3 事例3｜株式会社ブリヂストン6 ワークライフバランスの取り組みにおける注意点6.1 （1）全社で共有意識を持つ6.2 （2）積極的に情報を共有する6.3 （3）定期的に制度を見直す7 【必見】ワークライフバランスの定着に最も貢献する情報共有ツール7.1 情報をすぐに共有・検索できるツール「ナレカン」8 ワークライフバランスに必要な取り組みや事例まとめ ワークライフバランスとは ここでは、ワークライフバランスの意味や類義語、目的を説明します。まずはしっかりとワークライフバランスの概要を押さえたいという方は必見です。 ワークライフバランスの意味 ワークライフバランスとは、仕事と私生活のバランスがとれた状態を意味します。 ワークライフバランスが実現すると、仕事だけでなく、育児や介護といった”プライベートの時間”も充実します。その結果、心身を常に健康に保てたり、人間関係が良好になったりするのです。 さらに、ワークライフバランスを推進する企業では、従業員の満足度が高まって離職率低下につながる効果もあります。 類義語との違い 以下は、「ワークライフインテグレーション」「ワークライフマネジメント」の意味と「ワークライフバランス」との違いをまとめた表です。 ワークライフインテグレーション ワークライフマネジメント 意味 仕事と生活を人生の一部として統合し、仕事と生活を切り分けずに充実を目指すという考え方です。 個人が主体的に仕事と生活の両方を計画的に管理することです。 違い ワークライフバランスは、仕事と生活を区別してどうバランスを取るか考えるのに対し、ワークライフインテグレーションは在宅勤務中に子供の世話などをするというように仕事と生活を一体化して考えるという点で異なります。 ワークライフバランスは、企業や組織が従業員に対して実施する取り組みなのに対し、ワークライフマネジメントは一個人が自身の生活と仕事の時間や優先順位を管理するという点で異なります。 以上のように、「ワークライフインテグレーション」も「ワークライフマネジメント」も「ワークライフバランス」とは違った意味を持つ単語なので、混同しないよう注意しましょう。 ワークライフバランス推進の目的 ワークライフバランスを推進する目的には以下の3点が挙げられます。 心身の健康を維持する労働環境作り 近年、長時間労働による健康被害や精神疲労などが社会問題として注目されており、会社は一刻でも早く職場の改善が求められているのです。そこで、ワークライフバランスで従業員が心身ともに健康でいられる労働環境作りを目的にしています。 変化する働き方や価値観への対応 男女平等の価値観が広まり、性別問わず育児や仕事の両立が可能な環境が必要とされています。そのため、男女ともに無理することなく働ける労働環境がなければ、従業員満足度（ES）の低下や会社の世間からのイメージが悪化するリスクがあります。 少子化や労働力不足への対策 少子化や労働力不足が深刻化している現代において、ワークライフバランスが整っていない企業で人材を定着させ、労働力を確保するのは至難の技です。そのため、ワークライフバランスの推進で、社員が辞めない仕組みを作ることが大切です。 以上のように、すべての企業においてワークライフバランスを進めていくべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークライフバランスのメリットとは ワークライフバランスには、主に以下のメリットがあります。 人材を確保しやすくなる 柔軟な働き方ができることをアピールすれば、人材確保もしやすくなります。 企業イメージを向上できる 「社員を大切にする」「離職率が低い」など優良企業のイメージを伝えられます。 従業員のモチベーションアップにつながる 無駄な作業時間が減ってプライベートの時間を多く確保でき、結果として従業員のモチベーションアップにつながります。 心身ともに無理なく働ける 従業員は自身の生活スタイルにあった働き方ができ、過度な残業防止を目的にタスク量も適切に分配されるので、心身ともに無理なく働けます。 上記のように、ワークライフバランスを実現すれば、企業と従業員の双方で大きなメリットを得られるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜企業編＞ワークライフバランスに必要な取り組み5選 ここでは、ワークライフバランスに必要な企業の取り組みを5つご紹介します。ワークライフバランスの実現に向けて、何から着手すべきか分からない方は以下を参考にしましょう。 取り組み1｜ノー残業デーを取り入れる まずは、ワークライフバランスの取り組みとして、ノー残業デーが挙げられます。 定時で帰れる曜日を週に一日以上設ければ、従業員のプライベート時間を多く確保できます。さらに、今日では「働き方改革」の一環として、残業時間の上限規制が適用されているため、企業側も残業時間を減らせるメリットがあります。 したがって、私生活を充実させるだけでなく、法改正に対応するうえでも、ノー残業デーは有効だと言えます。 取り組み2｜テレワークを推進する 次に、ワークライフバランスでは、テレワークの推進も有効です。 テレワークはコロナ禍以降急速に広まりましたが、感染症対策の他にも時間や場所を問わずに仕事ができるので、今日では多くの企業が取り入れています。さらに、通勤時間を省けることから、育児や介護とも両立しやすくなるのです。 このように、在宅でも仕事ができることで、無駄な時間を削減し私生活にも時間を割けるようになります。 取り組み3｜育児休暇を奨励する 次に、育児休暇を奨励することも有効です。 とくに、昨今では男女問わずに育児休暇を取得することが奨励されています。男性も育児休暇を取れば、女性の活躍機会が増えるきっかけにもなるのです。 また、社員ごとの家庭環境を考慮して、育児休暇の期間を自由に増やせるようにしている企業もあります。 取り組み4｜フレックスタイムを導入する 次に、今日ではフレックスタイムもトレンドです。 フレックスタイムとは、1か月で規定された労働時間内であれば、出退勤の時間を自由に決められる制度です。たとえば、勤務時間が6時間の場合は「10時から17時」や「11時から18時」のように設定します。 このように、フレックスタイムでは一日の勤務時間を柔軟に調整できるうえに、月の総勤務時間は変わらないため、給与計算にも苦労しません。 取り組み5｜ナレッジ管理ツールを導入する 最後に、ナレッジ管理ツールを導入することも、ワークライフバランスの実現に貢献します。 仕事において、マニュアルやノウハウなどを紙やエクセルで保管していると、管理が煩雑化しすぐに必要な情報が見つかりません。そのため、逐一探すのに手間取ってしまうなど、業務効率を悪化させてしまいます。 そこでナレッジ管理ツールを使えば、瞬時に情報にアクセスできるので、業務スピードが上がり残業時間の削減にもつながるのです。とくに、検索機能の精度が高い「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを選ぶようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜個人編＞ワークライフバランスに必要な取り組み2選 ここでは、ワークライフバランスに必要な個人の取り組みを2選ご紹介します。ワークライフバランスを維持するために個人でも意識できることはあります。 取り組み1｜勤務形態を変更できないか確認する まずは、勤務形態を変更できないか確認しましょう。 近年、多くの企業でテレワークやフレックスタイム制度、短時間勤務制度が導入されています。そのため、現状の勤務形態では育児や介護との両立が困難だと考える方は、利用できる制度はないか確認することが大事です。 とくに、会社に制度があっても、従業員が存在を知らず見落としてしまっていることが多々あります。そこで、社内制度の利用や勤務形態の変更を相談してみましょう。 取り組み2｜自分のスキルを磨く 次に、自分のスキルを磨くこともワークライフバランスに必要です。 日々の日常業務を振り返ると、非効率な点や改善できる点が多く存在します。そのため、自身のスキルアップによって業務の無駄をなくせば、必然的に時間にも余裕ができ、残業せずとも生産性をあげられます。 たとえば、ショートカットキーを覚えたり、業務管理ツールの使い方を理解し使いこなしたりすることも有効です。このように、自身でも業務効率化のためにできることに取り組んでいきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークライフバランスに取り組んだ企業の事例3選 ここでは、ワークライフバランスに取り組んだ企業の事例を3つご紹介します。以下の事例をもとに、自社のワークライフバランスを進めるイメージを掴みましょう。 事例1｜カルビー株式会社 引用：https://www.calbee.co.jp/ 製菓会社大手のカルビー株式会社は「Calbee New Workstyle」という新たな働き方を提示し、従業員の多様な生活スタイルを尊重しています。 同社では、主にモバイルワークやフルフレックスタイム制の導入に取り組みました。仕事をする場所や時間の制限を撤廃し、ワークライフバランスの実現を目指したのです。 また、部署を横断したメンバー同士でワークライフバランスを進めるプロジェクトをつくり、意識改革にも取り組んでいます。 参考：カルビー株式会社のホームページ 事例2｜株式会社JTB 引用：https://www.jtbcorp.jp/jp/ 旅行会社の株式会社JTBでは「新たなJTBワークスタイル」を目指しています。 同社では、主に「ふるさとワーク制度」や「勤務日数短縮制度」、テレワーク勤務の拡大といった取り組みを実施し、従業員の働きやすさを追求したのです。 また、2021年から「自己成長支援休職制度」を採用しており、海外留学や資格取得などを支援しています。 参考：株式会社JTBのホームページ 事例3｜株式会社ブリヂストン 引用：https://www.bridgestone.co.jp/ 大手タイヤメーカーの株式会社ブリヂストンでは、さまざまなライフステージにおいて安心して仕事ができ、能力が充分に発揮できる職場を目指しています。 同社では、主に育児休職者を対象としたセミナーやテレワーク制度、短時間勤務制度など、多様な働き方に対応する取り組みをしているのです。 また、育児休暇を延長を許可したり、数か月におよぶ出産休暇を付与したりと、妊娠・出産・育児をサポートする制度がとくに充実しています。 参考：株式会社ブリヂストンのホームページ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークライフバランスの取り組みにおける注意点 ここでは、ワークライフバランスの取り組みにおける注意点を3つご紹介します。ワークライフバランスの効果を最大限に得るには、以下に注意が必要です。 （1）全社で共有意識を持つ まずは、ワークライフバランスの施策に対して、全社で共有意識を持ちましょう。 企業担当者など限られた従業員だけでなく、職場全体でワークライフバランスに対する意識を持たなければ、想定した効果が得られません。とくに、制度があっても従業員間の理解がなければ、利用が進みません。 したがって、誰でも制度を利用しやすい仕組みをつくるために、あらかじめワークライフバランスの必要性を全社へ共有すべきなのです。 （2）積極的に情報を共有する 次に、ワークライフバランスの実現には、積極的な情報共有も重要です。 テレワークやフレックスタイムを導入しても、仕事に関する情報の共有がスムーズでなければ、認識齟齬のリスクがあります。その結果、かえって業務に時間がかかってしまう可能性もゼロではありません。 したがって、新たな制度によって逆に業務を非効率化してしまわないように、必ず情報共有を徹底しましょう。そこでリアルタイムでマニュアルやノウハウの更新が確認できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを導入するのがおすすめです。 （3）定期的に制度を見直す 最後に、定期的に制度を見直すことにも注意すべきです。 ワークライフバランスの取り組みをしても、必ずしも成果が出るとは限りません。そのため、制度を導入しただけで満足せず「かえって無駄な作業が増えていないか」などを確認しましょう。 また、残業時間や休暇の取得率、離職率といった定量的なデータを指標にすると、効果測定がしやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】ワークライフバランスの定着に最も貢献する情報共有ツール 以下では、ワークライフバランスの定着に最も貢献する情報共有ツールをご紹介します。 ワークライフバランスを保つためには、仕事の比重を重くしすぎないことが重要ですが、業務効率が悪いと無駄に時間がかかってしまいます。残業時間が延びた結果、私生活の育児や介護の時間にしわ寄せがきてしまい、仕事と生活の両立が困難になります。 そこで、ナレッジやノウハウの情報を瞬時に共有できるITツールであれば、逐一資料を印刷し手渡しする手間が省けます。また、検索機能の精度が高いものだと、紙の資料やExcelの乱立したファイルの中から情報を探す時間も省けます。 結論、ワークライフバランスを定着に役立つツールは、情報を瞬時に共有・検索できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、あらゆるファイルや画像を用いたマニュアルを作成し、任意のメンバーに共有できます。また、AIが搭載された超高精度な検索機能で、欲しい情報に即辿り着けるため、情報探しの時間や手間を大幅に削減することが可能です。 情報をすぐに共有・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ワークライフバランスに必要な取り組みや事例まとめ ここまで、ワークライフバランスに必要な取り組みや、企業事例を中心に解説しました。 ワークライフバランスの実現には、事例からも分かるように、ノー残業デーの確保や育児休暇の取得、テレワークなどの取り組みが必要です。また、同時に短い勤務時間でも業務効率を上げるために、ナレッジ管理ツールを導入することも効果的です。 そこで、情報の共有・検索がスムーズにできる”ITツール”を使えば、「共有までにかかる手間」や「情報探しにかかる時間」が解消されるのです。結果、不要な残業時間がなくなり、業務時間内で自身のタスクを終わらせられるようになるのです。 したがって、自社で利用すべきツールは、マニュアルやノウハウをリアルタイムで共有し、情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適だと言えます。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」でワークライフバランスの実現につなげましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】業務効率化の手法・アイデア5選とおすすめのツールを紹介！

ビジネスでは、メールを使った情報共有が一般であるため、業務を進めるにあたって「メールチェック」は必須です。昨今は、在宅勤務の導入により相手方に電話がつながらないことから、メールベースで情報をやりとりすることも少なくありません。 しかし、メールの確認と返信の作成に追われ、対応する予定だった仕事に着手できない、という状況になることもあります。そして、日々多くのメールを処理しなければならず「メールのチェックは時間がかかって面倒」と感じる方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は面倒なメールチェックを効率化し、負担を減らす方法を中心に解説します。 メールチェックするときのNG例を知りたい 効率的にメールチェックしていく方法を教えてほしい メールチェックの負担を減らす方法を探している という方は今回の記事を参考にすると、メールチェックの時間が短縮され、ほかの業務に使える時間を捻出できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 受信メールを効率的にチェックする方法1.1 （1）確認時間を決める1.2 （2）優先度をつける1.3 （3）アーカイブ機能で受信ボックスを空にする2 最適なメールの送信方法2.1 （1）「見る」と「返信」をセットにする2.2 （2）一次返信する2.3 （3）返信のテンプレート・ユーザー辞書を活用する2.4 （4）送信前の確認事項をリスト化する3 メールチェックがストレスに感じる原因とは4 【やってはいけない】メールチェック時におけるNG例4.1 （1）一通のメールを何度も見返す4.2 （2）通知を常に監視する4.3 （3）全ての文章を手打ちで入力する5 効率的なメールチェックを実現するツール5.1 完全自動でメール内容を転送できるツール「ナレカン」6 面倒なメールチェックの負担を減らす方法のまとめ 受信メールを効率的にチェックする方法 ここでは、受信メールの効率的なチェック方法を3点解説します。即実践できる内容であるため、対応できていない方は活用しましょう。 （1）確認時間を決める メールを確認する時間が決まっていない場合は、何時に確認するか決めて処理することでメール対応に専念できます。 スキマ時間で対応すると、時間を確保できなかったときに、急ぎの案件に気づけず、対応が遅れるリスクが高まります。そこで、一日のうち、数時間に一回確認する時間を設けると、急ぎのメールを見落とすリスクの予防にもなります。 また、1日の業務を開始するときは、メールチェックから始めるのがおすすめです。これにより、仮に自身の業務時間外に重要なメールが届いていたとしても、翌日すぐに対応できるようになります。 （2）優先度をつける メール内容を確認する前に、メール一覧から受信した時間と件名、差出人を確認します。 メールを受信した順番に、1通ずつ確認していくと、緊急性の低いメールにも確認の時間を割くことになります。そのため、必ずしも受信した順番ではなく、件名や差出人から「明らかに優先度の高いメール」を判断し、優先的に確認していくのがポイントです。 ただし、本文に急ぎである旨が記載されている可能性もあるため、対応に入るまえ、営業メールやスパムメール以外のものはには目を通すようにしましょう。 （3）アーカイブ機能で受信ボックスを空にする メールサービスに備わっているアーカイブ機能を使うと、受信ボックスからメールを非表示にできます。 メールの受信におけるアーカイブとは、メールデータの保管場所を変えて受信ボックスから見えないようにする機能を指します。対応が不要なメールに関しては、アーカイブで視覚的に消してしまえば対応すべきメールだけが残るので、返信すべきメールの取捨選択がはかどります。 なお、アーカイブは削除とは異なりデータは残っているため、検索をかければいつでも該当のメールを探せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 最適なメールの送信方法 メール対応の方向性を決めたらメールの返信を始めましょう。以下では、効率的なメールの返信方法について4点解説します。 （1）「見る」と「返信」をセットにする メールを見たらその場で返信を作成します。 内容を確認したタイミングで返信まで終わらせるように習慣づけると、返信を保留しているメールが蓄積しません。したがって、確認したら返信は保留にせず、一気にメールを書き上げましょう。 ただし、メールを見る前に「優先度の決定」が前提なので、あらかじめメールを振り分けできるように設定しておくことがおすすめです。 （2）一次返信する 時間がなく詳しく回答することが難しいときには、一次返信として「メールを受信したことや改めて回答する旨」を伝えます。 たとえば週末まで出張中でメール対応が困難であるときには、週明け以降に改めて回答する旨を返信します。すると、いつごろ回答があるのか相手側が把握できるので、回答の催促やメールそのものが届いているか確認の連絡が届くこともなくなります。 ただし、ほかのメンバー宛にっメールを一斉送信しているケースもあるため、誰が・いつ返信するのかの共通認識を持っておく必要があります。そこで、昨今では、メールの二重返信を防ぐために、「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを活用して、メールを一元管理している企業が増えています。 （3）返信のテンプレート・ユーザー辞書を活用する 頻出する言い回しがあればテンプレートやユーザー辞書をメール作成に活用すると、短時間で返信の文面が作成できます。 テンプレートを作成しておけば、定型的な文面(署名、文頭と文末のあいさつ文、よく聞かれる質問)がある場合に、自動的に本文へ挿入できるので便利です。 一方、よく使う言い回しがあれば、PCの設定より「単語登録」しておくのが有効です。たとえば、「よろしくお願いいたします」といった文章も「よろ」で登録すれば、入力する文字数も2文字で完了します。 このように、テンプレート・単語登録の活用は、文字変換の手間が省けるうえに誤字脱字の防止にもつながるのです。 （4）送信前の確認事項をリスト化する 送信前に間違いがないか確認する際、注意すべき箇所をリストアップしておくとチェックに時間がかかりません。 仕事が忙しく集中力が落ちてきているときでも、確認する箇所が明確になっていれば、リストに沿って対応しつつ確認漏れを防止できます。 一般的に、メール送信前には、送付先・宛名・社名・添付ファイルが間違っていないかの確認が必要になります。さらに、ミスが起こりやすい箇所には、重要マークをつけておくなどの注意喚起があるとより効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ メールチェックがストレスに感じる原因とは 以下ではメールチェックがストレスに感じてしまう原因を解説します。 営業メールやスパムメールが多くて、重要なメールが埋もれてしまっている メールを活用する場合、営業メールやスパムメールが届くのが難点です。そのため、受信トレイに不要なメールが溜まりやすく、すぐに確認すべきメールを探すのに時間がかかってしまうと、ストレスに感じてしまいます。 重要なメールを優先度別にフォルダ分けするのが大変 重要なメールを見落とさないようにするには、優先度別にフォルダ分けしていくのが有効です。しかし、手作業で振り分けていくのは、かなりの時間と手間がかかってしまいます。 メールチェックの時間を決めていない なかには、就業後にメールを受信することもあるため、仕事の時間とプライベートの時間関係なくメールチェックをしてしまうこともストレスにつながってしまいます。 このように、メールチェックが効率的にできないとストレスにつながってしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【やってはいけない】メールチェック時におけるNG例 ここでは、メールチェックの効率を下げてしまうNG例を3つ紹介します。 メールのチェックがスムーズにできなければ、対応工数がかかり業務の遅れを招くので、下記の方法に該当してしまっている場合は早急な改善が必要です。 （1）一通のメールを何度も見返す メールの内容を何度も確認していると返信の効率が落ちてしまいます。 文面の内容を一度で完全に把握するのが困難なこともあるので、複雑な内容は結局読み返さなければならなくなり、返信そのものにかける時間が長くなります。たとえば、以下のような内容が挙げられます。 「契約内容を確認したい」という内容のメールだと認識して返信を考えていた。 しかし、返信時に読み返したところ「契約内容を確認したい(他社の契約事例を教えてほしい)」という要望だったので、現行の契約内容を伝えるだけでは不十分であることがわかった。 結果として、他社の事例を調べて伝えるという方向性に変わり、考えていた返信内容を立てなおすこととなった。 このように、返信時に初見での確認が不十分であると、想定していた内容と返信する文面のニュアンスが異なり、結局返信内容を考え直す必要がある、という事態も起こりかねません。したがって、メールを確認するときは、流し見するのではなく、確実に目を通すことが求められます。 （2）通知を常に監視する 受信ボックスを常に監視していることも、仕事の効率を下げてしまいます。 とくに、関係者への事実確認が必要なメールなど、返信までの時間が必要なメールもあります。そこで、常に通知を気にしていると通知が来ること自体に敏感になり、返信に焦りを感じやすくなるうえ、ミスも誘発しやすくなってしまうのです。 そのため、「メールには早く対応するべきだが、常に通知を監視するのではない」意識が、あらかじめチームに浸透している必要があります。 （3）全ての文章を手打ちで入力する 文章をすべて手入力すると、一文字一文字打ち込むこととなり、チェックしたメールの返信に時間がかかってしまいます。 さらに手入力は「相手の会社名や名前を間違える」「誤字脱字」のリスクも伴うため、個人はもちろん企業に対する不信感にも繋がりかねません。 したがって、メールの返信時に個人レベルでは、名称はコピー＆ペーストしたりテンプレートで定型化するなどの対策が必要です。また、チーム単位では「短時間でメールを作成してもミスをしない仕組み」「複数人でメールの文言を確認できる仕組み」を構築することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 効率的なメールチェックを実現するツール 以下では効率的なメールチェックを効率化させるツールを紹介します。 メールチェックを効率的にするには、「優先度をつけてメールをチェックすること」が重要です。優先度の低いメールと高いメールをどちらも同じ時間をかけてチェックしていては、本来進めるべき業務に時間を割けなくなってしまいます。 そこで、膨大なメールを優先度別に仕分ける体制を整えましょう。たとえば、メールの仕分けを一つ一つ手作業ですると時間がかかり、非効率的なので、完全自動で仕分けられる機能を搭載したツールを導入するのがおすすめです。 したがって、自社のメールチェックを効率化するには、メールを自動転送して一元化でき、優先度別に管理できるツール「ナレカン」「ナレカン」が役立ちます。 ナレカンでは、設定したアドレスからのメールのみ「記事」に自動転送できるので、営業・スパムメールによるストレスがありません。また、記事は、優先度別に作成した「フォルダ」に振り分けられるので、優先度順にメールチェックが可能になり、確認作業が効率化します。 完全自動でメール内容を転送できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 面倒なメールチェックの負担を減らす方法のまとめ これまで、面倒なメールチェックの負担を減らす方法について解説しました。 メールの受信時・送信時問わず「メールのチェックから返信まで」は迅速に対応しなければ、間接的にビジネススピードに悪影響を及ぼしてしまいます。そのため、頻繁にメールを確認したり何度も見返したりする、非効率な作業が個人レベルで発生している場合はすぐに改善しなければなりません。 しかし、メール業務においてスピード感を維持するには、「優先度をつけてメールをチェックすること」が重要です。そこで、ツールを活用し、膨大なメールを優先度別に仕分ける体制を整えましょう。 そこで、今回ご紹介した、完全自動でメール内容を転送できる「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入してメールチェックの煩わしさを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！