【注意】メール一斉送信に関わる3つのマナーと4つのリスクとは
複数人へ同時に連絡する手段のひとつに、OutlookやGmailを使ったメールの一斉送信があります。一度にまとめて情報共有できるため便利な方法ですが、送付時のマナーには注意が必要です。
また、一斉送信には送付漏れのリスクも伴うため、「一斉送信での情報共有は個人へのメールよりも注意が必要で負担だ」と感じている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、メール一斉送信における3つのマナーと起こりうる4つのリスクについてご紹介します。
- メールを一斉送信するときののマナーを理解したい
- メールを一斉送信することによるリスクを周知したい
- メールよりも効率的に情報共有できる手段を探している
という方は今回の記事を参考にすると、一斉送信時に注意すべきマナーとリスクを解消した情報共有が実現できます。
目次
メールを一斉送信するときの基本知識
To・Cc・Bccの違い
メールの宛先にはTo・Cc・Bccの3種類があります。以下で一つずつ解説していきます。
- To
- Cc
- BCC
直接やりとりする相手を指定します。複数のメールアドレスを指定することも可能で、受信者は、自分以外に指定されているアドレスを宛先欄から確認できます。
一般的に、直接のやりとりをせずにメールの内容を共有したい相手を指定します。例えば、部署のメンバーやチームのポジションアドレスを指定して、情報共有に使用します。Toと同様に、受信者は自分以外の受信者のメールアドレスを確認できます。
Bccに宛先を設定すると、受信者にはBccに設定されていること自体わからず、他の受信者のメールアドレスも表示されません。複数の取引先に同一のメールを送るなど、他の受信者の情報を非公開にする場合に使用します。
このようにTo・Cc・Bccで使用目的は異なるので、使い分けに注意しましょう。
一斉送信で注意すべきマナー3点
ここでは、一斉送信で注意すべきマナーを3点紹介します。複数人への同時連絡は相手の誤解を招くリスクが伴うため、送付前には丁寧に確認しましょう。
（1）宛名は正確か
宛名が正確に記載できていなければ相手に不信感を与えてしまいます。
たとえば、一斉送付時に複数人の宛名を記載すると、会社名・役職名・氏名の組み合わせを誤ってしまうリスクがあります。宛名違いによる不信感を防ぐには、データの自動挿入や宛名をコピーして入力をする対策が必要です。
このように、宛名を間違えないように入力を工夫したうえで、送付前には宛名が正しいか確認しましょう。ただし、チームメンバー全体に送付する際には「関係者各位」「ご担当者様」といった表記で問題ありません。
（2）役職の高い順になっているか
一斉送信時には宛名の順番にも細心の注意を払いましょう。
とくに、複数の関係者に一斉送信する場合には、役職の高い方から順に記載されていることが重要です。なかには、年功序列を重んじる企業も少なくないため、順番に配慮が欠けると、相手に対して無意識のうちに失礼な印象を与えかねません。
円滑な関係構築のためにも、形式面における配慮を忘れないようにしましょう。
（3）一斉送信であると知らせているか
一斉送信だと伝えずにメールを送ると印象が悪くなり、トラブルを引き起こすリスクがあります。
一斉送信は一括での連絡になるため、文面が丁寧でなければ情報共有に手を抜いているとみなされ心象が悪くなる恐れがあります。とくに企業間を横断した連絡や取引先への連絡においては、印象の悪化で今後の業務に支障が出ないように注意しなければなりません。
本文の書き出しには「一斉送信にて失礼いたします」「Bccにて一斉送信でお送りしております」といった文言を付け加え一斉送信であることを伝えましょう。ただし、Bccへのアドレス入力はCcと間違える懸念があるため、とくに送付前の確認に注意が必要です。
メールの一斉送信で発生する4つのリスクとは？
ここでは、メールの一斉送信で発生するリスクを4つご紹介します。複数人への一括連絡は業務を脅かすリスクが伴うと理解し、対策を立てる必要があります。
（1）セキュリティリスク
一斉送信にはセキュリティ上のリスクが伴います。
一斉送信時には、メールの誤送信による情報漏洩に注意が必要です。宛先に本来含めないアドレスを間違えて含めてしまうと関係のないメンバーが情報を閲覧できてしまうため、仮に取引先のアドレスに誤送信してしまえば、機密情報の漏えいによる損害が発生します。
関係者にのみ確実にメールが送信できるように、送付前にはTo・Cc・Bccアドレスに間違いはないか確認を徹底しましょう。
（2）法令違反のリスク
メールの一斉送信の送信設定・受信設定によっては法令違反となるリスクもあります。
特定電子メール法は迷惑メールを規制する法律で、違反すると罰金や行政処分の対象になります。法律内容は、たとえば受信者側が送付を事前承諾しているか、受信をいつでも配信停止できる仕様になっているかといった点を守って広告宣伝メールを送るように定められています。
広告宣伝メールを一斉送付するときは、法令違反とならないように、特定電子メール法のガイドラインを参照しましょう。
（3）迷惑メールと判断されるリスク
一斉送信したメールが迷惑メールだと判断されると、受信者の設定によってはメールが拒否されてしまいます。
具体的には、Bccに一度に数百件単位のアドレスを入れた一斉送信はプロバイダによっては迷惑メールだと判断し、受信を拒否してしまいます。さらに、架空のアドレスを多数含む一斉送信も迷惑メールの判断対象になるため、アドレス間違いには注意が必要です。
したがって、メールが拒否されないように、送付前にはアドレスの記載ミスがないか確認しましょう。また、Bccを活用した一斉送付はアドレス件数を絞るといった対策が必要です。
（4）送付不備のリスク
一斉送信の大きな問題点は「あとから修正できない」「送付先が多い」ことであり、送付不備が起こる原因となっています。
メールは送付後に書き換えができないため、誤った情報を記載すると関係者全体が混乱してしまいます。また、送付先のアドレスが多い場合、メールアドレスの抜け漏れにより共有が必要なメンバーにメールが届かない不備が起こるリスクがあります。
そのため、メール送付時には記載内容に不足はないか、アドレスの漏れはないか確認しましょう。ただし、送付前の確認には時間を要するため、社内の報連相にはメールではなく「ナレカン」のようなITツールを活用すると円滑に連絡可能になります。
複数人へ簡単に情報が共有できる最もおすすめのツール
以下では、メールの一斉送信よりも簡単に情報共有できるツールを紹介します。
メールを一斉送信しようとすると、注意しなければならない点が多く、スムーズに情報を共有できません。また、メールの場合、営業メールやスパムメールも多く届くので、情報の見落としが発生してしまい、全メンバーに必要な連絡が行き届きません。
そのため、社内向けに重要な情報を発信できる「社内ポータル機能」のあるITツールを使うと便利です。ただし、情報を公開するまでの工数が多いものだと非効率的なので、簡単に全体アナウンスできるものがおすすめです。
結論、メールの一斉送信する手間を軽減するには、情報を一ヶ所に集約し簡単に全体アナウンスが可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「社内お知らせ」モードを活用すれば、複雑な工数をかけることなく、一斉に情報をアナウンスできるようになります。また、情報の公開・非公開もワンクリックで操作できるので、常に重要なお知らせが全社員の目に行き届き、情報の見逃しを防げます。
簡単に全体アナウンスができるツール「ナレカン」
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社内連絡にメールを使うメリット・デメリット
社内連絡にメールを使うのは一般的ですが、メリットやデメリットがあります。
メリットとしては、無料で利用できる点や、普段からビジネスメールのやりとりをしている人にとっては、使い慣れている点などが挙げられます。また、スマホ向けアプリが提供されているものであれば、外出先から社内連絡メールを送受信することも可能です。
デメリットとしては、営業メールやスパムメールなどに紛れてしまい、重要な連絡を見落としてしまう恐れがある点や、形式面などで注意すべきポイントが多い点が挙げられます。そのため、メールの送受信には手間がかかってしまうのです。
このようなメールのメリット・デメリットを理解した上で、自社に最適な社内連絡の方法を導入しましょう。
メール一斉送信のマナーと発生するリスクのまとめ
これまで、メール一斉送信のマナーと発生するリスクをご紹介してきました。
メールを一斉送信するには、注意すべき点が多く手間がかかり、スムーズに情報共有していくのは困難です。また、営業メールやスパムメールも多く届くので、重要な連絡を見落としてしまい、全メンバーに必要な情報が行き届かない恐れがあります。
そこで、社内向けに重要な情報を発信できる「社内ポータル機能」のあるITツールがあれば、面倒な工数や、情報が行き届かないリスクを解消できます。ただし、情報を公開するまでの工数が多いと非効率的なので、簡単に全体アナウンスできるものを選びましょう。
結論、メールの一斉送信する手間を軽減するには、情報を一ヶ所に集約し簡単に全体アナウンスが可能なツール「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して円滑な情報共有ができる環境を構築しましょう。
