【最新版】働き方改革を実現できるツール8選！選定ポイントも解説
2019年の働き方改革関連法の施行以来、政府は働き方改革の助成金制度を設けるなど、働き方改革を奨励する施策に力を入れています。
働き方改革の推進時に必須なのがITツールです。たとえば、テレワーク下で、社員同士が遠隔地にいてもコミュニケーションを取れるようにチャットツールを導入したり、ファイルを一元管理できるようにクラウドストレージを導入したりする必要があります。
しかし、ツールに関心はあっても「どれを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、働き方改革を実現できるツール8選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 働き方改革によって、社内の生産性を向上させたい
- 働き方改革に役立つツールを教えてほしい
- 選定ポイントをもとに、自社の働き方改革に最適なツールを選びたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の働き方改革の取り組みに役立つツールを理解し、働き方改革の実現へと一歩近づけます。
目次
働き方改革が注目される背景とは
働き方改革とは、一億総活躍社会を実現するための改革のことです。
一億総活躍社会とは、50年後も人口1億人を維持し、誰もが活躍可能な社会のことを表しています。
たとえば、高年齢にかかわらず活躍可能な環境を設ければ、少子高齢化が進行する日本においても労働力が確保できるようになります。このように、誰しもが社会で活躍できる環境を作る動きが働き方改革です。
この働き方改革の必要性が注目されている背景として、労働力人口（生産年齢人口）の大幅な減少が挙げられます。現在のペースのまま労働力人口が減少し続けると、2060年にはピーク時の約半分である約4,000万人程度まで減ってしまうと予想されています。
以上のような理由から、このままでは国全体の生産力の低下や国力の低下は避けられないとして、内閣は働き方改革の推進に着手し始めたのです。
働き方改革を促進させるITツールの選定ポイント3選
以下では、働き方改革の実現に向けてツールの導入を検討するときのポイントについて解説します。ツールの適切な選定方法を理解し、スムーズに働き方改革を進めましょう。
（1）自社の課題を解決できるか
大前提として、自社の課題を解決できるツールでなければなりません。
たとえば、必要な資料を探すのに時間がかかるという場合には、情報を一元化できてかつ高精度な検索機能が搭載されたツールが必要です。また、ITツールに不慣れという場合には、必要な機能が過不足なく備わりつつも、シンプルな操作性のツールが適しています。
このように、自社の解決したい課題によって必要な機能は異なるので、ツールの導入前に課題を明確にしておきましょう。
（2）サポートが手厚いか
ITツールを導入するときは、機能性だけでなく、導入前後のサポート体制にも注目しましょう。
複数のツールを比較検討するための相談ができたり、導入後の運用計画の支援が受けられたりするサービスの方が、定着率は上がります。とくに、従来の業務体制を根本から変えていく場合には、時間や手間がかかることは否めません。
安心して導入・運用を進めるためにも、サポートが充実したサービスを選ぶことが大切です。
（3）セキュリティ対策が万全か
導入するツールのセキュリティも精査してから運用を開始する必要があります。
たとえば、働き方改革の一環としてテレワークを導入する場合、オフィス外からも情報にアクセスできる環境の整備が必須です。すなわち、今までは社内からのみ閲覧可能であった情報を、どこからでもアクセスできるようにしなければいけません。
そこで、セキュリティ対策が十分ではないツールを導入した場合、外部からの攻撃によって顧客データなどの機密情報が漏洩し、顧客からの信頼を失いかねません。
したがって、ツールの選定にあたってはセキュリティ体制を確認する必要があります。
働き方改革を実現できる便利ツール8選
以下では、働き方改革に貢献するツール8選を紹介します。
働き方改革を促進するには、業界職種問わず、まずは「社内の資料やナレッジをスムーズに共有できる環境」が求められます。働き方改革を進める中で、リモートワークを導入しても、資料やナレッジの共有ができなければ業務を進められません。
したがって、社内の資料やナレッジを、誰でも参照可能な体制を整える必要があります。ただし、資料やナレッジの保管場所が分散していたり、属人化していたりすれば、必要な情報を探す手間がかかってしまい、業務効率が下がってしまいます。
結論、自社に取り入れるべきツールは、社内のあらゆる情報を一元管理でき、超高精度検索で見つけられるツール一択です。
ナレカンの「記事」には画像・ファイルを含む、あらゆる社内情報を集約でき、「キーワード検索機能」では”Google検索”するように情報を探せます。そのため、個人の検索スキルを問うことなく、スムーズに情報にアクセスできるため、生産性の向上やリモートワークの促進につながります。
【ナレカン】効率的な資料・ナレッジ共有を実現するツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】誰でも簡単にチームの情報・資料共有できるツール
「Stock」は、誰でも簡単に社内情報をストックできるツールです。
Stockの「ノート」には、直感的に情報を残せるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、ノートごとに「タスク」「メッセージ」を紐づけられるので、情報が錯綜することなく、メンバー間でやりとりしたり作業を進めたりできるのです。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Chatwork】企業向けに特化したICTツール
Chatworkの特徴
- 気軽にコミュニケーションがとれる
- 好きなタイミングでメッセージを確認できる
チャットで簡単にコミュニケーションをとれるほか、スタンプも充実していてメッセージのやりとりがしやすくなっています。
既読機能がないため好きなタイミングでメッセージを確認でき、コミュニケーションを負担に感じることがありません。
Chatworkの機能・使用感
- シンプルで使いやすい
- スレッド式なので情報が流れやすい
メッセージのやりとりだけでなく、タスク設定もできるので、管理をひとまとめにしたい場合に適しています。
スレッド式で会話が流れてしまうため、やりとりを振り返るのが面倒です。
Chatworkの注意点
- 無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる
- チャットが流れてしまう
無料プランの場合、直近40日以内に投稿されたメッセージのみ閲覧できます。
利用しているユーザーからは「ビジネスで使う際に、チャットが進むと、写真やエクセル、PDFなど貼り付けた以前のチャットを探すのに苦労する」という声があります。（参考：ITreview）
Chatworkの料金体系
- フリープラン：0円
- ビジネスプラン：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズプラン：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【Slack】IT企業向けのカスタマイズ性が高いチャットツール
Slackの特徴
- 他サービスと連携できる
- スタマイズ性が高い
他社サービスとの互換性が高いため、既に自社に導入しているITツールと相性が良い場合があります。
オリジナルの絵文字を作る機能もあるなど、ツール内での自由度が高くなっています。
Slackの機能・使用感
- 情報を振り返られる
- 直感的に使いこなせない
チャネル内で流れがちなファイルやメッセージは、サイドバーの「後で」や「ファイル」で確認できます。
細かい機能が多く、どのように使ったら良いのかが直感的に分かりづらいので、ITに疎い人が使いこなすのは難しいと言えます。
Slackの注意点
- フリープランでは90日間のアクセス制限がある
- インターフェース上使いにくいところがある
フリープランでは、90日間を過ぎるとストックしていた情報にアクセスできなくなってしまいます。
利用しているユーザーからは「ブックマーク機能が付いているのは良いが、隠れた場所にあるため、初心者だとユーザーインターフェース上使いにくいところがあるかも。あとはあまり使わない文字だと稀に文字化けします。」との声があがっています。（引用：ITreview）
Slackの料金体系
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Trello】業務進捗を把握できるタスク管理ツール
Trelloの特徴
- 直感的な操作性である
- タスクの進捗が管理しやすい
付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加できます。
ドラッグしてタスクのステータスを管理できるなど操作性に優れているのか、進捗も視覚的に把握しやすくなっています。
Trelloの機能・使用感
- 視覚的にタスク管理できる
- タスク管理に特化している
メンバーの抱えている業務量が視覚的に把握できるので、チームのマネジメント管理には「カレンダービュー機能」が便利です。
ほかのツールと比較すると、タスク管理に特化しているので、複数のプロジェクトを同時進行させる場合に役立ちます。
Trelloの注意点
- サポート体制に懸念あり
- メールで通知が来るため即時的なやりとりができない
Trelloは海外企業が提供するツールなので、日本企業ほどサポート体制が充実していない可能性があります。
利用しているユーザーからは「メールでの通知ではなく、Teamsなどのチャットアプリと連携してほしい」というように、改善を求める声があります。（参考：ITreview）
Trelloの料金体系
- フリー：0ドル
- スタンダード：6ドル/ユーザー/月（月払い）
- プレミアム：12.50ドル/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：～17.50ドル
【Dropbox】資料管理に最適なオンラインストレージツール
Dropboxの特徴
- すべてのデータをクラウド上に保存できる
- 他人との共有が簡単にできる
すべての情報をDropboxで管理すれば、端末を紛失してもデータを失う心配がありません。
共有フォルダやリンクを簡単に作れるので、他社との共有にも時間がかかりません。
Dropboxの機能・使用感
- すべてのデータを集約できる
- メッセージ機能はついていない
PCのバックアップやドキュメントなど、大量のデータを1か所に集約できるので、管理する情報量が多いチームに適しています。
チームでスムーズに連携を取りたいという場面では、メッセージ機能が付いていない点がデメリットです。
Dropboxの注意点
- ほかのITツールも導入しなければならない
- ファイル検索に時間がかかる場合がある
Dropboxはストレージ機能のみであるため、ほかのITツールとの併用が必須です。
利用しているユーザーからは「大量のファイルを保存していると、目的のファイルが見つかりにくい場合があり、タグ付けや AI による検索補助があると便利」というよう声があがっています。（参考：ITreview）
Dropboxの料金体系
- Basicプラン：0円/ユーザー/月
- Plusプラン：1,500円/月（月間払い）
- Standardプラン：1,800円/ユーザー/月（月払い/小規模チーム向け）
- Professionalプラン：2,400円/月（月払い/フリーランサー向け）
- Advancedプラン：2,880円/ユーザー/月（月払い/大規模チーム向け）
- Enterpriseプラン：要問い合わせ（企業向け）
【Zoom】全世界で使われているオンライン会議ツール
Zoomの特徴
- 招待された側はユーザー登録が不要
- 無料プランから使える
招待用URLをクリックするだけで会議に参加でき、複雑な手続きを踏む必要がありません。
無料プランでも100名まで会議に出席可能なので、多くの企業が気軽に導入できる。
Zoomの機能・使用感
- 議事録を作成できる
- バーチャル背景機能が便利である
オンライン会議の内容は、既存のテンプレートに記載して共有できるので、議事録を作成したいときに便利です。
オンライン会議のときはバーチャル背景を設定できるので、プライベート空間を隠したいという方も安心して使えます。
Zoomの注意点
- 情報を聞き逃してしまう危険性がある
- 操作が複雑である
使用中の通信環境が悪化した場合、相手側の音声やビデオがストップし、必要な情報を得られなくなってしまいます。
利用しているユーザーからは「機能が豊富である分、使いこなすのに慣れが必要」という声があります。（参考：ITreview）
Zoomの料金体系
- ベーシック：0円
- プロ：2,399円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,299円/ユーザー/月（月払い）
【サイボウズOffice】中小企業に特化したグループウェアツール
サイボウズOfficeの特徴
- 個人単位で機能のオン/オフができる
- マルチデバイスで使える
ユーザー毎に設定可能なため、不要なアプリケーションを非表示にできます。
PCだけでなくスマホからも確認できるので、移動中や出張先からの確認も楽になる。
サイボウズOfficeの機能・使用感
- コミュニケーションを活性化できる
- 会議をセッティングしやすい
メールや掲示板で共有していた内容を一本化して、コミュニケーションを活性化させたい場合に便利です。
スケジュール機能で空いている時間帯を確認できるので、会議をセッティングするときに役立ちます。
サイボウズOfficeの注意点
- 全機能に慣れるまでには時間を要する
- 検索機能の改善が必要である
便利な機能が備わっている反面、全機能を十分に使えるようになるまでには時間がかかる。
利用しているユーザーからは「メッセージや掲示板の検索機能が使いにくい」という声があります。（参考：ITreview）
サイボウズOfficeの料金体系
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（月払い）
働き方改革を実現できるツール8選比較表
以下は、働き方改革を実現できるおすすめのツール8選を比較表にしたものです。それぞれ特徴や用途が異なるので、自社の課題に適したツールを選定しましょう。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Chatwork | Slack | Trello | Dropbox | Zoom | サイボウズOffice | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
効率的な資料・ナレッジ共有を実現するツール |
誰でも簡単にチームの情報・資料共有できるツール |
企業向けに特化したICTツール |
IT企業向けのカスタマイズ性が高いチャットツール |
業務進捗を把握できるタスク管理ツール |
資料管理に最適なオンラインストレージツール |
全世界で使われているオンライン会議ツール |
中小企業に特化したグループウェアツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| AI搭載 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる |
フリープランでは90日間のアクセス制限がある |
サポート体制に懸念あり |
ほかのITツールも導入しなければならない |
操作が複雑である |
全機能に慣れるまでには時間を要する |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは840円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは6ドル/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは2,399円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Zoom」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
このように、昨今では、AIが搭載されたツールが多く見られます。ただし、「AI機能が備わっているから」「有名だから」という理由だけでツールを決めると操作が複雑で使いこなせない可能性があるので、自社に必要か否かを慎重に選びましょう。
働き方改革にツールを利用する3つのメリット
ここでは、働き方改革にツールを利用する3つのメリットを紹介します。以下のメリットを享受できれば、生産性向上だけでなく自社の離職率の低下も実現可能です。
（1）労働時間が短縮される
労働時間が短縮される点はツールを利用する最大のメリットです。
ツールにより、従来の業務で無駄に時間がかかっていた部分を削減できるため、一つひとつの業務にかかる時間が改善するからです。
たとえば、書類管理や事務作業をすべて手作業で進めていると、業務にかかる時間は途方もありません。そこで、ツールを利用すれば業務を自動化でき、空いた人手をほかの業務に回せるのです。
（2）多様な働き方に対応できる
多様な働き方に対応できるようになる点もメリットの一つです。
今日では、テレワークなどの社外で勤務する働き方も増えています。しかし、社外にいる社員とスムーズにやりとりできなければ、生産性は低下してしまいます。
したがって、オンライン上でもコミュニケーションがとれるビデオ会議ツールや、同じ時間に出社していなくても業務の進捗をすぐに把握できるタスク管理ツールが柔軟な働き方には必須です。
このように、ITツールを適宜利用しながら、社員が働き方を選択できる制度を設けることが求められています。
（3）不測の事態に対応できる
ツールがあれば、不測の事態にも対応しやすくなります。
たとえば、業務時間外に障害が発生し、緊急で対応しなければならないケースでは、社内にデータを保存していると出社を強いられます。しかし、ツールからすべての情報にアクセスできるようにしておけば、自宅から対応可能なため便利です。
このように、ツールから自社の情報にアクセスできる環境を構築しておけば、障害対応が遅れてユーザーに不満を抱かせるリスクを抑えられるのです。
働き方改革にツールを利用する2つのデメリット
以下では、働き方改革にツールを利用する2つのデメリットを紹介します。働き方改革をスムーズに実現するためにも、デメリットを解消できるようなツールが求められます。
（1）効果が出るまで時間がかかる
ツールを導入しても、効果が出るまでに時間がかかるケースがあります。
とくに、労働時間の改善は、ツールを使いこなしてからはじめて実現します。そのため、効果がすぐに出ないことで別のツールに切り替えると、社員が混乱してかえって業務負担が増加してしまうのです。
したがって、ツールを導入してから効果が出るまで継続的に運用しなければなりません。
（2）形骸化するリスクがある
ツールが使いづらい場合は形骸化するリスクがあります。
とくに、規模感の大きい企業の場合は、働き方改革の担当者と現場の社員との間にITリテラシーの差があるケースがあります。そのため、事前に社員のITリテラシーを確認し、適切なツールを導入しなければなりません。
また、業務ごとに異なるツールを導入した場合には、ツールを併用することとなります。その場合にも社員がツールに対して抵抗感を抱くケースがある点に注意しましょう。
働き方改革を実現できるツールのまとめ
ここまで、働き方改革を実現できるツール7選や選定ポイントを中心に紹介しました。以下は、自社に合うツールを導入するための3つの選定ポイントです。
- 自社で解決したい目的を達成できるか
- 導入前後のサポートが手厚いか
- セキュリティ体制が整っているか
そして、上記のなかでも「導入前後のサポートの手厚さ」は、働き方改革の成功を左右するポイントになります。自社の社員のITリテラシーに適したツールを導入しなければ、せっかく導入してもツールが活用されないといった状況が発生し、働き方改革も実現しません。
結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理でき、企業ごとに適した運用方法を設計できるツール「ナレカン」一択です。ナレカンは、専属担当者が手厚くサポートするので、導入にあたって担当者の負担を最小限に抑えられます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひを導入して働き方改革を進めていきましょう。
