ナレッジマネジメント
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顧客から寄せられたクレームは、企業の評判に関わってくるため適切な対応が求められます。また、対応したクレームは顧客の満足度向上や、ナレッジの蓄積に展開できるポジティブな側面もあります。 とはいえ、クレームに上手く対応できなかったり、次に活かすための手順が分からなかったりする方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、クレームが発生する原因や、上手い人の対応手順とポイントを中心に解説します。 適切なクレーム対応の手順が分からない クレーム対応が上手い人が知りたい クレーム内容を記録・管理するツールを探している という方は本記事を参考にすると、適切なクレーム対応の手順が分かるほか、クレームを活用できる仕組みを整えられるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【対処法あり】クレームの発生原因とは1.1 （1）商品・サービスにトラブルがある1.2 （2）顧客対応に不満がある1.3 （3）顧客が誤解している2 上手い人に共通するクレーム対応のポイント3選2.1 （1）顧客に共感する2.2 （2）客観的に事実を確認する2.3 （3）対応を平準化する3 クレーム対応を最適化するツール3.1 【有能】社内のクレーム対応を向上させるツール「ナレカン」4 クレーム対応の上手い人が実践している手順4.1 （1）クレームを正確に把握する4.2 （2）顧客の状況を整理する4.3 （3）解決策を提示する4.4 （4）顧客にお詫びと感謝をする4.5 （5）クレーム内容をチームに共有する5 クレーム対応の電話が上手い人の特徴6 【やってはいけない】クレーム対応におけるNG行動7 クレームを減らすコツ8 クレーム対応のポイントと手順まとめ 【対処法あり】クレームの発生原因とは 以下では、クレームの発生原因と対処法について解説します。クレームが発生する原因を把握して、それぞれのクレームに適した対応を取りましょう。 （1）商品・サービスにトラブルがある まずは、商品の欠陥やサービスへの不満に関したクレームが挙げられます。 このような場合は、商品・サービスの不具合を正確に把握する必要があります。また、頻繁に発生するクレームは、以下のようにあらかじめ基本的な対応をマニュアル化しておくと、経験の浅い社員でも迅速に対応できます。 商品・サービスの不具合が発生しやすい原因、原因の特定方法 修理や返品の受付に関する業務フロー 補償範囲の説明、および自社側で発生する事務手続き クレームが発生した場合は、不具合へのお詫びとともに顧客の被害に対する共感を示すことが、円滑に対応するコツです。そして、事前に用意した「上記項目の解答を含む」マニュアルに沿って解決策を提示しましょう。 （2）顧客対応に不満がある 顧客対応に関するクレームは、クレームへの対応が煩雑で顧客に対する敬意が足りていないときに発生します。 顧客対応に関するクレームでは、初期対応を誤ると二次クレームが発生し、問題が長期化する場合があります。そのため、対応の差が出ないように、ベテランの対応ノウハウを、経験の浅い社員へあらかじめ共有しておく必要があるのです。 また、不満が起こりやすいポイントを想定した、顧客対応の社員教育も重要です。このように、あらかじめ「顧客対応の差によってクレームが発生しない、悪化しない仕組み」を作ることで、二次クレームも未然に防げます。 （3）顧客が誤解している 企業側に過失がなくても、顧客側の誤解でクレームが発生する場合があります。 このとき、誤解があっても反論せず、問題の解決に焦点を当てた対応がポイントになります。そして、誤解によるクレームを防止するためには、誤解されやすい箇所の改善が重要です。 たとえば、過去のクレームを参考にして「説明や情報が不足している箇所」、商品に関わる内容であれば「取扱説明書で難解な箇所」を見直すことで、クレームの発生を未然に防げるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 上手い人に共通するクレーム対応のポイント3選 以下では、上手い人に共通するクレーム対応のポイントについて解説します。クレーム対応における重要なポイントを把握し、チームで同じクオリティの対応ができなければなりません。 （1）顧客に共感する クレーム対応では、共感の姿勢が重要です。共感して相手への理解を示せば、顧客が安心して会話できます。 また、共感の姿勢を示すためには、意識的に動作で表現する必要があります。具体的に共感を伝える動作には以下の方法が挙げられます。 表情や声のトーンを意識する 相槌をする 頷く 復唱する また、顧客の主張に対して企業側の非を断定できない場合、対応が上手い人は全面的に謝罪するのではなく、顧客の不満に焦点を当てた部分的な謝罪・共感をしています。顧客を安心させて怒りを鎮静化しつつ、謝罪の効果を高めているのです。 （2）客観的に事実を確認する 顧客の態度が攻撃的だったりクレーム内容が理不尽だったりしても、客観的で冷静な事実確認が重要です。 たとえば、法律などの客観性が高い基準は、認識齟齬の防止や悪質なクレーマーへの対処法に効果的です。そこで、対応の上手い人はクレームの内容に間違いがないかを判断しつつ、粘り強く要望を聞いて顧客の要求を的確に捉えています。 また、「クレームは企業に対するものであり、担当者自身を責めている訳ではない」認識をチーム全体で持てると、クレーム対応の精神的負担を緩和できます。 （3）対応を平準化する クレーム対応の標準化によって、効率的かつ的確な顧客対応が実現します。 たとえば、クレームを種類ごとに区別しつつ、マニュアル化して原因と解決策をまとめます。また、マニュアルによって対応を平準化しておけば、クレーム対応が原因となる二次クレームも避けられます。 また、マニュアルに記載したクレームは、FAQ（頻繁に寄せられる質問と回答）にするためのナレッジとして横展開できます。ほかにも、経験が豊富な社員のノウハウ共有によって、クレーム対応の品質が向上も見込めるのです。 このように、組織全体でクレームに対応すると、クレームの再発を防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クレーム対応を最適化するツール 以下では、クレーム対応を最適化するのにおすすめのツールをご紹介します。 クレームを記録・共有すれば、同種のクレームの再発防止につながるうえ、過去の記録を参考に各種クレームへの有効な対応方法が分かります。しかし、紙媒体などのアナログな情報管理では、すぐに情報を探し出すのは困難なため、さらなるクレームの発生につながりかねません。 そこで、「情報の管理に役立つITツール」を導入すれば、クレームに関する情報を一か所に集約できます。ただし、情報を集めただけでは必要な内容が見つからないので、『検索性に優れているか』は使用するツールを選択する際に大切です。 結論、クレーム対応には、情報の管理や情報へアクセスしやすいツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンには、クレームの履歴や受け答えをマニュアルとして簡単にまとめられる機能だけではなく、チャット形式で必要な情報をAI検索できる機能が備わっています。そのため、クレームに対してどのように対応すればよいかすぐに調べられるので、慌てることなく適切に対応しやすいです。 【有能】社内のクレーム対応を向上させるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クレーム対応の上手い人が実践している手順 冷静にクレーム対応するためには、あらかじめ対応の手順を十分に把握しておく必要があります。以下では、クレーム対応の上手い人が実践している手順について解説します。 （1）クレームを正確に把握する 迅速かつ正しく対応するためには、クレーム内容の正確な把握が必要です。 二次クレームを防止するためにも、問題の原因が企業側のミスなのか、顧客側の勘違いなのかは明確にしましょう。また、クレーム対応中には、以下の項目を記録します。 クレームの目的・動機 いつ・どのようなトラブルが発生したのか どのような不満があるのか 顧客は何を要求しているのか このとき、対応が上手い人はクレームを把握しながら、トラブルが発生した要因も特定しています。そして、状況によっては他部署と連携する必要もあるため、紙ではなくツールやアプリを使ってメモをしていることもポイントです。 （2）顧客の状況を整理する クレームを把握したら、顧客の状況を改めて整理します。 対応が上手い人は、質問をしながらクレームの内容を正確に把握しつつ、作成したメモをもとに顧客への理解を示します。 また、正しい知識がなければ状況を的確に整理するのは難しくなります。そのため、教育段階からマニュアルを整備し、対応に「ムラ」が発生しないように注意しましょう。 （3）解決策を提示する 状況確認が済んだら、迅速に解決策を提示します。 解決策を示すときは、顧客の視点に立った話の進め方が必要です。また、対応に時間がかかる場合は、一旦通話を終了して折り返すようにする配慮も重要です。 そして、クレームへの対応が完了した後も、二次クレームに発展しないように、顧客の気持ちを考えて慎重に言葉を選びます。ここで、対応が上手い人は顧客が納得するまで、丁寧に説得を続けているのです。 （4）顧客にお詫びと感謝をする 解決策に顧客が納得したら、再度お詫びをします。 誠意を示して、企業に対する信頼が回復するように努めなければならないからです。一方、顧客からのクレームは商品・サービスの改良に活用できるので、クレームを寄せてくれた顧客に対して感謝の言葉を伝えるようにしましょう。 また、後日検討結果をメールで連絡することも忘れてはなりません。クレーム対応の積極的な姿勢が、企業への信頼や顧客の満足度向上につながるのです。 （5）クレーム内容をチームに共有する クレーム対応の記録をチームへ共有することも重要です。 このとき、解決後にまとめて記録するのではなく、都度リアルタイムで共有しておけば、対応の経緯を詳しく記録できるうえ共有漏れもありません。また、クレーム内容を情報として蓄積すれば、以下の用途で活用できます。 クレームの再発を防止するリスク管理 商品・サービスの改良 マーケティングの施策考案 社内でクレームを共有して報告・相談する仕組みを整えておけば、クレーム対応の負担を軽減できます。そして、クレーム対応が上手いチームは、「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを使って、クレーム内容を正確に残しながら常に対応を改善しているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クレーム対応の電話が上手い人の特徴 クレーム対応の電話が上手い人は、相手の感情や状況を的確に読み取り、柔軟に対応する能力を持っています。 たとえば、「迅速な対応」は、電話でのクレーム対応が得意な人が行っている共通点の一つであり、重要なポイントです。なぜなら、クレームの原因を素早く把握し、適切な解決策を提示できれば、顧客の不満を最小限に抑えられるからです。 電話でのクレーム対応が上手い人は、常に顧客の視点を忘れず、臨機応変に対応することで、顧客からの信頼回復に努めています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【やってはいけない】クレーム対応におけるNG行動 ここでは、やってはいけないクレーム対応におけるNG行動を紹介します。以下の行動は、火に油を注ぐことになり、企業の信頼も失いかねないので注意しましょう。 発言を否定する クレーム対応では、顧客の発言を否定してはなりません。顧客の気分を損ねるだけでなく「クレーム対応に関するクレーム」が発生します。そのため、刺激になるような発言を避け、相手の意見を受け止める姿勢が重要です。 「聞く姿勢」ができていない クレーム対応では「聞く側」に徹するようにしましょう。相手の発言をさえぎって話を進めると、かえって相手の怒りを増幅させてしまうので、相手の意見をすべて聞き入れたうえで、冷静に対応するのがポイントです。 対応が遅すぎる その場で解決できないクレームなど後日改めて対応する場合は、迅速に対応するのがポイントです。対応が遅くなると、顧客が不信感を抱く原因になります。 クレームも適切に対応すると、顧客の理解を得られるので信頼も回復させられます。そのためには、クレームに対応する側が冷静に、そして真摯な態度を常に意識することが不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クレームを減らすコツ クレームを減らすコツとして「顧客を待たせないこと」「クレームの種類・原因・解決策を分析すること」の2つが挙げられます。 顧客を待たせない 問い合わせに時間がかかってしまうと、顧客に不満を募らせてしまいます。顧客はすぐに解消したいことがあって問い合わせをしているため、クレームに発展しないよう迅速に対応するのが大切です。 クレームの種類・原因・解決策を分析する 「何に対して、なぜ、クレームが生じているのか」細分化して、社内で解決策を考えることもクレームを減らすコツの１つです。また、過去のクレーム対応で有効だった対応をマニュアル化すれば、同種のクレームの再発防止につながります。 以上のポイントを押さえると、クレーム発生の予防につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クレーム対応のポイントと手順まとめ ここまで、クレームが発生する原因から、上手い人の対応手順まで解説しました。 クレームが発生する原因には商品・サービスのトラブルがあり、臨機応変な対応が求められます。また、対応後にクレーム内容を記録・共有すれば、クレームの再発防止やマニュアルへと展開でき、クレーム対応の負担も軽減させられます。 しかし、紙や口頭でクレーム内容の共有を行っていると、情報が属人化したり、情報へのアクセスの悪さから必要な情報を即座に見つけられません。そこで、「クレーム対応の記録やクレーム対応のマニュアルを適切に管理・共有できるITツール」が必須です。 結論、クレーム対応の記録・共有に最適なのは、社内のクレーム対応の記録を一括管理でき、情報の検索機能に優れたツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で情報共有を活発にし、クレーム対応における問い合わせ管理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【作成例つき】見やすい社内FAQの作り方やおすすめのツールを紹介

市場の急速な変化やグローバル化、デジタル化にともなって注目されているのが、DX（デジタルトランスフォーメーション）です。現在、多くの企業がDX化の検討・準備段階にあります。 しかし、なかには社内でDXという言葉が独り歩きしており「そもそもDX化の目的が分からなくなった」「自社や自分のチームでもDX化は実現するのか疑問だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、DXを推進に向けた職種別の目的や成功事例をご紹介します。 DX化をする目的・理由を把握したい 自社で目的を持ってDX化を推進していきたい DX化に便利なツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、デジタルが苦手な人でも自社におけるDXの目的を理解するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 DX（デジタルトランスフォーメーション）とは2 なぜDX化には目的が必要なのか3 ＜職種別の例＞DXの目的3.1 人事・経理部門3.2 営業・マーケティング・開発部門4 ＜組織別の例＞DXの目的4.1 大企業4.2 中小企業5 【必見】DXの目的を定めるだけでは不十分な理由5.1 非IT企業のDX推進に役立つツール「ナレカン」6 DXの必要性が高まった背景7 DXを推進する3つの方法7.1 （1）自社の課題を明確にする7.2 （2）DXの目的を設定・周知する7.3 （3）使いやすいITツールを導入する8 ＜業種別＞DX推進の成功事例8.1 小売業におけるDXの成功事例8.2 介護・福祉業におけるDXの成功事例8.3 士業におけるDXの成功事例9 DXの目的や成功事例まとめ DX（デジタルトランスフォーメーション）とは DX（デジタルトランスフォーメーション）とはスウェーデンのストルターマン教授が提唱した概念で、データやデジタル技術を活用し、社会をよりよく変革することです。 とくに、ビジネスにおいては製品やサービス、ビジネスモデル、業務プロセス、組織文化などの変革によって競争上の優位を確立することを指します。 デジタル化や顧客ニーズの多様化といったビジネス環境の急速な変化のなかでは、競争優位を確立しなければ会社を存続できません。したがって、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が求められているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ なぜDX化には目的が必要なのか DX推進に目的が必要な理由は「データやデジタル技術を適切に活用するため」です。 仮に、DXの目的を定めないままDXを推進しようとすると「何をすれば良いか分からない」「データの収集やITツールの導入そのものが目的になる」といった事態になりかねません。しかし、ITツールやデータはあくまでDXを推進する手段にすぎないのです。 ITツールの導入が目的になるとDX化は成功せず、導入費用や時間が無駄になってしまします。ツールの利用で利益を得るためにも、データやデジタル技術を”業務のスムーズな進行”や”顧客満足の向上”という目的に向かって活用すること重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜職種別の例＞DXの目的 以下では、DXの目的例を職種別にご紹介します。「具体的にどのような目的を立てれば良いか分からない」という方は必見です。 人事・経理部門 人事・経理部門のDX目的例は「テレワーク推進」や「業務負担の削減」です。 ITツールを手段として得られるメリットには”ペーパーレス化”や”事務作業の自動化”、誤入力をはじめとする”人為的ミスの削減”が挙げられます。以上のように、人事・経理部門における目的として「ITツールの活用による業務効率化」を掲げる例が代表的です。 また、業務を効率的に行うことは、業務時間の短縮にもなり、社員はプライベートとの両立をしやすくなります。つまり、社員の満足度も向上するのです。 営業・マーケティング・開発部門 営業・マーケティング・開発部門のDX目的例は「顧客満足度の向上」です。 たとえば、クラウドストレージを使って顧客情報を一元管理したり、チャットボットを使用したりすることで、顧客の意見やニーズを可視化できます。それらを製品やサービスに活かすことで顧客の満足度が向上するのです。 また、顧客情報が一元管理されていると、問い合わせがあったときも素早い対応につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜組織別の例＞DXの目的 以下では、DXの目的例を組織の規模別にご紹介します。「自社の規模ではどのような目的のDXを実施できるのか知りたい」という方は必見です。 大企業 大企業のDX目的例は「顧客データの有効活用して企業の競争力の向上させること」です。 従来、部署ごとのシステムやファイルで管理していた情報は、ITツールの導入によって一括管理できます。収集した膨大な顧客データの分析を通して、より正確に顧客ニーズを把握できるようになるのです。 顧客のデータをより詳細に把握することで、競合他社との差別化や新たなビジネスチャンスの獲得に繋げることもできます。 中小企業 中小企業のDX目的例は「事業の拡大」や「事務作業の負担縮小」です。 。事務作業における負担が縮小されることで、新たな事業やプロジェクトを行うことができ、企業としても成長することができます。また事業の拡大は、新たな顧客の獲得も期待できるのです。 中小企業は少数精鋭な組織形態なので、一人が複数の業務を担当します。そのため、業務効率化や事務作業の負担軽減によって、重要な業務に十分な時間を充てられるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】DXの目的を定めるだけでは不十分な理由 以下では、DXの目的を定めるだけでは不十分な理由を解説します。 DX化においては、顧客のデータ・業務内容・マニュアルといったあらゆる情報を共有・管理することは必須です。いくらDX化の目的を明確にしても、実現するための情報共有や業務連携の仕組みがないとDX化は進みません。 そこで、情報を一元管理し、スムーズに共有できるITツールの導入が必要です。特に、社員によってITスキルは異なるので、「誰でも簡単に情報を共有・管理することができる」ようにしましょう。 結論、DXを推進するためには、自社にあった形で情報をまとめられ、社内向けの報告書やマニュアルを簡単に直接記事に書き込むことができる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事機能」では直接書き込むことが可能なため、Excelなどのファイルよりもバージョン管理が簡単です。その結果、社員は最新の情報を得やすくなるため、社内の情報共有の仕組みを整えられます。 非IT企業のDX推進に役立つツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DXの必要性が高まった背景 DXの必要性が高まった背景には、以下の3つが挙げられます。 消費者のニーズ・消費行動の変化 スマートフォンの普及により、消費者が新たな製品やサービスを目にする機会が増えたことで、消費者の価値観やニーズが変化しているのです。 IT技術などの進化 IT技術の進歩により、情報の電子化やデジタル化が簡単・低コストでできるようになったことで、デジタル技術を利用したサービス・製品も増加しています。 グローバル化によるビジネス競争の激化 デジタル技術の発展により海外との取引も簡単に行えるようになりました。それに伴い企業の競争相手が日本企業だけでなく、海外の企業にまで拡大したのです。 このように、個人の価値観・外部環境・技術が変化しているため、企業も変化に対応することが求められるようになったのです。 参照：デジタル・トランスフォーメーションが注目される背景（総務省ホームページ） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DXを推進する3つの方法 以下では、DXを推進する手順を3つに分けてご紹介します。DX推進による混乱を防ぐために、以下の3つのステップに沿って進めましょう。 （1）自社の課題を明確にする はじめに、DXの対象となる自社の業務プロセスやビジネスモデル、製品・サービスなどに関する課題や弱みを明確にしましょう。 たとえば、「顧客データの共有が不十分で、開発部が顧客ニーズをくみとるのが難しいこと」を課題とすると、DXのアプローチの一例として「クラウドツールを使った情報共有を活発化させる」が挙げられます。 以上のように、自社の課題が明確になると、その後の指針を立てやすくなるのです。 （2）DXの目的を設定・周知する 次に、DX推進の目的を定め、全社へ周知しましょう。 たとえば、「顧客データの共有が不十分で、開発部が顧客ニーズをくみとるのが難しいこと」が課題だと、DX推進の目的は「部署間の情報共有をスムーズにし、顧客データを有効活用すること」となります。 目的を伝えないままDXの開始に踏み込むと「本来の課題が解決できない」、「従業員が使いこなせず失敗した」という事態になりかねません。 DXにおいて、データやデジタル技術はあくまで「手段」すぎないので、“デジタルを使って何を達成するのか”という目的意識を浸透させなければならないのです。 （3）使いやすいITツールを導入する DXの目的を社内に浸透させたのちに、ITツールを導入しましょう。 導入するツールは、デジタルの知識がない従業員でも活用できるような”使いやすさ”が求められます。たとえば、操作を覚えられないほど多機能なツールや専門知識が必要なほど高機能なツールは、従業員が使いこなせず社内に浸透しません。 したがって、自社にあった形で情報をまとめられ、最新情報を簡単に書き込み・管理できる「ナレカン」「ナレカン」のようにシンプルなツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜業種別＞DX推進の成功事例 以下では、DX推進の成功事例を「小売業」「介護・福祉業」「士業」の3つに分けてご紹介します。自社のDXの方針に迷っている方は必見です。 小売業におけるDXの成功事例 以下では、製造業でDXに成功した事例をご紹介します。 主にECサイトで商品を販売している株式会社フューチャーゲートでは、サイトで打った施策とその結果の管理に課題を感じていました。具体的には、”立案者が施策をまとめて担当者へメールする”という方法をとっていたため、振り返る習慣がつかなかったのです。 そこで、施策と結果を簡単に残せるITツールを導入したところ、チーム内にノウハウを蓄積できるようになりました。 以上のように、情報を蓄積して必要なときに素早くアクセスできるツールにより、自社ビジネスに根拠のあるデータを活かせるようになったのです。 小売業のDX成功事例の詳細はこちら 介護・福祉業におけるDXの成功事例 以下では、訪問型はり灸マッサージ事業でDXに成功した事例をご紹介します。 株式会社ハピネスでは、個人向けチャットでの情報共有に課題を感じていました。具体的には、営業先との商談記録が流れてしまうため、過去の営業の打ち合わせ記録を振り返られない状況だったのです。 そこで、仕事の情報を一元管理する情報共有ツールを導入したところ、簡単に管理できるようになりました。そのため、過去の営業記録を素早く探し出し、2回目・3回目の営業戦略も立てられています。 また、営業記録のほかにも”問い合わせ記録”や”日報”、”顧客からのクレーム”もすべてオンライン上で管理し、顧客満足度の向上へつなげられるようになりました。 以上のように、社内の情報を簡単に管理・共有するITツールでデータを活用したことにより「営業戦略の立案」「顧客満足度の向上」といった競争優位を獲得し、DX化が成功したのです。 はり灸マッサージ事業のDX成功事例の詳細はこちら 士業におけるDXの成功事例 以下では、社会保険労務士事務所でDXに成功した事例をご紹介します。 中瀬社会保険労務士事務所では、従来「チャットツール」と「ファイル共有ツール」を使用していました。しかし、「チャットツール」では情報が流れてしまい、「ファイル共有ツール」では社内からしか情報にアクセスできないという課題がありました。 そこで、必要な情報を簡単に残せる情報共有ツールを導入したところ、社内の情報共有が極めてスムーズになりました。シンプルで簡単であるため、ITに詳しくないスタッフも抵抗なく導入でき、業務の効率がよくなりました。 また、スマホアプリも充実しており、外出先からでもメンバーの仕事の様子をリアルタイムで把握することも可能になりました。 以上のように、社内の情報を簡単に残せるITツールを使用し、情報管理やメンバーの進捗状況を管理したことにより業務効率が劇的に変化し、DX化が成功したのです。 社会保険労務士事務所のDX成功事例の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DXの目的や成功事例まとめ これまで、職種・組織別のDX目的例、DXの成功事例を中心にご紹介しました。 DXの目的を周知しなければ、ITツールやデジタル技術そのものが目的となって「ツールを導入しただけでDX化したつもりになっていた」「必要以上に高額なコストをかけたが効果は得られなかった」という事態になりかねません。 したがって、「自社の何をどのように改革するのか」という明確な目的を設定し、従業員へ伝えましょう。また、DX化を成功させるには”ITスキルがあまりない社員も使えるツール”を導入しなければなりません。 したがって、自社にあった形で情報をまとめられ、マニュアルや報告書を簡単に直接書き込められるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、DX化を進めていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DX(デジタルトランスフォーメーション)とは？役立つ技術や推進事例を紹介！

企業を取り巻く環境の変化に対応するための施策として「DX化」という言葉をよく耳にするようになりました。また、「デジタル化」「IT化」「IoT」などの言葉もここ数年で大きく普及しています。 しかし、「なぜDX化が注目されているのか分からない」「DX化に興味はあるが具体的なイメージがわかない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、DX化の意味やメリット、成功事例を中心に紹介します。 そもそも DX化とは何か分からない DX化によるメリットを知りたい DX化を自社でも行っていきたいので、事例を踏まえて参考にしたい という方はこの記事を参考にすると、DX化の意味やメリット、課題、推進するためのポイントが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 DX化（デジタルトランスフォーメーション）とは1.1 DX・DX化とは1.2 デジタル化（デジタライゼーション）との違い1.3 IT化との違い1.4 IoTとの違い2 DX化の目的3 DX化で得られる3つのメリット3.1 （1）業務時間が短縮する3.2 （2）仕事とプライベートの両立に繋がる3.3 （3）無駄な費用を削減できる4 社内のDX化を最も簡単に実現するおすすめのツール4.1 直感的に社内情報を蓄積し見つけ出せるツール「ナレカン」5 【必見】DX化に成功した2つの事例5.1 事例1：クオーレ労務経営5.2 事例2：株式会社ハピネス（ハピネス治療院）6 【要注意】DX化推進におけるデメリット6.1 IT人材が不足している6.2 かけられる予算によって、導入できるものが異なる7 DX化とIT化・デジタル化の違いまとめ DX化（デジタルトランスフォーメーション）とは 以下では、DXの意味や似た言葉との違いについて解説します。「なんとなくDXという言葉を使っているが、意味を説明できない」という方は必見です。 DX・DX化とは DXとはDigital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略語です。 DXは2004年にスウェーデンのエリック・ストルターマン教授が提唱した概念で、その内容は「IT技術の浸透によって、人々の生活が良い方向に向かっていく」というものでした。 その後、IT専門調査会社や経済産業省などによりDXが定義づけられ「DXとはデジタル技術の活用によって、ビジネスモデルや人々の生活を根底から変えることを目的とするもの」となりました。 近年、経営を取り巻く環境は急激に変化しています。企業は生き残るためにビジネスモデルや経営プロセスの変革、新たな顧客価値の創造を迫られており、それを解決する手段としてDX・DX化が注目されているのです。 参考：デジタルガバナンス・コード2.0（経済産業省ホームページ） デジタル化（デジタライゼーション）との違い DX化（デジタルトランスフォーメーション）とデジタル化（デジタライゼーション）の違いは、変化させる対象にあります。 デジタル化は「デジタル技術を使って新たな価値を生み出すこと」を意味します。ここでの価値とは、製品やサービスの付加価値であり、たとえばデジタル化では「紙媒体から電子媒体への移行」などが挙げられます。 つまり、DX化が”ビジネスモデルや人々の生活”を変化の対象とし、企業全体を変えていくて一方で、デジタル化は”製品やサービスの価値”を対象とし物質的な情報をデジタルに変換することを指します。 参考：令和3年版 情報通信白書（総務省ホームページ） IT化との違い IT化は”既存の作業の効率化”を目的とする一方で、DX化は”社会へ新しい価値を創出すること”を目的にしています。 たとえば、IT化は「作業時間が削減される」「定型業務が自動化される」という既存業務の効率化に留まる一方、DX化は「顧客データの分析から新たな収益モデルが生まれる」「顧客の生活スタイルを変容させる」といった根本的な変革をもたらしているのです。 したがって、IT化は局所的な改善であるのに対し、DX化は大局的な変革だと言えます。 IoTとの違い IoTとは、デジタル技術のうちの一つを指します。DXがビジネスモデルや人々の生活を変革させることを指すため、IoTはDX化の手段という位置付けになります。 IoT技術の一例であるスマートスピーカーを導入しただけでは、DX化は実現しません。しかし、スマートスピーカーの活用によって人々の生活における利便性が大きく高まった場合には、DX化は実現したと言えます。 このように、IoT技術を活用することで、DX化が実現できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DX化の目的 DX化を取り入れる目的は、「業務時間の短縮」や「新たなビジネスチャンスを獲得するため」といったものが挙げられます。 1つの業務にかける時間が短縮されると、短縮した時間を他の業務に充てることができ、新たなアイディアの創出や新規顧客の獲得につながるのです。 業務の幅や種類が拡大すれば、企業はより多くの利益を得られます。このように、DX化は企業の企業の利益拡大やビジネスチャンス獲得が期待できると言えるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DX化で得られる3つのメリット 以下では、DX化のメリットを3つご紹介します。大企業だけでなく、中小企業や非IT企業にも当てはまるメリットなので、担当者の方は必見です。 （1）業務時間が短縮する 一つ目のメリットは、業務時間が短縮することです。 たとえば、これまで紙で管理していた顧客データを電子化してツールに集約すれば、必要なデータへすぐにアクセスできるようになります。 結果、「案件が増えるごとに資料がかさばる」「何度もファイルをめくって探す」といった面倒な作業がなくなり、業務時間が短縮されるのです。業務時間が短縮されることで、業務の効率化にも繋がります。 （2）仕事とプライベートの両立に繋がる 二つ目のメリットは、仕事とプライベートが両立できるようになることです。 DX化により、オンライン上での情報共有やコミュニケーションが可能になると、会議や事務仕事がリモートで行えます。出社が必要な業務とリモートでも対応可能な業務が明らかになれば、効率的な働き方を検討できるのです。 結果、”在宅で育児と仕事を両立する働き方”や”フレックスタイム制によるワーク・ライフ・バランスのとれた働き方”といった多様な働き方の実現につながります。 （3）無駄な費用を削減できる 三つ目のメリットは、社内の無駄な費用を削減できることです。 たとえば、これまで紙で作成していた会議資料や議事録をすべてITツール上で作成・共有すると、用紙代や印刷代が削減されます。社内の複合機にかかる費用が最小限に抑えられるので、大幅なコストカットにつながります。 DXに際するツールの導入は「余分な費用がかかる」と捉えられるケースもありますが、長期的に見ると無駄な費用の削減が期待できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内のDX化を最も簡単に実現するおすすめのツール 以下では、社内のDX化を実現するおすすめのツールをご紹介します。 各社員のITスキルに差がある会社では、DX化をスムーズに進めることが難しいため、簡単に操作できるものから始めるべきです。またDX化を進めるには、社員全員がDX化を理解する必要があるため、DX化の方法やノウハウを社内で共有する必要があります。 そこで、まずは「社内の情報を簡単に管理・確認できるITツール」を導入すると、DXに関する情報共有がスムーズです。また、業務に関するデータもITツール上で共有すれば、仕事の効率化にもつながります。 結論、初めてのDX化に最適なツールは、社内報告書やマニュアルを直接書き込みができ、自社にあった形でノウハウをまとめられる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンにはあらゆる社内情報を簡単にまとめられるうえ、情報更新も直感的にできます。また、画像やファイルも対象にした「高精度な検索機能」もあり、欲しい情報を簡単に絞り込めるので、社内の最初のDXに最適なのです。 直感的に社内情報を蓄積し見つけ出せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】DX化に成功した2つの事例 以下では、DX化に成功した2社の事例と、その共通点について解説します。DX化に向けたツールを選ぶポイントにもなるので、担当者の方は必見です。 事例1：クオーレ労務経営 こちらの社労士事務所では「事務所内の情報共有」について、ITツールを使ったDX化に成功しています。 ITツールの導入前は、ファイルサーバーを使って情報共有していました。しかし、ファイルサーバーでは「ファイルを探し出す手間」と「ファイルを開く手間」がかかっており、非効率さを感じていたのです。 そこで、ファイルを開かずに情報を探せる情報共有ツールを導入したところ、わずかなクリックで必要な情報へたどり着けるようになりました。 なかでも、「フォルダ」別に情報を整理でき、「ノート」 毎にとにかく簡単にチーム内の情報を残せるというシンプルな構造が、業務効率の向上につながったのです。 クオーレ労務経営の成功事例の詳細はこちら 事例2：株式会社ハピネス（ハピネス治療院） こちらの治療院では「顧客に関するさまざまな記録の管理」について、ITツールを使ったDX化に成功しています。 ツール導入前は、非ビジネス向けのメッセージアプリを利用しており、情報が流れてしまうので「新規の問い合わせ記録」や「営業の打合せ記録」を振り返るのに手間を要していました。 そこで、情報を蓄積できるシンプルなITツールを導入しました。ベテランも含めたすべての社員が迷わず使い始められるほどシンプルなツールを導入したことにより、過去の営業記録へ誰でも簡単にアクセスできるようになったのです。 結果、2回目・3回目の営業戦略を立てられるようになり、営業効率が向上しました。 株式会社ハピネスの成功事例の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【要注意】DX化推進におけるデメリット ここからは、DX化推進におけるデメリットを解説します。デメリットを把握しないままDXに踏み込むと失敗する可能性があるので、以下を確認したうえで対策を練りましょう。 IT人材が不足している 一つ目の課題は「ITに詳しい人材が不足していること」です。 たとえば、DX化推進のために最新のITツールを導入しても、ITに関する専門知識が豊富な社員がおらず使いこなせないというケースがあります。 とくに、非IT企業や中小企業に起こりやすい事例です。しかし、IT人材を新たに採用するのは人的コストがかかるので、はじめから「誰でも説明なしで簡単に操作できるツール」を選んで解決しましょう。 かけられる予算によって、導入できるものが異なる 二つ目の課題は、かけられる予算によって導入できるものが異なることです。 DX化の成功事例では、社内サーバーを設置した事例や最新の機器を導入した事例があります。一方、これらには巨額の初期費用が必要で、とくにDX化にかけられる費用が少ない企業にとっては実現可能性が低い事例です。 しかし、月額料金で使えて初期費用のかからないITツールでも同様の役割を補えることがあります。そのため、まずは低コストで使い始められるITツールから検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DX化とIT化・デジタル化の違いまとめ ここまで、DX化と似た用語との違いやDX化に最適なツールをご紹介しました。 DX化とIT化には、”大局的”か”局所的”かという違いがあります。さらに、DX化はデジタル技術によって人々の生活全体を変化させる一方、デジタル化は製品やサービスの価値を変化させるものです。 また、企業でDX化を実行するときには「IT人材の不足」という課題が発生します。そのためITスキルがあまりない社員でもスムーズに情報を管理・確認できるツールを導入しなければなりません。またDX化におけるノウハウ共有も必須です。 結論、DX化には情報を直接簡単に書き込むことができ、自社にあった形でノウハウをまとめられるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、社内のDX化を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

今日、コロナ禍においてはテレワークの推進などで働き方が変化しつつあり、プレゼンテーションをZoomで実施する企業も増えてきています。 しかし、Zoomでのプレゼン経験が浅く、重視すべきポイントが分からない担当者の方も多いのではないのでしょうか。 そこで今回は、プレゼンで使えるZoomの機能やコツを中心に解説します。 Zoomのプレゼンを上手くできるようになりたいZoomでプレゼンをする際に使うことのできる機能が分からない Zoomでプレゼンに役立つツールを知りたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、Zoomの画面越しでも聞き手に分かりやすいプレゼンの方法や、準備における工夫がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 プレゼンに使えるZoomの機能とは1.1 発表者ツール（画面共有）機能1.2 リアクション機能1.3 チャット機能2 Zoomでプレゼンを伝えやすくするコツ2.1 カメラ目線を意識する2.2 要点を簡潔に伝える2.3 動画やアニメーションを使用しない2.4 一方的に話さない3 Zoomでのプレゼンをスムーズに進められる方法とは3.1 最も簡単に資料の管理ができる情報共有ツール「ナレカン」4 Zoomプレゼンに関するよくある質問4.1 Zoomでスライドショーを出すには？4.2 Zoomでパワポと発表者の顔を両方映すには？5 プレゼンに使えるZoomの機能やコツまとめ プレゼンに使えるZoomの機能とは 以下では、プレゼンに使えるZoom機能を解説します。Zoomに備わっている機能を理解して駆使できれば、プレゼン当日に失敗することなくスムーズに進行できます。 発表者ツール（画面共有）機能 Zoomの発表者ツール（画面共有）機能とは、話し手の画面で表示している内容をそのまま聞き手の画面にも共有できる機能です。以下では、具体的な画面共有機能についてご紹介します。 デスクトップ・電話の全体画面 アプリ間の移動の説明や複数の資料を使用したいときに便利です。ただし、全て共有されるため、個人情報の扱いには注意が必要しましょう。 指定したアプリケーション（複数も可） 個人情報や社外秘の情報を保護することができるため、セキュリティ対策が可能です。 ホワイトボード 共有するだけでなく、ミーティングの参加者が直接書き込むことができます。 iPhone・iPadの画面 画面ミラーニングや有線接続で画面共有が可能です。 画面共有では聞き手は話し手と同じ画面を見られるので、「今資料のどの部分を話しているのか分からない」といった問題を引き起こさず、円滑にプレゼンを進めれられるのです。 また、画面共有できるパワーポイントのスライドサイズは、標準サイズ(4:3)・ワイドサイズ(16:9)のいずれでも可能です。 参考：Zoomサポート｜Zoomで画面またはデスクトップを共有する リアクション機能 リアクション機能とは、聞き手が「ハート」や「グッドボタン」、「顔文字」などのスタンプを押し、話し手に対して意思表示ができるものです。押したスタンプは聞き手の画面の左上に10秒間映し出されます。(※「手を挙げる」スタンプは、「手を降ろす」を押さない限り表示されたままになります) たとえば、話し手に対し質問や不明点があれば「手を挙げる」スタンプで発言でき、逆に聞き手に対し「声が聞こえているかどうか」を確認したい場合は、「グッドボタン」で反応してもらうことも可能です。 このように、聞き手側の「発言しづらい」、話し手側の「聞き手が本当に理解してくれたか分からない」といった、Zoom特有の双方の問題をリアクション機能が解決してくれるのです。 チャット機能 チャット機能とは、Zoom参加者に対しテキストやファイルを送れる機能です。 Zoomのチャット機能は2種類あり、個人宛ての「プライベートチャット」とミーティングの参加者全員に送信する「オープンチャット」があります。 また、「プライベートチャット」では、Zoomの主催者であっても内容を確認できない仕様となっており、特定の個人のみに送受信できます。加えて、「オープンチャット」では、入力したコメントが参加者全員にリアルタイムで共有されるので、質問や確認事項を全体で把握できる点が特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Zoomでプレゼンを伝えやすくするコツ ここでは、Zoomでプレゼンを伝えやすくする4つのコツを解説します。Zoomでのプレゼンを成功させている企業やチームは、既に以下の内容を的確に実践しているのです。 カメラ目線を意識する Zoomでプレゼンを行う際は、カメラに目線を意識的に向けることが大切です。 仮に、視線が手元の資料や「画面に表示された顔」に向けられていると、聞き手が自分に語りかけていないと感じてしまいます。視線が合わない状況が続けば、聞き手側の興味も薄れ、印象深いプレゼンとはなりません。 したがって、発言する際の目線はカメラに合わせるのが必須です。ただし、スライドを画面共有するときは、画面を見ながら説明するため、時折カメラに目線を向けながら声に抑揚をつけて、聞き手に熱意が伝わるように工夫しましょう。 要点を簡潔に伝える 要点を簡潔に伝える点も重要なポイントです。 オンライン上では、対面のときと比べ聞き手の集中力が持続しにくいです。そのため、1枚のスライドに要点を盛り込み、長々と説明されても聞き手の記憶には残らないのです。 したがって、1枚のスライドにつき1要点に留め、聞き手側が情報を処理しやすいようにデザインを工夫することが大切です。また、1スライドを1分以内で収めるのも意識してみましょう。 動画やアニメーションを使用しない Zoomでは、動画やアニメーションを使わないのも大切です。 動画やアニメーションを多用し過ぎると、画面が固まったり、再生速度が遅くなったりします。加えて、スライドの容量が重すぎた場合、Zoomの接続が途切れることもあります。このようなトラブルは聞き手の集中力低下の原因にもなるのです。 そのため、動画やアニメーションを使用しなければプレゼンの解像度が上がらない場合は、重要な箇所のみに限定し、なるべく画像や表といった静止画で済ませるようにしましょう。 一方的に話さない Zoomでのプレゼンの際は、一方的に話さないように心掛けることも重要です。 オンラインだと相手とのタイムラグがあるため、対面とは違い相手の反応がわかりづらく、発表者も相手の理解度を把握するのが難しくなりがちです。また一方的な話は、聞き手を退屈させ、飽きられてしまう可能性もあります。 そのため、プレゼン中にした質問にリアクション機能を使って答えてもらうなど、オンライン上であっても双方向のコミュニケーションを取れるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Zoomでのプレゼンをスムーズに進められる方法とは 以下では、Zoomでのプレゼンをスムーズに進められる方法を紹介します。 スムーズに進めるためには、プレゼンのやり方や参加方法のノウハウを一箇所にまとめ、メンバーがいつでも確認できるようにする必要があります。 Zoomのプレゼンは、「相手の反応がわかりづらい」「通信トラブルがある」といった、プレゼンの技術以外の面で上手くいかないことも多くあります。そのため、解消法をFAQでまとめることも重要です。 結論、Zoomと併用すべきなのは自社に合った形でプレゼンのノウハウをまとめられ、質問機能で不明点もすぐに共有できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンには、Zoomプレゼンの方法をノウハウとして簡単にまとめられます。また、「質問機能」では、不明点をまとめた社内FAQを作成可能なため、Zoomのトラブルを自己解決できる体制が整えられるのです。 最も簡単に資料の管理ができる情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Zoomプレゼンに関するよくある質問 以下では、Zoomプレゼンに関するよくある質問をご紹介します。不明点を解決して、オンライン上であってもスムーズにプレゼンを行えるようにしましょう。 Zoomでスライドショーを出すには？ Zoomではスライドショーを簡単に出すことができます。スライドショーを出すは以下です。 プレゼンで使用したいPowerPointを発表者ツールで開いておく ミーティングの画面共有を押す ホワイトボード、iPhone/iPad（AirPlay使用）、iPhone/iPad（ケーブル使用）と並んで表示されているプレゼンの資料を選択する スライドショーで表示するためにはまずPowerPointで「発表者として使用する」設定にしておく必要があります。 ※PowerPointの設定の仕方 まず、PowerPointのメニューバー「スライドショー」から、「スライドショーの設定」をクリックします。設定画面が開かれるので、「発表者として使用する」を選び、OKボタンを押します。 Zoomでパワポと発表者の顔を両方映すには？ パワポと発表者の顔の両方を映し出したい場合も、画面共有から設定できます。 ミーティングの画面共有を押す 右側に表示されるレイアウトから2画面の表示の仕方を選択する また、レイアウトの仕方にもいくつか種類があり、自分で選択することができます。資料の形式や内容によって、プレゼンが分かりやすくなるレイアウトを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ プレゼンに使えるZoomの機能やコツまとめ ここまで、プレゼンで使えるZoomの機能やコツを中心に解説しました。 Zoomのプレゼンで使える「画面共有・リアクション・チャット」機能は、スムーズな進行と聞き手の理解を深めるのに役立ちます。そして、Zoomのプレゼンにおいても、画面越しの聞き手の立場に立った資料作りや発言をするのがポイントです。 また、Zoomプレゼンにおいて、資料やプレゼンのノウハウをチームで共有・管理し活用しなければチームの提案力向上には繋がりません。そこで、「シンプルな情報共有ツール」を使うと、ノウハウが一か所に集約されます。 結論、スムーズにZoomプレゼンするにはプレゼンのノウハウが簡単に共有できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って簡単にノウハウを共有・管理し、Zoomのプレゼンを成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

クレームへの対応が不適切だと、二次クレームが発生する恐れがあります。クレーム対応は社員にとって大きな負担になるだけでなく、顧客の信用を失いかねないので未然に防ぐことが重要です。 しかし、「どのように二次クレームを防止すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、二次クレームが発生する原因と未然に防止するためのコツを中心にご紹介します。 二次クレームへの対応方法を知りたい 二次クレームを減らし、業務負担を減らしたい クレーム情報を適切に管理するツールを探している という方はこの記事を参考にすると、二次クレームを未然に防止するためのコツが分かり、顧客との良好な関係の構築につなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 二次クレームとは2 二次クレームが発生する3つの原因とは2.1 （1）言い訳をしている2.2 （2）顧客の話をしっかり聞いていない2.3 （3）クレーム内容を共有していない3 【対処法】クレームにおける二次対応の方法とは3.1 人を変える3.2 場所を変える3.3 時間を変える4 クレームの二次対応で大切なポイント4.1 エスカレーションする4.2 二次対応者への橋渡し5 【解決策】二次クレームを未然に防止するための2つのコツとは5.1 （1）メモを徹底する5.2 （2）社内に共有する6 【必見】クレーム対応の質を向上させるツール6.1 クレーム情報を蓄積・管理・共有できるツール「ナレカン」7 二次クレームの原因・対応まとめ 二次クレームとは 「二次クレーム」とは、担当者が顧客からのクレーム対応を誤り、新たなクレームに発展してしまう状態を指します。 顧客がトラブルによって感じた不満を表す「苦情」に対して、「クレーム」は顧客が損害を受けたときに補償を要求する行為を指します。 また、一番最初に受けるクレームを「一次クレーム」、一次クレームへの対応が不適切だった場合に新たに生じるクレームを「二次クレーム」と言います。 二次クレームへの対応は一次クレームと比べて時間がかかる傾向にあり、担当者の負担も大きくなるので、未然に防止する必要があります。そのため、二次クレームの発生を防ぐには、一次クレームに適切に対応することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 二次クレームが発生する3つの原因とは ここでは、二次クレームが発生する3つの原因について解説します。クレーム対応でやってはいけないこととしては「言い訳をする」「クレーム内容を共有しない」などの内容が挙げられます。 （1）言い訳をしている 言い訳をしてしまうと、二次クレームに発展してしまいます。 「言い訳」「誤魔化し」「責任逃れ」をしていると、不誠実だと受け取られてしまいます。「だから」「ですから」などの否定的な“D言葉”は避けて「承知しました」「失礼しました」といった相手に同意を示す“S言葉”を使うように意識しましょう。 このように、クレーム対応では言い訳をせず、まずは不快な思いをさせてしまったことに対して謝罪をすることで、二次クレームの防止につなげられます。 （2）顧客の話をしっかり聞いていない 顧客の話をしっかり聞いていない点も、二次クレームが発生する原因のひとつです。 顧客の話を聞き流したり遮ったりすると、さらに不快な思いをさせてしまいます。もし認識の違いが発生していたとしても、途中で遮らず、顧客の話を最後まで聞くことがポイントです。 したがって、二次クレームを防止するには、顧客の話をしっかり聞いて、相手の気持ちに寄り添う姿勢を示す点に注意しましょう。 （3）クレーム内容を共有していない 二次クレームが発生する原因として、クレーム内容を共有していない点が挙げられます。 過去に発生したクレームの内容を社内で共有していなければ、問題点の改善につなげられないので「同じクレームが発生する」「クレーム対応時に同じミスを繰り返す」恐れがあります。 そのため、クレーム内容を共有していないと、顧客からの信頼を失ったり、二次クレームが発生したりしてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【対処法】クレームにおける二次対応の方法とは クレーム対応には、現場社員が対応する「一次対応」と、現場社員では対応が困難な場合にスーパーバイザーや上司が引き継ぐ「二次対応」があります。ここでは、二次対応で有効と言われる「三変法」について解説します。 人を変える はじめに、クレームに対応するメンバーを変えます。 例として、現場の担当者から責任者への引き継ぎが挙げられます。責任者が対応して誠意を示すことで、顧客が落ち着きを取り戻し、クレーム対応を円滑に進めやすくなります。 ただし、何度も対応者を変えると、たらい回しにされたと受け取られてしまう恐れがあるので注意しましょう。 場所を変える 次に、クレームに対応する場所を変えます。 たとえば、店内から別室への移動が挙げられます。場所を移して、顧客が落ち着いて冷静に話せる雰囲気を整えることがポイントです。 また、電話でクレーム対応をしている場合は、クレームの現場に向かって直接対応することも手法のひとつです。 時間を変える 最後に、クレームに対応する時間を変えます。 具体的には、「折り返しの電話」や「訪問」を約束して、後日改めて連絡をします。時間を置くことで、解決策を検討したり、相手をクールダウンさせたりすることが可能です。 このように、時間を変えて、クレーム対応を仕切り直しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クレームの二次対応で大切なポイント ここでは、クレームが二次対応に発展してしまったときに大切なポイントを紹介します。以下の要点を抑え、冷静に顧客の怒りを和らげるように努めるのが肝心です。 エスカレーションする 二次クレームが起こったら、すぐに上長へエスカレーションしましょう。 エスカレーションとは「段階的な上位へのアプローチ」を意味し、ビジネスでは「自分一人では対応が難しい問題を、上司や責任者などの上位者に引き継ぐこと」を指します。 クレーム対応のミスは、一次対象者だけでなく企業・店舗への不信感も生み出してしまいます。さらなるトラブルに発展させないためには、顧客に対して上の者に代わる旨を説明し、エスカレーションをするのが最善です。 二次対応者への橋渡し 顧客にエスカレーションする旨を説明したら、すぐに必要な情報を二次対応者へ説明しましょう。 クレーム対応を引き継ぐときには、クレーム内容、二次クレームに発展した原因、顧客が求めている対応など、必要な情報を速やかに、簡潔に伝える必要があります。 顧客の要望に素早く対応し、クレームの肥大化を防ぐことで、企業への損害を最小限に抑えられるよう尽力しましょう。また、クレームの二次対応を発生させないために、再発防止策も検討・実践すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【解決策】二次クレームを未然に防止するための2つのコツとは ここでは、二次クレームを未然に防止するための2つのコツについて解説します。二次クレームを防いで、担当者の負担を軽減しましょう。 （1）メモを徹底する 二次クレームを防止するコツとして、メモを徹底する点が挙げられます。 顧客とのやりとりをメモして記録に残しておくと「言った言わない」が原因のトラブルを防げます。また、メモを取りながら情報を整理することで、状況を正確に把握できるようになるのです。 したがって、クレーム対応では「発生日時」「クレーム内容」「発生原因」などをメモする点を徹底して、二次クレームを防ぎましょう。 （2）社内に共有する クレームを社内に共有することも、二次クレームを防止するコツのひとつです。 クレームを共有すると、過去の対応履歴を情報として蓄積して「再発防止」や「商材の改善」につなげられます。また、クレームを共有するときは「情報をスピーディーに共有する」「関係者が簡単にアクセスできるようにする」点が重要です。 実際に、クレームを共有する文化が浸透している企業では、「ナレカン」「ナレカン」のようなシンプルなITツールを使って、スムーズに情報共有できる仕組みを整えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】クレーム対応の質を向上させるツール 以下では、社内のクレーム対応の質を向上させるツールをご紹介します。 二次クレームとは、顧客からのクレーム対応を誤って新たなクレームを発生させてしまうことから始まります。つまり、適切なクレーム対応を行うことや、そもそもクレームを生じさせないように対策するのが重要です。 そこで、「クレームの情報管理に役立つツール」を導入すれば、過去の顧客事例を一か所に集約できます。ただし、情報を寄せ集めただけでは必要な情報を瞬時に発見するのは困難なので、検索機能に秀でているツールを選択しましょう。 結論、クレーム対応の向上には社内情報の管理や共有、抽出に優れたツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは過去のクレーム対応事例を簡単に記録できるうえ、クレームの内容に応じた適切な対応マニュアルを「AI検索」で探し出せる機能が備わっています。そのため、顧客が求めているクレーム対応を行い、二次クレームを未然に防げるので、業務負担を軽減に役立ちます。 クレーム情報を蓄積・管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 二次クレームの原因・対応まとめ これまで、二次クレームが発生する原因や二次クレームに対応するコツを中心にご紹介しました。 二次クレームが発生する原因は様々ありますが、二次クレームは一次クレームの段階で正しく対処していれば、本来発生しないものです。したがって、クレーム対応事例を社内に共有し、クレーム対応の改善に努めることで二次クレームを未然に防止できます。 ただし、誰しもが常に適切なクレーム対応を再現できるわけではありません。そこで、社内情報の管理や検索機能に秀でたツールがあると、過去のクレーム対応事例やクレームの対応マニュアルへ即座にアクセスできるため、多種多様なクレームにも柔軟に対応しやすくなります。 結論、二次クレームの対応改善には社内情報の蓄積や共有、抽出に優れたITツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、組織としてクレーム対応に取り組みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ 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自社の業務改善に取り組みが必要であると検討していても、多忙な担当者も多いため、業務改善を後回しにしてしまうケースは少なくありません。 また、業務改善に着手したとしてもどのようにアプローチすべきかがわからず、うまく進まないことに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「業務改善を実施すべき背景」や「上手く進まない原因と対処法」を中心にご紹介します。 自社の業務改善がうまく進まない原因を把握したい 業務改善について正しく理解し、その重要性を社内に広めたい 業務改善に役立つツールを導入し、正しく運用サイクルを回したい という担当者の方は本記事を参考にすると、業務改善が進まない理由と対策が前もってわかり、自社の業務改善における失敗のリスクを減らすことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 業務改善を実施すべき3つの背景1.1 煩雑な業務プロセスを整理するため1.2 人手不足を解消するため1.3 非効率な業務を効率化させるため2 業務改善の4原則とは3 業務改善が上手く進まない・できない理由6選3.1 （1）経営陣と現場との間に温度差がある3.2 （2）現場から意見が出にくい雰囲気がある3.3 （3）課題が明確に定まっていない3.4 （4）業務フローが高頻度で変わる3.5 （5）改善案が現実的ではない3.6 （6）導入したツールが課題に合っていない4 業務改善を効率的に進めるための対策とは4.1 全社で業務改善の意識づけをする4.2 共有した情報を可視化する4.3 課題に合ったITツールを導入・運用する5 上手く進まない業務改善を円滑に進められるツール5.1 業務改善に向けた運用サイクルを回せられるツール「ナレカン」6 業務改善を実施すべき背景や上手く進まない理由・対策まとめ 業務改善を実施すべき3つの背景 はじめに、業務改善を実施すべき3つの背景について解説します。以下の内容は業務改善をすべき「理由」として、社内に浸透させておく必要があります。 煩雑な業務プロセスを整理するため 1つ目の背景に「煩雑な業務プロセスは、業務スピードを阻害する」という点が挙げられます。 業務改善が必要な企業では、業務プロセス内の「ムリ・ムダ・ムラ」が常態化しています。「ムリ・ムダ・ムラ」を放置すると、必要以上の金銭的・運用コストがかかったり、トラブルが発生する原因となったりしてしまうのです。 したがって、業務プロセスを丁寧に見直して整理しなければなりません。業務プロセスを整理すると、業務にかかる時間が短縮されたり意思決定がスムーズになったりするため、労働時間全体の改善や残業による人件費の削減にもつながります。 人手不足を解消するため 2つ目が、業務改善による人手不足の解消です。 業務改善を実現できれば、業務全体の効率が上昇するので作業のムダも削減可能です。たとえば、業務改善前よりも少ない人数で同じ業務をこなせるようになるので、過度に費やしていたマンパワーが不要となり、人手不足であった状況を解消できるのです。 また、改善によって業務を簡略化できれば、社員1人あたりの業務負荷が減るので、着手できる業務の幅も広がります。したがって、業務改善は慢性的な人手不足に悩む企業にとって積極的に進めるべき施策だといえます。 非効率な業務を効率化させるため 3つ目に、非効率な業務を効率化させるために、特定の社員しかできない業務を分担させるというものです。 特定の社員しか取り組めない業務がある場合、該当の社員が休暇を取ったり退職したりすると、ノウハウが蓄積されていないので円滑な引き継ぎができません。業務の「属人化」は、業務効率を著しく悪化させてしまうのです。 そこで、今日ではノウハウを含む社内ナレッジを一元管理できる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールで業務の属人化を解消し、業務効率を向上させる企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務改善の4原則とは 業務改善を進めるにあたって、「業務改善の4原則（ECRSの4原則）」は重要な考えとなります。以下の4つの視点から、課題を抽出し、的確な改善策を講じていきます。 排除（Eliminate） 業務の目的を洗い出して、ムダな業務を排除します。具体的には、慣例化している会議や、形骸化している報告書などが挙げられます。 結合（Combine） 内容が類似しているのに別々で進めていた業務を一本化します。社内全体で業務を洗い出すと、”複数の部署で類似する業務を実施していた”というケースは少なくありません。 交換（Rearrange） 業務の順序を見直し、必要があれば入れ替えます。ほかにも、作業環境を変えたり、担当者を変更したりするのも効果的です。 簡素化（Simplify） 業務の一部を自動化・パターン化して業務の属人化を解消します。たとえば、マニュアル作成をすることで、社員が一律で業務をこなせるようになります。 これらを「E→C→R→S」の順に実施すると、より効果的に業務改善を実践できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務改善が上手く進まない・できない理由6選 次に、業務改善が失敗してしまう原因について解説していきます。以下の原因をあらかじめ理解しておくことで、対策がしやすくなります。 （1）経営陣と現場との間に温度差がある 業務改善が上手く進まない理由の一つ目に、業務改善を推し進めようとしている経営陣と、現場で働く社員との間に温度差があることが挙げられます。 業務改善を成功させるためには、実際に業務を改善する現場と経営陣間での密なコミュニケーションが不可欠です。しかし、経営陣の独断で、現場の了解を得ずに既存の業務フローを変更すれば、業務改善が上手く機能しません。 温度差を発生させないためにも、現状のコミュニケーションの方法はスムーズにできているかを見直しましょう。 （2）現場から意見が出にくい雰囲気がある 現場から意見が出にくい雰囲気があれば、業務改善は上手く浸透しません。 担当者が先導となって現場の声をヒアリングし、問題点を改善するフローは業務改善の基本です。しかし、現場の社員が本音で問題点を言いにくい職場環境では、社員の本音が聞けないため、効果的な業務改善は見込めません。 逆に、担当者が業務改善によって得られるメリットを正しく理解し、現場にも浸透させられれば業務改善も上手く進められます。現場からの声を正確に把握できるように、チーム間の横の関係だけではなく、担当者と現場の縦の関係も良好にする必要があるのです。 （3）課題が明確に定まっていない 課題が明確に定まっていなければ、業務改善に取り組んだとしても計画が難航して上手く進みません。 自社が抱える課題を経営陣や担当者が明確にしていないと、現場の社員は業務改善の目的を正しく理解できないのです。そこで、業務内容の「見える化」によって、既存の業務フローを要素分解して、どこに業務を妨げる原因があるかを見極めましょう。 さらに、抽出した課題を解決するため、ゴールから逆算して立てた計画をもとにしながら業務改善を実践することがおすすめです。 （4）業務フローが高頻度で変わる 業務フローが高頻度で変わると、現場の業務改善も難しくなります。 業務フローが頻繁に変更されると、そのたびに時間や人手などの教育コストがかかってしまいます。とくに、計画していた業務フローの改善案と、実施した施策の間に食い違いが発生すると、改善案の修正・再実施が必要となり、大幅に時間を無駄にしてしまいます。 よって何度も業務フローを変更しなくても済むように、計画策定の時点から課題を丁寧に抽出しておくのが大切です。 （5）改善案が現実的ではない 考案した改善案が現実的ではない場合も、業務改善は進みません。 具体例として、自社の「運用コストにかけられる予算」をオーバーしたツールの導入、特定の業務に従事する社員を大幅に減らす、などが挙げられます。このように、現実的ではない改善案は実際の運用にそぐわず、頓挫してしまう場合が多いです。 そのため、予算や現場メンバーのITリテラシー、適材適所への人員配置といった複数の要素を考慮して、業務改善を進める必要があるのです。 （6）導入したツールが課題に合っていない 課題に合わないツールを導入してしまうと、業務改善は実現しません。 ITツールには様々な機能を備えたものがあります。しかし、「有名だから」「多機能だから」という理由だけでツールを導入してしまえば、自社の課題に合わないツールでは社員も必要性を感じられず、ツールが形骸化してしまう恐れがあります。 そのためツールを導入する前に、自社が抱える課題を洗い出し、その課題解決のために必要な機能を備えたツールを選び出すことが重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務改善を効率的に進めるための対策とは ここでは、業務改善を効率的に行うための対策を紹介します。以下の内容がひとつでも反映されていなかった場合、業務改善が成功する可能性が低くなるので注意しましょう。 全社で業務改善の意識づけをする まず、全社で業務改善にむけて意識づけをしなければ、業務改善は成功しません。 業務改善における現場の協力が得られず、担当者だけが疲弊してしまう事態に陥ってしまい、課題が明確であっても失敗に終わってしまうのです。社員全員で団結して業務改善を実行するためには、適切な「動機付け」が大切なのです。たとえば、以下のような例が挙げられます。 仕事を早く終わらせて帰りたい 業務を効率化して簡単にしたい 非効率な連絡手段をより簡単な方法にしたい このように、社員の現状に対する不満や願望は動機となりえます。業務改善によって、どのように不満が解消されるのかを提示し「業務改善によって享受できるメリット」を社員に理解させましょう。 共有した情報を可視化する 業務自体はもちろん「共有した情報」の可視化も必要です。 メールや電話、チャットツールでは共有した情報が流れてしまったり、所在が不明になったりします。そのため、過去に周知していたとしても実践されず、同じような問題や非効率なサイクルが繰り返されてしまうのです。 そこで、社内外で発生する「フロー情報とストック情報の両方」を可視化できる仕組みづくりが必須です。仕組みが整備できればメッセージで話題が錯綜することなく、誰が閲覧しても蓄積した情報へ簡単にアクセスできるようになるのです。 課題に合ったITツールを導入・運用する ITツールの導入・運用は、業務改善の成功に貢献します。 ただし、多くのITツールから自社の課題に見合ったものを選択しなければ、見込んだ成果を挙げられません。たとえば、以下の要素のあるITツールが業務改善に役立ちます。 社内情報を一元管理できる機能がある 業務改善において、業務効率の向上はとても重要です。そのため、社内情報を一元管理・共有できる体制を整え、業務の属人化を防ぐ必要があります。 厳格なセキュリティ基準を満たしている 情報をITツールで一元化すると、機密情報が漏洩してしまうリスクがあります。そのため、ツールを導入する前に、厳格なセキュリティ基準を満たしているかの確認を忘れないようにしましょう。 初期導入支援がある ツールを導入しても、社内に定着しなければ費用の無駄になってしまいます。そこで、初期導入支援の体制が整ったツールを選ぶと、担当者の負担を最小限に抑えつつ、業務改善を的確な運用サイクルで進められます。 そして、上記3つの条件に当てはまる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを使うと、ツールの導入効果を最大化でき、業務改善も効率的に実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 上手く進まない業務改善を円滑に進められるツール 以下では、業務改善を成功させるツールを紹介します。 企業が、業務改善をしていくにあたって取り組むべきは、「ムダな作業を取り除くこと」です。とくに、ビジネスでは必要な情報を探すのに多くの時間をかけており、結果、本来進めるべき業務が滞ってしまうケースが少なくありません。 そのため、まずは社内のあらゆる情報を”ナレッジ”として整理し、必要なときに素早く取り出せる環境を整えましょう。ただし、担当者が導入～定着するまで「運用サイクル」を回すのは困難であるため、導入支援のサポートがあるものがおすすめです。 結論、自社が導入すべきは、導入から運用までのサポート体制が整ったナレッジ管理ツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、専属担当者による「初期導入支援」や「定期的なZoomミーティング」を受けられるので、確実に運用サイクルを回せます。また、「記事」には社内情報を一元管理でき、超高精度な検索機能で必要な情報をすぐに探せるので、”情報を探すムダな時間”をなくせます。 業務改善に向けた運用サイクルを回せられるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務改善を実施すべき背景や上手く進まない理由・対策まとめ これまで、業務改善を実施すべき背景や、上手く進まない理由と対策をご紹介しました。 業務改善の推進は企業と社員双方にメリットがあり、積極的に実施していくべき施策です。とはいえ、改善案が現実的でなかったり、導入したツールが課題に合っていなかったりすると、業務改善は上手くいきません。 つまり、効果的な業務改善を実現するには「課題に合ったITツールの導入」が重要となるのです。しかし、担当者自身が導入～定着するまで「運用サイクル」を回すのは困難であるため、導入支援のサポートがあるものがおすすめです。 したがって、業務のムダをなくすには、導入から運用までのサポート体制が整ったナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で社内ナレッジを一元管理する体制を整え、効果的な業務改善を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

今日では、社内の情報を適切に蓄積し、必要に応じて取り出せるナレッジマネジメントツールの需要が高まっています。たとえば、アメリカで開発され、世界中で活用されている「Guru（グルー）」も、ナレッジマネジメントツールのひとつです。 しかし、「Guruの活用方法がわからず、自社への導入するかどうか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Guruの機能や使い方、料金などを中心にご紹介します。 Guruの機能を把握して、自社での活用をイメージしたい Guruの使い方から料金、注意点まで網羅的に把握し、自社への導入を検討したい Guruよりも簡単にナレッジを活用できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Guruの使い方がわかるうえ、自社で効率的に情報を蓄積する方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Guru（グルー）とは1.1 Guruと「ほかのナレッジマネジメントツール」の違い1.2 Guruの機能2 Guru（グルー）の使い方2.1 Google Chromeを拡張する2.2 カードを追加する2.3 コレクションで分類する3 Guru（グルー）の料金体系4 Guru（グルー）の注意点5 【おすすめ】Guru（グルー）の欠点を解消するナレッジ管理ツール5.1 導入〜運用までのサポートが手厚いツール「ナレカン」6 Guru（グルー）の使い方や料金、評判まとめ Guru（グルー）とは 引用：Guruのトップページ Guruとは、他ツールの情報を取り込めるナレッジマネジメントツールです。GoogleやSlackなどをはじめとした多くの外部ツールとの親和性が高く、社内情報を確実に蓄積できます。 Guruと「ほかのナレッジマネジメントツール」の違い Guruは、ほかのナレッジマネジメントツールと比較し、「他ツールとの連携機能」と「AI機能」が優れているのが特徴です。 Guruは、GmailやOutlookなどの電子メールや、Slackのようなチャットツール、Asanaをはじめとしたプロジェクト管理ツールまで幅広く連携できます。そして、設定された特定のソースのなかから、AIアシスタントが信頼性の高い回答を提示します。 また、Guruでは、各ツールに内蔵する情報・ファイルを自前の「カード」にまとめて蓄積することが可能です。また、カードには、AIを活用したライティング機能が組み込まれており、コンテンツの下書きや修正をアシストします。 このように、Guruを活用すると社内情報を効率的に一元管理できるようになるのです。 Guruの機能 Guruのおもな機能として、以下の10つが挙げられます。 詳細 Guru GPT機能 GuruをChatGPTと接続して、社内ナレッジをChatGPTとの会話を通じて瞬時に利用できる トレーニングセンター機能 チームのフィードバックと専門家のレビューに基づいて、メンバーからの質問に対してAIが生成した回答をレビュー・改善できる Slackとの連携機能 Slackと連携すると、Slackのチャンネルでの質問に、Guruが社内コンテンツなどから回答を収集し自動で表示する Microsoft Teamsとの連携 Microsoft Teamsと連携により、メンバーはTeamsから直接Guruを検索し、ワークフローを離れずに必要な情報を見つけられる コンテンツアシスト機能 生成AI機能によってメンバーが作成した文章を洗練させたり、ゼロからコンテンツを作成できる 更新機能 Guruのカードに担当者と更新時限を割り当て、期限が近づくと担当者にリマインドすることで、カードの内容を最新の状態に保てる 重複検出機能 Guru内のナレッジベースを自動でスキャンし、類似性の高いカードにフラグをつけ、重複コンテンツの特定に役立つ 共同編集機能 複数の作成者が同時にGuruカードを編集でき、変更内容はリアルタイムで同期される 公開ワークフロー機能 指定されたGuruユーザーがチーム内で公開するコンテンツの内容とタイミングを管理できる アナウンス機能 最新情報などを社内全体、特定のチームや個人にアナウンスできる 以上のことから、Guruは社内情報の蓄積や連携に特化しているツールだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Guru（グルー）の使い方 ここでは、Guruの主な使い方を解説します。以下の使用方法を押さえ、自社での活用イメージを深めましょう。 Google Chromeを拡張する Google Chromeを拡張すると、Google Chromeで閲覧しているブラウザを離れずにカードの情報を管理できます。 はじめに、ホーム画面から[Team Settings]のページに移動します。 設定画面が表示されたら、以下の画像のように[Apps and integrations]の項目をクリックし、[install extention]を選択してGoogle Web Storeのページに移ります。 移動先のページからGuruのGoogle拡張機能をインストールできるので、[Add to Chrome]をクリックし、[拡張機能を追加]を選択します。 任意のページで、アドレスバーの横にある拡張機能のアイコンをクリックし、Guruが追加されていれば成功です。以下の画像のように、Google Chromeで閲覧中のページから移動せずに、Guruのカード情報を管理できます。 カードを追加する 社内情報を記載するカードを作成します。 はじめに、画面右上にある[+ Create a Card]をクリックし、カードの作成画面に移ります。その際、白紙のカードを作るかテンプレートを作成・使用するかを選択できます。 以下の画面が表示されたら、カードを作成できます。タイトルとノートを加筆すると、右下の[Next step]が選択可能になります。 次の画面では、作成したカードの設定ができます。Collection Settingsでは、カードを分類するコレクションやボード、タグの情報を追加可能です。 さらに、Verifier（カードの管理者）や管理する周期を定めたら、カードへのアクセス権限をほかのメンバーに付与します。アクセスを許可する設定は、上から「チームメンバー全員」「選択したメンバー限定」「パブリックに公開」です。 以上でカードの作成は完了です。[Card Manager]のページに移動し、作成したカードが表示されていれば成功です。 このようにカードの作成は手入力の方法がありますが、他にも「AIライティングアシスタント」や「GuruGPT」でAIを使用した文章の作成・校閲も可能です。 コレクションで分類する Guruは、社内情報が書かれたカードをコレクションごとに分類して管理できます。 まず、[All Collections]に移動し、[+ Create new Collection]をクリックして、コレクションの作成を始めます。 以下の画面がコレクションの作成画面です。コレクション名や所有者などを設定し、[Create Collection]をクリックします。 コレクションには、「ボードグループ」「ボード」があり、カードをボードごとに集約して管理可能です。コレクション内に直接カードを作成したり、別に作成したカードを取り入れたりもできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Guru（グルー）の料金体系 Guruでは、会員登録すると、無料トライアルを30日間利用できます。なお、有料プランにする場合は、以下の2つから選択できます。 オールインワン：$18（年間契約：$15） Guruの基本的な仕組みである「AI検索」「インフラネット」「社内Wki」の利用が可能です。 エンタープライズ：要問合せ/li> オールインワンプランに、プラスして優先的なサポートを受けられます。 なお、ボリュームプライスについては、営業者への問い合わせが必要です。 参照：Guruの料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Guru（グルー）の注意点 Guruを活用する際の注意点は、以下の3つがあります。 アプリが日本語に非対応 Google翻訳を使ってブラウザを日本語で使用可能ですが、アプリ自体の言語を日本語に変更できません。 多機能で操作が難しい Guruには数多くの機能が搭載されているため、操作が複雑な点に注意です。 口コミを参考にできない Guruには現在口コミがないので、導入前に使用感などを確かめることができません。 以上のように、Guruは外国産のツールであり、日本語でのサポートが不十分になる恐れがあります。さらに、ツール内でメンバー間のやりとりができないので、ほかのコミュニケーションツールとの併用が前提になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【おすすめ】Guru（グルー）の欠点を解消するナレッジ管理ツール 以下ではGuruの欠点を解消するナレッジ管理ツールを紹介します。 Guruは、カードごとに社内情報を蓄積し、「連携機能」や「AI機能」を利用して欲しい情報をすぐに検索できるナレッジマネジメントツールです。しかし、多機能で複雑なうえ、海外製品なのでサポート体制に懸念が残ります。 とくに、規模の大きい企業の場合、導入時だけでなく社内に定着するまでに時間がかかるため、導入しても放置されるリスクが高いです。そのため、サポート体制の整ったナレッジマネジメントツールを使いましょう。 結論、自社のナレッジマネジメントには、社内情報を一元管理でき、導入〜運用までのサポートが手厚いナレッジ管理ツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に、画像・ファイルを含むあらゆる社内情報を集約できるので、必要に”ナレッジ”のみ確実に残せます、また、生成AIを活用した「自然言語検索」が、社内のナレッジを横断して、最適な回答を提示するので、必要な情報がすぐに見つかります。 導入〜運用までのサポートが手厚いツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Guru（グルー）の使い方や料金、評判まとめ これまで、Guruの使い方や料金、評判を中心にご紹介しました。 外部ツールとの連携機能に優れたナレッジマネジメントツールのGuruは、社内情報をカードに素早く取り入れ、チームで簡単に共有できます。さらに生成AIを利用して瞬時に必要な社内ナレッジにアクセスできます。 しかし、多機能で複雑なうえ、海外製品なのでサポート体制が十分ではありません。規模の大きい企業では、ITツールが社内に定着するまでに時間がかかるので、導入しても形骸化してしまうリスクが高いです。 そこで、サポート体制が整ったナレッジマネジメントツールを使いましょう。結論、運用〜導入までのサポートが手厚いナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、社内ナレッジを業務に有効活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 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一定の業務フローを適切に改善することは、スタッフ全体の業務効率を底上げにつながるため、オペレーション業務の改善は、仕事の効率に直結する重要な要素です。 しかし、「現状のオペレーションを改善するには、何から手をつければ良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、オペレーション改善のメリットと実施方法、ポイントを解説します。 オペレーション改善で得られるメリットを知りたい オペレーション改善で見直すべきポイントを把握したい オペレーション改善に役立つツールを探している という方はこの記事を参考にすると、オペレーション改善を成功させるためのポイントを理解することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 オペレーションとは2 オペレーション改善で得られるメリット2.1 作業時間を短縮できる2.2 従業員の負担が減る2.3 人材育成のコストを削減できる3 オペレーション改善で見直すべきポイント3.1 不要な業務を「やめる」3.2 作業手順を「減らす」3.3 業務ルールを「変える」4 オペレーション改善の課題5 オペレーション改善に役立つツール5.1 社内のナレッジを一元化できるツール「ナレカン」6 オペレーション改善の基本ステップ7 オペレーション改善のメリットまとめ オペレーションとは オペレーションとは、業務の一連の流れを定めた手順のことです。 たとえば飲食業であれば、オーダーの受け方や配膳の方法、レジの操作などがオペレーションにあたります。オペレーションを明確にし、適切に改善することで、業務効率の向上が期待できます。 このように、業務の流れであるオペレーションを見直して改善することで、作業のムダを減らし、全体の生産性を高められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション改善で得られるメリット オペレーションを改善することのメリットは以下の3つです。オペレーション改善に着手しようと考えている方は必見です。 作業時間を短縮できる はじめに、オペレーションを改善すると、作業時間を短縮することができます。 具体的には、オペレーション改善のためにタスクや業務フローを見直しすると、本来であれば必要ない無駄な作業や、減らせる手順があることに気がつくのです。そのため、結果的に、作業時間を短縮するための対策ができます。 直接的に作業時間が減るわけではありませんが、現状を正しく把握して対策の糸口をつかめるという意味で、オペレーションの改善は効果的です。 従業員の負担が減る 次に、オペレーション改善は、従業員の働きやすい環境づくりにも直結します。 誰に対しても分かりやすくなるようにオペレーションを改良することで、その影響をダイレクトに感じるのは、現場で実際に働く従業員です。従業員の業務に対する不満を減らせば、離職率の低下につながる可能性があり、企業としても大きなメリットを得られます。 以上のことからも分かるように、複雑なオペレーションは従業員のモチベーションを下げかねないので、シンプルで明瞭なオペレーションを目指しましょう。 人材育成のコストを削減できる 最後に、オペレーションの見直しによって、従業員にかける教育コストも削減できます。 具体的には、整理されたマニュアルや無駄のない業務手順を用意しておけば、新人を教育するために割く時間や費用をカットできるのです。また、教育にかける時間を減らせれば、より重要な仕事に集中できるので、企業全体の生産性の向上にも大きく関与します。 このように、オペレーションを改善するための施策をすることで、目の前の業務の効率だけでなく、会社全体の利益につながる効果がもたらされるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション改善で見直すべきポイント オペレーション改善に取り組むときに重要なポイントは大きく3つあります。以下の「やめる」「減らす」「変える」は、改善の3原則とも呼ばれており、スムーズに改善を実施したい方は必見です。 不要な業務を「やめる」 1つ目の見直すべきポイントは、ムダな業務を「やめる」ことです。 現状の業務を洗い出すと、不要な業務が何となく慣習で続いているケースが多くあります。やる意味がない業務や、対応せずとも問題がない業務をやめるだけで、時間的なコストや従業員への負担が減り、業務効率が大きくアップするのです。 ただ、ある作業をやめることで、サービスや商品の質が下がってしまっては元も子もありません。そのため、やめるか迷う場合は、やめた場合に生じるメリットとデメリットを検討し、根拠に基づいた判断をしましょう。 作業手順を「減らす」 2つ目にオペレーションで見直すべきなのは、作業手順を「減らす」ことです。 業務自体をやめることは難しい場合でも、業務工程のなかに不要な手順が含まれていることもあります。 たとえば、あるサービス業の会社では、社員に「報告書提出とフィードバック」を毎日課していましたが、週１度に減らすことで、１週間あたり180分の時間を削減しました。代わりに、報告書の質を上げる「指導マニュアル」を作るなどの工夫を取り入れています。 このように、作業を減らして全体としての質が下がらないよう工夫することも重要です。 業務ルールを「変える」 3つ目にオペレーションの見直すべきポイントは、業務の仕組みを「変える」ことです。 オペレーションや業務フローの変更は、効率化に貢献します。たとえば、今まで紙で管理していた情報をITツールで管理するのは、業務効率化に有効な手段です。 たとえば、社内のナレッジを一元管理できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを利用すると、どの業界・業種でも業務効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション改善の課題 オペレーション改善には、本来期待されていた効果が十分に発揮されないという課題があります。改善を実施しても、改善策が周知されていなかったり、現場で活用されなかったりすることで、その内容が現場に十分に浸透しないケースは少なくありません。 また、改善内容や業務知識が整理・共有されていないと、必要な情報がすぐに見つからず、同じ課題に何度も対応することになります。結果として、過去のミスを繰り返してしまったり、効率化が進まなかったりといった悪循環を招く恐れがあります。 そのため、オペレーション改善を定着させるためには、改善履歴や業務ノウハウをナレッジとして蓄積・共有し、誰でもアクセスできる状態を整えることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション改善に役立つツール 以下では、オペレーション改善に役立つツールをご紹介します。 オペレーションを改善するには、従来の業務を「やめる」「減らす」「変える」必要があるため、現場の混乱が生じる可能性があります。そこで、業務フローの変更によるミスの増加を防ぐために「すぐにマニュアルを参照できるツール」が求められるのです。 また、オペレーション改善は一回で終わりではなく、現場からのフィードバックを踏まえて効果を検証し、継続的に見直していくことが重要です。そのため、「過去の改善内容を蓄積できるツール」を利用しましょう。 結論、オペレーションを改善するには、社内のあらゆる情報を蓄積して、超高精度の検索機能で欲しい情報を即座に参照できるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「記事」に社内のあらゆる情報を蓄積できるうえ、「AI検索機能」で欲しい情報に即アクセスできます。そのため、オペレーションの変更による現場の混乱を防ぎ、改善につなげることが可能になるのです。 社内のナレッジを一元化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション改善の基本ステップ オペレーション改善は、以下のような手順に従うと効率的に進めていくことができます。 業務フローを整理する まずは、現状を把握するため、現在の業務内容を洗い出すことから始めましょう。業務の流れや作業手順を、フローチャートなどで図式化するのがおすすめです。 なぜなら、図式化すれば業務の全体像を俯瞰して見ることができ、現状の課題や、改善できそうなポイントを見つけやすくなるからです。 現場の問題点をヒアリングする オペレーション改善の影響をダイレクトに受けるのは現場の従業員なので、現在の業務に対する不満や課題などのヒアリングは積極的に実施しましょう。 改善案を策定する 現状の課題を抽出できたら、改善するときのポイント「やめる」「減らす」「変える」を意識しながら、改善案を考えましょう。 効果を測定する 改善案を試してみたあとは「どのくらい効果があったのか」「現場の反応は良いか」などを必ず確かめるようにしましょう。オペレーション改善は、一度試して終わりではなく、定期的に更新して最適化することが大切です。 実際にオペレーションに従って作業するスタッフの意見を聞きながら、変更点や修正点をすぐに反映できる体制を整えておきましょう。 以上の基本ステップでオペレーションを改善していけば、ムダな作業は徐々に減っていき、現場が不満を抱えながら仕事をすることもなくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション改善のメリットまとめ これまで、オペレーション改善のメリットや、ポイントを中心にご紹介しました。 オペレーション改善は「時間や費用の削減」や「業務負担の軽減」など、ポイントを押さえて改善を実施すれば、大きなメリットがあります。とくに、ITツールの力を活用すると効率的にオペレーション改善を進めることが可能です。 また、オペレーション改善は定期的に実施して、現場のフィードバックを取り入れる必要があります。そのため、「過去の改善内容を蓄積できるツール」を利用しましょう。 つまり、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、効果的なオペレーション改善を実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【2025年最新】働き方改革とは？概要や現状・アイデアを紹介！ 内製化とは？メリットや失敗を防ぐポイントも解説！ OODAループとは？メリットや具体的な実行手順も簡単に解説！ 人件費を削減する5つの方法｜無理なく実現するポイントとは？ 離職が発生する原因とは？離職率を下げる5つの対策も解説！ アナログ業務をデジタル化するメリットとは？おすすめのITツールも紹介 タイパとは？流行の背景や仕事で高める方法を紹介！ 定型業務とは？非定型業務との違いや効率化のポイントも解説 カスタマーサポートとは？役割やよくある課題を解説 企業の意思決定とは？意思決定のプロセスもわかりやすく解説！ 【ビジネス向け】二重対応をなくす方法とは？リスクや原因も解説 ベテラン・中堅社員が仕事でミスをする原因とは？ミスを減らす対策も解説 仕事で行動を習慣化するコツとは？メリットや失敗原因も解説 仕事でうっかりミスをする人の特徴と6つの防止策とは？ 業務過多が起こる原因とは？リスクと解消方法も解説！ 【すぐわかる】業務プロセスを最適化とは？改善方法やおすすめのツールも紹介 もう限界？エクセル管理をやめるべき理由・メリットを解説 【必見】若手社員を早期戦力化する育成方法とポイントとは？ 【すぐわかる】バックオフィス業務を効率化させる方法とは？ 脱ハンコが進まない？電子化するメリット・デメリットを解説 対策あり！仕事でオーバーワークする原因と残業しやすい人の特徴とは 【解説】長時間労働の原因は？知っておくべき4つの解決策 先祖返りが起こる原因と対策とは？情報管理におすすめのツールも紹介 名寄せとは？メリットや手順、注意点をわかりやすく解説！ 【対処法あり】USBを認識しない？5つのトラブル原因と対処法を徹底解！ ログ管理とは？メリットや社内ナレッジを守る方法を解説！ 【厳選4選】おすすめのログ管理システムや導入メリットも解説！

デジタル化が進む現代において、企業がどのようにデータ管理を行っているかは注視すべきポイントといえます。従来のアナログ管理では、情報共有の手間や管理場所の確保といった不要なコストがかかるので、データ保管への体制の見直しが求められるためです。 データ管理にはツールの活用が欠かせませんが「どのように保管方法を選定し運用したらよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、企業のデータ保管の課題と管理方法、おすすめのツールを中心に解説します。 現状のデータ管理に関して不安がある どの観点で社内データ管理に使うITツールを選べばいいか分からない 検索機能に優れたデータ管理ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、データ保管に使えるツールの選定ポイントがわかるので、検索性や安全性による懸念事項を解消したデータ保管が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 データ管理とは2 企業が抱えるデータ保管の課題とは2.1 適切な状態での長期間保持2.2 検索にかかる手間2.3 管理コストの増加3 社内データの管理方法3.1 社内サーバーに保管3.2 ITツール上に保管4 企業のデータ保管に使うべきITツールの選定ポイント4.1 シンプルに情報をまとめられるか4.2 安全性は強固か4.3 バックアップが確実に取れるか4.4 操作性は優れているか5 【必見】企業のデータ管理におすすめのツール5.1 最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」6 企業が抱えるデータ保管の課題と保管するコツまとめ データ管理とは データ管理とは、データの収集・整理、安全な保管を行い、常に利用しやすい状態を維持しておくことです。単に情報を保存するのではなく、適切に管理することが求められます。 それぞれの会社が保有するデータは、自社の方針や計画を進めるうえで非常に重要な情報源となります。そのため、セキュリティーと利便性の両方に焦点をあてて管理することが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 企業が抱えるデータ保管の課題とは ここでは、企業が抱えるデータ保管の課題を紹介します。以下の課題をチームで正しく認識し、データ保管の改善を図らなければなりません。 適切な状態での長期間保持 まずは、適切な状態での長期保存が難しくなる課題が挙げられます。 ソフトウェアによるデータ保管の場合、ソフトウェア自体の経年劣化によって不具合が生じてしまい情報が更新できなくなる可能性があります。その場合、本来であれば、不具合の修理をメーカーに依頼することで対応してもらえます。 しかし、近年ではソフトウェアを販売するビジネス手法から、SaaSビジネス（ソフトウェアを販売するのではなく、クラウド上で利用してもらう）への変化に伴い、ソフトウェアの取り扱いを中止しているケースもあります。 その結果、企業が修正望んでも対応してもらえないといった事態も起こり得るのです。 検索にかかる手間 情報量が増え続けることに伴い、検索にかかる手間も課題として挙げられます。 具体的にはふたつの要素が挙げられ、一つ目は「アクセス性」に関する手間です。情報量が増加するたびに新規でファイルやフォルダが作成されるので、欲しい情報がどこに保管されているのかが把握しきれず、たどり着くまでに時間がかかります。 二つ目は、「情報の取捨選択」による手間です。保有する情報量が多いがゆえに、余分な情報までが選択肢としてあがることで、求める情報が何なのか取捨選択していく労力がかかってしまうのです。 管理コストの増加 情報量の増加に伴う管理コストも課題といえます。収集した情報をアナログな手法で管理している場合、以下の懸念点が挙げられます。 紙媒体による管理 紙とペンがあれば気軽に情報を残せます。しかし、用紙や印刷にコストがかかるのはもちろん、モノとして残るので膨大な量の紙を保管できる倉庫が必要となります。 Excelでの管理 Excelを活用すればデータ化されるので、用紙や倉庫にかかるコストが削減できます。ただし、データ量が増えるにつれて保存できる容量は減るので、過去の情報をこまめに消去する必要性や、PCの挙動が遅くなる可能性があります。 以上のように、いずれの管理手法でも無視できないデメリットがあるのです。そこで今日では、情報量に左右されずに情報管理・共有が行える「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを活用した保管方法がトレンドです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内データの管理方法 社内データを適切に管理するには、安全性や実用性を十分に考慮しなければならず、紙媒体によるアナログ管理では限界があります。 そこで以下では、社内データの管理方法として、紙媒体以外の方法を2つ紹介します。 社内サーバーに保管 1つ目は、社内サーバーに保管する方法です。 社内サーバーは自社のネットワークに接続しているときのみアクセス可能になるため、高いセキュリティー機能を提供できるメリットがあります。したがって、機密性の高い情報を管理するには適しています。 ただし、社内サーバーの利用は運用や管理に多額のコストがかかります。導入時だけでなく、システムのメンテナンス時にも費用が掛かるため、利用には十分注意しましょう。 ITツール上に保管 2つ目は、ITツール上に保管する方法です。 ITツールの利用は、初期費用や運用コストを抑えられるうえ、利用人数の人数や必要な容量に合わせてプランを柔軟に変更できます。また、社内外からアクセス可能で、情報共有がしやすく、必要なタイミングで情報を利用できる点がメリットです。 たとえば、会社外での営業時やリモートワーク時にも、社内情報に接続できるため、スムーズな業務の進行に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 企業のデータ保管に使うべきITツールの選定ポイント ここでは、企業のデータ保管に使うべきツールの選定ポイントをご紹介します。 企業のデータ保管を効率化させるにはITツールの活用は欠かせません。一方、データ管理の体制が整っている企業は、以下のポイントを押さえられているのです。 シンプルに情報をまとめられるか シンプルに情報をまとめて管理できるツールか、には注視すべきです。 企業や社員に関する情報量は膨大なので、正しく整理しなければ、必要な情報が欲しいときに取り出せず業務スピードが著しく低下します。そこで、データ量を問わず、関連情報のみをまとめてシンプルに残せる仕組みがあれば、情報検索にかかるストレスがメンバーに発生しません。 情報を整理してシンプルに残しておくだけでも、初めて情報を確認するメンバーがすぐに内容を理解できるので、ツールに対する抵抗感を軽減させられる点もポイントです。 安全性は強固か ツールを選ぶときは、強固な安全性があるかの確認を徹底しましょう。 企業は、経営に関する機密文書以外にも社員一人ひとりの個人情報、企業間での取引情報まで保有しています。そのため、万が一、情報漏洩や情報の改ざんが起これば、多くの関係者や企業を危険な状態にさらすだけでなく、社会的信用を失ってしまいます。 そのため、権限によって情報閲覧の可否が設定できるツールや、セキュリティにおける国家資格を所持しているかの確認は必須といえます。 バックアップが確実に取れるか バックアップが確実に取れるツールを選ぶことが重要です。 電子機器を扱ううえで、地震による停電被害や外部からウィルスが侵入、人的操作ミスのリスクを考慮しなければなりません。データが破損・消失してしまった場合、データの復元までに時間を要するほか、業務停止のリスクもあります。 業務が停止すると、商品やサービスを求める顧客に十分なサービスが提供できず、顧客満足度の低下や顧客の乖離といった事態にもつながってしまうのです。そのため、ツールがバックアップを簡単に取れるかをチェックしたうえで、定期的なバックアップを社内ルールとして設けると安心です。 操作性は優れているか 操作性に優れているITツールを選びましょう。 機能性が多ければ利便性は高まりますが、機能ごとに操作方法を覚えなければならず、操作方法が混合しやすくなります。とくに、中小企業ではITリテラシーが低い傾向にあるので、操作が複雑なツールでは現場に浸透せず使われなくなります。 仮に、操作性よりも機能性を重視したツールを導入すると、メンバー間で理解度の差が生じるので、使えるメンバーにデータ管理の負担が偏ってしまいます。したがって、誰でも簡単に操作できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールが必須なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】企業のデータ管理におすすめのツール 以下では、企業のデータの管理におすすめのツールを紹介します。 社内のデータ管理にストレスを感じる場合、自社のデータ管理方法を見直しましょう。特に、紙媒体によるアナログ管理のままでは、必要な情報をすぐ見つけ出しにくい点や、モノとして残るので保管場所にコストがかかる点などのデメリットがあります。 そこで、「情報管理に役立つITツール」を導入すれば、社内のデータは一か所に統合されます。ただし、データが集まっただけでは、目的の情報が見つからないので、検索性が優れたツールが求められます。 したがって、企業のデータ管理には蓄積した社内情報から、目的の内容に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンには、画像やファイルを含む、あらゆる社内情報を集約できるうえ、複数キーワードで思い通りに検索できる「超高精度の検索機能」が備わっています。そのため、保管したデータ管理から欲しい情報が見つからないストレスが解消されるのです。 最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 企業が抱えるデータ保管の課題と保管するコツまとめ ここでは、企業が抱えるデータ保管の課題と保管するコツを解説しました。 社内サーバーの利用のような従来の企業データの保管方法では「適切な状態での長期間保持がむずかしい」「情報検索の手間が多い」「必要以上に管理コストがかかる」といった課題が挙げられます。 そこで、「情報の蓄積や共有、情報へのアクセス性の高いITツール」を導入すると、従来のデータ保管にかかっていた情報検索にかかる時間などの課題を解決できます。ただし、ITツールは社外からもアクセス可能なため、「厳格なセキュリティ基準を設けている」ツールを選ばなくてはいけません。 したがって、社内のデータ管理には社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って企業におけるデータ保管の課題をなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/

仕事の工数の削減や企業の生産性向上のためには、業務プロセスを最適化させるのが効果的です。そのためには、自社の課題を検討して改善策を練らなくてはなりません。 しかし、改善策が不適切だと、実行しても最大限の効果が得られない場合もあります。そのため、業務プロセスを最適化させるには具体的にどうしたらよいかと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務プロセスを最適化させる方法を中心にご紹介します。 そもそも業務プロセスの最適化が何か分からない 業務プロセスの最適化の方法を知り、取り入れたい 業務プロセスを最適化するメリットを知りたい という方はこの記事を参考にすると、業務プロセスを効率よく最適化するヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 業務プロセスの最適化とは2 業務プロセス最適化のメリット2.1 働き方や生産性の改善2.2 業務の属人化防止3 業務改善の3要素4 業務プロセスの改善方法3選4.1 （1）業務の課題を抽出する4.2 （2）改善案を作成・実施する4.3 （3）業務プロセスを可視化させる5 【必見】業務プロセスの共有・管理を効率化できるツール5.1 社内の業務プロセスを簡単に作成・管理できる「ナレカン 」6 業務効率化をする際の注意点6.1 目的を明確にして、社内で共有する6.2 費用を検討する7 業務プロセスの最適化方法まとめ 業務プロセスの最適化とは 業務プロセスの効率化とは、各業務の手順を効率化し、全体の利益を高めていくことだと言えます。 まず「業務プロセス」とは、企業の目標達成までの一連の工程や手順のことであり、全体的な仕事の流れを意味します。例として商品開発、製造、商品の保管や会計システムの入力、販売などが挙げられます。 次に「最適化」とは、与えられた条件や制限の中で目標を達成するために、達成に至るまでの過程の効率化や最も効果的な策を求めることです。 したがって、業務プロセスを最適化すれば、業務におけるムダな作業の削減や、より成果を高められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務プロセス最適化のメリット 以下では、業務プロセス最適化のメリットをご紹介します。業務プロセスを最適化すれば、データなどの数値だけでなく、曖昧だったものも明確になり、効率的に業務に取り組めます。 働き方や生産性の改善 業務プロセスの最適化は、働き方や生産性の改善に役立ちます。 仕事における作業手順を見直せば、無駄な工数や資源の削減につながります。たとえば「作業の流れを効率化し、余分な人件費をなくす」「業務をデジタル化し、用紙や印刷のインク代を最小限に抑える」といった効果が期待できるのです。 また、業務の流れが改善されると、必要以上に作業時間がかからないので、社員のワークライフバランスも整えやすくなります。 このように、業務プロセスの最適化は企業の成長だけでなく、社員の負担軽減による働き方の改善にまで好影響をもたらすのです。 業務の属人化防止 業務の属人化を防ぐ点でも、業務プロセスの最適化は有効です。 業務が属人化すると、特定の社員に大きな負担がかかります。また、業務担当が不在の場合、ほかのメンバーがスムーズに業務が進められず、全体の進捗に影響を及ぼします。 そこで、業務プロセスの最適化によって新たなツールの活用や業務効率化を図れば、社員の知識や能力にばらつきがあっても円滑に業務が遂行できるようになるのです。 したがって、業務の属人化を防止するためにも業務プロセスを最適化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務改善の3要素 業務改善の目的は、業務の「ムリ、ムダ、ムラ」をなくすことです。これを達成するために必要な要素として下記の3つが挙げられます。 　Quality：品質 製造時の品質が保たれているかを判断し、品質の高さとコストのバランスを調整する要素です。 Cost（コスト） 原価が適切か判断し、コストと企業の利益のバランスを調整する要素です。 Delivery（納期） 決められた数量が守られているか判断し、納期の短縮による顧客満足度と、品質やコストとのバランスを調整する要素です。 この3つのバランスを考慮することが顧客満足度や信頼、企業に利益に繋がります。上記の要素を踏まえて、業務プロセスや業務フローを組み立てるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務プロセスの改善方法3選 ここでは、業務プロセスの改善方法を3選ご紹介します。業務プロセス最適化のメリットを最大限に得るためにも、以下の内容の実施を検討しましょう。 （1）業務の課題を抽出する 業務プロセスを改善するためには、業務における課題点を抽出することが重要です。 まず、各業務における担当者に「どのような手順で仕事をすすめているか」をヒアリングします。そして、ヒアリング結果をもとに、業務担当の負担が大きい工程や非効率的な業務を洗い出しましょう。 課題の原因を分析しやすくするために、洗い出した業務は図や表でまとめると視覚的にも分かりやすくなります。 （2）改善案を作成・実施する 業務プロセスを抽出したら、改善案を作成して実施します。 改善策実施後の目標として、KPI(重要業績評価指標)とKGI(重要業績目標指標)を利用し、具体的な行動に数値目標を設定しましょう。KPIは中間目標、KGIは最終目標であり、改善策の実施期間に達成度合いを確認するのに効果的です。 仮に、業務プロセスにおける改善点が多い場合は、優先順位をつけるか、改善効果の高いものに絞ると、段階的に業務プロセスが良くなっていきます。 （3）業務プロセスを可視化させる 業務プロセスは可視化し、属人化を防止しましょう。 具体的には、「作業手順をマニュアル化する」「業務プロセスを図表にまとめる」といった対策が必要です。また、分かりやすくまとめた業務プロセスをメンバー内で共有しておけば、社員の知識や能力を問わず業務の遂行ができるようになります。 メンバー全員が業務プロセスの全貌を把握することは、特定の人がいないとできない業務がなくなることを意味し、業務プロセスの最適化につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】業務プロセスの共有・管理を効率化できるツール 以下では、業務プロセスの共有・管理を効率化するツールをご紹介します。 業務プロセスの最適化には、「業務の基本の進め方を社内で統一してまとめ、定期的に見直ししていく」ことが重要です。業務プロセスを決めていても、現状に即していなければ、効率的に業務を進めることができません。 そこで、「業務プロセスを簡単に作成・管理することができるツール」を活用しましょう。また、作成されたものに疑問点や不明点がある場合、すぐに質問して解決できるようなツールを利用するべきです。 したがって、業務プロセスを最適化するためのツールは、簡単に業務プロセスを作成でき、自社にあった形で業務プロセスをまとめられる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、業務の作業手順やマニュアルを簡単にまとめられるうえ、上長確認を挟める「承認フロー」が備わっています。また、不明点を社内メンバーに質問し社内FAQが作れる「質問機能」があるため、業務の疑問点解消にもつながります。 社内の業務プロセスを簡単に作成・管理できる「ナレカン 」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務効率化をする際の注意点 ここでは、業務効率化をする際の注意点を紹介します。以下に挙げる注意点を意識しないと、業務効率化の逆効果となる恐れがあります。 目的を明確にして、社内で共有する まず、「業務効率化の目的を明確にして、社内で共有する」ことが挙げられます。 業務効率化が目的になると、そのためのツール導入の検討などに時間をかけすぎてしまい、仕事量が増えてしまいます。自社にどのような課題があり、何を改善したいのかを明確にすることで、業務効率化自体が目的とならないようにしましょう。 また、業務効率化のために何か新しいものを導入する場合は、事前に社内で共有しておくと、よりスムーズに効率化を進められます。 費用を検討する 次に、「費用を検討する」ことが挙げられます。 業務効率化のために、新たなツールや機器を導入する場合、いくらの金額をかけるのか、今後の維持費用はどの程度必要になるのか、詳細な見積もりを立てる必要があります。つまり、費用が得られる効果を上回らないように検討しなければなりません。 導入してから後悔することのないよう、業務効率化にかかる費用は考慮したうえで何をするか決定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務プロセスの最適化方法まとめ これまで、業務プロセス最適化のメリットや業務プロセスの改善方法を中心にご紹介しました。 業務プロセスの最適化によって、「無駄な工数の削減」「働き方や生産性の改善」「属人化を防止」できます。そして最適化するためには、改善方法を社内で共有し、費用対効果を検討することが必須です。 また、業務プロセスの最適化を行うためには、社内で正確に新しい情報を共有し、疑問点や不明点が生じた場合も解決できるようにする必要があります。 結論、自社に合った形で情報をまとめられ、超高精度の「キーワード検索」ができるツール「ナレカン」の利用一択です。また、ナレカンは質問機能により疑問点や不明点も簡単に解消できます。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、業務プロセスを最適化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オペレーション改善のメリットとは？実施方法と課題をくわしく解説