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ビジネスでは、物品購入や人材採用などの決定をするときに、稟議書が必要になるケースがあります。そこで、テンプレートを活用すると、一から構成を考える手間を削減し、スピーディーに稟議書を作成できます。 一方で、「どのテンプレートを選べば良いのか分からない」「テンプレートを活用しているが、稟議が通らない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、稟議書のテンプレートや通りやすい書き方、そのまま使える例文を中心にご紹介します。 稟議書の書き方やコツを知りたい 稟議書のテンプレートをダウンロードしたい 稟議書を適切に管理・運用できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、稟議をスムーズに作成するためのテンプレートが見つかるほか、稟議書の正しい書き方まで押さえられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 稟議書とは1.1 稟議書の定義1.2 稟議書の使用場面1.3 稟議書の作成者は誰か1.4 稟議書の流れ1.5 稟議書と類似する用語との違い2 稟議書を作成するメリット・デメリット2.1 稟議書を作成する3つのメリット2.2 稟議書を作成する2つのデメリット3 【無料】稟議書のテンプレート・フォーマット・ひな形4選3.1 （1）例文付きの稟議書のひな型3.2 （2）物品購入にも使える稟議書のフォーマット3.3 （3）Wordで使える稟議書のテンプレート3.4 （4）エクセルで使える稟議書のテンプレート4 誰でも簡単に稟議書を電子化できるツール4.1 稟議書の作成から承認までを円滑化するツール「ナレカン」4.2 【例文あり】ナレカンでそのまま使える稟議書のフォーマット5 稟議書の電子化は必須？電子すべき3つの理由5.1 （1）高セキュリティ下で情報を保護するため5.2 （2）承認までを時短するため5.3 （3）コストを削減できるため6 通りやすい稟議書の書き方とは6.1 （1）稟議書に書くべき項目の抜け漏れがないか確認する6.2 （2）具体的なデータを示す6.3 （3）5W2Hを意識する6.4 （4）デメリットまで記載する6.5 （5）締めの言葉に気を付ける7 稟議書を通すためのコツ7.1 承認者に事前に伝えておく7.2 柔軟に改善していく8 稟議書のテンプレートまとめ 稟議書とは はじめに、稟議書の定義や承認までの流れ、類似する用語との違いについて解説します。ビジネスでは、よく使われる用語になるため、正しく認識していくためにも目を通しましょう。 稟議書の定義 稟議書とは、自身の権限では意思決定できない事案について、上位関係者に回覧して承認を得るための書類を指します。そのとき、“稟議にかける、稟議に回す、稟議に上げる”などの言い回しがされています。 企業によって稟議書が必要になる事案は異なりますが「新規プロジェクトの立ち上げ」「大規模な資産の獲得」「予算・人材の確保」などで提出を求められるケースが多いです。つまり、企業に与える影響力が大きい場合に、稟議が必要となるのです。 稟議書を作成すると稟議内容を確認しやすいうえ、会議が必要でないレベルの内容であれば、書面のみで承認を完結できるのです。 稟議書の使用場面 以下では、稟議書の利用が想定される場面をご紹介します。自社の業種や仕事内容と照らし合わせながら確認しましょう。 システムを導入するとき 社内でシステムを導入するときに、稟議書が活用されます。 稟議書には、システム導入の背景や目的、費用の見積もりなどを記載します。導入をスムーズに承認してもらうために、解決すべき社内の課題や費用対効果をわかりやすく明記しましょう。 新規システムの導入にあたって稟議書を作成するときは、システムが自社の課題の解決にどれほどつながるかに重点を置くと効果的です。 物品を購入するとき 業務上必要な物品を購入するときにも、稟議書が必要になります。 たとえば、業務で利用する事務用品や電子機器を購入するときに、担当者の承認が必要な場合に稟議書が用いられます。製品の情報や購入の理由を明確に記載することが重要です。 物品購入に伴う作業の効率化や業務時間の短縮を強調すると、効果がわかりやすく、通りやすい稟議書になります。 契約締結を確認するとき 企業間で契約を締結するときには、稟議書を使って担当者の承認を得る必要があります。 新規取引先と契約を結ぶときには、稟議書で承認を依頼しましょう。稟議書には目的や契約の内容、自社で期待できる効果をもれなく記載するとスムーズに承認を得られます。 必要に応じて、契約内容を視覚的に理解できる図表を添付すると、さらにわかりやすい稟議書を作成できます。 稟議書の作成者は誰か 稟議書を作成するのは、実際に現場で働く人や業務に携わっている人です。 稟議書は企業の上層部の人に提出するものであり、一般的に提出相手は作成者の直属の上司になります。ただし、稟議書の内容によってどの役職までの承認が必要かは異なるので、回覧した全ての人から承認が得られるよう、情報の過不足がないように作成することが重要です。 また承認フローが増えると、作成者と直接関わりのない人が稟議書を確認する場合もあります。内容が正しく伝わるように分かりやすい表現を意識しましょう。 稟議書の流れ 稟議の承認ルートは、扱う金額や契約内容などによって異なります。下図のように3つの承認ルートに使い分けられるため、事案に応じて承認ルートを設定しましょう。 ＜直線型ルート＞ 直線型の場合、直属の上司が承認者となり、承認が進むに連れて承認者の階級が高くなるのが特徴です。最もシンプルな承認ルートだと言えます。 ＜並列型ルート＞ 並列型は、複数の部署を跨ぐ事案を進めるときに利用されます。上図のように、承認者全員の承認が必要になる「AND承認」や、いずれかの承認者の承認を得れば良い「OR承認」が用いられるのが特徴です。 ＜条件分岐型ルート＞ 条件分岐型では、条件によって承認ルートが分岐するのが特徴です。たとえば、申請する金額が10万円以下の場合は最終決裁者を”課長”、10万円以上の場合は、最終決裁者を”部長”に設定するケースがあります。 稟議書と類似する用語との違い 稟議書と類似する用語として「決裁・起案・提案」が挙げられますが、以下のような違いがあります。 決裁 申請された事案に対して、上位関係者が“承認”または“却下”の判断を下すことです。「稟議」では担当者が申請した書類を複数の関係者で回覧して承認する一方「決裁」では部下が申請した書類を、決定権を持つ上司が承認します。 起案 正式な文書のもとになる案や文を作ったり、承認を得るために意思決定の内容を書類にまとめたりすることを指します。起案は「書類を作成する行為」であるのに対し、稟議は「承認を得るための手続き」を指しているのです。 提案 議案や意見を提出することを指します。“稟議書”の目的は「物品購入・契約締結などに対する承認」であり、“提案書”は「課題改善などに対する多様な意見の提案」が目的です。 これらは、稟議を上げていくなかで耳にする機会が多い用語です。「話し手が何を言いたいのか」を瞬時に理解するためにも、稟議との違いをしっかり押さえておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書を作成するメリット・デメリット ここでは、稟議書を作成するメリット・デメリットを解説していきます。稟議書による決裁申請を考えている方は以下の内容を把握しておきましょう。 稟議書を作成する3つのメリット 稟議書を作成するメリットは、複数人からの確認による偏りのない決定が可能になる点や、会議を開くための人員と時間のコストを削減できる点が挙げられます。具体的には、以下の3点です。 意思決定の効率化 稟議書を作成すれば、提案内容を理解したうえで承認可否の判断を下せるので、会議時間の短縮につながります。 プロジェクトの透明化 プロジェクト関係者全員と情報を擦り合わせたうえでの意思決定になるため、伝達や伝聞のミスによる認識の齟齬を減らし、現場の独断を防ぐ効果もあります。 責任の所在の明確化 提案者（申請者）による提案を、管理者（承認者）が承認するというフローに従うため、プロジェクトにおける責任の所在が明確化されます。 このように、効率的かつ適切な判断を下すために、社内稟議による決裁が多くの企業で取り入れられているのです。 稟議書を作成する2つのデメリット 一方で、稟議書を作成するデメリットとして、意思決定に時間がかかる点や、稟議書の紛失・改ざんのリスクがある点が挙げられます。 意思決定に手間がかかる場合がある 稟議書を紙媒体で回覧する場合、複数の部署を経由するのに時間がかかります。また、テレワークを採用している企業では、ハンコを押すためだけに出勤しなければならず、意思決定に手間を要します。 改ざんのリスクがある 稟議書は、多くの関係者を介するため、紛失したり内容が改ざんされる可能性が懸念されます。また、複数人の承認を通すため、一人ひとりの責任意識が希薄になりやすい点にも注意しなければなりません。 以上のようなデメリットを解消するには、承認フローの改善が効果的だと言えます。たとえば、作成した稟議書を任意のメンバーにのみ共有可能で、編集履歴も残せる「ナレカン」のようなITツールが役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】稟議書のテンプレート・フォーマット・ひな形4選 ここでは、無料でダウンロード可能な稟議書のテンプレート4種類をご紹介します。内容や形式を確認して、自社に合ったテンプレートを活用しましょう。 （1）例文付きの稟議書のひな型 こちらは、[文書]が提供する例文付きの稟議書のテンプレートです。こちらで提供されている稟議書のテンプレートの種類は以下の通りです。 備品などの物品購入・買い換え 出張・セミナー・研修会・講習会への参加 接待交際費の支出 正社員・アルバイト・パートの採用 新規取引先との契約開始 このように、用途ごとに多様なテンプレートが用意されているので、目的に合った稟議書を作成できます。 例文付きの稟議書のテンプレート詳細はこちら （2）物品購入にも使える稟議書のフォーマット こちらは、物品購入にも使える稟議書のフォーマットです。 書式が異なる2種類のテンプレートが用意されています。1つ目は「決裁内容・起案理由・期待される効果」を記入するエクセルのテンプレート、2つ目は「件名・目的・数量・金額・効果」を記入するWordのテンプレートとなっています。 物品購入にも使える稟議書のフリーテンプレート詳細はこちら （3）Wordで使える稟議書のテンプレート こちらは、ビズ研が提供する、Wordで使える稟議書のテンプレートです。こちらでは、用途に合わせて使える、以下の専用テンプレートが提供されています。 購買・購入 新規取引先 人員募集 採用稟議 ほかにも、シンプルなレイアウトで構成された、4種類の基本テンプレートが用意されています。 ビズ研が提供する、Wordで使える稟議書のテンプレート詳細はこちら （4）エクセルで使える稟議書のテンプレート こちらは、エクセルで使える稟議書のテンプレートです。こちらでは、書式が異なる2種類のテンプレートが用意されています。 1つ目は「件名・内容・目的・添付書類・決裁日・決裁結果」を記入する、企画や人事などに適しています。2つ目は「件名・購入品・購入理由・数量・必要経費・金額・発注先と理由・支払方法」などを記入して、物品購入に活用できます。 エクセルで使える稟議書のテンプレート詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 誰でも簡単に稟議書を電子化できるツール 以下では、誰でも簡単に稟議書を電子化できるツールをご紹介します。 WordやExcelのテンプレートを用いて稟議書を作成すると、一から考える手間が不要なため、簡単に作成可能です。しかし、確認時にファイルがすぐに見つからないと、承認に至るまでがスムーズにいかない可能性があります。 したがって、「簡単に稟議書を・承認・管理ができるツール」を導入しましょう。とくに、ツールの操作が複雑だと承認自体が滞りがちなので、直感的に操作可能なツールを選ぶべきです。 結論、稟議書の電子化に最適なのは、直感的な操作で簡単に稟議書を作成し、承認まで完結するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、簡単にファイル共有ができるうえ、「承認フロー機能」により、ツール上で承認が行えます。稟議書の差し戻しもツール内でやりとり可能なので、確認がしやすいのです。 稟議書の作成から承認までを円滑化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【例文あり】ナレカンでそのまま使える稟議書のフォーマット 以下では、ナレカンでそのまま使える稟議書のフォーマットと、ナレカンで稟議書のテンプレートを追加する方法をご紹介します。 令和6年4月16日 稟議書 営業部　○○○○ 件名：CRMツールの導入について 表題の件につき、ご検討いただきたくお願い申し上げます。 1．製品名称：△△（株式会社○○） 2．価格：￥○○,○○○ 3．使用予定者：営業部○○チーム 4．購入時期：4月末まで 5．購入理由：営業部において、顧客情報を格納したファイルの管理が煩雑になっている。そのため、顧客管理に特化したシステムを導入することで、業務効率化を図りたい。 6：参考資料：△△サービス説明資料 以上 ナレカンでは、上記のような独自のフォーマットを、「テンプレート」として登録できます。テンプレートは、ワンクリックで以下のように呼び出されます。 このように、「ナレカン」では、自社独自のテンプレートを登録してワンクリックで呼び出せるので「社員によって体裁が違うので見づらい」といった問題を回避できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化は必須？電子すべき3つの理由 稟議書を適切に管理するには、電子化する点が重要です。ここでは、稟議書を電子化すべき3つの理由をご紹介します。 （1）高セキュリティ下で情報を保護するため 稟議書を電子化すると、高セキュリティで安全に保管可能になります。 新型ウイルスの流行後、リモートワークの需要が高まり政府も「働き方改革」の一環として推進していくようになりました。しかし、紙の稟議書を会社以外の場所で閲覧すると、紛失のリスクや情報漏えいの危険性も高まります。 そこで、稟議書を電子化すれば、場所や時間を問わず確認できるほか、紙のように紛失するリスクも無くなり、どこにいても安全な環境下で稟議書を閲覧可能なのです。働き方は各個人で異なっても、社内の情報は共通して高セキュリティで保護するようにしましょう。 （2）承認までを時短するため 稟議書を電子化すると、承認までスピーディーに進められます。 稟議書を紙で作成していると、承認者を順番に回していかなければなりません。しかし、承認者が不在だったり、他支店のメンバーだったりすると、承認を得るまでに時間がかかってしまうのです。 そこで、ITツールを導入して稟議書を電子化すれば、いつでもデータ上で確認できるので、スピーディーな意思決定が可能です。また、承認に関するやりとりや編集履歴が可視化されるので、承認の進捗状況の確認もスムーズになります。 なかでも、ナレッジ管理ツールの「ナレカン」では、テンプレートを使って稟議書を作成し、そのまま申請まで可能です。また、コメント機能で、承認依頼や差し戻しのコメントも残せるので、承認までの時間が大幅に短縮されます。 （3）コストを削減できるため 金銭的なコストや管理コストを削減できる点も、稟議書を電子化するメリットのひとつです。 紙で運用していると、稟議書を作成するときに紙代や印刷代がかかります。また、作成した稟議書を管理するスペースを確保しなければなりません。 そこで、稟議書を電子化すると「作成時の金銭的なコスト」や「場所代や管理作業などの管理コスト」が削減されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 通りやすい稟議書の書き方とは ここでは、稟議書の通りやすい書き方について解説します。通る稟議書を作成するための基本的な書き方を紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）稟議書に書くべき項目の抜け漏れがないか確認する 稟議書を書くときは、抜け漏れがないか確認しましょう。稟議書の基本的な項目は以下の通りです。 日付 起案者 題名 稟議の目的・理由・費用 また、稟議書の題名では「〇〇の購入について」「〇〇社との新規取引承認の件」というように、稟議の内容を端的に示しましょう。 以上の記載項目を書類に構成すると、以下のようになります。 （2）具体的なデータを示す 上手い稟議書を書くためには、具体的なデータの提示が大切です。 具体的なデータを示すと、説得力が高まり、承認を得やすくなります。そこで、「発生するコスト」や「予想される利益」などを数値として示すと、検討する事案を客観的に提案できるのです。 一方で、稟議書の内容に直接関係のないデータが記載されていると、どの数値で判断すれば良いか分かりにくくなってしまいます。稟議書の承認に必要なデータか確認するようにしましょう。 （3）5W2Hを意識する 5W2Hを意識することも、上手い稟議書を書くための工夫です。 5W2Hとは、情報を論理的に整理・伝達するためのフレームワークです。具体的には「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）」を5W、「How（どのように）、How Much（いくらで）」が2Hに当てはまります。 5W2Hを活用すれば、話を順序立てて説明して、ビジネスをスムーズに進められます。また、情報の抜け漏れを防いで、過不足なく円滑なコミュニケーションが可能です。 （4）デメリットまで記載する 稟議書には提案した内容のデメリットまで記載するようにしましょう。 提案した内容が実際に承認されたとしても、必ずしも全て上手くいくとは限りません。そこで、提案の段階で考えられる問題点やデメリットの改善・対応策まで記載すると、より充実した稟議書となり承認を得やすくなります。 また、対応策があらかじめ用意されていると、実際に問題が発生しても時間をかけずスムーズに解決できます。稟議が通った後のためにも、準備段階で様々な可能性を考慮するようにしましょう。 （5）締めの言葉に気を付ける 稟議書を書くときに、内容ばかりを注視しがちですが、締めの言葉も重要です。稟議書では以下のような言葉がよく使用されます。 何卒よろしくお願いいたします ご検討のほどよろしくお願いします 承認をたまわりたくお願い申し上げます 良い締めくくりの言葉を書いて、承認を得る権限者に良い印象を残しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書を通すためのコツ ここでは、稟議書を通すためのコツを紹介します。見やすい稟議書の作成はもちろんですが、説得力を持たせるためにも、押さえておきましょう。 承認者に事前に伝えておく 1つめのコツとして、承認者に事前に伝えておくことです。 稟議書を出したあとに、承認者の懸念事項や疑問点が解消されていなければ、稟議書は差し戻されてしまいます。繰り返し稟議書が通らなければ、手直しする時間がかかるだけでなく「プロジェクトは成功するのか」という不安も芽生えかねません。 そのため、事前に承認者とコミュニケーションを取ったうえで、稟議書を提出するのも有効な手だと言えるのです。 柔軟に改善していく 2つ目のコツとして、稟議書が差し戻しになったときには、柔軟に改善していくことが大切です。 稟議書の事案によっては、企業の今後の方針を左右するため、慎重に検討されます。そのため、承認ルートの途中で、却下されてしまうケースも少なくありません。 このとき、提案者は自身の提案を却下されたとしても、自身の意見に固執するのではなく、改善点をしっかり見つめましょう。却下された理由を把握し、柔軟に対応すると、より的確な稟議書が出来上がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書のテンプレートまとめ これまで、稟議書のテンプレートを中心にご紹介しました。 稟議書を作成することで、複数人のチェックによる偏りのない決裁が可能になります。ただし、紙の稟議書は、承認までに時間がかかったり、稟議書の作成・管理に余計なコストがかかったりする恐れがあります。 したがって、稟議書を電子化しテンプレートを用いて効率的に作成しましょう。また電子化した稟議書を誰でもすぐに確認できるように、「簡単に稟議書を承認・管理できるツール」を導入するべきです。 結論、稟議書の電子化に最適なのは直感的な操作で簡単に稟議書を作成し、承認フロー機能で稟議書の差し戻しもやり取り可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、遅延しがちな稟議書の流れをシームレスにしていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

社内通達は、社内の重要な変更や命令を伝えるものであり、全社へ確実に伝わるようにしなくてはなりません。 しかし、「社内通達の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内通達の書き方や例文を中心に紹介します。 社内通達の種類・必要性・書き方を知りたい 社内通達をするときに便利なフォーマットを参考にしたい 社内通達の作成・共有をスムーズにする方法を探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書の書き方や作成ポイントだけでなく、作成した社内文書の適切な管理方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内通達の概要1.1 通達・社内通達とは1.2 通知と通達の違い1.3 社内通達と内示の必要性1.4 社内通達文書の項目2 【例文・サンプルあり】社内通達文書のテンプレート2.1 （1）社内行事に関する通達2.2 （2）指示・指令に関する通達2.3 （3）懲戒処分に関する通達3 メールでの社内通達文書の書き出し4 【必見】社内通達に役立つ情報共有ツールとは4.1 社内通達に効果的な情報共有ツール「ナレカン」5 社内通達の書き方や例文まとめ 社内通達の概要 以下では、社内通達についてわかりやすく解説します。社内文書の目的や項目を理解し、効果的な社内文書作成に役立てましょう。 通達・社内通達とは 一般的に通達とは、会社からの業務に関する指示や命令を社員に伝えることを言います。 その中でも社内通達は、役職者が全社員または特定のメンバーに向けて、企業の方針や決定事項、手続きに関するお知らせをすることを指します。たとえば、「人事異動」や「ITシステムの採用・変更」といった重要な情報が挙げられます。 社内通達で伝えられた内容には、場合によって強制力を持つものもあります。このように社内通達は、社内ルールや規定の策定・改定を全社に伝えるために重要なのです。 通知と通達の違い 「通知」と「通達」は、それぞれの内容が大きく異なります。 通知とは、特定あるいは不特定多数の人に対して、必要な情報を知らせることを指します。たとえば「会議の変更について通知する」「面接結果を通知する」などの使われ方が一般的です。 つまり、通達は役職者から具体的な業務や行動の指示を知らせるものであるのに対し、通知は立場・社内外を問わず事実を伝えるものというように、両者は異なる意味合いをもつのです。 社内通達と内示の必要性 内示とは「公式の情報を公にする前に、従業員や関係者に対して内密に情報を伝えること」を指し、一般的に通達の前に伝達されます。 内示があることで、社内通達の内容を納得してもらったうえで、手続きや準備を進められるので、対象者や関係者の混乱を防げるのです。反対に、内示に対する要望を受け、通達内容を調整する場合もあります。 このように、社内通達と内示は密接した関係にあり、社内通達の前に内示の存在があるのは、非常に重要であると言えます。 社内通達文書の項目 社内通達文書には、厳密な書き方の決まりはありません。しかし、重大なお知らせを伝える文書なので、以下の5つの項目を漏れなく記載して「誰にでも理解できる文書」を作成しましょう。 　　　　文書番号 必須ではないものの、各文書に番号を記載すると、管理がしやすくなります。 日付・宛先 書き出しには、通達発信の日付と宛先を記載します。基本的に、日付には和暦を使用し、宛先は役職とフルネームを明記します。 通達者名 通達を発信する通達者名を記載します。通達者名も役職とフルネームを明記しましょう。 表題 通達の表題を記載します。表題は中央寄せで、簡潔に内容をまとめて書きます。 通達内容 通達内容を記載します。通達内容には決定に至った経緯は記載せず、決定している事項だけを簡潔に記載することを意識しましょう。 連絡事項 通達を受けたメンバーに実行して欲しい項目があれば、箇条書きで記載します。箇条書きの前に中央寄せで「記」、後ろに一行空けて右詰めで「以上」と加えます。 上記の社内通達文書の基本的な項目を記載したうえで、共有する前に抜け漏れがないか確認をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文・サンプルあり】社内通達文書のテンプレート 以下では、目的別に使える社内通達文書のテンプレートを5つ紹介します。どのシーンで、どの通達文書が役立つか、を押さえておけば全社にお知らせを通達するまでの時間を短縮できます。 （1）社内行事に関する通達 こちらは、Microsoftのテンプレートによる「社内イベントの通知文書」です。 「社内イベント」や「株主総会」、「企業の業績発表」などの社内行事を知らせるときに役立ちます。日付や場所といった詳細な情報も伝える必要があるため、記載する情報量やレイアウトに注意しましょう。 Microsoftのテンプレート｜社内イベントの通知文書 （2）指示・指令に関する通達 こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「指示書」です。 「新しい業務フロー」や「緊急時の対応手順」といった特定の業務の実施を命令するための文書です。業務を円滑に進められるように、指示内容や手順を分かりやすく伝えることが重要です。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜指示書 （3）懲戒処分に関する通達 こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する懲戒処分に関する通達文書です。 懲戒処分通知書とは、職務上の不正や問題行為があった場合に、企業が従業員に対して懲戒処分をおこなう理由や内容を通知するための文書です。懲戒処分通知書をだすことで、ほかの従業員への警告や教育的な指導のほか、再発防止の効果が期待できます。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜懲戒処分通知書 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールでの社内通達文書の書き出し ここでは、メールでの会議のご案内の書き出しについて説明します。メールで社内通達をするときの挨拶文に悩んでいる方は必見です。 件名：「【11月10日】販売会議のご案内」 営業部　各位（社内各位） お疲れ様です。 ○○部　△△です。 標題の件につきまして、11月度の営業会議を下記の通り開催いたします。 なお、営業部門の方につきましては必ずご出席賜りますようお願い申し上げます。 どうぞよろしくお願いいたします。 記 ①日時：11月7日（木）10:00~16:00 ②場所：東京本社theブックタワー3F会議室 ③アジェンダ： 10:00~10:30 A事業部 販売状況の報告（○○部長） 10:30~11:00 B事業部 販売状況の報告（○○課長） 11:00~12:00 担当報告（各担当15分×4名） 12:00~13:00 ・・・ 以上 ○○部　△△ メールアドレス：～～ 電話番号：～～ このように、メールで社内文書を通達するときは書き出しに「お疲れ様です」などの軽い挨拶を加え、伝えるべき項目を抜け漏れなく記載しましょう。 一方でメールでの通達は、共有相手全員のアドレス入力が必要であるうえ、他のメールに埋もれて見落としも発生しがちです。ホーム画面上のお知らせ機能で全社的に周知できる「ナレカン」のようなツールを使うと、共有の手間が省けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内通達に役立つ情報共有ツールとは 以下では、社内通達に役立つ情報共有ツールを紹介します。 社内通達作成時に時間をかけずわかりやすい文書にするための方法として、テンプレートの使用が挙げられます。しかしメールによる共有だと、わかりやすい文書を作成しても、見落としが発生する可能性が高くなってしまうのです。 したがって、「テンプレートを利用して社内通達を簡単に作成でき、共有もスムーズなツール」を導入しましょう。また通知したい内容によって、あらかじめ公開範囲を制限できれば、都度メールアドレスを入力する手間もかかりません。 結論、社内通達に最適なのは、シンプルな操作性で作成・共有が簡単で、超高精度な検索機能で重要情報もすぐに振り返れるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは一度作成した社内通知書をテンプレート化できるほか、共有相手の詳細設定も簡単なため作成・共有に時間がかかりません。また、全社向けのアナウンス可能な「お知らせ機能」を活用すれば、お知らせが行き届くまでの時間と手間も省けます。 社内通達に効果的な情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内通達の書き方や例文まとめ ここまで、社内通達文書の書き方や例文をご紹介しました。 社内通達文書はテンプレートを用いて作成すると、情報を過不足なく簡潔に記載できます。しかし、作成した社内通達文書をメールで共有すると、共有相手全員のアドレス入力やメールの見落としなどが発生しやすいため、注意が必要です。 そこで、「社内通達文書をテンプレートの利用により、簡単かつ分かりやすく作成でき、共有の手間や見落としを防げるツール」を導入しましょう。また、充実した検索機能があると、重要な情報に即アクセスできます。 結論、自社が導入するべきツールは一度作成したものをテンプレート化でき、公開範囲の制限・共有相手の詳細設定が簡単なツール「ナレカン」一択です。またナレカンは、添付ファイル内の情報も検索にヒットするため、管理にも最適なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内通達の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 稟議書テンプレート4選！通りやすい稟議書の書き方を例文付きで紹介

Excelでは、あいまい検索が可能です。あいまい検索を活用すると、検索したいキーワードが正確でない場合でも、目的の情報を見つけられます。 しかし、Excelであいまい検索したいが「検索方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介します。 関数を使ってExcelであいまい検索する方法を知りたい Excelで部分一致したら〇を返す方法を把握したい Excelファイル自体を簡単に管理できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、Excel関数を使ってあいまい検索する方法を把握しつつ、Excelファイルのおすすめの管理方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 あいまい検索（部分一致の検索）とは2 Excelであいまい検索する4つの方法2.1 （1）VLOOKUP関数を使う2.2 （2）MATCH関数を使う2.3 （3）COUNTIF関数を使う2.4 （4）FILTER関数を使う3 Excelファイルを管理するときの注意点4 Excelファイル自体を管理できるあいまい検索機能を備えたツール4.1 超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」5 Excelであいまい検索する方法まとめ あいまい検索（部分一致の検索）とは 「あいまい検索」（部分一致の検索）とは、特定のテキストを含むセルを検索することを指します。 たとえば、検索したいキーワードが正確でない場合に、あいまい検索をすれば、テキストの一部が検索キーワードと一致するセルを柔軟に検索可能です。 また、Excelであいまい検索するには、「ワイルドカード」という記号を使います。具体的には、文字数を指定せず任意のテキストを検索する“＊”と、任意の一文字を検索する“？”があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelであいまい検索する4つの方法 ここでは、Excelであいまい検索する4つの方法をご紹介します。具体例を画像付きで紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）VLOOKUP関数を使う 1つ目は、VLOOKUP関数を使う方法です。 VLOOKUP関数とは、表を縦方向に検索し、検索条件と一致するテキストを抽出する関数を指します。VLOOKUP関数を使うあいまい検索の方法として、「検索キーワードを数値内で指定する」「検索キーワードをセルで指定する」という2種類があります。 ＜検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する方法＞ 検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。 ＝VLOOKUP(“*検索キーワード*”,検索範囲,列番号,FALSE) 以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。 検索範囲とは、タップタイトねじの個数を求めるために検索する範囲を指します。検索キーワードを検索する列が、検索範囲の左端になるように設定しましょう。 検索範囲の中で、検索したい「個数」は左から3列目なので、列番号は「3」です。 このように、一番左の列が検索キーワードを含む場合に、任意の列にある値を抽出できます。 ＜検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する方法＞ 検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。 ＝VLOOKUP(“*”＆検索キーワードを入力したセル＆”*”,検索範囲,列番号,FALSE) 以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。検索キーワードの「タイトねじ」を、「I8」のセルで指定しています。 このように、一番左の列に、特定のセルに入力したワードが含まれる場合に、任意の列の値を抽出できます。 （2）MATCH関数を使う 2つ目は、MATCH関数を使う方法です。 MATCH関数とは、表の1列または1行を検索し、検索条件に一致するセルが、列の上または行の左から何番目かを抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。 ＝MATCH(“検索キーワード“,検索範囲,0) 以下は、タップタイトねじの売上順位を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。 ただし、検索範囲は、昇順に並べておく必要がある点に注意が必要です。 このように、縦に長い表があった場合に、任意の検索キーワードが上から何番目にあるのかがすぐにわかるので便利です。 （3）COUNTIF関数を使う 3つ目は、COUNTIF関数を使う方法です。 COUNTIF関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルの件数を抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。 ＝COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”) 以下は、商材名に「ねじ」が含まれるかをあいまい検索した具体例です。「ねじ」を含むセルの件数が表示されています。 このように、任意の検索キーワードを含むセルがいくつあるのかを抽出できます。 ＜部分一致したら〇を返す検索方法＞ また、検索キーワードに部分一致したら〇を返す数式は、以下の通りです。 ＝IF(COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”),”〇“,””) 以下は、部分一致したら〇を返す検索の具体例です。 このように、任意の検索範囲の中に検索キーワードが含まれるのかを瞬時に処理できます。 （4）FILTER関数を使う 4つ目は、FILTER関数を使う方法です。 FILTER関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルを複数抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。 ＝FILTER(検索範囲,検索する行＝”検索キーワード“,”一致しない場合の値“) 以下は、取引先企業が「A社」の表をすべて抽出した画像です。 完成した表は以下の通りです。 このように、FILTER関数を使えば、範囲中の条件に当てはまるものが複数あっても全て抽出できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelファイルを管理するときの注意点 Excelファイルを管理するときに注意すべきなのは、欲しいデータがすぐ見つかるように、ファイルを共有・保管するのが難しい点です。 Excelのファイル名だけでは、必要なデータがどのファイルで管理されているのか分かりづらいです。そのため、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。 とくに、扱うファイル数の多い大企業では、ファイル管理が煩雑になりやすいです。このように、Excelファイルの管理では、必要なデータを探すのに時間がかかる事態に陥りやすい点に注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelファイル自体を管理できるあいまい検索機能を備えたツール 以下では、Excelファイル自体を管理できる、あいまい検索機能を備えたツールをご紹介します。 Excelでは、ワイルドカードを活用した関数を使うと、シートに記載したデータのあいまい検索ができます。しかし、ファイル自体の管理には、「ファイル名だけでは、必要なデータがどこで管理されているか見つけるのが難しい」という注意点があります。 そこで、「ファイル自体をあいまい検索できるツール」を使って情報管理しましょう。さらに、ExcelやWordファイル内のテキストまで検索できるツールであれば、知りたい情報がどこにあるのかをすぐに把握できます。 結論、自社の情報管理には、すべてのExcelデータをまとめておけるうえ、AIのあいまい検索で直感的に情報にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に残したテキストやファイルは、任意のメンバーへ瞬時に共有可能です。また、生成AIを活用した超高精度の「自然言語検索」によって、上司に話しかけるようにあいまい検索できるので、目的の情報をすぐ探し出し、業務を円滑に進められます。 超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelであいまい検索する方法まとめ これまで、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介しました。Excelであいまい検索する方法として、以下の4つの関数が役立ちます。 検索条件と一致するテキストを抽出する「VLOOKUP関数」 検索条件に一致するセルが、列または行で何番目かを抽出する「MATCH関数」 検索条件に一致するセルの件数を抽出する「COUNTIF関数」 検索条件に一致するセルを複数抽出する「FILTER関数」 一方、Excelファイルは「どのデータがどのファイルにあるのか」が分からなくなり、データを探すのに時間がかかりやすいです。そのため、「超高精度かつ簡単に検索できるツール」を使って、「目的のデータをすぐに見つけられる仕組み」をつくりましょう。 したがって、自社が導入すべきは、Excelファイルを直接添付して管理できるうえ、ファイル内まで誰でも簡単にあいまい検索できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなくExcelファイルを管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイル共有する方法はさまざまありますが、オンラインでやりとりが完結するクラウド型のファイル共有サービスを利用するのが、最も安全かつ簡単なやり方だと言えます。 しかし、クラウドファイル共有サービスの導入を検討している人のなかには、「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、データ・ファイル共有におすすめのサービス8選を中心に紹介します。 社内の情報共有を活性化させたい 無料・登録不要でファイル共有できるサービスを知りたい 誰でも簡単かつ安全に使えるファイル共有ソフトを導入したい という方はこの記事を参考にすると、選定ポイントをもとに「おすすめのクラウドファイル共有サービス」を比較検討でき、自社に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 無料でファイル共有する3つの方法1.1 （1）USBやSDカードを使う1.2 （2）メールを使う1.3 （3）クラウドサービスを使う2 【本当に安全？】クラウドファイル共有サービスの合法性3 クラウドファイル共有サービスが普及した背景4 無料あり｜安全に利用できるクラウドファイル共有サービス8選4.1 【ナレカン】共有したファイルに即アクセスできるサービス4.2 【Stock】個人から使えてデータ・ファイル共有できるサービス4.3 【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス4.4 【firestorage】登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト4.5 【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス4.6 【Google Drive】無料でスマホからも使えるファイル共有サービス4.7 【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス4.8 【ギガファイル便】登録不要でファイル共有できるアップローダー5 無料あり｜データ/ファイル共有に役立つクラウドサービスの比較表6 クラウドファイル共有サービスの3つの選び方6.1 （1）データ容量で選ぶ6.2 （2）アクセス性で選ぶ6.3 （3）セキュリティで選ぶ7 無料のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点7.1 （1）容量制限がある7.2 （2）データの保存期間が決まっている7.3 （3）セキュリティに制限がある7.4 （4）迅速なサポートを受けられない場合がある8 クラウドファイル共有サービス8選まとめ 無料でファイル共有する3つの方法 まずは、無料でファイル共有する3つの方法を解説します。自社にマッチする手法で共有すべきですが、情報漏えいには注意しなければなりません。 （1）USBやSDカードを使う 1つ目の方法は、USBやSDカードを使ってファイルを共有する方法です。 USBやSDカードを使ったやり方は、非IT企業にとって一般的だと言えます。手順としては、PCに接続し、USBやSDカード内に共有したいファイルを移動させたあと、任意のPCへ再度接続するだけでファイル共有ができます。 しかし、USBやSDカードは「紛失しやすい」「1対1でしかファイル共有できない」などのデメリットがあります。とくに、リモートワークが当たり前になりつつある現在においては、リアルタイムで共有できないのは非効率的だと言わざるを得ないのです。 （2）メールを使う 2つ目は、GmailやOutlookを使い、メールにファイルを添付して共有する方法です。 メールはUSBやSDカードでのファイル共有と異なり、一回で複数人に情報共有できます。しかし、メールに添付するファイルが大きい場合は分割して送らなければならず、誤操作による情報漏えいのリスクは軽減できません。 また、メールの特性上「ファイル共有をしてもほかのメールに埋もれやすい」「該当のメールを探すのに時間がかかる」などのデメリットが伴います。 （3）クラウドサービスを使う 3つ目は、最もおすすめな「クラウドファイル共有サービス」でファイルを共有する方法です。 クラウドファイル共有サービスとは、インターネット環境があれば時間や場所を問わずファイル共有・管理ができるサービスのことです。サービス内で検索したり、共有URLから素早くアクセスしたりできるため、「情報が見つからないストレス」を減らせます。 さらに、データのバックアップや情報の暗号化など、高いセキュリティ対策によってデータの安全性を守ることができます。ただし「有名だから」「無料だから」という理由だけで導入すると、ITに不慣れな方が使いこなせない恐れがあるため注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【本当に安全？】クラウドファイル共有サービスの合法性 結論、クラウドファイル共有サービスを使うことに違法性は全くありません。 仕事で必要なデータを関係者間で共有するために使うのは、一般的かつ合法的な運用であり、事前に権利者の許可があれば、著作権のあるファイルも問題なく共有できます。ただし、違法なファイルのアップロード・配布が問題となる点は押さえておきましょう。 一方で、サービスごとにセキュリティ水準は大きく異なるため、ビジネス用途では暗号化やアクセス制御が充実したサービスを選ぶことが重要です。情報漏えいのリスクを最小化するため、導入時にはセキュリティ基準を必ず確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスが普及した背景 昨今では、クラウドファイル共有サービスが普及しつつあります。普及した背景には、以下のように「安全性」や「利便性」が関係しているのです。 パスワード付きzipファイルの脆弱性 多くの日本企業で利用されていた「パスワード付きzipファイル」の脆弱性が問題視され、2020年11月に内閣府で導入の廃止が発表されました。これを機に、メールを介したファイル共有からクラウド上での共有に移行する企業が増加しました。 リモートワークの普及 リモートワークが普及したことにより、遠隔地でもスムーズかつ安全に情報共有できる仕組みを整える必要性が出てきました。そのため、高セキュアな環境で情報のリアルタイム共有が可能なクラウドファイル共有サービスに注目が集まったのです。 以上の理由から、クラウドファイル共有サービスが普及しました。 参考：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜安全に利用できるクラウドファイル共有サービス8選 以下では、安心してデータをやりとりできるクラウドファイル共有サービス8選をご紹介します。 簡単にファイル共有をするには「アクセス性に優れたクラウド型のサービス」を利用しましょう。なぜなら、USBやメールを用いてファイルを共有すると、管理の属人化や共有の手間が発生するため、正確かつ迅速に情報が伝達されない恐れがあるからです。 また、クラウドファイル共有サービスでの情報管理も、ただ情報を蓄積するだけでは「必要な情報を探すときに時間がかかってしまいます。」そのため、精度の高い検索機能を備えたツールを利用し、目的の情報にすぐにアクセスできるようにするべきです。 結論、ファイル共有に最適なのは、ファイルの作成・共有・管理ができ、平均0.2秒のスピード検索で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、直接書き込んだりファイルを添付したりできるうえ、ファイルの中身を要約して抽出することも可能です。また、「ヒット率100%」の超高精度な検索機能は、ファイル内のテキストも検索できるため、過去の情報を瞬時に振り返れます。 【ナレカン】共有したファイルに即アクセスできるサービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使ったファイル共有・管理の作成例＞ ナレカンでは、ノート型の「記事」にテキストを書き込んだり、ファイル・画像を添付したりできます。そして、記事に書き込んだ情報は任意のメンバーに即共有されるうえ、部署やテーマごとに分けて管理できるため、ファイル共有・管理が効率化します。 また、ナレカンには超高精度な検索機能が備わっているため、必要なファイルをすぐに探し出せます。上の画面のように、キーワード検索では、タイトルだけでなく、添付された画像やファイルの中まで検索可能です。 上の画面のように、検索すると、記事のタイトルや本文内だけでなく、添付したファイル内までキーワードがヒットします。そのため、ただファイルを共有・蓄積するだけでなく、目的の情報を素早く見つけ、活用までできるのがナレカンの強みです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】個人から使えてデータ・ファイル共有できるサービス Stockは、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。 シンプルな操作性であるため、ITが苦手な方でもすぐに使いこなせるのが特徴です。「Stock」の「ノート」には「タスク」「メッセージ」が紐付いているので、議事録に記載したToDoを管理したり、マニュアルに関するやりとりをしたりできます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス ＜Dropboxの特徴＞ 連携できる外部ツールが多い ZoomやSlackなど、多くの外部ツールとの連携に対応しており、さまざまな使い方ができます。たとえば、Zoomと連携すれば、会議の録画ファイルのコピーをDropboxに自動保存できるのです。 Dropbox Replayで画像・動画ファイルを管理できる Dropbox Replayを活用すれば、Dropboxにおける動画の保存・共有のワークフローと簡単に連携し、フィードバックや確認作業をまとめて管理できます。また、「動画に共有相手のメールアドレスを透かしとして自動挿入する」「OneDriveと連携する」といった使い方も可能です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ フォルダを細かく分けられる Dropboxでは、フォルダの中にフォルダを何層にも作ることができます。ただし、フォルダを細かく分類できる一方、ルールを決めなければ保存場所が分からなくなり、データを探す手間がかかるため注意が必要です。 ファイルの内容の表示方法を変えられる 画像ファイルは、プレビュー画面にファイルのサムネイルとして表示されます。また、表示する大きさは4段階で設定できるので、ファイルを開かずに中身を見られます。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランの容量が少ない Dropboxの無料版（Basic）で使える容量は2GBです。そのため、ビジネスで使う場合は有料プランに加入するのが前提となります。 アプリを閉じるとアップロードが止まる場合がある 利用しているユーザーからは「アプリからアップロードする際に、アプリを閉じるとアップロードが止まってしまっている場合がある」という意見もありました。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：無料 Plus：1,500円/月（月払い） Professional：2,400円/月（月払い） Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い） Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト ＜firestorageの特徴＞ 会員登録が不要 会員登録せずに無料で使い始められます。ただし、「アップロードしたファイルの削除」をはじめとしたファイル管理には、会員登録が必要です。 ファイルの保存期間を設定できる 最短で1時間、最長で7日間の保存期間を設定できます。 ＜firestorageの機能・使用感＞ パスワードを設定できる ファイル閲覧に必要なパスワードを、英数10桁で設定することができます。そのため、万が一他の人にリンクを送ってしまっても安心です。 モバイルでも利用しやすい アップロードしたファイルは、ダウンロードリンクだけでなくQRコードも発行できます。そのため、PCからモバイルへの共有もQRコードを読み込むだけでスムーズに実行できます。 ＜firestorageの注意点＞ アップロード・ダウンロードが遅い 利用するユーザーの口コミでは、「アップロード、ダウンロードが他と比較して少し遅く感じる場合がある」という意見もありました。（引用：BOXIL SaaS） 機能が多くて分かりづらい ファイルアップロードやストレージ保存のほかに、「画像のみを保管するストレージ」「スクリーンショットの切り出し」などの機能を使えますが、機能が多く説明が少ないため、直感的に操作できない可能性があります。 ＜firestorageの料金体系＞ こちらは、一般向けの料金プランとなります。 未登録会員：無料 無料会員：無料 ライト会員：1,320円/月 正会員：2,420円/月 以下は、法人向けプランとなります。 プラン1：初期費用110,000円＋通常費用120,780円/月 プラン2：初期費用110,000円＋通常費用98,780円/月 プラン3：初期費用55,000円＋通常費用78,780円/月 プラン5：初期費用55,000円＋通常費用54,780円/月 その他、英語表記対応や、1ファイルの最大容量を増やすための有料オプションがあります。 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス ＜Boxの特徴＞ モバイルアプリがある PCだけではなくモバイルアプリにも対応しているので、場所を選ばずファイル共有できるのが特徴です。 さまざまなアプリと連携できる 1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと併せて利用できます。たとえば、Slackと連携すれば、Slackのチャンネルにアップロードされたファイルを自動でBoxにも保存可能です。 ＜Boxの機能・使用感＞ Box上でノートを作成できる 「Box Note」という機能を使って、Boxから直接文書ファイルを作れます。「Box Note」には数種類のテンプレートが用意されているうえに、WordやGoogleドキュメントなどのファイルも作成できるため、幅広い用途で役立ちます。 Box Hubsでコンテンツを安全に整理・公開できる Box Hubsは、Hub（データを管理するシステム）やコンテンツポータル（コンテンツを公開するサイト）を作成できる機能です。また、Box AIと連携すると「ファイルに関する質問をしたい」「ファイルの内容を要約したい」という場合に便利です。 ＜Boxの注意点＞ 連携設定が難しい 利用するユーザーの口コミでは、「SlackやTeamsなどとの連携設定が初心者には少し難しい場合がある」という意見もありました。（引用：ITreview） 無料プランは個人利用のみ Boxには無料プランがありますが、利用人数は1人までとなっています。そのため、ビジネスで利用するには有料プランの契約が前提となる点に注意が必要です。 ＜Boxの料金体系＞ 個人またはチーム Individual：無料 Personal Pro：1,390.40円/月（月払い） Business starter：636.90円/ユーザー/月（月払い） Business プラン Business：2,084.50円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：6,600円/ユーザー/月（年払い） Enterprise Advanced：要問い合わせ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】無料でスマホからも使えるファイル共有サービス ＜Google Driveの特徴＞ Googleのほかのサービスと連携可能 Googleのサービスである「ドキュメント」や「スプレッドシート」と連携しており、ファイルの共有や作成がスムーズに進みます。 ホームで最新の活動を確認できる ホームでは「最近閲覧・共有・編集したファイル」や「Googleカレンダー上で今後のイベントに添付されたドキュメント」などが優先的に表示されるので、重要なファイルをすぐに見つけられます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ データの表示形式を選べる データの表示形式を「グリッド」にするか「リスト」にするか選べます。そのため、文書や画像といったデータの内容により表示を切り替えると、目的のデータを見つけやすくなります。 編集履歴が残る Google Driveでは、編集すると履歴が残ります。よって、誰がどのファイルを更新したかなどの情報を振り返ることができ、チームで作業する場合にトラブルを防止する効果があります。 ＜Google Driveの注意点＞ AI機能はあまり役に立たない 利用するユーザーの口コミでは、「『Geminiに相談』があまり役にたたない印象です」という意見もありました。（参考：ITreview） 必要な情報へすぐにたどり着けない フォルダで無制限に階層をつくれるので、階層が深くなりすぎて必要な情報へたどり着くのに手間がかかる可能性があります。 ＜Google Driveの料金体系＞ GoogleDriveは、保存容量15GBまでであればGoogleアカウントがあれば利用できます。ビジネス用により多くの容量で利用したい場合や、他のGoogleのツールも併せて有料版を使いたい場合は、以下Google Workspaceの契約が必要です。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：4,760円/ユーザー/月（月払い） Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス ＜OneDriveの特徴＞ スキャン機能 Onedriveのモバイルアプリにはスキャン機能が組み込まれており、紙の書類をPDFに変換して保存するのに役立ちます。 Copilot in OneDrive Copilot in OneDriveは、OneDrive内のファイルから、欲しい情報をすぐに見つけられる機能です。AIによって「自然検索でファイルを検索する」「ファイルの要約を作成する」などの使い方が可能です。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ ファイルの表示方法を選べる ファイルの表示方法は「リスト」「圧縮モード」「タイル」から選べます。たとえば、画像ファイルを探す場合は「タイル」に設定すると、ファイルを開かなくても中身を確認できるといった利点があります。 履歴情報を確認できる ファイルの中には作成履歴として、日付や作成者の情報が残ります。そのため、ファイルについての履歴を簡単にさかのぼれます。 ＜OneDriveの注意点＞ 保存に時間がかかる ユーザーからは「若干保存完了するまでに時間がかかるような気がします」という声もあります。（参考：ITreview） デザイン性はあまりない ユーザーからは「デザイン性は正直他社ツールと比較すると、光る箇所がないかなと感じてしまいます」という声もあります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ OneDriveは、保存容量5GBまでであればMicrosoftアカウントがあれば利用できます。ビジネスでより多くの容量を利用する場合はMicrosoft 365やOneDrive for Businessの契約が必要です。 OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月（年払い） Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年払い） Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い） OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ギガファイル便】登録不要でファイル共有できるアップローダー ＜ギガファイル便の特徴＞ ユーザー登録不要で利用できる ユーザー登録は不要なので、Webページを開いてすぐにファイルの転送ができます。 無料で大容量のファイルを転送できる 無料で容量無制限（1ファイル300Ｇまで）のファイル転送が可能です。また、ファイルはアップロード後最大100日間保持されます。 ＜ギガファイル便の機能・使用感＞ ダウンロードパスワードを設定できる ダウンロードするためのパスワードを設定できるため、セキュリティ面での安全性を高めることができます。 保持期限を柔軟に設定可能 ギガファイル便では、ファイルの保持期限を「3日、5日、7日、14日、30日、60日、100日」から選択できるため、それぞれの状況に合わせてダウンロード期限を決められることが便利です。 ＜ギガファイル便の注意点＞ 情報漏えいの危険性がある ギガファイル便でアップロードされたファイルは、特定のURLを知っていれば誰でもアクセスできます。そのため、パスワード保護を設定せずに重要なデータを共有すると、第三者に不正にアクセスされるリスクがあります。 保持期限が切れたファイルは削除されてしまう 設定した保持期限が切れたファイルは、自動的に削除されてしまうため、必ず期限内にダウンロードしましょう。 ＜ギガファイル便の料金体系＞ 無料ですべての機能を利用できます。 ギガファイル便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜データ/ファイル共有に役立つクラウドサービスの比較表 以下は、ご紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合ったツールを選びましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox firestorage 特徴 共有したファイルに即アクセスできるサービス 個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス 無料で2GBまでファイル共有できるサービス 登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 データの保存期限がある 【×】 【×】 【×】 【〇】 スマホアプリがある 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料プランの容量が少ない ファイルのアップロード・ダウンロードが遅い 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プラン：1,500円/月（月払い）〜 ・無料プランあり ・有料プラン：1,320円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら Box Google Drive OneDrive ギガファイル便 特徴 外部サービスとの連携に強いストレージサービス 無料でスマホからも使えるファイル共有サービス Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス 登録不要で大容量のファイルを共有できるアップローダー シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 シンプルで簡単 データの保存期限がある 【×】 【×】 【×】 【〇】 スマホアプリがある 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】（iOSのみ対応） 注意点 無料プランは個人利用のみ 必要な情報へすぐにたどり着けない 保存に時間がかかる 情報漏えいの危険性がある 料金 ・無料プランあり ・有料プラン：636.90円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：749円/ユーザー/月～ ・無料ですべての機能を利用可能 公式サイト 「Box」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「ギガファイル便」の詳細はこちら 以上のようにツールによって特徴が異なるため、ツール導入の目的を明確にしておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスの3つの選び方 以下では、安全なクラウドファイル共有サービスを選ぶポイントを解説します。導入後も使い続けられるように、自社に最適なサービスを選びましょう。 （1）データ容量で選ぶ 1つ目は、「データ容量」です。 容量の少ないプランを選ぶと、容量制限で業務に支障をきたしてしまう恐れがあります。利用開始時は問題がなかったとしても、利用を続けるにつれて資料や議事録などのファイルが増えていくことに注意が必要です。 したがって、自社で扱うデータを確実に保存できるよう、あらかじめ余裕を持ったデータ容量のサービスを選びましょう。また、普段使うサイズのファイルを問題なくやりとりできるかも確認する必要があります。 （2）アクセス性で選ぶ 2つ目は、「アクセス性」です。 ファイルを共有・管理できたとしても、アクセス性が悪ければ、上手く活用できません。たとえば、ファイルを開かなければ中身が分からなかったり、ファイルの保存場所が分かりにくかったりするツールでは、必要な情報を探すのに時間がかかります。 その結果、保管したファイルに社員がたどり着けず情報が正しく共有されません。したがって、情報を階層分けして整然と管理でき、検索機能で目当ての情報を即座に見つけられるようなツールを導入しましょう。 （3）セキュリティで選ぶ 3つ目は、「セキュリティ」です。 業務上のデータは基本的に社外秘であり、情報漏えいしたときの損害は非常に大きくなってしまいます。そのため、クラウドファイル共有サービスのセキュリティ体制を把握するとともに、自社のセキュリティポリシーと合致しているかも確認しましょう。 ただし、無料版のツールの中には十分なセキュリティ対策が備わっていないものもあるため、有料でも安心して使えるツールを選択しましょう。たとえば、「情報セキュリティの国際規格」を取得している「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点 ここでは、無料版のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点を解説します。とくに、無料のサービスには料金コストがかからない一方、注意点もあるため以下で押さえましょう。 （1）容量制限がある 無料のクラウドファイル共有サービスでは、利用できる容量に制限がある場合がほとんどです。 そのため、比較的容量の小さな文書ファイルなどの一時的な保存・共有には適していますが、大容量の画像や動画データのやりとりや、社内文書の恒久的なバックアップには適していません。 以上のように、サービスに容量制限があると、ファイルの容量によっては管理ができなくなるので注意が必要です。 （2）データの保存期間が決まっている クラウドファイル共有サービスには、データの保存期間が決まっているものもあります。 保存期限を過ぎると自動でデータが削除されてしまうサービスでは、「気づかないうちに重要な資料や過去の顧客情報が消えてしまっていた」という事態になりかねません。そのため、ビジネス利用では必ず、データを無期限に保存できるサービスを選びましょう。 このように、会社で保管すべき「資料」や「マニュアル」、「顧客情報」は後から見返す可能性が高いので、無料でも長期保存できるかは必ず確認しましょう。 （3）セキュリティに制限がある 有料のサービスでは、アクセス制限をはじめとした高度なセキュリティ機能が利用できますが、無料サービスの多くはセキュリティ機能に制限があります。 無料のサービスで料金コストを抑えても、社内の機密情報が流出してしまった場合、抑えた費用以上の損害を負うことになりかねません。また、社外とのやりとりに無料のサービスを利用すると、セキュリティ面で相手に不信感を与える可能性があります。 そのため、ビジネスでファイル共有するときは、有料でも高度なセキュリティが備わったツールを利用すべきです。たとえば、ファイルの閲覧・ダウンロードを制限できる「ナレカン」のようなツールであれば、安全にファイル共有できます。 （4）迅速なサポートを受けられない場合がある クラウドファイル共有サービスによっては、迅速なサポートを受けられない場合があります。 サービスの提供会社から受けられるサポートの種類は、料金プランによって異なるケースがほとんどです。たとえば、「電話サポートが一定以上のプランしか使えない」サービスもあります。 トラブルが起きたとき、迅速なサポートが受けられなければ業務が停滞してしまいます。そのため、「1営業日以内の回答」「専属担当者のサポート」などの充実したサポートを受けられるサービスを選択すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービス8選まとめ ここまで、安全に使えるクラウドファイル共有サービスと選定ポイントを中心に解説しました。 USBやSDカードでファイル共有する方法は、管理に時間がかかり情報漏えいのリスクもあるので控えるべきです。また、メールでは送信する度にファイルが流れてしまうので、やりとり後の情報が確認しにくいです。 したがって「ファイル共有がスムーズにできるクラウド型のサービス」が必須です。さらに、精度の高い検索機能の付いたツールであえば、情報共有のストレスを軽減できます。 結論、自社のファイル共有には、超高精度の検索性と、大手企業でも安心して使えるセキュリティ性を兼ね備えたツール「ナレカン」一択です。ナレカンであれば、メンバーごとにアクセス権を設定できるほか、「ダウンロード禁止の有無」の設定も可能です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

仕事をする上で、PDF文書を確認する機会は多々あるものの、一枚ずつ資料を読んで探すのは手間がかかってしまいます。そのため、受け取ったPDF文書のなかから該当する箇所をすばやく確認するには、検索機能が不可欠となっているのです。 しかし、「PDFの文字を検索する方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、PDF検索の方法やヒットしない原因と対処法を中心にご紹介します。 PDFファイルの情報も検索して探せるようにしたい PDF検索してもヒットしないときの対処法を知りたい あらゆる情報に検索対応している情報管理ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、PDFファイル内の文字の検索方法から検索に便利なツールまでわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【デバイス別】PDFファイル内の文字を検索する方法1.1 （1）パソコンでショートカットキーを利用する1.2 （2）スマートフォンの機能を使う1.3 （3）iPadの機能を使う2 【PDF検索できない!?】検索結果がヒットしない原因2.1 （1）入力した単語がPDF内に含まれていない2.2 （2）画像の中に文字が含まれている3 【必見】PDF内にある情報を必ず見つける方法3.1 保管したPDFの情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」4 【番外編】ツール別！PDFを検索する方法とは4.1 Box｜PDF内を全文検索する方法4.2 Google検索｜PDFファイルを探す方法5 PDFファイル内の文字を検索する方法まとめ 【デバイス別】PDFファイル内の文字を検索する方法 以下では、デバイス別にPDFファイル内の文字を検索する方法をご紹介します。自身のデバイスに合わせたPDF検索の方法を見つけましょう。 （1）パソコンでショートカットキーを利用する WindowsやMacの場合は、ショートカットキーを利用することでPDF検索ができます。Acrobat readerやGoogle Crome、Microsoft Edge内でのPDF検索も以下の方法で実行することが可能です。 Windowsの場合 文字を検索したいPDFを開き、「Ctrl」+「F」を押します。 右上に検索窓が出現するので検索したい文字を入力し、「Enter」を押します。 検索窓の横にある「∧」や「v」をクリックしたり、繰り返し「Enter」を押すと、別の場所にある検索した文字に飛ぶことができます。 Macの場合 文字を検索したいPDFを開き、「command」＋「F」を押します。 右上に検索窓が表示されます。 検索した文字を入力し、「Enter」を押します。 以下のように、検索結果は黄色でハイライトされ、「や「>」や繰り返し「Enter」を押すことで別の検索結果に移動できます。 （2）スマートフォンの機能を使う iPhoneやAndoroidのスマートフォン内のPDFであっても標準装備された機能で検索することができます。 iPhoneの場合 以下はSafariでPDF検索するときの手順です。 文字検索をしたいPDFを開き、画面下部の　[共有]アイコンをタップします。 表示されたメニューの中から[ページを検索]を選択します。 検索窓が現れるので、検索したい文字を入力すると探すことができます。 Andoroidの場合 以下はGoogle Crome内のPDFの文字検索をするときの手順です。 文字を検索したいPDFを開き、画面の下部にある[…]をクリックします。 表示されたメニューの中から[ページ内を検索]を選択し、検索したい文字を入力します。 「∧」や「v」をタップすることで、別のところにある検索ワードに移動できます。 （3）iPadの機能を使う iPadを使ってSafariにあるPDFファイルを検索したい場合は、前述したiPhoneのときと同様の手順です。しかし、Safari上での検索には制限が伴うため、以下の方法で別のアプリを利用して検索することも可能です。 まず、[共有]アイコンをタップします。 表示されたメニューの中から[“ファイル”に保存]でファイルアプリにPDFを保存したり、選択肢にある他のアプリにPDFを移行したりなどが選べます。 PDFを保存したアプリ先で、検索機能を用いるとより精度の高い検索結果が得られることがあります。 もしSafariの検索にひっかからなかったときには、iPadだけでなくiPhoneでも上記の方法を試してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【PDF検索できない!?】検索結果がヒットしない原因 ここでは、PDFファイル内の文字を検索したにもかかわらず、検索ワードがヒットしない原因を2つご説明します。探している情報が見つからないと困っている担当者の方は下記の原因に当てはまっていないか確認しましょう。 （1）入力した単語がPDF内に含まれていない 1つ目の原因として、入力した単語がPDF内に含まれていないことが考えられます。 これは、検索したい単語があいまいか、正確でない場合に起こるケースです。基本的に、iPhoneに標準搭載されている検索機能では、PDFファイル内に検索語と完全に一致する単語が含まれていないと、検索結果に表示されません。 そのため、検索したい単語がPDFファイル内に含まれているかの確信が持てない場合は、完全に一致していなくても検索できたり、話し言葉で内容を探せたりする「ナレカン」のようなツールを併用して検索しましょう。 （2）画像の中に文字が含まれている 2つ目の原因として、画像内の文字を検索してしまっていることが挙げられます。 検索機能の多くはテキストベースの文字を対象としているため、スキャンした書類や写真として保存されたPDFの文字は検索できません。そのため、PDFの画像に含まれる単語を検索してもヒットしないのです。 そこで、画像内の文字もコンピュータが文字として認識し、検索対象に含められる機能を持つツールを使うと、画像内の情報も瞬時に探し出すことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】PDF内にある情報を必ず見つける方法 ここでは、PDF内にある情報を必ず見つける方法をご紹介します。 PDF内の文字検索ができない原因の一つに「画像に含まれる文字を検索していること」が挙げられます。そこで、PDFが画像になっていても文字を検索できるOCR検索を活用すれば、文字データではない場合も欲しい情報が見つかるのです。 ただし、表記揺れや誤字でPDF内の文字と完全に一致しなければ、すぐに情報が得られずストレスになります。そのため、検索にかかるストレスを減らすために「高精度の検索機能を備えたツール」でファイルを管理しましょう。 結論、自社が導入すべきは、保管したPDFファイルから探している情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にあらゆる種類の画像・ファイルを添付できるうえ、PDFにも対応した「ファイル内検索」や「画像検索」によって、目的の情報に即アクセス可能です。そのため、必要な資料を探す手間や検索時のストレスを軽減できます。 保管したPDFの情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの高精度検索機能＞ 以下では、「ナレカン」の高精度検索機能である「自然言語検索」と「ファイル内検索」について紹介します。 「自然言語検索」は、画像のようにチャット形式で質問できるため、疑問点を気軽に入力できます。質問すると、生成AIがナレカン内の情報を横断的に検索し、引用元の記事とともに回答を提示してくれるので便利です。 「ファイル内検索」は、ナレカンの「記事」に添付したファイル内の情報にまでアクセスできる機能です。これにより、欲しい情報をすばやく探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】ツール別！PDFを検索する方法とは 以下では、ファイル管理アプリ「Box」や「Google検索」でPDFを検索する方法を解説します。ただし、それぞれ注意点もあるため事前に確認が必要です。 Box｜PDF内を全文検索する方法 以下は、BoxでPDF内の全文検索をする方法についてです。 Box画面の中央にある検索窓の右にある[フィルタ]アイコンをクリックします。 フィルタが表示されるので、条件ごとに検索範囲を絞ることができます。 全文検索したい場合は、フィルタの検索条件のところで検索範囲が全文になるように設定します。 フィルタ設定が完了したら右下の[検索]ボタンを押します。 以上のようにして、BoxでもPDF内の文章から検索ができます。 ただし、Boxには「全文検索の対象が1万バイトまで」という制約があり、あくまでファイルの中の文章の一部を検索しています。そのため、欲しい情報が1万バイト以降に含まれていると検索できない点に注意しましょう。 参照：box support｜ファイル、フォルダ、コンテンツの検索 Google検索｜PDFファイルを探す方法 Google検索で、Web上に公開されているPDFファイルのみ検索したい場合は、検索キーワードに加え、「filetype:pdf」と入力しましょう。 上記のように、キーワードとともに「filetype:pdf」と検索すれば、キーワードを含んだPDFファイルを探せます。また、PDFファイルだけでなく、「docx」「xlsx」「pptx」などを指定すると、Officeファイルの検索も可能です。 ただし、あくまで「キーワードに関連するファイル」が表示されるだけなので、特定のファイル内の情報にアクセスできない点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDFファイル内の文字を検索する方法まとめ これまで、PDF検索の方法やヒットしない原因、対処法を中心にご紹介しました。 PDFファイル内の文字検索は、多くのデバイスで標準機能として利用できます。しかし、基本的な検索しかできないため、表記揺れもヒットする「あいまい検索」や、画像内の文字も検索可能な「OCR検索」には対応していない場合があります。 そこで、「あいまい検索」「画像内検索」に対応したツールを使えば、情報を探す手間を減らせます。さらに、検索精度が高ければ、必要な情報をすばやく見つけられるのです。 結論、自社が導入すべきは、超高精度の検索機能を備え、あらゆる情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。ナレカンには、複数の単語を同じ意味として登録できる「チーム辞書機能」も搭載されており、表記揺れにも対応可能です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、必要な情報にすばやくアクセスできるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

パワーポイントは、プレゼンに適したデザイン性や操作性の良さから、多くの企業で資料作成に利用されています。とくに、「アニメーション機能」はオブジェクトに動きをつけられるため、視覚的にわかりやすいプレゼン資料を作成することが可能です。 しかし、「パワーポイントのアニメーション機能をうまく使いこなせない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パワーポイントでの資料作成のコツを中心にご紹介します。 パワーポイントのアニメーションの基本的な使い方が知りたい アニメーションを活用して効果的に資料を作成するコツが知りたい 作成した資料をいつでも見返せるように一元管理したい という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントのアニメーション機能を使えるようになるだけでなく、資料の作成・管理を効率化する方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PowerPoint（パワーポイント）のアニメーション機能とは2 4ステップ！アニメーションの使い方2.1 ステップ1｜スライドを作成する2.2 ステップ2｜動きをつけたいオブジェクトを選択する2.3 ステップ3｜アニメーション効果を選択する2.4 ステップ4｜アニメーションを確認する3 アニメーションを効果的に使うコツ3選3.1 （1）開始のタイミングや継続時間を設定する3.2 （2）アニメーションの順番を設定する3.3 （3）文字の一部にアニメーションを設定する4 【必見】パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法4.1 社内のパワポ資料の管理に最適なツール『ナレカン』5 【番外編】パワーポイントでアニメーションを作成する方法6 パワーポイントのアニメーション活用術まとめ PowerPoint（パワーポイント）のアニメーション機能とは PowerPoint（パワーポイント）のアニメーションとは、スライド内のテキストや図表、画像などの「オブジェクト」に動きをつける機能のことです。 アニメーションを適用することで、オブジェクトを表示・非表示にしたり、移動させたりすることができます。このように、オブジェクトに動きをつけることで、プレゼンの際に強調したいメッセージを効果的にアピールすることが可能です。 また、設定できるアニメーションの効果は「開始/強調/終了/軌跡」の4つに分類されています。それぞれの効果を組み合わせることで、メッセージに適したさまざまな動きをつけられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ！アニメーションの使い方 以下では、アニメーションの使い方を4ステップでご紹介します。アニメーションの基本的な使い方を押さえたいという方は必見です。 ステップ1｜スライドを作成する まずは、パワーポイントを開き、通常通り資料を作成します。この際、どのオブジェクトにどのような動きをつけるか考えながら作成すると、作成後にアニメーションを選びやすくなります。 ステップ2｜動きをつけたいオブジェクトを選択する 次に、動きをつけたいオブジェクトを選択します。 ステップ3｜アニメーション効果を選択する 動きをつけたいオブジェクトを選択した状態のまま、上部のタブから【アニメーション】を選択し、適用させたい効果をクリックします。 アニメーション効果の一覧を見たい場合は、【▼】をクリックして確認しましょう。 ステップ4｜アニメーションを確認する アニメーション効果を選択すると、画像のように該当のオブジェクトに番号が表示されます。この番号は、アニメーションの再生順を示したものです。 そして、【アニメーション】タブの左端にある【プレビュー】をクリックすると、番号順にアニメーションが再生されます。 以上のステップで、スライド内のオブジェクトにアニメーション効果が適用されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アニメーションを効果的に使うコツ3選 以下では、アニメーションを効果的に使うコツを3選ご紹介します。アニメーションの基本的な使い方を押さえたいという方は必見です。 （1）開始のタイミングや継続時間を設定する 1つ目のコツは、開始のタイミングや継続時間を設定することです。 アニメーション機能では、開始のタイミングや継続時間の設定が可能です。これらを設定することで、需要なポイントを段階的に表示して強調したり、聞き手の注目を効果的に誘導することができます。 まずは、【アニメーション】タブを選択し、設定したいオブジェクトの横にある番号をクリックします。 すると、アニメーションタブの右側にある【タイミング】から「開始/継続時間/遅延」の設定が可能になります。設定が完了したら、【プレビュー】をクリックして動きを確認しましょう。 （2）アニメーションの順番を設定する 2つ目のコツは、アニメーションの順番を設定することです。 アニメーションは、基本的に設定した順番に再生されます。しかし、資料を作成した後で再生順を変更したい場合でも、簡単に調整することが可能です。 まずは、【アニメーション】タブ内の【アニメーションウィンドウ】を選択し、順番を変更したいオブジェクトをクリックします。 すると、スライドに設定されているアニメーションが【アニメーションウィンドウ】に一覧で表示されるので、【▲/▼】またはドラッグ&ドロップで順番を変更します。 以上の操作でアニメーションの順番を変更することができます。 （3）文字の一部にアニメーションを設定する 3つ目のコツは、文字の一部にアニメーションを設定することです。 特に重要なキーワードにアニメーションを設定することで、読み手の目を引くことができます。具体的な方法として、「テキストボックス内の文字を1文字ずつ動かす方法」と「文章の一部の文字のみを動かす方法」の2種類があります。 ＜テキストボックス内の文字を1文字ずつ動かす方法＞ 【アニメーション】タブ内の【効果のオプション】の右下にある矢印をクリックします。 すると、ダイアログが出てくるので、【テキストの動作】から【文字単位で表示】をクリックし、【OK】ボタンを押します。 以上の操作でテキストボックス内の文字を1文字ずつ動かすことができます。 ＜文章の一部の文字のみを動かす方法＞ アニメーションで文字の一部のみを動かす機能はないため、動かしたい文字と動かさない文字を別々にテキストボックスで作成します。 そして、動かしたい文字を選択し、アニメーションを選択します。 以上の操作で文章の一部の文字のみを動かすことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法 以下では、パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法をご紹介します。 パワーポイントは、アニメーション機能を活用して視覚的にわかりやすい資料を簡単に作成できます。一方で、資料に使う画像やロゴ、データなどを別々の場所で管理していると、プレゼン資料を作るときに素材を探して集める手間がかかります。 そこで、「社内情報を一元管理できるツール」を導入すれば、資料を作成するときに使う素材やデータを検索する手間が省け、業務時間を短縮できます。また、完成した資料も共有できるツールであれば、過去のプレゼン事例をナレッジとして社内に蓄積可能です。 ただし、すぐに目的の情報を見つけられるように、検索精度の高いツールを選びましょう。結論、パワポ資料の管理には、資料やデータなどをあらゆる社内情報を管理・検索できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、作成した資料を簡単に記録できるうえ、「ファイル内検索」や「画像検索」をはじめ、高精度の検索が可能です。ファイル名とファイルの中身の両方に検索対応しているため、スムーズに必要な情報を見つけられます。 社内のパワポ資料の管理に最適なツール『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】パワーポイントでアニメーションを作成する方法 以下では、パワーポイントでアニメーションを作成する方法をご紹介します。スライドで「人が歩く」ようなアニメーションを作成したい方は必見です。 まずは、各スライドに1枚ずつ、位置をずらしながら静止画を配置していきます。 スライドが完成したら、【ファイル】から【エクスポート】を選択し、【ビデオの生成】をクリックします。 次に、【各スライドの所要時間】を適切な時間に設定したら【ビデオの作成】をクリックし、ファイルに保存します。 以上の操作でビデオが作成され、人が歩いているようなアニメーションが完成します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントのアニメーション活用術まとめ これまで、パワーポイントのアニメーション機能の使い方やコツ、資料の作成・管理に役立つツールを中心にご紹介しました。 パワーポイントのアニメーション機能を使えば、読み手の目を引き内容も理解しやすい資料を作成できます。しかし、作成に必要な画像やロゴなどのデータが散在していると、資料を作成するたびに素材を探すのに手間がかかり非効率です。 そこで、「社内情報を一元管理できるツール」を導入し、資料作成に必要な素材と作成した資料をまとめて管理しましょう。また、膨大なデータから必要な情報を素早くみつけるためには、「検索性に優れているか」が重要なポイントです。 結論、パワポ資料の管理には、社内のあらゆる情報を一元管理でき、高精度の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイント資料を効果的に作成・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ビジネスに欠かせないファイル・データを共有するのに、以前は主にメールやUSBが使われていました。しかし近年、IT化やデジタル化の進展に伴い、クラウドサービスを活用してファイル・データ共有を効率化している企業が増えています。 しかし、ファイルやデータを共有するにあたって、クラウドサービスは複数あるため「何が最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル・データ共有におすすめのクラウドストレージやサイト9選を中心に紹介します。 ファイル共有ツールには、どのようなものがあるか知りたい 社内外で安全にファイル・データ共有できる方法を知りたい 誰でも簡単に使いこなせるファイル共有ツールを探している と感じている担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に合ったファイル・データ共有の手段を見つけることができ、効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ＜どれがいい？＞ファイル・データ共有のやり方7選1.1 （1）USBメモリ1.2 （2）Windows11のファイル共有設定1.3 （3）ファイルサーバーを構築1.4 （4）NAS製品の導入1.5 （5）メールの添付ファイル1.6 （6）ファイル転送サイト1.7 （7）クラウドストレージ2 ファイル共有できるクラウドストレージの選定ポイント5選2.1 （1）セキュリティは強固か2.2 （2）検索性に優れているか2.3 （3）誰でも簡単に使いこなせるか2.4 （4）メンバーと共同作業しやすいか2.5 （5）情報更新がしやすいか3 大量のファイル・データ共有におすすめのクラウドストレージ9選3.1 【ナレカン】共有したナレッジに即アクセスできるツール3.2 【Stock】100人以下の中小企業のファイル共有に貢献するツール3.3 【Google Drive】Googleが提供するファイル管理ツール3.4 【Dropbox】大容量のファイルを共有できるサイト3.5 【Box】10万社以上の導入実績があるツール3.6 【OneDrive】Microsoftのクラウドストレージ3.7 【GigaCC】ファイルやノートの共有が安全にできるツール3.8 【firestorage】会員登録不要のクラウドストレージ3.9 【データ便】大容量データの共有におすすめのサービス4 ＜比較表＞おすすめクラウドストレージ一覧5 クラウドストレージを使用するメリット5.1 （1）作業効率が上がる5.2 （2）ファイル権限が設定できる5.3 （3）スマホから共有できる5.4 （4）データの一元化が可能になる6 ファイル・データ共有におすすめのクラウドストレージまとめ ＜どれがいい？＞ファイル・データ共有のやり方7選 ファイル・データ共有をする手段は、大きく分けて7種類に分類できます。以下ではそれぞれの注意点も解説するので、クラウドサービスへの移行を判断しきれない方は必見です。 （1）USBメモリ 従来からある方法として、USBメモリがあります。 端末にUSBメモリを挿入し、ファイルをコピーして他の端末に差し替えれば、ファイルを開いたりダウンロードしたりできます。ただし、同時に閲覧や編集ができないほか、USBメモリ自体の紛失・盗難のリスクがあるので、取り扱いに注意が必要です。 また、USBメモリの場合、物理的な手渡しになるため、テレワークなどにより遠隔地にいる社員とのファイル共有はできない点にも気をつけなければなりません。 （2）Windows11のファイル共有設定 Windows11内のフォルダを共有設定にすれば、ネットワークを経由してファイルやフォルダを共有することができます。 Windows11では「共有の詳細設定」と「フォルダの共有」を設定するだけで、社内で簡単にファイルを共有できます。しかし、共有フォルダのあるパソコンが壊れた場合ファイル共有ができなくなるため、必ずバックアップは取っておきましょう。 また、Windows10でもファイル共有はできますが、サポート期限が2025年10月14日までで終了しています。そのため、他のファイル共有方法を検討しましょう。 （3）ファイルサーバーを構築 1からファイルサーバーを構築すれば、データの共有や閲覧、編集が可能です。 ファイルサーバーでは、サーバーのオーナーによってアクセス制限をかけられるため、詳細なセキュリティ対策が可能です。また、ストレージ容量も拡張でき、広範囲でカスタマイズができる点もメリットです。 しかし、導入コストがかかる点と運用には高度な技術を持つエンジニアが必要な点から、導入のハードルは高いと言えます。 （4）NAS製品の導入 「NAS」というネットワークに接続できるハードディスクを使用する方法もあります。 NAS製品はファイルサーバーの設計や構築の手間がかからないという特徴があります。さらに、複数のデバイスから同時にアクセス可能なため、社内のどこにいても簡単にファイル共有ができるのです。 NAS製品は細かなカスタマイズはできませんが、ファイルサーバーを構築する手間を省きたい方にはおすすめです。 （5）メールの添付ファイル ほかにも、メールに共有したいファイルを添付して送信する方法があります。 面倒な設定やコストは不要なものの、メールサービスによっては添付ファイルの容量制限がある点に注意が必要です。また、メールの宛先を間違えるリスクがあるだけでなく、最終的には個人の管理に委ねられるので、情報漏えいの危険性が高いと言えます。 このように、容量によっては複数に分けて送信する手間がかかったり、リスクが伴ったりするので、ファイル共有に適した手段とは言えません。 （6）ファイル転送サイト ファイル転送サイトもファイル共有に利用できます。 ファイル転送サイトでは、メールでは送れないような大容量ファイルを送受信できます。具体的には、送信者がインターネット上にファイルをアップロードし、そのページのURLを受信者に共有すれば、両者がファイルにアクセス可能になります。 一方で、ファイル転送サイトは多くの場合ファイルの保存期間が定められているため、必要に応じて再度ファイルを転送する手間がかかってしまいます。 （7）クラウドストレージ 最もおすすめの手段は、クラウドストレージを利用する方法です。 クラウドストレージとは、インターネット上にデータを保存するサービスを指し「オンラインストレージ」とも呼ばれます。クラウドストレージへアップロードしたファイルに、任意のメンバーがアクセスすることで共有できる仕組みです。 クラウドストレージでは、ファイルに閲覧制限をかけたり、ダウンロードにパスワードを設定する機能がほとんどのサービスに備わっています。そのため、安全性が高く、機密情報を扱う企業には不可欠なサービスだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有できるクラウドストレージの選定ポイント5選 はじめに、クラウドストレージを選ぶときに考慮すべきポイントを5つ紹介します。自社に最適なストレージサービスを選ぶために、各ポイントを確認しましょう。 （1）セキュリティは強固か 2つ目のポイントは、セキュリティの強度です。 とくにビジネスで利用する場合、情報漏えいのリスクを避けるために以下の機能が必要です。 アクセス権限を設定する機能 利用可能なIPアドレスを制限する機能 通信/情報を暗号化する機能 さらに、国際的な情報セキュリティ規格『ISO27001』の取得状況を指標にすると、セキュリティ性の高いクラウドストレージを絞り込むことができます。 （2）検索性に優れているか 3つ目のポイントは、目的のファイルを迅速に検索できるかです。 クラウド上に大量のファイルを保存している場合、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能は欠かせません。とくに、ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索可能な機能があると知りたい情報がすぐに見つけられます。 たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では「ファイル内検索」もできるため、ファイルを開かずとも、目当ての情報を簡単に見つけることが可能になります。 （3）誰でも簡単に使いこなせるか 4つ目のポイントは、クラウドストレージの使いやすさです。 多機能すぎるとITツールに不慣れな社員が使いこなせず、機能が少なすぎると導入効果が得られないため、社内に浸透しない恐れがあります。たとえば、操作が簡単でスマホやタブレットに対応していれば、使い慣れたデバイスで使えるので、導入のハードルが下がります。 とくに、大企業は社員間でITスキルにばらつきが生じるため、簡単に操作でき、必要な機能を過不足なく備えたクラウドストレージを選びましょう。 （4）メンバーと共同作業しやすいか 5つ目のポイントは、複数ユーザーが同時に共同作業できるかどうかです。 とくにチームでファイルを共有する場合、同時編集やリアルタイムでの更新ができるかは非常に重要です。これにより、メンバー間の連携が円滑になり、効率的に業務を進めることができます。 また、作業の進行状況がリアルタイムで反映されるため、データの上書きや作業漏れが減り、手作業でバックアップを取る必要が少なくなる点もメリットです。 （5）情報更新がしやすいか 5つ目のポイントは、情報更新が簡単にできるかどうかです。 保存するファイルの数が増えると管理が困難になるため、使われなくなった古いものや内容が重複したものが発生してしまいます。情報更新が簡単なツールであれば、こまめに更新でき情報を新鮮な状態で管理できます。 情報を新鮮な状態で管理できれば、蓄積した情報をナレッジとして活用することが可能になるため、情報更新のしやすさは重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大量のファイル・データ共有におすすめのクラウドストレージ9選 以下では、おすすめのクラウドストレージ9選を紹介します。 ファイルを共有するにあたっては、クラウドストレージの利用が効果的です。クラウドストレージを利用すればインターネット環境下で場所やデバイスを問わずアクセスでき、複数人でリアルタイムにファイルを閲覧・編集することが可能です。 しかしファイル共有ツールを導入しても、検索機能の精度が不十分だと必要なファイルをすぐに取り出せず、業務の効率が大幅に低下してしまいます。そのためメンバーが簡単に情報を共有・検索できる仕組みを整えることが重要です。 結論、自社が導入すべきクラウドサービスは、社内のファイルを単なる保存データではなく”使えるナレッジ”として管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に添付したファイルは常時プレビュー状態で管理できるうえ、ファイル内検索も可能なので、当該ファイルがすぐに見つかります。さらに、「重複判定機能」で同じような情報が複数共有されることを防げるので、社内ナレッジを正確でフレッシュに保てるのです。 【ナレカン】共有したナレッジに即アクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンの機能紹介 超高精度の検索機能 ナレカンでは、ヒット率100％の「キーワード検索」のほか、生成AIを活用した「自然言語検索」を備えています。自然言語検索では、上司に質問する感覚で検索できるため、検索スキルに自信がない方でも安心して利用できます。 権限設定機能 ナレカンでは、「オーナー・管理者・一般メンバー・準メンバー」の４種類の権限に区分され、権限によって使用できる機能も変わります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】100人以下の中小企業のファイル共有に貢献するツール ファイル共有ツールは、簡単に操作できなければ導入しても使われなくなってしまう可能性が高いです。そのため、ITを使い慣れていない中小企業には、誰でも直観的に使用できる「Stock」の利用が適しています。 Stockでは「ノート」にファイルを添付したり、情報をべた書きしたりすれば、任意のメンバーにすぐに共有できるのが特徴です。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、あらゆるやりとりがひとつのツールで完結します。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Googleが提供するファイル管理ツール ＜Google Driveの特徴＞ Googleのサービスと連携できる Googleが提供するツールなので、「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」と連携してファイルを共有したり共同編集したりできます。 さまざまなファイル形式に対応できる Microsoft Officeなどの外部サービスと連携可能なので、ファイル形式を変換せずに直接編集できます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 共有ドライブ機能 共有ドライブを使うと、チームでファイルやフォルダを管理でき、都度共有する手間がなくなります。また、ユーザーごとに権限を変更すれば、編集者を制限することも可能です。 候補リスト機能 直近で利用したファイルや重要なファイルが自動的に候補リストに表示されるので、スムーズにファイルを開けます。 ＜Google Driveの注意点＞ 共有ドライブの利用には有料化が必須 無料版ではストレージが15GBに制限されているうえ、共有ドライブを利用できません。容量の大きいファイルを管理したり、共有ドライブを利用したりする場合は有料化が必須です。 目的のファイルを見つけにくい場合がある 利用しているユーザーからは「フォルダ構造が複雑になると目的のファイルを見つけにくくなる点がある。」「特に複数の共有ドライブを利用している場合、どのフォルダに保存したかが分かりづらくなることがある。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ Gemini AIの実装に伴い、2025年1月より値上げがされています。 Google Workspaceの料金 Business Starter：950円/ユーザー/月（月間払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月間払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】大容量のファイルを共有できるサイト ＜Dropboxの特徴＞ 大容量ファイルを簡単に共有できる リンクを取得して共有相手に送信するだけで、大容量のファイルも圧縮することなくやりとりができます。 複数のデバイスに対応している Dropboxは、ウェブブラウザやWindowsやMacのデスクトップアプリだけでなく、iOSやAndroidのモバイル用アプリにも対応しています。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 共同編集機能 Dropbox Paperを使えば、複数人でファイルを共同編集でき、プロジェクト管理や進捗管理に役立ちます。 ファイル整理機能 特定のキーワードや期間、非アクティブなどに分類してファイルを見やすく整理できるので、複数のファイルを扱う場合に便利です。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランでは2GBまでしか使えない 無料プランで利用できる容量は2GBなので、ビジネスで利用するには有料プランの契約が必要になる場合があります。 動作が重くなる場合がある 利用しているユーザーからは「無料プランの容量が小さいことや、有料プランのコストが割高に感じます。また、大量ファイルの同期時に動作が重くなるケースがあるため、パフォーマンス改善を望みます。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円（2GBまで） Plus：1,500円/月（個人向け） Professional：2,400円/月（プロフェッショナル向け） Business：1,800円/ユーザー/月（チーム向け） Advanced：2,880円/ユーザー/月（企業向け） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】10万社以上の導入実績があるツール ＜Boxの特徴＞ 強固なセキュリティ 最高クラスのセキュリティ体制で、重要な情報を安心して扱うことができ、業界大手を始めとする10万社以上に導入されています。 1,500以上のアプリと連携できる 1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと組み合わせた高度な運用ができます。 ＜Boxの機能・使用感＞ 共同編集機能 作成したファイルはリンクを通して簡単に共有できるほか、Box Notesを使ってファイルを共同作業できます。そのため、ファイルを都度共有する手間を省けるのです。 Box AI AIを活用して、資料の要約や翻訳をしたり、メールや議事録、ブログ記事などの下書きを自動生成したりなど、業務の自動化を促進させます。 ＜Boxの注意点＞ 目的のファイルを見つけるのに時間がかかる 「Box Driveなどの同期ソフトは、PCのスペックによっては動作が重くなることがある。細かいフォルダ構造を組んだ際に、目的のファイルを見つけるのに時間がかかる。」との意見が上がっています。（引用：ITreview） ブラウザ版が使いにくい 利用しているユーザーからは「ブラウザ版が使いにくい。具体的には保存されているExcelなどのOffice製品系の操作がアプリのように動かない。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Boxの料金体系＞ 以下は、公式サイトより小数第一位を四捨五入した料金になります。 個人またはチーム Individual：無料 Business Starter：約637円/ユーザー/月（月間払い） Personal Pro：約1,390円/月（月間払い） Business プラン Business：約2,085円/ユーザー/月（月間払い） Business Plus：約3,474円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise：約4,864円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise Plus：6,600円/ユーザー/月（年間払い） Enterprise Advanced：要問い合わせ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoftのクラウドストレージ ＜OneDriveの特徴＞ Microsoft 365全体でファイルにアクセスできる TeamsやSharePointからOneDriveにファイルを追加すると、アプリやデバイスを問わず、ファイルを共有したり共同編集したりできます。 Microsoft Copilotと組み合わせて活用できる Copilot（コパイロット）というAIアシスタント機能の活用が可能です。これにより、OneDrive内のファイルを要約したり、過去の作業内容を学習して、次の作業を提案したりできます。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ 共同編集機能 共同編集機能を備えており、オンラインホワイトボードとして利用できるので、オフィスにいないメンバーともリアルタイムで情報共有できます。 スキャン機能 スマホやタブレットのOneDriveにはスキャン機能が搭載されており、カメラでスキャンした書類を共有したりPDF化したりするのに役立ちます。 ＜OneDriveの注意点＞ Officeと統合できるプランは限られている Outlook、Word、Excel、PowerPointと統合できるのは「Standardプラン」のみとなるため注意が必要です。 アプリが操作しづらい 利用しているユーザーからは「アプリでのファイル更新の操作が少ししづらいため、アプリの操作性と、誰がファイルを更新したのかリスト表示では分からない点を改善してほしい。」という声があります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系（一般法人向け）＞ OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard（Teamsなし）：1,392円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【GigaCC】ファイルやノートの共有が安全にできるツール ＜GigaCCの特徴＞ 安全性が高い ウイルスチェック機能やファイルの暗号化、2段階認証を利用することで安全に情報を共有できます。 Microsoft Officeと連携できる 「Microsoft Office for the web」と連携でき、Officeファイルの新規作成や同時編集も対応可能です。 ＜GigaCCの機能・使用感＞ ファイル送信機能 外部ユーザーとのやりとりでは、アカウントを発行せずともアクセスURLを通知すれば、相手はファイルのダウンロードが可能になります。メールでは送れない大容量または秘匿性の高いファイルを安全に送信できるのです。 iOSアプリがある iOSアプリが提供されているため、iPhoneユーザーであれば外出先でも簡単に情報を確認できます。 ＜GigaCC ASPの注意点＞ 送受信の履歴が残らない 「送信受信の履歴が残らないので、過去分の送受信を確認するには不便に感じることがある。」との声があります。（参考：ITreview） Android端末はブラウザのみ iOS端末では専用アプリとモバイルブラウザ共に対応している一方、Android端末はブラウザのみ対応しています。そのため、端末によって情報をすぐに確認するのが難しいです。 ＜GigaCCの料金体系＞ 下記のプランに加え、初期費用で別途50,000円かかります。 STANDARDプラン 10ID：12,000円〜/月 1,000ID：280,000円〜/月 要件に応じた見積もり可能 ADVANCEDプラン 10ID：12,000円〜/月 1,000ID：280,000円〜/月 上記の価格に＋25,000円 PREMIUMプラン 10ID：12,000円〜/月 1,000ID：280,000円〜/月 上記の価格に＋42,000円 GigaCCの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】会員登録不要のクラウドストレージ ＜firestorageの特徴＞ 会員登録が不要 firestorageは会員登録なしで無料で使い始められるオンラインストレージです。ファイルをアップロードして、発行されたリンクをメンバーに送信するだけで簡単に共有できます。 画像ファイルに特化している 画像ファイルに特化したストレージサービスで、高画質な写真を管理するのに適しています。 ＜firestorageの機能・使用感＞ ファイルグループ機能 1つのリンクで複数のファイルを一括ダウンロードできる「ファイルグループ機能」を使えば、複数のリンクを何度も送る手間を省けます。 ストレージ保存機能 ストレージに保存すると、ファイルの長期保存が可能になります。パソコンやスマホの容量が不足している場合に便利です。 ＜firestorageの注意点＞ 無料プランでは広告が表示される 無料プランでは、ファイルのダウンロードページに広告が表示されるため、ビジネスシーンで使用する場合は広告非表示の有料プランを使う必要があります。 ファイルの共同編集ができない ファイル共同編集機能がないため、一人一人がファイルをダウンロードしてから編集し、再度アップロードする必要があります。 ＜firestorageの料金体系＞ 会員プラン 参考：firestorage会員プランの料金ページ 未登録会員：0円 無料会員：0円 ライト会員：1,320円/月 正会員：2,420円/月 法人プラン 参考：firestorage法人プランの料金ページ プラン1：初期費用100,000円＋月額費用89,800円 プラン2：初期費用100,000円＋年間費用950,000円 プラン3：年間費用925,800円 プラン4：初期費用150,000円＋年間費用1,400,000円 プラン5：初期費用50,000円＋月額費用49,800円 料金はすべて税抜き価格です。 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【データ便】大容量データの共有におすすめのサービス ＜データ便の特徴＞ 数メガバイトから数ギガバイトの大容量データでも転送可能 メールボックスの容量圧迫などを心配することなく、数メガバイトから数ギガバイトの大容量ファイルの転送が可能です。 ファイルの受け渡しを確認できる ダウンロード通知設定をすれば、受信者がダウンロードしたことを確認できます。 ＜データ便の機能・使用感＞ フォルダアップロード フォルダ単位でのアップロードが可能なので、ファイルをひとつずつ格納していく手間がありません。 一括ダウンロード 複数のファイルをまとめてZIPファイルに圧縮し、一度にダウンロードすることができます。 ＜データ便の注意点＞ 利用できる機能や容量はプランによって異なる 契約プランによって利用できる機能や一度に転送できるファイル容量が異なるため、利用目的に合ったプランを選びましょう。 フリープランはファイルのアップロードに少し時間がかかる 利用しているユーザーからは「無料で利用出来るプランだからしょうがないと思うのですが、ファイルのアップロードに少し時間が掛かる印象があります。」という声があります。（引用：ITreview） ＜データ便の料金体系＞ ライトプラン：0円（2GBまで） フリープラン：0円/月（5GBまで） ビジネスプラン：330円〜/月（無制限） ライトプランは会員登録せずに利用できますが、フリープランは登録する必要があります。 データ便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめクラウドストレージ一覧 以下は、クラウドストレージ9選の比較表です。この後ご紹介する各ツールの詳細な解説と併せて、しっかりと確認しておきましょう。（左右にスクロールができます。） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Google Drive Dropbox Box OneDrive GigaCC firestorage データ便 特徴 記事ごとにファイルを貼り付けて階層管理できるツール 非IT企業に勤める65歳以上の社員でも簡単に使えるツール Googleが提供するファイル管理ツール 大容量のファイルを共有できるサイト 10万社以上の導入実績があるツール Microsoftのクラウドストレージ ファイルやノートの共有が安全にできるツール 会員登録不要のクラウドストレージ 大容量データの共有におすすめのサービス シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 国際セキュリティ規格（ISO27001） 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 サポート ・専任担当者による初期導入サポート・既存データの移行支援 ・1営業日以内にメール返信 ・サポートデスク対応(全ユーザー対象) ・1営業日以内にメール返信 ・24時間365日対応のオンラインサポートとコミュニティフォーラム ・24 時間年中無休のサポートヘルプセンター ・サポートページ ・24時間年中無休の電話/オンラインサポート ・サポート窓口による電話、メール、チャットでの対応 ・ガイドライン ・メールサポート ・メールサポート マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※ただし、Android端末はブラウザのみ 【〇】※ただし、PCのブラウザでの利用が前提 多階層管理 【〇】※多階層にできる 【〇】※2階層までできる 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 目的のファイルを見つけにくい場合がある 動作が重くなる場合がある ブラウザ版が使いにくい Officeと統合できるプランは限られている 送受信の履歴が残らない 無料プランでは広告が表示される 利用できる機能や容量はプランによって異なる 利用料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも月500円〜/人 ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：1,500円/月（月間払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：約637円/ユーザー/月（月間払い）～ ・無料プランなし ・有料プラン：749円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：12,000円/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：1,320円/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：330円/月～ 容量 ビジネスプラン：10GB/人 エンタープライズプラン：20GB/人 プレミアムプラン：30GB/人 フリープラン：1GB ビジネス5：50GB ビジネス10：100GB ビジネス20：200GB ビジネス30：300GB 無料版：15GB ベーシック：100GB プレミアム：2TB 無料：2GB Plus：2TB Professional：3TB Standard：チーム全体で5TB Advanced：チーム全体で15TB〜 無料版：10GB 有料版：無制限 無料版：5GB OneDrive for Business (Plan 1)：1TB Microsoft 365 Business Basic：1TB/人 Microsoft365 Business Standard：1TB/人 利用容量に応じて料金が加算 法人向け価格 プラン１：18TB プラン2：9TB プラン3：3TB プラン5：1TB ライトプラン：2GB フリープラン：5GB ビジネスプラン：無制限 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「box」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「GigaCC」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら 「データ便」の詳細はこちら 上記を参考に、自社が必要とする機能に過不足のないツールを選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージを使用するメリット クラウドストレージを活用すると、手元の資料を共有するだけでなく、さまざまなメリットが得られます。以下では、クラウドストレージでできることを4つ紹介します。 （1）作業効率が上がる クラウドストレージの導入により、ファイルのアクセスと共有を円滑にすることで、チーム全体の作業効率を大幅に向上できます。 場所やデバイスを問わず最新のファイルにアクセスできるため、メールでの煩雑なファイル添付やバージョン管理のミスをなくせます。これにより、プロジェクトの進行がスムーズになり、生産性の向上に直結するのです。 このように、転送に手間がかかるメールや直接受け渡しが必要なUSBに比べ、クラウドストレージではストレスなく効率的に作業できます。 （2）ファイル権限が設定できる 多くのクラウドストレージでは、ファイルに「権限の設定」が可能です。 社内で扱うファイルには、機密情報も含まれるため、不特定多数が気軽に閲覧できる状態はリスクが伴います。そこで、ファイルに「閲覧可能」「編集可能」といった、細かい権限を設定することにより、安全なファイル共有の環境をつくれます。 さらに、ファイルごとに権限を設定すれば、万が一外部に情報が流出しても、外部の人間はファイルにアクセスできないため安心です。 （3）スマホから共有できる クラウドストレージのなかにはスマホやタブレットに対応しているものもあります。 PCだけでなくスマホにも対応していれば、外出先や移動中でもファイルを共有できる利点があります。そのため、外回りの多い営業担当も時間や場所を問わずすばやく情報を共有できます。 このように、マルチデバイス対応のクラウドストレージは、情報共有の選択肢を広げます。 （4）データの一元化が可能になる クラウドストレージを使うことで、社内に散在するデータを一元管理できます。 あらゆるデータが社内に散在している環境下では、欲しいデータを得るために他の社員に電話したり、他の部署を訪れたりと多くの時間を費やします。そこで、クラウドストレージを利用すると、他の社員の都合に左右されず、短時間で欲しい情報に辿り着けます。 なかでも、「ナレカン」のように、画像・ファイルを含む、あらゆる社内情報を集約できるクラウドツールであれば、メールやチャットを一切介入することなく、スムーズに情報を共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル・データ共有におすすめのクラウドストレージまとめ ここまで、ファイル共有におすすめのクラウドストレージ9選を中心に紹介しました。 ファイルを適切に管理できる環境があれば「ファイルを探すのに時間がかかる」「大切なデータを紛失した」といったトラブルを防げます。そのため、ファイル共有には、時間や場所を問わず必要な情報にアクセスできるクラウドストレージを使用すべきです。 一方で、単純にクラウドストレージにファイルを格納するだけであれば、大容量なものを選べば問題ありません。しかし、ファイルを格納した後も、共有したり何度も更新したりすることを踏まえておきましょう。 そこで、スムーズな「ファイル共有・管理」の実現には、社内に散在するナレッジを一元化し、超高精度検索が可能なツール『ナレカン』一択なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のファイル共有を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料/登録不要あり】データ・ファイル共有におすすめのサービス8選 【すぐわかる】共有とは？言葉の定義やおすすめのファイル共有ツールも解説！ 【Windows10/11】社内向け共有フォルダの作り方と注意点を解説 【簡単】Zoomのファイル・画面共有の方法とは？おすすめ機能も解説 ファイル共有ソフトとは？無料で使用するリスクや安全な共有方法を解説 ファイルサーバーをクラウド化するメリットは？法人向けのシステムも紹介！ 大容量ファイルのアップロード・転送サービス7選！選定ポイントも解説 【無料あり】おすすめの法人向けファイル転送サービス5選を比較！ 【iPhone/Android】スマホとPCでファイル共有できるアプリ5選！ 【必見】ファイル共有サーバーとは？共有フォルダ・NASとの違いも解説！ Outlookやgmailでファイル共有するには？注意点や解決策を解説！ 共有フォルダを整理するには？ファイル管理の運用ルール解説！ 【Windows11】ファイル共有ができない原因と対処法を解説 ファイル共有で発生する課題と解決方法とは？サーバーの種類も解説 社内のファイル・文書管理のコツ6選！最適なツール・アプリも紹介 ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクとは？おすすめツールも紹介 ストレージの意味とは？種類や空き容量を増やす方法も解説 【すぐわかる】ファイルストレージとは？おすすめツールも紹介 クラウドストレージとは？仕組みや選定ポイントも紹介

報告書や契約書など、社内文書の多くはPDFで提供されますが、どこに何の情報が記載されているかわかりづらく、内容を確認するのに手間がかかります。そこで登場したのが、AIがPDF形式の文書を自動要約する“PDF要約AIツール”です。 しかし、「PDF要約AIツールの導入を検討しているが、どれが自社に適しているのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのPDF要約AIツール5選を中心にご紹介します。 情報量が多いPDFの要点だけを掴みたい PDF要約ツールを使って、資料を読み込む時間を短縮したい PDFを要約した情報をそのまま管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、おすすめのPDF要約AIツールや選定ポイントがわかり、社内の業務効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PDF要約AIツールとは2 PDF要約AIツールのメリット3 PDF要約AIツールの注意点4 【無料あり】おすすめのPDF要約AIツール5選4.1 【ナレカン】AIを活用してPDFの中身をナレッジ化できるツール4.2 【ChatPDF】ChatGPTを応用したチャット形式のツール4.3 【Copilot】Microsoft社が提供する生成AIサービス4.4 【Acrobat】無料から使えて文章作成もできるAIツール4.5 【Smallpdf】多機能なブラウザベースのPDF編集ツール5 ＜比較表＞おすすめのPDF要約AIツール一覧6 PDF要約AIツールの選定ポイント6.1 （1）日本語対応しているか6.2 （2）精度やセキュリティは十分か6.3 （3）要約の中身をナレッジとして活用できるか7 ChatGPTでPDFを要約するコツ8 おすすめのPDF要約AIツールまとめ PDF要約AIツールとは PDF要約AIツールとは、PDF形式の文書や論文をアップロードすることで、AIが内容の要約を自動で生成するツールのことです。 ツ―ルの使用によって、情報の理解や整理にかかる時間を大幅に短縮できます。また、多くの場合、チャット形式で情報を探せるので、資料に関する質問を繰り返すことで、理解をより深められる点が特徴です。 ただし、社内のPDFファイルには機密情報も多く含まれているため、情報の取り扱いに注意しつつセキュリティの高いツールを選定することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDF要約AIツールのメリット PDF要約AIツールのメリットは以下の通りです。 業務効率化につながる ツールの使用によって、膨大な文書から重要な要点をすばやく抽出でき、資料の確認や情報整理にかかる時間を大幅に短縮できます。これによって業務スピードが上がり、結果として他の作業に時間を割けるのです。 情報を網羅的に入手できる ツールの使用によって、情報を網羅的に入手できる点もメリットです。Webや過去のデータをもとに、要点をまとめた形で確認できるため、短時間で広範な情報にアクセスできます。 情報にアクセスしやすくなる 資料の情報量が多い場合は、ツールで要約すると検索にかかりやすくなり、確認したい内容だけを素早く探し出せるようになります。 以上のように、PDF要約AIツールを活用することで、日常業務における効率化や社内全体のパフォーマンス向上につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDF要約AIツールの注意点 PDF要約AIツールの注意点は以下の通りです。 間違った内容を生成することがある AIの性質上、間違った内容を生成することがあります。とくに、レイアウトが複雑な文書や専門性の高い文書は、要約が不十分な場合があるため、高精度なツールが求められます。 情報漏えいのリスクがある AIを活用するうえで最も重大なのが、情報漏えいです。AIに要約させた情報が学習データとして再利用される可能性があるため、PDF要約AIツールを導入する場合は、「誰がどの情報まで利用できるか」を明確に定める必要があります。 以上のように、PDF要約AIツールにはリスクが伴うため、導入する場合は複数のツールを慎重に評価して選定する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめのPDF要約AIツール5選 以下では、おすすめのPDF要約AIツール5選をご紹介します。 PDF要約AIツールを活用すれば、業務効率化や円滑なコミュニケーションにつながります。しかし、AIの精度やセキュリティの低いツールを選ぶと、誤った情報が伝わり業務ミスを招いたり、社内の機密情報が漏れたりしてしまう恐れがあるのです。 そこで、「高精度で高セキュアなAI要約ツール」を導入すれば、安心してスムーズにPDFを要約できます。ただし、要約したデータを適切に管理しなければ、マニュアルや社内資料が蓄積されず、社内ナレッジとして活用できません。 結論、自社が導入すべきなのは、AIが全自動でファイルを要約してくれて、中身をナレッジとして蓄積できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、ファイル添付するだけで「ファイルの要約」と「重要ポイント」をAIが自動抽出してくれます。また、要約内容は高精度の検索機能でいつでも見返せすことができ、厳格なセキュリティで保護されているためビジネスでの利用も安心です。 【ナレカン】AIを活用してPDFの中身をナレッジ化できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ChatPDF】ChatGPTを応用したチャット形式のツール ＜ChatPDFの特徴＞ ChatGPT搭載のチャット型ツール ChatPDFには、ChatGPTで使われている”GPT-4o”と”GPT-4o-mini”モデルが搭載されています。そのため、ファイル要約だけでなく、チャット形式でアップロードしたPDFについて質問できる点が特徴です。 多言語対応 ChatPDFは多言語対応なため、「英語で書いてあるPDFをアップロードし、日本語で要約を作成してもらう」といった使い方が可能です。 ＜ChatPDFの機能・使用感＞ シンプルな操作性 PDFファイルをドロップするだけで、すぐにAIが内容を要約しチャットに送信してくれます。また、チャットのリンクを発行できるため、コピー&ペーストで共有できて便利です。 質問例の表示 ChatPDFでPDFをアップロードすると、要約に加えて質問例を3つほど提示してくれます。質問への回答には、PDFの引用元も表示してくれるため、より内容への理解を深められるのです。 ＜ChatPDFの注意点＞ 共有リンクにパスワードがない ChatPDFの要約やチャット内容は、パスワードなしのリンクで簡単に共有できます。したがって、誤って社外のメンバーに機密情報を送信してしまった場合、深刻なトラブルにつながりかねないため注意が必要です。 ＜ChatPDFの料金体系＞ 参照：App Store＞ChatPDF Plus Plan（サブスク）：1,500円/月 Plus Plan（年契契約）：9,000円/年 ChatPDFの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Copilot】Microsoft社が提供する生成AIサービス ＜Copilotの特徴＞ Microsoft 365と連携できる CopilotはMicrosoft 365に組み込まれた形で提供されています。そのため、ビジネスで頻繁に使われるWordやExcel、PowerPointといったサービス上で使用できるのが特徴です。 豊富な機能を利用できる Copilotには、PDFファイルの要約だけでなく、スライドやメールの作成、データ分析など豊富な機能が備わっています。そのため、さまざまなシーンで活用可能です。 ＜Copilotの機能・使用感＞ Edgeでの要約が可能 Webブラウザである「Edge」にCopilotが搭載されているため、Web検索と要約が1つのブラウザ上で可能です。また、作成された回答は「Word/PDF/テキスト」のいずれかでエクスポートできます。 さまざまな形式に対応できる テキストファイル、PDF、Wordなど、いろいろな形式に対応可能です。どんな種類のファイルかをあらかじめ伝えておくことで、より的確に要約が実現します。 ＜Copilotの注意点＞ 情報をMicrosoftに使用される恐れがある 個人向けの無料版CopilotとCopilot Proでは、商用データ保護機能が含まれていません。そのため、ファイルやチャットの内容がMicrosoftによって使用される可能性がある点に注意が必要です。 画像作成ができないときがある ユーザーの口コミでは、「あと一分で指示した画像のビジュアライズ化が出来ると言われたあと30分程度待ったが何もアウトプットが出てこなかった。」といった声が見られます。（参考：Google Play） ＜Copilotの料金体系＞ 参考：Copilotの料金ページ Microsoft 365 Copilot Chat：無料 Microsoft 365 Copilot4,497円/ユーザー/月相当（年払い） Copilotの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Acrobat】無料から使えて文章作成もできるAIツール ＜Acrobatの特徴＞ 複数資料を解析できる 「生成要約」をクリックするだけで、複数あるいは長文のドキュメントを解析し、全体または章ごとの要約を生成します。異なる形式のファイルでも一度にアップロードすることが可能です。 高セキュリティ 機密文書や個人情報を扱う場合でも、データを生成AIモデルのトレーニングに利用しない方針がとられているので安心です。 ＜Acrobatの機能・使用感＞ 引用元をスムーズに確認できる 要約結果にあるリンクをクリックすると、引用されたドキュメントへアクセスでき、関連文章が表示されます。そのため、抽出元の情報が一目で確認可能です。 チャット形式でコンテンツを作成 Acrobat AIアシスタントには、チャット形式で質問する「AIアシスタント」機能が備わっています。おすすめの質問も合わせて表示してくれるので、迷わず要約方法を指示できます。 ＜Acrobatの注意点＞ 「Acrobat AIアシスタント」は別途費用がかかる PDF要約ができる「Acrobat AIアシスタント」のアドオンは、有料プランでも別途購入する必要があるため、他のツールに比べ費用がかかります。 ＜Acrobatの料金体系＞ ※各プランにAIアシスタントのアドオンを追加すると、PDF要約機能を使用できます。AIアシスタントのアドオンは、680円/ユーザー/月で購入可能です。 参考：Acrobatの料金ページ Acrobat Reader：0円 Acrobat Standard：1,518円/ユーザー/月 Acrobat Pro：1,980円/ユーザー/月 Acrobatグループ版：2,380円/ユーザー/月 Acrobatの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Smallpdf】多機能なブラウザベースのPDF編集ツール ＜Smallpdfの特徴＞ PDF関連の機能が豊富 Smallpdfは、「PDF変換」「PDF結合」「PDF圧縮」「PDF署名」など、PDFに関するさまざまな機能を使用できます。 PDFの保護 PDFファイルにパスワードを設定できる機能があるため、簡単にパスワード付きのPDFを作成できます。 ＜Smallpdfの機能・使用感＞ 外部ツールと連携できる 「Chrome拡張機能」「Google Workspace」「Dropbox」と無料で連携できるため、相互のファイル共有や保管に役立ちます。 PDF編集が直接できる ドキュメントを表示してテキスト・画像・図形・フリーハンドコメントなどを直接追加できます。 ＜Smallpdfの注意点＞ 　　　　無料版の制限が多い 無料版ではPDFのアップロードや結合に制限があり、テキスト編集もできないため、ビジネスで利用する場合は有料版の導入が必須です。 　　　　画像からスキャンしたPDFの加工が難しい 利用しているユーザーからは「再びワードやエクセルへ変換できる機能は、送られてきたPDFファイルをこちらで編集したい時はとても便利だが、画像としてスキャンされたPDFの加工は難しいと思う。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Smallpdfの料金体系＞ 無料：0円 Pro：1.350円/ユーザー/月 チーム：1,100円/ユーザー/月 ビジネス：要問合せ Smallpdfの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのPDF要約AIツール一覧 こちらは、おすすめのPDF要約AIツール5選の比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 ChatPDF Copilot Acrobat Smallpdf 特徴 AIを活用してPDFの中身をナレッジ化できるツール ChatGPTを応用したチャット形式のツール Microsoft社が提供する生成AIサービス 無料から使えて文章作成もできるAIツール 多機能なブラウザベースのPDF編集ツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプル 多機能 多機能 多機能 共有機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 共有リンクにパスワードがない 情報が使用される可能性がある 「Acrobat AIアシスタント」は別途費用がかかる 無料版の制限が多い 料金 ・無料トライアルあり ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは4,497円/ユーザー/月(年払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは1,518円/ユーザー/月～ ※AIアシスタントは680円/ユーザー/月で追加可能 ・無料あり ・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「ChatPDF」の詳細はこちら 「Copilot」の詳細はこちら 「Acrobat」の詳細はこちら 「Smallpdf」の詳細はこちら 上記のように、ツールによって機能や特徴は異なります。そのため、自社に必要な機能やコストを踏まえたうえで慎重に検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDF要約AIツールの選定ポイント 以下では、PDF要約AIツールの3つの選定ポイントを解説します。どのツールを導入すべきか分からない方は、必ず確認しておきましょう。 （1）日本語対応しているか 1つ目のポイントは、日本語に対応しているかです。 ツールによっては日本語対応しておらず、精度が低く表現が不自然なものもあります。そのため、文脈が自然な日本語になるように、都度修正する手間がかかってしまうのです。 また、トラブルが発生したとき、海外製のツールは日本語で問い合わせができないケースが多いです。結果、十分なサポートが受けられない可能性もあるので注意しましょう。 （2）精度やセキュリティは十分か 2つ目に、十分な精度やセキュリティを備えたツールを選びましょう。 PDFを要約するときは、ツールにファイルをアップロードする必要があり、AIによる解析も不可欠です。しかし、学習型のAIが搭載されていると、機密情報が読み取られてしまう恐れがあるので注意しなければなりません。 そのため、要約機能を活用するときは、社内情報を学習しないように厳重な設計・開発がされているか確認しましょう。 （3）要約の中身をナレッジとして活用できるか 3つ目に、要約内容をナレッジとして活用できるかも重要です。 資料の中身を要約できても保存や共有ができなければ、今後の業務に活かせず終わってしまいます。そのため、要約した資料を同じツール内で一元管理できる仕組みがあると、社内全体の業務効率化に役立つのです。 とくに、検索性の優れたツールであれば、ナレッジとして後から活用できるようになります。そこで、要約したファイルの中身を「記事」としてフォルダ管理でき、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」を使えば、いつでも内容を見返せて便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTでPDFを要約するコツ ChatGPTでPDFを要約するコツは以下の通りです。 要約したい内容を明確に指示する PDFは情報量が多いため、ChatGPTに指示するときは、要約してほしい箇所を明確に伝えましょう。たとえば、結論だけを把握したい場合は、「このPDFの結論の部分を要約して」と指示をするとPDFの結論をスムーズに理解できます。 長さを指定する 長さを指定せずにChatGPTに要約させると、長く冗長な文章を生成する可能性があります。そこで、要約の長さを明確にすることで、必要な情報をまとめつつより精度の高い文章の生成を促せます。 ブラッシュアップを繰り返す 生成した内容に満足できない場合、改善点を具体的に指示し、ブラッシュアップを繰り返すことで納得のいく文章を作成できます。 長文テキストは分割して送る ChatGPTには、一度で処理できる文字数に制限があるため、長文のPDFを1度に送ると要約の精度が下がる可能性があります。そのため、「以下の内容を前の文章と合わせて要約してください。」などの指示を送り、長文テキストを分けて送りましょう。 以上のコツを実践し、ChatGPTを上手く活用して精度の高い要約を目指しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのPDF要約AIツールまとめ これまで、おすすめのPDF要約AIツールを中心にご紹介しました。 ツールを活用することで、業務効率化や生産性の向上が期待できます。しかし、日本語対応していなかったりAIの精度やセキュリティが低かったりすると、情報を適切に要約できず認識の齟齬が生じかねません。 そこで、AIを使ってPDFの要約をするなら、「高精度でセキュリティの高いツール」を導入しましょう。また、社内のパフォーマンスを向上させるには、「要約した内容をナレッジとして活用できるか」も重要なポイントです。 結論、自社で導入すべきなのは、AIを活用して要約した内容をナレッジとして蓄積でき、検索性に優れたツール『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、要約作業の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

自社の商品を顧客に紹介する際に、提案書は欠かせません。また、提案書を作る場合は、画面全体に資料を映し出せるPowerPointを活用する企業が多いです。 しかし、提案書をPowerPointで作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、PowerPointを使った提案書のコツ・事例を中心にご紹介します。 提案書の事例を把握し、PowerPointでの作成イメージを掴みたい PowerPointで提案書を作るコツを知り、自身の提案書を改善したい PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法を探している という方はこの記事を参考にすると、PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツを把握しつつ、提案書を簡単にまとめておける方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PowerPointで提案書を作るときの3つの要素2 PowerPointを使った提案書の事例3 PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選3.1 （1）提案内容に合わせて色を決める3.2 （2）提案内容に合わせてフォントを決める3.3 （3）余白を活用する3.4 （4）プレゼンをイメージする3.5 （5）過去の提案書を参考にする4 PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法4.1 作成したPowerPointを簡単にナレッジ化できる「ナレカン」5 PowerPointを使った提案書のコツ・事例まとめ PowerPointで提案書を作るときの3つの要素 PowerPointで提案書を作るときの3つの要素として、以下の内容が挙げられます。 タイトル スライドの概要を端的に表す。 リード文 スライドで伝えたいことを1メッセージで記載する。 本文 詳しい内容を説明する。 この3つの要素を配置すれば、スライドを作成できます。以下は、3つの要素のイメージ画像です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointを使った提案書の事例 ここでは、PowerPointを使った提案書の事例をご紹介します。 PowerPointでは、テキストやオブジェクト（図形・表・グラフ）を自由に配置し、視覚的に分かりやすい提案書を作成できます。また、テンプレートを活用すれば、手間をかけずに体裁を整えられて便利です。 ※以上のスライドはプレサポが提供している「プレゼン・営業資料用の無料パワポテンプレート」を利用しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選 ここでは、PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選をご紹介します。以下の内容を実践して、“ダサい提案書”を改善しましょう。 （1）提案内容に合わせて色を決める 1つ目は、提案内容に合わせて色を決める点です。 スライドの配色によって、相手に与える印象は異なります。たとえば、提案する自社の商品・サービスのイメージカラーを使い、強く印象付けましょう。 色を変更する場合は、まず、【表示】タブ＞【スライドマスター】をクリックします。 次に、【配色】＞【色のカスタマイズ】をクリックします。 最後に、「テーマの色」を設定しましょう。「テキスト/背景：濃色 1(T)・2(D)」ではメイン・サブの文字色を、「アクセント 1・2」ではメイン・サブのオブジェクト色を設定できます。 （2）提案内容に合わせてフォントを決める 2つ目は、提案内容に合わせてフォントを決める点です。 フォントによって、資料の印象は大きく異なります。ビジネスで主に使われる和文フォントとして「ゴシック体」「明朝体」の2つがあり、PowerPointの提案書では、線の太さが均一で離れた場所からでも見やすいゴシック体を使う場合が多いです。 具体的には、「游ゴシック」「メイリオ」といったフォントがおすすめです。以下は、「游ゴシック」「メイリオ」の使用イメージです。 （3）余白を活用する 3つ目は、余白を活用する点です。 余白によって、資料の印象や見やすさが異なります。たとえば、余白の大きさによって情報の関連性を示したり、特定の要素の周囲に大きく余白を設けて強調したりできます。 ほかにも、適度な行間によって、文章を読みやすくする使い方も可能です。 （4）プレゼンをイメージする 4つ目は、プレゼンをイメージする点です。 提案書を作るときは、実際のプレゼンを想定する点が重要です。「情報を整理して過不足なく記載しているか」「スライドの構成がプレゼン内容と合致しているか」などを確認しましょう。 また、PowerPointには、画面下部に表示されるノート機能が備わっているので、スライドの概要や補足情報、時間配分などをメモしておくと便利です。以下は、ノート機能の使用例です。 （5）過去の提案書を参考にする 5つ目は、過去の提案書を参考にする点です。 提案書を作るときに都度一から作成していては、手間がかかって面倒です。そこで、過去の提案書のデザインや内容を参考にすれば、見やすい提案書の作成をよりスピーディーに進められます。 したがって、作成した提案書を、社内で共有・蓄積し、あとから簡単に振り返れる仕組みを作ることがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法 以下では、PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法をご紹介します。 PowerPointで提案書を作る場合、過去に作成したものを確認できれば、よりスムーズに効果的な提案書を作成できます。そのため、社内に散在する過去の提案書を、“ナレッジ”として一か所にまとめておく点が重要です。 そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入して提案書を管理しましょう。提案書やプレゼン資料といった情報を、ナレッジとして蓄積・共有でき、ほかの社員も業務に役立てられるようになります。 結論、提案書の管理には、提案書をはじめとするあらゆる情報を、誰でも簡単にナレッジ化できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、PowerPointで作成した提案書を直接貼り付けて管理できるうえ、生成AIを活用してファイルの内容を自動要約できます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、過去に作成した提案書から目的の情報をすぐに探し出して、資料作りに役立てられるのです。 作成したPowerPointを簡単にナレッジ化できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointを使った提案書のコツ・事例まとめ これまで、PowerPointを使った提案書のコツ・事例を中心にご紹介しました。 PowerPointは、自由度が高いツールなので、テキストやオブジェクトを柔軟に配置して、視覚に訴える提案書作りが可能です。とくに、提案内容に合わせて色やフォントを決めたり、余白を活用したりすると、デザインを見やすくできます。 また、PowerPointでスムーズに提案書を作成するには、過去に作成したものを確認できる仕組みづくりが重要です。そこで、「検索しやすいナレッジ管理ツール」を導入すると、作成した提案書をナレッジとして管理しつつ、目的の情報をすぐに振り返れます。 したがって、自社が導入すべきは、あらゆる情報をまとめておけるうえ、欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、円滑に提案書を管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業務の担当者が変わるときは、前任者がいなくなっても業務をスムーズに進めるために、後任者へ引継書を共有しなければなりません。引継書があれば、後任者が未経験でも問題なく業務を任せられます。 しかし、「引継書が後任者に読まれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介します。 後任者が引継書を読まずに繰り返し質問してくる わかりやすい引継マニュアルを作成したい 仕事の引き継ぎを簡単にできる方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、後任に読んでもらえる引継書の書き方が分かり、引き継ぎを円滑に進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 後任が引継書を読まない原因1.1 内容が難しい1.2 読むべき箇所が分かりにくい2 【3ステップ】読まれる引継書の作り方2.1 （1）引継ぎのスケジュールを作成する2.2 （2）引継書に書く内容を洗い出す2.3 （3）具体的な内容を記載する3 引継書の質を上げる4つのコツ3.1 （1）結論から述べる3.2 （2）一目見て分かるように記載する3.3 （3）ほかの社員にも確認してもらう3.4 （4）ITツールを活用する4 失敗しない引継ぎに必須のツール4.1 簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「ナレカン」5 仕事の引き継ぎに関するよくある質問5.1 業務引き継ぎの注意事項は？5.2 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには？6 引継書が読まれない原因まとめ 後任が引継書を読まない原因 ここからは、後任が引継書を読まない原因を解説します。以下を把握すれば、原因に合わせた解決策を講じることができるので、後任者が引継書を読まないと悩む方は必見です。 内容が難しい 引継書が読まれない原因の1つは、引継書の内容が難しいことです。 引継書の内容が難しければ「読んでも分からない」と判断され、引継書が読まれずに放置されてしまいます。たとえば、専門用語を多用している引継書は、ある程度業務に慣れた社員でなければ理解できません。 したがって、「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけましょう。 読むべき箇所が分かりにくい 引継書が読まれないもう1つの原因は、欲しい情報があった時に「どこを読めば良いか」が分かりにくいことです。 引き継ぎでは業務を一度に引き継ぐので、書類の分量が増えます。そのため、業務の全体像を把握できていない後任者にとっては、引継書から必要な情報を探す作業に時間がかかってしまうのです。 以上のように、引継書のどこを読めば良いか分からず「聞いたほうが早い」と判断されてしまい、読まれなくなります。したがって、「必要な情報をすぐに得られる引継書」を作成しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【3ステップ】読まれる引継書の作り方 ここからは、読まれる引継書の作り方をご紹介します。以下の手順に従って作業を進めれば、ほかの業務を圧迫することなく効率的に引継書を作れます。 （1）引継ぎのスケジュールを作成する まずは、引継書作成に向けてスケジュールを立てましょう。 具体的には、後任者への引き継ぎをする1週間前を目処に引継書を完成させておかなければなりません。引き継ぎ業務はチーム全体の生産性を下げないための重要な仕事なので「差し込みの仕事で対応できなかった」などの事態は避けるべきです。 また、関係者への挨拶の日程も決めておく必要があります。以上のように、引き継ぎはほかの業務と並行して実施するので、適切なスケジュールを立てて計画的に進めましょう。 （2）引継書に書く内容を洗い出す 次に、引継書に書く内容を洗い出します。具体的には、引継書に記載すべき以下の項目について詳細を調査しましょう。 業務の概要 後任者が業務の全体像をつかめるように、業務の必要性や業務で達成したい目的などを記載しましょう。 具体的なスケジュール 後任者が今後の見通しを立てたり、周囲とペースを合わせて取り組んだりできるように、年間、月間の業務スケジュールを示しましょう。 業務の手順 担当変更後も滞りなく仕事が進むように、業務の具体的な流れや手順を示します。また、前任者がもつ知識や経験などのノウハウもあわせて記載しましょう。 例外への対応方法 「引継書やマニュアルを見なければ仕事ができない」という状況を防ぐために、業務上のルールや原則だけでなく、過去のトラブル事例なども共有しておきましょう。 以上のように、業務の全体像からイレギュラーへの対応方法までを洗い出すことが「後任者にとって過不足がなく分かりやすい引継書」の作成につながります。 （3）具体的な内容を記載する 最後に、洗い出した項目について具体的な内容を記載しましょう。 ここでは、“データや書類の保管場所”、”業務で扱うツールやシステムの操作方法”などを明示します。引継書を見た後任者がどのように業務を進めるかをイメージし、分かりやすく記載しなければなりません。 また、完成した引継書は一度上司や同僚へ共有し、不備がないか確認してもらうのがおすすめです。以上のように、業務に慣れている前任者だけではなく、後任者や関係者などの目線をとりいれながら詳細を示す必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継書の質を上げる4つのコツ 以下では、引継書の質を上げる4つのコツをご紹介します。既存の引継書を改善して「読まれる引継書・役立つ引継書」にしたい担当者の方は必見です。 （1）結論から述べる 1つ目のコツは、引継書に記載する内容を「結論から述べること」です。 冗長な文章は、読むだけでなく理解するのにも時間がかかって、後任者の読む意欲を無くしてしまいます。したがって、短時間で分かりやすく伝えるために結論から述べる必要があるのです。 また、後任者にとって分かりやすいだけでなく、前任者も引継書の文章作成で迷わなくなるメリットがあるので、結論から述べる方が良いと言えます。 （2）一目見て分かるように記載する 2つ目のコツは「一目見て伝えたい内容が分かるように記載すること」です。 たとえば、業務手順を文章だけで記載した場合と、図や矢印などを使って「フローチャート」で表した場合では、業務のイメージのしやすさが大きく異なるのです。 文字だけでは業務への具体的なイメージがすぐに伝わらない可能性があります。したがって、図形や画像を貼付したり、デザインやレイアウトを工夫したりして、視覚的に見やすい引継書にしましょう。 （3）ほかの社員にも確認してもらう 3つ目のコツは「ほかの社員にも確認してもらうこと」です。 前任者が理解できる引継書が、未経験者にとって分かりやすいものとは限らないので、ほかの社員に確認してもらったうえで改善する必要があります。 たとえば、後任者の立場に近い新入社員や経験の浅い社員などへ事前に引継書を共有し、改善すべき点が何か調査して、引継書に反映させましょう。 （4）ITツールを活用する 4つ目のコツは「ITツールを活用すること」です。 一部のITツールには、引継書の作成を効率化する「テンプレート機能」が搭載されています。テンプレート機能を使うと、あらかじめ作成したフォーマットに沿って情報を入力するだけで簡単に「見やすい」引継書を作れます。 また、ITツールの検索機能を使えば、必要な情報を瞬時に探し出せるので「読みたい情報がどこにあるか分からない」状態になりません。とくに、「ナレカン」のようにシンプルな情報共有ツールを使って、引継書の作成から管理までをスムーズにする企業も多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しない引継ぎに必須のツール 以下では、失敗しない引継ぎに必須のツールをご紹介します。 引継書が読まれない状況を解消するには、「高精度の検索機能が備わっているツール」を導入し、資料を管理しましょう。検索機能が搭載されているツールを使えば、後任者が知りたい情報を簡単に探し出せます。 ただし、操作が複雑なツールは使うのが面倒になり、前任者の資料作成や高2運者のチェックが滞りがちです。したがって、「ITスキルに関係なく簡単に操作できる」点も重視しましょう。 結論、引継書の運用には誰でも簡単にわかりやすい引継書を作成でき、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、画像・ファイル添付をはじめ、目次や文字の装飾が簡単なので、誰でも見やすい引継書を作成できます。また、ヒット率100%の「キーワード検索」で、必要な情報をすぐに見つけ出せるため、引継書の管理もスムーズになるのです。 簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンで引継書を作成するイメージ ナレカンの「記事」には、以下のように図やファイル添付で、簡単に引継書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎに関するよくある質問 以下では、仕事の引き継ぎに関するよくある質問についてご紹介します。引き継ぎにおいて疑問があるという方は必見です。 業務引き継ぎの注意事項は？ 業務引き継ぎにおける注意事項のひとつに、「余裕をもった引き継ぎ期間を確保すること」が挙げられます。 業務の引き継ぎは、情報を共有して終わりではなく、後任者が業務をスムーズに行えるまでサポートする必要があります。そのため、引き継ぎにかかる期間は余裕をもって設定する必要があります。 また、事前に引き継ぎのスケジュールを計画しておくことも有効です。 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには？ 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには「質問の機会を設けること」が重要です。 後任者に一方的に説明をして終わりにするのではなく、説明の合間で質問できる機会を設けることで、引き継ぎ漏れを防げます。また、後任者が実際に業務を開始し、その中で疑問に思ったことを解消する場を設けることも有効です。 以上のように、疑問点を解消できる環境づくりによって、仕事の引き継ぎ漏れを防止できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継書が読まれない原因まとめ ここまで、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介しました。 後任者が引継書を読まない原因は「内容が難しいこと」と「どこを読むべきか分かりにくいこと」の2点です。内容の難しさは「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけることで解決します。 また、読むべき箇所が分かりにくい問題に対しては、検索機能が搭載されたITツールを導入して、情報へのアクセス性を高めなければなりません。 したがって、タグやタイトルから引継書を横断的に検索でき、後任者が必要な情報へたどり着きやすいツール「ナレカン」を使うべきなのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、「後任者に引継書が読まれない」問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方や書くべき項目を紹介！