【無料/登録不要あり】データ・ファイル共有におすすめのサービス7選
ファイル共有する方法はさまざまありますが、オンラインでやりとりが完結するクラウドファイル共有サービスを利用するのが、最も安全かつ簡単なやり方だと言えます。
しかし、クラウドファイル共有サービスの導入を検討しているが「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、データ・ファイル共有におすすめのサービス7選を中心に紹介します。
- 無料でファイル共有できるツールを知りたい
- 誰でも簡単かつ安全に使えるファイル共有ソフトを導入したい
- 社内の情報共有を活性化したい
という方はこの記事を参考にすると、選定のポイントをもとに「おすすめのクラウドファイル共有サービス」を比較でき、自社に最適なツールを見つけられます。
目次
無料でファイル共有する3つの方法
まずは、無料でファイル共有する3つの方法を解説します。自社の営業活動にマッチする手法で共有すべきですが、情報漏えいには注意しなければなりません。
（1）USBやSDカードを使う
1つ目の方法は、USBやSDカードを使ってファイルを共有する方法です。
USBやSDカードを使ったやり方は、非IT企業にとって一般的だと言えます。手順としては、PCに接続し、USBやSDカード内に共有したいファイルを移動させたあと、任意のPCへ再度接続するだけでファイル共有ができます。
しかし、USBやSDカードは容量制限がある場合やファイルを振り分けて運用する場合、「複数持ち歩かなければならない」「紛失しやすい」などのデメリットがあります。また、1対1でしかファイル共有できないので、複数人に共有する場合には不向きです。
（2）メールを使う
2つ目は、GmailやOutlookを使い、メールにファイルを添付して共有する方法です。
メールはUSBやSDカードでのファイル共有と異なり、一回で複数人に情報共有できます。しかし、メールに添付するファイルが大きい場合は分割して送らなければならず、誤操作による情報漏えいのリスクは軽減できません。
また、メールの特性上「ファイル共有をしてもほかのメールに埋もれやすい」「該当のメールを探すのに時間がかかる」などのデメリットが伴います。
（3）クラウドファイル共有サービスを使う
3つ目は、最もおすすめな「クラウドファイル共有サービス」でファイルを共有する方法です。
クラウドファイル共有サービスとは、「インターネット環境があれば、時間や場所を問わずにファイル共有・管理ができるサービス」のことです。
サービス内で検索したり、共有されたURLから素早くアクセスできたりするため「情報が見つからないストレス」が生まれません。また、データのバックアップや情報の暗号化など、高いセキュリティ対策によってデータの安全性を守ることができる点も特徴です。
ただし、「有名だから」「無料だから」という理由だけで、クラウドファイル共有サービスを導入すると、ITに不慣れな方が使いこなせない恐れがあるので注意しましょう。
クラウドファイル共有サービスが普及した背景
昨今では、クラウドファイル共有サービスが普及しつつあります。普及した背景には、以下のように「安全性」や「利便性」が関係しているのです。
- パスワード付きzipファイルの脆弱性
- リモートワークの普及
多くの日本企業でファイル共有時に利用されていた「パスワード付きzipファイル」の脆弱性が問題視され、2020年11月に内閣府で導入の廃止が発表されました。これを機に、メールを介したファイル共有からクラウド上での共有に移行する企業が増加しました。
リモートワークが普及したことにより、遠隔地でもスムーズかつ安全に情報共有できる仕組みを整える必要性が出てきました。そのため、高セキュアな環境で情報のリアルタイム共有が可能なクラウドファイル共有サービスに注目が集まったのです。
以上の理由から、クラウドファイル共有サービスが普及しました。
無料あり｜安全に利用できるクラウドファイル共有サービス7選
以下では、安心してデータをやりとりできるクラウドファイル共有サービス7選を紹介します。
簡単にファイルの共有をするには、「ファイルの作成から共有までができる、クラウド型のサービス」を利用しましょう。なぜなら、USBやメールを用いてファイルを共有すると、作成・共有・管理をそれぞれ別のツールで行うことになり手間がかかるからです。
また、クラウドファイル共有サービスでの情報管理も、ただ情報を蓄積するだけでは探す際に時間がかかってしまいます。そのため、精度の高い検索機能を備えたツールを利用し、目的の情報にすぐにアクセスできるようにするべきです。
結論、ファイル共有に最適なのは、ファイルの作成・共有・管理ができ、平均0.2秒のスピード検索で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、テキストだけでなく、画像やファイルを格納したファイルを作成し、共有から管理まで可能です。また、「ファイル内検索」でファイルの中身まで検索できるため、探したい情報にすぐにたどりつけます。
【ナレカン】共有したファイルに即アクセスできるサービス
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使ったファイル共有・管理の作成例＞
以下は、ナレカンを使って「記事（ノート）」を作成・管理した例になります。
- 記事の作成
- フォルダ機能
- 高精度の検索機能
ナレカンでは、ノート型の「記事」にテキストを書き込んだり、ファイル・画像を添付したりできます。そして、記事に書き込んだ情報はリアルタイムで任意のメンバーに共有されるので、メールなどを使って共有する手間がかかりません。
ナレカンで作成した「記事」は、“部署”や“案件”ごとにフォルダで分類できます。そのため、とくに扱う情報量の多い大企業でも、情報が混在する心配はありません。
ナレカンには検索機能が備わっているため、欲しい情報をすぐに見つけられます。タイトルやファイル名での絞り込み検索のほか、ファイル内の検索も可能です。
【Stock】個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス
Stockは、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。
シンプルな操作性であるため、ITリテラシーに不安のある方でもすぐに使いこなせるのが特徴です。「Stock」の「ノート」には「タスク」「メッセージ」が紐付いているので、議事録に記載したToDoを管理したり、マニュアルに関するやりとりをしたりできます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス
＜Dropboxの特徴＞
- 連携できる外部ツールが多い
- Dropbox Replayで画像・動画ファイルを管理できる
ZoomやSlackなど、多くの外部ツールとの連携に対応しており、さまざまな使い方ができます。例えばZoomと連携すれば、会議の録画ファイルのコピーをDropboxに自動保存できるのです。
Dropbox Replayは、Dropboxアカウントがあれば無料で使える、動画プロジェクト管理ツールです。
Dropboxにおける動画の保存・共有のワークフローと簡単に連携し、フィードバックや確認作業をまとめて管理できます。また、「動画に共有相手のメールアドレスを透かしとして自動挿入する」「OneDriveと連携する」といった使い方も可能です。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- フォルダを細かく分けられる
- ファイルの内容の表示方法を変えられる
Dropboxでは、フォルダの中にフォルダを何層にも作ることができます。ただし、フォルダを細かく分類できる一方、ルールを決めなければ保存場所が分からなくなり、データを探す手間がかかるため注意が必要です。
画像ファイルは、プレビュー画面にファイルのサムネイルとして表示されます。また、表示する大きさは4段階で設定できるので、ファイルを開かずに中身を見られます。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料プランの容量が少ない
Dropboxの無料版（Basic）で使える容量は2GBです。
しかし、ユーザーの投稿には「無料プランの容量が2GBと少なく、より多くのストレージを必要とするユーザーには物足りない。」という意見もありました。（引用：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
- Basic：無料
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Essentials：2,400円/月（月払い）
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【firestorage】登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト
＜firestorageの特徴＞
- 会員登録が不要
- ファイルの保存期間を設定できる
会員登録せずに無料で使い始められます。ただし、「アップロードしたファイルの削除」をはじめとしたファイル管理には、会員登録が必要です。
最短で3時間、最長で14日間の保存期間を設定できます。
＜firestorageの機能・使用感＞
- パスワードを設定できる
- モバイルでも利用しやすい
ファイル閲覧に必要なパスワードを、英数10桁で設定することができます。そのため、万が一他の人にリンクを送ってしまっても安心です。
アップロードしたファイルは、ダウンロードリンクだけでなくQRコードも発行できます。そのため、PCからモバイルへの共有もQRコードを読み込むだけでスムーズに行えます。
＜firestorageの注意点＞
- 広告が表示される
- 機能が多くて分かりづらい
利用するユーザーの口コミでは、「どうしても広告が目立つので、初めて送る相手にはファイヤーストレージで送る旨を伝えて使用しています」という意見もありました。（引用：BOXIL SaaS）
ファイルアップロードやストレージ保存のほかに、「画像のみを保管するストレージ」「スクリーンショットの切り出し」などの機能を使えますが、機能が多く説明が少ないため、直感的に操作できない可能性があります。
＜firestorageの料金体系＞
こちらは、一般向けの料金プランとなります。
- 未登録会員：無料
- 無料会員：無料
- ライト会員：1,037円/月
- 正会員：2,085円/月
以下は、法人向けプランとなります。
- プラン1：初期費用110,000円＋通常費用98,780円/月
- プラン3：初期費用なし＋通常費用999,350円/年
- プラン5：初期費用55,000円＋通常費用54,780円/月
その他、英語表記対応や、1ファイルの最大容量を増やすための有料オプションがあります。
【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス
＜Boxの特徴＞
- モバイルアプリがある
- さまざまなアプリと連携できる
PCだけではなくモバイルアプリにも対応しているので、場所を選ばずファイル共有できるのが特徴です。
1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと併せて利用できます。例えばSlackと連携すれば、Slackのチャンネルにアップロードされたファイルを自動でBoxにも保存できます。
＜Boxの機能・使用感＞
- Box上でノートを作成できる
- Box Hubsでコンテンツを安全に整理・公開できる
「Box Note」という機能を使って、Boxから直接文書ファイルを作れます。「Box Note」には数種類のテンプレートが用意されており便利です。また、他にもWordドキュメントやGoogleドキュメントのファイルを作成することが可能です。
Box Hubsは、Hub（データを管理するシステム）やコンテンツポータル（コンテンツを公開するサイト）を作成できる機能です。また、Box AIと連携すると「ファイルに関する質問をしたい」「ファイルの内容を要約したい」場合に役立ちます。
＜Boxの注意点＞
- 検索がしにくい
- 無料プランは個人利用のみ
利用するユーザーの口コミでは、「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という意見もありました。（引用：ITreview）
Boxには無料プランがありますが、利用人数は1人までとなっています。そのため、ビジネスで利用するには有料プランの契約が前提となる点に注意が必要です。
＜Boxの料金体系＞
- 個人またはチーム
- Business プラン
Individual：無料
Personal Pro：1,390.40円/月（月払い）
Business starter：636.90円/ユーザー/月（月払い）
Business：2,084.50円/ユーザー/月（月払い）
Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月（月払い）
Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月（月払い）
Enterprise Plus：6,600円/ユーザー/月（年払い）
Enterprise Advanced：要問い合わせ
【Google Drive】無料でスマホからも使えるファイル共有サービス
＜Google Driveの特徴＞
- Googleのほかのサービスと連携可能
- ホームで最新の活動を確認できる
Googleのサービスである「ドキュメント」や「スプレッドシート」と連携しており、ファイルの共有や作成がスムーズに進みます。
ホームでは「最近閲覧・共有・編集したファイル」や「Googleカレンダー上で今後のイベントに添付されたドキュメント」などが優先的に表示されるので、重要なファイルをすぐに見つけられます。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- データの表示形式を選べる
- 編集履歴が残る
データの表示形式を、「グリッド」にするか「リスト」にするか選べます。そのため、文書や画像といったデータの内容により表示を切り替えると、目的のデータを見つけやすくなります。
Google Driveでは、編集すると履歴が残ります。そのため、誰がどのファイルを更新したかなどの情報を振り返ることができ、チームで作業する場合にトラブルを防止する効果があります。
＜Google Driveの注意点＞
- スマホでの共有がしにくい
- 必要な情報へすぐにたどり着けない
利用するユーザーの口コミでは、「共有の詳細設定がスマホからだとうまくできない。ブラウザでは出てくる設定がスマホアプリでは出てこない。」という意見もありました。（参考：ITreview）
フォルダで無制限に階層をつくれるので、階層が深くなりすぎて必要な情報へたどり着くのに手間がかかる可能性があります。
＜Google Driveの料金体系＞
GoogleDriveは、保存容量15GBまでであればGoogleアカウントがあれば利用できます。ビジネス用により多くの容量で利用したい場合や、他のGoogleのツールも併せて有料版を使いたい場合は、以下Google Workspaceの契約が必要です。
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス
＜OneDriveの特徴＞
- スキャン機能
- Copilot in OneDrive
Onedriveのモバイルアプリにはスキャン機能が組み込まれており、紙の書類をPDFに変換して保存するのに役立ちます。
Copilot in OneDriveは、OneDrive内のファイルから、欲しい情報をすぐに見つけられる機能です。AIによって「自然検索でファイルを検索する」「ファイルの要約を作成する」使い方が可能です。
＜OneDriveの機能・使用感＞
- ファイルの表示方法を選べる
- 履歴情報を確認できる
ファイルの表示方法は「リスト」「圧縮モード」「タイル」から選べます。たとえば、画像ファイルを探す場合は「タイル」に設定すると、ファイルを開かなくても中身を確認できるといった利点があります。
ファイルの中には作成履歴として、日付や作成者の情報が残ります。そのため、ファイルについての履歴を簡単にさかのぼれます。
＜OneDriveの注意点＞
- ファイルが見つからない混乱が起きる
- 同期がしにくい
ユーザーからは「デスクトップやローカルファイルが各個人のネットワークドライブに自動バックアップされるので、閲覧画面がローカルの画面かonedrive上のバックアップかわからなくなり、混乱する」という声もあります。（参考：ITreview）
ーザーからは「同期の仕組みが分かりづらいです。同期エラーが出る場合があり、ファイルが更新されない場合があります。」という声もあります。（参考：ITreview）
＜OneDriveの料金体系＞
OneDriveは、保存容量5GBまでであればMicrosoftアカウントがあれば利用できます。ビジネスでより多くの容量を利用する場合はMicrosoft 365やOneDrive for Businessの契約が必要です。
- OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
無料あり｜データ/ファイル共有に役立つクラウドサービスの比較表
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合ったツールを選びましょう。（左右にスクロールできます）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Dropbox | firestorage | Box | Google Drive | OneDrive | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
共有したファイルに即アクセスできるサービス |
個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス |
無料で2GBまでファイル共有できるサービス |
登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト |
外部サービスとの連携に強いストレージサービス |
無料でスマホからも使えるファイル共有サービス |
Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| データの保存期限がある |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】※会員登録なしの場合 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| スマホアプリがある |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
無料プランの容量が少ない |
広告が表示される |
無料プランは個人利用のみ |
必要な情報へすぐにたどり着けない |
ファイルが見つからない混乱が起きる |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プラン：1,500円/月（月払い）〜 |
・無料プランあり
・有料プラン：1,037円/月～ |
・無料プランあり
・有料プラン：636.90円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：950円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：749円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「firestorage」の詳細はこちら |
「Box」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
以上のようにツールによって特徴が異なるため、ツール導入の目的を明確にしておくことが大切です。
クラウドファイル共有サービスの3つの選び方
企業にとってあってはならない「情報漏えい」のリスクを避けるには、USBやメールでのファイル共有は控え「クラウドファイル共有サービス」を使うことが適切です。
そこで以下では、安全なクラウドファイル共有サービスを選ぶポイントを解説します。比較ポイントを押さえて、自社に最適なサービスを選びましょう。
（1）データ容量で選ぶ
1つ目は、「データ容量」です。
容量の少ないプランを選ぶと、容量制限で業務に支障をきたしてしまう恐れがあります。利用開始時は問題がなかったとしても、利用を続けるにつれて資料や議事録などのファイルが増えていくことに注意が必要です。
したがって、自社で扱うデータを確実に保存できるよう、あらかじめ余裕を持ったデータ容量のサービスを選びましょう。また、普段使うサイズのファイルを問題なくやりとりできるかも確認する必要があります。
（2）アクセス性で選ぶ
2つ目は、「アクセス性」です。
たとえば、ファイルを開かなければ中身が分からないツールだと確認が面倒です。また、ファイルの保存場所が分かりにくいと混乱してしまいます。
その結果、保管したファイルに社員がたどり着けず情報が正しく共有されません。したがって、情報を階層分けして整然と管理でき、検索機能で目当ての情報を即座に見つけられるようなツールを導入しましょう。
（3）セキュリティで選ぶ
3つ目は、「セキュリティ」です。
業務上のデータは基本的に社外秘であり、情報漏えいしたときの損害は非常に大きくなってしまいます。そのため、クラウドファイル共有サービスのセキュリティ体制を把握するとともに、自社のセキュリティポリシーと合致しているかも確認しましょう。
ただし、無料版のツールの中には十分なセキュリティ対策が備わっていないものもあるため、有料でも安心して使えるツールを選択しましょう。たとえば、「情報セキュリティの国際規格」を取得している「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
無料版のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点
ここでは、無料版のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点を解説します。とくに、無料のサービスには料金コストがかからない一方、注意点もあるため以下で押さえましょう。
（1）容量制限がある
無料のクラウドファイル共有サービスでは、利用できる容量に制限がある場合がほとんどです。
そのため、比較的容量の小さな文書ファイルなどの一時的な保存・共有には適していますが、大容量の画像や動画データのやりとりや、社内文書の恒久的なバックアップには適していません。
以上のように、サービスに容量制限があると、ファイルの容量によっては管理ができなくなるので注意が必要です。
（2）データの保存期間が決まっている
クラウドファイル共有サービスには、データの保存期間が決まっているものもあります。
保存期限を過ぎると自動でデータが削除されてしまうサービスでは、「気づかないうちに重要な資料や過去の顧客情報が消えてしまっていた」という事態になりかねません。そのため、ビジネス利用では必ず、データを無期限に保存できるサービスを選びましょう。
このように、会社で保管すべき「資料」や「マニュアル」、「顧客情報」は後から見返す可能性が高いので、無料でも長期保存できるかは必ず確認しましょう。
（3）セキュリティに制限がある
有料のサービスでは、アクセス制限をはじめとした高度なセキュリティ機能が利用できますが、無料サービスの多くはセキュリティ機能に制限があります。
無料のサービスで料金コストを抑えても、社内の機密情報が流出してしまった場合、抑えた費用以上の損害を負うことになりかねません。また、社外とのやりとりに無料のサービスを利用すると、セキュリティ面で相手に不信感を与える可能性があります。
とくに、「パスワード」や「ファイル閲覧期限」の設定はファイルのやりとりにおいて重要なセキュリティ機能です。そのため、無料サービスを利用する場合は該当の機能があるか確認する必要があります。
（4）迅速なサポートを受けられない場合がある
クラウドファイル共有サービスによっては、迅速なサポートを受けられない場合があります。
サービスの提供会社から受けられるサポートの種類は、料金プランによって異なるケースがほとんどです。たとえば、「電話サポートが一定以上のプランしか使えない」サービスもあります。
トラブルが起きたとき、迅速なサポートが受けられなければ業務が停滞してしまいます。そのため、「ナレカン」のように「1営業日以内の回答」「専属担当者のサポート」などの充実したサポートを受けられるサービスを選択すべきです。
クラウドファイル共有サービス7選まとめ
ここまで、安全に使えるクラウドファイル共有サービスと選定ポイントを中心に解説しました。
USBやSDカードでファイル管理する方法は、管理に時間がかかり情報漏えいのリスクもあるので控えるべきです。また、メールでは送信する度にファイルが流れてしまうので、やりとり後の情報の確認がしにくいです。
したがって、「ファイルの共有がスムーズにできるクラウド型のファイル共有サービス」が必須です。加えて、精度の高い検索機能の付いたツールを使うことで、目的の情報をすぐに見つけられます。
そこで、ファイルの作成・共有・管理ができ、平均0.2秒の高速スピード検索で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」であれば、情報を簡単に共有できるだけでなく、欲しい情報に即アクセス可能です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報共有をスムーズに行いましょう。
