PDFの文字を検索する方法とは？ヒットしない原因と対処法も紹介！
仕事をする上で、PDF文書を確認する機会は多々あります。そこで、受け取ったPDF文書の中から業務に該当する箇所だけを効率的に確認するには、一枚ずつ資料を読んで探すのではなく、検索機能を使えば時間を短縮できます。
しかし、「PDFの文字を検索する方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PDF検索の方法やヒットしない原因と対処法を中心にご紹介します。
- 自身のデバイスでPDFファイル内の文字を検索する方法を知りたい
- PDF検索ができない理由を突き止めたい
- 高精度なPDF検索が可能なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、PDFファイル内の文字の検索方法から検索に便利なツールまでわかります。
目次
【デバイス別】PDFファイル内の文字を検索する方法
以下では、デバイス別にPDFファイル内の文字を検索する方法をご紹介します。自身のデバイスに合わせたPDF検索の方法を見つけましょう。
（1）パソコンでショートカットキーを利用する
WindowsやMacの場合は、ショートカットキーを利用することでPDF検索ができます。Acrobat readerやGoogle Crome、Microsoft Edge内でのPDF検索も以下の方法で実行することが可能です。
Windowsの場合
- 文字を検索したいPDFを開き、「Ctrl」+「F」を押します。
- 右上に検索窓が出現するので検索したい文字を入力し、「Enter」を押します。
- 検索窓の横にある「∧」や「v」をクリックしたり、繰り返し「Enter」を押したりすることで、別の場所にある検索した文字に飛ぶことができます。
Macの場合
- 文字を検索したいPDFを開き、「command」＋「F」を押します。
- 右上に検索窓が表示されます。
- 検索した文字を入力し、「Enter」を押します。
- 以下のように、検索結果は黄色でハイライトされ、「<」や「>」や繰り返し「Enter」を押すことで別の検索結果に移動できます。
- 文字検索をしたいPDFを開き、画面下部の [共有]アイコンをタップします。
- 表示されたメニューの中から[ページを検索]を選択します。
- 検索窓が現れるので、検索したい文字を入力すると探すことができます。
- 文字を検索したいPDFを開き、画面の下部にある[…]をクリックします。
- 表示されたメニューの中から[ページ内を検索]を選択し、検索したい文字を入力します。
- 「∧」や「v」をタップすることで、別のところにある検索ワードに移動できます。
- まず、[共有]アイコンをタップします。
- 表示されたメニューの中から[“ファイル”に保存]でファイルアプリにPDFを保存したり、選択肢にある他のアプリにPDFを移行したりなどが選べます。
- PDFを保存したアプリ先で、検索機能を用いるとより精度の高い検索結果が得られることがあります。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
- Box画面の中央にある検索窓の右にある[フィルタ]アイコンをクリックします。
- フィルタが表示されるので、条件ごとに検索範囲を絞ることができます。
- 全文検索したい場合は、フィルタの検索条件のところで検索範囲が全文になるように設定します。
- フィルタ設定が完了したら右下の[検索]ボタンを押します。
（2）スマートフォンの機能を使う
iPhoneやAndoroidのスマートフォン内のPDFであっても標準装備された機能で検索することができます。
iPhoneの場合
以下はSafariでPDF検索するときの手順です。
Andoroidの場合
以下はGoogle Crome内のPDFの文字検索をするときの手順です。
（3）iPadの機能を利用する
iPadを使ってSafariにあるPDFファイルを検索したい場合は、前述したiPhoneのときと同様の手順です。しかし、Safari上での検索には制限が伴うため、以下の方法で別のアプリを利用して検索することも可能です。
もしSafariの検索にひっかからなかったときには、iPadだけでなくiPhoneでも上記の方法を試してみましょう。
【PDF検索できない⁉︎】検索結果がヒットしない原因
ここでは、PDFファイル内の文字を検索したにもかかわらず、検索ワードがヒットしない原因を2つご説明します。探している情報が見つからないと困っている担当者の方は下記の原因に当てはまっていないか確認しましょう。
（1）入力した単語がPDF内に含まれていない
1つ目の原因として、入力した単語がPDF内に含まれていないことが考えられます。
これは、検索したい単語があいまいで、不正確な単語で検索をしてしまっているケースです。基本的に、iPhoneに標準装備されている検索機能ではPDFファイル内に検索した単語と一言一句同じ単語が含まれていないと検索にヒットしません。
そのため、検索したい単語がPDFファイル内に含まれているかの確信が持てない場合は、完全に一致していなくても検索できたり、話し言葉で内容を探せたりする「ナレカン」のようなツールを併用して検索しましょう。
（2）画像の中に文字が含まれている
2つ目の原因としては、画像の中に含まれた文字を検索してしまっていることが挙げられます。
検索機能のほとんどがテキストベースの文字の中から探すため、画像の中に含まれている文字は検索の対象外となっています。そのため、PDFの画像にある単語を検索してもヒットしません。
そこで、画像内の文字であってもコンピュータが文字として認識し、検索対象に加えられる機能が組み込まれたツールを利用すれば、テキストや画像ベースかどうか関係なく瞬時に情報を見つけ出せます。
【必見】PDF内にある情報を必ず見つける方法
ここでは、PDF内にある情報を必ず見つける方法をご紹介します。
PDF内の文字検索ができない原因の一つに画像に含まれる文字を検索していることがあります。そこで、PDF内の画像からも文字を検索できるOCR検索を活用すれば、文字データではない場合も欲しい情報がヒットします。
また、表記揺れや誤字などでPDF内の文字と完全に一致せずとも検索可能なAIによるあいまい検索ができれば、情報が見つからないストレスが解消されます。そのため、画像内検索とAI検索を備えたツールにPDFファイルを保管しておきましょう。
結論、自社が導入すべきは、保管したPDFファイルから探している情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、“平均0.2秒”“ヒット率100%”を誇る高度なAIによる検索で、検索したい用語があいまいであっても探し出せます。また、検索対象に添付画像や添付ファイルを含めたり、検索範囲を絞ったりして必要な情報にアクセスできます。
保管したPDFから探している情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
＜ナレカンの料金＞
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【番外編】BoxでPDF内の全文検索をする方法とは
以下は、BoxでPDF内の全文検索をする方法についてです。
以上のようにして、BoxでもPDF内の文章から検索ができます。
PDFファイル内の文字を検索する方法まとめ
これまで、PDF検索の方法やヒットしない原因、対処法を中心にご紹介しました。
PDFファイル内の文字検索はすべてのデバイスにおいて標準装備されている機能です。しかし、基本的な検索しかできず、不完全な単語でも検索可能な「あいまい検索」や画像内の文字を検索できる「ODR検索」には対応していません。
そこで、PDFファイル内の単語と完全に一致していなくても、画像ベースの文字であったとしても探せるツールがあれば情報探しにかかる手間や時間を削減できます。また、AIが搭載されていれば、より精度の高い検索が可能になるのです。
結論、自社が導入すべきは、AIが搭載され検索能力に依存せず必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、必要な情報に素早くアクセスできるようにしましょう。
