ナレッジマネジメント
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提案書は社内外を問わず、ビジネスにおけるさまざまな場面で作成されます。提案書の完成度は、採用可否を左右するため、ポイントを押さえながら作成する必要があるのです。 しかし、「社内向け提案書を作成したいが、書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内・社外向け提案書の違いや書き方、作成に役立つテンプレートをご紹介します。 わかりやすい社内向け提案書の書き方や例文を把握したい テンプレートを活用して手間をかけずに提案書を作成したい 過去の提案書から欲しい情報をすぐに見つけられず困っている という方はこの記事を参考にすると、要点を押さえた分かりやすい社内向け提案書を作成できるうえ、提案書をストレスなく管理する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 提案書と企画書の違いとは2 提案書における社内・社外向けの違いとは3 ＜構成＞社内向け提案書に記載すべき項目4 【例文あり】わかりやすい社内向け提案書の書き方4.1 （1）現状の説明と課題分析をする4.2 （2）解決策を立案する4.3 （3）得られるメリットを伝える4.4 （4）予算・リソース・期間を明記する5 社内向け提案書に役立つ無料テンプレート・フォーマット4選5.1 Word｜業務改善に向けた提案書テンプレート5.2 Excel｜用途を問わず使える提案書テンプレート5.3 Excel｜提案内容をまとめられる企画書テンプレート5.4 Power Point｜社内提案資料の作成に役立つテンプレート6 作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツール6.1 最も簡単に社内文書を管理できるツール「ナレカン」6.2 ナレカンでの提案書管理例7 社内向け提案書の書き方やテンプレート・例文まとめ 提案書と企画書の違いとは 提案書と企画書は混同されがちですが、具体性に違いがあります。 提案書 プロジェクトの方向性や大まかなプラン、スケジュール感を示すもので、主にアイデアや解決策を提示するための文書。 企画書 提案書をさらに具体化したもので、実行に向けて必要なステップや詳細な情報が盛り込まれている文書。 以上のように、提案書は大まかな方向性を示すもの、企画書は詳細な情報を盛り込んだものという違いがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 提案書における社内・社外向けの違いとは 提案書は、提出先によって用途や書き方が異なります。 社内向け提案書 業務改善など、社内で抱える問題に対して解決策を立案するときに使われ、社内の関係者や上層部に提出します。 社外向け提案書 「自社製品やサービスが顧客の抱える問題に対して、どのようにアプローチできるか」を提案するときに使われ、取引先や潜在顧客に提出します。 このように、提出先によって提案書を作る目的が異なるので、作成するときには必要な情報を過不足なく記載するように注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜構成＞社内向け提案書に記載すべき項目 以下は、社内向け提案書に記載すべき項目の一覧です。提案書を作成するときには、以下の項目が含まれているかを確認しましょう。 ＜項目名＞ ＜説明＞ タイトル タイトルは、提案書の顔となる項目なので、提案内容が一目で分かるように記載しましょう。 課題 社内で抱える問題の背景や原因を、明確に記載しましょう。 提案内容 提案書の核となる項目なので、「概要→詳細」といった相手に伝わりやすい順番で記載しましょう。 メリット 定量的な指標を用いて、具体性を持たせることを心がけましょう。 費用 完遂までに複数のフェーズがある場合は、総額だけではなくその内訳も記載するようにしましょう。 スケジュール 現実的な提案だと感じてもらえるよう、無理のない完遂日の設定を心がけましょう。 以上6つの項目を含めることで、相手に採用されやすい提案書を作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】わかりやすい社内向け提案書の書き方 ここからは、わかりやすい社内向け提案書の書き方を例文付きで解説します。以下の手順に沿って作成すれば、情報に抜け漏れのない提案書をすぐに作成できます。 （1）現状の説明と課題分析をする はじめに、「業務の現状説明」と「発生している課題や問題点の分析」をします。 業務の現状を詳細に説明するだけでなく、分析結果は定量的に表して、内容を客観的に記載しましょう。例文は以下の通りです。 現状 弊社はこれまで、お客様から受注した案件の管理をExcelで行ってきた。顧客数の増加に伴い、Excelシートに記載される案件数は10,000件を超え、今後も増え続ける見込みである。 問題点 Excelは部内で共有する場合、チャットツールやメール等の外部ツールを経由する必要があり、非効率。 管理する案件数の増加に伴い、シート内の検索性が低下。 このように、課題解決の必要性を理解してもらうためにも、業務の現状説明と課題分析は必ず記載しなければなりません。 （2）解決策を立案する 次に、課題に対しての具体的な解決策を記載します。 書き方として、解決策の全体像を明記して、次に具体的なプランを時系列で記載すると流れが容易にイメージできます。例文は以下の通りです。 提案の趣旨 Excelを用いた案件管理は、共有や管理の面で不便が生じる。また、案件の増加に対応できていないため、案件管理に適したITツールの導入を提案する。 提案の具体的内容 株式会社Stockが提供する「ナレカン」を導入する。本ツールは「記事」に案件情報を記録することで、任意のメンバーにすぐ共有できるほか、多階層のフォルダで案件を整理することができる。ナレカンを導入し、Excel内に蓄積された全案件の移行を行う。 一方、優れた提案でも現実的に実現が難しいと判断されては採用には至らないので、解決策が自社の予算やスケジュールの面から見て現実的であるかも検討しましょう。 （3）得られるメリットを伝える メリットの内容は、提案書の採択を決断するうえで最も重要な項目になるため、正確に記載しなければなりません。 メリットを説明するときも、定量的なデータは重要になるので必ず意識し、相手が一目で分かるように提案書に落とし込みます。例文は以下の通りです。 期待できる効果 業務効率の○%の向上が見込まれる。 一人当たりの業務コストが○％削減される。 ほかにも、「ナレカン」のような表や写真・画像付きの提案書を作成できるツールを活用して、メリットを視覚的に分かりやすくするのも効果的です。 （4）予算・リソース・期間を明記する 最後に、予算や必要なリソース、期間について明記します。 提案を実施する場合、物品の購入などにかかる予算（金銭的コスト）に加え、人件費も明記する必要があります。例文は以下の通りです。 必要経費・時間 必要経費は月〇〇円。（〇〇円×〇〇人） 導入されるまで〇ヶ月、実際に運用が開始されるまで〇ヶ月を見込んでいる。 提案書の内容に抜け漏れがあると、情報が不十分となり適切に提案を進められません。したがって、提案書に記載すべき内容はフォーマット化して、いつでも反映できる体制を整えておく必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内向け提案書に役立つ無料テンプレート・フォーマット4選 ここからは、社内向けの提案書におすすめのテンプレートとその記入例をご紹介します。テンプレートを活用すれば効率よく体裁の整った提案書を作成できるので、レイアウトから作成するのに不安がある方は必見です。 Word｜業務改善に向けた提案書テンプレート こちらは、[文書]テンプレートが公開しているWord向けのテンプレートです。 使いやすいシンプルなデザインで、業務改善提案書の作成に役立ちます。また、「現状→問題点→解決策→得られる効果」の流れに沿った構成なので、スムーズに内容を書けるのもポイントです。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 [文書]テンプレート｜業務改善提案書テンプレートのダウンロードはこちら Excel｜用途を問わず使える提案書テンプレート こちらは、経費削減委員会が公開している提案書のテンプレートです。 シンプルで用途を問わず使えるため、自社のテンプレートとして任意の項目を設けて運用する方法もおすすめです。ただし、ダウンロードには会員登録が必要となります。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 経費削減委員会｜企画商品提案書テンプレートのダウンロードはこちら Excel｜提案内容をまとめられる企画書テンプレート こちらは、[文書]テンプレートが公開しているExcelの企画書テンプレートです。 シンプルなデザインで、情報を整理するのに役立ちます。提案内容を簡潔にまとめられる点が便利です。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 [文書]テンプレート｜企画提案書テンプレートのダウンロードはこちら Power Point｜社内提案資料の作成に役立つテンプレート こちらは、Microsoftが公開している提案書の作成に役立つPowerPointテンプレートです。 企画書ベースで作られていますが、社内向け提案書に必要な「概要・背景・内容・効果」などのスライドが備わっており、情報の整理に便利です。また、スライド内に分かりやすく記載するコツが載っているので、資料作成が苦手な方でも使いやすくなっています。 こちらは、実際の利用を想定した記入例です。 Microsoft｜社内企画書テンプレートのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツール 以下では、作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツールをご紹介します。 ExcelやWordで提案書を作成すると、「ファイルが増えてどこに保存したか分からない」「ファイル内の情報が埋もれてしまう」などの問題が生じます。そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入し、提案書をはじめとする社内情報を1か所にまとめて管理しましょう。 とくに、提案書は過去の実績や成功事例として蓄積しておくことで、似た業界への提案をするときに役立ちます。ただし、検索機能が不十分なツールでは、参考になる提案書の有無を検索するのに時間がかかり、蓄積している情報を十分活用できません。 結論、社内文書の管理には、作成した提案書を一元管理できるうえ、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、作成した提案書のファイルをメモと一緒に記録でき、情報を整理しながら管理できます。さらに、「添付ファイル内検索」を含む高精度の検索機能により、ファイルの中身を一つずつ確認する手間なく必要な情報をすぐに探し出せるのです。 最も簡単に社内文書を管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンでの提案書管理例 ナレカンは、提案書を管理するのに便利なツールです。そこで、ナレカンでの提案書管理例をご紹介します。 ナレカンでは、作成した提案書を画像のように保管できます。ファイルを添付するだけでなく、説明や補足情報を記載して必要な情報を1か所にまとめられるうえ、添付ファイルは「プレビュー表示」できるため、素早く内容を把握できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内向け提案書の書き方やテンプレート・例文まとめ ここまで、社内・社外向け提案書の違いや書き方、提案書作成に役立つテンプレートをご紹介しました。 テンプレートを活用すれば、提案書の体裁を簡単に整えられて便利です。しかし、WordやPowerPointのテンプレートで作成した提案書は、ほかのファイルと混ざって管理が煩雑になりやすく、必要な情報を探すのに時間がかかります。 そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入し、提案書をはじめとする社内情報を一元管理しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」を導入すれば、提案書の作成に必要な社内情報や、参考にできる過去の提案書をスムーズに見つけることができます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内情報をまとめて管理でき、誰でも思い通りに検索して必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスフリーの提案書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

異動や退職にともなって業務の担当者を変更するときは、社内・社外それぞれに引継ぎの旨を連絡し、業務に必要な情報を共有しなければなりません。 しかし、引継ぎメールは送る相手によって書き方が変わるため「引継ぎメールの書き方やポイントが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、引継ぎ・担当変更メールの書き方や例文、引継ぎ業務をスムーズに進める方法を中心にご紹介します。 例文を参考にしながら引継ぎメールの書き方を学びたい 業務の引継ぎをスムーズにするコツを知りたい 社内の情報を日頃から蓄積し、簡単に引継げるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、引継ぎ・担当変更に伴うメッセージや資料のやりとりをスムーズに進める方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方1.1 社外向けの引継ぎお願いメール1.2 社内向けの引継ぎお願いメール2 【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方3 引継ぎ・担当変更メールのポイント3.1 丁寧かつ分かりやすく伝える3.2 変更が分かったらすぐに伝える3.3 前任者からメールを送信する4 業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ4選4.1 （1）日頃から情報共有をしておく4.2 （2）業務の情報を蓄積しておく4.3 （3）引継ぎ資料を埋もれさせない4.4 （4）資料と紐づけてやりとりする5 業務の引継ぎにメールではなくITツールを使うべき理由5.1 引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」6 引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ 【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方 以下では、引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方をご紹介します。引継ぎメールに記載すべき項目は、メールを送信する相手によって異なるため必見です。 社外向けの引継ぎお願いメール 以下では、社外向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。 ＜前任者から社外へ＞ 前任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当変更の背景と日付 担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程は、「〇月〇日（〇）付けで」と記入します。 （3）感謝の言葉 担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 （4）後任者の紹介 後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 （5）挨拶について 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 また、「業務ごとの担当者」や「誰が誰に挨拶メールを送ったのか」といった人事異動に伴うタスクや変更点はリスト化して管理しましょう。たとえば「ナレカン」のように、情報を更新したら即共有されるツールであれば、リアルタイムの状況を把握でき便利です。 引き継ぎメールを書くときには、以下4つの例文を参考に文面を作成しましょう。 ・（例文1）人事異動による担当者変更 【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道道大 ××株式会社 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。 このたび人事異動に伴い、4月1日付けで○○部へ異動することとなりました。 在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。 後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。 佐藤は長らく営業業務に携わっており、信頼のおける人物でございます。 後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺います。 今後も変わらぬお引き立てのほどを何卒よろしくお願いいたします。 ・（例文2）有給休暇による引継ぎ連絡 【一時的な担当変更のご連絡】株式会社△△　大道道大 ××株式会社 伊藤様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の大道でございます。 私事で誠に申し訳ございませんが、この度下記日程で休暇をいただくこととなりました。 ・休暇期間：〇月〇日（月）～〇月〇日（水） ・不在時の担当：◇◇部　◇◇ ・メール：〇〇＠△△ ・電話：000-0000-0000 期間中、ご不明な点やご相談等がございましたら、上記の連絡先までお伝えいただけますと幸いです。 不在中、ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解ご協力のほど、何卒よろしくお願い申しあげます。 株式会社△△　大道 ・（例文3）育休・産休などの長期休暇による担当者変更 【産休に伴う担当者変更のご連絡】株式会社△△　髙橋花子 ××株式会社 伊藤様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の髙橋でございます。 私事で大変恐縮ではございますが、〇月〇日（火）より出産のため、産休に入らせていただくこととなりました。 なお、職場復帰は20××年の夏頃を予定しております。 長期の休暇となるため、その間の業務につきましては、弊社の◇◇が後任として担当させていただきます。 今後ご不明な点などございましたら、◇◇にご連絡いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 以下が◇◇の連絡先になります。 氏名：◇◇部　◇◇ メール：〇〇＠△△ 電話：000-0000-0000 直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。 復職の際には改めてご挨拶させていただけますと幸いです。 今後とも変わらぬお付き合いを賜りますよう、お願い申し上げます。 株式会社△△　髙橋 ＜後任者の挨拶＞ 後任者から社外の前任者に向けた挨拶メールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当変更の背景と日付 担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程を明確に記入します。 （3）挨拶について 担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 ・（例文）人事異動による担当者変更 【着任のご挨拶】株式会社△△　佐藤一郎 株式会社×× 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の佐藤でございます。 このたび人事異動に伴い、4月1日より山田の後任として 貴社を担当させていただくことになりました。 後日改めまして、前任の大道と共にご挨拶に伺う所存でございます。 今後も変わらぬお引き立てのほどを何卒よろしくお願いいたします。 株式会社△△　佐藤 社内向けの引継ぎお願いメール 以下では、社内向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。 ＜前任者から社内へ＞ 前任者から社内へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当者変更の日付・理由 担当者変更の理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。また、「〇月〇日（〇）付けで」と日程を明確に記入します。 （3）感謝の言葉 宛先の社員への感謝の言葉を書きましょう。具体的なエピソードを添えると、より気持ちのこもった丁寧な印象になります。 （4）後任者の紹介 後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 （5）お詫び 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 また、引き継ぎメールを書くときには、以下4つの例文を参考に文面を作成しましょう。 ・（例文1）人事異動による引継ぎ連絡 【異動のご挨拶】営業部　大道道大 総務部 田中さん お疲れさまです。営業部の大道道大です。 このたび4月1日をもちまして、B支店 営業部に異動することになりました。 在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。 これまで担当していた案件につきましては、佐藤さんに引き継いでおりますので、引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 最後になりますが、さらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 営業部 大道 ・（例文2）有給休暇による引継ぎ連絡 【一時的な担当者変更のご連絡】営業部　大道道大 総務部 田中さん お疲れさまです。営業部の大道道大です。 私事で誠に申し訳ございませんが、この度下記日程で休暇をいただくこととなりました。 何かございましたら、以下までご連絡いただけないでしょうか。 ・休暇期間：〇月〇日（月）～〇月〇日（水） ・不在時の担当：営業部　佐藤 ・メール：〇〇＠△△ ・電話：000-0000-0000 日頃よりサポートいただいている中、ご不便をおかけしてしまい申し訳ありません。 いつも丁寧にご対応いただき、心より感謝申し上げます。 何卒よろしくお願いいたします。 営業部　大道 ・（例文3）育休・産休などの長期休暇による引継ぎ 【産休のご連絡】営業部　髙橋花子 各位 お疲れさまです。営業部の髙橋花子です。 私事で大変恐縮ではございますが、〇月〇日（火）より出産のため、産休に入らせていただくこととなりました。 なお、職場復帰は20××年の夏頃を予定しております。 長期の不在となるため、その間の業務につきましては、営業部メンバーに引き継ぎますので、 今後ご不明な点などございましたら、以下までご連絡いただきますようよろしくお願い申し上げます。 ◇◇部 メール：〇〇＠△△（営業部共通） 電話：000-0000-0000（営業部内線） 日頃より多くのご協力をいただいている中、長期にわたり不在となってしまい申し訳ございません。 復職の際には改めてご挨拶させていただきますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 営業部　髙橋 このように、異動や社員の事情で突然引継ぎが必要になる場面は多くあります。そのため、いつメンバーが変わっても対応できるよう、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを導入し、社内情報や業務内容を文書化して管理しましょう。 ＜後任者の挨拶＞ 後任者から社内の前任者への挨拶メールで記載すべき基本項目は、以下の4項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 （2）異動の日付、異動前の部署名 「〇月〇日付けの異動により、〇〇さんの業務を引き継ぐことになりました（名前）です」という形式で書きましょう。 （3）抱負 今後に向けた抱負を述べましょう。 （4）お詫び 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 ・（例文）人事異動による引継ぎ連絡 【担当者変更のご挨拶】営業部　佐藤一郎 株式会社○○ △△様 このたび、4月1日付けの異動により、大道さんの業務を 引き継ぐことになりました佐藤一郎と申します。 異動前は、B支店の営業部で〇〇業務を担当しておりました。 不慣れな部分もあるため、何かとご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、 いち早くチームに貢献できるよう努めますので、何卒よろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 営業部 佐藤 このように、異動や社員の事情で突然引継ぎが必要になる場面は多くあります。そのため、いつメンバーが変わっても対応できるよう、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを導入し、社内情報や業務内容を文書化して管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方 ここでは、引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方を解説します。例文も紹介しているため、どのように返信すべきか悩んでいる方は必見です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、変更せずに返信するようにしましょう。 （2）メールをいただいたことに対するお礼 担当者変更に対する挨拶メールへの返信には、前もって知らせてくれたことに関するお礼を記載しましょう。 （3）在任中にお世話になったことに対するお礼 担当者変更に関するお礼といった事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 （4）新天地での活躍への祈念 最後に、新天地での活躍を祈念する言葉をかけましょう。 ・（例文）人事異動による引継ぎ連絡への返信 Re:【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道道大様 株式会社△△ 大道道大様 日頃は、お世話になっております。株式会社××の伊藤でございます。 大道様の転勤とご担当者様の変更のご連絡をいただき誠にありがとうございます。 大道様には着任以降、今まで大変お世話になり、 感謝の気持ちでいっぱいでございます。 大道様が担当していただきまして、こちらも大変スムーズにお仕事をさせていただきました。改めて感謝申し上げます。 転勤先では大道様の持前の力をより発揮していただき、ご活躍されますことを心よりお祈り申し上げます。 株式会社××　伊藤 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ・担当変更メールのポイント 以下では、引継ぎや担当変更メールで気を付けるべきポイントをご紹介します。マナーやタイミングを考慮して、相手に失礼のない挨拶を心がけましょう。 丁寧かつ分かりやすく伝える 丁寧かつ分かりやすく伝えることが、気を付けるべきポイントのひとつです。 具体的には、「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に気を付ける必要があります。本来、引継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メールで報告するときはお詫びの一文を付け加えましょう。 また、担当変更の理由や日付は、相手がすぐに理解できるように簡潔に記載します。このように、引継ぎ・担当変更の挨拶メールでは、内容を丁寧かつ分かりやすく伝えることが重要です。 変更が分かったらすぐに伝える 変更が分かったらすぐに伝えることも、引継ぎメールのポイントです。 引継ぎメールは、担当の変更が分かってからすぐ送るのが好ましいとされています。早めの挨拶が必要な理由は、担当変更の報告が遅れてしまうと、関係者が引継ぎの準備に十分な時間をとれないからです。 また、引継ぎメールだけでなく、引継ぎに必要な資料も早めに準備することが重要です。そのため、社内の情報をノート型で簡単に蓄積でき、検索機能で欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを使って、資料を適切に管理しておきましょう。 前任者からメールを送信する 最後に、前任者からメールを送信することもポイントです。 基本的に、引き継ぎメールは前任者から送るのがビジネスマナーとされています。まず、前任者が引継ぎの旨やその理由を関係者に送り、次に、後任者から自己紹介や業務への姿勢などを書いた引き継ぎメールを送ります。 また、スムーズに引継ぎをするために、前任者と後任者で引き継ぎメールの送信日時についての段取りを決めておくことも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ4選 ここでは、業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツを4つ紹介します。以下を実践すれば、引継ぎ業務の負担を減らし、円滑にメッセージや資料のやりとりを進められます。 （1）日頃から情報共有をしておく 1つ目のコツは、日頃から情報共有をしておくことです。 日頃からチーム内で業務内容や顧客情報を共有しておけば、担当外の仕事についてもある程度把握できるため、急な引継ぎが発生してもスムーズに対応できます。 そのため、定期的にミーティングを開くなど、情報共有の習慣をつけておくことが大切です。 （2）業務の情報を蓄積しておく 2つ目のコツは、業務の情報を蓄積しておくことです。 業務の情報を蓄積しておけば、後任者が業務の詳細を知りたいときに必要な情報を参照できるためスムーズに理解できます。また、前任者と顧客の過去のやり取りの内容も蓄積しておくと、前任者から詳しい説明がなくても先方への対応を把握できるため便利です。 しかし、紙やWordファイルでの管理は煩雑になりやすく、蓄積する情報が膨大になると必要な情報をすぐに見つけられません。そこで、「ナレカン」のようなITツールを使えば、社内の情報を一元管理し欲しい情報に即アクセスできます。 （3）引継ぎ資料を埋もれさせない 3つ目のコツは、引継ぎ資料を埋もれさせないことです。 資料の引継ぎが不十分では、取引先とのやりとりでミスをするなど後任の業務に支障をきたします。そのため、確認漏れが生じないように共有する必要があるのです。 たとえば、前任者から後任者へメールで引継ぎ資料を添付すると、ほかのメッセージに埋もれたり流されたりして気づかない可能性があります。したがって、引継ぎ資料はメールでやりとりするのではなく、保管場所を用意してまとめて共有するのが最適です。 （4）資料と紐づけてやりとりする 4つ目のコツは、資料と紐づけてやりとりすることです。 資料と紐づけてやりとりを管理しておけば、過去の細かな連絡事項も確認しやすくなります。さらに、メールと比べて気軽にコミュニケーションがとれるうえ、資料に関する細かなやりとりも補足できるので、認識齟齬が起きるリスクも回避できます。 このように、資料とメッセージを紐づけられるツールを使えば、認識のすり合わせがスムーズになるため、引継ぎ業務を円滑に進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務の引継ぎにメールではなくITツールを使うべき理由 以下では、業務の引継ぎにメールではなくITツールを使うべき理由をご紹介します。 引継ぎ業務では「資料の受け渡し」と「引継ぎに関するメッセージのやりとり」のために頻繁にメールを送受信します。しかし、メールでは気軽にコミュニケーションをとれないうえに、やりとりの中から引継ぎに必要な情報を振り返るのは困難です。 また、チャットツールを利用する方法もありますが、チャットはメッセージが流れてしまうのに加え、情報が錯綜しやすい点がデメリットだと言えます。したがって、「簡単に引継ぎのやりとりができ、かつ情報を流さず蓄積できるツール」が必須なのです。 結論、引継ぎ業務をスムーズに進めるには、メールやチャットのデメリットを解消しつつ、引継ぎに関する情報を簡単に蓄積・共有できる「ナレカン」を使うべきです。 ナレカンの「記事」では、資料を添付して引継ぎに関する情報を残し、すぐに任意の後任者へ共有できるのが特徴です。また、記事に紐づく「コメント」で内容に関するやりとりができるうえ「多階層のフォルダ機能」で”部署”や”業務”ごとに資料の管理が可能です。 引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った引き継ぎ資料の管理＞ 以下は、ナレカンで引き継ぎ資料を管理する例になります。 フォルダでの資料管理 ナレカンの多階層フォルダによって引き継ぎに必要な資料を内容ごとに管理できるため、目的の資料を見つけやすく、スムーズに業務を進めることができます。 コメント(メッセージ)機能 各ノートにはコメント機能があるため、気軽にコミュニケーションを取れるうえ、他の情報と混ざることなく資料ごとにやり取りを管理しておけます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ ここまで、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務全般をスムーズに進める方法についてご紹介しました。 社外に向けた引継ぎ・担当変更メールは「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に注意して作成しましょう。一方、社内における前任者・後任者間のやりとりは、簡単かつ見返しやすい形で実施する必要があります。 また、引継ぎ資料はメールで送ると流れてしまうため、すぐに参照できるように蓄積して共有しなければなりません。そこで、「引継ぎに関するやりとりと資料を手間なく共有できるツール」が求められます。 したがって、業務の引き継ぎを円滑にするには資料ごとにやり取りを残せるうえ、多階層のフォルダで引き継ぎ資料を適切に管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、資料の管理・共有に活用し、引継ぎ業務をスムーズに進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方や書くべき項目を紹介！

異動や退職時に引継ぎ書を作成すると、後任のメンバーに業務をスムーズに引き継ぐことができます。しかし、一から引継ぎ書を作るのは工数がかかるため、テンプレートやひな形を活用して、作業の負担を減らすことが推奨されます。 一方で、「引継ぎ書のテンプレートが見つからない」「見やすい引継ぎ書の構成が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、引継ぎ書のテンプレートや活用術を中心に紹介します。 異動目前だが、日々の業務が忙しすぎて引継ぎ事項を整理できていない部署長 暗黙知やトラブル時の対処法をどう伝えるべきか悩んでいる実務家 テンプレートを導入して業務の属人化を解消したいマネージャー 上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、短時間で簡単に引継ぎ書を作成し、スピーディーに情報共有する方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【無料】おすすめの引継ぎ書テンプレート・フォーマット5選1.1 【Word】作業や業務の流れが掴める引継ぎ資料のテンプレート1.2 【Word】自由度の高い引継ぎ書のサンプル1.3 【Excel】異動・退職時の業務引継ぎの報告書類のひな形1.4 【Excel】経理や会計、事務などの様々な引継ぎで使えるフォーマット1.5 【Word・Excel】シンプルで見やすい引継書の見本2 なぜテンプレートを埋めるだけでは引継ぎに失敗するのか？2.1 ナレッジを即作成・即アクセスできる「ナレカン」2.2 【見本】ナレカンを使った引継ぎ書のテンプレートの作成例3 【実践】暗黙知を形式知に変える3つの心得3.1 （1）トラブル時の初動とエスカレーション先を記す3.2 （2）数値の捉え方を書く3.3 （3）完成度は70%で良い4 【目的別】即戦力として使える引継ぎ書活用術4.1 初心者・新卒者向け4.2 経験者・中途採用者向け4.3 マネージャー・管理職向け5 現場の混乱をゼロにする！引継ぎ書の運用法5.1 Q&A形式で作る5.2 引継ぎ書の更新推奨日を作る6 分かりやすい引継ぎ書を最速で仕上げるテクニック7 引継ぎ書のテンプレートや活用術まとめ 【無料】おすすめの引継ぎ書テンプレート・フォーマット5選 引継ぎ書は、日常業務の合間を縫いながら作るため、短時間で完成させることが求められます。そこで、以下で紹介する5つのテンプレートを活用して、簡単に引継ぎ書を完成させましょう。 【Word】作業や業務の流れが掴める引継ぎ資料のテンプレート こちらは、Microsoftが提供するWordで使える引継ぎ書テンプレートです。 フォーマットに沿って必要な情報を入力するだけで、簡単に引継ぎ書を作成できます。画像を添付できる欄もあるため、作業手順や資料の内容を視覚的に分かりやすく伝えられる点もメリットです。 作業や業務の流れが掴める引継ぎ資料のテンプレートの詳細はこちら 【Word】自由度の高い引継ぎ書のサンプル こちらは、SILAND.JPが提供するWord形式の引継ぎ書テンプレートです。 表紙や見出し用の素材があらかじめ用意されており、自分好みにカスタマイズして資料を作成できます。ただし、自由度が高い分、ITに不慣れな方には操作が難しく感じられる可能性があるため注意が必要です。 自由度の高い引継ぎ書のサンプルの詳細はこちら 【Excel】異動・退職時の業務引継ぎの報告書類のひな形 こちらは、経費削減実行委員会が提供するExcel形式の業務引継ぎ書テンプレートです。ダウンロードするには、会員登録が必須になっています。 表があらかじめ用意されているため、項目に情報を入力するだけで引継ぎ書を作成できます。異動や転勤などで担当者が不在になる前の引継ぎ報告に便利ですが、業務の詳細な手順を記載する欄がないため、マニュアルとの併用が必要です。 異動・退職時の業務引継ぎの報告書類のテンプレートの詳細はこちら 【Excel】経理や会計、事務などの様々な引継ぎで使えるフォーマット こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、Excelで使える業務引継ぎ書のテンプレートです。 シンプルな形式の引継ぎ書なので汎用性が高く、経理や営業、事務など幅広い業務の引継ぎに利用できます。ただし、画像を挿入する欄がないため、テキストだけではやや読みづらくなる可能性があります。 経理や会計、営業などの様々な引継ぎで使えるフォーマットの詳細はこちら 【Word・Excel】シンプルで見やすい引継書の見本 こちらは、テンプレルンが提供するA4サイズの業務引継ぎ書のテンプレートです。ダウンロードするにはLINE登録が必要です。 ExcelやWordのほか、PDF形式でも配布されているため、社内共有や印刷しての配布など、さまざまな用途で活用できます。ただし、画像を挿入する欄がないため、テキストのみの資料となる点に注意が必要です。 シンプルで見やすい引継書の見本の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ なぜテンプレートを埋めるだけでは引継ぎに失敗するのか？ 以下では、テンプレートを埋めるだけでは引継ぎが成功しない理由を解説します。 業務を引き継ぐときは、「いつ・何をするのか」だけ伝えるのでは不十分です。「なぜこうするのか・どのように判断するのか」といった背景まで伝えないと、例外的な事態が起きたときに応用ができず、無意味な作業を続けてしまいます。 引継ぎ書をWordやExcelで作成しても、ファイルの管理場所が分からなくなったり、追記・更新した後の共有が面倒になったりするおそれがあります。従来の対策では業務の属人化は解消されず、特定のメンバーが不在になったときに現場が止まってしまいます。 そこで重要なのが、「テンプレート機能を備えた文書管理ツール」を導入することです。ツールを使えば、引継ぎ書の作成時間が短縮されるうえ、引継ぎ書の運用もしやすくなります。とくに「検索機能に優れたツール」であれば過去の引継ぎ書を最大限活用できるのです。 こうした条件に最も当てはまるのが、引継ぎ書を簡単に作成・管理・共有でき、高精度の検索機能も備えているツール「ナレカン」です。ナレカンには、引継ぎ書作成に活用できる「テンプレート」機能があるほか、「社内知恵袋」機能で暗黙知を引き出せるため、誰でも簡単に引継ぎ書を作成できるのです。 ナレッジを即作成・即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンを使った引継ぎ書のテンプレートの作成例 ここでは、ナレカンを使った引継ぎ書の作り方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい引継ぎ書を簡単に作成できます。 はじめに、記載する項目を決めて、引継ぎ書のテンプレートを作成します。[＋新規作成]をクリックして、作成を始めましょう。 テンプレートが完成したら、[保存]をクリックして作成完了です。 画面右下の [＋テンプレートから作成] をクリックし、引継ぎ書のテンプレートを選択します。 テンプレートに沿って記載すれば、引継ぎ書の完成です。画面右上の[公開する]をクリックして共有しましょう。 このように、ナレカンを使えば、必須項目を押さえた自作のテンプレートで見やすい引継ぎ書を簡単に作れます。 また、複雑な記法は必要なく、記事の下部にある[機能ボタン]をクリックすれば、表やチェックリストも簡単に「引継ぎ書テンプレート」として登録可能です。そのため、すべての社員が簡単に分かりやすい引継ぎ書を作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【実践】暗黙知を形式知に変える3つの心得 以下では、暗黙知を形式知に変える心得を3つ紹介します。下記の内容を参考にすると、ベテラン社員の頭の中にしかないナレッジを取り出せます。 （1）トラブル時の初動とエスカレーション先を記す 1つ目は、トラブル時の初動とエスカレーション先を共有することです。 過去に実際に起きたトラブルとその解決策を社内で共有すれば、類似事例が発生したときにスムーズに対応できるようになります。 また、エスカレーション先を記すときは、「～分調べて分からなかったら〇〇さんに電話」といった、具体的なタイムリミットと連絡手段を示しましょう。 （2）数値の捉え方を書く 2つ目は、数値の捉え方を書くことです。 ベテラン社員は、無意識に着目しているチェックポイントをいくつか持っています。ベテラン社員の頭の中にしかないチェックポイントを可視化するには、数値化して引継ぎ書に記すことが必要です。 「〇〇％以上なら正常」「〇〇％を切ったら上司に報告」「〇〇％以下は即停止」というように3段階で基準を示すと分かりやすいです。 （3）完成度は70%で良い 3つ目は、70%の完成度を目指すことです。 100%の引継ぎ書を作ろうとすると、完成する前に異動日が来るおそれがあります。そのため、70%の完成度を目指して引継ぎ書を作り、残りの30%は後任と対話しながら埋めましょう。 後任が実際に業務に取り組んで分からなかった部分を、文章化していくとよいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【目的別】即戦力として使える引継ぎ書活用術 以下では、「初心者・新卒者向け」「経験者・中途採用者向け」「マネージャー・管理職向け」それぞれの引継ぎ書活用術を紹介します。 初心者・新卒者向け 初心者・新卒者には、チェックリスト形式のテンプレートを活用してもらいましょう。 チェックリストに「○○の処理」とだけ書いても、新人社員はどのような手順で進めればよいか分かりません。「メールを開く→添付ファイルを保存する→…」といった動作レベルまで分解したチェックリストが必要なのです。 また、初心者は、ミスに気づかないことを最もおそれます。そのため、各工程の最後に「こうなっていれば完了」という合格基準を添えるとよいです。 経験者・中途採用者向け 経験者・中途採用者には、意思決定の背景を共有するようにしましょう。 他社でスキルを磨いてきた相手には、単に手順を示すより「なぜこのやり方になったのか」といった経緯を共有することが必要です。背景を伝えないと、経験者は過去に失敗した手法を再提案してしまいます。 また、経験者は自分のやり方を持っているため、「ここだけは変えてはいけない」というルールを明確にする方が、経験者の改善意欲を正しい方向へ導けます。 マネージャー・管理職向け マネージャー・管理職には、リスクになりそうな箇所を共有しましょう。 承認ルートや予算権限をまとめた一覧表を作り、口頭での暗黙の了解になっている箇所がないかを確認しましょう。 また、管理職は予期せぬトラブルを嫌うため、事前にトラブルの火種を伝えることが不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 現場の混乱をゼロにする！引継ぎ書の運用法 以下では、引継ぎ書の運用法を2つ解説します。以下のポイントを守れば、現場が混乱することなく業務を引き継げます。 Q&A形式で作る 1つ目は、引継ぎ書をQ&A形式で作ることです。 引継ぎ期間中に後任から出た質問を、「Q&A」として引継ぎ書に記します。とくに、繰り返し聞かれた箇所は重点的に引継ぎ書に落とし込むようにしましょう。 とくに、「〇〇が起きなかったら？」といった例外対応の判断を示しておくと、信頼される引継ぎ書に仕上げることができます。 引継ぎ書の更新推奨日を作る 2つ目は、引継ぎ書の更新推奨日を作ることです。 ワークフローは変化し続けるものであるため、引継ぎ書を更新しないと情報が古くなって誰からも読まれなくなります。 そこで、「2ヶ月に1回」「プロジェクト終了時」というように更新頻度を決め、更新推奨日をカレンダーに登録するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい引継ぎ書を最速で仕上げるテクニック 以下では、分かりやすい引継ぎ書を最速で仕上げるテクニックを3つ紹介します。 if-thenルールで書く 「もしAならBする、そうでなければCする」という構文を使って簡潔に記し、読み手の迷いをなくしましょう。 ゼロから書かない 顧客からのメールや過去に自分が部下に指示したチャットなどから、テキストをコピー&ペーストしましょう。 質問を募集する 募った質問をもとに引継ぎ書を作ることで、後任が求めている情報が載った書類に仕上げられます。 引継ぎ書の作成に時間がかかっている方は、以上のポイントを参考にして活用され続ける引継ぎ書を作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ書のテンプレートや活用術まとめ ここまで、引継ぎ書のテンプレートや活用術を紹介しました。 引継ぎ書はテンプレートを使えば短時間で作れるものの、WordやExcelで作成するとファイルが増えて管理に手間がかかります。また、様々な業務に関する引継ぎ書が混在して、なかなか必要な書類に辿り着けないこともあります。 そこで、引継ぎ書の作成から管理や共有まで効率よく実行できるツールを導入しましょう。加えて、高度な検索機能を備えたものであれば、必要なファイルがストレスなく見つかります。 結論、自社で導入すべきITツールは、AIによる検索機能を備え、作成・共有・管理を一元化できるアプリ「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズな引継ぎを実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方や書くべき項目を紹介！

年度末や人事異動のときは仕事の引き継ぎが多くなりがちですが、重要な情報を伝え忘れてしまうとトラブルになりかねません。そのため、前任者から後任者へ漏れなく情報伝達することが大切です。 しかし、「引継ぎがスムーズにいかず、ストレスを感じてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事の引き継ぎでイライラ・ストレスを感じる原因や、引き継ぎ業務のストレスをなくす方法を中心に紹介します。 仕事の引継ぎにストレスを感じており、解消したい 仕事の引継ぎでイライラする原因を知りたい 引継ぎ業務をスムーズにできるITツールを探している という方は本記事を参考にすると、引き継ぎ業務の手間を減らす方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事の引き継ぎで前任者がイライラする原因2 仕事の引き継ぎで後任者がイライラする原因3 退職や異動のときの引き継ぎあるある4選3.1 精神的にストレスを感じる3.2 十分な時間を設けられない3.3 引き継ぎ用のマニュアルがない3.4 必要な資料が見つからない4 ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツとは4.1 （1）引き継ぐ時間を確保する4.2 （2）情報を過不足なく伝える4.3 （3）ITツールを活用する5 【必見】引き継ぎ業務のイライラ・ストレスをなくす方法とは5.1 最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「ナレカン」5.2 ナレカンを使った引継ぎ資料の作成例6 よくある質問｜引き継ぎを受ける新人がやるべきこと7 仕事の引き継ぎのストレスをなくす方法まとめ 仕事の引き継ぎで前任者がイライラする原因 以下では、仕事の引継ぎで前任者がイライラする原因を解説します。 仕事の引き継ぎのときに前任者が業務の説明をしても、後任者が業務内容をなかなか覚えてくれなかったり、同じことを何度も聞いたりすると、前任者は「仕事を覚える気がない」と感じ、イライラします。 そのため、後任者は自分で必要なことをメモしたり、わからないことを聞く前に自分でマニュアルを確認したりする習慣をつけましょう。また、前任者は後任者にとって使いやすいマニュアルを準備することが大切です。 しかし、前任者が毎回一から引き継ぎマニュアルを作成していると負担が大きいので、普段から「ナレカン」などのITツールに業務の進め方を記録しておくと便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎで後任者がイライラする原因 仕事の引き継ぎで前任者の説明が曖昧だったり説明に抜け漏れがあったりすると、後任者はスムーズに業務に取り組めず、ストレスを感じます。 そのため、前任者はマニュアルを渡して終わりではなく、口頭で直近の状況や課題点などを適切に補足して説明しましょう。 引き継ぎは一方通行の情報伝達にならないように、互いにコミュニケーションを取りながら進める必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 退職や異動のときの引き継ぎあるある4選 ここでは、退職や移動のときの引き継ぎあるある4選をご紹介します。以下を参考に、引き継ぎで起こりがちなトラブルや解消法について理解を深めましょう。 精神的にストレスを感じる 引き継ぎのときには精神的なストレスを感じやすいことがあるあるとして挙げられます。 退職・部署移動などで環境が変わったり、自身の心身の健康が万全でないと、引き継ぎ業務に対して精神的なストレスを感じがちです。また、後任に仕事を引き継ぐこと自体が「めんどくさい」とハードルが高く感じやすいのです。 引き継ぎにかかる時間や作業量が見えないことがストレスを生む原因なので、まずは業務を洗い出し引き継ぎ完了日までにどこまで対応できるのかを明らかにしましょう。スケジュールが決まれば後任者やほかのメンバーにも相談しやすくなり、先が見えます。 十分な時間を設けられない 引き継ぎあるあるとして、十分な時間を設けられないことも挙げられます。 異動のときは、引き継ぎに加えて関係者への挨拶や荷物の整理といった業務が必要になります。結果として、引き継ぎの準備に十分な時間を割けず、伝え忘れが発生してしまうのです。 重要な情報を伝え忘れると、異動後に後任者が問い合わせる手間が発生したり、業務が遅滞したりする恐れがあります。そのため、引き継ぎをするときは、スケジュールに余裕を持たせるのがおすすめです。 引き継ぎ用のマニュアルがない 引き継ぎ用のマニュアルがないことも、引き継ぎあるあるのひとつです。 引き継ぎは日常的に実施する業務ではないので、マニュアルが用意されていないケースが多々あります。また、マニュアルがある企業でも、更新する社員がいないため使われずに放置されているのです。 また、マニュアルがなければ引き継ぎの手順を一から調べなければならないので、手間と時間がかかります。したがって、引き継ぎ業務をスムーズにするために、早急にマニュアルを整備しましょう。 必要な資料が見つからない 必要な資料が見つからないことも、引き継ぎでのあるあるのひとつです。 手書きで引き継ぎノートをつくると、確認したいことをすぐに見つけられないので面倒です。Wordで代替する方法もありますが、印刷やメールで共有する手間がかかるうえ、ファイルが社内のどこに保管されているかわからなくなる恐れがあるのです。 このように、紙やWordは引き継ぎ書の共有・管理に難があります。そこで、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能が充実したITツールを使えば、必要な書類を探し出すストレスがなくなるのです。 したがって、引き継ぎ書を活用しやすい仕組みをつくりたい方は、たとえば「ナレカン」などの業務マニュアルや仕事で使うデータファイルの共有・管理ができるITツールを活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツとは ここでは、ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツをご紹介します。以下のポイントを押さえて、スムーズに業務を引き継ぎましょう。 （1）引き継ぐ時間を確保する 引き継ぎには十分な時間を確保する必要があります。 引き継ぎでは、口頭で補足したり質問を受け付けたりする時間が必要です。そのため、直接コミュニケーションをとる時間は、必ず確保しなければなりません。 しかし、互いに担当業務をいくつも抱えているため、なかなか引き継ぎができないケースもあります。したがって、1週間以上前からスケジュールを相談するなど、余裕を持って引き継ぎを進めましょう。 （2）情報を過不足なく伝える 引き継ぎでは、必要な情報を過不足なく伝えなければなりません。 「これは分かるだろう」と主観的に判断して説明を省略しすぎると、後任者が誤った認識をもつ可能性が高まります。したがって、必要な情報は漏れなく伝えましょう。 また、業務内容に加えて、各クライアントの特徴や過去のトラブルと対処法など経験を交えて仕事のノウハウも伝えれば、次の担当者がスムーズに仕事をはじめられます。 （3）ITツールを活用する スムーズに引き継ぎするには、ITツールを活用しましょう。 引き継ぎ資料を都度前任者が作成していると、時間と手間がかかるうえ、伝える内容にばらつきが生じます。また、引き継ぎ資料を渡しても、ファイルの保管場所がわからなくなっては意味がありません。 そこで、ITツールを活用するとテンプレート機能や情報を整理する機能で、引き継ぎ資料の作成・管理が円滑化するのです。とくに、「ナレカン」のような簡単に使いこなせるツールだと前任者・後任者ともに操作に迷わず引き継ぎが実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】引き継ぎ業務のイライラ・ストレスをなくす方法とは 以下では、引継ぎ業務のイライラやストレスをなくす方法をご紹介します。 仕事の引継ぎ業務は、限られた時間でスムーズに進めることが重要ですが、口頭での説明だけでは後任者が業務をなかなか覚えられずストレスになりがちです。そのため、マニュアルや資料の活用が必須ですが、普段から業務の情報を蓄積しておかなければ作成に時間がかかってしまいます。 そこで、「業務の情報を残せるナレッジ管理専用ツール」を導入し、日頃から業務の進め方やノウハウを蓄積しておけば、マニュアルや資料の作成が簡単になり引継ぎ業務がスムーズになります。ただし、蓄積した業務の情報や作成したマニュアルに即アクセスできなければ、引継ぎのイライラを解消できません。 結論、引継ぎのイライラを解消するために導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を蓄積し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「キーワード検索」は、平均0.2秒でヒット率100％の超高度検索なので、引継ぎの前任者・後任者が欲しい情報に即アクセスできるため引継ぎ業務をスムーズに進められます。また、テキストだけでなく画像やファイルの添付が可能なので、社内のあらゆる情報を多様な形式で蓄積できるのです。 最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った引継ぎ資料の作成例 ナレカンの記事では、テキストや画像のほか、目次や表を作成できるので後任者が理解しやすい引継ぎ資料の作成が可能です。以下は、実際にナレカンを使って作成した引継ぎ資料です。 また、引継ぎ資料をテンプレートに登録しておけば、社内のフォーマットを整えられるだけでなく、急に引継ぎが必要になった場合でもスムーズに引継ぎ資料を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ よくある質問｜引き継ぎを受ける新人がやるべきこと 引き継ぎを受ける新人がやるべきことは、以下の3つが挙げられます。 引き継ぎ書があってもメモを取る 業務の進め方が引き継ぎ書にまとまっていても、知識を深めたりミスを未然に防いだりするためには、メモを取りながら引き継ぎを受けることが重要です。メモを取ればマニュアルに書かれていない仕事のポイントも忘れずに残しておけます。 引き継ぎ後の不明点は誰に質問すべきか確かめる 異動・退職による引き継ぎが発生したときには、後任者は前任者に質問ができなくなってしまいます。そのため、とくに新人の場合は「引き継いだ業務に関する不明点があった場合、誰に質問すべきか」確認し、業務が滞らないようにしておきましょう。 前任者のノウハウを聞く 引き継ぎで渡される書類がない場合やマニュアルのみの場合、前任者がもつノウハウも確認しましょう。たとえば、過去の成功事例・失敗事例を質問しておけば、自身が業務を進めるときに最適な対応ができます。 このように、引き継いた業務をスムーズに対応できるようにするには、積極的に前任者に質問し、内容を漏れなく記録しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎのストレスをなくす方法まとめ ここまで、引き継ぎのストレスの原因と対処法や引き継ぎあるある3選を中心に解説しました。 引き継ぎが上手くいかなければ、前任者と後任者の双方に負担がかかり、お互いの業務が滞ります。そのため、日ごろから作業マニュアルを作成したりノウハウを共有したりして、退職や部署移動があっても引き継ぎが短時間で終わる仕組みづくりが必要です。 そこで、情報共有ツールを使えば、簡単に資料の作成・共有・管理が可能なため、前任者・後任者の両者にとって負担の少ないスムーズな引継ぎができます。ただし、シンプルなITツールでなければ従業員が使いこなせないので注意しましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、マニュアルをはじめとした情報を誰でも簡単に記録・共有できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、引き継ぎのストレスをなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方や書くべき項目を紹介！

企業活動において「帳票」は重要な資料であり、適切な管理が求められます。また、業界や利用シーンによって異なる意味合いで使われるため、帳票とは何か正しく理解する必要があるのです。 しかし、「帳票とはどのような書類を指すのか、認識が曖昧になっている」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、帳票の種類や保管期間に加え、電子化する方法まで網羅的にご紹介します。 帳票の役割や、伝票や帳簿との違いを分かりやすく教えてほしい 社内の帳票が煩雑化しており、保管期間を守れておらず困っている 帳票をはじめとする重要な書類の管理体制を整えたい という方はこの記事を参考にすると、帳票の意味や種類が分かるうえ、帳票が管理しやすくなる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 帳票のとは1.1 帳票とは1.2 帳票の役割とは1.3 伝票、帳簿との違い2 帳票管理の保管期間3 各業界における「帳票」の種類3.1 製造業における「帳票」3.2 銀行における「帳票」3.3 医療における「帳票」4 帳票を紙で管理するデメリットとは？5 【要注意】帳票を電子化するにあたっての法的要件とは6 【必見】帳票管理の電子化におすすめの方法6.1 社内の経理書類を最も適切に管理できるツール「ナレカン」7 帳票の種類や保存期間、電子化する方法のまとめ 帳票のとは ここでは、帳票の一般的な意味や、伝票・帳簿との違いを紹介します。まずは以下の内容を踏まえて、帳票の概要を把握しましょう。 帳票とは 帳票とは、企業の経営活動において作成された”帳簿”や”伝票”を総称したものです。 帳票は、取引や会計に関する直接的な「経理書類」だけでなく「経営に関わる書類全般」が該当します。そのため、具体例としては「年次有給休暇の管理簿」「備品購入のレシート」なども帳票に当てはまるのです。 ＜一般的な帳票の具体例（一部）＞ 見積書・発注書・請求書 自社製品の配送に関する記録 備品購入のレシート・領収書 有給休暇の管理表 このように、企業の経営において費用を伴う活動に関連する書類はすべて帳票に含まれると言えます。 帳票の役割とは 帳票の主な役割には、以下の2つが挙げられます。 1つ目は、取引の内容やそれに伴うお金の流れを確認し、経営状況を客観的に捉えるためです。過去の取引内容やそれに伴うお金の動きを明確にすることで、経営課題を洗い出すと同時に、今後の経営方針を決めるにあたっての判断材料にできます。 2つ目は、一定以上の事業所得がある場合に必要となる「確定申告」の書類を作成するためです。万が一、作成した書類に不備や仮装隠蔽があれば、追徴課税※1や重加算税※2が発生する可能性があるため、適切な管理が求められます。 ※1：正しく納税されていなかった場合に、差額の徴収を受けること。 ※2：申告内容が悪質だった場合に、罰金・利息的な意味合いで課税される税のこと。 伝票、帳簿との違い 帳票は、伝票や帳簿とは意味が異なります。具体的には以下の位置関係にあります。 以上のように、”伝票”と”帳簿”は、それぞれ役割が異なるものの、”帳票”を作成するうえではどちらも重要な書類となるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 帳票管理の保管期間 帳票は、経営をしていくうえで重要な書類であるのはもちろん、法令でも保存期間が定められています。 たとえば、帳票に含まれる帳簿書類は、国税庁のHP「No.5930 帳簿書類等の保存期間」で記載されているように、事業年度の確定申告の提出期限の次の日から7年間保管しなければなりません。 したがって、帳票は適切に社内保管し、必要なときにすぐに内容を確認可能な状態を整えることが不可欠です。また、「ナレカン」のように情報の記録・管理が完結するITツールを導入すれば、目的の書類が見つけやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 各業界における「帳票」の種類 帳票は経営に関する書類を幅広く差すため、業界によってどのような書類が帳票にあたるかが異なります。そこで以下では、各業界における帳票の種類を紹介します。 製造業における「帳票」 製造業においては、たとえば以下のような書類が帳票に該当します。 工場の作業指示書 業務日報 製品製造に利用する設備の点検表 このように、製造工程に関する幅広い書類が「帳票」に当たります。 銀行における「帳票」 銀行では、一般的に以下のような書類が帳票に該当します。 入金申込書 払戻請求書 振込依頼書 税金・公共料金等納付依頼書 上記のような銀行における「帳票」は、各銀行のHPでも該当書類の確認が可能です。 医療における「帳票」 医療においては、たとえば以下のような書類が帳票に該当します。 問診票 健康診断票 介護記録 臨床検査記録 診療報酬の明細書 したがって、患者と病院側の双方に関係する記録が「帳票」と定義されていると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 帳票を紙で管理するデメリットとは？ 帳票を紙で管理するデメリットには、主な理由には以下3つが挙げられます。 帳票管理の負担が大きい 帳票は一定期間保存しておくことが大前提となります。そのため、紙による管理では、取引先や期間ごとに仕分けたり、ファイルリングしたりしなければならず”管理の負担が大きい”のです。 帳票を探し出すのに時間がかかる 場合によっては、監査調査で帳票の提出を求められるケースがあります。しかし、膨大な量な資料のなかから、指定された帳票を目視で探し出すのは時間がかかるため、ほかの業務を圧迫しかません。 セキュリティ面で懸念が残る 紙媒体で帳票を管理する場合、保管場所を確保しなければならないため、古いデータは別の倉庫に移すことがあります。しかし、移動する過程で帳票が紛失してしまったり、雨漏りなどの災害により破損してしまったりする危険性が伴うのです。 また、昨今ではテレワークを導入する企業が増えている一方、「紙媒体による管理」から脱却できていない企業ではテレワークを定着させるのは困難です。そのため、DX化によって業務の効率化を高めている企業に、競争率で負けてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【要注意】帳票を電子化するにあたっての法的要件とは 帳票を紙媒体で管理し続けるのは、デメリットが大きいため、電子化するのがおすすめです。ただし、2021年の電子帳簿保存法改正によって、帳票の電子化が認められるのは、以下の法的要件を満たす場合のみです。 つまり、以下の法的要件を満たしていない場合は「紙媒体による保管」をしなければならない点に注意しましょう。 真実性の確保：保管したデータが改ざんされないこと。 可視性の確保：取引年月日・取引金額・取引先で検索できること。 以上のことから、帳票を電子化するときは「セキュリティ性」と「検索性」の高いシステムを選ばなければなりません。たとえば、生成AIを活用した検索機能に加え、国際情報セキュリティ規格「ISO27001」を取得している「ナレカン」であれば、いずれの要件も満たせています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】帳票管理の電子化におすすめの方法 以下では、帳票管理を電子化するのにおすすめの方法をご紹介します。 帳票は重要な社内情報であり、適切な管理が求められます。仮に帳票管理が煩雑になれば、管理者の負担が増えることはもちろん、必要な情報が見つからず経営状況の把握が困難になるリスクが高まるので注意が必要です。 ただし、帳票を電子化するにあたっては、電子帳簿保存法改正の規定に伴い「真実性の確保」と「可視性の確保」ができることが大前提です。したがって、強固なセキュリティ体制のもと、必要な情報に即アクセスできるシステムを選びましょう。 結論、帳票をはじめとする書類の電子化には、生成AIを活用した超高精度の検索性と、大企業でも安心して導入できる安全性を備えたツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定したり、アクセスログを確認したりできるため”真実性の確保”について心配ありません。また、「ファイル内検索」や「タグ検索」によって必要な情報をすぐに見つけられるので、”可視性の確保”も実現可能です。 社内の経理書類を最も適切に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 帳票の種類や保存期間、電子化する方法のまとめ これまで、票の種類や保存期間、電子化する方法を中心にご紹介しました。 帳票は、企業の経営活動に関する書類全般を指します。業界によって具体的に該当する文書は異なるものの、経営状況の把握と法令順守の観点から、帳票は正しく管理することが重要です。 そこで、帳票に関する情報を「ITツール」上に集約すれば、データベース化されて目的の内容を探しやすくなります。ただし、帳票を電子化するにあたっては「改ざんリスクがないこと」「取引先や金額などで検索できること」が法的要件となる点に注意が必要です。 結論、自社の帳票管理を電子化するのであれば、ヒット率100%の検索機能に加えて、大企業でも安心して利用できるほどのセキュリティを備えたツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、帳票をはじめとする社内の書類管理を電子化しましょう。 参考：帳票の記入ミスはなぜ起こる？どう防ぐ？|株式会社コデックス 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業務引き継ぎ書があれば、社員が退職したり異動したりするときでも後任者がスムーズに業務に対応できるようになります。また、引き継ぎ内容を文章として残しておけば、繰り返し見返せるため、ミスの防止にもつながるのです。 しかし、なかには「業務引き継ぎ書の書き方が分からない」「引き継ぐ業務が多すぎて、対応が間に合わない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務引き継ぎ書の作り方や書くべき項目を中心にご紹介します。 業務引継書に書くべき内容・作り方を知りたい 業務引継書の無料のテンプレートを使用したい 業務引継書の作成・共有・管理に便利なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、引き継ぎ書の作成だけでなく、作成後の共有・管理まで効率化できる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 引き継ぎ書とは1.1 なぜ引継書は必要なのか1.2 【目的別】業務引き継ぎ書するときの注意点1.3 「引き継ぎ書」と「マニュアル」の違い1.4 【何を書けばいい？】業務引き継ぎ書に書くべき項目2 ＜例文あり＞業務引継書の作り方2.1 ステップ1｜スケジュールを立てる2.2 ステップ2｜業務を洗い出して整理する2.3 ステップ3｜項目に沿って記載する2.4 ステップ4｜フィードバックを受ける3 【Excel・Word】業務引継書の無料テンプレート4選3.1 Excel｜シンプルな業務引継書のテンプレート3.2 Excel｜業務フローを細かくまとめられるテンプレート3.3 Word｜図や画像を自由に添付できる業務引継書のテンプレート3.4 Word｜引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート4 業務引き継ぎ書を紙・Word・Excelで作成するデメリット5 【必見】最も簡単に業務引き継ぎ書を作成・共有できるツール5.1 テンプレートで効率よく引き継ぎ書を作成できるツール「ナレカン」5.2 「ナレカン」を使った営業事務職の引き継ぎ書作成例6 業務引き継ぎ書を作成する3つのメリット6.1 （1）属人化を防止できる6.2 （2）引き継ぎがスムーズになる6.3 （3）ナレッジとして蓄積される7 見やすい業務引き継ぎ書を作成する3つのポイント7.1 （1）情報を過不足なく書く7.2 （2）図やグラフを活用する7.3 （3）ほかの業務とのつながりを明確にする8 見やすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートまとめ 引き継ぎ書とは 引き継ぎ書とは、業務の担当者が変更するときに、後任者へ引き継ぐ業務の内容や進捗を記載した文書です。以下では、業務引き継ぎ書が必要になるシーンや、マニュアルとの違いを解説します。 なぜ引継書は必要なのか 引継書は、後任者がスムーズに業務をおこなうためだけではなく、新人教育やリスク管理としても役立てられます。 引継書に業務内容や顧客情報、対応方法などが具体的に明記されていれば、新人教育・研修にかかる時間が短縮されます。また過去のトラブルを参考にすることで、将来的に起こり得るトラブルを未然に防げたり、解決策を講じたりしやすくなるのです。 このように、引継書には業務の引継ぎ以外にも、新人教育・リスク管理にも活用できるため、企業全体の成長につながります。 【目的別】業務引き継ぎ書するときの注意点 業務引き継ぎ書を作成する主な目的は、業務担当者の変更後もスムーズに業務をおこなえるようにすることです。以下は、業務引き継ぎ書が必要になるシーンです。 営業 営業では、担当者と顧客との信頼関係が売上に直結するといっても過言ではありません。そのため、引継ぎをおこうなうときは、顧客情報の共有だけでなく、顧客に対して誠意をもって説明し既存の関係性を維持できるようにしましょう。 事務 事務職は、業務を進めるにあたって複数のシステムを活用していることがあります。そのため、業務内容だけでなく、使用するシステムについても記載することで、後任者がスムーズに業務をおこなえます。 人事異動・退職 人事異動や退職するときは、引継までの期間が限られているため、引き継ぎの優先順位を明確にする必要があります。そのため、前任者がいなくなるまえに、後任者が疑問点・不明点を直接聞けるようにしましょう。 このように、引き継ぎ書は「業務の担当者が変わるタイミング」で必要となります。それぞれの状況に合わせて、誰でも分かりやすい引き継ぎ書の作成を心がけましょう。 「引き継ぎ書」と「マニュアル」の違い 業務引き継ぎ書とマニュアルでは、記載内容に違いがあります。 業務引き継ぎ書は、引き継ぐ業務の内容や留意点、未処理の項目などを詳細に記した文書です。一方、マニュアルは業務全体のプロセスや手順を詳細に伝える文書であり、未処理の項目などは記載しません。 このように、業務引き継ぎ書は「後任者へ向けた文書」であるのに対して、マニュアルは「組織全体へ向けた文書」と言えます。業務を引き継ぐときは、両者を併用すると、伝達事項の抜け漏れを防げるのです。 【何を書けばいい？】業務引き継ぎ書に書くべき項目 業務引き継ぎ書の書き方例を、項目別にご紹介します。 前任者・後任者 前任者：田中 太郎 後任者：山田 花子 業務の概要 業務内容 月次レポートの作成（売上分析、顧客データ集計） 取引先とのスケジュール調整および会議設定 社内プロジェクト「新製品A」の進捗管理および資料作成 進捗状況 月次レポート: 最新データを反映済み（次回更新期限: 2月10日） 取引先スケジュール調整：3月末までの予定は確定済み プロジェクト「新製品A」：試作段階終了、詳細設計フェーズ開始 業務で得た知識 売上分析：「ピボットテーブル」を使用することで効率的に集計できる スケジュール調整：Googleカレンダーの「共有機能」を活用すると、相手方との調整がスムーズになる 資料作成：「Canva」で作成したグラフは見やすく好評だった 注意すべき点とイレギュラーへの対処法 注意すべき点 月次レポートの締切が短いため、前月末までにデータ確認を済ませておくこと 顧客対応時、スケジュール変更の要望が多いので、必ず記録を残すこと イレギュラーへの対処法 急なデータ修正依頼が来た場合、担当者（佐藤課長）に優先度を確認する 会議のキャンセルが発生した場合、迅速に他の日程を調整し、関係者にメールで周知する 未処理の業務内容 プロジェクト「新製品A」の詳細設計フェーズにおける担当タスク（締切: 1月末） 2月の取引先訪問スケジュールの確定作業が未完了 関連資料の保管場所一覧 月次レポートテンプレート：社内サーバー > Reports > Monthly > Template.xlsx プロジェクト資料：社内サーバー > Projects > 新製品A 顧客データ：社内サーバー > Clients > 2025年版顧客リスト.xlsx 営業先など社内外関係者の連絡先 取引先A社：佐藤 一郎（佐藤商事 営業部） / 090-1234-5678 / [email protected] 取引先B社：山本 花子（山本産業 マーケティング部） / 080-9876-5432 / [email protected] 社内プロジェクトリーダー：中村 太一（研究開発部） / 内線:1234 / [email protected] このように、箇条書きなどを活用して、後任のメンバーが業務をイメージしやすいように、簡潔にまとめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜例文あり＞業務引継書の作り方 ここでは、業務引き継ぎ書の作り方を4ステップで解説します。以下の手順を押さえれば、抜け漏れの無い引き継ぎ書をスムーズに作れるので必見です。 ステップ1｜スケジュールを立てる はじめに、引き継ぎまでにどの程度日数・時間が取れるかを確認し、引き継ぎスケジュールを立てます。 事前にスケジュールを立てると、予定通りに進んでいるかを定期的に確かめられます。退職や異動前は引き継ぎまでの期間が決まっており、慌ただしくなるため、余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。 具体的には、引き継ぎの1週間前までに、引き継ぎ書の作成を終わらせることができれば、スムーズに引き継ぎを進められます。 ステップ2｜業務を洗い出して整理する 次に、業務内容を洗い出して整理します。 引き継ぐ業務内容を洗い出して、それぞれの目的や要点に沿って整理しましょう。また、業務を洗い出すなかで「無駄な作業」や「課題点」を明確にしておくと、今後の業務改善につなげられます。 業務を整理しないまま引き継ぎ書を作成すると、伝達事項の抜け漏れにつながるので、あらかじめまとめておきましょう。 ステップ3｜項目に沿って記載する 業務を整理したら、項目に沿って引き継ぎ書を作成します。 業務引き継ぎ書を書くときは、上記例文のように太字や箇条書きを使って、見やすくまとめましょう。また、字下げを活用すると、業務全体を構造的に理解しやすくなります。 このように、引き継ぎ書を書くときは、読み手を意識して作成することで、わかりやすい文章となるのです。 ステップ4｜フィードバックを受ける 最後に、上司や同僚からフィードバックを受けましょう。 一人で引き継ぎ書を作成すると、業務や記載内容の抜け漏れが生じる可能性があります。したがって、上司や同僚など、ほかの社員からフィードバックをもらい、必要な情報に過不足のない内容にすることが重要です。 しかし、ExcelやWordで引き継ぎ書を作成すると、ファイル開封・添付に手間がかかります。一方、コメント機能や承認機能を搭載した「ナレカン」のようなツールであれば、確認がスムーズになるうえ、瞬時にフィードバックを受け取れるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel・Word】業務引継書の無料テンプレート4選 ここでは、Excel・Wordで使える業務引継書の無料テンプレートをご紹介します。テンプレートを使うと、一から項目を記載する手間が省けて便利です。 Excel｜シンプルな業務引継書のテンプレート こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する「シンプルな業務引き継ぎ書のテンプレート」です。 「前任者・後任者」「引継内容」「備考」などの必要最低限の項目が記載されており、さまざまな場面で汎用的に利用可能です。また、チェック欄が用意されているので、引き継ぎ内容の確認漏れを防げます。 シンプルな業務引き継ぎ書のテンプレートの詳細はこちら Excel｜業務フローを細かくまとめられるテンプレート こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「業務フローを細かくまとめられるテンプレート」です。 引き継ぐ業務内容を、手順に沿って細かくまとめられます。また、業務の大まかな概要が見出しで示されているので、一目で内容を把握できます。 業務フローを細かくまとめられるテンプレートの詳細はこちら Word｜図や画像を自由に添付できる業務引継書のテンプレート こちらは、Microsoftが提供する「図や画像を自由に添付できる業務引き継ぎ書のテンプレート」です。 カラフルなレイアウトなうえに、画像添付も可能で、視覚的にわかりやすい引き継ぎ書を作れます。また、ポイントを3つ記載可能なため、前任者が最も伝えたいことを見やすくまとめられます。 図や画像を自由に添付できる業務引き継ぎ書のテンプレート Word｜引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート こちらは、業務用テンプレートが提供する「引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート」です。 引き継ぎ事項と、関連資料を一覧で簡潔にまとめられます。ただし、「注意点」や「ノウハウ」などの記入欄はないので、別途詳細にまとめた資料が必要です。 引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務引き継ぎ書を紙・Word・Excelで作成するデメリット 業務引き継ぎ書を紙やWord、Excelでつくると、「管理・共有に手間がかかる点」と「手元ですぐに確認できない点」に注意しなければなりません。 紙の引き継ぎ書では、印刷のコストがかかるうえに、資料を持ち運ぶ手間がかかります。また、WordやExcelは「スマホやタブレットからは使いづらい」「メールで共有するのが面倒」「開くのに5秒かかる」などのデメリットがあり、社員にとってストレスです。 このように、紙やWord、Excelで引き継ぎ書を作成すると、作成後の管理・共有が面倒です。そこで、「引き継ぎ書の作成・管理・共有を一元的にできるツール」を活用して、引き継ぎ書に関するあらゆる手間を省きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単に業務引き継ぎ書を作成・共有できるツール 以下では、引き継ぎ書を最も簡単に作成・管理できるツールをご紹介します。 引継書は業務を効率的におこなううえで必須のため、誰でも簡単に作成・管理できなければなりません。Excelやwordで作成すると、ファイルを開くのに時間がかかったり、ITスキルが低いと作成するのに時間がかかったりします。 そのため、「直感的な操作で引継書を作成し簡単に一元管理できるツール」を使用しましょう。また、必要なときに引継書をすぐに見つけられるよう、充実した検索機能も必須です。 結論、引継書の作成・管理に最適なのは操作性がシンプルで簡単に引継書を作成・管理でき、充実した検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、操作がシンプルなので、簡単に引継書を作成・添付したり、関連する資料を保存したりすることができます。また、「添付ファイル・画像内検索」もあるので、引継書と一緒に保管している業務資料ファイルから欲しい情報を絞り込めるのです。 テンプレートで効率よく引き継ぎ書を作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「ナレカン」を使った営業事務職の引き継ぎ書作成例 以下は「ナレカン」を使って作成した営業事務職の引き継ぎ書の例です。 このように、ノート形式の「記事」にテキストを入力していくだけの、シンプルな操作性が特徴です。また、太文字にして強調したり、下線で区切ったりもできるので、見やすい引き継ぎ書が簡単につくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務引き継ぎ書を作成する3つのメリット ここでは、業務引き継ぎ書をつくる3つのメリットを解説します。以下のメリットを押さえて、自社でも引き継ぎ書を最大限に活用しましょう。 （1）属人化を防止できる 1つ目のメリットは、属人化を防止できることです。 業務引き継ぎ書があれば、業務の内容や進捗が見える化して、周囲に共有されます。そのため、業務の属人化や、担当者が変更した場合のトラブルを未然に防げるのです。 とくに、他部署と連携して進めていくような業務において、引き継ぎが不十分では、ほかの部署にまで迷惑をかけてしまう恐れがあります。そのため、後任者が今後関わっていくメンバーと良好な関係を築いていくためにも、漏れのない引き継ぎ書を作成しましょう。 （2）引き継ぎがスムーズになる 2つ目のメリットは、引き継ぎがスムーズになることです。 業務引き継ぎ書があれば、引き継ぐ業務の概要が一目で分かるうえ、確認したいときに何度も見返せます。そのため、前任者に都度質問する手間がなくなり、円滑に作業を進められるようになるのです。 ただし、WordやExcelの業務引き継ぎ書は、スマホでは読みづらいため、手元ですぐに確認できず不便です。したがって、業務引き継ぎ書を作成するときは、スマホからもサクサク使えるITツールを使いましょう。 （3）ナレッジとして蓄積される 3つ目のメリットは、ナレッジとして蓄積されることです。 実際の業務を通して得た知識や、留意すべき点を引き継ぎ書に記載すれば、ナレッジとして今後の業務に活用できます。ナレッジを蓄積・共有する環境を整えることができれば、経験の浅い社員でも、業務の質を落とさずに作業に取り組めるのです。 ただし、ナレッジとして活用するには、報告書を見たいときに、すぐに取り出せるよう管理する必要があります。そこで、超高精度な検索機能を持ち、社内のあらゆる情報を集約している「ナレカン」のようなツールが不可欠なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすい業務引き継ぎ書を作成する3つのポイント 業務引き継ぎ書は作成して終わりではなく、継続的に運用されなければなりません。したがって、「活用される引き継ぎ書」をつくるために、以下のポイントを押さえましょう。 （1）情報を過不足なく書く 1つ目のポイントは、情報を過不足なく書くことです。 引き継ぎ書に抜け漏れがあると、後任者がスムーズに作業を進められなかったり、ミスを起こしたりする事態につながります。したがって、項目の過不足がないかを時系列で確認して、抜け漏れを防ぎましょう。 ただし、情報に抜け漏れがなくても読む人に伝わらないと意味がないため、専門用語や定性的な表現は避け、誰が読んでも確実に理解できる引き継ぎ書にしましょう。やむをえず専門用語を記載する場合は、用語の意味も合わせて記載すると分かりやすくなります。 （2）図やグラフを活用する 2つ目のポイントは、図やグラフを活用することです。 文字ばかりの引き継ぎ書は読みづらいので、飛ばし飛ばしで読まれてしまうケースも少なくありません。また、業務によっては文章では説明しづらい部分もあるため、書いたとしても相手に理解されない恐れがあります。 一方、図やグラフがあればメリハリをもって読み進められるだけでなく、作業の流れを視覚的にイメージしやすくなります。また、以下のように、画像内のテキストまで検索可能な「画像内検索」機能がある「ナレカン」のようなツールを使うと、いち早く知りたい情報にアクセスできます。 （3）ほかの業務とのつながりを明確にする 3つ目のポイントは、ほかの業務とのつながりを明確にしておくことです。 業務のなかには、「作業Aが終わらなければ取りかかれない作業B」といった、依存関係にあるものもあります。したがって、作業の順序や優先順位を明確にするためにも、作業同士のつながりを示しましょう。 たとえば、図やワークフローを活用して業務内容を記載すると、業務の流れを理解しやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートまとめ これまで、見やすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。 業務引き継ぎ書には、「属人化の防止」や「スムーズな引き継ぎ」といったメリットがあります。ExcelやWordでも作成・管理可能ですが、ファイルの開封や添付に時間がかかるほか、ITスキルが低いと使いこなせず運用しにくいというデメリットがあります。 そこで、紙やWord、Excelから脱却して「ITスキルに関係なく引き継ぎ書を作成・管理・共有できるツール」を導入しましょう。また、作成した引き継ぎ書をすぐに見つけられるような検索機能も必須です。 結論、業務を引き継ぐときに最適なツールは、シンプルな操作性で引き継ぎ書の作成・管理・共有が簡単で、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務引き継ぎ書の作成から管理をスムーズにできる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジを資産化するには？運用ルールと成功事例を紹介 【ものづくり企業】技術継承を成功させるには？デジタル化に役立つツールを紹介 後任が引継書を読まない原因とは？解決策を紹介！ 【あるある4選】仕事の引き継ぎでイライラ・ストレスを感じる原因を解説 【Excel/Word】引継ぎ書テンプレート5選！作成ポイントも解説 前任者・後任者別に例文あり！引継ぎメールの書き方やポイントを紹介 【事例あり】属人化のリスクとは？解消法や標準化のメリットも解説！

新しいビジネスやプロジェクトを始める際、アイデアを共有し、既存の問題を解決するための道筋を示す資料として不可欠なのが企画書です。社員自身のアイデアを実現したいときは、説得力のある企画書を作る必要があります。 しかし、メリットが相手に伝わる企画書を作成できないと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、企画のメリットが伝わりやすい企画書の作り方を中心にご紹介します。 企画書を作成しても採択率が低い現状を改善したい 企画のメリットがわかりやすいように、企画書を作成したい 簡単に企画書を作成できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、メリットのわかりやすい企画書の作成方法におけるコツを把握しつつ、簡単に説得力のある企画書を作成・管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由2 メリットが伝わりやすい企画書の書き方とは2.1 現状分析2.2 企画の目的2.3 企画の手段2.4 費用対効果の算出3 企画書の作成に用いるCTPTとは4 メリットが分かりやすい企画書のテンプレート2選4.1 【Word】メリットを記載できるシンプルなテンプレート4.2 【Excel】企画実施後の効果を伝えられるテンプレート5 企画書外注のメリット・デメリットとは5.1 企画書外注のメリット5.2 企画書外注のデメリット6 企画書の情報管理におすすめのITツール6.1 メリットが伝わる企画書の作成に必須のツール「ナレカン」7 メリットが伝わりやすい企画書の作り方まとめ メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由 メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由のひとつに、企画のメリットがわからない場合、企画を採択した後のポジティブなイメージがしづらくなり、企画が採用されにくくなってしまうことが挙げられます。 企画の内容や目的が詳細に記載されていたとしても、企画実施後にどのようなメリットがあるのか具体的にわからなければ、企画に対して興味を持ってもらいにくくなります。 したがって、採用されやすい企画書を作成するには、誰が見ても一目でメリットを把握できる必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが伝わりやすい企画書の書き方とは ここでは、実際に企画書を作成する際に必要な構成を解説します。メリットが伝わりやすい企画書は、以下4つの項目を押さえながら作成されているのです。 現状分析 企業が抱える課題や市場動向などから解決すべき問題を提起し、企画が作られた経緯を示します。そこで、以下の2つの要素に触れましょう。 課題分析 課題の分析は、企画を行わなければならないことの根拠に不可欠な要素です。どのような課題を抱えているのかを具体的に説明できなければ、企画を行う必要性が伝わりづらくなるので注意しましょう。 データによる裏付け 抱えている課題を具体的に説明するときは、一次情報や集計データをはじめとした根拠を一緒に提示すると、説得力が増します。 現状分析では「なぜこの企画を行わなければならないのか」を説明するのが重要です。確かな根拠とともに論理的に企画内容を説明できれば、相手にその後の説明を前向きな姿勢で聞いてもらえます。 企画の目的 現状分析のあと、以下2つの注意点を意識しながら、提示された課題を解決するための具体的な道筋やゴールを定めます。 全体像を示すこと 企画の全体像を掴んでもらえるように、企画がどのような道筋を辿り、最終的に目指す状態は何かを具体的に示しましょう。 施行後の良いイメージを具体的に想起できること 企画を施行し、課題が解決したときに得られるメリットをイメージしやすい形で提示します。とくに、メリットを数値化したりベネフィット（企画実施後に得られる感情的価値）を表したりするとイメージしてもらいやすくなります。 企画の目的で重要なポイントは、企画の概要を相手に知ってもらうことです。そのため、企画実施後のメリットが曖昧だったり、課題の解決と設定するゴールが相違していたりすると、企画の必要性が伝わりづらくなってしまうので注意しましょう。 企画の手段 企画の目的を踏まえ、企画のゴールを達成するために必要な手段を具体的に説明します。 方法の説明 企画の目的を踏まえ「誰に」対して「何を」どのように訴求し、「どうやって」実行するのか、具体的なアクションプランに落とし込みます。 スケジュール 企画を開始してからどの程度の期間を設けて実施するのかを示します。どれほどメリットが魅力的な企画であっても、企画が実現可能でなければ採択されないので、相手の条件に沿って計画しましょう。 企画の手段を説明するには提案先の懸念点をあらかじめ想定し、準備しておくことが大切です。企画に対して少しでも不安な要素があると、企画の採択をためらってしまう可能性があります。 費用対効果の算出 企画の施行によって得られる収益や、施行にかかる費用に対する効果がどれほどあるかを記載します。 費用対効果に言及されていなければ、企画のメリットが伝わりづらくなり、納得感も得られません。逆に、多くの費用がかかるような企画であっても、コストに対する効果を得られるのが明示されていれば、相手の企画採用に対するモチベーションが上がります。 このように、企画への納得感を生み、メリットを伝わりやすくするには、費用対効果においても具体性が重要です。ただし、費用を見込みよりも低く見積もったり、得られる収益を誇張したりすると、企画やメンバーの信頼が失われるので気をつけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書の作成に用いるCTPTとは わかりやすい企画書を作成するには、効果的なフレームワークのひとつである「CTPT」に当てはめて方向性を決めましょう。CTPTは、以下の4つの要素で構成されています。 Concept：コンセプトの説明 企画が生まれた経緯、問題解決のためのゴール、どのようなベネフィットが得られるのかといった全体的なコンセプトを示します。コンセプトが不明瞭だと企画の意図が伝わりません。 Target：ターゲットの設定 企画を訴求する対象者を設定します。企画案そのものは良い案でも、明確なターゲットが居なければ企画が成功しないので「企画のコンセプトとターゲットの整合性が取れているか」の確認が必要です。 Process：プロセスの明示 コンセプトに則ったターゲットに対して、アプローチしていく手順を示します。このような手順は企画採択後に必須となるので、漏れなく可視化しておく必要があります。 Tool：ツール 企画のプロセスを踏むにあたって必要な手段を示すために「企画を実現する方法(ツールの利用)」を明確にしなければなりません。企画内容が魅力的でも手段がなければ実行できないので、再現性のある方法を検討する必要があります。 これらの4つの要素を明示し、それによって売り上げや顧客をファン化させられると説明できれば、論理的な企画書が作成できます。いずれかの要素が抜け落ちれば、企画のメリットが伝わりずらくなるため注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが分かりやすい企画書のテンプレート2選 以下では、メリットが分かりやすい企画書を作成できるテンプレート2選をご紹介します。簡単に企画書を作成したい方は必見です。 【Word】メリットを記載できるシンプルなテンプレート こちらは、ビズ研が提供する「メリットを記載できるシンプルなテンプレート」です。 企画によって得られる効果やメリットを記載する欄が設定されているため、項目を埋めるだけで簡単に相手にメリットを伝えられます。また、シンプルなデザインで幅広い業界で利用できます。 ビズ研の「メリットを記載できるシンプルなテンプレート」はこちら 【Excel】企画実施後の効果を伝えられるテンプレート こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する「企画実施後の効果を伝えられるテンプレート」です。 企画によって得られる効果や目標を記載でき、実施後のメリット・効果を伝えられます。また、記載項目が必要最小限に絞り込まれており、過不足の無い企画書を作成できます。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードの「企画実施後の効果を伝えられるテンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書外注のメリット・デメリットとは ここでは、企画書を外注するメリット・デメリットを解説します。 企画書の作成に不慣れな場合や、簡単に効果的な企画書を作成するには、専門の業者へ企画書の作成代行を依頼することも可能です。ただし、以下のメリット・デメリットを把握しておかなければ費用対効果を最大化できない可能性もあるので注意しましょう。 企画書外注のメリット 企画書を外注するメリットは、以下の2つが挙げられます。 クオリティの高い企画書が用意できる 優れた企画書を作成するノウハウのある業者に依頼すると、データや図表がわかりやすくまとまり、企画書全体のデザインも見栄え良く仕上げてもらえます。メリットが伝わりやすい企画書が作成され、企画が採択される可能性も上がります。 生産性が向上する 企画書の作成やチェックなどの業務をせずに済むので、企画書作成業務にかかる負荷を削減したり、本来掛かっていた作成時間を別の業務に充てられるようになります。 このように、業者に依頼すると効率的に採択のされやすい企画書を用意でき、業務効率も改善します。 企画書外注のデメリット 反対に、企画書を外注するデメリットは以下の3つが挙げられます。 業者の選定が必要になる クラウドソーシングサービスや専門の企画書作成代行サービスをはじめとした、業者の選定が必要になります。とくに、はじめて外注を依頼する場合には社内稟議が必要になるので、スピード感がなくなる点は無視できません。 情報漏えいのリスクがある 企画書には企業内部のデータや顧客情報のような重要な情報を含みます。企画書作成の実績が豊富な信頼のできる業者に依頼しなければ、重要な情報が外部に漏れるリスクが高まります。 コストがかかる 企画書の作成を外部に任せきりにすると、膨大な費用がかかります。また、経費を削減する目的で企画書を自ら作成しようとしてもノウハウが蓄積されないので、時間的なコストがかかってしまうのです。 企画書作成を外注すると時間的コストは削減されますが、経費を削減したり社内にノウハウを蓄積したりするには、企画書を始めとした資料の内製化が必要不可欠です。今日では、「ナレカン」のようなクラウドツールを活用して、企画書に関わる業務ノウハウを蓄積・活用する内製化の動きがトレンドです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書の情報管理におすすめのITツール 以下では、企画書の作成・管理に役立つITツールをご紹介します。 メリットが相手に伝わりやすい企画書を作成できない場合には、「収集した情報を蓄積・整理できるITツール」を導入しましょう。企業のメリットをわかりやすく伝えるには、まず提案先の企業や競合に関する情報を集めて、そのうえで自社の強みや得られる効果を文章にまとめることが重要です。 そこで、企画立案における情報やノウハウの蓄積には「情報管理ツール」を使って、いつでも情報を蓄積・管理できる環境を整えましょう。ただし、膨大な企画情報のなかから必要な情報を探し出すのは時間がかかるため、「欲しい情報をすぐに見つけ出せるか」も選定ポイントとして重要です。 結論、メリットが伝わる企画書の作成には、あらゆる情報をまとめて管理でき、いつでも欲しい情報が見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成した企画書やノウハウを残せば、社内全体で企画に関する知識を蓄積して活用できます。さらに、高精度の「キーワード検索」で欲しい情報を探し出せるので、過去の企画書や情報を探すのに時間がかかる事態も防げます。 メリットが伝わる企画書の作成に必須のツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが伝わりやすい企画書の作り方まとめ ここまで、メリットが伝わりやすい企画書の作成方法や外注するメリット・デメリットなどを中心に解説しました。 説得力のある企画書を書くには「現状分析」「企画の目的」「企画の手段」「費用対効果」の4つの構成で成り立たせるのに加え、CTPTのフレームワークを用いるのが重要です。ただし、4つの要素を記載するには、社内の情報を整理し、まとめて管理しておく必要があります。 そのため、社内情報や企画書に関するノウハウをまとめて管理できる、情報管理ツールを導入しましょう。ただし、蓄積された情報の中から必要な情報を見つけ出す作業は時間がかかるので、「検索機能が充実しているか」もポイントです。 よって、企画書作成には、企画書に作成に必要な情報を一元管理し、必要な情報はすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、企画書作成の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

企業では日々、規模の小さなものから全社的なものまで、さまざまな意思決定が繰り返されています。その中でよく使われているのが、「決裁」や「承認」といった言葉です。 しかし、「決裁と承認の違いがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「決裁」と「承認」の違いや決裁の進め方の流れを中心にご紹介します。 決裁と承認の違いを理解したい 決裁の流れを確認したい 安全かつ効率的に決裁を進める方法があれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、決裁と類似する言葉との違いを理解できるだけでなく、決裁の流れや効率的に進める方法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 「決裁」とは2 「決裁」と「承認」、他の類義語との違い3 ＜3ステップ＞決裁の一般的な流れ3.1 ステップ1｜申請書・稟議書の起案3.2 ステップ2｜文書の承認3.3 ステップ3｜決裁と文書保存4 【必見】電子化で決裁を効率的に進める方法4.1 承認フロー機能で安全かつ効率的に決裁できる『ナレカン』5 決裁を電子化するメリット6 決裁と承認の違いまとめ 「決裁」とは 決裁とは、組織内での申請事項に対して最終的な意思決定をするプロセスを指します。 企業では、機器の購入や外部との契約、人材の採用など、物事を進めるうえでは決裁が必要です。起案・承認・決裁というプロセスで、一貫性のある意思決定ができるので、組織全体の信頼性や効率性が向上します。 また、申請に対して決裁を下す権限を「決裁権」、決裁権を持つ人を「決裁者」と呼びます。決裁は企業内の意思決定の最終プロセスであるため、決裁者は経営層や上級管理職が任命されることが一般的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「決裁」と「承認」、他の類義語との違い 以下では、決裁と混同されがちな「承認」や、他の類義語との違いについて解説します。 「承認」 決裁が申請の最終工程を指すのに対し、承認は申請が決裁されるまでの途中工程を指します。通常、申請事項が決裁されるには複数人の承認が必要であり、適切な承認プロセスを経た後に最終段階として決裁が下されるのです。 「稟議」 稟議とは、申請から承認・決裁に至るまでのプロセス全体を指します。具体的には、決定権を持つ上位者に対して稟議書と呼ばれる文書を作成して起案し、承認や決裁を得る手続きのことです。 「決済」 決済とは、商品やサービスに対して金銭を支払う行為を指します。「決済」と「決裁」は混同されがちですが、決裁は意思決定のプロセスを意味し、金銭の支払いとは直接関係がありません。 以上の類義語の意味や「決裁」との違いを理解して、正しく使えるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜3ステップ＞決裁の一般的な流れ 以下では、決裁の一般的な流れをご紹介します。3つのステップに沿って決裁を進めましょう。 ステップ1｜申請書・稟議書の起案 1つ目のステップは、申請書・稟議書の起案です。 はじめに、決裁を得るために必要な事項をまとめた文書を作成します。 具体的には、以下の項目を記載するのが一般的です。 申請・提案の目的 申請・提案内容 必要な経費 実行計画 期待される効果 また、作成時には情報を具体的に記載し、シンプルで論理的な構成にすることが重要です。承認者や決裁者の理解を深め、決裁プロセスを円滑に進めることができます。 ステップ2｜文書の承認 2つ目のステップは、文書の承認です。 作成された申請書や稟議書は、内容に応じた承認フローに従って承認者へ回付されます。承認者は文書を詳細に確認したうえで、「承認」「差し戻し」「却下」などの判断を下します。 文書が承認されると次の承認者へ回付され、差し戻された場合は起案者が修正したうえで再提出します。一方、却下された場合は、その時点で回覧が終了し不許可として処理されるため、慎重かつ的確に判断することが重要です。 ステップ3｜決裁と文書保存 3つ目のステップは、決裁と文書保存です。 承認フローの全承認者から承認を得ると、申請書や稟議書は決裁者へ回付されます。決裁者は申請内容を評価し、企業の方針や目標に適合しているかを確認したうえで、最終的な決裁を下すのです。 決裁が下された申請や提案は実行に移されますが、承認と同様文書の差し戻しや却下をすることも可能です。また、決裁後の文書は後から参照できるよう、社内で適切に保管することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】電子化で決裁を効率的に進める方法 以下では、電子化で決裁を効率的に進める方法をご紹介します。 申請書や稟議書の起案から決裁までには、複数のステップと関係者が必要になります。そのため、紙ベースで決裁を進めると、承認を依頼する担当者を探したり進捗を把握したりするのに手間がかかるのです。 そこで、「申請書の作成から決裁まで一括管理できるITツール」を導入すれば、申請・承認のプロセスをツール上で完結させ、進捗も簡単に確認できます。ただし、社内の機密情報を扱う場合もあるため「安全に決裁を進められる機能があるか」を確認すべきです。 結論、決裁の電子化には、承認フロー機能で安全かつ効率的に決裁の電子化を実現する「ナレカン」が最適です。 ナレカンで作成した申請書は、「承認フロー機能」で任意のメンバーに承認を依頼でき、承認されるまで共有されないので機密性を保持しつつ決裁を進められます。また、文書はツール内で保管して必要に応じて印刷もできるため、社内規程に合わせて利用可能です。 承認フロー機能で安全かつ効率的に決裁できる『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 決裁を電子化するメリット 以下では、決裁を電子化するメリットについてご紹介します。「いまだに紙ベースの決裁をしている」という方は必見です。 業務効率の向上 電子化によって、文書の作成から承認、決裁までがシステム上で完結します。そのため、文書の印刷や押印、担当者探しなどにかかる手間を省き、承認フローや進捗状況を把握しながらスムーズに業務を進められるのです。 コスト削減 申請書や稟議書を電子化することで、ペーパーレス化が実現します。その結果、紙の印刷コストや文書保管のスペースを確保するコストを削減できるのです。 文書の紛失・情報漏えいのリスク軽減 電子決裁では文書をシステム上で管理するため、紛失やそれに伴う情報漏えいのリスクを低減できます。さらに、アクセス権限を設定できるシステムであれば、関係者以外の閲覧を防ぐことも可能です。 このように、決裁の電子化は業務の効率化だけでなく、コスト削減や安全性の確保にも大きく貢献します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 決裁と承認の違いまとめ これまで、決裁と承認の違いや決裁の流れ、おすすのツールを中心にご紹介しました。 決裁のプロセスでは、具体的かつ論理的に申請書を作成することで、承認者や決裁者の許可を得やすくなります。しかし、承認者は複数にわたる場合が多く、紙ベースでの決裁では印刷コストや承認者とのやり取りに手間がかかるのです。 そこで、「申請書の作成から決裁までを一括管理できるツール」で決裁を電子化することで、業務効率化やコスト削減が期待できます。とくに「高いセキュリティ機能」を備えたツールであれば、情報漏えいのリスクを低減し安全に決裁を進めることが可能です。 結論、自社が導入すべきなのは、承認フロー機能や厳格なセキュリティで安全な決裁の電子化がかなう『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、安全かつ効率的な決裁を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

企画書は、新規事業を立ち上げたり、新しいアイディアを実現したりするのにかかせない資料です。しかし、限られた時間で、説得力のある企画書を作成しなければならず、担当者にとっては大きな負担だと言えます。 そのため、企画書作成にかかる負担を減らせる「企画書の作成代行サービス」を利用するケースも少なくありません。しかし、同時に「どの会社に代行を依頼すれば良いのか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの企画書・提案書作成代行サービス7選と選ぶコツを中心にご紹介します。 企画書の作成には時間がかかるため、大きな負担となっている 自分自身の力で「採用される企画書」をつくるのは難しい 代行業者とメールでやりとりするのが面倒 という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適な企画書代行サービスの選び方が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 企画書・提案書作成代行サービスを選ぶコツとは1.1 （1）納品時期はいつ頃か1.2 （2）対応力に柔軟性があるか1.3 （3）作成費用が予算内に収まるか1.4 （4）円滑なやりとりができるか2 企画書・提案書作成代行サービス7選2.1 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント「bitsense」2.2 さまざまな資料作成に対応できるサービス「VIRTUAL PLANNER」2.3 時間指定の柔軟性が高い「オンラインアシスタントフジ子さん」2.4 厳選された優秀な社員が揃っている「i-Staff」2.5 個人に依頼ができるサービス「クラウディア」2.6 パワポ資料に強いことが特徴のサービス「DDpartners」2.7 即日対応も可能なサービス「タスカル」3 企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表4 【知らなきゃ損】企画書・提案書の管理に最適のツール4.1 チームの情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」5 企画書・提案書作成代行サービス7選まとめ 企画書・提案書作成代行サービスを選ぶコツとは ここでは、企画書・提案書作成代行サービスを利用するときのポイントを紹介します。 企画書・提案書の作成代行サービスを使えば業務負担を減らせますが、どの企業に依頼しても問題ないという訳ではありません。そのため、以下の4つの選定ポイントを事前に確認しましょう。 （1）納品時期はいつ頃か はじめに、納期がいつ頃になるかを確認しましょう。 代行サービスごとに「見積もり」から「納品」までの期間に差があるため、問い合わせなどで必ずチェックすべきです。また、納期を決めるときは修正依頼をする可能性も考慮して、余裕をもったスケジュールを立てておきます。 以上のように、代行業者にはあらかじめ「制作の流れ」と「目安の時期」を聞いて、納品がいつになるのかを明らかにしておきましょう。 （2）対応力に柔軟性があるか 次に、「代行業者が柔軟に対応してくれるのか」を事前に確認しなければなりません。 たとえば、納品まえにコンテンツの追加や修正、削除を依頼しても、対応してもらえないケースもあります。柔軟に対応できない代行業者に依頼すると、希望する企画書が納品されないこともあるので注意が必要です。 以上のように、どこまで柔軟に対応してもらえるかは問い合わせや、公式ホームページなどで確認しましょう。 （3）作成費用が予算内に収まるか 次に、企画書の作成費用が予算内に収まるか確認しましょう。 企画書の作成はあくまで新規事業や新しいアイデアの「提案」です。そのため、必要以上にコストがかかるのは避けなければなりません。 以上のように、企画書自体ではなく「企画書の中身」に予算を割くためにも、低コストで依頼できる代行業者を探しましょう。 （4）円滑なやりとりができるか 最後に、代行サービスで円滑なやりとりができるかは、注視するべきポイントです。 企画書の代行サービス業者にすべて先方に任せるのではなく、先方の提案に対して、その都度意見を伝えていくことが求められます。ただし、”メール”や”チャット”ではやりとりが流れるので、大切な情報が漏れてしまうリスクがあるのです。 そのため、あらゆる情報を蓄積できる「ナレカン」のようなツールで、外部とやりとりする企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選 ここでは、企画書・提案書作成代行サービス7選をご紹介します。以下を参考にサービスごとの特徴や注意点、料金体系を把握しましょう。 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント「bitsense」 bitsenseの特徴 デザイン力が高い プレゼン資料はグラフィックデザイナーが作成します。 実績が豊富 大手企業を中心に1,000件以上の実績があります。 デザイン力が高い プレゼン資料はグラフィックデザイナーが作成します。 bitsenseの注意点 修正は2回まで 軽微な修正は対応可能である一方、デザインの変更など大きな修正は2回までになります。 bitsenseの料金体系 10,000円〜/1ページ bitsenseの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ さまざまな資料作成に対応できるサービス「VIRTUAL PLANNER」 VIRTUAL PLANNERの特徴 依頼範囲の広さ 企画書だけでなく、営業資料やプレゼン資料などにも対応しています。 構成力の充実 累計1,000社以上、3,000部以上の実績があり、高品質な資料作成を依頼できます。 VIRTUAL PLANNERの評判 対応がスピーディー 実際に利用した企業からは「スピード感は他社と比較し、圧倒的に早いです」と評価されています。（引用：お客様の声-VIRTUAL PLANNER） VIRTUAL PLANNERの料金体系 以下は、基本プランですが、そのほかのオプションはHPをご確認ください。 デザインプラン：15,000円/1ページ コンサルティングプラン：50,000円〜+15,000円/1ページ VIRTUAL PLANNERの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 時間指定の柔軟性が高い「オンラインアシスタントフジ子さん」 オンラインアシスタントフジ子さんの特徴 幅広い業務範囲 資料作成だけでなく、経理・秘書・人事・Webサイト運用などの幅広い業務を依頼できます。 作業時間の調整を依頼しやすい 基本的にプラン毎ごとに1日の平均時間が決まっていますが、「月初にまとめて時間を使ってほしい」などの要望には、極力希望に沿うように対応してくれます。 オンラインアシスタントフジ子さんの評判 毎月契約時間を調整できる 利用した企業の担当者からは「契約時間を毎月調整することができ、人件費の変動費化ができる」という声があります。（引用：お客様の声-オンラインアシスタントフジ子さん） オンラインアシスタントフジ子さんの料金体系 時間単位での利用も可能なので、詳細はHPをご確認ください。 PLAN20：65,560円/20時間/月 PLAN30：97,350円/30時間/月 PLAN50：143,000円/50時間/月 オンラインアシスタントフジ子さんの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 厳選された優秀な社員が揃っている「i-Staff」 i-Staffの特徴 返金保証制度有り 企画書がイメージと違かったり、満足できなかったりした場合は、全額返金してもらえます。 採用率1％の優秀な人材 多段階の採用プロセスと、各専門業務の複数テストを通過した方のみ採用しているので、優秀な人材が揃っています。 i-Staffの評判 コア業務に集中できる 実際に利用した企業の方からは「コア業務に集中する事ができ、新規クライアント様の増加に繋がっています」という声があります。（参考：ご導入頂いたお客様の声-i-Staff） i-Staffの料金体系 ライトプラン：125,400円/月 ベーシックプラン：102,300円/月 プレミアムプラン：89,100円/月 カスタマイズプラン：希望によりカスタマイズ可能 i-Staffの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 個人に依頼ができるサービス「クラウディア」 クラウディアの特徴 担当者を選べる 職種や稼働時間、採用実数などを設定して、自社に合ったワーカーを選べます。 依頼料金以外の費用がかからない 依頼時の”クライアント手数料”や”キャンセル料”などが発生しないので、業界最安水準になります。 クラウディアの注意点 一度に口座に振り込める金額は100万円まで クライアントがワーカーに報酬を支払う際、一度にクラウディア口座へ振り込める金額は100万円までなので、大きなプロジェクトの場合は分けて振り込む必要があります。また、1回の振込ごとに手数料がかかるので、注意が必要です。（参考：クラウディアのよくある質問） クラウディアの料金体系 料金詳細は、お問い合わせください。 クラウディアの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワポ資料に強いことが特徴のサービス「DDpartners」 DDpartnersの特徴 資料構成から作成可能 元となる資料がなくても、必要な情報をヒアリングしたうえで資料の構成から作成できます。また、既存資料の構成の見直しも可能です。 修正可能 初稿提出の後は、2回まで修正してもらえます。3回目以降の修正から追加料金が発生します。 DDpartnersの注意点 対面での打ち合わせは1回まで 対面での打合せは基本1回までなので、事前に伝えたい内容をまとめておきましょう。（参考：DDpartnersのよくある質問） DDpartnersの料金体系 デザインプラン：5,000円/1ページ＋基本料金10,000円 ヒアリングプラン：12,000円/1ページ＋基本料金30,000円 DDpartnersの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即日対応も可能なサービス「タスカル」 タスカルの特徴 さまざまな業務の外注が可能 企画書作成はもちろん、秘書や人事、WEBサイトの運用まで代行できます。 最短即日で対応 公式サイトより問い合わせれば、最短即日で対応が可能なので、忙しい部署や緊急で対応して欲しいチームに最適です。 タスカルの評判 コア業務に時間を取れる 実際に利用した企業からは「中身を考えて依頼すれば資料ができあがるため、コア業務により集中できるようになった」という声が寄せられています。（引用：研修・セミナー資料デザインの「共創」パートナー-タスカル） タスカルの料金体系 3ヶ月プラン：44,000円（10時間計算） 6ヶ月プラン：33,000円（10時間計算） 年間プラン：27,500円（10時間計算） タスカルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表 以下は、企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表です。 bitsense VIRTUAL PLANNER オンラインアシスタントフジ子さん i-Staff クラウディア DDpartners タスカル 特徴 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント さまざまな資料作成に対応できるサービス 時間指定の柔軟性が高い 厳選された優秀な社員が揃っている 個人に依頼ができるサービス パワポ資料に強いことが特徴のサービス 即日対応も可能なサービス 評判 – 対応がスピーディー 毎月契約時間を調整できる コア業務に集中できる – – コア業務に時間を取れる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは10,000円/1ページ～ ・無料プランなし ・有料プランは15,000円/1ページ～ ・無料プランなし ・有料プランは65,560円/月/20時間～ ・無料プランなし ・有料プランは89,100円/月～ ・料金詳細は、お問い合わせください。 ・無料プランなし ・有料プランは5,000円/1ページ＋基本料金10,000円～ ・無料プランなし ・有料プランは27,500円（10時間計算）～ 公式サイト bitsenseの詳細はこちら VIRTUAL PLANNERの詳細はこちら オンラインアシスタントフジ子さんの詳細はこちら i-Staffの詳細はこちら クラウディアの詳細はこちら DDpartnersの詳細はこちら タスカルの詳細はこちら とはいえ、自社に合った企画代行サービスが見つかったからと言って終わりではありません。より良い資料を作成してもらうためには、事前に要点をまとめておき、打ち合わせで漏れなく伝えられる状態にしておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】企画書・提案書の管理に最適のツール 以下では、企画書・提案書の管理に最適のツールを紹介します。 代行サービスで作成した企画書は、適切に管理しなければ「どこに保存したのか分からない」という事態になりかねません。また、”企画書”と”企画に関する情報”がバラバラで管理されていると、確認しづらいので避けましょう。 そこで、情報管理に役立つITツールを導入すれば、企画書のデータはもちろん、不随する情報もまとめて残せます。とくに、「企画書に関するメモ」や「確認事項」などの情報を残しておけば、今後の運用にも役立てられるのです。 ただし、多機能なITツールでは現場社員が使いこなせず、かえって企画書の管理が煩雑になってしまいます。したがって、自社が導入するべきなのは、企画書ファイルを整然と管理できるうえに誰にとっても使いやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、高精度の「キーワード検索」が備わっているため、必要な情報に即アクセスできます。また、「ファイル内検索」を使えば、添付資料に記載されている内容も含め、確実に欲しい情報が見つかります。 チームの情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選まとめ ここまで、企画書・提案書作成代行サービス7選や選定ポイントを中心に紹介しました。 企画書作成代行サービスはさまざまなものがあるため、自社に適した業者を選びましょう。ただし、作成された企画書は適切に管理しなければ、宝の持ち腐れです。 ただし、検索機能の不十分なツールで管理してしまうと、目的の情報を見つけるのに時間がかかります。また、メールやチャットなどでファイルを共有しても、ほかのやりとりに埋もれてしまうリスクがあるのです。 したがって、自社が導入すべきなのは、必要な企画書・提案書に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、企画書の作成だけでなく管理・共有も効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

今日では書類の電子化に伴い、文書管理やワークフローにシステムを導入する企業が増えています。さらに、両者を連携すればワークフローシステムでは難しい「高精度な書類検索」が、文書管理システム上でできるようになって便利です。 一方、「文書管理とワークフロー管理が上手くできない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステム3選」を中心にご紹介します。 文書管理とワークフローの違いを知りたい 文書とワークフローの管理を両立したい 社内の文書やワークフローを簡単に管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、文書管理とワークフローの違いが分かり、両者を正しく管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理とワークフローの違い1.1 文書管理とは1.2 ワークフローとは1.3 両者の違いとは2 文書管理とワークフローシステムを連携するには？3 文書管理もできるワークフローシステム3選3.1 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム「ナレカン」3.2 ドキュメントDXをサポートするシステム「楽々Document Plus」3.3 ドキュメントをスムーズに扱えるシステム「DocuWorks」4 ＜比較表＞文書管理もできるワークフローシステム一覧5 ドキュメント管理とワークフローを連携する手順5.1 （1）必要な文書を洗い出す5.2 （2）文書のライフサイクルを把握する5.3 （3）連携に必要なシステムを導入する5.4 （4）アクセス権を設定する6 文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステムまとめ 文書管理とワークフローの違い 以下では、文書管理とワークフローの違いを解説します。「そもそも両者の理解が曖昧だ」という担当者の方は必見です。 文書管理とは 文書管理とは、紙・デジタルなどの媒体を問わず、社内で使う文書を管理することです。 文書管理の対象となるのは、契約書や納品書、申請書といった業務フローで発生する書類から、就業規則やマニュアルといった社内に蓄積しているものまでさまざまです。 従来は紙の書類をファイルやキャビネットで管理することが一般的でした。しかし、紙の書類はセキュリティ面に不安があるほか、必要なタイミングですぐに見つけられないため、今日ではシステム上で管理する企業が増えています。 ワークフローとは ワークフローとは、業務に関する一連の流れを指します。 たとえば、管理部門が消耗品を発注した場合には「上司と部門長の承認をもらい、総務担当が注文する」のように決められた手続きを踏みます。また、稟議決裁業務では「稟議書に提案内容を記載して、上層部の承認をもらう」という順序で進めるのが一般的です。 以上のように、申請や稟議といった「複数人が関わる業務を、決められたルールに沿って処理すること」をワークフローと呼びます。 両者の違いとは 文書管理とワークフローは役割に違いがあるため、それぞれ独立したシステムで管理します。文書管理とワークフローの役割は以下の通りです。 文書管理：社内の文書を管理すること ワークフロー：業務で発生する一連の手続きをすること しかし、ワークフローでは稟議書や申請書といった文書のやりとりが頻繁に必要になるため、近年では文書管理とワークフローを連携する企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とワークフローシステムを連携するには？ 文書管理とワークフローシステムを連携するには、ワークフローシステムで決裁した申請書や稟議書を、文書管理システムで管理できるような仕組みを整えなければいけません。 どちらか片方だけを利用する場合、システムの効率的な運用に必要な機能が不足する恐れがあります。そのため、ワークフローシステムと文書管理システムの両方を運用しなければならないのです。 ただし、複数のツールを同時に運用するには、高度なIT知識や仕組みを整えるまでの時間が必要になります。そのため、ワークフローシステムと文書管理システムの両方の機能が備わった「ナレカン」のようなツールで簡単に管理する方法がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理もできるワークフローシステム3選 以下では、文書管理もできるワークフローシステム3選を紹介します。 文書管理とワークフロー管理が上手くできない場合には、どちらもひとつのツール上で完結できるシステムを選ぶのが最適です。ただし、操作が複雑だと導入しても使いこなせず、ワークフローが滞ってしまうので「簡単に使える」ことを重視しましょう。 また、文書が膨大になると、目的の情報を探すのに時間がかかりかえって非効率になりかねません。したがって、「検索機能の充実したシステムか」も確認すべきポイントです。 結論、文書管理とワークフローの連携に最適なのは、検索機能で目的の情報をすぐに探し出せて、文書管理も簡単なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにはあらゆる文書が残せるうえ、「承認フロー機能」で社内ワークフローも管理可能です。また、強力な「検索機能」もあるので、書類の中から必要な情報を探す手間もかかりません。 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメントDXをサポートするシステム「楽々Document Plus」 ＜楽々Document Plusの特徴＞ 多機能で幅広い用途で使える 契約書管理や営業報告の管理など、幅広い業務に対応しています。フォーマットの違うドキュメントもまとめて管理できるので、さまざまな部門で利用可能な点も特徴です。 導入形態を自由に選べる クラウド版・オンプレミス版を自社の組織体制に合わせて選択できます。 ＜楽々Document Plusの機能・使用感＞ 文書登録の手間を省ける ドラッグ＆ドロップでファイルを文書内へ添付したり、文書番号を自動で採番したりできる機能が備わっています。そのため、文書を登録するうえでの手間や抜け漏れを防ぎたい方におすすめです。 文書を「お気に入り」に登録できる 頻繁に使うフォルダや文書を「お気に入り」に登録すれば、フォルダツリーのトップに表示されるのですぐにアクセスできます。フォルダや文書を毎回探し出す必要がなくなることで、業務がスピーディになるのです。 ＜楽々Document Plusの注意点＞ 料金コストを抑えたい場合は不向き 多機能で価格も150万円（税抜）～なので、予算を抑えたい組織には、使いはじめるハードルが高い可能性があります。 登録できる文書のデータサイズに上限がある ユーザーからは「文書を登録する際に文書のデータサイズに上限があること。実験などの報告書は文書のデータサイズが大きくなりやすいため、大容量でも登録できるようになると良いと思います。」との意見が寄せられています。（引用：ITreview） ＜楽々Document Plusの料金体系＞ 参考：楽々Document Plusの料金ページ ユーザライセンス：150万円（税抜）～、詳細は要問い合わせ 楽々Document Plusの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメントをスムーズに扱えるシステム「DocuWorks」 ＜DocuWorksの特徴＞ ドキュメントを扱う一連の作業ができる 文書の受け渡しや作成、プレゼンテーションから保存まで、ドキュメントを扱う業務をサポートするツールです。 電子印を利用できる “日付印”や”重要”、”承認”といったスタンプ機能が標準搭載されています。また、別アプリとの連携によって署名処理の進捗を確認したり、署名した文書をダウンロードしたりできます。 ＜DocuWorksの機能・使用感＞ 文書を自動で格納できる 「見積書」「注文書」など、あらかじめ文書に属性を登録すれば、指定場所に自動で文書が格納されます。その結果、手作業で文書やファイルを振り分ける手間を省けて便利です。 PDFを素早く閲覧できる PDFはプレビューで見られるため、わざわざファイルを開く必要がありません。また、パスワード付きのPDFも生成できるので、重要な文書をPDFでやりとりする企業で役立ちます。 ＜DocuWorksの注意点＞ ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある 多機能ゆえに、ITの専門知識がない方には使いこなすのが困難な恐れがあります。 他ツールとの連携ができない ユーザーからは「DocuWorksは富士フイルム独自商品なので、他のサービスとの連携が出来ない。」との声が挙がっています。（引用：ITreview） ＜DocuWorksの料金体系＞ 参考：DocuWorksの料金ページ DocuWorksサブスクリプション：ユーザー数に応じて見積ります。（以下は一例） DocuWorks サブスクリプション/1ユーザー：900円/月 DocuWorks サブスクリプション/10ユーザー：5,600円/月 DocuWorks サブスクリプション/100ユーザー：44,300円/月 パッケージ：DocuWorks 9.1に必要なオプションを組み合わせます。（以下は一例） DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/1ライセンス：20,500円 DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/10ライセンス：172,500円 DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/100ライセンス：1,363,000円 DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/1000ライセンス：9,994,000円 DocuWorksの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞文書管理もできるワークフローシステム一覧 以下は、文書管理もできるワークフローシステム3選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 楽々Document Plus DocuWorks 特徴 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム/div> ドキュメントDXをサポートするシステム ドキュメントをスムーズに扱えるシステム フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 料金コストを抑えたい場合は不向き ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある 料金 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プランは150万円（税抜）～ ・無料プランなし ・有料プランは900円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「楽々Document Plus」の詳細はこちら 「DocuWorks」の詳細はこちら 上記のように、文書管理ツールには多機能で操作が複雑なものもあります。そのため、とくに非IT企業でツールを定着させるには「機能がシンプルか」を軸に選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理とワークフローを連携する手順 ここでは、ドキュメント・文書管理とワークフローをスムーズに連携する手順を解説します。管理に課題を感じている場合は、以下を参考にしましょう。 （1）必要な文書を洗い出す はじめに、文書管理とワークフロー両方の対象となる文書を洗い出しましょう。 具体的には、「どのような書類が対象となるか」「数はどれくらいか」「処理量はどの程度か」まで細かく調べる必要があります。詳細を把握しておくことで、ファイルへの振り分けや運用がスムーズに進むのです。 したがって、連携に無駄な時間と予算をかけないためにも、あらかじめ必要文書の詳細を洗い出すことが大切です。 （2）文書のライフサイクルを把握する 次に、対象となる文書のライフサイクルを把握しましょう。 「文書のライフサイクル」とは、ビジネス文書における「発生→活用→保管→検索→保存→廃棄」のプロセスを指します。ビジネスでは、法的な要請に答えたり情報漏えいを防いだりするために、文書のライフサイクルを確実に押さえなければなりません。 ただし、文書のライフサイクルは文書の書類に応じて異なるので注意が必要です。 （3）連携に必要なシステムを導入する 続いて、文書管理とワークフローの連携に必要なシステムを導入しましょう。文書管理とワークフローを連携できるシステムの特徴は以下の通りです。 文書をカテゴリごとに整理できる「フォルダ機能」があること 目的の文書をすぐに探し出せる「優れた検索機能」があること 文書に紐づく「メッセージ機能」があること 以上の特徴を満たしていれば、文書に紐づいたメッセージ機能で上司へ素早く連絡できるうえに、必要な文書の保管場所が分からなくなる心配もありません。 （4）アクセス権を設定する 最後に、文書とワークフローに共通するアクセス権を設定しましょう。 共通のアクセス権限を設ければ、ワークフローシステムと文書管理システムで、同じ書類を参照できるようになるのです。たとえば、文書を格納した「フォルダ」へのアクセス権を設定する方法が挙げられます。 一方で、両者でアクセス権が異なってしまうと、業務で必要な書類が見られなかったり、無関係のメンバーに重要な情報が漏れたりする恐れがあります。したがって、必ず両者に共通のアクセス権を設定しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステムまとめ これまで、文書管理とワークフローの違いや、おすすめの連携システム3選を中心にご紹介しました。 文書管理は社内の文書を管理すること、ワークフローは業務で発生する決まった手続きをすることを指します。また、ワークフローシステムであれば両者を一か所で管理できるものの、文書を探したり関係者へ送信したりするのに手間がかかってしまいます。 そこで、ワークフローシステムと文書管理システム両方の機能が備わったツールで、社内の業務を適切に管理しましょう。ただし、多機能で難しいツールは社内に浸透するのに時間がかかるため、誰でも簡単に使えるツールであるかの確認は必須です。 結論、ワークフローと文書の管理には、簡単に文書管理ができるうえ、承認フロー機能が備わった「ナレカン」一択です。さらに、ナレカンはシンプルなため、誰でも直感的に操作できます。 ぜひ「ナレカン」を導入し、ワークフローと文書管理を両立して業務を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/