ナレッジマネジメント
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企業では、日々膨大な種類のデータを扱っており、その保管場所は多岐にわたります。そうした社内に散在するデータを横断的に検索できる利便性から、「エンタープライズサーチ」が業務効率化の手段として、多くの企業で注目されているのです。 しかし、「エンタープライズサーチを導入したいが、種類が多く自社に適したものがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、エンタープライズサーチのメリットやデメリット、選定ポイントを中心にご紹介します。 エンタープライズサーチの概要や機能について知りたい エンタープライズサーチの選び方のポイントを把握したい より検索性に優れたツールを導入して業務効率化を実現したい という方はこの記事を参考にすると、エンタープライズサーチについての理解が深まるだけでなく、自社の情報管理に最適な方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 エンタープライズサーチとは？1.1 エンタープライズサーチの概要1.2 エンタープライズサーチの主な機能2 エンタープライズサーチの効果・メリット2.1 （1）情報収集を効率化できる2.2 （2）社内の情報共有が活性化する3 エンタープライズサーチのデメリット3.1 （1）情報漏えいのリスクがある3.2 （2）検索の精度が落ちる4 【必見】社内のナレッジ管理に最適なツール4.1 高精度検索で社内情報に即アクセス可能な『ナレカン』5 エンタープライズサーチの3つの選定ポイント5.1 （1）検索スピードと精度が十分か5.2 （2）検索機能が充実しているか5.3 （3）サポート体制が整っているか6 エンタープライズサーチの概要やおすすめのツールまとめ エンタープライズサーチとは？ ここでは、エンタープライズサーチの概要や機能についてご紹介します。以下を参考に、まずはエンタープライズサーチへの理解を深めましょう。 エンタープライズサーチの概要 エンタープライズサーチとは、社内に保管された様々なデジタルデータを、保管場所に関係なく一括で横断検索できるシステムです。 企業のデータは、ファイルサーバやクラウドストレージなど、複数の場所に分散して管理されています。その結果、膨大なデータから必要なものを探し出すのには、多くの時間と労力がかかってしまうのです。 そこで、エンタープライズサーチを活用すれば、社内の多様なデータを“インターネット検索”のような感覚ですばやく検索できるため、必要なデータを探すのにかかる時間を大幅に短縮できます。 エンタープライズサーチの主な機能 以下では、エンタープライズサーチの主な機能について表にまとめました。 検索機能 以下は、検索機能についてまとめた表です。 機能 内容 横断検索 保管場所や保存形式にかかわらず、多様なデジタルデータを横断して検索できる機能です。社内サーバーやクラウドストレージ内など、社内データを保管している場所を幅広く検索します。 絞り込み検索 検索対象の範囲を指定できる機能です。特定のフォルダや最新更新日時などの条件で、絞り込んで検索できます。 あいまい検索 検索語句と完全に一致していなくても、類似したデータを検索結果として表示する機能です。スペルミスや表記ゆれ、類義語などに柔軟に対応しています。 自然文検索 あいまい検索の技術を応用させたもので、話し言葉のような長文から検索できる機能です。たとえば、「〇〇ツールの使い方は？」と検索すると、キーワードに応じた検索結果が表示されます。 このように、エンタープライズサーチはさまざまな検索方法に対応しています。 便利機能 以下は、さらに情報収集を効率化する便利機能についてまとめた表です。 機能 内容 サジェスト機能 検索窓にキーワードの一部を入力すると、検索候補となるワードを一覧で表示する機能です。過去に検索された情報をもとに表示するため、効率的に検索できます。 サムネイル機能 検索結果画面に、データの内容がわかるサムネイル画像を表示する機能です。データの中身を開かなくても内容がわかるため、目的の情報を見つけやすくなります。 アクセス権限管理機能 データの種類ごとに、閲覧できるユーザーを制限できる機能です。特定の社員のみに閲覧を許可したいデータには、制限を設定することで情報漏えいのリスクを防げます。 情報収集機能（RSS） 頻繁に使用するWebサイトの更新情報を配信する機能です。社員がよく使用するサイトを登録しておけば、効率的な情報収集が可能になります。 このように、エンタープライズサーチには検索機能をはじめとした豊富な機能が備わっています。そのため、導入前に自社に必要な機能を把握しておくことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチの効果・メリット 以下では、エンタープライズサーチの導入によって得られるメリットについて解説します。以下を参考に、自社での使用イメージを膨らませましょう。 （1）情報収集を効率化できる メリットの1つ目は、情報収集を効率化できる点です。 企業ではさまざまな情報が異なる形式や場所で保管されており、目的の情報を探すのに手間がかかりがちです。そこで、エンタープライズサーチを導入すれば、社内のあらゆる情報を横断的に検索でき、必要な情報を短時間で見つけられます。 一方で、いつ更新されたのかわからない古い情報や、共有するつもりではなかった個人的なデータが検索結果に表示される場合もあるため、アクセス権限の設定といったセキュリティ対策を徹底する必要があります。 （2）社内の情報共有が活性化する メリットの2つ目は、社内のナレッジ共有が活性化する点です。 エンタープライズサーチを活用することで、部署や職種にかかわらず、全社員が社内情報に広くアクセスできるようになります。その結果、部署内はもちろん、他部署や他職種の社員が持つ情報まで活発に活用され、部署間の連携強化にも貢献するのです。 さらに、管理機能がある製品を使えば、検索履歴などをもとに社内の利用状況を把握可能です。そのため、社内全体や各部署で求められているナレッジを分析し、社内で本当に必要な情報を見極めることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチのデメリット 以下では、エンタープライズサーチの導入によるデメリットについて解説します。多くのメリットが得られる一方、以下のようなリスクもあるため注意しましょう。 （1）情報漏えいのリスクがある デメリット1つ目は、情報漏えいのリスクがある点です。 エンタープライズサーチの導入によって、データの検索範囲が広がり、それまで閲覧することのなかった機密情報や個人情報にも容易にアクセスできるようになります。そのため、不適切な権限設定や管理ミスによって、情報漏えいのリスクが高まるのです。 また、エンタープライズサーチはデータの移行不要で利用を開始できるメリットがある一方、セキュリティを確保するには厳密なアクセス権限の設定や、運用ルールの作成が必要な点に注意しましょう。 （2）検索の精度が落ちる デメリット2つ目は、検索の精度が落ちる点です。 エンタープライズサーチを使用することで、社内のあらゆるデータを横断的に検索できる一方で、何年も更新されていない古いデータや類似した情報が、検索結果として大量に表示されてしまいます。 その結果、目的の情報を探すのに時間がかかり、かえって情報収集の効率が下がる恐れがあるのです。したがって、データを定期的に整理したり、重要な情報や活用されている情報を精査して一か所に集約したりすることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内のナレッジ管理に最適なツール 以下では、社内のナレッジ管理に最適なツールをご紹介します。 エンタープライズサーチを導入することで、情報収集や社員間の情報共有がスムーズになり、業務効率化を実現できます。ただし、情報漏えいのリスクや、古いナレッジの更新不足によって検索性が下がるデメリットには注意しなければなりません。 そこで、本当に必要なナレッジや実際に活用されているナレッジを一元管理し、目的の情報へすぐにアクセスできる仕組みを整えましょう。とくに、既存データの移行支援があれば、導入の手間を大幅に減らし、スムーズな運用が可能になります。 結論、自社が導入すべきなのは、導入支援によって社内で活用されているナレッジを簡単に移行でき、超高精度の検索機能で目的の情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、添付ファイルや画像内の文字も検索する「ファイル内検索」や「OCR検索」のほか、“上司に質問するように探せる”「AI検索」で、必要な情報に即アクセスできます。また、「利用状況レポート」でナレッジの活用状況をひと目で把握できるのです。 高精度検索で社内情報に即アクセス可能な『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチの3つの選定ポイント 以下では、エンタープライズサーチの選定ポイントを3つご紹介します。エンタープライズサーチの導入には多額の費用がかかるため、以下のポイントを意識して慎重に選定しましょう。 （1）検索スピードと精度が十分か 1つ目のポイントは、検索スピードと精度が十分であるかです。 エンタープライズサーチは、製品によって検索対象にできるデータ量や検索精度にばらつきがあります。そのため、検索対象にしたいデータ量が多い場合は、自社の全データから正しい情報を検索してくれるかを必ず確認しましょう。 とくに、膨大な情報を扱う大企業では、検索スピードと精度が不十分だった場合、読み込みに時間がかかったり無関係の情報が大量にヒットしたりしてかえって業務効率が下がる恐れがあるのです。 （2）検索機能が充実しているか 2つ目のポイントは、検索機能が充実しているかです。 エンタープライズサーチでは、社内の膨大な情報を横断的に検索します。そのため、検索機能が不十分だと目的の情報を探すのに手間がかかり、非効率です。 したがって、「横断検索」や「絞り込み検索」のような検索機能だけでなく、「あいまい検索」や「自然文検索」など高度な機能を備えた製品を選ぶことで、効率的に必要な情報を収集しましょう。 （3）サポート体制が整っているか 3つ目のポイントは、サポート体制が整っているかです。 エンタープライズサーチの導入時には、機密情報や個人情報を守るために厳格なアクセス権限の設定が必要です。しかし、社内の全ての情報に権限を設定するには、多大な時間と労力がかかります。 そのため、アクセス権限の設定や運用方法についてのサポートが受けられるかを確認しましょう。また、長期にわたって効果的に活用するには、導入後の効果を測定し、活用を促進するアフターフォローがあるかどうかも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エンタープライズサーチの概要やおすすめのツールまとめ これまで、エンタープライズサーチのメリットやデメリット、選定ポイントを中心にご紹介しました。 エンタープライズサーチを導入すると、社内の情報収集が容易になり、社員間のコミュニケーションも円滑になります。しかし、古いナレッジが更新されないまま放置されていると、似たような情報が散在しかえって検索性が下がる恐れがあるのです。 したがって、社内の最新情報や活用されているナレッジを一元管理して、効率的に情報収集できる仕組みを整えましょう。とくに、「社内での利用状況がわかるツール」であれば、本当に活用されているナレッジを把握できます。 結論、自社の情報管理には、超高精度の検索機能で目的の情報をすぐに見つけられ、利用状況もひと目で把握できる『ナレカン』が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内情報を効率的に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

日々仕事をしていると、企画書や議事録などのファイルは次々と増えていきます。そこで、ファイルを管理するために「エクセル（Excel）」を使うこともあるのです。 しかし、エクセルは使い始めるハードルが低いものの、「エクセルでファイル管理する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、エクセルでファイル管理する方法やテンプレートを中心にご紹介します。 ファイルの保存場所が分からなくなる管理方法をやめたい エクセルで上手くファイル管理する方法を知りたい 簡単かつ効率的に情報管理できるツールがあれば使いたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイルを上手く管理する方法が分かり、業務効率を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 エクセルでファイル管理する3つの方法1.1 （1）ファイル管理のルールを決める1.2 （2）ファイル管理表を作成する1.3 （3）バージョンを管理する2 エクセル管理に使える！データ管理表のテンプレート3 エクセルをやめたい？エクセルでファイル管理するデメリット3.1 （1）管理が属人化する3.2 （2）中身を確認できない3.3 （3）階層管理できない4 【必見】最も簡単に社内の情報を管理する方法とは4.1 エクセルよりも効率的に情報管理できるツール「ナレカン」5 エクセルでファイル管理するやり方まとめ エクセルでファイル管理する3つの方法 ここでは、エクセルでファイル管理をする方法をご紹介します。以下を参考に、エクセルで実際に管理するイメージを掴みましょう。 （1）ファイル管理のルールを決める はじめに、エクセルでファイル管理をするうえでのルールを定めましょう。 ファイル名の記載方法を統一すると、ファイルの内容を把握しやすくなるうえ、後からの検索も容易です。たとえば、「番号_ファイルの中身の概要」といったように記載ルールを決めると、タイトル順（昇順・降順）で見やすい状態で並び替えができます。 したがって、エクセルでファイル管理するうえでは、あらかじめファイル名などに関するルールを明確にして、全体に共有しましょう。 （2）ファイル管理表を作成する ファイル管理表を作ると、ファイルの保存場所をすぐに確認できます。 ファイルの作成日や保管されているフォルダ名、階層をまとめた表を作ると「どこに・どのファイルがあるか」が一目で確認できます。また、「アクセス日が反映される関数」などを使うと、自動で情報が入力されて便利です。 ただし、関数を使うと、ITに詳しくない社員がうまく編集できない可能性があるので注意しましょう。 （3）バージョンを管理する ファイルを更新したら、その都度バージョン管理しましょう。 同じファイルを複数人で共有すると、元のファイルのほかに「元のファイルのコピー」「Aさんが修正したファイル」など、次々とファイルが増えていきます。そのため、常に最新のファイルがどれかが把握できるように、バージョン管理を徹底しましょう。 ただし、それでは「ファイルが増えていく」という根本的な問題は解決されません。一方、編集履歴が自動で保存され、かつ必要に応じて復元できる「ナレカン」であれば、ファイル数を増やすことなく情報を更新していけるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセル管理に使える！データ管理表のテンプレート こちらは、エクセルで使えるデータ管理表のテンプレートです。 ファイル名や保存場所はもちろん、部署や概要などの入力欄があるため、ファイルの内容を一目で確認できます。ただし、最終更新日などの記入欄はないため、用途に合わせてカスタマイズする必要がある点に注意しましょう。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルをやめたい？エクセルでファイル管理するデメリット ここでは、エクセルでファイル管理をするデメリットをご紹介します。以下のデメリットを踏まえたうえで、エクセルでファイル管理するか否か判断しましょう。 （1）管理が属人化する 1つ目のデメリットは、ファイルの管理が属人化することです。 エクセルで関数やマクロを使って管理すると、ITに詳しくない社員が操作できず、管理作業が属人化しやすいです。また、ファイルをデバイス本体に保存してしまい、ほかのメンバーに共有されないケースもあります。 以上のように、エクセルでファイル管理すると作業が属人化して、メンバーの退職時などに業務が滞るリスクが高いです。 （2）中身を確認できない 2つ目のデメリットは、ファイルの中身を一目で確認できないことです。 エクセルでは、ファイル名と保存先しか一覧で表示されないため、開くまで内容を把握できません。たとえば、エクセルでバージョン管理をしている場合、「このバージョンはどのような変更を加えたものか」が開くまで分からないのです。 このように、ファイルの中身を一目で確認できないと、必要な情報を見つけるのに時間がかかります。 （3）階層管理できない 3つ目のデメリットは、階層管理ができない点です。 ファイルを一カ所にまとめて管理するうえで、フォルダのような階層構造は欠かせません。「親フォルダ＞子フォルダ＞孫フォルダ…」というように階層的に管理することで、ファイル同士の関係性が明確になり、情報の検索性を高めることにつながります。 しかし、エクセルには、シートを階層化する機能は備わっていません。そのため、エクセルでファイル管理をする場合、1つのシート上に情報が密集してしまい、ファイル管理が入り乱れてしまう点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単に社内の情報を管理する方法とは 以下では、最も簡単に社内の情報を管理する方法をご紹介します。 エクセルでファイル管理すると、ルールの徹底やバージョン管理などの手間がかかるうえ、管理作業が属人化しやすいです。また、目的の情報を見つけるためには、わざわざファイルを開いて中身を確認しなければならず時間がかかります。 したがって、社内情報を上手く管理するには「情報を簡単に整理・共有できるツール」を導入すべきです。ただし、多機能なツールは操作が複雑で社内に浸透しないので、社員のITスキルにばらつきがある大企業では「シンプルな操作性」のツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、「記事」と「フォルダ」のシンプルな構造で情報を管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に1つずつファイルを添付し、部署や業務ごとに「フォルダ」を階層化していく管理方法であれば、管理表がなくても必要なファイルがすぐに見つかります。また、「添付ファイル内検索」も可能なので、欲しい情報を的確に探し出せるのです。 エクセルよりも効率的に情報管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルでファイル管理するやり方まとめ ここまで、エクセルでファイルを管理する方法やデメリットを中心にご紹介しました。 エクセルでファイル管理するには、ファイル名の工夫やバージョン管理を徹底しなければならず手間がかかります。また、複雑な関数やマクロを使ったり、デバイス本体にファイルを保存したりすると、管理作業が属人化しやすいです。 それゆえ、ファイル管理にはエクセルではなく、「情報をスムーズに管理・共有できるツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、結果的に情報管理の属人化を防げません。 結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に情報管理できる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

仕事のメールチェックは、出勤してまずはじめに取りかかるほど、必須な業務だと言えます。しかし、一度に大量のメールを捌くのは負荷が重く、仕事とは関係のない営業メールが届くことも多いため、重要なメールを見落としてしまうケースも少なくありません。 そのため、”取引先から対応を催促するメールを受信していても、受信メールをすぐに察知できずに対応が遅れてしまった”という経験がある方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説します。 メールを見落としていたため、相手に誠意が伝わるお詫び文を考えたい メールに気が付かない原因を把握して対処したい メールをはじめとする社内情報を漏らすことなく確認できるツールが欲しい という方は今回の記事を参考にすると、仕事のメール見落としを予防する方法がわかり、確認ミスを起こさない対応方法を実践できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メールを見落としてしまったときにすぐにやるべきこと1.1 （1）お詫びメールの返信をする1.2 （2）電話で第一報を入れる2 お詫びメールの基本的な書き方3 【シーン別】お詫びメールの例文3.1 社外向けのお詫びメール3.2 社内向けのお詫びメール3.3 返信を催促するメール（番外編）4 メールを見落としたお詫び文を書くときの3つのポイント4.1 （1）言い訳をせず理由を書く4.2 （2）誠意を伝える4.3 （3）今後の対応を伝える5 メールを見落としてしまう3つの原因5.1 原因1｜メールを確認する時間がない5.2 原因2｜メールの優先順位付けができていない5.3 原因3｜メールの振り分けができていない6 【すぐできる】メールの見落としを防ぐ対処法6.1 対処法1｜メールを適切に整理して管理する6.2 対処法2｜メールを見落とさない仕組みをつくる7 【これで対策】ビジネスメールを見落とさない仕組みとは7.1 情報を流れることなく管理でき、対応漏れを防げるツール「ナレカン」7.2 ナレカンで情報管理する例8 メールの見落としの原因と対処法まとめ メールを見落としてしまったときにすぐにやるべきこと まず、メールを見落としてしまった際には、相手に即連絡を入れることが最も重要です。そこで以下では、メールと電話を使ったお詫びの方法を紹介します。 （1）お詫びメールの返信をする 見落としに気づいたら、迅速にお詫びのメールを送りましょう。 メールには最初と最後にお詫びの言葉をいれ、誠意をもって謝罪を伝えることが大切です。さらに、メールの内容が重要なものでなくても、気が付いた時点で即座に対応し、「返信がなかなか来ない」という相手の不安を取り除かなければなりません。 誰でもミスはしてしまうものですが、重要なのはその後にどう対応するかです。見落としをしてしまったら、誠意をもってすぐに謝罪のメールを送りましょう。 （2）電話で第一報を入れる 相手に直通または相手の会社につながる電話番号を把握しているのであれば、電話でお詫びの連絡を入れる手段も有効です。電話で連絡するときには、下記にもとづいてお詫びの意思を伝えましょう。 まず、不手際によりメールを見落としてしまった旨の謝罪をします。このとき、言い訳と捉えられる内容は伝えず、真摯に謝罪することがポイントです。 次に、何時までに回答すれば問題ないかorこのまま電話口で回答しても問題ないかを尋ねましょう。 最後に、今後は見落としによる迷惑をかけることがないように、一層努める旨のお詫びを伝えます。 なお、電話口で質問内容に回答したら、通話後にあらためてメールで回答内容を返信するか、会話内容のメモを社内メンバーに共有しておきましょう。回答済みであることの証跡が残り、あらたなトラブルの防止になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ お詫びメールの基本的な書き方 お詫びメールを送るときは、以下の構成と書き方を意識すれば、相手にわかりやすく経緯を説明できます。 宛名 挨拶・自己紹介 お詫び 返信が遅れた原因 今後の対策 締めの挨拶 上記に加えて、件名には「〇〇についてのお詫び」などを記載することで、相手がお詫びメールだと一目でわかるようにすべきです。また、メール文を書き終えたら誤字・脱字がないかを入念にチェックしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【シーン別】お詫びメールの例文 ここでは、メールを見落としてしまったときに相手に送るお詫びメールの例文をご紹介します。お詫びメールは迅速さが大切なので、例文を参考に素早く作成しましょう。 社外向けのお詫びメール 以下では、社外向けにお詫びするときに使えるメール文をケース別に紹介します。 ケース1.【取り急ぎお詫びを伝える】 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社▲▲の××です。 この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。 ○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。 いただいた内容につきまして、至急確認し、遅くとも本日〇日の〇時までには回答させていただきます。 大変恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。ご迷惑をお掛けし大変申し訳ございません。 今後はこのようなご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。 以上でございます。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ ケース2.【お詫びとともにメール内容に返信する】 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社▲▲の××です。 この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。 ○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。 今後はご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。 いただいたメールについての内容でございますが、(回答内容)～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～となります。 その他ご不明な点などございましたら、いつでもご連絡くださいませ。 以上でございます。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ このように、他社へメールを送信するときは、相手の会社名のほかに自社名を明記することも忘れないようにしましょう。 社内向けのお詫びメール 以下では、社内向けにお詫びメールを送るときの例文を紹介します。 【案内の回答期限が過ぎてしまったことをお詫びする場合】 〇〇さん お疲れ様です。 ▲▲（部署名）の××（氏名）です。 先日ご案内をいただいた◇◇の件で、ご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。 2日も期限が過ぎてしまいましたが、まだ間に合えばと思い、回答させていただきます。 この度は私の不注意により連絡が遅れ、ご迷惑をおかけしたこと、重ね重ねお詫びいたします。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ 以上のように、社内用にメールを送る場合は、社名の代わりに部署名や所属先を明記してから本題に入りましょう。 返信を催促するメール（番外編） 以下では、メールの返信がなかなか返ってこないときに使える例文を紹介します。 【メールの見落としを相手に指摘する場合】 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社▲▲の××です。 念のため伺いたいのですが、先日お送りしたメールのご確認はお済みでしょうか。 ご多忙と存じますが、業務の関係上、来週までにご返事をいただけますと幸いです。 すでに対応して頂いている場合は、ご放念ください。 お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ＜署名＞ このように、返信を催促するときは、「いつまでに対応して欲しいか」まで記載するようにすべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールを見落としたお詫び文を書くときの3つのポイント ここでは、メールを見落としたお詫び文を書くときの3つポイントを紹介します。内容次第では、今後の関係性を悪化させかねないため、以下のポイントを踏まえましょう。 （1）言い訳をせず理由を書く まず、言い訳をせず端的に遅れた理由を記載しましょう。 連絡が遅れたうえで言い訳をすると、自社の印象がさらに悪くなってしまいます。その結果、信頼関係がなくなり今後の取引に影響する恐れがあるのです。 また、遅れた理由を長文で記載していると言い訳がましい印象になるので、遅れた理由は簡潔にまとめたうえ、言い訳をせず謝罪する必要があります。 （2）誠意を伝える 次に、相手側に対して誠意をもって見落としをお詫びしましょう。 メールの見落としが発生すると、連絡を待っている相手側は業務が進まなくなってしまいます。したがって、相手の時間を奪ったことを認識し、誠意をもった謝罪が必要です。 ミスを受け止めていると相手側に伝われば、今後の信頼関係回復につながります。そのため、始めの挨拶で謝罪をしたあと、改めて締めの挨拶でお詫びの言葉を添えるようにすると好印象です。 （3）今後の対応を伝える 最後に、今後の対応を伝えましょう。 メールを見落とされた相手側は、再びミスが発生するのではないかと不信感を抱いています。そのため、信頼回復のためにも「次はどのように対応してミスを予防するのか」を伝える必要があります。 返信が遅れた原因を説明したら、その原因を防ぐための対策を具体的に述べ、ミスの再発防止に努めていく姿勢を示しましょう。とくに、相手側に損害が発生する場合は対応の仕方も記載しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールを見落としてしまう3つの原因 メールの見落としは不注意により発生するものですが、不注意を引き起こしてしまう原因をご紹介します。以下に当てはまる人は根本的な要因を理解し対策を講じるべきです。 原因1｜メールを確認する時間がない メールチェックの時間が十分にとれていなければ、メールの受信に気づかず見落としてしまう可能性が高くなります。 とくに、自身がCCに含まれている場合も含め、メールチェックする時間を捻出しなければ、大雑把な確認で終ってしまい見落としにつながります。また、元々のタスク量が多すぎる場合も対応の時間はなくなりがちです。 そのため、一日のうち「この時間帯にメールを確認する」というスケジューリングをしたり、メンバーのタスク量を見直したりする作業が必要になります。 原因2｜メールの優先順位付けができていない メールの優先順位を決めず場当たり的に対応していることも、見落としが発生します。 受信メールが来るたびに対応していては、何から対応すればいいか不明確になるため、重要なメールがあることを見落としてしまいます。とくに、優先順位付けで迷う場合は「緊急度」と「重要度」を軸にして優先度を判断するのがおすすめです。 そのため、来たメールの内容はもちろん、件名や受信日時からも順序を決めましょう。 原因3｜メールの振り分けができていない メールの振り分けができておらず、どのメールに対応したかがわかりにくくなってしまうことも原因のひとつです。 すべてのメールを「デフォルトの受信ボックスひとつ」で管理している場合、顧客からの必要なメールと不要な営業メールが混ざってしまいます。とくに、取引先が多いほど、振り分けがされていなければ対応漏れが発生しやすいです。 そこで、メールを見落とさないためには「ナレカン」のように、受信したメールを「顧客先名」や「案件名」でカテゴリ化した「フォルダ」へ適切に振り分けられるツールを活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐできる】メールの見落としを防ぐ対処法 ここでは、メールの見落としを予防する対処法を紹介します。すぐにできる方法となるので、メール管理が煩雑でトラブルになりかけている場合は即実践しましょう。 対処法1｜メールを適切に整理して管理する まずは、メールの「情報が見やすく管理されている」状態を作りましょう。メールが適切に整理できていれば、見落とすリスクがなくなります。 具体的には、受信時に自動でメールを分類化できるフォルダ分けや、重要なメールを目立たせるための目印づけがおすすめです。このように、自動振り分けや目印づけを活用したうえで、対応順を決めると順序だててメールが確認可能になります。 メールの受信ボックスを整理して対応が必要なものだけに分類できれば、対応の優先順位を間違えることなくメール返信に専念できるのです。 対処法2｜メールを見落とさない仕組みをつくる メールの管理方法そのものを、見落としが生まれない仕組みに変えてしまえば、メール対応が漏れることはありません。具体的には、以下の2パターンが挙げられます。 メールを「ITツール」上で管理する まず、メールを情報管理ツール上に転送して、見落としを防ぐ方法が挙げられます。ツールによっては、アドレスごとに転送先の「フォルダ」を指定できるので、手動で受信ボックスを移動させたり、メールが埋もれたりする面倒を解消します。 ITツール上でやりとりする そもそものやりとりにメールではなく、”チャットツール”や”情報管理ツールを活用する方法もあります。ただし、チャットでは結局情報が流れてしまうので「あらゆる情報をストックし、メンバーに即共有できる情報管理ツール」が最適です。 以上のように、社内の体制を一から見直し、見落としを防ぐ仕組みを構築していくのも有効です。なかでも、メール転送機能に加え、情報をストックできる「ナレカン」のようなツールであれば、社内外のやりとりに対応できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで対策】ビジネスメールを見落とさない仕組みとは 以下では、メールの情報を簡単に管理するのに最適なアプリをご紹介します。 メールの見落としは業務の中断を引き起こし、取引先とのトラブルや社内評価の低下にもつながるため、十分に気を付けなければなりません。しかし、メールの特性上、複数の異なる案件のメールが次々に届くため、重要なメールが埋もれてしまい見落としがちです。 そこで、社内外の情報共有には「ITツール」を活用し、情報をすぐに確認できる体制を整えましょう。なかでも「フォルダ機能を備えたツール」であれば、差出人や締め切り期日などテーマに分けて情報を管理できるため、あとから見返しやすく、他の案件と混ざることもありません。 結論、メールの見落としを防ぐには、案件ごとにメッセージが流れることなくやり取りできるうえ、テーマ別に「フォルダ」に分けて管理可能な「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、社内外のメールを「記事」に自動転送できるので、重要なメールが埋もれる事態を防げます。さらに、新たに作成・更新された「記事」は、新着順に一覧表示されるうえ、閲覧していない記事は「青色」で表示されるので”気づかず漏れてしまった”という課題を解決します。 情報を流れることなく管理でき、対応漏れを防げるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで情報管理する例 以下では、「ナレカン」のホーム画面です。 ナレカンでは、テーマごとに作成した「フォルダ」に情報を振り分けて管理できるので、どこにどのような情報があるのかわかりやすく整理可能です。また、社内全体にアナウンスしたい内容は、上図のように全体に周知できます。 加えて、各フォルダに振り分けた「記事」には「メッセージ」を紐づけられるため、他の案件に埋もれる心配がありません。さらに、送信先の相手に「通知」がいくうえ手軽にリアクションも付けられるので、対応漏れを未然に防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールの見落としの原因と対処法まとめ ここまで、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説してきました。 メールを見落としてしまう原因として、「さまざまな案件が一か所に届く」ことが挙げられます。また、チャットでやり取りする場合でも、情報が混ざったり流れたりしてしまい、見落としが起こるリスクが高いのです。 そこで、あらかじめテーマごとに「フォルダ」を用意しておき、そのフォルダ内の「記事」に情報を書き込んでいく仕組みを整えれば、複数の案件が並走しても情報が混ざる心配がありません。 結論、メールの見落としを防ぐには、日常使いするメールの内容を自動転送し、流れることなストックできるツール『ナレカン』が必須です。また、ナレカンの「記事」には「コメント」を紐づけられるので、やりとりが従来しても流れる心配が一切ありません。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報を整理し、メールの見落としをなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

「見える化」とは、企業の業務プロセスや進捗を、誰が見てもわかりやすく、全員が同じ認識を持てるような状態にすることを指します。今日では、労働人口の減少により人手の確保が難しいので「見える化」により、業務効率化を図る企業が増えています。 しかし、実際に業務の見える化を実現する方法がわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、見える化によって業務効率化に成功した事例6選を中心にご紹介します。 社員の業務内容やナレッジが属人化している 情報が共有されず、必要な情報がどこにあるかわからない 見える化を簡単に進められるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、成功事例から「見える化」の活用方法がわかるので、自社での「見える化施策」も考案しやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 見える化の必要性とは2 【必見】業務の見える化の成功事例6選2.1 (1)情報通信業｜バリュークリエーション株式会社2.2 (2)情報通信業｜株式会社SKYARCH2.3 (3)製造業｜株式会社テック長沢2.4 (4)製造業｜株式会社明電舎2.5 (5)サービス業｜株式会社ニューズベース2.6 (6)医療・福祉業｜株式会社アットティー3 業務の見える化にアナログ的手法が不向きな理由4 社内情報の見える化を簡単に実現するツール4.1 情報の見える化におすすめのツール「ナレカン」5 【意味ない？】見える化のメリット3選5.1 課題を早期発見できる5.2 属人化の防止につながる5.3 情報共有が円滑化する6 見える化に成功した事例6選まとめ 見える化の必要性とは 業務プロセスを洗い出すために「見える化」が必要です。 近年、労働人口の減少で人手確保が難しく、企業は業務負担軽減のため不要な業務やコストを削減する必要があります。業務プロセスを見える化することで、人材育成にかかる教育コストや不要な作業の時間コスト、コミュニケーションコストの削減につながります。 もし、業務プロセスを見える化しなければ、どこに問題があるかが明確になりません。そのため、ブラックボックス化している業務は見える化し、管理可能にすることが重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務の見える化の成功事例6選 以下では、実際に業務プロセスの見える化を進め、成功した事例を6つ紹介します。見える化は、業界職種問わず業務の最適化につながるため、以下の成功事例を参考にし、見える化のイメージを明確にしましょう。 (1)情報通信業｜バリュークリエーション株式会社 引用：バリュークリエーション株式会社の公式サイト WEBプロモーション分野において、ソリューションを提案するデータマーケティングに取り組んでいる企業です。 バリュークリエーション株式会社では「欲しい情報がすぐに見つからない」「マニュアルの情報が古いまま」といったマニュアルの管理体制に課題がありました。また、マニュアルが整備されていないが故に繰り返される「教育コスト」にも不憫さを感じていました。 そこで、業務の引継ぎや新人教育で必要となるマニュアル以外にも、社内FAQ、議事録の内容もナレッジとして蓄積できるナレッジ共有ツールを導入しました。そして、蓄積した情報を振り返られる体制を整えたのです。 その結果、ツールに蓄積された情報を検索すれば自己解決できる状態をつくり「何度も同じことを説明する」といった手間が削減されました。また、蓄積した情報はほかの部署にも共有することで、部署を横断したつながりが生まれたのです。 参考：導入事例：バリュークリエーション株式会社ーNotePMー (2)情報通信業｜株式会社SKYARCH 引用：株式会社SKYARCHの公式サイト 株式会社SKYARCHは、システム運用・セキュリティマネジメント事業を展開しています。 リモートワーク下において「誰が何をしているか」を把握しきれておらず、業務プロセスが不透明な分、成果重視の傾向にありました。しかし、メンバーが成果を出せなかったときに、十分なフォローができていないことに課題がありました。 そこで、時間管理ツールを導入し、業務時間を記録できる仕組みをつくりました。また、業務内容別にカテゴリーを作成し、それぞれの業務時間を細かく計測できるようにしたのです。 その結果、たとえメンバーが想定の結果が出せなかった場合でも、成果を出すまでの過程にも着目し定量的評価する体制を構築できました。さらに、今まで気が付かなかった非効率な業務が浮き彫りになり、業務全体の見直しにもつながりました。 参考：導入事例：株式会社SKYARCHーTimeCrowdー (3)製造業｜株式会社テック長沢 引用：株式会社テック長沢の公式サイト 株式会社テック長沢は、自動車や産業用機械の部品加工の事業を展開する企業です。 株式会社テック長沢は、M&A（企業の統合と買収）を含め事業規模の拡大に積極的に取り組んでいます。事業拡大に伴い社内のコミュニケーション量が増加したため、情報が点在化し始め、業務の流れや調整の複雑になってきた点に課題を感じていました。 そこで、ワークマネジメントツールを導入し「プロジェクト」「プロセス」「タスク」における業務の進捗状況を一元管理しました。さらに、メンバー全員が進捗状況を共有できる仕組みをつくり、コミュニケーションコストの軽減を目指したのです。 その結果、タスク漏れやメンバー同士の進捗状況の認識のずれがなくなり、スムーズにプロジェクトを進捗できるようになりました。加えて、これまで社員への情報共有にメールを使っていたことで発生していた「メールを確認する手間」の軽減にもつながったのです。 参考：導入事例：株式会社テック長沢ーリードプラス株式会社ー (4)製造業｜株式会社明電舎 引用：株式会社明電舎の公式サイト 株式会社明電舎は、部品の発注先を選び調達する事業を展開しています。 株式会社明電舎では、以下の2つの課題が同時に発生していました。1つめは、紙媒体に郵送費用・購入費用がかかること、2つめは、連絡業務が属人化し、情報を社内で共有できていない仕組みです。 そこで、業務プロセスを見える化できるツールを導入しました。ツールの導入によって「電子化するためのクラウド対応」「コミュニケーション基盤構築」将来的には「分析基盤としての活用」ができる体制を整えたのです。 その結果、見積依頼から、サプライヤ選定、納品までの業務プロセスが一元化できるようになりました。さらに、一元化によって、属人的な業務の統一化や外部とやりとりするスピードや精度が向上したのです。 参考：導入事例：株式会社明電舎ーintra-martー (5)サービス業｜株式会社ニューズベース 引用：株式会社ニューズベースの公式サイト 株式会社ニューズベースは、企業主催のイベント企画を支援する事業を展開しています。 株式会社ニューズベースでは、これまで「チャットツール」を使っていましたが、大量の情報が次から次へと流れてしまい、使い続けることに限界を感じていました。 そこで、情報共有ツール「Stock」を導入し、複数のテーマが同時並列で進行したり、席を離れたりした場合でも「情報の流動」や「話題の錯そう」が起こらない仕組みを構築したのです。 その結果、複数のテーマを担当しても情報が錯そうすることなく、メンバー同士でのやり取りが可能になりました。また、チーム内の情報をそれぞれのテーマ毎に分けて整理できるようになりました。 参考：導入事例：株式会社ニューズベースー株式会社Stockー (6)医療・福祉業｜株式会社アットティー 引用：株式会社アットティーの公式サイト 株式会社アットティーは、有料老人ホーム・訪問介護・訪問看護・居宅介護支援といった医療福祉施設を運営する企業です。 株式会社アットティーでは、介護福祉業界の日報や報告書を紙で共有する体制は時代遅れと考え、情報をクラウド管理する必要性を感じていました。さらに、情報のリアルタイム性がないため、最新情報を把握できないまま現場対応してしまう課題も生じていました。 そこで、リアルタイムで情報を共有できるツールを導入しました。また、社内には60代のスタッフもいたため、誰でも簡単に情報共有ができる仕組みを目指しました。 その結果、リアルタイムでの情報共有が可能になり、情報共有にかかる無駄な時間や、電話のやり取りを軽減でき、重要な業務に集中できるようになったのです。また、シンプルな操作性のため紙ベースからツールへの移行もスムーズに進められました。 参考：導入事例：株式会社アットティーー株式会社Stockー 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務の見える化にアナログ的手法が不向きな理由 業務の見える化において、紙のメモや書類、ホワイトボードなどのアナログ的手法が不向きな理由のひとつに、「情報の管理に手間がかかる点」が挙げられます。 見える化した情報を紙で管理すれば、書類を管理するスペースが必要になったり、ファイリングして整理したりする必要があります。したがって、情報を見える化したうえで、さらに情報を管理するための手間や時間がかかってしまうのです。 そのうえ、過去の情報を振り返りたい時にも、大量の書類のなかから必要なページだけを探さなければならず面倒です。よって、情報の見える化には、これらのデメリットを解消するITツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内情報の見える化を簡単に実現するツール 以下では、社内情報の見える化を簡単に実現するツールを紹介します。 業務の見える化を実現する方法がわからない場合には、「社内情報を簡単に一元化できる情報共有ツール」を導入しましょう。社内に散在する情報を一か所に集約し、共有できる環境をITツールで整えれば、業務プロセスの見える化も簡単に実現できます。 ただし、単にITツールを導入するのではなく、導入後の運用まで考慮しなければなりません。したがって、複雑なツールでは現場に馴染まず、結局は使われなくなるリスクが高いので、現場のITリテラシーに合わせてシンプルに運用できるツールを選定しましょう。 結論、社内情報の見える化には社内情報を一元化し、簡単に情報を見える化するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に見える化したあらゆる情報は、社員に簡単に共有できます。また、高精度の「キーワード検索」で、必要な情報をすぐに見つけられるので、見える化した情報を業務に活用することも簡単です。 情報の見える化におすすめのツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【意味ない？】見える化のメリット3選 以下では、情報の見える化によって得られるメリット3選をご紹介します。見える化による効果を知りたい担当者の方は必見です。 課題を早期発見できる 1つ目のメリットは、課題の早期発見につながる点です。 見える化をすると、現場や社内の状況を数値やグラフで把握できるため、問題点を発生初期の段階で認識できます。たとえば、作業の進捗や売上の変動を可視化することで、遅延や業務効率の低下などの課題を早期に発見できるのです。 さらに、複数部署やプロジェクト間のデータを統合して分析できるため、個別では見えにくい問題も浮き彫りになります。これにより、部署横断的なボトルネックや改善ポイントを把握し、迅速かつ効果的な対応が可能になるのです。 属人化の防止につながる 2つ目のメリットは、属人化の防止につながる点です。 見える化により、特定の人に依存していた業務知識やノウハウを共有できる点もメリットです。たとえば、作業手順や対応フローを文書や図で可視化することで、誰が担当しても一定の品質で業務を進められます。 さらに、業務プロセスを標準化すれば、引き継ぎや新人教育もスムーズになり、担当者の不在による業務停滞を防げます。これにより、組織全体で安定した業務運営が可能になり、属人化によるリスクを大幅に軽減できるのです。 情報共有が円滑化する 3つ目のメリットは、情報共有の円滑化につながる点です。 見える化により、必要な社内情報をすぐに把握できる点がメリットです。たとえば、業務データや進捗状況を可視化することで、無駄な確認作業や情報の重複を減らせます。 さらに、部署間で同じデータを共有できるため、他部署との連携や意思決定もスムーズになります。「ナレカン」のような「記事」を作成した瞬間に任意のメンバーに共有されるツールを利用すると、共有の手間がなくなり、情報の伝達漏れも防げて便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見える化に成功した事例6選まとめ ここまで、見える化に成功した事例を6選紹介しました。 業務プロセスの見える化は、課題発見や属人化の防止などさまざまなメリットがあります。業務の最適化を図ったり不要なコストを削減したりするためにも、定期的に業務フローや各メンバーのタスク情報は見える化する必要があるのです。 今回紹介した6つの成功事例の共通点は「ITツールを導入して見える化したこと」でした。見える化を成功させるには、自社に最適なツールを活用することが重要なのです。 結論、社内の見える化には、ITに詳しくない人でも直感的に利用可能で、社内のあらゆる文書を一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の見える化の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

どんなに優れた製品やサービスを保持していても、やみくもに販売していては売り上げは上がりません。そこで、効果的に利益の増収を図るためには、商品の強みや顧客のニーズに合わせた販売戦略の立案が必要です。 しかし、「自社の販売戦略をうまく立てられず困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、効果的な販売戦略を立てるのに役立つ、代表的な手法やフレームワークを中心にご紹介します。 基本的な販売戦略についての知識を得たい 自社の強みを生かした販売戦略を立てる方法が分からない 自社の販売戦略を効率的に立てたい という方はこの記事を参考にすると、販売戦略について理解できるだけでなく、自社に最適化した販売手法を見つける手がかりを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 販売戦略とは2 【マーケティング対策】販売戦略の必要性とは3 販売戦略の立て方4 販売戦略の代表的な5つの手法4.1 （1）ランチェスター戦略4.2 （2）コストリーダーシップ戦略4.3 （3）ニッチ化戦略4.4 （4）バンドル戦略4.5 （5）サンドイッチ戦略5 販売戦略を立てるのに便利なフレームワーク3選6 販売戦略の成功事例6.1 男前豆腐店6.2 YKK株式会社6.3 QBハウス6.4 マクドナルド7 販売戦略に必要な情報管理に役立つITツール7.1 販売情報の整理や管理に必須のツール「ナレカン」8 販売戦略の手法とフレームワークまとめ 販売戦略とは 販売戦略とは、自社製品やサービスをどのように顧客に届けるのか方向性を定めて、効果的に販売するための戦略を指します。 たとえば、価格やターゲット、プロモーション方法などを、自社製品の売上を効果的に伸ばすためにどう活用するかの戦略を立てます。 販売戦略を立案することで、社内の資源を有効活用出来たり、なぜ売れた/売れなかったのかの仮説検証が可能になったりするのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【マーケティング対策】販売戦略の必要性とは ビジネスにおいて、販売戦略は、人材や資産といった限りある経営リソースの中で、最大限の利益を出すために重要と言えます。 ただやみくもに製品を販売したり広告を売ったりすれば、資産が無駄になる恐れがあるのです。そこで、自社に適した販売戦略を考えることで、販売活動を合理的に進められます。 したがって、限られたリソースを最大限に活用し、効果的に自社製品を販売するためにも、販売戦略の策定が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の立て方 販売戦略を立てる際は、以下の3つの手順で進めましょう。 市場・競合・ニーズ分析 まずはターゲット市場や競合、ターゲットとなる顧客のニーズなどを分析し、自社のおかれている状況を把握しましょう。 課題設定 次に、分析から得られた情報をもとに、自社の販売における課題を明確にしましょう。たとえば、商品力や新規顧客獲得率の低さ、差別化要素の不足などが挙げられます。 戦略策定 最後に、設定した課題への対策を検討し、具体的な戦略に落とし込みます。 また、販売戦略を策定する際には、社員全員が理解できるように具体的な内容を記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の代表的な5つの手法 ここでは、販売戦略の代表的な手法を5つご紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社に適した手法を見つけられます。 （1）ランチェスター戦略 ランチェスター戦略では、「強者と弱者では採るべき戦略が異なる」という考えをもとに、市場のシェア率が高い強者企業と、シェア率の低い弱者企業では、戦略が異なると説いています。 強者企業は競争力やブランド力が高いため、大々的なプロモーション活動によりシェア拡大を目指します。一方、弱者企業は強者が参入していないニッチな市場を狙って差別化を図るという方法が考えられます。 このように、ランチェスター戦略は、各々の企業が自社の強みを生かしてシェアの獲得を目指す戦法です。 （2）コストリーダーシップ戦略 コストリーダーシップ戦略とは、競合他社より低コストで商品やサービスを提供して、価格の優位性を競争力とする戦略です。 物流コスト削減や大量生産、直接仕入れなどにより、低コストでの商品販売を実現させます。一般的に豊富な経営資源を所持する大企業で用いられる戦略ですが、限られたニッチな領域に特化することで、中小企業でも実現可能です。 以上より、コストリーダーシップ戦略では、大量生産やコスト削減によって、競合他社より価格の面で優位に立ち、差別化を図る戦略です。 （3）ニッチ化戦略 ニッチ化戦略とは、競合他社がおらず、ユーザーニーズがある隙間市場で、トップシェアの獲得を目指す戦略です。 一定数のニーズがあり、自社の強みとマッチした市場を開拓できれば、競争に巻き込まれることなく、大幅な利益の増加が見込めます。また、新規市場を開拓したことで、パイオニアとしてのブランディングにもつながります。 したがって、ニッチ化戦略とは、自社の強みと合致するニッチな市場を発見・開拓して、シェアの獲得を図る戦略です。 （4）バンドル戦略 バンドル戦略とは、利益率が高い商品と低い商品をセットにして販売し、利益の向上を目指す戦略です。 代表的な例が飲食店のセットメニューであり、単品よりも安く購入できるセットの「お得感」により、ユーザーの購買意欲を刺激します。これにより、企業は在庫数の調整に加えて、利益の増幅も見込めます。 このように、バンドル戦略ではユーザーのニーズをくみ取って、複数の商品を組み合わせて販売することによって、売り上げの向上を目指します。 （5）サンドイッチ戦略 サンドイッチ戦略とは、平均を好む日本人の深層心理を利用して、特定の商品を売れやすくする戦略です。 たとえば、「1000円のAコース」「1500円のBコース」「2000円のCコース」があった場合、真ん中のBコースが多く選ばれる傾向にあります。そのため、最も利益率の高い商品や在庫を多く抱える商品など、売りたい商品を真ん中の価格に設定することで、売上アップが期待できます。 以上から、平均を好む日本人の特性を利用したサンドイッチ戦略によって、利益率の高い商品の購入を促すことができ、売上向上につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略を立てるのに便利なフレームワーク3選 以下では、販売戦略を立てるのに役立つ3つのフレームワークを解説します。販売戦略を立てる上で何から始めるべきか分からない方は、フレームワークを活用してみましょう。 3C分析 3C分析は「Costomer＝市場・ユーザー」「Competitor＝競合」「Company＝自社」の3項目を分析して、市場の状況を把握しつつ、自社を取り巻く環境を知るのに役立ちます。これにより、外部環境に応じて自社がとるべき戦略を立てられます。 4C分析 4C分析では「Customer Value＝価値」「Cost＝費用」「Convenience＝利便性」「Communication＝対話」の4項目を顧客目線で考えていくフレームワークです。顧客視点に立って分析することで、顧客のニーズをおさえた商品やサービスを提供できます。 SWOT分析 SWOT分析では「Strength＝強み」「Weakness＝弱み」「Opportunity＝機会」「Threat＝脅威」の4項目で、内部環境と外部環境をプラス面とマイナス面に分けて整理します。これらを分析することで、強みを生かした販売戦略や弱みを克服するための攻略方法を模索できます。 以上のようなフレームワークを活用して、自社の課題や取るべき戦略を具体化しながら営業戦略を立案しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の成功事例 ここでは、販売戦略が成功した事例についてご紹介します。以下の成功事例を参考にして、自社でも導入できる販売戦略を考えていきましょう。 男前豆腐店 引用：男前豆腐店公式サイト 男前豆腐店は「男前豆腐」や「風に吹かれて豆腐屋ジョニー」といった人気商品を販売している企業です。 豆腐店とは思えないインパクトのあるネーミングと頭に残る音楽で、顧客の興味を引くことに成功して、人気を獲得してきました。また、パッケージやネーミングだけでなく、味までこだわりぬいたことで、高い支持を得られました。 このように、男前豆腐店では「ランチェスター戦略」により、競合他社が思いつかない方法で差別化を図り、シェアの獲得に成功しました。 YKK株式会社 引用：YKK株式会社公式サイト YKK株式会社は、洋服から寝具まで日本の大部分で使用されているファスナーを販売している企業です。 YKK株式会社では「薄いファスナー」「伸びるファスナー」などを販売することで、顧客のニーズに臨機応変に対応して、競合他社が少ないニッチな市場で確固たるポジションを獲得しました。 以上のように、YKK株式会社は「ニッチ化戦略」を実施して、ファスニング事業で圧倒的なシェア率を誇る企業へと成長しました。 QBハウス 引用：QBハウス公式サイト QBハウスは、理容院では一般的なサービスであるシャンプーやブローを取り除き、短時間で低下価格なカットを提供しています。 QBハウスでは「10分：1,400円」という低価格でのカットを実現して、他社との差別化に成功しました。また、忙しいビジネスマンをターゲットにして、オフィス街への出店や夜間営業の実施により、独自性を保っています。 よって、QBハウスでは「ランチェスター戦略」「コストリーダー戦略」を上手に組み合わせて、独自のスタイルを確立することで成功しました。 マクドナルド 引用：マクドナルド公式サイト マクドナルドは、全国に2000以上の店舗をかまえる大手ハンバーガーチェーン店です。 マクドナルドでは、物流システムの最適化やマニュアルの徹底などにより、競合他社と比べて圧倒的な低価格を実現しました。特に、ハンバーガーとポテト・ドリンクを組み合わせたセット販売により、大幅な利益の拡大に成功しました。 このことから、マクドナルドは「コストリーダーシップ戦略」と「バンドル戦略」によって、飲食業界で高い人気を獲得しました。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略に必要な情報管理に役立つITツール 以下では、販売戦略の立案に役立つITツールをご紹介します。 自社の販売戦略が上手く立てられないと悩んでいる場合には、社内の販売情報を整理・管理することから始めましょう。販売戦略を立てる際には、販売に関する情報や顧客データを分析することから始めるため、情報の整理・管理が必須です。 そこで、販売に関するあらゆる情報をまとめて管理できるITツールを導入しましょう。ただし、膨大な社内の販売情報のなかから必要な情報を探し出すのは手間がかかるため、「検索機能が備わっているか」もポイントです。 結論、販売戦略を上手く建てるには、社内の販売情報を適切に管理し、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの記事には、表や画像を簡単に添付して、販売戦略に関する詳細な情報を記録しておけます。また、質問するように探せる「自然言語検索」機能を使えば、蓄積した情報から最適な答えを得られるので、社内の販売情報に関する疑問もすぐに解消できます。 販売情報の整理や管理に必須のツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 販売戦略の手法とフレームワークまとめ これまで、販売戦略の必要性や役立つフレームワーク、成功事例を中心にご紹介しました。 ビジネスにおいて、限られた資源で利益を上げていくためには、効果的な販売戦略の立案が重要です。そこで、販売戦略を立てる上で欠かせないのが、企画から進捗状況、効果測定に至るまでの情報管理です。 また、販売戦略における検討内容は、その後の事業にも影響を及ぼす可能性のある重要な資産と言えます。そのため、情報を蓄積して、あとから簡単に見返すことができるツールに情報を蓄積しておくべきなのです。 結論、販売戦略の立案に役立つITツールは、販売戦略に必要な情報を蓄積し、いつでもすぐに振り返りができる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、有効的な販売戦略を考え、自社の商品やサービスを売り出しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

パソコン内のデータ整理が手つかずになっていると、次第にファイルが煩雑化して必要な情報にたどり着けなくなるうえ、保存容量を埋めてしまいます。そのため、日ごろからファイルは整理して、使いやすい状態にしておかなければなりません。 しかし、「パソコンでファイルを上手く整理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パソコンでファイルを整理する方法やコツを中心にご紹介します。 パソコンのファイル整理が上手くできず悩んでいる ファイル・フォルダを上手く整理するコツを把握して活用したい パソコンのファイル整理が簡単にできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、初心者の方でも簡単にファイル整理できる方法が分かり、すぐに情報が見つからないストレスを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パソコンのファイル整理をする重要性とは2 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法2.1 フォルダ編2.2 デスクトップ編3 パソコンのファイルを上手く整理する4つのコツ3.1 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める3.2 （2）フォルダマップを作成する3.3 （3）データを整理してから移動させる3.4 （4）適切な保存場所で保管する4 【必見】仕事におけるファイル整理に最適なツール4.1 最も簡単にファイルを見やすく整理できるツール「ナレカン」4.2 【見本】ナレカンでファイル整理する方法5 ファイルが整理された状態を保つポイント6 比較表｜パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選7 パソコンのファイル整理のやり方まとめ パソコンのファイル整理をする重要性とは パソコンのファイル整理は、業務を円滑に進めるうえで重要です。 仕事で使うパソコン内が整頓されていないと、以下のような業務リスクを引き起こす可能性が高まります。 業務で必要なファイルが見つからない 不要なファイルを削除しないまま放置すると、ファイル量が増えてしまい、必要な情報を探すのに時間がかかります。 誤ったファイルを共有する ファイルのバージョン管理が煩雑になったり、似た名前のファイルが乱立したりして、誤ったファイルを共有してしまう恐れがあります。 パソコンの動作が重くなる ファイル量が増えて、パソコン本体の容量を占めると動作が重くなります。操作性が落ちればすばやく作業を進められず、業務を効率的に進められません。 このように、ファイルの整理不足は業務が円滑に進まない要因となります。したがって、整理方法を把握して、日ごろからファイルを正しく管理することが不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法 以下では、Windowsパソコンのファイル整理方法をご紹介します。「ファイル整理ができず、目的のファイルを探すのに時間がかかる」という方は必見です。 フォルダ編 パソコン内のフォルダでファイルを整理するときは、以下の手順を踏みましょう。 ファイル名を統一を統一する ここでは、「ファイルの内容_日付」といったようにファイル名を付けます。 フォルダを作成する フォルダは以下のように階層分けすると便利です。 ファイルを移動する 最後に、作成したフォルダのテーマに沿ってファイルを移動します。 以上のステップで、ファイルをフォルダで分類して見やすく整理できます。 デスクトップ編 パソコン内のデスクトップでファイルを整理するときは、以下の点を意識しましょう。 デスクトップにはファイルを置きすぎない デスクトップには、必要最低限のファイルのみ置くようにしましょう。 複数のファイルをデスクトップ上で管理すると、視覚的に煩雑になり目的の情報を探しづらくなります。また、デスクトップのアイコンが多いと動作が重くなる恐れもあり、業務効率が下がる原因となるのです。 そのため、デスクトップのファイルは定期的に整理しましょう。「アイコンを置くのは2列まで」などの保管ルールを定めると、不要なファイルに気づきやすくなります。 ショートカットを活用する ショートカットを活用すれば、必要な情報へすぐにアクセスできます。 ショートカットとは、設定した画面にワンクリックで飛べるように設定することです。Windows11では、該当のファイルを右クリックして、 [その他のオプションを確認] → [ショートカットの作成] でショートカットアイコンを作れます。 ただし、ショートカットを作成しすぎるとアイコンが増えて管理が煩雑になるため、ショートカットは毎日の業務で使うファイルにのみ設定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイルを上手く整理する4つのコツ 以下では、パソコンのファイルを上手く整理する4つのコツをご紹介します。以下を参考に、煩雑なファイル管理から脱却しましょう。 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める まずは、ファイルやフォルダに名前を付けるときのルールを決めます。 ファイル名が統一されていないと、「検索をかけてもヒットしない」「同じ内容のファイルが複数ある」といった事態になりかねません。そのため、事前に「20220831_ナレカン第一工業_v1」のように日付でファイル名を記載する、などのルールを決めておくと検索しやすいです。 また、Windowsパソコンのエクスプローラーを活用する場合は、ファイル名が「辞書順」で並ぶことも考慮してファイル名を決めましょう。 （2）フォルダマップを作成する ファイル・フォルダ名のルールを決めたら、フォルダマップを作成します。 フォルダマップとは、フォルダ名やフォルダ内に保管されているファイルの一覧のことです。通常、フォルダは階層化して作成するため、必要なファイルを探し出すのにいくつもフォルダを開く手間がかかります。 しかし、フォルダマップを作成しておけば、どのフォルダに何のファイルが保管されているのか一目でわかるのです。 ▼2階層でファイル管理する図 また、フォルダを作成するうえでは、階層を深くし過ぎると目的のファイルに到達するまでに時間がかかります。そのため、2～3階層ほどで作成することが重要です。 （3）データを整理してから移動させる フォルダマップを作成したら、データを整理してから移動させます。 不要なデータは削除し、ファイル名も決めたルールに合わせて変更します。その後にデータを移動させることで、目的のファイルを探しやすくなるうえ、余計なフォルダが増える心配もありません。 このように、データを整理してから移動することで、不要なデータや無駄なフォルダが残り、ファイル全体が使いづらくなるのを防ぎます。 （4）適切な保存場所で保管する 整理したファイルは適切な保存場所で保管しましょう。 たとえば、複数人の業務に必要なファイルを個人で管理していると、ほかのメンバーが必要な情報を閲覧できなくなってしまいます。その結果、業務が滞る原因となるのです。 そのため、マルチデバイスに対応したクラウド型のITツールを使って、適切な保存場所で管理しましょう。中でも、「フォルダ設計」サポートがある「ナレカン」であれば、ファイルの内容に応じた適切な保存場所に保管でき、必要な情報へすぐにアクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事におけるファイル整理に最適なツール 以下では、仕事におけるファイル整理に最適なツールをご紹介します。 パソコンで上手くファイル整理するには、ファイルやフォルダ名のルールを決めたり、階層を制限したりすることが重要です。しかし、ファイルサーバーでファイルを保管していると、中身がわからず社内メンバーから放置される恐れがあります。 そこで、「ファイルの中身が見える状態で保管できるツール」を導入すれば、ファイルを開かなくても内容が把握できます。ただし、フォルダや優れた検索機能がなければ、目的のファイルをすぐに見つけられません。 結論、ファイル整理に最適なツールは、あらゆる情報を取り出しやすく整理できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンではあらゆる形式のファイルを「多階層フォルダ」で保管できるうえ、フォルダごとにアクセス可能なメンバーを設定できます。また、添付ファイルを常時プレビュー状態にでき、超高精度の検索機能も備わっているので、欲しい情報がすぐに見つかります。 最も簡単にファイルを見やすく整理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでファイル整理する方法 以下は、ナレカンでファイル整理をした見本です。 ナレカンでは、事前に作成する「多階層のフォルダ」ごとに記事を蓄積できるため、情報が混ざる心配がありません。また、上記の画像のように「タグ機能」を使えば、記事をテーマ別に分類できるうえ、タグで対象を絞って検索をかけられます。 加えて、「記事」に添付したファイルは、以下のようにプレビュー状態で閲覧できるため、都度中身を開く手間がかかりません。添付したファイル内も検索がかけられるので、ナレカンで社内情報を一元管理すれば、あらゆる情報が素早く取り出せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルが整理された状態を保つポイント ファイルが整理された状態を保つポイントは以下の通りです。 定期的にバックアップ・削除をする ファイル整理後もファイルは増えていくため、定期的にバックアップや削除をしなければファイル管理が煩雑になります。 そこで、メンテナンスの頻度を社内で決め実践すると、新しいファイルと古いファイルが混在せず、ファイルを常に最新状態に保てます。 ファイル整理のルールをマニュアル化し共有する 社内で決めたファイル整理のルールは、マニュアル化し全員に共有しましょう。また、社員が確認するときに手間がかかってはルールが浸透しないため、必要なときにすぐにアクセスできる仕組みを整えることが重要です。 以上の2つのポイントを実践し、ファイル整理後も常にファイル・フォルダが見やすく整理された状態を保てるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表｜パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選 以下は、パソコン内で煩雑化するファイル整理に役立つおすすめのソフト4選の比較表です。上手に活用して、煩雑になりがちなファイルを適切に管理しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Notion Dropbox 特徴 最も簡単に社内情報を管理・共有できるソフト PCに不慣れな方でも簡単に使いこなせる情報共有ソフト 情報の記録方法を使い分けられるドキュメント管理ソフト ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージソフト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 ExcelやWordと同様にファイル管理なので、デメリットを解消できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら ただし、せっかくソフトを導入しても、社員に馴染まなければ意味がありません。そのため、適切にファイル管理ができるかはもちろん、「誰でも簡単に使いこなせるか」を軸に選定することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイル整理のやり方まとめ これまで、パソコンのファイル整理方法を中心にご紹介しました。 ビジネスにおいて、パソコンのファイル整理は業務を円滑に進めるうえで重要です。パソコン内のファイルを常に最新に保ち、必要な情報を素早く見つけるには、日ごろから「適切なファイルの命名」「不要なデータの削除」を実践することが重要です。 しかし、パソコン本体でのファイル管理は、情報が増えるにつれ煩雑になり、次第に放置されてしまいます。そこで、「誰でも簡単に使えるクラウド型ITツール」でファイルを保管すれば、面倒な設定なしで情報管理できるうえ、パソコンの容量も重くなりません。 したがって、ファイル管理には、誰でも簡単にファイル整理でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル整理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

カスタマーサポートやインサイドセールスなどの複数人でメールを管理する部門において、メールを共有するための仕組みは必須です。個人ではなく複数人で受信したメールを共有すれば、対応の属人化を防げます。 しかし、「メールを共有する仕組みをつくるのに、どうすればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介します。 部署内でメールを共有できていないことでトラブルが起きている Gmailやoutlookに届いたメールを共有する手順を教えてほしい メールに含まれる情報が、部署内で確実に共有されるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、Gmailやoutlookでメール共有する方法がわかるほか、複数人でメールを共有するのに最適な環境を整備できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メール共有とは2 メールを共有するメリット2点2.1 （1）対応漏れを防止できる2.2 （2）やりとりの履歴が社内に残る3 メール共有が求められる仕事とは3.1 カスタマーサポート3.2 インサイドセールス4 メールの共有方法5 ＜Gmail＞での共有方法5.1 （1）メールアカウントを共有する5.2 （2）共同トレイを有効にする5.3 （3）メールを委任する5.4 （4）チームアドレスを作成する6 ＜Outlook＞での共有方法7 【必見】メール共有を効率化するおすすめのアプリ7.1 メールの内容を簡単に社内へ共有できる「ナレカン」8 【注意】メール共有システムの選定ポイント8.1 （1）マルチデバイス対応か8.2 （2）テーマごとに管理できるか8.3 （3）情報共有しやすいか9 メール共有のメリットや共有方法まとめ メール共有とは メール共有とは、複数人で同じメールを共有することです。共有する手段としては「個人宛てに届いたメールを手動で転送する方法」と「複数人で一つのアドレスを共有する方法」があります。 企業でのお問い合わせは、一つのメールアドレスに集中する傾向にあり、そのすべてに返信する必要があります。しかし、担当者が他の業務で忙しかったり不在だったりして対応が遅れると、クライアントとのトラブルに発展してしまいます。 そのため、受信したメールを複数人が共有できる環境を整えることで、迅速な対応ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールを共有するメリット2点 ここでは、メールを共有して得られるメリットを2点ご紹介します。自社でメールを共有する仕組みが整っていないと業務が停滞する恐れがあるので、以下のメリットを踏まえて対策を検討しましょう。 （1）対応漏れを防止できる メールの共有は、対応漏れの防止にもつながります。 メールのやりとりが属人化している場合、万が一に担当者が不在になったとき、対応が遅れてトラブルに発展しかねません。そこで、メールを適切に共有すれば、ほかのメンバーがフォローしやすくなるだけでなく、二重対応などのミスを防げるのです。 さらに、対応ミスが起きた場合も、共有しているメールから原因や責任の所在を調べやすくなります。 （2）やりとりの履歴が社内に残る メールを共有すると、やりとりの履歴が社内に残る点がメリットです。 メール履歴が残れば、担当者以外の社員もメール対応の情報をさかのぼれるので、同じような問い合わせがあったときにほかのメンバーが参考にできます。また、自身が担当でない問い合わせに関する進捗を把握できるので、安心して自身の業務に取り組めます。 以上のように、メールを共有することで、社員全体の顧客対応スキルの均一化にも効果的なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール共有が求められる仕事とは ここでは、メールを共有すべき人の特徴を2つご紹介します。以下に当てはまる場合は、業務をスムーズに進めるためにメール共有を取り入れましょう。 カスタマーサポート カスタマーサポートのように、複数人で問い合わせ対応に取り組む人は、メール共有を活用しましょう。 顧客満足度を高めるうえで、スピーディーな問い合わせ対応は重要です。しかし、複数人で対応する場合は、連絡を重複させないために「問い合わせ管理」の方法を工夫する必要があります。 そこで、メールを共有すると、ほかの人が既に対応しているかを確かめられるので、業務の円滑化につながるのです。 インサイドセールス インサイドセールスのように、メンバーの進捗を把握したい人も、メール共有の利用が便利です。 インサイドセールスでは、潜在顧客への適切なアプローチが求められます。そのため、どのようなアプローチによって、成功/失敗したのかを記録しておき、今後に向けて改善していく必要があるのです。 そこで、顧客とのメールのやりとりを共有していくことで、第三者目線でのレビューがもらえたりチーム全体のトークスクリプトの見直しにつながったりするのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールの共有方法 メールを共有するには、以下の4つの方法があります。 CCによる共有（メール転送） 1つ目は、CCによる共有（メール転送）です。CCとは、「念のため確認して欲しい受信者」にもメールを送信する機能です。ただし、原則としてCCは1人とされているので、簡易的な情報共有の場合のみ、この方法を活用しましょう。 メーリングリストの活用 2つ目は、メーリングリストの活用です。メーリングリスト宛てにメールを送信すれば、リストに入っているメンバー全員にメールを一斉送信できます。ただし、その後誰が対応したかは判別できないので、二重対応の恐れがあるのです。 Webメールの利用 3つ目は、Webメールの利用です。Webメールは、Gmailの「共同トレイ」や、Outlookの「共有メールボックス」といった、ブラウザ上でメールを共有できるサービスです。ただし、使い方が複雑で、情報を整理しきれない恐れがあります。 ツールの導入 4つ目は、ツールの導入です。受信したメールの情報を自動転送したり、コピー&ペーストしたりして、任意のメンバーに共有できます。送信者ごとに分けて、メール情報を管理できる点がメリットです。 LINEでメールを共有する 5つ目は、LINEでメールを共有するやり方です。メールアプリで受信したメールをLINEに転送することができます。しかし、LINEで共有すると、他の情報と混ざって流れてしまう可能性があるため注意しましょう。 以上の方法でメール情報を共有できますが、「cc」「メーリングリスト」「Webメール」「LINE共有」には、それぞれデメリットもあるのです。 したがって、メール情報をフォルダで整理できる「ツールの導入」が最適です。たとえば、「ナレカン」のような、メール情報の共有・管理に過不足なく機能が備わっているツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Gmail＞での共有方法 ここでは、Gmailでのメール共有方法を紹介します。以下の手順に沿って対応すると、簡単にメールを共有可能です。 （1）メールアカウントを共有する 複数のユーザーが「ユーザー名」と「パスワード」を共有して同じアカウントを使用することで、メールを共有できます。 ただし、Googleアカウントは1人のユーザーによる使用が目的とされています。そのため、本人確認または質問が表示され、質問に答えられない場合は、アカウントが使用できなくなってしまう場合があるのです。 以上から、複数人でのアカウント共有はビジネスでは不向きな可能性があるので、注意が必要です。 参考：Google Workspace 管理者ヘルプ｜ユーザー間でアカウントを共有しない （2）共同トレイを有効にする 共同トレイは、代表メールアドレスを複数名で使い、対応を担当者に振り分けたり、複数メンバーでメールを共有したりする場合に便利です。 操作方法は、大きく「共同トレイ機能を有効にする」「メールを共有する」の2ステップに分かれます。 ＜共同トレイ機能を有効にする＞ まず、Google グループにログインします。 [グループ設定]タブをクリックします。 「追加の Google グループ機能を有効にする」の[共同トレイ]にチェックを入れて、[変更を保存]を押します。 ＜メールを共有する＞ 共有したいメールを選択します。 [他のユーザーに割り当てる]をクリックします。 割り当てたいメンバーのアドレス・名前を入力します。 参考：Google Workspace ラーニングセンター｜グループを共同トレイとして使用する （3）メールを委任する Gmailでメール委任をするには、共通メールアドレスを作成して、以下の方法でアクセス権限をメンバーに付与します。 Gmailを開き、右上の歯車アイコンから[すべての設定を表示]をクリックします。 [アカウント]タブをクリックします。 用途に合わせて[他のメールアドレスを追加]もしくは、[メールアカウントを追加する]をクリックします。 共有したいアドレス・アカウントを入力して、[次へ]を押します。 相手のユーザー名やパスワードを入力します。 相手がアクセスを許可します。 Gmailは組織的に利用すると、最大1000人までメールを共有できます。ただし、追加するメールアドレスのドメインはgmail.comでなければ対応できません。 参考：Gmail ヘルプ｜メールを委任する、メールで共同作業する （4）チームアドレスを作成する メールを共有する方法として、部署やチームで専用アドレスを作成するのも有効です。 ます、こちらの「Google グループ」にログインします。 次に、画面上部にある[+グループを作成する]ボタンをクリックします。 以下の画面が表示されるので、それぞれに情報を入力します。 [グループを作成する]を押せば、アドレスの作成は完了です。 最後に、共有したいユーザーを招待しましょう。 ただし、グループアドレスを作成できるのは、ユーザーの権限が「管理者」以上になる点に注意しましょう。 参考：Gmail ヘルプ｜メールを委任する、メールで共同作業する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Outlook＞での共有方法 Outlookでは「共有メールボックス」を作成し、共有するユーザーを追加します。ユーザーの追加方法は以下の通りです。 管理者アカウントでログインします。 管理センターで[チームとグループ]をクリックして、「共有メールボックス」ページへ移動します。 [+共有メールボックスを追加]をクリックします。 メールボックスの名前を入力して、[変更を保存]をクリックします。 [次のステップ][このメールボックスにメンバーを追加する]をクリックします。 [メンバーの追加]をクリックして、共有するメンバーにチェックをつけます。 [閉じる]をクリックします。 Outlookでメールを共有すると、全体のタスクや予定表なども閲覧できるようになります。しかし、Outlookでは一人がメールを開封すると全員のデバイスで既読となるので、対応漏れに注意が必要です。 参考：グループを作成し、グループ設定を選択する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】メール共有を効率化するおすすめのアプリ 以下では、複数人でメール共有するのに最適の方法を紹介します。 Gmailやoutlookに届いたメールのやりとりは設定さえすれば、複数人と共有することができます。しかし、共有した後に、担当者を割り振ったりや対応方法を確認したりするのにやりとりが溜まっていくため、必要な情報が埋もれるリスクが高いです。 また、メール内の文面は検索しづらく、必要な情報をすぐに振り返るのは困難です。そのため、複数人でメールを共有しつつ管理まで徹底するために、情報共有に特化したITツールを活用しましょう。 結論、メールを複数人で共有するには、「メール転送機能」を備えており、かつ「超高精度の検索機能」を備えたツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、設定したアドレスからのメールを自動転送できるうえ、記事に紐づく「コメント」で細かなやりとりをすれば、メンバー間の情報共有が円滑になります。また、平均0.2秒の高速検索によって、過去のメールの内容も簡単に振り返れるので、社内ナレッジとして活用できます。 メールの内容を簡単に社内へ共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】メール共有システムの選定ポイント メール共有を円滑に進めるには、以下の2つのポイントに注意してシステムの導入を検討しましょう。 （1）マルチデバイス対応か まず、メール共有システムを選ぶうえで、「マルチデバイスに対応しているか」は重要な要素になります。 複数のデバイスからアクセスできれば、「スマホで下書きしたメールをPCで送信する」「外出先でパソコンが開けなくてもメールが確認できる」といったメリットが得られます。とくに、オフィスと現場を行き来することが多い方には最適です。 以上のことから、複数のデバイスに対応している共有システムを使えば、メール内容をいつでも把握できるので業務効率化につながるのです。 （2）テーマごとに管理できるか 次に、共有したメールを、テーマごとに管理できるかも重要なポイントです。 共有されたメールは適切に管理していかなければ、ほかのメールに埋もれて見落すことになりかねません。その結果、「対応依頼に気づけなかった」「自分だけ情報を把握できていなかった」という状態を招き、ほかのメンバーからの信頼を失ってしまいます。 そのため、メールを確認したら、すぐに受信トレイを振り分けて、メールの見落としを防ぎましょう。ただし、1通1通手作業で対応していくのは面倒なため、あらかじめ指定フォルダに振り分けられる「ナレカン」のようなツールを活用するのがおすすめです。 （3）情報共有しやすいか 最後に、情報共有のしやすさも考慮して選びましょう。 たとえば、問い合わせメールの場合、「誰が対応していくのか」「どのように対応していくのか」をチーム内で決めていく必要があります。このとき、メール上でのやりとりがかさむと、元となるメールの内容を振り返りづらくなってしまいます。 また、メールでは、チャットのようなテンポの速いやりとりをしていくのが難しいです。そのため、GmailやOutlookでメールを共有する手段ではなく、直接情報を書き込んだりメッセージ機能が備わったリしたITツールの導入を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール共有のメリットや共有方法まとめ これまで、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介しました。 メールを共有すると、やりとりの履歴が残るので「属人化の防止」や「対応ミスの予防」につながります。しかし、GmailやOutlookなどで共有すると、操作手順が多くメールや対応履歴の管理が煩雑になりがちです。 そこで、「メールだけでなく対応履歴もすべて残せるITツール」の活用が求められます。ただし、目的のメールをすぐに確認できるように検索性に優れたツールを導入すべきです。 結論、社内の情報管理・共有には、わずかな工数でメールを共有できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的なメール共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】法人利用におすすめのクラウドメールサービス7選！

売上目標の達成度や売上推移を管理すると、売上が上下する要因が明確になります。そのため、売上低迷に対する解決策や改善点が見つけやすくなり、今後の売上アップにつながるのです。 しかし、「自社に適した売上管理の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、売上管理に必要な項目やコツ、おすすめのツールを中心にご紹介します。 売上管理の方法を知り、自社の売上向上につなげたい 自社の売上管理が上手くできていない 簡単に売上を管理できるツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、売上管理のコツやおすすめツールが分かり、自社に合った管理方法が見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 売上管理とは1.1 売上管理の目的1.2 売上管理の項目2 売上管理するときの3つのコツとは2.1 （1）入力方法を統一する2.2 （2）過去の売上管理と比較する2.3 （3）ツールを利用する3 売上管理に使用されるツールと注意点とは3.1 Excelで売上管理表を作る3.2 会計ソフトで売上を管理する3.3 SFA/CRMで売上を分析する4 【必見】売上管理に最もおすすめのツール4.1 誰でも簡単に売上管理を実現できる「ナレカン」5 売上管理アプリの選定ポイント3選5.1 業種・業態に適しているか5.2 事業規模と合っているか5.3 簡単に使えるか6 売上管理のコツやおすすめのツールまとめ 売上管理とは 売上管理とは、企業の売上情報をまとめて記録し、分析する作業を指します。以下では、売上管理の目的と項目を解説します。 売上管理の目的 売上管理は、売上情報を把握し、売上向上に役立てることを目的としています。 売上情報を記録し続けると、日次・月次・年次の売上推移が見える化します。その結果、売上が下がる月や季節の傾向が明確になり、改善策が見つかりやすくなるのです。 また、売上管理をすると、企業が月や年単位で立てる売上目標の達成率が分かります。そのため、既存の売上目標が適切であるかを簡単に判断でき、目標数値の見直しにも役立つのです。 このように、売上管理は業務内容や売上目標の改善点を洗い出し、企業の売上アップに貢献するのです。 売上管理の項目 売上管理をするときには、以下の項目を確認しましょう。 売上高 売上目標の達成率 前月/前年比 仕入れ原価 売上高や目標達成率はもちろん、前月/前年比を記録すると、現在の施策が有効か判断できます。また、仕入れ原価を記録して、粗利を確認するのも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理するときの3つのコツとは ここでは、売上管理をするときの3つのコツを紹介します。売上アップを実現するには、以下のコツを把握して適切に売上を管理する必要があります。 （1）入力方法を統一する 売上管理のコツのひとつは、入力方法を統一することです。 入力方法が異なると、データの比較がしづらくなり、過去の売上との比較が困難になります。そのため、売上管理をするときには、テンプレートの活用や入力ルールの策定を通して、入力方法を統一する必要があるのです。 たとえば、テンプレートを使うと、書式作成の手間が省けるうえに入力方法も統一されます。また、入力すべき情報が簡単に分かるので、入力作業の属人化も防げます。 （2）過去の売上管理と比較する 売上アップを実現するには、過去の売上管理と定期的に比較する必要があります。 たとえば、「先月と今月で売上に差が出た要因」や「過去の施策が失敗した原因」は、過去の情報と比較することで明確になります。比較を通して、今後の売上向上に必要な要素がわかるようになるのです。 ただし、時間の経過とともに増加する売上情報は、管理に手間がかかって面倒です。そのため、誰でも簡単に情報を管理できる「ナレカン」のようなツールで、面倒な作業を省く方法がおすすめです。 （3）ツールを利用する ツールを利用すると、売上情報のスムーズな管理・共有が実現します。 目標達成を共有してメンバーのモチベーションを高めたり、社内全体で業務を改善したりするためにも、売上情報の共有は必須といえます。 しかし、紙の場合、売上情報を記録するごとに書類が増え続けるので、欲しい情報をすぐに見つけることができません。また、メンバーへの共有にほかの連絡手段を介する必要があるので、手間がかかります。 そこで、情報共有ツールを使えば、記載した売上管理の内容をスムーズに共有することができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理に使用されるツールと注意点とは ここでは、売上管理に使用されるツールと注意点を紹介します。自社に最適なツールを選ぶには、以下の注意点を考慮してそれぞれを比較検討しましょう。 Excelで売上管理表を作る 簡単に始められる方法として、Excelでの売上管理表作成が挙げられます。 関数を使って面倒な計算を省きながら、表形式で見やすい管理表を作ることができます。また、導入入コストがかからないため、手軽に始められる点がメリットです。 ただし、ファイルの管理・共有に手間がかかる点に注意しなければなりません。売上管理は日々の売上情報を記録するので、ファイル数が膨大になり、管理が困難になるのです。 会計ソフトで売上を管理する 会計ソフトも売上管理の一般的な方法です。 会計ソフトを使えば、入力や計算のミスを防止しながら管理できます。また、多くのソフトはグラフやレポートを自動的に作成する機能も備えており、効率的な売上管理が実現します。 ただし、利用料金がかかるうえ、機能を使いこなすためには十分な教育が必須です。そのため、会計ソフトを使いこなせるメンバーが限定され、入力作業が属人化するケースも考えられます。 SFA/CRMで売上を分析する CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）も売上管理によく使用されます。 CRMやSFAを使うと、売上情報を顧客の個人情報や購入履歴とまとめて管理できます。そのため、売上情報のより詳細な分析が可能になるのです。 ただし、売上管理以外の機能も充実している分、利用料金が比較的高価だと言えます。さらに、多機能なツールでは操作が難しく、社員が使いこなせないリスクもあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】売上管理に最もおすすめのツール 以下では、誰でも簡単に売上管理ができるツールをご紹介します。 自社に適した売上管理の方法が分からない場合には、「情報管理ツールの導入」がおすすめです。Excelや会計ソフト等のツールは、売上管理や分析に便利である一方で、社内への情報共有や連絡には別のツールが必須となり面倒です。 そのため、売上の管理をしながら、情報を社内に共有できるツールを導入しましょう。売上管理からわかる売上向上の要因や改善策を共有すれば、社員のモチベーションを高めたり、社内全体の業務改善にもつながるのです。 したがって、売上管理には、社内の売上管理から得た情報を簡単に社内に共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」に売上などのあらゆる情報を保存し、リアルタイムで社員に共有可能です。また、「ファイル内検索機能」でファイルの中身まで情報を検索できるので、Excelで管理した売上情報も、必要なときにすぐに見つけられます。 誰でも簡単に売上管理を実現できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理アプリの選定ポイント3選 以下では、売上管理アプリの選定ポイント3選をご紹介します。ポイントを抑えて自社に最適なアプリを導入しましょう。 業種・業態に適しているか 1つ目の選定ポイントは「業種・業態に適しているか」です。 業種や業態によって、売上管理の際に必要な機能や適した管理方法は異なります。たとえば、サービス業ではPOSシステムとの連携機能、製造業では在庫管理などの機能があると便利です。 したがって、自社の売上管理に必要な機能が過不足なく揃っているかを確認したうえで選定しましょう。 事業規模と合っているか 2つ目の選定ポイントは「事業規模と合っているか」です。 管理する事業の規模や利用頻度によって、最適なアプリは異なります。たとえば、小規模事業の場合は、Excelでの管理で十分な場合がある一方で、大規模事業の場合は専用のアプリでなければ最適な管理ができない場合もあります。 そのため、自社の事業規模を考慮したうえで選定しましょう。 簡単に使えるか 3つ目の選定ポイントは「簡単に使えるか」です。 多機能なツールは、使いこなせると業務効率化に役立つ一方で、慣れるまでに教育コストがかかったり、特定の社員しか使いこなせなくなったりする恐れがあります。 したがって、社員全員が簡単に使えるツールを選び、教育コストを削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 売上管理のコツやおすすめのツールまとめ これまで、売上管理のコツやおすすめのツールを中心にご紹介しました。 売上管理は、社内の売上向上に必須の業務です。そして、管理で得た情報を業務に活かすには、売上情報を単に記録するだけでなく、社内に共有して業務改善につなげることが重要です。 しかし、紙やExcelでは共有に手間がかかるうえ、CRMなどは多機能なので操作が難しく、社内に浸透しません。そこで、「誰でも簡単に情報の共有・確認ができるツール」が必須なのです。 結論、売上管理にはスムーズな売上情報の管理・共有を実現するツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、売上管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイル共有を効率化するには、フォルダ管理のやり方が適切でなければなりません。そこで「共有フォルダに関する社内ルール」が決められていると、管理しやすくなります。 しかし、どのようなルールを定めれば「フォルダが煩雑にならないか」「ファイル共有が効率化するか」わからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、共有フォルダ・ファイルの整理で策定すべきルールを中心に解説します。 共有フォルダがぐちゃぐちゃな状態で構成されている 共有フォルダを整理するためのルールを定義したい 社内のファイル管理に適した環境をつくりたい という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 企業のフォルダ管理における課題点1.1 （1）フォルダ名がバラバラで情報を探せない1.2 （2）階層が深すぎて業務効率が低下する1.3 （3）情報が更新されず陳腐化してしまう2 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット2.1 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ2.2 （2）容量を削減できる2.3 （3）情報の安全性を高める3 ファイル活用に直結！共有フォルダの整理に必須な5つの運用ルール3.1 （1）フォルダは2~3階層で管理する3.2 （2）フォルダ名に連番をつける3.3 （3）保有期限を定めて管理する3.4 （4）アクセス権限を設定する3.5 （5）バックアップの保存場所を決める4 Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット4.1 （1）確認するのに工数がかかる4.2 （2）目的の情報を見つけづらい5 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法5.1 社内のあらゆる情報を記事形式で管理・共有できる「ナレカン」5.2 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例6 会社でファイルサーバーを運用するときのルール6.1 （1）定期的にファイルサーバーを確認する6.2 （2）運用マニュアルを作成する6.3 （3）状況に応じてルールを変える7 ルールだけじゃだめ？適切な共有フォルダの整理の進め方とは8 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ 企業のフォルダ管理における課題点 昨今の情報社会では、年々増えていくフォルダの管理に苦戦を強いられている企業も少なくありません。そのため、今一度自社が直面している課題を振り返っておきましょう。 （1）フォルダ名がバラバラで情報を探せない 正しい運用ルールでフォルダを構成できていない環境下では、当該ファイルをすぐに探すことができません。 たとえば、以下のように定例会議に関するフォルダの名前が統一されていない場合、検索機能を使っても定例会議のフォルダ全てを探すことができなくなってしまいます。 その結果、認識の食い違いが生じたり、迅速な対応ができなかったりして、業務に支障をきたしてしまうのです。よって、視覚的に分かりやすい情報構造で、ファイル共有できる環境を整えることが必要です。 （2）階層が深すぎて業務効率が低下する フォルダの階層が深すぎて、該当のフォルダが見つからないことは企業にとって大きな課題となります。 人間が直感的に把握できる階層は3階層程度であり、フォルダが階層化されすぎていると必要な情報がどこにあるのかがわかりません。また、ファイル名のルールも決まっていなければ検索でも情報が見つけづらくなります。 よってフォルダの階層化ルールを作成し、メンバー全員が必要な情報に即アクセスできるようにしましょう。 （3）情報が更新されず陳腐化してしまう 情報の陳腐化もフォルダ管理で抱える問題の一つです。 社内では多くのフォルダが保存されるため、情報が更新されず古い情報が残ったり、似た情報が多く保存されたりする恐れがあります。よって、どれが正しいものかわからなくなったり情報を精査するのに時間を要したりするなどのトラブルが発生しかねません。 したがって、常に正確で新しい情報が社内に共有されるような環境を作ることが重要です。たとえば、「ナレカン」ならAIは類似したり陳腐化したりする情報を自動検知できるので、メンバーが混乱せずに常に確実でフレッシュなデータを利用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット 以下では、共有フォルダを構成するにあたって、運用ルールをつくるメリットを3つ紹介します。「運用ルール」が全社に浸透していれば、以下のメリットが得られるので必見です。 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ 1つ目に、フォルダ共有のルールをつくることでファイルの煩雑化を防げます。 たとえば、ファイルの保存先（フォルダ）を個人の判断で決めてしまうと、ほかのメンバーも似たようなフォルダをつくってしまい、ファイルが分散してしまいます。また、むやみやたらにフォルダが作られて、構造がぐちゃぐちゃになるケースも少なくありません。 そこで、「カテゴリ別にフォルダを階層化する」「特定のメンバーのみフォルダを作成する」などのルールがあれば、ファイルが分散する事態を防げるのです。 （2）容量を削減できる 2つ目に、ファイル共有のルールをつくることで、不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できます。 使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと、容量を圧迫してしまいます。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。 そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。 （3）情報の安全性を高める 3つ目に、共有フォルダのルールがあることで、情報の安全性も高められます。 たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定して、特定の管理者のみにアクセス権限を与えれば「誤って重要なファイルを削除してしまう」「不正にダウンロードされる」などのトラブルを防げるのです。 ただし、権限の設定に工数がかかると「権限を付与するだけ」でも負担になってしまいます。そこで、わずかな操作で「管理者」がメンバーの閲覧権を自由に設定でき、編集・削除を制限できる「ナレカン」のようなツールがあれば、全社でスムーズに運用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル活用に直結！共有フォルダの整理に必須な5つの運用ルール 以下では、共有フォルダ・ファイルの整理に必須の4つの「運用ルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。 （1）フォルダは2~3階層で管理する 1つ目の運用ルールは、フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。 社内で共有フォルダを作成する場合、部署や担当者ごとに階層で分けることで、見やすく整理できます。また、一般的には以下の図のような2～3階層までが良いとされているものの、自社の情報量に合わせて階層構造を決めていくことが大切です。 しかし、「階層を深くしすぎて、かえってアクセス性が悪くなってしまった」というケースも少なくありません。そのため、専属担当者が運用構造の提案をしてくれる「ナレカン」を導入して、適切な階層ルールを定めるのがおすすめです。 （2）フォルダ名に連番をつける 2つ目の運用ルールは、フォルダ名を付けるときは、連番をつけましょう。 たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。番号順に並べるポイントは、1桁の番号でも「0」始まりにして2桁で表すことです。 以上のように、冒頭に、半角数字を用いることで「昇順・降順」の並び替えも容易にできるので、フォルダ内が更新された場合でも、見やすい情報構造を保てるのです。 （3）保有期限を定めて管理する 3つ目の運用ルールは、保有期限を定めて管理することです。 どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。一定数アクセスされないようなフォルダが残っていると、容量を圧迫したり、必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットがあります。 そのため、終了したプロジェクトなどの情報は、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）を利用する方法が有効です。アーカイブは、削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことができるのです。 （4）アクセス権限を設定する 4つ目の運用ルールとして、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。 企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。一方、セキュリティに関するルールを徹底しておけば、非関係者による情報漏えいや文書改ざんのリスク低減に寄与します。 さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。 （5）バックアップの保存場所を決める 5つ目の運用ルールは、バックアップの保存場所を定めておくことです。 バックアップが取れていなければ、万が一に自然災害などが起きた場合に、すべての「情報資産」が消滅してしまいます。また、バックアップファイルの保存先はサーバー自体やクラウド上などさまざまなため、メンバー間で統一されていなければ復元に時間を要してしまいます。 そのため、どこに保存するかを含めて、あらかじめルールとして決めておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット ここでは、Excel・Wordといったファイル形式で情報を管理するデメリットを解説します。情報管理にファイル形式を使用している方は要注意です。 （1）確認するのに工数がかかる ファイル形式での情報管理は、中身を確認するのに工数がかかるというデメリットがあります。 ファイルで情報を管理している場合、中身を確認するためにいちいち開く手間がかかるため、業務を進めるなかでストレスを感じやすいです。加えて、ファイルに情報を残しても、すぐに振り返ったり更新したりできないため、情報が陳腐化してしまうのです。 このように、ファイル形式で情報を管理するやり方は、業務効率を大幅に下げてしまう可能性があるため注意しましょう。 （2）目的の情報を見つけづらい 目的の情報を見つけづらい点もデメリットです。 ExcelやWordなどのファイル形式は、タイトルで検索できても、中身まではわかりません。そのため、名前・ナンバリングのつけ方のルールを策定しても「目的の情報がどこに書かれているのか見つからない」という課題は解消できないのです。 ただし、検索性の優れたITツールを活用することで、情報が見つからない課題は解決できます。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では、ファイル内はもちろん、画像内のテキストにまでキーワードを絞って探すことが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法 以下では、共有フォルダの作成・管理に最適な方法を解説します。 社内でファイルを共有するルールがないと、情報を探すのに時間がかかってしまい効率的に業務をこなすのが困難になります。そのため、情報の保管場所と保管方法を統一し、ナレッジをまとめることができるツールが必要です。 しかし、ファイルの数が多くなってしまうビジネスシーンでは、高精度な検索機能があるツールでないと、膨大な情報の中から必要な情報を取り出せません。よって、ファイルを含むあらゆる情報を一元管理でき、すばやく情報を検索できるツールを導入すべきです。 結論、自社が導入すべきは、瞬時に情報を探し出し、気軽に確認できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」形式で情報を管理できるうえ、多階層に整理できる「フォルダ」ごとにアクセス権をコントロールして情報を管理可能です。また、超高精度の検索機能では「ファイル名」で絞り込みも可能なので、必要な情報にサクサクたどり着けます。 社内のあらゆる情報を記事形式で管理・共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例 親フォルダを作成するときに、冒頭に番号を振ると整理しやすいです。 親フォルダの配下には、子・孫フォルダというように自由に階層を設計できます。 各フォルダ内には「記事形式」で情報を蓄積できるので、ファイルを開く手間がありません。 このように、「ナレカン」は多階層でのフォルダ管理が可能なため、ファイルを簡単に整理できるほか、目的の情報へスムーズにアクセスが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会社でファイルサーバーを運用するときのルール フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ファイルサーバーが正しく運用できるところまで考える必要があります。したがって、以下で説明するファイルサーバーの運用ルールも併せて押さえましょう。 （1）定期的にファイルサーバーを確認する まずは、定期的にファイルサーバーを確認しましょう。 具体的には、フォルダ構成や容量、アクセス権の付与状況などを確認します。たとえば、実際に運用しているとアクセス権が必要な社員に付与されていなかったり、退職した社員にアクセス権が残っていたりすることもあるのです。 したがって、定期的にチェックしてその項目も洗い出しておくと、運用がスムーズになります。 （2）運用マニュアルを作成する 次に、策定したルールをまとめた運用マニュアルを作成しましょう。 あらゆるファイルが社内に点在している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが整理することになりかねません。さらに、完璧なルールを設けても守られなければ意味がないので、社内に浸透する形で残しておくべきです。 そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようにマニュアル化しましょう。たとえば、マニュアルの作成・管理・共有を一元化できる「ナレカン」であれば、策定したルールを社内に周知させられます。 （3）状況に応じてルールを変える 最後に、ファイル管理のルールは実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。 策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒアリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。 一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合は、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールの導入がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ルールだけじゃだめ？適切な共有フォルダの整理の進め方とは 散乱しているファイルを共有フォルダに分類し整理していくには以下の手順が必要です。これからファイル整理を進めようとしている方は下記の流れに従って実行しましょう。 現状を把握する どのようなファイルやフォルダが存在するかを確認します。また、関係者にヒアリングをして重要なファイルと不要なファイルも把握しておきます。 ファイルの分類ルールを策定する 「プロジェクト別」や「部署別」といったようにどのようなカテゴリーで分類するかを決定します。ファイルの命名ルールや保存期間、アクセス権限等についても話し合いましょう。 ファイルをフォルダ別に分類する 決められたルールに沿ってファイルをフォルダに移動してきます。重複しているファイルは削除したり、古いファイルはアーカイブに移したりなどします。 従業員へ周知させる 整理後のフォルダの構成やファイルに関するルールを社内で共有します。ここで周知を徹底しなければ、再び整理する手間がかかってしまうので注意しましょう。 定期的な見直しを実施する 定期的にフォルダを見直し、適切に運用されているかチェックしましょう。もし課題や問題点が見つかった場合は適宜改善を重ねていきましょう。 以上のように、ルールを策定しても、ルールが社内で浸透しなかったり、ツールの使い勝手が悪かったりなどの問題が生じることがあります。そのため、「ナレカン」　のような作成から共有まで完結する誰でも使いやすいツールかを重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。 共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」といったメリットがあります。したがって、名称ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。 しかし、ルールが決められていたとしても、WordやExcelでは、管理が煩雑化してしまう可能性もあるのです。そこで、「専属担当者によるフォルダの設計支援があり、検索性が高いツール」を使えば、ストレスのないフォルダ管理が実現します。 結論、ファイル管理には、多階層の「フォルダ」と超高精度の「検索機能」で目的の情報に即アクセスできるナレッジ管理ツール『ナレカン』が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

多くの企業では、KPT法による振り返りを実施することで、次のアクションにつなげています。しかし、ただ実施するだけでは「継続すべき点」や「改善点」を十分に抽出できません。 とはいえ、「KPT法を成功させるための仕組みを整えたいが、具体的な策が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPTの作成手順や無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。 KPTの意味や目的・作成方法を知りたい KPTをテンプレートやフォーマットを使用して作成したい KPTを業務に活用しやすくする管理方法を探している という方はこの記事を参考にすると、KPT法を成功させるコツが分かり、プロジェクトの計画や振り返りがスムーズにできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 KPT法（KPT分析）とは1.1 KPTの意味1.2 KPTの目的1.3 KPTとYWTの違い2 【KPTシート画像付き】KPTの作成方法3 KPT法を成功させる4つのコツ3.1 （1）意見を交わしやすい環境を作る3.2 （2）すぐに見返せるようにする3.3 （3）テンプレートを活用する3.4 （4）KPT実施による効果を振り返る4 無料で使えるKPTのテンプレート3選4.1 PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート4.2 PowerPoint｜シンプルなデザインのKPTテンプレート4.3 Excel｜プロジェクトを振り返れるテンプレート5 KPT法を活用するときの欠点とは5.1 改善点のみを重要視してしまう5.2 同調する心理が生まれやすい5.3 効果が速効性ではない6 【振り返りが簡単】KPTの管理に役立つ情報管理ツール6.1 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」6.2 ナレカンを使った管理例7 KPTの作成手順や成功のコツまとめ KPT法（KPT分析）とは ここでは、KPTの意味や目的について解説します。KPT法と似たフレームワークである「YWT」との違いも把握して、適切にKPTを実施できるようにしましょう。 KPTの意味 KPTとは「Keep＝継続すること」「Problem＝改善すること」「Try＝新たに挑戦すること」の頭文字をとった言葉です。 KPT法には上記の3つの要素から、プロジェクトの振り返りや今後の指針を決定する役割があります。また、KPT法は結果だけでなく、過程や仕事の進め方にも焦点を当てるため、プロジェクトの全体を詳細に分析できるのが特徴です。 以上のように、KPTには業務を振り返りつつ、今後のプロジェクトを効率よく進められるようになる利点があります。 KPTの目的 KPTを実施する目的は、プロジェクトの状況を客観的に把握し、改善するべき点を明確にすることです。 KPTでは「Keep」と「Problem」を洗い出し、プロジェクトの現状・課題を把握します。そして、改善すべき解題に対しては、「Try」で具体的な解決策の検討・実施し、プロジェクトを改善していきます。 また、KPTは定期的な開催が望ましいです。KPTを定期的に業務の一環として実施することで、”前回検討した解決策が効果的であったか”を振り返れるため、プロジェクトの継続的な改善が期待できます。 KPTとYWTの違い YWTとは、日本能率協会コンサルティング（JMAC）が考案した内省の考え方で、「Y=やったこと」「W=わかったこと」「T=次にやること」の頭文字をとった言葉です。 YWT法の目的は自律的な人の成長を目指すことで、人を主体とした振り返りです。業務を中心とした振り返りだけでは、個性が埋没する恐れがあるため、一人ひとりの内省を通し、次のアクションに活かすための行動が求められます。 したがって、“KPT法”がプロジェクトについての振り返り・分析となる一方、”YWT法”は個人の成長についての振り返り・分析であり、両者は振り返りの主体が異なると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【KPTシート画像付き】KPTの作成方法 KPTの作成手順は以下の通りです。 フレームワークを用意する 「Keep」「Problem」「Try」の3要素に区切ったフレームワークを用意します。フレームワークを書き出すときは、紙やホワイトボード、PowerPoint、ITツールなど、自社に適したものを選びましょう。 「Keep」欄に上手くいった点を書き出す プロジェクトを進めるうえで上手くいった点や、継続したい点を書き出します。Keepに書き出した内容は、次のプロジェクトでも引き続き実施しましょう。 「Problem」欄に課題を書いて分析する 課題に感じた点や見直したい点を書き出して、なぜそのような結果になったのか分析します。さらに、課題に対して各個人が考えた内容もまとめましょう。 「Try」欄に対策を書き出す 「Keep」と「Problem」で出た意見を参考にして、今後の対策や挑戦したいことを書き出しましょう。「Try」で出た施策案については、期限や実行者、施策方法まで具体的に決めておくと、実行まで円滑に進みます。 対策を実行し、振り返りをする 「Try」で決定した対策を実行し、再度振り返りを実施しましょう。次のアクションにつなげられるように、何度も振り返りを実施することが大切です。 以上のように、KPTでは「プロジェクトの良い点や悪い点を洗い出して、解決策を練り、実行して、振り返りをする」という手順を繰り返して進めていきます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPT法を成功させる4つのコツ ここでは、KPT法を成功させるコツを4つご紹介します。ただKPT法を取り入れただけでは課題解決は期待できないため、以下のポイントに注意して取り組みましょう。 （1）意見を交わしやすい環境を作る KPT法を実施するときは、対話を基本とし、メンバー間で多くの意見を交わしながら進めましょう。 KPT法では重大な問題点や効果的な対策を見逃さないために、どのような意見でも受け止める姿勢と意見を発言しやすい環境が大切です。たとえば、グループを複数に分けたり、進行役を決めたりすると個人の意見を取り入れやすくなります。 このように、KPT法を円滑に進めるうえでは「活発な意見交換ができる環境作り」が欠かせません。 （2）すぐに見返せるようにする KPTの内容はその都度保管して、見返せるようにすると便利です。 以前の会議内容を保管しておくと、過去の問題点や改善方法を簡単に見直せるので、改善策を考えるときの参考になります。また、新しいメンバーが加入したときに、これまでの経緯を説明しやすくなるのです。 そのため、KPTの内容はいつでもすぐに見返せるように、会議ごとに整理して保管しましょう。 （3）テンプレートを活用する KPT法を効率よく進めるためにテンプレートを活用しましょう。 KPT法では話し合う内容は毎回異なるものの、必要となる項目は同じです。そこで、あらかじめテンプレートを用意しておくと、フォーマットに沿って会議を進められます。 しかし、テンプレートを活用しても、紙やPowerPointでは情報の更新や共有に時間がかかり不便です。一方、記載した情報がリアルタイムで社内に共有できる「ナレカン」のようなツールを使えば、KPTをスムーズに作成・管理できます。 （4）KPT実施による効果を振り返る KPT法を成功させるために、KPT実施による効果を振り返りましょう。 KPT法は、良かったこと・改善点・対策を話し合い、次に活かすものです。kPT法に基づいて話し合いをして終わりにするのではなく、一度話し合われた内容が実際に実行できたのかまで振り返ると、KPT法の効果が正しく発揮されます。 振り返りやすくするためにも「〇〇プロジェクトについて」など議題を幅広く取るのではなく、テーマを細分化して話し合うと、詳細部分まで振り返れるので効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料で使えるKPTのテンプレート3選 ここでは、無料で使えるKPTのテンプレートを3つご紹介します。KPTの書き方が分からない方は、ダウンロードして活用しましょう。 PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート こちらは、「企画書・提案書テンプレートの作り方」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。 「Keep」「Problem」「Try」が分かりやすく区別されており、直観的に使えるのが特徴です。実際に会議で使用するときは、付箋やマーカーペンで項目ごとに色分けをすると、さらに見やすくなります。 企画書・提案書テンプレートの作り方の詳細はこちら PowerPoint｜シンプルなデザインのKPTテンプレート こちらは、「Dolly Blog」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。 こちらも、「Keep」「Problem」「Try」を整理するのに役立ちます。シンプルなデザインなので、簡潔なKPTを作成できるのが特徴です。 Dolly Blogの詳細はこちら Excel｜プロジェクトを振り返れるテンプレート こちらは、「楽しもう Office」が提供する、ExcelのKPTテンプレートです。 フォーマットに沿って数値や文章を入力するだけで、上半期の振り返りができます。また、ガントチャート形式で予定表も作れるので、KPT法による振り返りだけでなく、次期プロジェクトのスケジュールも立てたい方におすすめです。 楽しもう Officeの詳細はこちら テンプレートを活用するとKPT分析を簡単にできますが、作成する度に項目や内容を自社にあわせて書き換える手間がかかります。そこで、一度作成したものをテンプレート化できる「ナレカン」のようなツールを使うと、作成に手間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPT法を活用するときの欠点とは 以下では、KPT法を活用するときの欠点を3つ紹介します。その欠点をどのように補えばいいかも記載しているので参考にしましょう。 改善点のみを重要視してしまう 欠点の1つ目として、改善点のみを重要視してしまう点が挙げられます。 KPT法は、改善点だけでなく良かった点も振り返るためのものです。しかし、実際に振り返るときには事業やプロジェクトの改善点や次回以降の対策が重要視されがちで、良かった点・継続したい点が軽視されてしまう場合があります。 良かった点を継続し、その上で改善策を講じることでより良い事業・プロジェクトを実施できます。振り返りと改善策の考案・実施を分けて考えるようにしましょう。 同調する心理が生まれやすい 欠点の2つ目として、同調する心理が生まれやすい点が挙げられます。 事業やプロジェクトの振り返りでKPT法を用いるとき、他の会議参加者の意見に同調してしまったり、多数派の意見を優先するあまり自分の考えや思いを言い出せないことがあります。これでは、見解に偏りが出てしまい、KPT法を最大限に活かせません。 そのため、会議に進行役（ファシリテーター）を設けましょう。会議に参加している人から平等に意見を引き出せれば、広い視野で振り返りをでき、KPT法を活性化させられます。また、参加者の視点を変えられるような質問を投げかけるのも有効です。 効果が速効性ではない 欠点の3つ目として、効果がすぐに表れない点があります。 KPT法は、実施してすぐに成果を実感できるものではなく、継続的な実施が必要です。たとえば、継続してKPT法を実施するときに、過去に実施したKPT法の内容と比較してP（Problem）を書き出せば、精度が上がり効果が高まっていきます。 したがって、KPT法による振り返りは一回きりで終わりにするのではなく、継続して実施することが大切なのです。したがって、「ナレカン」のように必要な情報にすぐアクセスできるツールを導入し、振り返りやすい仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【振り返りが簡単】KPTの管理に役立つ情報管理ツール 以下では、KPTの管理に役立つ情報管理ツールをご紹介します。 プロジェクトごとのKPT法を活用した振り返りは、業務改善をするうえで欠かせません。ただし、KPT法は継続的な実施が求められるため、すぐに過去のKPTを振り返ることができるように管理しておく必要があります。 そこで、作成したKPTは「検索性に優れたツール」で管理しましょう。高度な検索機能が備わったツールであれば、面倒なファイル管理をすることなく、目的の情報にすぐにアクセスできます。 結論、自社で導入すべきは、目的の情報に即アクセスできる高い検索性を持ち、作成したKPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」に、KPTを管理しているファイルを添付でき、テキストも用いて自由にまとめられます。また「添付内ファイル検索」や「プレビュー機能」で、ファイルを開封しなくても必要な情報をすぐに見つけられるのです。 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った管理例 ナレカンでは、以下のように、画像内検索やファイル内検索によって、目的のKPTに即座にアクセスすることができます。 このように、ナレカンを使えば、作成したKPTをすぐに取り出せるナレッジとして管理できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPTの作成手順や成功のコツまとめ これまで、KPT法の手順や成功のコツを中心にご紹介しました。 KPT法でプロジェクトの振り返りをするとき、テンプレートを活用すれば、フォーマットに沿ってスムーズに内容を書き出せます。しかし、紙やExcel・PowerPointで記録すると、保管場所が分かりづらくなり、振り返りに手間がかかってしまうのです。 そこで、「ファイル管理ができて振り返りがしやすいITツール」を導入してKPTの作成から管理・振り返りまでを効率化しましょう。ただし検索性が低いと欲しい情報がすぐに見つからないため、充実した検索機能があるツールを選ぶべきです。 したがって、KPT法のテンプレートや会議内容の保管には、超高精度な検索機能で欲しい情報に即アクセスでき、KPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、KPTを効果的に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/