【無料あり】社内で使えるおすすめ情報共有サイト8選
近年のデジタル化に伴い、業務に関する情報をオンライン上で管理する企業が増えています。たとえば、社内情報を集約する場として「情報共有サイト」を用いれば、スムーズに情報へアクセスできる仕組みを構築できるのです。
しかし、「情報共有サイトを導入したいが、どれを選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タイプ別の情報共有サイト8選と選定ポイントを中心に解説します。
- 自社に適した情報共有サイトを選定するポイントを知りたい
- 情報共有サイトの機能や料金プランを比較して導入を検討したい
- 社内の最新情報を簡単に確認・共有できるサイトを構築したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に合った情報共有サイトが見つかり、誰でも簡単に、必要な情報を参照できる仕組みをつくれます。
目次
情報共有サイトとは
「情報共有サイト」とは、業務に必要な情報やナレッジをオンライン上に集約して、一元管理する仕組みです。
情報共有サイトを使うと、社内のあらゆる情報が一か所に集約され、「情報へのアクセス性向上」や「スムーズな情報共有」を実現できます。さらに、社員が持つナレッジが見える化するので「属人化の防止」にもつながるのです。
以上の理由から、情報共有に特化したサイトを導入する企業が増えています。なお、情報共有サイトには、「チャット機能」に特化したものや「社内Wiki」に特化したものなど、さまざまな種類があるので、自社に合ったサービスを選びましょう。
情報共有サイトの選定ポイント4選
ここでは、情報共有サイトの選定ポイントを4つ解説します。以下の点を踏まえて、自社に合った最適なサービスを選びましょう。
（1）目的の情報がすぐ見つかるか
1つ目の選定ポイントは、目的の情報がすぐに見つかることです。
情報を集約しても、探し出すまでに時間がかかれば利用者にとってストレスとなり、実務で活用されづらいです。したがって、情報共有サイトは、「絞り込み検索」などの高度な検索機能を備えたツールを使いましょう。
また、情報を分類して階層化する「フォルダ機能」があれば、膨大な情報を扱う場合でも、目的の情報を見つけやすいです。
（2）導入のハードルは低いか
2つ目の選定ポイントは、導入のハードルが低いことです。
情報共有サイトの導入が上手くいかない要因のひとつに、導入までのハードルが高いことが挙げられます。具体的には、「実際に契約して運用するまでの流れが複雑」「どのように運用していくか方針が定まっていない」などのケースです。
とくに、はじめてサイトを導入する企業にとっては、自社で一から運用方法を考えるのは困難です。したがって、導入から運用開始までに、充実したサポート体制が整っているかをサポートデスクに確認しましょう。
（3）無料トライアルができるか
3つ目の選定ポイントは、無料トライアルができることです。
ツールを導入しても、実際に利用してみると「自社の環境に合っていない」「イメージしていた使い勝手と違っていた」といった事態は少なくありません。したがって、導入前に無料トライアルやフリープランで、実際の使用感を試す必要があるのです。
サービス資料で確認するだけでなく、実際に使い勝手を体感することで具体的な運用のイメージが深まります。たとえば、「ナレカン」では各企業のお悩みをヒヤリング後、専用のトライアル環境を用意できるので、「AI検索」の精度を試せます。
（4）誰でも簡単に使えるか
4つ目の選定ポイントは、ITに詳しくないメンバーでも簡単に使えることです。
情報共有サイトを社内に定着させるには、「誰もが使いこなせる操作性であること」が重要なポイントです。単に「便利そうだから」という理由だけで多機能で複雑なツールを選ぶと、社員のITリテラシーにばらつきがある大企業ではうまく浸透しません。
したがって、現場の声を参考に、誰でも簡単に使えるシンプルな操作性の情報共有サイトを導入しましょう。
情報ストック型｜情報共有サイト5選
まずは、社内Wikiやナレッジの蓄積に特化した「情報ストック型」のサイトを5つご紹介します。
情報共有サイトには多くの種類がありますが、「そもそも社内情報を蓄積する場所がない」「見たい情報をすぐに探せるように集約したい」企業には、情報ストック型のサイトが最適です。社内情報を一元管理できる場所があれば、情報を振り返るのにストレスがありません。
ただし、多機能で操作が複雑なツールは、ITに詳しくない現場社員が使いこなせず、結果として蓄積された情報が活用されることなく放置されてしまいます。したがって、ツールを選ぶうえでは、「誰でも使いこなせる操作性か」を重視する必要があるのです。
結論、自社で導入すべきなのは、誰でも簡単に社内情報を共有・管理できる情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンには、画像・ファイルはもちろん、メールやチャット上のやりとりも集約できるので、情報が属人化する問題を解消します。また、画像やファイル内の文章も超高精度に検索できるので、大量の情報を格納していても目的の情報をすぐに探し出せるのです。
【ナレカン】社内の情報を誰でも簡単に確認・共有できるサイト
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】IT初心者でも簡単に情報共有できるサイト
Stockは、IT初心者でも簡単に情報共有できるサイトです。
「Stock」の「ノート」にはあらゆる情報を記録できるうえ、「フォルダ」で分類して見やすく整理できます。また、利用プランに関わらず、無料で外部メンバーを招待できる「1フォルダゲスト機能」を使えば、社外のクライアントとの情報共有もスムーズです。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Kibela】Markdownで記事を残せる社内wikiサイト
＜Kibelaの特徴＞
- 幅広いITリテラシーに対応している
- 豊富な用途に活用できる
通常のテキストを入力して記事作成ができるほか、Markdown形式にも対応しているため、エンジニアチームでも使えます。
業務マニュアルや議事録といった内容の記事作成はもちろん、プロジェクトやイベントの管理、日報業務など幅広く活用できます。
＜Kibelaの機能・使用感＞
- インポート機能
- インラインコメント機能
インポート機能を使えば、Wordやほかのツールで作成したデータを取り込んで、Kibela上に集約できます。「分散した情報を一か所にまとめたい」というシーンに便利です。
インラインコメント機能を使えば、文章にピンポイントでコメントを残して、簡易的なやりとりができます。ただし、有料のプランでのみ利用可能で、無料プランでは使えません。
＜Kibelaの注意点＞
- 無料プランのユーザー数は5人まで
- 情報を探しにくい
無料で使えるコミュニティープランのチームユーザー数は5人までです。そのため、6人以上で利用する場合は、有料プランに加入する必要があります。
利用しているユーザーからは「記事が増えてくると、目的の記事を探すのに時間がかかってしまいます。検索機能をより充実させる、アイキャッチ画像を表示して記事の違いをわかりやすくする、などの改善があると良いと思います。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Kibelaの料金体系＞
参考：Kibelaの料金ページ
- コミュニティープラン：0円
- ライト：550円/ユーザー/月
- スタンダードプラン：880円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：1,650円/ユーザー/月（年間契約)
【Google サイト】簡単にwebサイトが作れるGoogleのサービス
＜Google サイトの特徴＞
- 簡単にwebサイトを作れる
- 公開範囲を設定できる
HTMLやCSSといったITの知識がなくても、簡単にwebサイトを作ることができます。そのため、一つのプロジェクトで使う資料をまとめて共有したい場合に便利です。
作成したwebサイトは公開範囲を設定できるため、任意のメンバーのみに共有・公開することが可能です。
＜Google サイトの機能・使用感＞
- リンクの挿入でサイトをアレンジできる
- 共同編集
リンクを挿入するだけでサイトに情報を入れられます。また、Googleドライブでリンクを取得すれば、GoogleドキュメントやGoogleスライドだけでなくPDFファイルも組み込めるので、様々な形式の情報を一括共有できます。
Googleサイトは、スプレッドシートやドキュメントのように編集権限を付与できます。つまり、社内ポータルを複数人で同時編集が可能なので、チームで利用しやすいです。
＜Google サイトの注意点＞
- ページごとの細かな権限設定ができない
- デザインの自由度が低い
Googleサイトでは閲覧制限をかけられますが「サイトごと」のみで、ページごとに細かく制限はできません。そのため、「この情報には特定のメンバーのみアクセスできるようにしたい」といった場合には、別のサイトを作成しなくてはならないのです。
実際に利用するユーザーからは、「テンプレートは用意されていますが、レイアウトがシンプルでデザインを細かく調整することができないためもう少し自由度を高めていただけるとありがたいです。」との声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Google サイトの料金体系＞
Google サイトは無料で利用できます。ただし、Googleアカウントが必要です。
【Dropbox】オフライン対応のオンラインストレージ
＜Dropboxの特徴＞
- ファイルを簡単に共有できる
- 高度なセキュリティ
サイズを問わず、リンクを送るだけでファイルが共有可能です。チームやクライアントとファイルをスムーズに共有し、効率的に作業を進めることができます。
強力なパスワードマネージャーによって、推測困難なパスワードが生成されるため、ファイルを安全に共有できます。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- フォルダ機能
- ファイルの共有
フォルダを作成すると、部署や形式ごとにファイルを分類できるので、あとから情報を見つけやすくなります。
画面上部の［リンクをコピー］をクリックして、任意のアドレスへ送れば、ほかのメンバーにファイルを共有できます。そのため、社外のクライアントとの情報共有もスムーズです。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料では保存できる容量が少ない
- 検索機能が使いにくい
無料プランでは保存容量が2GBまでに制限されているので、多くの情報を扱うビジネスの場面では有料化が必要です。
利用しているユーザーからは、「検索機能で目的のファイルをすぐに探し出したい場面が多いため、フィルター機能をさらに細かく設定できるようにしていただけると、必要なファイルにすぐアクセスできるようになり、大変助かります。」との声があります。（引用：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
- Basic（無料プラン）：0円
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Essentials：2,400円/月（月払い）
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
ビジネスチャット型｜情報共有サイト3選
以下では、チャット機能に特化した「ビジネスチャット型」の情報共有サイトをご紹介します。社内コミュニケーションを活発にしたい企業は必見です。
【Chatwork】円滑な業務連絡がとれるビジネスチャット
＜Chatworkの特徴＞
- 中小企業向けのビジネスチャット
- 豊富な機能を備えている
チャット形式で気軽にやりとりでき、社内コミュニケーションの活性化に貢献する中小企業向けのビジネスチャットです。
チャット機能のほかにも、「タスク管理機能」「ビデオ通話機能」「ファイル管理機能」など、豊富な機能を搭載しています。
＜Chatworkの機能・使用感＞
- タスク機能
- ファイル管理機能
タスク機能では、やるべきことの内容や期限に加え、「完了・未完了」のステータスも一目で確認できます。また、ほかのユーザーにタスクを依頼したり、タスクの完了時にチャットで報告したりできるので、チーム単位でタスクを管理可能です。
チャット上にアップロードした画像やWord・Excelなどのファイルは、チャットごとに一覧で確認できます。ただし、ファイルを分類する「フォルダ機能」はないので、管理が煩雑になりやすい点に注意しましょう。
＜Chatworkの注意点＞
- 無料プランはメッセージの閲覧制限がある
- 過去のやりとりを振り返りづらい
無料プランの場合、閲覧できるメッセージが「直近40日以内」に制限されています。そのため、共有した情報をナレッジとして蓄積したい場合は、有料化あるいは他ツールとの併用が必要です。
利用しているユーザーからは「過去のやり取りを遡りづらいのが難点ですね。擬似的にスレッド的なやり取りはできるものの、会話のラリー数が多いとどうしても埋もれてしまうことが多いため、改善して貰えると嬉しいです。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【Slack】カスタマイズ性の高いビジネスチャット
＜Slackの特徴＞
- 円滑なコミュニケーションができる
- 多くの外部ツールと連携できる
メールにありがちなCcやBccは不要なので、気軽にやりとりができます。また、部署やプロジェクトごとにチャンネルを作れば、話題が混ざりません。
「Googleカレンダー」「Outlook」「Box」をはじめとする多くの外部ツールと連携可能で、ツールごとに分散しがちな情報をSlack上に集約できます。
＜Slackの機能・使用感＞
- チャンネル機能
- 絞り込み検索機能
チャンネル機能を使えば、「部署」や「プロジェクト」単位でグループを作り、スムーズにやりとりできます。ただし、チャンネル数が増えると、トーク画面が入り乱れやすい点に注意しましょう。
メッセージの「送信者」「チャンネル」「ファイルの形式」などで絞り込んで、過去の履歴を検索できるため、都度ほかのメンバーに質問する手間を省けます。
＜Slackの注意点＞
- 無料ではメッセージ・ファイルの閲覧制限がある
- メッセージが流れる
Slackのフリープランでは、90日経過したメッセージやファイルは見られません。そのため、長期的なプロジェクトや、過去のやり取りを参照する必要がある場合には不便な点に注意しましょう。
利用しているユーザーからは「メッセージが多いチームでは情報が流れるのが早く、重要な投稿を見逃しやすいと感じます。ピン留めやリマインド機能はありますが、より目立つ固定表示や重要情報の管理機能が強化されると便利です。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
参考：Slackの料金ページ
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：2,160円/月（月払い）
- Enterprise+：要問い合わせ
なお、有料プランの場合は、「Slack AI」の利用が可能です。
【Microsoft Teams】ビデオ会議もできるビジネスチャット
Microsoft Teamsの特徴
- 多機能アプリ
- Microsoft 365の各種ツールとの互換性が高い
Microsoft Teamsはチャットだけでなく、ビデオ会議やファイル共有などのテレワークに必要な業務ができる「多機能アプリ」になります。
TeamsはMicrosoft 365の各種ツールと連携することで、チームでの業務を効率化できます。たとえば、リアルタイムでの共同編集が難しいWordやExcel、PowerPointも、Teamsと連携すれば共同編集が可能になります。
Microsoft Teamsの機能・使用感
- チャット機能
- ファイル共有機能
任意のメンバーとメッセージでやりとりができ、複数人でコミュニケーションがとれるグループチャットも利用可能です。グループチャットでは特定のメンバーに向けてメッセージ通知を送れるので、相手が見逃す心配はありません。
Microsoft 365アプリで作成したファイルは、Dropboxなどの別アプリのファイルとも連携可能です。つまり、Teamsは第三者とのファイル共有にも役立つのです。
Microsoft Teamsの注意点
- 慣れるまでに時間がかかる
- 動作が重い
利用しているユーザーからは「慣れるまでに時間がかかるという点は、会社としてのデメリットになるかもしれません。複雑なものは求めていないため、もう少しシンプルにできるところもあるのではないでしょうか。」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「webミーティングで画面を共有する際、ラグが大きい点が少し気になります。」という声があります。（参考：ITreview）
Microsoft Teamsの料金体系
- Microsoft Teams：無料
- Microsoft Teams Essentials：719円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月（年払い）
【無料あり】社内で使えるおすすめ情報共有サイト8選の一覧比較表
こちらは、無料のおすすめ情報共有サイト8選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Kibela | Googleサイト | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内の情報を誰でも簡単に共有できるサイト |
IT初心者でも簡単に情報共有できるサイト |
Markdownで記事を残せる社内wikiサイト |
簡単にwebサイトが作れるGoogleのサービス |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
無料プランのユーザー数は5人まで |
デザインの自由度が低い |
| 料金 |
・無料プランはなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランは500円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは550円/ユーザー/月～ |
・無料
※Googleアカウントの登録が必要 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Kibela」の詳細はこちら |
「Googleサイト」の詳細はこちら |
| Dropbox | Chatwork | Slack | Microsoft Teams | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
オフライン対応のオンラインストレージ |
円滑な業務連絡がとれるビジネスチャット |
カスタマイズ性の高いビジネスチャット |
ビデオ会議もできるビジネスチャット |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
無料では保存できる容量が少ない |
過去のやりとりを振り返りづらい |
メッセージが流れる |
慣れるまでに時間がかかる |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは840円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは719円/月～ |
| 公式サイト |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
このように、情報共有サイトごとに特徴や注意点は異なるので、自社の目的や予算にマッチしていることを確かめましょう。
社内で情報共有サイトを使うメリット4選
ここでは、情報共有サイトを使うメリットを4つ解説します。サイトを利用すれば、以下の点で業務が円滑になります。
（1）業務連絡がスムーズになる
1つ目のメリットは、業務連絡の手間が解消されることです。
メールでの情報共有の場合、アドレスを都度入力したり、挨拶文を挿入したりする手間がかかります。一方、情報共有サイトでは、関係者が参加しているグループに一斉連絡できるので、メールのように連絡先をひとつずつ設定する必要がありません。
また、サイトによっては、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで共有できる機能もあります。このように、情報共有サイトを使えば、業務連絡の負担が大幅に減るのです。
（2）各メンバーの情報が可視化される
2つ目のメリットは、業務の状況が「見える化」されることです。
情報共有サイトでは、基本的な情報はもちろん、各メンバーのタスクやプロジェクトの進捗もリアルタイムで分かります。そのため、進捗が遅れていたり、タスクの割り振りに偏りがあったりする場合でも、早い段階で対処できるのです。
また、各メンバーの進捗が可視化されることで、一人ひとりに進捗を確認する手間もかかりません。このように、情報共有サイトを活用すれば、ほかのメンバーの業務状況が見える化して、チーム全体でスムーズに作業を進められます。
（3）ノウハウを蓄積できる
3つ目のメリットは、ノウハウを蓄積できることです。
業務マニュアルや個人が持つスキルやノウハウは、社内に蓄積・共有して、後から振り返りやすいように管理する必要があります。そこで、情報共有サイトを導入すれば、業務に関するすべての情報が一か所に蓄積されて、社内の情報資産となるのです。
ただし、チャットツールでやりとりすると大切な情報が次々と流れてしまい、あとから探すのに苦労します。したがって、メールやチャット上のやりとりに加え、ファイルデータもすべて流れず蓄積できる「ナレカン」のようなサービスを選びましょう。
（4）必要な情報へすぐにアクセスできる
4つ目のメリットは、必要な情報へすぐにアクセスできるようになることです。
一般的に、ビジネスパーソンは「勤務中の探し物に年間150時間もの時間を費やしている」と言われるほど、情報を管理する仕組みが整っていないと言えます。とくに、紙ベースでの管理は、目的の情報を取り出すのに手間がかかりがちです。
そこで、情報共有サイトを使えば、社内の情報をデータ化して「検索機能」ですぐに探し出せるようになります。なかでも、生成AIを活用した「自然言語検索」ができるツールであれば、上司に質問するように検索できるので、ITに不慣れな方でも使いこなせます。
【自社は大丈夫？】情報共有が上手くいかない理由3選
ここでは、情報共有が上手くいかない3つの原因と対策を解説します。以下の状況が自社に当てはまっていれば、早急に改善を図りましょう。
（1）情報共有のルールがない
はじめに、情報共有のルールが整備されていないことが挙げられます。
情報を共有する場所や方法などが明確に定まっていなければ、社員の情報共有に対する心理的ハードルは高まります。たとえば、「積極的に情報共有してください」と呼びかけても、社員が行動しづらくなってしまうのです。
そのため、誰もが迷わず情報共有ができるように、業務報告のタイミングやテンプレートを決めるなどのルールを設定しましょう。
（2）共有したつもりになっている
次に、情報共有が上手くいかない企業では、社員が情報共有したつもりになっている可能性があります。
情報共有は相互的なものなので、共有された情報を相手が理解しなければなりません。しかし、共有した情報が冗長で分かりづらかったり、欲しい内容が抜けていたりすれば、認識のズレが起きてしまいます。
したがって、情報共有するときは、相手の立場になって「読みやすいメッセージか」「情報を正確に伝えられているか」を意識すべきです。社員全員が円滑な共有を実現できるように、社内教育で心がけるべき点を伝えましょう。
（3）情報が分散している
最後に、情報が至る所に分散している状態では、情報共有に失敗する恐れがあります。
情報が集約されていなければ、探し出すのに時間がかかり、メンバーへの共有が遅れやすいです。たとえば、メールやチャットなどの複数のツールを使っていたり、情報の蓄積方法が統一されていなかったりするケースが挙げられます。
そのため、「あらゆる情報を一か所で管理・共有できるサイト」が必要です。たとえば、「ナレカン」は、100名以上の大企業向けのツールなので、大量のデータの集約先として最適だと言えます。
おすすめの情報共有サイトまとめ
ここまで、おすすめの情報共有サイト8選や選定ポイントを中心に解説しました。
社内の情報共有が上手くいかない原因のひとつに、「情報が分散していること」が挙げられます。そこで、情報共有サイトを導入して、社内のあらゆる情報を一か所に集約する仕組みを整える必要があるのです。
ただし、チャット型のサイトでは、情報が流れてしまうためほかのツールと併用する必要があり、結果として情報の分散を防げません。したがって、情報共有サイトの作成には「情報の蓄積から共有が一か所でできる、情報ストック型サービス」を使いましょう。
結論、自社の情報共有サイトの構築には、社内のあらゆる情報を一元管理して、リアルタイムで共有できる情報共有ツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報が分散されない仕組みをつくりましょう。
