部署間の連携を強化するには？社内における情報共有の課題と解決策とは
企業が事業を成功させていくには、組織が一体となって、業務を遂行することが重要です。なかでも、他部署と連携できている企業では、相乗効果を生み出しています。
しかし、部署が異なる社員と顔を合わせる機会は少なく、対面での情報共有は難しいのが現状です。そのため、部署間の情報共有を促進したいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、部署間連携のメリットと円滑に情報共有する方法を中心に解説します。
- 他部署との情報共有がうまくできておらず、課題を感じている
- 部署間の連携を強化し、業務の足並みを揃えたい
- すぐに実践できて、かつ全部署に浸透する方法を教えてほしい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、部署間で情報共有するメリットや注意点が分かるので、円滑な部署間連携の実現につながります。
目次
部署間の連携を強化する目的
部署間の連携を強化する目的は、組織内の異なる部署が協力し合い、共通の目標を達成するために効果的な情報やリソースを共有するためです。
そして、部署間連携の強化は、最終的には組織の生産性の向上につながります。部署を超えて情報共有することによって、組織の意思決定を迅速化したり、新しいアイデアやイノベーションを生み出しやすくなったりする効果が期待できるからです。
このように、円滑な部門間コミュニケーションは、組織全体の力を結集し、より良い職場環境を構築するために不可欠なのです。
社内情報共有の課題・うざいと感じる原因とは
ここでは、部署間の情報共有が難しいとされる原因を4つご紹介します。
- 対面での情報共有が難しい
- 情報が属人化している
- 情報共有に手間がかかる
- 情報共有しやすい環境が整っていない
部署ごとにフロアやデスクが離れていたり、リモートワークが導入されていたりすると、対面でのやりとりが難しいです。また、対面で情報共有できたとしても、それを部署メンバーに再度伝え直さなければならず手間がかかります。
社員が多い企業の場合、進捗会議は部長クラスのみで実施されることが多いです。そのため、情報共有の仕組みが整っていない環境では、会議に参加していないメンバーへの情報共有が難しくなります。
情報共有の手段がメールの場合、詳細に知りたいことがあっても形式ばったやりとりが面倒です。一方で、チャットツールではメッセージが次々と流れてしまうので使いこなすのに苦労します。
そもそも、社内全体で情報共有しやすい環境が構築されていなければ、部署間連携は取れません。たとえば、部署間で異なるツールを使っていたり、発言することに心理的ハードルがある企業風土であったりすれば、円滑な情報共有は難しいです。
以上のような状況になるのは、「情報共有ツール」を使っていないことが原因です。そこで、社内情報を一元管理し、残した情報は任意のメンバーへ即共有される「ナレカン」のような情報共有ツールを使えば、他部署の情報を確認するのに手間がかかりません。
部署間で情報共有するメリットとは
ここでは、部署間で情報共有するメリットをご紹介します。以下のメリットは、業務の生産性改善につながるので必見です。
コミュニケーションが活性化する
部署間で情報共有するメリットとして、コミュニケーションが活性化する点があります。
社内で横断的に情報共有をすれば、他部署の社員とも日常的なコミュニケーションをとる機会が増えていきます。そして、社員同士の親睦が深まれば、トラブルが発生したときに頼み事をしやすくなり、結果として業務の生産性向上にもつながるのです。
また、社員同士の仲が深まれば働くモチベーションにもつながります。さらに、数年後に部署異動となっても新しい環境に早くなじめるといった副次的メリットがあるのです。
このように、部署間の情報共有が活性化されれば、個々人の交流の機会が増えるので、業務をより円滑に進められます。
他部署の情報を活用できる
部署間で情報共有するメリットとして、他部署の情報を活用できる点があります。
たとえば、営業部門は顧客情報を、マーケティング部は競合他社のデータを持っています。そこで、他部署の社員がこれらの情報にアクセスできれば、情報を活かした新規事業の提案や製品開発などに展開することも可能になるのです。
また、情報の活用は、再度情報を収集するなどの手間を省けます。また、データを分析した部署独自の見解まで共有すれば、さまざまな角度の意見を新規事業や製品に反映できるので、さらなる良いサービスや商品の開発につながります。
以上のように、部署間共有には、他部署の情報を自部署の業務に活用して、会社全体の可能性を広げられるメリットがあるのです。
業務がスムーズに進む
部署間で情報共有するメリットとして、業務がスムーズに進む点があります。
たとえば、営業部が契約を締結した場合、それに伴って発生する支払いを、財務部が対応するケースなどが挙げられます。このとき、メールやチャットで資料を送ったり、不備があった場合には確認したりする手間がかかるので、業務が滞りやすいのです。
そこで、あらかじめ資料を格納する場所や、メールやチャットよりも素早く情報を共有できる環境があれば、他部署が絡む業務もスムーズに進められます。
ジョブローテーションを成功させる
さらに、ジョブローテーションの成功にもつながります。
ジョブローテーションとは「社員の能力開発」と「柔軟で多様な経験を持つ社員の育成」を目的に実施されている戦略的人事異動のことです。一般的に、1つの部署で2～3年ほど経験を積み、他部署に移動する流れになります。
しかし、部署異動するときに、業務に関する知識が全くない状態では「異動する社員の不安」や「指導する社員の負担」が生じかねません。一方、部署間の情報が共有がされていれば、業務の大枠を掴んだうえで異動でき、上記の課題の解消が見込めるのです。
情報共有ツールを導入するときの3つの注意点とは
ここでは、情報共有ツールを導入する3つの注意点をご紹介します。情報共有ツールを導入しても以下の注意点が押さえられていなければ、部署間の連携は円滑に進みません。
（1）社内の環境を整える
部署間の連携の強化を図るには、社内環境を整えることが大切です。
具体的には、誰でも簡単に情報共有できるための「ツールの導入」のほかに、積極的に情報を発信していこうとする「社員一人ひとりの心構え」が挙げられます。仮に、一方の条件しか満たされていなければ、やりたいことと実現できることに乖離が生じかねません。
また、前提として、社内で同じツールを使いましょう。共有するための手段をひとつに絞ると「どこでやりとりしたのか忘れてしまった」ということがなくなり、仕事をしやすくなるのです。
（2）相手との関係性を留意する
情報共有ツールを使うときは、相手との関係性に留意しなければなりません。
情報共有ツールは手軽にやりとりができることがメリットですが、目上の方に対して礼節を欠いて良いわけではありません。とくに、「指摘されたことに対してスタンプで反応する」「誤字脱字が多いままメッセージを送ってしまう」ということは起こりがちです。
反対に、メールのように堅すぎる表現では、メッセージが読みづらくなってしまいます。そのため、シンプルかつ丁寧なやりとりを心がけましょう。
（3）使いやすいツールを導入する
部署間で情報共有するポイントとして、使いやすいツールを導入する点があります。
担当者の独断で選ぶのではなく、誰でも簡単に使えるツールであるかを見極めましょう。また、多機能なツールでは使いこなすのに時間がかかってしまうため、注意が必要です。
そこで、今日では、情報共有に必須の機能を過不足なく備えている「ナレカン」のようなシンプルな情報共有ツールを導入して、部署の連携をとる企業が増えているのです。
部署間の連携におすすめの情報共有ツール
以下では、部署間の情報共有におすすめのツールをご紹介します。
他部署の社員とはデスクが離れているケースが多いため、直接伝えなくても良い「情報共有ツール」を導入しましょう。情報共有ツールであれば、時間や場所を問わずやりとりができ、最小限の工数で情報を共有できるようになります。
なかには、部署間の情報共有に「チャットツール」や「ファイルストレージ」を使用している企業も少なくありません。しかし、チャットでは情報が流れたり、ファイルストレージではデータの管理が煩雑化したりと、情報にアクセスするのに手間取ってしまいます。
したがって、部署間の情報共有におすすめのツールは、情報を流れることなく蓄積でき、気軽に情報を確認できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、社内wikiのように情報を残せる「記事」と、部署ごとに整理できる「フォルダ」のシンプルな情報構造のツールです。また、”特定の人・部署”に回答をリクエストできる「質問」機能も備わっているので、部署の垣根を超えて業務の疑問点を解消できます。
社内の情報共有を仕組み化するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った部署間の情報共有
以下は、ナレカンの「質問機能」を使った部署間での情報共有の例になります。
ナレカンでは、「質問機能」によって、業務の疑問点を解消できます。以下の画像のように、質問したい内容やその詳細だけでなく、回答をリクエストする部署やメンバーを指名可能です。
以下のように、質問を公開すると、回答を受け付けることができます。回答によって、疑問点を解消できた場合には［解決済みにする］を押しましょう。
［解決済みにする］を押すと、以下のように、回答してくれたメンバーへお礼コメントを送れます。そのため、部署の異なる社員とのコミュニケーションが活性化し、社員同士の親睦が深まります。
このように、ナレカンは、部署間での情報共有を円滑にできるため、企業の組織力を向上させられるのです。
部署間の情報共有をするメリットと注意点まとめ
ここまで、「部署間で情報共有するメリット」と「情報共有ツールの注意点」を中心にご紹介しました。
部署間での情報共有が活性化すれば、「コミュニケーションが活性化する」「円滑に業務を進められる」などのメリットがあります。しかし、部署間での情報共有を活性化するためには、大前提として社内の情報共有を円滑にできる仕組みがなければなりません。
そこで、部署ごとにフロアやデスクが離れていたり、部署や社員が多かったりしても、働く場所を問わずに複数で情報共有できるツールが必要なのです。また、「検索性に優れているツール」であれば、膨大な情報の中から必要な情報をすぐに探し出せます。
結論、部署間の情報共有を活性化するには、社内のあらゆる情報を流れることなく蓄積でき、過去の情報を瞬時に振り返られるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ストレスなく他部署に情報共有できる仕組みを整えましょう。
