【完全無料あり】ビジネスに最適なおすすめの掲示板アプリ8選を紹介！
近年、従来のアナログな掲示板ではなく、簡単かつ迅速に情報共有できる「掲示板アプリ」を利用する企業が増えています。お知らせを貼り替える手間を省けたり、離れたメンバーにもスムーズに周知したりできるのが掲示板アプリのメリットです。
しかし、掲示板アプリを導入したいが「どれが自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネス利用に最適なおすすめの掲示板アプリ8選や、選定ポイントを中心に紹介します。
- 機能や評判を比較検討して自社に最適な掲示板アプリを選定したい
- スマホからも簡単に掲示板を確認できる仕組みをつくりたい
- 社内お知らせを簡単に周知・確認できる掲示板アプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な掲示板アプリが見つかり、社内の情報共有を効率化できます。
目次
- 1 【無料あり】ビジネスにおすすめの社内掲示板・伝言板アプリ8選
- 1.1 【ナレカン】社内お知らせを簡単に周知・確認できる掲示板アプリ
- 1.2 【Stock】社内のあらゆる情報をストックできるアプリ
- 1.3 【Talknote】コミュニケーションが円滑になる社内掲示板アプリ
- 1.4 【Chatwork】グループチャットを掲示板のように利用できるアプリ
- 1.5 【Microsoft Teams】Microsoftアプリに連携できる掲示板アプリ
- 1.6 【Google Workspace】Googleサービスとの親和性が高いアプリ
- 1.7 【サイボウズOffice】全社員に向けて情報発信できる伝言板アプリ
- 1.8 【R-GROUP】スマホからでもフリーで使えるWeb掲示板アプリ
- 2 【比較表】社内の情報共有におすすめのビジネス掲示板アプリ
- 3 掲示版アプリの選定ポイントとは
- 4 社内掲示板（社内BBS）とは？
- 5 社内掲示板の種類
- 6 掲示板アプリを利用する5つのメリット
- 7 掲示板アプリを利用する際の2つの注意点
- 8 掲示版アプリが役立つ3つの理由とは
- 9 ビジネスに役立つおすすめの社内掲示板・伝言板アプリ8選まとめ
【無料あり】ビジネスにおすすめの社内掲示板・伝言板アプリ8選
以下では、ビジネスにおすすめの社内掲示板・伝言板アプリ8選を紹介します。
掲示板アプリを使えば、全社向けの重要なお知らせをすばやく周知できます。ただし、UI（デザイン）が見づらかったり、お知らせの掲載手順が複雑で手間がかかったりすると、最新の情報を正しく共有するのが難しいです。
そのため、 掲示板アプリにはそのため、 掲示板アプリには、操作がシンプルで掲示したお知らせを全社員が確認しやすいものを選びましょう。また、あらゆるデバイスに対応しているアプリであれば、外出先や現場などのPCが使えない場所でも簡単にお知らせを周知・確認できて便利です。
結論、掲示板のデジタル化には、100名～数万名と幅広い規模の企業で使えて、スマホ・PCから社内のお知らせに即アクセスできる「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「社内お知らせ機能」では、掲示板のような形式で社内お知らせを簡単に作成でき、関連情報や詳細な連絡事項もまとめて共有可能です。また、社内お知らせを新規投稿・更新すれば、社員に通知が飛ぶので、見落としを防いで社内周知を徹底できます。
【ナレカン】社内お知らせを簡単に周知・確認できる掲示板アプリ
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.narekan.info/document-request
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで社内お知らせを掲載した例＞
ここでは、ナレカンで社内お知らせを掲載した例をご紹介します。
ナレカンでは、全社向けのお知らせをトップページに常に表示して、社内周知を徹底できます。お知らせの掲載方法や更新も簡単なため、情報の管理に手間がかからない点が特徴です。
以下は、PCにおける、ナレカンの社内お知らせの掲載例です。
スマホでは、以下のように社内お知らせを確認できます。
したがって、外出先から情報を確認したいという場面では、PC・スマホ・タブレットのいずれの端末にも対応している点が使いやすいです。
【Stock】社内のあらゆる情報をストックできるアプリ
社内掲示板は社内の全メンバーが閲覧するため、アプリを選ぶうえでは「誰でも簡単に使える操作性か」が重要です。特に、多機能なアプリは操作が複雑になりがちで、社内に浸透しない恐れがあるので注意しましょう。
そのため、必要な機能に過不足がなく、シンプルな操作性のアプリである「Stock」であれば、非IT企業の65歳の方でも即日使いこなせるのでおすすめです。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Talknote】コミュニケーションが円滑になる社内掲示板アプリ
＜Talknoteの特徴＞
- ノートにコメントできる
- コミュニケーションを数値化できる
情報を記載して共有する「ノート」には、コメントやスタンプでリアクションでき、社内のコミュニケーションが活性化します。
「ノートの投稿数」や「コメントの回数」を従業員や部署ごとに数値で確認できるので、人事評価にも役立ちます。
＜Talknoteの機能・使用感＞
- タイムライン機能
- オーバーワーク検知機能
お知らせを記載した投稿はタイムラインで時系列に表示されるので、最新の情報をすぐに確認できます。ただし、タイムラインは情報が流れやすいため、重要な投稿を見落とす可能性もあります。
社員ごとのTalknoteへのアクセス時間をもとに、オーバーワークの可能性を管理者に通知する機能です。これにより、社員の働きすぎや心理面をフォローできます。
＜Talknoteの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 検索機能が乏しい
Talknoteには、掲示板機能に加え、高度な機能を豊富に備えているので、ITに詳しくない社員には使いこなすのが難しい恐れがあります。
利用しているユーザーからは「検索機能が弱い」という声が多く挙がっており、目的の情報を探すのに手間がかかる点に注意しましょう。（参考：ITreview）
＜Talknoteの料金体系＞
料金体系は「初期費用＋基本プラン＋オプション」となっており、詳細については問い合わせが必要です。
【Chatwork】グループチャットを掲示板のように利用できるアプリ
＜Chatworkの特徴＞
- ビジネス向けのチャットアプリ
- 個人用のチャットがある
Chatworkには「チャット・タスク管理・ファイル管理・ビデオ通話/音声通話」をはじめとする、ビジネスに適した多くの機能が備わっています。
自分のみに表示される「マイチャット」は、メモやファイルの保管場所として活用できます。
＜Chatworkの機能・使用感＞
- グループチャット機能
- ビデオ/音声通話機能
プロジェクトや部署ごとに作った「グループチャット」では、チャット形式でお知らせを投稿できます。ただし、チャット形式なので、コメントや別の投稿が重なると情報が埋もれやすいです。
ビデオ/音声通話機能を使えば、離れた場所にいるメンバーとも口頭で情報共有できます。
＜Chatworkの注意点＞
- フリープランの機能制限が大きい
- 既読か分からない
フリープランの場合、「直近40日以内に投稿されたメッセージ」しか閲覧できません。また、ユーザー数は100人までに限定されるので、大企業の場合は有料化が必須です。
利用しているユーザーからは「欲しい機能として、以前チャットワークのサポートにも要望しましたが、既読がわかると助かります」という声があります。（引用：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【Microsoft Teams】Microsoftアプリに連携できる掲示板アプリ
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- Microsoftアプリケーションとの連携がスムーズ
- ビデオ会議ができる
ExcelやWordのファイルといったMicrosoftアプリとの併用がしやすいです。たとえば、Microsoft Teamsに保存したWordファイルは、同じくMicrosoft 365アプリのOne Driveを経由して共同編集できます。
Teamsでは、無料プランでも同時に100人までビデオ通話に参加できるうえに、ビデオ会議をスケジュール設定・予約する機能もついています。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- コミュニティ機能
- マーク機能
- プライベートチャネル機能
投稿するとメンバー全体に連絡できるため、掲示板の役割を果たします。
ハイライトや「重要！」マークでメッセージを目立たせられるので、情報の見落としを防止できます。
特定のメンバーと非公開でコミュニケーションできるので、社内の機密情報も安心して扱えます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 多機能で使いこなすのが難しい
- 設定が複雑
ビジネスで利用できる多くの機能を備えている反面、ITツールに慣れていない社員は使いこなすのに時間がかかってしまいます。
利用しているユーザーからは「初期設定や管理者向け設定が複雑で、新規導入時に手間取るケースが多い」という声があります。（引用：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams (無料)：0円
- Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月
【Google Workspace】Googleサービスとの親和性が高いアプリ
＜Google Workspaceの特徴＞
- Google系のツールを幅広く使える
- ビジネス用メールを作成できる
メールやビデオ会議、クラウドストレージ、ドキュメントといった、Googleが運営する機能が一通り揃っています。
ドメインの購入により、「＠」以下をカスタムしたビジネス用メールアドレスを作成できます。
＜Google Workspaceの機能・使用感＞
- サイト機能
- チャット機能・共同編集機能
Google Workspace内の「サイト」より”ポータル”というテンプレートを活用すれば、簡単に社内向けホームページを作れます。掲示板を自社に合った形式で作成したい場合におすすめです。
Google Workspace内の「Google Chat」では、チャットの横にファイルを開いて、チャットをしながら共同編集できます。メンバーと協力して文書を作成するときに便利です。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 情報が入り乱れるリスクが高い
- ファイルのプレビュー時に文字化けする
チャットでのやりとりになるので、同時並行で複数のやりとりをする場合、情報が入り乱れるリスクが高いと言えます。
利用しているユーザーからは「gmailにおいて業界のデファクトスタンダードであるエクセルのデータをプレビューした時に文字化けが激しく、実質ダウロードするしかありません。」という声が挙がっています。（引用：ITreview）
＜Google Workspaceの料金体系＞
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【サイボウズOffice】全社員に向けて情報発信できる伝言板アプリ
＜サイボウズOfficeの特徴＞
- 掲示板の作成に便利な機能がついている
- 記載方法を選べる
掲示板機能や掲示板へのコメント、リアクション機能で社員のコミュニケーションを活性化します。また、掲示期間を設定する機能も備えており、不要な掲示が溜まり続けるストレスがありません。
シンプルに文字を打ち込める「テキスト」と、書式を細かく指定できる「書式編集」を選択して記載できます。記載に慣れていない社員も、「テキスト」方式を選べば簡単に投稿を作れるのがメリットです。
＜サイボウズOfficeの機能・使用感＞
- カテゴリ機能
- 通知機能
カテゴリ機能を使えば、掲示板の書き込み先を特定の部署に設定したり、テーマごとに掲示板を分類したりできます。
掲示板が新しく作成されたときや、掲示板にコメントが書き込まれたときに通知を受け取れるので、情報を見落とすリスクを減らせます。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- 掲示内容を見逃す可能性がある
- 通知機能が不十分
掲示板の一覧画面には表題しか表示されないので、読むべき掲示を見落としてしまう可能性があります。
利用しているユーザーからは「通知機能があまり良くない（スケジュールを見落としたりしやすい）」「専用のデスクトップアプリを入れればデスクトップ上に通知はされるが見やすくはない」という声が挙がっています。（引用：ITreview）
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（月払い）
【R-GROUP】スマホからでもフリーで使えるWeb掲示板アプリ
＜R-GROUPの特徴＞
- 無料のグループウェア
- スマホ対応
R-GROUPは、完全無料で利用者数の制限もないグループウェアです。
PCに加え、追加費用なしでスマートフォンにも対応しており、移動先や外出先からでも掲示板を確認できます。
＜R-GROUPの機能・使用感＞
- メールで通知を受け取れる
- 既読機能
- リッチテキスト機能
条件を選択して、掲示板投稿の通知をメールで受け取れるため、重要な掲載内容の見落としを減らせます。
公開先のメンバーが掲示板を見たかどうかを「既読」ボタンで確認できます。これにより、重要なお知らせを見落とすリスクを防げます。
文字色や文字の背景色をカスタマイズして、重要な情報を強調できます。
＜R-GROUPの注意点＞
- セキュリティに懸念が残る
- 手動で既読をつける必要がある
R-GROUPの公式ホームページ上には、セキュリティに関する情報が記載されておらず、セキュリティ面で不安があります。
利用しているユーザーからは「掲示板を見た際に自動で既読がつかず、わざわざ既読ボタンを押す必要がある点を改善していただきたいです」という声が挙がっています。（引用：ITトレンド）
＜R-GROUPの料金体系＞
無料で利用できます。
【比較表】社内の情報共有におすすめのビジネス掲示板アプリ
以下は紹介した社内掲示板ツールの比較表です。導入するツールを決める前に、料金や注意点を比較検討しましょう。（左右にスクロールできます）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Talknote | Chatwork | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内お知らせを簡単に周知・確認できる掲示板アプリ |
社内のあらゆる情報をストックできるアプリ |
コミュニケーションが円滑になる社内掲示板アプリ |
グループチャットを掲示板のように利用できるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| コメント機能 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| 既読機能 |
【○】 |
【×】 |
【○】 |
【×】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上で利用が前提 |
検索機能が乏しい |
既読か分からない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランは500円/ユーザー/月〜 |
・要問い合わせ |
・無料プランあり
・有料プランは840円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Talknote」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
| Microsoft Teams | Google Workspace | サイボウズOffice | R-GROUP | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
Microsoftアプリに連携できる無料掲示板アプリ |
Googleサービスとの親和性が高いアプリ |
全社員に向けて情報発信できる伝言板アプリ |
スマホからでもフリーで使えるWeb掲示板アプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| コメント機能 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| 既読機能 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| 注意点 |
多機能で使いこなすのが難しい |
情報が入り乱れるリスクが高い |
掲示内容を見逃す可能性がある |
セキュリティに懸念が残る |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは599円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「Google Workspace」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「R-GROUP」の詳細はこちら |
上記を参考に、自社が必要とする機能に過不足がないアプリを選びましょう。
掲示版アプリの選定ポイントとは
掲示板アプリを選ぶうえでは、以下の4つのポイントを重視しましょう。
- スマホで掲示板が見やすいか
- アクセス性が優れているか
- 操作がシンプルか
- スムーズに導入できるか
スマホからも簡単に掲示板を確認できるアプリであれば、外出時でもお知らせを把握できます。したがって、PCだけでなく「スマホからもストレスなく操作できるか」を確認しましょう。
絞り込み検索機能などを搭載した、アクセス性が優れているアプリであれば、見たい掲示板をすぐに探し出せます。また、掲示板を整理する「フォルダ機能があるか」も重要なポイントです。
社内の全メンバーが掲示板を閲覧できるよう「操作がシンプルで、誰でも使えるか」は必須の選定ポイントです。とくに、多機能なツールは操作が複雑になりがちなので、自社で使いこなせるか十分に注意しましょう。
サポート体制が充実していないと、初期設定やデータ移行の負担により導入のハードルが高くなってしまいます。導入直後から運用に乗せるために、十分なサポートが受けられるかという点もチェックすべきです。
アプリ導入後に使いこなせないという事態にならないために、慎重にアプリを選ぶ必要があります。そこで、上記のポイントをすべて押さえ、「初期セットアップ」や「運用ルールの設計」といった徹底した支援がある「ナレカン」のようなアプリを選びましょう。
社内掲示板（社内BBS）とは？
社内掲示板（社内BBS）とは、社内の連絡事項を社員に伝えるための伝達方法です。
従来、社内の連絡事項はホワイトボードやメールで発信されていました。しかし、「リモートワークなどの働き方の多様化」や「業務のデジタル化」が進んだため、現在は社内掲示板アプリを使ったオンラインでの情報発信が主流になっています。
このように、社内掲示板アプリの重要度は増しています。ただし、ツールによって使える機能や使用感は異なるので、使用するツールは慎重に比較検討する必要があるのです。
社内掲示板の種類
社内掲示板アプリには、大きく分けて以下のような種類があります。
| ＜種類＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
チャットツール |
チャットに連絡事項を記載して、社員に共有できるツールです。気軽な投稿ができる一方で、重要な投稿が流れてしまう注意点があります。 |
|
ノート型ツール |
社内情報を直接記載して、送信の手間なくリアルタイムで共有できるツールです。ノートに画像やファイルを添付したり、フォルダ分けで整理したりできるので便利に使えます。 |
|
ファイル共有ツール |
WordやExcelで社内情報を共有できるツールです。保存場所が分からなくなったり、中身を確認するためにいちいちファイルを開かなければならなかったりする点に注意が必要です。 |
|
Q&Aツール |
質問を投稿して、それに対して他の社員が回答するツールです。情報の発信というよりも、課題解決やノウハウの蓄積に役立ちます。 |
このように、社内掲示板アプリには様々な種類があります。なかでも、「ノート型ツール」と「Q&Aツール」の要素を兼ね備えた「ナレカン」であれば、社内の情報発信が活性化します。
掲示板アプリを利用する5つのメリット
ここからは、掲示板アプリを使うメリットを5つご紹介します。以下のメリットを社内に周知して、スムーズに導入できるようにしましょう。
（1）情報をすぐに共有できる
1つ目のメリットは、情報をすぐに共有できる点です。
アナログの掲示板の場合、お知らせを貼り出したり確認したりするために、掲示板がある場所に行かなくてはなりません。一方で、掲示板アプリを使えばPCやスマホからすぐにお知らせを把握でき、社内の情報共有が効率化します。
さらに、アプリによっては”メンション機能”や”通知機能”があるので、掲示板の見落としも防げるのです。このように、掲示板アプリには、アナログの掲示板での不便な点を解消する機能が備わっています。
（2）時間や場所を問わず確認できる
2つ目のメリットは、時間や場所を問わず掲示板を確認できる点です。
アナログの掲示板はオフィスの特定の場所にあるので、出先や退社後に確認したい内容があってもすぐに確認できません。一方、掲示板アプリはPCやスマホから情報を確かめられるので、時間や場所を気にする必要がなくなります。
ただし、掲示板アプリのなかには、スマホだと文字が見づらかったり、操作しづらかったりするツールもあるので注意しましょう。
（3）コミュニケーションがとれる
3つ目のメリットは、コミュニケーションがとりやすくなる点です。
コメント機能を備えている掲示板アプリであれば、共有されたお知らせについて社員間で意見を交換できます。また、スタンプでリアクションできる機能があれば、手軽に意思表示できるため、より円滑なコミュニケーションを促せます。
このように、掲示板を使った情報共有だけでなく、同時にコミュニケーションがとれるのも社内掲示板アプリのメリットです。
（4）情報を蓄積できる
4つ目のメリットは、情報をナレッジとして蓄積できる点です。
ビジネスにおけるナレッジとは、企業にとっての「有益な情報」や「付加価値のある情報」を指します。具体的には、掲示板で共有される成功例や失敗例、対策のように、社員にとって意味のある情報やQ&Aがナレッジに含まれます。
このように、ナレッジが蓄積されていくと社員の体験談から仕事のやり方を改善したり、トラブルを回避したりすることができます。結果、社内全体の業務効率化につながるのです。
たとえば、「ナレカン」のように「質問機能」があるツールを使うと、社員のニーズに合ったナレッジを蓄積できます。
（5）情報に即アクセスできる
5つ目のメリットは、蓄積した情報の中から目的の情報に即アクセスできる点です。
社内掲示板で共有する情報は、蓄積して終わりではなく、必要なときにすぐ確認できるようにしなければなりません。アナログの掲示板では、掲示が終わるとファイルにまとめられることが多く、過去の掲示物から目的の情報を探すには手間がかかってしまいます。
そこで、掲示板アプリを使うと、蓄積されたナレッジの中から目的の情報に即アクセスできるため、情報を探す手間も省けるうえにストレスもたまりません。
掲示板アプリを利用する際の2つの注意点
以下では、掲示板アプリを使用するときに注意すべき点を2つご紹介します。掲示板アプリを使用するうえでは、以下2点を必ず確認しましょう。
（1）古い情報を放置しない
1点目は、古い情報を放置しないことです。
過去の会議資料やイベントの詳細は、後々確認する可能性があるため残しておいても問題はありません。しかし、たとえば業務のマニュアルが変更され、最新版が共有された場合、古い情報が残っていると誤解を招く可能性があります。
そのため、定期的に共有されている情報をチェックし、不要なものは削除することをおすすめします。もし、過去の情報を振り返る可能性がある場合は、フォルダで掲示板を整理できるアプリを選びましょう。
（2）アクセス権を設定する
2点目は、アクセス権限を設定することです。
特定の部署にしか関係のない情報を他部署の社員が閲覧できるようにしておけば、情報漏えいのリスクが高まります。また、管理職と一般社員で公開すべき情報が異なる場合もあるため、部署や役職別に権限を設定する必要があるのです。
したがって、社内で掲示板を安全に運用するために、正しく権限を設定しましょう。たとえば、管理者がフォルダ単位でアクセス権を設定できる「ナレカン」のようなアプリなら、情報が外部に漏れるリスクを抑えられます。
掲示版アプリが役立つ3つの理由とは
ここからは、掲示板アプリがビジネスに役立つ理由を解説します。以下の内容を確実に押さえて、アプリの効果を最大限に活かしましょう。
（1）通知設定を分けられる
1つ目の理由は、特定の社員や部署にピンポイントで通知できることです。
メールでの連絡は、宛先やCc、Bccの設定の手間がかかるうえ、ほかの連絡に埋もれて確認漏れが起こる可能性があります。そこで、アプリのメンション機能を利用すると、メンバーを選んで通知できるので、お知らせが迅速かつ確実に伝わるのです。
このように、掲示板アプリであれば、特定のメンバーに投稿を通知でき、確認漏れの防止に役立ちます。
（2）リアクション機能で応答できる
2つ目の理由には、リアクション機能がついていることが挙げられます。
「リアクション機能」や「既読機能」が搭載されたアプリを使えば、「どのメンバーがお知らせを確認したか」が分かります。返信がなければ反応が分からないメールと比べて、掲示板アプリでは任意のリアクションをクリックするだけなので手間もかかりません。
このように、掲示板アプリでは、回答や既読の有無を簡単に把握できるため、ビジネスの迅速な意思疎通に役立ちます。
（3）リアルタイムで共有できる
3つ目の理由は、リアルタイムに情報を編集できることです。
アナログの掲示板とは異なり、アプリでは編集した情報がリアルタイムで共有されるので、お知らせに変更があった場合でもすぐにメンバーに周知できます。
また、編集履歴が残る「ナレカン」のようなアプリであれば、必要に応じて復元ができるので、誤編集や誤削除を心配する必要がありません。
ビジネスに役立つおすすめの社内掲示板・伝言板アプリ8選まとめ
これまで、おすすめの社内掲示板・伝言板アプリ8選や選び方、メリットを中心にご紹介しました。
掲示板アプリを使えば、スピーディーに情報を共有できるほか、より円滑にコミュニケーションがとれます。そして、掲示板アプリを選定するときは「スマホで掲示板が見やすいか」「アクセス性が優れているか」が重要です。
しかし、チャットツールだと情報が流れてしまい、必要なときに欲しい情報を見つけ出すのは困難です。したがって、「アクセス性に優れていて、スマホでもストレスなく操作できるツール」が最適なのです。
結論、自社が導入すべきなのは、スマホからも目的の情報に即アクセスでき、社内のお知らせを一元管理できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、重要事項の社内周知を徹底しましょう。
