会議のための会議とは？発生原因や対処法も解説
企業では、経営方針やプロジェクトの方針を決める会議が日々開催されていますが、慣例として開かれているだけの「会議のための会議」が企業の課題になりつつあります。
実際、自社でも会議中に活発な意見交換や議論がされず、受け身なメンバーが多い状況に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議のための会議をなくすべき理由や対処法を中心にご紹介します。
- 会議が形骸化している原因を知り、対策を講じたい
- 会議を活発にするコツを理解して、自社に取り入れたい
- 会議のための会議を減らせるツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議のための会議をなくすべき理由を踏まえて、自社における会議の課題を改善できるようになります。
目次
「会議のための会議」とは
「会議のための会議」とは、開催目的があいまいで、形式的に開かれている会議のことを指します。
本来、会議は「意思決定」「情報共有」「問題解決」などの目的をもって開かれます。しかし、開催理由があいまいで、会議終了時に目指すべき理想の状態が明確になっていない場合、時間の浪費につながり、結果として組織全体の生産性を低下させてしまうのです。
また、「会議のための会議」は、「業務効率の低下」「残業時間の増加」の原因にもなります。そのため、実質的な進展につながらない不必要な会議は、思い切ってやめるべきなのです。
【対処法あり】会議のための会議が発生してしまう原因3選
ここでは、会議のための会議が発生してしまう原因を対処法とともにご紹介します。以下の原因と対処法を押さえ、活発な会議を実現させましょう。
(1)集まることが目的になっている
会議のための会議が発生する1つ目の原因は、集まること自体が目的となってしまっていることです。
会議とは各メンバーの積極的な発言によって意見を出し合い、組織で意思決定をすることが目的です。しかし、会議のための会議では「週に一回の会議が策定されている」などの理由から、特に目的もないまま開かれているケースが多いのです。
そのため、会議を開くときは“討論する議題”や“最終目標”を事前に策定し、明確な目的を定めるようにしましょう。また、会議の頻度も「週〇回」とせずに、適宜必要なときに開くのもポイントです。
(2)必要以上にメンバーを招集している
会議のための会議が発生する2つ目の原因は、必要以上のメンバーを招集していることです。
会議にあたり直接関係のないメンバーを収集しても、議題の理解が追い付かないため具体的な意見を出しづらく、活発な会議にはなりません。また、多くの社員の時間を奪うことにもなるので、残業時間の増加にもつながる恐れがあります。
さらに、「他の参加者が発言してくれるだろう」と考えて、活発な議論ができなくなる場合もあります。そのため、生産性の高い会議をするには、過不足のないメンバーの招集が不可欠なのです。
(3)準備が不足している
会議のための会議が発生する3つ目の原因は、準備が不足していることです。
事前に会議資料を作成できていなかったり、資料が共有されていなかったりすると、参加者は何を話すべきか分からず中身のない議論に終始してしまいます。その結果、議論に進展がないまま、参加者の時間だけが奪われてしまうのです。
参加者が議題を理解しやすいように、前提情報をまとめたり、事前に会議資料を共有したりなど、必要な情報を整理することで会議の質を向上させることができます。
生産性のある会議を実現するコツ
ここでは、生産性のある会議を実現するコツについて解説します。会議のための会議が常態化されている組織は以下を参考に会議を改善していきましょう。
遠隔会議を有効活用する
生産性のある会議をしている組織は、Web会議システムを有効活用しています。
遠隔会議の最大のメリットはオフィスに出社せずに会議に参加できる点です。仮に、リーダーが出張している状況でも会議を開き意見交換ができるため、意思決定のスピード感を維持できるのです。
また、Webでの会議を録画しておくことで、会議内容を保存できるのも大きなポイントです。後から会議を振り返れるので、当日に参加できなかった関係者にも情報を共有できます。
また、近年では、Web会議の議事録を自動で作成したり、議事録を添付するだけで会議の要約ができるツールも登場しているので、手間のかかる業務を省くことも可能です。
事前情報はツールで共有しておく
会議の事前資料はツールで共有しておくことも重要です。
会議ではよく、会議資料をメンバー分印刷して配布するフローがあります。しかし、紙のアナログな手法では、会議の度に資料を印刷する手間に加え、会議の後に資料を振り返りたいときは、紙の資料を持ち歩かなければならないため非効率的です。
そのため、会議資料は情報共有ツールで共有できる環境を構築しましょう。活発な議論ができていて、生産性のある会議を開催している企業は「ナレカン」のように、情報共有ツールを使って会議資料を事前に共有したり、議事録を会議後に共有したりしているのです。
会議のための会議を防ぐために使えるおすすめツール
以下では、会議のための会議を減らすのに役立つツールをご紹介します。
会議のための会議は「業務効率の低下」「不必要な残業の発生」につながり非効率です。そのため、会議のために会議を無くすために、必要な会議のみを残し、不必要な会議はITツールによる情報共有で代替しましょう。
そこで、「情報共有に優れたITツール」を利用すると、議事録や資料をツール内に残すことで、会議の参加者を最小限に抑えられます。また、遠隔会議の記録をツールに蓄積すると、非参加者でも会議内容を振り返ることが可能です。
結論、会議のための会議を減らすには、社内のあらゆる情報を一元管理できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンには、会議資料や議事録社内のあらゆる情報を共有・管理できるうえ、作成した議事録を自動で要約できる「ファイル要約機能」もあります。そのため、不必要な会議内容をツール内での情報共有で代替でき、会議のための会議を減らすことができるのです。
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会議のための会議を無くすべき理由や対処法まとめ
ここまで、会議のための会議をなくすべき理由や対処法を中心に解説してきました。
会議のための会議が常態化している企業では、まず会議の目的を明確にすることが第一歩です。加えて、発言しやすく情報共有もスムーズにできる「活発な会議を促せる環境づくり」が求められます。
そこで、会議に関する情報を確実に共有・管理できるITツールを活用しましょう。ただし、複雑なツールは、情報共有・管理が煩雑化し、逆に業務効率を低下させるため、導入するツールの「シンプルさ」を重視すべきです。
したがって、会議のための会議から脱却し、生産性のある会議を実現させるには、メールを使える方なら迷わず利用できて、社内の情報を一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、会議のための会議を減らし、生産性の高い会議を実現しましょう。
