ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

社内情報の管理方法のひとつに、「社内ポータルサイト」の利用があります。社内ポータルサイトを使って社内情報を一元管理すると情報の分散が防げるほか、企業は業務効率化や社内コミュニケーションの活性化などのメリットを享受できます。 しかし、社内ポータルサイトは有益なツールである一方で「知識がなく、社内で構築・運用するまでに至らない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内ポータルサイトの機能や活用されるためのポイントを中心にご紹介します。 社内ポータルサイトのメリットやデメリットを踏まえ、運用に向けて準備したい 自社に合う社内ポータルサイトを作成したい 全社向けに情報を簡単にアナウンスできる仕組みをつくりたい という担当者の方は、今回の記事を参考にすると、社内ポータルサイトについて理解が深まり、社内の情報管理を正しく効率化できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内ポータルサイトとは？1.1 他サービスとの違いとは1.2 社内ポータルサイトの目的とは1.3 社内ポータルサイトが必要な企業とは2 社内ポータルサイトの主な機能2.1 Q&A機能2.2 社内wiki機能2.3 掲示板機能3 社内ポータルサイトが活用されるための条件とは3.1 情報がサイト内に集約されているか3.2 情報が定期的に更新されているか3.3 操作が簡単で見やすいサイトになっているか4 社内ポータルサイトの構築方法5 社内ポータルサイトの選定における比較ポイントとは5.1 （1）自社の課題を解決する機能があるか5.2 （2）セキュリティ対策が十分に立てられているか5.3 （3）コミュニケーションの場が整備されているか6 社内ポータルサイトよりも簡単に情報管理ができるツール6.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」7 社内ポータルサイトにおける成功事例3選7.1 名豊興運株式会社7.2 社会福祉法人 東京聴覚障害者福祉事業協会7.3 とみおかグループ8 社内ポータルサイトにおける4つのメリット8.1 業務効率が向上する8.2 社内情報が一元管理される8.3 コミュニケーションコストの削減8.4 ペーパーレス化・テレワークが推進される9 社内ポータルサイトのデメリット9.1 ポータルサイトを開発する場合手間がかかる9.2 機能が複雑で使いこなせない10 社内ポータルサイトが活用されるためのポイントまとめ 社内ポータルサイトとは？ 社内ポータルサイトとは、社内のあらゆる情報にアクセスできる、企業専用のWebサイトを指します。 社内ポータルサイトを利用すれば、社内で不明点があった場合、誰でもサイトへアクセスするだけで必要な情報が引き出せます。 従来は自社内ネットワーク上にサイトを構築して利用するのが一般的でしたが、昨今ではクラウドサービスを利用して、場所を問わずアクセスできるようにしている企業が増加しています。 他サービスとの違いとは 以下では、社内ポータルサイトと混同されがちなサービスとの違いについて解説します。 ポータルサイト ポータルサイトとはインターネット上の誰もがアクセス可能で、サイトから関連サービスへと移動できるサイトを指します。社内ポータルサイトとの違いは、アクセスできる対象者が限定されていない点にあります。 社内SNS 社内SNSとは、企業の社内利用を想定したSNSを指します。社内SNSは社内コミュニケーションの活性化を目的としている一方で、社内ポータルサイトは情報共有や情報の一元管理が目的であるため、社内SNSとは利用用途が大きく異なります。 グループウェア グループウェアとは、Web会議や勤怠管理、タスク管理など、さまざまな機能を利用できるツールです。従来は社内ポータルサイトに比べてグループウェアは機能が限定的でしたが、昨今ではさまざまなグループウェアがリリースされており、差はほとんどないと言えます。 社内掲示板 社内掲示板とは、社内で従業員が自由に利用できるインターネット掲示板を指します。昨今では、社内掲示板を単独で利用するのではなく、社内ポータルサイトへの組み込みによって代用するケースが増加しています。 以上のように、それぞれのサービスごとに違いがあるので、自社に導入すべきサービスとしてどのサービスがマッチしているかを慎重に検討しなければなりません。 社内ポータルサイトの目的とは 社内ポータルサイトの主な目的は「情報の一元管理」です。 社内ポータルサイトによって、業務マニュアルやノウハウなど社内に分散している情報をサイト内に集約できます。そのため、複数のツールを横断して情報を探す手間がなくなり、効率よく作業を進められるのです。 このように、社内ポータルサイトを使えば必要な情報へのアクセス性を高めつつ、情報の管理も簡単に行えるようになります。 社内ポータルサイトが必要な企業とは 以下では社内ポータルサイトを導入すべき企業について説明します。 多数の社員や部署を抱える大企業 多数の社員や部署を抱える企業では、全社員に情報が行き届くのに時間がかかったり、情報を見逃したりするケースも少なくありません。そこで、社内ポータルサイトを活用すれば、全社員が同時に必要な情報を閲覧できるようになります。 情報が属人化している企業 情報が特定の社員に属人化している企業では、その社員が退職したり休職したりすると業務が進められない恐れがあります。これを防ぐために、属人化した情報を社内ポータルサイトで共有して、誰でも参照可能な状況を作り出すことが必要です。 これらの特徴に当てはまっている企業は、社内ポータルの導入によって社内の課題を解決できる場合が多いと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトの主な機能 ここからは、社内ポータルサイトの代表的な3つの機能をご紹介します。以下の内容をあらかじめ全社で把握しておけば、サイトの具体的な使用イメージを持ちながら導入を進められます。 Q&A機能 Q&A機能は、よくある質問とその答えを事前に記載しておくシステムです。 社内ポータルサイトのQ&A機能を利用して、業務上の質問と回答を一か所に集約すると、社員自身で疑問を解決できる環境が構築されます。 結果として、担当者は複数の社員からの同一の質問に答える必要がなくなり、無駄な作業にかかっていたリソースを減らせるのです。また、回答は常にページ上で確認できるので、伝達する情報の抜け漏れを防止する効果も見込めます。 社内wiki機能 社内wikiは、社員個人が情報を蓄積して運用する機能です。 たとえば、業務マニュアルや作業手順書など、業務を進めるうえで参照する資料を社内wikiとして保存しておけば、ほかの部署の社員であっても検索するだけですぐに該当情報を得られます。 そのため、業務引継などが効率的に進められるようになり、作業品質の一定化が実現できるのです。 掲示板機能 社内ポータルサイトに搭載されている掲示板機能では、社員に周知したい情報を簡単に共有できます。 誰でも自由に書き込め、双方向の情報共有ができる点が特徴です。たとえば、会議などによる対面のコミュニケーションをとるのが困難な場合でも、議論や意見交換・ノウハウの共有を掲示板上で交わせます。 さらに、掲示板機能では業務以外のやりとりもできるので、社内で会話するのと同じように社員同士でコミュニケーションがとれるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトが活用されるための条件とは ここからは、社内ポータルサイトが活用されるための条件を紹介します。以下の条件を満たしていない場合、社員がサイトを利用せず属人的な情報管理を行うようになるので注意しましょう。 情報がサイト内に集約されているか 情報がサイト内に集約されているかも、社内ポータルサイトが活用されるために必要なポイントです。 とくに、社内で複数のポータルサイトを運用している場合、情報が分散し「必要な情報が見つからない」などの事態を招きかねません。また、情報によってアクセス先が異なる状態では利便性が損なわれ、サイトが形骸化する原因になり得ます。 そのため、すべての情報をひとつのサイトで閲覧できるように、情報をまとめる必要があります。ただし、情報が整理されていなければ社員がサイトを閲覧しなくなるので、社員のニーズに合わせて表示させる順番を入れ替えるなどの工夫をしましょう。 情報が定期的に更新されているか 情報が定期的に更新されているかも、社内ポータルサイトの活用にかかわるポイントのひとつです。 サイト内の情報が更新されていない状態では、社員がサイトを閲覧する必要性を感じなくなります。さらに、掲載された情報と現状に乖離がある場合、作業ミスが発生する可能性もあるのです。 したがって、社内ポータルサイトに掲載された情報は常に最新のものである必要があります。そこでたとえば、サイトの責任者を配置して情報更新のルールを定めるなどの対策を講じましょう。 操作が簡単で見やすいサイトになっているか 操作が簡単で情報が見やすいサイトかは、社内ポータルサイトが活用されるために重要なポイントです。 操作が複雑なサイトでは、社員が必要な情報を見つけるまでにサイト内を探し回る手間がかかります。結果、情報へのアクセス性の悪さから社員がサイトを見なくなる事態に陥ってしまうのです。 したがって、社内ポータルサイトは情報検索の操作が簡単である必要があります。そこでたとえば、「ナレカン」のように生成AIを用いた検索機能により、個人の検索スキルを問わずに必要な情報を探せるツールを導入するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトの構築方法 以下では社内ポータルサイトの構築方法をご紹介します。 独自にシステムを開発する 自社独自の業務に対応する社内ポータルサイトが必要な場合、独自にシステムを開発するのが最適です。しかし、開発には専門技術をもったチームと莫大な時間、開発コストが必要になります。 Googleサイトなどの無料ツールを利用する Googleサイトなどの無料ツールは初期投資が必要ないので、予算が限られた小規模企業などに向いています。ただし、運用にあたってのサポート体制が整っておらず、カスタマイズ面での制限がある場合が多いです。 パッケージサービスを利用する パッケージサービスを利用すれば、専門知識がなくても自社に合った社内ポータルサイトを構築できます。費用はある程度かかるものの、導入後のサポート体制も充実している場合が多く、おすすめです。 このように社内ポータルサイトの構築方法はいくつかあるので、自社に合った方法を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトの選定における比較ポイントとは 以下では、社内ポータルサイトを選定する際に比較すべきポイントを解説します。以下3点のポイントに着目すれば、導入の失敗にかかわるリスクを低減できます。 （1）自社の課題を解決する機能があるか まずは、自社が抱える課題を明確化し、社内ポータルサイトの導入で課題が解決できるかを確認します。 たとえば、社内でファイルや画像が煩雑化している場合、OCR検索が可能な社内ポータルサイトを導入すると情報を一元化でき、作業効率の向上が見込めます。一方、グループウェアのように、掲示板やコミュニケーション、ファイル管理などの機能が豊富に備わっていても、情報の煩雑化は解消されません。 このように、課題を正しく認識してからポータルサイトの導入に踏み込まなければ、導入そのものが目的となってしまい運用が形骸化してしまうのです。 社内ポータルサイトの導入効果を最大限得るためにも、まずは、自社の課題を明確化し、社内ポータルサイト導入によって改善できるかを見極めましょう。 （2）セキュリティ対策が十分に立てられているか 社内ポータルサイトを導入する際は、セキュリティ対策が十分に立てられているかの確認が大切です。 社内ポータルサイト内には社内のあらゆる情報が保存されます。仮に、社外秘の情報が漏洩した場合に企業は大きな損害を受けるうえ、信頼失墜につながる可能性もあるのです。 したがって、導入するポータルサイトには万全のセキュリティが必要です。アクセス制限設定など情報流出を避ける機能はもちろん、不正アクセスやサイバー攻撃に対する対策があるものを選択しましょう。 （3）コミュニケーションの場が整備されているか コミュニケーションの場が整備されているかも、サイトを選定するうえで重要なポイントです。 社内ポータルサイトでは、情報が一方通行になりがちなため、結局はメールやチャットを使って質疑応答する手間がかかります。そのため、管理者が情報を発信できるだけでなく、メンバーからもメッセージを送れる仕組みが必要となるのです。 したがって、社内ポータルを構築するときは「コミュニケーションの場」を整備できるかを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトよりも簡単に情報管理ができるツール 以下では、社内ポータルサイトよりも簡単に情報管理ができるおすすめのツールをご紹介します。 社内ポータルサイトを構築するにあたっては「社内のあらゆる情報を一か所でアナウンスできるか」が重要です。たとえば、メールやチャットというように情報発信の手段がバラバラでは、情報の見落としが発生してしまい、全社員に必要な連絡が行き届きません。 そのため、社内情報のアナウンスには「テキストだけでなく画像、ファイルを含むあらゆる情報を一元化できるツール」を使いましょう。ただし、必要な情報を探すのに時間がかかってしまっては意味がないので、検索機能を搭載しているツールか確認が必要です。 結論、自社が導入すべきは、社内のナレッジを一元管理でき、超高精度検索で見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「社内お知らせ」モードを活用すれば、複雑な工数をかけることなく、社内報などの全体アナウンスができる仕組みが整います。また、情報の公開・非公開もワンクリックで操作できるので、常に重要なお知らせが全ユーザーの目に行き届く環境をつくれます。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトにおける成功事例3選 ここからは、社内ポータルサイトにおける成功事例を3選紹介します。以下の成功事例を参考にすれば、自社でポータルサイトを展開する際に失敗する確率を下げられます。 名豊興運株式会社 名豊興運株式会社は、運送事業と倉庫事業を営む物流会社です。 同社では「コミュニケーションの活性化」「経営理念の浸透」を目的に社内ポータルサイトの導入を行いました。 また、ポータルサイトの導入によって、社内報をはじめとしたコンテンツや情報の素早い伝達を実現しています。 参考：運送事業・倉庫事業を営み、創業50周年を迎えた名豊興運株式会社様、「TUNAG」を導入 社会福祉法人 東京聴覚障害者福祉事業協会 社会福祉法人 東京聴覚障害者福祉事業協会は、聴覚障害者向けの支援事業を行う組織です。 同協会には耳の聞こえない職員が多く在籍しており、情報が抜け落ちないコミュニケーション方法が求められていました。また、協会全体でIT化の流れがあり、稟議書プロセスをペーパーレスにする必要があったのです。 そこで、同協会では社内ポータルサイトを導入し、コミュニケーションの課題解決や稟議書の電子化を進めました。結果、ポータルサイトによって情報をリアルタイムに共有でき、業務を効率的に行えるようになりました。 参考：聴覚障害の有無を超えた情報共有に Web会議プラグインでテレワークも快適 とみおかグループ とみおかグループは、クリーニング店やコインランドリーなどを展開する企業です。 同社では、本社と店舗のスタッフが同じ目標を持って仕事ができていないという課題がありました。そこで、社内ポータルサイトを導入し、社内報や企業理念・マニュアルの共有を進めたのです。 結果として、各店舗で異なっていた接客の方法が統一され、サービスの質を向上できました。また、社内コミュニケーションの活性化にもつながり、本社と店舗の垣根を超えたコミュニケーションが実現しました。 参考：【とみおかグループ】社内ポータル 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトにおける4つのメリット ここからは、社内ポータルサイトの導入により得られる4つのメリットについて解説します。以下の内容を周知しておけば、導入をスムーズに進められます。 業務効率が向上する 社内ポータルサイトを活用すると、情報共有が簡略化され、あらゆる業務において業務効率化が実現します。 たとえば、社内ポータルサイトを活用すれば、メールでの定型文の記載を省略でき、効率的に情報を発信していけます。また、チャットのように情報が流れる状況も解消できるので、過去の情報もすぐに振り返れます。 さらに、あらゆる社内情報がポータル上で一元管理されるため、情報の伝達ミス・抜け漏れなど、事実確認や対応が必要な状況が減少し、業務のムダやムラの解消にもつながります。 社内情報が一元管理される 社内ポータルサイトで社内情報を一元管理すると、情報の分散を防止できます。 社内情報が分散している環境では、何か知りたいことがあるたびに、通常業務を一時中断して情報の管理場所を探す作業が必要です。また、複数のツールで情報管理している場合には、資料探しにより多くの時間がかかります。 しかし、社内ポータルサイトで情報を一元管理していれば、情報へのアクセス性を高めて効率よく作業を進められるのです。 コミュニケーションコストの削減 社内ポータルサイトを利用すれば、コミュニケーションコストを削減できます。 社内ポータルサイトでは、任意のメンバーへ同時に情報共有ができるので、同じ質問が来たり同じ説明をしたりする必要がありません。さらに、疑問点が生じた場合にもすぐに情報を参照できるので、課題の自己解決に取り組みやすくなります。 通常、他の社員とのやりとりには、コミュニケーションコスト(意思疎通にかかる時間や手間)がかかりますが、社内ポータルサイトを利用すると、特定の業務に関わるメンバー間で効率的に業務への共通認識を生み出せます。 ペーパーレス化・テレワークが推進される 社内ポータルサイトを利用すると、紙による情報発信が不要になるので、社内のペーパーレス化が促進されます。 また、社内情報がデジタル化されれば、テレワークなどにも柔軟に対応可能となり、社員の多様な働き方にも大きく貢献します。 結果として、社内ポータルサイトの導入により、従業員満足度の向上や紙媒体の書類管理にかかっていたコストの削減が見込めるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトのデメリット ここからは、社内ポータルサイトのデメリットを紹介します。以下のデメリットを把握していなければ、導入後にイメージとの乖離が生じて運用を中止してしまう可能性があるので注意しましょう。 ポータルサイトを開発する場合手間がかかる 自社の目的に完全一致した社内ポータルサイトを構築するには、自社で一から開発する必要があります。ポータルサイトの開発には、以下の9つの工程が必要です。 課題・目的の設定 要件定義 構成作成 情報設計 デザイン制作 コーディング システム構築 管理画面構築 コンテンツ制作 したがって、社内ポータルサイトの開発には、自社に専門知識を持った社員がいることが前提となり、運用までに時間がかかるデメリットがあるのです。 機能が複雑で使いこなせない 社内ポータルサイトには豊富な機能がありますが、通常業務で利用する社員にとっては、複雑で使い勝手が良くない側面もあります。 機能が豊富であることは、ITリテラシーの高いメンバーの業務効率化に貢献する一方、ITリテラシーの低いメンバーではが使えず、ストレスが発生します。また、自社の課題解決には必要のない機能も多く、必要以上の運用コストを支払う状況になってしまうのです。 そのため、「社内ポータルでなければ自社の課題が解決できないのか」を担当者は精査すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ポータルサイトが活用されるためのポイントまとめ これまで、社内ポータルサイトの概要や活用されるためのポイントを解説しました。 社内ポータルサイトは社内情報の一括管理に役立つサービスで、適切に運用すれば業務効率の向上やコミュニケーションコストの削減が期待できます。しかし、活用されるには「操作が簡単で情報が確認しやすいこと」や「情報が定期的に更新されているか」などのポイントを押さえながら運用する必要があります。 また、社内ポータルサイトを構築するにあたっては、「社内のあらゆる情報を一か所でアナウンスできるか」が重要です。複数の手段で情報を発信すると、見落としが発生し、全社員に必要な連絡が行き届きません。 そこで、社内のあらゆる情報を簡単に一か所でアナウンスできるツール「ナレカン」であれば常に重要なお知らせが全ユーザーの目に届き、情報の見逃しを防げます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で社内のポータルサイトを立ち上げましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ペーパーレス化はDXや働き方改革に貢献するほか、紙のコストが不要になるなどさまざまなメリットがあります。そのため、企業は自社の利益向上に貢献するペーパーレス化の実現に注力すべきです。 しかし、業務で紙を使用している企業にとってペーパーレス化の実現は簡単ではありません。したがって、ペーパーレス化に関心はあっても、「進め方や周囲の理解を得る方法が分からず、実現できていない」という企業も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ペーパーレス化の概要と事例、進め方からおすすめのツールを中心に紹介します。 ペーパーレス化のメリットを周囲や経営層を説得する材料にしたい ペーパーレス化できる具体的な場面を知りたい ペーパーレス化に役立つツールで業務効率化を実現したい という担当者の方はこの記事を読めば、ペーパーレス化の利点と進め方や役立つツールを理解でき、ペーパーレス化を実現するヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ペーパーレス化とは1.1 電子化との違い1.2 ペーパーレス化はなぜ必要か2 ペーパーレスの対象となる書類3 ペーパーレスの正しい進め方3.1 ステップ1｜目的を設定する3.2 ステップ2｜対象範囲を設定する3.3 ステップ3｜目的に合わせたツールを導入する【おすすめ】4 注意！自社のペーパーレス化が進まない理由5 【これで解決】ペーパーレス化に役立つツール5.1 必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」6 ペーパーレスの5つのメリット6.1 （1）コスト削減ができる6.2 （2）業務効率化が実現できる6.3 （3）セキュリティ強化をできる6.4 （4）テレワークの促進につながる6.5 （5）ブランド力の向上につながる7 ペーパーレスの3つのデメリット7.1 （1）導入コストがかかる7.2 （2）ITリテラシー教育が必要7.3 （3）ファイル管理は煩雑化しやすい8 ペーパーレスの成功事例2選8.1 （1）アサヒグループホールディングス株式会社8.2 （2）株式会社スノウチ9 ペーパーレス化の概要まとめ ペーパーレス化とは ペーパーレス化とは何かについて、以下の2つの視点から解説していきます。ペーパーレス化するか、決心がつかないという方は必見です 。 電子化との違い まず、ペーパーレス化と類似したニュアンスの「電子化」との違いについて説明します。 電子化とは社内で保管している紙媒体の情報を電子媒体に変換することを意味し、ペーパーレス化とは情報を電子化して紙の使用量を減らすことを指します。つまり、ペーパーレス化という「方針」に向けて、実施する「手段」に位置付けられるのが電子化です。 ペーパーレス化と電子化は、段階の違いであると認識しておきましょう。 ペーパーレス化はなぜ必要か 以下では、ペーパーレス化がなぜ必要なのか説明します。 まず、情報化社会である現在では、多くの企業でDXによる業務効率化が実現しています。一方、紙媒体による情報共有では、人的ミスによる「業務のムラ・ムリ・ムダ」が改善されないどころか、DXによって業務効率が向上した企業から、ビジネス戦略や人材確保において遅れが生じてしまいます。 さらに、ペーパーレス化の取り組みは、社会貢献にも寄与します。具体的には、ペーパーレス化の推進は、「SDGs」としても掲げられており環境保全にも貢献するのです。 したがって、ペーパレス化への取り組みは、自社だけでなく社会的にも求められているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレスの対象となる書類 ペーパーレス化では、社内のすべての書類を電子化するのではなく、紙媒体と電子媒体で使い分ける必要があります。以下ではペーパーレスの対象となる書類の例をご紹介します。 ビジネス文書 各種申請や稟議などの社内手続きに使用する文書や取引先との帳票類などは、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」の要件を満たせば電子化が可能です。 会議資料 会議やミーティングで使用する資料を電子化すれば、印刷や配布の手間を省けるので、業務効率化につながります。 パンフレット・カタログ 会社のパンフレットや自社の製品・サービスのカタログを電子化すれば、社外への営業の際にPCやタブレットを持ち運ぶだけで済むので便利です。 上記を参考に、担当者の方は、ペーパレス化すべき対象を見極めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレスの正しい進め方 以下では、ペーパーレスの進め方を解説します。 ペーパーレス化では、手順を踏んだ進行が重要です。進めるうえでのポイントを知り、一つずつ実践しましょう。 ステップ1｜目的を設定する まずは、社内でペーパーレスを進める目的を設定します。 目的を設定せずに闇雲にペーパーレスを実践した場合、使い慣れないITツールを使って情報を管理する必要性を感じられず、結果として紙を使い続ける社員が出る可能性があります。紙媒体と電子媒体でそれぞれ情報管理をする社員に二分してしまうと、社内での情報共有も困難になってしまいます。 したがって、ペーパーレス化の目的を明確にしたうえで、目的を全社員に周知させることが必要です。すなわち、ペーパーレス化の推進に当たっては、全社で同じ目的意識をもって進めていくことが求められます。 ステップ2｜対象範囲を設定する 次に、ペーパーレス化を推進する対象範囲を設定しましょう。 仮に、すべての業務で一斉にペーパーレス化を推進しようとした場合、業務内容が大幅に変わる可能性があります。そのため、社員に受け入れてもらえないケースが増えて、失敗に終わりかねません。 したがって、電子契約の導入など取り組みやすいところから部分的に始めることが求められます。最初は対象範囲を限定して試験的に始め、徐々に範囲を広げていくと社員からの反発のリスクも少なくなり、比較的スムーズなペーパーレス化が実現できるのです。 ステップ3｜目的に合わせたツールを導入する【おすすめ】 電子化したい文書の種類や用途に合わせたツールを導入しましょう。 ペーパーレス化に役立つツールには様々な種類がありますが、その中から電子化したい文書の種類や用途に最適な機能が備わったものを選ぶ必要があります。機能の豊富さだけで選ばないように注意しましょう。 このように、ツール導入のときには自社の用途に合わせたツールの選択・運用が必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 注意！自社のペーパーレス化が進まない理由 ペーパーレス化を実施するときに、以下のようなケースではスムーズに実現できない可能性があります。 個人のペーパーレス化ができていない 社内の資料を電子化しても、社員が個人的な利用のために資料を印刷している場合はペーパーレス化が実現できたとは言えません。 電子資料を活用できる環境が整備されていない 電子化された会議の資料を参照するときに、紙に比べて参照に時間がかかっているとペーパーレス化の意味がありません。かえって業務効率を下げているため、適切な環境の整備が求められます。 新たな管理方法に抵抗感を感じる社員がいる 長年紙を利用してきた社員にとって、管理方法が突然変更されると抵抗感につながる可能性があります。急に変更するのではなく、一部のフローから変更するなどの対応が必要です。 以上のように、スムーズなペーパーレス化を実現するためにも、社員が電子資料を利用しやすい環境づくりから始めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】ペーパーレス化に役立つツール 以下では、ペーパーレス化に役立つツールを紹介します。 社内のペーパーレス化を進めるには、ペーパーレス化するメリットや目的を周知し、適切な手順で進めていくことが大切です。ただし、導入しても、必要な書類を探すのに時間がかかってしまっては、社員はペーパーレス化にメリットを実感できず運用は停滞してしまいます。 そのため、必要な書類がすぐに探せるように「検索機能が優れたツール」を導入しましょう。たとえば、上司に質問するような感覚で、情報を検索できるツールであれば、個人の検索スキルを問わず欲しい情報が確実に見つかります。 結論、ペーパーレス化に向けて導入すべきツールは、社内のナレッジを一元管理でき、超高精度検索で見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、メールを使える方であれば迷わずテキストや画像を残していけるので、書類の電子化がスムーズに進みます。また、「自然言語検索」では、生成AIがすべての記事を横断して最も適切な回答を返すので、紙媒体のように情報を探すのに時間がかかりません。 必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンのおすすめ検索機能 以下は、ナレカンの生成AIを活用した「自然言語検索」の使用イメージです。 上図のように、上司に質問するように検索をかければ、生成AIが分かりやすく回答を教えてくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレスの5つのメリット ペーパーレス化は今までの業務内容を大きく変化させる動きであり、導入時には周囲からの反発も予想されます。紙にこだわり続ける社員が一人でもいれば、社内のペーパーレス化は実現しません。 そのため、ペーパーレス化の利点を丁寧に説明し、理解を得たうえで進める必要があります。以下で紹介するメリットを伝え、社員のペーパーレス化への意識を変えましょう。 （1）コスト削減ができる ペーパーレス化によって、紙などの消耗品のコストを大幅に削減できます。 情報共有に紙を利用する場合、資料を印刷する紙代に加えてインク代、プリンターのメンテナンス費などがかかります。一回の印刷にかかるコスト自体はそれほど大きくはありませんが、多くの社員が日常的に使うので長期的には大きな出費になるのです。 しかし、ペーパーレス化を実現すれば、上記の費用はすべて不要です。オンライン上で社員へ素早く共有でき、プリンターで印刷する必要もなく紙やインクも消耗しません。 このように、ペーパーレス化は消耗品の消費量を減らすことで企業に貢献します。 （2）業務効率化が実現できる ペーパーレス化は、業務効率化に貢献する以下の2つの利点を持っています。 検索性の高さ デジタルデータであれば、検索だけで目的のデータにアクセスできます。 アクセス性の高さ 情報がオンライン上に保存されていれば、オフィス外からでもアクセスできます。 逆に、情報を紙で管理している場合は、資料をキャビネットから探すなどの手間がかかります。しかし、ツールを用いたペーパーレス化は業務をオンライン上で完結させ、業務効率化を実現するのです。 （3）セキュリティ強化をできる ペーパーレス化により情報管理を可視化でき、セキュリティ強化につながります。 紙の資料の場合、書類の持ち出しや閲覧のルールが明確に定まっていなければ情報漏洩につながりかねません。 しかし、デジタル化された情報には、必要に応じて「閲覧制限」や「機能制限」を付けられます。この機能を活用すれば、システムの悪用による情報改ざんといった事故を未然に防げるのです。 このように、情報を電子化しておけば管理方法を詳細に設定でき、高度なセキュリティを実現させられます。 （4）テレワークの促進につながる ペーパーレス化を推進するメリットとして、テレワークの促進が挙げられます。 働き方改革の一環としてテレワークの導入は欠かせませんが、紙媒体での情報管理のままだとオフィスに出社しなければできない作業が生じてしまい、テレワークの導入・促進を妨げかねません。ペーパーレス化を進めれば、オフィスの書庫に行かなくとも資料や文書の参照できるので、働く場所を問わないテレワークが可能になるのです。 さらにペーパーレス化によって社内の資料や文書を電子化すると、それらの紛失を防げるという利点もあります。 （5）ブランド力の向上につながる ペーパーレス化による消耗品の使用量削減は、ブランド力の向上につなげられます。 ペーパーレス化により紙の使用量が減少すれば、限りある資源の消費を抑制可能です。すなわち、ペーパーレス化は資源の有効活用を通して「SDGs（持続可能な開発目標）」を達成させます。 SDGsの達成は、自社の社会貢献度をアピールするチャンスの創出にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレスの3つのデメリット 以下では、ペーパーレスのデメリットを3点紹介します。 豊富なメリットを持つペーパーレスですが、推進前や推進時に発生するデメリットもあります。どのような課題に直面するのか、解決策として何があるのかを理解したうえでペーパーレス化を進めていきましょう。 （1）導入コストがかかる ペーパーレスの推進にあたっては、一定の導入コストがかかります。 ペーパーレス化に必要なものとしては、デジタル化した情報を管理・閲覧するためのPCやセキュリティソフト、受信や送信に必要なネットワークなどが挙げられます。また、紙で管理していた資料をすべてデジタル化する場合、担当者の人件費もかかるのです。 このように、一定の初期投資を必須とする点が、ペーパーレス化が進まない大きな要因です。しかし、ペーパーレスを実現した企業と実現しなかった企業では、翌年以降の消耗品にかかるコストで大きく差が出ます。 したがって、ペーパーレス化の初期費用を長期的に見れば安い出費と捉え、積極的に取り組む必要があります。 （2）ITリテラシー教育が必要 ペーパーレス化の推進に当たっては、社員のITリテラシーを高める必要があります。 情報の管理をデジタルに移行するペーパーレス化には、情報管理に役立つITツールが必須です。すなわち、社員のITリテラシーを高め、全社員がITツールを使いこなせなければなりません。 しかし、普段からパソコンやタブレットを使い慣れていない人にとって、ITツールを使いこなすのは困難です。そのため、IT全般に関する研修や使い方セミナーを定期的に開くなど、ツールを活用できるような環境を整備しましょう。 （3）ファイル管理は煩雑化しやすい ツールによってはファイル管理が煩雑になるケースがあります。 ファイル形式で管理するツールの場合、ファイルの名称や更新の方法は事前に策定しておかなければ、管理方法が属人化します。そのような管理では、必要な情報を見つけるのに時間がかかり、紙による管理のときよりも業務効率が下がるリスクがあるのです。 したがってペーパーレスを推進するツールを導入する場合には、高精度の検索機能が搭載されているものを選びましょう。「複数キーワード検索」や「添付ファイル内の検索」まで可能なものであれば、必要な情報がすぐに見つからないストレスを軽減させます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレスの成功事例2選 ペーパーレス化の成功事例を2点紹介します。 以下を読んで、ペーパーレス実現までの取り組みや成果について明確なイメージを掴み、自社での推進に活かしましょう。 （1）アサヒグループホールディングス株式会社 引用：アサヒグループホールディングス株式会社のサイトページ アサヒグループホールディングス株式会社は、2014年にペーパーレス化を実現した先駆的な企業です。 同社の従来の会議では紙資料を使用しており、情報漏洩のリスクや環境負荷が問題とされていました。そこで導入したのが「ペーパーレス会議システム」です。 ペーパーレス会議システムは、会議の準備から会議の議事録まですべてをペーパーレス化します。本システムにより事前の資料閲覧が可能となったほか、機密情報が載った紙資料の紛失による情報漏洩を防止できるようになりました。 このように、アサヒグループホールディングス株式会社は会議におけるペーパーレス化の実現により自社の課題を克服したほか、新たな利点を得て企業を成長させたのです。 参考：アサヒグループHD、ペーパーレス役員会議システム–紙削減でセキュリティ強化（ZD Net） （2）株式会社スノウチ 引用：株式会社スノウチのサイトページ 溶接用副資材メーカーの株式会社スノウチは、ペーパーレス化によって生産性を向上させました。 同社は、建設業界の好況による建材需要の高まりに対応するために生産性を高める必要がありました。そこで実施したのがペーパーレス化です。 ペーパーレス化により各社員の納品までの所要時間といった情報が蓄積され、それぞれの社員に依頼する業務について適切に配分できるように管理しました。その結果、建材の製造が効率的に進み、生産性向上を実現させたのです。 このように、株式会社スノウチはペーパーレス化により蓄積された情報の有効活用を通して、当初の目標を達成しています。 参考：「記録は紙で」だった中小製造業がスマート工場化に進む意味（ITmedia） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペーパーレス化の概要まとめ ここまで、ペーパーレス化の概要と事例、進め方から役立つツールまで紹介しました。 ペーパーレス化により業務効率化を実現するためにも、正しい情報管理が必須です。また「資料を簡単に作成できる機能」「情報へ簡単にアクセス可能な機能」を備えたツールを選びましょう。 ただし、ペーパーレス化は全社で推進しなければ、業務効率化や働き方改革の実現にはつながりません。そのため、誰でも簡単に使える操作性も兼ね備えている必要があります。 したがって、ペーパーレス化を必ず成功に導くツールは、社内のあらゆる情報を簡単にまとめることができ、超高精度の検索機能によってすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し社内の情報共有をオンラインで完結させ、ペーパーレス化の第一歩を踏み出しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年、働き方改革の実現に向けて、企業がITツールやAIを業務に取り入れるようになりました。このような取り組みによって、属人化が解消されたり業務時間の短縮につながったりして、生産性の向上が見込まれます。 しかし、「働き方改革を進めるサイト・サービスにどのようなものがあるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、働き方改革に役立つサイト・サービスを中心に紹介します。 働き方改革で業務効率化に取り組むことになったので情報を集めたい 業務効率化に役立つサービスを探している 社内のノウハウ共有を円滑にして、ナレッジを再活用できるようにしたい という方はこの記事を参考にすれば、働き方改革に役立つサイト・サービスが分かるので、働き方改革を推進できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 FitGap2 ペパコミ株式会社3 株式会社ファンオブライフ4 ゼロシード株式会社5 Onebox株式会社6 NSSホールディングス株式会社 FitGap 「FitGap」は、株式会社PIGNUSが運営するBtoBサービス診断です。 FitGapでは、企業が質問に答えるだけで自社の課題に合ったSaaSを選定できます。勤怠管理、会計、ナレッジマネジメントなど、さまざまなカテゴリのSaaS選定に利用できる点が特徴です。 「ナレカン」は、ナレッジマネジメントツールとして紹介されています。 ナレカン紹介ページはこちら：https://fitgap.com/jp/products/narekan 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ペパコミ株式会社 ペパコミ株式会社は、kintoneの導入・運用支援をする会社です。同社が運営するメディア内の「kintone（キントーン）に関するおすすめのサービス・会社【PR】」の記事で「ナレカン」がおすすめツールとして紹介されました。 ナレカンの紹介ページはこちら：https://pepacomi.com/kintone/recommended-services-companies-kintone/#index_id10 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 株式会社ファンオブライフ 株式会社ファンオブライフ（領域特化型転職エージェント）は、IT系ハイクラス専門の転職サイトを運営している会社です。また、グループで運営する予備校「アガルートアカデミー」との連動で、「学び」と「キャリア」を連携させたキャリア支援を実施しています。 「ナレカン」は、弁護士・法務・管理部門専門の転職エージェント「アガルートキャリア」のコラムである弁護士・法務・管理部門専門の転職エージェント「アガルートキャリア」内のナレッジ共有ツール一覧にて、紹介されました。 ナレカンの紹介ページはこちら：https://agaroot-career.jp/personnel/7702/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ゼロシード株式会社 ゼロシード株式会社は、SEO対策・Webコンサル・マーケティングなどに関するメディアを運営しているデジタルマーケティング会社です。「ナレカン」は、「少子化時代を勝ち抜く！学習塾集客の決め手となる戦略とは？」という記事にて、学習塾の経営課題の解消におすすめのアプリ・ツールとして紹介されました。 ナレカンの紹介ページはこちら：https://zeroxeed.co.jp/digital-marketing/7203/#ナレカン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Onebox株式会社 Onebox株式会社は、メール共有システムyaritoriを運営している会社です。また、DXを実現するための支援サービスも提供しています。 「ナレカン」は、【最新版】ナレッジ共有ツール比較11選！導入メリットや選び方を徹底解説！にて紹介されました。 ナレカンの紹介ページはこちら：https://yaritori.jp/work-efficiency/3972/ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ NSSホールディングス株式会社 NSSホールディングス株式会社は、各種ISOやPマーク、HACCPなどの新規取得や運用の支援サービスを提供している会社です。「ナレカン」は、同社が運営する「ISOプロ」にDX化を進めるおすすめツールとして掲載されました。 「ナレカン」の紹介ページはこちら：https://activation-service.jp/iso/recommend/8515

今日では、社内業務をデジタル化してビジネスの変革を進めるDX（デジタルトランスフォーメーション）が推奨されています。激しい時代変化のなかで市場競争をしていくうえでも、DX化は必須のテーマとなっているのです。 しかし、実際にDX化をしようとしても「具体的にどのような取り組みをすべきか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、DXの定義や役立つ技術、推進事例を中心にご紹介します。 企業におけるDX化について背景やメリットを理解したい DX化を進めるための具体的な実践方法を知りたい DX化に役に立つツールを教えてほしい という方はこの記事を参考にすると、DXの明確なメリットや施策が分かり、社内のDX化を進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 DXとは1.1 DXの概要1.2 DXに関するよくある質問1.3 DXを推進するメリット2 DXの定義2.1 DX化とIT化の違い2.2 DXの類義語との違い3 日本企業におけるDX化推進状況とは4 DXの推進事例7選4.1 事例1｜木村鋳造所の事例（製造）4.2 事例2｜株式会社スペースリーの事例（不動産）4.3 事例3｜横浜銀行の事例（金融）4.4 事例4｜パーソルホールディングスの事例（人材）4.5 事例5｜日本航空の事例（航空）4.6 事例6｜クオーレ労務経営の事例（社労士事務所）4.7 事例7｜長野県山ノ内町の事例（観光）5 DXの推進方法5.1 ステップ１｜現状の課題を可視化する5.2 ステップ2｜DX化する人材を確保する5.3 ステップ3｜課題解決に合ったツールを導入する6 【担当者必見】DXの推進に最適なツール6.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」7 DX推進に役立つ5つの技術7.1 （1）IoT（アイオーティ）7.2 （2）AI（人工知能）7.3 （3）5G7.4 （4）仮想現実(VR)/拡張現実(AR)7.5 （5）クラウドサービス8 DX推進における5つの課題8.1 （1）システムの見直しに時間がかかる8.2 （2）高度なITリテラシーが必要になる9 DXの定義や事例まとめ DXとは ここでは、DXの概要やよくある質問をご紹介します。これまで「なぜDXが必要とされているのか」を説明できない方は必見です。 DXの概要 DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術によって業務フローを改善したり新たなビジネスを生み出したりする動きを指します。 2004年にスウェーデン・ウメオ大学のエリック・ストルターマン教授が提唱したもので「情報技術で人々の生活をあらゆる面でより良く変化させること」を意味しています。 また、DXが進んでいる背景として、スマートフォンやSNSによる消費活動の変化や企業による新ビジネスの創出が挙げられます。以上のような激しい時代変化へ対応するためにも、今日においてDX化は必須のプロセスとなっているのです。 DXに関するよくある質問 ここでは、DXに関するよくある質問を表形式でご紹介します。質問ごとの回答は以下の通りです。 質問 回答 DXとはどのような意味か 「デジタル技術で人々の生活をより良く変えること」を意味します。 DXは何をするものなのか デジタル技術によって既存の業務フローを改善したり、新たなビジネスを生み出したりします。 DXは何の略か 「デジタル変革」を意味する”Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）”の略です。 DXにはどのような人材が必要か UXデザイナーやデータサイエンティスト、エンジニアなど、ITに詳しい人材が必要です。 以上のように、DXが必要とされる理由や知識を押さえて適切な取り組みをしましょう。 DXを推進するメリット ビジネスにおいて、DX化を進めるメリットには、主に「業務効率化」と「働き方改革の促進」の2つが挙げられます。 業務効率化や生産性向上を実現できる これまで手作業だった業務をDXによって自動化できれば、大幅に時間を短縮できる上に、空いたリソースを他の業務に回すことも可能になるので、職場全体の生産性を大幅に向上できます。 リモートワーク促進など働き方改革につながる DXによってコミュニケーションツールや管理システムを導入すれば、オフィスや現場に行かなくても仕事ができる環境を整えられるので、リモートワークを促進し、働き方改革を実現できます。 とくに近年では、情報技術が著しく発展しており、業界職種問わずあらゆる企業でDX化が進んでいます。つまり、DX化を進めている企業では「上記のメリットを享受している」と言えるので、後れを取らないためにもDX化は必須の取り組みだと言えるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXの定義 ここではDXの定義をご紹介します。これまで、DXをIT化やほかの類義語と混同していた方は必見です。 DX化とIT化の違い DX化とIT化には範囲の大きさに違いがあります。 DX化は社会やビジネスの仕組みそのものを変革する動きなのに対し、IT化は業務プロセスを変えずに効率化のみを図る動きです。そのため、IT化はDX化よりも影響する範囲が小さく、DX推進における手段のひとつと定義されます。 以上のように、IT化はDX化よりも限定的な範囲を指すのです。 DXの類義語との違い DXの類義語に「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」があります。 デジタイゼーションは”業務効率化のためにデジタル技術を導入すること”を指し、DXにおける最低限のプロセスです。一方、デジタライゼーションは”業務を効率化したり新しい顧客体験を生み出したりすること”であり、ビジネスモデルの変革を指します。 以上のように、どちらもDXにおけるプロセスのひとつのため、混同しないようにすべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 日本企業におけるDX化推進状況とは 日本企業ではDX化が年々進みつつあります。 とくに、昨今はAIを活用したサービスが多く生まれており「三菱総合研究所のDX推進状況調査結果【2025年度速報版】」によれば、2023年と2025年を比較すると、AI技術を業務に活用している企業の割合は「20.2%」も上がっています。 しかし、同調査結果によると「業務効率化のためにデジタル技術を導入しても、思うような成果を実感できていない」との声も多く上がっていることが分かります。 つまり、むやみにDX化を進めるのではなく、自社が抱える課題に合ったものであるかという点を考慮して、サービスを選ばないといけないのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXの推進事例7選 ここでは、実際にDXを進め、業務に活用できた成功事例を7つご紹介します。他社の事例から自社へ活かせるポイントを見つけたい方は必見です。 事例1｜木村鋳造所の事例（製造） 木村鋳造所は、自動車用プレス機械や産業用機械を鋳造・販売している企業です。 当社では鋳造法のひとつに3Dプリンターを採用しており、設計から鋳造のスピードと質を両立させながらコスト削減や大量生産を実現しました。 さらに、3Dプリンターを用いた鋳造を1.5倍にして工場設備を増強するなど、リソースの有効活用もできています。 参考：木村鋳造所の事例 事例2｜株式会社スペースリーの事例（不動産） 株式会社スペースリーは、VRクラウドソフト「スペースリー」を開発した企業です。 当社のソフトウェアは主に不動産業界における「オンライン内見」の発足に貢献しています。ソフトを活用すれば、VR上で部屋間を移動したり昼夜を切り替えたりできるので、サイト上の写真よりも多くの情報を得られるのです。 その結果、物件の成約数や反響も向上するなど、大幅な利益アップを実現しました。 参考：株式会社スペースリーの事例 事例3｜横浜銀行の事例（金融） 横浜銀行は、現在AIを用いた不正取引検知（アンチマネーロンダリング）サービスを高度化しています。 当行は、人間には気づかないような不正取引も検知するため、AIで取引のリスク度合いを可視化してセキュリティ強化を図りました。 その結果、調査対象の口座数を30～40％減少させるなど、業務負担が大幅に軽減されたのです。 参考：横浜銀行の事例 事例4｜パーソルホールディングスの事例（人材） パーソルホールディングスは、dodaやテンプスタッフなどをはじめとした人材サービスを展開する企業です。 当社では、グループのシステム統合時に研修データや人事データが活用されていない課題がありました。そこで、管理方法をスプレッドシートからBI（ビジネスインテリジェンスツール）へ変更したのです。 その結果、人事担当者の作業工数が大幅に削減され、データも正しく活用されるようになりました。 参考：パーソルホールディングスの事例 事例5｜日本航空の事例（航空） 日本航空は、コロナウイルスによる生活様式の変革に対応するため「IoTおもてなしサービス実証」へ参画しました。 具体的には、搭乗の時間まで写真撮影ができる「笑顔写真撮影サイネージ」や、液晶ディスプレイのカメラで個人を特定し、手荷物受け取りまでの時間を表示する「手荷物待ち時間可視化サイネージ」、顔認証だけで決済が可能な「手ぶら決済」が挙げられます。 以上のようなIoTで安心・快適な旅行提供を実現できたことから、顧客満足度もアップしました。 参考：日本航空のDX事例 事例6｜クオーレ労務経営の事例（社労士事務所） クオーレ労務経営は、人事労務サービスと経営コンサルティングサービスを提供している社労士事務所です。 当社では従来ファイルサーバーで情報管理をしており、ファイルを探し出す無駄な時間がかかっている課題がありました。そこで、あらゆる情報を簡単に残せる「ナレカン」を導入したところ、ファイルをフォルダ別に管理できるようになったのです。 また、目的の情報にアクセスするスピードが大幅にアップし、情報を残せるので過去のやりとりもスムーズに見返せるようになりました。 参考：クオーレ労務経営の事例 事例7｜長野県山ノ内町の事例（観光） 長野県山ノ内町周辺の志賀高原では、地域サイトから得られるデータを活用して収益アップとマーケティングを実現しています。 志賀高原では、観光協会が運営する公式ウェブサイト「CLUB SHIGA KOGEN」から得られる既存の顧客データベースをマーケティングに活用して誘客促進を可能にしました。さらに人工知能による分析によって顧客の関心に沿った検索内容をウェブサイト上に表示するなど、効率的なプロモーションを実施し、マーケティング効果を最大化しています。 DXの結果、志賀高原の観光事業ではサイトへの平均アクセス数が大幅に向上し、宿泊予約も増加し売上高の目標を達成しました。 参考：長野県山ノ内町の事例 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXの推進方法 以下では、DXの推進方法を3段階に分けて解説します。「DX化を進めるには、何から始めればいいのかわからない」という担当者の方は必見です。 ステップ１｜現状の課題を可視化する まずは自社の現状の課題を可視化することが重要です。 業務の中で自動化できそうなものはないか検討し、リストアップなどして可視化します。さらに、社内で現在使用している既存システムや、その管理にかかっている人的リソースなども忘れずに考慮しましょう。 現状の課題を把握せず闇雲にDX化に取り掛かると、課題も解決できないまま無駄なコストを費やしてしまう恐れがあるので注意です。 ステップ2｜DX化する人材を確保する 次にDX化を推進する人材を確保しましょう。 DXのための人材を確保するには外部から採用する方法がありますが、現状ではDXを推進できる人材が大幅に不足しています。そのため、既存社員のリスキリングによってDX推進を担えるように、スキルを開発する方法を検討する必要があります。 以上のように、人材確保だけでなく、経営層のコミットや社内理解が得られるような「DX推進に適した組織体制の構築」も重要です。 ステップ3｜課題解決に合ったツールを導入する 最後に、自社の課題解決に合ったツールを導入しましょう。 ステップ1で可視化した課題を解決できるようなツールを比較検討して選定する必要があります。ただし、目先の業務効率化ばかりを考えて複数のツールを導入してしまうと、コストの増加やツールごとの情報の分断が生じてしまうので注意が必要です。 担当者だけで自社の課題に最適なツールを選ぶのは困難な場合もあるため、可能であれば無料相談サービスを受けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】DXの推進に最適なツール 以下では、DXの推進に最適なツールをご紹介します。 DXを推進するには、「自社の課題に合ったITツールを導入すること」が重要です。ITツールを導入したとしても、自社が抱える課題に合ったものでなければ、次第に使われなくなってしまい、コストの無駄になります。 そのため、導入前に「自社の課題解決にマッチしているか」「実務に活かせるか」をしっかりと検討すべきです。ただし、担当者自身が運用設計を考えたり、ほかの社員にレクチャーしたりしていくのは困難なため、サポート体制が整ったツールを選びましょう。 したがって、DXの実現には、生成AIを活用した便利な機能を備えており、担当者が導入から定着までを手厚くサポートしてくれる「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、業務効率化に必須な”ナレッジ”を一元化できるツールなので、複数のツールを併用しなくても社内の業務効率化を実現できます。また、専属担当者が「事例」に基づいた運用方法の提案や、社員への説明会を実施するので、社内にツールを確実に定着させられます。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DX推進に役立つ5つの技術 ここでは、DX推進に役立つ技術を5つご紹介します。各技術の特徴を押さえて自社に最適なものを使いましょう。 （1）IoT（アイオーティ） まずは、DX推進に役立つ技術としてIoT（アイオーティ）が挙げられます IoTは「Internet of Things」の略であり、モノのインターネットと言われます。具体的には、あるモノに取り付けられたセンサーが情報を収集してクラウド上にデータを蓄積したり、遠隔操作でセンサーの付いたモノ同士で情報共有をしたりする技術です。 以上のようなセンサーや通信機能を持った物体を使った情報共有により、機械の故障を未然に防いだり正確なデータ分析をしたりできるのです。 （2）AI（人工知能） 次に、AI（人工知能）もDX推進に役立つ技術です。 AIは「Artificial Intelligence」の略であり、代表的なものとしてはGoogleの検索エンジンや自動運転があります。また、”タスクを自動化するAI”や”あらゆる課題を解決させて学習させるAI”など、用途が多岐に渡るのも特徴です。 さらに、AIによって人間では危険の伴う作業ができるだけでなく、人件費も削減されるメリットもあるのです。 （3）5G 5G（第五世代移動通信システム）もDX推進では重要です。 5Gは「5th Generation」の略であり、3Gや4Gと比較すると通信速度の向上や低遅延化、多数同時接続といった点で優れています。また、2020年には各種携帯キャリアが5Gの運用をリリースするなど、今日におけるトレンドとなっているのです。 しかし、対応エリアが限られていたり端末の購入時に対応プランへ加入しなければならなかったりする点に注意しましょう。 （4）仮想現実(VR)/拡張現実(AR) 仮想現実(VR)・拡張現実(AR)もDXを推進する技術です。 VR（Virtual Reality）やAR（Augmented Reality）では、現実世界と全く異なる環境を作ったりコンピュータが生成したイメージやサウンドを知覚したりできます。 また、ビジネスシーンでは「バーチャルで販売店を映し、商品を実際に手にとっているような感覚で商品情報を取得できる」といった活用方法も挙げられます。 （5）クラウドサービス 最後に、クラウドサービスもDX推進に欠かせません。 クラウドサービスとは、インターネット経由でベンダー（販売業者）が提供しているシステムをスマホやPCで利用できるサービスです。自社サーバーのように保守・整備をする必要がないため、比較的簡単に始められます。 ただし、クラウドサービスを選ぶ時には、自社の課題解決にマッチしているか、検討する必要があります。そこで、自社に最適なツールの選び方を無料相談できるツール「ナレカン」であれば、ミスなく情報を管理・共有できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DX推進における5つの課題 ここでは、DX推進における5つの課題をご紹介します。「DX化によりかえって業務が非効率になった」とならないためにも、以下の点に注意しましょう。 （1）システムの見直しに時間がかかる まずは、DX推進の課題として、システムの見直しに時間がかかることがあります。 とくに、既存システムの運用期間が長ければ、柔軟な仕様変更や組み替えが難しいケースもあり得ます。さらに、通常業務と並行して進めなければならないことから、データの移行に多くの時間がかかってしまうのです。 したがって、システムの見直しに必要以上の時間をかけないためにも、専門業者に依頼したりITに詳しい人材を確保したりといった対策をしましょう。 （2）高度なITリテラシーが必要になる 高度なITリテラシーが必要なのも、DX推進の課題です。 DX推進のために既存システムをほかのツールに移行しようとしても、自社のITリテラシーが低く保守運用を外注している企業が多いのが現状です。このような状態ではコストがかさむだけでなく、システム移行のノウハウも蓄積されません。 また、導入したツールが社内に広まらない問題も発生してしまうため、導入から運用まで手厚いサポート体制が整っている「ナレカン」がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ DXの定義や事例まとめ ここまで、DXの定義や事例を中心にご紹介しました。 DXは”デジタル技術でより良い社会に変化させる動き”と定義されており、そのためにはあらゆる情報を1か所に集約する”クラウドツール”が欠かせません。 ただし、導入前に「自社の課題解決にマッチしているか」「実務に活かせるか」をしっかりと検討することが重要です。 すなわち、DX推進を成功させるには、自社に最適なツールの選び方や運用方法を相談できる「ナレカン」が最適と言えます。 ぜひ「ナレカン」でDXを実現し、自社をさらに成長させていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ワードやエクセルなどの「ファイル」で情報管理している場合、社内で共有するにはファイルそのものや、ファイルのリンクをやりとりしなければなりません。 ファイルやリンクのやりとりには情報漏えいの危険性がありますが「実際にどのような場面にリスクが潜んでいるか分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクを中心にご紹介します。 ファイル・リンクの管理・共有で抱える危険性について知りたい ファイルやリンクの管理・共有でセキュリティに不安がある 自社に最適なファイル・リンク管理ツールを教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイルやリンクのやりとりに潜むリスクとその解消に役立つツールが分かり、情報を安全に共有するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルやリンクの管理で抱えるリスク1.1 保存場所のミス1.2 私用端末への保存2 ファイルやリンクの共有で抱えるリスク2.1 公開設定のミス2.2 誤送信3 セキュリティの高い共有ツールの特徴3.1 セキュリティ認証を取得している3.2 アクセス権限を設定できる3.3 アクセスログが残る4 ファイルやリンクを共有する際の危険を減らすツール4.1 安全な情報共有に最適なツール「ナレカン」5 ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクまとめ ファイルやリンクの管理で抱えるリスク 以下では、ファイルやリンクの管理で抱えるリスクについてご紹介します。共有したあと”保存”する段階でのリスクは見落としやすいので、担当者の方は必見です。 保存場所のミス ファイル自体を共有している場合、ファイルの保存場所を間違えるリスクがあります。 ファイルの保存先を間違えると、アクセスされると困る人にも共有されかねません。仮に、セキュリティ対策としてフォルダへのアクセス権限を設けていたとしても、そもそも保存するフォルダを間違えていると意味がないのです。 社内サーバー、クラウドストレージ（インターネット上でファイルを管理するサービス）のどちらにも保存先を間違えてしまうリスクがあります。 私用端末への保存 ファイルの共有に潜む危険性としてもう１つ挙げられるのは、私用端末に社内情報を保存することです。 たとえば、個人のスマホやタブレットを業務利用している企業はとくに注意しなければなりません。また、企業として業務利用を推奨していなくても、個人の判断で社内のPCからストレージツールを通じて、私用端末にデータを保存しているケースもあります。 セキュリティ対策がされてない私用端末は、ウイルスに感染したり端末を紛失したりする可能性が高いです。その結果、保存した社内情報が流出する危険にさらされることになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルやリンクの共有で抱えるリスク 以下では、ファイルのリンクを共有する危険性についてご紹介します。ビジネスシーンでは、容量の大きいファイルのリンクを取得してメールやチャットツールで送る場面があるため、ここで危険性を確認しましょう。 公開設定のミス ファイルのリンクを共有する場合には、リンクの公開設定をミスするリスクがあります。 たとえば、公開設範囲を誤って「リンクを知っている全員」として設定すると、本来はアクセス権がない第三者のアクセスを簡単に許してしまうのです。リンクの送信先が正しかったとしても、情報が漏えいする可能性は十分にあります。 多くのストレージサービスはリンクを取得する、もしくは送信するときに、その都度公開範囲やアクセス権限を設定しなければなりません。したがって、とくに複数人へのリンク共有はミスしやすいと言えます。 誤送信 ファイルの共有リンクを誤送信してしまうリスクもあります。 たとえば、メールでリンクを共有した場合、送信してしまった情報は送信者側からは基本的にコントロールできません。そのため、リンクを共有する前に公開範囲やアクセス権限に間違いがないかを、何度も確認する必要があるので手間です。 なかにはリンクを無効化できるストレージサービスもありますが、受信者がファイルを保存してしまうと取り返しがつきません。以上のように、リンクの共有には誤送信による情報漏えいの危険性があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ セキュリティの高い共有ツールの特徴 ここからは、セキュリティの高い共有ツールの特徴をご紹介します。ファイルやリンクの共有に潜む危険性を排除するには、以下の特徴を持つツールを導入しましょう。 セキュリティ認証を取得している まず、セキュリティの高いツールは、情報セキュリティに関する認証を取得してます。 国際的な基準に準拠した情報セキュリティ・管理体制を有することが、第三者機関により客観的に認定されている場合、自社のみならず、取引先企業にとっても安心してビジネスを行うことができます。 具体的には、大企業でも導入できるほど高度な情報管理体制の「ナレカン」 のようなサービスであれば、すべてのチームの方が安心してビジネス上の情報を管理することができます。 アクセス権限を設定できる 次に、セキュリティの高いツールは、情報が格納されたフォルダ単位でアクセス権限を設定できます。 たとえば、「関係者以外にファイルを共有してしまった」といった操作ミスがあった場合、アクセス権限がなければそのまま社外へ情報が拡散しやすいためです。 ただし、「ファイル単位でアクセス権を与える」「ファイルを共有するたびにアクセス権を設定する」などのツールは工数が多いのでミスする可能性が高いと言えます。したがって、フォルダ単位で事前にアクセス権限を設定できるツールを選ばなければなりません。 アクセスログが残る 最後に、セキュリティが高いツールは、アクセスログが残る仕様になっています。 アクセスログとは「いつ、誰が、どのファイルにアクセスしたか」という履歴を示したデータを指します。アクセスログが残るツールを導入すれば、たとえば情報漏えいや不正なアクセスがあった場合に原因を究明するのに役立つのです。 また、アクセスログは日常的に情報共有のトラブルを防止する抑止力として働くという意味でも、ツールに必須の機能と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルやリンクを共有する際の危険を減らすツール 以下では、ファイルやリンクでデータを共有する危険を減らすツールをご紹介します。 社内のファイルやリンク管理でセキュリティや安全性に不安を感じている場合、「法人向けのファイル共有サービス」を選びましょう。たとえば、「情報セキュリティの国際規格認証」を取得しているツールを選ぶと、機密性の高いファイルの共有も安心です。 また、情報の公開範囲や編集権限を細かく設定できるツールを選べば、公開設定のミスや関係のないメンバーへの誤送信予防にもつながります。 結論、導入すべきなのはアクセス権限を細かく管理が可能で、関係者のみに情報共有ができるため、共有ミスを減らせるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは情報セキュリティの国際規格である「ISO27001」も取得しており、またログ管理機能やアクセス権限設定など、強固なセキュリティ対策が施されています。加えて、アクセス権が許可されたメンバー以外はフォルダ内の情報を閲覧や編集ができないため、情報共有のミスを防げるのです。 安全な情報共有に最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクまとめ ここまで、ファイルやリンクを共有する危険性などを中心にご紹介しました。 ファイルやリンクを共有する場合「アクセス権限/公開範囲の設定→送信→保存」と工数が多く、それぞれの過程でミスが発生しやすいです。 そもそも、共有ミスはヒューマンエラーが原因なこともあるので、情報漏えいのリスクは常に存在します。そこで、アクセス権限を細かく絞れるツールであると、関係者のみに情報共有ができるので、人為的な共有ミスを減らすことができるのです。 結論、ファイルやリンクの管理・共有で抱える不安を解消するためには多階層のフォルダでアクセス権を細かく設定できるので、人数の多い大規模企業でも安心して使える「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイルやリンクの管理・共有で抱える不安を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業務でやりとりするファイルや文書は企業にとって重要な情報資産のひとつであり、紛失や漏洩を防ぐために適切に管理する必要があります。 しかし、社内のファイル・文書管理の方法が定まっておらず、フォルダ内が散乱していることに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル・文書管理で押さえるべき6つのコツとファイル管理ができない3つの原因を紹介します。 ファイル管理をスムーズに行う方法が分からない ファイル管理が上手な人のコツを教えてほしい 自社に最適なファイル管理ツールを知りたい という担当者の方はファイル・文書管理の効率的な方法を具体的に理解し、自社に合った管理方法をスムーズに定着させることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル・文書管理の目的とは2 ファイル・文書管理をスムーズに行うコツ6選2.1 コツ1｜ファイル整理のルールを決める2.2 コツ2｜タグを使う2.3 コツ3｜よく使うフォルダをアクセスしやすい場所に移動させる2.4 コツ4｜フォルダの階層を深くしすぎない2.5 コツ5｜不要なファイルは定期的に削除・移動する2.6 コツ6｜適切なファイル管理ツールを利用する3 【ビジネスパーソン必見】ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツール3.1 社内の最適なファイル管理を実現できるツール「ナレカン」4 ファイル管理が適切にできない3つの原因とは4.1 （1）ファイルを無造作にデスクトップに保管している4.2 （2）一目で分からないファイル名をつけている4.3 （3）ダウンロードファイルが散在している5 ファイル・文章管理のコツとおすすめのツールまとめ ファイル・文書管理の目的とは ファイル管理の目的は、ファイルをいつでも探し出せる状態に整理し、業務を円滑化させることです。 業務で取り扱うファイルは企業にとって重要な情報資産のひとつであり、紛失や情報漏洩に至れば信用低下や損害賠償の発生リスクがあります。また、日ごろからファイルを整理せずに放置すれば、必要な情報を見つけられず業務の遅れにもつながってしまうのです。 したがって、企業の活動を円滑に進めるには、ファイルを適切に管理する方法を定めて全社的に実行しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル・文書管理をスムーズに行うコツ6選 以下では、ファイル管理によって生産性を上げるためのポイント6つを解説します。ポイントを押さえて管理をすれば、より実用的な運用体制が確立できます。 コツ1｜ファイル整理のルールを決める 最初に、ファイル整理のルールを決めておきましょう。 ファイル管理の基本はファイルを分類し、適切なフォルダに保存することです。そのため、自社で管理しやすいフォルダの分け方や命名ルールを定めておくと、データの検索性が向上して情報が探しやすくなります。 たとえば、ファイル名は「いつ」「誰（どのクライアント）に対して」「何のために作成したファイル」かわかるように表記を統一するとファイルに関する情報が整理されます。ほかにも、以下のような命名ルールを設定すると判別しやすくなります。 英数字は半角に統一する 英数字の表記を半角で統一することで各項目の先頭が揃い、フォルダ内のデータが見やすくなります。 バージョン管理は数字で管理する ファイル名には【最終】や【修正済み】ではなく、「v1.1」「v1.2」のように数字でバージョン管理をするとどれが最新かわかりやすくなるうえ、ファイルの重複が防げます。 日付+種類で統一する ファイル名を「日付+種類」の形式で記載すると、ファイル名順を変更した際に更新順に並び、最新のファイルを見つけやすくなります。 ハイフンとアンダーバーのどちらを使うか決める 文字を区切る際に、ハイフンとアンダーバーのどちらを使うかは人によって分かれる記号なため、事前にファイル名に使う記号を統一すると検索性が向上します。 また、フォルダもファイルと同様にルールを設定しましょう。 たとえば、フォルダ名の先頭に「01_」「02_」などの通し番号を振ると、通し番号の数字に基づいてフォルダが表示されて順番が整理されます。ただし、この際「11_」「12_」のように1の位を0以外にしてしまうと、後から作成したフォルダの間に新規フォルダを差し込みにくくなるため、フォルダ間の番号にはゆとりを持たせましょう。 このように、ファイル整理の基準を事前に定めておけば、利用ルールを従業員が理解しやすくなり、ファイルの散乱を防止できるのです。 コツ2｜タグを使う ファイルの種別に合わせてタグを設定すれば、タグごとに検索がかけられます。 たとえば、Windowsに搭載された機能で「商談メモ」とタグ付けすれば、タグ付けしたフォルダを一目で分かるほか、「商談メモ」タグに限定してファイルを表示することも可能です。 ただし、すべてのファイル形式には対応していないため、自由度はあまり高くはありません。したがって、タグですべてのファイルを管理したい場合は別途ソフトを利用するか、データに対してタグの設定ができるITツールの利用がおすすめです。 コツ3｜よく使うフォルダをアクセスしやすい場所に移動させる よく使うフォルダはアクセスしやすい場所にあらかじめ移動させると、必要なときにすぐに探し出せます。 たとえば、よく使うフォルダのショートカットをデスクトップ上に作成すれば目的のフォルダをすぐに開けるので、プレゼン中などの社外にパソコンフォルダ内を見せたくないときに便利です。このほかにも、ブックマークにフォルダやファイルを登録する方法もあります。 ただし、無制限にショートカットやブックマークを登録するとファイルが雑然とし、再整理が必要になります。とくに、共有フォルダを使用するなどのチーム単位で作業している場合は登録ルールを検討しましょう。 コツ4｜フォルダの階層を深くしすぎない フォルダの階層を深く作らないことで、必要なファイルが探しやすくなります。 フォルダの階層とはフォルダのなかにさらにフォルダを作成して、ひとつのフォルダに存在するデータを絞るようなシステムを指します。フォルダでの分類は気軽な整理手法ですが、階層を深くしすぎると必要なファイルに辿りつきづらくなり、作業効率が低下してしまうのです。 「作成したファイルをどこに格納していいのかわからなくなる」事態を防ぐためにも、フォルダは2階層ほどにとどめておきましょう。 コツ5｜不要なファイルは定期的に削除・移動する パソコン内のデータは定期的に断捨離を行い、不要なデータを処分しましょう。 たとえば、作業で使っていた古いファイルを残しておくと、同じデータの重複により容量を圧迫してしまいます。さらに、新しいファイルと古いファイルの違いが分からない状態で残っていれば、誤って古いファイルを更新して二重保存になるリスクもあるのです。 したがって、不要なデータは定期的に削除し整理しましょう。過去データを残す必要があれば、oldフォルダを作成して退避させたり、クラウド上に移管させる方法も有効です。 コツ6｜適切なファイル管理ツールを利用する 社内のファイル管理にはITツールを活用しましょう。 業務の重要な情報が記載されたファイルデータは、適切な取り扱いが必要ですが、管理の仕組みが整っていなければ、共有遅れや共有漏れによりチームメンバーの業務が停滞してしまいます。しかし、ITツールであればスムーズに共有ができ、また外出先や端末を問わずファイル管理が可能になります。 したがって、ビジネスでのファイル管理は、場所や時間を問わず素早くファイルを共有できる「ナレカン」のようなITツールを活用すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ビジネスパーソン必見】ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツール 以下では、ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツールを紹介します。 社内のファイル管理が円滑に進まず、不満を感じている場合、「利用中のサービスを見直す」ことが肝心です。たとえば、検索性の悪さが課題の場合は「必要な情報を正確に特定できるツール」に乗り換えましょう。 ただし、サービスを移行する際には、初期設定に時間を要することが少なくありません。そこで、「導入から運用まで手厚いサポート体制が整っているツール」を選択することで、スムーズに利用を開始できます。 結論、社内のファイル管理には検索性・セキュリティが高いうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、社内に点在するファイルや文書などの情報資産を一元的に管理し、誰でも簡単に検索できる機能を備えています。また社内の既存データも、全て代わりに移行する「初期導入支援」も整備されているので安心です。 社内の最適なファイル管理を実現できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル管理が適切にできない3つの原因とは 以下では、ファイル管理において適切な管理ができなくなってしまう3つの原因について解説します。自社に該当する点は是正し、管理方法を見直しましょう。 （1）ファイルを無造作にデスクトップに保管している ファイルがデスクトップ上に無造作に保管されている状況は、データが増えて管理が煩雑になる原因となります。 デスクトップ上のファイルが多いとアイコンで画面が埋まり、ファイルの判別がつかなくなるからです。たとえば、「一時的に保管したデータがデスクトップに残り続けている」「ファイルを探すのが面倒でデスクトップ上にファイルを保存する習慣がある」などが挙げられます。 そのため、一時的なファイルの保管は「一時保存フォルダ」内へ保存し、利用頻度の高いファイルはショートカットの設置などでデスクトップ上にファイルがない状態を維持しましょう。 （2）一目で分からないファイル名をつけている ファイル内容が一目で分からない名前をつけると、ファイル管理が煩雑になります。 たとえば、ファイル名が「報告書（最新）_01」「報告書(最新)_01_〇〇修正」などになっている場合、ファイル名が似通っていて目的とは違うファイルを編集してしまうリスクがあります。そのため、「日付＋種類＋（必要に応じて）バージョン管理」のようにファイルを開かずとも内容が確認できる名前を付けましょう。 ファイルの命名ルールを決めておけば自身はもちろん、はじめて見た人の混乱を防ぎながらファイルを判別する負担が軽減されます。 （3）ダウンロードファイルが散在している ダウンロードファイルが散在していると、保存場所を都度探すことになってしまいます。 初期設定では、ファイルはドキュメントフォルダやダウンロードフォルダに保存されるようになっています。しかし、設定を変えずに運用していると、保存先を探す時間がかかるうえに紛失のリスクも伴うため、情報資産であるファイルの管理方法として不適切です。 ファイルを見つけやすい環境を整えるには、ダウンロード先を定めて適切なフォルダに保管することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル・文章管理のコツとおすすめのツールまとめ ここまで、ファイル・文書管理のコツやファイル・文書管理のストレス解消に最適なツールを中心にご紹介しました。 業務効率を高めるためのファイル管理のコツは、整理のルールを定め、誰もが必要な情報にスムーズにアクセスできる状態にしておくことです。そのためには、検索機能が優れたツールへの乗り換えが有効であるといえます。 ただし、ツールの導入や乗り換えには、最初のセットアップに時間を要することが少なくありません。そこで、「導入・運用支援が充実しているツール」を選ぶと、ストレスなく利用を始められます。 結論、導入すべきなのは社内に散在するナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能を備えたうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」 で社内のファイル管理を効率化し、情報が見つからないストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイルデータは重要な情報であり、企業活動のさまざまな場面で頻繁に共有・活用されています。しかし、「必要なファイルがどこにあるか分からない」「共有する際にセキュリティが心配」「外出先からアクセスできない」といった、ファイル管理・共有における課題に直面している企業も少なくありません。 効率的なファイル管理体制を構築するためには、ファイルを保管するサーバーの適切な運用が不可欠です。サーバーには種類がありますが、「違いがよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル共有の現場で発生しがちな課題と解決策、サーバーの種類を中心に解説します。 ファイル共有で発生する課題を解消したい ファイル共有を行うサーバーの種類を教えてほしい 自社に最適なファイル共有のツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすれると、ファイル共有で発生する課題とその解決方法が理解でき、社内のファイル共有に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル共有で発生する課題と解決方法1.1 検索性が悪い1.2 機密情報を送信する際のセキュリティが不安1.3 外出先で上手くファイル共有できない2 クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いとは3 クラウド型サーバーのメリット3.1 機器の手配や場所の考慮が不要3.2 容量の拡張が行いやすい3.3 自動バックアップの機能がある4 クラウド型サーバーのデメリット4.1 容量の拡張に追加コストがかかる4.2 ネット環境が必須4.3 カスタマイズ性が低い5 クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3選5.1 ポイント1｜機能に過不足がないか5.2 ポイント2｜セキュリティは万全か5.3 ポイント3｜初期の導入・運用に手厚い支援が得られるか6 ファイル共有の課題を解決するおすすめツール6.1 ファイル共有の課題を解決するクラウド型サーバー「ナレカン」7 オンプレミス型サーバーのメリット7.1 カスタマイズ性が高い7.2 セキュリティ対策を事前に行える8 オンプレミス型サーバーのデメリット8.1 機器の手配、管理が行いづらい8.2 容量や機能の拡張が行いづらい8.3 トラブルが起きた際の対処が難しい9 ファイル共有で発生する課題と解決方法まとめ ファイル共有で発生する課題と解決方法 以下では、ファイル共有で発生する課題とそれぞれの解決方法についてご紹介します。ファイル共有がスムーズにいかず悩んでいる方は必見です。 検索性が悪い ファイル名だけでは内容が分からず、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまうことはありませんか。 このような検索性の悪さを解消するためには、フォルダの構成を根本的に見直すことが重要です。ファイルの種類やプロジェクト、作成日など、一定のルールに基づいて整理することで、探しやすさが向上します。 さらに、検索機能が優れたツールへの乗り換えも有効な手段です。ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索できるツールや、高度な絞り込み機能を持つツールを導入することで、必要なファイルに素早くアクセスできるようになります。 機密情報を送信する際のセキュリティが不安 機密性の高いファイルを共有する際に無料のファイル転送サービスや、セキュリティ対策が甘いプライベート向けのツールを安易に利用すると、情報漏洩のリスクが高まります。 機密情報を安全に共有するためには、無料のツールやプライベート向けのツールの利用はやめるべきです。情報共有のルールを明確化し、従業員全体にセキュリティ意識を徹底させることが重要です。 また、強固なセキュリティ対策が施された法人向けのファイル共有サービスの導入も効果的です。暗号化機能やアクセス権限設定が装備された、高度な情報管理体制やデータセキュリティ水準をクリアしているツールを選択しましょう。 外出先で上手くファイル共有できない リモートで作業する際や外出先からスマホで操作したい場合、必要なファイルにアクセスできなかったり共有がスムーズに行えなかったりすると、業務効率が大幅に低下します。 オフィス外からスムーズにファイル共有を行うためには、マルチデバイスに対応したサービスへの切り替えが有効です。PCだけでなく、様々なデバイスから容易にアクセスできるクラウド型のファイル共有サービスであれば、場所や時間にとらわれずに業務を進めることができます。 また、オフラインでの作業に対応しているツールを選ぶことで、インターネット環境がない場所でもファイルにアクセスしたり、編集作業を行ったりすることが可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いとは クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いは以下の通りです。 クラウド型 サーバーをインターネット上に設置し、情報システムを自社に保有せずに運用するサーバーです。サーバーにかかる回線や機器を自社で準備せずとも、インターネットに接続していれば使えるので初期費用は割安です。 　　　　オンプレミス型 サーバー機器を自社に設置し、自社内で情報システムを保有するサーバーです。自社向けにカスタマイズしやすいものの、システム構築にかかる回線や機器などを自社で準備しなければならないので初期費用は割高です。 大きな違いとしてはサーバーがインターネット上にあるか、自社にあるかが大きな違いになります。以前はオンプレミス型が普及していましたが、現在ではクラウド型の利用が主流となっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型サーバーのメリット 以下では、クラウド型サーバーのメリットを紹介します。オンプレミス型と異なりベンダーがシステム管理などを行うので、サーバーの機器に精通した従業員がいない場合は、クラウド型サーバーを利用すべきです。 機器の手配や場所の考慮が不要 クラウド型の場合、サーバーがインターネット上にあるので、自社に機器を手配するコストや配置する場所を考慮する必要がありません。 オンプレミス型にとっては必要であったサーバールームをはじめとした場所を取らないのもメリットです。また、使用機器がインターネットに接続されていれば場所や時間を問わずに利用できるのもポイントです。 このように、「サーバーの設置場所」「利用者の場所」の両者を問わない、専門の機器を使わない点は今日のテレワークをはじめとした柔軟な働き方にも貢献します。 容量の拡張が行いやすい 容量を追加したいときはプランの変更やオプションサービスを追加するだけで、手軽に容量の拡張が可能です。 料金体系はツールによって異なるうえ支払い金額は増える一方、オンプレミス型の拡張費用と比較すると、圧倒的に安い金額での拡張が可能です。逆に、容量を縮小したい場合もプランを変更すればすぐに変更できます。 チームの規模や人数に合わせて柔軟に利用できる点は、オンプレミス型にはないメリットと言えます。 自動バックアップの機能がある クラウド型サーバーでは、保存したファイルは自動的にバックアップされます。災害・トラブルでファイルをなくしたり、誤削除してしまっても、バックアップからの復元が可能です。 一方、オンプレミス型の場合は、追加でバックアップができるソフトウェアパッケージ製品を購入して、付随する専用のツールで設定やカスタマイズを行う必要があります。 また、クラウド型を提供するベンダーによってサポートが異なるので、操作性のシンプルさで定評な「ナレカン」 のように「1営業日以内」で迅速にサポートしてくれるクラウド型サーバーを選定するのもおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型サーバーのデメリット クラウド型サーバーを選ぶ際には、以下のデメリットを考慮したうえで、自社に合ったサーバーを選ぶ必要があります。ただし、運用でカバーできる内容もあるので、運用には自社で定めたルールの策定が必要です。 容量の拡張に追加コストがかかる クラウド型サーバーもオンプレミス型同様、、容量の拡張をする際に追加のコストがかかります。 とはいえ、クラウド型サーバーでの容量の拡張は、オンプレミス型サーバーのように追加のソフトやハードディスクが必要なわけではないので、ベンダーに問い合わせをすれば低コストで行うことができ、費用対効果が高いと言えます。 また、Webサイトのバックアップデータや動画ファイルなどを数多く取り扱わない業界・業種であれば、容量制限がかかって使えなくなることは稀なので安心です。 ネット環境が必須 クラウド型サーバーは、インターネットに接続されていれば場所を問わずアクセスが可能である反面、ネット環境が整っていなければ使えないサービスが多いです。 インターネット環境がなければデータへアクセスできないため、業務に支障をきたす可能性があるのです。また、停電や災害、機器の経年劣化でインターネットが使えなくなることもあります。 一方、オフラインで使えるアプリを提供している「ナレカン」 のようなサービスもあるので、自社の社員がオフライン環境下でも使う可能性が高い場合は「オフライン対応可能か」にも注目しましょう。 カスタマイズ性が低い オンプレミス型サーバーと異なり、システムのカスタマイズがしづらいという点もデメリットです。 クラウド型は仕様があらかじめ決まっているので、機能・容量追加はできても自社に合わせて柔軟に対応させることができません。そのため、自社が「どのような課題を解決すべきか」「必要な機能は何か」が明確に定まっていなければ、導入に失敗してしまうので注意しましょう。 逆に、利用するクラウド型サーバーが自社に合ったものであれば、運用上の問題は生じません。また、カスタマイズができない分、必要以上の機能が備わったサービスを導入すると、教育コストもかかるうえ抵抗感も発生するので「過不足がない機能を持つサービス」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3選 ここでは、クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3つご紹介します。「導入したものの自社に合わなかった」とならないよう、以下の点は必ず押さえましょう。 ポイント1｜機能に過不足がないか まずは、自社に必要な機能が過不足なく揃っているかを確認しましょう。 ツールを導入しても、機能が多すぎると十分に使いこなせず、逆に機能が不足していると業務に支障をきたしかねません。また多機能なツールは導入コストや月額費用が高額になったりする可能性があります。 部署や役職単位で参加するフォルダを設定できる「グループ機能」や目的の情報をすぐに見つけられる「検索機能」など、自社に必要な機能を明確にしたうえで「機能に過不足のないツール」を選びましょう。 ポイント2｜セキュリティは万全か 次に、セキュリティ強度が高いかは非常に重要なポイントです。 ファイル共有サービスには、様々なセキュリティ対策が施されていますが、特に注目すべきはアクセス権限の設定機能です。管理者が、閲覧、編集などの権限をユーザーごとの設定できると、機密性の高い情報へのアクセスを必要最低限のユーザーに限定できます。 また、暗号化通信や二段階認証、アクセスログの記録などの機能も、情報漏洩のリスクを抑えるために重要な要素です。社内システムとしての導入の際には、これらのセキュリティ機能が十分に備わっているかを確認しましょう。 ポイント3｜初期の導入・運用に手厚い支援が得られるか 最後に、初期の導入・運用に手厚い支援が得られるかも確認しましょう。 新しいファイル共有サービスを導入する際には、初期設定やデータ移行など、様々な作業が発生します。たとえば、疑問や質問に対して1営業日以内にメールで返信が来るようなサポートがあると、乗り換えによる影響を最小限に抑えられます。 初期導入支援サポートや、導入後の操作説明会、メールでのサポート体制が充実しているサービスを選ぶことで、導入時の不安を解消し、スムーズな運用開始を期待できます。特に、新しいサービスへの乗り換えの負担が心配な場合や、初めてクラウドサービスを導入する場合、サポート体制の充実度を重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有の課題を解決するおすすめツール 以下では、ファイル共有で抱える悩みを解消するツールを紹介します。 社内のファイル共有がうまくいかず不満を抱えている場合、「使っているサービスを見直す」ことが重要です。たとえば、検索性の悪さが課題の場合は「情報が確実に絞り込めるツール」、セキュリティに課題がある場合は「セキュリティ認証を取得したツール」が最適です。 ただし、ツールを乗り換えるときには、初期セットアップに時間がかかりがちです。そこで、「導入・運用支援が充実しているツール」を選ぶと、ストレスなく利用を始められます。 結論、社内のファイル共有には検索性・セキュリティが高いうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」 一択です。 ナレカンは社内に散在するマニュアルなどの情報資産を一元管理し、誰でも簡単に検索できる機能が備わっています。また企業ごとに運用方法を提案してくれるような「サポート体制」も整備されているので安心です。 ファイル共有の課題を解決するクラウド型サーバー「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンプレミス型サーバーのメリット 以下では、オンプレミス型サーバーのメリットを紹介します。とくに、サーバーが物理的にユーザーに近いので、自社オリジナルのシステム構築ができたり、運用に合わせて柔軟にシステムを変更できたりするのが特徴です。 カスタマイズ性が高い オンプレミス型サーバーはカスタマイズ性が高く柔軟性に長けているのがメリットのひとつです。 ハードウェアからソフトウェアまで自社で保有できるため、OSなど自社に合った自由なシステムの設定が可能です。既存システムがある場合は同一システムの構築・連携もできます。 ただし、自社に合わせたカスタマイズを行うには運用にかかる費用はもちろん、専門知識を備えた人材が必要な点に注意しましょう。 セキュリティ対策を事前に行える オンプレミス型は自社で機器の構築や操作ができるので、問題が起こる前に以下のセキュリティ対策を施行できます。 サーバーの設置場所の決定 どのようなソフト・システムを利用するかの決定 アクセス権の設定や不正アクセスの監視 また、オリジナルのアドオン開発（個別で機能拡張すること開発）ができるため、自社のセキュリティポリシーに沿った要件でセキュリティの強度を決められるのも特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンプレミス型サーバーのデメリット ここでは、オンプレミス型サーバーのデメリットを紹介します。以下のデメリットの対策をあらかじめ検討すべきですが、対処できない場合は、オンプレミス型が適しているかどうかを再検討する必要があります。 機器の手配、管理が行いづらい オンプレミス型の場合は、IT機器を設置しなければならないので手配や管理が難しい点がデメリットのひとつです。 また、ネットワーク機器やソフトウェアの購入をはじめとした初期費用、そして人件費もかかるのでランニングコストが高くなってしまいます。そのため、十分な資金がなければ途中で利用が頓挫してしまう可能性も高いのです。 また、導入前にはハードウェアの導入・運用計画の策定、導入後は定期的に点検やセキュリティ対策を行わなければなりません。このように、自由度が高い反面、初期から運用にかかる機器の手配のほかにも、管理の多くにコストがかかる点に注意しましょう。 容量や機能の拡張が行いづらい 容量や機能を拡張する場合もクラウド型と比較すると難しいです。 オンプレミス型では、事業拡大や従業員増加などでサーバーの容量が足りなくなれば、ハードディスクの追加、サーバーの増設が必須になります。「ヒト・モノ・カネ」のすべての追加コストがかかるのに加え、拡張度合いに応じて再稼働までの時間も必要です。 そのため、自社のビジネス環境が変化しやすい、もしくは幅広い種類のプロジェクトに対応しなければならない場合はクラウド型サーバーを選択するのがおすすめです。 トラブルが起きた際の対処が難しい トラブルが起きた際には専門知識を持つメンバーが対応しなければならないので、対処が難しい点もデメリットです。 たとえば、機器が壊れてしまうなどの大きな問題が発生すると、機器の修理だけではなく、格納していたデータの復旧作業も必要になります。そして、「機器自体の修理」と「データの復旧」のふたつのタスクが発生しますが、専門知識がなければ復旧に必要以上の時間がかかってしまうのです。 そのため、トラブルが起きるリスクを常に考慮し、システムに精通した人員を配置することが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有で発生する課題と解決方法まとめ ここまでファイル共有の現場で発生しがちな課題とその解決策や、オンプレミス型サーバーとクラウド型サーバーの違い、そしてそれぞれのメリット・デメリットについて紹介しました。 ファイル共有を円滑に進め、業務効率を向上させるためには、「必要な情報に誰でも簡単にアクセスできるファイル共有ツール」を導入することが重要です。またツールを選ぶ際には、「導入・運用支援が充実しているか」、「手配や管理の手間がかからないクラウド型であるか」を重要視することが大切です。 また、社内でのファイル共有に必要な「アクセス権限の管理」や「超高精度のキーワード検索」といった機能がついているものであれば、ファイル共有に感じているストレスが大幅に解消されます。 結論、自社のファイル共有の課題解決には、高度な検索機能と充実したサポート体制を備えたツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

一般的に「マニュアル」と「手順書」は同じ文書として扱われますが、実は両者には大きな違いがあります。また、それぞれ作成方法が異なるため、混同してしまうと上手く機能しなくなる恐れがあるのです。 そこで今回の記事では、マニュアルと手順書の違い、作り方、作成ポイントを中心にご紹介します。 マニュアルと手順書の違いが分からない マニュアル・手順書作成のコツを教えてほしい マニュアル・手順書管理に最適なツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、業務に役立つマニュアルや手順書を作成するポイントやおすすめの管理方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルと手順書の3つの違い2 取扱説明書と規程・規範との違い3 マニュアルと手順書の作り方3.1 マニュアルの作り方3.2 手順書の作り方4 【上手い人が実践】わかりやすいマニュアル・手順書を作成するポイント4選4.1 ポイント1｜抽象的な言葉を使わない4.2 ポイント2｜専門用語を極力避ける4.3 ポイント3｜画像や表を活用する4.4 ポイント4｜レイアウトを凝らない5 【これで解決】マニュアルの管理・保管に最適のおすすめツール5.1 社内のあらゆる情報を最も簡単に管理できる「ナレカン」6 マニュアル・手順書のテンプレート紹介6.1 エクセルテンプレート｜業務マニュアル6.2 エクセルテンプレート｜手順書7 マニュアルと手順書の違いまとめ マニュアルと手順書の3つの違い マニュアルと手順書には「目的」「範囲」「内容」の3つの違いがあります。以下は、それぞれの違いについてまとめた比較表です。 マニュアル 手順書 目的 業務の全体像を把握すること 安定的に仕事を回すこと 範囲 業務全体をカバーすることが多い 一部の作業だけに特化していることが多い 内容 業務上の知識、品質基準、システム構成、業務フローなど、業務の基本情報が体系的にまとめられています。 目的や準備、手順、動作ポイント、作業時間、品質基準、注意事項など、誰でも作業できる粒度の項目が記載されています。 以上のような違いがマニュアルと手順書にあるため、混同しないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 取扱説明書と規程・規範との違い マニュアルに類似した文書に「取扱説明書」と「規範・規程」があります。以下は、それぞれの概要です。 取扱説明書 取扱説明書は、業務に必要なシステムや機器の使い方をまとめたものです。具体的には、機器の操作方法や仕様、メンテナンス手順、トラブルシューティング、Q＆Aなど、正しく使いこなせるように必要な情報がまとめられています。 マニュアルや手順書とは異なり、説明書は業務の行動指針ではありません。しかし、説明書は業務を円滑にするために必要な要素であり、危険の伴う機器などを扱う仕事の場合には従業員の安全のために重要です。 規程・規範 規程は、業務上で守るべき規則をまとめている文書です。ISOや法令、独自ルールなどを社内で共有し、リスクを最小限に抑える効果があります。 規範は、社内で共有されている価値をまとめた文書です。企業のビジョンやミッション、バリュー、経営理念、方針、憲章など、従業員の行動原理や企業が進むべき道を提示します。 以上のように、取扱説明書や規程・規範はマニュアルとは利用目的が大きく異なるため、まったく別の文書として捉えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルと手順書の作り方 以下では、マニュアルと手順書の作り方を解説します。それぞれ作り方が異なるので混同しないように気をつけましょう。 マニュアルの作り方 以下は、マニュアルを運用に乗せるまでの5ステップです。 ステップ1：マニュアルの対象範囲を決める マニュアルを作成する目的から対象範囲を決定します。一度にすべての業務をマニュアル化するのは困難なので、目的を定めることは重要です。 ステップ2：構成（目次）を設定する すぐにマニュアルの中身に取りかかるのではなく構成を組み立てます。構成を作成することで項目の抜け漏れがなくなり、さらに読みやすいマニュアルになるのです。 ステップ3：内容を記載する 実際にマニュアルの内容を記載していきます。従業員にヒアリングしたり実際の作業を観察したりして、実務とマニュアルが乖離しないように注意しましょう。 ステップ4：仮運用する 次に、マニュアルの仮運用をします。いきなり全体に展開すると混乱してしまうので、数人で使い勝手を試してみるのがおすすめです。 ステップ5：本格運用する 仮運用で表面化した問題点を解消して、最終版を全体へ共有します。ただし、マニュアルは定期的に更新し続けなければ実務とのズレが大きくなるので注意しましょう。 以上のようなマニュアル作成のステップを基本として、自社独自の要素などを加えていきましょう。 手順書の作り方 以下は、手順書を運用に乗せるまでの5ステップです。 ステップ1：作業を洗い出す 対象作業を、実際の流れにしたがって洗い出しをします。項目が抜け漏れないように作業をしながらメモしたり、従業員にヒアリングしたりしましょう。 ステップ2：構成（目次）を設定する すぐに内容を書き始めると抜け漏れが起こるだけでなく、読み手を無視した手順書になるので避けましょう。 ステップ3：内容を記載する 手順書の内容を記載していきましょう。テキストだけでは具体的な作業がイメージできないので、作業風景の写真などを適宜添付するのがおすすめです。 ステップ4：仮運用する 次に、手順書の仮運用をします。いきなりチーム全体に展開すると混乱してしまうので、数人で使い勝手を試してみるのがおすすめです。 ステップ5：本格運用する 仮運用で表面化した問題点を解消して、最終版をチームへ共有します。ただし、手順書は定期的に更新し続けなければ実務とのズレが大きくなるので注意しましょう。 以上のような手順書作成のステップを基本として、自社独自の要素などを加えていきましょう。また、手順書は適切に管理しなければ使われなくなるので、僅かな操作でマニュアルにアクセスできる「ナレカン」のようなITツールが重宝します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【上手い人が実践】わかりやすいマニュアル・手順書を作成するポイント4選 以下では、上手い人が実践しているわかりやすいマニュアル・手順書作成するポイントを4つご紹介します。どれも欠かせないポイントなので必見です。 ポイント1｜抽象的な言葉を使わない はじめに、すぐに行動へ移せないような抽象的な言葉は使わないようにしましょう。 マニュアルを利用する従業員が同じ解釈になるマニュアルでなければ、業務品質がばらばらになるので作成する意味がありません。そのため、どのように作業を進めれば良いか分からない抽象的な表現は避けるべきです。 このように、具体的な行動に移しやすいことは「分かりやすいマニュアル」の必須条件になります。 ポイント2｜専門用語を極力避ける 次に、マニュアルには専門用語を可能な限り含めないようにしましょう。 長年働いている従業員であれば問題ありませんが、マニュアルをもっとも利用するのは基本的に新しいメンバーです。そのため、はじめは仕事の流れなどを覚えることが先決であるため、専門用語は別途覚えさせます。 しかし、どうしても専門用語を使わざるをえない場合には、注釈をつけるなどをすれば問題ありません。 ポイント3｜画像や表を活用する 次に、テキストだけでなく画像や表もマニュアルに使いましょう。 テキストだけで分かりやすいマニュアルをつくるのは難しいため「業務の流れを示すフローチャート」「作業の様子が分かる写真」などを盛り込みます。ただし、画像や表を入れすぎてもかえって分かりづらくなるため適度に活用しましょう。 このように誰でも理解できるマニュアルにするためには、適度なアクセントが必要です。 ポイント4｜レイアウトを凝らない 次に、必要以上にマニュアルのレイアウトに凝らないようにしましょう。 レイアウトはあくまでも分かりやすいマニュアルにするための補助的なポジションなので、余計な時間をかけなくても問題ありません。逆に、レイアウトにこだわることで「見やすいマニュアルをつくる」という本来の目的を阻害する恐れがあるのです。 以上のように、マニュアルのレイアウトはあくまでも理解を促すための要素のひとつであって、個性を出すものではないということが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】マニュアルの管理・保管に最適のおすすめツール 以下では、マニュアルや手順書の管理に最適なツールをご紹介します。 マニュアル・手順書の必要性を感じているものの、どう作ればよいか分からない方は、既存のテンプレートを活用しましょう。テンプレートを使用することで、誰でも体裁の整ったページが作れます。 ただし、マニュアル・手順書を作成しても、その後の確認や管理が面倒では形骸化してしまいます。したがって、「テンプレート機能のついた、簡単に欲しい情報が確認できるツール」でマニュアル・手順書は管理しましょう。 結論、誰でも即マニュアル・手順書にアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「テンプレート機能」で素早くひな形を呼び出せたり、WordやExcel、PDFファイルを管理したりできます。また、「高精度な検索機能」で必要な情報を絞り込めるので、保管するマニュアル・手順書が増えても運用しやすいのです。 社内のあらゆる情報を最も簡単に管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル・手順書のテンプレート紹介 以下では、Excelで使える無料のマニュアル・手順書テンプレートをご紹介します。既存のテンプレートを利用することで、Excel作成のスキルがなくとも、すぐに体裁を整えられます。 エクセルテンプレート｜業務マニュアル こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が提供する手順書用テンプレートです。Step1、Step2というように業務全体の流れが設定できます。 そのため、全体像を把握でき、体系的に業務の理解が可能です。 業務マニュアル用エクセルテンプレートの詳細はこちら エクセルテンプレート｜手順書 こちらは、「エクセルくん」が提供する業務マニュアル用テンプレートです。工程ごとの作業や注意点を細かく設定が可能で、初心者にも理解できるように情報を記載することができます。 そのため、上記のような手順書があれば安定的に仕事を回すことができるのです。 手順書用エクセルテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルと手順書の違いまとめ ここまで、マニュアルと手順書の違い、作り方、作成ポイントを中心にご紹介しました。 マニュアルと手順書はどちらも、確認や管理が面倒では形骸化してしまいます。つまり、すぐ利用できる状態でなければ、作成した労力が無駄になってしまいます。 ただ、WordやExcelファイルで作成されたマニュアル・手順書は、保存先のストレージからわざわざ確認しなければならず面倒です。さらに、ファイル形式のデータでの保存であった場合、PC向けに開発されているので、スマホでは使いづらいことがデメリットです。 結論、マニュアル・手順書の確認や管理のために導入すべきなのは、情報を管理する「ノート」へ簡単にアクセスや更新ができ、スマホからでも利用できる「ナレカン」一択と言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアルや手順書の確認・管理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

作業品質の均一化などのメリットがあるマニュアルですが、それらを最大化するためには目次を充実させることが重要です。マニュアルにおいて目次はないがしろにされがちですが、むしろ適切に目次を設けることが分かりやいマニュアルの基本になります。 一方、「マニュアルに目次を載せるだけで効果はあるのか」「そもそもマニュアルがないので何から始めれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルの目次構成の作成ポイントや作り方を中心に解説します。 マニュアルの目次を作成するポイントを教えてほしい 見やすい目次を作る方法が分からない 自社でマニュアルを管理する最適なツールを知りたい という担当者の方が本記事を参考にすると、目次の重要性が分かると同時に、社内で広く活用されるマニュアルに必要なポイントも学べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルで目次作成が重要な理由とは2 【3ステップ】マニュアルに最適な目次の作り方2.1 ステップ1 ❘ 記載する情報を洗い出す2.2 ステップ2 ❘ 内容を分類する2.3 ステップ3 ❘ 構成の組み立て3 見やすいデザインで目次・構成を作成する6つのポイント3.1 ポイント1｜読み手を想像する3.2 ポイント2｜時系列で構成をつくる3.3 ポイント3｜見出しを階層にする3.4 ポイント4｜機能別ではなく目的別で作成する3.5 ポイント5｜困った時の対応についての項目をつくる3.6 ポイント6｜簡単に管理や更新ができるようにする4 業務マニュアルを電子化する企業におすすめのツール4.1 最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」5 マニュアルの目次がもたらす3つのメリット5.1 （1）全体像を一目で把握できる5.2 （2）必要な情報にすぐにアクセスできる5.3 （3）内容の重複や抜け漏れがなくなる6 マニュアルの目時構成の作成ポイントとおすすめのツールまとめ マニュアルで目次作成が重要な理由とは 良いマニュアルの必須条件は「必要な情報をすぐに見つけられるか」です。そのため、マニュアルの種類に関わらず見やすいマニュアルには目次があります。 マニュアルを使うタイミングは、何か分からないことがあったときです。つまり、マニュアルを早く確認したい状況なので「どこに何の情報があるのか分からないマニュアル」では役に立たちません。 ただし、目次に情報を詰め込みすぎると、かえって理解できなくなるので注意しましょう。あくまでも、「何について記載されているページなのか」が一目で分かるよう端的に設定する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【3ステップ】マニュアルに最適な目次の作り方 以下では、マニュアルに最適な目次の作り方を3ステップで解説します。見やすい目次を作る方法が分からない方は必見です。 ステップ1 ❘ 記載する情報を洗い出す まず、マニュアルに記載する情報をリストアップします。 業務内容、手順、注意点など、網羅的に洗い出すことが重要です。ただ網羅すれば良い訳ではなく、マニュアルが使用される状況を考慮しながら、必要な情報を過不足なくリストアップしましょう。 情報の洗い出しは、マニュアルの質を左右するため、過去の資料などを参考に丁寧に行いましょう。 ステップ2 ❘ 内容を分類する 次に、洗い出した情報を整理し、カテゴリーごとに分類します。 例えば、業務の流れ、トラブルシューティング、用語集など、目的に応じた分類が有効です。情報を整理することで、検索性を高め、読み手の負担を軽減します。 分類した情報は、見出しとして目次に使用するため、一目見て理解できるよう簡潔かつ分かりやすい言葉を選びましょう。 ステップ3 ❘ 構成の組み立て 最後に、分類した情報を組み立て、目次の構成を決定します。 全体像を把握しやすく、必要な情報に素早くアクセスできる構成が理想的です。目次は、マニュアル全体の道標となるため、論理的な流れと分かりやすさを重視しましょう。 以上の流れで目次を設定すれば、読み手がスムーズに内容を把握できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすいデザインで目次・構成を作成する6つのポイント ここでは、見やすい目次・構成を作成するために押さえるべき6つのポイントを解説します。社内で広く活用されるマニュアルを残したい方は必見です。 ポイント1｜読み手を想像する 1つ目は、マニュアルの読み手を想像することです。 従業員やスタッフの理解力や利用環境をイメージすれば、マニュアルの内容や表現、レイアウト、管理方法が変わります。たとえば、外回りが多い営業部でWordファイルのマニュアルを運用すると、スマホからは使いづらいので形骸化していきます。 また、新入社員向けのマニュアルに専門用語ばかりを盛り込んでしまうと、メインの仕事ではなく用語を覚えるだけで精一杯になるのです。もちろん、専門用語も覚える必要はありますが、用語説明ページを追加するなどの負担を減らす工夫が必要になります。 以上のように、マニュアルを使う人や状況を想像することで自社に合ったマニュアルに近づきます。コツとしては誰もマニュアルを読みたがっていないと想定して作成すると「どうすれば読んでもらえるか」という視点が持てるのでおすすめです。 ポイント2｜時系列で構成をつくる 2つ目は、マニュアルの項目は時系列に沿ってつくることです。 従業員やスタッフは定型的な業務が多いため、説明がばらばらに構成されているマニュアルでは意味がありません。そのため、業務の最初から最後まで流れや手順に抜け漏れがないように書き出します。 次に、それぞれの作業が時系列に沿っているかを見直します。以上でマニュアルが時系列になり、新しい作業が追加されても該当の項目を差し込めば良いので更新も簡単です。 ポイント3｜見出しを階層にする 3つ目は、見出しを階層構造にすることです。 たとえば、「電話対応の仕方」の見出しだけでマニュアルを作成すると、電話対応の流れや緊急時の対応などの知りたいことをピンポイントで見つけられません。そのため、「電話対応の仕方」の見出しには「電話対応の流れ」「緊急時の対応」を追加します。 しかし、むやみやたらに見出しを追加すると、かえって目的のページが探しづらくなるため注意しましょう。 ポイント4｜機能別ではなく目的別で作成する 4つ目に、マニュアルの構成には「機能別構成」と「目的別構成」の2種類がありますが、見やすいマニュアルは目的別構成で作成することです。 機能別構成 機械やシステムの機能によってカテゴリーを分ける方法です。たとえば、「書類データについて」の分類があり、書類データに関する作成や編集、削除などの方法が記されているページが含まれる構成です。 目的別構成 利用者の目的によってカテゴリー分けをします。書類データを削除したい場合に「データを削除する方法」のページを参照すれば解決できる構成です。 従業員やスタッフがマニュアルを使うのは「作業手順が分からない」「どう対応すれば良いか判断できない」など困っているときなので、目的別のマニュアルの方が適切です。 ポイント5｜困った時の対応についての項目をつくる 5つ目は、トラブルの原因が分からず困っている従業員のためにQ＆Aページをつくりましょう。 トラブルが発生したときは目次から関連するページを探しますが、業務やシステムに詳しくない場合には「そもそもどこに原因があるか分からない」という状況がほとんどなので目的のページを見つけられません。 そこで、トラブルに関するQ＆Aページを用意しておけば、何かトラブルがあっても安心です。また、「不明点は問い合わせずにQ＆Aページを確認する」と認知が広がれば、社内対応の時間も大幅に削減されます。 ポイント6｜簡単に管理や更新ができるようにする 6つ目は、マニュアルを簡単に管理・更新できる仕組みをつくることです。 完璧なマニュアルを作成しても、時間が経てば実務とマニュアルが乖離していきます。そのため、定期的にマニュアルを見直して、従業員やスタッフが効率的に仕事をこなせるようにしなければなりません。 それゆえに、紙やWordでマニュアル管理をするのは避けましょう。「紙のマニュアルは更新するのが面倒」「Wordのファイルはアクセスするのが手間」「メールやチャットツールで共有すると流れる」などのデメリットがあります。 そのため、誰でも簡単に管理や更新ができる「ノート型ツール」が最適です。たとえば、マニュアルだけでなくあらゆる情報を蓄積できる「ナレカン」のようにわずかな操作で更新したり、手間をかけずに管理したりできるツールが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルを電子化する企業におすすめのツール 以下では、作成したマニュアルを最大限活用するために最適なツールを紹介します。 作成したマニュアルを最大限活用するためには、「ITツール」を活用することが重要です。なぜなら、紙のマニュアルでは、ノウハウの共有が上手くいかない、社内で業務が属人化してしまう、などといった事態になりかねないからです。 そこで、社内のマニュアルが必要なときに必要な情報を手に入れられる体制を整えましょう。ただし、マニュアルの電子化にWordやExcelを選択するとバージョン管理に手間がかかり、アクセスもしづらいので注意が必要です。 結論、マニュアルの作成・管理・共有のために導入すべきなのは、どの端末からでもマニュアルにアクセスでき、簡単に作成・管理・共有ができる「ナレカン」一択です。 ナレカンは社内に散在するナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能で即アクセスできる状態で管理・共有することが可能です。そのため、マニュアルを作ったが使いづらくて形骸化してまうなどの心配がなく、作成したマニュアルを最大限活用することができます。 最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの目次がもたらす3つのメリット ここでは、目次を充実させることで得られるメリットを解説します。目次がないマニュアルとの差が分かるため必見です。 （1）全体像を一目で把握できる 一つ目に、マニュアルに目次があることで業務の全体像を把握できるようになります。 目次のないマニュアルでは担当する箇所以外は見る機会がなくなるので、極めて近視眼的に働くことになります。一方、マニュアルに目次を設けていると「ほかには何の業務があるのか」「前後の作業との関係はどうなっているのか」などの視点が持てるのです。 仮に、業務全体の流れを意識したうえで仕事をすれば、これまでよりも周りを見ながら仕事ができるようになります。また、目次が作業の流れをそのまま表している場合には「今、どこまで進んでいて、これから何をすべきか」まで照らし合わせられるのです。 以上のように、目次があるだけで業務全体を俯瞰できるようになり、それが働くことの意識にまで良い影響を与えることが分かります。 （2）必要な情報にすぐにアクセスできる 二つ目に、マニュアルに目次があれば目的のページをすぐに見つけられます。 マニュアルを使うタイミングは「作業手順が分からない」「どのように対応すれば良いか判断できない」など、基本的に困っているときです。そのため、マニュアルが真価を発揮するには、目的の情報へすぐにアクセスできることが必須と言えます。 逆に、目次がないマニュアルはわざわざ何ページもめくって該当箇所を探さなければなりません。以上のことからも、余計な時間と手前をかけないためにもマニュアルには目次を付けるべきだと言えます。 （3）内容の重複や抜け漏れがなくなる 三つ目は、マニュアル作成時に目次があれば、内容の重複や抜け漏れが減ることです。 マニュアルを作成する際には、はじめに全体の骨組みとなる目次をつくります。目次を用意することで項目の抜け漏れや重複に早い段階で気が付くことができるのです。 目次を設定するのは時間がかかりますが、基盤ができるので修正や変更にも柔軟に対応できるようになります。このように、マニュアルの目次は従業員だけでなく、マニュアルを作成するマネジメント側にもメリットがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの目時構成の作成ポイントとおすすめのツールまとめ ここまで、マニュアルに目次を設ける作成ポイントを中心に解説しました。 マニュアルは正しく運用すれば企業の貴重な資産となります。しかし、紙のマニュアルでは更新するのが面倒で社内で活用されないだけでなく、管理も疎かになっていくのです。 そのため、作成・蓄積したマニュアルが誰もが簡単にアクセスできる状態を維持し続けられる仕組みが重要なのです。 結論、マニュアル管理のために導入すべきなのは、業務の情報を簡単に残せて、誰もが必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で自社マニュアルの作成から管理までを効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

昨今、業界・業種問わずにあらゆる企業で業務の電子化が進められていますが、現在でも紙媒体で管理されるものに「マニュアル」が挙げられます。マニュアルは、誰が仕事をしても同様の質でこなさせるために必須のマネジメントアイテムです。 しかし、スマホやパソコンでマニュアルを管理したいと感じていても「やり方が分からない」「通常業務が忙しくて踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務マニュアルを電子化する手順やメリット、デメリットを中心に解説します。 マニュアルを電子化するべきか迷っている マニュアルを電子化する方法が分からない 自社に最適なマニュアル管理ツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社がマニュアルを電子化すべきなのか判断できるようになり、マニュアルをはじめとした社内情報を効率的に管理する方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【5ステップ】業務マニュアルを電子化する手順（作り方）とは1.1 ステップ1｜電子化の目的を明確にする1.2 ステップ2｜電子化する業務マニュアルをピックアップする1.3 ステップ3｜ITツールを選定する1.4 ステップ4｜紙のマニュアルを電子化する1.5 ステップ5｜定期的に更新する2 業務マニュアルを電子化する企業に最もおすすめなツール2.1 最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」3 マニュアルを電子化する5つのメリット3.1 （1）時間や場所を問わず作成・閲覧できる3.2 （2）セキュリティ性が高い3.3 （3）コストを削減できる3.4 （4）検索性が高い3.5 （5）簡単に管理できる4 マニュアルを電子化する4つのデメリット4.1 （1）端末の準備が必要4.2 （2）電子化に時間がかかる場合がある4.3 （3）複数ページを同時に閲覧しにくい4.4 （4）勝手に編集されてしまう恐れがある4.5 （5）使いこなせない恐れがある5 電子マニュアルの作り方やメリット、デメリットまとめ 【5ステップ】業務マニュアルを電子化する手順（作り方）とは 以下では、業務マニュアルを電子化する手順を5ステップで解説します。マニュアルを効率的に作成するだけでなく、従業員に活用してもらうことも考慮するのが重要です。 ステップ1｜電子化の目的を明確にする まずは、電子化の目的を明確にしましょう。 たとえば、電子化の目的には「紙にかかる印刷コストを削減したい」「外出先や現場でもマニュアルを確認したい」「新人教育をオンライン化したい」などが挙げられます。自社が設定した目的に応じて、電子化すべき業務範囲や必要事項などが変わるのです。 以上のように、目的を設定することはマニュアル作成の基盤になるため、手順を飛ばさないようにしましょう。 ステップ2｜電子化する業務マニュアルをピックアップする 次に、電子化の対象となる業務マニュアルをピックアップしましょう。 たとえば、電子化の目的を「印刷コストの削減」とした場合、あらゆる部門に共通で配布されているマニュアルを優先的に回収します。また、「外出先や現場での閲覧」が目的であれば、営業部門や土木部門などで使われているマニュアルが対象です。 以上のように、マニュアルの電子化をピックアップするにあたって、マニュアルを回収して電子化を進める準備を始めます。 ステップ3｜ITツールを選定する 次に、マニュアルを作成・管理・共有するITツールを選定しましょう。 選ぶときには「作成」「管理」「共有」が一箇所で完結するITツールかを重視しましょう。たとえば、「WordやExcelで作成したマニュアルを、クラウドストレージツールで管理し、メールやチャットツールで共有する」という方法では手間がかかります。 そこで、「ナレカン」のようにメッセージ機能も付いたツールを導入すれば、作成・管理したマニュアルの更新情報を直接周知できるので便利です。 ステップ4｜紙のマニュアルを電子化する 次に、紙のマニュアルを電子化しましょう。 紙のマニュアルを電子化する方法は「マニュアルをスキャンする」「マニュアルをテキストに起こす」の2つがあります。通常業務が忙しく時間が割けない場合にはスキャンを、マニュアルの更新が頻繁に起こる場合にはテキストに起こしましょう。 はじめからすべてのマニュアルを電子化するのはハードルが高く、途中で頓挫する可能性が高いので優先度の高いものから取り組みましょう。 ステップ5｜定期的に更新する 最後に、マニュアルは放置せず定期的に更新しましょう。 たとえば、「月に一度、電子マニュアルのヒアリングをする」などのルールを設けると、実務とマニュアルが乖離することを予防できます。実務に合っていないマニュアルを残し続けると新しいメンバーが混乱するだけでなく、業務の質も徐々に悪くなるのです。 また、マニュアルを更新した場合には、対象部署への周知も忘れないようにしましょう。マニュアルごとにメッセージが紐づけられるITツールもあるため、従来のようにメールやチャットツールで大切な情報が流れてしまう心配がありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルを電子化する企業に最もおすすめなツール 以下では、マニュアルを電子化する企業に最もおすすめなツールを紹介します。 マニュアルを電子化するには、ITツールを使う方法が最適です。なぜなら、単にマニュアルを写真やPDFデータ化しただけでは、どこに情報があるか分からず、管理しづらいためです。 そこで、「保管したマニュアルのあらゆる情報を簡単に絞り込めるITツール」を使うと、目的の情報にたどり着きやすくなります。ただし、使うのが難しいツールだと結局社員が使いこなせず管理しきれないので、直感的に使えるツールを選ぶべきです。 したがって、電子化したマニュアルを管理するなら、社内の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、保管したマニュアルのデータが、「ヒット率100%の超高精度な検索機能」で簡単に絞り込めます。また、AIによる検索機能もそなわっていて、新人でも欲しい情報が確実に見つけられます。 最も簡単に社内のマニュアルを電子管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを電子化する5つのメリット 以下では、マニュアルを電子化する5つのメリットをご紹介します。とくに、これまで紙媒体で管理をして不便に感じることがある方は必見です。 （1）時間や場所を問わず作成・閲覧できる 1つ目のメリットは、時間や場所を問わずにマニュアルを確認できることです。 紙のマニュアルは外出先や現場で確認するために、印刷したり写真に保存したりしなければなりません。つまり、外回りが多い営業部門や現場作業に従事する従業員にとっては不便です。 一方、マニュアルを電子化すれば、スマホやタブレットで時間や場所を問わずにチェックできるため形骸化することも防げます。 （2）セキュリティ性が高い 2つ目のメリットは、紙媒体に比べてセキュリティが強いことです。 紙のマニュアルは置きっぱなしにしたり持ち歩いたりするため、紛失や漏洩するリスクがあります。一方、電子化されたマニュアルでは、データがインターネット上の保存場所で管理され、厳格なセキュリティで不正アクセスから守られるのです。 また、電子マニュアルを管理できるツールには、任意のメンバーのみにアクセスを許可する機能があるため、個人情報など機密性の高い情報を扱う場合に重宝します。 （3）コストを削減できる 3つ目のメリットは、電子化することでコストが削減されることです。 電子マニュアルの運用には利用料金などがかかりますが、印刷や製本、配布にかかる経費や人件費、手間を考慮すると、長期的に見てコスト削減になります。 また、ビジネスマンは書類を探すのに1日30分費やしていると言われますが、時給2,000円で働く10人のチームで考えると年間240万円のコストが無駄になっています。一方、電子化した文書は簡単に検索ができるため、大幅な業務改善がされるのです。 （4）検索性が高い 4つ目のメリットは、マニュアルをすぐに探し出せる点です。 紙のマニュアルでは、目的の項目を確認するのにページをめくって探さなければなりません。一方、電子化されたマニュアルであれば、キーワードを入力するだけで該当箇所を検索できるので便利です。 以上のように、マニュアルを電子化すれば面倒な手間がかからないのでストレスもありません。 （5）簡単に管理できる 5つ目のメリットは、マニュアルを簡単に作成したり変更したりできる点です。 電子マニュアルでは箇条書きやサイズ変更、画像の挿入などが簡単にでき、自動で保存されるので余計な工数がかかりません。一方、紙のマニュアルは更新の際に、修正箇所のページを印刷し直さなければならないので面倒です。 そのため、WordやExcelを印刷してマニュアル管理するのではなく、あらゆる社内情報を「ノート」に保存する「ナレカン」のようなノート型ツールを導入して、ストレスなく作成・更新ができるようにすべきだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを電子化する4つのデメリット 以下では、マニュアルを電子化する4つのデメリットをご紹介します。マニュアルの電子化に前向きな場合、どうすればデメリットを解消できるかという視点で確認しましょう。 （1）端末の準備が必要 1つ目のデメリットは、端末を準備する必要がある点です。 従業員がパソコンやスマホ、タブレットを使える環境でなければ、電子マニュアルを作成する意味がありません。しかし、企業にとって電子マニュアルのために端末を用意するのは、コストがかかり過ぎる可能性があるのです。 一方、スマホであれば個人利用している割合も高いため、小さな画面でもマニュアルをチェックできるツールであれば問題ありません。ただし、私用のスマホを使う場合には、セキュリティが充実しているツールを選びましょう。 （2）電子化に時間がかかる場合がある 2つ目のデメリットは、電子化に時間がかかる場合がある点です。 これまで紙のマニュアルを運用していた企業では、スキャンしたりテキストにしたりする手間がかかります。また、複数部署がそれぞれでマニュアルを管理している場合には、スキャンしたデータを集める作業が発生する場合があるのです。 したがって、マニュアルの電子化に伴ってスケジュールと担当者を決めておくなど、計画的に進めなければなりません。 （3）複数ページを同時に閲覧しにくい 3つ目のデメリットは、複数ページを同時に閲覧しづらいことです。 たとえば、マニュアルの20ページ目で「プリンターでの印刷方法」を紹介し、30ページ目に「プリンターの操作方法」が記載されている場合、複数ページを行き来しなければならない場合があります。関連事項を横断しなければチェックできないのは不便です。 しかし、電子マニュアルは更新が簡単にできる特徴もあるため、不便を感じた場合にはすぐに編集すれば解決します。また、一部ツールには「ページ固有のリンク（URL）」があり、ワンクリックで関連ページを開けるので問題ありません。 （4）勝手に編集されてしまう恐れがある 3つ目のデメリットは、勝手に編集されてしまう恐れがあることです。 電子化には情報漏洩を防げるメリットがあるものの、従業員が誤ってマニュアルを編集するミスが起こりえます。紙のマニュアルであれば勝手に書き換えられることがありませんが、電子マニュアルは簡単に編集できることが裏目に出るのです。 しかし、一部のITツールには「編集できる権限を付与する機能」があるので、勝手に編集されてしまう問題は解消します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （5）使いこなせない恐れがある 5つ目のデメリットは、電子マニュアルを使いこなせない場合がある点です。 電子マニュアルを管理するITツールが多機能では、ITに詳しくない従業員が使いこなせないので意味がありません。たとえば、「どこに保存してあるか直感的に分からない」となれば次第にマニュアルを使わなくなり、業務が属人化していく可能性があります。 そのため、ITに慣れている従業員に合わせるのではなく、誰でも簡単に使えるかを選定基準にしましょう。たとえば、「ナレカン」のように、操作画面がシンプルなつくりのツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 電子マニュアルの作り方やメリット、デメリットまとめ ここまで、電子マニュアルの作り方やメリット、デメリットを中心にご紹介しました。 マニュアルを電子化すれば印刷コストが削減されたり、スマホからアクセスしたりできるので便利です。しかし、電子化したマニュアルがすぐに見つからなければ、業務を進めるうえでストレスが生まれてしまいます。 そのため、企業ごとに運用方法を提案してくれるような「サポート体制」が備わったツールであれば、企業の悩みや不安を解消したうえで運用を開始できるのでおすすめです。 つまり、電子化したマニュアル管理には、手厚いサポートで円滑に運用できるツール「ナレカン」が最適と言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、社内のマニュアル管理を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/