ナレッジマネジメント
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始末書とは従業員が仕事上でミスや不祥事を起こした場合に提出する書類のことです。誰しもミスをして始末書を書かなければいけない状況に陥る可能性があります。 しかし、「どのように始末書を作成すればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、始末書の目的やコツ、おすすめのテンプレート4選を中心にご紹介します。 始末書を作成する目的や意味などを再確認したい 書き方が分からないので、始末書のテンプレートを探している 始末書を効率的に管理する方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、始末書を作成する方法から管理の仕方までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 始末書とは1.1 始末書を書く目的1.2 始末書と顛末書や反省文の違い1.3 活用シーン2 始末書の作り方のコツ2.1 （1）具体的に書く2.2 （2）テンプレートを利用する3 【無料】場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選3.1 【Excel】始末書の基本的なサンプル3.2 【Word】遅刻に対する始末書のフォーマット3.3 【Word】事故といった不祥事で使われる始末書のテンプレート3.4 【Word】社内規定違反への始末書の雛形4 【担当者必見】始末書を効率的に管理する方法4.1 既存のファイルをAIが全自動でナレッジ化してくれるツール「ナレカン」5 始末書の概要やおすすめのテンプレートまとめ 始末書とは 以下では始末書を書く目的や類義語との違い、活用シーンをご説明します。始末書を作成する前に、作成目的や意味を再確認しましょう。 始末書を書く目的 始末書を書く目的は、従業員が起こした仕事上のミスやトラブルの事実関係や詳細を明白にし、当事者に謝罪の意を表明させたうえで再発防止に努めさせることです。 始末書を作成することで、ミスを犯した従業員はことの重大さを認識し、反省の意識を持つようになります。また、事実を詳細に書き出すことで、「どうすれば次に同じようなミスを防ぐことができるのか」といった解決策を考えるきっかけを作れるのです。 また、企業側は従業員が起こしたトラブル内容を正確に把握し、適切な対応策を講じることが可能になります。さらに、処分に対して従業員から異議申し立てをされたときの証拠の役割も果たします。 このように、始末書を書くことはトラブルを起こした従業員と企業側の両方にとって必要なのです。 始末書と顛末書や反省文の違い 以下の表は「始末書」と類義語である「顛末書」「反省文」との意味の違いについてまとめたものです。どれもミスやトラブルのときに作成される文書ですが、目的や内容が異なります。 意味 始末書 ミスやトラブルの経緯報告に加えて謝罪や反省の意を表明する文書 顛末書 ミスやトラブルの経緯報告とともに再発防止策や解決策を提示する文書 反省文 自らの過ちを振り返り反省と改善の意思を示すために作成される文書 以上のように、それぞれ作成する目的が違うため、ミスやトラブルのレベルに応じて上記の文書を使い分けましょう。 活用シーン 以下は始末書が活用される3つの代表的な場面です。 繰り返し遅刻する場合 １回目の遅刻で始末書を作成することはほとんどありませんが、遅刻が複数回にわたり、改善の様子が見られないときに始末書の作成を求められることがあります。 業務中に事故を起こした場合 たとえば、取引先に向かう道中で社用の自動車を壁に擦ってしまったり、追突事故を起こしてしまったりしたときに始末書の作成が必要となるケースが多いです。 社内の機密情報を外部に外部に漏えいした場合 たとえば、社内情報が入っているパソコンを社外で紛失してしまったり、意図せず未公開の情報を人に話してしまったりしたことが原因で会社として大きな損失を被ったときなどに始末書を書くよう指示されます。 以上の場合以外でも、会社や組織全体に迷惑をかけたときに始末書が活用されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 始末書の作り方のコツ 以下では、始末書の作り方のコツをご紹介します。これから始末書を作成しようとしている方は以下の2点を留意しましょう。 （1）具体的に書く コツの1つ目は、ミスやトラブルの内容を始末書に具体的に書くことです。 始末書はミスを犯した従業員が冷静に自身の行いを振り返り反省するために作成されるため、しっかりと自身の過ちに向き合うべく具体的に書き出すことは大切です。また、企業側も管理者として状況を詳細に把握したいため、詳細に記述しましょう。 このように、始末書を作成する目的を考えると、具体的に書くことは重要なのです。 （2）テンプレートを利用する コツの2つ目は、テンプレートを利用することです。 始末書に書かなくてはいけない項目がありますが、始末書を初めて書く場合には項目に漏れが生じてしまう可能性があります。しかし、始末書は自身の行いを反省して謝罪する意味を持つため、内容に不備があるとさらに印象を下げてしまいかねません。 そのため、テンプレートがあれば、必要な項目をすべて始末書に盛り込めるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選 以下では、従業員のミスやトラブルの場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選をご紹介します。以下のテンプレートを参考にして、始末書に記載すべき項目や内容を把握しましょう。 【Excel】始末書の基本的なサンプル こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、基本的な始末書のテンプレートです。 始末書で書くべき項目が簡潔にまとまっています。表題、概略、原因、対策のそれぞれを書く欄があり、視覚的にもわかりやすい始末書の作成が可能です。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードはこちら 【Word】遅刻に対する始末書のフォーマット こちらは「ビズ研」が提供する、遅刻に対する始末書の例が書かれたテンプレートです。 遅刻のときにビジネス文書として書くべき具体的な文例が記されているので、内容を軽く変更するだけできちんとした始末書が作成できます。そのため、始末書をどのように書けばいいのかわからないと困っている方におすすめです。 ［ビズ研］始末書テンプレートはこちら 【Word】事故といった不祥事で使われる始末書のテンプレート こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、交通事故を起こした時の始末書テンプレートです。 交通事故の始末書には、「事故が発生した日時や場所」「内容」「相手への損害」「原因」「現在の状況」などを詳細に記載し、不祥事を二度と起こさない旨を記すことが重要です。上記のテンプレートを参考に項目を漏らさず記入しましょう。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードはこちら 【Word】社内規定違反への始末書の雛形 こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、就業規則などの社内規定違反の始末書テンプレートです。 社内規定違反に対する始末書において、自身の不始末を説明し、それがもたらした結果と反省の意を明示しなくてはなりません。自身の不始末の原因に言及するときは言い訳がましくならないように注意しましょう。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードはこちら 何か起こった場合、企業は従業員に上記4つのテンプレートのような始末書の提出を求めます。一方で企業側でも提出された始末書を「ナレカン」のようなITツールを用いて安全に管理しなくてはいけません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】始末書を効率的に管理する方法 以下では始末書を効率的に管理する方法をご紹介します。 始末書は仕事上でのミスやトラブルが起こったときに作成され、個人情報が多く含まれるため厳重に管理する必要があります。しかし、ExcelやWordでの管理だと、中身の識別のしづらさや煩雑化しやすさが原因で誤送信による情報漏えいのリスクが高まります。 そこで、ファイルの整理が簡単にできて、高いセキュリティが担保されているITツールで始末書の管理をしましょう。また、今までのファイルをスムーズに移行できるツールであれば、すぐに運用に乗せられます。 結論、始末書を効率的に管理するには、既存のファイルをAIが全自動でナレッジ化してくれて情報の安全性が高い「ナレカン」一択です。 ナレカンは、情報セキュリティの国際規格認証を取得しており、情報は安全に保たれます。また、AIによるファイルのナレッジ化や既存データの移行支援があるので、導入直後からスムーズな運用ができます。 既存のファイルをAIが全自動でナレッジ化してくれるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 始末書の概要やおすすめのテンプレートまとめ これまで、始末書の概要やコツ、おすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。 始末書はトラブルを起こした従業員自身が再発防止のために作成する以外に、過去のトラブルと対応記録を残すためにも利用されます。そのため、企業側としても提出された始末書を適切に管理する必要があるのです。 しかし、紙媒体やExcelだと管理が煩雑になってしまい、過去のトラブル事例や始末書から企業としての対策を講じられません。そこで、高性能な検索機能を備え、すぐに必要な情報へアクセスできるツールを導入しましょう。 結論、始末書の管理に最適なのは、“平均0.2秒”のスピードで”ヒット率100％”を誇る検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的な始末書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

多くの企業で利用されるWindowsの基本機能のひとつに、ファイルのバックアップや共有ができる「共有フォルダ」があります。ファイルをメールなどで送受信する手間がなく、PCだけで使えるので、自社のIT化を進めるのに活用されています。 一方、存在は知っているものの「共有フォルダの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Windows10と11で共有フォルダを作る手順を画像つきでわかりやすく紹介します。 Windows10/11で共有フォルダを作成する方法を知りたい 共有フォルダの使い方や注意点について理解したい PCで簡単にファイルの管理・共有を行いたい という担当者の方は本記事を参考にすると、Windowsで共有フォルダを作成する方法がわかり、さらに自社に最適な情報共有の手段も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Windowsの共有フォルダに関するよくある質問1.1 Q1. 共有フォルダとは？1.2 Q2. 共有フォルダはどこ？アクセス方法は？1.3 Q3. 共有フォルダのおすすめの使い方は？1.4 Q4. 共有フォルダにアクセスできない時の対処法は？2 Windows10で共有フォルダを作成する手順2.1 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする2.2 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする3 Windows11で共有フォルダを作成する手順3.1 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする3.2 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする4 Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする方法4.1 共有の準備方法4.2 スマホでのアクセス方法5 Windowsで共有フォルダを作成する3つのポイント6 自社は大丈夫？Windowsでファイル共有する3つの注意点6.1 （1）第三者に閲覧されるリスクが高い6.2 （2）権限付与の手間がかかる6.3 （3）必要な情報にすぐにアクセスできない7 Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツール7.1 誰でも簡単にアクセス権限を設定できる「ナレカン」8 【番外編1】MacとWindowsでファイル共有する方法9 【番外編2】OneDriveで共有フォルダを作成する手順10 クラウドストレージでファイル共有する2つの注意点11 Windowsでの社内向け共有フォルダの作り方まとめ Windowsの共有フォルダに関するよくある質問 まずは、Windowsの共有フォルダに関する、よくある質問を紹介します。共有フォルダを有効活用すれば効率化が図れるものの、使い方がわからなければ浸透しないので担当者は必見です。 Q1. 共有フォルダとは？ 共有フォルダとは、「インターネットを通じて、PC内にあるファイルを任意のメンバーとやりとりできるフォルダ」を指します。 非IT企業ではUSBやメールを用いたファイルの共有が一般的ですが、いずれの方法でもスピーディなファイル共有ができないうえ、情報漏えいのリスクが高いです。 しかし、共有フォルダを活用すると、情報漏えいのリスクを削減しつつ、任意のメンバーとリアルタイムで作業できるようになります。 Q2. 共有フォルダはどこ？アクセス方法は？ Windowsにおける共有フォルダの場所は、以下の手順で確認できます。 1.「Windowsボタンを右クリック」→「コンピューターの管理」を選択します。 2.「共有フォルダー」を押して開かれた画面にて、表示された（共有された）フォルダが確認できます。共有したファイルも確認したい場合は、各フォルダ名をクリックすると中身を確認できます。 Q3. 共有フォルダのおすすめの使い方は？ 共有フォルダのおすすめの使い方として、以下のふたつが挙げられます。 任意のメンバーとの共同作業 任意のメンバーを共有フォルダに設定し、共同作業できます。したがって、プロジェクトメンバー間で共有する情報が複数あるケースなどでは、共有フォルダを使うことで、複数人で情報の管理・更新ができるようになるのです。 離れた場所にいるメンバーとの情報共有 インターネットに接続されていれば、距離が離れたメンバーともスムーズに情報共有できます。そのため、外出の多い社員であっても、帰社や電話確認をせずに情報共有ができるのです。 以上のように、共有フォルダを使いこなせれば、効率的に業務を進められます。ただし、「共有フォルダの使い方や設定」が、正しく周知されていなければならない点に注意しましょう。 Q4. 共有フォルダにアクセスできない時の対処法は？ 共有フォルダにアクセスできない時の対処法2選を紹介します。PCを再起動したり、権限の設定が該当したりしてもアクセスできない場合は以下の方法を試しましょう。 ネットワーク設定の再確認 ネットワーク設定が「プライベートネットワーク」ではなく「パブリックネットワーク」になっていると、共有フォルダにアクセスができません。そのため、「プライベートネットワーク」に設定されているか確認しましょう。 設定画面から、［ネットワークとインターネット］をクリックし、［Wi-Fi］、［（Wi-Fi名）のプロパティ］をクリックすると以下の画面が表示されます。［プライベートネットワーク］のチェックをクリックすれば設定完了です。 ファイル共有の詳細設定の再確認 ファイル共有の詳細設定画面で「ネットワーク検索」と「ファイルとプリンターの共有」の項目がオフになっている場合は、共有フォルダにアクセスできません。そのため、どちらもオンになっているか確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windows10で共有フォルダを作成する手順 以下では、Windows10で共有フォルダを作成する手順を解説します。主にパソコン側の設定とフォルダ側の設定の2ステップに分かれています。 【注意】Windows10のサポート終了について Windows10は、2025年の10月14日にサポートが終了します。具体的には、Microsoftからの『無料ソフトウェア更新プログラム・セキュリティ修正プログラム・テクニカルサポートの提供』が無くなります。 PCは機能し続けますが、セキュリティを懸念するならWindows11への移行を検討しましょう。 Microsoft公式｜Windows10サポート終了の詳細はこちら ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする 1．まずは、Windowsボタンから設定画面を開いて[ネットワークとインターネット]をクリックします。 2．[ネットワークとインターネット]から[状態]を開いて[プロパティ]をクリックし、ネットワークプロファイルを[プライベート]に変更します。 3．[ネットワークとインターネット]に戻り[Wi-Fi]を開いて[共有の詳細オプションを変更する]をクリックします。 4．以下の画像のように[ネットワーク探索を有効にする]と[ファイルとプリンターの共有を有効にする]の2か所を選択して[すべてのネットワーク]を開きます。 5．以下の画像の2か所を選択し[変更の保存]をクリックすれば完了です。 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする 1．デスクトップ画面を右クリックし[新規作成]から[フォルダ]を選び、共有したいフォルダを作成します。 2．該当のフォルダを右クリックし、[アクセスを許可する]から[特定のユーザー]を選びます。 3．ネットワークアクセスが表示されるので、[追加]ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から[Everyone]を選択して追加します。 4．最後に、アクセスレベルを設定します。[読み取り]はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。 一方、[読み取り/書き込み]はファイルの作成や変更が可能です。設定が完了してから[共有]をクリックします。 このように、Windows10で共有フォルダを作成するには「パソコン側」と「フォルダ側」の双方で作業に取り組む必要があり、設定が面倒です。そのため、ITに不慣れな方は、手順が分かっていても時間がかかる恐れがあります。 したがって、スムーズにファイルを共有するには、メールを使える方であれば簡単に使いこなせる「ナレカン」のようなITツールを導入するべきです。「記事（ノート）」にファイルを添付するだけで、特別な操作は不要で、ストレスなくファイル共有ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windows11で共有フォルダを作成する手順 社内のネットワークを利用してフォルダを共有できる「Windows11」での共有フォルダの作り方を紹介します。Windows10の場合と異なる操作があるので注意しましょう。 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする 1．設定の[ネットワークとインターネット]から[Wi-Fi]をクリックし、[プロパティ]を開きます。 2．画像のように、ネットワークプロファイルの種類を[プライベート]に変更します。 3．デスクトップに戻って[Windowsボタン]をクリックし、[すべてのアプリ]から[Windowsツール]を開きます。 4．[Windowsツール]から[コントロールパネル]をクリックします。 5．[ネットワークとインターネット]をクリックして、[ネットワークと共有センター]を開き[共有の詳細設定の変更]をクリックします。 6．以下の画像のように[ネットワーク探索を有効にする]と[ファイルとプリンターの共有を有効にする]の2か所を選択して、[すべてのネットワーク]を開きます。 そして、［パブリック フォルダーの共有］と［パスワード保護共有］の2か所もオンにします。 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする Windows11でも、Windows10と同様に共有設定ができます。 1．デスクトップ画面を右クリックし[新規作成]から[フォルダ]を選び、共有したいフォルダを作成します。 2．該当のフォルダを右クリックし、［その他のオプションを表示］をクリックすると、下のような画面になります。[アクセスを許可する]から[特定のユーザー]を選びます。 3．ネットワークアクセスが表示されるので[追加]ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から[Everyone]を選択して追加します。 4．最後に、アクセスレベルを設定します。[読み取り]はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。 一方、[読み取り/書き込み]はファイルの作成や変更が可能です。設定が完了してから[共有]をクリックします。 以上の2ステップで、Windows11にて共有フォルダを作成できます。ただし、Windows11もWindows10と同様に共有フォルダの設定が複雑なので、社員のITリテラシーにばらつきがあると、一部の社員が使いこなせない恐れもあります。 また、共有フォルダではアクセス権の設定漏れがあると、第三者に閲覧されるリスクがあります。そこで、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られる「ナレカン」のようなITツールを導入すると、セキュリティの心配なく、安全なファイル共有ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする方法 ここでは、Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする手順についてご紹介します。スマホでファイルの読み書きができると便利なので、覚えておきましょう。 共有の準備方法 1.［エクスプローラー］を開き、共有したいファイルを右クリックして、［プロパティ］を選択します。 2．共有のタブを選択し、［共有ボタン］をクリックします。 3．共有したい相手の名前を追加するか、矢印をクリックして出てきたなかから、共有したい相手を選びましょう。 4．名前を追加したら、アクセス許可のレベル（読み取りor読み取り/書き込み）を選択して、共有をクリックします。 5．下記のような画面が表示されたら共有完了です。 スマホでのアクセス方法 スマホからファイルにアクセスする場合、端末によって導入方法が異なるので、以下で確認しましょう。 ＜iPhoneの場合＞ アプリApp Store｜Documentsを起動する。 ［コンピュータに接続］をクリックする。 パソコン側で、https://docstransfer.com/を開き、表示される4桁の数字を入力する。 パソコンから、共有したいフォルダをアップロードする。 以上の手順を踏むと、iPhoneから共有フォルダにアクセスできるようになります。 ＜Androidの場合＞ 「ES ファイルエクスプローラー」の「LAN」を起動します。 ［PC］を選択すると共有フォルダにアクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windowsで共有フォルダを作成する3つのポイント Windowsで共有フォルダを作成するときは、以下のポイントを押さえたうえで情報共有しましょう。 アクセス権を制限する 共有フォルダを作るときは、共有相手を設定してアクセス権を制限できます。すべての人に許可を与えた場合、不正アクセスのリスクが高まるため注意しましょう。 共有を常時有効にしない 常に共有していると、誰でも・いつでもアクセスできる状態なので「誰が、いつ、何をしたか」が分からなくなります。共有フォルダの有効、無効は手動で切り替えられるので、必要なときのみ共有を有効にしましょう。 共有ルールを統一する あらかじめルールを設定すれば、運用時に混乱するリスクを減らせます。たとえば、ファイル名の付け方や共有範囲を決めておけば、部署間で情報共有するケースでもスムーズに運用できるのです。 とくに、誤って共有機能をオンにしたままの状態では、情報漏えいのリスクが高まります。共有フォルダを利用した後は、必ず機能をオフにしたかをチェックしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自社は大丈夫？Windowsでファイル共有する3つの注意点 以下では、Windowsでファイルを共有する3つの注意点について解説します。普段使い慣れている分、リスクや欠点に気が付きにくいので、ここで押さえて対策しましょう。 （1）第三者に閲覧されるリスクが高い 1つ目のデメリットは、意図しない相手に情報を共有してしまうリスクがあることです。 Windowsで共有フォルダを作成したときに、アクセス権の設定漏れがあると、第三者に閲覧されてしまう可能性があります。また、外部からの攻撃により、PC内にウィルスが感染すれば、機密情報が漏れてしまいます。 以上のことから、アクセス権の設定を徹底するだけでなく、「怪しいリンクを開かない」などのルールを定めておく必要があるのです。 （2）権限付与の手間がかかる Windowsでのファイル共有は、権限付与の手間がかかるというデメリットもあります。 Windowsでも共有フォルダのアクセス許可を設定することはできますが、10回以上の手順を踏む必要があり、面倒です。さらに、ユーザーの削除や追加にも手間がかかるため、非効率です。 そのため、効率良く権限設定をしたい方は、3ステップ以内で簡単に権限設定できるファイル共有アプリを導入しましょう。そのとき、メンバーごとの権限設定だけでなく、部署ごとにまとめて設定できる機能が搭載されていると、無駄な手間が生じません。 （3）必要な情報にすぐにアクセスできない 共有フォルダの最大のデメリットは、必要な情報にすぐにアクセスできない点です。 Windowsでフォルダを分類する場合、フォルダのなかに何層もフォルダを作成します。そのため、共有が活発になってフォルダが増えるほど、必要なファイルへすぐにアクセスできない状態になるのです。 したがって、”フォルダの階層を構成する段階から、手厚いサポートを受けられる情報共有ツール”を導入して、常にアクセスしやすい状態で情報を保管する必要があります。 たとえば、検討中～導入までのサポートで、自社に合わせて「フォルダの階層の作り方」「情報共有形式やルール」を専属の担当者が一緒に考える「ナレカン」のようなツールであれば、使い始めてから情報へのアクセスに困ることがありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツール 以下では、 Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツールを紹介します。 Windowsの共有フォルダを利用すると、多階層のフォルダから目的のファイルを探す必要があり、面倒です。そのため、ファイルの共有には「検索機能に優れたナレッジ管理ツール」を使いましょう。 検索性に優れていれば、面倒なファイル管理をすることなく、欲しいファイルにすぐにたどり着くことができます。また、機密情報の漏洩を防ぐために、「セキュリティ対策が万全か」も考慮しましょう。 結論、ファイル管理に最適なツールは、社内の情報を安全に管理し、超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られるうえに、「超高精度の検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスすることができます。そのため、面倒なファイル管理をすることなく、安全にファイルを共有できるのです。 誰でも簡単にアクセス権限を設定できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンのAI検索機能＞ ナレカンでは、以下のように、生成AIを利用して、”上司に質問するように”欲しい情報を探すことができます。 投稿された質問には、AIが参考とした「ナレッジのURL」と併せて回答をしてくれます。 また、URLをクリックすると、AIが参考にしたナレッジを確認することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編1】MacとWindowsでファイル共有する方法 以下では、番外編としてMacとWindowsでファイル共有する方法を画像とともに紹介します。 まず、Macの[システム設定]＞[一般]から[共有]を選択します。 次に、[ファイル共有]の[オプション]をクリックします。 [SMBを使用してファイルやフォルダを共有]をオンにして、ファイルを共有するアカウントの横のチェックボックスを選択した後、パスワードを入力します。 [完了]をクリックして、[ネットワーク]を選択します。 アクティブな接続をクリックした後、[詳細]をクリックします。 サイドバーでから[WINS]をクリックして、Windowsで使用されているワークグループ名を入力します。 以上の手順で、MacからWindowsにファイルが共有できます。 参考：WindowsユーザとMacファイルを共有する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編2】OneDriveで共有フォルダを作成する手順 なかには、クラウドストレージを使って、共有フォルダを作成する方法もあります。以下では「One Drive」での共有フォルダの作成手順を紹介します。 1．OneDriveのWebサイトに移動し、Microsoft アカウントまたは職場または学校のアカウントでサインインします。 2．共有したいフォルダを選択し、[共有アイコン]をクリックします。 3．[リンクのコピー]をして、メンバーに送信するか、共有したいメンバーのメールアドレスを入力して、[送信]する2つの方法でフォルダを共有することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージでファイル共有する2つの注意点 クラウドストレージでファイル共有するときには、以下2つの点に注意が必要です。 ファイル管理が手間 クラウドストレージ上で共有しているファイルは、都度開かなければ中身を確認できません。そのため、多くのファイルを扱うとき、1度に複数のファイルを開く手段がなく、手間がかかってしまいます。 容量には限度がある たとえば、One Driveを無料で使える容量は5GBまでです。したがって、必要がなくなったファイルは都度削除する必要があるため、長期的な利用の場合、有料のプランが必須です。 このように、クラウドストレージでのファイル共有は、管理が手間であるうえ、いずれは有料化しなければならなくなる点に注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windowsでの社内向け共有フォルダの作り方まとめ これまで、Windowsでの社内向け共有フォルダの作成手順や、注意点を中心に紹介しました。 共有フォルダは無料で作れる反面、必要な情報へたどり着くまでに時間がかかるうえ、スムーズに情報を共有する機能も不足しています。そのため、ビジネスの場では、共有フォルダのデメリットをカバーした「情報共有ツール」を活用しましょう。 ただし、検索機能の不十分なツールでは、欲しいファイルがなかなか見つからず、検索時のストレスの原因となります。そのため、高精度の検索機能を備えたツールを用いて、社内のファイルを共有・管理しましょう。 結論、フォルダ共有には、充実した検索機能が備わっており、必要なファイルへすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

社内動向や社員紹介などを発信する社内報は、会社に対する理解が深まるだけでなく、社員同士の会話の糸口となります。そのため、リモートワークが普及している今日でも、社員の帰属意識を高める効果が期待できるのです。 また、社内報の作成にテンプレートを活用すると、文章やレイアウトを最初から考える手間なく簡単に体裁を整えることが可能です。 しかし、豊富な種類があるため「自社の社内報に最適なテンプレートがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内報で使えるテンプレート6選を中心にご紹介します。 無料で使える社内報のテンプレートを探している 見やすい社内報を作成したい 社内報の共有に最適な方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、社内報を効果的に作成・共有・管理する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内報とは？概要や運用目的2 【無料】Word・パワーポイントで使える社内報のテンプレート6選2.1 【Word】お知らせのテンプレート2.2 【Word】新聞形式のテンプレート2.3 【パワーポイント】社内向けの報告書のテンプレート2.4 【パワーポイント】社員紹介に使えるポスター形式のテンプレート2.5 【パワーポイント】イベント紹介に使えるおしゃれなテンプレート2.6 【パワーポイント】動画やポスター等の形式に対応したテンプレート3 【重要】Word・パワーポイントで社内報を作るときの注意点4 Web上で社内報を作成するメリットとは5 【必見】社内報を最も簡単に作成・共有できる方法とは5.1 社内報などを簡単に全体アナウンスできるツール「ナレカン」5.2 簡単に使える！「社内お知らせ（ポータル）」の活用方法6 【初心者向け】社内報のレイアウトのコツ3選6.1 （1）目線の動きを意識する6.2 （2）余白を作る6.3 （3）整列させる7 社内報のデザインのコツ4選7.1 （1）キャッチを作る7.2 （2）リードを記載する7.3 （3）小見出しを記載する7.4 （4）写真を添付する8 【作り方】社内報の作成・管理のポイントとは8.1 ポイント1｜1テーマを1記事にまとめる8.2 ポイント2｜タイトルを必ず付ける8.3 ポイント3｜テンプレートを使用する9 社内報のテンプレートまとめ 社内報とは？概要や運用目的 社内報とは、社内の動向を社員向けに発信するコンテンツを指します。社内報を運用する目的として、主に以下の4つがあります。 経営理念やビジョンの理解促進および浸透 社員同士の仲間意識・帰属意識の向上 社内コミュニケーションの促進 社内の情報共有 従来は紙媒体での発行が一般的でしたが、近年ではアプリやサイトといったWeb媒体での発信を選ぶ企業も増えています。Web上での発信は、紙媒体に比べて「共有に手間がかからない」「印刷コストの削減」といった利点があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】Word・パワーポイントで使える社内報のテンプレート6選 ここでは、Word・パワーポイントで使える社内報の無料テンプレートをご紹介します。以下のテンプレートを活用すると、誰でも簡単に社内報を作成できます。 【Word】お知らせのテンプレート こちらは、業務連絡に使えるお知らせのテンプレートです。 儀礼的な部分はすべて省略されており、上から「前付け部」「日付・宛名・発信者」「タイトル」「本文」「別記」で構成されたシンプルなテンプレートです。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード|お知らせのテンプレートの詳細はこちら 【Word】新聞形式のテンプレート こちらは、新聞形式の社内報が作れるテンプレートです。 実際の新聞のように「記事の見出し・本文」「画像」を組み合わせられます。また、Wordのアニメーション機能や動画にも対応しているため、紙に印刷したい場合とデジタルで作成したい場合のいずれにも適した社内報テンプレートです。 Microsoft.com|新聞形式のテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】社内向けの報告書のテンプレート こちらは、日経ビジネス電子版と日本マイクロソフト株式会社が共同企画して制作した、社内向けの報告書のテンプレートです。 資料作りのポイント解説が付いており、この解説を参考にすると、「What」「Why」「How」の3つのポイントを踏まえた報告書を作成できます。 Microsoft.com|社内向けの報告書のテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】社員紹介に使えるポスター形式のテンプレート こちらは、写真と文章を差し替えるだけで社員紹介に使えるテンプレートとなっており、写真を差し替える方法についての説明も付いてます。記載内容は以下の通りです。 基本情報 業務内容 自己PR 理念 趣味・特技 PRコメント・メッセージ Microsoft.com|社員紹介に使えるポスター形式のテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】イベント紹介に使えるおしゃれなテンプレート こちらは、社内外でイベント紹介をするのに活用できるおしゃれなテンプレートです。 無料の会員登録をすることで、すべてのテンプレートをダウンロードできます。製造業や建築業・飲食店など業界ごとに「社内報以外の用途でのテンプレート」が充実しているのが特徴です。 パワポン|イベント紹介に使えるおしゃれなテンプレート詳細はこちら 【パワーポイント】動画やポスター等の形式に対応したテンプレート こちらは、ビジュアルツールCanvaにログインすることで利用できる、動画やポスター等の形式に対応したテンプレートです。 操作性に優れているため、デザイン性の高い社内報を簡単に作成できる点がメリットです。ただし、有料のテンプレートも存在するので注意しましょう。 Canva|動画やポスター等の形式に対応したテンプレート詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【重要】Word・パワーポイントで社内報を作るときの注意点 Word・パワーポイントで社内報を作ると、テンプレートを活用できて便利です。一方で、以下の点に注意する必要があります。 社内報の閲覧に手間がかかる Word・パワーポイントで社内報を作ると、ファイルを開くのに5秒ほどかかるのがストレスになり、データを配布しても読まれない可能性があります。 ファイル管理が面倒 Wordやパワーポイントのファイルで社内報を発信していると、情報を公開する期間と非公開にする期間を把握して、管理しなければなりません。また、検索機能に乏しく、必要なときに欲しい情報が素早く見つけられない点もデメリットです。 このように、Word・パワーポイントで社内報を作ると、閲覧やファイル管理に余計な手間がかかります。そこで、ITツールを使って、社内報の作成・共有・管理を一元化すれば、継続的に社内報を運用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Web上で社内報を作成するメリットとは 一方、Web上で社内報を作成すると「見やすいコンテンツが簡単に作成できる」「作成した社内報を即共有できる」などのメリットがあります。詳細は、以下のとおりです。 見やすくコンテンツを作成できる Web社内報は、文字や画像のほか、関連するWebページのリンクや動画を挿入できるので、紙面に載せきれない内容もキレイに載せられます。また、レイアウトも変更しやすいので、見やすいコンテンツに改良していきやすいです。 リアルタイムで共有できる 紙の社内報では「印刷・配布のコストがかかる」「情報を公開・非公開にするのにタイムラグが生じる」などのデメリットがあります。一方で、Web社内報であれば、全社員にリアルタイムで情報をアナウンスできるのです。 以上のように、視認性・効率性のいずれにおいても、Web上の社内報の方が利点が大きいと言えるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内報を最も簡単に作成・共有できる方法とは 以下では、社内報を簡単に作成・管理できる方法をご紹介します。 短時間で見やすい社内報を作成するには、テンプレートを利用して文章やレイアウトを考える時間を削減するのが有効です。また、テンプレートを活用することで、誰でも同じフォーマットで社内報を作成できます。 しかし、Wordやパワーポイントのテンプレートでは共有する手間がかかるほか、ファイル管理が煩雑になりがちというデメリットがあります。そのため、社内報は作成だけでなく共有・管理が同時に完結するITツールで作成するべきです。 結論、社内報の運用に最適なのは、見やすい社内報を簡単に作成でき、すぐに全体にアナウンスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、オリジナルのテンプレートを簡単に設定できるため、社内報を作成する負担軽減につながります。また、「社内お知らせ（ポータル）機能」を活用すれば、掲示板のように情報を一斉周知することが可能なので、共有の手間がかかりません。 社内報などを簡単に全体アナウンスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 簡単に使える！「社内お知らせ（ポータル）」の活用方法 ナレカンの「社内お知らせ（ポータル）機能」を活用すれば、テンプレートがなくても、効率的に社内報を運用できるようになります。 以下のように、ナレカンで作成した社内報はPCからはもちろん、スマホ画面からも見やすいのが特徴です。 ▼PC画面からみた社内報 ▼スマホ画面からみた社内報 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者向け】社内報のレイアウトのコツ3選 以下では、社内報のレイアウトのコツを3つ紹介します。とくに、「見やすい社内報を作るために何に気を付けるべきか分からない」という初心者の方は必見です。 （1）目線の動きを意識する まずは、読み手が社内報を読んだときに、スムーズに目線を移動できるレイアウトを心がけましょう。 載せる文章が縦書きか横書きかによって、読みやすいレイアウトは異なります。たとえば、縦書きの場合は目線が右から左へ流れるため、下記の通り「N」のように読めるレイアウトを作りましょう。 一方、横書きの場合は目線が上から下へ流れるため、「Z」または「F」のように読めるレイアウトにしましょう。 このように、目線の動きに合ったレイアウトにすると文章が読みやすくなり、読み手となる従業員も書いてある内容を認識しやすくなります。 （2）余白を作る 次に、社内報には適切な余白を作りましょう。 紙面や画面いっぱいに文字や画像が詰まっていると、視認性が悪くなり結果として読みにくい社内報となってしまいます。そのため、右側の画像のように行間や画像同士の余白を持たせましょう。 また、余白があると目立たせたい情報を際立たせることにもつながります。 （3）整列させる 最後に、社内報に載せる情報は紙面上で整列させましょう。 たとえば、「画像の位置」や「文章の書き出しや終わりの位置」が揃っていないと、まとまりがないように見えてしまいます。そこで、文頭や画像の位置を揃えて整列（グルーピング）すれば、視覚的にも情報が整理されます。 情報を整列させることで、ひと目で見やすい紙面づくりを意識するのが社内報を作るポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内報のデザインのコツ4選 以下では、社内報のデザインのコツを4つ紹介します。レイアウトだけでなく、デザインにも注意して作成することで、より見やすい社内報に仕上げることができます。 （1）キャッチを作る まずは、読み手の目に留まるようなキャッチを作成しましょう。 社内報はページをめくる形で読まれるため、目を引く印象的なキャッチを作る必要があります。たとえば、「新入社員紹介」など単なる事実を書くだけではインパクトに欠けます。代わりに「これでまるわかり！未来のリーダーたちを紹介！」など、読み手の興味を引くキャッチを作りましょう。 このように、読み手の目を引くキャッチを作ることで記事のポイントが一目で伝わり、印象に残りやすくなります。 （2）リードを記載する 次に、読み手の続きを読む意欲を高めるために、リードを記載しましょう。 リードには、記事の制作意図や何が記載されているか、読むことでどうなるのか、といった内容を記載します。細かく書きすぎると本文を読む必要性が薄れてしまうので、要点をおさえた簡潔な文章を心がけましょう。 また、フォントや色を活用して視覚的にも際立たせると、読み手の注意を引くことができます。 （3）小見出しを記載する 次に、リードと合わせて小見出しも記載しましょう。 1ページの記事には、3〜5つの小見出しが目安です。多忙な従業員は、本文まで読まないと内容が分からない場合、記事を読む意欲が薄れてしまいます。そのため、小見出しを読むだけでも大まかな内容がわかるよう記載します。 このように、リードと小見出しだけで、自分にとって本文まで読むべき内容か判断できるよう工夫しましょう。 （4）写真を添付する 最後に、社内報には写真を添付しましょう。 写真を追加することで複雑な内容でも理解してもらいやすくなり、周知効果も高まります。また、写真を見るついでにキャプションにも目がいきやすいため、写真にはキャプションを付けて効果的にメッセージを伝えましょう。 この時、ノート形式でテキストと写真を一緒に記録しておける「ナレカン」のようなツールを使えば、写真付きのわかりやすい社内報を簡単に作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作り方】社内報の作成・管理のポイントとは 最後に、社内報の作成・管理のコツを3点紹介します。デザインだけでなく、書き方や管理のコツもおさえておきましょう。 ポイント1｜1テーマを1記事にまとめる 1点目は、1テーマを1記事にまとめることです。 1記事に多くの情報を記載してしまうと、伝えたい情報を従業員に理解してもらえなくなる恐れがあります。1回で多くの情報をおさえるのは難しいため、社内報の内容の抜け漏れや混乱を招いてしまうのです。 従業員に理解してもらいたい情報は「1テーマ1記事」にまとめると、従業員がストレスなく理解でき、スムーズな情報共有につながります。 ポイント2｜タイトルを必ず付ける 2点目は、タイトルを必ず付けることです。 タイトルを付けることで、従業員は即座に”社内報が伝えたい情報”を理解できます。忙しい従業員だと、本文をじっくり読まない恐れもあるので「従業員がおさえるべき情報」をタイトルとして記載することが重要です。 その際、タイトルの文字を大きくしたりマークを付けたりして、タイトルと本文が混在しないように注意しましょう。 ポイント3｜テンプレートを使用する 3点目は、テンプレートを使用することです。 テンプレートは、体裁の整った社内報を作成するのに役立ちます。テンプレートの項目を入力するだけで、誰でも簡単に見やすいマニュアルを作成でき、業務効率化にもつながるのです。 ただし、要件によってテンプレートは異なるので、適切に管理しておかなければ、必要なときにすぐに活用できません。一方、お知らせ機能のほか、あらゆる情報を一元管理できる機能を兼ね備えた「ナレカン」であれば、情報が分散する煩わしさを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内報のテンプレートまとめ これまで、社内報のテンプレートを中心にご紹介しました。 Excelやパワーポイントのテンプレートを活用すると、社内報を作成する工数を削減して、スムーズに運用できます。しかし、共有・管理を他のツールで行う手間がかかります。 一方、テンプレートを用いたファイルの作成だけでなく、共有・管理・通知の機能を備えたITツールであれば、一つのツールで見やすい社内報を作成でできるうえに、公開と同時に社内報の更新を周知させることができます。 したがって、社内報の作成・共有には、見やすい社内報を簡単に作成でき、すぐに全体にアナウンスできるツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは超高精度の「キーワード検索」によって、欲しい情報へすぐにアクセスできるのも特徴です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、効率的な社内報の作成・運用を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【完全無料あり】ビジネスに最適なおすすめの掲示板アプリ8選を紹介！

ビジネスにおいて「共有」は業務情報やノウハウなど、個人のもつ情報を共に利用することを意味します。そして、昨今では「ITツール」を導入して、情報伝達の効率化を目指す企業も増えています。 一方で、社内の情報共有に課題を感じているものの、改善方法が分からずアクションを起こせない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「共有」の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介します。 ビジネスにおける「共有」の定義やIT用語としての意味を理解したい ファイルなどさまざまな情報を、簡単に共有できるツールを探している 社内情報の共有が負担だと感じており、情報共有方法を改善したい という方は本記事を参考にすると、共有の定義や自社にマッチした情報共有ツールがわかり、社内の情報共有を活性化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 共有の定義とは？わかりやすく説明1.1 言葉の意味1.2 【類語】分有・ 合有・総有との違い1.3 IT用語としての「共有」2 ビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由とは3 社内の情報共有を効率化するツール6選3.1 【ナレカン】 大規模企業に適したナレッジ管理ツール3.2 【Stock】社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール3.3 【Dropbox】クラウド上で画像や動画を共有できる3.4 【Google Drive】Googleが提供するオンラインストレージサービス3.5 【OneDrive】Microsoft社が開発したファイル共有ツール3.6 【iCloud】Apple製品以外でも利用できるストレージ4 【比較表】スマホでも使える情報共有ツール6選5 うまく情報を共有するためのポイント6 カレンダーを使ってスケジュール共有する方法6.1 Google カレンダー｜スケジュール共有の方法6.2 Outlook ｜予定表共有の方法7 共有の定義と各種ツールの共有方法まとめ 共有の定義とは？わかりやすく説明 ここでは、「共有」の定義として言葉の意味と類語との違い、IT用語としての使い方をご説明します。言葉の定義が広いため、社内で意味の統一ができていなければ、認識齟齬による業務ミスにつながる可能性もあるので注意しましょう。 言葉の意味 「共有」の持つ言葉の意味は以下の通りです。 １ 一つの物を二人以上が共同で持つこと。「秘密を—する」「—財産」 ２ 共同所有の一形態で、二人以上の者が同一物の所有権を量的に分有する状態。最も個人的色彩の強いもの。⇔専有。→合有 →総有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 上記における1と2では意味合いが異なり、1が「広義の共有」で、2は「狭義の共有」を指します。具体的な違いは下記の通りです。 ＜「共有」の意味の違い＞ 広義の「共有」 狭義の「共有」 意味 「共同所有」を意味し、多数人でひとつのものを共同で所有するため、共有持分の明確な決まりや割合がない。 「認識を合わせる」と読み替えられる場合を指す。 「個人所有」を意味し、各共有者の独立性が強いため、持分が明確化されている。 「本来ひとつのものをいくつかに分けて所有する」場合を指す。 使用例 業務情報を共有する プロジェクトの課題を共有する 不動産を共有する ※各共有者に与えられる所有権の割合を「持分」といい、持分が多いほど共有物の所有権限が強くなります。 【類語】分有・ 合有・総有との違い 共有の類義語として「分有」「合有」「総有」という言葉がありますが、それぞれ意味は異なります。 分有 ［名］(スル)一つのものをいくつかに分けて所有すること。「権利を—する」 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 合有 共同所有の一形態。各共同所有者はそれぞれの持ち分を有するが、共同目的のために拘束を受け、持ち分の処分や分割の請求には一定の制限がある。組合財産など。→共有 →総有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 総有 共同所有の一形態で、最も団体的色彩の強いもの。財産の管理・処分などの権能は共同体に属し、その使用・収益の権能のみ各共同体員に属する。入会(いりあい)権など。→共有 →合有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 「分有」は、「本来ひとつのものを複数に分けて所有する」という「狭義の共有」に近い意味を持ち、「土地を分有する」「権利を分有する」といった使い方をします。 「合有」「総有」は主に土地や所有者、権利において利用されますが、持分や権限の差が言葉によって異なり、「共有」よりも意味合いが限定されているので使用には注意しましょう。 IT用語としての「共有」 IT用語としては、ネットワーク上でコンテンツなどを複数の人が利用する場合に「共有」が用いられます。 ITでの共有物は、メンバー間で一緒に使えるものを指し、「共有ファイル・フォルダ」「共有プリンター」などが該当します。たとえば、共有フォルダに格納した資料はメンバーが同時に確認できるため、共有物に該当します。 したがって、IT用語で「共有」とつく言葉は、PCなどの媒体で一緒に利用できるように設定されている共有物だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由とは ビジネスシーンにおいて、円滑な業務進行の実現には情報共有が必須です。 仕事は個人ではなく、複数人で協力してで進めるため、社内情報やノウハウ、進行状況が把握できる環境がなければ業務が円滑に進みません。そこで、下記の点を留意して社内の情報共有の仕組みを作ると、仕事が滞らない体制が整います。 必要な情報へ素早くアクセス可能で、情報を探す手間がかからない 進捗状況や業務情報が可視化されていて、社員同士の連携が行いやすい スキルを持つメンバーのノウハウを共有でき、属人化が防げる このように、情報共有が円滑になれば、教育コストの削減や業務ミスの防止につながるのです。そこで、社内の情報共有方法を改善するために、「ナレカン」のような情報共有ツールを活用すると、簡単にノウハウやファイルを共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内の情報共有を効率化するツール6選 以下では、社内の情報共有を効率化するおすすめのITツールを6つご紹介します。 社内における情報共有は、社員同士のコミュニケーションや業務情報のやりとりだけではありません。ノウハウをはじめとした個人が持つ知識の共有も含めます。そして、円滑な情報共有は、教育コストの削減や業務スピードの上昇に繋がるのです。 ただし、導入するツールは、他のメンバーと素早くやりとりできるものである必要があります。また、蓄積した情報の中から、必要な情報へすぐにアクセスできる機能も求められます。 結論、情報共有の効率化には、欲しい情報に即アクセスできるうえ、迅速なコミュニケーションを可能にする「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「平均0.2秒」の高速スピード検索が可能で、大量の社内情報の中から必要な情報をすぐに見つけられます。また、記事（ノート）に紐づく「コメント（メッセージ）」で話題が混在することなくコミュニケーションを取れるのも特徴です。 【ナレカン】 大規模企業に適したナレッジ管理ツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ナレカンでのファイル共有方法＞ 1.ファイル添付のアイコンを選択 ノート作成画面から、クリップの形をしたファイル添付のアイコンを選択します。 2.共有したいファイルを選択 共有するファイルを選択し、開くをクリックします。複数のファイルの同時選択も可能です。 3.ノートにファイルが共有される 自動でファイルが読み込まれて、ノート上で共有されます。 以上の操作で、ナレカンの記事にファイルを挿入できます。”テキストベースで記載した議事録”と”ExcelやPDFなどの資料”をまとめて管理しておきたい場合などに便利な機能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール Stockは、ナレカンと同じようにノート形式で社内の情報共有ができるツールです。 「Stock」では、「ノート」に記載した情報が、任意の相手にリアルタイムで共有されるため、情報の編集・追加の度に共有し直す手間がかかりません。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」でコミュニケーションを活性化させ、タスク管理も「共有」しながら業務を進められます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】クラウド上で画像や動画を共有できる ＜Dropboxの特徴＞ Dropboxは、PDFや写真、ExcelやWordファイルなどを、クラウド上の1か所にまとめて作業や共有を円滑にする「ファイル共有ツール」です。 Dropboxではファイルやフォルダを複数人で共有できます。以下では、ファイル・フォルダ共有に関するどのような機能があるのかを説明します。 ファイル・フォルダを複数人で容易に共有できる Dropbox内のファイル・フォルダを共有するとき、共有相手がDropboxアカウントを所有していなくても簡単に共有可能です。各ファイルやフォルダにはそれぞれwebページのリンクが割り当てられており、そのリンクを共有するだけで、動画やPDFファイルなどのデータの閲覧・編集などができます。 従来のチャットやメールでのデータ送信と違い、共有するファイルのデータサイズにおける制限がないため、ストレスフリーなファイル共有を実現しています。 共有ファイルの更新を即座に確認できる Dropboxでは、共有フォルダやファイルに対して、「誰が、いつ、何を変更したのか」といった履歴を正確に確認できます。仮に、ファイルの書き換えなどでトラブルがあったとき、責任の所在を把握可能になるのです。また、共有ファイルやフォルダを更新した際は、共有相手にもリアルタイムでその更新が反映され通知もされます。 共有フォルダの分類ができる 多くのファイルを使うプロジェクトの場合、チームメンバーでのプロジェクト用の共有フォルダを作成し、ファイルを分類できます。 また、Dropboxには「グループ機能」があり、チームメンバーをグループごとに分けられます。グループ機能を使えば、ファイルとフォルダを共有した際に、自動的にグループメンバーへファイルのアクセス許可が可能になるのです。 共有範囲の決定 チームメンバーとDropbox内で共有しているフォルダの共有範囲を設定できます。 たとえば、各メンバーに「読み取り専用権限」や「編集権限」を付与できます。また、フォルダ全体に共有権限を付けるのではなく、特定のサブフォルダへの共有権限も与えられるのです。 また、URLを送信してDropbox内のデータを共有する場合、リンクを閲覧するための有効期限やパスワードの設定にも対応しているので、社外にデータを共有する時も安心です。 共有フォルダの一元化 Dropboxでは、フォルダやファイルの全てを一元的かつ安全に保存するストレージがあります。検索機能も付いているので、どこにどのファイルやフォルダがあるのかを把握できデータの整理を簡単に行えます。 ＜Dropboxのファイルの共有方法＞ ファイルの共有 1．共有したいファイル右上の「共有」ボタンをクリックします。 2．「メールでの共有/リンクでの共有」から共有方法を選択します。このページで、共有者への閲覧・編集権限も設定可能です。 共有を停止する 共有の停止方法はフォルダ共有の解除とリンク削除の2つです。 1．「フォルダ共有を解除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックして、「共有」ボタンを押します。その後、「設定」ボタンから、「フォルダ共有を解除」をクリックすると共有が停止されます。 2．「リンクを削除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックして「共有」ボタンを押します。その後、「閲覧用リンク」を選択し、「リンクを削除」をクリックすると共有が停止します。 ＜Dropboxの料金体系＞ 参考：Dropboxの料金ページ Basic：無料 Plus：1,500円/ユーザー/月 Essentials：2,400円/ユーザー/月 Business：1,800円/ユーザー/月 Business Plus：2,880円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Googleが提供するオンラインストレージサービス ＜Google Driveの特徴＞ Googleが提供するオンラインストレージサービス Google Driveは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。データの保存や共有はもちろん、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントの利用など、ビジネスのための様々なサービスを使用できます。 最大100人までの同時閲覧・編集が可能 Googleドキュメント、スプレッドシートなどでは、最大100人までの同時閲覧・編集が可能です。同時に100人を超えるユーザーがファイルの閲覧などをする場合、ファイルのオーナーと編集権限のある一部のユーザーのみがファイルを編集できます。 ＜Google Driveでのファイルの共有方法＞ 以下では、Google Driveでのデータの共有方法についてご紹介します。 共有ファイルを選ぶ 1．単一のファイルを共有する場合、まずGoogleDriveを起動して、共有したいフォルダやファイルの右側にある「︙」をクリックします。「共有」という項目が表示されるのでボタンを押します。 2．「共有」ボタンを押した後、共有設定画面が表示されます。共有方法には、「共有相手のメールアドレスを入力」「リンクの送信」の2種類があります。 どちらの共有方法においても、ファイルのアクセス権限の設定のほか、メンバーごとに「閲覧者」「編集者」を設定できます。 ただし、企業や大学で取得したGoogleアカウントでは、組織外の人との共有ができない場合もあるので注意しましょう。 100人以上とファイル共有 100人以上のユーザーがファイルを閲覧する場合、そのファイルをWebページ上に公開し、リンクを作成して共有相手に送ります。Webページ上に共有できるのは、Googleが提供しているサービス「スプレッドシート」「ドキュメント」「スライド」の3つで、「ファイル」項目からWebページでの公開が可能です。 この時、Web上の全ての人がファイルを閲覧できるようになるので、個人情報などの扱いには注意が必要です。また、企業や大学で取得したアカウントでは、公開が制限されている場合もあります。 ファイル共有の問題が発生した場合 多くの人とファイルを共有する場合、更新時間が長くなったり、クラッシュしたりする可能性もあります。その時は、以下の解決方法を実行してみましょう。 古い情報を削除して、新しいファイルに移動する。 共有ファイルを使用していない時は、タブを閉じるようにする。 ファイルのデータ量を減らす。写真をGoogleフォトに入れたりして、データを分散させて共有するようにする。 ファイルの編集権限を持つ人数を少なくする。 複数ファイルから情報を集める時、新たに読み取り専用ファイルを作り、多数のユーザーと共有をする。 共有相手のファイルのダウンロード・コピーなどを制限する 共有ファイルの編集権限を所有している場合、「ファイルの共有相手の選択権限」、「特定の共有相手の追加と削除」、「共有ファイルのコピー・ダウンロード」が可能です。 ファイルの編集権限を持たない「閲覧者」や「コメント投稿者」が、ファイルをコピーまたはダウンロードするのを禁止する手順は以下になります。 1．Googleスプレッドシートやドキュメントなどの、制限する「ファイル」をひとつ以上選択し、「共有」ボタンをクリックします。 2．上部の設定アイコンをクリックし、「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」をオフにします。 3．保存ボタンを押すと、制限設定は終了です。 自身の共有ファイルの共有設定を他のユーザーに変更させない方法 自身のファイルを共有する際、編集権限を付与されている共有相手は、ファイルの共有設定を自由に変更可能です。 もし、他のユーザーにファイルの共有設定を変更されたくない場合は、以下の手順で共有設定を変更できないように設定しましょう。 1．Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリックします。 2．設定アイコンをクリックし、「編集者は権限を変更して共有できます」をオフにします。 3．そして、「完了」をクリックすると、共有設定は完了です。 ファイル共有を停止する 編集権限を付与されているユーザーはもちろん、ファイルにアクセス可能です。そこで、共有相手に対してファイルへのアクセスを不可能にするためには、ファイル公開の停止を行います。ファイル共有を止める手順は以下になります。 1．Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリック。共有を止めるユーザーを探します。 2．名前の右下にある「削除」をクリックし、「保存」を押せば変更は終了です。 共有ファイルの削除 自分がオーナー権を所有している「共有ファイル」を削除すると、一度ゴミ箱にファイルが移動します。その状態では、編集権限を所有している共有相手は、ファイルのコピーができてしまいます。 そのため、共有相手の閲覧とコピーを不可能にするには、ゴミ箱にある共有ファイルの完全な削除が必要になります。 また、自分がオーナーではない「共有ファイル」を削除する場合、自分の「Google Drive」上からは削除されますが、他の共有相手は引き続きファイルの閲覧などが可能な点に注意しましょう。 ＜Google Driveの料金体系＞ Google Driveは無料でも利用可能ですが、有料化（Google Workspaceの契約）することで、保存できる容量やAI機能を利用できるようになります。 参考：Google Workspaceの料金ページ 無料版：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoft社が開発したファイル共有ツール ＜OneDriveの特徴＞ Microsoft社が開発したファイル共有ツール OneDriveとは、ExcelやWordを提供しているMicrosoft社が開発したファイル共有ツールです。Microsoftアカウントがあれば、すぐに利用できます。個人のファイル管理としてだけでなく、ビジネスでもファイル共有の場所として利用されています。 ローカル環境で編集できる 共有ファイルを自分のPCにダウンロードすれば、OneDriveを開かずに編集を行えます。また、ローカル環境で編集した内容とOneDrive内のファイルの同期も可能です。 ＜Onedriveでのファイルやフォルダの共有方法＞ リンクをコピーしてテキストメッセージやWebサイトに貼り付ける方法 1．共有したいファイルの「共有」ボタンをクリックします。 2．オプションで下記の設定ができるため、必要に応じて設定します。 編集の許可設定 編集を許可すると、共有された人は「ファイルの編集」「共有フォルダへのファイル追加」ができるようになります。 有効期限の設定 有効期限を設定すると、設定した日時以降にアクセスされた場合には、ファイルの共有ができなくなります。 パスワードの設定 パスワードを設定しておけば、ファイルを開く前にパスワードの入力が求められるため、万が一第三者にリンクが漏れたとしても安全です。 3．生成されたリンクをコピーします。 4．テキストメッセージやWebサイトに貼り付けて共有します。 メールでリンクを送信する方法 「名前またはメールアドレスを入力」の項目に、共有したい人のメールアドレスを入力し、必要があれば共有者へのメッセージを入力します。オプションで「リンクでの共有時」と同じように、編集権限や閲覧の有効期限、パスワードの設定が可能です。 オプションの設定後、「適用」をクリックして設定を保存し、「送信」をクリックします。 ＜OneDriveの料金体系＞ 参考：OneDriveの料金ページ Microsoft 365：無料 OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iCloud】Apple製品以外でも利用できるストレージ ＜iCloudの特徴＞ Apple社が提供しているオンラインストレージサービス iCloudは、Apple社が提供しているオンラインストレージサービスです。MacやiPhone利用者が主に利用していますが、Windowsパソコンでも利用できます。また、Apple製品を使っている人であれば、端末間の共有が非常にスムーズになります。 さまざまなデバイスからアクセス可能 最新の音楽、連絡先、カレンダー、写真、動画、パスワード、書類などを使用しているデバイス間で共有できます。 ＜iCloudでのフォルダの共有方法＞ iPhoneやiPadの場合 1．端末の「ファイルApp」を開きます。 2．「ブラウズ」タブから、「場所」＞「iCloud Drive」をタップします。 3．共有したいフォルダまたはファイルをタッチして押さえたままにします。 4．「共有」共有ボタンをタップしてから、「iCloudでフォルダを共有」または「iCloudでファイルを共有」を押します。 5．「共有オプション」をタップし、共有する人とアクセス権を設定します。 6． リンクの送信方法を選択したら、「送信」をタップします。 Macの場合 1．「Finder」を開き、「iCloud Drive」をクリックします。 2．共有したいフォルダをクリックします。 3．「共有」をクリックし、ポップアップメニューから「共同作業」を選択します。 4．「共同作業」の下で「参加依頼された人のみが編集できます」をクリックして、共同作業をするときのアクセス権を設定します。 5．「ほかの人による参加依頼を許可」の横にあるチェックボックスを選択します。 6．「メール」または「メッセージ」で参加依頼を送信するか、リンクを作成してコピーします。 WindowsPCの場合 1．エクスプローラーから「iCloud」を開きます。 2．共有したいフォルダを右クリックし、「共有」をクリックします。 3．「他のユーザーと共有」から共有に使うツールを選択し、共有したい人のメールアドレスを入力します。 4．すると、共有相手にフォルダのリンクが送信され、共有できます。 ＜iCloudの料金体系＞ 参考：iCloudの料金ページ 50GB：130円 200GB：400円/月 2TB：1,300円/月 iCloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】スマホでも使える情報共有ツール6選 これまでに紹介した、スマホでも使える情報共有ツール6選の比較表を紹介します。それぞれの特徴や金額をまとめてあるので、以下の比較表を参考に自社に最適なツールを選びましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock Dropbox Google Drive OneDrive iCloud 特徴 大規模企業に適したナレッジ管理ツール 社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール クラウド上で画像や動画を共有できる Googleが提供するオンラインストレージサービス Microsoft社が開発したファイル共有ツール Apple製品以外でも利用できるストレージ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】※ただし、ファイルへのコメントは可 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 【×】※、ただし、Teamsと連携すれば可 【×】 ファイル内検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 ガントチャートでのタスク管理はできない 無料版の容量は2GBまでしか使えない データ削除設定に注意しなければならない 外部ツールとの互換性が低い 使いこなすのが難しい可能性がある 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,500/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは749円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは130円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「iCloud」の詳細はこちら 情報共有ツールとして、「メッセージ機能」「ファイル内検索機能」は特に必要となる機能なので、この2つは重視してツールを選定するべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ うまく情報を共有するためのポイント ここからは、うまく情報を共有するためのポイントを2つ紹介します。 共通のルールを設定する 情報の伝え方やまとめ方などをルールとして定め、社内で統一しましょう。社員ごとに情報の伝え方が異なることで、「内容が伝わりづらい」「スムーズに情報が伝達されない」といった問題が生じる可能性が高まります。 情報共有ツールを使う 情報の共有に特化したツールを使うことで、社員同士のやりとりが円滑になります。「ナレカン」のようなツールであれば、情報の共有に役立つ機能はもちろん、あらゆる社内情報を一元管理するうえで役立つ機能も豊富に備わっています。 上記2つのポイントを確実におさえたうえで、情報を共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カレンダーを使ってスケジュール共有する方法 以下では、カレンダーを使ってスケジュール共有する方法を2つ紹介します。面談をしたりメンバーの状況を確認したりするのに、カレンダーを使ってスケジュールを共有しましょう。 Google カレンダー｜スケジュール共有の方法 Googleカレンダーでのスケジュール共有方法を紹介します。 まずGoogleカレンダーを開き、画面左側の「マイカレンダー」セクションの「︙」＜「設定と共有」をクリックします。 すると、カレンダーの設定画面が表示されます。「特定のユーザーまたはグループと共有する」から「ユーザーやグループを追加」のボタンを押し、共有相手のメールアドレスを入力します。 最後に、メールで送信された確認用リンクを相手がクリックすると、自分のカレンダーが相手にも表示されるようになります。 Outlook ｜予定表共有の方法 Outlookでの予定表共有の方法を紹介します。 まずOutlookを開き、ホームタブ内の「共有」をクリックして、共有相手のメールアドレスを入力します。 すると、カレンダーの設定画面が表示されます。「特定のユーザーまたはグループと共有する」から「ユーザーやグループを追加」のボタンを押し、共有相手のメールアドレスを入力します。 最後に、共有相手に送られたメールに相手が承諾すると、自分のカレンダーが相手にも表示されるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有の定義と各種ツールの共有方法まとめ ここまで、共有の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介しました。 業務を円滑に進行するには、関連する情報が確実に共有される仕組みを作ることが最重要です。そこで、ITツールを活用すると社内の情報が共有・蓄積されて「知的財産」となり、教育コストの削減と業務ミスの防止につながります。 また、アナログな共有から脱却し効率的な情報共有を実現するには、リモートワークなどの働き方にも対応できる「情報共有ツール」の利用が必須です。情報共有ツールを使って、業務情報やノウハウ・ナレッジを共有すれば、教育コストの削減や業務スピードの上昇が期待できます。 そのため、他のメンバーと素早くやりとりできるツールを導入して、スムーズに情報を共有しましょう。結論、あらゆる社内情報を一元管理しながら、ストレスなく簡単に情報を共有し合える「ナレカン」であれば、社内の情報共有を効率化できます。 ぜひ「ナレカン」で社内の情報共有を活発化し、業務効率を向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

社員名簿とは、労働者の情報をまとめた書類であり、企業の規模や職種を問わず作成が求められています。また、労働基準法では、作成した名簿を3年間保存することや、情報が変更した場合に「遅滞なく」訂正することが義務付けられています。 しかし、「社員名簿の書き方や記載すべき項目が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社員名簿の書き方と無料で使えるテンプレートをご紹介します。 社員・労働者名簿に記載すべき項目や書き方把握しておきたい テンプレートを使って、スムーズに社員名簿を作成したい ExcelやWordを使った社員名簿の管理にストレスを感じている という方はこの記事を参考にすると、社員・労働者名簿の概要が分かるだけでなく、スムーズに作成できる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社員名簿とは2 社員名簿が必要な場面3 【どこまで書くべき？】社員名簿の9つの必須項目4 社員名簿の作成にテンプレートを使うメリット5 【無料で使える】社員名簿のテンプレート4選5.1 PDF｜厚生労働省の労働者名簿テンプレート5.2 Excel｜【写真付き】楽しもうofficeの従業員名簿テンプレート5.3 Excel｜フリーテンプレートの社員名簿テンプレート5.4 Word・Excel・PDF｜テンプレルンの従業員名簿テンプレート6 社員名簿をExcelで管理する4つのデメリットとは6.1 （1）管理が属人化する6.2 （2）セキュリティ面に不安がある6.3 （3）権限の設定がしづらい6.4 （4）更新が面倒7 個人情報！？社員名簿を管理する際の注意点8 【必見】社員名簿を簡単に管理・共有できるツールとは8.1 メールを使える方なら即使えるシンプルなツール「ナレカン」9 社員名簿の書き方やテンプレートまとめ 社員名簿とは 社員名簿とは、社員の氏名や生年月日などの個人情報を記した書類です。「労働者名簿」や「従業員名簿」と呼ばれることもあります。 労働基準法第107条では、社員名簿の作成が義務付けられており、記入事項に変更があった場合には「遅滞なく」内容を訂正する必要があります。また、社員名簿の対象者は、原則雇っている労働者全員で、アルバイトやパートタイム労働者も含まれます。 引用：厚生労働省秋田労働局 社員名簿を正確に作成・整備せずに、労働基準法第107条に違反すると、30万円以下の罰金刑に処される可能性があるため注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社員名簿が必要な場面 以下では、社員名簿が必要となる具体的な場面を紹介します。 人事管理・労務管理 社員の情報を一元管理するうえで、社員名簿は重要な役割を果たします。休暇管理や給与計算などに必要となるため、最新の情報に更新し続けなければなりません。 行政調査 社員名簿は、労働基準監督署といった行政機関から提出を求められることがあります。また、補助金や助成金の申請の際にも必要となるため、適切に作成・管理しなければなりません。 どちらの場面においても、情報の更新が簡単で、欲しい情報へアクセスしやすい環境で社員名簿を管理することが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【どこまで書くべき？】社員名簿の9つの必須項目 社員名簿では、以下の9つの項目の記載が義務付けられています。 氏名、生年月日、性別 労働者の基本情報を記載します。なお、社員名簿には戸籍上の氏名を記載する必要があるため、間違いがないよう気を付けましょう。 住所 住民票に掲載されている住所と実際の住所が異なる場合には、連絡が取れるように実際の住所を記載します。 履歴 記載範囲について法的な決まりはありません。移動や配置転換といった社内での履歴を原則とし、必要に応じて社外履歴や最終学歴などの情報を記載しましょう。 業務の種類 社内で労働者が担う業務内容を記載します。ただし、労働者が30人未満の場合、記入は任意です。 雇用年月日 労働者の雇用を開始した日を記載します。労働者の採用が決定した日ではないため、注意しましょう。 退職の年月日及び理由 退職後のトラブルを防ぐために、退社日とその理由をきちんと書き残しておきましょう。会社側が解雇する場合は理由の記載が必須ですが、社員側の都合で退職した場合、理由の記載は必要ありません。 死亡の年月日およびその原因 社員が事故や病気などで死亡した場合、死亡日と死亡原因を記載します。これは、労務において「死亡原因が労災に当たるか」という重要な項目です。 社員名簿を作成するときは、以上の項目が記載されているか確認して、情報に漏れがないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社員名簿の作成にテンプレートを使うメリット 社員名簿の作成にテンプレートを使うと、時間を削減できるメリットがあります。 テンプレートを使用すると、社員名簿をゼロから作成する手間が省けるので、浮いた時間を他の業務に充てられます。また、テンプレートを使って作成した社員名簿は体裁が整っているので、社員の入退社で編集が必要なときも作業しやすいのです。 上記のことから、日々業務に追われて少しでも時間を作りたい方や業務効率を上げたい方は社員名簿のテンプレートを使うことを推奨します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料で使える】社員名簿のテンプレート4選 ここでは、社員名簿の作成に便利な無料テンプレートをご紹介します。テンプレートを使えば、一から名簿を作成する手間を省けるのでおすすめです。 PDF｜厚生労働省の労働者名簿テンプレート こちらは、厚生労働省が提供する労働者名簿の無料テンプレートです。 厚生労働省の公式ホームページで配布されている政府推奨の労働者名簿なので、法律で規定された項目を漏らさずに記載できます。 厚生労働省の「労働者名簿テンプレート」はこちら Excel｜【写真付き】楽しもうofficeの従業員名簿テンプレート こちらは、Microsoftが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。 ワンクリックで顔写真を入れられるので、従業員の顔と情報を一致させやすいです。また、表の色を自由に変更できるので、視覚的に見やすい名簿を作れます。 楽しもうofficeの「従業員名簿テンプレート」はこちら Excel｜フリーテンプレートの社員名簿テンプレート こちらは、フリーテンプレートが提供する社員名簿の無料テンプレートです。 シンプルで汎用性が高いテンプレートです。ただし、社員名簿として使う場合は、性別や雇用年月日などの項目を追加する必要があります。 フリーテンプレートの「社員名簿テンプレート」はこちら Word・Excel・PDF｜テンプレルンの従業員名簿テンプレート こちらは、テンプレルンが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。 従業員4人分のデータを用紙1枚で記録します。また、Word・Excel・PDFから形式を選べるので、使いやすい書式で従業員名簿の作成ができます。 テンプレルンの「従業員名簿テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社員名簿をExcelで管理する4つのデメリットとは ここでは、社員名簿をExcelで作成・管理するデメリットについて解説します。手軽に使えるExcelですが、以下のようなデメリットもあるので注意しましょう。 （1）管理が属人化する Excelを使うと、社員名簿の管理が属人化しやすいです。 Excelなどの計算ソフトは、関数やマクロを組み込むことで作業を効率化できる反面、使いこなせる社員が限られてしまい管理が属人化します。そのため、担当者が異動や退職した場合に、従来通りに名簿を運用できなくなる事態につながるのです。 とくに、ITに慣れていない社員が多い場合は、Excelよりも簡単かつ効率的に名簿を管理できるツールを使いましょう。 （2）セキュリティ面に不安がある セキュリティ面に不安があることもExcelのデメリットです。 Excelは本来、表計算を目的としているため、情報管理において大切であるセキュリティ面は万全ではありません。具体的には、ファイルの誤送信による情報漏洩や、外部からの不正アクセスといったリスクが伴うのです。 社員名簿は住所や生年月日などの個人情報を扱うので、セキュリティに不安が残るExcelでの管理は控えましょう。 （3）権限の設定がしづらい Excelでは閲覧者や編集者の範囲が大きく、細かい権限の設定がしづらいです。 Excelでは、パスワードを設定して閲覧や編集を制限できますが「シート内の一部の情報は管理者のみ閲覧可能」といった細かな権限設定はできません。そのため、特定の情報のみを共有したい場合は別のファイルを作る必要があり、管理が複雑になりやすいのです。 とくに、社員名簿には個人情報が含まれるので、必要に応じて閲覧権限を設定する必要があります。たとえば、フォルダごとにメンバーもしくは部署単位で、閲覧・権限を簡単に設定できる「ナレカン」のようなITツールを使うと便利です。 （4）更新が面倒 Excelで社員名簿を管理している場合、内容の更新に手間がかかります。 Excelは情報をファイル形式で管理しているため、ファイルを開くのに時間がかかってしまいます。また、どこに・どの社員の情報があるかをすぐに把握できないので、人事異動などで変更があったときにスムーズに内容を更新できません。 とくに、労働者数が多い大企業においては、Excelでの情報管理に限界があるので、ITツールを活用すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 個人情報！？社員名簿を管理する際の注意点 社員名簿は個人情報であり、管理方法は法律に則って以下の3点に留意しましょう。 保存期間は3年間 社員名簿は労働基準法第109条により、3年間の保存義務が規定されています。保存期間は、入社日ではなく退職日を起算日としていることに注意が必要です。 保存場所は事務所単位 労働基準法第107条において、事務所単位で保管することが定められています。本社以外に支社や支店がある場合は、各々の事務所で管理します。 随時情報の更新 情報の変更があれば速やかに情報を更新することも法律で義務付けられています。社員の人事異動や退職、住所の変更に対して滞りなく情報を随時更新していくことが求められます。 このように、社員名簿は個人情報保護の観点から厳重に扱わなくてはなりません。そのため、高度なセキュリティを備え、情報の管理をスムーズに行える「ナレカン」のようなアプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社員名簿を簡単に管理・共有できるツールとは 以下では、社員名簿を簡単に管理・共有できるツールをご紹介します。 社員名簿を作成するときは、Excel・Wordなどのテンプレートを使用すると効率よく作成できるうえ、必須項目が抜け漏れる心配もありません。しかし、ファイル管理が煩雑になりやすく、情報の更新が面倒な点がデメリットです。 そこで、社員名簿の共有や更新が簡単なITツールを導入して、社員名簿の管理・共有の負担を軽減しましょう。ただし、社員に関する情報は社内ナレッジとしてセキュリティの万全なツールで、かつ社内からアクセスしやすいように管理しなくてはなりません。 したがって、自社が社員名簿の管理に導入するべきツールは、超高精度の検索機能で求める情報へ即座にアクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成した社員名簿は、編集・更新の操作が簡単なので誰でも管理でき、常に最新の状態に保てます。また、「ヒット率100%」の超高精度検索で、欲しい情報を確実に見つけられます。 メールを使える方なら即使えるシンプルなツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社員名簿の書き方やテンプレートまとめ これまで、社員名簿の書き方やテンプレート、Excelで管理するデメリットを中心にご紹介しました。 法律で作成が義務付けられている社員名簿は、テンプレートを使うと効率よく作成業務を進められます。しかし、Excelで管理すると、作成のたびにテンプレートを探す手間がかかるだけでなく、セキュリティの観点からも不安が残るのです。 そこで、社員名簿の管理には「テンプレート機能が搭載されており、編集制限やアクセス制限をかけられるツール」を使いましょう。ただし、検索機能が充実していて、必要な社員情報へすぐにアクセスできるツールでなければ、業務の遅延に繋がります。 結論、社員名簿の作成と管理に最適なツールは、高精度の検索機能で欲しい情報へすぐにたどり着ける「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、正しく社員名簿を運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

近年、IT化を推進する企業が増加するなかで、ITリテラシー教育が注目されています。企業のIT化をスムーズに進めるためにも、社員をサポートする社内教育が不可欠です。 しかし、「社員のITリテラシーを高める具体的な方法が分からず、社内におけるITリテラシー教育の目的がはっきりしない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ITリテラシー教育の目的や方法、事例を中心にご紹介します。 ITリテラシー教育の実施にあたり、その目的を社内に浸透させたい ITリテラシーを高めるためには具体的に何をすべきか分からない ITリテラシーの有無を問わず、安全に使えるシステムを導入したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、社員のITリテラシーに対する意識を高められるだけでなく、業務を安全でスムーズに進められる仕組みを構築できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ITリテラシーとは2 ITリテラシー教育の目的3 ITリテラシーが低いことで起こる4つのリスク3.1 情報漏えいの懸念3.2 生産性の低迷3.3 企業のイメージダウン3.4 DX推進の遅れ4 企業が社員のITリテラシーを高める4つの方法4.1 社員教育の実施4.2 ICT環境の整備4.3 資格の取得促進4.4 情報を発信する機会の提供5 ITリテラシーに関する社内教育の事例3選5.1 (1)株式会社日本デザインセンター5.2 (2)株式会社アントレ5.3 (3)社会福祉法人 愛媛県社会福祉事業団6 ITリテラシーの有無を問わず安心して使える情報共有ツール6.1 安全かつ適切に情報管理ができるツール「ナレカン」7 ITリテラシー教育の目的や事例まとめ ITリテラシーとは ITリテラシーとは、ネット・通信・セキュリティなどの情報技術（IT）を理解して操作する能力のことです。よく「情報リテラシー」という言葉を耳にしますが、これはITリテラシーの要素である”情報基礎”に当てはまります。 ITリテラシーは、基本的に3つの種類に分類できます。 情報基礎リテラシー 正しい情報を見極め、活用する能力です。フェイクニュースなどの嘘の情報が溢れているネット上で、必要な情報を拾い、真偽を判断する能力は不可欠です。 コンピュータリテラシー コンピュータを理解し、操作する能力です。キーボードやマウスの使い方だけでなく、Word、Excel、PowerPointなどの活用に対する知識を持つことも含まれます。 ネットワークリテラシー ネットワークやセキュリティに関する知識を把握する能力です。ネットワークリテラシーがあれば、ネット上での不適切な発言や情報漏洩を未然に防ぐことができます。 以上のように、上記の3つのITリテラシーを身につけることは、仕事の効率を上げるだけでなく、取引先企業や顧客からの信頼を得るうえで大切なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシー教育の目的 ITリテラシー教育の目的は「ITツールや情報を安全に利用できるようになる」ということにあります。すべての従業員がITツールを適切に使えるようになれば、生産性の向上だけでなく、企業の社会的な知名度や地位の上昇が期待できるためです。 しかし、ITリテラシーのないアナログな職場環境においては、紙媒体の資料などによる非効率的な情報共有が行われます。この場合、情報共有に時間がかかり、プロジェクトの進行やミスへのフォローの遅延によって生産性が低下しかねません。 また、ITリテラシーが欠如していると誤作動などの人的ミスやサイバー攻撃による情報漏洩、SNS上での不適切な発言が起こりやすくなります。結果として、企業への信頼度が低下してしまう可能性もあるのです。 以上のように、企業の生産性や信頼性を損なわないために、ITツールや情報を適切かつ安全に使えるようになることがITリテラシー教育の目指すべきところです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシーが低いことで起こる4つのリスク 社員のITリテラシーが低いことで、企業の損失につながる恐れもあります。そのため、担当者は以下のリスクを念頭に置き、適切な対策を講じましょう。 情報漏えいの懸念 社員のITリテラシーが低いと情報漏えいのリスクが一気に高まります。 情報の保護に対する意識や対策が足りないことが要因としてあります。例えば、メールで情報の誤送信などによる情報の流出やセキュリティの甘さゆえに外部からの情報搾取が起こり得ます。 このように、ITリテラシーは企業情報を守り、不正アクセスを防ぐために必要です。また、情報漏えいをなくすことで、会社の信頼を得ることにもつながります。 生産性の低迷 ITリテラシーが低いと生産性が下がる恐れもあります。 ITリテラシーの中には、コンピュータを適切に扱い、ツールを使いこなすことも含まれています。そのため、社員のITリテラシーが低いと業務に必要なツールの扱いに時間がかかってしまったり、ミスが生じやすくなります。 特に、ExcelやPowerPointなどはどの業務においても使うことが多いため、ITに使い慣れていない社員は苦戦しやすいので注意しなければなりません。以上のように、仕事にかかる時間を減らし、生産性を上げるためにはITリテラシーが不可欠になるのです。 企業のイメージダウン ITリテラシーの低さが企業のイメージダウンを招いてしまう恐れがあります。 ITリテラシーが低いと、ネットワークやセキュリティに関する知識が少ないため、ネット上での不祥事に繋がりやすくなります。とくに昨今では、SNSにおける情報拡散力を知らない社員が、安易に不適切な発言を書き込み、炎上するケースが少なくありません。 このように、一人でもITリテラシーが低い社員がいると、企業のイメージを悪化させてしまうリスクがあります。そのため、ネットの特性を理解し、適切に情報を発信できるように一人一人がITリテラシーを持つことが必要なのです。 DX推進の遅れ 社員のITリテラシーが低いとDXの推進に遅れが生じてしまうリスクがあります。 DXとは、デジタル技術を活用して、業務プロセスやビジネスモデル、産業構造までも変革し、競争において優位に立つことを指します。業界内でDX化に遅れをとってしまうと、顧客のニーズや市場の変化に対応しきれず、顧客満足度の低下を引き起こします。 そのため、直接的に企業の売り上げや利益に関わってくるのです。DX推進の流れに乗れず、生き残り競争で負けることのないように、ITリテラシー教育によってDX化の地盤を固めることは不可欠なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企業が社員のITリテラシーを高める4つの方法 ここでは、企業が社員のITリテラシーを高める方法を解説します。以下の方法を実践して、社員のITリテラシーを高めていきましょう。 社員教育の実施 従業員のITリテラシーを高めるためには、社員教育の実施が欠かせません。たとえば、社員に教えるべき基本的なIT知識として、以下の内容が挙げられます。 ITツールの使い方 インターネットの仕組み パソコン・スマホ・サーバーなどのコンピューターの仕組み OS・アプリケーションなどのソフトウェアの仕組み また、社内研修では、上記の内容に加え、セキュリティリスクを周知させることも大切です。具体例を挙げると当事者意識が高まるので、総務省の【事故・被害の事例】などを利用してリスクを把握しましょう。 このように、企業が社員のために研修を用意し、実施することで、従業員全体のITリテラシーの底上げにつながるのです。 ICT環境の整備 ITリテラシー教育と並行して、順次ICT環境を整備していきましょう。 ITリテラシーを高めて、社員一人一人が情報保護の意識を持てたとしても、実際にITツールを使用しないとITリテラシーを伸ばすことはできません。しかし、ITリテラシーが十分でない状態でITツールを活用するには情報漏えいなどのリスクが伴います。 したがって、高いセキュリティを備えたシステムを導入し、社員が安全にデジタルデバイスや技術にアクセスしやすいICT環境を構築すべきです。そこで、情報管理における国際規格の「ISO27001」を取得しているかを判断基準にシステムを選びましょう。 たとえば、ISO27001を取得し、高い安全性を誇る「ナレカン」のようなシステムを導入すれば、社員が安心して使えるICT環境の整備につながります。 資格の取得促進 ITリテラシーを高めるために、企業が社員の資格の取得を推し進めることも重要です。 いくら社内研修でITリテラシー教育を受けたとしても、常に受け身な状態で自発的に勉強しようとしなければITリテラシーは向上しません。そこで、学んだことを復習し、ITに関わる知識が身についているかを確認するために資格試験を利用しましょう。 以下にITリテラシーを測るのに役立つ資格を紹介します。 ITパスポート 基本情報技術者 MOS P検（ICTプロフィシェンシー検定試験） このように、資格を使って社員の自主的な学習を促すことがITリテラシーの向上に寄与します。 情報を発信する機会の提供 ITリテラシー教育を行う過程で、社員が情報を発信する機会を少しずつ増やしていきましょう。 ただ学ぶだけではなく、実践的な場を設けることは短期間でITリテラシーを上げるために有効です。情報を発信する中でネット上の情報の真偽や自身が発信する情報の正確性、ネットの扱い方などを学べます。 しかし、ITリテラシーが完全ではない社員だけに情報発信させるのではなく、ITリテラシーを持つ社員が背後でサポートする必要があります。十分なサポート体制のもとで、適切な情報を発信できるような仕組みをづくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシーに関する社内教育の事例3選 ここでは、ITリテラシーに関する社内教育の事例3選について解説します。以下の事例から得たノウハウを活用して、自社の社内教育を成功させましょう。 (1)株式会社日本デザインセンター 引用：株式会社日本デザインセンターのホームページ 株式会社日本デザインセンターは、紙媒体のデザインを中心に制作しており、Web制作に対応できる人材が限られている課題がありました。 そこで、Web研修のサービスを利用して、全社員を対象にITリテラシー研修を実施しました。Webの仕組みを学ぶことでWebデザインへの理解が深まり、全ての社員がWeb制作スキルを身につけたのです。 その結果、既存の制作にくわえてWeb制作を含めたコミュニケーション提案が可能になり、自社の強みが強化されました。また、社員間のITリテラシーの差が埋まったため、ミーティングにおけるWebデザインの議論が活発化しました。 参考：研修事例：日本デザインセンター – IT研修のインターネット・アカデミー (2)株式会社アントレ 引用：株式会社アントレのホームページ 株式会社アントレは、会社として独立したことで社員研修の仕組みがなくなる課題がありました。 そこで、半期ごとに社員個々の面談を行い、学習目標を設定しました。そして、動画学習サービスを利用しつつ、ITツールを用いた学習共有スレッドで、学んだ授業の概要要約や感想を共有するようにしました。 このような学習の可視化によって、社員の学習意欲が向上し、自主的な学びを促進する環境がつくられました。また、アウトプットを通して知識が定着するだけでなく、個々が学んだ内容をナレッジとして蓄積する仕組みが整備されたのです。 参考：株式会社アントレ様 | 導入事例 | オンライン研修・人材育成 – Schoo（スクー）法人・企業向けサービス (3)社会福祉法人 愛媛県社会福祉事業団 引用：社会福祉法人 愛媛県社会福祉事業団のホームページ 社会福祉法人 愛媛県社会福祉事業団は、対面での福祉サービスを中心に提供しているため、ITツールの活用は一部の業務に限られている課題がありました。 そこで、研修サービスを利用し、オンライン会議の実施方法やITツールの活用に関する研修を行いました。また、普段の業務でのツール活用をイメージしながら、実際に一人ひとりがツールの操作を体験したのです。 このような実践的な学びによって、ツールの機能やメリットを体感でき、社員のツール活用に対する積極性が育まれました。 参考：社内のデジタル化を進め、働き方を変革したい―社会福祉法人 愛媛県社会福祉事業団 | サイボウズチームワーク総研 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシーの有無を問わず安心して使える情報共有ツール 以下では、Tリテラシーの有無を問わず、大企業でも安心して使える情報管理ツールをご紹介します。 社員一人ひとりのITリテラシーを高めるには、企業が主体となって取り組まなければなりません。しかし、ITリテラシーの定着には時間がかかるため、大企業のように人数が多いと、全員のITリテラシーを短期間で向上させるのは困難です。 そのため、企業は同時に、ITリテラシーの有無を問わず、安全に情報を管理できる環境を整えましょう。”安心して情報を管理できる仕組み”があれば、ITリテラシーの不足による情報漏洩や企業イメージの悪化を防ぐことにつながります。 結論、自社が導入すべきは、ツール本体のセキュリティ性が高く、ITリテラシーが低くても安心し使い始められる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に書いた情報は、管理者が「フォルダ」単位でメンバーの編集/閲覧権限をコントロールできるので、情報漏えいの心配がありません。また、専属担当者が「運用設計の提案」「メンバー向けの説明会」を実施するので、ITリテラシーが低い企業でも安心して導入できます。 安全かつ適切に情報管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシー教育の目的や事例まとめ これまで、ITリテラシー教育の目的や事例を中心にご紹介しました。 ITリテラシー教育が不足していると、ITを適切に利用できず、生産性や企業イメージへの悪影響につながります。そのため、企業はITリテラシーの教育はもちろん、ITリテラシーの有無問わず、安全かつスムーズに作業できる環境を整えることが大切です。 とくに、業務を円滑に進めるには、情報共有の効率化が不可欠です。そこで、「すべての社員が負担なく使える情報共有ツール」を導入すると、ITリテラシー教育と並行して効率的にIT化を実現できるのです。 結論として、セキュリティ性が高く、誰でも簡単に使える「ナレカン」を使ってITリテラシーの向上と業務効率化を両立すべきです。また、ナレカンでは、専属担当者による圧倒的なサポートを受けられるので、現場に最適な環境をつくれます。 ぜひ「ナレカン」を導入して情報共有を効率化しつつ、ITリテラシー教育を行って社員のスキルを向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーとは？不足すると起こり得る問題や高める方法も解説！

近年、情報技術の急速な発展に伴い、ビジネスにおけるITリテラシーの重要性が高まっています。ITリテラシーが不足していると、社内のIT活用が進まないだけでなく、情報漏洩などのリスクも発生してしまうのです。 しかし、ITリテラシーが低い社員をサポートする具体的な方法がわからず、社内のIT化に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ITリテラシーが低い社員の特徴・対策を中心に解説します。 社内ののITリテラシーが低く、危機感を覚えている ITリテラシーが低いことで起こりうるトラブルを回避したい ITリテラシーの有無問わず使える、おすすめの情報管理ツールが欲しい という方は本記事を参考にすると、ITリテラシーが低い状態を改善して、社内のIT化を実現できるヒントが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ITリテラシーとは2 ITリテラシーが低い人の特徴とは2.1 ITに苦手意識がある2.2 自己解決力が乏しい2.3 環境をアップデートできていない3 ITリテラシーが低い会社が直面する3つトラブル3.1 （1）生産性が低下する3.2 （2）情報漏えいのリスクがある3.3 （3）SNSを不適切な運用4 ITリテラシーを高めるための対策とは4.1 ITリテラシー教育を徹底する4.2 IT資格取得の推奨をする4.3 社内IT環境の整備をする5 大手企業でも安心して導入・運用を続けられるツール5.1 最も適切に情報の管理・共有ができるツール「ナレカン」6 ITリテラシーが低い社員の特徴・対策まとめ ITリテラシーとは ITリテラシーとは、通信・ネットワーク・セキュリティといったITに関する情報を適切に扱えるスキルを意味します。その中でも、ITリテラシーは以下の3つに分類されます。 情報基礎リテラシー 膨大な情報の中から必要な情報を見つけ出し、情報の正確性を見極め活用していくスキルです。情報基礎リテラシーがあれば、必要な情報をスピーディーに取捨選択できるため、正しい情報を得ることできます。 コンピュータリテラシー デジタル端末を適切に操作できるスキルです。ソフトウェアやアプリなどの操作方法だけでなく、簡単な仕組みも理解しておくと、誤作動を防げるようになります。 インターネットリテラシー ネットワークやセキュリティ、モラルに関する知識を理解して、安全にインターネットを利用できるスキルです。SNSでの誹謗中傷や個人情報漏えいなどのトラブルを防ぐためにも、インターネットリテラシーを身につけることが大切です。 昨今では、インターネットの普及により「コンピューターウイルスによるサイバー攻撃」や「SNSへの情報流出による企業ブランド低下」などの問題が多発しています。そのため、上記のようなITスキルを獲得し、安全に正しく情報を活用していきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシーが低い人の特徴とは まずは、ITリテラシーが低い人の特徴について解説します。 ITリテラシーが不足していては、”情報を扱うこと”への緊張感が薄れてしまい、トラブルの原因となりやすいです。そのため、担当者は以下の事象を把握し、正しい方法で改善しなければなりません。 ITに苦手意識がある ITリテラシーが低い社員は、ITに苦手意識がある人が多いです。 知らない知識を習得することに抵抗感を持っているケースが大半で、ITと聞くだけで難しそうと捉えている方が多いです。苦手意識があるままITツールを使用しても、操作に時間がかかったり操作ミスを起こしたりして、かえって作業負担が生じる可能性があります。 よって、ITツールに苦手意識を持って、導入を見送ったりほかの社員に任せたままになったりしてしまうのです。しかし、ITツールの使用を避けていては操作方法が定着せず、業務効率化は実現しないので、実際に使用して慣れていく必要があります。 自己解決力が乏しい ITリテラシーが不足していると、分からないことをGoogleなどの検索エンジンで自ら調べない傾向が高いです。 インターネットが発達した現代では、検索エンジンで調べれば知りたい情報を得られることが多いです。しかし、業務上で不明点が生じた場合でも、自ら調べずにわからない状態を放置したり、ほかの社員に質問したりするばかりでは、検索スキルは身に付きません。 その結果、いざ自身で調べたときに、目先の情報を鵜呑みにしてしまい、情報の真偽を見極められなくなってしまうのです。このように、正しい情報を収集し、自己解決していく能力が不可欠になるので、自発的にインターネットを使って調べる習慣づけが必要です。 環境をアップデートできていない ITリテラシーが低い社員は、環境をアップデートできていない傾向があります。 日本では2020年から小学校でのプログラミング教育が必修化しましたが、それ以前はIT教育への関心は低かったと言えます。つまり、ITリテラシーが低い社員は、コンピューターの活用方法や、プログラミング的思考など、デジタル文化への馴染みが薄いのです。 そのため、デジタル化が進んだいまでも環境をアップデートできず、アナログな手法のままでいるのです。したがって、企業側が率先してITリテラシー教育を実施し、社員一人ひとりの意識改善を図る必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシーが低い会社が直面する3つトラブル ここでは、ITリテラシーが低い会社が直面する3つのトラブルについて解説します。トラブルを理解して、早い段階で対策を講じておきましょう。 （1）生産性が低下する ITリテラシーが低い会社は他の会社と比べて、生産性が低くなりやすいです。 ITツールを活用できないと、資料を探す手間やデータの集計にかかる時間がかかり、長時間労働になりやすいです。さらに、無駄な作業に時間がかかる分、重要な業務に時間をさけなくなってしまうため、会社の発展も見込めません。 このように、ITリテラシーが低い社員が多くIT化が進まなければ、結果会社の業務効率が大幅に下がるため、会社の成長を停滞させてしまう恐れがあるのです。 （2）情報漏えいのリスクがある 社員のITリテラシーが低いと、情報漏えいのリスクが高まります。 たとえば、関係者になりすましてメールを送る「スピアフィッシング」や、金融機関を名乗る「メールフィッシング」などは、よくあるネット犯罪の一種です。 誤ってログインしてしまうと、不正アクセスや個人情報の流出などの被害につながり、会社の損失だけでなく取引先の信用も失ってしまいます。しかし、たとえ対策を練っていても、利用する社員のITに関する知識が乏しければ意味がありません。 このように、情報漏えいは業績や経営の悪化を招くリスクとなるため、全社員のITリテラシーを高めていく必要があります。 （3）SNSを不適切な運用 各々の社員がITリテラシーを持っていないと、企業のイメージダウンにつながる可能性が高まります。 ITリテラシーが低い社員が会社のSNSを運用すると、不適切な発言や機密情報への配慮ができておらず、炎上するリスクが高いと言えます。さらに、企業のモラルに反した発言をしてしまった場合、企業としてのブランドやイメージに傷がついてしまうのです。 とくに、SNSは拡散力が高い分、一度ついてしまった悪いイメージを払拭するのは難しいです。以上のように、ITリテラシーの低さは企業イメージの低下につながる恐れがあることを頭に入れておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシーを高めるための対策とは ITリテラシーを高める目的には、個人情報や機密情報などの安全性の確保が挙げられます。以下ではITリテラシー、ひいては情報の安全性を高めるための対策について解説するので、担当者の方は必見です。 ITリテラシー教育を徹底する ITリテラシーが低い状態を改善するには、ITリテラシー教育を徹底する点が重要です。 具体的には、定期的に研修を実施して、基本的なITの知識や起こり得るトラブルの事例を解説します。また、ITツールの使用方法や過去のITリテラシーにおける研修内容をマニュアル化し共有しておけば、疑問が生じた場合でも自身で確認して解決できるのです。 ただし、マニュアル化するのに、紙や媒体やExcelなどを活用していては、ITに不慣れな状態は改善されません。そのため、ITリテラシーの向上を図るためにも、マニュアル管理など身近なところからDX化を進めていきましょう。 IT資格取得の推奨をする IT資格取得の推奨をすれば、ITリテラシーが低い状態を改善できます。具体的にITリテラシーを向上させる資格として、以下の検定が挙げられます。 情報検定（J検）：情報処理技術について総合的に問われる試験 ITパスポート：ITの専門用語や経営全般に関わる基本的な知識を問われる国家試験 情報セキュリティマネジメント試験：情報セキュリティに関するスキルを認定する国家試験 また、受験費用や教材費を負担したり資格手当を支給したりすれば、資格取得に対する社員の負担を軽減してモチベーションを高められます。このような資格取得の推奨は、社員のスキルアップに貢献し、結果として企業全体の業務効率向上に繋げられるのです。 社内IT環境の整備をする 従業員のITリテラシーを向上させるのと同時に、社内IT環境の整備も不可欠です。 社員のITリテラシーに関する知識が身についても、心がけだけでは、対策として不十分だと言えます。とくに、アナログな文化が定着していた企業では、社員のITリテラシーが向上しても、不慣れゆえに人為的ミスが起きてしまうケースは少なくありません。 加えて、大企業では社員によってITリテラシーにばらつきがでやすいです。そのため、ITリテラシーの有無問わず、誰もが安心して情報を管理できる仕組みをつくりましょう。 たとえば、国際セキュリティ規格の「ISO27001」を取得しており、情報へのアクセス権を自由に設定できる「ナレカン」のようなツールであれば、外部・内部のいすれからも高セキュアに情報を管理できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大手企業でも安心して導入・運用を続けられるツール 以下では、ITリテラシーが低くても、社内に定着するツールをご紹介します。 ITリテラシーが低い状態では、生産性が低下するだけでなく、情報漏えいなどの被害を被りかねません。そのため、社員一人ひとりのITリテラシーを高めるだけでなく、ITツールを導入し、情報を安全かつ効率よく活用するための「仕組み」を整えるべきなのです。 ただし、社員のITリテラシーが不足した状態では思うように使いこなせず、そのうちツールは放置されてしまいます。したがって、多機能なツールを導入するのではなく、まずは「社内の情報をまとめられ、かつすぐに見つけられるツール」を導入しましょう。 結論、自社が導入すべきは社内の情報を”ナレッジ”として管理・共有できるシンプルなツール「ナレカン」一択です。 ナレカンを使えば、社内の情報を「記事」に蓄積でき、AIを活用した「自然言語検索」によって欲しい情報がすぐに見つかります。また、専属担当者が「利用者への説明会」や「運用ルールの設計」も支援するので、ITリテラシーに差がある大企業こそ導入すべきツールです。 最も適切に情報の管理・共有ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ITリテラシーが低い社員の特徴・対策まとめ ここまで、ITリテラシーが低い社員の特徴・対策を中心に解説しました。 ITリテラシーが低い社員は、ツールや検索エンジンの使用を避けるためITの知識が定着しにくいです。また、ITツールに触れる機会が少ないとITリテラシーは身に付かないので、企業が社内教育やIT環境の整備に取り組み、社員のIT活用を促進する必要があります。 ただし、ITリテラシーが低い環境に操作が難しいツールを導入しても、社内に浸透せずに無駄足になってしまいます。そのため、「全ての社員がストレスなく使えるツール」を導入し、ITリテラシーの有無を問わず社内の情報を管理できる仕組みを整えましょう。 したがって、ITツールによる情報共有とITリテラシーの向上を同時に達成するには「ナレカン」のように、誰でも簡単に情報の管理・共有ができるツールが最適です。 ぜひ「ナレカン」で情報共有のストレスを解消しながら、ITリテラシーの向上も達成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーとは？不足すると起こり得る問題や高める方法も解説！

ビジネスで用いる申請書には様々な種類があるため、それぞれの用途に合った項目や書式で提出することが求められます。そこで、項目があらかじめ記載された申請書のテンプレートを使えば、簡単に申請書を作成できます。 しかし、「どのテンプレートが申請書作成に適しているのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、申請書の書き方や無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。 申請書の書き方を知りたい 用途に適した申請書のテンプレートを探している 申請書の作成から管理・共有まで効率化したい という方はこの記事を参考にすると、申請書のテンプレートが見つかるだけでなく、申請書をはじめとする文書を適切に管理・共有する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 申請書の概要1.1 申請書とは1.2 申請書と届出書の違い2 【社外・社内別】申請書の作り方とは2.1 社外向けの申請書の作り方2.2 社内向けの申請書の作り方3 【無料】Excel・Wordで使える申請書のテンプレート3.1 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードの申請書3.2 ビズ研の申請書3.3 テンプレートボックスの申請書4 Excel・Wordで申請書を作成するデメリットとは5 【必見】申請書の作成・管理に最適なツールとは5.1 申請書の作成～承認までをシームレスに完結できる「ナレカン」6 申請書の書き方や無料テンプレートまとめ 申請書の概要 以下では、申請書の概要や届出書との違いを解説します。まずは、申請書がどういう書類かを把握しましょう。 申請書とは 申請書とは、官公庁や会社に対して特定の行為を承認してもらうために提出する文書のことを指します。今日では、様々なビジネスシーンで、申請書の提出が求められます。 主に、社外向けでは「青色申告書」「不動産登記」「医療費控除申告」などがあり、社内向けでは旅費や交通費などの申請書、育児休業をしたい場合に作成される申請書などがあります。それぞれに記載すべき項目が異なるため、注意が必要です。 また、添付書類が必要になる場合もあるため、不備がないか確認した後、期日に余裕をもって提出しましょう。 申請書と届出書の違い 申請書と届出書の違いは、諾否の返答があるかどうかという点です。 申請書は、行政庁が認めるか否か応答するべきものとされています。一方、届出書は、事項を通知すれば手続きとしては完了するのです。 両者の違いを把握したうえで、場面に応じて適切なものを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外・社内別】申請書の作り方とは 以下では、社外・社内別の申請書の書き方を解説していきます。申請書には様々な種類があるため、どの申請書が適切か明確にしてから作成に取り掛かりましょう。 社外向けの申請書の作り方 社外向けの申請書は、官公庁に対して公的制度を利用したいときに提出するものです。以下では、主な社外向け申請書の種類の例と書き方をご紹介します。 青色申告 個人事業主やフリーランスが確定申告をするときに提出します。住所、屋号、氏名、収入金額、所得金額、税額などを記載します。 不動産登記 不動産を相続するときなどに、法務局に提出します。登記の目的や原因、相続人、添付情報、申請日、申請する法務局などを記載します。多くの場合、司法書士に作成を依頼します。 医療費控除申告 医療費控除とは、一定額を超える医療費を所得から還付するための申請です。氏名、病院名、所在地、医療費の内訳、保険で補填される金額、所得金額などを書きます。 外部に提出する申請書の場合、記載内容に誤りがあったとしてもすぐに訂正できないため、申請書を提出する前には不備がないかの確認を徹底しましょう。 社内向けの申請書の作り方 社内向けの申請書は、会社に対して制度を利用したいときや特定の行為に対する許可を願い出るときに提出するものです。以下では、主な社内向け申請書の種類と書き方をご紹介します。 出張申請書 業務に関連する出張に行くとき、費用の仮払いを受ける前に提出するものです。出張目的、訪問先、出張時間、移動ルートなどを記載します。 交通費申請書 従業員が会社に対して通勤手当を申請するときに提出します。氏名、日付、交通手段、区間、金額などを記載します。 育児休業給付金支給申請書 育児休業を取得するときに提出する申請書です。氏名、雇用保険番号、支給単位期間、職場復帰年月日などを記載します。 社外向けの申請書と比較して、社内向けの申請書は作成頻度が高いため、テンプレートの活用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】Excel・Wordで使える申請書のテンプレート 以下では、Excel（エクセル）やWord（ワード）で使える無料の申請書のテンプレートを紹介します。申請書を簡単に作成したいという方は必見です。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードの申請書 こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、申請書のテンプレートです。ExcelやWordからダウンロードでき、無料で使用できます。 基本的な項目が記載されているので、様々な用途の申請書に対応できます。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードのテンプレート詳細はこちら ビズ研の申請書 こちらは、ビズ研が提供するシンプルな出張申請書のテンプレートです。出張する目的やスケジュールを記載する欄と、所属長から承認をもらう欄があります。 また、承認欄は必要に応じて追加・削除できます。 ビズ研のテンプレート詳細はこちら テンプレートボックスの申請書 こちらは、テンプレートボックスが提供する、シンプルな交通費申請書です。月額定期代の申請書として利用できます。 用途に合わせてアレンジでき、Excel、Word、PDFから保存可能です。ただし、ダウンロードするには無料でできる簡単な会員登録が必要になります。 テンプレートボックスのテンプレート詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・Wordで申請書を作成するデメリットとは 以下では、ExcelやWordで申請書を作成するデメリットを紹介します。 目当てのファイルを検索しづらい ファイルが大量にある場合や容量が大きい場合は検索に時間を要し、タイムロスになってしまいます。そのため、高精度の検索機能を備えたツールへの乗り換えも選択肢の一つです。 共有に手間がかかる ExcelやWordのファイルを共有するためには、メールやチャット等を使う必要があります。とくに、申請書の場合、上司の承認が必要になるケースもあるため、都度メールやチャットにコメントを添えて共有しなければならず、負担が大きいです。 ファイル管理が煩雑になる 保管場所を統一しないとファイルが散在し、目当てのファイルがどこにあるのか分からなくなってしまいます。煩雑なファイル管理では、必要な情報へ即座にアクセスできないのです。 以上がExcelやWordで申請書を作成するデメリットです。ExcelやWordは誰でも気軽に利用できる反面、共有や管理がしづらいという側面があります。 そのため、作成した申請書をワンクリックで申請でき、誤った内容で承諾されないように承認フローも設定可能な「ナレカン」のようなツールを使いましょう。また、ナレカンは「検索機能」や「フォルダ機能」もついているので、情報へのアクセス性も抜群です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】申請書の作成・管理に最適なツールとは 以下では、申請書の作成・管理に最適なツールを紹介します。 申請書をはじめとする社内文書は、共通のテンプレートを使ってナレッジ化すれば、文書作成の工数を削減できます。ただし、ExcelやWordで作成した申請書は、ファイル管理が煩雑になりやすいうえ、リアルタイムで共有できない点が不便です。 そこで、Excel・Wordよりも簡単に作成・管理できるツールを導入して、申請書に関わる業務の負担を軽減しましょう。ただし、申請書であるからして担当者の「承認」が必須となることを忘れてはいけません。 したがって、自社が導入すべきは、わずかな工数で申請書を作成でき、[申請・承認]のフローもシームレスに完了できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、用途別に申請書のテンプレートを登録できるので、作成時間を短縮しつつ記入漏れも防げます。また、申請書は任意のメンバーにワンクリックで共有でき、かつ「承認フロー」を設けることで、適切な判断のもと円滑に申請手続きを進められます。 申請書の作成～承認までをシームレスに完結できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 申請書の書き方や無料テンプレートまとめ これまで、「申請書の書き方や無料で使えるテンプレート」を中心にご紹介しました。 テンプレートを活用すれば、申請書の作成にかかる時間や負担を省けるようになります。しかし、Excelやwordで作成した申請書は、ファイル管理が煩雑になりがちなうえに、共有が面倒なため承認まで時間がかかってしまうというデメリットがあります。 そこで、自作のテンプレートを呼び起すだけで簡単に申請書を作成でき、承認までを一元化できるツールを導入すれば、申請・承認の時間を短縮することができるのです。また、検索機能やフォルダ機能が充実していれば、簡単に必要な申請書を見つけだせます。 結論、自社が導入すべきなのは、わずかな工数で申請書を作成でき、申請～承認までのフローをスムーズに完了できるツール『ナレカン』一択です。また、ナレカンでは申請書以外にも、マニュアル作成や議事録など幅広く利用可能です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、非効率的な申請書の運用を改善していきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

IT化が進む現代において安全に業務を行うには、全ての社員が情報を適切に扱わなければなりません。情報を活用・発信する際に注意を怠ると、情報漏えいなどのトラブルが発生してしまうため、社内全体の情報リテラシーを向上させる必要があります。 しかし、自社の情報リテラシーが低く対策をしたいが、何をすれば良いかわからないと考える担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、情報リテラシーの不足で発生しがちな問題や社内のリテラシーを高める2つの方法を中心に解説します。 情報リテラシーを高めて情報漏えいのリスクを防止したい 情報に関するトラブルを回避して企業の信頼性を高めたい 社内全体の情報リテラシーを向上させたい という方は本記事を参考にすると、情報リテラシーが不足していることのリスクや高める方法が分かり、企業情報を安全に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報リテラシーとは1.1 情報リテラシーの概要1.2 ITリテラシー、セキュリティリテラシーとは1.3 情報リテラシーの具体例2 情報リテラシーが低いと起こり得る問題とは2.1 情報漏えいが発生する2.2 情報の真偽を判断できない2.3 不適切な情報を発信してしまう3 社内の情報リテラシー向上のためにできる2つの方法とは3.1 情報教育を徹底する3.2 社内ルールを整備する4 【非IT企業必見】情報リテラシーを高めるのにおすすめのツール4.1 情報共有・管理を簡単に効率化できるツール「ナレカン」5 情報リテラシーの不足による問題や高める方法まとめ 情報リテラシーとは 以下では、情報リテラシーの概要や、具体例についてご紹介します。併せてITリテラシーやセキュリティーリテラシーについても抑えましょう。 情報リテラシーの概要 「情報リテラシー」とは、情報を正しく読み取ったり発信したりして、適切に活用する能力を指します。 現代では、情報通信技術の発展に伴い、誰でも容易に情報を発信できる一方で、真偽の不確かな情報やフェイクニュースも流布されるようになりました。 そのため、膨大な情報の中から信頼できる情報を見極め、正しく理解・分析・評価できるスキルとして情報リテラシーが求められるようになったのです。 ITリテラシー、セキュリティリテラシーとは 「ITリテラシー」とは、ITに関する情報を正しく理解して活用する能力のことです。一方で、「セキュリティリテラシー」とは、ITツールやインターネットを安全に利用するために必要な知識や能力を指します。 また、情報リテラシーの類語として「メディアリテラシー」が挙げられます。全ての情報を対象とする情報リテラシーに対して、メディアリテラシーはとくにメディアの発信する情報を活用する点において異なります。 それぞれの違いを理解したうえで、自社に必要な知識を身に着けることが重要です。 情報リテラシーの具体例 情報リテラシーの具体例としては、検索して得られた情報を正しく解釈して評価する能力や、情報を正しく周囲に発信する能力などが挙げられます。 たとえば、「情報の発信者やサイト元をチェックして、信頼できるか判断する」「収集した情報を整理し、他者に適切に伝える」状態は情報リテラシーが高いと言えます。 一方で、「情報をそのまま鵜吞みにする」「誤解が生まれるような伝え方で情報を発信する」状態は、情報リテラシーが低いと言えるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーが低いと起こり得る問題とは 以下では、情報リテラシーが低いと起こり得る問題について解説します。これらの問題は、企業に対する信頼を低下させるうえに、金銭的な損害が発生する恐れもあるため対処が必要です。 情報漏えいが発生する 情報リテラシーが低いと、情報漏えいが発生するリスクが高まります。たとえば、情報漏えいの原因として以下の内容が挙げられます。 迷惑メールの開封による不正なソフトウェアへの感染 操作ミスによるメールの誤送信 悪質なWebサイトの閲覧によるウイルス感染 情報漏えいは、事前にリスクを把握して対策を講じていれば回避できる場合も多いです。しかし、情報リテラシーが不足しているとセキュリティ意識が浸透しないため、サイバー攻撃や誤操作によって情報漏えいが発生してしまうのです。 情報の真偽を判断できない 情報リテラシーが不足していると、インターネット上の情報の真偽を判断できません。 インターネットが普及した現代では、検索によって膨大な情報を収集できます。一方で、不確かな情報も簡単に流布されているので、情報を正しく取捨選択しなければ、フェイクニュースに騙されたり詐欺被害に遭ったりしてしまうのです。 そのため、全ての情報を鵜吞みにせず、一次情報を確かめたり複数の情報を比較したりして、正しい情報を見極める必要があります。 不適切な情報を発信してしまう 情報リテラシーが欠けていると、不適切な情報を発信する恐れがあります。 近年、SNSを活用した企業広報が活発化しています。しかし、経営者や社員、企業の公式アカウントが不適切な発言をしたり著作権やプライバシー権を侵害したりすれば、企業の信頼が大きく損なわれてしまうのです。 そのため、ガイドラインや運営上のルールを整備して、情報リテラシーを向上させなければなりません。SNSは企業ブランディングにも使われるので便利なツールですが、扱い方には個人レベルから全社で注意するように呼び掛けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内の情報リテラシー向上のためにできる2つの方法とは ここでは、情報リテラシーを高める2つの方法について解説します。今日の企業におけるIT化のトレンドに対応するために、非IT企業であっても以下の手法を実践して、情報リテラシーの向上に取り組むべきと言えます。 情報教育を徹底する 情報リテラシーを高めるには、情報教育を徹底する必要があります。 たとえば、基本的なIT知識を身につける社内研修を実施したり、発生が予想される詐欺被害やトラブルの事例を共有したりすれば、当事者意識を持ってセキュリティ対策に取り組めます。また、サイバー攻撃の手口は巧妙化が進んでいるため、定期的に新しい知識やノウハウを共有する必要もあるのです。 ほかにも、「情報検定(J検)」「ITパスポート」「情報セキュリティマネジメント試験」などの取得を推奨し、個人レベルでITに関する理解を深められるようなサポート体制を整えることも有効です。 社内ルールを整備する 社内ルールを整備すれば、組織的に情報リテラシーを向上できます。検討すべき点としては、以下の内容が挙げられます。 社内情報へのアクセス・編集の権限を制限する データを移行できる端末を限定する ビジネスデータへのアクセス時に二段階認証やアラートを設定する VPNを利用するなどテレワークの運用ルールを作成する OS・セキュリティソフト・デバイスをアップデートする 情報セキュリティに関する担当者を設置する 上記のように、社内ルールを制度化してシステム環境を整備すれば、社員もスムーズにセキュリティ対策を進められます。 また、社内ルールをマニュアル化しておけば、社内浸透を促進できます。とくに、マニュアルを定着しやすくするには、マニュアルの作成や確認が簡単な「ナレカン」のようなITツールを使うのがトレンドです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【非IT企業必見】情報リテラシーを高めるのにおすすめのツール 以下では非IT企業でも使える、情報リテラシーがなくとも使えるおすすめのツールをご紹介します。 自社の情報リテラシーが低い場合には、社内教育を徹底する必要があります。たとえば、情報の取捨選択や情報を社内外に発信するときの注意点を、新人や既存メンバーに定期的に伝えなければなりません。 そこで、社内教育に使った資料や社内ルールをITツール上にまとめれば、担当者は社内周知しやすく、社内メンバーはあとから振り返りやすくなるのです。 結論、社内の情報リテラシーを高めるには、簡単かつ安全にやりとりできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、テキストや画像・ファイルで簡単に情報リテラシーに関する内容をまとめられるうえ、記載した情報は厳格なセキュリティで守られます。また、超高精度な「検索機能」もあるので、情報リテラシーに関する教育が円滑に進むのです。 情報共有・管理を簡単に効率化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーの不足による問題や高める方法まとめ ここまで、情報リテラシーの不足による問題や高める2つの方法を中心に解説しました。 情報リテラシーが低いと、情報漏えいや不適切な情報発信によって企業の信頼が損なわれる恐れがあります。そのため、ITツールを活用して情報教育を徹底したり社内ルールを整備したりして、組織的に情報リテラシーを向上させる必要があるのです。 ただし、多機能で操作が難しいツールを導入すると、かえって操作ミスや浸透するまでに時間がかかる恐れがあります。そこで、情報共有や管理が簡単なITツールを導入すれば、社内教育の資料共有やマニュアルの整備もスムーズに進められます。 したがって、社内の情報リテラシー向上には簡単に社内の情報教育に関する資料やノウハウを共有できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報リテラシーを向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 認識齟齬とは？ビジネスシーンでの意思疎通を最適化する方法も紹介 ビジネスにおけるPoC（ポック）とは？IT用語をわかりやすく解説 サイロ化とは？原因や解消方法を分かりやすく解説！ 【必見】業務配分が偏る原因とは？リスクや改善策も紹介！ 仕事に目的意識を持つメリットとは？目的意識がない人の特徴や改善策も解説！ 【無料】Excelで使える人事管理のテンプレート5選！ 【すぐ分かる】デジタル化とは？メリットとデメリットも解説！ 【すぐ解決】デジタル化についていけない？原因とリスクを解説 ITリテラシーが低い人とトラブルを招く？会社がすべき対処法を解説！ 【事例3選】ITリテラシーを高める方法とは？社内教育する目的を解説 ペーパーレスにはタブレットがおすすめ！メリット・デメリットを解説 ワークライフバランスの必要性とは？メリット・デメリットも解説！

近年、日本の企業全体で「デジタル化」が進んでいます。デジタル化には「社員の業務負担を軽減できる」といったメリットがあります。 しかし、デジタル化を進めても一部の社員には浸透せず、結果として失敗に終わるケースもあります。そのため、「どのようにデジタル化を進めたらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、デジタル化についていけない人がいる理由と進めるときのポイントを中心に解説します。 デジタル化についていけない人がいる理由を把握したい デジタル化を進めるポイントを押さえたい 誰も取り残さずに社内のデジタル化を進められるツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、デジタル化についていけない理由が分かり、自社のデジタル化をスムーズに進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 デジタル化についていけない人がいる理由3選1.1 （1）デジタル用語が難しい1.2 （2）慣れたやり方が大きく変わってしまう1.3 （3）電子機器を使いこなすのに時間がかかる2 デジタル化が遅れるとどうなる？3つのリスクを解説2.1 （1）「2025年の壁」に対応できない2.2 （2）BCP対策が不十分になる2.3 （3）業務のスピードが遅くなる3 【これ一択】社内のデジタル化を始めるのに最適なツール3.1 誰も取り残さずにデジタル化を進められる「ナレカン」4 デジタル化を無理なく進める4つのポイント4.1 （1）講習会を実施する4.2 （2）少しずつデジタル化していく4.3 （3）誰もが使いやすいITツールを導入する4.4 （4）サポートが手厚いITツールを導入する5 デジタル化についていけない人がいる理由まとめ デジタル化についていけない人がいる理由3選 ここでは、デジタル化についていけない人がいる理由を紹介します。以下の3つを参考に、どの部分に引っ掛かりがあるか把握しましょう。 （1）デジタル用語が難しい デジタル化についていけない理由として、デジタル用語が難しい点が挙げられます。 デジタル用語のなかには外国語が由来のものも多く、馴染みのない用語をすぐに理解するのは難しいのが現状です。 また、文化庁が発表した平成29年度 国語に関する世論調査では「カタカナ語の意味が分からずに困ることがあるか」という質問に対して「ある」と答えた割合は83.5%となっており、カタカナに対して苦手意識を持つ方は非常に多いことが分かります。 このように、カタカナに苦手意識を持つ人が多いために、カタカナが使われやすい「デジタル用語」は馴染みづらくなっているのです。 （2）慣れたやり方が大きく変わってしまう 慣れたやり方が大きく変わってしまうのも、ついていけない理由の一つです。 たとえば、デジタル化の代表例として「紙の議事録をPCに変更する」ことがあります。PCによって議事録は管理しやすくなりますが、紙での記入に慣れた社員にとって、PCの業務は負担になります。 とくに、キーボード操作に慣れていない社員は、大きなストレスになる可能性もあるのです。このように、デジタル化していくと今までの業務プロセスが変更になり、アナログでの情報管理に慣れた社員にとっては負担になっている場合が多いです。 （3）電子機器を使いこなすのに時間がかかる 電子機器を使いこなすのに時間がかかるのも、ついていけない理由の一つです。 電子機器を使いこなすには、使い方を十分に理解する必要があります。また、操作を覚えたあとは、使いこなせる段階になるまで経験を積む必要があり、時間がかかるのです。 しかし、社員のなかにはデジタルに慣れておらず、PCの操作に苦手意識を持つ人も多くなっています。そのため、自社がスムーズにデジタル化を進めていくには「ナレカン」のような、誰もが使えるシンプルなツールを選ぶことも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタル化が遅れるとどうなる？3つのリスクを解説 ここでは、デジタル化が遅れると発生する3つのリスクを解説します。まだデジタル化に対応できていない企業は必見です。 （1）「2025年の壁」に対応できない デジタル化が遅れるリスクの1つ目は、「2025年の壁」に対応できないことです。 「2025年の壁」とは、経済産業省が発表したDXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～の中で提示された言葉です。2025年までにDXが進まないと、最大12兆円の経済損失を引き起こす可能性があると指摘されています。 つまり、IT化が進まない企業は危機的状況にあるため、デジタル化やIT人材の育成に取り組む必要があるのです。 （2）BCP対策が不十分になる 2つ目のリスクとして、BCP対策が不十分になることが挙げられます。 BCP対策とは、「Business Continuity Plan」の略称で、企業が自然災害・サイバー攻撃・システムダウンといった緊急事態時の被害を最小限に抑え、事業継続を実現するための対策のことを指します。 契約書や見積書などのあらゆる社内情報を紙で管理していると、災害が起きた際に業務が止まってしまい、取引先にも大きな損害を与えかねません。したがって、災害の多い日本においてBCP対策は必須です。 そこで、「ナレカン」のような高水準のセキュリティで社内情報を保護するITツールを使用すると、自然災害はもちろん、サイバー攻撃の被害にも遭いにくいです。 （3）業務のスピードが遅くなる 発生するリスクの3つ目は、業務スピードの遅れです。 アナログな手法で業務を進めていると、本来デジタル化によって効率化できる工程に時間を要します。たとえば、データの手入力や紙に印刷して手渡しで共有するなどの事例です。 一つ一つの業務にかかる時間は短くとも、1週間、1か月と長い期間で考えると多くの時間を要しています。したがって、デジタル化が進む企業と業務スピードに大きな差が生じ、市場での競争にも乗り遅れてしまう恐れがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これ一択】社内のデジタル化を始めるのに最適なツール 以下では、社内のデジタル化を始めるのに最適なツールをご紹介します。 デジタル化に遅れると、「2025年の壁」やBCP対策に対応できず、企業全体に大きな損失を引き起こすリスクがあります。また、業務スピードの遅れから、市場での競争に敗れる恐れもあるのです。 しかし、急に全ての業務をデジタル化すると社員に負担がかかり、かえって業務が滞ってしまいます。そのため、まずは「ストレスフリーで欲しい情報に即アクセスできるツール」を導入し、業務ノウハウやナレッジをデジタル化して共有することから始めましょう。 結論、社内のデジタル化に最適なのは、超高精度な検索機能によって目的の情報に即アクセス可能で、社内に散在するナレッジを一元化できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にタイトル・本文をテキストベースで記載するだけで、誰でも簡単にナレッジ化できるほか、既存のデータファイルもそのまま移行可能です。また、生成AIによる「自然言語検索」で、社員の検索スキルによらず、素早く情報に辿り着けます。 誰も取り残さずにデジタル化を進められる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタル化を無理なく進める4つのポイント ここでは、デジタル化を進めるポイントをご紹介します。以下を参考に、失敗のないデジタル化を目指しましょう。 （1）講習会を実施する デジタル化を進めるポイントの1つ目は、講習会の実施です。 デジタル化が進まない要因として、カタカナへの苦手意識があります。それを取り除くには、社内でデジタル語の講習会を実施して、専門用語を社内に浸透させましょう。 デジタル用語の理解が深まれば、デジタル化のメリットを具体的にイメージできるようになり、デジタルへの関心が高まります。このように、全社でデジタル化に取り組む環境を整えるために、講習会で社員の理解を深める必要があります。 （2）少しずつデジタル化していく デジタル化を進めるポイントの2つ目は、少しずつデジタル化することです。 「デジタル化」を進めるとき、社員は新たな業務を覚える必要があります。とくに、ITに詳しくない社員が多い場合、急にデジタル化を進めると社員に大きな負担がかかって「デジタル化」の計画自体が頓挫してしまうので、少しずつ進めるのがベストです。 たとえば、「一部の業務」に限定してデジタル化を進めることで、失敗なく実現できます。 （3）誰もが使いやすいITツールを導入する デジタル化を進めるポイントの3つ目は、誰もが使いやすいITツールの導入です。 ITツールを導入すれば、対面の会議を開かずにツール上で情報共有や意見交換が可能です。結果、毎日実施していた会議を週1回にして、空いた時間をそのほかの業務に充てることができます。 一方、IT企業向けの多機能なツールでは、ITに苦手意識がある社員は使いこなせず、結果としてツールが活用されないといった事態に陥りかねません。 そのため、「ナレカン」のように使い方がシンプルで定着までが早いITツールを導入して、失敗なくデジタル化を進めていきましょう。 （4）サポートが手厚いITツールを導入する デジタル化を進めるポイントの4つ目は、サポートが手厚いITツールの導入です。 使い方を社員に説明したり、データ移行や初期セットアップを支援したりするといったサポートが手厚いツールを選ぶと、「即使える状態」にしてくれます。また、問い合わせ対応が迅速なツールは、利用中にトラブルが起きても業務が滞る心配がありません。 したがって、デジタル化を無理なく進めるには”誰もが使いやすい”うえに”サポートが手厚い”ITツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタル化についていけない人がいる理由まとめ ここまで、デジタル化についていけない人がいる理由や生じるリスク、デジタル化のポイントを解説しました。 デジタル化が遅れると「BCP対策が不十分になる」「業務スピードが遅くなる」リスクが発生します。つまり、緊急時に事業を継続できなくなったり、デジタル化が進んでいる企業との間に差が生まれて、市場での競争に乗り遅れたりしてしまう恐れがあるのです。 ただし、急に全ての業務をデジタル化すると、社員に大きな負担がかかり、デジタル化についていけない社員が発生する恐れがあります。そのため、業務ごとにデジタル化を進めたり、誰もが使いやすくサポートが手厚いITツールを導入することが大切です。 結論、自社のデジタル化に最適なのは、社内に散在するナレッジを簡単に一元管理できる、直感的な操作性の「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」で情報を管理して、社内のデジタル化をスムーズに進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報リテラシーとは？不足すると起こり得る問題や高める方法も解説！