仕事でオーバーワークする原因とは？起こる症状や対策も解説
近年、日常生活だけでなくビジネス環境へのDX化が進み、業務効率や生産性が向上したという企業が増えています。たとえば、マーケティング分析をするときにAIを用いたり、ノウハウなどをデジタル上で管理したりするのも、DX化した例です。
しかし、なかには「オーバーワークする原因が分からず、業務効率を高められずにいる」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事でオーバーワークする原因と残業しやすい人の特徴のほか、解決策を中心にご紹介します。
- オーバーワークする原因が分からず困っている
- オーバーワークしがちな人の特徴を把握しておきたい
- 業務効率化に役立つITツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、オーバーワークする原因や特徴のほか、効果的な解決策まで分かるので、従業員の負担軽減につなげられるのです。
目次
仕事でのオーバーワークとは？
仕事におけるオーバーワークとは、残業や休日出勤などにより必要以上に働くこと、あるいは心身に過度な負担がかかるほど働いている状態を指します。
オーバーワークが改善されなければ、過労死につながる危険もあるのです。具体的には、以下の残業時間が「過労死ライン」を越えたことになります。
- ひと月あたり80h以上の残業
- ひと月20日の勤務日数に対して、平均4h以上の残業
オーバーワークは生産性の低下を招くだけでなく、以上のような深刻な健康被害を引き起こす恐れがあります。そのため、業務体制を見直し、効率的な働き方へと切り替えることで、一刻も早く改善を図る必要があるのです。
仕事がオーバーワークになると起こる症状
以下では、仕事がオーバーワークになると起こる症状を体調面・メンタル面それぞれで紹介します。以下の内容が当てはまる場合、オーバーワークになっている可能性が高いので、業務量の調整や進め方の見直しを検討しましょう。
体調への影響
オーバーワークになっていると、体調に以下のような症状がみられます。
- 疲労が蓄積する
- 不眠になりやすくなる
- 食欲がなくなる
- 頭痛・めまいがある
- 胃腸の不調がある
複数当てはまる場合は、とくに注意が必要です。
メンタルへの影響
オーバーワークになっていると、メンタルに以下のような症状がみられます。
- 集中力が低下する
- 判断ミスが増える
- 気分が不安定になる
- タスクの優先順位が分からなくなる
このように、身体だけでなくメンタルにも不調が起こる可能性があるので、複数当てはまる場合は業務量の調整を相談しましょう。
オーバーワークを引き起こす3つの原因とは
以下では、オーバーワークを引き起こす原因を3つ解説します。現状では、オーバーワークしていないという場合でも、以下に当てはまる企業は注意が必要です。
（1）人手不足である
1つ目の要因は、人手不足な環境です。
少子高齢化などの影響で人手が不足しており、すでに従業員が許容範囲を越えた業務量を担っているという企業も少なくありません。また、社内の教育が十分にできておらず、人手があってもスキル不足で、求める業務量をこなせないケースもあります。
その結果、必要以上に人員を割かなければならず人手不足の悪循環が生まれるのです。以上のことから、人手不足によるオーバーワークを防ぐためには、教育環境を整備することから始めましょう。
（2）業務負担が大きい
2つ目の要因として、業務負担が大きいことが挙げられます。
職場のITに対する意識や関心が低いと、業務効率を高めるためのDX化が進まず、業務負担は改善されません。そのような状況のなか、経験に応じて新しい仕事を任されたり、仕事量が増えたりすると、ますます負担が大きくなってしまうのです。
以上のことから、業務負担の改善するためには、現場のDX化が必須なのです
（3）連携が上手くとれていない
3つ目の要因は、周囲のメンバーとの連携が上手くとれていないことです。
業務進捗を共有できていない環境では、周囲にサポートを求めづらかったり、逆に仕事を任されてしまうケースもあり得ます。その結果、自身ですべての業務を負担してしまい、オーバーワークとなってしまうのです。
そのため、お互いに協力できる仕組みを整える必要があるのです。たとえば、1日の作業スケジュールや業務進捗などの情報を簡単に共有できる「ナレカン」のようなツールを使えば、スムーズな連携を実現できます。
オーバーワークになりやすい人の特徴とは
以下では、オーバーワークになりやすい人の特徴を紹介します。
- 仕事を断れない
- 完璧主義
- 報連相が苦手
- スケジュール管理ができない
責任感が強い人や真面目な性格の人ほど「誰もやらないのであれば、自身が対応しよう」という思考になりやすいと言えます。そのため、頼まれた仕事を断れずにオーバーワークになってしまうことがあります。
一見、完璧主義な人は仕事が速いイメージがありますが、完璧を求めてしまい、妥協点を見つけるのが苦手だと言えます。そのため、自身が納得のいくクオリティにするために、何度も修正を繰り返してしまうのです。
報連相が苦手な人は、ひとりでタスクを抱え込んでしまうので、オーバーワークに陥りやすいと言えます。また、作業で分からないことがあっても自身で解決しようと時間を無駄にしたり、ミスが起きたりして、結果として残業が増えてしまうのです。
優先順位を定めないまま、目先の業務に集中して取り組んでしまうと、納期間近になっても作業が終わっていないという事態になりかねません。そのため、納期に間に合わせるために残業しなければならなくなるのです。
以上のようなオーバーワークを回避するためには、個人の心がけはもちろん、会社全体での仕組みづくりが大切です。
オーバーワークに陥らないための3つの対策とは
ここでは、オーバーワークに陥らないための3つの対策について紹介します。以下の内容を仕組み化して「残業して当たり前」という環境を変えましょう。
（1）優先順位を決める
1つ目に、優先順位を決めて仕事に取り組みましょう。
優先順位の決め方の1つに、下記の「時間管理のマトリクス」があります。たとえば、このフレームワークを利用すると、業務の優先順位は1→3→2→4の順番であるとわかるのです。
なかには、3よりも2を優先するケースがありますが、2は長期的に取りかかる必要があるので優先度は下げて問題ありません。逆に、3は短期間で終わる業務であることが多いので、優先度が高くなるのです。
ただし、場合によっては、優先順位を変更する必要があるので周囲のメンバーに確認しながら、優先度を決めていきましょう。
（2）作業進捗を共有する
2つ目に、作業進捗を共有しましょう。
「誰が・どの作業に取り組んでいるのか」「どのくらいの進捗なのか」が把握できていない状態では、手助けが必要だとしても、サポートすることができません。反対に、常にお互いの進捗が把握できる環境であれば、連携して作業に取りかかれるのです。
ただし、作業が終わるたびにメールやチャットで連絡するのは面倒なうえ、連絡したとしても情報が流れて気が付かれない可能性があります。そのため、作業進捗の報告には、メールやチャットではなく、情報共有ツールを使いましょう。
たとえば、社内の情報を「記事」に蓄積できる「ナレカン」のようなツールなら、誰でも簡単に使えるので、スムーズに進捗共有できるようになります。
（3）作業の無駄を省く
3つ目に、作業の無駄を省きましょう。
作業に無駄な時間が多いと、必然的に作業時間が長くなり、オーバーワークにつながってしまいます。ある調査では、ビジネスパーソンは1日に平均1.6時間を情報収集に費やしていると言われており、無駄を省くことの重要性がうかがえます。
そこで、簡単に作業の無駄を省くには、ITツールの導入がおすすめです。ITツールには、「情報共有」や「メッセージ」など多様な機能が備わっていることが多いので、自社に必要な機能を検討したうえで、ツールを選定しましょう。
【必見】仕事のオーバーワークの解消に役立つツール
以下では、仕事のオーバーワークの解消に役立つツールを紹介します。
仕事でオーバーワークが起こらないようにするには、業務の偏りをなくすことが重要です。そこで、「効率のいい仕事のやり方をノウハウとしてまとめられるITツール」を使うと、業務の無駄の解消や属人化防止につながります。
また、不明点があったときに業務の手が止まると、仕事が溜まっていきオーバーワークを引き起こす原因になります。そのため、「不明点を詳しいメンバーに質問できる機能」があるツールを選ぶべきです。
したがって、仕事のオーバーワークの解消に役立つのは、誰でも簡単にノウハウを蓄積・共有できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、業務におけるノウハウや注意点・関連する資料を簡単にまとめられるうえ、「超高精度の検索機能」で知りたい情報を絞り込めます。また、「質問機能」で社内メンバーに不明点を確認すれば、回答内容を残しておくことができるので、ノウハウの蓄積にも役立つのです。
情報の管理・共有を効率化するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
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仕事のオーバーワークの原因と対策まとめ
これまで、仕事のオーバーワークの原因と対策を中心に紹介しました。
仕事でオーバーワークしてしまう原因には「人手不足・業務過多・連携できていない」などの職場環境による要因のほか、「責任感が強い、完璧主義、スケジュール管理できていない」などの個人的な要因があります。
とくに、連携できていない課題に関しては、情報を共有し合い、連携できる仕組みを整えましょう。ただし、メールやチャットでは、情報が流れてしまい、気が付かれない可能性があるので避けましょう。
結論、社内の連携に役立つのは、社内のあらゆる情報をナレッジ化できて、社内情報をスムーズに共有できる「
ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、オーバーワークを防止する体制を整えましょう。
