ナレッジマネジメント
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マニュアルを定期的に改訂しなければ、形骸化した手順のまま作業を進めてしまい、ミスを引き起こすことにつながりかねません。そのため、マニュアル改訂は企業にとって欠かせない作業のひとつです。 しかし、「マニュアル改訂の方法が分からない」「改訂に手間がかかり面倒だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアル改訂の手順やタイミング、改訂履歴の書き方を中心にご紹介します。 マニュアルを改訂する目的やルールについて確認したい マニュアルの改訂履歴の書き方を教えてほしい 自動で改訂履歴を残せて、手間なくマニュアル更新できる仕組みが欲しい という方はこの記事を参考にすると、マニュアル改訂の手順を理解できるだけでなく、適切にマニュアルを運用していく方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアル改訂とは1.1 マニュアル改訂の目的1.2 改訂と改定の違い2 【画像あり】改訂履歴の書き方3 マニュアル改訂の3つの重要性とは3.1 （1）業務ミスやトラブルを防ぐ3.2 （2）業務の属人化を防ぐ3.3 （3）教育や引き継ぎの手間を省く4 3ステップ｜マニュアル改訂の手順4.1 ステップ1｜改訂箇所を洗い出す4.2 ステップ2｜改訂履歴を作成する4.3 ステップ3｜改訂を社内へ周知する5 【担当者必見】最も簡単にマニュアル改訂できるツール5.1 マニュアルの改訂・管理に最適なツール「ナレカン」6 マニュアル改訂のタイミング7 マニュアル改訂の目的・手順・書き方まとめ マニュアル改訂とは ここでは、マニュアル改訂の概要を解説します。意義のあるマニュアル改訂を実施するには、以下を参考にして改訂の目的や意味を把握しなければなりません。 マニュアル改訂の目的 マニュアル改訂の目的とは、業務の変更点を反映させることです。 改訂のタイミングとしては、「作業ルールの変更や更新」「新しい機器の導入」などがあります。業務の変更があったときにマニュアルが改訂されなければ、以前の手順で作業を進める従業員が出てしまい、トラブルや作業ミスのもとになってしまうのです。 また、マニュアルが最新の状態でなければ、新入社員の教育や業務の引き継ぎのときに手間がかかります。したがって、現場における問題の発生を未然に防ぎ、誰もがスムーズに業務を進めるためにマニュアル改訂が必須なのです。 改訂と改定の違い 「改訂」と「改定」は混同されがちですが、両者には以下の違いがあります。 改訂 書籍・資料の表記を変更して分かりやすくすることを指します。たとえば、最新機器の仕様に合わせてマニュアルの内容を変更したり、説明の言い回しを変えたりするときに「改訂」を使います。 改定 既存ルールを定め直すことを指します。具体的には、製品・サービスの既存価格を見直して新たな価格を定めるときに「改定」を使います。 すなわち、既存マニュアルの内容を改善する場合は「改訂」が正しいのです。ただし、法改正や作業ルールの変更に合わせて新たに項目を定める場合は、「改定」が使われるケースもあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像あり】改訂履歴の書き方 改訂履歴の書き方は、以下の手順です。 表紙に版数を記入する 表紙の次に、改訂の背景や経緯をまとめた「改訂序文」を挿入する 改訂序文の次に、版数・発行日・改訂内容を記載した表を挿入する 本文中の改訂箇所には、改訂の理由を「改訂注」として挿入する 巻末には、改訂注をまとめたものとして「改訂索引」を挿入する 改訂履歴は、下図(3)のように「版数」「発行日」「改訂内容」を表形式で記載するのが一般的です。また、改訂箇所が多い場合は以下の順番で作成しましょう。 以上のように、改訂内容の粒度に応じて改訂履歴の書き方を変えると、読み手に伝わりやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル改訂の3つの重要性とは 以下では、マニュアル改訂の重要性を3つ解説します。以下のポイントは、担当者だけでなく現場の従業員にも共有しましょう。 （1）業務ミスやトラブルを防ぐ 1つ目は、業務ミスやトラブルを防ぐためです。 マニュアルの改訂をしなければ、業務の変更点や追加点に対応できなくなり、正しい手順や方法が示せなくなります。たとえば、新しい機器が導入されたにもかかわらず古いマニュアルで作業していては、新しい機器を破損させることなどが懸念されるのです。 したがって、古いマニュアルで業務を進める社員がミスやトラブルを起こすのを防ぐために、業務の変更に応じてマニュアルを改訂し、周知する必要があります。 （2）業務の属人化を防ぐ 2つ目は、業務の属人化を防ぐためです。 業務内容やルールの変更に伴うマニュアル改訂を実施しなければ、「役に立たないマニュアル」になり、形骸化するリスクがあります。その結果、従業員はマニュアルを参照せず、各々のやり方で業務を進めるようになってしまうのです。 したがって、業務ノウハウの属人化を防ぐためにも、マニュアルは社内の「ナレッジ」として一元管理し、必要に応じて改訂を実施しましょう。 （3）教育や引き継ぎの手間を省く 3つ目は、教育や引き継ぎの手間を省くためです。 マニュアルが改訂されておらず最新の状態ではない場合、新人教育や業務の引き継ぎのときに口頭で説明したり、新たに資料を作成したりする手間がかかります。その結果、人によって説明内容にばらつきが出てしまい、正しい情報が伝わらない可能性があるのです。 したがって、教育や引き継ぎの手間を省いて正しく情報伝達するためにも、マニュアルは常に最新の状態にしておきましょう。たとえば、スマホからも操作できる「ナレカン」のようなツールであれば、現場からも簡単にマニュアルを更新できて便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3ステップ｜マニュアル改訂の手順 ここでは、マニュアル改訂の手順を3ステップで解説します。活用されるマニュアルにするために、以下の手順で改訂しましょう。 ステップ1｜改訂箇所を洗い出す まずは、マニュアルのなかで改訂すべき箇所を洗い出しましょう。 マニュアル管理担当者が書き出すほか、現場の担当者の声も重視すべきです。具体的には、マニュアルの改善したい箇所についてアンケートをとったり、業務の変更点がないかを調査したりすることが挙げられます。 このように、現場の声を重視して改訂箇所を特定することで、実務に沿ったマニュアルを作れるのです。 ステップ2｜改訂履歴を作成する 調査によって洗い出された箇所を改訂したら、次は改訂履歴を作成しましょう。 改訂履歴の作成とは、「改訂の内容や背景、経緯などの改訂に関わる情報を記録すること」です。改訂履歴を残すと、従業員が改訂された箇所を見つけやすくなるほか、誤って古いマニュアルを読んでしまう事態を防げます。 ただし、冗長な文章は読みづらいため、表形式で示すのが一般的です。 ステップ3｜改訂を社内へ周知する 最後に、改訂したマニュアルを運用する時は、社内へ周知しましょう。 マニュアルが改訂されたことが周知されないと、現場での認識齟齬が生じ「古い手順で業務を進める人」と「新しい手順で進める人」が出るなど、作業のクオリティに差が出てしまうリスクがあります。 したがって、改訂したマニュアルをすぐに社内へ共有できる体制を整えましょう。たとえば、マニュアルの変更内容がリアルタイムで反映される「ナレカン」のようなツールであれば、改訂する度にメールやチャットツールでマニュアルを共有する手間が省けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】最も簡単にマニュアル改訂できるツール 以下では、最も簡単にマニュアル改訂できるツールをご紹介します。 マニュアル改訂においては、トラブルや業務の属人化を防ぐためにも「改訂履歴を残す」「改訂を周知する」ことが重要です。しかし、紙やWordのマニュアルの場合、そもそもマニュアルを改訂するのが面倒なうえ、周知するのにも一苦労だと言えます。 そこで、「マニュアルの変更内容をすぐに共有できるツール」を使えば、マニュアルを手間なく周知・管理できる環境を整えられます。また、作成したマニュアルに誰もが即アクセスできるように、検索性の優れたツールを選びましょう。 結論、導入すべきなのは、マニュアルの改訂履歴が自動で残り、変更内容が簡単に周知できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」で作成したマニュアルは、リアルタイムで任意のメンバーへ共有できるうえ、「編集履歴」が自動で残るため改訂履歴を作成する必要がありません。また、記事を更新すると、ナレカンの「ホーム画面」に更新されたことが自動で表示されるため、改訂の周知もスムーズです。 マニュアルの改訂・管理に最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでのマニュアル改訂 以下は、ナレカンでマニュアルを作成・改訂した見本です。 ナレカンでは、1記事1マニュアルで簡単にマニュアルを作成できます。テキストは太字や下線、色を使って見やすく記載できるほか、写真やファイルの添付も可能です。 さらに、ナレカンには「編集履歴」機能があり、上記のように編集箇所と編集内容を参照できます。そのため、過去のマニュアルと比較して内容を確認しやすいのが特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル改訂のタイミング 現場の業務では、業務改善による小さな手順の変更や削除がつきものであるため、定期的に全てのマニュアルを見直すことが大切です。たとえば、定期的な見直しの頻度は、四半期や半年ごと、最低でも一年に一回が理想です。 一方、ルールや業務内容に変更があった場合は、即座にマニュアルを改訂し、社内に周知すべきです。たとえ小さな事柄でも、変更があったときにマニュアルが改訂・周知されないと、古い手順で作業を進める人が出てしまい、トラブルにつながるからです。 ただし、どのタイミングで改訂するとしても、更新・共有に手間がかからないITツールを活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル改訂の目的・手順・書き方まとめ ここまで、マニュアル改訂の目的や手順、書き方を中心にご紹介しました。 マニュアル改訂は、古い情報による業務トラブルや、業務の属人化を防ぐうえで必須です。また、改訂履歴を作成したり、現場からのフィードバックを受けてマニュアルを定期的に改善したりすれば、現場で活用されるマニュアルを作れます。 しかし、Wordや紙のマニュアルの場合、更新と共有に手間がかかるので、せっかく改訂を実施しても、従業員に最新の情報が共有されない可能性があります。そのため、マニュアルには、改訂内容が瞬時に共有される「ITツール」が欠かせません。 結論、最新で正確な情報をすぐに確認できる環境を整えるには、マニュアルの改訂履歴が自動で残り、マニュアルを改訂したことをリアルタイムで周知できるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアル改訂の負担を軽減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

近年では、メールにファイルや画像を添付するケースは減りつつあり、代わりにオンラインストレージを使う人が増えています。なかでも、多くの利用者を抱えているのが、Apple社が提供する「iCloud Drive（アイクラウド ドライブ）」です。 しかし、「自社のデータ共有に、iCloud Driveが適しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、iCloud Driveの使い方や料金プラン、評判を中心に解説します。 iCloudDriveの基本の操作方法を知りたい iCloudDriveの注意点を押さえて効果的に使いたい 簡単にデータを管理・共有できるツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、iCloud Driveの使い方や注意点などが分かるので、自社のデータ共有に適したツールなのか見極められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 iCloud Driveとは？1.1 「iCloud Drive」と「他のオンラインストレージ」の違い1.2 「iCloud Drive」と「iCloud」の違い1.3 iCloud Driveはどこにある？2 【画像付き】iCloud Driveの使い方2.1 Macで操作する方法2.2 Windowsで操作する方法2.3 iPhoneで操作する方法2.4 Androidで操作する方法2.5 iCloud Driveのオン/オフの切り替え2.6 iCloud Driveが表示されないときの対処法3 iCloud Driveを利用するときの3つの注意点3.1 （1）データに関するやりとりが不便3.2 （2）データがすぐに見つからない3.3 （3）すぐに容量がいっぱいになる4 【必見】iCloud Driveのデメリットをカバーするおすすめのツール4.1 PC・スマホ問わず最も簡単に情報管理できる「ナレカン」5 容量が足りない？iCloudストレージの減らし方5.1 iCloudストレージの確認方法5.2 容量を減らす方法6 iCloud Driveの料金プラン7 iCloud Driveの口コミ・評判7.1 iCloud Driveの良い口コミ・評判7.2 iCloud Driveの悪い口コミ・評判8 iCloud Driveの使い方や料金プラン・評判まとめ iCloud Driveとは？ 以下では、iCloud Driveの使い方や特徴のほか、「iCloud」との違いも併せて解説します。iCloud Driveの概要を知りたい方は必見です。 「iCloud Drive」と「他のオンラインストレージ」の違い 引用：iCloud Driveの公式サイト iCloud Driveは、Appleが提供するオンラインストレージです。 他のオンラインストレージと比べて、iCloud Driveは、さまざまなAppleデバイスと同期できる点に大きな特徴があります。 iCloud DriveのアプリをダウンロードしたAppleデバイス間であれば、写真や書類に加えて、ブックマークまで自動的に同期できるのです。 そのため、iCloud Driveの同期機能を利用すれば、複数デバイス間でのデータの保存や編集のために、いちいちメールやチャットを介する手間がなくなります。 ・iCloud Driveの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら 「iCloud Drive」と「iCloud」の違い iCloud Driveに保存したデータは、同時にiCloudにも保存されます。データ容量についても「iCloudの容量」を共有するので、両者は”データの保存先が独立している”とは言えません。 iCloudとiCloud Driveの違いは、ストレージとしての役割だと言えます。iCloudは「Appleデバイスのデータをバックアップするため」である一方、iCloud Driveは「複数のデバイスでファイルを同期して、保管や共有をしやすくするため」のストレージです。 iCloudには写真やアプリ、メモも保存されているのに対して、iCloud Driveはほかのクラウドストレージと似たUI（デザイン）で、書類ファイルを中心に保存されています。 結論、iCloudに保存した書類ファイルを、複数デバイスで編集・保管・共有するには、iCloud Driveの活用が必須だと言えます。 iCloud Driveはどこにある？ ここでは、iCloud Driveの確認方法を解説します。iCloud Driveを使いたくてもどこにあるのか分からない方は必見です。 1. 〔ファイル〕アプリをタップして起動します。 2. 右下の〔ブラウズ〕を選択した後、〔iCloud Drive〕をタップしてください。 3. すると、保存したファイルやフォルダが一覧表示されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像付き】iCloud Driveの使い方 以下では、iCloud Driveの使い方を解説します。PCとiPhoneで操作方法は一部異なるので、自社に導入したあとに、スムーズに運用できるように事前に確認しておきましょう。 Macで操作する方法 ＜ログイン＞ 1. iCloud.comにアクセスします。 2. Apple IDを利用してログインします。 ※IDを持っていない方は、画面下部に表示される[Apple IDの作成]から作成します。 3. 認証コード入力画面が表示されるので、別のデバイスに届いたコードを入力します。 認証コードが届いていない場合は、下図の[確認コードを受信していませんか？]から対応しましょう。 4. コードを入力すると、ログインが完了します。 5. 表示されている項目から[iCloud Drive]をクリックします。 ＜アップロード＞ 画面上部に表示される[アップロードボタン]をクリックすると、アップロードが開始されます。※ドラッグ＆ドロップでも可能です。 ＜その他の操作＞ 1. データを削除したい場合は、ファイルを選択してから、画面上部にあるメニュー内の[ごみ箱ボタン]をクリックします。 2. ファイルを共有したい場合は、ファイルを選択してから画面上部にある[共有ボタン]をクリックします。 「メール」と「リンク」のどちらで共有するかを選択して、[共有]をクリックします。 [共有オプション]をクリックすると、アクセス権の付与などができます。 Windowsで操作する方法 iCloud Driveは、Appleが提供するオンラインストレージですが、Apple IDがあれば、MacだけでなくWindowsでも利用することが可能です。 1. Windowsで利用したい場合は、まず、iCloud Driveのトップページにアクセスします。[サインイン]をクリックすると、下図のような画面に遷移します。 2. Apple IDとパスワードを入力して、ログインしましょう。 3. ファイルのアップロードは、Macと同じく画面上部の[アップロードボタン]からおこないます。 その他の操作もMacと共通しています。このような方法で、WindowsのPCからiCloud Driveにアクセスできるのです。 iPhoneで操作する方法 1. ファイルAppをApp Storeからインストールします。 2. たとえば、カメラロール内の写真をiCloud Driveに保管したい場合、共有したい写真の左下に表示されるマークをタップします。 3. [“ファイル”に保存]をタップします。 4. 画面上部で保存先が「iCloud Drive」になっていることを確認して、格納したいフォルダをタップします。 5. 右上の[保存]を押します。 以上の操作で、iPhoneからiCloud Driveに画像や書類をアップロードできます。 Androidで操作する方法 AndroidからiCloud Driveを開くための専用アプリはありません。 AndroidからiCloud Driveを使うには、ブラウザからiCloud Driveのトップページにアクセスする必要があります。ただし、Androidのブラウザからは閲覧のみが可能で、共有や編集の操作はできない点に注意しましょう。 iCloud Driveのオン/オフの切り替え ここでは、iCloud Driveのオン/オフの切り替え方についてご紹介します。切り替えることで、どのように変化するのか知りたい方は必見です。 ＜iCloud Driveをオフにするとどうなる？＞ 各デバイスで「iCloud Driveをオフにする」操作をすると、ドライブ上に保存された書類や写真をそのデバイスからは閲覧できなくなります。 とはいえ、iCloud Drive及びiCloudからデータ自体が消えてしまうわけではないので、他のデバイスからは問題なく閲覧が可能です。 ＜iCloud Driveをオンにする方法＞ 一度オフにしたiCloud Driveは、以下の手順でオンにできます。 まず、iPhoneやMacの[設定]アプリからApple IDを選択します 次に、[iCloud Drive]を選びます。 最後に、iPhone/Macの同期を有効にすればiCloud Driveをオンにできます。 以上の操作で、データやファイルを各デバイスで共有できるようになります。 iCloud Driveが表示されないときの対処法 iCloud Driveが表示されない理由としては、デバイスが最新バージョンにアップデートされていない可能性が高いです。 そのため、iCloud Driveを設定する前に、デバイスを最新のiOS、iPadOS、またはmacOSにアップデートしましょう。さらに、iCloudにサインインするときには、全てのデバイスで同じApple IDを使ってください。 仮にデバイスが最新バージョンにアップデートできない場合には、iCloud Driveの利用に必要なiCloud のシステム条件を確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ iCloud Driveを利用するときの3つの注意点 以下では、iCloud Driveを利用するときの注意点を3つ解説します。自社にiCloud Driveの導入を検討している方は必見です。 （1）データに関するやりとりが不便 1つ目の注意点は、チームでのやりとりに手間がかかることです。 iCloud Driveではデータの共有もできますが、メッセージ機能は備えていないため、データに関するやり取りをするには、他の連絡手段を併用しなければなりません。また、メールやチャットといった共有手段では情報が埋もれてしまうので不便です。 そのため、情報の共有が必須なビジネス利用においては、あらゆる情報を一か所で共有でき、チャットのように流れていかない「ナレカン」のようなツールが最適だと言えます。 （2）データがすぐに見つからない 2つ目の注意点は、データがすぐに見つからない点です。 iCloud Driveではフォルダを際限なく増やせるので、最終的に「あのファイルがどこにあるのか分からない」となりかねません。また、そもそもExcelなどのファイルは確認のために都度開くのが面倒です。 そのため、「欲しい情報をすぐに見つけ出したい」という場合には、情報へのアクセス性に優れたツールを導入しましょう。たとえば、タイトル名でキーワードを絞り込めたり、ファイル内検索ができたりするツールであれば、ファイルを探す手間を省けます。 （3）すぐに容量がいっぱいになる 3つ目の注意点は、すぐに容量がいっぱいになる点です。 契約しているiCloudのストレージの一部が、iCloud Driveの容量として使われます。つまり、アップロードするファイルの容量・数以外にも、日常的に使用しているメールや写真などが要因となり、空き容量が不足することがあるのです。 もちろん、画像や動画、ファイル情報を大量にアップロードしていれば、容量の不足を加速させることにつながりかねません。そのため、こまめに不要なデータの削除が必要な点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】iCloud Driveのデメリットをカバーするおすすめのツール ここでは、iCloud Driveのデメリットをカバーするおすすめのツールを紹介します。 iCloud Driveは簡単な操作でファイル共有できるので便利な一方、「データに関するやりとりに、別の連絡手段が必要」というデメリットがあります。とくに、大企業ではチャットでファイルを共有すると、情報が錯綜しやすいためアクセス性が悪いです。 また、iCloud Driveは気が付いたらファイルが煩雑化しやすく、こまめなファイルの整理が必要です。さらに、目的の情報を探す際に、都度ファイルを開いて確認する手間がかかるため、「データを一元管理でき、アクセス性に優れたツール」の導入を検討しましょう。 結論、自社が導入するべきなのは、あらゆる画像やファイルを一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」に画像・動画・すべての形式のファイルを自由に添付することが可能です。また、「ファイル要約機能」によって、添付したファイルの中身をAIが自動要約して記事にまとめてくれるうえ、超高精度検索機能ですぐに必要な情報を見つけることができます。 PC・スマホ問わず最も簡単に情報管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ 上記は、ナレカンの「記事」で、AIにより自動でファイル内容を要約した例です。加えて、画像編集機能も備わっているので、iCloudで管理していた情報をよりわかりやすく整理・管理できます。 ファイル要約機能 ナレカンでは、ファイルを添付するだけで、AIが「ファイルの要約」と「重要ポイント」を自動抽出してくれます。そのため、ファイルを開かなくても概要を把握できるのです。 画像編集機能 ナレカンでは「記事」に添付した画像を編集することが可能です。写真をわずかな操作で貼り付けられ、アプリから直接写真に書き込みもできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 容量が足りない？iCloudストレージの減らし方 以下では、icloud Driveの「ストレージ確認方法」と「容量を減らす方法」をご紹介します。適切な対処法を試して、空き容量を確保しましょう。 iCloudストレージの確認方法 1. 〔設定〕から〔アカウント名〕を選択し、〔iCloud〕をタップします。 2. デバイス本体のストレージが表示されるため、使用済みの容量を確認しましょう。 容量を減らす方法 ここでは、容量をすぐに減らせる方法を2つご紹介します。 （1）不要なファイルを完全削除する 1. 〔ファイル〕アプリを開いたら、右下の〔ブラウズ〕をタップします。 2. 〔場所〕の中から〔iCloud Drive〕を選択してください。 3. 詳細ボタン〔・・・〕をタップし、〔選択〕をタップします。 4. 削除したいフォルダまたはファイルを選択して、右下の〔ゴミ箱〕マークをタップしてください。 5. 〔場所〕から〔最近削除した項目〕を選択します。 6. 詳細ボタン〔・・・〕をタップし、〔選択〕を押します。 7. 削除したいファイルを選択し、〔削除〕ボタンから削除したら完了です。 （2）バックアップを管理する 1. 〔設定〕から〔ユーザー名〕を選択し、〔iCloud〕をタップします。 2. iCloudを使用しているアプリの欄から〔すべてを表示〕をタップしてください。 3. 表示されているアプリのうちバックアップの必要がないアプリを〔オフ〕に切り替えます。 4. 〔iPhoneから削除〕を選択したらバックアップデータの削除が完了します。 上記のように、iCloud Driveの容量を減らす方法はありますが、ファイルやアプリをいちいち選択していかなければならないため、時間がかかり面倒です。そのため、あらかじめ大規模企業でも問題なく使える容量を確保しているツールの導入がおすすめです。 たとえば、1,000GBまでデータを蓄積できる「ナレカン」のようなツールが適しています。1,000GB（1TB）では、1枚1MBのファイルを約100万枚保存できるため、大企業でも容量の心配をすることなく、安心して利用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ iCloud Driveの料金プラン iCloud Driveはプランごとに、料金や容量などが変わります。以下は、クラウドサブスクリプションのiCloud+の料金プランです。 iCloud（5GB） iCloud+ 50GBストレージ付き iCloud+ 200GBストレージ付き iCloud+ 2TBストレージ付き iCloud+ 6TBストレージ付き iCloud+ 12TBストレージ付き ストレージ容量 5GB 50GB 200GB 2TB 6TB 12TB 月額料金 無料 130円/月 400円/月 1,300円/月 3,900円/月 7,900円/月 以上のことから、iCloud Driveはプランを変更しても比較的安価だと言えます。 ただし、「データの共有が煩雑」などの注意点があるため、ビジネスに活用するよりも、家族や友だちと思い出の写真を共有したいという方におすすめです。 引用：iCloud+ のプランと料金｜Appleサポート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ iCloud Driveの口コミ・評判 以下では、実際にiCloud Driveを利用しているユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。実際の利用者の声を参考にして、自社での導入を検討するのも重要です。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はCapterraより引用しております。 iCloud Driveの良い口コミ・評判 まずは、iCloud Driveに対する良い口コミや評判をご紹介します。 利用しているユーザーからは「信頼性が高い」「リモートでも簡単に操作できる」といった声が挙がっています。 Ella、投稿日：2024年8月 使い方が簡単で信頼性が高く、データのバックアップに関しても安心です。 Zain、投稿日：2024年8月 リモートで簡単に操作できるので満足しています。 John、投稿日：2024年8月 使いやすさ。写真やその他の重要な文書を保存するための十分なスペース iCloud Driveの悪い口コミ・評判 良い口コミ・評判がある一方で、改善点に関する口コミや評判も存在します。 利用しているユーザーからは「案内が難しい」「無料で利用できる容量が少ない」といった不満の声が寄せられており、改善が期待されます。 Cheyenne、投稿日：2024年8月 ナビゲートが簡単ではないのが気に入らなかった。 Maria、投稿日：2024年1月 iCloud でさらに多くの無料ストレージが提供され、追加のストレージに料金を支払わなくて済むようになればいいのにと思います。 victor van a、投稿日：2024年8月 ストレージがもっとあればよいかもしれない。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ iCloud Driveの使い方や料金プラン・評判まとめ ここまで、iCloud Driveの使い方や料金プラン、情報共有におすすめのツールを紹介しました。 iCloud Driveは、異なる端末からでもデータの共有ができて便利です。一方で、「メッセージのやりとりには他のツールが必要」「保存したデータを後から見つけにくい」など、ビジネスには不向きな点もあるのです。 したがって、ビジネスにおいてはデータの管理・共有を一元化できるツールが最適です。また、欲しい情報を見つけやすいように「検索機能」が備わったツールであることが求められます。 したがって、自社で導入すべきは、あらゆる情報を一元管理でき、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。また、ナレカンは「運用構造の設計」「既存データの移行支援」などサポートが充実しており、導入・運用時の負担を最小限に抑えられます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、自社での情報共有を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

今日では、一度に多くの情報を残せるオンラインストレージが普及しています。たとえば、代表的なオンラインストレージに「Nextcloud（ネクストクラウド）」があります。 しかし、「GoogleドライブやDropboxは知っているが、Nextcloudははじめて知った」「Nextcloudを使いたいが、運用のイメージがつかない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Nextcloudの使い方や料金、評判を網羅的に解説します。 Nextcloudの機能や口コミを参考に、自派で運用できるか判断したい Nextcloudの使い方を詳しく教えてほしい ITスキルがなくても、安全かつ簡単に情報管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Nextcloudについて詳しく分かり、具体的な運用のイメージを持てるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Nextcloud（ネクストクラウド）のCommunity版とは1.1 Nextcloud Community版の機能一覧2 Nextcloud（ネクストクラウド）のEnterprise版とは2.1 Nextcloud Enterprise版の機能一覧2.2 Nextcloud Enterprise版の料金プラン2.3 Nextcloud Enterprise版のサポート内容3 Nextcloudの安全性4 Nextcloud Community版の使い方4.1 ＜前提＞Nextcloudの動作環境・初期設定4.2 （1）ファイルをアップロードする4.3 （2）ファイルをダウンロードする4.4 （3）ファイルを削除する4.5 （4）ファイルを共有する5 Nextcloudを使うメリット6 Nextcloudの導入に適している企業7 Nextcloudを使う3つのデメリット7.1 （1）動作が遅いことがある7.2 （2）専門知識と労力が必要7.3 （3）目的のファイルを探すのが面倒8 【必見】Nextcloudのデメリットをカバーするおすすめのアプリ8.1 必要なファイル・情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」9 Nextcloudの良い口コミ・改善点に関する口コミ10 Nextcloudでよくある質問10.1 質問1｜Nextcloudで写真管理できますか？10.2 質問2｜Nextcloudでスマホのバックアップはできますか？11 Nextcloud（ネクストクラウド）の使い方や料金、評判まとめ Nextcloud（ネクストクラウド）のCommunity版とは 「Nextcloud Community版」は、ドイツのNextcloud社が提供するオープンソースのオンラインストレージです。オープンソースとは、ソフトウェアを構成するプログラムの「ソースコード」を、無料で一般公開することを指します。 Nextcloud Community版は、あらゆる機能を無料で利用することができる点が特徴です。また、プラグインによって機能を拡張でき、カレンダーやアドレス帳、チャットなどのツールも提供されています。 ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら Nextcloud Community版の機能一覧 Nextcloud Community版には、主に以下の機能が備わっています。 ＜基本機能＞ ＜内容＞ ファイル共有 Nextcloudの主要機能の一つで、ユーザーはいつ・どこからでもファイルにアクセス可能です。 ファイル同期 同期用のソフトウェアを事前にインストールしておき、同期フォルダ内に保存をしておくことで、自動でファイルをNextcloudにアップロードできます。 外部連携 Nextcloudは、あらゆる環境下でストレージを外部ツールと連携して利用可能です。 ファイル暗号化 アップロードされたファイルに不正アクセスされても複合化できないよう、ファイルを暗号化できます。 ユーザー管理 Nextcloudで作成されているアカウントの表示名、最終ログイン、所属グループの確認、検索することが可能です。 このように、Nextcloud Community版は無料で利用できるものの、ファイル共有に関する豊富な機能を備えています。 参考：NextCloudの公式サイト｜製品概要＞Nextcloudで始めるセキュアなファイル共有 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloud（ネクストクラウド）のEnterprise版とは 「Nextcloud Enterprise版」とは、Nextcloud Community版とは異なるサービスで、公共機関や教育機関向けにリリースされているサブスクリプションです。 したがって、Nextcloud Enterprise版は、無料で利用することはできず、100ユーザー以上からの利用が前提になります。しかし、オンプレミス型であるため自社のスタイルに合わせて自由にカスタマイズ可能な点が特徴です。 また、各プランごとに利用できる機能や受けられるサポートに違いがあるので、運用目的に合わせてプランを選定しましょう。 Nextcloud Enterprise版の機能一覧 Nextcloud Enterprise版は、主に以下の機能が備わっています。Community版と比べてより機能が複雑なので、利用前に確認が必要です。 ＜基本機能＞ ＜内容＞ Nextcloudトーク オンプレミスでプライベート音声・ビデオ会議・チャットを利用できる機能です。 Nextcloudグループウェア カレンダー、連絡先、メールなどを一括管理できるため、チームの生産性向上に役立ちます。 Nextcloudオフィス 主要なドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションファイルを共同編集でき、編集中にチャットに返信することも可能です。 Nextcloudアシスタント AIによるコンテンツの生成、データに関する質問への回答、メールの要約、翻訳などができます。 Nextcloudフロー 社内のワークフローを自動化してくれる機能です。API連携もできるため、業務効率化に最適です。 参考：NextCloudの公式サイト｜製品 このように、Nextcloud Enterprise版は幅広い用途で利用可能なうえ、業務効率化にも役立ちます。 Nextcloud Enterprise版の料金プラン Nextcloud Enterprise版の料金体系は以下の通りです。 最大100人からのプラン Standard：67.89€/ユーザー/年 Premium：99.99€/ユーザー/年 Ultimate：195€/ユーザー/年 最大200人からのプラン Standard：50.64€/ユーザー/年 Premium：78.09€€/ユーザー/年 Ultimate：175€/ユーザー/年 なお、「Basicプラン」のみ最大250ユーザーまで利用可能なうえ、特徴も異なるので注意しましょう。 参考：Nextcloudの料金ページ Nextcloud Enterprise版のサポート内容 以下では、Nextcloud Enterprise版のサポート内容について紹介します。とくに、ITに不慣れな方が多い企業では、サポートの手厚さは重要なため、確認しておきましょう。 標準サポート PLUSサポート 操作方法/設定方法のご案内 〇 〇 障害の切り分け(バグ/誤設定/インフラ)サポート 〇 〇 Nextcloud利用マニュアル配布 〇 〇 リモート対応 × 〇 Nextcloudバージョンアップ(年1回まで) × 〇 お問い合わせ回数 12回/年間 24回/年間 お問い合わせ時間 月～金 10:00 ～ 17:00 月～金 10:00 ～ 17:00 お問い合わせ方法 E-mail E-mail 参考：Nextcloudの保守サポート Nextcloudでは、サポート内容を「標準サポート」と「PLUSサポート」の2つから選べますが、どちらも問い合わせ回数には制限があり、手段もE-mailのみとなっています。そのため、不明点があっても逐一問い合わせしづらく、返答期限も不明です。 したがって、ツールを継続的に使用していくためにも、「問い合わせに対して1営業日以内の回答」「専属担当者による初期セットアップ」といったサポートが充実しているツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudの安全性 Nextcloudでは、独自の暗号化機能が組み込まれており、高い安全性があります。 ほかにも、パスワード管理やアクセス制限など多くのセキュリティ対策が施されているのが特徴で、不正にアクセスされてしまったとしても、被害を最小限に抑えられます。そのため複数人で情報を取り扱うビジネスシーンにおいて、重宝されるソフトだと言えます。 ただし、セキュリティ対策が抜群だとしても、操作が複雑ではヒューマンエラーによる情報漏えいが起こるリスクも否めません。そのため、「誰でも簡単に使えるか」もセキュリティ対策として、意識しておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloud Community版の使い方 以下では、Nextcloud Community版の基本的な使い方を解説します。Nextcloud Community版は自身で、操作していく必要があるため、スムーズにファイル管理できるようにしておきましょう。 ＜前提＞Nextcloudの動作環境・初期設定 Nextcloudを利用するためには、まず利用環境を構築する必要があります。以下の手順を参考に導入準備を進めましょう。 サーバー環境を決める オンプレミス（自社でサーバーを運用する）とクラウドサーバー（クラウドサービスを利用する）の2種類があるため、どちらを利用するかを決めます。 動作させるOSを選定し、必要なパッケージをインストールします。例えば、UbuntuやCentOSなどのLinuxベースの環境が一般的です。 サーバーのセットアップ 選定したサーバー上でNextcloudの動作環境を構築するため、以下の3つを行います。 Webサーバー（ApacheやNginx）のインストール データベース（MySQLやMariaDB）の設定 PHPのインストールと設定 Nextcloudのインストール Nextcloudの公式サイトから最新バージョンをダウンロードし、サーバーに展開します。データベースの設定やアカウント設定、セキュリティ設定が完了すれば実際に利用できるようになります。 以上で、Nextcloudの利用環境の構築は完了です。専門的な知識が必要であり、ITに詳しい担当者でないと導入に苦戦する可能性があるので、気軽にファイル共有したい方は「ナレカン」のような簡単なツールの方が適しています。 （1）ファイルをアップロードする まず、ファイルをNextcloudにアップロードする手順を解説します。具体的には以下の3ステップです。 Nextcloudを開いてログインする 画面左上のメニューから［ファイル］をクリックする ファイルをNextcloud上にドラッグ＆ドロップする 以上でファイルのアップロードは完了です。同様の手順でフォルダのアップロードもできます。 （2）ファイルをダウンロードする 次に、Nextcloudに保存されているファイルをダウンロードします。具体的には以下の2ステップです。 ダウンロードするファイルを右クリックする メニューから［ダウンロード］をクリックする 以上で目的のファイルがダウンロードできます。 （3）ファイルを削除する 次に、Nextcloudに保存されているファイルを削除する方法を解説します。具体的には以下の3ステップです。 削除したいファイルを右クリックする メニューから［ファイルを削除］をクリックする 該当ファイルが削除されて、［ゴミ箱］に移動する さらに、ゴミ箱に移動したファイルを右クリックして［完全に削除する］をタップすると、ファイルが完全に削除されます。 （4）ファイルを共有する 最後に、ファイルを共有する方法を解説します。具体的には以下の3ステップです。 ファイルの右に表示されている［共有マーク］をクリックする メニューから［URLで共有］をクリックする 任意のパスワードを入力して、該当URLを相手に送る 以上の操作で、Nextcloud上のファイルを共有できます。ただし、メールやチャットでリンクを送ると埋もれてしまい不便なので、情報が管理・整理しやすい「ナレカン」のようなツールも検討すべきです。 参考：株式会社スタイルズ｜マニュアル等の資料ダウンロード一覧ページ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudを使うメリット Nextcloudを使うメリットは、充実した機能性や拡張機能によって、できる範囲が幅広いという点です。 Nextcloudでは、用途に合わせて機能を拡張することができるので、作業を進めていくうえで柔軟な対応が可能です。とくに、昨今では、リモートワークを推奨する企業が増えているので「WEB会議機能」や「画面共有機能」も重宝されています。 また、ONLYOFFICE等のオープンソース製品とも組み合わせることで、ブラウザ上でのファイル編集も実現できるのです。このように、基本機能はもちろん、外部のソフトとの連携によって、できる範囲を広げていける点がメリットだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudの導入に適している企業 以下では、Nextcloudの導入が適している企業の例を紹介します。 ＜Nextcloud Community版が適している企業＞ カスタマイズ性を求める企業 IT企業や開発部門など、特定のニーズに合わせてシステムをカスタマイズしたい企業に適しています。Nextcloudはオープンソースで提供されているため、多くのプラグインも存在し、柔軟にカスタマイズが可能です。 費用を重視する企業 基本無料で利用が可能であるため、中小企業やスタートアップなど、コストを抑えつつも高機能なクラウドソリューションを求める企業に適しています。 ＜Nextcloud Enterprise版が適している企業＞ データセキュリティが重要な企業 金融機関や政府機関、法務部門など、機密性の高いデータを扱う企業は、Nextcloudの強力なセキュリティ機能が適しています。 大規模なユーザー数を持つ企業 大学や大企業など、多数のユーザーがファイル共有やコラボレーションを行う環境に適しています。 以上のような企業は、Nextcloudの特徴と自社のニーズがあっていると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudを使う3つのデメリット ここでは、Nextcloudを利用するときの注意点を3つ解説します。Nextcloudは便利な一方で、以下の点に注意しなければなりません。 （1）動作が遅いことがある はじめに、Nextcloudでファイルをアップロードすると動作が重くなることがあります。実際に、Nextcloudを使っているユーザーからは、以下のような口コミが見られます。 非公開ユーザー（投稿日：2022年12月09日） デスクトップ版を使いエキスプローラでNextcloud上のファイルを利用する際にどうしても反映にタイムラグが発生してしまいます。 この点はしょうがないと言えばそうなのですが、もう少しチューニングしてほしいところです。 引用：ITreview） 以上のように、スピード感が求められるビジネスの場において、すぐにファイルを共有できないのはストレスになりかねません。そのため、普段使いするのであれば、サクサクと動かせるツールを検討しましょう。 （2）専門知識と労力が必要 Nextcloudを使うには、サーバーの知識と保守・整備し続ける労力も必要です。 Nextcloud Community版はオープンソースのクラウドストレージなので、ほかのオンラインストレージのようにアカウントを登録するだけでは利用できません。無料で利用するには、公開されているソースコードを使ってサーバーを構築する必要があります。 一方、Nextcloud Enterprise版は、サポート体制は整っているものの、問い合わせできる回数に制限があり、手段もE-mailのみです。そのため、システムに問題が生じたときに対応までの時間に懸念が残ります。 以上のことから、専門的な知識がある従業員がいる企業や、運用にリソースを割けられる企業でなければ、導入時や業務上でつまずく可能性があるので注意しましょう。 （3）目的のファイルを探すのが面倒 最後に、Nextcloudのようなオンラインストレージツールでは、目的のファイルを見つけるのに苦労します。 Nextcloudではフォルダを自由に追加できる一方、どこにファイルを保存したのか分からなくなるといった状態に陥りがちです。そのため、「高度な検索機能が備わっているツール」の方が、ファイルを探すのにかかる手間と時間を短縮できます。 たとえば、「ナレカン」であれば、あらゆるファイルを保存・共有しつつ、「ファイル内検索」を使ってファイル内の文言にも検索をかけられます。その結果、目的の情報を素早く探し出せるため、業務効率化につながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Nextcloudのデメリットをカバーするおすすめのアプリ 以下では、 Nextcloudのデメリットをカバーするおすすめのアプリをご紹介します。 Nextcloudは、オープンソースで使えるCommunity版とサブスクで利用できるEnterPrise版の両方があり、豊富な機能と強固なセキュリティが備わっています。しかし、いずれもサポート体制に懸念があるため、使いこなすのは困難だと言えます。 また、Nextcloudのようなファイル管理の仕組みは、検索性に欠けるため、目的の情報がなかなか見つかりません。そこで、「誰でも簡単に検索できるツール」を導入して、ITスキルが無くても管理している情報を活用しやすい仕組みを整えるべきです。 結論、自社が導入すべきアプリは、ファイルを含むあらゆる情報を一元管理でき、必要なタイミングで情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、形式を問わずファイルを添付できるうえ、「超高精度検索」でファイル内の情報であっても素早く探し出せます。また、「導入支援サービス」で”既存の情報をナレカンに移行した状態”で運用を開始できるため、導入ハードルも低いです。 必要なファイル・情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの自然言語検索＞ 以下では、「ナレカン」の検索機能の一つである「自然言語検索」について紹介します。 画像のように、会話形式で質問内容を入力すると生成AIがファイルや画像内まで横断的に検索し、回答を提示してくれます。ヒットした情報は引用元のリンクとまとめて表示されるため、欲しい情報が素早く取得できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudの良い口コミ・改善点に関する口コミ 以下では、Nextcloudユーザーの口コミや評判をご紹介します。ユーザーの声をもとに、自社に最適なツールかを判断する材料にしましょう。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。 非公開ユーザー　投稿日：2025年03月04日 無償のオープンソースソフトウェアですが、有償ソフトウェアに匹敵する機能があります。 基本的にはクラウドストレージですが、ファイルの世代管理ができたり、ブラウザ上で画像や動画ファイルの再生ができたり、ファイルをダウンロードせずに内容を確認できるので作業性が上がりました。 また、グループフォルダ機能により、フォルダにユーザーのアクセス権を付けることができるため、オンラインのファイルサーバのような使い方もできます。 あまり使用していませんがWeb会議のアプリもあるため、zoomなどの有償プランを契約していなくても、時間無制限のWebミーティングを実施することも可能です。 一方、Nextcloudの改善点に関する口コミ・評判には、以下の声が寄せられています。 非公開ユーザー　投稿日：2025年03月04日 オープンソースのためサポートはありません。海外製ソフトウェアのため、トラブル解決なども英語が読めないと難しい場合が多々あります。 アップデートが頻繁にありますが、アップデートがエラーになることがあり、そうなると問題解決（利用できる状態に戻す）に多大な時間がかかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloudでよくある質問 ここでは、Nextcloudユーザーによる「よくある質問」に回答します。以下を参考にしてNextcloudに関する疑問を解消しましょう。 質問1｜Nextcloudで写真管理できますか？ 結論、Nextcloud内での写真管理は可能です。 Nextcloudには、「写真フォルダ」や「スクリーンショットフォルダ」などがあるため、日頃から画像のやり取りが多い企業にとって便利です。フォルダも自由に追加できるため、撮影日やテーマごとに分けて整理すると見やすくなります。 ただし、スマホで撮影した写真をNextcloudに自動でバックアップしたい場合は、事前にスマホと同期しておく必要があるので注意しましょう。 質問2｜Nextcloudでスマホのバックアップはできますか？ Nextcloudでスマホデータのバックアップをとることも可能です。具体的な手段としては、以下が挙げられます。 バックアップアプリを使用する Snapのスナップショット機能を使用する バックアップアプリを使えば、データを別の場所にコピーして保存できますが、ツールを併用しなければなりません。一方、「Snap版Nextcloud」とは、パッケージ管理システム「Snap」でインストールされたNextcloudのことで、バックアップ用の機能が実装されています。 ただし、Snap版Nextcloudでバックアップしたデータを出力するには専用のコマンドが必要になります。そのため、ITスキルに不安がある場合は、アプリの使用がおすすめです。 参照：スナップショット｜Snapclaftドキュメント＞スナップを管理する＞データスナップショットを作成する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Nextcloud（ネクストクラウド）の使い方や料金、評判まとめ ここまで、Nextcloudの使い方や料金、評判を中心に解説しました。 Nextcloudには、無料で自社サーバーにオンラインストレージを構築できる「Community版」と、大規模企業向けにサブスクできる「Enterprise版」があります。しかし、いずれも、ITに詳しい担当者がいない企業には不向きな恐れもあるのです。 また、Nextcloudのようなオンラインストレージではフォルダを自由に追加できる一方、どこにファイルを保存したのか分からなくなります。そこで、高度な検索機能が備わっており、簡単にファイルの管理や共有ができるツールを導入しましょう。 結論、社内情報の管理には、導入～運用までスムーズに進められるうえ、必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、社内の情報管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

今日では、業務のデジタル化に伴って、世界中の多くの企業で情報をスムーズに管理・共有できるITツールの導入が進んでいます。とくに、ノート型アプリ「Evernote」は、2023年5月以降順次AI機能が追加され、更なるサービスの向上が期待できます。 一方で、「新しく搭載されたEvernote AIの機能や使い方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Evernote AIの機能や使い方、口コミ・評判まで網羅的にご紹介します。 既存のEvernoteからEvernote AIにプラン変更すべきか迷っている Evernote AIの機能やユーザーのリアルな意見が知りたい AI搭載で情報管理が簡単にできるツールを探している という方は本記事を参考にすると、Evernote AIの機能や使用感がわかり、自社でEvernote AIを利用すべきか判断できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 「良くなった！」と話題のEvernote AIとは1.1 従来のEvernoteとの違い1.2 Evernote AIの基本機能2 Evernote AIの使い方2.1 使い方1｜AI検索をする2.2 使い方2｜AI編集を利用する2.3 使い方3｜AI文字起こしでテキスト化する2.4 使い方4｜AIで図を作成する2.5 使い方5｜AI生成コンテンツを検出する3 Evernoteの料金プラン一覧4 【やっぱり良い？】Evernoteの評判4.1 Evernoteの良い口コミ・評判4.2 Evernoteの改善点に関する口コミ・評判5 【必見】Evernoteよりも使いやすい！AI機能を備えた情報共有ツール5.1 最も簡単に社内情報を蓄積できるナレッジ管理ツール「ナレカン」6 Evernote AIの使い方や口コミ・評判まとめ 「良くなった！」と話題のEvernote AIとは ここでは、新搭載で話題となったEvernote AIの概要についてご紹介します。具体的に「どのような機能が追加されたのか」「何ができるようになったのか」を知りたい方は以下を参考にしましょう。 従来のEvernoteとの違い 従来のEvernoteとの違いは、高度なAIが使用された機能が追加されたことです。 たとえば、AIを活用して必要なノートを探せる「AI検索」や書かれた内容を見やすく書き換える「AIノートクリーンアップ」という機能が増えました。最新版では「AIノートクリーンアップ」は「AI編集」へと改名され、より精度の高い編集ができます。 このように、Evernote AIは、情報の検索や文書の作成を今まで以上に効率化することが可能になりました。一方で、サービスの向上に伴う利用料金の値上げに対する懸念が広がっています。 Evernote AIの基本機能 以下の表は、現段階で実装されているEvernoteのAI機能をまとめたものです。 機能名 機能内容 AI検索 ChatGPTのように、話し言葉で投げかけられた質問に対しても、内容に適したノートをAIが提示します。 AI編集 「要約」「誤字を修正」「執筆支援」「翻訳」「トーンを変える」から選択するとAIが実行してくれます。 AI文字起こし 画像、手書き文字、音声、動画ファイルをAIがテキストに起こしてくれます。文字起こしの精度も高いです。 AIで図の作成 事前に詳細を設定してフローチャートやマインドマップを作成できます。 AIコンテンツ検出 テキストや資料がAIにより作られたものかを検知してくれます。 以上のように、「AI検索」ではノートへのアクセス性が向上し、「AI編集機能」によって文書作成にかかる手間も省けます。また、「AI文字起こし」で資料の視認性も上がることが期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Evernote AIの使い方 以下にEvernoteのAI機能の使い方をご紹介します。「Evernoteを導入したものの、どのようにAI機能を使うのかわからない」という方は必見です。 使い方1｜AI検索をする AI検索の使い方は以下の通りです。 まず、画面左上にある検索ボックスの選択モードを[標準]から[AI検索]に切り替えます。 次に、検索ボックスに検索したい内容を入力します。今回は「ミーティング議事録を探して」と打っています。 これにより、以下のようにAIがミーティング議事録に関するノートを抽出します。 キーワードだけでなく、口語で検索できるようになるので検索スキルが必要ありません。 使い方2｜AI編集を利用する AI編集の使い方は以下の通りです。 ノートの中でAI編集を利用したい箇所を選択し、メニューバーにある[AI]をクリックします。 今回は、AI編集の中から[要約]>[段落]を実行してみます。 実行すると、以下のように要約が表示されます。 分量の多いノートの場合は、AI要約によって内容をすばやく把握できます。 使い方3｜AI文字起こしでテキスト化する AI文字起こしの使い方は以下の通りです。 ノートに画像を添付して、[Transcribe(文字起こし)]をクリックします。 結果、ノート上で編集できるように画像内のテキストを文字起こししてくれます。 今回は画像の文字起こしでしたが、ほかにも「音声ファイル」や「動画」もノートに添付すれば文字起こし可能です。 使い方4｜AIで図を作成する AIで図を作成する方法は以下の通りです。 まず、EvernoteのWebサイトのテキストボックスに作成したい図の説明文を記入し、[フローチャートを作成]をクリックします。 これにより、説明文に沿ったフローチャートが完成します。また、「Evernoteに保存」「PNGとしてダウンロード」なども選択可能です。 使い方5｜AI生成コンテンツを検出する AIにより生成されたコンテンツかを検知する方法は以下の通りです。 まず、EvernoteのWebサイトのテキストボックスに検知したいコンテンツを記入・添付し、[コンテンツを分析する]をクリックします。 以上を実行すると、コンテンツがAIによって生成されたものかどうかをパーセンテージで判定してくれます。 また、[人間らしく書き直す]をクリックすれば、体裁も整えられるのでAI独自の不自然さを修正可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Evernoteの料金プラン一覧 Evernoteには3つの料金プランが用意されています。以下は、それぞれのプランの月額料金や機能をまとめた比較表です。 FREE PERSONAL PROFESSIONAL ENTERPRISE 月額料金 0円 1,100円/月（月払い） 1,550円/月（月払い） 要問合せ AI搭載検索 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 AI編集 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 AI文字起こし 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 AIで図の作成 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 AIコンテンツ検出 【◯】 【◯】 【◯】 【◯】 同期できる端末の数 1台まで 制限なし 制限なし 制限なし 作成できるノート数 50個まで 150,000個まで 150,000個まで 150,000個まで 月間アップロード容量 60MB 10GB 20GB 20GB ＋ ユーザーごとに 2GB ノートサイズ上限 25MB 200MB 200MB 200MB 参照：【Evernote】プランを比較する 上記のように、EvernoteのAI機能は全プランで利用できますが、ベータ版の利用です。そのため、予告なく利用期間が終了していることがあるので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【やっぱり良い？】Evernoteの評判 ここでは、Evernoteの「良い口コミ・評判」と「改善点に関する口コミ・評判」をご紹介します。実際にEvernoteを利用しているユーザーの声なので、以下の内容を参考に、自社での運用を検討するときの参考にしましょう。 ※以下の口コミ・評判はITreviewから引用しています。 Evernoteの良い口コミ・評判 Evernoteの良い口コミと評判は以下の通りです。ユーザーからは「検索機能の精度が高い」といった声が多く寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2024年10月16日） メモしておきたいことを書き溜めて蓄積でき、検索できるため、長年メモ帳代わりに使用しています。ノートの共有や、PDFや画像を添付することもできます。 非公開ユーザー（投稿日：2024年08月14日） 検索機能が非常に優れており、ノートの内容だけではなく、画像内やPDFの文字も検索できる Evernoteの改善点に関する口コミ・評判 Evernoteの改善点に関する口コミと評判は以下の通りです。多くのユーザーに共通したのが「多機能化で使いづらい」「アプリ版の動作が重い」という点です。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月07日） windowsPCを起動させて、その後にevernoteを起動してから使用できるまでが遅い。 非公開ユーザー（投稿日：2025年03月04日） ・多機能ゆえの使い方が把握し難い感じはある。 ・ぱっと見、UIが見づらい感じもある。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Evernoteよりも使いやすい！AI機能を備えた情報共有ツール 以下では、EVernoteよりも使いやすいAI機能を備えた情報共有ツールをご紹介します。 Evernoteでは2023年に新しくEvernote AIが搭載され、ユーザーからは、検索機能の精度の高さなどを評価する声が多く見られます。一方で「多機能化されて動作が重い」「UIが複雑になっている」など、操作性の面での懸念の声も挙がっています。 また、Evernote AIを活用すれば、書類やメールの作成などの作業効率は上がっても、一部の業務にしか活用できません。一方、生成AIをナレッジマネジメントに活用すれば、全体的な作業スピードの質の改善につながり、生産性の向上が見込めます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報をナレッジとして蓄積でき、超高精度の検索機能を兼ね備えたツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に記載した社内ナレッジは、AIを使ったチャット形式の超高精度な「自然言語検索」で素早く検索できます。また、生成AIを活用した「要約機能」や「重複判定機能」によって、スムーズかつ正確に社内のナレッジを蓄積していけます。 最も簡単に社内情報を蓄積できるナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの自然言語検索＞ 以下では、ナレカンに搭載された生成AIによる「自然言語検索機能」を紹介します。 「自然言語検索」は、上司に質問するように口語で疑問点を質問できるうえ、生成AIが横断的にツール内を検索してくれます。さらに、質問の回答と合わせて引用元の「記事」のURLも教えてくれるため、欲しい情報が簡単に見つかるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Evernote AIの使い方や口コミ・評判まとめ ここまで、Evernote AIの使い方や口コミ・評判を中心にご紹介しました。 Evernoteに新搭載されたAI機能は、検索精度が高く、文書編集をも効率化してくれます。しかし、多機能化に伴って、アプリ版の動作が重くなりスムーズな検索や編集が妨げられるという事態も生じています。 また、UIが変更されるなど、Evernoteを以前から使っているユーザーからは「シンプルさが減った」「使いづらい」といった意見も見られます・そのため、せっかく高性能であっても使いづらさを感じている社員がいるといずれ使われなくなる点に注意しましょう。 結論、自社が導入すべきは、教育コストをかけずにAI機能を活用できるナレッジ管理ツール『ナレカン』一択です。ナレカンのAIを活用した「自然言語検索」「重複判定機能」「要約機能」を駆使すれば、社内全体の業務効率化が実現できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務を円滑化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

オンラインストレージは、ファイル共有の効率化に役立つため、プライベートやビジネスを問わず広く活用されています。たとえば、無料でも使える「MediaFire（メディアファイア）」というオンラインストレージが有名です。 一方、「MediaFireの導入を検討しているものの、機能や使い方がよく分からない」と導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、MediaFireの使い方や価格、口コミ、注意点を網羅的に解説します。 MediaFireの機能や使い方を把握し、安全に使えるか判断したい 実際に利用した人の評判を参考に導入を検討したい 安心してファイルをやりとりできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、MediaFireの概要を網羅できるだけでなく、業務を円滑にする情報管理の方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 MediaFire(メディアファイア)とは1.1 「MediaFire」と「他のオンラインストレージ」との違い1.2 MediaFireの機能2 MediaFireは有料？料金プラン比較表3 MediaFireの使い方3.1 パソコンでの使い方3.2 スマートフォンでの使い方4 セキュリティ対策は不十分？！MediaFireの安全性とは5 MediaFireを利用する4つの注意点5.1 （1）ダウンロードできない場合がある5.2 （2）編集内容がリアルタイムで反映されない5.3 （3）目的のファイルを探すのが面倒5.4 （4）日本語に未対応6 必見！MediaFireより簡単・安全にファイルをやりとりできるツール6.1 ファイルを最も簡単かつ安全に共有できるツール「ナレカン」7 Mediafireの口コミ・評判7.1 MediaFireの良い口コミ・評判7.2 MediaFireの改善点に関する口コミ・評判8 MediaFire(メディアファイア)の使い方や注意点・評判まとめ MediaFire(メディアファイア)とは 以下では、MediaFireの特徴や機能をご紹介します。導入を検討している担当者の方は必見です。 「MediaFire」と「他のオンラインストレージ」との違い 引用：MediaFireの公式サイト MediaFireは、アメリカ企業のMediaFire社が提供するオンラインストレージです。 他のオンラインストレージと比較した際の「MediaFire」の特徴は「ファイルをアップロードしてメールやSNS、URLで共有する用途」で使われている点です。 また、「One-Time Link（ワンタイムリンク）」というダウンロードを1回までに制限する機能があるので、安全性の高い情報共有ができます。 MediaFireの無料プランでは広告が表示されますが、10GBのストレージが利用できるため、一時的なファイル共有には向いているツールです。 ・MediaFireの公式サイトはこちら ・App Storeのダウンロードページはこちら ・Google Playのダウンロードページはこちら MediaFireの機能 MediaFireには以下のような機能が備わっています。 高速なダウンロード 帯領域（一定時間に送受信できるデータ量の上限）に達することがないため、常にファイルを高速ダウンロードできます。 ファイルマネージャー ドキュメントやファイルを簡単に整理できます。そのため、必要な情報を素早く見つけられるのです。 上記以外の機能も備えており、MediaFireはファイルの保存・共有に役立つといえます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ MediaFireは有料？料金プラン比較表 以下は、MediaFireの無料プランと有料プランの比較表です。有料プランは30％から50％の割引がされています。 ※スマホの場合は表を左右にスクロールできます。 BASIC PRO BUSINESS 利用料金 ※割引前の料金 無料 $8.33/月 （2025年1月17日時点での割引価格は$6.99/月（月払い）） $100.00/月 （2025年1月17日時点での割引価格は$50.00/月（月払い）） ストレージ 10GB 1TB 2TB ユーザー上限 1名 1名 100名 広告表示 あり なし なし このように、MediaFireには3つの料金プランがあります。無料版でも10GBの容量を使えますが、ビジネスで頻繁に利用する際は広告表示を煩わしく感じる可能性があります。 参照：MediaFire｜Choose your plan to get started 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ MediaFireの使い方 以下では、MediaFireの基本操作を解説します。利用手順をあらかじめ把握しておくと、スムーズに運用できるので必見です。 パソコンでの使い方 ＜ファイルのアップロード＞ 1.MediaFireにアクセスして、[UPLOAD FILES NOW]をクリックします。 ※初回は操作方法のガイドが表示されますが、[DISMISS]をクリックすると消えます。 2.画面上部にある[UPLOAD]をクリックします。 3.画面下部に表示される[ADD FILE]をクリックしてファイルを選択します。 4.最後に、[BEGIN UPLOAD]をクリックすれば、ファイルがアップロードされます。ファイルをMediaFire上にドラッグ＆ドロップでもアップロードできます。 ＜ファイルの共有＞ 1.共有したいファイルに表示されている[︙]をクリックします。 2.メニューから[Share]をクリックします。 3.リンクと共有方法が表示されるので、希望の方法を選択すれば完了です。 View linkで共有する場合は、共有相手がダウンロードをせずにファイルを確認できます。一方、Download linkで共有すると、共有相手はダウンロードをしない限り中身は見られません。 ※ view linkを利用した場合も、ファイルのダウンロードはできます。 ＜ファイルのダウンロード＞ 1.共有されたリンクにアクセスします。 2.view linkの場合は画面に対象ファイルが表示されるので、[DOWNLOAD]をクリックすれば完了です。 3.Download linkの場合、はじめに[CONTINUE]が青く表示されたらクリックします。 4.最後に、表示される[DOWNLOAD]をクリックすれば、ダウンロードは完了です。 ＜ファイルの削除＞ 1.削除したいファイルに表示されている[︙]をクリックします。 2.メニューから[Move to Trash]をクリックすれば削除が完了します。 ＜アカウントの削除・解約＞ MediaFireで作成したアカウントを削除・解約するためには、担当者に問い合わせる必要があります。 1.MediaFireのホームページのメニューから[Help center]を選択します。 2.ページを開き、左側にある[Submit a Ticket]をクリックします。 3.情報を入力し、アカウントを削除したい旨を書いたら、フォームを送信します。 スマートフォンでの使い方 ＜ファイルのアップロード＞ 1.MediaFireのアプリをインストールします。 2.次に、ログインをしましょう。スマートフォンからの利用はMediaFireへの会員登録が必要です。 3.画面上部の[UPLOADマーク]をタップします。 4.カメラロールから添付するときは画面中央をタップして、[すべての写真へのアクセスを許可]を選択します。 5.写真を選択して、画面右上の[追加]をタップすればアップロードが完了します。 6.ファイルから選択する場合は、画面左下の[UPLOADマーク]をタップして、ファイルを選択しましょう。 ＜ファイルの共有＞ 1.共有したいファイルに表示されている[︙]をタップします。 2.次に、[Share]をタップします。 3.共有方法を選択するか、URLをコピーして別途共有するかを選びましょう。 ＜ファイルのダウンロード＞ 1.共有されたURLにアクセスし、右上の[DOWNLORDマーク]をタップします。 2.画面中央に表示されるファイル名をタップします。 3.ダウンロードの確認画面が表示されるので、[ダウンロード]をタップします。 ＜ファイルの削除＞ 1.削除したいファイルに表示されている[︙]をタップします。 2.メニューから[Move to Trash]をタップします。 3.確認画面で再度[Move to Trash]をタップすれば、ファイルは削除されます。 ＜アカウントの削除・解約＞ モバイル版でもパソコン版と同様に、担当者に問い合わせのフォームを送ることでアカウントを削除・解約できます。 1.MediaFireのホームページにある[Contact Us]のメニューから、[Go to…]をタップします。 2.[Go to…]のメニューバーから[Help Center]を選択します。 3.開かれたページの中の[Customer support]をクリックします。 4.フォームに情報とアカウントを削除したい旨を書き、担当者に送ります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ セキュリティ対策は不十分？！MediaFireの安全性とは MediaFireには「One-Time Link（ワンタイムリンク）」というダウンロードを1回までに制限する機能が搭載されています。そのため、発行したリンクを介して、無関係の第三者に情報が渡る心配はありません。 一方で、MediaFireの利用規約には、「データの長期保存の責任は負わない」という記載があり、安全性に懸念があると言えます。規約で複数箇所へのデータ保存も推奨しているので、利用には注意が必要です。 そのため、とくにビジネスに関する資料を保存するなら、安全な環境でのデータ管理が保証されている「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ MediaFireを利用する4つの注意点 ここでは、MediaFireの4つの注意点を解説します。MediaFireはファイル共有に役立つ一方、以下のポイントには気をつけて運用しなければなりません。 （1）ダウンロードできない場合がある 1つ目に、ファイルのダウンロードができないエラーが時々起きる点に注意が必要です。 MediaFireの運営による判断で規約違反の停止措置が下り、エラーメッセージが表示される場合があります。すると、それ以上先へ進むことができず、ダウンロードができなくなってしまうのです。 また、利用登録なしで無料でファイルをアップロードできることから、ウイルス置き場として悪用される可能性もあります。そのため、個人情報や重要な資料をやりとりするには、より安全性の高いツールを使うべきです。 （2）編集内容がリアルタイムで反映されない 2つ目に、リアルタイムで情報の編集内容が反映されないこともデメリットです。 たとえば、「ファイルを載せてもすぐに反映されないため、動作が遅いと感じた」というユーザーの声もあります。とくに、無料プランの少ないストレージ容量で大量のデータをアップロードすると、業務が滞る恐れがあるので注意しましょう。 そこで、リアルタイムでの情報共有を実現するには「ファイル転送サービスで出力したURLをメールで共有する」のではなく「クラウドツールを使って即時共有する」方法が最適です。 （3）目的のファイルを探すのが面倒 3つ目に、目的のファイルが見つからなくなることも欠点です。 MediaFireに限らず、Googleドライブなどのファイルストレージは、ファイルを整理するためにフォルダを増やしてしまい、かえって情報の保管場所が分からなくなりがちです。加えて、都度ファイルを開いて中身を確認しなければならず、面倒だと言えます。 そこで、社内情報をファイルストレージではなく、「情報を分かりやすく整理整頓できるITツール」で管理することをおすすめします。とくに、ファイル内検索にも対応した「高度な検索機能のついたツール」であれば、目的のファイルもすぐに見つかります。 （4）日本語に未対応 最後に、MediaFireが日本語に対応していない点には要注意です。 MediaFire自体はもちろん、サービスページやFAQなどもすべて英語表記になっています。そのため、アプリの初期設定や不具合の解決に時間がかかり、すぐに運用に乗せられない恐れがあります。 したがって、日本語での充実したサポートを期待する方は国産のツールを選びましょう。とくに、「初期セットアップ支援」や「専属担当者の援助」が受けられる「ナレカン」のようなツールを選ぶと、導入直後からスムーズに利用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 必見！MediaFireより簡単・安全にファイルをやりとりできるツール 以下では、MediaFireより簡単・安全にファイルをやりとりできるツールを紹介します。 安心してファイル共有するには、「充実した支援のもと、誰でも簡単にファイル共有・管理ができるツール」を選びましょう。たとえば、大切な社内情報を管理するツールに日本語サポートがなければ、トラブルが起きてもすぐに対処できません。 また、MediaFireには、国際規格のセキュリティ認証を取得していないというセキュリティ上の懸念点があります。つまり、MediaFireは公的な外部機関から安全性を認められたツールではないのです。 そのため、とくに機密情報が多いビジネスでは、セキュリティ対策がされている点も重視しましょう。結論、自社が導入すべきなのは、ファイルを簡単かつ安全に管理でき、日本語での手厚いサポートも受けられる情報共有ツールの「ナレカン」一択です。 ナレカンは直感的な操作でファイルを共有できるうえ、高セキュリティな環境でデータが残り続けます。さらに、「1営業日以内で問い合わせに返信」「導入前・導入後も運用について相談できる」といったサポートも充実しているので、安心して利用可能です。 ファイルを最も簡単かつ安全に共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Mediafireの口コミ・評判 以下では、実際にMediafireを利用するユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。利用者の声を参考にすることで、自社での運用イメージが掴みやすくなります。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はApp StoreやGoogle play、Capterraより引用しています。（一部翻訳あり） MediaFireの良い口コミ・評判 まずは、MediaFireに対する良い口コミ・評判をご紹介します。 日本語での口コミ件数は少ないながらも、利用しているユーザーからは「手軽さ」や「使いやすさ」を評価する声がありました。 Clément　投稿日時：2023年2月 非常にうまく機能し、画像を共有するのに効率的です。ダウンロードとアップロードの速度も非常に速くて簡単です。無料版も提供しています。（引用：Capterra） Priyansh　投稿日時：2023年1月 Mediafireの主な利点の1つは、大容量のストレージで、大量のファイルをアップロードして保存できることです。 また、このプラットフォームは、暗号化やバックアップオプションなど、さまざまなセキュリティ対策を提供しており、私のデータの安全性を保証してくれます。（引用：Capterra） polymn　投稿日時：2020年5月12日 サっと開けて便利です。ブラウザとの互換性もあり、大変使いやすいです。（引用：App Store） MediaFireの改善点に関する口コミ・評判 良い口コミや評判がある一方、改善点に関する口コミや評判も存在します。 利用ユーザーからは、「カスタマーサポートの対応が遅い」「インターフェースが見づらい」などに関する不満が見受けられます。 maykon　投稿日時：2023年4月 カスタマーサポートはあまり効率的ではなく、応答に時間がかかり、問題の解決策も提供してくれませんでした。質の高いサポートにもっと投資することができました。（引用：Capterra） Priyansh　投稿日時：2023年1月 しかし、不十分な点もいくつかある。1つは、インターフェイスが乱雑である可能性があり、特定のファイルを見つけることが困難になる。 さらに、アップロード速度が遅いことがあり、クライアントとファイルを素早く共有しようとしているときにイライラすることがある。（引用：Capterra） 中村さん　投稿日時：2022年5月30日 まず、50GB無料なんて嘘。 本当は10GB それに、ファイル共有するとThere was a problem uploading the resource.とでて共有できない。 今までで一番使えない共有アプリ。（引用：Google Play） 以上のように、実際に使用して機能面やサポート面で課題を感じる方も少なくありません。一方、メールを使える方であればすぐに使える程のシンプルさと、専属担当者による充実したサポートもある「ナレカン」のようなツールを導入すれば問題が解決します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ MediaFire(メディアファイア)の使い方や注意点・評判まとめ ここまで、MediaFireの使い方や口コミ、注意点を中心に解説しました。 無料で手軽に使えるMediaFireですが、日本語には対応しておらず、サポートも英語なので日系企業には向きません。何かトラブルがあったときに業務を止めることがないように、国産で迅速なサポートが受けられるツールを使いましょう。 また、そもそもストレージツールは”どこに情報を保存したのかわからず、目的のファイルが見つからなくなる課題”も発生しがちです。そこで、「検索機能が充実しているか」も判断基準にツールを選ぶと、情報が見つからないストレスも解消されます。 結論、自社が導入すべきなのは、見たいファイルが確実に見つかり、専属担当者から手厚いサポートも受けられるツール「ナレカン」一択です。ナレカンはファイル・画像内検索にも対応しているので、確認したい情報をすぐに絞り込めます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、快適なファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

多くの企業で取り入れられているマニュアルですが、教育時間を減らしたり、業務の均質化を図ったりするには不可欠です。さらに、マニュアルが見やすければ、人によって認識に差がでる心配がないので、トラブルの防止につながります。 しかし、書き方のコツが分からないまま運用してしまい「せっかくマニュアルを作成したのに、誰も使っていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルの書き方のコツやマニュアル作成が上手い人の特徴を中心にご紹介します。 マニュアルの書き方のコツを知りたい マニュアル作りが上手い人の特徴を参考に、作業の質を上げたい マニュアルの作成だけでなく、共有・管理もスムーズに実施したい という方はこの記事を参考にすると、分かりやすいマニュアルの書き方が分かり、業務の質を向上させられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルの種類とは1.1 業務マニュアル1.2 作業手順書1.3 取扱説明書2 マニュアル作成の目的3 基本編｜マニュアル作成における書き方のコツ5選3.1 （1）対象範囲を決める3.2 （2）作成スケジュールを立てる3.3 （3）構成と目次を作成する3.4 （4）具体的な業務内容を記載する3.5 （5）管理形式を決める4 応用編｜マニュアル作りが上手い人の特徴6選4.1 （1）読み手目線で作っている4.2 （2）分かりやすく簡潔にしている4.3 （3）画像や図、映像をレイアウトしている4.4 （4）業務のゴールを明確になっている4.5 （5）完璧を目指さない4.6 （6）注意事項やQ＆Aのページを設けている5 マニュアル作り・運用で失敗しないコツとは？6 【必見】マニュアルの作成・管理を一元化できるツール6.1 100名～数万名と幅広い規模の企業で使えるツール「ナレカン」6.2 【見本】ナレカンでわかりやすい業務マニュアルを作る方法7 マニュアルを継続的に運用させる秘訣7.1 ITツールを導入する7.2 定期的に更新する8 マニュアル作成ツールを選定するコツ3選8.1 （1）必要な機能に過不足がないか8.2 （2）マルチデバイスに対応している8.3 （3）セキュリティが高い9 マニュアルの書き方のコツや作成手順まとめ マニュアルの種類とは マニュアルを分類すると、主に以下の3種類に分けられます。それぞれのマニュアルによって性質や目的に違いがあるため、適切に使い分けましょう。 ＜目的＞ ＜記載事項＞ 業務マニュアル 業務の全体像の理解 業務の目的/フロー/ノウハウ/作業手順など 作業手順書 手順など作業の標準化 各作業のワークフロー/必要なツール/注意事項などの詳細 取扱説明書 製品の適切な使い方の説明 機器やシステムの操作方法/エラーの対処法/メンテナンスのやり方など 業務マニュアル 業務マニュアルは、業務のフローやノウハウ、手順などが記載された資料です。 業務を進めるときは適切かつ素早い判断が求められるので、規則や前提知識の理解が欠かせません。そこで、業務マニュアルを活用すれば、必要なことがすべて分かるため、誰でも業務を円滑に進められるようになるのです。 ただし、業務マニュアルは「業務の全体像を理解させること」が目的であり、具体的なやり方は”作業手順書”にまとめられていることも多いので注意しましょう。 作業手順書 作業手順書は、ひとつの作業に関する具体的な説明が記載されたマニュアルです。 作業手順書には、各作業のワークフローや必要なツール、注意事項が詳細に記載されています。つまり、作業手順書は業務マニュアルよりも詳細な情報が載っているのです。 作業手順書に従って作業をすると、はじめて作業を任された人でも、品質を保ちながら仕事ができるようになります。そのため、作業の標準化を目的に活用されています。 取扱説明書 取扱説明書は、機器やシステムの操作方法・エラーの対処法・メンテナンスのやり方などが記載されたマニュアルです。 取扱説明書は、製品の適切な使い方を説明するものであり、製品に慣れていない人でも理解できるようになっています。また、作業員の怪我を防ぐため”注意事項”を伝える役割も担っており、必ず目を通しておく必要があります。 したがって、取扱説明書は作業手順書よりも詳細な情報が記載されており、他部署のユーザーもターゲットにしたマニュアルだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成の目的 マニュアル作成の目的は、主に以下の3つです。目的を理解していなければ「とりあえず書き起こしただけ」になってしまうので、確実に押さえましょう。 業務の効率化 マニュアルがあれば、新入社員などの新たに業務を覚えなければならない社員に対して、先輩社員が指導に割く時間を短縮できます。また、コツや注意点が記載されていれば、初めての作業であってもミスが減り、作業時間は短くなります。 属人化の防止 マニュアルによる業務フローや手順の共有によって、特定の社員しか業務内容を知らないという事態を防げます。その結果、業務を理解している社員がおらず、作業が滞ってしまうといった問題が発生しません。 業務の質の均一化 マニュアル通りに業務を進めれば、どの社員が担当しても一定の品質は保証されます。さらに、社員それぞれのもつノウハウ（ナレッジ）を書き残せば、業務の質の底上げにつながるのです。 以上の目的を意識したうえで、効果的なマニュアルを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 基本編｜マニュアル作成における書き方のコツ5選 以下では、マニュアル作成の基本的なコツを5選ご紹介します。「マニュアルの書き方が分からない」という初心者の方も、以下の手順を押さえれば、スムーズに作成できるので必見です。 （1）対象範囲を決める まずは、マニュアルの対象範囲を設定します。 マニュアルを作成するときに失敗しがちなのが「あれも・これも」と書き加えてしまい、情報量が膨大になってしまうケースです。そこで、マニュアル化する作業や製品の対象を設定しておけば、内容が本旨から外れづらくなり、簡潔でわかりやすいマニュアルをつくれます。 また、「1対象につき1マニュアル」を意識すると、情報の混在が起こらず読み手のストレスを生まないのでおすすめです。 （2）作成スケジュールを立てる マニュアルの対象が決まったら、次にマニュアル作成のスケジュールを立てます。 具体的には「作成期間」「仮運用期間」「修正期間」を決めましょう。作成スケジュールが明確でない場合、優先順位が下がってしまい、本格的な運用が遅れてしまいます。 マニュアルは”最適な業務手順”を示すものであるため、すばやく全体に周知できるのが望ましいです。ただし、マニュアルの修正が必要になるケースもあるため、適宜メンバーと相談しながらスケジュールを設定していきましょう。 （3）構成と目次を作成する マニュアルの管理形式を決めたら、全体の構成と目次を作成します。 構成・目次は、見ただけで業務の概要が分かるようにしなければなりません。文章が冗長だったり手順にズレがあったりすると、目的の情報がどこに記載されているか分かりづらくなり、活用されづらいマニュアルになってしまうのです。 したがって、社員が必要な情報を瞬時に見つけられるように、マニュアルの構成・目次は分かりやすく簡潔にしましょう。 （4）具体的な業務内容を記載する 次に、構成・目次に従って業務内容を記載します。 具体的には、業務の進行手順やノウハウ、遵守すべきポイントなどを記載します。また、記載するときは、実際の作業をイメージしたり担当者と連携したりすることで、信頼性の高いマニュアルをつくれるのです。 ただし、情報を詰め込み過ぎるとかえって見づらくなるので、箇条書きを使ったり、画像をいれたりして工夫しましょう。また、リンク機能（※）があると、わざわざページを探さなくても、関連する情報へすぐにアクセスできるため便利です。 （※）マニュアルが書かれたページのリンク（URL）を別のノートに貼り付けることで、クリックすれば該当のページに飛べるようになる機能。 （5）管理形式を決める マニュアルを作成しただけでは、十分に活用されません。そのため、マニュアルがすぐに確認できるように管理形式を決めましょう。 たとえば、以下のように「親フォルダ（販売部）＞子フォルダ（クレーム報告）」で分類し、その中で各クレームに対する対応マニュアルを整理すると、必要な情報をすぐに見つけられます。 なかでも、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」のようなツールであれば、すべてのフォルダの階層を開かなくても、該当の情報にすぐにアクセスすることが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 応用編｜マニュアル作りが上手い人の特徴6選 ここでは、マニュアル作りが上手い人の特徴6選を解説します。「マニュアルを作成したものの、思うように作業の質が上がらない」場合は、以下の特徴を参考にしましょう。 （1）読み手目線で作っている マニュアル作りが上手い人は、読み手目線でマニュアルを作成しています。 たとえば、新入社員向けのマニュアルであれば、混乱を招かないために専門用語を減らしたり、注釈を入れたりして読みやすくしているのです。ただし、忙しい現場で運用されることを考慮して、前置きや説明が長くなりすぎない様に注意が必要です。 読み手を具体的にイメージすることで、マニュアルに必要な項目や構成、管理方法などを適切に検討でき、過不足のないマニュアルを作れるようになります。 （2）分かりやすく簡潔にしている マニュアルを作成が上手い人は、内容を分かりやすく簡潔に伝えています。具体的に押さえるべきポイントは以下の4つです。 5W1Hを意識する 「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識して記載すると、読み手は具体的な手順や状況をイメージできるようになります。 具体的に書く 曖昧な表現は読み手の混乱を招くので避けましょう。「ある程度」「おおよそ」などの表記は、人によって解釈が異なるので、マニュアルのメリットである「作業の均質化」を図れません。 表現を統一する ひとつのマニュアルで同じ内容の表現が複数あると、読み手の理解を阻害する恐れがあります。また、「ですます調」と「である調」が混在すると読みづらくなるので、文章の表現は必ず統一しましょう。 以上のポイントを押さえれば「誰でも一目で内容が分かるマニュアル」をつくれます。 （3）画像や図、映像をレイアウトしている 画像や図、映像を活用していることも、マニュアル作りが上手い人の特徴です。 マニュアルがテキストのみで構成されていると、理解に時間がかかる恐れがあります。しかし、画像・図・映像を挿入すれば、文章では伝わり切らない細かなニュアンスも汲み取りやすくなります。 ただし、視覚イメージを取り入れすぎると、かえって作業の本旨が分かりづらくなってしまいます。そのため、テキストだけでは伝わりづらい内容や補助的な説明が必要な場合に限定して、適度に活用しましょう。 （4）業務のゴールを明確になっている マニュアル作りが上手い人は、業務の到達目標を明確に記載しています。 業務の到達目標が明確であれば、常に最終地点から逆算して作業を進められるようになります。結果として作業が効率化したり、社員のモチベーションが高まったりする効果が得られるのです。 したがって、逆算思考によるパフォーマンスやモチベーションの向上を図るためにも、業務の到達目標は明確に設定しましょう。 （5）完璧を目指さない マニュアル作成が上手い人の特徴として、完璧を目指さないことも挙げられます。 マニュアルは一度作成して終わりではありません。更新を前提として、作業の変更点や社員がわかりづらいと感じる部分を常に修正していく必要があります。 完璧なマニュアルを目指して、細かく作り込んでしまうと内容の修正に時間がかかります。また、作成者自身にとっても大きな負担となるのです。 （6）注意事項やQ＆Aのページを設けている マニュアル作りが上手い人は、業務内容に加えて、注意事項やQ＆Aをまとめたページも作成しています。 「マニュアルに記載すると埋もれてしまうが、周知しておきたい内容」や「新人社員からよくある質問」などは、別でまとめておくと社員が情報を認知しやすくなります。とくに「Q＆A」があれば、自己解決を促せて担当者に質問する無駄な時間も減らせます。 とは言え、「Q＆A」を頻繁に更新していくのは、担当者にとって負荷となるうえに、どの情報を載せるべきかの判別がしづらいです。そのため、質問・回答形式で続々とナレッジとして蓄積していける「ナレカン」のようなツールであれば、便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作り・運用で失敗しないコツとは？ マニュアル作り・運用で失敗しないコツは、「新しい情報や必要な情報を更新し続けること」です。 業務内容や進め方の変更に合わせて都度更新しなければ、マニュアルを見ても必要な情報を得ることができません。その結果、マニュアルは古いまま放置され、運用に失敗してしまう恐れがあるのです。 マニュアル作り・運用に失敗しないためにも、マニュアルの更新を定期的に実施し、失敗を防ぐことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】マニュアルの作成・管理を一元化できるツール ここでは、最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツールをご紹介します。 紙のマニュアルでは、作成に時間がかかるだけでなく、画像や動画の差し込みができないので、マニュアルとして不便です。また、WordやExcelなどのファイル形式のマニュアルは、共有をするためにわざわざメールなどで送信する手間がかかってしまいます。 そこで、「作成したマニュアルが任意のメンバーにリアルタイムで共有されるツール」を使えば、マニュアルの作成～共有までの手間を大幅に削減できます。ただし、マニュアル数が多い場合は、目的の情報が見つけられるように「蓄積した情報を超高精度検索できる機能」が欠かせません。 結論、選択すべきツールはマニュアルの作成・共有・管理を効率化し、必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや画像、動画を簡単に残せるうえ、更新した情報は任意のメンバーに即共有できます。また、社内のナレッジを”Google検索”するように探せる超高精度の「キーワード検索」があるため、目的のマニュアルがすぐに見つかります。 100名～数万名と幅広い規模の企業で使えるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでわかりやすい業務マニュアルを作る方法 以下は、「ナレカン」で業務マニュアルを作成した例です。 ナレカンの「記事」（ノート）には、マニュアル作成に欠かせない「目次」をわずかな操作で簡単に作れます。そのため、ITに慣れていない方でも、安心してわかりやすい業務マニュアルを作成可能です。 また、記事に添付したファイルは、上の画像のように常時プレビュー状態にできます。そのため、機器やシステムなどの取扱説明書などもまとめて残せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを継続的に運用させる秘訣 以下では、作成したマニュアルを継続的に運用させる秘訣をご紹介します。作ったマニュアルが社内で正しく活用されるために、必ず確認しましょう。 ITツールを導入する つぎに、マニュアルを継続的に運用するために、ITツールを導入しましょう。 たとえ、見やすいマニュアルを作成しても、欲しい情報がすぐに見つからなければ、結局は独自の方法で作業を進めるようになってしまいます。そのため、紙やExcelなどのマニュアルは、情報へのアクセス性の観点から、継続的な運用が難しいのです。 そこで、マニュアルをITツールで運用すれば「スマホからでも確認できる」「複数人で同時に閲覧可能」などのメリットが得られます。また、クラウド型のITツールであれば、時間や場所を問わず情報へアクセスでき、社員がストレスを感じることがありません。 定期的に更新する まず、継続的に運用させるのに重要なのは、定期的なマニュアルの改善です。 マニュアルを作成した後も定期的に内容を更新しなければ、実務にズレが生じてしまい、社員がマニュアルに価値を感じなくなってしまいます。したがって、マニュアル運用を失敗させないためには、簡単に内容を更新できる環境が必要なのです。 ただし、更新するときに過去のマニュアルを破棄してしまうと、トラブルが生じたときに、どのような手順で進めたのか遡れなくなってしまいます。一方、編集履歴をバックアップできる「ナレカン」のようなツールであれば、安心して最新情報に更新可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成ツールを選定するコツ3選 マニュアル作成にかかる手間を減らし効率良く作るのであれば、ITツールの導入が必須です。そこで、以下の選定ポイントを意識して、数多くのITツールから自社に最適なツールを見つけましょう。 （1）必要な機能に過不足がないか 1つ目の選定ポイントとして、必要な機能に過不足がないツールを選びましょう。 なかには、自学自習を促すための「トレーニング機能」や、マニュアルの閲覧数をカウントできる「モニタリング機能」などが備わったマニュアル作成ツールもあります。しかし、多機能なツールは、使いこなせなかったり、費用対効果が低かったりするケースも少なくありません。 そのため、「多機能だから」という理由でツールを選定するのではなく、必要な機能に過不足がないかを基準に選定するのがおすすめです。また、シンプルで簡単なツールであれば、社員がストレスなく使えるという効果も得られます。 （2）マルチデバイスに対応している 2つ目の選定ポイントとして、PCだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応しているツールを選びましょう。 営業や現場作業の方は、業務マニュアルを外出先や現場で確認することも多いため、スマホですぐ見れる環境を整えておかなければなりません。また、マルチデバイス対応でも、表示形式が異なると不具合が起こる可能性があるため注意が必要です。 たとえば、「ナレカン」はマルチデバイス対応なうえ、PCとスマートフォンで表示形式が変わらないため、ストレスなくマニュアルの閲覧・更新が可能なのです。 （3）セキュリティが高い 3つ目の選定ポイントとして、万全のセキュリティ対策で情報漏洩のリスクが少ないツールを選びましょう。 業務マニュアルには業務手順やノウハウが含まれており、中には営業秘密の情報も蓄積されています。さらに、「情報が盗まれた」という評判が知れ渡れば、企業イメージが大幅に下がる原因にもなります。 よって、外部から企業を守るためにもセキュリティの高いITツールが必須です。さらに、外部だけでなく、内部からの情報漏えいも防ぐために、社内メンバーに見せる情報に制限をかけたり、ファイルや画像のダウンロードを禁止したりできるツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの書き方のコツや作成手順まとめ これまで、マニュアルの種類や書き方のコツ、作成手順を中心に解説しました。 「継続的に利用されるマニュアル」をつくるには、現場の社員を明確にイメージしたり、管理や共有のしやすさを考えたりすることが重要です。しかし、紙やExcelでマニュアルを運用する場合、更新のたびに最新版を共有する手間がかかってしまい、継続的な運用が難しくなってしまいます。 そこで「ITツール」を活用すれば、更新した内容は自動で社員に共有されるので、マニュアルを運用しやすい環境が整うのです。ただし、マニュアルのような情報量が多いものを作成する場合には、必要な情報をすぐに検索できる機能が搭載されているツールを選ぶべきです。 結論、選択すべきツールは、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアル作成のストレスを解消し、継続的に運用できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

自社でシステムを運用するとき、マニュアルがあれば操作に迷うことなく業務を進められます。また、ノウハウを蓄積して社内に共有できるので、業務の質を底上げしたり作業の属人化を防いだりすることにもつながるのです。 しかし、「分かりやすい操作マニュアルの作り方が分からず、運用に不安がある」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、分かりやすい操作マニュアルの作り方やおすすめのテンプレートを中心に解説します。 社内のだれもが理解できる操作マニュアルを作りたい 分かりやすい操作マニュアルを作成するコツや手順を知りたい 操作マニュアルを簡単に作成・更新できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい操作マニュアルをつくれるほか、継続的に運用する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 操作マニュアル（操作説明書）とは2 操作マニュアルとほかのマニュアルの違い3 分かりやすい操作マニュアルの作り方5ステップ3.1 ステップ1｜読み手の対象を設定する3.2 ステップ2｜内容の構成を決める3.3 ステップ3｜説明を記述する3.4 ステップ4｜Q＆Aを作成する3.5 ステップ5｜担当者の連絡先を記載する4 マニュアルは何でやるべき？ツールごとのメリット・デメリット5 【必見】操作マニュアルの作成・管理に最適なツール5.1 簡単に操作マニュアルを作成できるツール「ナレカン」6 【無料】操作マニュアルの作成に役立つテンプレート6.1 【Word】注意事項もまとめやすい作業手順書のテンプレート6.2 【Excel】時系列に情報を整理できる作業マニュアルテンプレート6.3 【PowerPoint】画像を挿入しやすいマニュアルテンプレート7 分かりやすい操作マニュアルの5つのコツ7.1 （1）目次を作って構造を可視化しておく7.2 （2）図や動画を使って視覚的に分かりやすくする7.3 （3）適切な情報量に細分化する7.4 （4）3ステップで説明する7.5 （5）情報を詰め込みすぎない8 操作マニュアルの失敗例と運用するときの注意点9 操作マニュアルの作り方まとめ 操作マニュアル（操作説明書）とは 操作マニュアルとは機械やシステムの操作方法を示した説明書を指します。 操作マニュアルには、機械・システムの概要や使い方、トラブルの対処法などが記載されています。以上の情報をまとめておけば、初めてシステムを扱うメンバーも、安心して作業を進められるのです。 ただし、操作マニュアルはい一度作成して終わりではなく、必要に応じて改善していかなければなりません。また、操作マニュアルが読みづらければ、読まれることなく個々のやり方で作業を進めかねないので、可能な限り分かりやすく記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 操作マニュアルとほかのマニュアルの違い 操作マニュアルとは、ほかのマニュアルの違いを、種類別に紹介します。 操作マニュアルと業務マニュアルの違い 操作マニュアルは機械・システムの操作に特化している一方で、業務マニュアルは作業の手順を網羅しているという違いがあります。そのため、操作マニュアルが業務マニュアルに含まれる場合もあるのです。 操作マニュアルと規範マニュアルの違い 操作マニュアルは作業の均一化が目的ですが、規範マニュアルは経営の方向性を従業員に周知する目的があり、用途が異なります。また、規範マニュアルは操作マニュアルと比較して、抽象的な言葉で構成されている点も特徴です。 このように、「操作マニュアル」と「業務マニュアル」、「規範マニュアル」はそれぞれ異なります。そのため、マニュアルを運用するときは種類を明確にしたうえで、目的に沿ったものを作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい操作マニュアルの作り方5ステップ ここでは、操作マニュアルの作り方を解説します。操作マニュアルを継続的に運用するために、以下の5ステップを押さえましょう。 ステップ1｜読み手の対象を設定する はじめに、マニュアルの読み手となる操作者を決めます。 最初に対象の操作者を設定すれば、知識量や理解度に応じて全体の構成などを決められるからです。もし対象を決めずにマニュアルをつくると、読み手の視点が定まらず、分かりづらいマニュアルになりかねません。 マニュアルの理解に時間がかかれば、業務の進捗にも支障が出てしまいます。そのため、事前に対象の操作者を明確にしたうえでマニュアルを作りましょう。 ステップ2｜内容の構成を決める 操作マニュアルの対象を決めたら、全体の構成を考えます。 全体の構成を考える前に作りはじめると、抜け漏れや内容の重複が起こり、分かりにくいマニュアルになってしまいます。しかし、事前に構成をつくっておけば「記載すべき事項」が明確になるので、マニュアル作成に無駄な時間がかかりません。 そのため、マニュアルを作りはじめるまえに、全体の構成やレイアウトを必ず検討しましょう。 ステップ3｜説明を記述する 構成を決めたら、各操作の説明を記載していきます。 説明には詳細かつ分かりやすい記載が求められます。具体的には、箇条書きにしたり太字で強調したりすることで、文章にメリハリをつけましょう。 また、冗長な表現や複雑な文章があると、読みづらいマニュアルになりかねません。そのため、文章全体の流れだけでなく細かな言い回しにも注意して、分かりやすいマニュアルを作りましょう。 ステップ4｜Q＆Aを作成する 目的の情報を探しやすくするために、操作マニュアルにはQ＆Aを設置しましょう。 操作手順を調べるのに時間がかかっていては本末転倒なので、必要な情報をすぐに見つけられるマニュアルが求められます。そこで、Q＆Aページをつくれば、多くの従業員にとっての疑問が一箇所にまとめられるため、問題を解消できるヒントが得られます。 また、Q＆Aが充実していれば、担当者への問い合わせ件数が減ることも期待できます。すなわち、Q＆Aは、担当者と操作者の双方がメリットを得られるポイントなのです。 ステップ5｜担当者の連絡先を記載する 操作マニュアルには担当者への連絡方法も記載すべきです。 作業を進めるうえで、想定外のトラブルが生じるケースは少なくありません。そのため、担当者の連絡先を操作マニュアルに記載して、予期せぬ事態にも対応できるようにしましょう。 ただし、同じ内容の質問が繰り返され、問い合わせが頻発すると担当者の負担となります。そのため、「ナレカン」のような「質問機能」を備えたツールを導入して、既出の質問と回答をマニュアルとともに社内メンバーに共有できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルは何でやるべき？ツールごとのメリット・デメリット マニュアルを「Excel・Word・PowerPointで作成するとき」と「ITツールで作成するとき」では、以下の表のようにそれぞれメリット・デメリットがあります。 ＜Excel・Word・PowerPoint＞ ＜ITツール＞ メリット ・レイアウト/デザインがすでに決まったテンプレートを使える。 ・使い慣れている人が多く、新たに使い方を覚える必要がない。 ・毎回ファイルを開く必要がなく、閲覧/更新に手間がかからない。 ・フォルダごとに分類できるため、管理が簡単で必要なマニュアルを見つけやすい。 デメリット ・編集がリアルタイムで共有されない。 ・マルチデバイスに対応しておらず、スマホでは読みづらい。 ・大半のツールで費用がかかる。 ・機能が多いと使いこなせない可能性がある。 しかし、テンプレート機能を備えたシンプルなITツールであれば、レイアウトが統一されていて簡単に入力できるうえに、Office系のツールのデメリットを補うことができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】操作マニュアルの作成・管理に最適なツール ここでは、操作マニュアルの作成・管理に最適なツールをご紹介します。 操作マニュアルをWordやExcel、PowerPointで作ると、テンプレートを使って作成時間を短縮したり、レイアウトを統一したりできます。ただし、マニュアルの閲覧や更新の度にファイルを探し出して開く必要があり、結果として運用に手間がかかるのです。 そこで、「社内のナレッジを一元管理できるツール」を選ぶと、マニュアルを見やすく整理可能なうえ、最新の情報もすぐに共有できる体制が整えられます。また、他のメンバーに質問できる機能が搭載されていれば、ニーズに沿ったナレッジを集められて便利です。 結論、自社が選ぶべきツールは、社内のナレッジに即アクセスでき、質問機能が搭載されたツール「ナレカン」一択です。 ナレカンに自作の「テンプレート」を登録しておけば、わずかな操作で呼び出して、統一感のある見やすいマニュアルを作成できます。また、他のメンバーのナレッジを聞き出すことができる「質問」機能を利用すれば、社内版知恵袋として業務のノウハウを蓄積することもできるのです。 簡単に操作マニュアルを作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜【見本】ナレカンで操作マニュアルを作成した例＞ 以下は、ナレカンを使って操作マニュアルを作成・管理した例です。 ナレカンでは、画像のように画像の添付が可能で、テキストやファイルなどを用い自由に操作マニュアルを作成できます。また、作成したマニュアルはPDFにしてダウンロードしたり、紙に印刷したりできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】操作マニュアルの作成に役立つテンプレート ここでは、操作マニュアルの作成に便利なExcelやWordのテンプレートを紹介します。以下のテンプレートを活用すると、マニュアルを一から作成する手間を省けるうえ、レイアウトを統一できます。 【Word】注意事項もまとめやすい作業手順書のテンプレート こちらは、Wordで使える作業手順書のテンプレートです。 操作の内容や手順だけでなく「ポイント・注意」の記入欄が設けられており、情報を詳細に記載できます。さらに、図も示せるレイアウトなので、視覚的に分かりやすいマニュアルを作れるのです。 フリーテンプレートのテンプレートはこちら 【Excel】時系列に情報を整理できる作業マニュアルテンプレート こちらは、Excelで使える作業マニュアルテンプレートです。 表の左側に「操作手順」、右側に「作業内容」を記入するシンプルなレイアウトで、操作手順を時系列に沿って見やすく記載できます。また、「変更内容」や「改訂日」の記入欄もあるので、「いつ誰が改訂をしたのか」が明確になります。 業務用テンプレートのテンプレートはこちら 【PowerPoint】画像を挿入しやすいマニュアルテンプレート こちらは、PowerPointで使える作業手順書のテンプレートです。 画像や文字を入れるだけで、操作や業務のマニュアル（手順書）を素早く作ることができます。さらに、使い方について説明されたファイルを同時にダウンロードできるので、簡単に分かりやすいマニュアルを作れるのです。 マニュアル（手順書）横のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい操作マニュアルの5つのコツ ここでは、操作マニュアルを分かりやすくする5つのコツを解説します。マニュアルの運用が停滞することを防ぐためにも、確実に把握しましょう。 （1）目次を作って構造を可視化しておく 分かりやすい操作マニュアルをつくるには、目次から知りたい操作情報へすぐアクセスできる必要があります。 操作方法が分からなくなったとき、マニュアルの該当箇所をすぐに見つけられなければ読み手のストレスとなります。そこで、目次をつくれば、どこに何の情報が載っているのかを一目で理解できるようになるのです。 また、マニュアルを更新するときは必ず目次も追加・修正することをルール化して、常に使いやすい状態にしましょう。 （2）図や動画を使って視覚的に分かりやすくする 操作マニュアルには図やイラスト、画像・動画を使って、視覚的に分かりやすくしましょう。 テキストのみで構成されていると、具体的な作業の流れをイメージできない可能性があります。そこで、図や画像、動画、フローチャートを使えば、作業の流れが一目で分かるようになるのです。 ただし、紙のマニュアルの場合、画像を貼るには印刷する手間がかかるなど工数が多い点に注意が必要です。そのため、画像・動画・すべての形式のファイルも自由に添付できる「ナレカン」のようなITツールでマニュアルを運用して、作成・管理のストレスをなくしましょう。 （3）適切な情報量に細分化する 分かりやすいマニュアルを作成するためには、適切な情報量に細分化するのが大切です。 たとえば、各操作ごとに目次を作り一つのマニュアルにまとめると、全体的にマニュアルが長くなり読みずらく、目的の情報までたどり着くにも時間がかかります。また、詳しく長い文章でマニュアルを作成しているとと直感的に理解しづらくなるため注意が必要です。 そのため、マニュアルは読みやすい長さで分割し、フォルダで分類して管理しましょう。そうすれば、マニュアルに抵抗感を抱くことが少なくなり、長期的に使用される分かりやすい操作マニュアルを作成できます。 （4）3ステップで説明する 操作マニュアルでは3ステップの説明を意識しましょう。 操作の説明は、「操作前・操作中・操作後」の3ステップで構成立てして、簡潔で見やすいマニュアルにしましょう。また、操作説明の構成が3ステップで統一されていれば、従業員が読むべき箇所を把握しやすくなります。 このように、実際にマニュアルが使用される場面を想定したうえで、分かりやすい構成にする必要があるのです。 （5）情報を詰め込みすぎない 操作マニュアルは、情報を詰め込みすぎない構成にすべきです。 関連性が低い情報までマニュアルに載せると、肝心の操作手順が探し出せず、分かりづらくなってしまいます。したがって、操作マニュアルに載せる内容は取捨選択して選ばなければなりません。 また、マニュアルは箇条書きを使ったりカテゴリで分けたりといった、見やすくする工夫が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 操作マニュアルの失敗例と運用するときの注意点 操作マニュアルが使われなくなってしまう失敗例として、「マニュアルが読みずらい」「情報が更新されない」「マニュアルが散在している」などが挙げられます。 マニュアルが読みづらい 文章量が多かったり、写真や図解での説明がなかったりすると、マニュアルが読みづらくなり十分に理解するのは難しくなります。そのため、作業しながらでも理解できるような「ぱっと見の分かりやすさ」を意識してマニュアルを作成するのが大切です。 情報が更新されない 機器のアップデートなどにより、操作方法は変わっているのに情報が古いまま更新がないと、マニュアルを活用する機会は減ってしまいます。したがって、マニュアルを定期的に見直す機会を設けるなど、情報が最新の状態を保てるように工夫する必要があります。 マニュアルが散在している マニュアルがバラバラに管理されていたり、どこにあるか分からないという状況では、どのマニュアルを見ればいいのか分からず、情報を探すのに時間と手間がかかります。そのため、テーマごとにまとめ、すぐにアクセスしやすい環境を整えるようにしましょう。 上記の失敗例を参考に、長期的に使用され続ける分かりやすいマニュアルの作成をすれば、また一からマニュアルを作らなくて済みます。また、操作マニュアルが分かりやすければ、スムーズに機器を操作できるため、日々の業務を円滑に進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 操作マニュアルの作り方まとめ ここまで、分かりやすい操作マニュアルの作り方や作成ポイントを中心に解説しました。 分かりやすい操作マニュアルをつくるには、読み手を考慮するのはもちろん、実際の活用シーンを想定して構成やデザインに工夫する必要があります。そこで、テンプレートを使えば、見やすいマニュアルのレイアウトを統一できるのです。 ただし、ExcelやWordで作成すると、マニュアルの閲覧や更新の度にファイルを探し出して開く必要があり、結果として運用に手間がかかるのです。そこで、「社内のナレッジを一元管理できるツール」を使って、マニュアルを効果的に運用しましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、分かりやすいマニュアルを運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

ビジネスにおいて社内外でやり取りをする場合のチャットツールとして「Slack」が多くの企業で採用されています。2024年4月にSlack AIが新たに登場し、さらに利便性が向上しました。 一方で「Slack AIの機能で何ができるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Slack AIの特徴や使い方、口コミを中心にご紹介します。 Slack AIの特徴や機能、使い方を網羅的に把握したい Slack AIの口コミや評判から使用するか検討したい Slackに代わるAIが備わったツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、Slack AIの使い方や口コミがわかるだけでなく、導入すべきか判断できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Slack AIとは1.1 「Slack AI」と他のAIツールの違い1.2 Slack AIの機能2 Slack AIの使い方2.1 使い方1｜ Slackの有料プランを契約する2.2 使い方2｜会話を要約する2.3 使い方3｜質問に対して回答を生成する2.4 使い方4｜まとめ機能を使う3 Slack AIの料金プラン一覧4 Slack AIの口コミ5 Slack AIを利用するときの注意点6 【必見】Slack AIよりも正確性の高い情報にアクセスする方法6.1 社内のナレッジから根拠を示して回答するAIツール「ナレカン」7 Slack AIの使い方や口コミ・評判まとめ Slack AIとは ここでは、Slack AIの特徴や機能をご紹介します。Slack AIの概要をしっかりと掴みたい方は必見です。 「Slack AI」と他のAIツールの違い 引用：Slackの公式サイト 「Slack AI」と他のAIツールの違いは、世界的に使われているビジネス用チャットツールである「Slack（スラック）」に搭載された生成AIであるため、Slack内の情報のキャッチアップに適していることです。 Slack AIには、おもに検索と要約の機能が備わっています。そのため、膨大なメッセージのやり取りの中から瞬時にAIが必要な情報を発見したり、チャットを全て確認しなくてもわかるように内容を要約したりできるのです。 また、チャンネル内のCanvasやPDF・Word文書といったあらゆる形式のファイルも検索や要約の対象になることが大きな特徴です。したがって、欲しい情報が検索や要約に反映されないというストレスが緩和されます。 以上のように、Slack AIはチャットツールの「メッセージが流れやすい」という欠点を補うべくAI技術とチャットツールを組み合わせた点で他のAIツールとは異なります。 ・Slackの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら Slack AIの機能 以下の表は、Slack AIの機能をまとめたものです。 機能名 機能内容 要約機能 AIがチャンネルやスレッドを瞬時に要約してくれます。 検索機能 話し言葉で質問をしても、AIがツール内のチャットやファイルを検索して適切な情報を提供します。 まとめ機能 重要なチャンネルでは毎日のまとめをAIが作成するように設定することができます。 以上のように、Slack AIを使用すれば、　メッセージを一から探したり読んだりする手間が省け、業務の効率を飛躍的に上昇させることが可能なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Slack AIの使い方 以下ではSlack AIの使い方をご紹介します。Slack AIの使用方法や使用感を知りたい方は参考にしましょう。（※画像はすべてSlack｜SlackでAIを使って、仕事をさらに先へ。より引用しています。） 使い方1｜ Slackの有料プランを契約する まず、Slackの有料プランを契約しましょう。Slack AIは有料プランでなければ利用できません。 デスクトップからSlackのワークスペースにサインインします。 プランや料金の等の詳細を料金プランから確認し、有料プランを契約します。 プロプランかビジネスプランを選び、[アップグレード]をクリックします。 お支払い情報を入力し、購入内容を確認した後[購入]をクリックすると完了します。 Slack AIは、有料プランを契約しなければ使えないため、以上の手順で有料化しましょう。 使い方2｜会話を要約する Slack AIはチャンネルやスレッド内の会話を要約することができます。 画像右上にあるボタンをクリックすると、Slack AIがチャンネルやスレッド内にあるメッセージを要約してくれます。また、要約してほしいメッセージの範囲を絞り込むことができるため、必要な情報だけを効率的に得られます。 たとえば、トラブルが発生し気付かぬうちにメッセージが溜まっていた場合に、要約機能を使うことで素早く状況を把握できます。このように、メッセージの確認にかかる時間を大幅に削減することが可能なのです。 使い方3｜質問に対して回答を生成する Slack AIの検索機能を使うと、質問に対して回答を生成してくれます。 Slack AIの検索ボックスに質問を入力すると、Slack内のチャンネルやスレッド情報を検索し、回答を生成します。インターネット上の一般的な情報とは異なり、Slackに蓄積された会社の情報から回答を作るため、社内規則やマニュアルなどの検索に有用です。 このように、質問内容に関するメッセージを検索するだけでなく、AIが検索結果を要約して回答してくれるところが大きな特徴です。 使い方4｜まとめ機能を使う Slack AIはチャンネルの内容をまとめたものを毎日作成することができます。 まとめ機能では、指定したチャンネル内のやり取りのまとめを毎日生成してくれます。そのため、まとめを見るだけで内容の核となる部分が掴めたり、同じチームメンバーと認識を共有したりすることが可能なのです。 とくに、やり取りの多いチャンネルにまとめ機能を設定しておくと、メッセージ内容に目を通す時間が短縮され作業効率が上がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Slack AIの料金プラン一覧 以下は、Slack AIをアドオンで利用できる料金プランの一覧です。Slackにはフリープランがあるものの、Slack AIはフリープランで使えないため注意しましょう。 プロ ビジネスプラス Enterprise + 月額料金 1,050円 2,160円 要問い合わせ ワークスペース数 1つ 1つ 無制限 メッセージ履歴 無制限 無制限 無制限 全メッセージのデータエクスポート 【×】 【○】 【◯】 監査ログ 【×】 【×】 【◯】 上記の3つのプランのうちいずれかを選択していれば、アドオンとして追加料金を支払うことでSlack AIを利用できるようになります。どのプランを選ぶかは、企業規模や機能に応じて決定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Slack AIの口コミ 以下はSlack AIの良い口コミと改善点に関する口コミです。ユーザーからは、スレッド要約機能やRecap機能を評価する意見が見られた一方で、まとめ機能の改善点に関する声もありました。 Slack AIのスレッド要約機能めちゃくちゃ便利だな 多少とっ散らかってしまってるスレッドでも要点のコメントの参照先を示してくれるのがとても助かる — Daigo | Flutter (@mamushi_journey) December 2, 2024 Slack AIのRecap機能, ポスト中に別ポストへのURLがある場合でも、別ポストの内容も踏まえてしてまとめてくるのね。とても便利。 #Slack #AI — Takeshi Hiratsuka (@marreta27_jp) November 7, 2024 Slack AIによるまとめって何でこんなに読みにくいんだろう。内容を端折りすぎてるのと、基本的な日本語力が低い気がする。 — こくぼ@Leaner Technologies (@yusuke_kokubo) December 5, 2024 以上のように、Slack AIは要約機能で話題が錯綜してしまいがちなメッセージ内容を簡潔にできて便利な反面、まだAIの日本語での文章生成能力が十分でないと言えます。そのため、AIが生成した内容だけに頼りすぎないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Slack AIを利用するときの注意点 Slack AIを利用するときは、AIによる要約や検索、まとめの内容が必ずしも正しいわけではないことに注意しましょう。 とくにSlackはチャットでやり取りをすることが目的のツールです。そのため、チャットには個人的な意見や不確実な発言が多く含まれており、チャットの内容を踏まえて要約や回答が生成されたとしても誤った情報である可能性があります。 したがって、Slack AIが生成した回答や要約を確認する場合は、どのような情報のやり取りがあったのかを参考程度に把握するだけにとどめ、内容を信じすぎないようにすべきなのです。 仮に社内で的確な情報を得たい場合は、チャットではなく精査したナレッジのみを管理している「ナレカン」のようなツールから情報を探すようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Slack AIよりも正確性の高い情報にアクセスする方法 以下では、Slack AIよりも正確性の高い情報にアクセスする方法をご説明します。 Slack AIは、チャンネルやスレッド内の会話を要約したり、検索したりできます。しかし、会話の内容には不確定要素が多く混在しており、それらをもとに生成された要約や回答は必ずしも正しいとは言えません。 そこで、チャットではなくナレッジの管理に特化したツールを使えば、内容の信頼性は高まります。また、高度なAI検索がついていれば、　わからない内容を話し言葉で質問するだけで正確な情報を即座に得ることができます。 結論、自社が導入すべきは、社内のナレッジをすべて横断して、最も適切な回答を返してくれるAIが搭載された社内文書管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、“平均0.2秒”“ヒット率100％”を誇る超高度なAI検索で必要な情報を瞬時に探し出すことができます。また、WordやExcelなどのファイルを添付すると自動で内容を要約してナレッジ化するため、社内情報の一元化が進みます。 社内のナレッジから根拠を示して回答するAIツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Slack AIの使い方や口コミ・評判まとめ これまで、Slack AIの概要や使い方、注意点を中心にご紹介しました。 Slack AIは、スレッド・チャンネル要約機能、AI検索、まとめ機能などを備え、膨大なチャットの内容を短時間で把握できる便利なAIです。しかし、Slackに蓄積されたチャットの内容が不確実な情報であれば、AIが示した回答も正しいものであるとは言い難いです。 そこで、もともと正確性の高い社内情報しか蓄積しないナレッジ管理ツールであれば、正しい情報を取得できます。また、ナレッジに紐づけてメッセージのやり取りができれば、チャットツールを併用する必要がなくなります。 結論、自社が導入すべきは、ナレッジに紐づいたコメントが残せて、適切な社内情報のみが蓄積されるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、瞬時に正しい情報を得られる仕組みを構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

業務マニュアルがあれば電話対応や新人教育にかかるコストが削減され、結果として業務効率化が実現します。また、これまで属人的になっていた仕事は、誰でも同じようにこなすことが可能になります。 しかし、これまでマニュアルを活用してこなかった企業には「社内の業務マニュアルの作り方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務マニュアルの作り方やポイント、注意点を中心に解説します。 社内の業務マニュアルが上手く作成できていない マニュアルを使って新人教育をスムーズに進めたい 社内情報を簡単にまとめて業務を効率化したい という担当者の方が本記事を参考にすれば、簡単に業務マニュアルを作成する方法だけでなく、運用するうえで注意すべき点も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務マニュアルとは1.1 業務マニュアルの概要1.2 業務マニュアルを作成するメリット1.3 分かりやすい業務マニュアルの条件とは2 分かりやすい業務・仕事マニュアルの作り方2.1 作り方1. スケジュールを決定する2.2 作り方2. 範囲を決める2.3 作り方3. 目次（構成案）を考える2.4 作り方4. 時系列で詳細を作成する2.5 作り方5. 図表を入れる2.6 作り方6. 仮運用する2.7 作り方7. 配布する2.8 作り方8. 改善・更新する3 業務マニュアル作成時の注意点3.1 （1）チェックリストも検討する3.2 （2）誰でも一目でわかるほどシンプルにする3.3 （3）マニュアルは電子化する4 【必見】社内のわかりやすいマニュアルを簡単に作成する方法4.1 誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できるツール「ナレカン」5 分かりやすい業務マニュアル作成の4つのコツ5.1 （1）仕事の全体像が俯瞰できる5.2 （2）判断基準を示す5.3 （3）達成目標を行動レベルまで明確にする5.4 （4）クレームやトラブルを見える化する6 業務マニュアルの作り方や注意点まとめ 業務マニュアルとは 以下では、業務マニュアルの概要やメリット、分かりやすいマニュアルの条件を解説します。とくに、マニュアルを運用していない企業の担当者の方は必見です。 業務マニュアルの概要 業務マニュアルとは、仕事を進める手順をテキストや図表でまとめた文書です。 基本的な業務の流れや説明、注意点などが記載されており、社員が業務を覚えるうえで欠かせない書類と言えます。たとえば、新しい社員が業務内容を覚えたり、ベテラン社員のノウハウをほかのメンバーが習得したりする際に利用します。 以上のように、業務マニュアルは、社員が業務を進める際に必要不可欠な役割を果たしているのです。 業務マニュアルを作成するメリット 業務マニュアルのメリットは以下の3つです。 作業クオリティの標準化 マニュアルがない環境では、各社員の仕事の質やスピードに差が生まれます。社員によって業務の質が異なる状況では、安定して業務を進めることが難しくなるのです。 時間・コストの削減 仕事で分からないことがあればマニュアルを確認すれば良いため、作業を止めて誰かに聞く必要がなくなります。また、業務の引き継ぎもマニュアルがあれば、わざわざスケジュールを合わせて確認する時間も削減できます。 作業に関する知識の属人化を防ぐ スキルやノウハウが属人化すると、担当者の不在や異動があった際に適切に対応できないリスクが高くなります。しかし、マニュアルがあれば誰でも同じように仕事ができるため、属人化の対策に有効だと言えます。 以上のように、マニュアルの作成は社内全体にとって大きなメリットがあります。 分かりやすい業務マニュアルの条件とは 分かりやすいマニュアルの条件は以下の通りです。 5W1Hを意識して作成されている 「どこで、いつ、誰が、何を、どうして、どのように」が意識されたマニュアルは、曖昧な表現が少ないので誰が読んでも理解できる特徴があります。 どこに何が載っているか瞬時に分かる 情報の記載箇所がすぐにわかるよう、目次などを活用している特徴があります。さらに、目次は冗長な表現ではなく、瞬時に理解できるようなシンプルな表現になっていることもポイントです。 余計な情報が記載されていない 情報量が多すぎると、情報が探しにくいうえ、要点がわかりにくく理解に時間がかかります。必要な情報に過不足がないことが分かりやすいマニュアルの第一歩です。 以上のポイントを押さえて、社内で運用し続けられるマニュアルを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい業務・仕事マニュアルの作り方 ここでは、業務マニュアルの作り方を8ステップに分けて解説します。マニュアル作りに失敗しないように、正しい手順を踏んで作成に取りかかりましょう。 作り方1. スケジュールを決定する はじめに、マニュアル作成のスケジュールを決定しましょう。 マニュアル作成には多くの時間を必要とするため、後回しにされる傾向があります。そのため、あらかじめ完成までのスケジュールを立てることで、計画的に作成できるようになるのです。 具体的には、「マニュアルをいつから運用したいか」「どの程度の作成期間が必要か」などを考慮してスケジュールを決めましょう。 作り方2. 範囲を決める 次に、マニュアルの適用範囲を決めます。 マニュアルの適用範囲とは「何を目的に」「どのような業務を」「どのような基準で」「どこまでカバーするか」ということです。実際にマニュアルが使われる場面をイメージしながら、用途や目的を明確にします。 適用範囲を決めないと記載事項が際限なく増え、分かりづらいマニュアルになってしまいます。つまり、社内で広く活用されるマニュアルにするためには、必要な情報に過不足がないマニュアルが必須です。 作り方3. 目次（構成案）を考える 次は、マニュアルの目次を作成しましょう。 目次を決定する前に作成をし始めると、業務同士のつながりを無視したマニュアルになりかねません。必要な情報を抜け漏らさないためにも、全体像を把握できる目次を先に作成すべきです。 このように、マニュアルの中身から作成したくなる気持ちもありますが、最終的な目的は「社内で活用されるマニュアル」であるため、目次は飛ばさないようにしましょう。 作り方4. 時系列で詳細を作成する 次に、マニュアルの詳細を記載しましょう。 業務マニュアルは実際の作業フローに沿っていると分かりやすいので、時系列で解説するようにします。また、複数人で担当する業務のマニュアルは、作業が混同しないように担当者別の手順もあれば親切です。 以上のように、マニュアルは読み手をイメージして時系列で作成したり、専門用語など難しい言葉は使わないなどの工夫をしたりしましょう。 作り方5. 図表を入れる 次に、文字だけでは伝わりにくい部分があれば、画像や図表を入れましょう。 とくに、作業の流れが複雑な場合に画像や動画を用意すれば、誰でも簡単に理解できます。無理に文字だけでマニュアルを作成するのではなく、自社のメンバーに最も伝わりやすい方法を臨機応変に選択することが重要です。 作り方6. 仮運用する 次に、マニュアルを社内共有する前に仮運用を挟みましょう。 完璧に見えるマニュアルでも見落としている部分があることが多く、そのまま運用に乗せてしまうと現場が混乱しかねません。そのため、まずは少人数でマニュアルを仮運用し、改善を重ねたうえで全社的に運用する方法がおすすめです。 以上のように、マニュアルが完成したらすぐに共有するのではなく、可能な限り実務との乖離をなくすために試験的に運用することが重要です。 作り方7. 配布する 次に、完成版のマニュアルを現場に共有します。 業務マニュアルの配布には「情報共有ツール」を経由するのが便利です。紙のマニュアルは印刷や配布、修正に手間がかかり紛失する可能性もあるため、これを機にマニュアルの電子化を進めましょう。 しかし、チャットツールで共有すると、ほかのメッセージで大切なマニュアルが流れてしまいます。そこで、マニュアルをはじめとしたあらゆる情報を蓄積する「ナレカン」であれば、いつでも簡単にマニュアルを確認できるので便利です。 作り方8. 改善・更新する 最後に、マニュアル運用後も改善と更新をし続けましょう。 マニュアルを放置すると現場の実務と乖離して、次第に「マニュアルは合ってないから意味がない」と利用されなくなります。そのため、マニュアルは定期的に見直して、常に最新の状態を保てるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアル作成時の注意点 以下では、業務マニュアルを作成するときの注意点を解説します。これからマニュアルの運用を始める企業は必見です。 （1）チェックリストも検討する 一つ目は、「チェックリストでの対応を検討すること」です。 既存メンバーが業務を熟知しておりメンバーの入れ替えもない場合には、マニュアルを使う必要がなく、作成しても時間や手間が無駄になってしまう可能性があります。業務手順や流れの説明が必要ない際には、チェックリストの導入も視野に入れることがおすすめです。 このように、マニュアルを作成する前に「本当にマニュアルが必要なのか」を検討することは、労力を無駄にしないために注意するべき点だと言えます。 （2）誰でも一目でわかるほどシンプルにする 二つ目は、「誰でも理解できるほどシンプルなマニュアルにすること」です。 業務マニュアルを作成し始めると「もっと詳細に書きたい」「もっとデザインを良くしたい」と個人のこだわりが出てくる場合があります。しかし、業務マニュアルの目的はあくまでも「誰が見ても同じ作業ができること」です。 そのため、必要がない要素は排除し、社員全員が理解できるシンプルなマニュアルが求められます。 （3）マニュアルは電子化する 三つ目は、「マニュアルを電子化すること」です。 紙のマニュアルは更新するのが面倒なため、マニュアルと実務が乖離してもいっこうに改善されず、結局「ベテラン社員に聞かないとわからない状態」になりがちです。そのため、マニュアルを簡単に更新できる仕組みは必須です。 たとえば、Wordファイルでマニュアル管理する方法もありますが、更新後は都度メールなどで共有する手間がかかるうえ、最新のファイルを探すのにも苦労します。そのため、マニュアルにすぐにアクセスできる仕組みも必要です。 このように、紙のマニュアル運用におけるデメリットに注意したうえで、最適な電子化の方法を検討することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内のわかりやすいマニュアルを簡単に作成する方法 ここでは、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成する方法を紹介します。 社内の業務マニュアルを作成する方法が分からない場合には、「簡単にマニュアルを作成できるITツール」を導入しましょう。テキストだけでなく画像やファイル添付などで、わかりやすいマニュアルを手間なく作成でき、スムーズに自社に導入できるのです。 ただし、マニュアルを作成しても、その後の共有や管理が適切にできなければ、結局マニュアルが使われなくなったり、社員に浸透しなかったりする恐れがあります。そのため、「マニュアルの作成から共有・管理まで簡単に進められるか」も選定ポイントとして重視しましょう。 結論、マニュアル作成には業務マニュアルの作成から共有・管理までスムーズに社内に浸透させられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや表、ファイルの添付などで誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できます。また、シンプルで使いやすい操作性で、リアルタイムの共有やマニュアル管理も直感的に進められ、社内にスムーズに浸透します。 誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使って作成した業務マニュアルの見本 以下の画像は、ナレカンを使って作成した業務マニュアルの見本です。ナレカンの「記事」では、画像やファイルを添付してわかりやすいマニュアルを作成し、「目次」で情報を簡単に整理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい業務マニュアル作成の4つのコツ 以下の4つのコツを押さえることで、社内で活用されるマニュアルに近づきます。マニュアルが形骸化して困っている企業は必見です。 （1）仕事の全体像が俯瞰できる 1つめのコツは「仕事の全体像が俯瞰できるようにすること」です。 仕事の全体像とは「作業をする意味」「作業の流れ」「ほかの作業との関係」「求められる水準」などを指します。以上のような要素を理解できていなければ、効率的に進められません。 そのため、業務マニュアルには詳細な作業手順だけでなく、仕事の全体像も分かるようにしましょう。業務の流れが可視化されるフローチャートをマニュアルへ反映させるのがおすすめです。 （2）判断基準を示す 2つめのコツは「仕事における判断基準を記載すること」です。 マニュアルに「仕事上での選択や判断の基準」がなければ、都度担当者に聞くための工数が発生したり、社員によって業務の進め方に違いが出たりします。たとえば、「業務効率化のニーズがある顧客には製品Aを提案する」などのように、具体的な判断基準を明記しましょう。 以上のように、マニュアルを確認するだけで仕事ができるように、具体的な判断基準も載せる必要があります。 （3）達成目標を行動レベルまで明確にする 3つ目のコツは、「達成目標を行動レベルまで分解すること」です。 たとえば、「売上向上」などのように漠然とした目標では、何をすれば良いのか判断できません。そのため、「5%の売上向上を目標に、商談件数を前月より10件増加させる」などのように、具体的な目標と達成に向けて必要な行動を示しましょう。 以上のように、達成目標は行動レベルまで分解し、誰でも目標に向けて必要な行動をとれるように仕組化することが重要です。 （4）クレームやトラブルを見える化する 4つめのコツは「過去のクレームやトラブルを記載すること」です。 具体的な事例と対応方法を載せれば、その後同じようなトラブルが発生した際にも、マニュアルをみて誰もが必要な対応を取れます。また、問題とはならなかったが対処が必要なヒヤリハットも追加して「なぜ起きたのか」「どのように対応したのか」「その結果どうなったのか」まで見える化しましょう。 以上のように、イレギュラーなことが発生したときの行動指針が分かるように作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルの作り方や注意点まとめ ここまで、業務マニュアルの作り方やポイント、注意点を中心に解説しました。 マニュアルは作成して終わりではなく、適切に管理・運用しなければ次第に使われなくなります。たとえば、紙のマニュアルは更新が面倒なので実務と乖離してしまい、マニュアルを見ても意味がなくなるのです。 しかし、WordやExcelでマニュアル管理をするとアクセスするのに手間がかかり、メールやチャットツールで共有するとメッセージなどで流れてしまいます。そのため、誰でも簡単にマニュアルを管理・運用できるツールが必須です。 結論、マニュアルのために導入すべきツールは、あらゆる情報を蓄積して必要な情報にすぐにアクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアル作成の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事例あり】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方を紹介 分かりやすい操作マニュアルの作り方とは？テンプレートも紹介 見やすいマニュアルを書くコツとは？上手い人の書き方の特徴を解説！ 【必見】マニュアル改訂の目的とは？改訂履歴の書き方も解説！ 仕事をマニュアル化するメリットは？マニュアル作成を効率化する方法を解説 【分かりやすい】マニュアルを外注するメリットや費用を紹介 【無料で使える】業務マニュアルを簡単に作成！テンプレート7選を紹介 わかりやすいマニュアルの作り方とは？レイアウトやデザインのポイント5選 【テンプレートあり】見やすいマニュアルの作り方！分かりやすいレイアウトも紹介 【必見】わかりやすいマニュアルには構成が重要！作り方も紹介 【図解あり】マニュアルの体系化とは？おすすめの管理ツールも紹介 物流業のマニュアル作成のコツとは？作成例やおすすめツールも紹介 【飲食店必見】厨房の業務をマニュアル化すべき理由とメリットとは ～4ステップ～経理マニュアルの作り方！コツやよくある失敗例も紹介 マニュアルの目次構成の6つの作成ポイントとは？作り方も紹介！ マニュアルと手順書の違いとは？作り方やテンプレートも紹介！ マニュアルの目次構成の6つの作成ポイントとは？作り方も紹介！ マニュアルと手順書の違いとは？作り方やテンプレートも紹介！

近年、働き方改革によって”ペーパーレス化”や”リモートワークの導入”が進んでおり、それに伴い、オンラインストレージでファイル(データ)を共有をする企業が増えています。なかでも、900社の導入実績を誇るのが「Fleekdrive(フリークドライブ)」です。 しかし、「Fleekdriveが自社に最適のツールなのか、なかなか判断できない」という担当者の方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、Fleekdriveの使い方や料金プラン、評判を中心に解説します。 Fleekdriveの特徴や機能を知りたい Fleekdriveの評判を参考に、自社に導入すべきか判断したい ファイルが多いので、簡単に管理・共有できるツールを使いたい という方はこの記事を参考にすると、Fleekdriveについて詳しく分かるので、自社のファイル共有に最適なツールなのかを判断する材料になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Fleekdrive（フリークドライブ）とは1.1 Fleekdriveの特徴1.2 Fleekdriveの機能2 Fleekdrive（フリークドライブ）の料金プラン3 【基本】Fleekdrive（フリークドライブ）の使い方3.1 （1）スペース（フォルダ）を作成する3.2 （2）ファイルをアップロードする3.3 （3）スペースを共有する4 【注意】Fleekdriveを利用するときのデメリット4.1 （1）通信速度が遅い4.2 （2）操作に慣れるのに時間がかかる4.3 （3）データを共有する手間がかかる5 Fleekdriveのデメリットをカバーできるおすすめのツール5.1 ファイル共有のストレスを最も簡単に解消できる「Stock」5.2 新人社員でもすぐに見つけられる？！「ナレカンAI」とは6 Fleekdrive（フリークドライブ）の口コミ・評判6.1 Fleekdriveの良い口コミ・評判6.2 Fleekdriveの改善点に関する口コミ・評判7 Fleekdrive（フリークドライブ）のよくある質問7.1 Fleekdriveでアップロードできないときは？7.2 Fleekdriveでダウンロードできないときは？8 Fleekdriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ Fleekdrive（フリークドライブ）とは はじめに、Fleekdriveの特徴と機能を解説します。以下を把握して、自社のデータ共有に最適のツールなのか検討しましょう。 Fleekdriveの特徴 引用：企業向けオンラインストレージサービス｜Fleekdrive Fleekdriveとは、株式会社Fleekdriveが提供するオンラインストレージサービスです。 ファイル形式の社内資料を時間や場所を問わずに共有できるため、グローバル大手企業からスタートアップ企業にまで幅広く導入されています。 また、クラウドサービス認定（中小企業が安心してビジネスで活用できる審査基準をクリアしたサービスだという認定）だけでなく、国際認定資格であるISO/IEC 27001およびISO/IEC 27017も取得しており、セキュリティが高いことも強みです。 Fleekdriveの機能 Fleekdriveの主な機能として、以下の3つが挙げられます。 ファイル共有機能 ファイルを共有したい相手がアカウントを発行していなくても、メールを仲介せずにFleekdriveから送れます。また、Fleekdriveでは共有したファイルを「誰が、いつ受信したのか」をチェックすることも可能です。 豊富な管理機能 ファイルを利用率ごとに分けられるなど、常に情報が整理された状態で仕事ができます。ファイルにタグをつければ、カテゴリーでファイルの管理・検索も簡単です。 業務効率化できる共同編集機能 1つのファイルを複数人で同時に編集できるだけでなく、別のユーザーが編集をはじめるときには、編集の可否を選べます。また、ファイルごとメッセージのやりとりもできるため、メールによる作業の確認待ちも起きません。 以上のように、Fleekdriveにはデータ共有に必須の機能が備わっているのはもちろん、メンバー同士のコミュニケーションも可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fleekdrive（フリークドライブ）の料金プラン Fleekdriveでは、2つの料金プランが用意されており、それぞれのプランの違いは以下の通りです。料金はすべて税抜き価格となっています。 ※表は左右にスクロールできます。 Team Business 利用料金 600円/ユーザー/月 1,800円/ユーザー/月 ストレージ 10GB × ユーザ数 200GB × ユーザ数 APIコール 月50,000回まで 月150,000回まで すべてのプランで「30日間の無料トライアル」ができるので、実際に使ってみて導入を検討しましょう。また、プランによって利用できる標準機能が違うので、詳しくはHPをご確認ください。（参考：Fleekdriveの料金プラン） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【基本】Fleekdrive（フリークドライブ）の使い方 ここでは、Fleekdriveの基本的な利用方法を解説します。ユーザーの基本情報を登録後は、以下の3つの手順を踏むことでデータの共有ができます。 スペースの作成 ファイルのアップロード スペースの共有 （1）スペース（フォルダ）を作成する 1. 画面右下に表示される＋マークをクリックする 2. 「スペース作成」ボタンが表示されるので、クリックする 3. スペースの名称を入力し、OKをクリックする （2）ファイルをアップロードする 1. 画面右下に表示されている＋マークをクリックする 2. 「アップロード」ボタンが表示されるので、クリックする 3. ファイルを選択し、「アップロード」をクリックする ※スペースを開いている状態でドラッグ＆ドロップしてもアップロードできます。 （3）スペースを共有する 1. コラボスペースに作成したスペースをクリックする 2. 画面右に表示されるメニュー内の「共有」をクリックする 3. 共有相手を選択し、共有先に追加する 4. アクセス権限を選択し、OKをクリックする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】Fleekdriveを利用するときのデメリット ここでは、Fleekdriveを利用するときの注意点を解説します。Fleekdriveの懸念点を事前に把握し、導入して問題ないか見極めましょう。 （1）通信速度が遅い 1つ目のデメリットは、エラーが起こりやすい点です。 Fleekdriveの口コミによると「全体的にパフォーマンス（処理速度）が早くなるとありがたい（引用：ITreveiw）というように、通信速度に関する不満の声が見られます。 仮に、トラブル対応のときにエラーで作業が中断されてしまえば、業務に支障をきたしかねません。そのため、スピーディにデータの共有をするには、動作の軽い別のツールを活用するのもひとつの選択肢です。 （2）操作に慣れるのに時間がかかる 2つ目は、操作に慣れるのに時間がかかる可能性がある点です。 Fleekdriveは多機能で便利な反面、ITに不慣れな人にとっては操作しづらい可能性が懸念されます。ITに不慣れの方が多い企業の場合、現場に馴染まないツールでは、そのうち使われなくなってしまいます。 また、トライアル期間では、使用感が試せても全社員が使いこなせるかまで把握するのは困難です。そのため、「誰でも簡単に操作できるシンプルなツール」であることを大前提にして、ツールを選定しましょう。 （3）データを共有する手間がかかる 3つ目は、データ共有に手間がかかる点です。とくに、業務のスムーズさを重視する場合は注意しましょう。 Fleekdriveは、ExcelやWordのファイルを管理・共有するうえで便利だと言えます。しかしデータを「作成する手段」と「共有する手段」が別々なのはややこしいので、ひとつで完結できるツールを使いましょう。 たとえば、「ナレカン」のようなツールは、記事に添付したファイルをメッセージ付きでそのまま共有可能です。そのため、書類の作成・共有・管理を一か所で完結でき、作業の無駄を省けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fleekdriveのデメリットをカバーできるおすすめのツール ここでは、Fleekdriveのデメリットをカバーできるおすすめのツールを紹介します。 Fleekdriveを使えば、ファイルの管理・共有を一元化できるうえ、ファイル内検索によって「情報が見つからない」などの悩みを解消できます。しかし、ExcelやWordなどは「開くのに5秒かかる」「更新が面倒」といった声があり、デメリットも多いです。 そのため、WordやExcelなどのファイルではなく、直接情報を書き込むこともできるツールを使いましょう。ただし、人によって検索スキルに差があるため「新人社員でも知りたい情報を確実に見つけられること」が大前提です。 結論、自社で導入すべきなのは、あらゆる情報を直接書き込んで一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にテキストや画像を直接残せるほか、テンプレートも登録できるので、マニュアルなどの型が決まった書類の作成に最適です。また、ファイルを添付すれば「ファイル内検索」「ファイル内要約」の機能により、ファイルを開かずとも中身を知りたい情報を得られます。 ファイル共有のストレスを最も簡単に解消できる「Stock」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 新人社員でもすぐに見つけられる？！「ナレカンAI」とは 「ナレカンAI」とは、ナレカンに搭載されている生成AIのことで、より作業を便利にしてくれます。以下は、ナレカンAIの検索機能の一つである「自然言語検索」を実際に使用した例です。 自然言語検索は、“上司に質問するように探せる”ので、口語で検索しても「ナレカンAI」が社内のナレッジをすべて横断して、最も適切な回答を提示してくれます。そのため、新人社員でも求める回答を簡単に得ることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fleekdrive（フリークドライブ）の口コミ・評判 以下では、Fleekdriveを利用しているユーザーからの口コミ・評判を解説します。ツールの導入を検討するにあたりユーザーの声を参考にすると、利用したときのイメージが掴みやすくなります。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はSaaSLOGより引用しております。 Fleekdriveの良い口コミ・評判 まずは、Fleekdriveの良い口コミ・評判をご紹介します。 実際に利用しているユーザーからは、容量の大きいデータでも手軽に共有できて、セキュリティが高いという評価の声が多く挙がっています。 業種：業界小売/流通/商社　企業規模：51人〜100人 ・セキュリティ機能が充実しており、データの安全性を確保できた。 業種：メーカー/製造　企業規模：51〜100人 ・ファイルのフォルダ分けがしやすく、記載中のロック機能などもわかりやすい印象だった。アップされているファイルの拡張子、エクセルなのかワードなのか、が把握しやすい。 ・具体的には、一つのファイルを複数人で書き込みする場合は、その作業状況がわかるようなロック表示がある。 業種：金融　企業規模：2〜10人 ・クラウド上で管理ができる上にセキュリティ機能は高いので利用しやすいです。PDFの編集抑止やIP制限などがしっかりしてるので情報漏れのリスクは大幅に改善されました。 業種：サービス　企業規模：101〜250人 ・容量が大きすぎてメール添付できないようなファイルを正確に伝達していけるところが便利でした。 ・且つ厳重なセキュリティ体制も整っていたので安心して使っていけました。 Fleekdriveの改善点に関する口コミ・評判 良い口コミがある一方、改善点に関する口コミや評判も存在します。 実際に利用しているユーザーからは、導入コストが比較的高く、広告表示が多いという声が多く、早急な改善が求められています。 業界：IT/通信/インターネット　企業規模：31人〜50人 ・複数のファイルを同時にアップロードすることが難しく、手動で一つずつアップロードする手間がかかった。 業種：サービス　企業規模：101〜250人 ・転送速度が決して速いとは言えない、エラーが出て1回では転送できないことが頻繁に起こること、フォルダごとアップできない点は不便なところと言わざるを得ないと思います。 業種：コンサル　企業規模：51〜100人 ・金額で付属されているオプションにかなり差があるため、会社の資金力に余裕があるのであればかなり優れたツールだと思います。 ・ただし、連携が取れる外部ツールも有料かつ高額なものもあるため、予算会議などを通過するのにかなりしっかりとした準備が必要でした。 業種：金融　企業規模：2〜10人 ・導入コストに関しては他社と比較して割高感があるのである程度資金の準備が必要になります。 ・あと広告表示があるのは仕方ないと思いますが、表記の位置が紛らわしいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fleekdrive（フリークドライブ）のよくある質問 以下では、Fleekdriveでよくある質問や解決策を紹介します。使い方に困っていたり、疑問点を抱えたりしているユーザーは必見です。 Fleekdriveでアップロードできないときは？ ファイルをアップロードできないときは、以下の2点を試してみましょう。 ファイルを分割してアップロードする ストレージ容量の大きいプランにする ファイルをアップロードするときは、いくつかに分割すれば、1ファイルごとのデータ容量を抑えられます。それでもアップロードできなかったり、時間がかかったりする場合は、契約プランを見直してストレージ容量の大きいプランへの変更を検討しましょう。 参照：Fleekdrive「ファイルストレージで大容量のデータをやり取りする際の注意点」 Fleekdriveでダウンロードできないときは？ ファイルをダウンロードできないときは、以下の2点を確認しましょう。 ダウンロードの回数制限がかかっている 回線速度が遅い環境にいる ファイルをダウンロードできないときは、「配信機能」によりダウンロードの回数に制限がかけられている可能性があるので、管理者に確認してみましょう。また、回線速度が遅いと大きなファイルはダウンロードできないので、ルータの整備も必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fleekdriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、Fleekdriveの使い方や料金プラン、評判を中心に解説してきました。 Fleekdriveは、データ共有の機能が備わっているのはもちろん、セキュリティも高くファイルごとにメッセージもできて便利です。しかし、ExcelやWordはファイルを開く手間がかかるうえ「作成する手段」と「共有する手段」が別々なのは、手間がかかります。 そのため、「情報の共有や管理が一か所で完結するツール」を使いましょう。ただし、多機能だと操作が難しいので、誰でも簡単に使えるツールでなくてはなりません。 結論、自社で導入するべきなのは、あらゆる情報を一元管理でき、新人社員でも簡単に書類を作成・共有できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンもFleekdrive同様に国際セキュリティ資格を取得しているので、セキュリティ対策も抜群です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有による手間を削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選