保存したのにない！USBメモリのデータが消える原因と解決策を紹介
USBメモリは、コストを抑えられるうえに簡単に情報を管理できるという点から多くの方に利用されています。とはいえ「USB内に確実にデータを保存したはずなのにない」というトラブルが起こるケースも少なくありません。
そのため、「USB内のデータが消える原因を解明して、適切な対処法を知りたい」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、USBメモリが消える原因と解決策を中心にご紹介します。
- USBメモリに保存した情報が消えてしまい、困った経験がある
- USBメモリのデータが消える原因と対策を把握したい
- ビジネスシーンでの情報管理に最適な方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、USBメモリのデータが消えてしまった原因が分かるだけでなく、ビジネスシーンに最適な情報管理の方法が見つかります。
目次
USBに保存したデータがなくなる原因とは
以下では、USBに保存したデータがなくなったときに考えられる、5つの原因を紹介します。USBメモリを使った情報管理では「間違いなく保存した」という場合でも、予期せずデータが消えてしまうケースがあるのです。
（1）データが物理的に破損した
1つ目の原因として、データの物理的な破損が考えられます。
たとえば、何らかの場面でUSBメモリ本体に衝撃が加わったり、水に濡れてしまったりしたことで、メモリ自体が破損することがあります。ほかにも、埃などが内部に入り込んだり、錆びついたりしてもデータが破損する可能性があるのです。
以上の原因を防ぐためには、USBメモリはケースに入れて適切に管理するなどして、外的要因から守りましょう。
（2）ウイルスに感染した
2つ目の原因は、ウイルスによる感染です。
たとえば、使用しているPCがウイルスに感染している場合、接続したUSBにもウイルスが広がってしまいます。その結果、USBに保存したデータが消えてしまう事態が起こるのです。
そのため、PCにウイルス対策ソフトウェアをインストールしておくことはもちろん、ウイルス感染防止機能を搭載したUSBメモリを使用することが大切です。
（3）誤って削除された
3つ目の原因には、誤ってデータを削除してしまったケースが挙げられます。
ExcelやWordのようなファイルでの管理は、数が増えれば増えるほど、情報が入り乱れやすく管理するのが一苦労だと言えます。そのため、ファイルを整理しようとして、意図せず削除してしまうことがあるのです。
そこで、ファイルを添付した「記事」にタイトルや作成日を入力できるツール「ナレカン」が役立ちます。ファイルを開かずとも一目で内容や最新版がどれかが把握できるようにすることで、誤った操作を減らせます。
（4）電子抜け現象が起きた
4つ目の原因には「電子抜け現象」が挙げられます。
電子抜け現象とは、USBメモリに使用されている「フラッシュメモリ」という記憶媒体の構造上、起こり得る現象を指します。具体的には、フラッシュメモリでは、電子が意図せず移動することがあり、それが要因で保存していたデータが消えてしまうのです。
以上のことから、USBメモリは、簡単に情報を保管できることから重宝されているものの「長期間のデータの保管」には不向きだと言えます。そのため、USB内だけでなく、PCにバックアップするなど安全策を取っておきましょう。
（5）ファイルを非表示にした
5つ目の原因は、ファイルを非表示に設定してしまったケースです。
USBメモリを認識しているのに「このフォルダは空です」と表示される場合は、ファイルを非表示に設定している可能性があります。以下の手順で隠しファイルを表示させましょう。
- スタートボタンをクリックし、検索バーから[ コントロールパネル ]と検索し、開きます。
- 次に、[ デスクトップのカスタマイズ ]を選択します。
- 続いて、[ エクスプローラーのオプション ]の[ すべてのファイルとフォルダーを表示 ]をクリックします。
- そして、[ 隠しファイル、隠しフォルダー、および隠しドライブを表示する ]にチェックを入れ、[ 保護されたオペレーティングシステムファイルを表示する（推奨） ]をオフにして、[ OK ]をクリックします。
データがUSBメモリに存在している場合は、上記の方法でデータを表示できます。
USBから消えたデータを復元する無料の方法
ここでは、USBから消えたデータを復元する方法をご紹介します。データ復旧サービスやソフトを利用する方法もありますが、以下では、Windowsに備わっている「バージョン機能」を活用した無料の方法を解説します。
- まず、エクスプローラーを開き、復元したいファイルを右クリックをします。
- 次に、[ 以前のバージョンの復元(V)]を選択します。
- 最後に、復元するファイルが含まれている以前のバージョンのフォルダーをダブルクリックします。
このような方法で、USBから消えたデータを復元することが可能です。
【再発防止】USBの代替法におすすめの情報共有ツール
以下では、USBの代替法におすすめの情報共有ツールを紹介します。
USBメモリは、コストを抑えつつ誰でも簡単に情報を管理できるものの「データが簡単に破損してしまったり、電化抜けが起きたりしてデータが消える」という事態に対処しきれません。したがって、USBに代わる方法で、情報を管理しましょう。
たとえば、候補のひとつには、インターネットを経由した「情報共有ツール」があります。情報共有ツールであれば、残した情報はオンライン上で管理されるので、物理的に媒体が壊れてデータが消えるといった心配は不要です。
とくに、扱う情報の多い大企業では、素早く目的の情報を見つけられる環境が必要です。したがって、USBの代替案として自社が導入すべきは、あらゆる情報をナレッジとしって管理でき、欲しい情報にすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にテキスト情報や画像、ファイルを残せば、任意のメンバーにすぐに共有できるうえ、超高精度の「キーワード検索」によって、欲しい情報がすぐに見つかります。さらに、”世界最高レベルの国内データセンター”で情報を管理しているので、社内の機密情報を安心して残せるのです。
あらゆる情報の管理・共有を一元化するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
USBの代替に情報共有ツールが選ばれる3つの理由とは
以下では、USBの代替に情報共有ツールが選ばれる理由を3つ紹介します。社内の情報管理を「オンラインストレージ」か「情報共有ツール」かで迷っている方は必見です。
（1）情報にすぐにアクセスできる
1つ目の理由は、情報にすぐにアクセスできることです。
オンラインストレージによる情報管理の場合、ファイル形式での管理が一般的です。しかし、ファイルが並んでいる状態では、フォルダ名からでしか内容を推測できないので「どこに、どの情報があるのか」の把握が困難だと言えます。
一方、種類ごとに情報を整理できるフォルダや、高精度検索機能が備わったツールなら、情報が入り乱れることなく欲しい情報にすぐに辿りつけます。
（2）セキュリティ対策が強固である
2つ目の理由は、セキュリティ対策が強固である点です。
企業が扱う情報の中には、個人情報や顧客情報だけでなく、社内の機密情報なども多くあります。万が一、これらの情報が外部からの不正アクセスやウイルス感染などによって、情報が流出してしまえば、企業の信頼を失う事態になりかねません。
そこで、国際的なセキュリティ基準である「ISO27001(ISMS)」を取得しているツールであれば、安全な環境のもと情報を管理できます。
（3）社内で共有しやすい
3つ目の理由は、社内で共有しやすいことです。
オンラインストレージの場合、一か所に情報が集約されているので、社内でデータを共有する面では問題ありません。しかし、共有したデータに関するやりとりは、メールやチャットなどを使わなければならないので面倒だと言えます。
一方、情報共有ツールの場合、データを共有するだけでなく、データに関するメッセージもひとつのツールで実現できるのです。とくに、「ナレカン」のような情報共有ツールは、共有するデータの閲覧や編集のアクセス権を設定できる点も特徴です。
USBデータが消えたときのNG行動とは
以下は、データが消えたときにやってしまいがちなNG行動です。
- 使用を続ける
- 抜き差しする
- 息を吹きかける
- 叩く
データが消えたとしても、データの痕跡がUSB内に残っていれば、時間はかかるもののデータの復元は可能です。しかし、使用を続けたことで、上書き保存されてしまい、データの復元が困難になるのです。
USBメモリの情報をPCが認識できていない状況で、抜き差しを繰り返せば、双方に不具合が生じかねません。そのため、過度に抜き差しせずに様子を見ましょう。
「USBの不具合は、端末にほこりがあることが原因だ」と考える人がやりがちな行動パターンです。息を吹きかけるという行動は、ほこりがさらに奥に入り込んだり、唾液がついたりするリスクが伴うのでやめましょう。
USBは精密機器のため、叩くなど外部から強い衝撃を与えることで、かえって悪化する原因となります。そのため、USBに不具合が生じた場合には、より丁寧に扱う必要があります。
本来なら復元できたかもしれない状況を、これらが原因となり、復元できなくなる可能性があるので注意しなければなりません。
USBのデータが消える原因と解決策まとめ
ここまで、USBのデータが消える原因と解決策を中心に紹介しました。
USBメモリに保存したデータは、データの破損やウイルス感染、電子抜け現象などが原因で予期せず消えてしまうことがあります。そのため、ビジネスにおける重要な情報は、オンラインストレージや情報共有ツールの活用が候補としておすすめです。
ただし、オンラインストレージの場合、共有したデータに関するやりとりは、メールやチャットなどを併用しなければならないので面倒です。そのため、あらゆる情報の管理を一元化する情報共通ツールが最適と言えます。
結論、自社が導入すべきは、「記事」と「多階層のフォルダ」と「検索機能」を備えた情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、安全かつ効率的に情報を共有できる仕組みをつくりましょう。
