ナレッジマネジメント
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ビジネスにおいて、メンバーが経験の有無に関わらず成果を出していくには、仕事の「仕組み化」が重要です。仕事の手順や、培ってきたノウハウを仕組み化すれば、業務に慣れていないメンバーでも円滑に作業を進められます。 しかし、仕事の仕組み化にどのように取り組めばよいか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事を仕組み化する重要性や具体的なやり方を中心にご紹介します。 ビジネスにおける「仕組み化」するやり方やポイントを知りたい 実際に、仕事で仕組み化を成功させた事例を参考にしたい 仕組み化を円滑に進められるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、仕事を仕組み化する最適な方法が分かり、業務を継続的に維持できる体制を作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネスにおける仕組み化とは1.1 仕組み化の概要1.2 仕組み化すべき業務・すべきではない業務2 なぜ仕事の仕組み化が重要か2.1 （1）業務ミスを減らせる2.2 （2）ノウハウの属人化を防げる2.3 （3）仕事の質を均一化できる3 仕組みづくりをしないデメリット4 仕事の仕組み化を円滑に進めるおすすめのツール4.1 あらゆる情報をナレッジとして蓄積できるツール「ナレカン」5 仕事を仕組み化するやり方・手順とは5.1 ステップ1：業務フローを洗い出す5.2 ステップ2：作業手順を明確化する5.3 ステップ3：マニュアルを作成する6 【重要】仕事の仕組みづくりのポイント6.1 最新情報に更新する6.2 業務状況がすぐに分かるようにする7 「仕組み化」の構築に成功した企業の事例8 仕事を仕組み化する重要性まとめ ビジネスにおける仕組み化とは まずは、仕組み化の概要や、仕組み化すべき業務・すべきではない業務について紹介します。仕組み化の基本をおさえておきましょう。 仕組み化の概要 仕組み化は「業務のシステム化」と言い換えることができます。 仕組み化とは、誰が同じ業務を行ってもスムーズに遂行できるように、業務の手順やマニュアルを明確にすることです。仕組み化がなされていないと、メンバーによって手順が異なるため業務の質が違ったり、仕事量が特定のメンバーに偏ったりしてしまいます。 メンバーの業務の量や質を統一するためにも、業務の手順やマニュアルを明確にして、社内業務をシステム化する必要があるのです。 仕組み化すべき業務・すべきではない業務 「仕組み化」は作業を効率化するうえで非常に有効な手段ですが、全ての業務で効果を発揮するわけではありません。以下では、「仕組み化すべき業務」「仕組み化すべきではない業務」それぞれについて解説します。 仕組み化すべき業務 仕組み化すべき業務には「選択型業務」と「単純型業務」の2つが該当します。以下は、それぞれの特徴をまとめた表です。 ＜業務内容＞ ＜業務例＞ ＜仕組み化＞ 選択型業務 いくつかの選択肢（パターン）から選んで遂行する業務 顧客からの問い合わせを担当部署に取り次ぐ一次対応業務 選択肢と選択基準を体系化する 例）フローチャート 単純型業務 誰がやっても同じ結果となる一定の業務 データ入力・書類作成 手順やコツを記す 例）マニュアル この2つの業務に関しては、仕組み化することで業務効率や質の向上が期待できます。 仕組み化すべきではない業務 仕組み化すべきではない業務として「感覚型業務」が挙げられます。 感覚型業務とは、豊富な経験や知識が求められ、限られた人物しか行うことができない業務のことを指します。例えば、「経営陣が下す経営判断」や「顧客の潜在的ニーズを深掘りする商談」などです。 これらの業務はケースバイケースな場合が多く、専門的な経験や知識を元に行われるため、仕組み化したとしても同水準で業務を遂行するのは難しいと言えます。したがって、感覚型業務は仕組み化すべきではないのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ なぜ仕事の仕組み化が重要か ここでは、仕事の仕組み化の重要性を解説します。仕組み化を進めると、チームの営業活動に欠かせない以下3点の効果が得られます。 （1）業務ミスを減らせる 仕事を仕組み化すると、業務ミスが削減されます。 業務で誤りや対応漏れが発生する場合、作業手順が明確化していないことが原因です。そこで、対応の流れや納品前のチェックを含めて仕事の進め方を明確に定めれば、誰が対応してもミスが起こりにくい体制を整えられるのです。 したがって、社内で業務ミスが頻発している企業は「作業手順が適切か見直す」ところから仕組み化を始めましょう。 （2）ノウハウの属人化を防げる ノウハウの属人化を防ぐ観点でも、仕事の仕組み化は有効です。 個人の経験値に依存した業務設計をしていると、ノウハウを持った社員に仕事が偏り負担が重くなってしまいます。さらに、急な休みや退職が生じた際に業務が停滞する恐れもあることから、ノウハウの属人化は必ず防ぐ必要があるのです。 そこで、仕事の仕組みを整えれば、新人社員でも対応可能な業務の幅が広がり、負担の分散が実現します。 （3）仕事の質を均一化できる 業務の手順を仕組み化すれば、仕事の質が均一化します。 とくに、複数人で取り組む仕事においては、仕事や顧客対応の質にばらつきがあると、結果として顧客満足度低下を招く可能性があります。そこで、仕組み化によって対応方法を統一すれば、メンバー間の仕事の質を揃えられるのです。 したがって、仕事の仕組み化は業務品質を保つ点において必要な取り組みだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕組みづくりをしないデメリット 仕事を「仕組み化」していくには、ある程度の時間や工数がかかってしまうため、行動に踏み切れないという方も少なくありません。そこで、以下では仕組みづくりをしないデメリットを2つ紹介します。 不正やトラブルが生じやすい 仕組み化を行わないと、”どのように業務を進めているのか”を把握するのが難しくなります。改ざんやごまかしなどの不正が生じていてもすぐに発見できず、トラブルに発展してしまう恐れがあるのです。 引き継ぎが煩雑になる 仕組み化を行わないことで、メンバーごとに業務手順が異なるため、引き継ぎの度に資料を作り直す必要が出てきてしまいます。 仕組み化を行わないことで、トラブルや引き継ぎの手間が生じてしまうことからも、仕事の仕組み化は大切な取り組みなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の仕組み化を円滑に進めるおすすめのツール 以下では、仕事の仕組み化におすすめのツールをご紹介します。 仕事の仕組みづくりは、ブラックボックス化した業務内容を明らかにして「ノウハウの属人化防止」「仕事の質の均一化」を図る取り組みです。しかし、作業手順をすぐに確認できる環境がなければ「仕組み化」は成功しません。 したがって、いつでも社員がマニュアルを見返せる状況を作りましょう。そこで、誰でも簡単に使えるITツール上に、マニュアルやノウハウなどのあらゆる”ナレッジ”をまとめれば、社員が必要なタイミングですぐに情報にアクセスできます。 結論、仕組み化した業務手順の記録には、大企業でも全社員が使いこなせるほどシンプルな「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に書き込んだ情報は、任意のメンバーに即座に共有できるうえ、ほかのメンバーに「質問」した内容もナレッジとして蓄積できます。また、AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎにも対応）」で目当てのデータに簡単にたどり着けるのです。 あらゆる情報をナレッジとして蓄積できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事を仕組み化するやり方・手順とは 以下では、仕事を仕組み化するやり方を紹介します。適切な業務手順を定めるには、順を追って対応を進めることが重要です。 ステップ1：業務フローを洗い出す まずは、現状の業務フローを洗い出し、仕組み化したい業務がどのような流れになっているか確認します。 洗い出したときに、他部署も関わる業務フローが見つかったら、関係するメンバーを含めて作業を進める必要があります。そのため、自部署のみで完結する業務以外は単にフローを明らかにするだけでなく、業務改善の余地がないか話し合いましょう。 また、洗い出した業務フローは図式化して流れをまとめておくと対応順序が視覚的に分かりやすくなります。 ステップ2：作業手順を明確化する 次に、業務フローに合わせて作業手順を明確化します。 同じ作業でもメンバーによって対応方法が異なれば、ノウハウの属人化を招く原因になります。そのため、「対応時に使っているツール」「操作手順」「作業時の情報の参照先」といった細かい粒度で作業の進め方を明確にしましょう。 とくに、複数人で業務を行う部署は、作業手順をヒアリングするメンバーは2名以上とすると、基本的な作業の進め方を誤って認識するリスクを軽減できます。 現状の作業手順が判明したら、より短い時間でミスなく作業する手段がないか関係者で見直し、改めて作業手順を確定させましょう。見直しを実施する際は「何の目的で行っている業務か」を意識すると、適切な手法を判断しやすくなります。 ステップ3：マニュアルを作成する 最後に、作業手順をマニュアル化します。 業務の進め方は口頭で共有するだけでは浸透しないうえ、聞き間違いにより誤って認識する可能性があります。そのため、マニュアルの作成は必須で行いましょう。 マニュアルは、5W1Hの要素を明確にし、従業員が理解しやすいように作成するのがポイントです。 When / いつからいつまでか（期日）：当月中に Where / 完了した後の提出先（確認担当者：部長に Who / 誰がするのか（担当者）：マネージャーが What / 何をするのか（業務内容）：売り上げ分析する Why / 何のためにするのか（目的）：売り上げを正確に数値化するため How / どのようにするのか（手順）：過去2か月分のデータを分析する ただし、紙のマニュアルでは複数人での同時確認が困難です。そこで、「ナレカン」のようにノート型のITツールにマニュアルを作成すれば、時間や場所を問わず任意のタイミングで閲覧可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【重要】仕事の仕組みづくりのポイント 仕事の仕組みづくりのポイントを2つ紹介します。仕組みづくりをしても、社内で活用されない場合があるので、ポイントを確認しましょう。 最新情報に更新する 仕事を仕組み化する際は、最新情報に更新することがポイントです。 念密に作成した業務マニュアルだとしても、実際に使用すると業務がスムーズに進められないケースがあります。また、新しい機械の導入などにより、新しい手順を追加しなければいけないケースが生じるのです。 このように、古い情報のままの仕組み化では、メンバーは最大限のパフォーマンスを発揮することができません。そのため、常に業務フローやマニュアルを見直し、更新し続けることが大切です。 業務状況がすぐに分かるようにする 仕事を仕組み化する際は、業務状況がすぐに分かるようにすることがポイントです。 業務を進める仕組みを作っても、作業状況が不明瞭であれば、メンバーが決定した手順通りに進めているか判断できません。そのため、仕組み化の段階で「業務の情報を記録し、メンバー間で確認可能な環境」を整える必要があるのです。 したがって、社内の情報を共有する手段も併せて検討しましょう。ただし、メールやチャットなどのメッセージが流れていくツールでは、見返すときにさかのぼる手間がかかるので「情報が蓄積されて目的の内容を探しやすいツール」を使うべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「仕組み化」の構築に成功した企業の事例 引用：株式会社SUPER ENGINEERのトップページ 業務機器メンテナンスサービス業の株式会社SUPER ENGINEERは、社内ナレッジツール「Stock」の導入により、”分からないことはツールで調べることで解決する”という仕組みを整えました。 SUPER ENGINEERでは、取り扱い機器といった社外秘の情報を、自社内で整備する必要がありました。しかし、チャットツールでは、あらゆる情報が流れてしまい、情報の管理ができなかったのです。 そこで、Stockを導入して、マニュアルや事務的情報をはじめとした社内のあらゆる情報を「ノート」に記載して、フォルダで管理を始めました。その結果、社員対応にかける時間を4分の1に圧縮し、業務の効率化に成功したのです。 参考：Stockの活用事例：株式会社SUPER ENGINEER 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事を仕組み化する重要性まとめ これまで、仕事を仕組み化する重要性や具体的なやり方を中心にご紹介しました。 仕事の仕組みを構築すれば「業務ミスや不正の防止」「仕事の質の均一化」につながります。具体的に取り組むときは、現状の業務フローを確認して最適な作業手順を定め、業務内容に合わせてマニュアルやフローチャートを作成しましょう。 ただし、メンバーがマニュアルを確認しづらい環境であれば、仕組みが形骸化し業務に反映されません。そのため、仕事の仕組み化を進める前に、社内で最新情報を共有する体制を整える必要があるのです。 そこで、ITの知識に関係なく使いこなせる情報共有ツールの「ナレカン」を導入すれば、全社員がストレスなく利用できるので作った”仕事の仕組み”が浸透しやすくなります。 また、「ナレカン」では、導入時のサポートはもちろん、現場に定着させるための手厚いサポートも整っています。はじめてで、どのように仕組み化したらいいのか分からないという場合は、専属担当者のノウハウを元に最適がつくれます。 ぜひ「ナレカン」を導入し、仕事の仕組みを整えて継続的な業務体制を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

Microsoft Placesの新機能が発表され、ハイブリッドワークを導入している企業の業務効率の向上に役立つと期待されています。とくに、社内設備の利用を最適化したり社内メンバーがどこで仕事をしているかを把握したりできる機能が注目されています。 しかし、「Microsoft Placesの各プランで具体的にどんなことができるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Microsoft Placesの概要や利用プラン、機能を中心にご紹介します。 Microsoft Placesの概要を把握して自社への導入を検討したい Microsoft Placesのライセンス要件を確認したい ハイブリッドワークでの情報共有に使えるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Microsoft Placesによって得られる効果や利用プランごとに使える機能を把握できるだけでなく、ハイブリットワークでの情報共有に役立つツールもわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Microsoft Placesとは2 「Microsoft Places」と他のツールの違い3 Microsoft Placesの機能4 Microsoft Placesのライセンス要件5 Microsoft Placesの料金プラン一覧6 Microsoft Placesと併用するべき情報共有ツール6.1 ハイブリッドワークでの情報共有が円滑化するツール『ナレカン』7 Microsoft Placesの利用プランや機能まとめ Microsoft Placesとは Microsoft Placesは、Web上で、Microsoft Teams、OutlookなどのMicrosoft 365 アプリに連携して利用でき、ハイブリッドワークを取り入れている大企業に役立つ機能を備えたツールです。 ハイブリッドワークとは、会社で仕事をする「オフィスワーク」と自宅などから仕事をする「テレワーク」を組み合わせた働き方で、最低出社日数や指定出社日が決まっている場合もあります。メリットは社内メンバーのワークライフバランスを確保しやすい点です。 一方で、ハイブリッドワークに適した社内環境を整備しなくては、かえって働きづらくなる恐れがあります。そこで、Microsoft Placesは、ハイブリッドワークの課題点を解消し、より快適に働ける環境づくりに貢献します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Microsoft Places」と他のツールの違い Microsoft Placesと他の会議室予約ツールとの違いは、社内の会議室やスペースがどのように利用されているかを把握・分析し、最適化する機能が揃っている点です。 たとえば、各会議室の予約率や利用率からAIが自動で人気・不人気の会議室を特定し、理由を分析したり、予約されている会議室のキャパシティ・アメニティと利用予定の人数・目的が一致しているかを確認したりして、社内の設備利用を最適化できます。 また、社内メンバーが出社する日を把握することもできるので、他のメンバーとの共同作業をしやすい出社日を選ぶこともできます。以上のように、Microsoft Placesの導入で、よりハイブリッドワークでの業務を円滑に進められるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Placesの機能 以下では、Microsoft Placesにどのような機能があるかをご紹介しています。それぞれの機能は大きく「コア」「Premium」「Copilot」の3つと、近日公開予定の「Copilot＋Premium」に分けられ、プランによって利用できる範囲が異なります。 機能 詳細 関連するアプリ コア 作業計画 出社日を事前に設定して、オフィス出社またはリモートの予定を同僚に知らせます。 Outlook Teams Microsoft Places app 出社の通知 仕事場所を更新して、社内メンバーに出社したことを知らせたり、他に誰が出社しているか確認したりします。 Outlook Teams Microsoft Places app 対面イベント 会議またはイベントに直接出席するよう招待者に依頼し、イベント追跡ウィンドウで各メンバーの出席モードと応答を確認します。 Outlook Teams ハイブリッド RSVP 対面イベントがある場合、参加者は、自分が対面またはリモート参加するかを共有できます。 Outlook Teams Places カード オフィスに入ってくるメンバーを簡単に確認し、予定表から作業計画をすばやく調整できます。 Outlook Teams Microsoft Places app Premium Places エクスプローラー 各職場で、メンバー、スペース、エクスペリエンスの単一のビューを取得します。 Microsoft Places app Places finder 写真、間取り、A/V 機能、アクセシビリティなどを考慮して、会議室やデスクを予約します。 Outlook Teams 個別のデスク予約 メンバーがオフィスで1日の個々のデスクを選択して予約できるようにします。 Outlook Teams ルームチェックインと自動リリース メンバーが会議室にチェックインできるようにし、予約された部屋が使われていなければ自動的に解放されるようにします。 Teams Microsoft Teams Rooms クイック予約 出社日に会議の会議室を予約していない場合は、推奨事項を取得し、会議室をすばやく予約できます。 Outlook Teams Microsoft Places app チームガイダンス リーダーとマネージャーは、仕事のパターンを定義し、社内の期待値を設定し、チームのニーズに合わせてリズムを調整できます。 Microsoft Places app インテリジェントな提案 対面会議用の会議室の追加など、一日を整理するためのカスタマイズされたおすすめを提案します。 Outlook Teams Microsoft Places app 空間分析 建物、会議室、ワークスペースの稼働予定データと稼働実績データを可視化します。 Microsoft Places app Copilot 会議室予約の管理 Copilotがさまざまな要因に基づいて適した会議室を推奨し、更新や競合の場合に会議室を再予約します。 Outlook Teams Copilot + premium (近日公開) オフィス内の推奨事項 Copilotは、スケジュールされた会議と同僚の作業計画に基づいて、出社に最適な日を提案します。 Outlook Teams Microsoft Places app Copilot による空間分析 Copilotは、会議室の利用状況グラフの重要ポイントや傾向を分析するのに役立ちます。たとえば、現在の利用状況（稼働率、デスクの使用状況、会議室の予約状況など）を過去の期間と比較し、重要な変化や傾向を強調表示します。 Microsoft Places app 以上のように、Microsoft Placesは会社の設備利用を効率化し、ハイブリッドワークでの業務を円滑に進めるための機能が豊富です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Placesのライセンス要件 Microsoft Placesの機能は、「コア」「Premium」「Copilot」「Copilot＋Premium」の4つに分類されていて、必要なライセンスが異なります。「コア」機能を使えるライセンスは以下です。 プラン 一般企業向け Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard Microsoft 365 Business Premium 大企業向け Office 365 E1 Office 365 E3 Office 365 E5 Microsoft 365 E3 Microsoft 365 E5 教育機関向け Microsoft 365 または Office 365 for Education A1 Microsoft 365 または Office 365 for Education A3 Microsoft 365 または Office 365 for Education A5 フロントワーカー向け Microsoft 365 for frontline workers F1 Microsoft 365 for frontline workers F3 ただし、Teamsと連携して利用する機能は、契約プランにTeamsが含まれていなければ利用できません。Teamsが含まれていないプランを契約している場合は、以下のTeamsライセンスのいずれかを別途契約しましょう。 Microsoft Teams Essentials Microsoft Teams Enterprise Microsoft Teams EEA また、Microsoft Placesの「Premium」機能は、Teams Premiumの契約が必要です。同様に、Microsoft Placesの「Copilot」機能を利用する場合は、Copilot for Microsoft 365の契約が必要になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Placesの料金プラン一覧 以下では、Microsoft Placesを利用できる一般企業および大企業向けの料金プランを一覧表でご紹介します。（左右にスクロール可） Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard Microsoft 365 Business Premium Office 365 E1 Office 365 E3 Office 365 E5 Microsoft 365 E3 Microsoft 365 E5 対象 一般企業向け（300ユーザーまで） 一般企業向け（300ユーザーまで） 一般企業向け（300ユーザーまで） 大企業向け（300ユーザー以上） 大企業向け（300ユーザー以上） 大企業向け（300ユーザー以上） 大企業向け（300ユーザー以上） 大企業向け（300ユーザー以上） 価格 ¥1,079/ユーザー/月 ¥2,249/ユーザー/月 ¥3,958/ユーザー/月 ¥1,161/ユーザー/月 （年間契約） ¥3,110/ユーザー/月 （年間契約） ¥5,359/ユーザー/月 （年間契約） ¥5,059/ユーザー/月 （年間契約） ¥8,208/ユーザー/月 （年間契約） Teamsの有無 ○ （Teamsなしも選択可） ○ （Teamsなしも選択可） ○ （Teamsなしも選択可） × （別途契約が必要） × （別途契約が必要） × （別途契約が必要） × （別途契約が必要） × （別途契約が必要） Copilot for Microsoft 365の利用 ¥4,497/ユーザー/月（年間契約）を追加 参考1：Microsoft＞一般法人向けプラン 参考2：Microsoft＞大企業向けプラン 参考3：Microsoft＞Copilot for Microsoft 365料金プラン また、Teamsの別途契約が必要なライセンスを契約している場合は、以下の利用プランのいずれかからライセンスを取得する必要があります。 Microsoft Teams Essentials Microsoft Teams Enterprise Microsoft Teams EEA 対象 300ユーザーまでの一般企業 300ユーザー以上の大企業 欧州経済領域 (EEA) およびスイスの企業 価格 ¥599/ユーザー/月（年間契約） ¥787/ユーザー/月（年間契約） €5.00/ユーザー/月（年間契約） 参考1：Microsoft＞一般法人向けTeamsプラン 参考2：Microsoft＞大企業向けTeamsプラン 参考3：Microsoft＞Microsoft Teams EEA料金プラン なお、Microsoft Placesの「Premium」機能の利用に必要なTeams premiumは、Teamsの利用料金に加えて初回特別価格で¥1,049/ユーザー/月を追加して契約可能です。ただし、料金は変更になることがあるので、詳細は問い合わせが必要となります。 参考：Microsoft＞Microsoft Teams Premium 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Placesと併用するべき情報共有ツール 以下では、Microsoft Placesと併用するべき情報共有ツールをご紹介します。 ハイブリッドワークでは、社内コミュニケーションが希薄になりやすく、社内メンバーの異動や退職にともなう引き継ぎや、業務の成功・失敗事例の共有などが滞りやすいです。そのため、社内にナレッジが蓄積されづらい点が課題です。 そこで、社内の業務マニュアルや問い合わせ対応記録などのナレッジを一元化し、一箇所を検索すれば関連する情報を確実に見つけられるITツールも併用しましょう。 結論、自社のナレッジ管理を円滑にするには、オフィスでもリモートでも社内の情報共有が円滑化するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」ではメールや社内資料、社内向けのお知らせなどあらゆる情報を管理し、高精度の「AI検索」で欲しい情報をストレスなく検索できます。また、専任スタッフが自社に最適なナレッジ管理の方法を提案してくれるので、導入後も運用が円滑です。 ハイブリッドワークでの情報共有が円滑化するツール『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Placesの利用プランや機能まとめ これまで、Microsoft Placesの利用プランや機能を中心にご紹介しました。 Microsoft Placesは、ハイブリッドワークを導入している企業において、社内メンバーが効率的に作業を進めるのに最適な出社日を決めたり、社内設備を最大限活用したりするのに役立ちます。 一方で、ハイブリッドワークでは社内情報の共有が疎かになり、業務に関するナレッジが蓄積されにくいという課題もあります。そのため、ナレッジ管理専用のツールも併用して、業務ノウハウを確実に継承する体制を整えなくてはなりません。 したがって、ハイブリッドワークを導入している企業では、業務に使う情報を一元管理して必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、オフィスでもリモートでも円滑に情報共有できる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【超入門】Microsoft Power Platformとは？できることや活用事例を解説！

会社にマニュアルがあると、新人や中途社員も業務の内容や手順が分かるようになり、安心して仕事を進めていけます。また、マニュアルがあることで、”作業の質がバラつく問題”を解消でき、さらに教育コストを抑えられるなどのメリットを得られます。 一方で、「会社にマニュアルが整備されておらず、今後業務を進めるにあたって危機感を感じている」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルのない会社が抱える問題やマニュアル作成をうまく進める方法を中心にご紹介します。 会社にマニュアルが存在せず、業務がスムーズに進まない マニュアルがない問題点を把握し、対策を講じたい マニュアルを有効活用していくための環境を整えたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、マニュアルが必要な理由を理解できるだけでなく、社内で活用されるマニュアルの作成・管理方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルがない会社の特徴とは？1.1 （1）マニュアルを作る時間がない1.2 （2）誰もマニュアルを見ない1.3 （3）マニュアルに依存することを危惧している2 業務マニュアルがない会社の3つの問題点2.1 （1）教育や引き継ぎに時間がかかる2.2 （2）業務が属人化する2.3 （3）トラブルにつながる3 【すぐ実践できる】会社のマニュアル作成をうまく進める方法3.1 社内のマニュアル作成・管理を円滑にするツール「ナレカン」4 マニュアルを有効活用する上で重要なポイント2選4.1 気軽に更新できるか4.2 検索性が高いか5 会社にマニュアルがあるメリットとは5.1 （1）業務の質を底上げできる5.2 （2）ミスのない業務フローを作れる5.3 （3）教育コストを削減できる6 マニュアルを活用できている企業の特徴7 マニュアルを作らない会社の問題点と解決策まとめ マニュアルがない会社の特徴とは？ ここでは、マニュアルがない会社の特徴を解説します。マニュアルがない背景には、従業員が以下の理由でマニュアルを軽視しているという現状があるのです。 （1）マニュアルを作る時間がない マニュアルが作成されない理由の1つ目に、「他の仕事で忙しく、マニュアルを作っている暇がない」ことが挙げられます。 日々業務に追われている企業では、マニュアル作成を後回しにしがちですが”教育コスト”を考慮すると、まずはマニュアル作成を優先すべきです。しかし、紙ベースでは作成に時間がかかることから、着手するまでにハードルを感じる方も少なくありません。 そこで、テンプレート機能が備わったITツールを活用すれば、マニュアル作成を効率化できます。たとえば、シンプルな使い勝手の「ナレカン」は、マニュアルなどのナレッジ管理に特化した機能が豊富に備わっており、時間をかけずにマニュアルを整備できます。 （2）誰もマニュアルを見ない マニュアルが作成されない理由の2つ目に、「過去にマニュアルを作成したが、誰も見なかったため以後作成されなくなった」というケースがあります。 マニュアルが読まれない主な原因として、「内容が多すぎて必要な情報を見つけにくい」「そもそもマニュアルがどこにあるのかわからない」ことが挙げられます。そのため、従業員が読みやすい内容にすることや、管理体制を整えることが重要です。 一方、マニュアルによく使われるWordやExcelは、ファイルが増えるにつれて管理が煩雑になり、情報のアクセス性が低下しがちです。そこで、検索性の高いツールを使えば、必要な情報にアクセスしやすい体制が整い、マニュアルが読まれない問題を解消できます。 （3）マニュアルに依存することを危惧している マニュアルが作成されない理由の3つ目に、「マニュアルに頼りすぎるのは良くない」と考えているケースがあります。 具体的には、“マニュアルに書かれていない想定外のトラブルに臨機応変に対処できなくなる”と上司・管理者層が懸念を抱いているのです。そのため、マニュアルに対するマイナスの印象から、あえてマニュアルを作らない選択をしている企業もあります。 しかし、実際には、発生頻度の低いイレギュラーな対応パターンこそ、同様のトラブルが起きたときに”正しい対応”ができるようノウハウとして蓄積しておくべきです。また、フローチャート形式でマニュアルを作成すれば、臨機応変な対応も可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルがない会社の3つの問題点 ここでは、業務マニュアルがない会社の問題点を解説します。「どうせ使わないから必要ない」とマニュアルを軽視すると、以下のような問題が生じます。 （1）教育や引き継ぎに時間がかかる 1つ目の問題点は、必要以上に教育や引き継ぎに時間がかかる点です。 マニュアルがない会社では、一から業務の内容や手順を説明する必要があるため、1つ1つの引き継ぎに時間がかかってしまいます。また、とくに新人のうちは「分からないところがあるが、質問しづらくて作業が進まない」というケースも起こりがちです。 さらに、人によって教える内容にばらつきが生じやすく、新入社員や後任者が混乱する恐れもあります。このように、マニュアルがなければスムーズに作業を進められず、教わる側・教える側ともに負担が大きくなってしまうのです。 （2）業務が属人化する 2つ目の問題点は、業務の属人化が起こりやすい点です。 マニュアルがない状況では、業務の内容や進め方が共有されず、担当者の異動や退職によって業務が滞るリスクが高まります。また、社員がそれぞれのやりやすい方法で業務を進めることで、業務の質にばらつきが出てしまうのです。 このように、マニュアルがない会社では業務ノウハウが蓄積されず、標準化も進まないため、結果として業務が属人化してしまいます。 （3）トラブルにつながる 3つ目の問題点は、トラブルにつながる恐れがある点です。 たとえば、食品を取り扱う企業は、衛生管理の手順が統一されていなければ、消費者の健康を害する危険があります。また、製造業のように大きな機械を扱う現場では、操作マニュアルによって安全管理がされていなければ、事故につながりかねません。 以上のように、マニュアルがないが故に遵守すべき事項が曖昧になり、トラブルに発展してしまうケースがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐ実践できる】会社のマニュアル作成をうまく進める方法 以下では、会社のマニュアル作成をうまく進める解決策を紹介します。 マニュアルがないと教育や引き継ぎに時間がかかったり、業務が属人化してトラブルが起こりやすくなったりします。また、ノウハウが個人の頭の中や担当者のパソコンにしかない状態では、業務品質がばらついて、顧客からのクレームにつながりかねません。 そこで、「誰でも簡単に情報を記録・共有できるITツール」を導入して、効率的にマニュアル作成を進めましょう。ただし、せっかくマニュアルを作成しても活用されなければ意味がないため、欲しい情報を瞬時に探し出せる「検索性の高さ」が重要です。 結論、マニュアルの作成・管理には、誰でも簡単にマニュアルを作成でき、高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、テキストだけでなく画像やファイルを活用したわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。また、ヒット率100％の「キーワード検索」によって欲しい情報がすぐに見つかるため、全社的にマニュアルが活用される環境が整うのです。 社内のマニュアル作成・管理を円滑にするツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで作成した「マニュアル」の例＞ 以下は、Wordで作成したマニュアルと、ナレカンで作成したマニュアルの例です。 ＜Wordでのマニュアル作成例＞ Wordでマニュアルを作成すると、テキストベースになり直感的にわかりづらいマニュアルになりがちです。 ＜ナレカンでのマニュアル作成例＞ ナレカンでは、表を挿入したり画像を添付したりして、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。また、目次機能があるため、マニュアル内の情報を探しやすいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを有効活用する上で重要なポイント2選 ここでは、作成されたマニュアルを有効に活用する上で重要なポイントを2つご紹介します。マニュアルを作成して終わりではなく、以下の項目も必ず押さえておきましょう。 気軽に更新できるか 1つ目のポイントは、気軽に更新できるかどうかです。 業務マニュアルを効果的に活用するためには、定期的な内容の更新が必要です。たとえば、「製品の仕様が変更になり、必要な工数が増えた」場合、マニュアルの内容を更新しないと完成した製品に欠陥が生じてしまいます。 ただし、紙媒体のマニュアルは内容を更新する度に印刷・配布する必要があり面倒です。したがって、更新した内容を瞬時に任意のメンバーに共有することができる「ナレカン」のような情報共有ツール上でマニュアルを管理しましょう。 検索性が高いか 2つ目のポイントは、検索性が高いかどうかです。 社内でマニュアルが普及してくると、細かい作業1つ1つに対してマニュアルが作成され、会社全体で膨大な数量を保有することになります。結果、「マニュアルの数が多すぎて目当ての情報を見つけられない」という事態になりかねません。 したがって、マニュアルを有効活用するには、社内の全マニュアルの中から目的の情報を見つけ出せる環境を整える必要があります。具体的には、部署・作業区分ごとに区別して保管したり、高度な検索機能を有したITツール上で管理することが効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会社にマニュアルがあるメリットとは ここでは、マニュアルを作成するメリットを3つ解説します。自社にマニュアルは必要ないと考えている方は、必見です。 （1）業務の質を底上げできる マニュアルを作成する1つ目のメリットは、業務の質を底上げできることです。 マニュアルを作ると業務内容が見える化するので、業務が標準化され社員ごとの質のばらつきを抑えられます。さらに、マニュアルを通して業務ノウハウをナレッジとして共有すれば、社員全体の業務の質を底上げできるのです。 このように、マニュアルは属人化防止だけでなく、業務の質の向上という観点からも重要な役割を果たします。 （2）ミスのない業務フローを作れる マニュアルを作成する2つ目のメリットは、ミスのない業務フローを作れることです。 業務の中には、慣例的に続いているものの、現在は不要となった工程がある場合があります。そこで、マニュアルを作成して業務フローを整理することで、業務全体が可視化され、作業のしづらさや不要な工程に気づきやすくなるのです。 また、作業手順が複雑になるほどミスが発生しやすくなります。そのため、マニュアル作成は、ミスの起こらない仕組みづくりにつながるのです。 （3）教育コストを削減できる マニュアルを作成する3つ目のメリットは、教育コストを削減できることです。 マニュアルがない現場では、新人教育や引継ぎに多くの時間がかかります。とくに、新入社員の人数が多く、部署異動も頻繁にある大企業では、通常業務を滞らせずに教育コストを抑えることが重要です。 そこで、マニュアルとして作業手順を文書化すれば、一から口頭で説明する手間がなくなり、教育の負担を大幅に軽減できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを活用できている企業の特徴 マニュアルを有効活用できている企業の特徴として「マニュアルの大切さ」や「経験から得られたノウハウを暗黙知にしない」などのマインドが社員間の共通認識になっていることが挙げられます。 そのような共通認識により、マニュアルは単なる読む資料ではなく、業務の標準化や人材育成のための活きたツールとして機能します。また、マニュアルの更新や改善のサイクルも回りやすくなり、最新の情報が反映された状態を維持しやすくなります。 ただし、社員ひとり一人の心がけはもちろん、運用サイクルが回せる仕組みも整っていることが肝心です。たとえば、必要な情報に即アクセスできる「検索性」や、誰でも簡単に情報を書き込める「操作性」のITツールを活用している企業が多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを作らない会社の問題点と解決策まとめ ここまで、マニュアルを作らない会社の問題点やマニュアルの必要性を解説しました。 マニュアルがなければ、業務内容が可視化できず、属人化が進んだり教育コストが増大したりする原因となります。とくに、従業員数が多い大企業では、マニュアルによって業務の質を均一化したり、効率化していくことが必須です。 そこで、「マニュアルの作成・共有が簡単なツール」を導入すれば、効率的にマニュアルを整備できます。ただし、作成したマニュアルが活用されなければ意味がないため、マニュアルの数が増えても必要な情報に素早くアクセスできる「検索性の高さ」が重要です。 結論、自社が導入すべきなのは、簡単にマニュアルを作成・共有でき、高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは編集履歴も残るので、マニュアルのアップデートもしやすいです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効果的なマニュアル運用を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

近年、情報管理ツールを使って、人や場所を問わず社内情報を活用できるようにしている企業が増加しています。なかでも注目を集めているのが、「servicedesk plus」です。 そこで、「servicedesk plusの概要や機能が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、servicedesk plusの機能や口コミ・料金まで幅広くご紹介します。 servicedesk plusの機能を把握して、何ができるかを考えたい ユーザーの口コミから使用感を確認し、導入の可否を判断したい servicedesk plusより安全で簡単に情報管理できるツールがあれば知りたい という方は本記事を参考にすると、servicedesk plusについて理解しつつ、社内にとっての最適な情報管理の方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報管理ツール「servicedesk plus」とは1.1 「servicedesk plus」と「ほかの情報管理ツール」の違い1.2 servicedesk plusの機能2 servicedesk plusの使い方3 servicedesk plusの料金プラン3.1 servicedesk plusの価格3.2 オンプレミス版とクラウド版の比較表4 servicedesk plusの口コミ・評判4.1 servicedesk plusの良い口コミ・評判4.2 servicedesk plusの改善点に関する口コミ・評判5 servicedesk plusよりも安全に社内情報を管理できるツール5.1 社内情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」6 servicedesk plusの使い方や口コミ・評判まとめ 情報管理ツール「servicedesk plus」とは 以下では、servicedesk plusの特徴や機能を解説します。これから導入を検討する企業は必見です。 「servicedesk plus」と「ほかの情報管理ツール」の違い 引用：servicedesk plusの公式トップページ servicedesk plusとほかの情報管理ツールとの違いは、プログラミングスキルが不要でありながら汎用性の高いツールである点です。 柔軟なカスタマイズが可能なので、小規模なプロジェクトから部署を横断する大規模なプロジェクトまで、幅広い場面で活用できます。それゆえ、世界中の多くの企業に導入されています。 また、業務中に発生したタスクだけでなく、発注した商品の金額といった資産の管理にも役立ちます。管理している情報は、自動でレポート出力が可能なので、人為的なミスを防げます。 このように、プログラミングスキル不要でありながら豊富な機能を備えた「多機能性」と幅広い業務に対応できる「汎用性の高さ」がservicedesk plusの特徴であり、ほかの情報管理ツールとの違いと言えます。 ・オンプレミス版のダウンロードはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら servicedesk plusの機能 servicedesk plusにはさまざまな機能が搭載された情報管理ツールです。大きく分けて、下記の3つを管理できます。 社内タスク・案件管理機能 業務中に発生したタスクや案件をほかのメンバーに割り当てたり、進捗状況を可視化したりできます。リモートワークでも、社内メンバーとのスムーズな連携に役立ちます。 社内の資産管理機能 購入した商品に関する請求書を一元管理できます。さらに、契約したサービスも管理でき、契約の有効期限が近づくと通知を受け取れます。 ナレッジ管理機能 ほかのメンバーの業務に役立つ情報を残して共有できます。そのため、同じ質問に答える手間を省き、スムーズな問題解決に役立ちます。 以上の機能より、社内の情報管理に有効なツールであることが分かります。ただし、「自然言語検索機能」が備わっていないため、情報へのアクセス性が検索スキルに依存してしまう点に注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ servicedesk plusの使い方 servicedesk plusは、優れた情報管理ツールの一つです。そこで以下では、servicedesk plusのナレッジ管理の確認をする手順を紹介します。 まず、アカウントにログインして、ポータル画面を表示します。 画面右側の[ソリューション]を選択し、ソリューション一覧を表示します。 画面左側の[トピック]から、該当するタブを選択します。 まだ、目的の情報が見つからない場合は、画面右上の[虫眼鏡]を選択し、フリーワードで検索します。 フォルダや検索機能を活用することで、知りたい情報をスムーズに探せます。 参考：ナレッジ管理｜ソリューションの確認 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ servicedesk plusの料金プラン 以下では、servicedesk plusの料金プランをご紹介しています。プランごとの機能比較もしているので、導入を検討している担当者の方は必見です。 servicedesk plusの価格 servicedesk plusには、「通常ライセンス（無期限ライセンス）」「年間ライセンス」の2種類の価格体系が存在し、価格は以下のとおりです。 ＜通常ライセンス価格表（オンプレミス版）＞ ManageEngine ServiceDesk Plus Standard Edition： ¥1,199,000～/10ユーザー～（買い切り） ManageEngine ServiceDesk Plus Professional Edition： ¥1,578,000～/10ユーザー～（買い切り） ManageEngine ServiceDesk Plus Enterprise Edition： ¥1,815,000～/5ユーザー～（買い切り） ＜年間ライセンス価格表（オンプレミス版）＞ ManageEngine ServiceDesk Plus Standard Edition： ¥291,000～/5ユーザー～/年（年払い） ManageEngine ServiceDesk Plus Professional Edition： ¥383,000～/5ユーザー～/年（年払い） ManageEngine ServiceDesk Plus Enterprise Edition： ¥735,000～/5ユーザー～/年（年払い） ＜年間ライセンス価格表（クラウド版）＞ ManageEngine ServiceDesk Plus Cloud Standard Edition： ¥291,000～/5ユーザー～/年（年払い） ManageEngine ServiceDesk Plus Cloud Professional Edition： ¥383,000～/5ユーザー～/年（年払い） ManageEngine ServiceDesk Plus Cloud Enterprise Edition： ¥735,000～/5ユーザー～/年（年払い） 通常ライセンス（無期限ライセンス）は、買い切り型で、初年度のみサポートサービスが付きます。一方、年間ライセンスは、契約期間中のサポートサービスが付いているプランです。 参考：servicedesk plusの料金プラン オンプレミス版とクラウド版の比較表 以下は、オンプレミス版とクラウド版の比較表です。プランによって、利用できる機能に違いがあるので、注意しましょう。 オンプレミス版 クラウド版 【コメント機能】 × 〇 【チェックリスト機能】 〇 × 【資産情報の紐づけ機能】 × 〇 全プランにおいて、月ごとの契約・支払いができない点に注意が必要です。自社には合わなかったという事態を未然に防ぐため、30日間の無料トライアルを活用して、導入可否を検討しましょう。 参考：オンプレミス版とクラウド版の比較 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ servicedesk plusの口コミ・評判 ここでは、servicedesk plusを実際に利用しているユーザーの口コミをご紹介します。こちらを参考にし、自社に適した情報管理ツール選定のヒントを得ましょう。 ※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。 servicedesk plusの良い口コミ・評判 まず、servicedesk plusの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「社内情報を一元管理できる」「人為的なミスを減らし、業務を効率化できる」との声が寄せられています。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年4月28日 チケット管理・変更管理・資産管理が一元的に管理できることで情報集約が出来、インシデントが発生した際も各所に散らばっていた情報を逐次確認するような非効率的な対応ではなく、ServiceDesk Plusにて確認・課題解決に取り組める体制に移行が出来ました。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2020年9月11日 今までExelなどで管理していた、業務をチケット管理することにより担当、状況の可視化と担当者自身による記載漏れが減りました。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2020年9月4日 問い合わせ管理をシステム化し、属人化していた対応を可視化することができました。これにより対応がスムーズになることが見込まれます。 servicedesk plusの改善点に関する口コミ・評判 次に、servicedesk plusの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「セキュリティ面が不安」「アップデート作業の手間がかかる」「海外製なので操作がわかりにくい」との声が寄せられています。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年4月28日 セキュリティ対応がイマイチだと感じています。SPFレコード、DKIMレコードの対応などが課題だと感じました。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2020年9月11日 海外開発製品であるため、翻訳がところどころ怪しい部分があるところです。また、製品アップデートの頻度が高く、いいことではあるものの、アップデート作業を行う側からすると、結構手間だったりします…。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2019年1月28日 海外製品であり、独特なインタフェースであるため、慣れなくても使いやすいインタフェースにしてほしい。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ servicedesk plusよりも安全に社内情報を管理できるツール 以下では、servicedesk plusよりも簡単で安全に社内情報を管理できるツールをご紹介します。 servicedesk plusはさまざまな用途で利用できるものの、セキュリティに不安があるとの声があります。万一、社内情報が漏えいすると、業務が滞るだけでなく顧客からの信頼を損なうため、導入するツールが厳格なセキュリティ基準で保護されているかは重要です。 また、個人の検索スキルに依存せず、誰もが欲しい情報にアクセスし、使いこなしやすいツールを選びましょう。そのためには、生成AIを活用して口語で質問するように検索ができると便利です。 結論、社内情報を安全に管理するなら、情報セキュリティの国際規格を取得し、AIによる超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンに記載したテキストデータや画像、ファイルは精度の高い検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられます。また、情報を格納したフォルダごとに閲覧・編集権限を設定できるため、アクセス権のコントロールも簡単です。 社内情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ servicedesk plusの使い方や口コミ・評判まとめ ここまで、servicedesk plusの使い方や口コミ・金額について解説しました。 servicedesk plusは、多機能で汎用性が高い点が特徴で、社内のあらゆる情報の管理に役立つツールです。ただし、利用者の中には、”セキュリティ”や”使いこなしにくいUI（デザイン）”を不安に感じている人もいます。 そのため、社内の情報管理には、「厳格なセキュリティ基準で保護されており、誰でも簡単に目的の情報にアクセスできるツール」を選びましょう。 結論、情報セキュリティの国際規格認証を取得し、ITスキルに依存せずに目的の情報を探せる高精度な検索機能を備えた「ナレカン」を導入すべきです。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

マニュアルがあることで、経験問わず業務の質を均一化したり、教育にかかる時間を減らしたりできます。しかし、マニュアルの作成には手間がかかるため、なかにはマニュアルを外注する企業もあるのです。 一方、「マニュアルの外注を検討しているが、何を基準に選べば良いか分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアルを外注するメリットやデメリット、一般的な費用を中心にご紹介します。 マニュアルを外注したいが相場が分からないので知りたい マニュアルの委託を検討しているが、どこに依頼すれば良いか分からない マニュアルを外注するうえでの注意すべきこと知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、マニュアルを外注して問題ないかを決める判断材料が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルは必要？外注するメリットとは1.1 （1）計画的に作成できる1.2 （2）柔軟性の高いマニュアルが作成できる1.3 （3）多言語に対応できる2 マニュアルの外注業者に依頼できる内容3 マニュアルの作成代行の主な外注業者3.1 マニュアル制作会社3.2 クラウドソーシングサービス3.3 フリーランス4 【徹底比較】マニュアルの外注にかかる費用と相場5 作成したマニュアルの管理・共有におすすめのツール5.1 社内の情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」6 マニュアルを外注するときの注意点7 マニュアルを外注するメリットや費用まとめ マニュアルは必要？外注するメリットとは はじめに、マニュアルを専門家に外注するメリットを紹介します。マニュアルを外注するメリットを把握し、自社に必要な要素であるか検討しましょう。 （1）計画的に作成できる 1つ目のメリットは、計画的にマニュアルを作成できることです。 自社でマニュアルを作成する場合、通常業務とは別にマニュアルを作成するための時間を確保しなければなりません。 仮に、十分な時間を確保できずに急いで作成したマニュアルは、記載漏れや内容の誤りといったミスが起こりやすくなります。結果として、クオリティが低いマニュアルになってしまうのです。 そこで、マニュアルを外注すれば「マニュアルを作成する時間が足りず、中途半端なマニュアルになってしまった」という事態を回避できるのです。 （2）柔軟性の高いマニュアルが作成できる 2つ目のメリットは、柔軟性の高いマニュアルが作成できることです。 具体的には、マニュアルの電子化はもちろん「湿気や汚れに強い特殊加工を施してほしい」といった要望にも対応してもらえる業者もあります。 ただし、プロでも対応できないこともあるので、依頼するまえにHPなどで確認するようにしましょう。 （3）多言語に対応できる 3つ目のメリットは、多言語に対応できることです。 外国人労働者を雇用している企業では、日本語だけのマニュアルを用意しても意味がありません。結局、口頭で説明する手間がかかってしまうのです。 しかし、「日本語以外の言語への翻訳」を請け負っている業者に依頼すればすぐに解消されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの外注業者に依頼できる内容 マニュアルの外注業者に依頼できる内容は主に以下の4つです。 新規作成 マニュアルの外注業者に依頼すれば、自社の要望に沿ったマニュアルを作成できます。豊富な経験に基づいて作成されるため、社員に活用されやすいマニュアルが完成するのです。 内容更新 マニュアルを作成してから時間が経過すると、内容が現状の業務に合っていない場合もあります。作成・更新から一定期間経ったマニュアルは外注して内容を更新するのも選択肢のひとつです。 フォーマットの変更 紙のマニュアルを電子化するなど、フォーマットの変更もマニュアルの外注業者に依頼できます。電子化して、目次・見出しをつければ、欲しい情報にアクセスしやすくなるのです。 製本 マニュアルの印刷データを渡すだけで印刷と製本まで依頼できます。製本する部数が多い場合は、外注業者に依頼した方がコストカットできる場合があります。 自社のマニュアルや目的に合わせて、適切にマニュアルの外注業者に依頼しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの作成代行の主な外注業者 以下では、マニュアルの作成代行の主な外注業者を紹介します。外注を検討している場合は、それぞれのメリットとデメリットを比較しましょう。 マニュアル制作会社 マニュアル制作会社とは、マニュアル作成代行を専門としている会社です。 マニュアル制作会社は「マニュアルの新規作成・更新・電子化・印刷」などさまざまな業務に対応しているのが特徴です。また、豊富な実績を持つ会社もあるため、比較的安心して依頼できます。 一方、マニュアルの作成から印刷まで一貫して依頼した場合は100万円以上かかる場合もあり、ほかの手段に比べてコストが高いと言えます。そのため、マニュアル作成にかかる予算を社内で十分に検討しましょう。 代表的なマニュアル制作会社の例 株式会社マイクロメイツ 株式会社クレストコンサルティング クラウドソーシングサービス クラウドソーシングサービスとは、不特定多数の人に向けて業務を発注依頼できるサービスのことです。 クラウドソーシングサービスでは報酬を発注者が設定するため、制作会社に依頼するよりも低コストでマニュアルを作成できるメリットがあります。 しかし、人材によって能力に大きな差があるため、依頼する相手は慎重に選定しなければなりません。 代表的なクラウドソーシングサービスの例 Lancers クラウドワークス フリーランス フリーランスとは会社などに所属せず個人で仕事を契約している人を指します。 フリーランスは大手マニュアル制作会社から独立した人も多く、料金コストもそれほどかからないのが一般的です。ただし、クラウドソーシングと同様に、人によって能力に大きな差があるので注意しましょう。 また、クラウドソーシングでは省略できる「書面のやりとり」が必要になったり、余計なコミュニケーションコストがかかったりする場合もあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】マニュアルの外注にかかる費用と相場 マニュアルの外注にかかる費用と相場は、以下のようになっています。 企画・構成費用 外注先との事前の打ち合わせにかかる費用です。相場は時間や打ち合わせ回数によって150,000～300,000円と大きく変動します。 原稿の作成費用 マニュアルの執筆にかかる費用です。相場は1ページあたり6,000円～15,000円程度とされていますが、内容の専門性が高まるとさらに費用が発生する場合があります。 図や画像の作成費用 マニュアルに挿入する図・イラスト・写真などの作成にかかる費用で、相場は1点あたり2,000円～10,000円です。イラストレーターやカメラマンに依頼するとさらに費用がかさむ場合もあります。 印刷・製本費用 印刷・製本費用はページ数や印刷部数、電子化するかなどによって変動するので、事前に見積もりの取得する必要があります。たとえば、PDF化1ページあたり数百円程度、HTML化は1ページあたり5,000円程度が相場です。 以上のように、マニュアルの部数や専門性などで費用は大きく変動します。そのため、すべての工程を依頼するのではなく、一部は自社で対応するなどして出費を抑えましょう。 参考：クラウドソーシングTIMES「マニュアル作成の外注費、相場はいくら？費用対効果の高い依頼先は？」 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作成したマニュアルの管理・共有におすすめのツール ここでは、作成したマニュアルの管理・共有におすすめのツールを紹介します。 マニュアルを外注すれば作成する手間がかからないうえに、質の高いマニュアルの完成が期待できます。ただし、マニュアルの管理体制が整っていないと、ファイルが入り乱れたり、必要な情報を見つけるのに時間がかかったりするのです。 そこで、情報管理ツールを使って管理して、マニュアルを業務に活用しやすい環境を構築しましょう。しかし、複雑すぎるツールでは、多くの現場社員が使いこなせないため、社内に浸透しません。 したがって、シンプルで誰にとっても使いやすいうえに、マニュアルを含めた社内情報を整然と管理できるツール「ナレカン」を導入するべきです。 ナレカンに残した情報は、フォルダで階層に分けて見やすく管理できます。また、平均0.2秒でヒットする「検索機能」を備えているので、目的のマニュアルや情報がすぐに絞り込めるのです。 社内の情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを外注するときの注意点 マニュアルを外注するときは以下の2つに注意しましょう。 スケジュールを確認する マニュアルの納期スケジュールは外注業者に確認しておくべきです。マニュアルの内容により、作成期間は変わるため、期日に余裕を持って依頼しましょう。 多くの資料を準備する マニュアル作成に必要な資料が十分に用意されていなければ、自社の業務に適したマニュアルの作成は難しいです。優れた外注業者であっても、資料は不可欠なので、依頼する前にしっかりと準備しましょう。 上記の2点は基本的な内容なので確実に押さえておくべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを外注するメリットや費用まとめ ここまで、マニュアルを外注するメリットや費用を中心に解説しました。 マニュアルを外注すれば、自社で作成する手間を削減できるだけでなく、依頼者の希望に沿ったマニュアルを作成してもらえます。ただし、マニュアルを作成することだけに意識を向けるのではなく、作成後の管理方法も検討する必要があります。 なぜなら、社内サーバーで管理するとファイルが入り乱れてしまい、チャットで共有すると次々と流れるので探し出すのが面倒です。そのため、「あらゆる情報をストックでき、すぐに見つけられるツール」が必要です。 したがって、マニュアルを適切に管理するには、マニュアルが流れないように情報を蓄積しつつ、高度な検索機能で目的の情報にアクセスできるツール『ナレカン』が必須なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でマニュアルを適切に管理して、簡単に振り返れる仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

近年、情報管理ツールを使って、部署を問わず社内情報を活用できるようにしている企業が増加しています。なかでも注目を集めているのが「LMIS（エルミス）」です。 そこで「LMISの概要や機能が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、LMISの機能や口コミ・料金まで幅広くご紹介します。 LMISの機能を把握して、何ができるかを考えたい ユーザーの口コミから使用感を確認し、導入の可否を判断したい LMISより安全かつ簡単に情報管理できるツールがあれば知りたい という方は本記事を参考にすると、LMISについて理解しつつ、社内にとっての最適な情報管理の方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報管理ツール「LMIS」とは1.1 「LMIS」と「他の情報管理ツール」の違い1.2 LMISの機能一覧2 LMISの使い方2.1 インシデント管理2.2 プロジェクト管理3 LMISの料金プラン一覧4 LMISの口コミ・評判4.1 LMISの良い口コミ・評判4.2 LMISの改善点に関する口コミ・評判5 LMISよりも簡単に社内情報を管理できるツール5.1 社内情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」6 LMISの使い方や口コミ・評判まとめ 情報管理ツール「LMIS」とは 以下では、LMISの特徴や機能を解説します。導入を検討している企業は必見です。 「LMIS」と「他の情報管理ツール」の違い 引用：LMISの公式トップページ LMISとほかの情報管理ツールとの違いは、ITサービスを扱っている企業向けに特化した機能が豊富な点です。 LMISでは、ITサービスの設計や管理・改善をしていくために必要な”インシデント”（システム不具合に対する復旧の体制）や”システムの更新”といった多くの情報を一元管理できます。 さらに、お客様のお問い合わせ情報と紐づけて管理ができるため、お客様からの要望に合ったサービスの改善を進められます。このように、ITサービスの設計から管理を効率よく実施するための情報を一元管理できる点がLMISの特徴です。 LMISの機能一覧 LMISはさまざまな機能が搭載された情報管理ツールです。大きく分けて、下記の6つを管理できます。 機能 詳細 ITILプロセス ITILプロセスとは、ITサービスの設計からリリースまでの一連の流れのことです。LMISでは、ITサービスをリリースするまでの進捗を可視化できます。 構成管理 ITシステムをネットワークやソフトウェアといった詳細なIT資産情報に分けて管理できます。IT資産情報の管理は、常に最新のもので構成されているかを確認するのに必要な作業です。 顧客・契約管理 お客様の契約内容やお問い合わせ内容を一元管理できます。ITILプロセスと紐づけて管理ができるため、「どの顧客からの変更要求が多いか」といった分析に役立ちます。 ナレッジ検索 蓄積された社内情報をSalesforce基盤の検索機能で探せます。過去のお客様対応履歴に簡単にアクセス可能なので、検索時のストレスを軽減できます。 分析 LMISに蓄積したインシデントやお客様のお問い合わせ情報から、”何件不具合が起きたか”や”お客様からどんな機能が求められているのか”といったことを分析して可視化できる機能が備わっています。 連携 メールやCSVなどの外部システムと連携できる機能が備わっています。メールを一か所でまとめたり、お客様情報をCSV形式で出力したりできます。 以上の機能より、ITサービスの設計や管理・改善に有効なツールであることが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ LMISの使い方 LMISは、優れた情報管理ツールの一つです。そこで以下では、LMISのインシデントとプロジェクトを管理する手順を紹介します。 インシデント管理 ここでは、LMISのインシデント管理の作業の流れについて解説します。 「イベント管理、サービス要求管理からのエスカレーション」または「ユーザによる起票」から、インシデントを起票します。 起票されたインシデントの詳細を確認し、[調査開始]をクリックして、ステータスを[調査]にします。 インシデントを調査し、調査内容や対策内容を入力していきます。 [対策開始]をクリックして、ステータスを[対策]にします。 対策を実施し、[対策結果]を入力して、[顧客確認]チェックボックスをチェックします。 すべての確認が完了したら、[承認依頼]をクリックして、インシデント管理マネージャに承認を依頼します。 インシデント管理マネージャに承認されると、完了です。 「起票」「調査」「対策」「承認」と順にインシデントに対応していけます。そのため、インシデントの対処法にばらつきが生じません。 参考：LMIS｜インシデント管理のワークフロー プロジェクト管理 ここでは、LMISのプロジェクト管理の作業の流れについて解説します。 プロジェクトのメンバーをリソースとして登録します。 プロジェクト・WBSを作成します。 プロジェクトの[開始]ボタンをクリックして、ステータスを[計画中]から[進行中]に変更します。 プロジェクトの進行中、定期的に作業実績の登録をします。 作業がすべて終わると、ステータスを[完了]に変更できるようになります。 「計画」「開始」「管理」「完了」とステータスを区別できるため、プロジェクトの進捗を把握しやすくなります。 参考：LMIS｜プロジェクト管理のワークフロー 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ LMISの料金プラン一覧 LMISの料金プランは以下の通りです。 LMIS25ユーザー：¥100,000/25ユーザー/月＋初期費用￥300,000 ※最低利用人数は25人です。 ※26人目からは¥4,000/ユーザー/月が発生します。 LMIS25ユーザーの契約は年間契約のプランとなっているため、途中で解約しようとしてもできない場合がある点に注意が必要です。また、追加料金を支払うことで各種オプションを利用できるので、詳細はホームページで確認しましょう。 参考：LMISの料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ LMISの口コミ・評判 ここでは、LMISを実際に利用しているユーザーの口コミをご紹介します。こちらを参考にし、自社に適した情報管理ツール選定のヒントを得ましょう。 ※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。 LMISの良い口コミ・評判 まず、LMISの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「進捗管理やインシデント分析が容易となった」「カスタマイズしやすい」との声が寄せられています。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年4月12日 変更管理の進捗状況やムラの把握やインシデントの分析が容易になった。SFA同様、社員がインシデントを入力してくれているおかげで、ダッシュボードによりひと目で状況が把握できる。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年3月7日 IT全般統制対象の基幹システムの運用保守を外注しており、依頼内容とサーバログの突合を行なってレポートを生成しているが、依頼のプロセスがエクセルとメールベースだったのをワークフロー化して、ここを自動化しようとしています。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2021年3月5日 最近のクラウド製品では珍しいと思いますが、GUIの変更がほとんどありません。また、カスタマイズがしやすく、部署やチームの希望に沿う運用がしやすいです。 LMISの改善点に関する口コミ・評判 次に、LMISの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「検索機能が不足している」「操作説明の検索が分かりにくい」「システム部門の方に使い方を習う必要がある」との声が寄せられています。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年3月7日 検索機能の不足によって、マニュアルが使いづらいため、オンラインヘルプが欲しい。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年3月7日 終了したインシデントにメール送信された場合に通知が来ないのでエラー通知のような機能が欲しい。また、操作説明の検索が分かりにくい。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2022年7月21日 レポート機能を利用する際にシステム部門の方にもう一度使い方を習ったので、入力のようにすぐには活用出来ませんでした。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ LMISよりも簡単に社内情報を管理できるツール 以下では、LMISよりも簡単に社内情報を管理できるツールをご紹介します。 LMISはさまざまな用途で利用できるものの、ITに慣れている人向けの専門的な機能が多いため使いこなせない恐れがあります。また、検索機能の精度が低いとの声があり、スムーズに欲しい情報にアクセスできない場合があります。 よって、全メンバーが簡単に情報共有するためには、使いやすい操作性で、検索性が優れたツールを選定する必要があります。とくに、生成AIを活用して口語で検索ができる機能があると検索スキルに依存せず、欲しい情報に簡単にアクセスできるため便利です。 結論、社内情報を管理するなら、メールを使える方なら迷わず使えて、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンは、ファイル・画像を添付するだけで、情報を任意のメンバーに共有できるので、スムーズな業務連携に役立ちます。また、ナレカンでは「複数キーワード検索」やチャット形式の「AI検索」で確実に欲しい情報にたどり着けます。 社内情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ LMISの使い方や口コミ・評判まとめ ここまで、LMISの使い方や口コミ・金額について解説しました。 LMISは、ITサービスの設計から管理を効率よく実施するために便利な機能が備わっている点が特徴的なツールです。ただし、利用者の中には、”検索機能の精度の低さ”や”使いこなしにくさ”を不安に感じている人もいます。 そのため、社内の情報管理には、「あらゆる情報を残し、誰でも簡単に目的の情報にアクセスできるツール」を選びましょう。 結論、ファイルや画像・動画の情報を残し、ITスキルに依存せずに目的の情報を探せる高精度な検索機能を備えた「ナレカン」を導入すべきです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

仕事で「ファイルや画像を使うシーン」が増えたことで、従来よりも円滑にデータを共有できる仕組みが求められています。昨今では、複数のオンラインストレージが提供されており、なかでも人気が高いのが「firestorage（ファイヤーストレージ）」です。 しかし、「firestorageという名を聞いたことはあるが、自社に適したツールなのかは分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、firestorageの使い方や特徴、評判を中心に解説します。 firestorageの特徴や機能、口コミなどを包括的に知りたい firestorageの具体的な使い方を把握し、自社で活用するイメージを持ちたい 情報の管理・共有を最適化するオンラインストレージツールを探している という方はこの記事を参考にすると、firestorageについて詳しく分かるので、データ共有に最適なツールなのか見極められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 firestorage(ファイヤーストレージ)とは1.1 firestorageの特徴1.2 firestorageとギガファイル便との違い1.3 firestorageの安全性2 firestorageの機能とは2.1 firestorageの基本機能2.2 firestorageの新機能3 ＜無料あり＞firestorageの料金プラン・容量比較表4 firestorageの使い方4.1 ファイルのアップロード方法4.2 ファイルのダウンロード方法4.3 ダウンロード出来ない時の対処方法5 firestorageを利用する注意点3選5.1 （1）データの削除ができない5.2 （2）公開・保存期間の延長ができない5.3 （3）メンバーとやりとりに手間がかかる6 【必見】firestorageのデメリットをカバーするおすすめのアプリ6.1 ファイルの共有・要約・検索が簡単にできる「ナレカン」7 firestorageの口コミ・評判7.1 firestorageの良い口コミ・評判7.2 firestorageの改善点に関する口コミ・評判8 firestorage(ファイヤーストレージ)の使い方や特徴・評判のまとめ firestorage(ファイヤーストレージ)とは 以下では、firestorageの特徴や機能をご紹介します。firestorageがどのようなツールなのかを押さえたうえで、導入するか否か検討しましょう。 firestorageの特徴 firestorageは、ロジックファクトリー株式会社が提供する、会員登録不要で利用できるオンラインストレージサービスです。他のオンラインストレージと異なる特徴として、以下の3つが挙げられます。 トップページから「オクル」「ウケトル」を使い分けできる オクルにチェックを入れた場合、保管期間やパスワードを設定するだけで、簡単にファイルアップロードできます。「ウケトル」をチェックした場合は、送り手に発行したURLを送ることで、ファイルの受け取りが可能になります。 会員登録不要で使える 会員登録をせずに、1ファイルあたり最大2GiB（ギビバイト）分のデータ共有ができます。また、アップロード容量に制限はありません。 firestorageは無料から使用することができるため、ファイル共有ツールを試してみたい方や、少量のファイル共有のみで十分な方におすすめです。 firestorageの公式サイトはこちら firestorageとギガファイル便との違い firestorageは、ギガファイル便と異なり「無料プランでも容量無制限で利用できる」「用途に合わせてプランを選べる」点が特徴です。 firestorageは、1ファイルあたり最大2GiBまでという制約があるものの、回数無制限で使用できます。そのため、容量を気にして作業するストレスがなくなり、円滑なデータ共有が可能となるのです。 さらに、firestorageには「未登録会員プラン」から「法人プラン」までさまざまなプランが用意されています。そのため、自身が使用したい機能や料金に合わせてプランを選ぶことができるのも特徴のひとつです。 firestorageの安全性 firestorageは、利用者の安全に配慮した様々なセキュリティ機能を備えています。 たとえば、ワンタイムURLの導入によって、ネットワークを介した不正アクセスを防止しています。他にも「SSL通信」により、すべての操作が暗号化されます。 また、法人向けプランの場合、ダウンロード時には「パスワード設定」したり、アクセスログを管理したりできるので、安心して使えます。このように、firestorageはセキュリティに力を入れており、安全性の高いファイル共有ツールだと言えるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ firestorageの機能とは 以下では、firestorageの機能を紹介します。実際に機能面を理解したうえで、自社で導入すべきファイル共有ツールかどうか判断しましょう。 firestorageの基本機能 アップロード 保存期間の指定やアップロード終了時の効果音を設定して、アップロードできます。加えて、パスワードの設定も可能で、情報漏えいの対策として役立ちます。 メールグループ メールアドレスを登録しておけば、アップロード完了時に共有したい相手にメール通知を送れます。また、差出人やカスタム署名の設定も可能です。 QRコード発行 firestorageでのファイル共有をする方法として、URLの発行以外にも、QRコードの発行があります。したがって、スマホで読み取るだけでファイルの共有ができます。 firestorageの新機能 firestorageでは、新たに以下の機能が実装されました。 コメントを残せる firestorageでは、[追加機能を使う]にチェックを入れると、上図のようにコメントを入力できるようになります。共有するファイルの内容や連絡事項を共有でき、やり取りをスムーズに行えます。 パスワードを自動で作成できる firestorageでは、自動パスワードを[設定する]にチェックを入れると、セキュリティ性の高いパスワードを作成してくれます。そのため、ファイル共有時の情報漏洩リスクを軽減し、安全にデータをやり取りすることが可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞firestorageの料金プラン・容量比較表 以下では、firestorageの料金プランをご紹介します。会員プラン・法人プランと料金や仕様が異なるため、どのプランが最適かを見極めたうえで導入しましょう。 ＜会員プラン＞ 未登録会員 無料会員 ライト会員 正会員 1ユーザーあたりの利用料金(税込) 無料 無料 1,320円/月 2,420円/月 1ファイルの最大アップロードサイズ 2GiBまで 2GiBまで 5GiB 10GiB サポート体制 メール メール メール（優先） メール（優先） ストレージ容量 0GB 2GiB 25GiB 100GiB なお、有料会員プランでは、別途料金を支払うことで、大容量のファイルを受け取れる「ウケトルProベーシック」「ウケトルProプロ」を利用できます。 参照：会員プラン料金一覧｜firestorage ＜法人プラン＞ プラン1 プラン2 プラン3 プラン5 料金(税込) 初期費用：110,000円 月額費用：175,780円/月 初期費用：110,000円 月額費用：142,780円/月 初期費用：55,000円 月額費用：98,780円/月 初期費用：55,000円 月額費用：54,780円/月 1ファイルの最大アップロードサイズ 10GB 10GB 10GB 10GB サポート体制 電話・メール 電話・メール 電話・メール 電話・メール ストレージ容量 18TB 9TB 3TB 1TB 参照：法人プラン料金一覧｜firestorage なお、法人プランの場合、大容量ファイルを受け取れる「受け取る機能」、データを失う可能性を減らせる「バックアップ機能」を利用できるので詳細はHPを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ firestorageの使い方 以下では、firestorageのメイン機能であるファイルの「アップロード」と「ダウンロード」の方法を解説します。自社に導入したあとに、社員がスムーズに運用できるように把握しておきましょう。 ファイルのアップロード方法 1. まずは、firestorageのトップページにアクセスします。 2.［ファイルをここでオクル］にチェックを入れます。 3. 保存期間を入力します。 4.ドラッグ＆ドロップもしくはアップロードボタンをクリックして、共有したいファイルをアップロードします。 5.「アップロード完了しました」と表示されたらアップロードが完了です。 ファイルのダウンロード方法 1. 共有されたURLをクリックします。 2.［ダウンロードページを開く］をクリックします。 3. 読み込み完了後に表示される［ダウンロード］ボタンをクリックすればダウンロードできます。 ダウンロード出来ない時の対処方法 ダウンロード出来ない時の対処方法として、以下の3つがあります。ダウンロードがうまくいかない場合は、確認しましょう。 送信者に再対応してもらう 送信者からのURLが間違っていると、ダウンロードページへアクセス出来ません。また、保存期間を過ぎている場合もダウンロード出来ないので、送信者に確認しましょう。 ネットワーク管理者に相談する firestorageを利用する場所によっては、情報漏えい防止のために通信が阻害される可能性もあります。そのため、アクセス出来ない場合は、ネットワーク管理者に相談することをおすすめします。 時間を空けて、再度アクセスする 「接続数エラー」「サーバーが込み合っている」と表示され、ダウンロード出来ないケースがあります。この場合、サーバー保護のためにアクセスが制限されているので、一定時間おいてから再度アクセスしましょう。 ダウンロード出来ないときは、まず上記の3つをチェックしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ firestorageを利用する注意点3選 firestorageはデータ共有の利便性を高めますが、一方で注意すべきポイントもあります。以下の3つの注意点を押さえて、自社に導入して問題ないか見極めましょう。 （1）データの削除ができない 1つ目の注意点として、データの削除ができないことが挙げられます。 会員登録不要で利用できるのがfirestorageの特徴ですが、会員登録をしないままアップロードしたデータは削除ができません。 万が一、間違えてアップロードしてしまった場合には、削除申請フォームから申請を行い、運営会社の処理を待ちましょう。 （2）公開・保存期間の延長ができない 2つ目の注意点は、公開・保存期間の延長ができないことです。 firestorageにアップロードしたファイルは、最大で7日間までしか公開・保存できません。そのため、7日間以上公開したい場合にはその都度設定する必要があります。 このように、アップロードが簡単にできても、何度も共有し直すのは手間がかかるので注意しましょう。 （3）メンバーとやりとりに手間がかかる 3つ目の注意点は、メンバーとのやりとりに手間がかかることです。 firestorageには、チャット機能が備わっていないので、データに関するやりとりは別の連絡手段を使う必要があります。しかし、結局チャットツールで共有するとほかのメッセージに埋もれてしまうので不便です。 そのため、「ファイル共有もしたいが、そこで連絡も取り合いたい」という場合には、「ナレカン」のように情報管理とメッセージのやりとりができるツールも検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】firestorageのデメリットをカバーするおすすめのアプリ ここでは、firestorageのデメリットをカバーするのにおすすめのツールを紹介します。 firestorageでは、ファイルを共有するのに都度設定する必要があるので面倒です。さらに、アップロード後は、個人による管理になるので、常に最新の情報を共有出来ているとは限らない恐れがあります。 また、ファイル以外の情報は残せないので、結局は別のツールでやりとりが必要になるので不便です。そのため、簡単に情報を共有したいのであれば、「リンクを発効しなくても、データを貼り付けるだけですぐに共有できるツール」が必要なのです。 結論、自社が導入すべきなのは、記録したテキストやファイルの情報を一元管理して、任意のメンバーであれば簡単にアクセスできる「ナレカン」を使いましょう。 ナレカンの「記事」には、ファイルだけでなく、テキストや画像も残せるので、一つのツール上ですべての情報共有を完結できます。また、AIを使った「ファイル要約機能」や「自然言語検索」を活用すれば、目当ての情報へのアクセスが最適化されます。 ファイルの共有・要約・検索が簡単にできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ ・記事の作成機能 ナレカンの記事には、ファイル情報だけでなく、テキストや画像・動画も残すことが可能です。そのため、あらゆる社内情報を蓄積できる点が特徴です。 また、「ファイル要約機能」を活用すれば、ファイル添付するだけで、AIがファイルの重要ポイントを抽出して、記事化していくことが可能です。そのため、ファイルを開かずとも、ファイルの内容を簡単に把握できるようになります。 ・記事の検索機能 ナレカンに残した記事は、フォルダごとに分けて整理することができます。また、複数の単語で絞り込める「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索機能」によって、欲しい情報へのアクセス性を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ firestorageの口コミ・評判 以下では、firestorageに関する口コミや評判をご紹介します。導入するときは、ユーザーからどのような評価を受けているのかを判断材料にするのも重要です。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はSaaSLOGより引用しております。 firestorageの良い口コミ・評判 はじめに、firestorageでの良い口コミをご紹介します。 利用ユーザーからは「簡単にデータをやりとりできる」「保存期間を設定できるのが便利」という声が多く上がっています。 業種：マスコミ/広告/デザイン　企業規模：2人~10人以上 投稿日: 2024/12/28 ・パスワード入力が仕事でも守秘ができている感がある。 ・シンプルな構造。 ・広告が派手ではなく簡単にダウンロードできる。 ・まとめるボタン、みたいなのがあり例えばバラバラで送らなくてはならないのを全URLを貼り付けなくてよくて、1クリックするだけで、全部ダウンロードできるのが素晴らしい。 業種：マスコミ/広告/デザイン　企業規模：101人〜250人 投稿日: 2024/6/30 ・シンプルな手順でファイルのアップロードができるので、初心者でも簡単に利用できる。 ・ファイルのURLにアクセスしてもらうのに相手のメールアドレスの登録などを必要としないので余計な作業が少ない。 ・使いたいときにすぐにはじめられる。 業種：不動産/建設/設備　企業規模：2人〜10人 投稿日: 2024/6/30 ・オンラインのため、PCにソフトをダウンロードする必要がない。 ・アップロードURLをメールに添付するだけで、大きなデータを共有できる。 ・目的に応じて保存期間を設定できる。 firestorageの改善点に関する口コミ・評判 良い口コミがある一方で、改善点に関する口コミや評判も存在します。 利用ユーザーからは「データを保存しなければ中身を確認できない」「容量が大きすぎるファイルには対応できていない」など、改善要望が多く上がっています。 業種：マスコミ/広告/デザイン　企業規模：2人~10人 投稿日: 2024/12/28 ・1GB以上ある場合は有料版になってしまう点だけが残念です。 業種：マスコミ/広告/デザイン　企業規模：101人〜250人 投稿日: 2024/6/30 ・有効期限があり１週間程度で保管期限が来てしまうので、長期間ファイルやデータを保管し続けたい場合などには適さない。 ・保管しているファイルの中身を確認したい場合、一度ダウンロードしてからでなければファイルの中身を確認できない。 業種：不動産/建設/設備　企業規模：2人〜10人 投稿日: 2024/6/30 ・１ファイルが２ギガまでの制限があるため、大きいデータは分割にしなければならない。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ firestorage(ファイヤーストレージ)の使い方や特徴・評判のまとめ ここまで、firestorageの使い方や評判、おすすめの代替ツールを紹介しました。 firestorageは「無料で使える」「簡単にデータをやりとりできる」という点でユーザーから評価されています。一方で、ファイル形式ゆえに「保存しなければ中身を確認できない」「ファイル容量が多く保存できない」などの不便な点も挙げられます。 また、firestorageの共有設定でパスワードを設定しないと、URLやQRコードで簡単に情報漏洩につながってしまうため不安が残ります。そのため、情報共有には「強固なセキュリティ体制を保ちつつ、ストレスなく情報共有できるツール」を使いましょう。 結論、自社が導入するべきは、さまざま形式のファイルも「記事」に添付するだけで共有でき、さらに国際セキュリティ規格の「ISO27017」を持つ『ナレカン』一択です。また、ナレカンでは「ファイル内検索」も可能なので、欲しい情報がすぐに見つかります。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル共有の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

仕事を効率化する方法のひとつに「マニュアル」があります。ベテラン従業員しか知らないノウハウを共有したり、業務の属人化を防ぐことができたりと、マニュアルを作成することで多くのメリットを得られるのです。 しかし、なかには「マニュアル整備には時間と手間がかかるので、なかなか作成に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、と「マニュアルを作成するメリット」と「効率的にマニュアルを作成する方法」を中心に解説します。 仕事をマニュアル化するメリット・デメリットを把握したい マニュアルのまとめ方を、分かりやすく教えてほしい 業務マニュアルの作成・管理・共有を効率化できる方法を探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の業務を簡単にマニュアル化する手順だけでなく、今後マニュアルをどのように管理すべきか分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務マニュアルとは？1.1 マニュアル化に向く仕事・向かない仕事2 仕事をマニュアル化する4つのメリット2.1 （1）品質の標準化と業務効率化ができる2.2 （2）教育内容の統一と時間短縮ができる2.3 （3）業務改善のための課題が明確になる2.4 （4）業務の属人化リスクを解消できる3 仕事をマニュアル化する3つのデメリット3.1 （1）マニュアル通りに動くことが目的になる3.2 （2）自発的な行動を阻害する恐れがある3.3 （3）マニュアルの作成・管理・変更に手間がかかる4 仕事内容を上手くまとめるには？マニュアル化する6つのステップ4.1 ステップ1｜マニュアル化する作業を決める4.2 ステップ2｜マニュアル化する作業を整理する4.3 ステップ3｜マニュアルに必要な要素を検討する4.4 ステップ4｜マニュアルの構成を作成する4.5 ステップ5｜マニュアルの中身を作成する4.6 ステップ6｜マニュアルを運用・修正する5 【効果最大化】マニュアルの作成・管理におすすめのITツール5.1 マニュアル作成を効率化でき即アクセス可能なツール「ナレカン」6 仕事マニュアルの作り方まとめ 業務マニュアルとは？ 業務マニュアルというのは、仕事やタスクを効率的に実行するために、従うべき手順や方法を文書化したものです。 「業務マニュアル」と似たものとして「手順書」があります。これらの違いとしては、「手順書」が業務の手順を工程ごとに細かく説明しているのに対して「業務マニュアル」は手順だけでなく社内の規則や理念など、組織の全体的なガイドラインを指します。 このように、業務マニュアルは社内で統一した業務プロセスを踏むために重要な役割を果たしています。 マニュアル化に向く仕事・向かない仕事 マニュアル化に向く仕事と向かない仕事の特徴と具体的な例は以下の通りです。 マニュアル化に向く仕事 個人の能力や経験値の差による影響が少なく「誰がやっても同じ作業が発生する仕事」であればマニュアル化できます。仕事をマニュアル化することで、レクチャーの時間やコストを削減でき、作業品質の均一化や人的ミスの防止も可能です。 マニュアル化に向かない仕事 個人の能力に大きく影響を受ける「ケースバイケースの対応が重要な仕事」は、同じように作業ができないためマニュアル化には不向きです。しかし、マニュアル化に向かない仕事であっても、ノウハウやコツを共有できれば生産性向上には役立ちます。 マニュアル化に向く仕事の例としては、書類の作成や印刷などの業務フローが決まっている事務作業が挙げられます。対して、マニュアル化に向かない仕事は、コンサルティングや個別の営業活動など、クライアントの要望に応えていく業務を指します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事をマニュアル化する4つのメリット マニュアル化には間接的なものも含めれば多くのメリットがありますが、以下ではとくに重要な業務をマニュアル化する4つのメリットを解説します。 （1）品質の標準化と業務効率化ができる 1つ目は、業務を効率化しながら品質を一定に保つことができることです。 マニュアルがない場合には、作業品質は個人の能力や経験に依存してしまいます。そのため、部署異動や退職のタイミングで作業品質が下がり、大きな損失が発生する可能性があるのです。 しかし、業務をマニュアル化しておけば、誰でも同じ品質で作業ができるようになり、仮に担当者が変わったとしても生産力への影響はありません。 （2）教育内容の統一と時間短縮ができる 2つ目は、教育内容を統一し、教育にかかる時間コストを削減できることです。 業務をレクチャーする社員によって内容や品質基準に差があると、企業全体の生産性に影響を及ぼします。そこで、マニュアルを基準に社内教育をすれば、業務に関する品質が保証できるので、教育者の違いによる生産性の低下リスクを回避できます。 また、基本的な事項を網羅しているマニュアルを活用すれば、教育に関する時間的コストが削減でき、その分確保できた時間を別の業務に充てられます。 （3）業務改善のための課題が明確になる 3つ目に、マニュアルを作成すると、業務内容や作業手順の改善点が明確になります。 たとえば、マニュアルを作成することで「別々にしていた作業を一括にした方が効率的になるケース」や「作業手順を入れ替えることで余計な動作が省略できるケース」などに気づければ、大幅な業務改善と効率化を実現できます。 また、マニュアルには標準的な内容が網羅されているので「自身の作業にムダがないか」「さらなる効率化はできないか」を従業員一人ひとりが検討できます。 （4）業務の属人化リスクを解消できる 4つ目は、業務の属人化リスクを解消できることです。 一部の担当者しか業務の手順や方法を把握していないという状態になると、その担当者が不在のときに適切な対応がとれず、業務に支障をきたす可能性があります。そのため、業務マニュアルを作成して担当者のナレッジをまとめておく必要があるのです。 たとえば、「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、誰でも簡単に業務マニュアルを作成できるうえに、社内のあらゆる情報をナレッジとして蓄積できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事をマニュアル化する3つのデメリット ここでは、業務をマニュアル化することのデメリットをご紹介します。デメリットを上手くカバーする方法も解説しているので必見です。 （1）マニュアル通りに動くことが目的になる まず、「マニュアル通りに行動することが目的になる」ことが挙げられます。 本来、マニュアルは業務効率や生産性の向上のために活用されますが、マニュアルに書いてあることだけをやれば良いと解釈されてしまう場合があります。そのため、イレギュラーなトラブルが発生したときに、適切に対応できないなどの問題が起こるのです。 そのため、社内で「業務をマニュアル化することの目的」を再確認しましょう。また、マニュアルの内容が細かすぎると、融通が利かなくなってしまうため、あくまで”全体的なガイドライン”であることを意識して作成する必要があります。 （2）自発的な行動を阻害する恐れがある 次に、マニュアルは創意工夫した業務改善や自発的な行動を阻害する一面があります。 理由としては、ミスをしてもマニュアルに責任を転嫁できることが考えられます。そのため、必要以上にマニュアルを神格化しない文化や、自発的な動きを称賛する雰囲気をつくる必要があるのです。 また、現場の意見を取り入れながらマニュアルの修正をしましょう。社内の風通しを良くするだけでなく、実務とマニュアルが乖離しないようにできるのでおすすめです。 （3）マニュアルの作成・管理・変更に手間がかかる 最後に、マニュアルの作成・管理・変更には手間がかかることが挙げられます。 短期的に考えるとマニュアル作成にかかるコストが大きく感じられ、マニュアルを始めづらいケースもあります。しかし、中長期的に考えると「関連コストが削減される」「繰り返し利用できる」などのメリットが得られるのです。 たとえば、「ナレカン」のようなITツールを活用すれば、マニュアルの作成・管理を効率化できるほか、該当のマニュアルをすぐに見つけられるので、マニュアルの更新していく作業も手間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事内容を上手くまとめるには？マニュアル化する6つのステップ 以下では、仕事のマニュアルを作成する手順を6ステップで解説します。マニュアルは業務の基本となるため正しいステップで作成しましょう。 ステップ1｜マニュアル化する作業を決める はじめに、マニュアル化する作業はどこまでの範囲かを設定します。 業務に関わるあらゆる作業を一度にマニュアル化すると時間とコストがかかり、導入後に混乱を招いてしまう恐れがあります。そのため、作業のベース部分をマニュアル化していき、その後”ノウハウ”を肉付けしていくのがおすすめです。 マニュアル化の対象作業が決められない場合には「すぐにマニュアル化できそうな作業」から手を付け始めると、マニュアル化の要領が分かるのでおすすめです。 ステップ2｜マニュアル化する作業を整理する 次に、マニュアル化する作業を整理します。以下の3点を押さえておけば、分かりやすいマニュアルがつくれます。 作業の流れ 注意事項 作業のコツ この段階で注意したいのが「重複や漏れ」です。マニュアルは作業のすべてを網羅したエッセンスなので、従業員はマニュアルに間違いがあるとは思いません。 そのため、トラブルを防止するためにもヒアリングや作業観察など、徹底した業務の洗い出しと整理が必要です。 ステップ3｜マニュアルに必要な要素を検討する 次に、社内で活用してもらうために、マニュアルに必要な要素を検討します。 たとえば、システムのメンテナンスマニュアルを作成する場合には「定期点検での見落としを防ぐためのチェックリスト」や「システムエラーが起きてもすぐに対処できるQ＆Aページ」が検討すべき要素の例です。 マニュアルの対象業務や職場環境、課題などによって要素は変わってくるので「どのようなマニュアルが従業員にとって便利か」をイメージしながら作成しましょう。 ステップ4｜マニュアルの構成を作成する 次に、これまでに整理した情報をカテゴリー別に分け、順序を入れ替えながら構成を考えます。 マニュアルの構成は「目次」に反映されます。何か分からないことがあったタイミングでマニュアルは使われるので、目的のページをすぐに見つけられる目次は重要です。 そのため、構成案で詰まった場合には「どのような目次なら必要なページにたどり着けるか」という視点からアプローチしてみましょう。「マニュアルの良し悪しは目次で決まる」とまで言われているので、時間をかけて丁寧に構成を検討すべきです。 ステップ5｜マニュアルの中身を作成する 次に、「手順設計」「支援設計」の2段階でマニュアルを作成します。 「手順設計」の段階 作業内容や流れ、確認事項などを明確にします。 採番したりインデント（冒頭の文字を下げて、文章のレイアウトを強調すること）を付けたりして工夫すると、手順を一つひとつ終えたことが分かるため「正しい手順で進められているか」「次の作業は何か」などが簡単に判断できるのです。 「支援設計」の段階 手順だけでは補いきれない人的ミス（ヒューマンエラー）を防止します。 たとえば、「チェックリストを追加する」「ミスしやすい箇所を強調する」などが代表的な例です。支援設計は作業ミスや見落としの防止に役立ち、中長期的なコスト削減につながるため積極的に組み込みましょう。 また、分かりやすいマニュアルを作成するために、曖昧な表現や抽象的な表現は避けましょう。また、マニュアル作成に、”インデント機能”や”チェックリスト機能”を備えた「ナレカン」のようなツールを使えば、手間なく最適に設計していけます。 ステップ6｜マニュアルを運用・修正する 次に、マニュアルを運用し始めます。 マニュアルを実際に利用することで「マニュアルと実務のズレ」や「使い勝手」から改善点を探し出すのが目的です。最初から完璧なマニュアルを目標にすると途中で挫折してしまうことや、フィードバックを素直に受け入れられないことが多くなります。 そのため、「未完成でもひとまず形にして運用してみる」というように、修正を前提にマニュアルを作成しましょう。以上のように、チームや社内全体で共有する前に仮運用することで、企業にとって有益なマニュアルへ近づきます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【効果最大化】マニュアルの作成・管理におすすめのITツール ここでは、業務のマニュアル作成・管理を効率化するツールをご紹介します。 仕事内容をマニュアルにまとめることで、「品質の標準化と業務効率化の実現」や「業務の属人化リスクの解消」などのメリットが得られます。その一方で、紙のマニュアルでは作成・管理・変更に手間がかかるため、ツールを導入することが前提です。 ただし、検索機能が不十分なツールでは、目的の情報にたどりつけず、社内でマニュアルを有効活用できません。そのため、検索機能の充実したツールを導入して、欲しい情報がすぐに見つかる環境で業務マニュアルを管理するべきなのです。 結論、マニュアル管理のために導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理し、目的のマニュアルに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストや画像・動画を用いて、自社にあった効果的なマニュアルを簡単に作成できます。また、「ヒット率100％」の検索機能により、目的のマニュアルに即アクセス可能なので、マニュアル作成～管理までをすべて効率化できるのです。 マニュアル作成を効率化でき即アクセス可能なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事マニュアルの作り方まとめ ここまで、業務マニュアルを作成する方法やメリット・デメリット、おすすめのツールをご紹介しました。 マニュアル作成において重要なポイントは「利用する従業員をイメージすること」です。業務への理解度や経験値、利用環境を考慮すれば、内容やレイアウト、管理方法なども最適なものを選択できます。 そして、マニュアルを作成していくには「効率よくマニュアルを作成でき、更新するのに負担のかからないツール」が最適です。つまり、紙のマニュアルはわざわざ探し出すのが面倒で、Wordのマニュアルは煩雑化しやすいので避けましょう。 したがって、自社のマニュアル作成には、効率よくマニュアルを作成でき、管理・共有も手間なく実現できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、業務のマニュアル化の問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

昨今では、社内に点在するデータを安全に保管・管理・共有するのに「ファイル共有アプリ」を利用する企業が増えています。たとえば、「MEGA（メガ）」も代表的なファイル共有アプリのひとつです。 一方で、「MEGA（メガ）というアプリを聞いたことはあるが、詳細については把握できていない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、MEGAの特徴や使い方、使用するうえでの注意点をまとめて解説します。 MEGAの基本機能や使い方が知りたい MEGAのメリットや注意点を踏まえて導入の可否を判断したい ファイルの管理から共有まで一元化できるアプリを探している という方はこの記事を参考にすると、MEGAが自社の情報管理に最適のアプリなのか、判断できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 MEGA（メガ）とは1.1 「MEGA」と「ほかのファイル共有アプリ」との違い1.2 MEGAの3つの基本機能1.3 MEGAを使うメリット2 無料には制限がある？MEGAの料金プランとギガ数の比較表3 【準備編】MEGA公式サイトへのアクセス方法4 【基礎編】ファイル共有アプリ「MEGA」の使い方4.1 使い方1｜ファイルをアップロードする4.2 使い方2｜ファイルをダウンロードする4.3 使い方3｜ファイルを共有する4.4 使い方4｜ファイルを管理する4.5 使い方5｜ファイルをGoogle Driveに転送する5 【担当者必見】MEGAを使う3つの注意点5.1 （1）無料プランは個人向け5.2 （2）サポート体制が充実していない5.3 （3）目的の情報が探しづらい6 【これで解決！】MEGAのデメリットをカバーするおすすめのアプリ6.1 ファイルを管理・共有し、即アクセスできるツール「ナレカン」7 MEGAの口コミ・評判7.1 MEGAの良い口コミ・評判7.2 MEGAの改善点に関する口コミ・評判8 【これで解決】MEGAのよくある質問9 ファイル共有アプリMEGAの使い方や口コミまとめ MEGA（メガ）とは 以下では、MEGAの特徴や機能を解説します。類似するファイル共有アプリとの違いを確認して、自社に合うアプリかを見極めましょう。 「MEGA」と「ほかのファイル共有アプリ」との違い 引用：MEGAのトップページ MEGAとは、Mega Limitedが運営している、ファイル共有のためのオンラインストレージサービスです。 MEGAはアカウントを作成するだけで、無料で10GBまで使えるようになり、有料プランでは最大16TBまで容量を拡大できるのが特徴です。そのうえ、アカウントを持たないユーザーとのファイル共有ができるため、情報の受け渡しをスムーズに行えます。 以上のように、ほかのファイル管理アプリと比較して「使用できるストレージ容量が圧倒的に大きく、保管するデータ量が多い大企業でも安心して使えるアプリ」だと言えます。 ・MEGAの公式サイトはこちら ・デスクトップアプリのダウンロードはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら MEGAの安全性 MEGAは、ネットストレージサービスの中でも安全に利用できるアプリだと言えます。 MEGAではアップロードされたファイル全てが暗号化されるため、管理者や第三者に不正アクセスされる心配がありません。また、共有されたファイルをダウンロードした場合に、相手側に知られることもないです。 一方で、安全性が高いがゆえにパスワードを忘れてしまうとファイルの復元が出来なくなってしまうため、注意が必要です。 MEGAの3つの基本機能 MEGAはファイル管理機能以外にも、以下3つの機能が備わっています。 ファイル共有機能 MEGAはリンクを使用すれば、アカウントを持っていない人とでも、ファイルを共有することが可能です。また、有料プランでは、リンクはパスワードで保護できるうえに、有効期限の設定までできるので、情報漏えいのリスクが減るのです。 同期機能 パソコンやスマートフォンなどの端末内のデータを、クラウド上で自動同期できます。都度データを格納せずとも済むため、端末内の容量を気にせずに使えるのです。 コミュニケーション機能 チャットやビデオ通話などでコミュニケーションが可能です。そのため、社員同士のやりとりにメールやチャットを併用する必要がありません。 以上のほかにも、ファイルの権限設定（読み取り専用・読み込み書き込み専用、フルアクセス）や、リモートワークで役立つ画面共有機能なども利用できます。 MEGAを使うメリット 以下でMEGAを使うメリットを説明していきます。 さまざまな端末での利用が可能 MEGAには、モバイルアプリとデスクトップアプリがあり、スマホやパソコン、タブレットなど幅広い端末での使用できる点が便利です。 ファイルの復元ができる 巻き戻し機能によって、誤って削除したり、変更したりしてしまったファイルも復元することが可能です。 自動的にバックアップされる 設定すると自動でバックアップを行ってくれるため、データの損失や破損に対して迅速に対応することが可能です。 以上のように、MEGAは情報を管理するうえで必要な機能が過不足なく備わっており、MEGAを使用するメリットは大きいと考えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料には制限がある？MEGAの料金プランとギガ数の比較表 以下はMEGAの料金プラン比較表です。 MEGAの「1ユーザーあたりの利用料金」は、ユーロと円の為替によって変動します。最新の情報は公式ページをご確認ください。 Proプラン（1ユーザー） 無料会員 Pro I Pro II Pro III Pro Flexi （従量課金制） 月額料金 無料 1,604円/月（月払い） 3,209円/月（月払い） 4,815円/月（月払い） 2,408円/月（月払い）～ 個人orチーム向け 個人向け 個人向け 個人向け 個人向け 個人向け ストレージ 10GB 2TB 8TB 16TB 3TB～ 転送容量 制限あり 2TB 8TB 16TB 3TB〜 ビジネス（複数人利用） ビジネス （従量課金制） 月額料金 2,408円/月（月払い）～ 個人orチーム向け チーム向け ユーザー数 3人～ ストレージ 3TB～ 転送容量 3TB〜 無料プランだと10GBしか使用できないうえ、アカウントが3か月以上使用されないと、データが削除される可能性があるので注意しましょう。また、Proプランは個人向けとなっており、チームで使用する場合は、最低3ユーザーからのビジネスプランになります。 参考：MEGAの料金ページ 参考：MEGAのヘルプページ（英語） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【準備編】MEGA公式サイトへのアクセス方法 ここでは、MEGA公式サイトへのアクセス方法をご紹介します。 1.MEGA公式サイトのリンクに飛びます。 2.〔氏名、メールアドレス、パスワード〕を入力して〔サインアップ〕をクリックします。 3.登録したメールアドレスに確認メールが届くため、メールアドレスを検証するために〔アカウントを有効にする〕をタップしてください。 4.最後に登録したメールアドレスとパスワードを入力して、〔アカウントを確認〕を押したら登録完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【基礎編】ファイル共有アプリ「MEGA」の使い方 以下では、MEGAの使い方をご紹介します。事前に基本操作を理解してから活用すると、スムーズに導入できます。 使い方1｜ファイルをアップロードする フォルダを用意する ファイルをアップロードしたいフォルダを作成します。画面右上の[フォルダの作成]をクリックし、フォルダ名を入力すれば作成できます。 ファイルをアップロードする フォルダが用意出来たら、ファイルをアップロードしましょう。画面右上の[アップロード]をクリックし、ファイルを選択すればアップロードできます。 画面左下に「完了」と表示されたら、アップロード完了です。 使い方2｜ファイルをダウンロードする リンクをクリックする 共有されたダウンロードリンクをクリックし、ファイルのダウンロードページにアクセスしましょう。 ファイルをダウンロードする 画面右下の[ダウンロード]をクリックし、ファイルをダウンロードしましょう 画面左下に「完了」と表示されたら、ファイルのダウンロード完了です。 使い方3｜ファイルを共有する 共有リンクの作成 共有したいファイルの右下に表示される[…]をクリックし、[リンクの共有]をクリックします。 リンクの共有 共有用のリンクが表示されるので、[リンクをコピー]をクリックして、ファイル共有したい相手に連絡すれば完了です。 共有を停止するには 以下の手順で、1度共有したファイルの共有を止めることが出来ます。 画面左側の[リンク]をクリックします。 共有を停止したいファイルに表示されている[…]をクリックして、[リンクを削除]を選択します。 確認メッセージが表示されるので[はい]をクリックすれば、ファイルの共有を止められます。 使い方4｜ファイルを管理する アップロードしたファイルは種類ごとに分けたり、わかりやすい名前に変更し適切に管理することで、必要なタイミングですぐに探し出すことができます。 ファイルを移動する 移動させたいファイルに表示されている[…]をクリックして、[移動]を選択します。 移動先を選んでから、画面右下の[移動]をクリックすればファイルの移動が完了します。 ファイルを複製する 複製したいファイルに表示されている[…]をクリックして、[コピー]を選択します。 ファイルのコピー先を選んでから、画面右下の[貼り付け]をクリックすればファイルの複製が完了します。 ファイルの名前を変更する 名前を変更したいファイルに表示されている[…]をクリックして、[名前を変更]を選択します。 ファイル名を入力し、画面右下の[名前を変更]をクリックすればファイル名の変更が完了します。 使い方5｜ファイルをGoogle Driveに転送する 1.転送したいファイルの右下に表示される[…]をクリックし、[ダウンロード]から[標準ダウンロード]を選択します。 2.自身のGoogle Driveにアクセスし、画面左上の[+新規]を押して、[ファイルをアップロード]を選択します。 3.画面右下に「アップロード完了」と表示されたら、Google Driveへのアップロードが完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】MEGAを使う3つの注意点 ここでは、MEGAを利用するときに注意すべきポイントを3つ解説します。あとから問題が起こらないようにあらかじめ確認しておきましょう。 （1）無料プランは個人向け MEGAを使用するまえに、料金プランが個人向けかビジネス向けか確認しましょう。 MEGAの強みとして、無料プランでも10GBまで使用できる点が挙げられます。しかし、無料プランの場合、使用できるのは1ユーザーのみになるので、ビジネス用途では使えないのです。 一方、アカウントに保管したファイルは、ほかのメンバーにも共有可能ですが、都度アドレスを入力しなければならず面倒な工程が増えてしまいます。したがって、社内の情報を一元管理でき、リアルタイムで共有できるビジネス向けのプランを選択しましょう。 （2）サポート体制が充実していない MEGAのサポート体制として、公式サイトに設置されたFAQや、メールでの問い合わせが挙げられます。 しかし、FAQの内容は基本的に英語もしくは翻訳された日本語になっていることが難点です。また、メールでの問い合わせでは、状況を文面で適切に伝えられなかったり、回答までに時間がかかったりしてしまいます。 そのため、ITやアプリに慣れていない方にとっては、導入のハードルが高い恐れがあります。ITスキルに自信がない方は、サポート体制の整ったツールがおすすめです。 （3）目的の情報が探しづらい MEGAは、「親ファイル＞子ファイル＞孫ファイル…」というように階層を深くして、ファイル管理していく構造になります。 しかし、保管するデータ量が増えれば、フォルダをクリックする回数も増えてしまい、目的のファイルにすぐにたどり着けません。実際に「ビジネスマンは年間に80時間も資料を探している」と言われており、情報を管理する環境を見直すべきなのです。 そのため、「ナレカン」のように「フォルダ」を見やすく階層化でき、情報を適切に管理できるツールがおすすめです。とくに、ナレカンは、超高精度の「ファイル内検索」も可能なので、目的の情報に即アクセスできます。 参考：PR TIMES｜書類を探す時間は“1年で約80時間” 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決！】MEGAのデメリットをカバーするおすすめのアプリ 以下では、MEGAのデメリットをカバーするおすすめのアプリを紹介します。 MEGAは、大容量のファイル管理に使えるほか、セキュリティ対策が万全なファイル管理アプリです。一方で、検索機能が乏しく、ダウンロードしたファイルを見つけづらい点がデメリットだと言えます。 そこで、ファイル管理ツールの導入を検討している人は、「検索機能に優れたツール」を導入しましょう。せっかくファイルをダウンロードしても簡単に取り出せなかったら、検索ストレスを感じてしまいます。 結論、自社のファイル管理に最適なのは、ファイルを確実に蓄積でき、高度な検索機能で即アクセス可能なツール「「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、ファイルを確実に保存できるうえ、「超高精度の検索機能」で目的のファイルに即座にアクセスすることが可能です。そのため、大量のファイルから、手間をかけることなく欲しい情報を探し出すことができるのです。 ファイルを管理・共有し、即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ MEGAの口コミ・評判 以下では、実際にMEGAを利用しているユーザーの口コミをご紹介します。MEGAの導入可否は、実際の利用者の声を参考にして決めることも大切です。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しています。 MEGAの良い口コミ・評判 まずは、MEGAの良い口コミ・評判をご紹介します。利用ユーザーからは「無料でも多くの容量を使える」や「簡単に操作できる」という声が寄せられています。 非公開ユーザー　投稿日：2024年12月27日 無料で10GBのオンラインストレージが使えるので、他のオンラインストレージサービスより導入しやすいと思います。加えて、自動バックアップ機能が付いているので、誤って必要なファイルを消してしまった際も簡単に復元できる点は他のオンラインストレージサービスよりも優れていると思います。 非公開ユーザー　投稿日：2024年06月11日 メールアドレスごとにアカウント作成が出来るので、使用開始時は個人のみだったが現在は勤務先を含めメールアドレスごとに使い分けており、すぐには使用しないが削除も出来ないといったデータ（例.以前に在職していた企業の個人バックアップなど）格納・管理に活用させてもらっている。 非公開ユーザー　投稿日：2024年05月17日 さらにWindows、Mac、iOS、Androidに対応しておりどの環境でも同じファイルを簡単に閲覧したり、編集できたりするのでファイル共有の手間が激減しました。 またUIもシンプルで使いやすい点も気に入っています。 非公開ユーザー　投稿日：2024年04月30日 誰でも簡単に登録でき、無償で動画の転送・保存、共有ができるので便利で使用しています。 とくに難しい操作もないので簡単にファイルをドロップするだけでアップロードできていいです。 MEGAの改善点に関する口コミ・評判 次に、MEGAの改善点に関する口コミや評判を紹介します。利用ユーザーからは「3か月ログインしないとアカウントが消える点」や「アップロード時のエラーや動作の遅いこと」などに対して、改善を求める声が上がっています。 非公開ユーザー　投稿日：2024年12月27日 バックアップファイル自体やキャッシュファイルが保存容量を圧迫してしまう点は改善してほしいと感じています。 非公開ユーザー　投稿日：2024年06月11日 接続環境によって動作がかなり重くなる。 自宅回線では問題ないデータ転送が、外出先のモバイルで同期エラーになるケースがあった。 非公開ユーザー　投稿日：2024年04月28日 一定期間使用していないとアカウントごと削除されてしまうとの事なので、出来れば段階的に警告やリカバリー機能などがあると良いです。 また、アップロードに時間が掛かるのも気になるので改善を希望します。 非公開ユーザー　投稿日：2023年01月23日 ・Windows起動時に同期プロセスが走るため、かなり待たされることがある。 ・起動後30分以降にプロセスを起動する等、スケジュール機能が充実していると良い。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】MEGAのよくある質問 以下では、MEGAに関するよくある質問をまとめています。 Q1.無料のMEGAにはどんな制限がある？ ストレージの使用限度が10GBまでに加えて、MEGAから項目をダウンロードするために必要な転送機能にも制限がかけられます。ほかにも、通話は100人までで最大1時間、データの巻き戻しも最大30日間までとなっています。 Q2.ビジネスアカウントから無料アカウントもしくはProアカウントに変更できる？ 変更できます。MEGAでは、プランのアップグレード、ダウングレードが可能なうえ、ストレージ容量も数回のクリックで簡単に変更できるのです。 Q3.アカウントのストレージ制限を超えるとどうなる？ ストレージ制限を超えた場合、アカウントにファイルを追加できなくなります。さらに、ファイルのコピー・アップロード・インポートができなくなったり、MEGAデスクトップアプリとのバックアップや同期が停止されたりします。 Q4.アカウントなしでもダウンロードできる？ アカウントを保有しているユーザーから送られたリンクから、ユーザーページに入ることで、アカウントなしでもダウンロードすることが可能です。また、パブリックアップロードページには、アカウントなしでもファイルのアップロードができます。 Q5.ダウンロードできないときの対処法は？ 動画がすでにMEGA上から消されていないか、保存先の容量は足りているか、ネットの通信速度は遅すぎないかを確認しましょう。ダウンロードの途中でアプリを閉じると、ダウンロードされない場合もあります。 MEGAは無料でも使用できますが、さまざまな制限があるうえ、容易にアカウント変更ができません。そのため、使用前に必要な機能を見極めて、有料プランやほかのツールも検討してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有アプリMEGAの使い方や口コミまとめ ここまで、MEGAの機能や料金、使い方、口コミを中心に解説しました。 MEGAは無料で多くのファイルを保管できるので、料金コストを抑えてファイル共有したい企業には適したファイル共有アプリです。しかし、日本語サポートが受けられないためトラブルが起きてもすぐに対処されないことが懸念されます。 また、フォルダを自由に追加できる一方で、フォルダの作りすぎによって、かえってファイルが見つけづらくなるリスクも伴います。したがって、「トラブルへの対処方法もすぐに相談できて、検索機能が充実したアプリ」を選びましょう。 結論、導入すべきは、専任担当者のサポートを受けられ「ファイル内検索」「画像内検索」など超高精度の検索機能が備わったアプリ『ナレカン』一択です。また、ナレカンでは既存データの移行もサポートしているので、アプリの乗り換えにも最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

業務で得たデータやファイルは資料は、いつでも見返せるように適切に保管する必要があります。そのとき、インターネット上でファイルを管理する「オンラインストレージ」を使えば、時間や場所を問わず情報へアクセスできるようになるのです。 一方で、情報をまとめるのにオンラインストレージの導入を検討していても「サービスごとの違いや運用方法が分からず選べない」と困っている方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、オンラインストレージの概要やおすすめ5選、選定ポイントなどを網羅的にご紹介します。 社内に情報が散在しているので、オンラインストレージにまとめたい オンラインストレージの選定ポイントを把握したい おすすめのオンラインストレージツールを比較検討したい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、自社に最適なツールが見つかり、情報管理のストレスを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 オンラインストレージの概要1.1 オンラインストレージとは1.2 個人向けストレージと法人向けストレージの違い2 クラウド型オンラインストレージの3つのメリット2.1 （1）仕事の属人化を解消する2.2 （2）コストを削減できる2.3 （3）場所を問わずデータにアクセスできる3 オンラインストレージを選ぶ5つのポイント3.1 （1）情報を一元化しやすいか3.2 （2）情報がすぐに見つかるか3.3 （3）セキュリティが高いか3.4 （4）共同作業がしやすいか3.5 （5）サポートデスクの質が高い4 無料あり｜おすすめのオンラインストレージツール5選4.1 【ナレカン】社内のナレッジを一元管理し即アクセスできるツール4.2 【Box】大企業向けプランもあるクラウドストレージ4.3 【Dropbox】ファイル共有に特化したクラウドストレージ4.4 【Google Drive】Googleが提供するWEBストレージ4.5 【セキュアSAMBA】セキュリティに特化したストレージサービス5 オンラインストレージツール5選の比較表6 オンラインストレージの運用を成功させる3つのコツ6.1 （1）ルールを複雑にしない6.2 （2）データを階層化する6.3 （3）欲しい情報がすぐに見つかる環境を整える7 おすすめのオンラインストレージ5選と選定ポイントまとめ オンラインストレージの概要 はじめに、オンラインストレージの概要をご紹介します。以下を参考に、ツールへの理解を深めましょう。 オンラインストレージとは オンラインストレージはインターネット上でデータを保管できるサービスであり「クラウドストレージ」や「クラウドサービス」とも呼ばれます。 写真や動画のほか、Officeファイルなどのあらゆるデータを保存できるのが特徴です。メールと異なり、大容量のデータも送付できる点がメリットであり、ファイル共有の用途で使う企業は6割を超えるという調査結果も出ています。 引用：法人向けオンラインストレージの利用実態アンケート調査2020 従来、データの保存はUSBメモリやHDD（ハードディスク）を使っていましたが、オンラインストレージではそのような機器を持ち運ぶ必要がなく、インターネット環境さえあれば仕事ができます。 また、オンラインストレージはメールアドレスなどをIDとして登録するだけで始められるので、社内にも展開しやすいです。在宅勤務が普及し、全従業員がオフィスに揃う頻度も減っているなかで、手軽に情報共有できるオンラインストレージが注目されています。 個人向けストレージと法人向けストレージの違い 個人向けストレージと法人向けストレージは必要な機能が異なります。 個人のオンラインストレージは写真や動画を保存する用途で使われるので、容量さえ十分であれば問題ありません。しかし、法人の場合は顧客情報といった重要なデータを扱うケースがあるため、セキュリティの高いものを選択する必要があるのです。 たとえば、法人向け利用に必要なセキュリティレベルとしては、「情報が暗号化される」「国際基準を満たしている」などがあります。 以上の理由から、法人向けストレージには最高レベルの暗号化方式である「AES256」で情報が暗号化されて、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」（ISMS）を取得している「ナレカン」のようなサービスが重宝されているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型オンラインストレージの3つのメリット オンラインストレージの導入で得られるメリットをご紹介します。以下のメリットを従業員間で認識できていれば、導入もスムーズになります。 （1）仕事の属人化を解消する オンラインストレージを使えば社内のあらゆる情報を一元管理でき、属人化の解消につながります。 オンラインストレージを利用すれば、さまざまな拡張子のファイルを一箇所にまとめられます。すなわち、今までは個人のPCに格納されていた情報や、異なる端末・サーバーで管理していたデータを一元管理できるようになるのです。 データの属人化や散乱を解消すれば「どこにファイルを保存したか忘れてしまった」「データが見つからず、結局担当者に直接問い合わせてしまう」といったトラブルの発生を防止できます。 （2）コストを削減できる オンラインストレージであれば、低コストで運用を始められます。 クラウド型であるオンラインストレージは、従来のオンプレミス型（自社のサーバーを保有し、サーバーの運用・保守まで実施する方法）と比較して、自社に適したプランを選択できるので、コストを抑えて導入を進められます。 システムを運用するための保守費用や人件コストも一切かからなくなり、従業員は生産性の高い業務に取り組めます。ただし、利用人数や使用容量によって月額料金が変動するため、過不足のない機能を備えたプラン選びが重要です。 （3）場所を問わずデータにアクセスできる オンラインストレージを使えば、時間や場所を問わずにデータへアクセスできるようになります。 オンラインストレージの場合、インターネット接続さえ確保されていれば、好きな時間・場所でファイルを見られます。PCに加えてスマホやタブレットといった手軽な端末でも利用可能なので、外出時や緊急時などのあらゆるシーンに対応できます。 したがって、情報を簡単に見つけられる環境を整えたい方は、オンラインストレージを活用しましょう。とくに、「ナレカン」のようなマルチデバイス対応のツールであれば、いつどこからでも確実にデータへアクセスできるため安心です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンラインストレージを選ぶ5つのポイント オンラインストレージに備わっている機能は、製品ごとに異なります。そのため、以下のポイントを押さえて自社に最適なツールを選びましょう。 （1）情報を一元化しやすいか はじめに、社内のあらゆる情報を一元的に管理できるか確認しましょう。 業務のマニュアルや資料が社内のあちこちに散乱していると、探すのに手間がかかったり、紛失したりしてしまう恐れがあります。そこで、社内のあらゆる情報を1か所に集約しておけば、共有や更新がしやすくなるうえに、大切な情報を安全に管理できます。 したがって、社内情報を一元管理できるかは、オンラインストレージを選定するうえで必須の要素と言えます。 （2）情報がすぐに見つかるか つぎに、情報をすぐに見つけられるサービスを選びましょう。 社内情報を一元管理できるツールでも、目的の情報をすぐに見つけられるツールでなければ、情報を探すのに手間がかかってしまい、業務が停滞してしまいます。そのため、検索性に優れているサービスを選ぶべきなのです。 たとえば、超高精度の検索機能で目的の情報にすぐにアクセスできる「ナレカン」のようなサービスであれば、情報を探す無駄な業務時間を短縮し、本来の業務に時間をかけられるようになり、生産性を向上できます。 （3）セキュリティが高いか 次に、強固なセキュリティが備わっているツールを選びましょう。 たとえば、アクセス権を柔軟に設定できるツールであれば、社内メンバーに見せる情報をコントロールできるので、内部からの情報漏えいを防げます。また、ツール内の通信・情報が暗号化されていれば、外部からの不正アクセスのリスクを減らせるのです。 そのため、厳格なセキュリティが備わっているツールを導入して、内外部からの情報の流出を防ぎましょう。 （4）共同作業がしやすいか また、共同作業がしやすいかどうかも確認しましょう。 オンラインストレージは社内情報を一元管理できることがメリットです。しかし、共同作業がしづらい場合、結果としてストレージが活用されなくなってしまうので、いつどこからでも複数人が使えるサービスを選択しなければなりません。 したがって、ツール上に蓄積された情報が、ほかの社員にリアルタイムで共有されるツールを選びましょう。 （5）サポートデスクの質が高い 最後に、丁寧でスピーディなサポートが受けられるかを確認しましょう。 社内のデータや資料は、単純に集約すればいいのではなく、適切な運用設計で管理することが肝心です。しかし、担当者自らが一から設計するのは労力がかかるうえ、上手く設計できなければ”導入したのに、活用されない”などの事態に発展しかねません。 そのため、ペンダー側が「フォルダ設計・メンバー登録・グループ登録」をサポートしてくれるかは重要なポイントです。とくに、すでに既存データがあるという企業には「データ移行」もサポートしているサービスを選ぶと、負担を最小限に抑えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜おすすめのオンラインストレージツール5選 以下では、おすすめのオンラインストレージツール5選を紹介します。 オンラインストレージを導入すれば、社内のあらゆる情報を一元的に管理できます。たとえば、個人のPCに格納されていた情報や資料を社内全体で共有することで、会社にとって貴重なナレッジを1か所に集約できるのです。 また、オンラインストレージには、社内のあらゆる情報が蓄積されるため、情報を確実に活用できる体制を整える必要があります。そこで、オンラインストレージを選ぶときは、「情報を一元化しやすいか」「欲しい情報に即アクセスできるか」を重視しましょう。 結論、導入すべきオンラインストレージは、社内情報を一元管理し即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、画像・ファイルを含む、あらゆる社内情報を集約できるうえに、権限を付与したメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、超高精度の「キーワード検索機能」はファイルの中身まで検索できるので、簡単に情報を見つけられます。 【ナレカン】社内のナレッジを一元管理し即アクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】大企業向けプランもあるクラウドストレージ Boxは無制限の容量と高いセキュリティが特徴のツールです。 ＜Boxの特徴＞ セキュリティが高い 利用者のログを追跡できるといったセキュリティ機能が充実しており、情報漏洩のリスクを下げられます。 権限を細かく設定できる 管理者はメンバーに対して「プレビューのみ」「アップロードのみ」などの権限を細かく設定できます。 ＜Boxの機能・使用感＞ ノートはテンプレートを利用できる Boxのノートでは、テンプレートを利用できます。「カレンダー」や「ミーティングアジェンダ」「ニュースレター」など、6種類の中から選択できるため、書類作成にかかる時間を短縮できます。 電子サイン機能がある Boxプラン(Businessプラン以上)には電子サインの機能があります。そのため。署名対象のドキュメントに対し電子でサインを要求でき、業務効率がアップします。 ＜Boxの注意点＞ 大企業向けサービスである 権限設定や厳格なセキュリティは、大企業には必須の機能です。しかし、中小企業には機能過多となる恐れがあります。 アップロードできるファイルの大きさに制限がある ファイルの大きさはプランによって制限されており、たとえばBusinessプランでは5GBまでしかアップロードできません。そのため、大きなファイルを扱いたい場合はプランをアップグレードしなければならない点に注意しましょう。 検索機能が不便 ユーザーの投稿には「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という意見もありました。（参考：ITreview） ＜Boxの料金体系＞ Individual：無料 Personal Pro：¥1,390.40/ユーザー/月（月払い） Business Starter：¥636.90/ユーザー/月（月払い） Business：¥2,084.50/ユーザー/月（月払い） Business Plus：¥3,473.80/ユーザー/月（月払い） Enterprise：¥4,864.20/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：要問い合わせ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】ファイル共有に特化したクラウドストレージ Dropboxはバックアップ機能などが備わった、ファイル共有に特化しているツールです。 ＜Dropboxの特徴＞ アクティビティを細かく追跡できる 管理者権限が豊富で、メンバーの動きの詳細を確認できます。 消去したファイルを復元できる 誤って消去してしまったデータを復元する機能があるため、安心して利用できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ フォルダの階層を深く設定できる フォルダの階層を深く設定できます。そのため、フォルダの中でさらに細かくフォルダ分けが可能な一方で、ルールを決めなければ保存場所が分かりづらくなるため注意が必要です。 ファイルのサムネイル表示の大きさを変えられる 画像ファイルは、中身のプレビューをサムネイルとして表示でき、表示する大きさを５段階で設定できます。そのため、用途に合わせて表示サイズを変更すれば、ファイルを開かずに中身を確認できます。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランの容量が少ない ユーザーの投稿には「無料プランの２GBはさすがに少ないので、もう少し増やしてもらいたいです。またgoogleドキュメント、スプレッドシートを利用する場合は、google driveに軍配があがります。親和性を高めてもらえると良いです。」という意見もありました。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ 無料プラン：0円 Plus：1,500/月（月払い） Business：¥1,800/ユーザー/月（月払い） Essentials：¥2,400/月（月払い） Business Plus：¥2,880/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Googleが提供するWEBストレージ Google Driveは、Google社が提供する個人向け・法人向けのオンラインストレージです。法人向けサービスはGoogleのグループウェアである「Google Workspace」に含まれています。 ＜Google Driveの特徴＞ アカウントを持っていない人にもファイルを共有できる Googleアカウントを持っていないメンバーに対しても簡単にファイルを共有できます。ただし、共同で編集する場合は双方にアカウントが必要です。 利用規模に応じた料金体系 ユーザーの使用容量によって過不足のないプランを選べます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ レイアウトを選べる データの表示レイアウトは、「グリッド」にするか「リスト」にするか選べます。そのため、探しているのが文書か画像かによってレイアウトを変化させると、目的のデータを見つけやすくなります。 編集履歴を確認できる Google Driveでは、編集履歴を確認できます。そのため、「いつ、誰が、編集を加えたか」を振り返れるので、チームでの作業トラブルの防止にもつながります。 ＜Google Driveの注意点＞ 間違えて削除してしまうリスクが高い すべての端末で自動同期の設定をしている場合、スマホやPCのデータを削除するとGoogle Driveからも消えてしまいます。 保存できる1ファイルの大きさに制限がある Googleドキュメントは50MBまで、Googleスライドは100MBまでのアップロード制限があるので、ファイルの大きさによってはGoogle Driveで管理できない恐れがあります。 ファイルが探しづらい ユーザーの投稿には「共有をするための場所としては不適任かと思われる。社内の不特定多数が編集できるためかわからないが、ファイルの場所が探しにくいし奥深くのファイルを取ろうとすると重たい。」という意見もありました。（参考：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 無料版は15GBまでの容量制限がありますが、有料プランであれば必要に応じて自由に増やせます。ただし、有料版のGoogle Driveを使うには、ほかのGoogleツールも含まれているGoogle Workspaceに加入しなければならない点に注意しましょう。 Business Starter：¥950/ユーザー/月（月払い） Business Standard：¥1,900/ユーザー/月（月払い） Business Plus：¥3,000/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【セキュアSAMBA】セキュリティに特化したストレージサービス セキュアSAMBAは高いセキュリティが施された、国産オンラインストレージです。 ＜セキュアSAMBAの特徴＞ サポート体制が整っている 運用に乗せるまでの間、専任の担当者からサポートを受けられます。 ＜セキュアSAMBAの機能・使用感＞ 自動ログアウト機能 ウェブブラウザでログインし、操作が確認できない時間が一定時間続くと、自動的にログアウト処理されます。そのため、特に同じ端末を複数人で利用している場合などの不正アクセスのリスクを下げることができます。 アクセス権限の設定 SAMBAでは、利用者を「管理者」「一般ユーザー」「ゲストユーザー」に振り分けることができます。そのため、社外の人を「ゲストユーザー」として招待し、必要な情報のみアクセスできるように設定可能です。 ＜セキュアSAMBAの注意点＞ 最低利用期間は1年間からとなる 1年間は契約しなければならない規約のため、数ヶ月間の試用が難しいほか、1度に支払う金額も多くなります。 多機能ゆえに使いこなせない場合がある お気に入り機能や一部のメンバーのみにファイルを共有する機能など、種類は多岐にわたります。しかし、機能が多いと使いづらくなるので、結果として社内で活用されない恐れがあります。 キーボードのショートカットに非対応 ユーザーの投稿には「特にないですが、explorerの延長でキーボードのショートカットキーのctrl+C,ctrl+Vでついついコピペしてしまうのですがそれは非対応です。これは出来るようになると相当いいと思います。」という意見もありました。（引用：ITreview） ＜セキュアSAMBAの料金体系＞ 以下の月額料金に加え、初期費用も発生します。初期費用に関しては、お問い合わせください。 フリー：無料/2ユーザーまで スモール：¥15,000/～50ユーザー/月 スタンダード：¥25,000/月 ビジネス：¥35,000/月 エンタープライズ：¥48,000〜/月 セキュアSAMBAの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンラインストレージツール5選の比較表 ここでは、オンラインストレージツール5選の比較表を紹介します。以下を参考に、自社に合ったツールを見極めましょう。（左右にスクロール可能） ナレカン【一番おすすめ】 Box Dropbox Google Drive セキュアSAMBA 特徴 社内のナレッジを一元管理し即アクセスできるツール 大企業向けプランもあるクラウドストレージ ファイル共有に特化したクラウドストレージ Googleが提供するWEBストレージ セキュリティに特化したストレージサービス シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 OCR（画像内の文字）検索 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 コメント機能 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 検索機能が不便 無料プランの容量が少ない ファイルが探しづらい 多機能ゆえに使いこなせない場合がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プラン：¥636.90/ユーザー/月（月払い）〜 ・無料プランあり ・有料プラン：¥1,500/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：¥950/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：初期費用＋¥15,000/~50ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら Boxの詳細はこちら Dropboxの詳細はこちら Google Driveの詳細はこちら セキュアSAMBAの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンラインストレージの運用を成功させる3つのコツ 以下では、オンラインストレージの運用を成功させるコツを3つ解説します。扱う情報量に関わらず、シンプルなオペレーションにする必要があります。 （1）ルールを複雑にしない オンラインストレージのルールはシンプルにすることを心掛けましょう。 データや資料は業務で必ず使用する重要なものです。しかし、オンラインストレージの利用ルールが複雑だと、面倒に感じた従業員が自身のPC内での管理を続け「属人化の解消」といったオンラインストレージのメリットを受けられない恐れがあります。 したがって、オンラインストレージの利用ルールは可能な限りシンプルにして、従業員がツールを活用しやすい環境を整えましょう。 （2）データを階層化する テーマごとにフォルダを分けて階層形式で整理すれば、オンラインストレージが使いやすくなります。 ファイルを整理せずにストレージへ格納してしまうと、必要なファイルを見つけづらくなるほか、処理漏れによって容量を圧迫する原因にもなります。 しかし、フォルダを階層構造にして管理すれば、関連する業務のファイルを一覧で確認できるうえに、ファイルの格納場所も明確になるため、ファイルの保存期間に沿って適切にまとめられます。 （3）欲しい情報がすぐに見つかる環境を整える 欲しい情報が見つけやすい環境を整えましょう。 資料やデータは業務を進めるうえで不可欠です。ただし、資料探しに時間を費やしてしまうと、ほかの業務に支障が出かねないので、必要な情報がすぐに見つかる環境を整えなければなりません。 そこで「検索機能」が優れているオンラインストレージを選べば、欲しい資料をすぐに見つけられます。たとえば、「ナレカン」のような画像内・ファイル内まで検索できるツールであれば、業務をスムーズに進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのオンラインストレージ5選と選定ポイントまとめ 本記事ではオンラインストレージの概要やおすすめ5選、運用のコツなどを解説しました。 オンラインストレージを活用すれば、時間や場所を問わず情報にアクセスできるので、業務のスピードが向上します。また、資料をストレージで一元管理することで、情報の属人化のスムーズな解消にもつながるのです。 ただし、検索性に優れていないツールでは、情報を探すのに手間がかかり、本来の業務に支障をきたしかねない点に注意しなければなりません。そこで「社内情報に即アクセスできるツール」を導入すれば、オンラインストレージの恩恵を受けられるのです。 結論、選択すべきオンラインストレージは、社内のナレッジを一元管理し即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンにはAIを活用した「自然言語検索」や「ファイル要約機能」も備わっているので、社内の情報管理を効率化します。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内情報が散在している問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者向け】パソコンでファイルを整理する方法・コツを解説！ 【iPhone/Android】おすすめのファイルマネージャーアプリ5選！ 【必見】エクセルでファイル管理する方法とは？デメリットも解説！ 【オフィス向け】紙書類をファイル管理するやり方やデメリットを解説！ 【必見】契約書をファイル管理する方法とは？ポイントや注意点も紹介 【無料あり】オンラインストレージ8選を徹底比較！ 【比較表あり】最強のオンラインストレージ6選！料金・容量も徹底比較 2025年最強｜Excelの共有におすすめのクラウド(オンライン)ストレージ5選 【無料あり】容量無制限で使えるオンラインストレージ7選を徹底比較 【無料あり】オンラインで使えるおすすめのファイルストレージ9選！ ストレージがいっぱいとは？どうなるのかや対処法を解説 複数のクラウドストレージを一括管理するには？おすすめのアプリ3選を紹介