総務の課題を改善するには？業務効率化の成功事例やアイデアを紹介！
企業経営において、行事をスムーズに運営したり、社員がストレスなく働ける環境を整えたりするために「総務」は必須の部門です。総務は来客対応や備品・機器管理、社内イベントの企画運営など、企業全体の幅広い業務に携わります。
しかし、「自社の総務部門の業務量が多すぎるので効率化したいが、どうすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、総務が抱える課題や業務改善の成功事例やアイデアを中心に解説します。
- 総務の業務改善をしたいが、どのように進めるべきか分からない
- 総務の業務改善に成功した事例を参考にしたい
- 総務の業務効率化に便利なツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、総務の課題を明らかにして、適切な業務改善ができるようになります。
目次
社内における総務の役割
総務の役割は、企業や組織の活動を円滑に進めるためにサポートすることです。主な業務として以下が挙げられます。
| 社内の備品・設備の管理 | PCやプリンターの管理やペンや紙の補充など |
|---|---|
| 福利厚生の管理 | 有給休暇や育児、介護休暇などの申請の手続き |
| 社内行事の運営 | 内定者の入社式や社員旅行、忘年会などの準備・進行 |
| 来客対応 | 代表電話やメールなどの問い合わせ、来客対応など |
上記以外にも、総務の業務は多岐にわたります。つまり、総務は社内全体のスムーズな運営をサポートし、社員が快適に働ける環境を整える重要な役割を果たしているのです。
総務が抱える業務課題とは
ここでは、総務の抱える業務上の課題を3つ解説します。以下を参考に、自社が抱える課題を明らかにしておきましょう。
（1）業務範囲が広くて業務量があふれている
総務が抱える課題の1つ目として、業務範囲が広すぎて業務量があふれていることが挙げられます。
総務は来客対応や備品管理、イベント運営などに携わり「企業のなんでも屋」と言われるほど多くの業務をこなします。そのため、社員からさまざまな業務を依頼され、突発的なタスクが発生するケースも少なくありません。
したがって、総務部内で連携を取って各業務を適切に割り振らなければ、業務を処理しきれなかったりスケジュールに遅れたりするのです。
（2）業務量に対して人材が不足している
総務が抱える課題の2つ目に、人材不足が挙げられます。
総務は常に多くのタスクに追われているにも関わらず、多くの企業で十分な人材を確保できていない現状にあります。そのため、社員一人当たりの負荷が大きくなり、長時間労働や業務の逼迫につながるのです。
このような課題を改善するためには、作業の自動化やツールの活用によって業務負荷を軽減することが不可欠と言えます。
（3）業務フローに無駄があって効率が悪い
総務の課題の3つ目は、業務フローに無駄があって業務効率が悪いことです。
総務では、紙での書類管理や情報共有が未だに主流で、情報の記載・修正・共有に多大な手間がかかっています。そのため、業務効率が悪く社員の負担が大きいうえ、リモートワークなどの多様な働き方にも対応しきれないのです。
したがって、「ナレカン」のようなITツールで総務のDXを進めて、社員の労働環境を改善しましょう。
総務の業務を改善するアイデア5選
ここでは、総務の業務を改善する5つのアイデアを解説します。業務のストレスを解消するためにも、以下の内容を実践しましょう。
アイデア1｜業務を見える化する
総務の業務改善を進めるにあたって、業務を見える化しましょう。
総務業務をすべて洗い出すと、特定の人に過度な負担がかかっていたり、無駄なプロセスがあったりする作業を見つけられます。その結果、改善すべき作業や無くすべき作業が明確になり、適切に対処できるのです。
したがって、まずは現在の業務を見える化して、課題点を抽出しましょう。
アイデア2｜タスク管理を徹底する
総務の業務を改善するには、業務を分担してタスク管理を徹底することも効果的です。
総務部内でコミュニケーションを積極的に取り、総務が抱えるタスクの分担をはっきりさせておくことで抜け漏れなく対応できます。たとえば、部署内で各タスクの担当者を決めて、業務の手順書を共有できるツールがあれば作業も円滑です。
このように、幅広い業務をこなす総務ではタスク管理を徹底して、期日遅れなどのトラブルを未然に防ぎましょう。
アイデア3｜業務マニュアルを作る
総務の業務改善案として、業務マニュアルを作ることも挙げられます。
総務の業務は多岐にわたりますが、作業方法をマニュアルとして残しておけば、担当者が変わった場合でも正しく進められます。また、マニュアルがあれば経験の浅い社員でもスムーズに作業を進められるので、教育コストも抑えられるのです。
ただし、マニュアルは常に最新でなければ、情報が陳腐化して使われなくなります。したがって、作成後は業務内容の変更に合わせて、定期的にアップデートしやすいツールで管理しましょう。
アイデア4｜アウトソーシングを活用する
総務の業務改善の方法として、アウトソーシングも広がっています。
アウトソーシングで総務業務の一部を外部委託すれば、人材不足によって仕事に対応しきれない課題を解消できます。また、本来すべき業務に注力できるようになるので、社内の生産性向上にもつながるのです。
ただし、アウトソーシングには比較的高い料金コストがかかるので、自社のニーズや予算を吟味したうえで検討しましょう。
アイデア5｜ITツールを活用する
より簡単に総務の業務改善をするには、ITツールの活用が最適です。
ITツールを活用すれば、総務業務を効率化して「社員の作業負担軽減」や「人材不足の解消」を実現できます。たとえば、検索機能に優れたツールを使うと、紙やExcelのように情報の検索に手間をかけることなく、見たい情報をすぐに探し出せるのです。
ただし、添付ファイル内の検索ができなかったり、あるはずの情報が見つからなかったりするツールでは、思い通りに検索できずストレスが溜まります。したがって、「ナレカン」のような検索の精度が高いツールを選びましょう。
【これで解決】総務の業務効率化におすすめのツール
以下では、総務の業務効率化におすすめのツールをご紹介します。
幅広い業務を扱う総務部において、紙やExcelなどのアナログな方法で作業をすると業務が属人化して役割分担できず、作業効率の低下につながります。したがって、すべての情報を集約する「ITツール」を活用して、総務の業務課題を改善しましょう。
とくに、幅広い総務部の業務マニュアルを一括で管理し、すぐに検索できるツールであれば、忙しい総務部の負担を低減します。 また、他部署からのよくある質問をツールにまとめておけば、総務部の対応業務を減らせます。
結論、自社の総務部門の業務改善には、あらゆる情報を一元管理し、誰もが欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」で作成した業務マニュアルは、任意のメンバーに即共有可能なうえに、超高精度の「キーワード検索」で必要な情報へすぐにたどり着けます。また、知恵袋形式でベテラン社員のナレッジを募れるので「業務の疑問点解消」「ナレッジの損失防止」を同時に実現できるのです。
最も簡単に総務業務をDX化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
総務で業務改善に成功した事例3選
ここでは、総務に関係する業務の改善に成功した3つの事例をご紹介します。以下の事例を参考に、自社の取り組みに活かせるポイントを見つけましょう。
事例1｜日野自動車株式会社
引用：日野自動車の公式サイト
日野自動車株式会社は、トラックやバスなどの商用車を製造する自動車メーカーです。同社では、総務部門の業務が可視化されておらずマニュアルもなかったので、担当者が異動・退職すると、業務の質や効率が落ちてしまう課題がありました。
そこで、同社は生産性向上とコア業務に集中できる仕組みをつくるために、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）によってマニュアル運用を外部委託したのです。
その結果、自社だけでは作成・管理が難しかったマニュアルが適切に整備されて、業務の標準化に成功しています。
事例2｜株式会社知床第一ホテル
引用および参考：ホテル業の導入事例｜Stock
株式会社知床第一ホテルは、知床で観光ホテルを運営している会社です。同社では「紙のマニュアル」と「LINEと口頭での業務連絡」での業務に限界を感じていました。
具体的には、紙のマニュアルは都度印刷して渡すのが面倒なうえに、スタッフがきちんとマニュアルを読んでいるのか把握できませんでした。また、LINEでの業務連絡だと重要な連絡が流れてしまい、口頭だと全員に正しく情報が伝わらないことがありました。
そこで、シンプルで誰にでも使いやすく、情報を簡単に残せる情報共有ツール「Stock」を導入しました。
その結果、マニュアルの共有・改定の手間が大幅に減り、効率良く確実に情報共有ができるようになりました。また、『Stock』は業務連絡も「ノート」に連絡事項を残せることから、チャットのように流れることなく確実に連絡が届くようになったのです。
事例3｜ＪＸ金属株式会社
ＪＸ金属株式会社は、非鉄金属資源・製錬から電子材料の製造・販売までグローバルに事業展開をおこなう会社です。同社では、部署ごとに総務的な役割を担う庶事の業務が全社で統一化されていないことが課題となっていました。
そこで、同社は各部署からの要望を一手に引き受ける「総務コンシェルジュ窓口」を社員が集まりやすいラウンジに設け、活用頻度の向上とサービスの全体最適を図りました。また、サービスの均一化をはかるため外部企業によるBPOサービスの利用を決めました。
その結果、属人的になっていた業務を手放すことで、時間外労働の削減はもとより、より部の中核に近いポジションの業務に取り組めるようになってきました。また業務を目的や役割といった、より高次の視点から捉えるなど、良い気づきが生まれています。
総務の業務改善がもたらすメリット
以下では、総務の業務改善がもたらすメリットを解説します。
- 安定した体制を構築できる
- 生産性が向上する
総務の業務を効率化することで、総務全体に割くべきリソースを把握できるようになります。その結果、適切な人数での組織運営が可能になり、安定して業務を遂行できるのです。
総務のルーティン業務を効率化することで、ほかの業務に時間を割くことが可能になり、結果的に全社の利益や生産性に貢献できます。また総務で働く社員が、より大きな影響力を発揮できるようになることで、モチベーションアップにつながります。
このように、総務の業務改善は総務内だけでなく、全社に大きな影響力を与えることができるのです。
総務の業務を効率化するプロセス
総務の業務改善をするときは、以下の手順を踏みましょう。
- 業務の洗い出し
- 課題点の抽出
- 解決策の実行
- 効果の測定
はじめに、現状の総務業務を洗い出します。具体的な「手順」や、作業にかかる「工数」などの詳細も明らかにして、抜け漏れのないようにしましょう。
工数が大幅にかかる作業やミスが頻発する作業など、課題点を抽出します。また、業務ごとに優先順位を付けて、不要なプロセスがあれば省略しましょう。
抽出した課題に対する解決策を実行します。たとえば、「人材不足」という課題であれば、業務効率化ツールが効果的です。
解決策による効果を測定します。総務部門の社員にヒアリングして、現場で効果が出ているかを確認しましょう。
上記のステップを参考にすると、総務の業務効率化をスムーズに進められます。
総務の抱える課題や業務改善のアイデア・事例まとめ
ここまで、総務が抱える課題や業務改善のアイデア、事例を中心に解説しました。
総務には業務範囲が幅広いにも関わらず、「人材不足」や「非効率な作業が多い」といった課題があります。そこで、ITツールを導入すれば、効率よく業務を進められ、総務の抱えるさまざまな課題を解消できるのです。
ただし、業務マニュアルをITツールにまとめても他の社員が検索して情報を見つけられなければ、意味がありません。そのため、「誰もが思い通りに検索できるITツール」を選びましょう。
結論、総務の業務改善に最適なのは、総務の業務マニュアルなどのナレッジを一元管理し、誰もが即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、総務の業務改善を実現しましょう。
