【無料あり】おすすめの社内向けナレッジマネジメントツール6選を比較！
社員のナレッジ（知識）を活用する手法のひとつに「ナレッジマネジメントツール」があります。自社の課題に合わせて最適なツールを導入すれば、ナレッジ管理を効率よく進められます。
しかし、ツールの種類は多岐に渡るので「どのツールが最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのナレッジマネジメントツールや比較表を中心に解説します。
- 社員それぞれが持つナレッジを一箇所に集約したい
- 厳選されたナレッジマネジメントツールから、自社に合うもの見つけたい
- ナレッジを誰でも簡単に共有・管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なナレッジマネジメントツールが分かり、ナレッジの管理・共有を効率化できるようになります。
目次
ナレッジマネジメントとは
ナレッジマネジメントは、企業や組織内の知識を管理し、社内メンバーで共有・活用するためのプロセスです。
情報の量と複雑性が増加する現代では、個々の社員の知識や経験を共有し組織全体で活用することが重要です。ナレッジマネジメントを導入すれば、問題解決に役立つ過去のデータを迅速に検索・共有できるため、業務がスムーズに進みます。
したがって、ナレッジマネジメントは企業や組織の知識を最大限に活用し、他社に対する競争力や業務効率の向上を図るための重要なプロセスなのです。
ナレッジマネジメントの4つの手法とは
ナレッジマネジメントの手法は、以下の4つです。
- ベストプラクティス型
- 専門知識共有型
- 顧客知識共有型
- 知的資本集約型
成功事例や優秀な社員のノウハウ・考え方を共有する手法です。具体的には、成果を出している社員の「商談の進め方」などを社内で共有します。
高度な技能を持つ社員の専門的な知識を集約して、社内の課題解決に役立つナレッジを共有する手法です。具体的には、自社サービスの情報を集めておけば、、社員の知識習得に役立つのです。
顧客データや対応履歴を一元管理して、顧客サービスの向上に繋げる手法です。とくに、フロントオフィス業務やコールセンターでのスムーズな対応が可能になります。
自社だけではなく、他社のナレッジも参考にしながら、散財するナレッジを集約する手法です。ナレッジ同士を組み合わせることで、新たな価値を生み出します。
目的に合わせて、上記の4つから適切な手法を選択しましょう。
ナレッジマネジメントツールとは
ナレッジマネジメントツールとは、ナレッジ管理の負担を軽減するツールです。以下では、ツールの必要性や主な機能をご紹介します。
ナレッジマネジメントツールの必要性
ナレッジマネジメントツールは、社内の有益な情報を一元化でき、従業員がスムーズに業務をこなすために必要です。
情報の管理や共有がスピーディにできる「ITツール」を使えば、ツール内に情報が蓄積できるので、ナレッジを集約しやすい環境を作れます。また、必要なタイミングでほしい情報に即アクセスできるようになり、業務を迅速にこなせるようになります。
したがって、ナレッジ管理の手間を解消し、仕事を円滑に進めるためにも、ナレッジマネジメントツールが必須なのです。
ナレッジマネジメントツールの機能
ナレッジマネジメントツールには、主に以下の機能が備わっています。
- 文書管理機能
- 情報共有機能
- 検索機能
- コメント機能
業務マニュアルや議事録などを蓄積して「フォルダ」ごとに管理する機能です。
蓄積したナレッジを、任意のメンバーへリアルタイムで共有できる機能です。
キーワードを入力するだけで目的の文書を探し出せる機能です。
投稿されたナレッジに対して質問したり、メンバー同士でディスカッションしたりできる機能です。
上記の機能が過不足なく備わっているツールであれば、自社のナレッジマネジメントを円滑に進められるのです。
ナレッジマネジメントツールの種類
ナレッジマネジメントツールは、おもに以下の種類に分けられます。
| ツール名 | 特徴・注意点 |
|---|---|
|
ナレッジ管理ツール |
|
|
グループウェア |
|
|
SFA/CRM |
|
|
オンラインストレージ |
|
|
エンタープライズサーチ |
|
上記のツールのうち、とくに「ナレッジ管理ツール」であれば、ナレッジ管理に特化しているため機能に過不足が無く、直感的にナレッジマネジメントができます。
ナレッジマネジメントツールの選定ポイント5選
ここでは、ナレッジマネジメントツールの選定ポイントを5つ解説します。ツールでナレッジマネジメントを効率化するために、以下のポイントを押さえましょう。
（1）セキュリティ対策はされているか
1つ目のポイントは、セキュリティやサポート体制が整っていることです。
ナレッジは会社の知的財産であり、セキュリティに不備があると機密情報が漏えいしてしまいます。具体的には、「操作ログを確認できるか」「アクセスを制限できるか」「通信は暗号化されているか」などをチェックしましょう。
さらに、国際セキュリティ資格の「ISO27001」を取得しているツールであれば、なお安心です。
（2）自社の用途に適しているか
2つ目のポイントは、自社に導入する目的と合致していることです。
ナレッジマネジメントツールには、特定部署の業務に特化したものから、マニュアルや社内FAQを作成できるヘルプデスク向けのものまで、さまざまな種類があります。
したがって、自社での用途を明確にせずにツールを導入すると、十分な効果を得られない場合があるのです。そのため、自社の課題を分析し、導入するツールの条件を洗い出す必要があります。
（3）誰でも簡単に使えるか
3つ目は、誰でも簡単に使えることです。
たとえば、多機能なツールを導入した場合、操作が複雑になり社員が使いこなせない恐れがあります。また、使い方を覚えるのに必要以上の時間がかかってしまいがちなので、ツールでのナレッジ蓄積が形骸化してしまうのです。
一方、あらゆる情報を直感的にストックでき、必要なタイミングで即アクセスできる「ナレカン」のようなツールであれば、スムーズな利用と円滑なナレッジマネジメントができます。
（4）料金コストを抑えられるか
4つ目のポイントは、料金コストを抑えられることです。
ナレッジマネジメントツールは人数に応じて料金が加算されるものが多く、利用規模に合わせたプランでなければ予算オーバーになりかねません。
また、高機能なツールを導入しても、一部の機能しか利用しなければ十分な費用対効果は得られません。そのため、自社に必要な機能に過不足のないツールを選びましょう。
（5）マルチデバイス対応か
5つ目のポイントは、複数のデバイスに対応していることです。
マルチデバイス対応のナレッジマネジメントツールを利用することで、従業員はスマホやタブレットからでもナレッジへアクセスできます。
一方、ブラウザからしかアクセスできないツールもあるので、外出先から情報を確認したい場合は、スマホ・タブレットの専用アプリの有無も確かめましょう。
とくに、飲食店や小売店、接客業などの現場で作業する業種・職種では、場所を問わず確認できるようにマルチデバイス対応なのかを確かめましょう。
無料あり！おすすめの社内向けナレッジマネジメントツール6選
以下では、おすすめの社内向けナレッジマネジメントツール6選をご紹介します。
ナレッジマネジメントを成功させるには「目的の情報へすぐにたどり着ける仕組み」が必要です。とくに、人数の多い大企業で社内のナレッジを簡単に見つけられる体制を整えれば、「同じ質問を繰り返し受ける」「ノウハウが属人化する」といった事態を防げます。
ただし、Exceのようなナレッジ管理以外の用途にも使えるツールだと、「ほかのファイルに埋もれる」「記載方法を工夫しなければ管理しづらい」恐れがあり、上手く運用できないリスクを伴います。
したがって、楽に社内のナレッジを蓄積するには「ナレッジ管理専用のツール」を選ぶべきなのです。結論、自社のナレッジマネジメントに最適なツールは、社内情報や仕事のノウハウを一元管理し必要なタイミングで即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは社内のナレッジを「記事」としてストックしつつ、任意のメンバーへ瞬時に共有できます。また、直感的な「フォルダ」でカテゴリごとにナレッジを振り分けられるほか、ヒット率100%の「超高性能検索機能」もあるため情報へのアクセスに負担が一切かかりません。
【ナレカン】必要な社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】無料から使えるナレッジマネジメントツール
「Stock」は、無料から使えるナレッジマネジメントツールです。
人数の少ない組織や中小企業の場合は、「あらゆる情報が管理できるツール」を導入するとさまざまな業務に活用できるので便利です。たとえばStockなら、ナレッジだけでなくタスクも管理もできます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Microsoft Teams】Microsoft社が提供するナレッジ共有ツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- 翻訳機能がある
- ほかのMicrosoftツールと連携できる
英語や中国語など100以上の言語に対応しているので、外国人の多い職場でもスムーズにナレッジ共有できます。
WordやPowerPoint、Excelと簡単に連携できるグループウェアツールです。また、共有したファイルごとにコミュニケーションをとれる機能もあります。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- チャットで資料を共有できる
- 画面共有ができる
「チャット機能」を使えば、メンバー全員に会議資料やマニュアルなどを共有できます。ただし、チャットなので情報が流れていく点に注意しましょう。
画面共有の機能によって、オフィスにいない場合でも、端末があれば社内で同じ資料を確認できます。そのため、リモートワークの多い職場で重宝します。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- ナレッジマネジメントには特化していない
- 機能が多すぎる
チャット機能やビデオ会議機能などもあり、ナレッジマネジメントに完全には特化していないため、ナレッジとほかの業務の情報が混ざらないように運用には工夫が必要です。
一部のユーザーからは「機能が多すぎてキャッチアップが大変」との口コミも寄せられています。（引用：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams（無料プラン）：0円
- Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月
【Google Workspace】Google社が提供する多機能ツール
＜Google Workspaceの特徴＞
- Googleアプリを利用できる
- さまざまな機能がある
GmailやGoogle Driveなど、あらゆるGoogle関連アプリを利用できます。
ファイル共有やビデオ通話など、ナレッジ共有以外の用途にも使用できます。
＜Google Workspaceの機能・使用感＞
- アプリの検索機能
- 高度なセキュリティ機能
ホーム画面からは登録しているアプリが一覧表示されるほか、目的のアプリを検索して探し出すこともできます。社内で多くのアプリを管理している場合に有効です。
有料プランであれば、2段階認証や保護機能などの高度なセキュリティを利用できます。そのため、大企業でも安心して使えるのです。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 機能はナレッジに特化していない
- サービスが豊富すぎるため、学習コストがかかる
Google Workspaceはナレッジに特化したツールではなく、企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を促進するためのグループウェアツールです。そのため、ナレッジマネジメントの際には工夫して使用する必要があります。
ユーザーの口コミでは「Google Workspaceのサービスの豊富さは、メリットであると同時に、デメリットにもなり得ます。全体像を把握するのが難しく、使いこなすにはある程度の学習コストがかかるため、ユーザー側に浸透させるのは一苦労だと思います」との意見も見られます。（引用：ITreview）
＜Google Workspaceの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Confluence】豊富な機能が備わったナレッジ共有ツール
＜Confluenceの特徴＞
- あらゆる規模のチームに対応できる
- アプリをカスタマイズできる
スペースやページを無制限に作れるため、あらゆる規模のチームに対応できます。
自社のニーズに合わせてアプリを自由にカスタマイズできます。
＜Confluenceの機能・使用感＞
- テンプレートが豊富
- ナレッジの公開範囲を決められる
Confluenceでは、様々な使用用途を想定したテンプレートが存在しています。そのため、体裁の整ったナレッジを作成することができます。
「フォロワー」を設定すれば、任意のメンバーのみにナレッジを共有できます。受け手側は欲しい情報のみを見られて便利です。
＜Confluenceの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 動作が重い時がある
多機能なため、ITに詳しくなければ使いづらい恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「ページが重すぎて開けなくなることがあります。」との意見も寄せられています。（参考：ITreview）
＜Confluenceの料金体系＞
- Free：0円
- Standard：~840円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：~1,610円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【DocBase】セキュアなナレッジ共有に強みを持つツール
＜DocBaseの特徴＞
- 同時編集が可能
- 検索機能が豊富
ナレッジの同時編集ができるので、作成がスムーズに進みます。
キーワードやタグなど、さまざまな条件でナレッジを検索できます。PDFやExcelなどの添付ファイル内も検索対象に含まれます。
＜DocBaseの機能・使用感＞
- ナレッジにコメントができる
- 最近閲覧したナレッジがわかる
投稿されたナレッジに対してリアクションを送ったり、コメントを記入したりできます。そのため、組織間のコミュニケーションも活性化されるのです。
DocBaseでは直近で閲覧したメモが表示されるため、ナレッジを探す手間が省ける場合があります。
＜DocBaseの注意点＞
- ナレッジを階層管理できない
- 検索機能の精度が低い
DocBaseではナレッジを「タグ」で管理するので、フォルダのような階層管理はできません。そのため、フォルダ管理に慣れている方には不向きだと言えます。
一部のユーザーからは「ワード検索の精度が低いと感じる」との声もあります。（引用：ITreview）
＜DocBaseの料金体系＞
- スターター：990円/月
- ベーシック：4,950円/月
- レギュラー：9,900円/月
- ビジネス100：21,450円/月
- ビジネス200〜：43,450円～/月
【比較表】おすすめのナレッジマネジメントツール一覧
以下は、おすすめのナレッジマネジメントツール6選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Microsoft Teams | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単にナレッジを管理・共有できるツール |
ナレッジだけでなくタスクも管理できるツール |
Microsoft社が提供するナレッジ共有ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※専用ツールを連携すれば利用可 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
ナレッジマネジメントには特化していない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは599円～/ユーザー/月 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
| Google Workspace | Confluence | DocBase | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
Google社が提供する多機能ツール |
豊富な機能が備わったナレッジ共有ツール |
セキュアなナレッジ共有に強みを持つツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※「タグ」で管理する |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
機能が豊富すぎて学習コストがかかる |
多機能ゆえに使いこなすのが困難 |
ナレッジを階層管理できない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは950円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは271円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランなし
・有料プランは990円～/月 |
| 公式サイト |
「Google Workspace」の詳細はこちら |
「Confluence」の詳細はこちら |
「DocBase」の詳細はこちら |
上記のうち、とくに大人数の企業でツールを導入する場合は「情報が探しやすく、セキュリティも充実しているか」を確かめましょう。
ナレッジマネジメントツールを導入するメリット
ここでは、ナレッジマネジメントにITツールを導入することで得られる3つのメリットをご紹介します。これまで、アナログな手法でナレッジ管理をしていた方は必見です。
（1）業務を効率化できる
はじめに、ツールを導入することで業務を効率化できます。
ナレッジを管理する方法に紙やExcelがありますが、共有に手間がかかったり、ファイルが埋もれたりして面倒です。しかし、ツールであればあらゆる情報を一元化しつつ共有もすぐにできるので、業務が効率化します。
また、多くのツールには「検索機能」が備わっているため、キーワードを入力するだけで目的の情報を探し出せるのです。
（2）社内のコミュニケーションを活性化できる
次に、社内コミュニケーションを活性化する効果があります。
多くのナレッジマネジメントツールには、コメント機能やリアクション機能が搭載されています。その結果、ナレッジへの気軽なリアクションが促進され、社内コミュニケーションが活性化するのです。
また、ツール内でコミュニケーションが完結できれば、ナレッジの共有に別のツールを使う必要がなくなります。
（3）情報を蓄積できる
最後に、ツールを導入するとノウハウを蓄積できます。
ツールを活用すれば、個人が持つナレッジを一か所に集約できるため、情報の散在を防げます。その結果、ノウハウのありかが明確になって、情報の属人性が解消されるのです。
とくに、ナレッジマネジメントツールはクラウド型が多く、書き込んだ情報が自動保存されるので、常に最新の情報へアクセスできます。
社内のナレッジ共有を促す取り組み方法
社内のナレッジ共有を促す取り組みとして以下の3つがあります。
- 検索性が高いツールを導入する
- ナレッジ共有に積極的な社員を評価する
- 共有・投稿のハードルを下げる
必要なナレッジがなかなか見つからない環境では、ナレッジが活用される頻度が低くなるうえに、活用されないナレッジをわざわざ共有しようと考える社員も減るのです。そのため、高精度の検索機能を備えたツールを導入して、必要なナレッジがすぐに見つかる環境を整えるべきです。
ナレッジ共有に積極的な社員を適切に評価することも重要な取り組みです。そのためには、「誰が積極的にナレッジを共有しているか」が把握できるようにするべきです。
ナレッジの共有までに、いくつもの手順を要する環境では、ハードルが高くなってしまいます。そのため、「ナレカン」のようにわずかな手順で簡単にナレッジを投稿できるツールを使ってナレッジは管理するべきです。
上記の3つに取り組むことで、社内のナレッジ共有を活発化させましょう。
ナレッジマネジメントツールを導入・運用するときの注意点
ここでは、ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点を3つご紹介します。導入後のトラブルを防ぐためにも、以下の内容を押さえておきましょう。
（1）ナレッジマネジメントの必要性を共有する
1つ目は、組織全体でナレッジマネジメントの重要性を共有することです。
ツールを浸透させるには、従業員に対して「ナレッジマネジメントの必要性やメリット」を明確に伝えなければなりません。たとえば、ほかの組織や部署でのナレッジマネジメントの導入事例などを示し、具体的な成果や価値を伝えることが重要です。
したがって、ツールを導入する前に、従業員にナレッジマネジメントの必要性と利点を共有して、理解を促進させましょう。
（2）ツールの運用体制を整える
次に、ツールの運用体制を整えなければなりません。
ナレッジマネジメントツールを導入しても、ナレッジが正しく蓄積できなければ次第に使われなくなってしまいます。そこで、ツールの導入を成功させるためには、事前にツールの運用体制を定めておく必要があるのです。
たとえば、「顧客応対履歴は、Aのテンプレートを使用する」などが挙げられます。導入する前に、ツールの使い方を定義すれば運用中の混乱を防げます。
（3）自社の予算に見合うかを確認する
最後に、自社の予算に見合うかを確認しましょう。
ナレッジマネジメントツールには、ビデオ通話などの付加機能を豊富に備えているものもあります。しかし、多機能なツールは料金も高くなりがちなので、自社の予算に問題ないか確かめる必要があります。
とくに大手～中堅企業は既に複数のツールを導入しているケースが多いため、機能が複数のツールで被ると何を使えばよいか従業員が迷ってしまいます。
一方、「ナレカン」のようにナレッジ管理専用のツールを導入すると、機能に過不足がないので無駄な料金もかからず、既に導入済みのツールとも使い分けがしやすいのです。
おすすめのナレッジマネジメントツールまとめ
ここまで、おすすめのナレッジマネジメントツール6選や比較表を中心に解説しました。
ナレッジマネジメントツールを導入すれば、ナレッジの管理や共有にかかる負担を大幅に削減できます。ただし、多機能なツールの場合は、社員が正しくツールを使いこなせない可能性があるので注意しましょう。
したがって、ツールを選ぶときは「必要な機能に過不足がないか」を確認しなければなりません。また、大企業～中堅企業でツールを導入する場合は、情報漏えいを防げる高度なセキュリティも必須です。
結論、自社で導入すべきツールは、社内のナレッジを直感的に蓄積・共有でき、必要なタイミングで即アクセスできる「ナレカン」一択です。ナレカンは「フォルダ」ごとにアクセス権限を設けられるため、人数が多い企業でも情報の安全性を保てます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ナレッジマネジメントを成功させましょう。
