Microsoft 365を最大限活用するナレッジ管理の方法を一挙紹介！

更新日：2025年08月08日

ナレッジ管理

今日、多くの会社で業務においてMicrosoft 365が導入されています。Microsoft 365にはさまざま機能が搭載されていますが、とくにナレッジ管理に関する機能は豊富にあります。

一方で「Microsoft 365を使ったナレッジ管理の方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、Microsoft 365を活用したナレッジ管理の方法や注意点を中心にご紹介します。

Microsoft 365のツールを使ってナレッジを管理したい
どのツールが自社に合っているのか知りたい
ナレッジ管理に適したツールを探している

という方はこの記事を参考にすると、Microsoft 365を利用したナレッジ管理の仕方だけでなく、自社にあったナレッジ管理の方法が見つかります。

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1 ナレッジ管理システムとは
2 Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法7つ
3 【比較表】Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法一覧
4 Microsoft 365でナレッジ管理をするときの注意点
5 【必見】Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理をする方法
- 5.1 充実した初期導入支援が受けられるツール「ナレカン」
6 Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法まとめ

ナレッジ管理システムとは

ナレッジ管理システムとは、社員がノウハウとして持つ知識や経験を可視化して、組織内で共有するシステムのことです。

ナレッジ管理（ナレッジマネジメント）を実施することで、個人のノウハウやスキルが属人化しないため、経験や知識の有無を問わず高水準かつ業務品質を均一に保てるようになります。したがって、組織全体の底上げの効果も期待できるのです。

このように、ナレッジ管理は業務を効率化し、生産性を上昇させることにつながります。そのため、ナレッジ管理システムを使って社員一人ひとりが持つナレッジを共有・管理する制度を整えていくべきなのです。

Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法7つ

以下ではMicrosoft 365のツールを使ってナレッジ管理をする7つの方法をご紹介します。

方法1｜Excelを使用する

1つ目の方法はExcelを使用したナレッジ管理です。

まず、Excelシート上に、「ID」「タイトル」「カテゴリ」「内容の要約」「詳細情報」「作成日」「更新日」「担当者」「備考」といった列を作成します。

列を作成したら、任意のセルを選択し、[格子]をクリックします。

[テーブルとして書式設定]を選択し、テーブルの範囲を指定したら、[OK]を押します。

表に情報を入力していくと、以下のようなナレッジ管理表が作成できます。表を作成した後は、忘れずに共有しましょう。

共有するにはリンクを送信するか、メールに添付して送信する方法があります。[共有]をクリックして選択しましょう。

このように、Excelを使ってのナレッジ管理は可能ですが、更新するたびに周知する手間がかかったり、セキュリティが脆弱だったりという問題点があることに注意しましょう。

方法2｜Accessでデータベースを管理する

2つ目の方法は、Microsoft Accessを使ってナレッジデータベースを構築することです。

Accessは、データの管理に特化したソフトウェアであり、社内の情報などをまとめたデータベースを作成することが可能です。また、必要なデータのみの抽出や集計ができるため、素早く必要なナレッジ情報を得られるのです。

以下は公式サイトで公開されている利用例です。フォーマットを利用して、仕入れ先などの情報を整理できます。

一方で、安定した運用のためにはある程度の専門知識やプログラミングスキルが必要とされるため、管理が属人化してしまいやすいというデメリットがあります。

方法3｜OneNoteを利用する

3つ目の方法は、OneNoteを利用することです。

OneNoteの新規のページにナレッジを追加していくことで、ナレッジ管理が簡単にできます。以下の画像は、OneNoteのページにナレッジを記入した例です。

このように、ノートにメモするような感覚でナレッジの作成がサクサク進みます。また、セクション分けを丁寧にしていくとナレッジを探しやすい仕組みの構築につながります。

近年、Microsoft Teamsのwiki機能が段階的に廃止されるようになり、Teamsで作成したwikiの移行先としてOneNoteの利用が増えています。そのため、wiki機能に関してTeamsを代替できるほどOneNoteは優れていると言えるのです。

しかし、共有のときにリンクを送信する必要があるため、煩雑と言えます。そこで、「ナレカン」のような共有が簡単なツールを選択すれば、共有の手間を大幅に削減できます。

方法4｜Loopを活用する

4つ目の方法として、Microsoft Loopを活用することが挙げられます。

LoopはOneNoteと比較して情報共有能力が高く、同時編集機能も非常に使いやすい仕様になっています。以下は、Loopで作成した社内wikiのワークスペースに追加した「よくあるトラブルの解決方法」のページです。

以上のように、新しいワークスペースを追加して、ナレッジを整理整頓できます。また、OneNoteやTeams、Plannerとの連携も可能で、使用用途に応じたさまざまな使い方があります。

方法5｜SharePointで社内wikiを作る

5つ目の方法は、SharePointで社内wikiを作ることです。

SharePointは、新規のサイトに社内のナレッジを追加していくことができます。以下は、SharePointを使って新規のサイトにナレッジを入力した画像です。

上記の画像の右側にあるツールボックスから好きなパーツを組み合わせてサイトを作成することができます。また、初心者でも直感的に操作でき、プログラミング等の専門的な知識は不要であることが特徴として挙げられます。

方法6｜Microsoft Vivaを利用する

Microsoft Vivaを利用することもナレッジ管理の方法の1つです。

Microsoft VivaとはMicrosoft 365とTeamsに統合されている、従業員エクスペリエンスプラットフォームです。従業員のナレッジ管理や情報共有に役立つツールを多く含んでいます。

たとえば、Microsoft Vivaに含まれているViva Connectionsを利用すると、社内のナレッジを管理・共有できます。下記は公式サイトで紹介されている使用画面の例です。

画像の例のように、社内の情報やお知らせを掲示板のようにして共有することができます。メンバーにわかりやすい形でナレッジ管理が可能です。

方法7｜Copilotを利用する

7つ目の方法はCopilotの利用です。

CopilotとはMicrosoftが開発したAIアシスタントのことです。Microsoft 365に統合されているため、組織内のコンテンツに対して検索をAI検索ができます。

たとえば、社内の膨大なデータから必要な情報を取り出すときに、CopilotのAI検索を利用すれば、話し言葉で検索ができます。

ナレッジは管理するだけでなく、いつでも使えるよう取り出しやすい環境に置いておく必要があるため、AI検索は業務を効率よく進めるのに重要です。

【比較表】Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法一覧

以下は、今まで紹介してきたMicrosoft 365を使ったナレッジ管理方法7つの一覧表です。それぞれの特徴や注意点を比較し、自社にあったナレッジ管理方法を採用しましょう。

	Excel	Access	OneNote	Loop	SharePoint	Microsoft Viva	Copilot
特徴	データの入力や集計を効率化	データベースの構築に特化	手書きや音声など幅広い形式でナレッジを作成	情報共有能力が優れている	ファイルや情報の共有ができるポータルサイトを作成	ナレッジ管理や共有に適したツールが豊富	AI検索が可能
適したナレッジ	データ一覧や小規模なナレッジ	データ同士の関連付けが必要なナレッジ	業務手順マニュアルなどの階層構造のあるナレッジ	リアルタイムで共有したいナレッジ	アクセス権限を管理したいナレッジ	組織全体で共有したいナレッジ	膨大な数のナレッジ
注意点	・更新が見落とされてしまう・セキュリティ対策が弱い	・多少の専門知識が必要・リアルタイムで共有できない	・ナレッジが増えると動作が重い・検索機能の精度が低い	・社外との共有ができない・データベース機能がない	・デザイン性が低い・小規模なナレッジ管理は不向き	・Viva Goalsは2025年12月31日に廃止・料金プランが複雑	・機密情報を扱うときは注意・法人向けであるMicrosoft 365 Copilotの利用には別途ライセンスが必要
ユーザビリティ	初級者向け	中〜上級者向け	初級者向け	初級者向け	中級者向け	中級者向け	初〜中級者向け

以上のように、同じMicrosoftのツールであってもそれぞれ異なった点があります。そのため、もし一つのツールで必要な機能を全網羅できていない場合は、他のMicrosoftツールを連携して使うことも視野に入れましょう。

Microsoft 365でナレッジ管理をするときの注意点

Microsoft 365のツールを使ってナレッジ管理する場合、導入から運用に乗せるまでにどれくらい時間がかかるかという点に注意しなくてはなりません。

Microsoft 365のツールは普段から使われることも多く、導入ハードルは低いです。一方で、どのツールも幅広い業務に対応できるように豊富な機能が備わっており、ナレッジ管理に特化したツールはありません。

そのため、徹底したナレッジ管理をしようとすると複数のツールを連携して機能を補う必要があり、運用に乗せるまでに時間を要します。しかし、運用が遅れるほど、追加すべきナレッジの数は増えていき、ナレッジの整備が大変になります。

そこで、素早く運用に乗せられるように、ナレッジ管理に特化し機能に過不足のない「ナレカン」のようなITツールを使用すべきなのです。

【必見】Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理をする方法

以下では、Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理をする方法をご紹介します。

Microsoft 365では、さまざまなツールを駆使してナレッジ管理ができますが、用途ごとに複数のツールを使う必要があり、ナレッジが散在しやすいデメリットがあります。また、ナレッジの共有を促す仕組みを作りづらいため、情報が属人化しやすい点も課題です。

そこでメンバーがナレッジを共有しやすい環境を整えましょう。また、短期間でツールを確実に社内へ浸透させるために、初期セットアップや操作方法の説明会などのサポートをしっかり実施してくれるかという点にも着目しましょう

結論、自社が導入すべきは、社内メンバーを自然にナレッジ環境に巻き込むことができ、初期導入支援やデータの移行支援といった手厚いサポートが受けられるツール「ナレカン」一択です。

ナレカンでは社内版の知恵袋機能が備えられており、メンバー間でのナレッジ共有が円滑に進みます。また導入時の支援はもちろん、社内にツールを定着させるための運用支援も受けられるため、正しく運用サイクルが回ります。

充実した初期導入支援が受けられるツール「ナレカン」

「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。

「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。

自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。

また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。

生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。

更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

＜ナレカンをおすすめするポイント＞

【超高精度な検索機能】誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
【ナレッジの一元化】ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
【サポート】圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

＜ナレカンの料金＞

ナレカンの料金プラン

ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法まとめ

これまで、Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法7つや注意点を中心にご紹介しました。

Microsoft 365は数多くの機能を備え、なかにはナレッジ管理ができるものもあります。しかし、どのツールもナレッジ管理に特化したものでないため、管理に適したナレッジが限られていたり、検索機能の精度が低かったりなどの問題があります。

そこで、しっかりとナレッジ管理を徹底したいと考えている方は、ナレッジ管理を主眼に置いたITツールを導入するべきなのです。とくに、必要なナレッジに即アクセスできるよう、超高精度な検索機能が備わっているかが重要な点です。

結論、自社が導入すべきは、“平均0.2秒”“ヒット率100%”を誇る高度な検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。

無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、徹底的にナレッジを管理しましょう。

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