会社にマニュアルがないのはやばい？問題点や作成するメリットを解説！
会社にマニュアルがあると、新人や中途社員も業務の内容や手順が分かるようになり、安心して仕事を進めていけます。また、マニュアルがあることで、”作業の質がバラつく問題”を解消でき、さらに教育コストを抑えられるなどのメリットを得られます。
一方で、「会社にマニュアルが整備されておらず、今後業務を進めるにあたって危機感を感じている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルのない会社が抱える問題やマニュアル作成をうまく進める方法を中心にご紹介します。
- マニュアルがない会社の特徴・マニュアルを作成するメリットを知りたい
- マニュアルがないことで発生する問題を改善したい
- マニュアル作成・運用が簡単にできるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、マニュアルが必要な理由を理解できるだけでなく、社内で活用されるマニュアルの作成・管理方法がわかります。
目次
マニュアルがない会社の特徴とは？
ここでは、マニュアルがない会社の特徴を解説します。マニュアルがない背景には、従業員が以下の理由でマニュアルを軽視しているという現状があるのです。
（1）マニュアルを作る時間がない
マニュアルが作成されない理由の1つ目に、「他の仕事で忙しく、マニュアルを作っている暇がない」ことが挙げられます。
日々業務に追われている企業では、マニュアル作成を後回しにしがちですが”教育コスト”を考慮すると、まずはマニュアル作成を優先すべきです。しかし、紙ベースでは作成に時間がかかり、着手するまでにハードルを感じる方も少なくありません。
そこで、テンプレート機能が備わったITツールを活用すれば、マニュアル作成が効率化されます。
（2）誰もマニュアルを見ない
マニュアルが作成されない理由の2つ目に、「過去にマニュアルを作成したが、誰も見なかったため以後作成されなくなった」というケースがあります。
マニュアルが読まれない主な原因として、「内容が多すぎて必要な情報を見つけにくい」「そもそもマニュアルがどこにあるのかわからない」といった点が挙げられます。そのため、従業員が読みやすいように内容をまとめ、管理体制を整えることが重要です。
一方、マニュアルによく使われるWordやExcelは、ファイルが増えるにつれて管理が煩雑になり、情報のアクセス性が低下しがちです。そこで検索性の高いツールを使えば、必要な情報にアクセスしやすい体制が整い、マニュアルが形骸化しません。
（3）マニュアルに依存することを危惧している
マニュアルが作成されない理由の3つ目に、「マニュアルに頼りすぎるのは良くない」と考えているケースがあります。
具体的には、“マニュアルに書かれていない想定外のトラブルに臨機応変に対処できなくなる”と上司・管理者層が懸念を抱いているのです。そのため、マニュアルに対するマイナスの印象から、あえてマニュアルを作らない選択をしている企業もあります。
しかし、実際には、発生頻度の低いイレギュラーな対応パターンこそ、同様のトラブルが起きたときに”正しい対応”ができるようノウハウとして蓄積しておくべきです。また、フローチャート形式でマニュアルを作成すれば、臨機応変な対応も可能になります。
マニュアルが必要とされる背景
マニュアルの重要度が高まる背景として、「雇用・労働形態の多様化」が挙げられます。
近年業務委託やテレワークなど、会社以外の場所で仕事をする人も増えてきています。マニュアルがない状態で会社以外で業務をする場合、不明点を担当者にリアルタイムで質問することは難しいほか、迅速な解決ができず業務に支障をきたしてしまうのです。
そこで、マニュアルを作成して不明点を迅速に自己解決するべきです。またツール内でマニュアル・業務の不明点を担当者に質問可能な「ナレカン」のようなツールでマニュアルを作成すると、情報へのアクセス性が向上し、不明点解消までスムーズになります。
マニュアルがないとどうなる？発生する3つの問題点
ここでは、業務マニュアルがない会社の問題点を解説します。「どうせ使わないから必要ない」とマニュアルを軽視すると、以下のような問題が生じます。
（1）教育や引き継ぎに時間がかかる
1つ目の問題点は、必要以上に教育や引き継ぎに時間がかかる点です。
マニュアルがない会社では、一から業務の内容や手順を説明する必要があるため、1つ1つの引き継ぎに時間がかかってしまいます。また、とくに新人のうちは「分からないところがあるが、質問しづらくて作業が進まない」というケースも起こりがちです。
さらに、人によって教える内容にばらつきが生じやすく、新入社員や後任者が混乱する恐れもあります。このように、マニュアルがなければスムーズに作業を進められず、教わる側・教える側ともに負担が大きくなってしまうのです。
（2）業務が属人化する
2つ目の問題点は、業務の属人化が起こりやすい点です。
マニュアルがない状況では、業務の内容や進め方が共有されず、担当者の異動や退職によって業務が滞るリスクが高まります。また、社員がそれぞれのやりやすい方法で業務を進めることで、業務の質にばらつきが出てしまうのです。
このように、マニュアルがない会社では業務ノウハウが蓄積されず、標準化も進まないため、結果として業務が属人化してしまいます。
（3）トラブルにつながる
3つ目の問題点は、トラブルにつながる恐れがある点です。
たとえば、食品を取り扱う企業は、衛生管理の手順が統一されていなければ、消費者の健康を害する危険があります。また、製造業のように大きな機械を扱う現場では、操作マニュアルによって安全管理がされていなければ、事故につながりかねません。
以上のように、マニュアルがないが故に遵守すべき事項が曖昧になり、トラブルに発展してしまうケースがあるのです。
【すぐ実践できる】マニュアル作成・運用を簡単に実現できる方法
以下では、マニュアル作成・運用を簡単に実現できる方法を紹介します。
業務の品質向上や属人化防止のためにマニュアル作成は必須です。しかし、紙や慣れないツールでマニュアルを作成すると、使いこなせずマニュアル完成までに時間がかかるため通常の業務に支障をきたしてしまいます。
したがって、「誰でも簡単に短時間でマニュアルを作成できるツール」を導入しましょう。また、マニュアルの必要な情報をすぐに見つけられる検索機能があると、作成したマニュアルを管理するときにも役立ちます。
結論、マニュアルの作成・運用に最適なのは、簡単にマニュアルを作成でき、超高精度な検索機能でマニュアルの管理・運用まで可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、テキストや画像を直接記事に入力・添付してマニュアルを作成できるほか、一度作成したもののテンプレート化まで可能なため、作成に時間がかかりません。また社内用語も検索にヒットし、過去のマニュアルもスムーズに振り返れるため、マニュアルが形骸化しないのです。
社内のマニュアル作成・管理を円滑にするツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで作成した「マニュアル」の例＞
以下は、Wordで作成したマニュアルと、ナレカンで作成したマニュアルの例です。
＜Wordでのマニュアル作成例＞
Wordでマニュアルを作成すると、テキストベースになり直感的にわかりづらいマニュアルになりがちです。
＜ナレカンでのマニュアル作成例＞
※マニュアルは、スクロールしてご覧ください。
ナレカンでは、表を挿入したり画像を添付したりして、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。また、目次機能があるため、マニュアル内の情報を探しやすいです。
会社にマニュアルがあるメリットとは
ここでは、マニュアルを作成するメリットを3つ解説します。自社にマニュアルは必要ないと考えている方は、必見です。
（1）業務の質を底上げできる
マニュアルを作成する1つ目のメリットは、業務の質を底上げできる点です。
マニュアルを作ると業務内容が可視化・標準化され、社員ごとの質のばらつきを抑えられます。さらに、マニュアルを通して業務ノウハウをナレッジとして共有すれば、社員全体の業務の質が底上げされるのです。
このように、マニュアルは属人化防止だけでなく、業務の質の向上という観点からも重要な役割を果たします。
（2）ミスのない業務フローを作れる
マニュアルを作成する2つ目のメリットは、ミスのない業務フローを作れる点です。
業務の中には、慣例的に続いているものの、現在は不要となった工程がある場合があります。そこで、マニュアルを作成して業務フローを整理すると、業務全体が可視化され、作業のしづらさや不要な工程に気づきやすくなるのです。
また、作業手順が複雑になるほどミスが発生しやすくなります。そのため、マニュアル作成は、ミスの起こらない仕組みづくりにつながるのです。
（3）教育コストを削減できる
マニュアルを作成する3つ目のメリットは、教育コストを削減できる点です。
マニュアルがない現場では、新人教育や引継ぎに多くの時間がかかります。とくに、新入社員の人数が多く、部署異動も頻繁にある大企業では、通常業務を滞らせずに教育コストを抑えるべきです。
そこで、マニュアルとして作業手順を文書化すれば、一から口頭で説明する手間がなくなり、教育の負担が大幅に軽減されます。
マニュアルを有効活用する上で重要なポイント2選
ここでは、作成されたマニュアルを有効に活用する上で重要なポイントを2つご紹介します。マニュアルを作成して終わりではなく、以下の項目も必ず押さえておきましょう。
気軽に更新できるか
1つ目のポイントは、気軽に更新できるかどうかです。
業務マニュアルを効果的に活用するためには、定期的な内容の更新が必要です。たとえば、「製品の仕様が変更になり、必要な工数が増えた」場合、マニュアルの内容を更新しないと完成した製品に欠陥が生じてしまいます。
ただし、紙媒体のマニュアルは内容を更新する度に印刷・配布する必要があり面倒です。したがって、更新した内容を瞬時に任意のメンバーに共有可能な「ナレカン」のような情報共有ツール上でマニュアルを管理しましょう。
検索性が高いか
2つ目のポイントは、検索性が高いかどうかです。
社内でマニュアルが普及してくると、細かい作業1つ1つに対してマニュアルが作成され、会社全体で膨大な数量を保有することになります。結果、「マニュアルの数が多すぎて目当ての情報を見つけられない」という事態になりかねません。
したがって、マニュアルを有効活用するには、社内の全マニュアルの中から目的の情報を見つけ出せる環境を整える必要があります。具体的には、部署・作業ごとに区別し、高度な検索機能を有したITツールを用いて管理する方法が効果的です。
マニュアルを活用できている企業の特徴
マニュアルを有効活用されている企業の特徴として「マニュアルの大切さ」や「経験から得られたノウハウを暗黙知にしない」などのマインドが社員間の共通認識になっていることが挙げられます。
そのような共通認識により、マニュアルは単なる読む資料ではなく、業務の標準化や人材育成のための活きたツールとして機能します。また、マニュアルの更新や改善のサイクルも回りやすくなり、最新の情報が反映された状態を維持しやすくなります。
ただし、社員ひとり一人の心がけはもちろん、運用サイクルが回せる仕組みを整えることも肝心です。たとえば、必要な情報に即アクセスできる「検索性」や、誰でも簡単に情報を書き込める「操作性」のITツールを活用している企業が多いのです。
【成功事例】マニュアルにより業務が効率化した事例
弁護士法人千里みなみ法律事務所では、従来利用していた情報共有ツールのサービスの停止がきっかけとなり
、代替ツールとしてシンプルな操作性・使いやすさが特徴のStockを導入しました。
Stockはチャットツールと違い、過去の情報が流れることなく管理できるため、新人教育に必要な情報が蓄積され、リアルタイムでの共有も可能となりました。
加えてStockの導入により過去の案件が振り返りやすくなったため、新人教育にかかるコストも大きく削減されたのです。
【番外編】マニュアルが作れない仕事
マニュアルが作れない仕事の具体例として、以下の2点が挙げられます。
- デザイン・アイディアを創造するクリエイティブな仕事
- 経験によって得られる勘・職人技を必要とする仕事
上記の仕事は創造性や経験値が必要なため、マニュアルを作成して業務を標準化するのが極めて難しい仕事であると言えます。しかし、過去の経験の内容や考え方のプロセスを共有すれば、他の社員が業務に役立てられるのです。
共有方法の具体例として、業務目的や指針・指標を示したガイドラインの作成が挙げられます。このように、決まった手順がなくマニュアル化するのが難しい仕事も、共有する内容を工夫すると、業務の引き継ぎや継承が可能なのです。
マニュアルを作らない会社の問題点と解決策まとめ
ここまで、マニュアルを作らない会社の問題点やマニュアルの必要性を解説しました。
業務属人化や品質の維持・向上のためにマニュアル作成は必須です。しかし、作成方法が複雑で機能やマニュアルの書き方に慣れていないと作成までに時間がかかるため、通常の業務に使用をきたす場合があります。
そこで、「誰でも簡単にマニュアルを作成できるツール」を導入しましょう。また、過去のマニュアルをすぐに振り返れるような検索機能があると、マニュアルの管理・運用にも役立ちます。
結論、自社が導入すべきは、テキスト・画像を活用したマニュアルを作成でき、社内用語もヒットするほどの超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効果的なマニュアル運用を実現しましょう。
