会社にマニュアルがないのはやばい？問題点や作成するメリットを解説！
会社にマニュアルがあると、新人や中途社員も業務の内容や手順が分かるようになり、安心して仕事を進めていけます。また、マニュアルがあることで、”作業の質がバラつく問題”を解消でき、さらに教育コストを抑えられるなどのメリットを得られます。
一方で、「どのようにマニュアルを作成・運用したらよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルのない会社が抱える問題やマニュアル作成をうまく進める方法を中心にご紹介します。
- 会社のマニュアルが整備されておらず、ミスが多くて困っている
- マニュアルを作成するメリットやポイントを把握したい
- 社内で活用されるマニュアルの作成・管理方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、マニュアルが必要な理由を理解できるだけでなく、社内で活用されるマニュアルの作成・管理方法がわかります。
目次
マニュアルがない会社の特徴とは？
ここでは、マニュアルがない会社の特徴を解説します。マニュアルがない背景には、従業員が以下の理由でマニュアルを軽視しているという現状があるのです。
（1）マニュアルを作る時間がない
マニュアルが作成されない理由の1つ目に、「他の仕事で忙しく、マニュアルを作っている暇がない」ことが挙げられます。
日々業務に追われている企業では、マニュアル作成が後回しになりがちですが、「新人教育や引き継ぎにかかる手間」を考えると、まずはマニュアルを作成する時間を確保すべきです。しかし、紙ベースでは作成に時間がかかり、共有にも印刷の手間が生じます。
そこで、ITツールを導入すると、ツール内でマニュアルの作成から共有まで完結でき効率的です。たとえば、シンプルな使い勝手の「ナレカン」は、マニュアルなどのナレッジ管理に特化した機能が豊富に備わっており、時間をかけずにマニュアルを整備できます。
（2）誰もマニュアルを見ない
マニュアルが作成されない理由の2つ目に、「過去にマニュアルを作成したが、誰も見なかったため以後作成されなくなった」というケースがあります。
マニュアルが読まれない主な原因として、「内容が多すぎて必要な情報を見つけにくい」「そもそもマニュアルがどこにあるのかわからない」ことが挙げられます。そのため、従業員が読みやすい内容にすることや、管理体制を整えることが重要です。
一方、マニュアルによく使われるWordやExcelは、ファイルが増えるにつれて管理が煩雑になり、情報のアクセス性が低下しがちです。そこで、検索性の高いツールを使えば、必要な情報にアクセスしやすい体制が整い、マニュアルが読まれない問題を解消できます。
（3）マニュアルに依存することを危惧している
マニュアルが作成されない理由の3つ目に、「マニュアルに頼りすぎるのは良くない」と考えているケースがあります。
具体的には、“マニュアルに書かれていない想定外のトラブルに臨機応変に対処できなくなる”と上司・管理者層が懸念を抱いているのです。そのため、マニュアルに対するマイナスの印象から、あえてマニュアルを作らない選択をしている企業もあります。
しかし、実際には、発生頻度の低いイレギュラーな対応パターンこそ、同様のトラブルが起きたときに”正しい対応”ができるようノウハウとして蓄積しておくべきです。また、フローチャート形式でマニュアルを作成すれば、臨機応変な対応も可能になります。
業務マニュアルがない会社の3つの問題点
ここでは、業務マニュアルがない会社の問題点を解説します。「どうせ使わないから必要ない」とマニュアルを軽視すると、以下のような問題が生じます。
（1）教育や引き継ぎに時間がかかる
1つ目の問題点は、必要以上に教育や引き継ぎに時間がかかる点です。
マニュアルがない会社では、一から業務の内容や手順を説明する必要があるため、1つ1つの引き継ぎに時間がかかってしまいます。また、とくに新人のうちは「分からないところがあるが、質問しづらくて作業が進まない」というケースも起こりがちです。
さらに、人によって教える内容にばらつきが生じやすく、新入社員や後任者が混乱する恐れもあります。このように、マニュアルがなければスムーズに作業を進められず、教わる側・教える側ともに負担が大きくなってしまうのです。
（2）業務が属人化する
2つ目の問題点は、業務の属人化が起こりやすい点です。
マニュアルがない状況では、業務の内容や進め方が共有されず、担当者の異動や退職によって業務が滞るリスクが高まります。また、社員がそれぞれのやりやすい方法で業務を進めることで、業務の質にばらつきが出てしまうのです。
このように、マニュアルがない会社では業務ノウハウが蓄積されず、標準化も進まないため、結果として業務が属人化してしまいます。
（3）トラブルにつながる
3つ目の問題点は、トラブルにつながる恐れがある点です。
たとえば、食品を取り扱う企業は、衛生管理の手順が統一されていなければ、消費者の健康を害する危険があります。また、製造業のように大きな機械を扱う現場では、操作マニュアルによって安全管理がされていなければ、事故につながりかねません。
以上のように、マニュアルがないが故に遵守すべき事項が曖昧になり、トラブルに発展してしまうケースがあるのです。
【すぐ実践できる】会社のマニュアル作成をうまく進める方法
以下では、会社のマニュアル作成をうまく進める解決策を紹介します。
マニュアルがないと教育や引き継ぎに時間がかかったり、業務が属人化してトラブルが起こりやすくなったりします。また、ノウハウが個人の頭の中や担当者のパソコンにしかない状態では、業務品質がばらついて、顧客からのクレームにつながりかねません。
そこで、「誰でも簡単に情報を記録・共有できるITツール」を導入して、効率的にマニュアル作成を進めましょう。ただし、せっかくマニュアルを作成しても活用されなければ意味がないため、欲しい情報を瞬時に探し出せる「検索性の高さ」が重要です。
結論、マニュアルの作成・管理には、誰でも簡単にマニュアルを作成でき、高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、テキストだけでなく画像やファイルを活用したわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。また、ヒット率100％の「キーワード検索」によって欲しい情報がすぐに見つかるため、全社的にマニュアルが活用される環境が整うのです。
社内のマニュアル作成・管理を円滑にするツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで作成した「マニュアル」の例＞
以下は、Wordで作成したマニュアルと、ナレカンで作成したマニュアルの例です。
＜Wordでのマニュアル作成例＞
Wordでマニュアルを作成すると、テキストベースになり直感的にわかりづらいマニュアルになりがちです。
＜ナレカンでのマニュアル作成例＞
ナレカンでは、表を挿入したり画像を添付したりして、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。また、目次機能があるため、マニュアル内の情報を探しやすいです。
マニュアルを有効活用する上で重要なポイント2選
ここでは、作成されたマニュアルを有効に活用する上で重要なポイントを2つご紹介します。マニュアルを作成して終わりではなく、以下の項目も必ず押さえておきましょう。
気軽に更新できるか
1つ目のポイントは、気軽に更新できるかどうかです。
業務マニュアルを効果的に活用するためには、定期的な内容の更新が必要です。たとえば、「製品の仕様が変更になり、必要な工数が増えた」場合、マニュアルの内容を更新しないと完成した製品に欠陥が生じてしまいます。
ただし、紙媒体のマニュアルは内容を更新する度に印刷・配布する必要があり面倒です。したがって、更新した内容を瞬時に任意のメンバーに共有することができる「ナレカン」のような情報共有ツール上でマニュアルを管理しましょう。
検索性が高いか
2つ目のポイントは、検索性が高いかどうかです。
社内でマニュアルが普及してくると、細かい作業1つ1つに対してマニュアルが作成され、会社全体で膨大な数量を保有することになります。結果、「マニュアルの数が多すぎて目当ての情報を見つけられない」という事態になりかねません。
したがって、マニュアルを有効活用するには、社内の全マニュアルの中から目的の情報を見つけ出せる環境を整える必要があります。具体的には、部署・作業区分ごとに区別して保管したり、高度な検索機能を有したITツール上で管理することが効果的です。
会社にマニュアルがあるメリットとは
ここでは、マニュアルを作成するメリットを3つ解説します。自社にマニュアルは必要ないと考えている方は、必見です。
（1）業務の質を底上げできる
マニュアルを作成する1つ目のメリットは、業務の質を底上げできることです。
マニュアルを作ると業務内容が見える化するので、業務が標準化され社員ごとの質のばらつきを抑えられます。さらに、マニュアルを通して業務ノウハウをナレッジとして共有すれば、社員全体の業務の質を底上げできるのです。
このように、マニュアルは属人化防止だけでなく、業務の質の向上という観点からも重要な役割を果たします。
（2）ミスのない業務フローを作れる
マニュアルを作成する2つ目のメリットは、ミスのない業務フローを作れることです。
業務の中には、慣例的に続いているものの、現在は不要となった工程がある場合があります。そこで、マニュアルを作成して業務フローを整理することで、業務全体が可視化され、作業のしづらさや不要な工程に気づきやすくなるのです。
また、作業手順が複雑になるほどミスが発生しやすくなります。そのため、マニュアル作成は、ミスの起こらない仕組みづくりにつながるのです。
（3）教育コストを削減できる
マニュアルを作成する3つ目のメリットは、教育コストを削減できることです。
マニュアルがない現場では、新人教育や引継ぎに多くの時間がかかります。とくに、新入社員の人数が多く、部署異動も頻繁にある大企業では、通常業務を滞らせずに教育コストを抑えることが重要です。
そこで、マニュアルとして作業手順を文書化すれば、一から口頭で説明する手間がなくなり、教育の負担を大幅に軽減できます。
マニュアルを作らない会社の問題点と解決策まとめ
ここまで、マニュアルを作らない会社の問題点やマニュアルの必要性を解説しました。
マニュアルがなければ、業務内容が可視化できず、属人化が進んだり教育コストが増大したりする原因となります。とくに、人事異動の多い大企業では、マニュアル作成による業務効率化が欠かせません。
そこで、「マニュアルの作成・共有が簡単なツール」を導入すれば、効率的にマニュアルを整備できます。ただし、作成したマニュアルが活用されなければ意味がないため、マニュアルの数が増えても必要な情報に素早くアクセスできる「検索性の高さ」が重要です。
結論、自社が導入すべきなのは、簡単にマニュアルを作成・共有でき、高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。ナレカンは編集履歴が残るので、マニュアルのアップデートもしやすいです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効果的なマニュアル運用を実現しましょう。
