【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説
業務で得たデータやファイルは資料は、いつでも見返せるように適切に保管する必要があります。そのとき、インターネット上でファイルを管理する「オンラインストレージ」を使えば、時間や場所を問わず情報へアクセスできるようになるのです。
一方で、情報をまとめるのにオンラインストレージの導入を検討していても「サービスごとの違いや運用方法が分からず選べない」と困っている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンラインストレージの概要やおすすめ5選、選定ポイントなどを網羅的にご紹介します。
- 社内に情報が散在しているので、オンラインストレージにまとめたい
- オンラインストレージの選定ポイントを把握したい
- おすすめのオンラインストレージツールを比較検討したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、自社に最適なツールが見つかり、情報管理のストレスを解消できます。
目次
オンラインストレージの概要
はじめに、オンラインストレージの概要をご紹介します。以下を参考に、ツールへの理解を深めましょう。
オンラインストレージとは
オンラインストレージはインターネット上でデータを保管できるサービスであり「クラウドストレージ」や「クラウドサービス」とも呼ばれます。
写真や動画のほか、Officeファイルなどのあらゆるデータを保存できるのが特徴です。メールと異なり、大容量のデータも送付できる点がメリットであり、ファイル共有の用途で使う企業は6割を超えるという調査結果も出ています。
従来、データの保存はUSBメモリやHDD（ハードディスク）を使っていましたが、オンラインストレージではそのような機器を持ち運ぶ必要がなく、インターネット環境さえあれば仕事ができます。
また、オンラインストレージはメールアドレスなどをIDとして登録するだけで始められるので、社内にも展開しやすいです。在宅勤務が普及し、全従業員がオフィスに揃う頻度も減っているなかで、手軽に情報共有できるオンラインストレージが注目されています。
個人向けストレージと法人向けストレージの違い
個人向けストレージと法人向けストレージは必要な機能が異なります。
個人のオンラインストレージは写真や動画を保存する用途で使われるので、容量さえ十分であれば問題ありません。しかし、法人の場合は顧客情報といった重要なデータを扱うケースがあるため、セキュリティの高いものを選択する必要があるのです。
たとえば、法人向け利用に必要なセキュリティレベルとしては、「情報が暗号化される」「国際基準を満たしている」などがあります。
以上の理由から、法人向けストレージには最高レベルの暗号化方式である「AES256」で情報が暗号化されて、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」（ISMS）を取得している「ナレカン」のようなサービスが重宝されているのです。
クラウド型オンラインストレージの3つのメリット
オンラインストレージの導入で得られるメリットをご紹介します。以下のメリットを従業員間で認識できていれば、導入もスムーズになります。
（1）仕事の属人化を解消する
オンラインストレージを使えば社内のあらゆる情報を一元管理でき、属人化の解消につながります。
オンラインストレージを利用すれば、さまざまな拡張子のファイルを一箇所にまとめられます。すなわち、今までは個人のPCに格納されていた情報や、異なる端末・サーバーで管理していたデータを一元管理できるようになるのです。
データの属人化や散乱を解消すれば「どこにファイルを保存したか忘れてしまった」「データが見つからず、結局担当者に直接問い合わせてしまう」といったトラブルの発生を防止できます。
（2）コストを削減できる
オンラインストレージであれば、低コストで運用を始められます。
クラウド型であるオンラインストレージは、従来のオンプレミス型（自社のサーバーを保有し、サーバーの運用・保守まで実施する方法）と比較して、自社に適したプランを選択できるので、コストを抑えて導入を進められます。
システムを運用するための保守費用や人件コストも一切かからなくなり、従業員は生産性の高い業務に取り組めます。ただし、利用人数や使用容量によって月額料金が変動するため、過不足のない機能を備えたプラン選びが重要です。
（3）場所を問わずデータにアクセスできる
オンラインストレージを使えば、時間や場所を問わずにデータへアクセスできるようになります。
オンラインストレージの場合、インターネット接続さえ確保されていれば、好きな時間・場所でファイルを見られます。PCに加えてスマホやタブレットといった手軽な端末でも利用可能なので、外出時や緊急時などのあらゆるシーンに対応できます。
したがって、情報を簡単に見つけられる環境を整えたい方は、オンラインストレージを活用しましょう。とくに、「ナレカン」のようなマルチデバイス対応のツールであれば、いつどこからでも確実にデータへアクセスできるため安心です。
オンラインストレージを選ぶ5つのポイント
オンラインストレージに備わっている機能は、製品ごとに異なります。そのため、以下のポイントを押さえて自社に最適なツールを選びましょう。
（1）情報を一元化しやすいか
はじめに、社内のあらゆる情報を一元的に管理できるか確認しましょう。
業務のマニュアルや資料が社内のあちこちに散乱していると、探すのに手間がかかったり、紛失したりしてしまう恐れがあります。そこで、社内のあらゆる情報を1か所に集約しておけば、共有や更新がしやすくなるうえに、大切な情報を安全に管理できます。
したがって、社内情報を一元管理できるかは、オンラインストレージを選定するうえで必須の要素と言えます。
（2）情報がすぐに見つかるか
つぎに、情報をすぐに見つけられるサービスを選びましょう。
社内情報を一元管理できるツールでも、目的の情報をすぐに見つけられるツールでなければ、情報を探すのに手間がかかってしまい、業務が停滞してしまいます。そのため、検索性に優れているサービスを選ぶべきなのです。
たとえば、超高精度の検索機能で目的の情報にすぐにアクセスできる「ナレカン」のようなサービスであれば、情報を探す無駄な業務時間を短縮し、本来の業務に時間をかけられるようになり、生産性を向上できます。
（3）セキュリティが高いか
次に、強固なセキュリティが備わっているツールを選びましょう。
たとえば、アクセス権を柔軟に設定できるツールであれば、社内メンバーに見せる情報をコントロールできるので、内部からの情報漏えいを防げます。また、ツール内の通信・情報が暗号化されていれば、外部からの不正アクセスのリスクを減らせるのです。
そのため、厳格なセキュリティが備わっているツールを導入して、内外部からの情報の流出を防ぎましょう。
（4）共同作業がしやすいか
また、共同作業がしやすいかどうかも確認しましょう。
オンラインストレージは社内情報を一元管理できることがメリットです。しかし、共同作業がしづらい場合、結果としてストレージが活用されなくなってしまうので、いつどこからでも複数人が使えるサービスを選択しなければなりません。
したがって、ツール上に蓄積された情報が、ほかの社員にリアルタイムで共有されるツールを選びましょう。
（5）サポートデスクの質が高い
最後に、丁寧でスピーディなサポートが受けられるかを確認しましょう。
社内のデータや資料は、単純に集約すればいいのではなく、適切な運用設計で管理することが肝心です。しかし、担当者自らが一から設計するのは労力がかかるうえ、上手く設計できなければ”導入したのに、活用されない”などの事態に発展しかねません。
そのため、ペンダー側が「フォルダ設計・メンバー登録・グループ登録」をサポートしてくれるかは重要なポイントです。とくに、すでに既存データがあるという企業には「データ移行」もサポートしているサービスを選ぶと、負担を最小限に抑えられます。
無料あり｜おすすめのオンラインストレージツール5選
以下では、おすすめのオンラインストレージツール5選を紹介します。
オンラインストレージを導入すれば、社内のあらゆる情報を一元的に管理できます。たとえば、個人のPCに格納されていた情報や資料を社内全体で共有することで、会社にとって貴重なナレッジを1か所に集約できるのです。
また、オンラインストレージには、社内のあらゆる情報が蓄積されるため、情報を確実に活用できる体制を整える必要があります。そこで、オンラインストレージを選ぶときは、「情報を一元化しやすいか」「欲しい情報に即アクセスできるか」を重視しましょう。
結論、導入すべきオンラインストレージは、社内情報を一元管理し即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」では、画像・ファイルを含む、あらゆる社内情報を集約できるうえに、権限を付与したメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、超高精度の「キーワード検索機能」はファイルの中身まで検索できるので、簡単に情報を見つけられます。
【ナレカン】社内のナレッジを一元管理し即アクセスできるツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Box】大企業向けプランもあるクラウドストレージ
Boxは無制限の容量と高いセキュリティが特徴のツールです。
＜Boxの特徴＞
- セキュリティが高い
- 権限を細かく設定できる
利用者のログを追跡できるといったセキュリティ機能が充実しており、情報漏洩のリスクを下げられます。
管理者はメンバーに対して「プレビューのみ」「アップロードのみ」などの権限を細かく設定できます。
＜Boxの機能・使用感＞
- ノートはテンプレートを利用できる
- 電子サイン機能がある
Boxのノートでは、テンプレートを利用できます。「カレンダー」や「ミーティングアジェンダ」「ニュースレター」など、6種類の中から選択できるため、書類作成にかかる時間を短縮できます。
Boxプラン(Businessプラン以上)には電子サインの機能があります。そのため。署名対象のドキュメントに対し電子でサインを要求でき、業務効率がアップします。
＜Boxの注意点＞
- 大企業向けサービスである
- アップロードできるファイルの大きさに制限がある
- 検索機能が不便
権限設定や厳格なセキュリティは、大企業には必須の機能です。しかし、中小企業には機能過多となる恐れがあります。
ファイルの大きさはプランによって制限されており、たとえばBusinessプランでは5GBまでしかアップロードできません。そのため、大きなファイルを扱いたい場合はプランをアップグレードしなければならない点に注意しましょう。
ユーザーの投稿には「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という意見もありました。（参考：ITreview）
＜Boxの料金体系＞
- Individual：無料
- Personal Pro：¥1,390.40/ユーザー/月（月払い）
- Business Starter：¥636.90/ユーザー/月（月払い）
- Business：¥2,084.50/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：¥3,473.80/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：¥4,864.20/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Plus：要問い合わせ
【Dropbox】ファイル共有に特化したクラウドストレージ
Dropboxはバックアップ機能などが備わった、ファイル共有に特化しているツールです。
＜Dropboxの特徴＞
- アクティビティを細かく追跡できる
- 消去したファイルを復元できる
管理者権限が豊富で、メンバーの動きの詳細を確認できます。
誤って消去してしまったデータを復元する機能があるため、安心して利用できます。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- フォルダの階層を深く設定できる
- ファイルのサムネイル表示の大きさを変えられる
フォルダの階層を深く設定できます。そのため、フォルダの中でさらに細かくフォルダ分けが可能な一方で、ルールを決めなければ保存場所が分かりづらくなるため注意が必要です。
画像ファイルは、中身のプレビューをサムネイルとして表示でき、表示する大きさを５段階で設定できます。そのため、用途に合わせて表示サイズを変更すれば、ファイルを開かずに中身を確認できます。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料プランの容量が少ない
ユーザーの投稿には「無料プランの２GBはさすがに少ないので、もう少し増やしてもらいたいです。またgoogleドキュメント、スプレッドシートを利用する場合は、google driveに軍配があがります。親和性を高めてもらえると良いです。」という意見もありました。（引用：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- Plus：1,500/月（月払い）
- Business：¥1,800/ユーザー/月（月払い）
- Essentials：¥2,400/月（月払い）
- Business Plus：¥2,880/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Google Drive】Googleが提供するWEBストレージ
Google Driveは、Google社が提供する個人向け・法人向けのオンラインストレージです。法人向けサービスはGoogleのグループウェアである「Google Workspace」に含まれています。
＜Google Driveの特徴＞
- アカウントを持っていない人にもファイルを共有できる
- 利用規模に応じた料金体系
Googleアカウントを持っていないメンバーに対しても簡単にファイルを共有できます。ただし、共同で編集する場合は双方にアカウントが必要です。
ユーザーの使用容量によって過不足のないプランを選べます。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- レイアウトを選べる
- 編集履歴を確認できる
データの表示レイアウトは、「グリッド」にするか「リスト」にするか選べます。そのため、探しているのが文書か画像かによってレイアウトを変化させると、目的のデータを見つけやすくなります。
Google Driveでは、編集履歴を確認できます。そのため、「いつ、誰が、編集を加えたか」を振り返れるので、チームでの作業トラブルの防止にもつながります。
＜Google Driveの注意点＞
- 間違えて削除してしまうリスクが高い
- 保存できる1ファイルの大きさに制限がある
- ファイルが探しづらい
すべての端末で自動同期の設定をしている場合、スマホやPCのデータを削除するとGoogle Driveからも消えてしまいます。
Googleドキュメントは50MBまで、Googleスライドは100MBまでのアップロード制限があるので、ファイルの大きさによってはGoogle Driveで管理できない恐れがあります。
ユーザーの投稿には「共有をするための場所としては不適任かと思われる。社内の不特定多数が編集できるためかわからないが、ファイルの場所が探しにくいし奥深くのファイルを取ろうとすると重たい。」という意見もありました。（参考：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
無料版は15GBまでの容量制限がありますが、有料プランであれば必要に応じて自由に増やせます。ただし、有料版のGoogle Driveを使うには、ほかのGoogleツールも含まれているGoogle Workspaceに加入しなければならない点に注意しましょう。
- Business Starter：¥950/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：¥1,900/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：¥3,000/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【セキュアSAMBA】セキュリティに特化したストレージサービス
セキュアSAMBAは高いセキュリティが施された、国産オンラインストレージです。
＜セキュアSAMBAの特徴＞
- サポート体制が整っている
運用に乗せるまでの間、専任の担当者からサポートを受けられます。
＜セキュアSAMBAの機能・使用感＞
- 自動ログアウト機能
- アクセス権限の設定
ウェブブラウザでログインし、操作が確認できない時間が一定時間続くと、自動的にログアウト処理されます。そのため、特に同じ端末を複数人で利用している場合などの不正アクセスのリスクを下げることができます。
SAMBAでは、利用者を「管理者」「一般ユーザー」「ゲストユーザー」に振り分けることができます。そのため、社外の人を「ゲストユーザー」として招待し、必要な情報のみアクセスできるように設定可能です。
＜セキュアSAMBAの注意点＞
- 最低利用期間は1年間からとなる
- 多機能ゆえに使いこなせない場合がある
- キーボードのショートカットに非対応
1年間は契約しなければならない規約のため、数ヶ月間の試用が難しいほか、1度に支払う金額も多くなります。
お気に入り機能や一部のメンバーのみにファイルを共有する機能など、種類は多岐にわたります。しかし、機能が多いと使いづらくなるので、結果として社内で活用されない恐れがあります。
ユーザーの投稿には「特にないですが、explorerの延長でキーボードのショートカットキーのctrl+C,ctrl+Vでついついコピペしてしまうのですがそれは非対応です。これは出来るようになると相当いいと思います。」という意見もありました。（引用：ITreview）
＜セキュアSAMBAの料金体系＞
以下の月額料金に加え、初期費用も発生します。初期費用に関しては、お問い合わせください。
- フリー：無料/2ユーザーまで
- スモール：¥15,000/～50ユーザー/月
- スタンダード：¥25,000/月
- ビジネス：¥35,000/月
- エンタープライズ：¥48,000〜/月
オンラインストレージツール5選の比較表
ここでは、オンラインストレージツール5選の比較表を紹介します。以下を参考に、自社に合ったツールを見極めましょう。（左右にスクロール可能）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Box | Dropbox | Google Drive | セキュアSAMBA | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内のナレッジを一元管理し即アクセスできるツール |
大企業向けプランもあるクラウドストレージ |
ファイル共有に特化したクラウドストレージ |
Googleが提供するWEBストレージ |
セキュリティに特化したストレージサービス |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| OCR（画像内の文字）検索 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| コメント機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
検索機能が不便 |
無料プランの容量が少ない |
ファイルが探しづらい |
多機能ゆえに使いこなせない場合がある |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プラン：¥636.90/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランあり
・有料プラン：¥1,500/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：¥950/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：初期費用＋¥15,000/~50ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
オンラインストレージの運用を成功させる3つのコツ
以下では、オンラインストレージの運用を成功させるコツを3つ解説します。扱う情報量に関わらず、シンプルなオペレーションにする必要があります。
（1）ルールを複雑にしない
オンラインストレージのルールはシンプルにすることを心掛けましょう。
データや資料は業務で必ず使用する重要なものです。しかし、オンラインストレージの利用ルールが複雑だと、面倒に感じた従業員が自身のPC内での管理を続け「属人化の解消」といったオンラインストレージのメリットを受けられない恐れがあります。
したがって、オンラインストレージの利用ルールは可能な限りシンプルにして、従業員がツールを活用しやすい環境を整えましょう。
（2）データを階層化する
テーマごとにフォルダを分けて階層形式で整理すれば、オンラインストレージが使いやすくなります。
ファイルを整理せずにストレージへ格納してしまうと、必要なファイルを見つけづらくなるほか、処理漏れによって容量を圧迫する原因にもなります。
しかし、フォルダを階層構造にして管理すれば、関連する業務のファイルを一覧で確認できるうえに、ファイルの格納場所も明確になるため、ファイルの保存期間に沿って適切にまとめられます。
（3）欲しい情報がすぐに見つかる環境を整える
欲しい情報が見つけやすい環境を整えましょう。
資料やデータは業務を進めるうえで不可欠です。ただし、資料探しに時間を費やしてしまうと、ほかの業務に支障が出かねないので、必要な情報がすぐに見つかる環境を整えなければなりません。
そこで「検索機能」が優れているオンラインストレージを選べば、欲しい資料をすぐに見つけられます。たとえば、「ナレカン」のような画像内・ファイル内まで検索できるツールであれば、業務をスムーズに進められるのです。
おすすめのオンラインストレージ5選と選定ポイントまとめ
本記事ではオンラインストレージの概要やおすすめ5選、運用のコツなどを解説しました。
オンラインストレージを活用すれば、時間や場所を問わず情報にアクセスできるので、業務のスピードが向上します。また、資料をストレージで一元管理することで、情報の属人化のスムーズな解消にもつながるのです。
ただし、検索性に優れていないツールでは、情報を探すのに手間がかかり、本来の業務に支障をきたしかねない点に注意しなければなりません。そこで「社内情報に即アクセスできるツール」を導入すれば、オンラインストレージの恩恵を受けられるのです。
結論、選択すべきオンラインストレージは、社内のナレッジを一元管理し即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンにはAIを活用した「自然言語検索」や「ファイル要約機能」も備わっているので、社内の情報管理を効率化します。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内情報が散在している問題を解消しましょう。
