Googleスプレッドシートの簡単な共有方法とは？トラブルの対処法も解説
表計算ツールの「Googleスプレッドシート」には共有機能があります。メールやリンクで共有すれば、ほかのメンバーと共同編集できるようになり、作業効率が上がるのです。
しかし、「Googleスプレッドシートの共有方法が分からない」「もっと簡単に共有できるようになりたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Googleスプレッドシートの簡単な共有方法やトラブルの解消法を中心にご紹介します。
- スプレッドシートを共有する方法を画像付きで確認したい
- スプレッドシートの共有がうまくいかないときがある
- 誰でも簡単に情報を共有できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートの共有方法が分かるほか、共有時に起こりがちなトラブルにも対処できます。
目次
【画像付き】Googleスプレッドシートを共有する方法
ここでは、Googleスプレッドシートの共有方法を解説します。以下を参考に、メールやLINEで手間なく各シートを共有しましょう。
（1）メールで共有する
以下は、メールでGoogleスプレッドシートを共有する手順です。
- はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。
- ［ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加］の項目に、共有したいメンバーのメールアドレスを入力し、プルダウンメニューに候補が表示されたら、該当のアドレスをクリックします。
- 「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」の3つから、当該メンバーの権限を選びます。共同編集したいときは［編集者］を、意図せず編集されることを防ぎたいときは［閲覧者］を選びましょう。
- 伝えることがあればメッセージ欄に載せましょう。なお、［通知］のチェックを外すと当該メンバーにはメールが届かなくなります。
- ［送信］をクリックすれば、共有完了です。
以上の手順で、スプレッドシートをメールで共有できます。ただし、都度、権限設定をしなければならず、工数がかかる点に注意しましょう。
（2）リンク化してLINEで共有する
LINEなどのチャットツールでスプレッドシートを共有したい場合は、以下のようにリンクを使って共有しましょう。
- 共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。
- ［制限付き］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。
- プルダウンメニューにある［リンクを知っている全員］を選択します。このステップを踏まないと、リンクを共有してもほかのメンバーがスプレッドシートを閲覧できないので注意しましょう。
- ［閲覧者］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。
- 「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」から権限を選びます。デフォルトは「閲覧者」になっているので、編集権限を与えたいときは必ず変更しましょう。
- ［リンクをコピー］をクリックして、共有リンクを取得します。本リンクをチャットなどで送信すれば、ほかのメンバーがスプレッドシートにアクセスできるようになります。
ただし、LINEなどのチャットでリンクを共有すると、他のメッセージで流れてしまい、確認漏れが起こりやすいです。したがって、スプレッドシートは、情報が流れずに蓄積される「ナレカン」のような情報管理ツールで共有しましょう。
（3）共有を解除する
一度共有したスプレッドシートでも、アクセス権限を設定すれば共有を解除できます。Googleスプレッドシートの共有の解除方法は「メール共有」と「リンク共有」で異なり、それぞれ以下の手順の通りです。
＜メールで共有したとき＞
- 画面右上の［共有］をクリックします。
- 「共有を解除したいユーザー」の右側に表示されているプルダウンメニューを開きます。
- プルダウンメニューの一番下にある［アクセス権を解除］をクリックします。
- 最後に［保存］をクリックします。この手順を踏まないと、変更が反映されないので注意しましょう。
＜リンクで共有したとき＞
- 画面右上の［共有］をクリックします。
- ［リンクを知っている全員］＞［制限付き］をクリックします。
- 右下の［保存］をクリックして、変更を反映します。
Googleスプレッドシートでは、上記の手順を踏まないとリンク共有を解除できないので注意しましょう。
【画像付き】スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法
ここでは、スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法を解説します。PC版と操作が異なるので、以下を参考にしてスマホでもスムーズに共有できるようにしましょう。
（1）メールで共有する
- はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックし、 [共有とエクスポート] を選択します。
- メニューバーから [共有] をクリックし、 [ユーザーまたはグループを追加] に共有先のメールアドレスを入力しましょう。
- 共有先を入力したら、アクセス権限を設定します。
- 何か伝言があれば [メッセージを追加] に書き込み、右下の [送信アイコン] をクリックすれば共有完了です。
以上の操作で、スマホからメール経由でGoogleスプレッドシートを共有できます。
（2）リンク化してLINEで共有する
- 共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックして、 [共有とエクスポート] を選択します。
- メニューバーから [アクセス管理] をクリックし、［一般的なアクセス］＞ [リンクを知っている全員] を選択しましょう。
- 「共有とエクスポート」の画面に戻り、 [リンクをコピー] をクリックしてLINEやチャットで送信すれば共有完了です。
以上の操作で、スマホからGoogleスプレッドシートのURLを共有できます。ただし、そもそもスマホではスプレッドシートを閲覧しづらいため「必要な情報をすぐに見つけられない」という根本的な部分に、課題を感じている方は少なくありません。
そこで、スマホからでもストレスなく情報を書き込めて、閲覧できる「ナレカン」のような情報管理ツールを利用するのもおすすめです。
（3）共有を解除する
スマホのGoogleスプレッドシートの共有の解除方法も、「メール共有」と「リンク共有」で異なります。それぞれの手順は以下の通りです。
＜メールで共有したとき＞
- 画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。
- メニューバー上の［共有］を開き、［アクセス管理］をクリックしましょう。
- 共有を解除したいユーザーのプルダウンメニューを開き、［削除］をクリックしましょう。
このように、アクセス権があるユーザーから削除すれば、共有は解除されます。
＜リンクで共有したとき＞
- 画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。
- メニューバーから［アクセス管理］を開き、［一般的なアクセス］をクリックしましょう。
- ［制限付き］をクリックすれば、共有の解除は完了です。
このように、アクセスを制限付きにすることで、共有は解除されます。
【必見】最も簡単にスプレッドシートを共有する方法
以下では、スプレッドシートを社内で簡単に共有できるツールをご紹介します。
スプレッドシートは関数や数値の管理に特化しており、さらに社内メンバーと共同編集できる点が便利です。しかし、なかには「共有するのに手間がかかる」「共有しても、リンクが流れてしまう」などのストレスがあります。
また、共有するファイルの数が増えると、どのファイルに何の情報が書かれているのかが一目でわからず、欲しい情報に即アクセスできません。そのため、常に中身を可視化した状態で保管できて、超高精度の検索機能を備えたツールを使いましょう。
結論、社内のあらゆる情報を共有するには、あらゆる情報を一元管理でき、必要な情報へすぐにたどり着けるツール「ナレカン」が必須なのです。
ナレカンにスプレッドシートを添付すれば、任意のメンバーに簡単に共有できるため、共有の手間を省けます。また、AIによる「ファイル内検索」を活用すれば、開かずとも、該当のファイルを見つけることができます。
社内情報をワンクリックで共有し適切に管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Googleスプレッドシートでよくある3つのトラブルと対処法
ここでは、Googleスプレッドシートで起こりがちな3つのトラブルと対処法をご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシート共有時のストレスを解消しましょう。
トラブル1｜共有されたシートを編集できない
Googleスプレッドシートで起こりがちな問題のひとつに「共有されたシートを編集できないこと」があります。
リンクで共有するケースでは、共有相手の権限はデフォルトで「閲覧者」になっています。そのため、権限を変更しないまま共有すると、所有者以外はシートを編集できず、混乱が生まれてしまうのです。
したがって、シートを共同編集したいときは、下の画像のようにアクセス権限を必ず「編集者」に変更しましょう。
トラブル2｜シートを共有できない
Googleスプレッドシートを共有できない場合、ブラウザに問題がある場合があります。
ブラウザに問題があるかチェックするときは、Chromeからシークレットモードでログインできるか確認しましょう。ブラウザの画面右上の [︙] アイコンから [新しいシークレットウインドウ] を開くか、 [Ctrl+Shift+n] のショートカットキーを使います。
シークレットモードでログインできれば、ブラウザに原因がある可能性が高いです。別のブラウザで試したり、拡張機能を一時停止したりしましょう。
トラブル3｜共有されたファイルが見つからない
Googleスプレッドシートの共有でありがちなトラブルに「共有されたファイルが見つからない」事態も挙げられます。
GoogleスプレッドシートをメールやLINEで共有する場合、他の話題で流れてしまい、共有されたファイルが見つからないトラブルにつながります。また、ファイル管理が煩雑になりやすく、目的のスプレッドシートの保管場所が分からなくなるのです。
上記のようなトラブルを避けるためにも、Googleスプレッドシートの共有には「ナレカン」のような「情報を散在させずに一元化し、高精度で検索できるツール」を使いましょう。
Googleスプレッドシートでよくある質問
ここでは、Googleスプレッドシートの共有でよくある質問を3つご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシートの使い方をマスターしましょう。
Q1.スプレッドシートは無料で共有できますか？
スプレッドシートは無料で共有できます。また、Gmailアドレスだけでなく、リンクからも共有できるので、共有相手はGoogleアカウントを持っていなくてもファイルを無料で閲覧可能です。
このように、スプレッドシートはほかのツールと比べてコストをかけずに情報共有できる点が便利です。
Q2.スプレッドシートをアカウントが無い人でも見れるようにするには？
スプレッドシートをアカウントが無い人でも見れるようにするには以下の手順を踏みましょう。
- シート右上の「共有」をクリックします。
- 「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」に変更します。
- 「リンクをコピー」からURLをコピーし、該当メンバーに共有しましょう。
この手順を踏まなければ「アクセス権が必要です」と表示され、編集者以外は閲覧できません。
Q3.Excelファイルをスプレッドシートで編集するには？
Googleスプレッドシートを活用すると、Excelファイルをそのまま編集できます。手順は以下の通りです。
- GoogleドライブにExcelファイルを保存し、Googleドライブの画面から開きたいExcelファイルをダブルクリックします。
- Excelファイルを開ければ、そのままスプレッドシート上で編集できます。
以上の手順で、Excelファイルをスプレッドシート上で編集しましょう。
Googleスプレッドシートの共有方法まとめ
これまで、Googleスプレッドシートの共有方法やトラブルへの対処法を中心にご紹介しました。
Googleスプレッドシートは簡単に共有できるうえ、共同編集も可能です。しかし、スプレッドシートは、数値の管理に特化したツールなので、テキスト情報の管理には向いていません。
加えて、ファイルの内容を一目で把握できないので、ファイル数が増加すれば必要な情報にすぐたどり着けなくなります。そのため、わずかな操作でファイルの内容を把握できて、高性能の検索機能を備えたツールを導入しましょう。
結論、スプレッドシートを手間なく共有するには、あらゆる社内情報を一元管理し、超高精度検索で求める情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、既存データの移行支援も実施しているため、導入のハードルも低いのが特徴です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、スプレッドシートのスムーズな共有を実現しましょう。
