【テンプレート5選】従業員の業務改善指導書や注意書の書き方を解説
勤務態度に問題がある社員への対応として、会社側が業務改善指導書や注意書を作成するケースがあります。指導書・注意書は、社員の勤務態度を改善するだけでなく、雇用関係のトラブルを防止するうえでも重要な書類です。
しかし、「指導書の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートを中心に解説します。
- 指導書のテンプレートや文例をもとに指導書を作成したい
- 指導書の書き方や作成のポイントを把握しておきたい
- 問題社員に対する対応が分からず困っている
という方はこの記事を参考にすると、業務改善指導書・注意書の正しい書き方やポイントだけでなく、問題社員への適切な対応まで分かります。
目次
会社における業務改善指導書・注意書とは
会社における業務改善指導書・注意書とは、勤務態度などに問題がある従業員に対して、会社側が正式に改善を求めるための書類です。
指導書と注意書の違いとして、指導書は問題行動に対する改善指針を示す一方、注意書は問題行動を厳重に警告するという点が挙げられます。ただし、一般的に、両者は同等の文書として扱われます。
法令では、従業員に問題があると判断しても、業務改善指導書・注意書などで警告せずに解雇すると、解雇権の濫用となります。つまり、「業務改善の機会が十分に与えられなかった」とみなされ、不当解雇として企業側が訴えられる恐れがあるのです。
このように、業務改善指導書・注意書は従業員の業務態度を改善するだけでなく、雇用を取り巻く法的トラブルを防ぐためにも不可欠な書類と言えます。
業務改善指導を書面に残す必要性
業務改善指導を書面で残す必要性として、以下の3点が挙げられます。
- 指導した内容が記録として残るため、トラブルのときに法的に有力な証拠となりうる
- 指導された社員との間に認識の齟齬が起こりにくい
- 問題社員が事態を深刻に受け止め、態度改善につながりやすい
このように、業務改善指導書を作成すると、指導内容が記録として残り、従業員とのトラブルを未然に防げます。ただし、紙の書類の場合、紛失のリスクがあるほか、管理が煩雑になりやすいため、「過去の指導書が見つからない」といった事態につながりかねません。
したがって、業務改善指導書・注意書は紙ではなく、デジタルで作成して、オンライン上で管理しましょう。たとえば、さまざまな形式のファイル添付に対応し、任意のメンバーに即共有できる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
＜例文あり＞伝わりやすい業務改善指導書・注意書の書き方
ここでは、業務改善指導書・注意書の書き方をご紹介します。以下を意識すれば、口頭での指導では効果が薄い場合に、改善点を正確に伝え従業員の行動を改めさせられます。
（1）基本の5項目を記載する
はじめに、業務改善指導書・注意書の基本項目を記載しましょう。指導書・注意書の基本的な項目として、以下の5つが挙げられます。
| ＜項目＞ | ＜概要＞ |
|---|---|
|
日付 |
指導書・注意書の発行日を明記します。 |
|
署名 |
誰が発行したのかを明記し、人事権のあるメンバーの署名を添えます。 |
|
押印欄 |
署名とあわせて押印用の枠を設けます。 |
|
改善対象の事項 |
問題行動の内容を具体的に事実のみを記載します。曖昧な表現や個人の主観は避けましょう。 |
|
改善の方法 |
どのように改善すべきか具体的な方法を提示します。 |
以上を参考に、従業員の勤務態度における改善点を明記しましょう。
（2）内容を簡潔かつ具体的にまとめる
次に、項目に沿って内容を記載しましょう。この時、正確かつ具体的に書くべきですが、冗長な文章は読みづらく、正しく伝わらない可能性があるため、簡潔に書くことが大切です。
また、問題行動については、時期、場所、行動内容、背景を明確に記載し、余分な表現を省きます。曖昧な表現や主観を避けることで、従業員が誤解せずに理解しやすくなります。
さらに、改善の方法に関しては、箇条書きでわかりやすくまとめ、5W1Hを意識した文章で表現するようにしましょう。
（3）交付のタイミングに留意する
業務改善指導書・注意書は、問題行動が発生した後、できるだけ早いタイミングの交付が重要です。
問題行動が起きてから長期間が経過してしまうと、従業員に対して会社がその行動を黙認していたと捉えられる可能性が高まります。また、問題行動から数週間経過してしまうと「今さら指摘されても」という反応を引き起こします。
そのため、タイムリーに交付して従業員に問題意識を持たせ、改善指導の効果を最大限に引き出しましょう。
（4）受領欄を忘れずに設ける
最後に、業務改善指導書・注意書には「受領欄」を必ず設けます。
業務改善を口頭で指導した場合、あとから「そのような指導は受けていない」と抗議される可能性があります。また、文面での指導であっても、受領欄がなければ読み手が確認した記録が残らず、指導した証拠としての法的効力が薄れてしまうのです。
したがって、トラブルを避けるためにも受領欄を設けて、従業員が改善指示に同意したことを書類に残しましょう。
業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレートサイト5選
ここでは、業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレートサイトを5つご紹介します。テンプレートを活用すれば、一から作成する必要がないので便利です。
社会保険労務士法人ラポール
こちらは、「社会保険労務士法人ラポール」が提供する注意書のサンプルです。
必要最低限の文章のみが記載されたシンプルな注意書で、さまざまな場面で活用できます。実際にテンプレートを利用するときは、作成対象の社員に合わせて、適宜文章を付け加えましょう。
社会保険労務士法人 clovic
こちらは、「社会保険労務士法人 clovic」が提供する勤務改善指導書のサンプルです。
「指導項目」や「記」を箇条書きで見やすくまとめられます。また、PDFとWordの2種類の形式でダウンロード可能です。
社会保険労務士法人 曽我事務所
こちらは、「社会保険労務士法人 曽我事務所」が提供する指導書のサンプルです。
文章中心の指導書で、穴埋め形式で入力するだけで簡単に書類を作成できます。ただし、受領欄が設けられていないので、適宜項目を追加する必要があります。
東京港区青山の社会保険労務士・労務相談ならヒューマンテラス
こちらは、「ヒューマンテラス」が提供する例文付き業務指示書のサンプルです。
業務改善指導の具体的な例文が記載されており、文章を作成する時の参考になります。なお、ダウンロード可能な形式はWordのみです。
青森・八戸 企業法務弁護士相談
こちらは、「青森・八戸 企業法務弁護士相談」が提供する、業務改善指導書の例文付きサンプルです。
シンプルな例文が記載されたテンプレートで、汎用的に役立ちます。また、当テンプレート以外にも、さまざまなパターンの指導書・注意書の書式が用意されているため、従業員の問題に合わせて使い分けられます。
【必見！】業務指導書・注意書の管理に最適なツール
以下では、業務指導書・注意書の管理におすすめのツールを紹介します。
問題社員の態度改善のために作成された指導書や注意書は、記録として残されなければ、不当解雇などといった雇用関係でのトラブルに発展する恐れがあります。また、裁判に発展した場合に、有力な証拠を失いかねません。
そこで、指導書の内容や時系列をわかりやすくまとめておけるツールを導入すれば、指導の内容や経緯についての齟齬を防げます。また、すばやく必要な書類を発見するために、検索機能の精度が高いものを選びましょう。
結論、指導書の管理に最適なのは、社内のあらゆる情報を蓄積して、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、WordやPDF、画像などあらゆる形式のファイルを一元管理できるので、必要書類を確実に保管できます。また、超高精度の「AI検索」や「キーワード検索」を備えているので、過去の指導書が見つからない恐れもありません。
社内の情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」
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【パワハラ回避】業務改善指導書・注意書を書く3つのポイント
以下では、業務改善指導書・注意書を書くときのポイントを3つご紹介します。従業員とのトラブルを防ぐためにも必見です。
（1）事実と意見を混同しない
1つ目のポイントは、事実と意見を混同しないことです。
「事実（〇〇である）」と「意見（〇〇だと考える）」の混同は、従業員との認識のズレやトラブルの原因となります。したがって、以下の違いを認識して、明確に区別しましょう。
事実：客観的な文章。誰の目から見ても同じ認識になる出来事。
意見：主観的な文章。書き手の憶測や意思。
業務改善指導書・注意書を作成するときは、事実を簡潔に記載しましょう。
（2）曖昧な言い回しを避ける
2つ目のポイントは、曖昧な言い回しを避けることです。
業務改善指導書を書くときは、認識のズレが生じないように、「誰が見ても、同じ解釈になるか」という視点で作成することが重要です。とくに、文章が高圧的だったり冗長だったりすると、従業員に誤解や不信感を与える恐れがあるので注意しましょう。
このように、業務指導書を書くときは、「認識にズレが生じず、具体的な行動に移せるような明確な指示」を記載する必要があるのです。
（3）ITツールで管理する
3つ目のポイントは、ITツールで管理することです。
紙のまま管理すると、管理が煩雑になりやすく、「どこに何の文書があるのか分からない」といったトラブルが起きやすいです。一方、ITツールで管理すれば、”検索機能”ですぐに書類を探し出せるほか、紛失のリスクも避けられるのです。
また、業務改善報告書は特定の個人について書かれた文書なので、管理には細心の注意が必要です。そのため、フォルダごとにアクセス権を細かく設定できる「ナレカン」のようなITツールで管理をしましょう。
注意指導書を拒否された時にすべき対応
注意指導書の内容を拒否された場合、まずすべき対応は従業員側の意見を聴くことです。
このとき従業員との間で事実に対する認識の齟齬があったことが発覚し、指導が取り消される可能性もあります。しかし、従業員側の意見に正当性が全くなく、自身の行動に対して反省の色を示さない場合は、厳重な処分を考えなければいけません。
なぜなら、繰り返し問題行動を起こされるリスクがあるうえ、他の社員に対して示しがつかないからです。処分としては、減給や出勤停止、降格、退職勧告などといったように様々あり、問題行動の重さによって適切に処分を下す必要があります。
【番外編】日常的にできる問題社員の勤務態度を改善する方法とは
日常的にできる問題社員の勤務態度を改善する方法としては、「指導体制を整える」「日報を作成させる」といった対処法が挙げられます。
上司が業務の進捗を把握しやすい環境を作れば、必要に応じて早い段階で指導ができ、改善効果が高まります。また、日報の作成も指導体制を強化するために有効で、従業員が自分の業務を振り返る習慣がつけられます。
そこで、自作した日報テンプレートにより短時間で日報を作成し、瞬時に上司に共有される「ナレカン」のようなアプリを用いると日報業務を効率化できます。こうして日報が普及すると、問題社員の態度が改善され、職場環境が良くなることが見込めます。
従業員への業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートまとめ
これまで、業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートを中心に解説しました。
指導書・注意書は、問題社員の勤務態度を改善するだけでなく、不当解雇などのトラブルを防ぐうえでも重要な書類です。しかし、紙やWord、Excelの指導書では、ほかの書類やファイルに埋もれて、あとから探しづらくなってしまいます。
したがって、指導書・注意書は、指導経緯や内容がわかるように、”ITツール”で一元管理しましょう。ただし、指導書には、社員の個人情報やデリケートな内容を含むので、取り扱いには注意が必要です。
したがって、指導書の作成・管理に最適なのは、指導書を簡単に作成・検索できて、アクセス制限を細かく設定可能な『ナレカン』一択です。ナレカンは国際水準のセキュリティも備わっているため、機密文書も安心して扱えます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、指導書や注意書を効率よく安全に管理しましょう。
