社員研修の業務手順書の正しい作り方｜使われない・更新されないを防ぐコツ
新人への社員研修において、業務を標準化するためには具体的な業務の手順を示した「マニュアル」や「手順書」が必須です。
しかし、「社員研修の質がばらついている・手順書の作り方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社員研修の質がばらつく理由・手順書の作り方まとめを中心にご紹介します。
- 社員研修の質がばらつく理由を知り、改善したい
- 社員に活用されるマニュアルや業務手順書の作り方を把握したい
- 研修資料やマニュアルを一か所にまとめられるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、手順書・マニュアル作成の基本が分かり、社員教育の質を一定に保てます。
目次
OJT依存が原因？社員研修の質がばらつく理由
以下は、OJTに依存している企業による社員研修の質がばらつく理由です。
- 指導者によって教育内容が違う
- 指導者の教育スキルに差がある
- 属人化がループする教育サイクル
OJTでは、教育内容が指導者の経験・記憶・解釈に依存します。そのため、指導者ごとに教える内容や重点の置き方が異なり、同じ業務であっても習得レベルに差が生まれてしまいます。
多くの場合、OJTでは指導者の教育スキルに差があります。説明の仕方やフィードバックの質、育成計画の立て方には個人差があり、それがそのまま研修の質のばらつきにつながります。
OJTに依存した研修体制では、教わったやり方が個人の解釈とともに次世代へ引き継がれるため、内容が徐々に変化していきます。結果、教育基準が統一されないまま属人化が繰り返されます。
しかし、社員研修の質がばらつく原因は、OJTそのものにあるわけではありません。問題なのは、手順書やマニュアルを活用せず、OJTのみに依存した教育体制です。
研修資料では足りない！教育の質を安定させる「業務手順書」の役割
社員研修の質を安定させるには、研修資料だけでは不十分であり、「教育の標準化と再現性の担保」を役割とした業務手順書が不可欠です。
研修資料は知識や考え方を共有するためのものであり、実務を正確に再現するための具体的な手順までは網羅していません。そのため、業務を標準化するには、「どの順番で進めるのか」「どの条件で判断するのか」といった実践レベルの情報の明文化が必要です。
そこで活用されるのが「業務手順書」です。業務手順書があれば、誰が実施しても同じプロセスで業務を遂行できるようになるため、新人社員の習熟度を一定水準に保つことができます。
また、業務手順書はOJTによる現場中心の教育を支える役割も果たします。手順書があればあらかじめ標準化された手順をもとに実務を学べるため、指導者による説明の差が縮まり、教育内容の一貫性が保たれるのです。
手順書・マニュアルがあるのに活用されない理由
手順書・マニュアルがあるのに活用されない理由は以下の通りです。
- 情報が散在している
- 内容が抽象的で実務に直結していない
- 更新されていない
手順書やマニュアルが複数のフォルダやツールに分散している場合、必要な情報を探すだけで時間がかかります。こうした状態では、社員は「探すより聞いた方が早い」と判断し、結果として資料が使われなくなります。
手順書の内容が抽象な場合、具体的な業務方法が分からず、実務で活用されません。そのため、手順書やマニュアルに記載する内容は、判断基準や具体的な操作手順まで落とし込む必要があります。
手順書やマニュアルが長期間更新されていない場合、実際の業務フローと内容がずれてしまいます。結果、「どうせ古い情報だ」と社員に判断され、手順書が参照されなくなります。
以上のように、手順書・マニュアルが活用されない原因は内容の問題だけでなく、「管理と運用の仕組み」にあります。そのため、活用される資料にするためには、作成後の運用設計まで見直す必要があるのです。
【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方
以下では、研修マニュアルや手順書の作り方を4ステップでご紹介します。「ただ作るだけでなく、実務で活用されるようにしたい」という方は必見です。
（1）目的と対象を明確にする
まずは、マニュアルや手順書を作成する目的と対象を明確にします。
「何のために・誰に向けて作るのか」を定めないと内容が抽象化し、活用されません。たとえば「新人が一人で基本業務を完結できる状態にする」といった到達目標を具体化することで、必要な内容や記載の深さが明確になります。
このように、マニュアルを作成する目的と対象を明確にすると、マニュアルが「知識の共有資料」ではなく、「実務を再現するための資料」として機能します。
（2）作業を洗い出す
次に、対象業務の作業を洗い出しましょう。
このとき、日常的に実施している業務ほど、具体的に言語化できないことが多いです。そのため、「どの順番で何をしているのか」「どのタイミングで判断しているのか」を細かく分解することが重要です。
こうした工程によって属人化していたノウハウを言語化でき、教育のばらつきを防ぐ土台が整います。
（3）誰でも再現できる業務フローに整理する
次に、誰でも再現できる業務フローに整理します。
洗い出した作業を、誰が読んでも同じ結果になるレベルまで具体化します。また、単に作業手順を並べるのではなく、フローチャートやチェックリストなどを活用し業務の流れが一目で分かる形に整理すると、再現性が高まります。
誰もが同じ水準でスムーズに仕事ができるように、以上の視点から業務を整理しましょう。
（4）簡単に更新・共有・閲覧できる仕組みを整える
最後に、簡単に更新・共有・閲覧できる仕組みを整えましょう。
どれだけ丁寧に作成しても、更新や共有、閲覧に手間がかかってはすぐに形骸化してしまいます。そのため、簡単に更新できる仕組みと、全社員がすぐに検索・閲覧できる環境を整えることが不可欠です。
しかし、紙やExcelでは目的の情報を見つけるのに時間がかかるため、ナレッジ管理専用ツールの導入がおすすめです。たとえば、「ナレカン」であれば、「平均0.2秒」「ヒット率100％」の超高精度キーワード検索機能があるため、すぐに情報が見つかります。
【必見】研修マニュアル・手順書の管理・運用に最適なツール
以下では、研修マニュアル・手順書の管理・運用に最適なツールをご紹介します。
研修マニュアルや手順書を作成しても、長期間更新しなかったり情報が散在していたりすると、「実務ですぐに確認したい」といった場面に活用されません。結果、誰も使わなくなり、形骸化するのです。
とはいえ、手作業で更新漏れを確認したり、複数ツールに散在した情報を整理したりするのは現実的ではありません。また、ファイル管理中心の運用では検索性も低く、「必要なときにすぐ見つかる状態」を維持するのは難しいです。
そこで、マニュアルを一元管理でき、活用されていない情報を自動で発見してくれるツールが必要です。さらに、高精度な検索機能があれば、膨大な情報から目的の情報をすぐに探し出せます。
なかでも「ナレカン」は、記事形式で社内情報を一元管理しつつ、一定期間更新・閲覧されていない記事を検知する「断捨離機能」があるので、更新漏れの発見や無駄な情報の削除が可能です。さらに、画像内まで検索できる超高精度な「検索機能」も備えているため、社内のマニュアルを管理・運用するツールとして多くの企業で選ばれています。
マニュアルの作成から管理まで簡単にできるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
研修マニュアルに使えるテンプレート2選
以下では研修マニュアルに使えるテンプレートを2選ご紹介します。テンプレートを使って簡単にマニュアルを作成したい方は必見です。
【Excel】管理がしやすいマニュアルテンプレート
こちらは、文書の管理がしやすいマニュアルテンプレートです。Excel形式のため、ボタンひとつでシート全部の目次用のシートを作成できます。
【Word】図も記入できる手順書テンプレート
こちらは、図や作業手順を自由に記載できる手順書のテンプレートです。作業における注意点やポイントなども記載できるので、研修中の社員であっても、均一な質の作業が可能になります。
社員研修の質がばらつく理由・手順書の作り方まとめ
これまで、社員研修の質がばらつく原因や手順書の作り方を中心に紹介しました。
マニュアルや手順書を活用せずに新人研修を進めると、教育内容に一貫性を保てず、社員教育の質にばらつきが出てしまいます。そこで、業務を分解して具体的な手順書を作成すれば、新入社員の実務スキルの定着に役立つのです。
しかし、情報が散在していたり、長期間更新されていなかったりすると、社員は「マニュアルを見るより聞いた方が早い」と判断し、マニュアルが活用されません。そのため、手順書・マニュアルは作成するだけでなく、管理や運用を徹底する必要があります。
たとえば、超高精度な検索機能を備えつつ、AIを活用して簡単に運用・管理できるツール「ナレカン」であれば、資料の作成だけでなく、活用までスムーズです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、研修マニュアルや手順書の管理を改善しましょう。
