文書を電子化するメリット・デメリットとは？管理方法も解説！
文書管理は社内の情報を正しく管理するために不可欠な業務です。しかし、紙媒体を中心としたアナログな管理では紛失や劣化の懸念があるため、近年は文書を電子化して管理するのが一般的となりました。
とはいえ、「導入に時間やコストがかかる」「導入後の運用が難しい」といった印象が先行しており、文書管理の電子化に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書を電子化するメリットやデメリット、管理する方法を中心に解説します。
- 文書を電子化するメリット・デメリットが知りたい
- 書類の管理方法が属人化しており、どこに何があるのか分からない
- 電子化した文書をストレスなく管理したい
という方はこの記事を参考にすると、文書管理の電子化に対するハードルが下がるだけでなく、役立つツールも見つかります。
目次
文書の「電子化（ペーパーレス化）」の目的とは？
「文書の電子化」とは、今まで紙で管理していた文章をデータとして起こし、ツールを使って管理することを指します。紙の書類だと、以下のデメリットが発生します。
- 目的の情報を探すのにキャビネットまで取りにいき、探す手間がかかる
- 紛失による情報漏洩のリスクがある
- 文書の保管における物理的な場所が必要となる
しかし、文書を電子化すれば、安全性の高いITツールに大量の文書を保存でき、必要なタイミングですぐに探し出せるのです。また、ペーパーレス化が促進されると、備品や管理におけるコスト削減にもつながります。
文書・紙媒体を電子化・ペーパーレス化する6つのメリット
以下では、文書を電子化によって得られるメリットを解説します。メリットが社内に浸透すると電子化を推進しやすくなるので、担当者の方はここで押さえましょう。
（1）情報共有が効率化する
一つ目のメリットは、社内の情報共有が効率化する点です。
紙で文書管理していると、全員に共有したいときはコピーしたり、回し読みしたりする必要があります。その結果、リアルタイムな情報共有に支障をきたしかねません。
一方、文書を電子化してITツール上で管理すれば、誰でも時間や場所を問わずオンライン上で閲覧できます。そのため、紙媒体の情報共有に比べて社内の情報共有のスピードが格段に向上します。
（2）必要な情報をすぐに見つけられる
二つ目のメリットは、必要な情報をすぐに見つけられる点です。
紙で文書管理をしている企業では、キャビネットやファイルに書類を保管しているケースが大半です。そのため、資料が必要になったときには保存場所まで出向き、タイトルや番号を見て探さなければなりません。
一方、文書管理を電子化すれば「フォルダ」で文書を分類できるため、誰でも「何の書類が、どこにあるのか」がすぐに分かります。さらに、検索機能があるツールを使うことで、わずかな操作で必要な情報へたどり着けるのもメリットです。
（3）作業効率が改善する
三つ目のメリットは、作業効率が改善する点です。
抱えているタスクに紐づく文書が多い場合、必要な情報を探し出すのに時間がかかるため、結果的にタスクを効率よく進められません。しかし、電子化すれば文書へすぐにアクセスできるので、作業効率が向上します。
以上のように、文書の電子化は社内情報を管理するだけではなく「多くの書類を使う日常業務」でも効果を発揮するのです。
（4）印刷コストが減る
四つ目のメリットは、印刷コストが減ることです。
従来の管理方法では毎回書類を印刷するため、その分インクやコピー用紙などの備品にかかるコストがかさみます。消耗品にかかる費用はオフィスの「4大コスト」の一つとも言われており、利用頻度が高いゆえに削減しづらいのが現状です。
一方、電子化してITツールで管理すれば、誰でもツール上で書類を閲覧できるのでコピーする必要がなくなります。その結果、印刷コストの大幅な削減につながるのです。
（5）環境に優しい
五つ目のメリットは、紙に比べて環境にやさしい点です。
オフィスで使う紙を減らすことは二酸化炭素の排出量の削減につながります。そのため、今日話題となっているSDGsの活動へ貢献できることからも「環境問題に配慮をしている企業」というイメージの定着にも役立つのです。
以上のように、文書管理を電子化すると、業務効率化だけでなく「企業ブランドの向上」という副次的効果も見込めると言えます。
（6）セキュリティリスクが減る
六つ目のメリットは、セキュリティリスクを減らせる点です。
紙で文書管理をしていると、社外へ文書を持ち出すときに紛失する可能性があります。しかし、電子化すれば「セキュリティの高いITツール」を活用して管理できるので、情報漏えいのリスクを抑えられるのです。
ただし、ITツールによってセキュリティの強固さは異なるため、導入前に確認しなければなりません。たとえば、大手セキュリティ会社等も登録している国際セキュリティ資格のISO27001（ISMS）を取得している「ナレカン」のようなツールを選びましょう。
4ステップ｜紙媒体の文書を電子化して管理する方法
以下では、紙媒体の文書を電子化する方法をご紹介します。「電子化を検討しているが、何から手を付ければ良いか分からない」という方は必見です。
ステップ1｜電子化すべき文書を検討する
はじめに、社内文書で「何を電子化すべきか」を検討しましょう。
電子化すべき文書は企業によって異なりますが、一般的には契約書やマニュアル、就業規則、カタログ、申請書類などが当てはまります。それぞれの書類の担当者にヒアリングし、利用頻度が高いものや利用が多いものを中心に絞り込みましょう。
ステップ2｜文書データの保存方法を決める
次に、文書データをどのように保存するのか決定しましょう。
たとえば、書類のサイズや手書き文書の解像度、ファイル形式などのルールを決めておきます。事前に統一しておくことで、運用へスムーズに移れるのです。
また、「どのようなITツールで保管するのか」も検討します。ITツールは現場に定着しなければ意味がないため、シンプルで誰にとっても使いやすい「ナレカン」のようなツールを選びましょう。
ステップ3｜フォルダの階層を決める
続いて、文書を保管するときのファイル名やフォルダの階層を決めます。
たとえば、ファイル名は文書の作成日や内容、バージョンが分かるようにルールを定めておくと、あとから見返しやすくなるのでおすすめです。
フォルダ階層の分け方には「目的別、年度別、種類別」などがあるため、自社の業務フローに合わせて最適なものを選びましょう。また、階層が多すぎると文書へのアクセス性が悪くなるため、最大で二階層までにするのがコツです。
ステップ4｜スキャンしてフォルダに振り分ける
最後に、文書をスキャンしてツール上のフォルダに振り分けます。
社内に十分なリソースがあれば内製しますが、難しい場合は代行業者や電子化サービスを使うのも一つの方法です。
【必見】文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツール
ここでは、文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツールをご紹介します。
文書を電子化すると、情報共有の効率化やセキュリティリスクの低減など、さまざまなメリットがあります。しかし、ただ電子化するだけでは文書の管理が煩雑になり、必要な文書がすぐに見つからないといった問題が生じるのです。
そのため、「文書の作成・共有・管理に必要な機能を備えたITツール」を用いて、文書の電子化は進めるべきなのです。ただし、多機能すぎるITツールでは、現場社員が使いこなせず社内に浸透しません。
結論、自社のペーパーレス化に最適なツールは、文書の作成・運用に必要な機能を過不足なく備えながら、シンプルな操作性で使いやすいツール「ナレカン」一択です。
ナレカンには、高精度の「検索機能」に加えて、「テンプレート機能」「メッセージ機能」が備わっています。そのため、ナレカンひとつで文書の作成・共有・管理が完結するのです。
最も簡単に文書の電子化を実現できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ルール＞電子化した文書の管理における注意点
文書管理を電子化するときに注意すべき点は、1988年に施行された電子帳簿保存法、2005年に施行されたe-文書法を考慮することです。
電子帳簿保存法とe-文書法との違いを簡単にまとめると、以下のようになります。
| 扱う書類の種類 | |
|---|---|
| 電子帳簿保存法 |
財務省や国税局が管轄する法律に関わる文書（請求書や仕訳帳など） |
| e-文書法 |
商法や税法で保管が義務づけられている文書（報告書や記録文書など） |
また、それぞれ以下の通り「担保されるべき要件」が異なるため注意しましょう。
- 電子帳簿保存法
・真実性の確保：電磁的記録の訂正履歴や事実が確認できること、システム関係書類が備わっていること、など・可視性の確保：取引年月日、勘定科目、取引金額はもちろん、ふたつ以上の任意の項目を合わせて情報を検索できること、など
- e-文書法
・見読性の確保：デバイスを問わず該当の文書が見やすく確認できること・検索性の確保：必要なときやに必要な情報へとすぐにアクセスできること・完全性の確保：電子署名やタイムスタンプによってデータが証明され、消滅しないよう措置がされていること・機密性の確保：第三者からの不正アクセスに関する対策がされていること
文書の電子化における2つのデメリット
以下では、文書管理の電子化における2つのデメリットをご紹介します。紙媒体から電子媒体へスムーズに移行するためにも、あらかじめデメリットを押さえておきましょう。
（1）業務フローが変更される
一つ目のデメリットは、電子化によって業務フローが変更されることです。
具体的には、これまで紙で共有していた資料をITツール上で共有したり、申請書類をオンライン上でやりとりしたりするという変更が生じます。そのため、慣れるまでに時間がかかるのです。
したがって、「新しい業務フローを明確にする／ITツールを使うときのルールを従業員に周知したりする」といった取り組みを実施しましょう。
（2）社内に浸透しない可能性がある
二つ目のデメリットは、電子化にともなって導入したITツールが、社内へ浸透しない可能性があることです。
たとえば、ITに慣れていない従業員がいると「どのように操作すべきか分からない」「書類を見たいだけなのに、機能が多すぎて使いづらい」といった事態になりかねません。
以上のように、アナログな管理からデジタルな管理に移行すると従業員の抵抗感を生みかねないのです。したがって、非IT企業の方でも使いこなせるほど簡単な「ナレカン」のように、機能の過不足がなくシンプルなものを選びましょう。
文書の電子化におけるメリット・デメリットまとめ
ここまで文書管理の電子化のメリットやデメリット、手順を中心にご紹介しました。
ITツール上で文書を管理すれば「必要な書類へすぐにたどり着ける」「コピーせずともリアルタイムで情報共有ができる」といったメリットがあります。
ただし、これらのメリットはツールを使いこなせていることが前提です。ITに慣れていない従業員にとっては「操作が難しく、どこに何の書類があるのか分からない」といった状況になりやすいので、結果的にツールが浸透しない可能性があります。
したがって、誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。結論、非IT企業の方でも簡単に文書管理できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で文書管理を電子化して、業務効率化やセキュリティ性の向上に役立てましょう。
