【初心者向け】文書管理台帳とは？作り方や注意点まで解説！
機密情報を取り扱うビジネスにおいて「どこに何の文書があるのか分からない」という状況は、情報漏洩のリスクを高めてしまいます。そのため、文書を一括管理する「文書管理台帳」を使うのが一般的です。
一方、文書管理台帳の導入を検討しているが「自社で上手く運用できるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理台帳の作り方や注意点を中心に解説します。
- Excelでの文書管理台帳の作り方を知りたい
- フォーマットを活用して手間をかけずに文書管理台帳を作りたい
- 紙やExcelより簡単に文書へアクセスできる方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、安全かつ、必要な情報へ素早くアクセスできる仕組みを構築できるようになります。
目次
文書管理台帳とは？
文書管理台帳とは「企業が所有するさまざまな文書を、必要なときに活用できる適切な形で保管するための台帳」です。なかには、文書管理台帳を「ライフサイクルリスト」「ファイル基準表」と呼ぶ会社もあります。
従来、紙の文書をファイリングして管理する方法が一般的でした。しかし、近年ではデジタル化に伴い、文書を電子化し、システム上で管理する方法が取り入れられています。
また、文書管理台帳を作るときの切り口として、「5W1H」というフレームワークが活用可能です。
- 何の文書があるか（What）
- 誰が文書を管理しているか（Who）
- どこに該当の文書を管理しているか（Where）
- いつまで文書を管理しなければならないのか（When）
- どのような文書を管理しているか。（How）
以上の項目を明確にしながら管理することで「必要な書類をすぐに見つけられる仕組み」を整えることができるのです。
文書管理における「ISO9001」とは
「ISO9001（品質マネジメントシステム）」とは、企業が提供する商品やサービスの品質向上を目的とした”国際的なマネジメントシステム規格”です。
ISO9001の取得は、すなわち「コンプライアンスの推進」「国際間の取引要件を達成」している企業であることの証明になり、結果として、社会的信頼の獲得につながります。
ただし、ISO9001の取得には、必要な文書をすぐに見つけだせて、かつ情報漏洩や改ざんのリスクのない文書保管が求められます。そこで、昨今では、国際基準を満たしたセキュリティの「ナレカン」のようなITシステムに、情報を書き残す企業が増えているのです。
なぜ文書管理台帳を作成する？3つの目的とは
以下では、文書管理台帳を作成する目的を3つご紹介します。目的を正しく理解したうえで適切な管理方法を採用しましょう。
目的1｜情報へのアクセス性を高める
1つ目の目的は、必要な情報へのアクセス性を高めることです。
台帳を見れば「必要な文書がどこに保管されているか」が分かるので、すぐに該当の文書を探し出せます。
たとえば、「ナレカン」のように高度な検索機能が備わったITシステムで管理している場合は、ファイル名などの「キーワード」を使って検索をかけると、自動で該当の文書を抽出してくれるのです。
逆に、文書管理台帳がない場合は、アナログ・デジタル問わず「記憶を頼りに文書を探す」という無駄が発生してしまいかねません。したがって、情報へのアクセス性を高めるのは、文書管理台帳の重要な目的の一つだと言えます。
目的2｜重要文書・機密文書を保管する
2つ目の目的は、重要文書や機密文書を保管することです。
営業活動で発生する文書には、企業外に流出してはならない機密情報もあります。しかし、文書管理台帳で管理していない職場では「機密文書がほかの文書と同一に扱われ、誤って紛失してしまった」というケースになりかねません。
一方、文書管理台帳で機密文書が明確に区分されていれば、従業員も取り扱いに注意できるのです。具体的には、紙で管理している場合はキャビネットの鍵は管理職が持ち、データで管理している場合は、アクセス制限をかけておく方法が挙げられます。
目的3｜法定保存年限に則って保存する
3つ目の目的は、法定保存年限に則って保存することです。
法定保存文書とは、保管しなければならない期間（1年、3年、5年、7年、10年）が法律によって定められた文書を指します。文書によって保管期間が異なるので管理が煩雑になりますが、文書管理台帳で保存しておくと、保存期間の見落としがなくなるのです。
また、管理者が都合により変わっても、文書管理台帳で適切に管理されていれば、引き継ぎに必要以上の時間がかかることを防げます。
【初心者必見】Excelでの文書管理台帳の作り方
以下では、Excelでの文書管理台帳の作り方を3ステップでご紹介します。「どのような手順で進めるべきか分からない」という方は必見です。
手順1｜文書を分類する
はじめに、自社の現状を把握して文書を分類しましょう。
具体的には、「どのような種類の文書が保管されているのか」「部署が独自に保管している文書はないか」といった保管状況を把握し、以下のように分類し直します。
- 法定保存文書：法律で保存期間が定められた文書
- 共有文書：社内外問わず共有される情報を含んだ文書
- 完了文書：作成が完了した文書（更新した文書は最新バージョン）
以上のように、自社で保管する文書を洗い出して分類しましょう。
手順2｜文書管理台帳の項目を定める
次に、文書管理台帳の項目を定めましょう。項目名や数は任意ですが、具体的には以下の項目が挙げられます。
- 文書名
- ファイル名／フォルダ名
- 閲覧権限
- 作成日
- 作成者名
- 担当部署
- 保存期間
- 保存場所
以上のように、「いつ、誰が作成した文書で、どこにあるのか」といった概要が分かるように項目を定めましょう。
手順3｜文書管理台帳へ記載する
最後に「紙」「Excelなどの電子ファイル」に、必要な項目を記載すれば完了です。
しかし、紙の台帳は手書きで手間がかかるうえに、人為的なミスで紛失する恐れがあるのです。また、Excelの場合、台帳を更新したり文書を探したりするときに”わざわざファイルを開いて確認する手間”がかかる点を押さえておかなければなりません。
したがって、これからの文書管理には「効率的な文書管理が実現するITシステム」一択なのです。たとえば、あらゆる情報を直接書き込める「ナレカン」のようなシステムを使えば、欲しい情報が簡単に見つかるので、管理台帳のデメリットを解消できます。
【すぐ自作できる】文書管理台帳のExcelフォーマット
以下は、無料で使える文書管理台帳のExcelフォーマットです。ひな形を利用してすぐに文書管理台帳を作成したい方は必見です。
こちらは、フリーテンプレートが提供する、文書管理台帳のExcelフォーマットです。シンプルさが特徴なので、「文書をカテゴライズしたい」「改版日をより多く記載したい」などの場合には、自社用にセルを追加しましょう。
また、日々増え続ける文書をExcelで管理していると、担当者の更新漏れやバージョン管理が煩雑になり業務効率が落ちてしまいます。したがって、文書数が多い企業はExcelでの管理は不向きだと言えます。
文書管理台帳の作成における注意点
ここでは、文書管理台帳作成における3つの注意点をご紹介します。文書管理が非効率になったり情報漏洩が起こったりするリスクを減らすために、必ず押さえましょう。
（1）文書管理番号の採番基準を統一する
1つ目の注意点は、文書管理番号の採番基準を統一することです。誤廃棄を防止するためにも、以下の2点に注意して文書を区別しましょう。
- 基本的には英数字の通し番号を使う
- 部署別や契約種類別にアルファベットなどを設定する
たとえば、「00001、00002、00003～」といった通し番号に加えて、営業部には「A」のアルファベットを付与すると、営業部の文書は「A00001、A00002、A00003～」と管理できます。
以上のように、部門毎にアルファベットなどの管理名を設定し、文書別にも通し番号を設定することで、すぐに目的の情報を見つけられるのです。また、扱う文書が多い会社では年月日をつけて管理する方法もあります。
（2）情報漏洩リスクへの対策を取る
2つ目の注意点は、紙やデータといった管理の種類に関わらず、情報漏洩リスクへの対策を取ることです。そもそも、情報漏洩の主な原因には以下の4点が挙げられます。
- ウイルス感染・不正アクセス：55.1％
- 誤表示・誤送信：26.0％
- 紛失・誤廃棄：15.1％
- 盗難：3.0％
上記のデータから、ウイルス感染や不正アクセスによる被害が一番大きいことが分かります。したがって、データで管理する場合は、とくに情報漏洩リスクへの対策を適切に講じる必要があるのです。
また、誤表示や紛失、置き忘れなどの人為的なミスの多くは、紙の文書で管理していることが原因です。したがって、人的ミスによる情報漏洩を防ぐためにも、電子管理への移行が求められていると言えます。
（3）誰でも簡単に検索できるシステムで管理する
3つ目の注意点は「誰でも簡単に検索できる」システムで管理することです。
人為的なミスが起きやすい紙の文書管理台帳を使っている場合は、安全性が高いうえに管理の効率も高まる「ITシステム」への移行が求められます。
しかし、情報を検索しづらいシステムでは、社員が必要な文書をすぐに見つけられません。結果的に、ITシステムを使うことに抵抗感が生まれて「せっかく導入したのに誰も活用しない」という事態になりかねないのです。
そのため、ITの得意・不得意に関わらず誰でも簡単に検索できる「ナレカン」のようなITシステムが必要です。なかでも、ナレカンは、無料トライアルに加えて、導入・運用に向けての手厚いサポートを受けられるので、ITに不慣れな企業の導入にも適しています。
Excelで文書管理台帳を作成するデメリット
Excelは手軽に文書管理台帳を作成できるツールですが、実際にExcelで文書管理を行うと様々なデメリットが発生します。
まず、Excelの文書管理台帳は、メールやチャット等の外部ツールを使って社内共有する必要があります。この場合、メールでは冒頭の挨拶文等を考える手間がかかり、チャットではExcelファイルが他の話題に埋もれて見つからなくなる可能性があります。
また、Excelファイルは保存場所を決めて適切に管理しないと、どこのフォルダに保存したのか分からなくなったり、他のファイルに埋もれてしまいます。結果、文書管理台帳自体を見つけるのに時間がかかってしまうのです。
このように、Excelで作成した文書管理台帳は、利用に際して多くの手間がかかり非効率であると言えます。そのため、作成した文書を即座に共有でき、高精度な検索機能で目当ての情報を簡単に見つけられる「ナレカン」のようなシステムを導入しましょう。
【これで解決】紙やExcelより簡単に文書へアクセスできるシステム
以下では、紙やExcelより簡単に文書へアクセスできるシステムをご紹介します。
紙の文書管理台帳は「人的なミスが発生しやすい」や「検索性が悪い」といったデメリットを抱えています。また、WordやExcelで文書を管理していると、フォルダから探し出したり、都度ファイルを開いたりする手間がかかるのです。
そこで、「文書を直感的にストックできるうえに、高精度な検索機能の備わったITシステム」を使うべきです。目的の文書をすぐに探し出せるので、文書管理の煩わしさを解消できます。
結論、自社が導入すべきなのは、文書をはじめとするあらゆる情報をまとめておけて、優れた検索機能で誰でも欲しい情報に即アクセスできる文書管理システム「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には文章を直接書き込んで共有できるうえに、Word文書などのファイルを直接添付する使い方も可能です。また、超高精度の「キーワード検索」によって、蓄積した文書から必要な情報をすばやく見つけられます。
国際基準を満たしたセキュリティのシステム「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンで文書を検索する方法
ナレカンには高度な検索機能が搭載されているため、目的の文書を素早く検索することができます。
やり方は、画面上部の検索バーに検索したいキーワードを入力するだけです。この際、検索する対象を「タイトル」「タグ」「ファイル名」に絞ることができるほか、添付されているファイル内も検索することができます。
このように、ナレカン内に文書を作成、保管しておけば、キーワードを入力するだけで即座に目当ての文書にたどり着くことができるのです。
文書管理台帳で押さえるべき2つのポイント
以下では、文書管理台帳を作るときのポイントを2つご紹介します。ポイントを踏まえて、効率的かつ抜け漏れなく文書管理台帳を作成しましょう。
（1）文書の取り扱い方の規定を作る
1つ目のポイントは、文書の取り扱い方の規定を作ることです。
とくに、複製、編集された文書の取り扱いを明文化していなければ「複製された文書が持ち出される」「許可なく文書が編集される」という状況になりかねません。結果として、情報漏洩のリスクが上がってしまうのです。
また、文書の廃棄に関するルールが統一されていないと、個人の裁量によって書類が廃棄され、結果として情報漏洩を招いてしまいます。そのため、「保管する文書」「廃棄する文書」を社内で明文化しておきましょう。
以上のように、情報漏洩のリスクを軽減するために、文書の複製や編集、廃棄をはじめとするルールを決めておくのがおすすめです。
（2）管理者権限を設定する
2つ目のポイントは、管理者権限（文書にアクセスする権利）を設定することです。
紙での管理であれば「キャビネットの鍵の保持者を限定する」、データでの管理であれば「アクセス制限や編集制限をかける」という手法が一般的です。このような制限を設ければ、特定の従業員以外からのアクセスを防げます。
決算書や契約書などの”会社の利益に関わる文書”や、履歴書や給与明細表など”個人情報に関わる文書”には管理者権限を設定して、不用意なアクセスを防ぎましょう。
文書管理台帳の作成手順や注意点のまとめ
ここまで、文書管理台帳の作成手順や注意点を中心に解説しました。
文書管理台帳は、社内の文書を分かりやすく分類し、大量の文書やデータから必要なものを効率的に探すのに役立ちます。また、文書管理台帳で扱う文書には機密情報も含まれるため、安全に保管しなければなりません。
しかし、Excelでは更新や確認に手間がかかり、紙の台帳では人的ミスが発生しやすいデメリットがあります。したがって、「効率的かつ安全に文書を保管できるITシステム」が最適なのです。
ただし、検索しづらいシステムでは、目的の文書を見つけるのに時間がかかって面倒なので、精度の高い検索機能を備えたシステム『ナレカン』を選ぶべきです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で文書管理台帳を作成し、安全かつ効率的に社内の文書を管理する仕組みを整えましょう。
