文書管理マニュアルの作り方！ポイントや規程との違いも解説
業務に関する文書は会社の機密情報を含んでいるため、厳重に管理しなければなりません。そのため、文書管理マニュアルを作成して、全社員が一律に安全な文書管理ができる環境を整える必要があるのです。
しかし、「文書管理マニュアルの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理マニュアルの作り方やポイントを中心にご紹介します。
- 文書管理の運用ルールをマニュアル化する方法を教えてほしい
- 文書管理マニュアルがどこにあるか分からなくて困っている
- 文書管理マニュアルの作成・管理を一元化できるシステムを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理マニュアルの作り方が分かり、適切な文書管理ができるようになります。
目次
文書管理マニュアルとは
文書管理マニュアルとは、企業や組織が保有する文書の扱い方を示した手順書です。以下では、文書管理マニュアルと規程の違いや作成すべき理由を解説します。
「マニュアル」と「規程」の違い
文書管理マニュアルと混同されがちな言葉として「文書管理規程」が挙げられますが、両者には以下のような違いがあります。
- 文書管理規程
- 文書管理マニュアル
文書管理規程には、社内の文書管理に関する基本的な方針や原則を記載します。「文書管理のルール」を定義づける規則です。
文書管理マニュアルには、文書管理規程に沿った具体的な管理方法が記されています。「文書管理の手順」を示した指導書です。
このように、規程は文書管理に関するルールを示したものであり、規程に基づいてより実務的な管理方法を示したものがマニュアルとなります。したがって、規程とマニュアルはそれぞれの役割が異なり、両方を作成する必要があるのです。
文書管理マニュアルが必要な理由
文書管理マニュアルが必要な理由として、以下の2点が挙げられます。文書管理マニュアルの必要性を正しく理解し、社内での運用を開始しましょう。
業務をスムーズに進めるため
文書の管理方法がばらばらだと「どこに何の情報があるのか」を把握できず、見たい文書を探すのに時間がかかります。そのため、マニュアルによって管理方法を統一して、文書の保管場所を明確にする必要があるのです。
また、文書管理規定では、廃棄に関するルールも定められているケースが一般的です。仮に、保管期限を過ぎてた文書が残り続けてしまえば、管理が煩雑化するうえに、管理場所の確保にもコストを割かなければなりません。
したがって、適切な文書の保管・廃棄をしていくためには、文書管理マニュアルは必要なのです。
企業の信用を守るため
企業が扱う文書のなかには、事業活動や経営状況に関する資料が含まれており、これらは利害関係への説明責任の根拠になります。
しかし、杜撰な管理体制によって、情報漏えいや不正改ざんなどのトラブルが生じれば、周囲からの信用を損なう事態に発展しかねないのです。そのため、重要な文書を扱う企業にとって、文書管理マニュアルは不可欠なものと言えます。
＜ひな形＞文書管理マニュアルの作り方
ここでは、文書管理マニュアルの作り方を3つのステップで解説します。以下の手順を参考に、実際の業務に役立つマニュアルを作成しましょう。
ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す
はじめに、既存の文書管理ルールを洗い出しましょう。たとえば、以下のようなルールが挙げられます。
- 文書の件名・ファイル名の付け方
- 文書の承認ルートや押印に関するルール
- 文書のアクセス権に関するルール
- 文書の保管場所
- 文書の保存期間
- 文書の廃棄方法に関するルール
以上のような文書管理ルールを、現場社員の聞き込みを通して洗い出し、ルールを見える化しましょう。
ステップ2｜文書のライフサイクルに当てはめる
洗い出した文書管理のルールをもとに、管理方法を記載します。マニュアルを作るうえでは、文書のライフサイクルを考慮して構成を組み立てましょう。
文書のライフサイクルとは、文書が作られてから廃棄されるまでの周期を指し、以下の6つの段階に分けられます。
| ＜段階＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| 1.発生 |
・紙やWordによる文書の作成
・メールや郵便などによる文書の受領 |
| 2.伝達 |
・発生した文書の社内共有や、社外への配布・発信
・提案事項に関する承認をするための稟議処理 |
| 3.活用 |
・文書が作成された目的に沿って活用すること
・検索や加工によって文書を実務に役立てること |
| 4.保管 |
・利用頻度が高い文書を管理すること
（すぐに探し出せるように検索性を高めておく必要がある） |
| 5.保存 |
・利用頻度が低い文書を保有すること
（法定保存文書は定められた期間を満了するまで保存する義務がある） |
| 6.破棄 |
・用途がなくなった文書や保存期間が満了になった文書を処分すること
（紙文書の場合は、シュレッダーにかけるなど安全性の高い方法で処分する） |
以上のライフサイクルをひな形として、そこに社内で使われている既存のルールを当てはめることで、短時間でマニュアルを作成できるのです。たとえば、各ステップでは、以下のようなルールを設定できます。
このように、文書のライフサイクルを大まかな項目とすれば、既存ルールを振り分けるだけで簡単にマニュアルを作れます。
ステップ3｜社内へ通知する
文書管理マニュアルが完成したら、社内へ通知します。
マニュアルを作っても、現場社員が実際の業務で活用しなくては、マニュアルを作成した意味がありません。実務の場に浸透することで、初めてマニュアルとしての機能を果たすのです。
したがって、文書管理の必要性を十分に説明したうえで、文書管理マニュアルの利用を全社に呼びかけましょう。
文書管理マニュアルの作成ポイント2選
ここでは、文書管理マニュアルの作成において注意すべきポイントを2つ紹介します。以下のポイントを踏まえて、効果的なマニュアルを作りましょう。
（1）紙用と電子用の2パターンを作成する
社内に「紙の書類」と「電子の書類」がある場合、マニュアルは2パターン準備する必要があります。
紙と電子では文書の管理方法が異なるため、それぞれのマニュアルを作成する必要があります。たとえば、文書のセキュリティ事項について「オフィス内で保管する紙文書」と「オンラインで保管する電子文書」とでは求められる対応が違うのです。
このように、紙と電子の文書が混在すると、文書の管理方法を区別する手間がかかるうえ、「どこに何の情報があるのか」が分かりづらいです。したがって、「ナレカン」のようなITツールで、まずは社内の文書を電子化して一元管理しましょう。
（2）サンプルを参考にする
サンプルを活用すると、マニュアルを作成しやすくなります。
文書管理マニュアルのサンプルを使うと、マニュアルの完成形をイメージしながらスムーズに作成できます。Webサイト上には、さまざまな機関によって作られたマニュアルが用意されているので、参考にしてみましょう。
また、マニュアルを作成するときは「漢字3：平仮名7の割合を意識する」「文章は簡潔に書く」ことを意識すれば、”視覚的に読まれるマニュアル”をつくれます。
【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール
以下では、文書管理マニュアルをはじめとしたさまざまな文書の作成・管理に役立つツールをご紹介します。
ExcelやWordで文書を作成しても、欲しい情報にすぐにアクセスできず、読まれなくなってしまうケースも少なくありません。一方、ITツールを活用すれば「文書管理マニュアル」の作成はもちろん、ほかの文書も「文書のライフサイクル」に沿って管理できます。
ただし、多機能なツールを導入しても、ITリテラシーが低い社員には使いこなせないため「誰でも簡単に使えるツール」であるか」を選ぶべきです。
結論、文書管理マニュアルの作成には、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方ならば迷わず使いこなせるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に文書管理マニュアルを書き込めば、任意のメンバーにのみすぐに公開できるうえ、多階層の「フォルダ」でテーマごとに整理できます。また、生成AIによる「自然言語検索（表記揺れにも対応）」を使えば、欲しい情報がすぐに見つかります。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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文書管理マニュアルの作り方まとめ
ここまで、文書管理マニュアルの作り方や役立つツールを中心にご紹介しました。
文書管理マニュアルは、文書のライフサイクルを考慮すると、簡単に構成できます。また、マニュアルの作成後は、社内に共有していつでも見れるように管理しましょう。
そこで、「マニュアルを作成・管理・共有できるITツール」を活用すれば、PCやスマホからすぐにマニュアルを閲覧できます。ただし、大企業の場合は、社内のITリテラシーのばらつきを考慮して「誰でも使いこなせるツール」を導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、シンプルな操作性の情報管理ツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルを実務で活用しましょう。
