【テクニック集】パワーポイントでの資料作成のコツを紹介！
パワーポイントは、デザインの柔軟性や汎用性の高さから、多くの企業で資料作成に利用されています。デザインを工夫して視覚的にわかりやすくすることで、内容をより効果的に伝えられます。
しかし、「パワーポイントで資料がうまく作れず悩んでいる」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パワーポイントでの資料作成のコツを中心にご紹介します。
- パワーポイントを使った資料作成のコツやテクニックを知りたい
- 見やすいパワーポイントの作成例を確認したい
- 作成した資料を一元管理して、探す時間を短縮したい
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントでの資料作成のコツがわかるだけでなく、作成した資料を効果的に管理できるようになります。
目次
パワーポイントでできることとは
そもそもパワーポイント（PowerPoint）とは、Microsoft社が提供するプレゼンテーションソフトのことです。
テキストやグラフ、写真などを活用して視覚的にわかりやすいプレゼンテーション資料を作成できます。さらに、モニターなどに資料を投影することも可能なため、資料作成から発表までをトータルでサポートしてくれる点が特徴です。
また、類似したソフトにWordやExcelがありますが、Wordはビジネス文書などの文章作成に適した「文書作成ソフト」で、Excelはデータ集計や計算に適した「表計算ソフト」です。そのため、各ソフトの特性を理解した上で目的に応じて使い分けましょう。
パワポ作成時に押さえるべきポイント
以下では、パワーポイントでの資料作成時に押さえるべきポイントを解説します。“パワポ資料を作成することになったが、何を意識すればよいかわからない”という方は、参考にしましょう。
- 伝えたいことを明確にする
- 事前に構成を考える
- 読み手に負担をかけない
目的が曖昧なまま作成すると、“結局何を伝えたいのかわからない”となりかねません。したがって、まずは「資料を通じて何を伝えたいのか」を明確にしましょう。
次に、どのような構成にするのかを考えます。資料作成前に必要な項目を挙げておくことで、伝えたいメッセージに沿ったわかりやすい資料を作成できるうえ、抜け漏れや内容の大幅な変更も防げます。
最後に重要なのは、「読み手に負担をかけない」ことです。情報量の多い資料は理解するのに時間がかかり、読み手の負担になってしまうため「情報を絞る」「図やグラフを活用する」といった工夫をしましょう。
以上3つのポイントを意識して、読み手に寄り添ったわかりやすいパワーポイント資料を作成しましょう。
【実例あり】パワポ資料のデザインのコツ9選
以下では、パワーポイント資料のデザインのコツを9つ紹介します。より見やすい資料を作成したいという方は必見です。
（1）スライド1枚当たりの情報量を絞る
1つ目のコツは、スライド1枚当たりの情報量を絞ることです。
スライドに詰め込む情報が多すぎると、読み手の理解に時間がかかり重要な情報が埋もれてしまいます。そこで、情報量を適切に絞ることによって、各スライドで伝えたいメッセージが明確になり、読み手が内容を理解しやすくなるのです。
具体的には、「1スライドにつき1つの主題」を意識して作成しましょう。また、一文はできるだけ短く簡潔にまとめると、内容を理解しやすくなります。
（2）見やすいフォントを選ぶ
2つ目のコツは、見やすいフォントを選ぶことです。
フォントはプレゼンの印象に大きく影響するため、読みやすいフォントを選ぶことで読み手が内容をスムーズに理解できます。Windows標準では「メイリオ」「游ゴシック」、Mac標準では「ヒラギノ角ゴシック」など、文字の太さを選べるものがおすすめです。
また、フォントだけではなく文字のサイズも重要です。一般的には「18pt〜24pt以上」が見やすいとされているため、伝えたい内容の重要度に応じて設定しましょう。
（3）配色のルールを設ける
3つ目のコツは、配色のルールを設けることです。
配色は視覚的な印象を大きく左右するため、メッセージを効果的に伝えるのに役立ちます。ただし、色を多用すると重要な情報が分からなくなるため、基本となる配色を3色までに絞り、それを基にスライド全体で統一感を持たせることが重要です。
具体的には、背景となる「ベースカラー70％」、本文色である「メインカラー25%」特に目立たせたい箇所に使う「アクセントカラー5%」の比率で使い分けると、見やすい配色に仕上がります。
（4）スライドマスターを活用する
4つ目のコツは、スライドマスターを活用することです。
スライドマスターとは、スライド全体のレイアウトを設定できる機能です。スライドマスターを活用することで、全体のデザインや文字のフォント、色などを一括で管理でき、プレゼン資料全体のクオリティを向上させることができます。
また、1枚ずつ手動で調整する手間が省けるうえ、後から修正が必要になった場合も効率的に対応できるため、作業時間の短縮が可能になるのです。
（5）配置をそろえる
5つ目のコツは、配置をそろえることです。
スライド内のテキストや画像の配置が揃っていると視覚的に整った印象を与え、資料が見やすくなります。一方で、配置がバラバラだと読み手が情報を追いづらく、内容が適切に伝わらない可能性があるため注意が必要です。
具体的には、重要度の高い要素が目立つ配置にしたり、文章同士の間隔を均等に揃えたりすると効果的です。PowerPointの「配置」機能や「ガイド線」を活用すると、簡単に均一な配置ができるようになります。
（6）視線の動きに合わせて配置する
6つ目のコツは、視線の動きに合わせて配置することです。
資料を効果的に作成するためには、読み手が自然に視線を動かす方向を意識することが重要です。たとえば、視線がスライド上で「Z」の形を描くように動く「Zの法則」と、視線がスライド上で「F」の形を描くように動く「Fの法則」が役立ちます。
上図のように、それぞれの視線の動きに合わせて伝えたい情報を配置することで、読み手はスムーズに内容を把握しやすくなります。
（7）余白を多めに設定する
7つ目のコツは、あえて余白を設定することです。
余白が適切に確保されていると、視覚的に整理された印象を与え、情報をより把握しやすくなります。一方で、余白が少なく情報が詰め込まれていると、読み手の負担となり重要なメッセージが埋もれてしまう可能性があるのです。
また、余白は均等に設定することで、読み手の視線の動きを最小限に抑えることが可能です。具体的には、選択したオブジェクトを右クリックし、【配置とサイズ】から余白を調整できます。
（8）図の作成にはSmart Art機能を使う
8つ目のコツは、Smart Art機能を使って図を作成することです。以下でその手順をご紹介します。
- Smart Artのアイコンをクリックする
- 使いたいフレームを選択する
- テキストを入力する
まず、上のタブの＜挿入＞をクリックし＜Smart Art＞のアイコンをクリックします。
次に内容に合わせて、使いたいフレームや図形を選択します。
最後に該当箇所にテキストを入力します。
このようにSmart Artを活用すると、視覚的にわかりやすいスライドを簡単に作成できるのです。
（9）グラフを目的によって使い分ける
9つ目のコツは、グラフを目的によって使い分けることです。数字を用いることで説明の「信頼性」が高まるため、各グラフの役割を理解した上で、最適なグラフを活用しましょう。
- 棒グラフ
- 帯グラフ
- 折れ線グラフ
- 散布図
- 円グラフ
- レーダー
項目間の数量の大小や、時間経過による数量の変化を比較するのに役立ちます。
（例）施策Aと施策Bの売上比較
全体を構成する内訳の割合が、項目間や時間経過でどのように変化したかを比較するのに役立ちます。
（例）製品カテゴリごとの市場占有率の推移
時間や順序に沿った連続的な変化の傾向や、複数のデータの変化の推移を示します。
（例）過去5年間の株価の変動
二つの異なる変数間の相関関係の有無や強さを示すのに役立ちます。
（例）広告費用と売上高の関係
構成比を視覚的に把握するのに役立ちます。
（例）アンケート回答者の年齢層の割合
複数の評価項目における一つの対象のバランスや得意・不得意を、他の対象と比較して示すのに役立ちます。
（例）自社製品と競合製品の評価
このように、どのグラフを活用するかによって聞き手に与える印象が変わるため、内容によって使い分けることが重要です。
【必見】パワーポイントの共有・管理に最適な方法
以下では、パワーポイント資料を有効活用する方法をご紹介します。
パワーポイントで作成した資料を活用するには、メンバーへ簡単に共有でき、いつでも見返せるよう管理する必要があります。しかし、ファイルストレージに保管すると、どこに何のファイルを格納しているのか把握できず、共有したり必要な資料を探したりするのが困難です。
そこで、「簡単に資料を共有でき、必要な情報へすぐにアクセスできるツール」を導入しましょう。とくに、高精度の検索機能が備わっていれば、膨大な資料の中からすぐに目的の情報を探し出せます。
結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に資料を共有でき、超高精度の検索機能で即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、「記事」にパワポ資料を添付するだけで共有できるほか、AIが資料を要約できるので、概要を理解するのも容易になります。また、ファイルの中身まで検索可能な「ファイル内検索機能」や“上司に質問するように探せる”「自然言語検索」によって目的の資料がすぐに見つかるのです。
社内のパワポ資料に即アクセス可能なツール『ナレカン』
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
簡単に内容を確認できる「プレビュー機能」
ここでは、ナレカンの「プレビュー機能」をご紹介します。
ナレカンの記事上にパワーポイントやWordなどで作成した資料を掲載すると、そのファイルのプレビューが自動で表示されます。これにより、ファイルを開かなくても内容を参照できるので、資料の確認時間を短縮できます。
このように、ナレカンにはプレゼン資料の共有を効率的にする機能が搭載されているのです。
パワーポイントでの資料作成のコツまとめ
これまで、パワーポイントでの資料作成のコツや、資料の共有・管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。
パワーポイントでの資料作成では、デザインを工夫して読み手に負担をかけないことが最も重要です。しかし、わかりやすい資料を作成しても、後からすぐに見返せる仕組みが整っていなければ、活用されないまま放置されてしまいます。
そこで、「作成した資料を適切に共有・管理し、必要な時にすぐにアクセスできるツール」を導入すべきです。とくに、添付ファイル内まで検索できるツールであれば、欲しい情報をすぐに探し出せます。
結論、パワポ資料の管理には、社内のあらゆる情報を簡単に共有・管理でき、AIを活用した検索機能で目的の情報がすぐに見つかる『ナレカン』が最適です。
無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイント資料を効果的に活用しましょう。
