業務効率化は何から始めるべき？成功事例5選と最適な打ち手の選び方
業務効率を確実に上げるには、解決したい課題を特定したうえで「どのような施策をすべきか」を考えていく必要があります。そのためには、実際の成功事例から自社に活かせるポイントを見つけるのが有効です。
また、実際の成功事例だけでなく業務効率化の具体的な方法も知りたいという担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化の成功事例5選と施策タイプを中心に解説します。
- 業務効率化に効果的な方法を知り、自社にも取り入れたい
- 他社事例を参考に、自社で活かせるポイントを見つけたい
- 自社でも業務効率化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社の課題解決へつながる業務効率化の成功事例が見つかるほか、実践にあたっての具体的な方法も分かります。
目次
おもな業務効率化の施策は5タイプ
おもな業務効率化の施策は以下の5つのタイプがあります。
| 詳細 | |
|---|---|
| ナレッジ共有型 | 業務マニュアルの作成や、情報の一元化によって、知識やノウハウを組織全体で共有する施策です。担当者が変わっても同じ品質で業務を進められるため、教育コストの削減や引き継ぎの円滑化につながります。 |
| 自動化型 | マクロやRPAなどを活用し、定型業務を自動化する施策です。手作業を減らすことで、作業時間の短縮・ヒューマンエラーの防止が可能になります。結果として、従業員はより付加価値の高い業務に集中できます。 |
| 業務プロセス改善型 | 現状の業務フローを可視化し、不要な工程や負荷の偏りを見直す施策です。業務の増減は感覚ではなく、「各業務がどのような成果・影響を持つか」を基準に判断する必要があります。根本的な流れを改善することで、持続的な効率化が実現するのです。 |
| ITツール導入型 | 情報共有ツールや業務管理システムを導入し、データを一か所に集約する施策です。紙・メール・Excelに分散した情報を統合することで、属人化や更新漏れを防げます。 |
| AI活用型 | AIを活用して、データ分析や文書作成、問い合わせ対応などを効率化する施策です。たとえば、生成AIを活用すれば、議事録の作成時間を短縮できます。また、単純作業だけでなく、データ分析をして意思決定支援まで担える点も特徴です。 |
以上の業務効率化の施策5タイプを参考に、自社が実施すべき施策を検討しましょう。
業務効率化の成功事例5選
以下では、業務効率化の成功事例を5選ご紹介します。日々の業務負担を解消するためにも、成功事例を自社でも積極的に実践しましょう。
事例1｜ナレッジ共有で業務効率化
こちらはナレッジ共有で業務効率化に成功した事例です。
株式会社白崎コーポレーションはリサイクル事業や緑化事業を展開する企業です。当社ではナレッジが属人化しやすいという課題があったため、SFA（営業支援ツール）を導入して情報を1か所に集約しました。
その結果、課題だったナレッジの属人化が解消され、担当者が変わった場合でもスムーズな情報共有が可能になったのです。また、日々の営業データをSFAに蓄積したことから、各社員の特性も把握できるようになりました。
事例2｜自動化ツールで業務効率化
引用：三井住友海上公式サイト
こちらは自動化ツールで業務効率化に成功した事例です。
三井住友海上火災保険株式会社はさまざまな保険サービスを取り扱う企業です。当社では従業員が長時間労働になりやすい課題があったため、RPA（ロボットによる業務プロセスの自動化）やエクセルVBA（エクセルの自動化）といった対策をしました。
その結果、ひと月あたりおよそ1,200時間の労働時間が削減でき、業務全体の負担が大幅に解消されたのです。
事例3｜環境整備で業務効率化
こちらは環境整備で業務効率化に成功した事例です。
株式会社ブリヂストンはタイヤなどの自動車用品を製造する企業です。当社では現場の課題や要望を積極的に吸い上げながら、従業員がより働きやすい環境を作っています。
たとえば、所定労働時間を30分削減したりテレワーク制度を導入したりと、働き方そのものを効率化しているのです。その結果、従業員のストレスが大きく軽減され、仕事のクオリティもアップしました。
事例4｜ITツールで業務効率化
こちらはITツールで業務効率化に成功した事例です。
株式会社いちやまマートは山梨・長野両県でスーパーマーケットを展開する企業です。当社では本社と店舗間における情報伝達のスピード不足や、資料ごとに要点がばらつくことによる伝達精度の低さ、さらに電話問い合わせの多さといった課題を抱えていました。
そこで、記事形式で社内情報を記録・共有できるITツールの「ナレカン」を導入しました。通達や商品ポップの更新情報をすべてツール上に集約し、「まずはナレカンを確認する」という運用を徹底することで、情報がメールや電話に分散するのを解消したのです。
さらに、AI要約機能で長文資料の要点を自動抽出することで、伝達精度が向上しました。既読・未読も可視化できるため、未確認店舗に絞ってフォローが可能となり、巡回や確認作業の無駄も削減されています。
事例5｜AIで業務効率化
こちらはAIで業務効率化に成功した事例です。
株式会社星野リゾートは、国内外で72の施設を展開する総合リゾート運営企業です。同社では、電子メール業務において、5000を超えるメールテンプレートから適切な文面を探し出す必要があり、新人オペレーターが対応に時間がかかることが課題でした。
そこで、生成AI搭載のオペレーター支援ツールを導入し、検索機能やAIによる自動文生成を利用することで、新人オペレーターでも短期間で戦力化されるようになったのです。
業務効率化におすすめのITツール
ここでは、業務効率化におすすめのITツールをご紹介します。労働時間を省きつつ業務の質を上げるには以下のツールが効果的です。
| ツール名 | 効果 |
|---|---|
| タスク管理ツール |
タスクの進捗状況を常にリアルタイムで把握できます。 |
| 勤怠管理ツール |
出退勤の打刻や給与計算にかかる負担が軽減されます。 |
| RPA |
ロボットにより、あらゆる業務プロセスが自動化されます。 |
| チャットツール |
社内外問わず円滑なコミュニケーションを図れます。 |
| Web会議ツール |
移動時間や会議スペースを確保する必要がなくなります。 |
| ナレッジ管理ツール |
社内の知見や情報を一元化し、業務効率化や属人化の解消に役立ちます。 |
上記のうち、とくにあらゆる情報が一元化される”ナレッジ管理ツール”であれば、社内の情報共有に困ることがなくなります。また、「検索性」に優れたツールだと業務効率化に大きく貢献するのです。
【担当者必見】社内情報を一元化し業務をスムーズにするツール
以下では、社内情報を一元化し業務をスムーズにするツールをご紹介します。
社内の情報がバラバラになっていて、目的の情報を検索しづらい状態を放置すると、必要な情報を探すのに無駄な時間を使ってしまいます。また、情報が見つからなければ、再度調べて資料を作り直す手間が発生します。
こうした状態だと、フォルダ整理やルール徹底だけでは分散した情報を横断的にすばやく探し出すことは困難です。また、多機能で複雑なツールを導入しても、操作が定着しなければかえって教育コストが増え、非効率になってしまいます。
そのため、社内情報を一元化でき、かつ誰でも直感的に必要な情報へアクセスできるツールを選ぶことが重要です。とくに「検索性の高さ」と「使いやすさ」を両立しているツールであれば、全社的な業務効率化が実現できます。
「ナレカン」であれば、あらゆる情報を記事形式で管理し、誰でも簡単に編集・閲覧可能です。また、画像やファイル内も含めた超高精度な検索機能を備えているので、膨大な情報を扱うチームに最適なツールと言えます。
超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンで目的の情報にアクセスする方法
ナレカンでは、記事のタイトルや記事内のテキストだけでなく、添付されているファイルの文字まで検索できます。具体的には、検索窓にキーワードを入力して、[添付ファイル内も検索]を選択するだけです。
こうした超高精度な検索機能を備えているため、膨大な社内情報を管理する企業でも、誰でも同じ情報にすぐにたどり着ける環境を構築できるのです。
いつツールを検討すべき？導入判断の目安
以下は、「いつツールを検討するか」の判断目安です。具体的な課題が見えていないままツールを導入しても、十分な効果は得られないため、ツールは”最初の手段”ではなく、社内の構造課題が明確になったタイミングで検討する必要があります。
- 業務フローの改善だけでは限界を感じている
- 属人化解消が進まない
- 業務量が増え続けている
- 部署間の情報共有が滞っている
手順の整理や役割分担の変更をしても大きな効率化につながらない場合は、仕組みそのものの刷新が必要な段階に入っています。
情報やノウハウが個人の管理にとどまり、異動・退職時に引き継ぎが滞る状況は、組織全体の業務効率を低下させます。
膨大な業務量に現場が対応できず、残業やミスが増えている場合は、業務処理の仕組み自体を効率化する必要があります。
メールや口頭による部署間の情報共有が滞っていて、最新情報が共有されていない状態は、意思決定の遅れや二重対応の原因になります。
以上のような現場の努力だけでは解決できない構造的な課題が社内にある場合、ツール活用が有効です。ただし、目的を明確にせず導入すると形骸化する恐れがあるため、「何を解決するために導入するのか」を明確にしましょう。
3ステップ｜業務効率化の手順
ここでは、業務効率化の手順を3ステップでご紹介します。以下の手順を踏めば誰でもミスなく業務の負担を減らせます。
（1）現状の課題をすべて抽出する
まずは、現状の課題をすべて抽出しましょう。
たとえば、担当者が重複していたり特定の従業員に過度な負荷がかかっていたりする業務があれば、即座に担当者の振り分けや作業工数の見直しをすべきです。
また、課題を抽出すれば「優先して改善すべき業務内容は何か」も判断しやすくなり、業務の無駄を省くスピードもアップするのです。
（2）スケジュールを立てる
課題を抽出したらスケジュールを立てるのが重要です。
やみくもに作業を進めてしまうと、スケジュールに遅れがあってもすぐに気づけず、期日に間に合いません。しかし、あらかじめ期日までの作業スケジュールを立てれば、各工程の進捗を可視化でき、遅れが発生しても早い段階で軌道修正できます。
ただし、作業を詰め込み過ぎて期日までに終わらなければ意味がないので、スケジュールは必ず実現可能な範囲に設定しましょう。
（3）効果測定をする
最後に、業務効率化の効果測定をするのも必須です。
たとえば、作業時間を短縮できたとしても、その反動で業務の質が低下してしまう可能性があります。そのため、効率化の成果を検証し、「業務に支障が出ていないか」を必ず確認することが重要です。
以上のようなプロセスがあれば、業務を効率化したうえでの良い点・悪い点も明確になるので、さらなる改善につなげられます。
業務効率化の成功事例や施策タイプまとめ
ここまで、業務効率化の成功事例や施策タイプを中心に解説しました。
業務効率化の成功事例としては、ナレッジ共有によって情報管理の属人化を解消したり、作業を自動化して労働時間を短縮したりといったものがありました。また、5つの施策タイプがありますが、なかでもITツール導入型は社内の情報共有を円滑にするのに有効です。
とくに、社内の情報がすべて一元化される”ナレッジ管理ツール”を使えば、組織内のやりとりも円滑になります。ただし、複雑なツールでは教育コストがかかるので「ITリテラシーが低くても直感的に使いこなせるツール」を選定すべきです。
結論、業務効率化にはメールを使える方なら迷わず利用できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、業務効率化を促進しましょう。
