【必見】業務効率化の成功事例5選！役立つアイデアも紹介
業務効率を確実に上げるには、解決したい課題を特定したうえで「どのような施策をすべきか」を考えていく必要があります。そのためには、実際の成功事例から自社に活かせるポイントを見つけるのが有効です。
また、実際の成功事例だけでなく業務効率化の具体的な方法も知りたいという担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化の成功事例5選と役立つアイデアを中心に解説します。
- 業務効率化に効果的な方法を知り、自社にも取り入れたい
- 他社事例を参考に、自社で活かせるポイントを見つけたい
- 自社でも業務効率化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社の課題解決へつながる業務効率化の成功事例が見つかるほか、実践にあたっての具体的な方法も分かります。
目次
業務効率化の成功事例5選
以下では、業務効率化の成功事例を5つご紹介します。日々の業務負担を解消するためにも、成功事例を自社でも積極的に実践しましょう。
事例1｜ナレッジ共有で業務効率化
こちらはナレッジ共有で業務効率化に成功した事例です。
株式会社白崎コーポレーションはリサイクル事業や緑化事業を展開する企業です。当社ではナレッジが属人化しやすいという課題があったため、SFA（営業支援ツール）を導入して情報を1か所に集約しました。
その結果、課題だったナレッジの属人化が解消され、担当者が変わった場合でもスムーズな情報共有が可能になったのです。また、日々の営業データをSFAに蓄積したことから、各社員の特性も把握できるようになりました。
事例2｜自動化ツールで業務効率化
こちらは自動化ツールで業務効率化に成功した事例です。
三井住友海上火災保険株式会社はさまざまな保険サービスを取り扱う企業です。当社では従業員が長時間労働になりやすい課題があったため、RPA（ロボットによる業務プロセスの自動化）やエクセルVBA（エクセルの自動化）といった対策をしました。
その結果、ひと月あたりおよそ1,200時間の労働時間が削減でき、業務全体の負担が大幅に解消されたのです。
事例3｜環境整備で業務効率化
こちらは環境整備で業務効率化に成功した事例です。
株式会社ブリヂストンはタイヤなどの自動車用品を製造する企業です。当社では現場の課題や要望を積極的に吸い上げながら、従業員がより働きやすい環境を作っています。
たとえば、所定労働時間を30分削減したりテレワーク制度を導入したりと、働き方そのものを効率化しているのです。その結果、従業員のストレスが大きく軽減され、仕事のクオリティもアップしました。
事例4｜ITツールで業務効率化
こちらはITツールで業務効率化に成功した事例です。
中瀬社会保険労務士事務所は社労士事務所と保険代理店を運営している事務所です。従来「チャットツール」と「ファイル共有ツール」で情報管理をしていましたが、情報があとから見返しづらかったりアクセス性が悪かったりといった課題がありました。
そこで、情報を簡単に残せるITツールの「Stock」を導入したところ、過去の内容をスムーズに見返せるようになり、顧問先とのやりとりや業務の引継ぎにかかる手間も解消されたのです。
事例5｜AIで業務効率化
こちらはAIで業務効率化に成功した事例です。
株式会社星野リゾートは、国内外で72の施設を展開する総合リゾート運営企業です。同社では、電子メール業務において、5000を超えるメールテンプレートから適切な文面を探し出す必要があり、新人オペレーターが対応に時間がかかることが課題でした。
そこで、生成AI搭載のオペレーター支援ツールを導入し、検索機能やAIによる自動文生成を利用することで、新人オペレーターでも短期間で戦力化されるようになったのです。
業務効率化に役立つアイデア5選
ここでは、業務効率化に役立つアイデア5選をご紹介します。これまで業務を効率化するにあたり何をすべきか分からなかった方は必見です。
アイデア1｜業務フローを見直す
まずは、業務効率化のアイデアとして、業務フローを見直すことがあります。
業務フローを見直せば、現状の業務内容に過不足がないかを確かめられます。また、仮に特定のメンバーに負荷が偏っている場合には担当者を増やしたり内容を減らしたりといった対応もできるのです。
ただし、定性的な判断で業務を増やしたり減らしたりするのではなく、必ず「各業務がどのような影響を持つのか」を考慮しなくてはなりません。
アイデア2｜業務マニュアルを作成する
次に、業務マニュアルを作成するのも大切です。
業務マニュアルを作成すれば、担当者が変わった場合でも、同一のクオリティで作業が進められるうえ、新入社員への教育コストも削減できます。
ただし、マニュアルの情報は常に最新でなければ作業ミスが起こりかねないので、定期的に修正・更新をすべきです。
アイデア3｜アウトソーシングをする
アウトソーシング（外部委託）をするのも業務効率化に役立ちます。
アウトソーシングを活用することで、自社の従業員が担当すべき作業を削減でき、その分のリソースを他の重要な業務に振り向けることが可能になります。また、自社よりも専門性の高い人材・企業へ外注すれば成果物のクオリティも上げられるのです。
ただし、アウトソーシングにはコストが多くかかる場合もあるので、あらかじめ費用対効果を適切に判断しておきましょう。
アイデア4｜業務を自動化する
業務を自動化するのもアイデアのひとつです。
たとえば、作業が数クリックで完了するようにマクロを利用したり、RPAのような自動化ツールで資料を作成・共有したりといった方法が有効です。このような仕組みを整えれば、労働時間が無駄に長引く心配もありません。
また、労働時間が減れば仕事へのストレスも軽減されるので、従業員のモチベーションアップにもつながるのです。
アイデア5｜ITツールを導入・運用する
最後に、ITツールを導入・運用するのも業務効率化には不可欠です。
あらゆる情報を1か所に集約できるITツールを利用すれば、紙やメール、Word、Excelにありがちな”情報管理の属人化”を防げます。また、常にリアルタイムでのやりとりもできるため、情報更新が遅れる心配もないのです。
ただし、多機能なツールでは操作が複雑なものも多いことから、使い方を教える手間と時間がかかってしまいます。一方、のようなツールは、メールを使える方なら誰でも迷わず利用できるため、安心して導入できるのです。
業務効率化におすすめのITツール
ここでは、業務効率化におすすめのITツールをご紹介します。労働時間を省きつつ業務の質を上げるには以下のツールが効果的です。
| ツール名 | 効果 |
|---|---|
| タスク管理ツール |
タスクの進捗状況を常にリアルタイムで把握できます。 |
| 勤怠管理ツール |
出退勤の打刻や給与計算にかかる負担が軽減されます。 |
| RPA |
ロボットにより、あらゆる業務プロセスが自動化されます。 |
| チャットツール |
社内外問わず円滑なコミュニケーションを図れます。 |
| Web会議ツール |
移動時間や会議スペースを確保する必要がなくなります。 |
| ナレッジ管理ツール |
社内の知見や情報を一元化し、業務効率化や属人化の解消に役立ちます。 |
上記のうち、とくにあらゆる情報が一元化される”ナレッジ管理ツール”であれば、社内の情報共有に困ることがなくなります。また、「検索性」に優れたツールだと業務効率化に大きく貢献するのです。
【担当者必見】業務効率化を成功させるのに必須のツール
以下では、業務効率化に最適なツールをご紹介します。
社内で情報を検索しづらいと、社内チャットをスクロールして資料リンクを探したり、引き継ぎ資料が見つからずに都度作成し直したりする手間が生じます。とくに、社内の情報がチャット・メール・PCに散らばっていると、調べものだけで業務時間が圧迫されます。
そこで、「情報へのアクセス性の良いツール」に社内情報を一元化すると、情報を探す時間が削減され、業務効率化が実現できます。ただし、多機能で複雑なツールを選定しまうと、教育コストがかかりかえって非効率になりかねません。
そのため、「誰でも欲しい情報に一発でアクセスできるツール」が求められるのです。結論、自社の業務効率化には、超高精度の検索機能で誰でも必要な情報を即座に取り出せるナレッジ管理ツール一択です。
ナレカンは、メールを使える方なら誰でも使いこなせる操作性を備えているうえ、「AI検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、全社員が確実に情報を見つけられ、業務効率化に貢献するのです。
超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
3ステップ｜業務効率化の手順
ここでは、業務効率化の手順を3ステップでご紹介します。以下の手順を踏めば誰でもミスなく業務の負担を減らせます。
（1）現状の課題をすべて抽出する
まずは、現状の課題をすべて抽出しましょう。
たとえば、担当者が重複していたり特定の従業員に過度な負荷がかかっていたりする業務があれば、即座に担当者の振り分けや作業工数の見直しをすべきです。
また、課題を抽出すれば「優先して改善すべき業務内容は何か」も判断しやすくなり、業務の無駄を省くスピードもアップするのです。
（2）スケジュールを立てる
課題を抽出したらスケジュールを立てるのが重要です。
やみくもに作業を進めてしまうと、細部にこだわりすぎて期日に遅れる恐れもあります。しかし、あらかじめ「〇日以内に完了させる」のようなスケジュールを立てれば目標期日からの逆算ができるので、作業に無駄な工数をかける心配もなくなるのです。
ただし、作業を詰め込み過ぎて期日までに終わらなければ意味がないので、スケジュールは必ず実現可能な範囲に設定しましょう。
（3）効果測定をする
最後に、業務効率化の効果測定をするのも必須です。
たとえば、作業時間を短縮した反動で業務の質が低下してしまう可能性もあります。そのため、必ず効率化の効果測定をして「業務に支障がなかったか」を確認すべきなのです。
以上のようなプロセスがあれば、業務を効率化したうえでの良い点・悪い点も明確になるので、さらなる改善につなげられます。
業務効率化の成功事例やアイデアまとめ
ここまで、業務効率化の成功事例やアイデアを中心に解説しました。
業務効率化の成功事例としては、ナレッジ共有によって情報管理の属人化を解消したり、作業を自動化して労働時間を短縮したりといったものがありました。
また、社内の情報がすべて一元化される”ナレッジ管理ツール”を使えば、組織内のやりとりも円滑になります。ただし、複雑なツールでは教育コストがかかるので「ITリテラシーが低くても直感的に使いこなせるツール」を選定すべきです。
結論、業務効率化にはメールを使える方なら迷わず利用できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひを使って、業務効率化を促進しましょう。
