ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

仕事で発生する課題への対策や結論を出すためには「会議」が欠かせません。活発な会議は、建設的な合意形成や意思決定のスピードを向上させることができます。 一方、定例として実施される会議に生産性がなく「いらない会議」になりつつある環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、いらない会議に共通する特徴と対策法を中心にご紹介します。 いらない会議の特徴を教えてほしい いらない会議が多いが改善する方法が分からない 無駄な会議のストレスを解消するツールを知りたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、「いらない会議」を改善するためのヒントを得られ、自社に活用できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【要注意】いらない会議の特徴4選1.1 (1)会議の時間が長すぎる1.2 (2)意思決定がなされない1.3 (3)不要なメンバーが参加している1.4 (4)情報共有のためだけに開かれている2 いらない会議を改善する対策とは2.1 必要なメンバーだけを招集する2.2 アジェンダを事前に準備する2.3 議事録を作成する2.4 情報共有ツールを活用する3 【イライラ解消】無駄な会議の悩みを解決する情報共有・管理ツール3.1 会議のための資料作成が不要になるツール「ナレカン」4 会議の改革に成功した企業事例2選4.1 トヨタ自動車株式会社4.2 カルビー株式会社5 いらない会議がもたらす悪影響とは5.1 メンバーの作業効率が落ちる5.2 課題解決が進まない6 いらないと感じる会議の特徴と対策まとめ 【要注意】いらない会議の特徴4選 ここでは、いらない会議に共通する特徴4選を解説します。以下の特徴に当てはまっている場合は業務効率を大きく低下させている可能性があるため要注意です。 (1)会議の時間が長すぎる いらない会議の特徴に会議自体が長すぎることが挙げられます。 会議が必要以上に長くなるほど、メンバーの集中力の低下も避けられません。はじめは活発に議論されていても、時間が経つにつれメンバーの集中力低下が原因となって積極的な発言ができなくなり、生産性の低い会議になってしまいます。 また、会議が長すぎると拘束時間が増えるため、メンバーにストレスがかかる点も把握しておきましょう。そのため、議題は一会議1つにしたり事前に会議の時間を決めたりすると、短い時間で生産性のある会議を実現できます。 (2)意思決定がなされない 意思決定がなされない会議はいらない会議になりがちです。 意思決定は会議において最も重要な目的の一つと言えます。会議では、参加メンバーのさまざまな視点からの意見交換によって意思決定がされることで、今後のプロジェクトの進め方や業務の方針を策定できるからです。 しかし、意思決定がなされない会議では「何のための会議なのか」と目的が曖昧なまま参加するメンバーも出てしまうのです。そのため、会議を開く際は、会議の目的をメンバーで共有し、次のアクションに繋がる会議にする必要があります。 (3)不要なメンバーが参加している 不要なメンバーが参加していることもいらない会議の特徴です。 関係のない社員の参加は、本人の時間を浪費させるだけでなく、いたずらに意見が多くなり会議の進行を妨げる可能性もあります。また議論が活性化するとは限らず、一部の人のみが発言する状況に陥る場合もあります。 本当に必要なメンバーだけに絞ることで、議論が活性化し、意思決定もスムーズになります。やむを得ず大人数になる場合は、事前に意見を集約し代表者が発表するなどの工夫をしましょう。 (4)情報共有のためだけに開かれている 情報共有のためだけに開かれる会議は今すぐに改善しましょう。 情報共有だけの会議では、発信者以外は「聞くだけ」の受け身の姿勢になりがちです。積極的な意見交換がされにくいうえ、日常的な情報共有不足に陥る恐れもあります。 そのため、議論が必要なときは会議の開催が有効ですが、情報共有や報告のみの場合はITツールを使うことで、効率よく情報共有・管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ いらない会議を改善する対策とは ここでは、いらない会議を改善する具体的な対策について解説します。以下の対策を全社で浸透させ、生産性のある会議の実現を図りましょう。 必要なメンバーだけを招集する いらない会議を改善するには、必要なメンバーだけを招集しましょう。 プロジェクトに直接関わるメンバーのみで会議を開くことで、少数精鋭の活発な議論が生まれやすくなります。参加人数が絞られるので、会議を傍観するメンバーが発生せず、より良い合意形成とスピーディーな意思決定に貢献します。 また、会議を開く前に、メンバーを招集する側のリーダーも会議のテーマや目的を明確にイメージし、必要なメンバーを過不足なく招集して会議を開くようにしましょう。 アジェンダを事前に準備する アジェンダ（議題をまとめた資料）の事前準備もいらない会議の改善に有効です。 会議を進める前に、今回の会議テーマと目標を準備しておけば、議論したい最重要のアジェンダを絞ってメンバーに発問できるだけでなく、メンバー間で目指すべき最終的なゴールの明確化にも繋がります。 また、アジェンダを事前に共有しておけば、各メンバーは会議が始まる前に会議内容の理解を深められます。そのため、会議が開かれてからすぐに意見交換が始められるので、生産性のある会議が期待できるようになります。 議事録を作成する 議事録の作成はいらない会議の改善に役立ちます。 議事録を作成・共有することで、会議での決定事項や議論の経緯を正確に記録するだけでなく、関係者全員が同じ認識を持つことができます。とくに複数の関係者が関わる業務では、情報の食い違いを防ぎ、スムーズな実行につなげるうえで重要です。 また、定期的な会議であれば、議事録が次回の会議の振り返り資料としても機能します。そのため、会議のたびに同じ議論を繰り返すことを防ぎ、継続的な改善と意思決定の質の向上が期待できるのです。 情報共有ツールを活用する 情報共有ツールを活用し、会議の生産性を上げることも有効です。 会議を開くたびに、資料の印刷・配布や準備のための工数が発生し、非効率な状態になっている組織は少なくありません。とくに、事前にアジェンダを共有できていなかったり、会議後の内容が関係者にうまく伝わらなかったりすると、会議の意味が薄れます。 そのため、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを活用して、会議前にアジェンダや資料を事前共有したり、参加していないメンバーへのスムーズな共有を促進したりしましょう。 以上のように、ナレッジを「蓄積・活用できる状態」にしておくことで、会議の回数そのものを減らせるだけでなく、短時間で中身のある会議ができるので、大きな効果が期待されるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【イライラ解消】無駄な会議の悩みを解決する情報共有・管理ツール 以下では、無駄な会議の悩みを解決するツールをご紹介します。 いらない会議が常態化していると、社員の稼働が圧迫され、本来の業務時間が削られるといった問題が生じます。また、会議のための資料作成に時間を取られていると、生産性の低い「手段のための仕事」が常態化してしまいます。 そこで、情報共有や資料配布をナレッジ管理ツール上で完結すれば、社員が会議前に自分で内容を把握できて、会議が議論や意思決定に集中した意味のある時間になります。ただし、ツールが属人的だったり、検索性が低いと、情報を探す手間がかえって増えてしまいます。 結論、無駄な会議をなくすためには、誰でも使いやすく、情報が一元化できるナレッジ管理ツールツール「ナレカン」 一択です。 社内の情報を集約・検索・共有できるため、定例会議や進捗共有会の目的をツール上で代替できます。また、資料作成をその場で共有可能なフォーマットで蓄積できるので、「資料をつくるための時間」や「話を聞くだけの会議」を減らせるのです。 会議のための資料作成が不要になるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の改革に成功した企業事例2選 以下では、会議の改革に成功した企業を2社ご紹介します。無駄な会議を減らした事例を知りたい方は必見です。 トヨタ自動車株式会社 引用：トヨタ自動車株式会社のトップページ トヨタ自動車では、労働生産性向上のために、会議を30分以内としています。 その結果、会議が始まると同時に本質的な議論ができ、効率的な情報交換と合意形成を可能としています。この「会議は30分まで」のルールは厳格に守られており、トヨタ社の習慣として社内に浸透しています。 また同社は、無駄な資料作成や根回しを禁止だけでなく、無駄な会議を開くこと自体を禁止しています。このように徹底したムダの排除することで、会議の効率的な運営を実現しています。 参考：Dolly Blog｜【完全解説】トヨタの会議は30分。GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術（山本大平）。本の要約まとめ。 カルビー株式会社 引用：カルビー株式会社のトップページ 元カルビー社長の松本氏は、労働生産性向上のため「ノーミーティング、ノーメモ」を提唱し、会議と資料の削減を徹底しました。 「資料は1円も生まない」とし、経営指標もA4一枚に集約しました。また、口頭での説明を重視し、不要な会議や書類を減らすことで情報共有のスピードと質を高めています。 カルビーでは、「会議を開くこと」自体を目的とはせず、「どう実現するか」という具体的なアクションこそが重要視しています。無駄な会議や書類作成といった業務を徹底的に排除し、合理的に物事を進めるという考え方が、同社の文化として深く浸透しています。 参考：PRESIDENT Online（プレジデントオンライン）｜なぜ、カルビーは「会議不要、資料不要」なのか 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ いらない会議がもたらす悪影響とは ここでは、いらない会議がもたらす悪影響について解説します。習慣化された不要な会議は、以下の弊害が生じる危険性を常に抱えています。 メンバーの作業効率が落ちる いらない会議がもたらす悪影響のひとつにメンバーの作業効率低下が挙げられます。 会議は各メンバーの時間を割いて開くので、自身のタスクを中断する必要があります。いらない会議によって拘束される時間が増えれば、当然各メンバーの仕事を進める時間は失われていきます。 結果として、会議の時間が長引いた影響からタスクを完了するために残業しなければならず、本来のタスクに充てる時間が取れなくなるほか、メンバーの士気が低下する原因にも繋がります。 メンバーのモチベーションを維持して生産性を上げるためにも、形式的な「いらない会議」からいち早く脱却する必要があるのです。 課題解決が進まない いらない会議が常態化すると、自社の課題解決も進まなくなってしまいます。 会議の目的が曖昧になった形式的な会議では、課題を解決する活発な議論も生まれにくく、課題の原因に対しての的確なアプローチも難しくなります。結果として、課題を解決できない状態が続いてしまうのです。 組織が抱える課題を解決するには、会議で活発な意見交換を行い、解決策を見出さなければなりません。そのため、業務報告や情報共有だけの形骸化した会議を廃止し、課題解決に向けた会議を実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ いらないと感じる会議の特徴と対策まとめ ここまで、いらないと感じる会議の特徴と対策を中心に解説してきました。 必要以上に時間がかかり積極的な意見交換が行われない「いらない会議」は不必要な残業を発生させるだけでなく、メンバーの士気低下にも繋がります。そのため、会議の目的を各メンバーが理解できるように事前に情報を共有したり、議事録をいつでも振り返れたりする環境が重要です。 さらに、具体的な対策として必要なメンバーのみを招集したり、アジェンダを事前に作成したりといった方法が挙げられます。また、会議に関わる情報共有・管理を効率化させるには「情報共有ツール」を使い、全社で有意義な会議にするべきです。 したがって、アジェンダの共有から議事録の管理までを的確に行い、いらない会議を改善するためには、社内の議事録や資料を一元的に管理・共有が可能な情報共有ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、いらない会議の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

新たなアイデアを出し合ったり、議論を深めたりする会議は、企業が成長していくうえで必要不可欠です。一方で、長時間の会議は参加メンバーの業務時間を削り、会社全体の生産性を下げる恐れがあるので、避けなければなりません。 しかし、「短時間で結論がまとまらず、会議が長引いてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、長い会議の原因や対策方法を中心に解説します。 会議が長いが解決策が分からない 会議に最適な時間を教えてほしい 長い会議を効率化するおすすめツールを知りたい という方は今回の記事を参考にすると、会議時間を短縮して、より効率的に議論を深める方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議が長くなる4つの原因1.1 （1）参加人数が多すぎる1.2 （2）無駄な会議を開催している1.3 （3）タイムスケジュールが曖昧1.4 （4）会議の目的とゴールを設定していない2 長い会議を防ぐための対策4選2.1 （1）会議の目的を明確にする2.2 （2）リモートで会議をする2.3 （3）事前に資料を共有する2.4 （4）終了時間を決めておく3 会議に最適な時間とは4 【長い会議にサヨナラ】会議時間の短縮を実現する方法とは4.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」5 無駄に長い会議で起こる3つの悪影響5.1 （1）労働時間が長くなる5.2 （2）人件費が増加する5.3 （3）生産性が低下する6 長時間の会議による原因や対策まとめ 会議が長くなる4つの原因 以下では、会議が長引いてしまう4つの原因を解説します。長い会議で生産性を下げないために、原因を確認しましょう。 （1）参加人数が多すぎる 会議が長くなる原因の1つ目は、参加人数が多すぎることです。 会議に参加するメンバーが多ければ、その分さまざまな意見がでてくるので、結論をまとめるのに時間がかかってしまいます。 また、参加メンバーが多いと議論が活性化すると考えられるかもしれませんが、特定の人だけが発言しているケースも多いです。したがって、発言しないメンバーにとっては、「他のタスクに費やせたはずの無駄な時間」が生まれてしまいます。 そのため、会議には必要な人だけを呼びましょう。また、どうしても参加人数が多くなる場合は、「部門ごとに意見をまとめて代表者が発表する」などの事前準備を徹底するべきです。 （2）無駄な会議を開催している 会議が長くなる原因の2つ目は、無駄な会議を開催していることです。 重要性が低い会議が乱立すると、本来業務に割く時間が会議に圧迫されてしまいます。重要性が低い会議の例としては、「売上報告や連絡事項の確認のみをおこなう会議」が挙げられます。 結論、顔を突き合わせて議論する必要のない場合は、文面で情報共有をして、個々人が確認するようにしましょう。その際に、メールを使うと必要な情報が流れてしまうため、「ナレカン」のような情報を残しやすいツールを使うべきです。 （3）タイムスケジュールが曖昧 会議が長くなる原因の3つ目は、タイムスケジュールが曖昧になっている点です。 会議の終了時刻を明確にしていなければ、結論が出るまで話し合いを続けてしまいます。また、議題ごとに時間の目安がないと、ひとつの議題に対して必要以上に時間がかかり、他の議題を十分に検討できないこともあるのです。 したがって、事前に会議のタイムスケジュールを作成して、メンバー内で共有しておきましょう。タイムスケジュールに沿って進行できれば、終了時刻に会議を終えられるので、各メンバーの本来の業務へ支障をきたしません。 （4）会議の目的とゴールを設定していない 会議が長くなる最後の原因は、会議の目的とゴールを設定していない点です。 会議の目的は「なぜこの会議を開くのか」という理由であり、ゴールは「この会議で何を決めるのか」という具体的な目標です。目的が不明確だと議論の方向性が見えず、ゴールが定まっていないと時間だけが過ぎてしまいます。その結果、得たかった成果が得られないといった事態に陥ってしまいます。 したがって、会議が長引くのを防ぐためには、会議の目的とゴールを明確に設定し、事前に参加者全員に共有することが不可欠です。その結果、議論の焦点が定まり、時間内に具体的な成果を出すことが可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 長い会議を防ぐための対策4選 以下では、会議を長引かせないための解決策を4つ紹介します。会議時間の無駄を減らすために、必ず確認しましょう。 （1）会議の目的を明確にする 会議を長引かせないための解決策の1つ目は、会議の目的を明確にすることです。 会議で「最終的に何を決めるのか」が不明確だと、参加者は出席する意義を見出せず、会議を退屈に感じやすくなります。また、会議の目的が分からないままでは、意見やアイデアを持ちづらいため、活発な意見交換の場とはなりません。 したがって、事前に「会議の目的やゴールを記したアジェンダや資料」を共有しておく必要があります。前もって会議のゴールを把握できれば、疑問点や自身の意見などを事前に準備して会議に臨めるのです。 とくに、効率的で活発な会議ができている組織は、「ナレカン」のような検索性に優れた情報共有ツールを使って、会議に必要な資料を共有しています。 （2）リモートで会議をする 会議を長引かせないための解決策の2つ目は、リモートで会議をすることです。 リモート会議をすれば、移動や資料印刷にかかる時間の短縮が可能になります。また、リモート会議は場所を選ばないため、隙間の時間に入れやすく、業務時間を効率的に使えるのです。 このように、対面会議を減らして「時間や場所の柔軟性が高いリモート会議」を取り入れることで、会議の前後にかかる時間を短縮できます。 （3）事前に資料を共有する 会議を長引かせないための解決策の3つ目は、事前に資料を共有することです。 全メンバーに会議内容への理解を深めてもらうには、会議資料が欠かせません。しかし、何枚もの資料を作成すると、資料説明に時間がかるうえ、聞き手側も情報が多すぎて処理しきれなくなってしまうのです。また、紙の資料は共有しづらく、印刷に手間がかかります。 そのため、重要なポイントを簡潔にまとめた会議資料を、ツールを使ってデジタルで共有する必要があるのです。 （4）終了時間を決めておく 会議を長引かせないための解決策の4つ目は、終了時間を決めておくことです。 開始時間と合わせて終了時間を設定し、定時内での終了を意識しましょう。終了時間を設定することで、会議のタイムスケジュールも定まり、話し合うべき事項の優先順位も明確になるため、スムーズに会議を進行することができます。 また、終了時間を決めたら、ファシリテーターが時間を見て会議を進め、原則として延長は避ける必要があります。時間内で結論を出す習慣をつけるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議に最適な時間とは 会議では、長時間を費やせば良い意見やアイデアが出てくるわけではありません。そこで、会議をする際は、最適な時間帯や長さを意識してみましょう。 一般的に、会議は午前中に行うのが効果的だと言われています。株式会社Biz Hitsが全国の男女500人を対象に「仕事の効率が上がる時間帯に関する意識調査」を実施したところ、 66.6%が「午前中が最も仕事の効率が上がる」と回答しました。 また、重大な議題を扱うために会議が2時間以上行われる場合もありますが、人が集中力を持続できるのは最大で90分である点に注意する必要があります。 結論として、会議はメンバーの仕事の効率が上がりやすい時間帯の「午前中」に、90分以内でおこないましょう。 参考：株式会社Biz Hits「仕事の効率が上がる時間帯に関する調査」 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【長い会議にサヨナラ】会議時間の短縮を実現する方法とは 以下では、会議時間の短縮を実現する方法を紹介します。 会議の時間を有効活用するには、何よりも「会議前の準備」が重要です。部門や部署内で会議に関連する情報を事前に共有することで、会議そのものの時間を短縮し、本来の業務に集中できるようになります。 そこで、会議の情報・資料をまとめて管理し、共有できる「ITツール」を活用して、スムーズな情報共有を実現しましょう。ただし、会議の資料などには機密性の高い情報が含まれる場合もあるため、誰がどの情報にアクセスできるかを細かく設定できるツールを選ぶことが大切です。 結論、会議時間の短縮のためには、「記事機能」により資料を瞬時に共有でき、ファイルやフォルダごとに「アクセス権限設定」が可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、会議の情報を簡単にまとめて共有できるだけでなく、「ファイル要約機能」を使えば、会議議事録の要点を自動でまとめられます。また、役職や部署、ユーザーに合わせてアクセスできる情報を設定できるため、安全に会議の資料を保管・運用することが可能です。 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無駄に長い会議で起こる3つの悪影響 ここでは、「無駄に長い会議で起こる、3つの悪影響」について説明します。会議が無駄に長いと、以下のような悪影響があるのです。 （1）労働時間が長くなる 悪影響の1つ目に、会議が無駄に長いと労働時間も長くなるリスクがあります。 なぜなら、会議のために業務時間を削らなければならないので、時間内に仕事が終わらなくなるのです。さらに、長時間労働によってワークライフバランスが崩れて、メンバーの精神的疲労にも繋がってしまいます。 そのため、会議に割り当てられる時間が増えるほど、会議以外の業務に支障をきたすという認識をもつことが重要です。 （2）人件費が増加する 悪影響の2つ目に、会議の時間が長いと、人件費の増加につながることが挙げられます。 なぜなら、会議に多くの時間が奪われると残業や休日出勤が増えるので、そのぶんの手当が必要になるからです。また、労働基準法37条は以下のように定めています。 労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない 労働基準法327条｜e-Gov法令検索 このように、無駄に会議が長いと企業は多くの人件費を負担しなければならないのです。 （3）生産性が低下する 悪影響の3つ目に、長時間の会議によって社内全体の生産性が低下する点があります。 長時間の会議は、集中力低下やストレスの要因になり、メンバーの会議への参加意欲は低下します。したがって、自身の意見を持たない・資料に目を通していないメンバーが増えて、議論が深まらず生産性の低い会議となるのです。 また、会議への拘束時間が長いほど本来業務に使える時間が減るので、「納期が遅れる」「タスクが終わらない」などの問題が起こり、社内全体の生産性の低下にもつながります。 以上のように、会議が長引くと、会議自体の生産性が低下するだけではなく、他の業務の能率も下げてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 長時間の会議による原因や対策まとめ ここまで、会議が長くなる原因や対策を中心に解説しました。 会議が長くなる主な原因は、「目的やゴール」「終了時間」「参加人数」が明確でないことにあります。会議に対する準備不足により、議論がまとまらず、無駄な時間が増えてしまうのです。 そのため、会議の効率を高めるには、事前に資料や情報を共有し、参加者間の認識をそろえておくことが不可欠です。なぜなら、議論に集中できる時間を確保することで、短時間でも結論を導き出しやすくなるからです。 したがって、自社で導入すべきなのは社内の会議資料や情報を一元管理でき、AIを活用し瞬時に必要な資料や情報にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、長い会議の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

働き方改革やテレワークの推進を受け、生産性の向上や労働時間の削減を目指し、会議の効率化を目指す企業が増えています。 しかし、未だに改善方法が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議を効率化できない原因や効率化するためのコツ、会議改革の事例を中心に解説します。 会議を効率化する方法が分からない 会議改革を実現した企業の例を知りたい 会議の効率化に最適なツールを教えてほしい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議を効率的に進められるようになるうえ、業務全体の効率化の実現にもつなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議の効率化が重視されている理由2 会議の効率化ができない3つの原因2.1 会議の目的があいまいになっている2.2 終了時間に制限がない2.3 参加人数を絞れていない3 会議を効率化するためのルール・ポイント5選3.1 ポイント1｜事前に資料を配布する3.2 ポイント2｜制限時間を定める3.3 ポイント3｜議事録を作成する3.4 ポイント4｜役割を決める3.5 ポイント5｜ITツールを導入する4 【必見】会議が効率化ができない悩みを解消するツール4.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」5 会議改革を実現した事例5.1 トヨタ自動車株式会社5.2 株式会社イノーバ5.3 株式会社フューチャーゲート6 会議を効率化できない原因や効率化するためのコツまとめ 会議の効率化が重視されている理由 会議の効率化が重視される理由として、時間的・金銭的コストの無駄を省く必要がある点が挙げられます。 長時間の会議が頻発すれば、メンバーの就業時間は削られ本業務の進捗が遅れてしまいます。就業時間内でやるべき仕事が完了しなければ残業代が発生するため、結果として時間的・金銭的コストが不必要にかさんでしまうのです。 したがって、一度に多くのメンバーの時間を拘束する会議は、とくに無駄な時間を短縮することが求められています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議の効率化ができない3つの原因 ここでは、会議の効率化ができない3つの原因を解説します。会議時間の短縮ができず悩む方は、自社が以下の原因に当てはまっていないか確かめましょう。 会議の目的があいまいになっている 会議を効率化できない原因のひとつとして、会議の目的があいまいになっている点が挙げられます。 会議を実施する明確な目的がなければ、参加者は会議に対して参加意義を見出せず、無駄な時間だと感じやすくなります。また、目的があいまいだと参加者が議論を深められず、会議時間が長引いたり結論が先延ばしになったりするのです。 したがって、限られた時間のなかで結論を下すには、事前に会議の目的やゴールを具体的に提示し、部署や部門内で共通認識をもつことが大切です。 終了時間に制限がない 会議の終了時間が曖昧になっており、効率化できないケースもあります。 明確に終了時刻が決まっておらず議論が冗長になれば、参加者の集中力を削ぎ深い議論ができず、会議の形骸化につながります。 さらに、各メンバーの業務時間を奪うため、別のタスクへ着手できません。結果として、メンバーの労働時間が長期化することにつながり、企業全体の生産性が低下してしまうのです。 参加人数を絞れていない 参加人数が絞れていない点も、会議の効率化を妨げる原因のひとつです。 会議への参加者が多いと、自身の意見を言いづらい雰囲気となったり、「誰かが発言してくれるだろう」と他人任せになったりします。そのため、ただ座って聞くだけのメンバーが増え、会議への参加意識も向上させられません。 また、メンバーの発言が活発な会議であっても、人数が多いために意見がまとまらない・話題が錯綜するなどのリスクがあります。したがって、決議までの工数がかかり会議に長時間費やす結果となってしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議を効率化するためのルール・ポイント5選 以下では、会議の生産性を高める方法について解説します。利益を伸ばしている企業は、以下の内容を実践して効率的な会議を進めているのです。 ポイント1｜事前に資料を配布する まず、会議の生産性を高めるには事前資料を配布する必要があります。 参加メンバーに向けて、事前に会議の目的や議題、内容を明確に記したアジェンダや資料を配布すれば、会議に対して全員が共通認識を持った状態となります。したがって、一人ひとりが意見をまとめたり、疑問点を解消した状態で会議に臨めたりするので、すばやく本題に入れて活発な議論の場を構築できます。 ただし、資料が多すぎると要点が理解しにくく、資料の説明に時間を費やさなければならなくなるため、必要最低限な情報を簡潔にまとめるように意識しましょう。 ポイント2｜制限時間を定める 会議に制限時間を定めることも大切です。 事前に制限時間を設けておけば、議論すべき内容が複数あった場合でも時間配分の目安を立てられるので、会議が冗長になりません。また、制限時間が明確化していれば、時間内で会議を終わらせるためにメンバーが事前準備をするといった副次的効果も期待できるのです。 たとえば、トヨタ自動車株式会社では「会議は原則、30分で設定する」というルールを運用しています。このように、会議時間を短く設定することで、すぐに本題を議論できる仕組みを作れるのです。 参考：東洋経済オンライン｜トヨタの会議が｢30分で終わる｣超合理的な理由 ポイント3｜議事録を作成する 議事録を作成することも、会議を効率的に進めるには重要なポイントです。 議事録の作成は、会議の内容と決定事項を正確に認識し、適切に振り返るために不可欠です。また、以前に作成した議事録を事前に共有することで、要点や目的の把握ができるため、スムーズに会議を始められます。 ただし、会議から時間が経過すると記憶が曖昧になり、内容の抜け漏れが生じたり、重要な補足事項を効果的に伝えにくくなったりします。議事録は会議後、早急に作成し、関係者に共有しましょう。 ポイント4｜役割を決める 参加者の役割を決めることも会議の生産性を高めるには欠かせません。 会議における参加者の役割を決めていないと議論がスムーズに進まず、結論までたどり着かない事態が発生します。したがって、以下の基本的な4つの役割にあたるメンバーを事前に決めておきましょう。 ファシリテーター ファシリテーターは、会議の進行役を担います。具体的には、参加者の発言を促す・アジェンダに沿って会議を進める・発言内容をまとめる、などの役割があります。 プレゼンター プレゼンターは、会議の議題について発表する役割を担います。また、担当する議題について参加者に理解してもらうための資料を作成し、配布します。 議長(意思決定者) 議長は決定権を持っており、議論の結果に対して結論を下す役割を担います。したがって、的確な判断力が必要です。 書記 書記は会議で出た意見をホワイトボードに板書する・議事録をとる役割を担います。出た意見を誰もが見やすい字ですばやくメモしましょう。 基本的な役割を事前に割り当てておけば円滑に会議が進められます。 ポイント5｜ITツールを導入する ITツールを導入し活用することも、会議の生産性を高める効果があります。 会議を円滑に進めるには、事前準備の段階で関連する情報や資料をまとめたり、メンバーに共有したりできる体制を整えることが欠かせません。そこで、ITツールを導入すれば「複数人で同時に確認」「メールで共有する手間を解消」できるので、会議の効率化につながるのです。 ただし、検索性の低いツールでは必要な情報を手に入れるのに、時間も手間もかかってしまいます。そこで、「ナレカン」のような社内の情報に瞬時にアクセスできる情報共有ツールを導入すれば、ストレスなく運用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】会議が効率化ができない悩みを解消するツール 以下では、会議の効率化ができない悩みを解消するツールを紹介します。 会議を効率化させるには、会議の目的や時間設定を明確にすることはもちろん、会議前後で共有すべき情報と会議で決める内容を定義し、適切に共有・管理することが求められます。そこで、会議情報を一括で管理・共有できる「ITツール」を活用し、効率的に情報共有をすべきです。 たとえば、「情報共有ツール」を使うと会議の資料を共有しやすく、過去の会議情報へもすぐに辿り着けるため探す手間が省けます。ただし、会議の議事録などには機密性の高い情報が含まれている場合もあるので、誰がどの情報にアクセスできるかを厳密に管理できるツールを使用しましょう。 結論、自社で導入すべきなのは、会議資料を瞬時に共有でき、ファイルやフォルダごとにアクセス権限を設定可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにはテキストはもちろん画像やファイルも残せるので、アジェンダや会議で使用したイメージ図や写真も記録することができます。また、役職やチーム、ユーザーに合わせてアクセスできる情報を設定できるため、安全に議事録を保管・運用することが可能です。 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議改革を実現した事例 ここでは、会議改革を実現した事例を紹介します。以下の事例を参考に対策を実行すれば、会議の無駄な時間を減らせる効果が期待できます。 トヨタ自動車株式会社 引用：トヨタ自動車株式会社のトップページ トヨタ自動車株式会社では、労働生産性を高めるため「会議は30分まで」と決められています。 会議時間を30分に制限することで、参加者は時間制約を意識して会議に臨むため、無駄話に費やす余裕がなくなります。そのため会議開始直後から本質的な議論ができ、スムーズに合意形成することが可能になります。 また同社では、会議でのムダな資料作成や根回しを禁止しています。このような徹底したムダの排除によって、会議での効率的な情報交換や合意形成を可能としているのです。 参考：Dolly Blog｜【完全解説】トヨタの会議は30分。GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術（山本大平）。本の要約まとめ。 株式会社イノーバ 引用：株式会社イノーバのトップページ 株式会社イノーバでは、会議終了後にアンケートを実施しています。 同社では、幹部向けに会議に対する評価アンケートを週次で配布し、会議の改善を促しています。11項目を5段階で評価することで、進行や準備が適切か見極めているのです。 アンケートは幹部だけでなく、ファシリテーターにも定期的に実施しています。 参考：「会議を変えれば会社が変わる」生産性を1.5倍向上させたイノーバ式会議術～会議前の準備(ルール・アジェンダ)編～ 株式会社フューチャーゲート 引用：株式会社フューチャーゲートのトップページ 株式会社フューチャーゲートでは、情報共有ツール「Stock」を導入し、会議の効率を高めています。 同社では元々、運用するECサイトの施策結果を蓄積するツールを探していました。そこで、Stockを導入したところノウハウが蓄積・共有しやすくなったうえ、社内会議の情報の記録もしやすくなり、あらゆる社内情報を一か所に集約できるようになりました。 このように、後から振り返りたい情報はITツールに記録すると、目的の情報を探しやすい体制を整えられます。 参考：Stock活用事例｜株式会社フューチャーゲート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議を効率化できない原因や効率化するためのコツまとめ ここまで、会議を効率化できない原因や効率化するためのコツを中心に解説しました。 会議が非効率となる原因は、目的や時間・参加人数が適切に決まっていないことで、多くの無駄な時間が発生している点にあります。そのため、事前資料の配布、制限時間・役割の設定、ツールの導入によって無駄な情報共有の時間を削減しなければなりません。 そこで、情報共有ツールを活用すれば会議に関する業務がスムーズになるうえ、関連する情報が一か所に集約されるので、会議準備における作業効率も高められます。ただし、「欲しい情報がすぐに見つけられるツール」でなければ、過去の情報を探すために時間も手間もかかってしまいます。 したがって、自社で導入すべきなのは社内の情報を一元管理でき、瞬時に検索・共有できる機能が備わったツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、会議の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

社内周知とは、業務に必要な情報を社内の関係者に伝えることを指します。社内周知が不徹底だと、情報の共有漏れが発生し、業務を円滑に進められません。 しかし、社内周知を徹底する具体的な方法がわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内周知を徹底する重要性・ポイントをご紹介します。 社内周知を徹底して意思決定に役立てたい 今すぐ使える例文を活用して、スムーズに社内周知を実施したい 社内周知の徹底を実現できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、社内周知のポイントを把握しつつ、業務の円滑化を図れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内周知を徹底する重要性とは1.1 業務を円滑に進めるため1.2 適切な意思決定をするため2 【テンプレートあり】すぐに使える社内周知の例文3 社内周知が徹底できない理由3.1 情報共有の重要性が理解されていない3.2 共有に使うツールが統一されていない3.3 全社員に周知されているか把握できない4 社内周知を徹底するポイントとは4.1 社内情報を整理する4.2 社内周知に関するルールを決める4.3 社内周知に利用する手段を選ぶ5 社内周知の徹底を実現できるツール5.1 社内情報の周知を効率化するツール「ナレカン」6 社内周知を徹底する重要性・ポイントまとめ 社内周知を徹底する重要性とは 以下では、社内周知を徹底する重要性について解説します。社内周知を徹底すると、「業務の円滑化」や「適切な意思決定」が可能です。 業務を円滑に進めるため 社内周知を徹底すれば、業務を円滑に進められるようになります。 なぜなら、業務情報を適切に周知すると、「業務の重複」や「作業漏れ」を防止できるからです。たとえば、以下の内容について業務フローが変化した場合は、社内周知を実施し混乱を防ぎましょう。 個々の業務内容・タスク 業務プロセス・社内規定の変更 過去に作成した資料 社外からの連絡 また、ノウハウをマニュアル化して周知すれば、経験の浅い社員でもすぐに業務に取り組めます。そのため、引き継ぎや社内教育のコストを削減して、業務をスムーズに進められるのです。 適切な意思決定をするため 適切な意思決定においても、社内周知の徹底は不可欠です。 社内情報が不明瞭だったり古かったりすると、状況を正確に把握できず、仕事に関する判断を誤る恐れがあります。したがって、適切な意思決定をするには、正しい情報をリアルタイムで得る必要があるのです。 そこで、社内周知を徹底すれば、正確な情報を収集して意思決定に役立てられます。ただし、都度「ミーティングの実施」や「資料の作成」を実施していると手間がかかるので、個々が情報を共有できる仕組みをつくることがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレートあり】すぐに使える社内周知の例文 ここでは、社内周知の文書やメールに使える例文をご紹介します。 社内周知を実施するときは、以下の項目を記載する点が重要です。 発信の日時 受信者 発信者 件名 内容 このように、受信者や発信者を記載して、「いつ、誰が、誰に対して」周知した内容なのかを明確に示します。 社内周知の文書を作成するときは、テンプレートを利用すると、作業の時間を短縮可能なうえ、記載すべき情報の漏れが解消できて便利です。たとえば、以下のような例文テンプレートが役立ちます。 令和7年4月15日 社員各位 社内研修会のお知らせ 下記の通り、本年度の社内研修会を実施いたします。各自予定を調整してご参加ください。 記 日時：　　　2025年5月1日(木)　16:00~17:30 (予定) 場所：　　　第1会議室 研修内容：　ロジカルシンキングについて 対象者：　　全社員 備考：　　　本研修会に関するお問い合わせは下記までお願いいたします。 　　　　　　人事部　担当：山田太郎（内線:1234） 以上 社内周知を実施する場合は、日時や場所を必ず正確に記載しなければなりません。また、箇条書きなどを活用して、内容を簡潔に示しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内周知が徹底できない理由 以下では、社内周知が徹底できない理由を3つ解説します。自社に当てはまるものがある場合は、早急に対策を講じましょう。 情報共有の重要性が理解されていない 1つ目の理由は、情報共有の重要性が理解されていないことにあります。 情報共有は、認識のずれを無くし不要なトラブルを避けるために重要です。しかし、社内周知の重要性が浸透していないと、周知させる目的があいまいになるため、形式的な情報発信になってしまいます。 このような場合は、上司が積極的に社内周知をすることが効果的です。まずは、経営陣や管理職から積極的に社内周知を実践して、情報共有の意識づけをしていましょう。 共有に使うツールが統一されていない 2つ目の理由は、共有に使うツールが統一されていないことにあります。 情報を受け取るツールが統一されていないと、重要な情報を見逃してしまい、大きなトラブルにつながる恐れがあります。また、社内報やSNS、メールなど手段が複数存在する場合、全社員に情報を周知させるのは困難です。 そのため、共有に使うツールは1つに限定しましょう。たとえば、「ナレカン」のようなテンプレート機能を利用して簡単に社内周知できるツールだと、手間がかからないため便利です。 全社員に周知されているか把握できない 3つ目の理由は、全社員に周知されているか把握できないことにあります。 社内周知を実施しても、全社員に伝わっていなければ意味がありません。とくに、紙媒体で社内周知をしている場合は、見落とされてしまう場合もあるため、発信側が周知したと思っていても受信側は把握していない場合があります。 そのため、情報の閲覧状況が確認できる仕組みを整える必要があります。そこで、既読機能や社員のアクセス記録が残るツールなどを利用するとスムーズに確認できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内周知を徹底するポイントとは ここでは、社内周知を徹底するポイントについて解説します。効果的な社内周知を実現したい企業は、以下のポイントを把握して周知の仕組みを整えましょう。 社内情報を整理する 社内周知を徹底するには、周知する社内情報を整理する必要があります。 周知のときに情報が整理されていないと、社員が誤って内容を理解してしまい、結果として周知内容が社内に浸透しません。そのため、適切に社内周知をするには、情報を整理し過不足なく伝えることが不可欠なのです。 そこで、日ごろから社内情報を整理し管理することが重要です。ただし、紙やホワイトボードに記録した情報だと共有漏れが発生する恐れがあるので、「ナレカン」のように「社内情報を簡単に蓄積できる」ツールを利用すれば、社内情報を確実に管理できます。 社内周知に関するルールを決める 社内周知に関するルールの決定も、周知を徹底するポイントのひとつです。 ルールが曖昧だと、社員が周知を躊躇したり共有漏れが発生したりして、重大なトラブルにつながる恐れがあります。そのため、社内周知をする「タイミング」「相手」「内容」などを明確化しなければなりません。 また、周知する内容をテンプレート化しておくと、文書を作成する手間を削減しつつ、過不足なく情報を伝達できます。このように、ルールやテンプレートを整備して、誰でも迷うことなく社内周知ができる環境をつくりましょう。 社内周知に利用する手段を選ぶ 社内周知を徹底するには、周知に利用する手段を決めておく必要があります。 社内周知の手段が統一されていないと、周知に手間がかかったり、情報が散在して社員の確認漏れが発生したりしてしまいます。そのため、社内周知の目的に合わせて、適切な手段を選択しましょう。 たとえば、「スケジュール」「進捗報告」「緊急連絡」などの情報は、リアルタイムでのスピーディーな周知が求められます。そのため、周知が簡単かつ社員が情報へ迅速にアクセスできる方法を定めておくことがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内周知の徹底を実現できるツール 以下では、社内周知の徹底を実現できるツールをご紹介します。 社内周知が徹底できない理由には、「共有に使うツールが統一されていない」「全社員に周知できたか把握できない」ことが挙げられます。そのため、社内周知を徹底するためには、誰もが共有された情報を把握できる仕組みを整える必要があります。 そこで、「簡単に情報を共有できるツール」に統一すると、共有が迅速にできるため便利です。また、ツールを選ぶときは、「共有した情報の閲覧状況を把握できるか」を考慮して選定しましょう。 結論として、社内周知を徹底するには社内情報の共有が簡単で、情報が閲覧されているかを一目で把握できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、「社内お知らせ機能」で社内の情報を掲示板形式で簡単に共有できるほか、記事の「既読機能」でどの社員が閲覧したかを確認できます。そのため、社内周知が徹底される仕組みを構築できるのです。 社内情報の周知を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内周知を徹底する重要性・ポイントまとめ これまで、社内周知を徹底する重要性・ポイントを中心にご紹介しました。 社内周知を徹底すると、「業務の円滑化」や「適切な意思決定」に役立てられます。また、社内周知をするときは、周知の受信者・発信者を記載しつつ、読みやすい文書を作成しなければなりません。 一方で、社内周知を徹底するには、社内情報を整理して、周知の手段を選定する必要があります。そこで、「社内のあらゆる情報を簡単に共有できるITツール」を導入すれば、社内周知の負担を削減しながら、全社員が情報を確認する仕組みづくりが可能です。 したがって、社内周知には、社内情報の共有が簡単で、情報が閲覧されているかを一目で把握できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内周知の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

日々の業務で取り扱う情報は、適切に管理しなければ紛失したり、属人化して特定の社員しか知らない状態になったりします。したがって、企業において、情報管理は重要な業務のひとつと言えるのです。 しかし、重要性は理解しているものの、自社で情報管理が徹底できずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、情報管理の重要性やセキュリティ対策、社内で情報管理を徹底させるポイントについて解説します。 情報管理のポイント・コツを知りたい 情報管理をする重要性を分からない 社内の情報管理に最適なツールを教えてほしい という担当者の方は今回の記事を読むと、情報管理について正しく理解しながら、得た知識を元に自社に活用できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報管理とは2 「情報管理の三要素」とは3 情報管理の重要性とは3.1 ブランドイメージ保持のため3.2 ウイルス感染などによる情報漏えいを防ぐため3.3 企業の競争力を強化するため4 情報漏えいが生じる原因とその対策4.1 情報漏えいの原因4.2 情報漏えいへの対策5 情報管理を徹底させるための5つのポイント5.1 情報セキュリティポリシーを制定する5.2 責任の所在を明確にする5.3 情報管理のルールの策定・周知5.4 管理体制の定期的な見直し5.5 ITツールを導入して情報を一元管理する6 「情報管理が上手くいかない」場合におすすめの高セキュリティツール6.1 最も簡単かつ安全な情報管理が実現するツール「ナレカン」7 情報管理の重要性やセキュリティ対策まとめ 情報管理とは 情報管理とは、情報を適切に管理し、必要なタイミングで取り出せるように情報を保護し流出させないことを指します。 日々の業務で蓄積される情報は、会社の経営において欠かせない情報資産です。たとえば、「顧客の情報」「自社のノウハウ」「社員の個人情報」といった企業で保管している情報全般が情報資産にあたります。 情報は、利用したいときにすぐに使えるようにしておかなければ、探し出すまでの時間的コストがかかったり、紛失してしまったりと業務を妨げる原因になります。したがって、日ごろから情報を適切に管理できる体制を整える必要があるのです。 適切に情報を管理する手段として、アナログ媒体ではなく「ITツールを使った情報の一元管理」がトレンドになりつつあります。個人のパソコン内ではなくITツールで管理されていれば、セキュリティを担保しながら情報を活用しやすくなる点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「情報管理の三要素」とは 情報管理の三要素として、以下の3つが挙げられます。 機密性 (Confidentiality) 機密性とは、「許可された人のみが情報にアクセスできる状態」を指します。たとえば、不正アクセス対策としてID・パスワード管理、アクセス権設定、暗号化などが用いられます。 企業においては、新製品情報や顧客情報、社員の個人情報などの機密性の高いものを、アクセス制限設定やログ管理機能によって保護しています。 完全性 (Integrity) 完全性とは、「情報が正確で最新の状態であり、改ざんや破損がない状態」を指したものです。情報の正確性を担保し、信頼性を高めるために重要です。 定期的なバックアップによる最新データの保持、変更・削除ログの記録などを行うことで、情報の改ざんや破損のリスクを軽減することができます。 可用性 (Availability) 可要性とは、「必要な時に必要な情報が利用できる状態」を指します。堅牢に情報を守るだけでなく、情報のアクセス性を損なわないよう、適切な状態で管理することが求められます。 また、災害や停電などの緊急事態が起こっても、情報にアクセスできるような体制を整えておくことも必要です。 これらの項目は、情報の価値を保ち、保護するために重要な要素です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報管理の重要性とは ここでは、企業における情報管理の重要性について解説します。「なぜ情報管理が必要なのか」を理解し社内全体で共有できれば、情報管理を徹底する意識が高められます。 ブランドイメージ保持のため 情報管理が重要である理由として、ブランドイメージの保持が挙げられます。 情報は正しく管理しなければ、情報の紛失や漏えいのリスクが高まります。万が一、個人情報を含む顧客情報が流出すれば、企業のブランドイメージはもちろん、社会的信用の低下による売上減少など、自社ビジネスへの悪影響が避けられません。 また、ブランドイメージが低下した場合、イメージの向上を目的とした施策を講じなければなりません。つまり、情報管理が徹底されていれば発生しなかった業務が生まれてしまうのです。 一度低下したブランドイメージの回復には多大な時間を要します。そのため、正しい情報管理によって、企業ブランドを守る必要があります。 ウイルス感染などによる情報漏えいを防ぐため ウイルス感染などが原因で発生する事故を防ぐ観点でも、正しい情報管理は重要です。 たとえば、企業内のパソコンが外部から侵入したウイルスに感染すれば、社内システム全体に異常が発生する可能性もあります。また、ウイルスによってWebサイト（Web上の情報）へのアクセス障害が発生すれば、社外からのリード獲得にまで影響が及ぶ恐れもあります。 このように、悪意のある情報操作や不正アクセスの事故が起きると、業務が滞るばかりでなく販売機会の損失も起こってしまうのです。 したがって、セキュリティ面においても情報を適切に管理しましょう。具体的には、高度なセキュリティ基準のITツール上で情報を残すと、常に安全な状態で管理できます。 企業の競争力を強化するため 情報管理を徹底すると、企業の競争力を強化できるため企業で取り組むことは重要です。 各社員が情報管理の有用性を正しく理解していれば、社内の情報管理が徹底されます。たとえば、適切な情報管理を実践している企業では、顧客情報のほかにも、自社製品などの技術情報が高頻度で確認・更新されています。 このように、情報管理は業務スピードの向上やサービスの質の均一化につながるのです。たとえば、社内に散在する情報資産を一元管理できる「ナレカン」のような情報共有ツールを活用すると、情報管理が進めやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報漏えいが生じる原因とその対策 以下では、情報漏えいが生じる原因とその対策を解説します。自社の情報資産を適切かつ安全に管理するには、情報漏えいに関する知識を押さえておく必要があるのです。 情報漏えいの原因 情報漏えいの原因として、おもに3つ挙げられます。 原因1：社員の誤操作 社員の誤操作によって情報漏えいは発生します。たとえば、メールやFAXの宛先を確認せずに誤送信してしまい、外部に社内の機密情報が漏れる事例が挙げられます。 原因2：第三者からの不正アクセス セキュリティ体制が十分に整っておらず、第三者から不正アクセスされ情報漏えいするケースもあります。たとえば、第三者がなりすましメールなどで不正にIDとパスワードを入手した場合、自社のデバイスやシステムにログインして、データの改ざんや社員・顧客の個人情報漏えいを引き起こしてしまうのです。 原因3：内部からの情報漏えい 今日、テレワークなどの多様な働き方が推進されるようになり、PCを持ち出す人も少なくありません。しかし、外出先でPCの紛失や盗難にあったり、悪意のある社員によって情報が漏えいされたりする可能性もあります。 このように、情報管理が社内全体で徹底されていなければ、自社の情報資産は簡単に漏えいしてしまうので確実に対策をしなければなりません。 情報漏えいへの対策 情報漏えいへの対策として、以下の3つがあります。 対策1：技術的対策 技術的対策とは、ソフトウェアの観点からのセキュリティ強化を指します。たとえば、セキュリティ対策ソフトの導入、ソフトウェアの更新があります。デジタル化が進むなか、一人一台以上のデジタル端末を保有する企業も多いので、すべての端末のセキュリティを高めておかなければなりません。 対策2：物理的対策 物理的対策とは、ハードウェアの観点からのセキュリティ強化を指します。たとえば、オフィス自体のセキュリティ向上のために、指紋認証などの生体認証システムの導入や、セキュリティルームへの入退室時の社員証利用が該当します。 対策3：人的対策 人的対策とは、人が起こしてしまうセキュリティ事故を防ぐことを指します。技術的・物理的な対策を実施しても、社員のリテラシーが低くては、セキュリティ事故が起きてしまうため、情報セキュリティに関する研修・作業のマニュアル化による手順の確立が必要です。 情報漏えいを防ぐためには上記の3つの対策をとるべきです。具体的な技術的対策としては、「ナレカン」のように厳格なセキュリティ基準で保護されているツールの利用をおすすめします。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報管理を徹底させるための5つのポイント ここでは、社員に情報管理を徹底させるためのポイントを5つ解説します。以下のポイントを押さえたうえで自社の改善点を発見し実行に移せれば、適切な情報管理ができるようになります。 情報セキュリティポリシーを制定する 情報セキュリティポリシーとは、情報管理における行動指針や方針を指します。 情報セキュリティポリシーの制定により、企業は情報管理の方向性を定められるようになり、どのような体制で情報管理を進めるべきか明確になります。 このように、根本の方針さえ正確に定まっていれば、情報管理のために細かなルールを定める場合でも「方針に適合しているか」を判断してルールを選定できるので、ルールがブレて形骸化することもありません。 責任の所在を明確にする 情報を管理するうえで、誰が管理に責任を持つのかは非常に重要です。 なぜなら、責任の所在が不明確では、社員の「セキュリティへの意識」が低くなってしまうからです。 そこで、情報セキュリティの担当者やチームを設立し、責任の所在を明確化しましょう。情報セキュリティに関する責任者の任命により、万が一セキュリティ事故が発生した場合であっても担当者が先導して対応がとれるようになります。 また、その部署が主となって社員の教育を進めれば、社内全体で情報管理におけるルールの浸透を促進できます。ただし、担当者自身のITリテラシーが求められるのはもちろん、全社で情報の取り扱いに関する認識が統一されていることが前提となる点に注意です。 情報管理のルールの策定・周知 社員の起こす人的ミスを減らすためには、あらかじめ管理のルールを細かく策定しておくべきです。 情報の取り扱いに関わるルールを正しく定めておけば、情報リテラシーの低い社員でもミスを犯しづらくなるのです。たとえば「許可を受けていないソフトウェアはインストールしない」など、現場の情報リテラシーのレベルに合わせて詳細なルールを策定し、ミスを「発生前に」防ぎましょう。 また、策定したルールはマニュアルの配布、研修、社内ポータルサイトへの掲載などを行い、社内に周知しましょう。 管理体制の定期的な見直し 管理体制の定期的な見直しも社員に情報管理を徹底させるうえで重要です。 情報セキュリティーの世界では、日々新しいリスクが発生しています。そのため、一度管理体制を制定しても、常に最善な体制となるように更新しなければなりません。 したがって、定期的に体制を見直し、必要に応じて変更するのが重要です。とくに、サイバー攻撃やコンピューターウイルスなど、事前に防げるものに対しては適宜対策を追加しておくなどの修正を実施しましょう。 ITツールを導入して情報を一元管理する ITツールを用いた情報の一元管理もポイントです。 セキュリティの高いツールで顧客情報や取引先情報などの社内情報を一元管理できれば、情報漏えいのリスクを抑えられるうえに、必要な情報を探す手間を削減できます。 また、社内全体でツールを活用すると、全社員がノウハウの蓄積・共有や社内ルールを確認できるようになるので、属人化も防げるのです。 したがって、情報管理を徹底するにはITツールが欠かせません。ただし、誰もが使いこなせるツールでなければ導入しても浸透しないため、「ナレカン」のようにシンプルな情報管理ツールを使って管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「情報管理が上手くいかない」場合におすすめの高セキュリティツール 以下では、情報管理が上手くいかないという課題を解決するために最適なツールをご紹介します。 社内の情報管理が上手くいかず、管理体制や安全性に不安を感じている場合、「セキュリティ性の高い信頼できるITツールを活用」すべきです。なぜなら、顧客情報や社外秘の情報など、機密性の高い情報を扱う際、無料ツールやプライベート向けのツールではセキュリテ対策が不十分で、第三者に情報が漏れてしまう危険性があります。 そこで「情報セキュリティの国際規格認証」を取得しているツールを選びましょう。ただし、管理している情報を必要なときにすぐに活用できなければ、情報管理の三原則である「可用性」が低くなり、仕事が進まなくなってしまいます。 結論、社内の情報管理には、万全のセキュリティシステムと高度な検索機能が備わったツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは社内の情報を一元管理し、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能です。また大企業でも安心して導入できる、高度な情報管理体制やデータセキュリティ水準で運用されているため、安心してビジネス上の情報を管理・運用することができます。 最も簡単かつ安全な情報管理が実現するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報管理の重要性やセキュリティ対策まとめ ここまで、情報管理の重要性やセキュリティ対策、社内で情報管理を徹底させるポイントについて解説しました。 ブランドイメージ保持や競争力強化に、情報管理は不可欠です。情報管理に携わる担当者を明確にしたり、ポリシーの制定など運用面でも情報管理の体制は構築できるものの安全な情報管理を実現するには、高セキュリティなITツールを利用する必要があります。 しかし、セキュリティが高いツールであっても、必要な時に必要な情報に瞬時にアクセスできなければ、情報管理の三原則である「可用性」が低くなり、円滑な業務の妨げになってしまいます。 結論、導入すべきなのは「情報セキュリティの国際規格認証」を取得しており、超高精度の検索機能で即アクセスできる状態で情報管理することが可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

働き方が多様化する今日では、時間や場所を問わずに情報共有できるように「社内ツール」を導入する企業が増えています。また、社内ツールは情報を一か所に集められるので、管理の属人化を防げるメリットもあります。 しかし、なかには「想定よりも社内ツールが複雑で使いにくい」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説します。 社内ツールが使いこなせていない原因を理解したい 自社に合った社内ツールを選び直し、正しく運用してきたい ツールの導入から定着するまで、手厚くサポートしてほしい という方はこの記事を参考にすると、使いにくい社内ツールの原因と対処法が分かるほか、自社に最適な代替ツールも見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因1.1 （1）社員へのレクチャーが足りていない1.2 （2）社内ツールが多すぎる1.3 （3）多機能で使いこなせていない2 即実践！社内ツールを全員が使いこなすための対処法とは2.1 （1）ツールの導入目的を明確にする2.2 （2）ツールの機能を個人単位で理解させる2.3 （3）自社に合ったツールを導入する3 【これで解決】全社的な運用を実現できるツール3.1 ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられるツール「ナレカン」4 社内ツールが使いにくい原因と対処法まとめ 社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因 ここでは、社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因を解説します。以下のケースに当てはまっているチームは早急に改善すべきです。 （1）社員へのレクチャーが足りていない 1つ目に、社員へのレクチャーが足りていないのが原因です。 「なんとなく便利そうだから」などの曖昧な理由でツールを導入し、社員へ十分なレクチャーをしていなければ、ITが苦手な人は使いこなせない恐れがあります。その結果、ツールを使える社員と使えない社員で差が生じ、仕事の進捗も滞りかねません。 ツールは実務で使えなければ意味がないため、使い方のレクチャーは忘れずに実施しましょう。 （2）社内ツールが多すぎる 2つ目に、社内ツールが多すぎるのも使いにくい原因です。 チャットやメール、社内掲示板など、情報を共有するための社内ツールが複数使われている場合、情報が分散されてしまいます。そのため、目的の資料を探すのに、担当者に問い合わせなければならず、社員が使いづらさやストレスを感じてしまうのです。 一方、「情報管理とコミュニケーションが一か所で完結するツール」を導入すれば、社内ツールの多さによるストレスから脱却できます。また、社内ツールは少なく絞ることで、無駄な運用コストを削減できるので、費用対効果も高くなるのです。 （3）多機能で使いこなせていない 3つ目に、ツールが多機能で使いこなせていないことが原因です。 多機能なツールは操作が難しいものが多く、ITに不慣れな方は「使いづらい」と感じてしまいます。とくに、大規模企業の場合、ITリテラシーにばらつきがあるので、一部の社員にしか活用されなければ業務がスムーズに進みません。 また、社内ツールを使って情報を共有したとしても、目的の情報を見つけられなければ、そのうち放置されてしまいます。したがって、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」を導入し、情報の蓄積・共有・管理に一切のストレスをなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即実践！社内ツールを全員が使いこなすための対処法とは ここでは、社内ツールを全員が使いこなすための3つの対処法を解説します。ツールを社内へ浸透させるためにも、以下の内容を必ず実践しましょう。 （1）ツールの導入目的を明確にする まずは、ツールの導入目的を明確にしましょう。 「なぜこのツールを使用するのか」「どの業務で使用するのか」をチームに伝えれば、社内におけるツールの意義が確立され、使う場面が分かりやすくなります。また、使う場面が明確になると、社員ごとにツールの理解度がばらつく心配もありません。 加えて、「業務効率化ができる」のように抽象的ではなく「残業時間が○％削減できる」など、ツールを導入するメリットを具体的に伝えるのもポイントです。 （2）ツールの機能を個人単位で理解させる 次に、ツールの機能を個人単位で理解させるのも大切です。 社内にはITが苦手な社員もいるので、ツールの機能や具体的な操作方法を個別にレクチャーすれば、誤った使い方をされる心配がありません。 また、レクチャーのあとに不明点が出る場合もあるため、カスタマーサポートが充実したツールを選びましょう。 （3）自社に合ったツールを導入する 最後に、自社に合ったツールを導入するのもポイントです。 「有名だから」という理由でツールを導入した場合、導入後に上手く使いこなせず、トラブルへと発展してしまいます。そのため、自社の課題を解決するのに必要な機能が備わったツールを選定し、適切な運用方法を設計していくことが大切なのです。 とくに、ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられる「ナレカン」であれば、自社に最適なツールの選び方を無料相談できるので、導入目的に合ったツールを選べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】全社的な運用を実現できるツール 以下では、社内にすぐに定着させられるツールをご紹介します。 社内ツールを社員全体に定着させるには、「誰でも簡単に使えるツールであること」が重要です。使い方が複雑なツールを導入すると、それを使いこなせる一部の社員にしか定着しないからです。 そのため、「自社に必要な機能を過不足なく備えており、社員全員が使いこなせるツール」を導入しましょう。ただし、担当者自身が運用設計を考えたり、他の社員にレクチャーしたりするのは負荷が大きいため、サポート体制が整ったツールがおすすめです。 結論、自社が導入すべきは、社内情報を共有するのに、必要な機能を過不足なく備えた社内ツール「ナレカン」が最適なのです。 ナレカンの「記事」には、画像やファイルを含むあらゆる情報を集約できるので、複数のツールに情報が分散するストレスがありません。また、専属担当者が”事例”に基づいた運用方法の提案や、社員への説明会を実施するので、最適に使いこなせます。 ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ツールが使いにくい原因と対処法まとめ ここまで、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説しました。 社内ツールが使いにくいのは、導入意図が不明確だったり多機能で複雑だったりするのが原因です。とくに、多機能なツールはレクチャーにも時間がかかるため、使い勝手の悪さから最終的に誰も利用しなくなってしまい、結果、社内に定着しないのです したがって、社内ツールの全社的に運用していくには「必要な機能に過不足のないツール」が必須です。加えて、ツールの導入から定着までサポートを受けられるものであれば、担当者自身が運用設計を考えたり、他の社員へレクチャーしたりする負荷を最小限に抑えられます。 結論、社内ツールに導入すべきなのは、シンプルかつ必要な機能を過不足なく備えた社内ツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンには、生成AIを使った「自然言語検索」も搭載されており、すべての情報を横断して最適な回答が得られます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、使いにくい社内ツールのストレスから脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

紙ベースで業務を進めていると、用紙を印刷・保管する手間がかかったり、必要な情報を見つけるまでに時間がかかったりして非効率です。そこで、情報管理を電子化すると、余計なコストを削減して、社内の情報管理を徹底できます。 しかし、「紙ベースの情報管理を電子化する具体的なイメージが持てない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順を中心にご紹介します。 紙ベースから情報を電子化するメリットを明確にしたい 情報管理の電子化が進まない理由を把握して対策したい 非効率な紙ベースでの管理から脱却するのに最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、紙ベースの情報管理を電子化する手順が分かり、効率的に業務を遂行できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 紙ベースとは1.1 紙ベースの意味1.2 「紙ベース」と「紙媒体」の違い1.3 紙ベースで情報管理するメリット・デメリット2 紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットとは2.1 （1）紙を印刷・保管するコストを削減できる2.2 （2）必要な情報へすぐにアクセスできる2.3 （3）情報を安全に管理できる3 紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順とは4 紙ベースの情報管理の電子化が進まない3つの理由とは4.1 （1）導入コストがかかるから4.2 （2）業務手順の変更に抵抗があるから4.3 （3）上層部の問題意識が低いから5 【必見】情報管理の電子化に最適なツール5.1 徹底したサポート体制のもとスムーズに電子化できるツール「ナレカン」6 紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順まとめ 紙ベースとは ここでは、「紙ベース」の意味やメリット・デメリットをご紹介します。「紙ベース」の概要を押さえたうえで、紙ベースからの脱却を進めたい方は必見です。 紙ベースの意味 「紙ベース」とは、情報を紙媒体に記録・印刷して管理している状態を意味します。 紙ベースでは「印刷した書類を修正できない」「書類を配布する手間がかかる」ため、情報をスムーズに管理・共有できません。また、膨大な書類の中から必要な項目を探し出したり、都度ファイルを開いたりする手間がかかります。 したがって、紙ベースの情報管理を電子化すれば、無駄なコストを削減して、業務をストレスなく進められるようになります。 「紙ベース」と「紙媒体」の違い 「紙ベース」は、紙を使って管理や記録をする方法を指し、「紙媒体」は情報を伝達する媒体としての紙そのものを指すという違いがあります。 「紙ベース」と「紙媒体」の使い分けの具体例は以下の通りです。 例1：紙で提出する ❌紙ベースで提出する ⭕️紙媒体で提出する 例2：紙中心の業務を電子化する ⭕️紙ベースの業務を電子化する ❌紙媒体の業務を電子化する このように、紙ベースは紙を使った業務の方法を表し、紙媒体は紙自体を示すという点で異なります。似て非なるものなので、しっかり使い分けましょう。 紙ベースで情報管理するメリット・デメリット 以下の表は、紙ベースで情報管理するメリット・デメリットをまとめたものです。 メリット デメリット ・視認性が高い ・信頼性が高い ・紙素材を活かした表現ができる ・記憶に残りやすい・管理コストがかかる ・情報の共有に手間がかかる ・情報を見つけづらい ・情報漏えいのリスクがある 以上のように、紙の良さはあるものの、情報の管理・共有においては懸念が残ります。そこで、気軽に情報の整理・共有ができる「ナレカン」のようなツールで、ペーバーレス化すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットとは ここでは、紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットについて解説します。以下のような恩恵が得られることを把握した上で電子化を進めましょう。 （1）紙を印刷・保管するコストを削減できる メリットとして、紙を印刷・保管するコストを削減できる点が挙げられます。 紙ベースで情報を管理していると、書類を紙に印刷・配布するコストがかかります。また、膨大な書類を保管するスペースも確保しなければなりません。 そこで、情報管理を電子化すれば、紙を印刷・保管するコストを削減して、オフィススペースを有効活用できるようになります。 （2）必要な情報へすぐにアクセスできる 必要な情報へすぐにアクセスできる点も、紙ベースのデータ保管を電子化するメリットのひとつです。 情報管理を電子化すれば「キーワード」や「ファイル名」などで検索できるので、必要なデータをすぐに探し出せます。そのため、書類を探す時間を削減して、業務の停滞を防止できるのです。 したがって、紙ベースでの管理から電子化に移行すると、情報の検索性を向上させて、スピーディーに業務を進められます。 （3）情報を安全に管理できる 紙ベースによる管理を電子化すると、情報を安全に管理できるメリットがあります。 紙ベースでは、書庫の鍵さえあれば、誰でも書類の持ち出しができるため、紛失や情報漏えいのリスクが高まります。また、紙の経年劣化で読みづらくなり、情報が消失してしまう恐れもあるのです。 そこで、フォルダごとにアクセス権限を設定して情報を保護できる「ナレカン」のようなITツールを用いると、劣化や情報漏えいの心配をなくせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順とは ここでは、紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順について解説します。具体的な手順は以下の通りです。 ステップ1｜電子化する文書を選ぶ まず、電子化する文書を選びます。 現場社員とのヒアリングを実施して「作業にミスが発生している」「情報へのアクセスに手間がかかっている」業務の文書から、優先的に電子化を進めましょう。 ステップ2｜データの解像度・形式を決める 次に、データの解像度・形式を決めます。 解像度が高すぎるとデータ量が大きくなり、低すぎると見づらくなるので、適切な解像度を設定しましょう。また、ファイル形式を「文字情報を保持できるPDF」または「jpgやpngなどの画像ファイル」などから選択します。 ステップ3｜データの保管場所を決める 解像度・形式を選択したら、データの保管場所を決めましょう。具体的な保管場所は以下の通りです。 外付けハードディスク（HDD） 自社サーバー オンラインストレージ とくに、オンラインストレージを利用すると、インターネット上にデータを一元管理できるので、情報共有の手間を削減して、いつでもどこからでも必要な情報へアクセス可能です。 ステップ4｜文書をスキャンする 最後に、文書をスキャンします。 コピー機のスキャナー機能を使ったり、スマホのカメラで撮影したりして、文書をスキャンしましょう。また、大量の文書を短期間で電子化する場合は、外部の業者に委託することも手法のひとつです。 以上より、紙ベースの情報管理を電子化するときは「あらかじめデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておく」「計画的に実施する」ことがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理の電子化が進まない3つの理由とは ここでは、紙ベースによる管理から電子化が進まない3つの理由について解説します。対処法も併せてご紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）導入コストがかかるから 1つ目の理由には、導入コストがかかる点が挙げられます。 情報管理を電子化すると、機器やツールを導入する金銭的コストだけでなく「機器の操作方法を周知する」「情報セキュリティ教育を実施する」ための時間的・人的コストが発生します。 そのため、導入コストがボトルネック（取り組みが進まない要因のこと）となって、電子化が浸透しない場合があります。そこで、長期的な視点で、情報管理を電子化する目的・メリットを周知したり、「IT導入補助金」などの補助金制度を活用したりしましょう。 （2）業務手順の変更に抵抗があるから 2つ目に、業務手順の変更に抵抗があることも、電子化が進まない理由のひとつです。 たとえば、承認が必要な業務を急に電子化してしまうと、「承認に印鑑がないと不安」といった心理的な抵抗感が生まれてしまいます。そのため、アナログに慣れている社員の中で電子化の取り組みを忌避する人が出るのです。 そこで、印鑑をもらう代わりに「承認フロー機能」を搭載した「ナレカン」のようなツールを用いれば、業務プロセスの変更を最小限に抑えられます。結果、ツール導入後も戸惑うことなく、いつも通りの手順で仕事ができるのです。 （3）上層部の問題意識が低いから 3つ目に上層部の問題意識が低いと、電子化が進みません。 近年、DXやペーパーレス化がよく取り上げられ、多くの人が存在を認識している一方で、実際に取り組みを始めている企業は少ないのが現状です。理由としては、紙ベースでも問題なく日常業務が遂行できてしまい、電子化の優先順位が低いためです。 しかし、電子化を実現した企業とそうでない企業では将来的に大きな差がつきます。そのため、会社の上層部が、現状への問題意識を持って改革を進めることが、企業間競争で生き残るために不可欠なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】情報管理の電子化に最適なツール 以下では、情報管理の電子化に最適なツールをご紹介します。 紙ベースで社内情報を管理すると、管理コストや共有の手間がかかります。かといって、電子化を推進しようとすると、導入に大きな負担がかかったり、アナログな方法に慣れている社員は強い抵抗感を示したりと、思うように電子化が進まないことがあります。 そこで、「業務プロセスを大幅に変えずに自然と電子化を進められるツール」を導入すれば、社員の心理的抵抗を抑えることができます。また、導入時の負荷を減らすため、充実したサポート体制があるものが望ましいです。 結論として、自社が導入すべきなのは、丁寧な導入支援制度があり、社内でも受け入れられやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、初期導入支援や既存データの移行支援が受けられるため、導入後すぐに運用に乗せることが可能です。また、従来の、印鑑で複数人に承認をもらうフローをツール内で実行できるため、業務プロセスを変えずに効率化が実現するのです。 徹底したサポート体制のもとスムーズに電子化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順まとめ これまで、紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順を中心にご紹介しました。 紙ベースの管理を電子化すると、余計なコストを削減できるうえ、必要な情報へすぐにアクセスできるようになります。また、情報管理を電子化するときは、文書をスキャンする前にデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておきましょう。 ただし、「業務手順の変更」や「セキュリティ」に不安があると、情報管理の電子化が進みません。そこで、「業務プロセスの変更が少なく、誰でも安心して情報管理ができるツール」があると便利です。 したがって、情報管理を電子化するには、すべての社員が安心して使えるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、紙ベースの情報管理を電子化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年のデジタル化に伴い、業務に関する情報をオンライン上で管理する企業が増えています。たとえば、社内情報を集約する場として「情報共有サイト」を用いれば、スムーズに情報へアクセスできる仕組みを構築できるのです。 しかし、「情報共有サイトを導入したいが、どれを選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、タイプ別の情報共有サイト8選と選定ポイントを中心に解説します。 自社に適した情報共有サイトを選定するポイントを知りたい 情報共有サイトの機能や料金プランを比較して導入を検討したい 社内の最新情報を簡単に確認・共有できるサイトを構築したい という方はこの記事を参考にすると、自社に合った情報共有サイトが見つかり、誰でも簡単に、必要な情報を参照できる仕組みをつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報共有サイトとは2 情報共有サイトの選定ポイント4選2.1 （1）目的の情報がすぐ見つかるか2.2 （2）導入のハードルは低いか2.3 （3）無料トライアルができるか2.4 （4）誰でも簡単に使えるか3 情報ストック型｜情報共有サイト5選3.1 【ナレカン】社内の情報を誰でも簡単に確認・共有できるサイト3.2 【Stock】IT初心者でも簡単に情報共有できるサイト3.3 【Kibela】Markdownで記事を残せる社内wikiサイト3.4 【Google サイト】簡単にwebサイトが作れるGoogleのサービス3.5 【Dropbox】オフライン対応のオンラインストレージ4 ビジネスチャット型｜情報共有サイト3選4.1 【Chatwork】円滑な業務連絡がとれるビジネスチャット4.2 【Slack】カスタマイズ性の高いビジネスチャット4.3 【Microsoft Teams】ビデオ会議もできるビジネスチャット5 【無料あり】社内で使えるおすすめ情報共有サイト8選の一覧比較表6 社内で情報共有サイトを使うメリット4選6.1 （1）業務連絡がスムーズになる6.2 （2）各メンバーの情報が可視化される6.3 （3）ノウハウを蓄積できる6.4 （4）必要な情報へすぐにアクセスできる7 【自社は大丈夫？】情報共有が上手くいかない理由3選7.1 （1）情報共有のルールがない7.2 （2）共有したつもりになっている7.3 （3）情報が分散している8 おすすめの情報共有サイトまとめ 情報共有サイトとは 「情報共有サイト」とは、業務に必要な情報やナレッジをオンライン上に集約して、一元管理する仕組みです。 情報共有サイトを使うと、社内のあらゆる情報が一か所に集約され、「情報へのアクセス性向上」や「スムーズな情報共有」を実現できます。さらに、社員が持つナレッジが見える化するので「属人化の防止」にもつながるのです。 以上の理由から、情報共有に特化したサイトを導入する企業が増えています。なお、情報共有サイトには、「チャット機能」に特化したものや「社内Wiki」に特化したものなど、さまざまな種類があるので、自社に合ったサービスを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報共有サイトの選定ポイント4選 ここでは、情報共有サイトの選定ポイントを4つ解説します。以下の点を踏まえて、自社に合った最適なサービスを選びましょう。 （1）目的の情報がすぐ見つかるか 1つ目の選定ポイントは、目的の情報がすぐに見つかることです。 情報を集約しても、探し出すまでに時間がかかれば利用者にとってストレスとなり、実務で活用されづらいです。したがって、情報共有サイトは、「絞り込み検索」などの高度な検索機能を備えたツールを使いましょう。 また、情報を分類して階層化する「フォルダ機能」があれば、膨大な情報を扱う場合でも、目的の情報を見つけやすいです。 （2）導入のハードルは低いか 2つ目の選定ポイントは、導入のハードルが低いことです。 情報共有サイトの導入が上手くいかない要因のひとつに、導入までのハードルが高いことが挙げられます。具体的には、「実際に契約して運用するまでの流れが複雑」「どのように運用していくか方針が定まっていない」などのケースです。 とくに、はじめてサイトを導入する企業にとっては、自社で一から運用方法を考えるのは困難です。したがって、導入から運用開始までに、充実したサポート体制が整っているかをサポートデスクに確認しましょう。 （3）無料トライアルができるか 3つ目の選定ポイントは、無料トライアルができることです。 ツールを導入しても、実際に利用してみると「自社の環境に合っていない」「イメージしていた使い勝手と違っていた」といった事態は少なくありません。したがって、導入前に無料トライアルやフリープランで、実際の使用感を試す必要があるのです。 サービス資料で確認するだけでなく、実際に使い勝手を体感することで具体的な運用のイメージが深まります。たとえば、「ナレカン」では各企業のお悩みをヒヤリング後、専用のトライアル環境を用意できるので、「AI検索」の精度を試せます。 （4）誰でも簡単に使えるか 4つ目の選定ポイントは、ITに詳しくないメンバーでも簡単に使えることです。 情報共有サイトを社内に定着させるには、「誰もが使いこなせる操作性であること」が重要なポイントです。単に「便利そうだから」という理由だけで多機能で複雑なツールを選ぶと、社員のITリテラシーにばらつきがある大企業ではうまく浸透しません。 したがって、現場の声を参考に、誰でも簡単に使えるシンプルな操作性の情報共有サイトを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報ストック型｜情報共有サイト5選 まずは、社内Wikiやナレッジの蓄積に特化した「情報ストック型」のサイトを5つご紹介します。 情報共有サイトには多くの種類がありますが、「そもそも社内情報を蓄積する場所がない」「見たい情報をすぐに探せるように集約したい」企業には、情報ストック型のサイトが最適です。社内情報を一元管理できる場所があれば、情報を振り返るのにストレスがありません。 ただし、多機能で操作が複雑なツールは、ITに詳しくない現場社員が使いこなせず、結果として蓄積された情報が活用されることなく放置されてしまいます。したがって、ツールを選ぶうえでは、「誰でも使いこなせる操作性か」を重視する必要があるのです。 結論、自社で導入すべきなのは、誰でも簡単に社内情報を共有・管理できる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、画像・ファイルはもちろん、メールやチャット上のやりとりも集約できるので、情報が属人化する問題を解消します。また、画像やファイル内の文章も超高精度に検索できるので、大量の情報を格納していても目的の情報をすぐに探し出せるのです。 【ナレカン】社内の情報を誰でも簡単に確認・共有できるサイト 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】IT初心者でも簡単に情報共有できるサイト Stockは、IT初心者でも簡単に情報共有できるサイトです。 「Stock」の「ノート」にはあらゆる情報を記録できるうえ、「フォルダ」で分類して見やすく整理できます。また、利用プランに関わらず、無料で外部メンバーを招待できる「1フォルダゲスト機能」を使えば、社外のクライアントとの情報共有もスムーズです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Kibela】Markdownで記事を残せる社内wikiサイト ＜Kibelaの特徴＞ 幅広いITリテラシーに対応している 通常のテキストを入力して記事作成ができるほか、Markdown形式にも対応しているため、エンジニアチームでも使えます。 豊富な用途に活用できる 業務マニュアルや議事録といった内容の記事作成はもちろん、プロジェクトやイベントの管理、日報業務など幅広く活用できます。 ＜Kibelaの機能・使用感＞ インポート機能 インポート機能を使えば、Wordやほかのツールで作成したデータを取り込んで、Kibela上に集約できます。「分散した情報を一か所にまとめたい」というシーンに便利です。 インラインコメント機能 インラインコメント機能を使えば、文章にピンポイントでコメントを残して、簡易的なやりとりができます。ただし、有料のプランでのみ利用可能で、無料プランでは使えません。 ＜Kibelaの注意点＞ 無料プランのユーザー数は5人まで 無料で使えるコミュニティープランのチームユーザー数は5人までです。そのため、6人以上で利用する場合は、有料プランに加入する必要があります。 情報を探しにくい 利用しているユーザーからは「記事が増えてくると、目的の記事を探すのに時間がかかってしまいます。検索機能をより充実させる、アイキャッチ画像を表示して記事の違いをわかりやすくする、などの改善があると良いと思います。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Kibelaの料金体系＞ 参考：Kibelaの料金ページ コミュニティープラン：0円 ライト：550円/ユーザー/月 スタンダードプラン：880円/ユーザー/月 エンタープライズプラン：1,650円/ユーザー/月（年間契約) Kibelaの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google サイト】簡単にwebサイトが作れるGoogleのサービス ＜Google サイトの特徴＞ 簡単にwebサイトを作れる HTMLやCSSといったITの知識がなくても、簡単にwebサイトを作ることができます。そのため、一つのプロジェクトで使う資料をまとめて共有したい場合に便利です。 公開範囲を設定できる 作成したwebサイトは公開範囲を設定できるため、任意のメンバーのみに共有・公開することが可能です。 ＜Google サイトの機能・使用感＞ リンクの挿入でサイトをアレンジできる リンクを挿入するだけでサイトに情報を入れられます。また、Googleドライブでリンクを取得すれば、GoogleドキュメントやGoogleスライドだけでなくPDFファイルも組み込めるので、様々な形式の情報を一括共有できます。 共同編集 Googleサイトは、スプレッドシートやドキュメントのように編集権限を付与できます。つまり、社内ポータルを複数人で同時編集が可能なので、チームで利用しやすいです。 ＜Google サイトの注意点＞ ページごとの細かな権限設定ができない Googleサイトでは閲覧制限をかけられますが「サイトごと」のみで、ページごとに細かく制限はできません。そのため、「この情報には特定のメンバーのみアクセスできるようにしたい」といった場合には、別のサイトを作成しなくてはならないのです。 デザインの自由度が低い 実際に利用するユーザーからは、「テンプレートは用意されていますが、レイアウトがシンプルでデザインを細かく調整することができないためもう少し自由度を高めていただけるとありがたいです。」との声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Google サイトの料金体系＞ Google サイトは無料で利用できます。ただし、Googleアカウントが必要です。 Google サイトの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】オフライン対応のオンラインストレージ ＜Dropboxの特徴＞ ファイルを簡単に共有できる サイズを問わず、リンクを送るだけでファイルが共有可能です。チームやクライアントとファイルをスムーズに共有し、効率的に作業を進めることができます。 高度なセキュリティ 強力なパスワードマネージャーによって、推測困難なパスワードが生成されるため、ファイルを安全に共有できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ フォルダ機能 フォルダを作成すると、部署や形式ごとにファイルを分類できるので、あとから情報を見つけやすくなります。 ファイルの共有 画面上部の［リンクをコピー］をクリックして、任意のアドレスへ送れば、ほかのメンバーにファイルを共有できます。そのため、社外のクライアントとの情報共有もスムーズです。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料では保存できる容量が少ない 無料プランでは保存容量が2GBまでに制限されているので、多くの情報を扱うビジネスの場面では有料化が必要です。 検索機能が使いにくい 利用しているユーザーからは、「検索機能で目的のファイルをすぐに探し出したい場面が多いため、フィルター機能をさらに細かく設定できるようにしていただけると、必要なファイルにすぐアクセスできるようになり、大変助かります。」との声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ 参考：Dropboxの料金ページ Basic（無料プラン）：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスチャット型｜情報共有サイト3選 以下では、チャット機能に特化した「ビジネスチャット型」の情報共有サイトをご紹介します。社内コミュニケーションを活発にしたい企業は必見です。 【Chatwork】円滑な業務連絡がとれるビジネスチャット ＜Chatworkの特徴＞ 中小企業向けのビジネスチャット チャット形式で気軽にやりとりでき、社内コミュニケーションの活性化に貢献する中小企業向けのビジネスチャットです。 豊富な機能を備えている チャット機能のほかにも、「タスク管理機能」「ビデオ通話機能」「ファイル管理機能」など、豊富な機能を搭載しています。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ タスク機能 タスク機能では、やるべきことの内容や期限に加え、「完了・未完了」のステータスも一目で確認できます。また、ほかのユーザーにタスクを依頼したり、タスクの完了時にチャットで報告したりできるので、チーム単位でタスクを管理可能です。 ファイル管理機能 チャット上にアップロードした画像やWord・Excelなどのファイルは、チャットごとに一覧で確認できます。ただし、ファイルを分類する「フォルダ機能」はないので、管理が煩雑になりやすい点に注意しましょう。 ＜Chatworkの注意点＞ 無料プランはメッセージの閲覧制限がある 無料プランの場合、閲覧できるメッセージが「直近40日以内」に制限されています。そのため、共有した情報をナレッジとして蓄積したい場合は、有料化あるいは他ツールとの併用が必要です。 過去のやりとりを振り返りづらい 利用しているユーザーからは「過去のやり取りを遡りづらいのが難点ですね。擬似的にスレッド的なやり取りはできるものの、会話のラリー数が多いとどうしても埋もれてしまうことが多いため、改善して貰えると嬉しいです。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Chatworkの料金体系＞ 参考：Chatworkの料金ページ フリー：0円 ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い） エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い） Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Slack】カスタマイズ性の高いビジネスチャット ＜Slackの特徴＞ 円滑なコミュニケーションができる メールにありがちなCcやBccは不要なので、気軽にやりとりができます。また、部署やプロジェクトごとにチャンネルを作れば、話題が混ざりません。 多くの外部ツールと連携できる 「Googleカレンダー」「Outlook」「Box」をはじめとする多くの外部ツールと連携可能で、ツールごとに分散しがちな情報をSlack上に集約できます。 ＜Slackの機能・使用感＞ チャンネル機能 チャンネル機能を使えば、「部署」や「プロジェクト」単位でグループを作り、スムーズにやりとりできます。ただし、チャンネル数が増えると、トーク画面が入り乱れやすい点に注意しましょう。 絞り込み検索機能 メッセージの「送信者」「チャンネル」「ファイルの形式」などで絞り込んで、過去の履歴を検索できるため、都度ほかのメンバーに質問する手間を省けます。 ＜Slackの注意点＞ 無料ではメッセージ・ファイルの閲覧制限がある Slackのフリープランでは、90日経過したメッセージやファイルは見られません。そのため、長期的なプロジェクトや、過去のやり取りを参照する必要がある場合には不便な点に注意しましょう。 メッセージが流れる 利用しているユーザーからは「メッセージが多いチームでは情報が流れるのが早く、重要な投稿を見逃しやすいと感じます。ピン留めやリマインド機能はありますが、より目立つ固定表示や重要情報の管理機能が強化されると便利です。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ 参考：Slackの料金ページ フリー：0円 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：2,160円/月（月払い） Enterprise+：要問い合わせ なお、有料プランの場合は、「Slack AI」の利用が可能です。 Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft Teams】ビデオ会議もできるビジネスチャット Microsoft Teamsの特徴 多機能アプリ Microsoft Teamsはチャットだけでなく、ビデオ会議やファイル共有などのテレワークに必要な業務ができる「多機能アプリ」になります。 Microsoft 365の各種ツールとの互換性が高い TeamsはMicrosoft 365の各種ツールと連携することで、チームでの業務を効率化できます。たとえば、リアルタイムでの共同編集が難しいWordやExcel、PowerPointも、Teamsと連携すれば共同編集が可能になります。 Microsoft Teamsの機能・使用感 チャット機能 任意のメンバーとメッセージでやりとりができ、複数人でコミュニケーションがとれるグループチャットも利用可能です。グループチャットでは特定のメンバーに向けてメッセージ通知を送れるので、相手が見逃す心配はありません。 ファイル共有機能 Microsoft 365アプリで作成したファイルは、Dropboxなどの別アプリのファイルとも連携可能です。つまり、Teamsは第三者とのファイル共有にも役立つのです。 Microsoft Teamsの注意点 慣れるまでに時間がかかる 利用しているユーザーからは「慣れるまでに時間がかかるという点は、会社としてのデメリットになるかもしれません。複雑なものは求めていないため、もう少しシンプルにできるところもあるのではないでしょうか。」という声があります。（参考：ITreview） 動作が重い 利用しているユーザーからは「webミーティングで画面を共有する際、ラグが大きい点が少し気になります。」という声があります。（参考：ITreview） Microsoft Teamsの料金体系 参考：Microsoft Teamsの料金ページ Microsoft Teams：無料 Microsoft Teams Essentials：719円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月（年払い） Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】社内で使えるおすすめ情報共有サイト8選の一覧比較表 こちらは、無料のおすすめ情報共有サイト8選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Kibela Googleサイト 特徴 社内の情報を誰でも簡単に共有できるサイト IT初心者でも簡単に情報共有できるサイト Markdownで記事を残せる社内wikiサイト 簡単にwebサイトが作れるGoogleのサービス シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料プランのユーザー数は5人まで デザインの自由度が低い 料金 ・無料プランはなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランは500円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは550円/ユーザー/月～ ・無料 ※Googleアカウントの登録が必要 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Kibela」の詳細はこちら 「Googleサイト」の詳細はこちら Dropbox Chatwork Slack Microsoft Teams 特徴 オフライン対応のオンラインストレージ 円滑な業務連絡がとれるビジネスチャット カスタマイズ性の高いビジネスチャット ビデオ会議もできるビジネスチャット シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 無料では保存できる容量が少ない 過去のやりとりを振り返りづらい メッセージが流れる 慣れるまでに時間がかかる 料金 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは840円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは719円/月～ 公式サイト 「Dropbox」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら このように、情報共有サイトごとに特徴や注意点は異なるので、自社の目的や予算にマッチしていることを確かめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内で情報共有サイトを使うメリット4選 ここでは、情報共有サイトを使うメリットを4つ解説します。サイトを利用すれば、以下の点で業務が円滑になります。 （1）業務連絡がスムーズになる 1つ目のメリットは、業務連絡の手間が解消されることです。 メールでの情報共有の場合、アドレスを都度入力したり、挨拶文を挿入したりする手間がかかります。一方、情報共有サイトでは、関係者が参加しているグループに一斉連絡できるので、メールのように連絡先をひとつずつ設定する必要がありません。 また、サイトによっては、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで共有できる機能もあります。このように、情報共有サイトを使えば、業務連絡の負担が大幅に減るのです。 （2）各メンバーの情報が可視化される 2つ目のメリットは、業務の状況が「見える化」されることです。 情報共有サイトでは、基本的な情報はもちろん、各メンバーのタスクやプロジェクトの進捗もリアルタイムで分かります。そのため、進捗が遅れていたり、タスクの割り振りに偏りがあったりする場合でも、早い段階で対処できるのです。 また、各メンバーの進捗が可視化されることで、一人ひとりに進捗を確認する手間もかかりません。このように、情報共有サイトを活用すれば、ほかのメンバーの業務状況が見える化して、チーム全体でスムーズに作業を進められます。 （3）ノウハウを蓄積できる 3つ目のメリットは、ノウハウを蓄積できることです。 業務マニュアルや個人が持つスキルやノウハウは、社内に蓄積・共有して、後から振り返りやすいように管理する必要があります。そこで、情報共有サイトを導入すれば、業務に関するすべての情報が一か所に蓄積されて、社内の情報資産となるのです。 ただし、チャットツールでやりとりすると大切な情報が次々と流れてしまい、あとから探すのに苦労します。したがって、メールやチャット上のやりとりに加え、ファイルデータもすべて流れず蓄積できる「ナレカン」のようなサービスを選びましょう。 （4）必要な情報へすぐにアクセスできる 4つ目のメリットは、必要な情報へすぐにアクセスできるようになることです。 一般的に、ビジネスパーソンは「勤務中の探し物に年間150時間もの時間を費やしている」と言われるほど、情報を管理する仕組みが整っていないと言えます。とくに、紙ベースでの管理は、目的の情報を取り出すのに手間がかかりがちです。 そこで、情報共有サイトを使えば、社内の情報をデータ化して「検索機能」ですぐに探し出せるようになります。なかでも、生成AIを活用した「自然言語検索」ができるツールであれば、上司に質問するように検索できるので、ITに不慣れな方でも使いこなせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【自社は大丈夫？】情報共有が上手くいかない理由3選 ここでは、情報共有が上手くいかない3つの原因と対策を解説します。以下の状況が自社に当てはまっていれば、早急に改善を図りましょう。 （1）情報共有のルールがない はじめに、情報共有のルールが整備されていないことが挙げられます。 情報を共有する場所や方法などが明確に定まっていなければ、社員の情報共有に対する心理的ハードルは高まります。たとえば、「積極的に情報共有してください」と呼びかけても、社員が行動しづらくなってしまうのです。 そのため、誰もが迷わず情報共有ができるように、業務報告のタイミングやテンプレートを決めるなどのルールを設定しましょう。 （2）共有したつもりになっている 次に、情報共有が上手くいかない企業では、社員が情報共有したつもりになっている可能性があります。 情報共有は相互的なものなので、共有された情報を相手が理解しなければなりません。しかし、共有した情報が冗長で分かりづらかったり、欲しい内容が抜けていたりすれば、認識のズレが起きてしまいます。 したがって、情報共有するときは、相手の立場になって「読みやすいメッセージか」「情報を正確に伝えられているか」を意識すべきです。社員全員が円滑な共有を実現できるように、社内教育で心がけるべき点を伝えましょう。 （3）情報が分散している 最後に、情報が至る所に分散している状態では、情報共有に失敗する恐れがあります。 情報が集約されていなければ、探し出すのに時間がかかり、メンバーへの共有が遅れやすいです。たとえば、メールやチャットなどの複数のツールを使っていたり、情報の蓄積方法が統一されていなかったりするケースが挙げられます。 そのため、「あらゆる情報を一か所で管理・共有できるサイト」が必要です。たとえば、「ナレカン」は、100名以上の大企業向けのツールなので、大量のデータの集約先として最適だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの情報共有サイトまとめ ここまで、おすすめの情報共有サイト8選や選定ポイントを中心に解説しました。 社内の情報共有が上手くいかない原因のひとつに、「情報が分散していること」が挙げられます。そこで、情報共有サイトを導入して、社内のあらゆる情報を一か所に集約する仕組みを整える必要があるのです。 ただし、チャット型のサイトでは、情報が流れてしまうためほかのツールと併用する必要があり、結果として情報の分散を防げません。したがって、情報共有サイトの作成には「情報の蓄積から共有が一か所でできる、情報ストック型サービス」を使いましょう。 結論、自社の情報共有サイトの構築には、社内のあらゆる情報を一元管理して、リアルタイムで共有できる情報共有ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報が分散されない仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

会議の概要がまとめられたレジュメは、限られた時間で効率よく話し合いを進めたいときに役立ちます。そのため、会議を実施するときは、事前にレジュメを作成して、参加メンバーに共有しましょう。 しかし、会議資料のレジュメを作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、レジュメの作成に便利なテンプレート5選を中心にご紹介します。 テンプレートを活用して簡単にレジュメを作成し、運用したい WordやExcelでレジュメを作成するデメリットを知りたい レジュメの作成・管理に最適なIT ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、レジュメをスムーズに作成できるだけでなく、作成後の効率的な管理・共有方法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 レジュメとは2 【サンプルあり】レジュメ・会議資料には何を書くべき？記載項目・例文とは3 【無料】会議資料に使えるレジュメのテンプレート5選3.1 Word｜シンプルな会議レジュメのひな形3.2 Word｜タイムマネジメントに役立つ会議レジュメのテンプレート3.3 Word｜時系列で記載するレジュメのフォーマット3.4 Excel｜会議次第をまとめられるレジュメのテンプレート3.5 Excel｜汎用的な会議レジュメテンプレート4 要確認！WordやExcelでレジュメを作る3つのデメリット4.1 （1）作成から共有までが面倒4.2 （2）検索しづらい4.3 （3）スマホで操作しづらい5 WordやExcelよりも簡単にレジュメを作成・管理できるツール5.1 必要な情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」5.2 ナレカンを使った会議レジュメの作成・共有例6 会議に役立つレジュメの作り方のコツとは7 会議で使えるレジュメのテンプレートまとめ レジュメとは レジュメとは、「résumé」というフランス語を語源としており、文章を要約したものを意味します。レジュメは、以下の3つのシーンによって意味が異なります。 研究・教育分野 研究・教育分野では、論文や研究テーマを要約したものを指します。学校の授業内容の要点をまとめた「講義レジュメ」や、研究内容を報告する「研究レジュメ」など、種類は様々です。 就職・転職分野 就職・転職時には、「履歴書」や「職務経歴書」がレジュメと呼ばれます。企業側の採用の判断材料となるため、自身の経歴やスキルなどを記載して、組織に貢献できることをアピールします。 ビジネス分野 ビジネスシーンでは、会議やプレゼンテーションで配布する資料を指します。会議前に共有することで、参加者が会議の概要を把握できるようになり、スムーズに話し合いを進められます。 以上のように、レジュメはシーンによって意味が異なるため、用途によって使い分けましょう。なお、本記事では、ビジネスシーンにおける「会議用レジュメ」に焦点を当てて、項目やテンプレートをご紹介します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【サンプルあり】レジュメ・会議資料には何を書くべき？記載項目・例文とは 会議資料のレジュメに盛り込むべき内容として、以下の項目が挙げられます。 タイトル 作成者 開催日時・場所 出席者 議題（検討テーマ） 参考資料 次回までの検討事項 次回開催日時・場所 以上の項目を記載すれば、下記例文のように、必要な情報に抜け漏れのないレジュメを作成できます。 上図のように、レジュメを書くときは箇条書きや字下げを使って、読みやすくまとめることを意識しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】会議資料に使えるレジュメのテンプレート5選 以下では、会議資料として使えるレジュメのテンプレートを5つ紹介します。テンプレートを使えば、「何を書くべきか分からない」と悩む方でも、簡単にレジュメを作成できるのです。 Word｜シンプルな会議レジュメのひな形 こちらは、シンプルな会議レジュメのひな形です。 表形式で文章を記載するレイアウトで、シンプルで見やすいレジュメを作れます。また、項目は自由に追加・削除可能なため、自社の用途に合わせてテンプレートをカスタマイズできるのです。 テンプレートの無料ダウンロードのシンプルな会議レジュメのひな形はこちら Word｜タイムマネジメントに役立つ会議レジュメのテンプレート こちらは、タイムマネジメントに役立つ会議レジュメのテンプレートです。 議題ごとの所要時間を詳細に記載できるため、会議を無駄なく計画的に進められます。また、テンプレートに操作の手順が記載されているため、Wordの操作が苦手な方でも簡単にレジュメを作れます。 Microsoftのタイムマネジメントに役立つ会議レジュメのテンプレートはこちら Word｜時系列で記載するレジュメのフォーマット こちらは、時系列で記載するレジュメのフォーマットです。 会議の内容を、時系列に沿って見やすくまとめられます。また、「開会」や「挨拶」などの項目があるので、取引先や顧客に向けた報告会向きのテンプレートです。 テンプレートの無料ダウンロードの時系列で記載するレジュメのフォーマットはこちら Excel｜会議次第をまとめられるレジュメのテンプレート こちらは、会議次第をまとめられるレジュメのテンプレートです。 会議次第（会議の流れや内容）を簡潔にまとめて、一目で大まかな概要を把握できます。ただし、「会議の参加者」や「次回会議の情報」といった項目がないので、必要に応じて追加しましょう。 テンプレートの無料ダウンロードの会議次第をまとめられるレジュメのテンプレートはこちら Excel｜汎用的な会議レジュメテンプレート こちらは、汎用的な会議レジュメテンプレートです。 シンプルなデザインなので、汎用性が高く、誰でも見やすいレジュメを作れます。また、自由にカスタマイズ可能なので、自社の用途に合ったレイアウトに変更できるのです。 Windows×Macで使えるビジネス文章の汎用的な会議レジュメテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要確認！WordやExcelでレジュメを作る3つのデメリット 以下では、WordやExcelでレジュメを作るデメリットを3つご紹介します。WordやExcelのテンプレートを使えば簡単にレジュメの作成が可能な反面デメリットもあるため、テンプレートの導入を検討している方は必見です。 （1）作成から共有までが面倒 1つ目のデメリットは、作成から共有までが面倒なことです。 WordやExcelのテンプレートでレジュメを作る場合、テンプレートのファイルを探したり、コピーしたりする手間がかかります。さらに、複数のレジュメを作るときは、一つひとつを区別できるように、ファイル名を工夫する必要があるのです。 また、共有時には、都度メールやチャットツールに添付して送らなければなりません。このように、WordやExcelを使うと、かえって作成や共有が面倒になる欠点があるのです。 （2）検索しづらい 2つ目のデメリットは、検索しづらいことです。 会議ごとにレジュメを作成すると、WordやExcelのファイル数が膨大になり、管理が煩雑になりやすいです。また、複数のファイルをまたいで検索できないので、似た名前のファイルが増え、「都度中身を確認しないと内容が分からない」といった面倒も起きてしまいます。 そのため、「昨年の〇〇に関する会議のレジュメを確認したい」という場合でも、社内の数多いファイルの中から見つけ出すのに手間がかかります。このように、WordやExcelでレジュメを作ると、情報を検索しづらく、管理が困難となるケースが多いです。 （3）スマホで操作しづらい 3つ目のデメリットは、スマホで操作しづらいことです。 ExcelやWordはパソコンに最適化したツールなので、スマホの画面では、レイアウトが崩れたり文字化けしたりするリスクがあります。そのため、「スマホで手軽にレジュメを作成・確認したい」といった方には不向きです。 とくに、営業職や現場仕事など、オフィス外での業務が多い職種にとって、「スマホでの使いやすさ」は重要です。そのため、今日では、スマホからもサクサク使える「ナレカン」のようなITツールを導入する企業も増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ WordやExcelよりも簡単にレジュメを作成・管理できるツール 以下では、WordやExcelよりも簡単にレジュメを作成・管理できるツールをご紹介します。 WordやExcelのテンプレートを活用すれば、工数をかけずにレジュメを作成できます。しかし、レジュメを共有するのに外部ツールを使う手間がかかったり、目的のファイルを見つけるのに時間がかかったりするデメリットもあるのです。 そこで、「誰でも簡単にレジュメを作成・管理できるITツール」を導入すれば、レジュメの作成・共有・管理を一箇所でまとめられます。ただし、欲しい情報に即アクセスできるツールでなければ、レジュメがほかの情報に埋もれて探すのに時間がかかります。 結論、自社が導入すべきなのは、レジュメをはじめとしたあらゆる情報を一元管理し、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、自作のテンプレートを使って簡単にレジュメを作成・即共有できるうえ、作成したレジュメは超高精度の「キーワード検索」によって、「平均0.2秒」の高速スピード検索が可能です。また、上長のチェックを入れたうえでレジュメを社内公開する機能もあるので、正確な情報共有にもつながります。 必要な情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った会議レジュメの作成・共有例 ここでは、ナレカンを使ったレジュメの作成例をご紹介します。 ナレカンでは、自作のテンプレートを活用してレジュメを作成・共有できます。また、参考資料のファイルも直接添付できるうえプレビュー表示ができるため、会議に関するあらゆる情報をまとめて管理可能です。 また、ナレカンの検索機能では、ファイルや画像内を含めて検索ができるためファイル形式のレジュメを共有した場合も任意の情報にすぐアクセスできるのです。 このように、ナレカンを使えば、各企業に合わせた方法で情報共有を円滑にできるだけでなく、会議で使う資料を一元管理することが可能なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議に役立つレジュメの作り方のコツとは 会議に役立つレジュメの作り方のコツは以下の3つです。 目的を明確にする レジュメを作成する目的を明確にし、「読み手が必要な情報は何か」を考えることで分かりやすい会議用レジュメが作れます。 要点を簡潔にまとめる 情報を細かく記載しすぎると、読み手が会議よりもレジュメを読むのに集中してしまいます。そのため、会議用レジュメは、会議に参加しながらでもレジュメに目を通せるくらい簡潔にまとめる必要があります。 分かりやすいレイアウトにする レイアウトが雑だと、せっかく要点をまとめても読み手が理解しづらいです。そのため、見出しや箇条書き、マーカーなどを活用してレイアウトを整えましょう。また、目次をつけると会議の流れが分かりやすくなるため便利です。 以上の3つのコツを押さえ、会議の参加者にとって分かりやすいレジュメを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議で使えるレジュメのテンプレートまとめ これまで、会議で使えるレジュメのテンプレート5選を中心にご紹介しました。 会議のレジュメは、メンバーが正しく共有・管理しなければいけません。しかし、Word・Excelでレジュメを作成しファイルで管理していては、参加者への共有や情報へのアクセスに時間がかかるうえ、必要な資料を別途共有する必要があり不便です。 そこで、Word・Excelではなく「さまざまな形式の情報を共有できるITツール」を導入して、レジュメだけでなく会議に必要な情報の作成・共有・管理を効率化しましょう。ただし、必要な情報にすぐにアクセスするために、「優れた検索機能」は必須です。 したがって、レジュメの作成・管理には、高精度の検索機能で、求める情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。ナレカンでは、Word・Excelで作成した既存のレジュメも、直接添付して管理できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、正しい情報共有・管理の体制を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単解説｜会議アジェンダとは？テンプレートや書き方も紹介

企業では習慣化された「定例会議」を行っている会社が多いですが、本来の会議の目的を失いマンネリ化している状況も少なくありません。 実際に、「日程が決まっているから」のような定性的な理由のみで、情報共有だけが行われる“生産性のない定例会議”に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、定例会議の必要性と活性化させる3つの手法を中心にご紹介します。 定例会議を実施する目的や必要性を知りたい 定例会議の活用方法を自社で参考にしたい 定例会議や業務改善に活用できるツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、定例会議を活性化させるためのヒントを得られ、効率的に情報共有ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 定例会議・ミーティングとは2 定例会議・ミーティングの目的とは2.1 メンバー間での情報共有のため2.2 意思決定を行うため2.3 PDCAサイクルを回すため3 定例会議をするメリット・デメリット4 【対処法あり】定例会議は意味がないと感じる原因とは4.1 定例会議が形骸化している4.2 一方的で議論の時間がない4.3 事前に会議資料を共有していない5 定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめツール5.1 最も簡単に情報共有・管理ができるITツール「ナレカン」6 定例会議を活性化する手法3選6.1 (1)ブレインストーミング型6.2 (2)ディベート型6.3 (3)ワールドカフェ型7 定例会議の無駄を解消！効率的に進行するポイント8 定例会議を形骸化させない！おすすめのネタ・話すこと9 定例会議の必要性や活性化させる手法まとめ 定例会議・ミーティングとは 定例会議とは、職場や組織で決まった日時や曜日に開く会議を指し、「定例会」「定例ミーティング」などと言われる場合もあります。また、開催頻度は企業によって異なりますが、1週間に1回、月に1回ほどが一般的です。 意思決定やプロジェクトの進捗状況の把握など、今後の方針を決める重要な役割を担っています。一方、討論する議題がないにも関わらず「定例だから」という理由で開かれ、情報共有だけの形式的な会議になってしまうケースが多い点が問題です。 参加者が受け身になると、会議の本来の目的である「合意形成のための活発な議論」が難しくなります。生産性が低く「無駄」と感じる会議にならないように、正しい事前準備が必要となるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議・ミーティングの目的とは ここでは、定例会議の必要性について解説します。マンネリ化していると感じる社員には、以下の「会議における必要性」を共有するようにしましょう。 メンバー間での情報共有のため プロジェクトを進めるうえで各メンバーの情報共有は必要不可欠です。 定例会議の場で社員それぞれが積極的に情報を共有すると、異なるアイデアに触れながら業務に役立つヒントを得たり、新たなアイデアを生み出せたりできるようになります。 また、複数の部署でプロジェクトを進めている場合は各部署の進捗を確認し合う必要があります。部署を横断した情報共有は、予定の変更や直面している課題を社員間で報告して解決策を見出し、スピーディにプロジェクトを達成するために不可欠です。 意思決定を行うため 定例会議が必要な理由として、意思決定を行うことも理由のひとつです。 仕事はチームで取り組む場合が多いため、社員全員が納得して業務を進める必要があります。そこで参加メンバーが、あるテーマや課題について多様な視点から話し合って今後の方針を決定するべきなのです。 また、テーマが定められ、意思決定を行うという具体的なゴールが設定されていれば、会議に参加するメンバーもゴールに向けて主体的に会議に参加できます。積極的な発言のある会議は、意思決定にスピード感があります。 PDCAサイクルを回すため PDCAサイクルを回すためにも定例会議が必要になります。 メンバーは定例会議で週・月単位の目標を計画(Plan)されたものに合わせて、業務を進められ(Do)ます。そして、各進捗を客観的に評価(Check)し、改善策の考案・実行する(Action)サイクルが確立されれば、業務効率化と改善が継続されます。 また、PDCAサイクルはメンバーの目標達成によるモチベーションアップだけでなく、リーダー目線でもメンバー・プロジェクトの管理がしやすくなるメリットがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議をするメリット・デメリット 定例会議は多くの企業で行われていますが、会議の方法・進め方によっては業務に支障をきたす場合があります。定例会議をするメリット・デメリットは以下の通りです。 メリット デメリット ・個人またはチームの進捗状況が一括して把握できる ・業務の問題や課題の早期発見につながる ・コミュニケーションが活性化される ・会議に時間を取られると業務効率が下がる ・毎回の会議の資料作りが負担になる ・議題が不明確だと会議の参加者の当事者意識が薄れる 以上のように、定例会議は、会議の参加者とのコミュニケーションが取りやすくなるといったメリットがあります。一方で時間が長すぎたり、議題が不明確だったりすると、有意義な会議となりません。 また、資料作りの負担を軽減するには、会議資料作成にテンプレートを使用することが効果的です。たとえば「ナレカン」のように、一度作成した内容をテンプレート化できるツールを使うと、資料作成に時間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【対処法あり】定例会議は意味がないと感じる原因とは ここでは、定例会議が意味がないと感じてしまう原因と対処法について解説します。メリハリをつけて生産性のある会議にするためにも、以下の原因をあらかじめ理解し、対策を講じましょう 定例会議が形骸化している 定例会議がだらだらしてしまう原因のひとつが、議題に変化がないことです。 定例会議の話題に新しさがないと「同じ議題を話し合う意味はあるのか」と参加するメンバーが感じ、モチベーションも上がりません。議題に変化がない理由は「そもそも会議を開く目的がない」「既存の会議プログラムに問題がある」が挙げられます。 結果、会議において重要な意思決定もできず、”定例だから参加する”意味のない状況に陥ってしまうのです。そこで、「意思決定が不要な会議はそもそも開催しない」「討論する議題が明確になってから会議を開く」などの対策をとりましょう。 一方的で議論の時間がない 一方的で議論の時間がない定例会議は無駄な会議になりがちです。 形骸化した定例会議でよく見られる状況として「議論を行わず会議の企画者だけが一方的に報告して、参加メンバーはただ聞くだけ」になっている場合が挙げられます。 聞くだけの会議でメンバーが受け身の姿勢で参加すると、生産性が低くだらだらしてしまいがちです。そのため、会議を開く際は必ず各メンバーの発言機会を設けるようにしましょう。 事前に会議資料を共有していない 会議において、事前に会議資料を共有しておくことは非常に重要です。 会議資料を事前に共有しておけば、会議前にテーマや最終目標を把握したうえで会議に参加できるようになります。会議開始直後に資料を読み込む時間を設ける必要もなくなり、スムーズに会議を進められるのです。 そして、会議の度に資料を印刷して配布する必要もなくなるため、印刷費用のコスト削減やメンバーの準備に必要な作業負荷もかかりません。実際に、生産性のある会議を実現している組織は「ナレカン」のような情報共有ツールで、会議資料を事前に共有し会議を進めているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめツール 以下では、定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめのツールをご紹介します。 定例会議は、個人・部署間の情報共有を目的に実施するため、要点をまとめて簡潔に進行するべきです。また、重要なことはあとから振り返れる状態にしておくと、会議後の業務に反映しやすくなります。 しかし、メールやチャットで共有しても埋もれてしまい、振り返るのに手間が生じ、必要な情報もすぐに見つかりません。そのため、「誰でも簡単に共有できて、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能があるツール」を導入しましょう。 結論、定例会議の資料共有に最適なのは、シンプルな操作性で共有が簡単で、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、部署や個人を指定した共有も可能なほか、記事に直接書き込んで簡単に資料作成もできるため、会議資料の作成・共有まで一括して行えます。また、社内用語の検索もヒットするため、検索に時間がかかりません。 最も簡単に情報共有・管理ができるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議を活性化する手法3選 ここでは、定例会議を活性化する手法3選をご紹介します。会議の形骸化が感じ取れた場合には、以下の手法に定例会議を当てはめて活性化しましょう。 (1)ブレインストーミング型 定例会議を活性化する手法の一つにブレインストーミング型があります。 ブレインストーミングは、グループを作成して、自由な発言によって独創・創造的なアイデアを生み出す手法です。また、ほかのアイデアから着想を得てオリジナルのアイデアが生み出される場合もあります。 参加者の発言が抑制されると新たなアイデアが生まれづらくなるため、ほかのメンバーのアイデアへの批判・評価はしてはいけません。各メンバーの発言と意見から合意形成することが重要なのです。 (2)ディベート型 ディベート型も会議の活発化に役立つ手法の一つです。 ディベートは肯定派と否定派に分かれて討論し、第三者を納得させるための会議手法です。ディベートではチームのメンバーと意思疎通を図り、一貫性のある意見を主張するための力が必要になります。 一方で、ディベートでは「勝った方が偉い」とされる場合があります。しかし、本来の目的は「メンバーが客観的で多角的な視点を身に付け、活発な議論によって定例会議をマンネリ化させないようにすること」のため、勝敗で全てを判断しないようにしましょう。 (3)ワールドカフェ型 定例会議を活発にする手法の最後がワールドカフェ型の会議手法です。 ワールドカフェは緊張や重苦しい環境になりやすい会議を、和やかで自由な会話がしやすい環境をつくるための手法です。4～5人のテーブルを複数設置し、テーマに沿って自由に会話します。 ワールドカフェの特徴は、時間経過とともに会話するメンバーが入れ替わることです。さまざまな参加者と開かれた空間で会話すると、テーマの深掘りだけでなく、もとのグループから派生したアイデアの創出も可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議の無駄を解消！効率的に進行するポイント 定例会議の無駄を解消し、効率的に進行するためのポイントは以下の3つです。 時間を区切る 会議の時間を区切ると、効率的に会議を進められ、ダラダラとした会議を避けられます。時間の設定が形だけにならないように、会議の開始・終了時刻は厳守しましょう。 目的を明確にする 会議の目的が明確であれば、議論が本題から逸れる可能性が低くなり、無駄な時間が削減されます。また、目的が明確に定まらない場合は、会議を開催しないという選択肢もあります。 不要な回は会議をスキップする 定例会議が形骸化してしまって実際には不要であれば、会議のスキップも検討しましょう。仮に、定例会議の目的が情報共有のみの場合は、情報共有ツールを活用すれば定例会議の時間を削減できます。 上記の3つを意識して、定例会議を有意義なものにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議を形骸化させない！おすすめのネタ・話すこと 定例会議を形骸化させないためには、会議の議題を事前に決めておくべきです。以下では、定例会議のネタや話すことをご紹介します。 各部署・チームの進捗状況 進捗状況の共有は目的・目標の再確認にも繋がるため、必須です。また、ただ進捗状況を話すだけでなく、業務やプロジェクトの完了予定まで伝えるようにすると、他部署からの理解も深まり連携がとりやすくなります。 社内環境について 業務以外で発生している社内の問題や改善点について話し合うのも重要です。社内環境は会社に関わる全ての人に直接関係するため、会議の参加者全員が当事者意識を持って議論できます。 以上のような内容をテーマに議論すると、定例会議が有意義なものになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議の必要性や活性化させる手法まとめ ここまで、定例会議の必要性や活性化させる手法について解説してきました。 定例会議は個人・部署間での情報共有が行われ、わかりやすく・簡潔にまとめて共有する必要があります。また、会議の内容を後で振り返って業務に反映させられるよう、必要な情報をすぐに見つけられるようにするべきです。 したがって、「共有が簡単で必要な情報を振り返るのに手間がかからないツール」を導入しましょう。特に、状況に応じて共有相手を指定でき、充実した検索機能があると、定例会議の情報共有がスムーズになります。 結論、定例会議の情報共有に最適なのは、会議の情報共有も簡単で、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有を活発化し、マンネリ化した定例会議を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単解説｜会議アジェンダとは？テンプレートや書き方も紹介