ナレッジマネジメント
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働き方が多様化する今日では、時間や場所を問わずに情報共有できるように「社内ツール」を導入する企業が増えています。また、社内ツールは情報を一か所に集められるので、管理の属人化を防げるメリットもあります。 しかし、なかには「想定よりも社内ツールが複雑で使いにくい」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説します。 社内ツールが使いこなせていない原因を理解したい 自社に合った社内ツールを選び直し、正しく運用してきたい ツールの導入から定着するまで、手厚くサポートしてほしい という方はこの記事を参考にすると、使いにくい社内ツールの原因と対処法が分かるほか、自社に最適な代替ツールも見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因1.1 （1）社員へのレクチャーが足りていない1.2 （2）社内ツールが多すぎる1.3 （3）多機能で使いこなせていない2 即実践！社内ツールを全員が使いこなすための対処法とは2.1 （1）ツールの導入目的を明確にする2.2 （2）ツールの機能を個人単位で理解させる2.3 （3）自社に合ったツールを導入する3 【これで解決】全社的な運用を実現できるツール3.1 ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられるツール「ナレカン」4 社内ツールが使いにくい原因と対処法まとめ 社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因 ここでは、社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因を解説します。以下のケースに当てはまっているチームは早急に改善すべきです。 （1）社員へのレクチャーが足りていない 1つ目に、社員へのレクチャーが足りていないのが原因です。 「なんとなく便利そうだから」などの曖昧な理由でツールを導入し、社員へ十分なレクチャーをしていなければ、ITが苦手な人は使いこなせない恐れがあります。その結果、ツールを使える社員と使えない社員で差が生じ、仕事の進捗も滞りかねません。 ツールは実務で使えなければ意味がないため、使い方のレクチャーは忘れずに実施しましょう。 （2）社内ツールが多すぎる 2つ目に、社内ツールが多すぎるのも使いにくい原因です。 チャットやメール、社内掲示板など、情報を共有するための社内ツールが複数使われている場合、情報が分散されてしまいます。そのため、目的の資料を探すのに、担当者に問い合わせなければならず、社員が使いづらさやストレスを感じてしまうのです。 一方、「情報管理とコミュニケーションが一か所で完結するツール」を導入すれば、社内ツールの多さによるストレスから脱却できます。また、社内ツールは少なく絞ることで、無駄な運用コストを削減できるので、費用対効果も高くなるのです。 （3）多機能で使いこなせていない 3つ目に、ツールが多機能で使いこなせていないことが原因です。 多機能なツールは操作が難しいものが多く、ITに不慣れな方は「使いづらい」と感じてしまいます。とくに、大規模企業の場合、ITリテラシーにばらつきがあるので、一部の社員にしか活用されなければ業務がスムーズに進みません。 また、社内ツールを使って情報を共有したとしても、目的の情報を見つけられなければ、そのうち放置されてしまいます。したがって、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」を導入し、情報の蓄積・共有・管理に一切のストレスをなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即実践！社内ツールを全員が使いこなすための対処法とは ここでは、社内ツールを全員が使いこなすための3つの対処法を解説します。ツールを社内へ浸透させるためにも、以下の内容を必ず実践しましょう。 （1）ツールの導入目的を明確にする まずは、ツールの導入目的を明確にしましょう。 「なぜこのツールを使用するのか」「どの業務で使用するのか」をチームに伝えれば、社内におけるツールの意義が確立され、使う場面が分かりやすくなります。また、使う場面が明確になると、社員ごとにツールの理解度がばらつく心配もありません。 加えて、「業務効率化ができる」のように抽象的ではなく「残業時間が○％削減できる」など、ツールを導入するメリットを具体的に伝えるのもポイントです。 （2）ツールの機能を個人単位で理解させる 次に、ツールの機能を個人単位で理解させるのも大切です。 社内にはITが苦手な社員もいるので、ツールの機能や具体的な操作方法を個別にレクチャーすれば、誤った使い方をされる心配がありません。 また、レクチャーのあとに不明点が出る場合もあるため、カスタマーサポートが充実したツールを選びましょう。 （3）自社に合ったツールを導入する 最後に、自社に合ったツールを導入するのもポイントです。 「有名だから」という理由でツールを導入した場合、導入後に上手く使いこなせず、トラブルへと発展してしまいます。そのため、自社の課題を解決するのに必要な機能が備わったツールを選定し、適切な運用方法を設計していくことが大切なのです。 とくに、ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられる「ナレカン」であれば、自社に最適なツールの選び方を無料相談できるので、導入目的に合ったツールを選べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】全社的な運用を実現できるツール 以下では、社内にすぐに定着させられるツールをご紹介します。 社内ツールを社員全体に定着させるには、「誰でも簡単に使えるツールであること」が重要です。使い方が複雑なツールを導入すると、それを使いこなせる一部の社員にしか定着しないからです。 そのため、「自社に必要な機能を過不足なく備えており、社員全員が使いこなせるツール」を導入しましょう。ただし、担当者自身が運用設計を考えたり、他の社員にレクチャーしたりするのは負荷が大きいため、サポート体制が整ったツールがおすすめです。 結論、自社が導入すべきは、社内情報を共有するのに、必要な機能を過不足なく備えた社内ツール「ナレカン」が最適なのです。 ナレカンの「記事」には、画像やファイルを含むあらゆる情報を集約できるので、複数のツールに情報が分散するストレスがありません。また、専属担当者が”事例”に基づいた運用方法の提案や、社員への説明会を実施するので、最適に使いこなせます。 ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ツールが使いにくい原因と対処法まとめ ここまで、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説しました。 社内ツールが使いにくいのは、導入意図が不明確だったり多機能で複雑だったりするのが原因です。とくに、多機能なツールはレクチャーにも時間がかかるため、使い勝手の悪さから最終的に誰も利用しなくなってしまい、結果、社内に定着しないのです したがって、社内ツールの全社的に運用していくには「必要な機能に過不足のないツール」が必須です。加えて、ツールの導入から定着までサポートを受けられるものであれば、担当者自身が運用設計を考えたり、他の社員へレクチャーしたりする負荷を最小限に抑えられます。 結論、社内ツールに導入すべきなのは、シンプルかつ必要な機能を過不足なく備えた社内ツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンには、生成AIを使った「自然言語検索」も搭載されており、すべての情報を横断して最適な回答が得られます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、使いにくい社内ツールのストレスから脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

紙ベースで業務を進めていると、用紙を印刷・保管する手間がかかったり、必要な情報を見つけるまでに時間がかかったりして非効率です。そこで、情報管理を電子化すると、余計なコストを削減して、社内の情報管理を徹底できます。 しかし、「紙ベースの情報管理を電子化する具体的なイメージが持てない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順を中心にご紹介します。 紙ベースから情報を電子化するメリットを明確にしたい 情報管理の電子化が進まない理由を把握して対策したい 非効率な紙ベースでの管理から脱却するのに最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、紙ベースの情報管理を電子化する手順が分かり、効率的に業務を遂行できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 紙ベースとは1.1 紙ベースの意味1.2 「紙ベース」と「紙媒体」の違い1.3 紙ベースで情報管理するメリット・デメリット2 紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットとは2.1 （1）紙を印刷・保管するコストを削減できる2.2 （2）必要な情報へすぐにアクセスできる2.3 （3）情報を安全に管理できる3 紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順とは4 紙ベースの情報管理の電子化が進まない3つの理由とは4.1 （1）導入コストがかかるから4.2 （2）業務手順の変更に抵抗があるから4.3 （3）上層部の問題意識が低いから5 【必見】情報管理の電子化に最適なツール5.1 徹底したサポート体制のもとスムーズに電子化できるツール「ナレカン」6 紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順まとめ 紙ベースとは ここでは、「紙ベース」の意味やメリット・デメリットをご紹介します。「紙ベース」の概要を押さえたうえで、紙ベースからの脱却を進めたい方は必見です。 紙ベースの意味 「紙ベース」とは、情報を紙媒体に記録・印刷して管理している状態を意味します。 紙ベースでは「印刷した書類を修正できない」「書類を配布する手間がかかる」ため、情報をスムーズに管理・共有できません。また、膨大な書類の中から必要な項目を探し出したり、都度ファイルを開いたりする手間がかかります。 したがって、紙ベースの情報管理を電子化すれば、無駄なコストを削減して、業務をストレスなく進められるようになります。 「紙ベース」と「紙媒体」の違い 「紙ベース」は、紙を使って管理や記録をする方法を指し、「紙媒体」は情報を伝達する媒体としての紙そのものを指すという違いがあります。 「紙ベース」と「紙媒体」の使い分けの具体例は以下の通りです。 例1：紙で提出する ❌紙ベースで提出する ⭕️紙媒体で提出する 例2：紙中心の業務を電子化する ⭕️紙ベースの業務を電子化する ❌紙媒体の業務を電子化する このように、紙ベースは紙を使った業務の方法を表し、紙媒体は紙自体を示すという点で異なります。似て非なるものなので、しっかり使い分けましょう。 紙ベースで情報管理するメリット・デメリット 以下の表は、紙ベースで情報管理するメリット・デメリットをまとめたものです。 メリット デメリット ・視認性が高い ・信頼性が高い ・紙素材を活かした表現ができる ・記憶に残りやすい・管理コストがかかる ・情報の共有に手間がかかる ・情報を見つけづらい ・情報漏えいのリスクがある 以上のように、紙の良さはあるものの、情報の管理・共有においては懸念が残ります。そこで、気軽に情報の整理・共有ができる「ナレカン」のようなツールで、ペーバーレス化すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットとは ここでは、紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットについて解説します。以下のような恩恵が得られることを把握した上で電子化を進めましょう。 （1）紙を印刷・保管するコストを削減できる メリットとして、紙を印刷・保管するコストを削減できる点が挙げられます。 紙ベースで情報を管理していると、書類を紙に印刷・配布するコストがかかります。また、膨大な書類を保管するスペースも確保しなければなりません。 そこで、情報管理を電子化すれば、紙を印刷・保管するコストを削減して、オフィススペースを有効活用できるようになります。 （2）必要な情報へすぐにアクセスできる 必要な情報へすぐにアクセスできる点も、紙ベースのデータ保管を電子化するメリットのひとつです。 情報管理を電子化すれば「キーワード」や「ファイル名」などで検索できるので、必要なデータをすぐに探し出せます。そのため、書類を探す時間を削減して、業務の停滞を防止できるのです。 したがって、紙ベースでの管理から電子化に移行すると、情報の検索性を向上させて、スピーディーに業務を進められます。 （3）情報を安全に管理できる 紙ベースによる管理を電子化すると、情報を安全に管理できるメリットがあります。 紙ベースでは、書庫の鍵さえあれば、誰でも書類の持ち出しができるため、紛失や情報漏えいのリスクが高まります。また、紙の経年劣化で読みづらくなり、情報が消失してしまう恐れもあるのです。 そこで、フォルダごとにアクセス権限を設定して情報を保護できる「ナレカン」のようなITツールを用いると、劣化や情報漏えいの心配をなくせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順とは ここでは、紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順について解説します。具体的な手順は以下の通りです。 ステップ1｜電子化する文書を選ぶ まず、電子化する文書を選びます。 現場社員とのヒアリングを実施して「作業にミスが発生している」「情報へのアクセスに手間がかかっている」業務の文書から、優先的に電子化を進めましょう。 ステップ2｜データの解像度・形式を決める 次に、データの解像度・形式を決めます。 解像度が高すぎるとデータ量が大きくなり、低すぎると見づらくなるので、適切な解像度を設定しましょう。また、ファイル形式を「文字情報を保持できるPDF」または「jpgやpngなどの画像ファイル」などから選択します。 ステップ3｜データの保管場所を決める 解像度・形式を選択したら、データの保管場所を決めましょう。具体的な保管場所は以下の通りです。 外付けハードディスク（HDD） 自社サーバー オンラインストレージ とくに、オンラインストレージを利用すると、インターネット上にデータを一元管理できるので、情報共有の手間を削減して、いつでもどこからでも必要な情報へアクセス可能です。 ステップ4｜文書をスキャンする 最後に、文書をスキャンします。 コピー機のスキャナー機能を使ったり、スマホのカメラで撮影したりして、文書をスキャンしましょう。また、大量の文書を短期間で電子化する場合は、外部の業者に委託することも手法のひとつです。 以上より、紙ベースの情報管理を電子化するときは「あらかじめデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておく」「計画的に実施する」ことがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理の電子化が進まない3つの理由とは ここでは、紙ベースによる管理から電子化が進まない3つの理由について解説します。対処法も併せてご紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）導入コストがかかるから 1つ目の理由には、導入コストがかかる点が挙げられます。 情報管理を電子化すると、機器やツールを導入する金銭的コストだけでなく「機器の操作方法を周知する」「情報セキュリティ教育を実施する」ための時間的・人的コストが発生します。 そのため、導入コストがボトルネック（取り組みが進まない要因のこと）となって、電子化が浸透しない場合があります。そこで、長期的な視点で、情報管理を電子化する目的・メリットを周知したり、「IT導入補助金」などの補助金制度を活用したりしましょう。 （2）業務手順の変更に抵抗があるから 2つ目に、業務手順の変更に抵抗があることも、電子化が進まない理由のひとつです。 たとえば、承認が必要な業務を急に電子化してしまうと、「承認に印鑑がないと不安」といった心理的な抵抗感が生まれてしまいます。そのため、アナログに慣れている社員の中で電子化の取り組みを忌避する人が出るのです。 そこで、印鑑をもらう代わりに「承認フロー機能」を搭載した「ナレカン」のようなツールを用いれば、業務プロセスの変更を最小限に抑えられます。結果、ツール導入後も戸惑うことなく、いつも通りの手順で仕事ができるのです。 （3）上層部の問題意識が低いから 3つ目に上層部の問題意識が低いと、電子化が進みません。 近年、DXやペーパーレス化がよく取り上げられ、多くの人が存在を認識している一方で、実際に取り組みを始めている企業は少ないのが現状です。理由としては、紙ベースでも問題なく日常業務が遂行できてしまい、電子化の優先順位が低いためです。 しかし、電子化を実現した企業とそうでない企業では将来的に大きな差がつきます。そのため、会社の上層部が、現状への問題意識を持って改革を進めることが、企業間競争で生き残るために不可欠なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】情報管理の電子化に最適なツール 以下では、情報管理の電子化に最適なツールをご紹介します。 紙ベースで社内情報を管理すると、管理コストや共有の手間がかかります。かといって、電子化を推進しようとすると、導入に大きな負担がかかったり、アナログな方法に慣れている社員は強い抵抗感を示したりと、思うように電子化が進まないことがあります。 そこで、「業務プロセスを大幅に変えずに自然と電子化を進められるツール」を導入すれば、社員の心理的抵抗を抑えることができます。また、導入時の負荷を減らすため、充実したサポート体制があるものが望ましいです。 結論として、自社が導入すべきなのは、丁寧な導入支援制度があり、社内でも受け入れられやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、初期導入支援や既存データの移行支援が受けられるため、導入後すぐに運用に乗せることが可能です。また、従来の、印鑑で複数人に承認をもらうフローをツール内で実行できるため、業務プロセスを変えずに効率化が実現するのです。 徹底したサポート体制のもとスムーズに電子化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順まとめ これまで、紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順を中心にご紹介しました。 紙ベースの管理を電子化すると、余計なコストを削減できるうえ、必要な情報へすぐにアクセスできるようになります。また、情報管理を電子化するときは、文書をスキャンする前にデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておきましょう。 ただし、「業務手順の変更」や「セキュリティ」に不安があると、情報管理の電子化が進みません。そこで、「業務プロセスの変更が少なく、誰でも安心して情報管理ができるツール」があると便利です。 したがって、情報管理を電子化するには、すべての社員が安心して使えるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、紙ベースの情報管理を電子化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年のデジタル化に伴い、業務に関する情報をオンライン上で管理する企業が増えています。たとえば、社内情報を集約する場として「情報共有サイト」を用いれば、スムーズに情報へアクセスできる仕組みを構築できるのです。 しかし、「情報共有サイトを導入したいが、どれを選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、タイプ別の情報共有サイト7選と選定ポイントを中心に解説します。 情報共有サイトの機能や料金プランを比較して導入を検討したい 情報共有サイトを使うメリット・選定ポイントを知りたい IT初心者でも社内で簡単に情報共有できるサイトを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に合った情報共有サイトが見つかり、誰でも簡単に、必要な情報を参照できる仕組みをつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報共有サイトとは2 情報ストック型｜情報共有サイト5選2.1 【ナレカン】社内の情報を誰でも簡単に確認・共有できるサイト2.2 【Stock】IT初心者でも簡単に情報共有できるサイト2.3 【Kibela】Markdownで記事を残せる社内wikiサイト2.4 【Google サイト】簡単にwebサイトが作れるGoogleのサービス2.5 【Dropbox】オフライン対応のオンラインストレージ3 ビジネスチャット型｜情報共有サイト2選3.1 【Chatwork】円滑な業務連絡がとれるビジネスチャット3.2 【Slack】カスタマイズ性の高いビジネスチャット4 【無料あり】社内で使えるおすすめ情報共有サイト7選の一覧比較表5 情報共有サイトの選定ポイント4選5.1 （1）目的の情報がすぐ見つかるか5.2 （2）導入のハードルは低いか5.3 （3）無料トライアルができるか5.4 （4）誰でも簡単に使えるか6 社内で情報共有サイトを使うメリット4選6.1 （1）業務連絡がスムーズになる6.2 （2）各メンバーの情報が可視化される6.3 （3）ノウハウを蓄積できる6.4 （4）必要な情報へすぐにアクセスできる7 【自社は大丈夫？】情報共有が上手くいかない理由3選7.1 （1）情報共有のルールがない7.2 （2）共有したつもりになっている7.3 （3）情報が分散している8 おすすめの情報共有サイトまとめ 情報共有サイトとは 「情報共有サイト」とは、業務に必要な情報やナレッジをオンライン上に集約して、一元管理する仕組みです。 情報共有サイトを使うと、社内のあらゆる情報が一か所に集約され、「情報へのアクセス性向上」や「スムーズな情報共有」を実現できます。さらに、社員が持つ知識やナレッジが見える化するので「属人化の防止」にもつながるのです。 以上の理由から、情報共有に特化したサイトを導入する企業が増えています。なお、情報共有サイトには、「チャット機能」に特化したものや「社内Wiki」に特化したものなど、さまざまな種類があるので、自社に合ったサービスを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報ストック型｜情報共有サイト5選 まずは、社内Wikiやナレッジの蓄積に特化した「情報ストック型」のサイトを5つご紹介します。 情報共有サイトには多くの種類がありますが、「そもそも社内情報を蓄積する場所がない」「見たい情報をすぐに探せるように集約したい」企業には、情報ストック型のサイトが最適です。社内情報を一元管理できる場所があれば、情報を振り返るのにストレスがありません。 ただし、多機能で操作が複雑なツールは、ITに詳しくない現場社員が使いこなせず、結果として蓄積された情報が活用されることなく放置されてしまいます。したがって、ツールを選ぶうえでは、「誰でも使いこなせる操作性か」を重視する必要があるのです。 結論、自社で導入すべきなのは、誰でも簡単に社内情報を共有・管理できる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、画像・ファイルはもちろん、メールやチャット上のやりとりも集約できるので、情報が属人化する問題を解消します。また、画像やファイル内の文章も超高精度に検索できるので、大量のデータのなかから目的の情報をすぐに探し出せるのです。 【ナレカン】社内の情報を誰でも簡単に確認・共有できるサイト 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】IT初心者でも簡単に情報共有できるサイト Stockは、IT初心者でも簡単に情報共有できるサイトです。 「Stock」の「ノート」にはあらゆる情報を記録できるうえ、「フォルダ」で分類して見やすく整理できます。また、利用プランに関わらず、無料で外部メンバーを招待できる「1フォルダゲスト機能」を使えば、社外のクライアントとの情報共有もスムーズです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Kibela】Markdownで記事を残せる社内wikiサイト ＜Kibelaの特徴＞ 幅広いITリテラシーに対応している 通常のテキストを入力して記事作成ができるほか、Markdown形式にも対応しているため、エンジニアチームでも使えます。 豊富な用途に活用できる 業務マニュアルや議事録といった内容の記事作成はもちろん、プロジェクトやイベントの管理、日報業務など幅広く活用できます。 ＜Kibelaの機能・使用感＞ インポート機能 インポート機能を使えば、ほかのツールで作成したデータを取り込んで、Kibela上に集約できます。「分散した情報を一か所にまとめたい」といった場合に便利です。 インラインコメント機能 インラインコメント機能を使えば、文章にピンポイントでコメントを残して、簡易的なやりとりができます。ただし、有料のプランでのみ利用可能で、無料プランでは使えません。 ＜Kibelaの注意点＞ 無料プランのユーザー数は5人まで 無料で使えるコミュニティープランのチームユーザー数は5人までです。そのため、6人以上で利用する場合は、有料プランに加入する必要があります。 情報を探しにくい 利用しているユーザーからは「記事が増えてくると、目的の記事を探すのに時間がかかってしまいます。検索機能をより充実させる、アイキャッチ画像を表示して記事の違いをわかりやすくする、などの改善があると良いと思います。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Kibelaの料金体系＞ 参考：Kibelaの料金ページ コミュニティープラン：0円 ライト：550円/ユーザー/月 スタンダードプラン：880円/ユーザー/月 エンタープライズプラン：1,650円/ユーザー/月（年間契約) Kibelaの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google サイト】簡単にwebサイトが作れるGoogleのサービス ＜Google サイトの特徴＞ 簡単にwebサイトを作れる HTMLやCSSといったITの知識がなくても、簡単にwebサイトを作ることができます。そのため、一つのプロジェクトで使う資料をまとめて共有したい場合に便利です。 公開範囲を設定できる 作成したwebサイトは公開範囲を設定できるため、任意のメンバーのみに共有・公開することが可能です。 ＜Google サイトの機能・使用感＞ リンクの挿入でサイトをアレンジできる リンクを挿入するだけでサイトに情報を入れられます。また、Googleドライブでリンクを取得すれば、GoogleドキュメントやGoogleスライドだけでなくPDFファイルも組み込めるので、様々な形式の情報を一括共有できます。 共同編集 メンバーとの共同編集が可能なので、チームで利用しやすいです。 ＜Google サイトの注意点＞ デザインの自由度が低い 実際に利用するユーザーからは、「サイト作成時のデザインに限りがあり、画像の挿入や動画の挿入、形なども変えられるようになると、より実用的になると思う」との声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Google サイトの料金体系＞ Google サイトは無料で利用できます。ただしGoogleアカウントが必要です。 Google サイトの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】オフライン対応のオンラインストレージ ＜Dropboxの特徴＞ ファイルを簡単に共有できる サイズを問わず、リンクを送るだけでファイルが共有可能です。チームやクライアントとファイルをスムーズに共有し、効率的に作業を進めることができます。 高度なセキュリティ 強力なパスワードマネージャーによって、推測困難なパスワードが生成されるため、ファイルを安全に共有できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ フォルダ機能 フォルダを作成すると、部署や形式ごとにファイルを分類できるので、後から情報を見つけやすくなります。 ファイルの共有 画面上部の［リンクをコピー］をクリックして、任意のアドレスへ送れば、ほかのメンバーにファイルを共有できます。そのため、社外のクライアントとの情報共有もスムーズです。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料では保存できる容量が少ない 無料プランでは保存容量が2GBまでに制限されているので、多くの情報を扱うビジネスの場面では有料化が必要です。 一斉に通知できる機能が欲しい 利用しているユーザーからは、「共有ファイルのアップデートに気づかないメンバーがあるとメール等で通知することになるので、共有メンバーが多い場合、一斉に通知や同報できる機能があると良いかもしれません」との声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ 参考：Dropboxの料金ページ Basic（無料プラン）：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスチャット型｜情報共有サイト2選 以下では、チャット機能に特化した「ビジネスチャット型」の情報共有サイトをご紹介します。社内コミュニケーションを活発にしたい企業は必見です。 【Chatwork】円滑な業務連絡がとれるビジネスチャット ＜Chatworkの特徴＞ 中小企業向けのビジネスチャット チャット形式で気軽にやりとりでき、社内コミュニケーションの活性化に貢献する中小企業向けのビジネスチャットです。 豊富な機能を備えている チャット機能のほかにも、「タスク管理機能」「ビデオ通話機能」「ファイル管理機能」など、豊富な機能を搭載しています。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ タスク機能 タスク機能では、やるべきことの内容や期限に加え、「完了・未完了」のステータスも一目で確認できます。また、ほかのユーザーにタスクを依頼したり、タスクの完了時にチャットで報告したりできるので、チーム単位でタスクを管理可能です。 ファイル管理機能 チャット上にアップロードした画像やWord・Excelなどのファイルは、チャットごとに一覧で確認できます。ただし、ファイルを分類する「フォルダ機能」はないので、管理が煩雑になりやすい点に注意しましょう。 ＜Chatworkの注意点＞ 無料プランはメッセージの閲覧制限がある 無料プランの場合、閲覧できるメッセージが「直近40日以内」に制限されています。そのため、共有した情報をナレッジとして蓄積したい場合は、有料化あるいは他ツールとの併用が必要です。 メッセージが流れやすい 利用しているユーザーからは「スレッド機能がなく、過去の会話が流れやすいため、メッセージの階層化やピン留め機能を強化してほしい。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Chatworkの料金体系＞ 参考：Chatworkの料金ページ フリー：0円 ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い） エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い） Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Slack】カスタマイズ性の高いビジネスチャット ＜Slackの特徴＞ 円滑なコミュニケーションができる メールにありがちなCcやBccは不要なので、気軽にやりとりができます。また、部署やプロジェクトごとにチャンネルを作れば、話題が混ざりません。 豊富な外部ツールと連携できる 「Googleカレンダー」「Outlook」「Box」をはじめとする豊富な外部ツールと連携可能で、ツールごとに分散しがちな情報をSlack上に集約できます。 ＜Slackの機能・使用感＞ チャンネル機能 チャンネル機能を使えば、「部署」や「プロジェクト」単位でグループを作り、スムーズにやりとりできます。ただし、チャンネル数が増えると、トーク画面が入り乱れやすい点に注意しましょう。 絞り込み検索機能 メッセージの「送信者」「チャンネル」「ファイルの形式」などで絞り込んで、過去の履歴を検索できるため、都度ほかのメンバーに質問する手間を省けます。 ＜Slackの注意点＞ 無料ではメッセージ・ファイルの閲覧制限がある Slackのフリープランでは、90日経過したメッセージやファイルは見られません。そのため、利用しているユーザーからは「長期的なプロジェクトや、過去のやり取りを参照する必要がある場合に不便」との声があります。（参考：ITreview） 欲しい情報にアクセスしにくい 利用しているユーザーからは「検索機能はある程度便利ですが、欲しい情報にたどり着くまでに少し時間がかかる印象です。フィルタや並び順の細かいカスタマイズもできるのですが、直感的に検索できたりAIを使って提案機能などが増えることを期待します。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ 参考：Slackの料金ページ フリー：0円 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/月（月払い） Enterprise Grid　：要問い合わせ なお、有料プランの場合は、1,200円/ユーザー/月で「Slack AI」の利用が可能です。 Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】社内で使えるおすすめ情報共有サイト7選の一覧比較表 こちらは、無料のおすすめ情報共有サイト7選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Kibela Googleサイト Dropbox Chatwork Slack 特徴 社内の情報を誰でも簡単に共有できるサイト IT初心者でも簡単に情報共有できるサイト Markdownで記事を残せる社内wikiサイト 簡単にwebサイトが作れるGoogleのサービス オフライン対応のオンラインストレージ 円滑な業務連絡がとれるビジネスチャット カスタマイズ性の高いビジネスチャット シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【〇】 【〇】 ※ただし、Google Chatとの連携が必須。 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料プランのユーザー数は5人まで デザインの自由度が低い 無料では保存できる容量が少ない メッセージが流れやすい 欲しい情報にアクセスしにくい 料金 ・無料プランはなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランは500円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは550円/ユーザー/月～ ・無料 ※Googleアカウントの登録が必要 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは840円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Kibela」の詳細はこちら 「Googleサイト」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら このように、情報共有サイトごとに特徴や注意点は異なるので、自社の目的や予算にマッチしていることを確かめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報共有サイトの選定ポイント4選 ここでは、情報共有サイトの選定ポイントを4つ解説します。以下の点を踏まえて、自社に合った最適なサービスを選びましょう。 （1）目的の情報がすぐ見つかるか 1つ目の選定ポイントは、目的の情報がすぐに見つかることです。 情報を集約しても、探し出すまでに時間がかかれば利用者にとってストレスとなり、実務で活用されづらいです。したがって、情報共有サイトは、「絞り込み検索」などの高度な検索機能を備えたツールを使いましょう。 また、情報を分類して階層化する「フォルダ機能」があれば、膨大な情報を扱う場合でも、目的の情報を見つけやすいです。 （2）導入のハードルは低いか 2つ目の選定ポイントは、導入のハードルが低いことです。 情報共有サイトの導入が上手くいかない要因のひとつに、導入までのハードルが高いことが挙げられます。具体的には、「実際に契約して運用するまでの流れが複雑」「どのように運用していくか方針が定まっていない」などのケースです。 とくに、はじめてサイトを導入する企業にとっては、自社で一から運用方法を考えるのは困難です。したがって、導入から運用開始までに、充実したサポート体制が整っているかをサポートデスクに確認しましょう。 （3）無料トライアルができるか 3つ目の選定ポイントは、無料トライアルができることです。 ツールを導入しても、実際に利用してみると「自社の環境に合っていない」「イメージしていた使い勝手と違っていた」といった事態は少なくありません。したがって、導入前に無料トライアルやフリープランで、実際の使用感を試す必要があるのです。 サービス資料で確認するだけでなく、実際に使い勝手を体感することで具体的な運用のイメージが深まります。たとえば、「ナレカン」では各企業のお悩みをヒヤリング後、専用のトライアル環境を用意できるので、「AI検索」の精度を試せます。 （4）誰でも簡単に使えるか 4つ目の選定ポイントは、ITに詳しくないメンバーでも簡単に使えることです。 情報共有サイトを社内に定着させるには、「誰もが使いこなせる操作性であること」が重要なポイントです。単に「便利そうだから」という理由だけで多機能で複雑なツールを選ぶと、社員のITリテラシーにばらつきがある大企業ではうまく浸透しません。 したがって、現場の声を参考に、誰でも簡単に使えるシンプルな操作性の情報共有サイトを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内で情報共有サイトを使うメリット4選 ここでは、情報共有サイトを使うメリットを4つ解説します。サイトを利用すれば、以下の点で業務が円滑になります。 （1）業務連絡がスムーズになる 1つ目のメリットは、業務連絡の手間が解消されることです。 メールでの情報共有の場合、アドレスを都度入力したり、挨拶文を挿入したりする手間がかかります。一方、情報共有サイトでは、関係者が参加しているグループに一斉連絡できるので、メールのように連絡先をひとつずつ設定する必要がありません。 また、サイトによっては、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで共有できる機能もあります。このように、情報共有サイトを使えば、業務連絡の負担が大幅に減るのです。 （2）各メンバーの情報が可視化される 2つ目のメリットは、業務の状況が「見える化」されることです。 情報共有サイトでは、基本的な情報はもちろん、各メンバーのタスクやプロジェクトの進捗もリアルタイムで分かります。そのため、進捗が遅れていたり、タスクの割り振りに偏りがあったりする場合でも、早い段階で対処できるのです。 また、各メンバーの進捗が可視化されることで、一人ひとりに進捗を確認する手間もかかりません。このように、情報共有サイトを活用すれば、ほかのメンバーの業務状況が見える化して、チーム全体でスムーズに作業を進められます。 （3）ノウハウを蓄積できる 3つ目のメリットは、ノウハウを蓄積できることです。 業務マニュアルや個人が持つスキルやノウハウは、社内に蓄積・共有して、後から振り返りやすいように管理する必要があります。そこで、情報共有サイトを導入すれば、業務に関するすべての情報が一か所に蓄積されて、社内の情報資産となるのです。 ただし、チャットツールでやりとりすると大切な情報が次々と流れてしまい、あとから探すのに苦労します。したがって、メールやチャット上のやりとりに加え、ファイルデータもすべて蓄積できる「ナレカン」のようなサービスを選びましょう。 （4）必要な情報へすぐにアクセスできる 4つ目のメリットは、必要な情報へすぐにアクセスできるようになることです。 一般的に、ビジネスパーソンは「勤務中の探し物に年間150時間もの時間を費やしている」と言われるほど、情報を管理する仕組みが整っていないと言えます。とくに、紙ベースでの管理は、目的の情報を取り出すのに手間がかかりがちです。 そこで、情報共有サイトを使えば、社内の情報をデータ化して「検索機能」ですぐに探し出せるようになります。なかでも、生成AIを活用した「自然言語検索」ができるツールであれば、上司に質問するように検索できるので、ITに不慣れな方でも使いこなせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【自社は大丈夫？】情報共有が上手くいかない理由3選 ここでは、情報共有が上手くいかない3つの原因と対策を解説します。以下の状況が自社に当てはまっていれば、早急に改善を図りましょう。 （1）情報共有のルールがない はじめに、情報共有のルールが整備されていないことが挙げられます。 情報を共有する場所や方法などが明確に定まっていなければ、社員の情報共有に対する心理的ハードルは高まります。たとえば、「積極的に情報共有してください」と呼びかけても、社員が行動しづらくなってしまうのです。 そのため、誰もが迷わず情報共有ができるように、業務報告のタイミングやテンプレートを決めるなどのルールを設定しましょう。 （2）共有したつもりになっている 次に、情報共有が上手くいかない企業では、社員が情報共有したつもりになっている可能性があります。 情報共有は相互的なものなので、共有された情報を相手が理解しなければなりません。しかし、共有した情報が冗長で分かりづらかったり、欲しい内容が抜けていたりすれば、認識のズレが起きてしまいます。 したがって、情報共有するときは、相手の立場になって「読みやすいメッセージか」「情報を正確に伝えられているか」を意識すべきです。社員全員が円滑な共有を実現できるように、社内教育で心がけるべき点を伝えましょう。 （3）情報が分散している 最後に、情報が至る所に分散している状態では、情報共有に失敗する恐れがあります。 情報が集約されていなければ、探し出すのに時間がかかり、メンバーへの共有が遅れやすいです。たとえば、メールやチャットなどの複数のツールを使っていたり、情報の蓄積方法が統一されていなかったりするケースが挙げられます。 そのため、「あらゆる情報を一か所で管理・共有できるサイト」が必要です。たとえば、「ナレカン」は、100名以上の大企業向けのツールなので、大量のデータの集約先として最適だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの情報共有サイトまとめ ここまで、おすすめの情報共有サイト7選や選定ポイントを中心に解説しました。 社内の情報共有が上手くいかない原因のひとつに、「情報が分散していること」が挙げられます。そこで、情報共有サイトを導入して、社内のあらゆる情報を一か所に集約する仕組みを整える必要があるのです。 ただし、チャット型のサイトでは、情報が流れてしまうためほかのツールと併用する必要があり、結果として情報の分散を防げません。したがって、情報共有サイトの作成には「情報の蓄積から共有が一か所でできる、情報ストック型サービス」を使いましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理して、リアルタイムで共有できる情報共有ツール『ナレカン』一択です。ナレカンの機能を用いれば、既存データもスムーズに集約できるので、一から情報を記載していく手間がありません。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報が分散されない仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

会議の概要がまとめられたレジュメは、限られた時間で効率よく話し合いを進めたいときに役立ちます。そのため、会議を実施するときは、事前にレジュメを作成して、参加メンバーに共有しましょう。 しかし、会議資料のレジュメを作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、レジュメの作成に便利なテンプレート5選を中心にご紹介します。 テンプレートを活用して手間をかけずにレジュメの体裁を整えたい Word/Excelにおけるレジュメのファイル管理に疑問を感じている Word/Excelより簡単にレジュメを作成・管理できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、レジュメをスムーズに作成できるだけでなく、作成後の効率的な管理・共有方法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 レジュメとは2 何を書くべき？レジュメの記載項目・例文とは3 【無料】会議資料に使えるレジュメのテンプレート5選3.1 Word｜シンプルな会議レジュメのひな形3.2 Word｜Microsoft社が提供する会議レジュメの様式3.3 Word｜時系列で記載するレジュメのフォーマット3.4 Excel｜会議次第をまとめられるレジュメのサンプル3.5 Excel｜汎用的な会議レジュメテンプレート4 要確認！WordやExcelでレジュメを作る3つのデメリット4.1 （1）作成から共有までが面倒4.2 （2）検索しづらい4.3 （3）スマホで操作しづらい5 WordやExcelより簡単にレジュメを作成・管理できる方法5.1 必要な情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」5.2 ナレカンを使った会議レジュメの作成例6 会議で使えるレジュメのテンプレートまとめ レジュメとは レジュメとは、「résumé」というフランス語を語源としており、文章を要約したものを意味します。レジュメは、以下の3つのシーンによって意味が異なります。 研究・教育分野 研究・教育分野では、論文や研究テーマを要約したものを指します。学校の授業内容の要点をまとめた「講義レジュメ」や、研究内容を報告する「研究レジュメ」など、種類は様々です。 就職・転職分野 就職・転職時には、「履歴書」や「職務経歴書」がレジュメと呼ばれます。企業側の採用の判断材料となるため、自身の経歴やスキルなどを記載して、組織に貢献できることをアピールします。 ビジネス分野 ビジネスシーンでは、会議やプレゼンテーションで配布する資料を指します。会議前に共有することで、参加者が会議の概要を把握できるようになり、スムーズに話し合いを進められます。 本記事では、ビジネスシーンにおける「会議用レジュメ」に焦点を当てて、項目やテンプレートをご紹介します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 何を書くべき？レジュメの記載項目・例文とは 会議資料のレジュメに盛り込むべき内容として、以下の項目が挙げられます。 タイトル 作成者 開催日時・場所 出席者 議題（検討テーマ） 参考資料 次回までの検討事項 次回開催日時・場所 以上の項目を記載すれば、下記例文のように、必要な情報に抜け漏れのないレジュメを作成できます。 上図のように、レジュメを書くときは箇条書きや字下げを使って、読みやすくまとめることを意識しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】会議資料に使えるレジュメのテンプレート5選 以下では、会議資料として使えるレジュメのテンプレートを5つ紹介します。テンプレートを使えば、「何を書くべきか分からない」と悩む方でも、簡単にレジュメを作成できるのです。 Word｜シンプルな会議レジュメのひな形 こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供するテンプレートです。 表形式で文章を記載するレイアウトで、シンプルで見やすいレジュメを作れます。また、項目は自由に追加・削除可能なため、自社の用途に合わせてテンプレートをカスタマイズできるのです。 シンプルな会議レジュメのひな形はこちら Word｜Microsoft社が提供する会議レジュメの様式 こちらは、Microsoftが提供するレジュメの無料テンプレートです。 議題ごとの所要時間を詳細に記載でき、会議のタイムマネジメントに役立ちます。また、テンプレートに操作の手順が記載されているため、Wordの操作が苦手な方でも簡単にレジュメを作れます。 Microsoft社の提供する会議レジュメの様式はこちら Word｜時系列で記載するレジュメのフォーマット こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供するテンプレートです。 会議の内容を、時系列に沿って見やすくまとめられます。また、「開会」や「挨拶」などの項目があるので、取引先や顧客に向けた報告会向きのテンプレートだと言えます。 時系列で記載するレジュメのフォーマットはこちら Excel｜会議次第をまとめられるレジュメのサンプル こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供するテンプレートです。 会議次第（会議の流れや内容）を簡潔にまとめて、一目で大まかな概要を把握できます。ただし、「会議の参加者」や「次回会議の情報」といった項目がないので、必要に応じて追加しましょう。 会議次第をまとめられるレジュメのサンプルはこちら Excel｜汎用的な会議レジュメテンプレート こちらは、「Windows×Macで使えるビジネス文章」が提供するテンプレートです。 シンプルなデザインなので、汎用性が高く、誰でも見やすいレジュメを作れます。また、自由にカスタマイズ可能なので、自社の用途に合ったレイアウトに変更できるのです。 汎用的な会議レジュメテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要確認！WordやExcelでレジュメを作る3つのデメリット WordやExcelでは、テンプレートを使って簡単にレジュメを作れます。一方、以下のようなデメリットも伴うため、WordやExcelでレジュメを作成している企業は必見です。 （1）作成から共有までが面倒 1つ目のデメリットは、作成から共有までが面倒なことです。 WordやExcelのテンプレートでレジュメを作る場合、テンプレートのファイルを探したり、コピーしたりする手間がかかります。さらに、複数のレジュメを作るときは、一つひとつを区別できるように、ファイル名を工夫する必要があるのです。 また、共有時には、都度メールやチャットツールに添付して送らなければなりません。このように、WordやExcelを使うと、かえって作成や共有が面倒になる欠点があるのです。 （2）検索しづらい 2つ目のデメリットは、検索しづらいことです。 会議ごとにレジュメを作成すると、WordやExcelのファイル数が膨大になり、管理が煩雑になりやすいです。また、複数のファイルをまたいで検索できないので、似た名前のファイルが増え、「都度中身を確認しないと内容が分からない」といった面倒も起きてしまいます。 そのため、「昨年の〇〇に関する会議のレジュメを確認したい」という場合でも、社内の数多いファイルの中から見つけ出すのに手間がかかります。このように、WordやExcelで作ると、情報を検索しづらく、管理が困難となるケースが多いです。 （3）スマホで操作しづらい 3つ目のデメリットは、スマホで操作しづらいことです。 ExcelやWordはパソコンに最適化したツールなので、スマホの画面では、レイアウトが崩れたり文字化けしたりするリスクがあります。そのため、「スマホで手軽にレジュメを作成・確認したい」といった方には不向きです。 とくに、営業職や現場仕事など、オフィス外での業務が多い職種にとって、「スマホでの使いやすさ」は重要です。そのため、今日では、スマホからもサクサク使える「ナレカン」のようなITツールを導入する企業も増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ WordやExcelより簡単にレジュメを作成・管理できる方法 以下では、WordやExcelより簡単にレジュメを作成・管理できる方法をご紹介します。 WordやExcelは、普段から業務で利用している企業も多いので、ツール導入の工数をかけずにレジュメを作成できます。しかし、レジュメを共有するのに外部ツールを使う手間がかかったり、目的のファイルを見つけるのに時間がかかったりするデメリットもあるのです。 そこで、レジュメの作成に「誰でも簡単に検索できる情報共有ツール」を活用しましょう。レジュメの作成から共有までをツール内で完結できるうえ、欲しい情報をすぐに見つけられます。 結論、自社が導入すべきは、レジュメをはじめとして、あらゆる情報をスムーズに保存・管理できる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テキストを書き込むだけで簡単にレジュメを作成しつつ、瞬時に共有できます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、「平均0.2秒」の高速スピード検索が可能なので、過去に作成したレジュメの中から、目的の情報へすぐにアクセスできるのです。 必要な情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った会議レジュメの作成例 ここでは、ナレカンを使ったレジュメの作成例をご紹介します。 ナレカンでは、テキストを残してレジュメを作成・共有できます。また、参考資料のファイルも直接添付できるため、会議に関するあらゆる情報をまとめて管理可能です。 過去に作成したレジュメのタイトルや項目は、以下のように「テンプレート」に登録できます。テンプレートをわずかな操作で呼び起して、項目ごとに文章を書き込むだけで、簡単にレジュメを作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議で使えるレジュメのテンプレートまとめ これまで、会議で使えるレジュメのテンプレート5選を中心にご紹介しました。 スムーズな会議の進行の鍵となるレジュメは、作成して終わりではなく、正しく共有・管理されなければなりません。しかし、Word・Excelでレジュメを作成し、ファイルで管理していては、参加者への共有や必要な情報へのアクセスに時間がかかります。 そこで、Word・Excelではなく「情報共有ツール」を導入して、レジュメの作成・共有・管理を効率化しましょう。ただし、検索機能の不十分なツールでは、必要なレジュメがなかなか見つからず、Word・Excelのファイル管理と変わりません。 したがって、レジュメの作成・管理には、高精度の検索機能で、求める情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。ナレカンでは、Word・Excelで作成した既存のレジュメも、直接添付して管理できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、正しい情報共有・管理の体制を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単解説｜会議アジェンダとは？書き方やすぐ使えるテンプレートも紹介

企業では習慣化された「定例会議」を行っている会社が多いですが、本来の会議の目的を失いマンネリ化している状況も少なくありません。 実際に、「日程が決まっているから」のような定性的な理由のみで、情報共有だけが行われる“生産性のない定例会議”に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、定例会議の必要性と活性化させる3つの手法を中心にご紹介します。 定例会議の必要性が分からず、無駄に感じている 情報共有だけのマンネリ化した定例会議を改善する手法を模索している 定例会議を活性化させ円滑に業務を進めたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、定例会議を活性化させるためのヒントを得られ、効率的に情報共有ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 定例会議・ミーティングとは2 定例会議・ミーティングの目的とは2.1 メンバー間での情報共有のため2.2 意思決定を行うため2.3 PDCAサイクルを回すため3 【対処法あり】定例会議は意味がないと感じる原因とは3.1 議題に変化がない3.2 一方的で議論の時間がない3.3 事前に会議資料を共有していない4 定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめツール4.1 最も簡単に情報共有・管理ができるITツール「ナレカン」5 定例会議を活性化する手法3選5.1 (1)ブレインストーミング型5.2 (2)ディベート型5.3 (3)ワールドカフェ型6 【効率化】定例会議を無駄にしないコツ7 定例会議の必要性や活性化させる手法まとめ 定例会議・ミーティングとは 定例会議とは、職場や組織で決まった日時や曜日に開く会議を指します。 各メンバーの意見を集約して意思決定をしたり、プロジェクトの進捗状況を把握したりして、今後の方針を決める重要な役割を担っています。一方、討論する議題がないにも関わらず「定例だから」という理由で開かれ、情報共有だけの形式的な会議になってしまうケースが多い点が問題です。 参加者が受け身になると、会議の本来の目的である「合意形成のための活発な議論」が難しくなります。生産性が低く「無駄」と感じる会議にならないように、正しい事前準備が必要となるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議・ミーティングの目的とは ここでは、定例会議の必要性について解説します。マンネリ化していると感じる社員には、以下の「会議における必要性」を共有するようにしましょう。 メンバー間での情報共有のため プロジェクトを進めるうえで各メンバーの情報共有は必要不可欠です。 定例会議の場で社員それぞれが積極的に情報を共有すると、異なるアイデアに触れながら業務に役立つヒントを得たり、新たなアイデアを生み出せたりできるようになります。 また、複数の部署でプロジェクトを進めている場合は各部署の進捗を確認し合う必要があります。部署を横断した情報共有は、予定の変更や直面している課題を社員間で報告して解決策を見出し、スピーディにプロジェクトを達成するために不可欠です。 意思決定を行うため 定例会議が必要な理由として、意思決定を行うことも理由のひとつです。 仕事はチームワークが大切なので、リーダーのみの意思決定ではなく、社員全員が納得して業務を進める必要があるからです。 そこで、参加メンバーが、あるテーマや課題について多様な視点から話し合うことで、今後の方針の決定が可能です。 また、テーマが定められ、意思決定を行うという具体的なゴールが設定されていれば、会議に参加するメンバーもゴールに向けて主体的に会議に参加できます。積極的な発言のある会議は、意思決定にスピード感があります。 PDCAサイクルを回すため PDCAサイクルを回すためにも定例会議が必要になります。 定例会議で週・月単位の目標を計画し設定(Plan)することで、メンバーは「どのタスクをどれほど時間をかけて処理すればよいか」の目途を付けて業務を進められる(Do)ようになります。 そして、次の定例会議では各メンバーやプロジェクトの進捗を客観的に評価(Check)し、改善する方法を考案・実行する(Action)サイクルが確立されれば、継続して業務効率化と改善が期待できます。 また、PDCAサイクルはメンバーの目標達成によるモチベーションアップだけでなく、リーダー目線でもメンバー・プロジェクトの管理がしやすくなるメリットがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【対処法あり】定例会議は意味がないと感じる原因とは ここでは、定例会議が意味がないと感じてしまう原因と対処法について解説します。メリハリをつけて生産性のある会議にするためにも、以下の原因をあらかじめ理解し、対策できるようにしておきましょう。 議題に変化がない 定例会議がだらだらしてしまう原因のひとつが、議題に変化がないことです。 定例会議の話題に新しさがないと「同じ議題を話し合う意味はあるのか」と参加するメンバーが感じ、モチベーションも上がりません。議題に変化がない理由は「そもそも会議を開く目的がない」「既存の会議プログラムに問題がある」が挙げられます。 結果、会議において重要な意思決定もできず、”定例だから参加する”意味のない状況に陥ってしまうのです。そこで、「意思決定が不要な会議はそもそも開催しない」「討論する議題が明確になってから会議を開く」などの対策をとりましょう。 一方的で議論の時間がない 一方的で議論の時間がない定例会議は無駄な会議になりがちです。 形骸化した定例会議でよく見られる事象が「議論を行わず会議の企画者だけが一方的に報告して、参加メンバーはただ聞くだけ」になっていることです。 聞くだけの会議ではメンバーが受け身の姿勢で参加することになり、生産性が低くだらだらしてしまいがちです。そのため、会議を開く際は必ず各メンバーの発言機会を設けるようにしましょう。 数値の単純な報告や資料の読み上げは無駄な会議に繋がるため、会議を開く必要のない情報や報告は、ITツールを用いて適宜共有する環境も重要です。 事前に会議資料を共有していない 会議において、事前に会議資料を共有しておくことは非常に重要です。 会議資料を事前に共有しておけば、会議前にテーマや最終目標を把握したうえで会議に参加できるようになります。会議開始直後に資料を読み込む時間を設ける必要もなくなり、スムーズに会議を進められるのです。 そして、会議の度に資料を印刷して配布する必要もなくなるため、印刷費用のコスト削減やメンバーの準備に必要な作業負荷もかかりません。実際に、生産性のある会議を実現している組織は「ナレカン」のような情報共有ツールで、会議資料を事前に共有し会議を進めているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめツール 以下では、定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめのツールをご紹介します。 定例会議が無駄だと感じる理由としては、事前に資料が共有されず、議論が一方的であることが挙げられます。しかし、定例会議には、メンバー間の情報共有やPDCAサイクルの促進といったメリットがあります。 そこで、ITツールを使って簡単に資料を共有できる環境を整えることで、定例会議を有意義な時間にしましょう。ただし、複雑なITツールでは、現場社員が使いこなせず、資料の共有が滞る可能性があります。 したがって、資料の作成・共有に役立つ機能を備えながらも、シンプルな操作性で使いやすいツール「ナレカン」を導入するべきです。 ナレカンは、直感的な操作で簡単に資料を作成できます。また、定例会議の資料は任意のメンバーに対してわずかな手順で共有可能なので、情報の事前共有もスムーズです。 最も簡単に情報共有・管理ができるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議を活性化する手法3選 ここでは、定例会議を活性化する手法3選をご紹介します。会議の形骸化が感じ取れた場合には、以下の手法に定例会議を当てはめて活性化しましょう。 (1)ブレインストーミング型 定例会議を活性化する手法の一つにブレインストーミング型があります。 ブレインストーミングは、グループを作成して、自由な発言によって独創的かつ創造的なアイデアの醸成が期待できる手法です。また、ほかのメンバーのアイデアから着想を得てオリジナルのアイデアを生むことができる面もメリットです。 ブレインストーミングを行うときの注意点は、ほかのメンバーのアイデアを批判したり、評価したりしないことです。参加者の発言が抑制され新たなアイデアが生まれづらい環境になってしまうためです。 ブレインストーミングは意見を出して正解を出すのが目的ではなく、各メンバーの発言と意見から合意形成することが重要な点を理解しておきましょう。 (2)ディベート型 ディベート型も会議の活発化に役立つ手法の一つです。 ディベートは肯定派と否定派に分かれて討論し、第三者を納得させるための会議手法です。ディベートではチームのメンバーと意思疎通を図り、一貫性のある意見を主張するための力が必要になります。 ディベート型で勘違いされやすい注意点が「勝った方が偉い」という考え方です。ディベートの本来の目的は、メンバーが客観的で多角的な視点を身に付け、活発な議論によって定例会議のマンネリから脱却することであるため、勝敗を付けることが目的ではない点に注意しましょう。 (3)ワールドカフェ型 定例会議を活発にする手法の最後がワールドカフェ型の会議手法です。 ワールドカフェは緊張や重苦しい環境になりやすい会議を、和やかで自由な会話がしやすい環境をつくるための手法です。4～5人のテーブルを複数設置し、テーマに沿って自由に会話します。 ワールドカフェの特徴は、時間経過とともに会話するメンバーが入れ替わることです。さまざまな参加者と開かれた空間で会話することで、テーマを深掘りできるだけでなく、もとのグループから派生したアイデアを醸成できるのがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【効率化】定例会議を無駄にしないコツ 定例会議を無駄にしないコツは、以下の3つです。 時間を区切る 会議の時間を区切っておくことは、効率的に会議を進めるための基本であり、ダラダラとした会議を避けられます。時間の設定が形だけにならないように、会議の開始・終了時刻は厳守しましょう。 目的を明確にする 会議の目的が明確であれば、議論が本題から逸れる可能性が低くなり、無駄な時間を削減できます。また、目的が明確に定まらない場合は、会議を開催しないという選択肢もあります。 不要な回は会議をスキップする 定例会議が形骸化してしまって実際には不要であれば、会議のスキップも検討しましょう。仮に、定例会議の目的が情報共有のみの場合は、情報共有ツールを活用することで定例会議の時間を削減できます。 上記の3つを意識して、定例会議を有意義なものにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 定例会議の必要性や活性化させる手法まとめ ここまで、定例会議の必要性や活性化させる手法について解説してきました。 定例会議は重要な情報共有や意思決定の場ですが、決まった日時で開かれるためマンネリ化しやすい点に注意しなければなりません。また、実際に生産性のある会議を実現している企業は、情報共有ツールを活用して会議に関わる「報連相」を徹底しているのです。 一方、導入するツールは「使いやすさ」を重視して選択する必要があります。機能が充実していても、ITリテラシーの高くないメンバーに浸透しないと使われなくなり、会議だけでなくツールも形骸化してしまいます。 したがって、資料の事前共有や議事録の管理などを簡単にできる情報共有ツール「ナレカン」が求められるのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有を活発化し、マンネリ化した定例会議を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単解説｜会議アジェンダとは？書き方やすぐ使えるテンプレートも紹介

会議を円滑に進めるには企画者の事前準備が欠かせません。余裕あるスケジュールで準備できると、意見交換の活発な生産性のある会議を計画できます。 一方、事前準備の重要性を理解しつつも、「具体的な準備の段取り」が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議における事前準備の段取りをチェックリストと併せてご紹介します。 会議の事前準備で何をしたら良いかわからない 会議前に必要な準備について知りたい 生産性のある会議にするために、便利なツールがあれば知りたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、事前準備の重要性と必要事項のチェックリストを踏まえて、効率よく事前準備ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会議において事前準備が重要な理由2 生産性のある会議に必要な準備の段取り5選2.1 （1）会議の「場」を準備する2.2 （2）会議に招集するメンバーを選定する2.3 （3）ファシリテーターを準備する2.4 （4）事前に会議資料を作成・共有する2.5 （5）事前に議事録を準備する3 ＜事前資料の作り方＞会議準備に必要なものチェックリスト4 会議・打ち合わせをスムーズに進める方法4.1 発言しやすい雰囲気を作る4.2 会議の目的を伝える5 【押さえておきたい】会議後に大切なポイント6 会議資料の共有や議事録の事前準備におすすめなツール6.1 最も簡単に情報共有・管理ができる情報共有ツール「ナレカン」7 会議・ミーティングの準備方法やチェックリストまとめ 会議において事前準備が重要な理由 会議において事前準備が重要な理由として、以下の3つが挙げられます。 会議当日の進行がスムーズになる 会議場所の確保や資料の準備をしておけば、当日に慌ただしくなる心配がありません。また、事前に会議の流れを想定しておくことで、スムーズな進行につながり、生産性のある会議を実現できます。 会議参加者のストレスが発生しない あらかじめ会議のテーマやアジェンダが記載された資料を共有したり、事前準備によって快適な会議環境を提供したりすれば、参加者にとってもストレスが発生せず、会議に集中できます。 アクシデントに対応できる 余裕をもって事前準備しておくことで、アクシデントにも冷静に対処できます。資料不備や会議室が使えないなどのアクシデントが発生しても、修正したり別の場所を用意したりできるのです。 以上のように、事前準備は会議全体のスムーズな進行に貢献するほか、企画者側も心のゆとりをもって会議を開けるメリットがあるため、確実に実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性のある会議に必要な準備の段取り5選 ここでは、生産性のある会議に必要な準備の段取り5選をご紹介します。「何を、どのように準備すれば良いかわからない」方は、以下を参考にして準備しましょう。 （1）会議の「場」を準備する 会議ではオフライン・オンライン問わず「場」を準備しなければなりません。必要に応じて適切な準備を心掛けましょう。 【オフライン】会議室を押さえる 社内で会議を開くときは当日に使用する会議室の予約が必須です。 会議室の選定では“参加者の人数に適した規模の会議室か”、“会議室の設備は整っているか”を踏まえて、参加するメンバーが快適に会議が進められる環境を設定しましょう。 また、予約していた会議室が急遽使えなくなることもあるため、可能であれば複数の会議室を押さえておきましょう。場所と部屋番号を、参加するメンバーにアナウンスしておくのも重要です。 【オンライン】URLを発行する 社外にいるメンバーとオンライン会議を実施する場合はURLの発行をしましょう。 事前にアプリのダウンロードや、アカウント作成が必要な場合があるため、どのWeb会議システムを使用するのかを確認し、メンバーが問題なく参加できるか確かめておく必要があります。 また、各メンバーのカメラ・スピーカー・インターネット回線状況が問題なく動作するかも注意喚起しておきましょう。オンラインで不備が発生すると、ほかのメンバーを待たせたり、会議時間が延びたりする恐れがあります。 （2）会議に招集するメンバーを選定する 招集するメンバーの選定も重要な準備のひとつです。 生産性のない会議に共通する特徴が、「参加する必要のないメンバーまで招集してしまうこと」です。なぜなら、各メンバーの発言が低調になり、生産性のない会議環境に陥りがちになるからです。そのため、会議を開く目的から逆算して、参加するメンバーは過不足なく招集しましょう。 また、アナウンスにあたってのメール作成では、誰でも一目でわかるように5W1Hを明記します。さらに、急な連絡では参加できない可能性もあるため、余裕をもって2～3週間前までに連絡するべきです。 （3）ファシリテーターを準備する 会議を円滑に進める「ファシリテーター」の準備も欠かせません。 参加者への発問や意見をまとめたり、時間管理をしたりするための場を仕切る“進行役”が機能すると、スムーズかつ生産性のある会議が実現できます。企画者が担当する以外に、ファシリテーター役として適した人に依頼するのも有効です。 依頼する場合は企画者とファシリテーター間での打ち合わせも重要です。企画者が目的・最終目標・時間などを十分に話し合い、企画者とファシリテーター間で認識齟齬が発生しないようにしましょう。 （4）事前に会議資料を作成・共有する アジェンダや最終目標を含めた会議資料の作成・共有も必ず実施しましょう。 会議のテーマ、目的、最終目標が一目で分かる会議資料があると、招集されたメンバーも目的意識を持って会議に参加できます。また、会議全体のプログラムを記載すると、メリハリのある会議が見込めるのです。 このように、当日の会議で資料を読む無駄な時間を発生させないためにも、会議資料は必ず事前に共有するようにしましょう。資料を共有するときは、「ナレカン」のようなツールを使えば、わずかな操作で簡単に任意のメンバーに共有できます。 （5）事前に議事録を準備する 事前に議事録を準備しておくことも重要です。 議事録は、後日確認したり会議に参加していない第三者に共有したりする際に必須です。フォーマットを準備したり、あらかじめ分かっている項目を記載したりしておくことで、抜け漏れのない議事録作成につながります。 また、議事録の作成者やメモの担当者を決定しておくことも忘れないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜事前資料の作り方＞会議準備に必要なものチェックリスト ここでは、会議の準備に使える必要なものチェックリストをご紹介します。「会議資料に記載すべき内容」と「準備に必要なもの/こと」に分けて記載しています。 会議資料に記載すべき項目のチェックリスト 会議のプログラム 会議のテーマ 具体案・費用対効果 結論・最終目標 補足情報 各自のメモ欄 会議の開催に必要なもの/ことのチェックリスト 会議場所の確保 参加メンバーの選定・招集 会議資料の作成・共有 ファシリテーターなどの役員依頼 プロジェクター・パソコンなどのデバイス ホワイトボード・ペン 人数分の椅子 議事録の作成 余裕をもって会議の事前準備をしていても、資料に記載する項目や準備物に漏れがあると、会議の円滑な進行を阻害してしまいます。そのため、上記チェックリストの活用やオリジナルのチェックリスト作成も有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議・打ち合わせをスムーズに進める方法 ここからは、会議・打ち合わせを進めるときに役立つ2つの方法を紹介します。事前準備だけでなく、会議の進行中にも「うまく進めるコツ」があるのです。 発言しやすい雰囲気を作る 会議をスムーズに進める1つ目の方法は、発言しやすい雰囲気を作ることです。 参加者が発言しやすい雰囲気がないと、活発に意見が交換されません。「特定の人のみ発言している」「発言しても否定される」といった理由から、発言をためらう社員もいるのです。 そのため、アイスブレイクを設けたり、参加者全員が発言するなどのルールを作ったりして、活発に意見が交わされる場にしましょう。 会議の目的を伝える 会議をスムーズに進める2つ目の方法は、会議の目的を伝えることです。 参加者全員に「何のための会議なのか」を伝えておかなければ、会議がまとまりのないものとなってしまいます。会議のゴールを共有しておけば、会議内容が逸れることも減少し、無駄な時間を消費しなくて済みます。 したがって、会議冒頭で目的を必ず確認して、スムーズに進行できるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【押さえておきたい】会議後に大切なポイント 会議では“事前”準備が重要ですが、会議終了後には「情報を整理しつつ、今後に活用するために保管する」ことが大切です。 とくに、会議の内容や決定事項をまとめた議事録は、議論のフローを振り返られるだけでなく、会議に参加していないメンバーに共有する重要な役割を担っています。一方、議事録を紙で共有しようとすると、印刷して配布する無駄な業務が発生してしまうのです。 また、議事録といった「情報」は鮮度が求められるため、正確でスピーディーに共有する習慣が重要です。たとえば、議事録の共有がスムーズな企業は「ナレカン」のような情報共有ツールを使って、鮮度のある情報を簡単に共有・管理しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議資料の共有や議事録の事前準備におすすめなツール 以下では、会議資料の共有や議事録の事前準備におすすめなツールをご紹介します。 会議では、作成した資料を参加メンバーに事前に共有しておくことで、会議を始めからスムーズに進行できるようになります。また、会議前に議事録を準備し、終了後すぐに共有できる環境があれば、参加していないメンバーにも簡単に情報を共有できるのです。 しかし、紙やメールを用いたアナログな情報共有では、情報の管理が煩雑になったり、必要な情報がすぐに見つからなかったりする恐れがあります。そのため、会議前～会議後の資料・議事録共有には、「必要な情報をすぐに探し出せるか」を重視しましょう。 結論、会議前後の情報共有・管理を円滑にするには、会議の情報を簡単にリアルタイムで共有し、必要な情報を即座に見つけ出せる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「ノート（記事）」に残した資料・議事録はリアルタイムで共有でき、”部署”や”プロジェクト”ごとに「フォルダ」で整理すれば会議の振り返りも簡単です。また、平均0.2秒の「検索機能」で、目的の情報をすぐに見つけられます。 最も簡単に情報共有・管理ができる情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った議事録の作成例＞ あらかじめ「自社に合わせたテンプレート」を登録しておけば、フォーマットを利用して簡単に議事録を作成できます。また、コメント機能も備わっているので、会議ごとに迅速なやりとりが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議・ミーティングの準備方法やチェックリストまとめ ここまで、会議における準備やチェックリストを中心に解説してきました。 意見交換の活発な生産性のある会議の実現には、企画者の事前準備が欠かせません。また、プロジェクトの方針や決定事項を記載した議事録は、テーマごとにチームや全社へ確実に共有しなければならないため、情報共有ツールを活用するのがベストです。 そして、会議の準備から管理まで的確にできている企業は、「情報を簡単に共有・管理できるか」を重視して、導入するツールを選定しています。なぜなら、複雑なツールでは、会議で発生する情報共有・管理のスムーズさを阻害し、情報の鮮度までも低下させてしまうためです。 したがって、会議の事前準備や議事録の管理を確実に進めるには、即座に情報を共有でき、簡単に社内情報を一元管理できるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」で事前準備を進め、活発な会議を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単解説｜会議アジェンダとは？書き方やすぐ使えるテンプレートも紹介

会議は参加するメンバーの作業時間を割いて実施されるので、生産性の高い議論が求められます。そこで、事前に「レジュメ」を作って共有しておくと、効率的に会議を進められるようになるのです。 しかし、「会議のレジュメをうまく作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、レジュメの概要や書き方を中心にご紹介します。 会議用レジュメの書き方や例文を確認したい テンプレートを活用して効率的にレジュメを作成したい 誰でも簡単にレジュメを作成・管理する方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、レジュメを上手く作成できるようになるだけでなく、レジュメの最適な管理方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【詳しく解説】レジュメとは1.1 Q1. レジュメの主な利用分野とは1.2 Q2. 会議用レジュメとは1.3 Q3. レジュメと「アジェンダ」「次第」「議題」の違いとは2 レジュメを作成する2つのメリット2.1 （1）会議の質が向上する2.2 （2）会議の内容を振り返りやすい3 【例文あり】会議・ミーティング用レジュメの書き方3.1 ステップ1. 項目を洗い出す3.2 ステップ2. 簡潔にまとめる3.3 ステップ3. 資料を添付する4 【必見】最も簡単に会議用レジュメを作成・管理する方法4.1 目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」5 ＜Word＞打ち合わせ・会議用レジュメの無料テンプレート6 レジュメの作成ポイント3選7 会議用レジュメの書き方やテンプレートまとめ 【詳しく解説】レジュメとは 「レジュメ」とは、会議やプレゼンテーション、文書などを要約したものです。以下では、レジュメが活用されるシーンや、「アジェンダ」「次第」「議題」といった類似語との違いを解説します。 Q1. レジュメの主な利用分野とは レジュメの主な活用シーンとして、以下の3つの分野が挙げられます。 教育分野 学校や研究機関などの教育分野におけるレジュメは、「授業内容や論文を構成する要素ごとに見出しをつけ、簡潔に要約したもの」を指します。教育分野では、論理性や整合性を特に重視する傾向があります。 就活分野 就活分野におけるレジュメは、主に「履歴書」や「職務経歴書」を指します。職歴や学歴、保有資格などの記載が求められ、企業側が採用の有無を決める判断材料となります。 ビジネス分野 ビジネス分野におけるレジュメとは、「会議やプレゼンテーションの概要をまとめた資料」を指します。事前に参加者に配布することで、会議やプレゼンテーションをスムーズに進行できます。 とくに、ビジネスシーンで使われているレジュメは「会議用レジュメ」と言われており、円滑な会議を進行するにあたって不可欠な資料です。 Q2. 会議用レジュメとは 会議用レジュメとは、会議の概要や目的、検討事項をまとめた資料です。 会議用レジュメを用意すると、参加者が会議に関わる情報を事前に把握できるので、スムーズに議論を進められます。そのため、ビジネスにおいて、レジュメの作成を求められるシーンは少なくありません。 Q3. レジュメと「アジェンダ」「次第」「議題」の違いとは レジュメと似ている用語として「アジェンダ」や「次第」「議題」などがあります。 アジェンダとは、会議の進行表（次第）や議論する予定の項目（議題）をリスト化した目次のようなもので、会議の流れを把握するために使われます。一方、レジュメには議論の内容も記載するので、発言時の「カンペ」としても活用されるのです。 このように、「レジュメ」と「アジェンダ」「次第」「議題」は似た言葉であるものの、記載する情報の粒度や用途に違いがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レジュメを作成する2つのメリット ここでは、会議でレジュメを作成するメリットをご紹介します。「レジュメを作る理由が分からない」という方は必見です。 （1）会議の質が向上する レジュメを作成する1つ目のメリットは、会議の質を高められることです。 レジュメを作成して会議前に配布すれば、参加者は事前に「議題」や「実施目的」を把握できます。そのため、議題に対する意見を持った状態で参加することが可能になり、質の高い議論をスムーズに進められるのです。 このように、レジュメを作ると会議の質が高まり、業務の生産性向上につなげられます。 （2）会議の内容を振り返りやすい レジュメを作成する2つ目のメリットは、会議の内容を振り返りやすくなることです。 レジュメを作成すると、会議の概要がテキストとして残り、後から内容を振り返りやすくなります。とくに、レジュメには会議の「開催日時・場所」「参加者」「議題」が簡潔にまとめられているので、話し合いの流れを大まかに把握したいときに便利です。 ただし、紙のレジュメの場合、過去の記録を見返すには都度ファイルから探し出す手間がかかります。そのため、社内の情報を一元管理して、”検索機能”で即アクセスできる「ナレカン」のようなITツールで管理すると効率的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】会議・ミーティング用レジュメの書き方 ここでは、会議・ミーティング用レジュメの作成フローを解説します。以下のステップを踏めば、初心者の方でも簡単にレジュメを作成できるので必見です。 ステップ1. 項目を洗い出す はじめに、レジュメに記載する項目を洗い出します。レジュメに盛り込むべき項目は、以下の通りです。 （1）タイトル（議題） （2）発表者名 （3）開催日時 （4）開催場所 （5）出席者名 （6）報告事項（検討テーマ） （7）事案 （8）参考資料 （9）次回までの検討事項 （10）次回開催日時・場所 上記を参考に、必要な情報に抜け漏れのないレジュメを作成しましょう。また、議題ごとに費やす「所要時間」を記載すると、効率よく話し合いを進められます。 ステップ2. 簡潔にまとめる 次に、項目ごとの内容を記載します。 文章を書くときは、下図の例文のように箇条書きや表で情報を整理したり、字下げで構造化したりして、視覚的に分かりやすくまとめましょう。 以上のように、レジュメが見やすければ、会議の全体像をイメージしやすくなります。また、取引先や顧客を交えた会議を実施する際は、社内メンバーとは前提知識が異なるため、誰が見ても分かりやすいレジュメになるように意識しましょう。 ステップ3. 資料を添付する 最後に、会議で使用する資料を添付します。 会議で提示する画像やグラフなどの資料をレジュメに添付しておけば、参加者が会議の全体像を把握しやすくなります。また、会議中も手元ですぐに資料を閲覧できるので、円滑に話し合いを進められるのです。 とくに、デジタルでレジュメを作成すると、リンクやPDFなどの情報を添付して、ワンクリックで資料を閲覧できます。したがって、レジュメの作成には、紙ではなく、あらゆる情報を残せる「ナレカン」のようなデジタルツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単に会議用レジュメを作成・管理する方法 以下では、最も簡単に会議用レジュメを作成・管理する方法をご紹介します。 レジュメを作成すると、会議の質を高められるほか、後から内容を振り返りやすくなります。しかし、紙やWordで作成すると共有に手間がかかるうえ、資料が増えるにつれて管理が煩雑になり、過去の資料を見つけづらくなるのです。 そこで、「簡単にレジュメを作成・共有できるITツール」を導入しましょう。とくに、「検索性に優れているツール」であれば、前回の会議や類似案件のレジュメを簡単に探し出せます。 結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単にレジュメを作成でき、充実した検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テンプレートを使って簡単にレジュメを作成でき、任意のメンバーへ瞬時に共有可能です。また、添付ファイルの中身まで検索できる“ヒット率100％”の「キーワード検索」により、過去のレジュメにもスムーズにアクセスできます。 目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで作成した「会議用レジュメ」の例＞ 以下では、ナレカンのテンプレート機能を活用した「会議用レジュメ」の作成例をご紹介します。 ナレカンでは、画像のようにテンプレートを登録することができます。そのため、よく使うレジュメの形式を事前に登録しておけば、一から資料を作成する手間がかかりません。 以下は、実際にテンプレートを活用して作成したレジュメの例です。ナレカンを使って、効率的なレジュメ作成を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Word＞打ち合わせ・会議用レジュメの無料テンプレート テンプレートを使うと、レジュメ作成の負担を軽減できるうえ、「何を書けばよいか分からない」という方でも簡単に作成できます。以下は、会議用レジュメに便利なWordの無料テンプレートです。 上記のテンプレートには、レジュメに必要な項目がすべて記載されているため、会議の情報を過不足なく記録できます。 ただし、Wordのファイル管理は、必要なレジュメを探すたびにファイルを開いて確認する手間がかかります。そこで、添付ファイルの内容をAIが自動でテキスト化する「ナレカン」を導入すれば、ファイルを開くことなく迅速にレジュメを検索・閲覧できるのです。 打ち合わせで使える会議用レジュメの無料テンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レジュメの作成ポイント3選 レジュメを作成するときのポイントは以下の3つです。 数値を入れる 具体的な数値やデータをレジュメに入れることで、内容の説得力が増し、客観的な現状把握にも役立ちます。ただし、データを盛り込むことに重きを置きすぎるあまり、レジュメの作成に必要以上の時間をかけないよう注意しましょう。 見やすいレイアウトで書く 誰が見ても理解しやすいシンプルなレイアウトを意識しましょう。凝ったレイアウトにしたからといって、読みやすさに繋がるとは限りません。 誤字脱字をなくす 誤字脱字は読み手の混乱や会議のスムーズな進行を妨げる原因となるため、レジュメに限らず注意しましょう。とくに、数値や固有名詞を間違えると、誤った理解に繋がってしまうので入念にチェックするべきです。 上記のポイントをおさえて、会議のスムーズな進行に役立つレジュメを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議用レジュメの書き方やテンプレートまとめ これまで、会議用レジュメのメリットや作り方を中心にご紹介しました。 会議を効率的に進めるには、会議用レジュメを作成して「何を話し合うのか」を事前に周知することが重要です。また、あとから会議の内容を振り返れるように、参加メンバーが簡単に会議資料を確認できる状態で管理する必要があります。 そこで、ITツールを活用すれば、レジュメをはじめとした社内情報を集約して、スムーズにアクセスできるようになります。しかし、検索機能の不十分なツールでは、蓄積された会議資料の中から必要な情報を見つけるのに手間がかかるのです。 したがって、自社が導入すべきなのは、社内情報を一元管理でき、高精度の検索機能で過去の会議内容もすぐに振り返れるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、生産性の高い会議を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単解説｜会議アジェンダとは？書き方やすぐ使えるテンプレートも紹介

職場での会議を効率的に進めるためには、事前にアジェンダを用意する必要があります。アジェンダを使って話し合う内容をあらかじめ明確にすれば、会議当日のスムーズな進行につながるのです。 しかし、「会議アジェンダを作成したいがどのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、会議アジェンダの意味や書き方、無料で使えるテンプレートを中心に解説します。 アジェンダの概要や作り方を知りたい より効率的にアジェンダを作成したい アジェンダを適切に作成・共有・管理して会議を有意義に行いたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議アジェンダのテンプレートが入手できるうえ、アジェンダの作成・管理を効率化する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 よくある質問｜会議におけるアジェンダとは1.1 アジェンダとはどういう意味か？1.2 アジェンダとレジュメ・議題の違いとは？1.3 会議でアジェンダは必要なのか？1.4 アジェンダに何を書けば良いのか？書くべき項目とは？2 【無料】会議アジェンダのテンプレート・サンプル3選2.1 （1）【Word】シンプルな会議アジェンダのテンプレート2.2 （2）【Word】採番付きの会議アジェンダテンプレート2.3 （3）【PowerPoint】議題ごとに目安時間を書き込めるテンプレート3 議事録やアジェンダの作成から管理まで一元化できるツール3.1 会議の情報を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」3.2 ナレカンを使った会議アジェンダの作成例4 ＜書き方例あり＞会議アジェンダの作り方5ステップ5 会議アジェンダの書き方のコツ3選5.1 （1）議題を詰め込みすぎない5.2 （2）会議のゴールを明確化する5.3 （3）時間配分に余裕をもつ6 会議アジェンダの作り方やテンプレートまとめ よくある質問｜会議におけるアジェンダとは ここでは、アジェンダの概要と作成する目的を解説します。まずは、会議を効率よく進めるためにも、アジェンダの意味を正しく理解しましょう。 アジェンダとはどういう意味か？ アジェンダとは、予定している会議の内容をまとめたものを指します。「計画・プラン」という意味合いでよく使われており、スケジュールというよりかは、将来実現すべきプランというニュアンスになります。 また、アジェンダの目的は、メンバーが会議の内容や目的を把握してから会議に臨むことで、議論を効率よく進めることです。したがって、アジェンダは事前に作成して参加メンバーと共有しておく必要があります。 加えて、アジェンダは事前に共有するだけでなく、会議の冒頭に口頭で説明したり、会議に参加できなかったメンバーにメールで送ったりすることもあります。以上のように、会議を円滑に進めるだけでなく、情報を関係者に周知させるためにもアジェンダはビジネスで必須なのです。 アジェンダとレジュメ・議題の違いとは？ アジェンダと議題・レジュメは、以下のように意味が異なります。 ＜意味＞ アジェンダ 予定している会議の議事日程をまとめたもの。 レジュメ 会議で議論する内容をまとめた資料のこと。要約や概略の意味をもつ「サマリー」と同義。 議題 会議で議論する問題のこと。 つまり、アジェンダは「参加者が事前に内容を確認し、会議の進行をスムーズにするための資料」であるのに対し、レジュメはより「参加者の理解を助け、内容を整理したうえで会議に臨むための資料」という違いがあるのです。 一方、アジェンダと議題の違いは「会議の構成を示すもの」と「会議を構成する要素を示すもの」という点です。言いかえると、アジェンダを構成する要素の一部に”議題”が含まれているということになるのです。 会議でアジェンダは必要なのか？ ビジネスでは、以下の3つの理由から「会議アジェンダは必要だ」と言えます。 会議の方向性が定まる アジェンダを共有することで、会議の目的や決定事項をメンバーが把握しながら、話題が逸れることなくゴールに向けた話し合いができます。また、会議後にメンバーが取り組むべきことも明確化されるため、会議の効果も表れやすいのです。 会議の生産性が上がる 会議に参加するメンバーへ事前にアジェンダが共有されれば、それぞれが会議に向けてイメージを持ちながら確認や準備できます。たとえば、会議前に議題を検討する時間もできるため、意味のあるミーティングになるのです。 時間を有効に使える 会議を予定通りに終えるには進行役だけでなく、参加メンバー全員が時間配分を把握しておくことが理想です。アジェンダに各議題に使える目安時間を記載しておけば、限られた時間を有効に使えます。 以上のことから、ビジネスでは時間を最大限活かせるような分かりやすいアジェンダが求められるため、担当者の方は「アジェンダの作り方」をマスターしておきましょう。 アジェンダに何を書けば良いのか？書くべき項目とは？ アジェンダに書くべき基本的な項目は以下です。 ＜項目＞ ＜詳細＞ 会議名 開催する会議名を記載します。一方、定例のように定期的に開催される会議では「議題」の箇所で差別化を図ります。 日時 開催日時を記載します。時間まで正確に記載されていなければならない点に注意しましょう。 場所 会議室名などの開催場所を記載します。とくに、社外メンバーと会議を実施する場合は、開催場所が誰でも判別できるように記載する必要があります。 目的 参加メンバーが何のために会議を実施するのかを理解できるように記載します。 議題(時間配分) 話し合う議題と必要な時間を記載します。時間配分を記載すれば、当日のタイムマネジメントにも役立ちます。 参加者(氏名・人数など) 会議の参加者を記載します。参加者の役割や役職をあらかじめ書いておけば、円滑な進行につながります。 配布資料 配布資料がある場合には、配布資料欄をつくり記載します。 備考 参加者が自由にメモを残せる備考欄をつくりましょう。各メンバーの発言や会議後のやるべきことを記録するのに役立ちます。 基本的な必要事項を用意しておけば、会議をスムーズに進められます。一方、アジェンダを一から作成するのは非効率なので、テンプレートを登録できる「ナレカン」のようなツールを使う企業も増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】会議アジェンダのテンプレート・サンプル3選 以下では、会議アジェンダの無料テンプレート・サンプル3選をご紹介します。テンプレートを利用して、効率的に会議アジェンダを作成しましょう。 （1）【Word】シンプルな会議アジェンダのテンプレート こちらは、シンプルな会議アジェンダのテンプレートです。 会議の概要を紙1枚でまとめられる点が特徴です。また、参加者欄を記入することもできるほか、項目を追加することも可能です。 シンプルな会議アジェンダのテンプレートの詳細はこちら （2）【Word】採番付きの会議アジェンダテンプレート こちらは、Microsoftが提供する採番付きの会議アジェンダテンプレートです。 文章を改行すると自動で採番されるので、アジェンダの体裁を整えるのに役立ちます。会議の開催概要と議題をラインで分かりやすく区別できる点も特徴です。 採番付きの会議アジェンダテンプレートの詳細はこちら （3）【PowerPoint】議題ごとに目安時間を書き込めるテンプレート こちらは、PowerPointで使えるweb会議用アジェンダのテンプレートです。 表を作成して必要項目を入力するだけでWeb会議アジェンダ用スライドが作成できます。Web会議中の画面共有や事前情報の共有に役立ちます。 web会議用アジェンダのテンプレートの詳細はこちら テンプレートを活用することで、誰でも見やすい会議アジェンダを作成できるうえに、項目の抜けや漏れを防げます。例えば「ナレカン」のような、任意のテンプレートを設定できるツールであれば、会社で必要な項目に合わせて会議アジェンダを作ることが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 議事録やアジェンダの作成から管理まで一元化できるツール 以下では、議事録やアジェンダを簡単に作成・共有・管理できるツールをご紹介します。 会議を有意義に行うためには、分かりやすいアジェンダの作成やアジェンダの事前共有が必須です。そのため、「誰でも見やすいアジェンダを作成できる、テンプレート機能の付いたITツール」を使うべきです。 また、WordやPowerPointといった作成に特化したツールでは、他のツールで共有する必要があり、手間がかかります。そこで、作成したファイルを即共有できる機能があるのかも重視してツールを選びましょう。 結論、アジェンダを効果的に運用するには、テンプレートで簡単に質の高い資料が作れて、メンバーにリアルタイムで共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、任意のテンプレートを設定でき、必要な項目が抜けることなく見やすいアジェンダの作成が可能です。また、保存したファイルは即任意のメンバーに共有されるうえ、メッセージも送れるので、アジェンダの作成・共有が一つで完結します。 会議の情報を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った会議アジェンダの作成例 以下は、ナレカンを使った会議アジェンダの作成例です。 ナレカンでは、「太字・下線・箇条書き/番号付きリスト」などを使って、会議の情報を分かりやすく整理できます。また、よく使うアジェンダの形式を「テンプレート」に登録すれば、繰り返し活用できるのです。 公開した記事では、誰が読んだかが既読表示されたり、スタンプでリアクションしたりできる点も特徴です。さらに、記事の最下部にはコメント欄があるので、会議アジェンダについて、部署の垣根を超えて円滑にやりとりできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜書き方例あり＞会議アジェンダの作り方5ステップ 会議のアジェンダは、いきなり書き始めると分かりにくい内容になったり、無理のあるスケジュールになってしまったりする恐れがあります。したがって、議題や書く予定の情報を整理してから以下の手順で作成しましょう。 ＜書き方例＞ ＜作り方の手順＞ 開催目的を明確にする 会議の目的をはじめに示すことで、ゴールが明確になり、会議の質を高めることができます。 会議当日に話し合う予定の議題を列挙する 議題は抽象的な表現を避けて、明確でわかりやすいものにしましょう。 各議題における所要時間を確認する 「説明10分、アイデア出し20分、まとめ5分」のように議題の中の時間配分も決めておくと、より効率良く会議を進めることができます。 議題の緊急度や重要性を踏まえて話し合う議題の順番を決める 議題が複数ある場合、重要度や緊急度の高い議題から先に話し合いましょう。万が一、会議が延長した場合でも、期限までに回答すべき議論が終わっていれば、ほかの議題は次に持ち越せるからです。 各議題における情報を整理する 情報が整理できていないと、話す内容が曖昧になってしまい、相手に意図が伝わりづらくなってしまいます。具体的な数値やグラフがあると内容に説得力を持たせられるため、事前に下調べをしておくと良いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議アジェンダの書き方のコツ3選 ここでは、会議アジェンダを作成する際の3つのコツを解説します。会議がスムーズに進められるアジェンダを作成できる人は、以下のポイントを確実に押さえています。 （1）議題を詰め込みすぎない 1つ目に、アジェンダには議題を詰め込みすぎないように注意しましょう。 会議の時間に対して議題が多すぎると、すべての議題に十分な時間が割けず、話し合いが浅くなってしまいます。結果、話し合いの時間を設けたにも関わらず「納得感のない結論」で終了してしまうのです。 そのため、「議題ごとに時間配分を決める」「議題をひとつに絞って深く話し合う」などの工夫をしましょう。 （2）会議のゴールを明確化する 2つ目に、会議の最終的なゴールを明確化することも不可欠です。 会議におけるゴールを明らかにすると、メンバーが結論の方向性に共通認識を持てるので、会議の時間が不必要に伸びることがありません。さらに、最終的なゴールを明確化すれば、会議終了後にやるべきタスクを決めやすくなる効果も得られます。 したがって、決められた時間内で議論をスムーズに進めるには、あらかじめ会議のゴールを決めることが重要なのです。 （3）時間配分に余裕をもつ 3つ目に、時間配分に余裕を持つことです。 時間配分に無理がある会議では、参加メンバーにとっては意見が出しづらく、本来得られたはずの良い意見やアイデアが得られなくなってしまいます。 そのため、時間内で議論が終わるかどうかを考え、時間を短縮できる点や省略できる点があれば見直しましょう。また、質疑応答の時間を設けると、メンバーの疑問点や不安要素をその場で解決できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会議アジェンダの作り方やテンプレートまとめ ここまで、会議アジェンダの作り方やテンプレートを中心に解説しました。 アジェンダは、「予定している会議の内容・全体像を示したもの」を指し、会議を効率良く進めるには不可欠です。また、テンプレートを使うと体裁を整えたりデザインを考えたりする必要がないので便利です。 しかし、WordやExcelでは「ファイル管理が面倒」「どこに保存したのか分からなくなる」などの問題があります。そのため、アジェンダや議事録などのあとから見返す資料は「誰もが簡単に目的の情報にアクセスできるツール」で管理しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、テンプレートで簡単に質の高い資料が作れて、メンバーにリアルタイムで共有できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、アジェンダの作成・共有を効率的に行いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ8選 【例文あり】会議用レジュメとは？アジェンダとの違いや書き方を紹介 【チェックリストつき】会議における事前準備の段取りを紹介！ 定例会議の必要性とは？活性化させる3つの手法も解説 【Word/Excel】会議で使えるレジュメの無料テンプレート5選

情報を共有する手段として「回覧板」が挙げられます。そして、今日では紙ではなく「電子回覧板アプリ」を使って、情報共有を効率化する企業や自治会が増えているのです。 一方、「電子回覧板アプリを導入したいが、どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選を中心にご紹介します。 電子回覧板のメリットやアプリの選定ポイントを知りたい 各アプリの特徴を比較して、導入するアプリを決めたい ITに不慣れでも簡単に利用できるシンプルなアプリを探している という方はこの記事を参考にすると、自社でストレスなく運用できる電子回覧板アプリが分かり、情報共有の負担を取り除けるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 電子回覧板アプリのメリットとは1.1 企業が電子回覧版を導入するメリット1.2 自治会・町内会が電子回覧版を導入するメリット2 電子回覧板アプリを選ぶポイント2.1 企業が電子回覧版アプリを選ぶポイント2.2 自治会・町内会が電子回覧版アプリを選ぶポイント3 無料あり｜社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選3.1 【ナレカン】回覧板の作成から質疑応答までできる社内向けアプリ3.2 【Stock】最も簡単に回覧板を共有できる社内・自治会向けアプリ3.3 【LINE WORKS】LINEのように使える社内向けチャットアプリ3.4 【デジタル回覧板】写真を撮るだけで回覧板を回せる自治会向けアプリ3.5 【回覧板アプリ】Microsoftツールと連携できる社内向けアプリ3.6 【NI Collabo 360】回覧板にコメントを残せる社内向けアプリ4 ＜比較表＞社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ一覧5 社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能5.1 （1）情報共有機能5.2 （2）確認機能5.3 （3）検索機能5.4 （4）編集・更新機能6 社内回覧板を電子化する際の2つの注意点7 社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリまとめ 電子回覧板アプリのメリットとは 電子回覧板アプリとは、インターネット上で簡単に回覧板を作成・共有できるアプリです。 従来のアナログ回覧板と比較して、電子回覧板アプリでは物理的な書類のやりとりが不要なため、効率的かつ安全に情報を共有できる点が特徴です。 近年、回覧板アプリは企業だけでなく、自治会でも多く導入されています。以下では、アナログ回覧板と比べ、利便性が向上した電子回覧板のメリットを「企業」「自治会・町内会」ごとに紹介します。 企業が電子回覧版を導入するメリット 電子回覧板アプリは、社内情報を正確かつ円滑に共有・確認するのに重要なツールです。 アプリを使えば、社員に手渡しで回覧板を回す手間を省け、情報共有におけるタイムラグを解消できます。また、一度共有された情報はいつでも何度でも確認できるため、認識齟齬が生じにくくなるのです。 さらに、最近では「メッセージ機能」が搭載された回覧板アプリが増えています。これにより、回覧板に関するやりとりや担当者への質問も、メールやチャットツールを使わずにスムーズなやり取りが可能です。 自治会・町内会が電子回覧版を導入するメリット 自治会や町内会で回覧板アプリを導入すれば、情報は「閲覧するだけ」で済むため、回覧板を回す手間や順番待ちの時間が一切かかりません。 さらに、地域の回覧板でよく見られる「不在の場合、回覧板が止まる」「不特定多数の人が触れるため、感染症のリスクが気になる」といった問題も解決できます。 とくに、セキュリティ対策が万全な回覧板アプリを導入すれば、地域の方が安心して利用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 電子回覧板アプリを選ぶポイント ここでは、電子回覧板アプリを選ぶポイントを「企業」「自治会・町内会」別で紹介します。電子回覧板アプリを導入しても、合わないサービスを選んでしまうとかえって情報共有が滞ってしまうので、以下の内容を軸に選定しましょう。 企業が電子回覧版アプリを選ぶポイント 企業が電子回覧板アプリを選ぶときには、以下3点を軸に選びましょう。 自社の企業規模に合ったアプリか 大手～中堅企業はセキュリティ対策が強固で、数万人規模でもスムーズに利用できるか確認しましょう。中小規模の企業は、「回覧板をはじめ、あらゆる社内情報を共有できるアプリ」を選ぶと、ほかの業務の情報管理としても活用できます。 情報が振り返りやすいか 社内回覧板の情報は、見返せないと認識齟齬を引き起こすので「簡単に目的の情報を振り返れる」アプリを選ぶことが重要です。また、高性能な検索機能が搭載されていれば、必要な情報にすぐアクセスできます。 誰が見たか分かるか とくに人数が多い大規模な企業の場合、回覧板を回すたびに閲覧状況を確認するのは手間がかかります。そこで、誰が回覧板を見たかまで特定できる「既読機能」や「リアクション機能」があると便利です。 たとえば、上記3点を満たした「ナレカン」のようなアプリを選ぶと、大企業でもスムーズな情報共有が実現します。 自治会・町内会が電子回覧版アプリを選ぶポイント 自治会・町内会が電子回覧版アプリを選ぶときには、「あらゆる年代が簡単に使えるツール」を軸に選びましょう。 自治会・町内会員によってITへの抵抗感は異なるので、操作が難しい電子回覧板アプリを選ぶと使いこなせず放置されてしまいます。したがって、ITツールに馴染みがない人でも直感的に使えることが大前提として必要なのです。 たとえば、「Stock」のように60代～70代でも説明なしで使えるほど簡単なツールを選べば、導入後も形骸化せず運用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選 以下では、社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリを6つ紹介します。 回覧板で情報共有していると一人ずつ内容を確認するため、手間と時間がかかります。そこで、アプリを導入して回覧板をデジタル化しましょう。 ただし、共有した内容を誰が読んだかまで確認できるアプリでなくてはなりません。また、回覧した内容に関する不明点や補足事項をコメントでやりとりできると、似たような質問に個別対応する必要がなく、便利です。 結論、大手～中堅企業が導入すべきアプリは、誰でも簡単に情報共有でき、既読機能やコメント機能で閲覧状況を把握しやすい「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」で作成した回覧板は、任意のメンバーに一斉公開でき、既読表示やコメントでのやり取りによって円滑な情報共有が実現します。また、高精度の検索機能が搭載されているため、過去の回覧板にも素早くアクセス可能です。 【ナレカン】回覧板の作成から質疑応答までできる社内向けアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単に回覧板を共有できる社内・自治会向けアプリ Stockは、中小規模の企業や自治会・町内会に最適な情報共有アプリです。 「Stock」の「ノート」には、テキストをはじめ画像やファイルも記録でき、画像には直接文字を書き込むことができます。そのため、単なる回覧板としての利用だけでなく、社内や地域の情報共有ツールとして活用できる点が特徴です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【LINE WORKS】LINEのように使える社内向けチャットアプリ LINE WORKSの特徴 様々な業務に役立つ機能がある 「掲示板機能」の他にも「カレンダー機能」や「タスク機能」、プライベート版LINEにもあるような「出欠確認」などの機能を使えます。そのため、回覧板としてだけでなく、あらゆる業務に活用可能です。 メッセージが送りやすい プライベート版LINEと同じような使用感のため、気軽にやりとりできます。また、グループトークでは「ノート」や「フォルダ」機能を活用して、円滑な情報共有が可能です。 LINE WORKSの機能・使用感 メンバーに回覧板の確認を促せる 「掲示板」で作成した回覧板を必読表示にすると、掲示板のトップページ上部に固定されるので、メンバーに確認されやすくなります。 回覧板へのコメントもできる 掲示板の画面下部にある「コメントを許可」にチェックを入れれば、回覧板に対するメンバーの声を受け取れます。そのため、掲示した情報に対する「質問事項」をその場で解決できるのです。 LINE WORKSの注意点 情報が流れやすい LINE WORKSはチャットツールなので、共有事項が多いと情報が流れて見つけづらくなる恐れがあります。そのため、あとから情報を振り返りにくかったり、重要な情報を見逃してしまったりする点に注意が必要です。 トークルームの発信権限の設定はできない ユーザーの口コミでは「会社全体への発信用のトークルームを作成していますが、誰でも発言が出来てしまい、 重要な情報が埋没してしまうことがある。トークルームの発信者を指定／制限する機能がほしい。」との声もあります。（参考：ITreview） LINE WORKSの料金体系 フリー：0円 スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い） LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【デジタル回覧板】写真を撮るだけで回覧板を回せる自治会向けアプリ デジタル回覧板の特徴 写真を撮ってすぐに回覧板を回せる 配布物を写真に撮ってすぐに共有する仕組みなので、紙の回覧板のように次の人へ手渡ししたり、順番待ちをしたりする必要はありません。 配信対象をグループ分けできる 全員への一斉配信はもちろん、対象者をグループ分けして、特定のメンバーに向けて情報を配信することもできます。 デジタル回覧板の機能 引用：DX推進支援アプリ「デジタル回覧板」リーフレット わずかな工数で回覧板を送れる 回覧板を写真に撮り、上図のように「タイトル、組織名、公開期間」を設定するだけで、すぐに情報を回覧できます。 回覧板の配布通知が来る 回覧板が配布されると、端末に配布通知が来るので確認漏れを防げます。 デジタル回覧板の注意点 行政（自治会）向けのツール 回覧板機能の他にも「防災放送の配信機能」や「避難場所の確認機能」が備えられています。そのため、ビジネスでの利用もできますが、地域の回覧板としての利用が想定されたツールという点に注意しましょう。 アプリ上で回覧板の作成はできない デジタル回覧板は、紙の書類を撮影することを前提に作られているので、文章を直接入力したり、情報をツールへ蓄積したりするには向いていない可能性があります。 デジタル回覧板の料金体系 料金の詳細はお問い合わせください。 デジタル回覧板の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【回覧板アプリ】Microsoftツールと連携できる社内向けアプリ 回覧板アプリの特徴 確認状況を表示できる 登録した回覧内容に対する、確認状況(%)の表示が出来ます。 回覧板を一覧表示できる アプリに登録した回覧板を一覧表示できるので、目的の情報を見つけやすいです。 回覧板アプリの機能 回覧期限を設定できる すぐに確認してほしい内容がある場合は、回覧期限を設定できるため安心です。 重要度を設定できる ステータスを「重要」に設定すれば、重要な情報を太字で一覧表示できます。そのため、必ず確認してほしい情報の確認漏れを減らせるのです。 回覧板アプリの注意点 回覧者を最大5名までしか指定できない 回覧者の指定を最大5名までしか指定できないため、大規模チームでは使いづらい恐れがあります。 Microsoft SharePointをインストールしなければ使えない 回覧板アプリを利用するには、有料ツールのMicrosoft SharePointをインストールしなければなりません。 回覧板アプリの料金体系 「回覧板アプリ」はMicrosoft SharePointをインストールすれば無料で使えます。以下は、他のアプリも使えるMicrosoft 365の一般法人向けプランを含んだ、Microsoft SharePointの料金体系です。 SharePoint（プラン 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Copilot for Microsoft 365：4,497円/ユーザー/月 回覧板アプリの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【NI Collabo 360】回覧板にコメントを残せる社内向けアプリ NI Collabo 360の特徴 情報共有だけでなくワークフローにも利用できる 社内回覧板だけでなく、経費精算や稟議に関するワークフローにも利用できます。 多言語に対応している 日本語、英語以外にも、各企業で言語の辞書登録や設定が可能です。また、タイムゾーンの切り替えもできるため、グローバルな事業にも使えます。 NI Collabo 360の機能 確認状況が一覧表示される 引用：NI Collabo 360｜回覧板 投稿した回覧板を「誰がいつ確認したのか」が一覧表示されるので、情報の伝え漏れを防げます。また、閲覧者は一言コメントを残せます。 社内SNS機能 引用：NI Collabo 360｜UP！ 「UP！」は、NI Collabo 360における社内SNSです。この機能を使って社内情報を気軽に共有することもできますが、チャット形式なので情報が流れやすい点に注意が必要です。 NI Collabo 360の注意点 サポートが不十分 一部のユーザーからは「カスタマーサクセス等の利用フォローは一切ない。自社内で少し詳しい人がいればいろいろな設定ができるため不要かもしれないが、一例としてワークフロー機能は複雑すぎて使っていない」との声もあります。（参考：ITreview） 多機能ゆえに使いづらい 一部のユーザーからは「多種多様な機能が盛り込まれているので、他社製品と比べると体系というか、流れが若干雑然としているように感じる。」という声が見られます。（参考：ITreview） NI Collabo 360の料金体系 クラウドタイプ：328円～/ユーザー/月 ライセンスタイプ：58,000円～/10ユーザー NI Collabo 360の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ一覧 以下は、おすすめの電子回覧板アプリ6選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 LINE WORKS デジタル回覧板 回覧板アプリ NI Collabo 360 特徴 回覧板の作成から質疑応答までできる社内向けアプリ 最も簡単に回覧板を作成・共有できる・自治会向けアプリ LINEのように使える社内向けチャットアプリ 写真を撮るだけで回覧板を回せる自治会向けアプリ Microsoftツールと連携できる社内向けアプリ 回覧板にコメントを残せる社内向けアプリ おすすめの利用用途 ・社内利用（大手～中堅企業向け） ・社内利用（中小規模企業向け） ・自治会利用 ・社内利用 ・自治会利用 ・社内利用（小規模企業向け） ・社内利用 シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単 シンプルで簡単 多機能 シンプルで簡単 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※ただし、音声チャットでのやりとり 【×】 【×】※閲覧者がコメントを残すことは可 既読機能 【〇】 【×】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提 5名以上での利用が前提 大切な情報が流れやすい アプリ本体では回覧板を作成できない（紙の書類を撮影することが前提） 回覧者は最大5名までしか指定できない 機能が多く、すべての機能を使いこなすのは難しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは500円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは540円～/ユーザー/月（月払い） ・要問い合わせ ・無料プランあり ・ただし、SharePoint（749円/ユーザー/月～）の導入が必須 ・無料プランなし ・有料プランは、328円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 「デジタル回覧板」の詳細はこちら 「回覧板アプリ」の詳細はこちら 「NI Collabo 360」の詳細はこちら 上記のように、電子回覧板アプリによって機能性が異なるので「必要な機能に過不足ないアプリ」を選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能 ここでは、社内電子回覧板アプリに必要な4つの機能を解説します。以下の機能を備えたアプリを選べば、情報共有の負担を迅速に解消できます。 （1）情報共有機能 まず、社内電子回覧板には「情報共有機能」が欠かせません。 電子回覧板の本来の目的は、全社員に必要な情報を正確に、素早く共有することです。情報共有機能があれば、社内情報が一貫して伝えられるので、情報の伝達漏れを防げます。 たとえば、部署内の会議資料や社内イベントの案内など、関係者がリアルタイムで情報を確認しやすくなることで、不要な連絡の手間が省けます。そのため、情報をタイムリーに共有できる機能は、円滑なコミュニケーションの実現のために必須です。 （2）確認機能 次に、回覧板の閲覧や確認を記録できる「確認機能」も大切です。 情報を発信しただけでは、相手が内容を確認したかどうかがわかりません。しかし、確認機能があれば、社員が内容を読んだかをリアクションやチェック機能で記録でき、重要な通知が確実に伝わったことが把握できます。 たとえば、社内の緊急告知を発信した際、確認ボタンがあると、閲覧していない社員を特定できます。そのため、社員の確認状況がわかる確認機能は、情報の伝達漏れを防ぐために欠かせない要素です。 （3）検索機能 次に、「検索機能」も、回覧板アプリの利用効率を高めるために重要です。 過去の回覧情報を確認したいとき、高性能な検索機能があると、キーワードや日時で過去の回覧情報をすぐに見つけられます。たとえば、以前共有されたプロジェクト資料や会議の要点をすぐに探し出せるので、社員は情報の振り返りに時間がかかりません。 たとえば、高性能な検索機能を備えている「ナレカン」のようなアプリでは、生成AIを活用した「自然言語検索」で、上司に質問するように知りたい情報を検索できます。 （4）編集・更新機能 最後に、内容の修正が簡単にできる「編集・更新機能」も重要な要素です。 一度公開した情報に変更が生じた際、再度同じ内容を回覧するのは手間です。編集機能があれば、公開後の内容もすぐに修正できるため、最新の情報が正確に共有されます。 たとえば、全社会議の日時変更が起こった場合、回覧板を作り直すことなく情報を修正でき、スピーディな情報共有が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内回覧板を電子化する際の2つの注意点 ITツールを使って社内回覧板をデジタル化すれば、社内共有を効率化できます。一方で、電子回覧板を使い始める際には以下の2つの注意点があります。 情報が流れにくいツールを選ぶ 社員の投稿が「チャット形式」や「タイムライン形式」で表示されるツールでは、投稿が増えるにつれて重要な情報が埋もれてしまいます。また、投稿内容を整理して保管できないので、過去の投稿を振り返るのに手間がかかるのです。 誰でも使いやすいツールを選ぶ 様々な業務に応用できる多機能な掲示板ツールもありますが、機能が多すぎたり使い方が複雑すぎると、社員にとって扱いづらく利用が定着しません。ツールの利用を社内に浸透させるために、「社員の誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 以上のように、社内掲示板を電子化する際は、「情報が流れず、振り返りやすいか」「誰でも簡単につかえるか」を必ず確認すべきです。 たとえば、連絡事項を「記事」や「社内お知らせ」の機能で、全メンバーにすばやく情報共有できて、シンプルな操作で使える「ナレカン」 のようなアプリを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内・自治会で使えるおすすめの電子回覧板アプリまとめ ここまで、社内や自治会・町内会で使えるおすすめの電子回覧板アプリ6選を中心に解説しました。 アプリを導入して回覧板をデジタル化することで、効率的な情報共有が実現します。ただし、電子回覧板アプリは情報が流れてしまったり、重要な情報が埋もれたりして、必要な情報を見つけづらくなる恐れがあるのです。 そこで、過去の情報にもすぐにアクセスできるアプリを導入しましょう。また、情報を発信しただけでは誰が読んだのかを把握できないため、閲覧状況を簡単に確認できるアプリが最適です。 結論、導入すべきは、高精度検索で必要な情報に即アクセスでき、閲覧状況も把握しやすい「ナレカン」一択です。ナレカンでは、専属担当者がアプリの導入～定着までを手厚くサポートするので、担当者の負担を最小限に抑えつつ最適な環境を整えられます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、回覧板をはじめとした情報をストレスなく社内共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel/Word】社内回覧板で使える無料テンプレート11選

社内回覧板は職場の情報共有に利用される一般的な方法であり、多くの企業で利用されています。一方、紙の社内回覧板は作成する手間がかかり、スピーディーな情報共有が難しいため非効率といえます。 実際に、社内回覧板を紙媒体で運用しているが「管理がめんどくさい」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、回覧板を電子化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説します。 回覧板の電子化で得られるメリットをもとに業務を効率化したい 回覧板を簡単にデジタル化できるツールが知りたい 社内でナレッジを共有するときに無駄な手間を省きたい 回覧板を簡単にデジタル化できるツールが知りたい という担当者の方は本記事を参考にすると、社内回覧板を電子化するメリットを理解しながら、リアルタイムで情報共有する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【時代遅れ？】回覧板の必要性2 紙の社内回覧板をめんどくさいと感じる3つの理由2.1 （1）情報共有に時間がかかる2.2 （2）次の人に渡しに行く手間が発生する2.3 （3）情報の鮮度が落ちる3 紙の回覧板をデジタル化するメリット3選3.1 （1）回覧にかかる時間を削減できる3.2 （2）場所・タイミングを問わず情報共有できる3.3 （3）新しい情報がすぐ手に入る4 【おすすめ】回覧板を簡単にデジタル化できるアプリ4.1 電子化した回覧板を簡単に共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」4.2 ナレカンで社内回覧板を即デジタル化5 回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ 【時代遅れ？】回覧板の必要性 社内回覧板を回す理由は、経営や業務に関わる情報を正確・効率的に伝えるためです。 たとえば、上司が口頭で情報を伝えると一部の社員が誤った認識をする恐れがあります。そこで、正確な情報伝達のため、社内回覧板が使われました。また、稟議書など上層部から承認を得るための書類を効率的に回す目的で社内回覧版を活用することもあります。 しかし、昨今は「受け取った回覧板を読んで押印し、次の社員へ回す対応」が時代遅れだと感じ、ITを使った情報共有システムを導入する企業も増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙の社内回覧板をめんどくさいと感じる3つの理由 ここでは、紙を使った社内回覧板がめんどくさいと感じる理由を解説します。紙媒体の運用を続けている職場は、以下の内容を確認して社内回覧板の電子化を検討しましょう。 （1）情報共有に時間がかかる 紙の回覧板では、前の順番の社員が読了するまで内容を閲覧できないので、情報共有がスムーズにいきません。 たとえば、複雑な業務連絡を共有する場合、一人ひとりが内容を理解するのに時間がかかります。そのため、社内全体に情報が行き届くまで時間を要するので、とくに、短い期限の回覧では正確な情報が共有されない可能性があります。 このように、紙の回覧板では情報共有にかかる時間が社員一人ひとりの閲覧速度に依存しやすく、確認するまでの時間もかかってしまい、めんどくさく感じてしまうのです。 （2）次の人に渡しに行く手間が発生する 社内回覧板を紙で作成すると、次の人に回覧板を渡しに行く手間が発生します。 回覧板を渡しに行く回数は、社員の数が増えるとともに増えるので、手間と時間がかかります。また、テレワークなどで出社していなかったり、営業や出張などで外出していたりする社員には紙ではなくメールでの共有が必要です。 そのため、自社の規模や社員の勤務状況に合った共有方法を検討しましょう。 （3）情報の鮮度が落ちる 紙の回覧板は情報共有に時間がかかるため、情報の鮮度が落ちます。 たとえば、回覧が進むスピードが遅いと変更点を反映して業務をする人と古い情報のまま業務を進める人が出てきてしまいます。また、途中で内容が変更された場合、現場が混乱する恐れもあります。 このように、紙の回覧板では社員間で情報伝達にタイムラグがあり、受け取る情報の鮮度が異なります。その結果、業務の質にばらつきが発生するリスクがあるため、注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙の回覧板をデジタル化するメリット3選 以下では、社内回覧板をデジタル化するメリットを解説します。まだ紙の回覧板を使っている会社は必見です。 （1）回覧にかかる時間を削減できる デジタル回覧板では情報を全社で同時に発信できるため、回覧にかかる時間を大幅に削減します。 そのため、「回覧板を次の人へ渡す」面倒な手間がなくなり、各社員が期限までに時間を問わず業務連絡を確認可能です。また、デジタル回覧板であれば「見たい情報を何度でも振り返られる点」も紙の回覧板にはない大きな特徴です。 そして、内容に分からない箇所があるときも「ナレカン」のように回覧板に「コメント」ができるアプリを使うと、話題が混ざることもありません。 （2）場所・タイミングを問わず情報共有できる 社員が社内に居なくても、場所・タイミングに縛られない情報共有が可能です。 たとえば、テレワークや出張で不在の社員でも、回覧板をデジタル化すれば全員同時に情報を確認できます。したがって、「会社に来なければ情報共有ができない」という不自由さがなくなるのです。 したがって、社内の情報を一元管理するツールを活用すると、いつ・どこでも、活用したい情報へ容易にアクセス可能になるのです。 （3）新しい情報がすぐ手に入る デジタル回覧板は共有する情報に訂正がある場合でもすぐに修正・伝達できるため、新しい情報をすぐに共有することができます。 紙の回覧板では、一度回した内容に変更がある場合は、再度新たな回覧板を回さなければなりません。一方、デジタル回覧板であれば修正箇所を更新するだけで完結するので、素早く正確な伝達を可能にします。 また、回答期限がある回覧事項を共有したり、社員が閲覧したかを確認したりする場合でも、既読を把握できるツールなら、確認の工数を減らせるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】回覧板を簡単にデジタル化できるアプリ 以下では、社内回覧板を簡単にデジタル化できるアプリをご紹介します。 社内回覧板には、業務を進めるうえでの重要な情報やノウハウが共有されています。しかし、紙やファイル共有では情報の振り返りが難しく管理も煩雑になるので、必要な情報にスムーズにアクセスできません。 そのため、効率的に情報共有・検索が可能な「アプリ」が必須です。ただし、アプリを選ぶときは、デジタル回覧板としてあらゆるファイルデータを添付でき、欲しい情報を思い通りに検索可能なものを導入しましょう。 したがって、社内回覧板を電子化するなら、社内回覧板に記載した情報にいつでも即アクセスできるナレッジ管理アプリ「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、必要な情報を書き込むだけで簡単にデジタル回覧板を作成して、社内情報を一元管理することができます。また、蓄積したナレッジはAIによる超高精度検索が可能なので、情報へのアクセスが容易なのも特徴です。 電子化した回覧板を簡単に共有・閲覧できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで社内回覧板を即デジタル化 以下は、ナレカンを使った社内回覧板のデジタル化の例です。 ナレカンの「記事」は“タイトル”と“本文”のシンプルな構成となっていて、ノート形式で簡単にデジタル回覧板を作成・共有できます。また、記事の最下部にはコメント欄があるので、共有内容について、社員同士で気軽にコミュニケーションがとれるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリまとめ これまで、回覧板をデジタル化するメリット・おすすめのアプリを中心に解説しました。 回覧板は社内に情報を共有するのに適した手段です。一方、紙の社内回覧板では電子回覧板に比べ情報共有に時間がかかったり、次のメンバーへ回している間に情報の鮮度が落ちたりするので「アナログな回覧板は面倒」とストレスを感じやすくなるのです。 そこで、回覧板を電子化すると紙の回覧板で発生していた工数を削減できるだけでなく、社員間の認識齟齬も防げます。また、過去の回覧板に記載した情報をあとから確認できるように超高精度の検索機能があると便利です。 したがって、社内回覧板を電子化するなら回覧板の情報を一元管理して、誰もが即アクセスできるナレッジ管理アプリ「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して社内での円滑な情報共有を進め、業務効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel/Word】社内回覧板で使える無料テンプレート11選