人事データの一元管理とは？メリットや注意点も紹介！
人事データには、社員それぞれの個人情報やスキルのほかにも、過去の人事評価・昇給の履歴などが含まれます。そのため、適切な仕組みで管理しなければなりません。
しかし、「人事データの管理体制が煩雑で、必要な情報が見つからないことがある」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、人事データの一元管理におけるメリットや注意点を中心にご紹介します。
- 人事データが散らばっていて管理がしずらい
- 人事データを一元管理するメリットや注意点を知りたい
- データを一元管理するのに最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、人事データの一元管理によってデータの分散を防ぎながら、各人材の詳細情報も明確に把握できるようになります。
目次
人事データの一元管理とは
人事データの一元管理とは、自社で働く社員の情報を一箇所に集約して管理する仕組みを指します。社員の基本情報や職歴、スキル、評価といった人事に関するあらゆる情報を一元管理できるのです。
仮に、人事データが一元化されていなければ、人事異動や評価などの業務が滞ります。さらに、給与計算や労務手続きに変更があったときには、いたるところに保存されているデータを集めるのに時間がかかってしまうのです。
このように、「社員の負担を増加させる非効率な状態」を解消するために、人事データの一元管理が不可欠だと言えます。
一元管理すべき人材情報
一元管理すべき人材情報として、「氏名や住所、生年月日などの基本的な従業員情報」や「保有スキルや資格」などが挙げられます。
特に、保有スキルや資格の情報は、業務成果に直結するため重要です。社員一人ひとりを最適な部署へ配属するには、これらのデータが貴重な情報資源となるからです。
適材適所に従業員を配置し、効果的に業務を進めてもらうためにも、人材情報は一括管理すべきです。
人事管理と労務管理の違い
人事管理と労務管理は、管理の対象とその目的が異なります。
人事管理が「人材の育成や評価、配置のように個々人に重点を置き、パフォーマンスの向上を目指す」のに対し、労務管理は「労働環境の整備や社会保険や福利厚生の手続きなど会社組織に焦点を当て、円滑な業務運営と法令順守をする」ことを目的とします。
適切な人事・労務管理を実現するためにも、それぞれの業務内容を明確に区別し、適切に運用することが重要です。
人事データを一元管理するメリット
ここでは、人事データを一元管理するメリットをご紹介します。情報管理が担当者ごとに属人化してしまっている企業は必見です。
（1）情報が更新しやすい
一元管理のメリットのひとつとして、情報の更新がしやすい点が挙げられます。
複数の場所に散らばっていた情報を一か所に集約し、一括で管理することで情報の重複を防げます。また、情報の更新が必要なときも、記載場所をあちこち探さなくて済むので、情報を反映しやすいのです。
したがって、たとえば「複数の人事データファイルがあり、どの情報を更新すればよいか分からない」といった悩みを解消できるので、社内情報を一元管理するのは大切です。
（2）必要な情報がすぐに見つかる
人事データを一元管理すれば、必要な情報がすぐに見つかります。
仮に、人事データがいたる場所で管理されていると、わざわざ担当者に確認しなければならず面倒です。しかし、人事データを一元管理すれば「ここにすべての情報が保存されている」ということが分かるので、余計な連絡の手間がなくなります。
ただし、紙やExcelで管理すると、データが増えるに従って入り乱れてしまい、欲しい情報がすぐに見つかりません。そのため、今日ではすべてのデータを整理できる「ナレカン」のような情報管理ツールを使う企業が増えているのです。
【必見】最も効率よく人事データを一元管理できるツール
以下では、人事データの一元管理におすすめのツールを紹介します。
人事データを一元管理していないと、情報が更新しづらかったり、それぞれのデータ管理者に確認をとらなければならないため面倒です。しかし、紙文書やExcelなどでデータを一元化しても、情報を探すのに時間がかかってしまいます。
そこで、「人事データの管理に役立つITツール」を導入すれば、人事データを一か所に集約できます。ただし、情報を集めただけでは目的のデータを見つけるのに苦労し、不必要な労力を割いてしまいます。
結論、人事データの管理には社内の情報を一元管理でき、情報の検索性にも優れたITツール「ナレカン」一択です。
ナレカンには、画像やファイル、テキストを用い自社に合った形で情報を蓄積できるうえ、ヒット率100％の高精度な情報検索が可能です。また、厳格なセキュリティ基準を設けているため、人事データのような個人情報を保護するのに相応しいツールとなっています。
社内の情報管理を最適化するツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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人事データを一元管理するときの注意点
ここでは、人事データを一元管理するときの注意点について説明します。人事データには個人情報が含まれており、単純に一元管理できれば良いわけでないので、以下を押さえておくべきです。
セキュリティを万全にする
人事データを一元管理する場合、セキュリティが万全かを確認しなければなりません。
人事データには、社員の住所や電話番号、メールアドレスなどの個人情報が含まれています。そのため、外部からの不正アクセスで流出してしまうと、重大な問題になるのです。
また、社内メンバーであれば誰でも閲覧できるのはセキュアではないので、アクセス権限を設定できる仕組みがより安全だと言えます。
以上のことから、あらゆるリスクを防止するためには、セキュリティが万全な方法で管理しなければならないのです。
情報管理ツールを使う
次に、人事データの一元管理には、情報管理ツールが不可欠です。
人事データの一元管理をはじめるときには、「すべての情報をまとめられるか」にばかりに気をとられてしまいがちですが、目的は「人事データを一元管理して、業務の負担を軽減する」であるため、注意が必要です。
そのため、一元管理できることもちろんですが「どこに、何の情報が保存されているか」がすぐに把握できて、欲しい情報がすぐに見つかる環境を整えなければなりません。そのため、紙やExcelではなく「ナレカン」のような情報管理ツールが必要です。
人事データを一元管理するメリットや注意点まとめ
これまで、人事データを一元管理するメリットや注意点を中心にご紹介しました。
人事データを一元管理しないと情報が重複してしまうので、人事データは一か所で管理が必要です。そこで、人事データをはじめとした、あらゆる情報を一か所にまとめられるツールが求められます。
ただし、情報を集約しただけでは、必要な情報を見つけるのに無駄な労力を要してしまいます。そのため、「検索機能も充実した情報管理ツール」を選びましょう。
結論、人材データの管理には、情報の一元管理だけでなく、目的の情報も探しやすい情報管理ツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使い、人事データの煩雑な管理体制から脱却しましょう。
