USBメモリは禁止にすべき？USBメモリの代替におすすめツールも紹介
社内情報の管理にUSBメモリを利用していると、社員による機密情報の持ち出しや紛失による情報漏えいのリスクが伴います。
しかし、USBメモリを禁止にしたいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、USBメモリの危険性と使用を禁止する方法を中心にご紹介します。
- USBを禁止するべき理由を知りたい
- 情報共有時のセキュリティ面が心配である
- USBよりも安全に情報共有できる手段を探している
という方はこの記事を参考にすると、USBメモリの危険性とUSBメモリの利用を禁止する具体的な方法がわかります。
目次
会社のPCでUSBメモリを禁止にすべき理由
ここでは、会社のPCでUSBメモリを禁止にすべき理由を4つ解説します。仮に、以下の認識が現場で希薄な場合、情報漏えいにつながるリスクがあるので注意が必要です。
USBメモリを紛失する危険性がある
1つ目は、USBメモリの持ち出しによる紛失の危険性が挙げられます。USBメモリはコンパクトで非常に持ち運びが便利ですが、小さい分簡単に紛失するリスクもあるのです。
2025年1月には、広島県呉市の中学校教諭が、生徒とその保護者約1,600人分の個人情報を保存したUSBメモリを、紛失する事故がありました。USBメモリは発見されず、教育機関のセキュリティ対策の甘さが浮き彫りとなりました。
したがって、利用する場合は、個人で紛失しないような心がけはもちろん、現在誰がUSBメモリを所持しているか全体で可視化する必要があります。
内部不正による情報漏えいのリスクがある
2つ目は、悪意を持って社内情報を持ち出す内部不正のリスクがあることです。USBは簡単にデータを移せるので、不正に利用されても気づきにくいのです。
たとえば、2023年10月にNTT西日本子会社の元派遣社員によって、約928万件の顧客情報が不正に持ち出され、社外に流出する事件がありました。事件をきっかけに、NTTグループはUSBメモリの使用を全面禁止し、ガバナンス体制の見直しを実施しています。
以上のように、USBメモリの利用は内部不正につながるリスクがあるので、社内でUSBの使用ルールや制限を設け、社内の機密情報を守ることが求められるのです。
社内パソコンへのウイルス侵入する恐れがある
3つ目の危険性は、USBメモリの使用による社内パソコンへのウイルスの侵入です。
ウイルスに感染したUSBメモリを社内パソコンに挿入すると、社内パソコンまで汚染されてしまいます。社内パソコンに侵入したウイルスは、社内ネットワーク全域にまで拡大する可能性もあるのです。
しかし、残業のために会社のデータをUSBメモリで持ち帰り、自宅のパソコンで作業を進める社員もいます。ウイルスに感染したPCの復旧にかかる人的リソースや金銭的コスト、機会損失の悪影響は多大なので、USBを社外に出さないルールの策定・遵守が必要です。
情報が散在し管理ができなくなる
USBメモリの4つ目の危険性は、情報が散在し管理ができなくなることです。
USBメモリを利用すれば、誰でも簡単にデータをコピー可能です。そのため、複数の類似した情報が量産されるうちに、情報が散在し誰が最新のデータを持っているのかわからなくなってしまいます。
情報の管理が徹底されていなければ、欲しい情報へのアクセス性も悪くなるので、業務スピードの低下につながりかねません。したがって、「ナレカン」のようなセキュリティの高いシンプルなツールを用いて、情報を一元管理する体制を整える必要があるのです。
【抜け道対策5選】USBメモリを禁止にする方法
ここでは、USBメモリを禁止を徹底するための具体的な方法を4つ解説します。情報漏えいのリスクの観点からも、USBメモリを情報共有の基盤にしている場合は、早急に対策を検討する必要があります。
（1）物理的にUSBポートを塞ぐ
USBメモリを禁止する方法の1つ目は、物理的にUSBポートを塞ぐ方法です。
物理的にUSBポートをロックしてしまうのは、USBメモリを禁止するときに有効です。専用の解除キーがなければ引き出せない「USBポートロック」などを活用すれば、専用のコネクターをUSBポートに挿し込むだけで、簡単に対策ができます。
ただし、USBメモリのみならずUSBで接続するプリンターやマウスも利用できなくなるので、USBポートを塞いでも業務に支障をきたさないかを検討するべきです。
（2）レジストリでUSBメモリの使用禁止を設定する
USBメモリを禁止する方法の2つ目は、レジストリの設定変更して、パソコンにUSBメモリを認識させないようにする方法です。
以下の手順を踏襲し、レジストリの設定を変更することでUSBメモリを禁止できるようになります。（下記はWindows向け）
- 「スタート」ボタンをクリックし、[ファイル名を指定して実行]をクリック
- 「名前」ボックスに「regedit」と入力し、[OK]をクリック
- [HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\UsbStor]をクリック
- 詳細ウィンドウで [スタート]をダブルクリック
- 「値のデータ」を4にし、[16 進]をクリックして、[OK]をクリック
- レジストリ エディターを終了
レジストリの設定変更は、Microsoftのホームページ「USB 記憶装置を使用できないようにする方法」に手順が記載されています。
（3）Microsoft IntuneでUSBメモリへの書き込みを禁止する
USBメモリを禁止する方法の3つ目は、Microsoft IntuneでUSBメモリへの書き込みを禁止する方法です。Microsoft Intuneは、Windows10/11に対応しています。
以下の手順でマウスやキーボードなど特定のUSBデバイスのみ使用を許可することで、社員の持ち込んだUSBメモリの利用を制限できます。
- Microsoft Intune管理センターにサインインし、[デバイス構成の作成]を選択
- 「プラットフォーム」は[Windows 10 以降]、プロファイルの種類は[テンプレート]>[管理用テンプレート] を選択し、[作成]をクリック
- [Basics]\(基本\)で「USB利用制限」などのタイトルをつけて[次へ]をクリック
- [構成設定]で「他のポリシー設定によって記述されていないデバイスのインストールの防止」を[有効]>[OK]をクリック
- 「これらのデバイスセットアップクラスに一致するドライバを使用するデバイスのインストールを許可」で[有効]を選択
- 「これらのデバイスIDのいずれかに一致するデバイスのインストールの許可」で[有効]を選択
- スコープタグを設定し、[割り当て]でUSBの利用制限をかけるデバイスを選択
- [確認と作成]で[作成]を選択すると、変更内容が保存され、設定の割り当て完了
Microsoft Intuneの設定方法は Microsoftのホームページ「ADMXを使用したUSBの制限」に手順が記載されています。
（4）デバイス制御ソフトの導入
USBメモリを禁止する方法の4つ目に、デバイス制御ソフトの導入も対策として挙げられます。
デバイス制御ソフトを導入すれば、USBメモリの接続を制限可能です。具体的にはUSBメモリへのデータコピーを制限したり、読み取り専用にしたりできます。
また、ユーザーごとにアクセス権を変更するなど、細かい設定ができるものもあります。USBメモリの使用を継続するときには、全面的に禁止するのではなく、デバイス制御ソフトで状況によってUSBメモリの利用を可能にする方法もあります。
（5）情報共有の手法そのものを変える
USBメモリを禁止する方法の5つ目は、情報共有の手法そのものを変える方法です。
情報共有の方法をUSBメモリではなく、チャットツールやファイル共有ツールなどの「ITツール」を使って管理します。しかし、チャットツールは共有した情報が流れやすく、ファイル共有ツールは情報管理に手間がかかる場合があるので注意が必要です。
そのため、今日では両者の運用上の煩雑さを解消する「ナレカン」のようなツールを使いつつ、社内のルールを策定して強固なセキュリティ体制を構築する企業も多いのです。
USBの代替になる情報管理・共有ツール
以下では、USBの利用を禁止したときに代わりに利用できる情報管理ツールをご紹介します。社内でUSBを使わずに安全に情報を管理したい方は必見です。
（1）オンラインストレージ
オンラインストレージを利用すれば、USBを使用しなくても情報を管理・共有できます。
オンラインストレージとは、インターネット上に情報を保存できるサービスを指します。代表的なサービスとしては、Google DriveやOneDrive、Dropboxなどが挙げられます。
インターネット環境があれば、PCやスマホからいつでもアクセスできるため、データを社内で共有するのに便利です。また、アクセスの権限を設定することでセキュリティを強化することも可能です。
しかし、情報は保存するだけでなく、必要なときにすぐに取り出せるようにしておくことが重要です。そのため、検索機能に優れた「ナレカン」のようなSaasツールを導入すると情報の整理に役立ちます。
（2）ファイルサーバー
ファイルサーバーもUSBの代替ツールとして挙げられます。
ファイルサーバーとは、同じネットワークを利用している人と、情報共有できるサーバを指し、複数のコンピュータ間でのファイルを共有・管理やアクセス権限の設定が可能です。これにより、情報を一元で管理できるうえに、複数人で同じファイルを閲覧・編集できます。
しかし、サーバーの安全性を保つためには、管理とメンテナンスを定期的にする必要があり、時間と費用がかかる点に注意しましょう。
（3）データ転送サービス
データ転送サービスを利用することで、USBを使用せずに情報管理が可能になります。
データ転送サービスとは、インターネットを介してファイルやデータを送信・受信できるサービスであり、無料から使えるサービスもあります。容量の大きいファイルも送信できるため、ビジネスシーンでの利用には便利です。
ただし、データ転送サービスで管理できる期間には制限を設けられていることが多く、一時的な情報の管理になってしまう点に注意が必要です。そのため、社内情報を”ナレッジ”として蓄積したい”という場合には、「ナレカン」のようなツールを活用しましょう。
【これで解決】USBの代替におすすめのツール
以下ではUSBメモリを禁止した場合に、代わりに使える情報管理ツールをご紹介します。
USBメモリで社内の情報を共有すると、情報漏えいやウイルス感染などのリスクがあります。また、多くの企業で膨大な量のデータを扱ううえに、働き方改革によりリモートワークが普及したいま、安全かつ簡単に情報にアクセスできる仕組みが求められるのです。
そのため、高いセキュリティ基準を満たしており、シンプルな操作で情報を管理できるツールを導入しましょう。ただし、膨大な情報を扱う場合、必要な情報を探すのに時間がかかってしまっては効率が悪くなってしまうため、検索機能が優れたものを選びましょう。
結論、自社が導入すべきは、国際基準のセキュリティレベルを備えており、社内情報を安全かつ簡単に共有できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、テキストや画像、ファイルなどの情報をノート形式でまとめられ、リアルタイムで任意のメンバーに共有されます。また、AIを活用した超高精度な検索機能で、「上司に質問するように」検索でき、必要な情報がすぐに見つかるのです。
社内データを安全かつ簡単に情報を共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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＜ナレカンの料金＞
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USB禁止以外にも実行できるセキュリティ対策
以下では、USB禁止以外にも実行できるセキュリティ対策をご紹介します。「PC・端末を守る対策」と「情報・データを守る対策」の両方をご紹介するので、社内にも周知しましょう。
PC・端末を守る対策
PC・端末を守る対策は以下の通りです。
- ソフトウェアの最新化
- マルウェア（ウイルス等）対策
- 安全な無線LANの利用
- 標的型攻撃への対策
- 悪意のあるWebサイトへの対策
OSやアプリケーションのセキュリティパッチは速やかに適用し、脆弱性を解消します。
セキュリティ対策ソフトを導入し、定義ファイルを最新の状態に保ち、不審なファイルやサイトへのアクセスを防ぎます。
業務で利用する無線LANの認証設定や暗号化設定が適切になされていることを確認し、許可されていないネットワークは利用しません。
業務に関係のない不審なメールの添付ファイルやリンクは開かず、組織のルールに従って対応します。
不審なサイトやURLにはアクセスせず、正規のサイトであることを確認します。
上記の対策は、情報セキュリティを維持し、組織と個人のデジタル資産を守るために不可欠であると言えます。
情報・データを守る対策
情報・データを守る対策は以下の通りです。
- 安全なパスワードの設定・管理
- 電子メールの誤送信対策
- データの保護・バックアップ
- データ持ち出し時の対策
- 安全なデータの廃棄
推測されにくい複雑なパスワードを設定し、複数のサービスで使い回さず、適切に管理します。
メール送信前には宛先や添付ファイルを必ず確認する習慣を徹底します。
重要なデータは定期的にバックアップを取り、消失に備えます。機密性の高いデータは暗号化します。
業務データを社外に持ち出す時のルールを順守し、紛失・盗難に備えて端末やデータを暗号化します。
不要になった紙の文書はシュレッダーにかけるなど、電子データは復元できない方法で完全に消去します。
上記の対策は、データの取り扱いと管理におけるリスクを最小限に抑え、情報漏洩やデータ消失を未然に防ぐために重要です。
USBメモリの課題と禁止するために使える方法まとめ
これまで、USBメモリの危険性と禁止するための方法を中心にご紹介しました。
USBメモリは利便性が高い反面、情報セキュリティを脅かす危険性を抱えています。そこで、物理的にUSBポートを塞いだり、パソコンの設定を変更することでUSBの利用を制限する必要があります。
一方、USBメモリの利用を禁止すると、代替となる情報共有ツールを導入しなければなりません。とくに、セキュリティが厳格で、ITに不慣れな方でも簡単に検索できるツールを選ぶことがポイントです。
したがって、社内でUSBメモリの代わりに導入するなら、国際基準の「セキュリティ機能」と高度な「検索機能」を備え、誰でも簡単に情報へアクセスできるITツール『ナレカン』が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、情報漏えいのリスクがあるUSBを使うことなく社内情報を共有できる環境を作りましょう。
