【無料あり】業務効率化に役立つおすすめのナレッジベースツール5選！
ナレッジベースツールとは、毎日の業務で蓄積されていくノウハウといった情報を蓄積するためのツールです。蓄積された社内ナレッジは、日々の業務の疑問のスムーズな解消に役立ちます。
とはいえ、「ナレッジベースツールを導入して社内のナレッジを共有したいが、自社に最適なツールがどれか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのナレッジベースツールや選定ポイントを中心にご紹介します。
- ナレッジベースツールの概要を理解したい
- 機能や料金体系を踏まえて、導入の可否を決めたい
- 社内のナレッジを適切に管理するためのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なナレッジベースツールが分かり、業務効率化を実現できます。
目次
ナレッジベースツールとは？
ナレッジベースツールの主な機能や活用例について解説します。ナレッジベースツールを正しく活用するための参考にしましょう。
ナレッジベースツールの主な機能
ナレッジベースツールの主な機能は、以下の表のとおりです。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| ナレッジ作成 |
テンプレートに沿って、統一した社内版Wikiが作成できます。また、特定の人・部署に回答リクエストすることができ、簡単にFAQを収集可能なツールもあります。 |
| ナレッジ検索 |
キーワード検索やAI検索によって、スムーズに欲しい情報を見つけられます。検索性に優れたツールは、「情報を探す時間」を大幅に短縮できるので、重要な機能です。 |
| ナレッジ整理 |
共有したナレッジを「フォルダ」で種類別に整理できます。さらにフォルダごとにアクセス権限を設定可能なツールなら、セキュリティ面でも安心です。 |
| ナレッジ分析 |
利用状況を分析する機能によって、よく利用されているナレッジを可視化できます。中には、CSV出力に対応したツールがあり、詳細な解析が可能です。 |
ナレッジベースツールは、ほかの人の業務に役立つノウハウを共有・管理するのに便利な機能が備わっています。また、多くの社内メンバーが抱えている困りごとの分析にも役立ちます。
ナレッジベースツールを活用することで、スムーズな問題解決につながるため、問題に悩む時間を減らせます。このように、業務の無駄を削減し、重要な仕事に効率よく取り組めるようになるのです。
ナレッジベースツールの活用例3選
ここでは、ナレッジベースツールの活用例を3つご紹介します。
- 社内版知恵袋
- マニュアルの共有
- 業務に必要な情報の一元化
1つ目は、社内同士で業務に関連した質問と回答（Q＆A）を社内版知恵袋として共有する方法です。同じ質問に繰り返し答える手間を省ける点がメリットです。
2つ目は、ナレッジとしてマニュアルを共有する方法です。情報の検索がしやすければ、担当者が不在でも自己解決できます。
3つ目は、業務に必要な情報を一元管理する方法です。過去の資料を参考に、新たな資料を作成しやすくなります。
このように、ナレッジベースツールを活用することで、業務の遅滞を防止し、効率よく業務を進められるのです。
業務の効率化に役立つおすすめ社内wiki型ナレッジベースツール3選
以下では、業務の効率化に役立つおすすめ社内wiki型ナレッジベースツール3選をご紹介します。
社内には、メールや問い合わせ記録、過去事例など、日々の業務記録やノウハウが溜まっていきます。しかし、必要なときに振り返ろうとしても、必要な情報がどこにあるかわからなければ、探すのに多くの時間とストレスがかかるのです。
そこで、ナレッジベースツールを導入して、社内の情報を一元管理しましょう。ただし、欲しい情報を検索しづらいツールでは、社内で活用されません。
結論、ナレッジベースツールを導入するなら、ファイルやメール、チャットの内容などあらゆる情報を一元管理し、精度の高い検索機能ですぐに情報を見つけられるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、既存の社内ファイルや毎日のメール、チャットをすべてまとめて管理できます。また、誰でも簡単に目的の情報を見つけられる「AI検索」機能が備わっているので、調べものの時間を大きく削減でき、業務改善にもつながるのです。
【ナレカン】社内情報を一元管理し即アクセス可能なツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【NotePM】業務ナレッジを作成・共有できるツール
＜NotePMの特徴＞
- 外部公開ができる
- 安心なセキュリティ対策
作成したマニュアルは、顧客にも公開可能です。
国際標準規格を有しており、銀行や大学も安心して利用しています。
＜NotePMの機能・使用感＞
- ファイル内検索機能
- 変更履歴の自動記録
WordやExcelといったファイル内の全文に対しても、検索をかけられます。そのため、欲しい資料もスムーズに見つけられるようになります。
誰がどこに変更を加えたのかを可視化できる機能が備わっています。そのため、誤って変更してしまった際の復元が簡単になります。
＜NotePMの注意点＞
- ITスキルがないと使いこなしづらい可能性がある
- デフォルトの通知設定
Markdown形式なので、専門的なITスキルが必要となってしまいます。そのため、使いこなすのが難しいと感じてしまう場合があります。
ユーザーからは「通知がデフォルトの設定では全体になっているため、不必要な情報の通知まで全ユーザーに届いてしまい、未読メール数がとんでもない数になってしまう」という声があります。（参考：ITrview）
＜NotePMの料金体系＞
NotePMのプランはユーザー数に応じて変わります。200人以上でのご利用の方は、ホームページの料金プランで確認しましょう。
参考：NotePMの料金プラン
- プラン8（8人まで）：4,800円/月
- プラン15（15人まで）：9,000円/月
- プラン25（25人まで）：15,000円/月
- プラン50（50人まで）：30,000円/月
- プラン100（100人まで）：60,000円/月
- プラン200（200人まで）：120,000円/月
【Notion】豊富なテンプレートで見やすい社内Wikiが作れるツール
＜Notionの特徴＞
- カスタマーレビューの評価が高い
- 豊富なテンプレート
ビジネスソフトウェアやサービスに特化したレビューを公開しているG2で最高評価を獲得しています。
プロジェクトやタスク管理、マニュアル作成といったあらゆる状況に合ったテンプレートを活用できます。
＜Notionの機能・使用感＞
- AI機能
- 連携機能
文章の生成や要約、検索にAIが活用されています。そのため、見やすい資料を作成したり、欲しい情報を簡単に見つけられたりできます。
カレンダーやZoomといったあらゆるアプリと連携が可能です。自分が普段から使っているカレンダーに商談を自動で入力できたり、オンライン商談をスムーズに始められます。
＜Notionの注意点＞
- 金銭的負担がかかる
- AI機能が使いこなしにくい
1人当たりのアカウント金額が発生するため、金銭的負担がかかってしまいます。
利用しているユーザーからは「AI機能を活用したいが、いつどのように使ったら良いのかが直感的に分からない」という声があります。（参考：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
参考：Notionの料金
- フリー：0円/ユーザー/月
- プラス：2,000円/メンバー/月（月払い)
- ビジネス：3,000円/メンバー/月（月払い)
- エンタープライズ：要問い合わせ
※NotionAIを利用する場合は、1,650円/メンバー/月が追加されます。
＜無料あり＞業務の効率化に役立つおすすめグループウェア型ナレッジベースツール2選
以下では、業務の効率化に役立つおすすめグループウェア型ナレッジベースツール2選をご紹介します。グループウェア型のツールは、社内のナレッジを残す以外に、スケジュールやタスクの管理にも便利な点が特徴です。
【Stock】最も簡単にチームの情報を管理できるツール
Stockは、ノート形式で社内の情報を残せるツールです。
「Stock」のノートには、画像や動画形式のマニュアルを残せるため、認識の齟齬が生まれにくく、手順などを正確に伝えられます。また、ノートには、「メッセージ」が紐づいているため、マニュアルに関するやり取りがスムーズにできます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Microsoft Teams】社内情報を一か所で編集・共有できるツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- 使い方を学べる
- Microsoft製品との連携
使い方を学べる記事・チュートリアルが豊富であるうえ、毎月講師によるトレーニングも受けられます。
ほかのMicrosoft製品と連携することで、タスク管理が実現できます。たとえば、ToDoタスクと連携することで、Teams上でタスクやスケジュール管理が可能です。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- 社外の人の招待
- チャット機能
組織外の方を招待して、Teams上で会議やファイルの共同編集ができます。そのため、別のツールを使ってファイルを共有し直す手間が省けます。
メンバーとのスムーズなやり取りを実現できるチャット機能が備わっています。よく利用するチャットグループには、ピン留めをしてすぐに確認できるように設定できます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 動作が重い
- 文字起こし機能の精度が低い
ユーザーからは「起動が遅く、アプリを落とそうとしても毎回5秒ほどフリーズする。また、チャットなどで入力しようとしても受け付けない現象などが多々発生している」という声が寄せられています。（引用：ITreview）
ユーザーからは「文字起こし機能の性能は精度が低いため、議事録作成に使えない」という声が寄せられています。（参考：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams (無料)：0円
- Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月（年間契約）
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年間契約）
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年間契約）
おすすめナレッジベースツール比較表
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| ナレカン【おすすめ】 | NotePM | Notion | Stock | Microsoft Teams | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内情報を一元管理し即アクセス可能なツール |
業務ナレッジを作成・共有できるツール |
イ豊富なテンプレートで見やすい社内Wikiが作れるツール |
最も簡単にチームの情報を管理できるツール |
社内情報を一か所で編集・共有できるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単（中・小企業向け） |
多機能 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| セキュリティ体制 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので個人での利用は不可 |
ITスキルがないと使いこなしづらい可能性がある |
AI機能が使いこなしにくい |
5人以上での利用が前提 |
文字起こし機能の精度が低い |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランなし
・有料プランは4,800円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/メンバー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは599円/ユーザー/月（年間契約）～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「NotePM」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
とくに、ナレッジ情報の管理では必要なときに欲しい情報へすぐアクセスできるかを重視して選ぶと、業務がスムーズに進みます。
自社に最適なナレッジベースツールの選定ポイント
ここでは、自社に最適なナレッジベースツールの選定ポイントを2つご紹介します。「どのツールを導入すべきか」悩んでいる方は必見です。
あらゆる形式の情報を残せる
一つ目は、テキスト情報だけでなく、ファイルや画像・動画といったあらゆる形式の情報を残せるかです。
社内に共有するべきナレッジは、画像や動画を含むマニュアルや会議資料、プレゼン資料など多岐にわたります。しかし、それぞれを異なるツールで管理していると、どこに何の情報が入っているかわからず、共有したナレッジを活用できません。
そのため、あらゆる情報を一元管理できるツールを導入することで、蓄積したナレッジを探す時間が削減されるのです。
検索性に優れている
二つ目は、検索性に優れているかです。
ナレッジベースツール内に社内のあらゆる情報を残すことになるため、欲しい情報が簡単に見つけられなくなってしまいます。そのため、「複数キーワード検索」や「添付ファイル内検索」といった検索性に優れたツールを導入しましょう。
たとえば、「AI検索機能」が備わった「ナレカン」では、口語で欲しい情報を検索できるため、検索スキルを問わず、目的の情報に簡単にアクセスできます。
社内ノウハウを一元管理するナレッジベースツールまとめ
これまで、おすすめのナレッジベースツールや選定ポイントを中心に解説してきました。
自社に最適なナレッジベースツールを導入するためには、あらゆる情報を残せるかどうかを確認する必要があります。また、目的の情報に簡単にアクセスできるように、検索性に優れたツールが必要です。
したがって、社内のナレッジ管理には、「誰でも蓄積したナレッジを超高精度検索可能なITツール」の利用が最適です。とくにAIによる「自然言語検索」なら、検索スキルに依存せずに誰でも目的の情報へ簡単にアクセスできます。
結論、社内のナレッジ管理に利用すべきなのは、あらゆる形式でナレッジを残し、口語で欲しい情報に簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のナレッジ管理体制をつくり、業務効率化に役立てましょう。
