【見本あり】分かりやすい議事録に必要な項目や書き方のコツとは？
ビジネスにおいて、会議や商談の備忘録として欠かせない議事録は、社内で取り扱う重要な情報のひとつです。
しかし、入社したばかりの新入社員や若手の場合、議事録を書いても作成・共有がスムーズにいかず悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、分かりやすい議事録の書き方のポイントやコツを中心にご紹介します。
- 議事録の正しい書き方が分からない
- 分かりやすい議事録の書き方を知って作成時に活かしたい
- 議事録の作成を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、正しい議事録の書き方が分かり、社内における情報共有の質が向上できるヒントを得られます。
目次
【簡単】分かりやすい議事録の書き方
以下の3ステップが議事録の簡単な書き方です。
- 必要な項目を記載しておく
- あらかじめ分かっている情報を記載する
- 項目内容をメモして整理する
決定事項やToDoなどの項目は事前に設けておきます。会議中に決まる可能性が高く、重要度の高い項目はあらかじめ記載しておくことで時短に繋がるのです。
会議の目的や参加者、場所などの事前に分かっている情報は記載しておきましょう。会議中は議論の内容を記録することだけに集中できるので、メモが追いつかない、抜け漏れるといった問題が生じづらいです。
会議中は、事前に設置した項目に沿って、議論を記録します。メモをそのまま提出するのではなく、相手に伝わりやすいように整理すれば、議事録は完成です。
上記の大まかな流れを押さえて、分かりやすい議事録を作成しましょう。
議事録に必要な項目
分かりやすい議事録を作成するには、次に挙げる7点の項目を盛り込むことが重要です。
- 会議名
- 日時
- 場所
- 出席者
- 議題
- 議論内容
- 決定事項
会議名は議事録のタイトルである重要な部分です。議事録の内容をすぐに振り返るためにも、どのような内容であるのか一目でわかるように記載する必要があります。
会議が行われた「証拠」を示す要素として、議事録には必ず会議の開始と終了の日時を記載しましょう。あらかじめ会議の日時が決まっている場合、先に入力しておくと記載漏れの心配がありません。
場所は、会社名から実際に会議を行った会議室の場所までを正確に記載します。議事録は社内だけでなく、社外の人に対して共有するケースもあるので、場所の記載の仕方に注意しましょう。
出席者はクライアント側から「部署の序列順」に「役職の高い方から」記載しましょう。役職まで記載する必要があるため、出席者がどのような役職だったかメモに残さなくてはなりません。
議題を記載する際には、箇条書きにするのがポイントです。議題の具体的な内容を指す一文を併せて記載すると、過去の議事録を見返した際に理解しやすくなります。
議論内容は、具体的かつ簡潔に記載しましょう。たとえば、見出しを使うと文章にメリハリがつき、会議の内容が理解しやすくなります。
会議における決定事項は、議事録を社外に共有する場合に相互認識のズレがないかどうか確認できるほか、次に行うべきことが把握しやすくなるので漏れなく記載しましょう。
上記を記載すると「いつどこで誰が何を議論したのか」が明確になり、決定事項に至る経緯がすぐに分かります。また、議事録の冒頭では書記の氏名を記載し、作成者を明らかにしましょう。
【見本あり】議事メモの例
ここでは、項目ごとにコピペして使える「基本的な議事メモ」と「会話形式の議事メモ」の書き方サンプルをご紹介します。
基本的な議事メモ
以下は、基本的な議事録の書き方のサンプルです。以下の例文は幅広い業種で応用可能なので、議事録作成時に活用しましょう。
第1回新商品開発会議
文責：大道
日付：2021年12月6日（月）
場所：第1会議室
参加者：商品企画部 田中部長、浅井課長、林 営業部 西田係長、大道
議題：新商品開発の進め方
決定事項
・今週までに商品企画部で新商品案を20個提出
・営業部はニーズ調査として顧客へのアンケートを実施
議論内容
・データが不十分で、顧客のニーズを正確に把握できない（田中部長）
・顧客のニーズを把握するためにアンケートを実施してはどうか（西田係長）
次回の予定
・アンケートの結果をもとに商品案を絞り込む
次回会議日程：2023年9月7日(水)9時30分ー11時30分
このように、議事録には決定事項を端的に記載し、会議の不参加者でもすぐに要旨を把握できるようにしておく必要があります。
会話形式の議事メモの書き方例
会話形式の議事メモは、議論の内容を時系列に記載し、誰がどのような発言をしたのか明確に記す方式でメモを取ることが重要です。
会話形式で記録するメリットは、会議の流れが分かりやすく、参加者の発言が詳細に記載される点です。一方で、重要な内容がひと目で判別しづらくなる傾向にあるため、議事メモの最後に必ず決定事項を箇条書きでまとめておきましょう。
また、会話形式の議事メモを作成する際には「話し言葉を書き言葉に直す」「内容を要約して発言の要旨を明確化する」必要があります。そこで以下では、議論の発言を議事録に要約する具体例をご紹介します。
ケーススタディ：新入社員研修に関する議論
山中課長「新入社員向けの研修はどのような形式にしますか？昨年は社内でOJTを行いましたが、リソースが足りず通常業務にも影響が出てしまいました。」
大道部長「そうだな。昨年は研修の準備で忙しく、他の業務に手が回らなかったな。今年はOff-JTで外部講師に研修を依頼しよう。誰か費用の見積もりを出してくれないか。」
佐藤係長「わかりました。今月末までに外部研修にかかる費用を見積もります。」
上記の会話を踏まえた議事録
新入社員研修に関する議論
文責：佐藤
日付：2023年1月20日（金）
場所：第2会議室
参加者：大道部長、山中課長、佐藤
決定事項
・新入社員研修はOff-JT形式で実施
・Off-JTは外部講師に研修を依頼
・1月末までにOff-JTの費用を見積もる（佐藤）
会話形式の議事メモでは、時系列に沿って各参加者がどのような発言をしたのかを要約して記載し、会議のフローを可視化することが重要です。
議事録を素早く綺麗に書くコツ3選
ここでは、議事録を素早く綺麗に書く3つのコツを紹介します。見やすい議事録が作れなかったり、作成に時間がかかってしまったりする場合は、以下のポイントを参考にしましょう。
要点を押さえながらメモを取る
素早く綺麗な議事録を書くには、内容の要点を押さえながらメモに残しましょう。
会議中の質問・回答、発言者などの情報をメモとして簡潔にまとめておけば、効率的に議事録を作成できます。とくに、長時間の会議や参加者の多い会議であれば、内容をすべて記録することは困難なので、重要な情報のみピックアップしてメモを取りましょう。
また、メモを取る際にはテキストだけではなく、簡単な図やイラストを使うこともポイントです。視覚的に分かりやすく記録を残しておくと、見返したときに会議の内容が思い出しやすくなります。
アジェンダを作っておく
前もって「アジェンダ（話す予定の議題）」を作成しておくことも正確な議事録づくりに効果的です。
たとえば、新規の課題についてクライアントと検討する会議でも、会話が予想される内容をアジェンダとして議事録に落とし込んでおけば、会議に対する理解度も深まります。また、アジェンダを書いておくと議題がひと目で分かり、記録が取りやすくなるのです。
つまり、会議開始前にアジェンダを作成しておけば、素早く議事録が作れるうえに、議題に対する情報の記録漏れを防げるのです。
作成後に整合性があるか確認する
議事録作成後、出席者のもとで内容を確認すると、正確に記録が残せます。
議事録は、誰が読んでも会議の内容が理解できるように書く必要があります。そのため、自身が出席する会議で部下に議事録を依頼する際は、作成後に「端的に事実を述べられているか」「会議の内容が正しく反映されているか」を確認しましょう。
ほかの会議参加者に確認作業を依頼すれば、記載した情報の正確性が担保され、スムーズに文章を読み進められる議事録になります。ただし、会議から時間が経つと作成者・出席者ともに記憶が曖昧になるので、作成した議事録は素早く共有・確認しましょう。
議事録が上手い人に共通する3つのポイントとは
上手い人が作成する、共有した際に分かりやすい議事録には共通点があります。以下で紹介するポイントを押さえて、分かりやすい議事録の作成に役立てましょう。
会議の目的が一目でわかる
分かりやすい議事録は、会議の目的がひと目で分かります。
議事録は「備忘録として情報を書き留める」「情報共有により関係者同士の認識齟齬をなくす」目的で残すものです。そのため、会議の不参加者も対象とした情報共有が前提になるので、誰が見ても文章の意図を読み取れるように正確にまとめる必要があるのです。
そこで、たとえば「会議のテーマや課題に関する目的を端的にまとめる」と、会議の前提が共有出来て情報共有がスムーズになります。
次のアクションが明確になっている
分かりやすい議事録の共通点として、次のアクションが明確になっていることが挙げられます。
議事録には、打ち合わせやミーティングで「決定した内容」「タスク」の2つを明確にする役割があります。そのため、次の会議までに「誰が・何を・いつまでにするか」を洗い出して記載しておかなければなりません。
決定した内容に対して、明確に次のタスクが記載されていると、次にとるべきアクションがスムーズに理解できます。議事録作成の際には、次に対応するべきタスクを示すことを考慮しながら作業を進めましょう。
内容が簡潔にまとめられている
議事録が上手な人は、会議の内容が簡潔にまとめられています。
議事録は、短時間で内容を把握できるように簡潔に記載することが重要です。そのため、どこまで詳しく書くか悩むときには重要な情報のみを抜き出してまとめましょう。
また、冗長な文章で書かれていると読みづらく、読み手が知りたい情報にたどり着くまでに時間がかかってしまいます。そこで、「箇条書き」を用いて要点を示し、後ろに短く補足文を付け加える形で記載していくと、情報が視覚的に分かりやすくなります。
【やってはいけない】分かりづらい議事録の共通点とは
ここでは、分かりづらい議事録の共通点を紹介します。作成した議事録が読みにくい場合、以下のケースに当てはまっている可能性があるのです。
会議の流れに沿って記載されていない
分かりづらい議事録は、会議の流れに沿って記載されていません。
たとえば、複数の議題がある会議の場合、会議の流れに沿って記録が残されていなければ、あとから出席者が見返したときに混乱を招きます。
したがって、議事録は会議の流れに沿って作成しましょう。情報を正しく残せるように、5W1Hを意識することも重要です。
とくに、決定事項は各項目ごとに記載しなければ、その後のタスク対応が漏れる恐れがあるので注意しましょう。
情報に過不足がある
議事録に記載された情報に過不足があることも、分かりづらい議事録に共通するポイントのひとつです。
議事録は、会議の備忘録だけでなく関係各所との情報共有も兼ねています。そのため、議事録には共有内容を過不足なく記載し、共有された側がひと目で会議の内容を把握できるようにする必要があるのです。
そのほかにも、決定事項だけでなく会議中に共有された資料や参照元も正確に記載すると、不参加メンバーも議事録と会議資料を照らし合わせて確認できるので、情報の連携がスムーズになります。
体裁のみにこだわっている
綺麗に書こうとするあまり、議事録の体裁だけにこだわると分かりづらい議事録になってしまいます。
議事録の提出・共有に時間がかかれば、情報の記載漏れが発生するリスクが高まります。議事録は綺麗に書くことも重要な一方、情報を漏れなく共有するためにも、スピード感を持って作成しなければなりません。
たとえば、事前にフォーマットを用意し、必要事項を入力するだけで議事録が完成する状態にしておくと、作成時間を短縮しながら綺麗で分かりやすい議事録が残せます。
議事録のメモを残す手法
議事録のメモを残す手法は主に以下の3つがあります。
- 手書き
- PCのメモアプリ
- ITツール
ノートやメモ帳に手書きで残す手法は、誰でもできる最も簡単な方法です。しかし、時間がかかるうえに、社員ごとに読みやすさのばらつきが大きいです。
PCであれば、簡単かつ早く議論内容をメモできます。しかし、作成した議事録はメールなどを介して共有する必要があり、管理方法によってはデータ管理が煩雑になりがちです。
ITツールであれば、スムーズに議論内容を記録できるだけではなく、作成後の共有・管理まで一元化できます。ただし、ITツールは多機能すぎるものも多いため、社員が使いこなせるシンプルなツールを選択するべきです。
それぞれの特徴を踏まえて、自社に適した手法を選択しましょう。
【非IT企業向け】効率的に議事録を分かりやすく作成できるツール
以下では、効率的に議事録を分かりやすく作成できるツールを紹介します。
分かりやすい議事録を作るには、基本的な書き方を把握したうえで、コツを押さえることが重要です。また、過去の議事録を参考にしながら作成するのも、分かりやすい議事録に作成する方法のひとつです。
そこで、ITツールを使って議事録を作成・管理することで、過去の議事録を簡単に振り返れる環境を整えましょう。ただし、検索機能の不十分なITツールでは、必要な議事録がなかなか見つからず、議事録の作成に時間がかかります。
そのため、検索機能の充実したITツールを使って、議事録は管理するべきなのです。結論、自社の議事録作成に利用するべきツールは、高精度の検索機能で欲しい議事録がすぐに見つかるツール「ナレカン」一択です。
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議事録作成に関するよくある質問
議事録作成に関するよくある質問は、以下の2つです。
- 議事録を訂正する場合はどうする？
- 議事録作成後はどうする？
会議の参加者に共有する前であれば速やかに修正して、共有後の場合は修正箇所が分かるようにして再共有します。このとき、ITツールであれば、訂正作業が簡単なうえ、メッセージ機能が付いていれば連絡も素早く実施できます。
議事録を作成した後は、先輩社員・上司の確認をとります。議論の内容や決定事項は迅速に共有する必要があるため、会議終了後できるだけ速く提出しましょう。
自社の業務に合わせて、訂正時や作成後のルールはあらかじめ定めておきましょう。
分かりやすい議事録の取り方まとめ
ここまで、分かりやすい議事録の書き方を中心に解説しました。
議事録は、会議の内容をひと目で把握できるように、要点を押さえながらスピード感を持って作成することが重要です。とくに、議論内容や決定事項など議事録に必要な項目は確実に記載して、迅速に提出・共有しなければなりません。
しかし、紙やメールのアナログな手法を用いて議事録を作成すると、共有に手間がかかるうえに管理が難しく、必要なときに目的の情報が見つからない可能性があるのです。したがって、ITツールを用いて議事録の作成から管理までを効率化させるべきです。
そこで、簡単に社内の情報共有を活性化できるツール「ナレカン」を使うと、議事録の作成管理はもちろん、全社の情報蓄積にも最適です。
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