ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

自社でシステムを運用するとき、マニュアルがあれば操作に迷うことなく業務を進められます。また、ノウハウを蓄積して社内に共有できるので、業務の質を底上げしたり作業の属人化を防いだりすることにもつながるのです。 しかし、「分かりやすい操作マニュアルの作り方が分からず、運用に不安がある」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、分かりやすい操作マニュアルの作り方やおすすめのテンプレートを中心に解説します。 社内のだれもが理解できる操作マニュアルを作りたい 分かりやすい操作マニュアルを作成するコツや手順を知りたい 操作マニュアルを簡単に作成・更新できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい操作マニュアルをつくれるほか、継続的に運用する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 操作マニュアル（操作説明書）とは2 操作マニュアルとほかのマニュアルの違い3 分かりやすい操作マニュアルの作り方5ステップ3.1 ステップ1｜読み手の対象を設定する3.2 ステップ2｜内容の構成を決める3.3 ステップ3｜説明を記述する3.4 ステップ4｜Q＆Aを作成する3.5 ステップ5｜担当者の連絡先を記載する4 マニュアルは何でやるべき？ツールごとのメリット・デメリット5 【必見】操作マニュアルの作成・管理に最適なツール5.1 簡単に操作マニュアルを作成できるツール「ナレカン」6 【無料】操作マニュアルの作成に役立つテンプレート6.1 【Word】注意事項もまとめやすい作業手順書のテンプレート6.2 【Excel】時系列に情報を整理できる作業マニュアルテンプレート6.3 【PowerPoint】画像を挿入しやすいマニュアルテンプレート7 分かりやすい操作マニュアルの5つのコツ7.1 （1）目次を作って構造を可視化しておく7.2 （2）図や動画を使って視覚的に分かりやすくする7.3 （3）適切な情報量に細分化する7.4 （4）3ステップで説明する7.5 （5）情報を詰め込みすぎない8 操作マニュアルの失敗例と運用するときの注意点9 操作マニュアルの作り方まとめ 操作マニュアル（操作説明書）とは 操作マニュアルとは機械やシステムの操作方法を示した説明書を指します。 操作マニュアルには、機械・システムの概要や使い方、トラブルの対処法などが記載されています。以上の情報をまとめておけば、初めてシステムを扱うメンバーも、安心して作業を進められるのです。 ただし、操作マニュアルはい一度作成して終わりではなく、必要に応じて改善していかなければなりません。また、操作マニュアルが読みづらければ、読まれることなく個々のやり方で作業を進めかねないので、可能な限り分かりやすく記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 操作マニュアルとほかのマニュアルの違い 操作マニュアルとは、ほかのマニュアルの違いを、種類別に紹介します。 操作マニュアルと業務マニュアルの違い 操作マニュアルは機械・システムの操作に特化している一方で、業務マニュアルは作業の手順を網羅しているという違いがあります。そのため、操作マニュアルが業務マニュアルに含まれる場合もあるのです。 操作マニュアルと規範マニュアルの違い 操作マニュアルは作業の均一化が目的ですが、規範マニュアルは経営の方向性を従業員に周知する目的があり、用途が異なります。また、規範マニュアルは操作マニュアルと比較して、抽象的な言葉で構成されている点も特徴です。 このように、「操作マニュアル」と「業務マニュアル」、「規範マニュアル」はそれぞれ異なります。そのため、マニュアルを運用するときは種類を明確にしたうえで、目的に沿ったものを作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 分かりやすい操作マニュアルの作り方5ステップ ここでは、操作マニュアルの作り方を解説します。操作マニュアルを継続的に運用するために、以下の5ステップを押さえましょう。 ステップ1｜読み手の対象を設定する はじめに、マニュアルの読み手となる操作者を決めます。 最初に対象の操作者を設定すれば、知識量や理解度に応じて全体の構成などを決められるからです。もし対象を決めずにマニュアルをつくると、読み手の視点が定まらず、分かりづらいマニュアルになりかねません。 マニュアルの理解に時間がかかれば、業務の進捗にも支障が出てしまいます。そのため、事前に対象の操作者を明確にしたうえでマニュアルを作りましょう。 ステップ2｜内容の構成を決める 操作マニュアルの対象を決めたら、全体の構成を考えます。 全体の構成を考える前に作りはじめると、抜け漏れや内容の重複が起こり、分かりにくいマニュアルになってしまいます。しかし、事前に構成をつくっておけば「記載すべき事項」が明確になるので、マニュアル作成に無駄な時間がかかりません。 そのため、マニュアルを作りはじめるまえに、全体の構成やレイアウトを必ず検討しましょう。 ステップ3｜説明を記述する 構成を決めたら、各操作の説明を記載していきます。 説明には詳細かつ分かりやすい記載が求められます。具体的には、箇条書きにしたり太字で強調したりすることで、文章にメリハリをつけましょう。 また、冗長な表現や複雑な文章があると、読みづらいマニュアルになりかねません。そのため、文章全体の流れだけでなく細かな言い回しにも注意して、分かりやすいマニュアルを作りましょう。 ステップ4｜Q＆Aを作成する 目的の情報を探しやすくするために、操作マニュアルにはQ＆Aを設置しましょう。 操作手順を調べるのに時間がかかっていては本末転倒なので、必要な情報をすぐに見つけられるマニュアルが求められます。そこで、Q＆Aページをつくれば、多くの従業員にとっての疑問が一箇所にまとめられるため、問題を解消できるヒントが得られます。 また、Q＆Aが充実していれば、担当者への問い合わせ件数が減ることも期待できます。すなわち、Q＆Aは、担当者と操作者の双方がメリットを得られるポイントなのです。 ステップ5｜担当者の連絡先を記載する 操作マニュアルには担当者への連絡方法も記載すべきです。 作業を進めるうえで、想定外のトラブルが生じるケースは少なくありません。そのため、担当者の連絡先を操作マニュアルに記載して、予期せぬ事態にも対応できるようにしましょう。 ただし、同じ内容の質問が繰り返され、問い合わせが頻発すると担当者の負担となります。そのため、「ナレカン」「ナレカン」のような「質問機能」を備えたツールを導入して、既出の質問と回答をマニュアルとともに社内メンバーに共有できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアルは何でやるべき？ツールごとのメリット・デメリット マニュアルを「Excel・Word・PowerPointで作成するとき」と「ITツールで作成するとき」では、以下の表のようにそれぞれメリット・デメリットがあります。 ＜Excel・Word・PowerPoint＞ ＜ITツール＞ メリット ・レイアウト/デザインがすでに決まったテンプレートを使える。 ・使い慣れている人が多く、新たに使い方を覚える必要がない。 ・毎回ファイルを開く必要がなく、閲覧/更新に手間がかからない。 ・フォルダごとに分類できるため、管理が簡単で必要なマニュアルを見つけやすい。 デメリット ・編集がリアルタイムで共有されない。 ・マルチデバイスに対応しておらず、スマホでは読みづらい。 ・大半のツールで費用がかかる。 ・機能が多いと使いこなせない可能性がある。 しかし、テンプレート機能を備えたシンプルなITツールであれば、レイアウトが統一されていて簡単に入力できるうえに、Office系のツールのデメリットを補うことができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】操作マニュアルの作成・管理に最適なツール ここでは、操作マニュアルの作成・管理に最適なツールをご紹介します。 操作マニュアルをWordやExcel、PowerPointで作ると、テンプレートを使って作成時間を短縮したり、レイアウトを統一したりできます。ただし、マニュアルの閲覧や更新の度にファイルを探し出して開く必要があり、結果として運用に手間がかかるのです。 そこで、「社内のナレッジを一元管理できるツール」を選ぶと、マニュアルを見やすく整理可能なうえ、最新の情報もすぐに共有できる体制が整えられます。また、他のメンバーに質問できる機能が搭載されていれば、ニーズに沿ったナレッジを集められて便利です。 結論、自社が選ぶべきツールは、社内のナレッジに即アクセスでき、質問機能が搭載されたツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンに自作の「テンプレート」を登録しておけば、わずかな操作で呼び出して、統一感のある見やすいマニュアルを作成できます。また、他のメンバーのナレッジを聞き出すことができる「質問」機能を利用すれば、社内版知恵袋として業務のノウハウを蓄積することもできるのです。 簡単に操作マニュアルを作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜【見本】ナレカンで操作マニュアルを作成した例＞ 以下は、ナレカンを使って操作マニュアルを作成・管理した例です。 ナレカンでは、画像のように画像の添付が可能で、テキストやファイルなどを用い自由に操作マニュアルを作成できます。また、作成したマニュアルはPDFにしてダウンロードしたり、紙に印刷したりできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料】操作マニュアルの作成に役立つテンプレート ここでは、操作マニュアルの作成に便利なExcelやWordのテンプレートを紹介します。以下のテンプレートを活用すると、マニュアルを一から作成する手間を省けるうえ、レイアウトを統一できます。 【Word】注意事項もまとめやすい作業手順書のテンプレート こちらは、Wordで使える作業手順書のテンプレートです。 操作の内容や手順だけでなく「ポイント・注意」の記入欄が設けられており、情報を詳細に記載できます。さらに、図も示せるレイアウトなので、視覚的に分かりやすいマニュアルを作れるのです。 フリーテンプレートのテンプレートはこちら 【Excel】時系列に情報を整理できる作業マニュアルテンプレート こちらは、Excelで使える作業マニュアルテンプレートです。 表の左側に「操作手順」、右側に「作業内容」を記入するシンプルなレイアウトで、操作手順を時系列に沿って見やすく記載できます。また、「変更内容」や「改訂日」の記入欄もあるので、「いつ誰が改訂をしたのか」が明確になります。 業務用テンプレートのテンプレートはこちら 【PowerPoint】画像を挿入しやすいマニュアルテンプレート こちらは、PowerPointで使える作業手順書のテンプレートです。 画像や文字を入れるだけで、操作や業務のマニュアル（手順書）を素早く作ることができます。さらに、使い方について説明されたファイルを同時にダウンロードできるので、簡単に分かりやすいマニュアルを作れるのです。 マニュアル（手順書）横のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 分かりやすい操作マニュアルの5つのコツ ここでは、操作マニュアルを分かりやすくする5つのコツを解説します。マニュアルの運用が停滞することを防ぐためにも、確実に把握しましょう。 （1）目次を作って構造を可視化しておく 分かりやすい操作マニュアルをつくるには、目次から知りたい操作情報へすぐアクセスできる必要があります。 操作方法が分からなくなったとき、マニュアルの該当箇所をすぐに見つけられなければ読み手のストレスとなります。そこで、目次をつくれば、どこに何の情報が載っているのかを一目で理解できるようになるのです。 また、マニュアルを更新するときは必ず目次も追加・修正することをルール化して、常に使いやすい状態にしましょう。 （2）図や動画を使って視覚的に分かりやすくする 操作マニュアルには図やイラスト、画像・動画を使って、視覚的に分かりやすくしましょう。 テキストのみで構成されていると、具体的な作業の流れをイメージできない可能性があります。そこで、図や画像、動画、フローチャートを使えば、作業の流れが一目で分かるようになるのです。 ただし、紙のマニュアルの場合、画像を貼るには印刷する手間がかかるなど工数が多い点に注意が必要です。そのため、画像・動画・すべての形式のファイルも自由に添付できる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールでマニュアルを運用して、作成・管理のストレスをなくしましょう。 （3）適切な情報量に細分化する 分かりやすいマニュアルを作成するためには、適切な情報量に細分化するのが大切です。 たとえば、各操作ごとに目次を作り一つのマニュアルにまとめると、全体的にマニュアルが長くなり読みずらく、目的の情報までたどり着くにも時間がかかります。また、詳しく長い文章でマニュアルを作成しているとと直感的に理解しづらくなるため注意が必要です。 そのため、マニュアルは読みやすい長さで分割し、フォルダで分類して管理しましょう。そうすれば、マニュアルに抵抗感を抱くことが少なくなり、長期的に使用される分かりやすい操作マニュアルを作成できます。 （4）3ステップで説明する 操作マニュアルでは3ステップの説明を意識しましょう。 操作の説明は、「操作前・操作中・操作後」の3ステップで構成立てして、簡潔で見やすいマニュアルにしましょう。また、操作説明の構成が3ステップで統一されていれば、従業員が読むべき箇所を把握しやすくなります。 このように、実際にマニュアルが使用される場面を想定したうえで、分かりやすい構成にする必要があるのです。 （5）情報を詰め込みすぎない 操作マニュアルは、情報を詰め込みすぎない構成にすべきです。 関連性が低い情報までマニュアルに載せると、肝心の操作手順が探し出せず、分かりづらくなってしまいます。したがって、操作マニュアルに載せる内容は取捨選択して選ばなければなりません。 また、マニュアルは箇条書きを使ったりカテゴリで分けたりといった、見やすくする工夫が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 操作マニュアルの失敗例と運用するときの注意点 操作マニュアルが使われなくなってしまう失敗例として、「マニュアルが読みずらい」「情報が更新されない」「マニュアルが散在している」などが挙げられます。 マニュアルが読みづらい 文章量が多かったり、写真や図解での説明がなかったりすると、マニュアルが読みづらくなり十分に理解するのは難しくなります。そのため、作業しながらでも理解できるような「ぱっと見の分かりやすさ」を意識してマニュアルを作成するのが大切です。 情報が更新されない 機器のアップデートなどにより、操作方法は変わっているのに情報が古いまま更新がないと、マニュアルを活用する機会は減ってしまいます。したがって、マニュアルを定期的に見直す機会を設けるなど、情報が最新の状態を保てるように工夫する必要があります。 マニュアルが散在している マニュアルがバラバラに管理されていたり、どこにあるか分からないという状況では、どのマニュアルを見ればいいのか分からず、情報を探すのに時間と手間がかかります。そのため、テーマごとにまとめ、すぐにアクセスしやすい環境を整えるようにしましょう。 上記の失敗例を参考に、長期的に使用され続ける分かりやすいマニュアルの作成をすれば、また一からマニュアルを作らなくて済みます。また、操作マニュアルが分かりやすければ、スムーズに機器を操作できるため、日々の業務を円滑に進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 操作マニュアルの作り方まとめ ここまで、分かりやすい操作マニュアルの作り方や作成ポイントを中心に解説しました。 分かりやすい操作マニュアルをつくるには、読み手を考慮するのはもちろん、実際の活用シーンを想定して構成やデザインに工夫する必要があります。そこで、テンプレートを使えば、見やすいマニュアルのレイアウトを統一できるのです。 ただし、ExcelやWordで作成すると、マニュアルの閲覧や更新の度にファイルを探し出して開く必要があり、結果として運用に手間がかかるのです。そこで、「社内のナレッジを一元管理できるツール」を使って、マニュアルを効果的に運用しましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、分かりやすいマニュアルを運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

ビジネスにおいて社内外でやり取りをする場合のチャットツールとして「Slack」が多くの企業で採用されています。2024年4月にSlack AIが新たに登場し、さらに利便性が向上しました。 一方で「Slack AIの機能で何ができるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Slack AIの特徴や使い方、口コミを中心にご紹介します。 Slack AIの特徴や機能、使い方を網羅的に把握したい Slack AIの口コミや評判から使用するか検討したい Slackに代わるAIが備わったツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、Slack AIの使い方や口コミがわかるだけでなく、導入すべきか判断できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Slack AIとは1.1 「Slack AI」と他のAIツールの違い1.2 Slack AIの機能2 Slack AIの使い方2.1 使い方1｜ Slackの有料プランを契約する2.2 使い方2｜会話を要約する2.3 使い方3｜質問に対して回答を生成する2.4 使い方4｜まとめ機能を使う3 Slack AIの料金プラン一覧4 Slack AIの口コミ5 Slack AIを利用するときの注意点6 【必見】Slack AIよりも正確性の高い情報にアクセスする方法6.1 社内のナレッジから根拠を示して回答するAIツール「ナレカン」7 Slack AIの使い方や口コミ・評判まとめ Slack AIとは ここでは、Slack AIの特徴や機能をご紹介します。Slack AIの概要をしっかりと掴みたい方は必見です。 「Slack AI」と他のAIツールの違い 引用：Slackの公式サイト 「Slack AI」と他のAIツールの違いは、世界的に使われているビジネス用チャットツールである「Slack（スラック）」に搭載された生成AIであるため、Slack内の情報のキャッチアップに適していることです。 Slack AIには、おもに検索と要約の機能が備わっています。そのため、膨大なメッセージのやり取りの中から瞬時にAIが必要な情報を発見したり、チャットを全て確認しなくてもわかるように内容を要約したりできるのです。 また、チャンネル内のCanvasやPDF・Word文書といったあらゆる形式のファイルも検索や要約の対象になることが大きな特徴です。したがって、欲しい情報が検索や要約に反映されないというストレスが緩和されます。 以上のように、Slack AIはチャットツールの「メッセージが流れやすい」という欠点を補うべくAI技術とチャットツールを組み合わせた点で他のAIツールとは異なります。 ・Slackの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら Slack AIの機能 以下の表は、Slack AIの機能をまとめたものです。 機能名 機能内容 要約機能 AIがチャンネルやスレッドを瞬時に要約してくれます。 検索機能 話し言葉で質問をしても、AIがツール内のチャットやファイルを検索して適切な情報を提供します。 まとめ機能 重要なチャンネルでは毎日のまとめをAIが作成するように設定することができます。 以上のように、Slack AIを使用すれば、　メッセージを一から探したり読んだりする手間が省け、業務の効率を飛躍的に上昇させることが可能なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Slack AIの使い方 以下ではSlack AIの使い方をご紹介します。Slack AIの使用方法や使用感を知りたい方は参考にしましょう。（※画像はすべてSlack｜SlackでAIを使って、仕事をさらに先へ。より引用しています。） 使い方1｜ Slackの有料プランを契約する まず、Slackの有料プランを契約しましょう。Slack AIは有料プランでなければ利用できません。 デスクトップからSlackのワークスペースにサインインします。 プランや料金の等の詳細を料金プランから確認し、有料プランを契約します。 プロプランかビジネスプランを選び、[アップグレード]をクリックします。 お支払い情報を入力し、購入内容を確認した後[購入]をクリックすると完了します。 Slack AIは、有料プランを契約しなければ使えないため、以上の手順で有料化しましょう。 使い方2｜会話を要約する Slack AIはチャンネルやスレッド内の会話を要約することができます。 画像右上にあるボタンをクリックすると、Slack AIがチャンネルやスレッド内にあるメッセージを要約してくれます。また、要約してほしいメッセージの範囲を絞り込むことができるため、必要な情報だけを効率的に得られます。 たとえば、トラブルが発生し気付かぬうちにメッセージが溜まっていた場合に、要約機能を使うことで素早く状況を把握できます。このように、メッセージの確認にかかる時間を大幅に削減することが可能なのです。 使い方3｜質問に対して回答を生成する Slack AIの検索機能を使うと、質問に対して回答を生成してくれます。 Slack AIの検索ボックスに質問を入力すると、Slack内のチャンネルやスレッド情報を検索し、回答を生成します。インターネット上の一般的な情報とは異なり、Slackに蓄積された会社の情報から回答を作るため、社内規則やマニュアルなどの検索に有用です。 このように、質問内容に関するメッセージを検索するだけでなく、AIが検索結果を要約して回答してくれるところが大きな特徴です。 使い方4｜まとめ機能を使う Slack AIはチャンネルの内容をまとめたものを毎日作成することができます。 まとめ機能では、指定したチャンネル内のやり取りのまとめを毎日生成してくれます。そのため、まとめを見るだけで内容の核となる部分が掴めたり、同じチームメンバーと認識を共有したりすることが可能なのです。 とくに、やり取りの多いチャンネルにまとめ機能を設定しておくと、メッセージ内容に目を通す時間が短縮され作業効率が上がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Slack AIの料金プラン一覧 以下は、Slack AIをアドオンで利用できる料金プランの一覧です。Slackにはフリープランがあるものの、Slack AIはフリープランで使えないため注意しましょう。 プロ ビジネスプラス Enterprise + 月額料金 1,050円 2,160円 要問い合わせ ワークスペース数 1つ 1つ 無制限 メッセージ履歴 無制限 無制限 無制限 全メッセージのデータエクスポート 【×】 【○】 【◯】 監査ログ 【×】 【×】 【◯】 上記の3つのプランのうちいずれかを選択していれば、アドオンとして追加料金を支払うことでSlack AIを利用できるようになります。どのプランを選ぶかは、企業規模や機能に応じて決定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Slack AIの口コミ 以下はSlack AIの良い口コミと改善点に関する口コミです。ユーザーからは、スレッド要約機能やRecap機能を評価する意見が見られた一方で、まとめ機能の改善点に関する声もありました。 Slack AIのスレッド要約機能めちゃくちゃ便利だな 多少とっ散らかってしまってるスレッドでも要点のコメントの参照先を示してくれるのがとても助かる — Daigo | Flutter (@mamushi_journey) December 2, 2024 Slack AIのRecap機能, ポスト中に別ポストへのURLがある場合でも、別ポストの内容も踏まえてしてまとめてくるのね。とても便利。 #Slack #AI — Takeshi Hiratsuka (@marreta27_jp) November 7, 2024 Slack AIによるまとめって何でこんなに読みにくいんだろう。内容を端折りすぎてるのと、基本的な日本語力が低い気がする。 — こくぼ@Leaner Technologies (@yusuke_kokubo) December 5, 2024 以上のように、Slack AIは要約機能で話題が錯綜してしまいがちなメッセージ内容を簡潔にできて便利な反面、まだAIの日本語での文章生成能力が十分でないと言えます。そのため、AIが生成した内容だけに頼りすぎないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Slack AIを利用するときの注意点 Slack AIを利用するときは、AIによる要約や検索、まとめの内容が必ずしも正しいわけではないことに注意しましょう。 とくにSlackはチャットでやり取りをすることが目的のツールです。そのため、チャットには個人的な意見や不確実な発言が多く含まれており、チャットの内容を踏まえて要約や回答が生成されたとしても誤った情報である可能性があります。 したがって、Slack AIが生成した回答や要約を確認する場合は、どのような情報のやり取りがあったのかを参考程度に把握するだけにとどめ、内容を信じすぎないようにすべきなのです。 仮に社内で的確な情報を得たい場合は、チャットではなく精査したナレッジのみを管理している「ナレカン」「ナレカン」のようなツールから情報を探すようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】Slack AIよりも正確性の高い情報にアクセスする方法 以下では、Slack AIよりも正確性の高い情報にアクセスする方法をご説明します。 Slack AIは、チャンネルやスレッド内の会話を要約したり、検索したりできます。しかし、会話の内容には不確定要素が多く混在しており、それらをもとに生成された要約や回答は必ずしも正しいとは言えません。 そこで、チャットではなくナレッジの管理に特化したツールを使えば、内容の信頼性は高まります。また、高度なAI検索がついていれば、　わからない内容を話し言葉で質問するだけで正確な情報を即座に得ることができます。 結論、自社が導入すべきは、社内のナレッジをすべて横断して、最も適切な回答を返してくれるAIが搭載された社内文書管理ツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、“平均0.2秒”“ヒット率100％”を誇る超高度なAI検索で必要な情報を瞬時に探し出すことができます。また、WordやExcelなどのファイルを添付すると自動で内容を要約してナレッジ化するため、社内情報の一元化が進みます。 社内のナレッジから根拠を示して回答するAIツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Slack AIの使い方や口コミ・評判まとめ これまで、Slack AIの概要や使い方、注意点を中心にご紹介しました。 Slack AIは、スレッド・チャンネル要約機能、AI検索、まとめ機能などを備え、膨大なチャットの内容を短時間で把握できる便利なAIです。しかし、Slackに蓄積されたチャットの内容が不確実な情報であれば、AIが示した回答も正しいものであるとは言い難いです。 そこで、もともと正確性の高い社内情報しか蓄積しないナレッジ管理ツールであれば、正しい情報を取得できます。また、ナレッジに紐づけてメッセージのやり取りができれば、チャットツールを併用する必要がなくなります。 結論、自社が導入すべきは、ナレッジに紐づいたコメントが残せて、適切な社内情報のみが蓄積されるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、瞬時に正しい情報を得られる仕組みを構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

業務マニュアルがあれば電話対応や新人教育にかかるコストが削減され、結果として業務効率化が実現します。また、これまで属人的になっていた仕事は、誰でも同じようにこなすことが可能になります。 しかし、これまでマニュアルを活用してこなかった企業には「社内の業務マニュアルの作り方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務マニュアルの作り方やポイント、注意点を中心に解説します。 社内の業務マニュアルが上手く作成できていない マニュアルを使って新人教育をスムーズに進めたい 社内情報を簡単にまとめて業務を効率化したい という担当者の方が本記事を参考にすれば、簡単に業務マニュアルを作成する方法だけでなく、運用するうえで注意すべき点も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 業務マニュアルとは1.1 業務マニュアルの概要1.2 業務マニュアルを作成するメリット1.3 分かりやすい業務マニュアルの条件とは2 分かりやすい業務・仕事マニュアルの作り方2.1 作り方1. スケジュールを決定する2.2 作り方2. 範囲を決める2.3 作り方3. 目次（構成案）を考える2.4 作り方4. 時系列で詳細を作成する2.5 作り方5. 図表を入れる2.6 作り方6. 仮運用する2.7 作り方7. 配布する2.8 作り方8. 改善・更新する3 業務マニュアル作成時の注意点3.1 （1）チェックリストも検討する3.2 （2）誰でも一目でわかるほどシンプルにする3.3 （3）マニュアルは電子化する4 【必見】社内のわかりやすいマニュアルを簡単に作成する方法4.1 誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できるツール「ナレカン」5 分かりやすい業務マニュアル作成の4つのコツ5.1 （1）仕事の全体像が俯瞰できる5.2 （2）判断基準を示す5.3 （3）達成目標を行動レベルまで明確にする5.4 （4）クレームやトラブルを見える化する6 業務マニュアルの作り方や注意点まとめ 業務マニュアルとは 以下では、業務マニュアルの概要やメリット、分かりやすいマニュアルの条件を解説します。とくに、マニュアルを運用していない企業の担当者の方は必見です。 業務マニュアルの概要 業務マニュアルとは、仕事を進める手順をテキストや図表でまとめた文書です。 基本的な業務の流れや説明、注意点などが記載されており、社員が業務を覚えるうえで欠かせない書類と言えます。たとえば、新しい社員が業務内容を覚えたり、ベテラン社員のノウハウをほかのメンバーが習得したりする際に利用します。 以上のように、業務マニュアルは、社員が業務を進める際に必要不可欠な役割を果たしているのです。 業務マニュアルを作成するメリット 業務マニュアルのメリットは以下の3つです。 作業クオリティの標準化 マニュアルがない環境では、各社員の仕事の質やスピードに差が生まれます。社員によって業務の質が異なる状況では、安定して業務を進めることが難しくなるのです。 時間・コストの削減 仕事で分からないことがあればマニュアルを確認すれば良いため、作業を止めて誰かに聞く必要がなくなります。また、業務の引き継ぎもマニュアルがあれば、わざわざスケジュールを合わせて確認する時間も削減できます。 作業に関する知識の属人化を防ぐ スキルやノウハウが属人化すると、担当者の不在や異動があった際に適切に対応できないリスクが高くなります。しかし、マニュアルがあれば誰でも同じように仕事ができるため、属人化の対策に有効だと言えます。 以上のように、マニュアルの作成は社内全体にとって大きなメリットがあります。 分かりやすい業務マニュアルの条件とは 分かりやすいマニュアルの条件は以下の通りです。 5W1Hを意識して作成されている 「どこで、いつ、誰が、何を、どうして、どのように」が意識されたマニュアルは、曖昧な表現が少ないので誰が読んでも理解できる特徴があります。 どこに何が載っているか瞬時に分かる 情報の記載箇所がすぐにわかるよう、目次などを活用している特徴があります。さらに、目次は冗長な表現ではなく、瞬時に理解できるようなシンプルな表現になっていることもポイントです。 余計な情報が記載されていない 情報量が多すぎると、情報が探しにくいうえ、要点がわかりにくく理解に時間がかかります。必要な情報に過不足がないことが分かりやすいマニュアルの第一歩です。 以上のポイントを押さえて、社内で運用し続けられるマニュアルを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 分かりやすい業務・仕事マニュアルの作り方 ここでは、業務マニュアルの作り方を8ステップに分けて解説します。マニュアル作りに失敗しないように、正しい手順を踏んで作成に取りかかりましょう。 作り方1. スケジュールを決定する はじめに、マニュアル作成のスケジュールを決定しましょう。 マニュアル作成には多くの時間を必要とするため、後回しにされる傾向があります。そのため、あらかじめ完成までのスケジュールを立てることで、計画的に作成できるようになるのです。 具体的には、「マニュアルをいつから運用したいか」「どの程度の作成期間が必要か」などを考慮してスケジュールを決めましょう。 作り方2. 範囲を決める 次に、マニュアルの適用範囲を決めます。 マニュアルの適用範囲とは「何を目的に」「どのような業務を」「どのような基準で」「どこまでカバーするか」ということです。実際にマニュアルが使われる場面をイメージしながら、用途や目的を明確にします。 適用範囲を決めないと記載事項が際限なく増え、分かりづらいマニュアルになってしまいます。つまり、社内で広く活用されるマニュアルにするためには、必要な情報に過不足がないマニュアルが必須です。 作り方3. 目次（構成案）を考える 次は、マニュアルの目次を作成しましょう。 目次を決定する前に作成をし始めると、業務同士のつながりを無視したマニュアルになりかねません。必要な情報を抜け漏らさないためにも、全体像を把握できる目次を先に作成すべきです。 このように、マニュアルの中身から作成したくなる気持ちもありますが、最終的な目的は「社内で活用されるマニュアル」であるため、目次は飛ばさないようにしましょう。 作り方4. 時系列で詳細を作成する 次に、マニュアルの詳細を記載しましょう。 業務マニュアルは実際の作業フローに沿っていると分かりやすいので、時系列で解説するようにします。また、複数人で担当する業務のマニュアルは、作業が混同しないように担当者別の手順もあれば親切です。 以上のように、マニュアルは読み手をイメージして時系列で作成したり、専門用語など難しい言葉は使わないなどの工夫をしたりしましょう。 作り方5. 図表を入れる 次に、文字だけでは伝わりにくい部分があれば、画像や図表を入れましょう。 とくに、作業の流れが複雑な場合に画像や動画を用意すれば、誰でも簡単に理解できます。無理に文字だけでマニュアルを作成するのではなく、自社のメンバーに最も伝わりやすい方法を臨機応変に選択することが重要です。 作り方6. 仮運用する 次に、マニュアルを社内共有する前に仮運用を挟みましょう。 完璧に見えるマニュアルでも見落としている部分があることが多く、そのまま運用に乗せてしまうと現場が混乱しかねません。そのため、まずは少人数でマニュアルを仮運用し、改善を重ねたうえで全社的に運用する方法がおすすめです。 以上のように、マニュアルが完成したらすぐに共有するのではなく、可能な限り実務との乖離をなくすために試験的に運用することが重要です。 作り方7. 配布する 次に、完成版のマニュアルを現場に共有します。 業務マニュアルの配布には「情報共有ツール」を経由するのが便利です。紙のマニュアルは印刷や配布、修正に手間がかかり紛失する可能性もあるため、これを機にマニュアルの電子化を進めましょう。 しかし、チャットツールで共有すると、ほかのメッセージで大切なマニュアルが流れてしまいます。そこで、マニュアルをはじめとしたあらゆる情報を蓄積する「ナレカン」「ナレカン」であれば、いつでも簡単にマニュアルを確認できるので便利です。 作り方8. 改善・更新する 最後に、マニュアル運用後も改善と更新をし続けましょう。 マニュアルを放置すると現場の実務と乖離して、次第に「マニュアルは合ってないから意味がない」と利用されなくなります。そのため、マニュアルは定期的に見直して、常に最新の状態を保てるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務マニュアル作成時の注意点 以下では、業務マニュアルを作成するときの注意点を解説します。これからマニュアルの運用を始める企業は必見です。 （1）チェックリストも検討する 一つ目は、「チェックリストでの対応を検討すること」です。 既存メンバーが業務を熟知しておりメンバーの入れ替えもない場合には、マニュアルを使う必要がなく、作成しても時間や手間が無駄になってしまう可能性があります。業務手順や流れの説明が必要ない際には、チェックリストの導入も視野に入れることがおすすめです。 このように、マニュアルを作成する前に「本当にマニュアルが必要なのか」を検討することは、労力を無駄にしないために注意するべき点だと言えます。 （2）誰でも一目でわかるほどシンプルにする 二つ目は、「誰でも理解できるほどシンプルなマニュアルにすること」です。 業務マニュアルを作成し始めると「もっと詳細に書きたい」「もっとデザインを良くしたい」と個人のこだわりが出てくる場合があります。しかし、業務マニュアルの目的はあくまでも「誰が見ても同じ作業ができること」です。 そのため、必要がない要素は排除し、社員全員が理解できるシンプルなマニュアルが求められます。 （3）マニュアルは電子化する 三つ目は、「マニュアルを電子化すること」です。 紙のマニュアルは更新するのが面倒なため、マニュアルと実務が乖離してもいっこうに改善されず、結局「ベテラン社員に聞かないとわからない状態」になりがちです。そのため、マニュアルを簡単に更新できる仕組みは必須です。 たとえば、Wordファイルでマニュアル管理する方法もありますが、更新後は都度メールなどで共有する手間がかかるうえ、最新のファイルを探すのにも苦労します。そのため、マニュアルにすぐにアクセスできる仕組みも必要です。 このように、紙のマニュアル運用におけるデメリットに注意したうえで、最適な電子化の方法を検討することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】社内のわかりやすいマニュアルを簡単に作成する方法 ここでは、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成する方法を紹介します。 社内の業務マニュアルを作成する方法が分からない場合には、「簡単にマニュアルを作成できるITツール」を導入しましょう。テキストだけでなく画像やファイル添付などで、わかりやすいマニュアルを手間なく作成でき、スムーズに自社に導入できるのです。 ただし、マニュアルを作成しても、その後の共有や管理が適切にできなければ、結局マニュアルが使われなくなったり、社員に浸透しなかったりする恐れがあります。そのため、「マニュアルの作成から共有・管理まで簡単に進められるか」も選定ポイントとして重視しましょう。 結論、マニュアル作成には業務マニュアルの作成から共有・管理までスムーズに社内に浸透させられるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや表、ファイルの添付などで誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できます。また、シンプルで使いやすい操作性で、リアルタイムの共有やマニュアル管理も直感的に進められ、社内にスムーズに浸透します。 誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使って作成した業務マニュアルの見本 以下の画像は、ナレカンを使って作成した業務マニュアルの見本です。ナレカンの「記事」では、画像やファイルを添付してわかりやすいマニュアルを作成し、「目次」で情報を簡単に整理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 分かりやすい業務マニュアル作成の4つのコツ 以下の4つのコツを押さえることで、社内で活用されるマニュアルに近づきます。マニュアルが形骸化して困っている企業は必見です。 （1）仕事の全体像が俯瞰できる 1つめのコツは「仕事の全体像が俯瞰できるようにすること」です。 仕事の全体像とは「作業をする意味」「作業の流れ」「ほかの作業との関係」「求められる水準」などを指します。以上のような要素を理解できていなければ、効率的に進められません。 そのため、業務マニュアルには詳細な作業手順だけでなく、仕事の全体像も分かるようにしましょう。業務の流れが可視化されるフローチャートをマニュアルへ反映させるのがおすすめです。 （2）判断基準を示す 2つめのコツは「仕事における判断基準を記載すること」です。 マニュアルに「仕事上での選択や判断の基準」がなければ、都度担当者に聞くための工数が発生したり、社員によって業務の進め方に違いが出たりします。たとえば、「業務効率化のニーズがある顧客には製品Aを提案する」などのように、具体的な判断基準を明記しましょう。 以上のように、マニュアルを確認するだけで仕事ができるように、具体的な判断基準も載せる必要があります。 （3）達成目標を行動レベルまで明確にする 3つ目のコツは、「達成目標を行動レベルまで分解すること」です。 たとえば、「売上向上」などのように漠然とした目標では、何をすれば良いのか判断できません。そのため、「5%の売上向上を目標に、商談件数を前月より10件増加させる」などのように、具体的な目標と達成に向けて必要な行動を示しましょう。 以上のように、達成目標は行動レベルまで分解し、誰でも目標に向けて必要な行動をとれるように仕組化することが重要です。 （4）クレームやトラブルを見える化する 4つめのコツは「過去のクレームやトラブルを記載すること」です。 具体的な事例と対応方法を載せれば、その後同じようなトラブルが発生した際にも、マニュアルをみて誰もが必要な対応を取れます。また、問題とはならなかったが対処が必要なヒヤリハットも追加して「なぜ起きたのか」「どのように対応したのか」「その結果どうなったのか」まで見える化しましょう。 以上のように、イレギュラーなことが発生したときの行動指針が分かるように作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務マニュアルの作り方や注意点まとめ ここまで、業務マニュアルの作り方やポイント、注意点を中心に解説しました。 マニュアルは作成して終わりではなく、適切に管理・運用しなければ次第に使われなくなります。たとえば、紙のマニュアルは更新が面倒なので実務と乖離してしまい、マニュアルを見ても意味がなくなるのです。 しかし、WordやExcelでマニュアル管理をするとアクセスするのに手間がかかり、メールやチャットツールで共有するとメッセージなどで流れてしまいます。そのため、誰でも簡単にマニュアルを管理・運用できるツールが必須です。 結論、マニュアルのために導入すべきツールは、あらゆる情報を蓄積して必要な情報にすぐにアクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、マニュアル作成の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【事例あり】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方を紹介 分かりやすい操作マニュアルの作り方とは？テンプレートも紹介 見やすいマニュアルを書くコツとは？上手い人の書き方の特徴を解説！ 【必見】マニュアル改訂の目的とは？改訂履歴の書き方も解説！ 仕事をマニュアル化するメリットは？マニュアル作成を効率化する方法を解説 【分かりやすい】マニュアルを外注するメリットや費用を紹介 【無料で使える】業務マニュアルを簡単に作成！テンプレート7選を紹介 わかりやすいマニュアルの作り方とは？レイアウトやデザインのポイント5選 【具体例あり】見やすいマニュアルの作り方！分かりやすいレイアウトも紹介 【必見】わかりやすいマニュアルには構成が重要！作り方も紹介 【図解あり】マニュアルの体系化とは？おすすめの管理ツールも紹介 物流業のマニュアル作成のコツとは？作成例やおすすめツールも紹介 【飲食店必見】厨房の業務をマニュアル化すべき理由とメリットとは ～4ステップ～経理マニュアルの作り方！コツやよくある失敗例も紹介 マニュアルの目次構成の6つの作成ポイントとは？作り方も紹介！ マニュアルと手順書の違いとは？作り方やテンプレートも紹介！ マニュアルの目次構成の6つの作成ポイントとは？作り方も紹介！ マニュアルと手順書の違いとは？作り方やテンプレートも紹介！

近年、働き方改革によって”ペーパーレス化”や”リモートワークの導入”が進んでおり、それに伴い、オンラインストレージでファイル(データ)を共有をする企業が増えています。なかでも、900社の導入実績を誇るのが「Fleekdrive(フリークドライブ)」です。 しかし、「Fleekdriveが自社に最適のツールなのか、なかなか判断できない」という担当者の方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、Fleekdriveの使い方や料金プラン、評判を中心に解説します。 Fleekdriveの特徴や機能を知りたい Fleekdriveの評判を参考に、自社に導入すべきか判断したい ファイルが多いので、簡単に管理・共有できるツールを使いたい という方はこの記事を参考にすると、Fleekdriveについて詳しく分かるので、自社のファイル共有に最適なツールなのかを判断する材料になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 Fleekdrive（フリークドライブ）とは1.1 Fleekdriveの特徴1.2 Fleekdriveの機能2 Fleekdrive（フリークドライブ）の料金プラン3 【基本】Fleekdrive（フリークドライブ）の使い方3.1 （1）スペース（フォルダ）を作成する3.2 （2）ファイルをアップロードする3.3 （3）スペースを共有する4 【注意】Fleekdriveを利用するときのデメリット4.1 （1）通信速度が遅い4.2 （2）操作に慣れるのに時間がかかる4.3 （3）データを共有する手間がかかる5 Fleekdriveのデメリットをカバーできるおすすめのツール5.1 ファイル共有のストレスを最も簡単に解消できる「Stock」5.2 新人社員でもすぐに見つけられる？！「ナレカンAI」とは6 Fleekdrive（フリークドライブ）の口コミ・評判6.1 Fleekdriveの良い口コミ・評判6.2 Fleekdriveの改善点に関する口コミ・評判7 Fleekdrive（フリークドライブ）のよくある質問7.1 Fleekdriveでアップロードできないときは？7.2 Fleekdriveでダウンロードできないときは？8 Fleekdriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ Fleekdrive（フリークドライブ）とは はじめに、Fleekdriveの特徴と機能を解説します。以下を把握して、自社のデータ共有に最適のツールなのか検討しましょう。 Fleekdriveの特徴 引用：企業向けオンラインストレージサービス｜Fleekdrive Fleekdriveとは、株式会社Fleekdriveが提供するオンラインストレージサービスです。 ファイル形式の社内資料を時間や場所を問わずに共有できるため、グローバル大手企業からスタートアップ企業にまで幅広く導入されています。 また、クラウドサービス認定（中小企業が安心してビジネスで活用できる審査基準をクリアしたサービスだという認定）だけでなく、国際認定資格であるISO/IEC 27001およびISO/IEC 27017も取得しており、セキュリティが高いことも強みです。 Fleekdriveの機能 Fleekdriveの主な機能として、以下の3つが挙げられます。 ファイル共有機能 ファイルを共有したい相手がアカウントを発行していなくても、メールを仲介せずにFleekdriveから送れます。また、Fleekdriveでは共有したファイルを「誰が、いつ受信したのか」をチェックすることも可能です。 豊富な管理機能 ファイルを利用率ごとに分けられるなど、常に情報が整理された状態で仕事ができます。ファイルにタグをつければ、カテゴリーでファイルの管理・検索も簡単です。 業務効率化できる共同編集機能 1つのファイルを複数人で同時に編集できるだけでなく、別のユーザーが編集をはじめるときには、編集の可否を選べます。また、ファイルごとメッセージのやりとりもできるため、メールによる作業の確認待ちも起きません。 以上のように、Fleekdriveにはデータ共有に必須の機能が備わっているのはもちろん、メンバー同士のコミュニケーションも可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Fleekdrive（フリークドライブ）の料金プラン Fleekdriveでは、2つの料金プランが用意されており、それぞれのプランの違いは以下の通りです。料金はすべて税抜き価格となっています。 ※表は左右にスクロールできます。 Team Business 利用料金 600円/ユーザー/月 1,800円/ユーザー/月 ストレージ 10GB × ユーザ数 200GB × ユーザ数 APIコール 月50,000回まで 月150,000回まで すべてのプランで「30日間の無料トライアル」ができるので、実際に使ってみて導入を検討しましょう。また、プランによって利用できる標準機能が違うので、詳しくはHPをご確認ください。（参考：Fleekdriveの料金プラン） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【基本】Fleekdrive（フリークドライブ）の使い方 ここでは、Fleekdriveの基本的な利用方法を解説します。ユーザーの基本情報を登録後は、以下の3つの手順を踏むことでデータの共有ができます。 スペースの作成 ファイルのアップロード スペースの共有 （1）スペース（フォルダ）を作成する 1. 画面右下に表示される＋マークをクリックする 2. 「スペース作成」ボタンが表示されるので、クリックする 3. スペースの名称を入力し、OKをクリックする （2）ファイルをアップロードする 1. 画面右下に表示されている＋マークをクリックする 2. 「アップロード」ボタンが表示されるので、クリックする 3. ファイルを選択し、「アップロード」をクリックする ※スペースを開いている状態でドラッグ＆ドロップしてもアップロードできます。 （3）スペースを共有する 1. コラボスペースに作成したスペースをクリックする 2. 画面右に表示されるメニュー内の「共有」をクリックする 3. 共有相手を選択し、共有先に追加する 4. アクセス権限を選択し、OKをクリックする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【注意】Fleekdriveを利用するときのデメリット ここでは、Fleekdriveを利用するときの注意点を解説します。Fleekdriveの懸念点を事前に把握し、導入して問題ないか見極めましょう。 （1）通信速度が遅い 1つ目のデメリットは、エラーが起こりやすい点です。 Fleekdriveの口コミによると「全体的にパフォーマンス（処理速度）が早くなるとありがたい（引用：ITreveiw）というように、通信速度に関する不満の声が見られます。 仮に、トラブル対応のときにエラーで作業が中断されてしまえば、業務に支障をきたしかねません。そのため、スピーディにデータの共有をするには、動作の軽い別のツールを活用するのもひとつの選択肢です。 （2）操作に慣れるのに時間がかかる 2つ目は、操作に慣れるのに時間がかかる可能性がある点です。 Fleekdriveは多機能で便利な反面、ITに不慣れな人にとっては操作しづらい可能性が懸念されます。ITに不慣れの方が多い企業の場合、現場に馴染まないツールでは、そのうち使われなくなってしまいます。 また、トライアル期間では、使用感が試せても全社員が使いこなせるかまで把握するのは困難です。そのため、「誰でも簡単に操作できるシンプルなツール」であることを大前提にして、ツールを選定しましょう。 （3）データを共有する手間がかかる 3つ目は、データ共有に手間がかかる点です。とくに、業務のスムーズさを重視する場合は注意しましょう。 Fleekdriveは、ExcelやWordのファイルを管理・共有するうえで便利だと言えます。しかしデータを「作成する手段」と「共有する手段」が別々なのはややこしいので、ひとつで完結できるツールを使いましょう。 たとえば、「ナレカン」「ナレカン」のようなツールは、記事に添付したファイルをメッセージ付きでそのまま共有可能です。そのため、書類の作成・共有・管理を一か所で完結でき、作業の無駄を省けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Fleekdriveのデメリットをカバーできるおすすめのツール ここでは、Fleekdriveのデメリットをカバーできるおすすめのツールを紹介します。 Fleekdriveを使えば、ファイルの管理・共有を一元化できるうえ、ファイル内検索によって「情報が見つからない」などの悩みを解消できます。しかし、ExcelやWordなどは「開くのに5秒かかる」「更新が面倒」といった声があり、デメリットも多いです。 そのため、WordやExcelなどのファイルではなく、直接情報を書き込むこともできるツールを使いましょう。ただし、人によって検索スキルに差があるため「新人社員でも知りたい情報を確実に見つけられること」が大前提です。 結論、自社で導入すべきなのは、あらゆる情報を直接書き込んで一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にテキストや画像を直接残せるほか、テンプレートも登録できるので、マニュアルなどの型が決まった書類の作成に最適です。また、ファイルを添付すれば「ファイル内検索」「ファイル内要約」の機能により、ファイルを開かずとも中身を知りたい情報を得られます。 ファイル共有のストレスを最も簡単に解消できる「Stock」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 新人社員でもすぐに見つけられる？！「ナレカンAI」とは 「ナレカンAI」とは、ナレカンに搭載されている生成AIのことで、より作業を便利にしてくれます。以下は、ナレカンAIの検索機能の一つである「自然言語検索」を実際に使用した例です。 自然言語検索は、“上司に質問するように探せる”ので、口語で検索しても「ナレカンAI」が社内のナレッジをすべて横断して、最も適切な回答を提示してくれます。そのため、新人社員でも求める回答を簡単に得ることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Fleekdrive（フリークドライブ）の口コミ・評判 以下では、Fleekdriveを利用しているユーザーからの口コミ・評判を解説します。ツールの導入を検討するにあたりユーザーの声を参考にすると、利用したときのイメージが掴みやすくなります。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はSaaSLOGより引用しております。 Fleekdriveの良い口コミ・評判 まずは、Fleekdriveの良い口コミ・評判をご紹介します。 実際に利用しているユーザーからは、容量の大きいデータでも手軽に共有できて、セキュリティが高いという評価の声が多く挙がっています。 業種：業界小売/流通/商社　企業規模：51人〜100人 ・セキュリティ機能が充実しており、データの安全性を確保できた。 業種：メーカー/製造　企業規模：51〜100人 ・ファイルのフォルダ分けがしやすく、記載中のロック機能などもわかりやすい印象だった。アップされているファイルの拡張子、エクセルなのかワードなのか、が把握しやすい。 ・具体的には、一つのファイルを複数人で書き込みする場合は、その作業状況がわかるようなロック表示がある。 業種：金融　企業規模：2〜10人 ・クラウド上で管理ができる上にセキュリティ機能は高いので利用しやすいです。PDFの編集抑止やIP制限などがしっかりしてるので情報漏れのリスクは大幅に改善されました。 業種：サービス　企業規模：101〜250人 ・容量が大きすぎてメール添付できないようなファイルを正確に伝達していけるところが便利でした。 ・且つ厳重なセキュリティ体制も整っていたので安心して使っていけました。 Fleekdriveの改善点に関する口コミ・評判 良い口コミがある一方、改善点に関する口コミや評判も存在します。 実際に利用しているユーザーからは、導入コストが比較的高く、広告表示が多いという声が多く、早急な改善が求められています。 業界：IT/通信/インターネット　企業規模：31人〜50人 ・複数のファイルを同時にアップロードすることが難しく、手動で一つずつアップロードする手間がかかった。 業種：サービス　企業規模：101〜250人 ・転送速度が決して速いとは言えない、エラーが出て1回では転送できないことが頻繁に起こること、フォルダごとアップできない点は不便なところと言わざるを得ないと思います。 業種：コンサル　企業規模：51〜100人 ・金額で付属されているオプションにかなり差があるため、会社の資金力に余裕があるのであればかなり優れたツールだと思います。 ・ただし、連携が取れる外部ツールも有料かつ高額なものもあるため、予算会議などを通過するのにかなりしっかりとした準備が必要でした。 業種：金融　企業規模：2〜10人 ・導入コストに関しては他社と比較して割高感があるのである程度資金の準備が必要になります。 ・あと広告表示があるのは仕方ないと思いますが、表記の位置が紛らわしいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Fleekdrive（フリークドライブ）のよくある質問 以下では、Fleekdriveでよくある質問や解決策を紹介します。使い方に困っていたり、疑問点を抱えたりしているユーザーは必見です。 Fleekdriveでアップロードできないときは？ ファイルをアップロードできないときは、以下の2点を試してみましょう。 ファイルを分割してアップロードする ストレージ容量の大きいプランにする ファイルをアップロードするときは、いくつかに分割すれば、1ファイルごとのデータ容量を抑えられます。それでもアップロードできなかったり、時間がかかったりする場合は、契約プランを見直してストレージ容量の大きいプランへの変更を検討しましょう。 参照：Fleekdrive「ファイルストレージで大容量のデータをやり取りする際の注意点」 Fleekdriveでダウンロードできないときは？ ファイルをダウンロードできないときは、以下の2点を確認しましょう。 ダウンロードの回数制限がかかっている 回線速度が遅い環境にいる ファイルをダウンロードできないときは、「配信機能」によりダウンロードの回数に制限がかけられている可能性があるので、管理者に確認してみましょう。また、回線速度が遅いと大きなファイルはダウンロードできないので、ルータの整備も必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Fleekdriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、Fleekdriveの使い方や料金プラン、評判を中心に解説してきました。 Fleekdriveは、データ共有の機能が備わっているのはもちろん、セキュリティも高くファイルごとにメッセージもできて便利です。しかし、ExcelやWordはファイルを開く手間がかかるうえ「作成する手段」と「共有する手段」が別々なのは、手間がかかります。 そのため、「情報の共有や管理が一か所で完結するツール」を使いましょう。ただし、多機能だと操作が難しいので、誰でも簡単に使えるツールでなくてはなりません。 結論、自社で導入するべきなのは、あらゆる情報を一元管理でき、新人社員でも簡単に書類を作成・共有できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンもFleekdrive同様に国際セキュリティ資格を取得しているので、セキュリティ対策も抜群です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、ファイル共有による手間を削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

業務マニュアルがあれば、社員間の作業クオリティを一定にできるうえ、教育コストの削減やノウハウの属人化防止につながります。しかし、マニュアルを作っても社内で使われなければ意味がありません。 そのためには、分かりやすいマニュアルの作成が求められます。とはいえ、業務マニュアルを作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内向け業務マニュアルの作り方と作成のコツを中心にご紹介します。 分かりやすい業務マニュアルの作り方を把握したい 見本・作成例を知り、業務マニュアル作成のイメージを明確化したい 業務マニュアルを簡単に作成・確認できるアプリを探している という方はこの記事を参考にすると、作り方やコツを踏まえて、分かりやすい仕事のマニュアルを作成できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 業務マニュアルとは？業務手順書との違い2 社内向け業務マニュアルを作成するメリット3 【4ステップ】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方3.1 ステップ1｜作成スケジュールの策定3.2 ステップ2｜内容の決定3.3 ステップ3｜情報収集・フィードバック3.4 ステップ4｜格納場所の決定4 上手い人が実践！業務マニュアル作成のコツ5選4.1 （1）読み手の立場に立って記載する4.2 （2）5W1Hを意識する4.3 （3）「一目で内容がわかる」マニュアルを作成する4.4 （4）フローチャートを活用する4.5 （5）フォーマットを利用する5 【マニュアルは何で作る？】マニュアル作成ツールの選定ポイント6 【必見】業務マニュアルを簡単に作成・確認できるおすすめアプリ6.1 欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」6.2 ＜見本＞ナレカンを使った社内向け業務マニュアルの作成例7 業務マニュアルを上手く運用するコツ3選7.1 （1）作成範囲を分担する7.2 （2）小規模な範囲から運用する7.3 （3）修正・更新をする8 業務マニュアルの制作事例4選8.1 事例1｜合同会社アクラス（介護）8.2 事例2｜ワタベウェディング株式会社（ブライダル）8.3 事例3｜アビームコンサルティング株式会社（コンサル）8.4 事例4｜ハンモック株式会社（法人向けソフトウェアメーカー）9 業務マニュアルの作成が上手い人のコツや活用事例まとめ 業務マニュアルとは？業務手順書との違い 業務マニュアルとは、「作業の進め方や全体像」が記載された案内書のことです。 業務マニュアルを見れば、全従業員が業務の目的や概要を理解して、同じ手順で仕事を進められます。また、「上司や先輩社員に、違う社員から似たような質問がくる」などの問題がなくなるので、業務スピードの改善も期待できるのです。 また、マニュアルとよく似たものとして「業務手順書」がありますが、両者には以下の違いがあります。 ＜業務マニュアル＞ ＜業務手順書＞ 作成の目的 業務の全体像と進め方への理解を促す。 模範的な作業手順を示して、作業の質と効率を均一化する。 記載内容 具体的な「作業の手順」に加えて、業務の目的や概要、参考資料なども含めてまとめる。 作業の手順のみを記載する。 例 ・新入社員教育マニュアル ・売上分析マニュアル ・研修センター利用の申請手順 ・売上分析ツールの操作手順書 このように、業務手順書に記載する「細かい作業の具体的な手順」は、業務マニュアルにも含まれます。一方で、業務マニュアルは業務の全体像を伝えるものなので、「業務の概要説明」や「付随する情報」も一括してまとめる必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内向け業務マニュアルを作成するメリット 社内向け業務マニュアルを作ると、以下の3つのメリットが得られます。 作業時間を短縮できる マニュアルがあれば、疑問が出たときに管理者の回答を待つ必要がないので、スムーズに作業を進められます。 教育コストを減らせる マニュアルを読めば作業の概要や手順が分かるため、レクチャーに人員を割く必要がなくなります。その結果、社員教育に割いていた時間やリソースを他の業務にまわせるのです。 品質の維持しつつミスを減らせる マニュアルに手順や方法を明確に記載すれば、ミスやエラーを削減できます。さらに、誰が担当しても一定の基準が保たれるので、業務の品質を保てるのです。 このように、業務マニュアルを作成しておけば、必ずしも対人で課題を解決する必要がなくなるうえ、ヒューマンエラーの予防も期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【4ステップ】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方 以下では、業務マニュアルの作り方を4ステップに分けて解説します。新しい業務マニュアルを作る前に、手順を確認しましょう。 ステップ1｜作成スケジュールの策定 はじめに、マニュアルの作成スケジュールを組み立てます。 まずは、「新入社員が部署に配属される」「新しい業務が追加される」タイミングなど、いつまでにマニュアルが必要かを特定します。そのうえで、マニュアル作成に必要な工程を洗い出して、スケジュールをたてましょう。 とくに、業務の広範囲を解説するマニュアルは作成に時間と労力がかかるので、作成までのタスクを細分化して、適切なメンバーに割り当てておく必要があります。 以上のように、完成期日をもとにマニュアルの作成スケジュールをたてることは重要です。なんとなく作成をはじめると、「フィードバックや修正」の時間がとれずに質が落ちたり、いつまでたっても完成しなくなったりします。 ステップ2｜内容の決定 スケジュールを策定したら、次にマニュアルに記載する内容を決めましょう。 「何を伝えるためのマニュアルなのか」を軸に、目次を作るように構成を決めていきます。たとえば、”最初に業務の概要を簡潔に解説して、次に具体的な手順を画像付きで掲載、最後に注意点を箇条書きでまとめる”などの構成が考えられます。 また、マニュアルを作成する業務について、「不安に思っていること」「不明点」をメンバーにヒアリングして、疑問を解消できるような情報を記載しておくのも有効です。 さらに、「ナレカン」「ナレカン」のような「質問機能」があるITツールを導入していれば、業務に関する疑問や回答を日頃から残せるので、マニュアル作成のときに一から内容を考える必要もなくなります。 ステップ3｜情報収集・フィードバック マニュアルに記載する内容が決まったら、情報収集をしましょう。 マニュアルに記載する内容を作成者がすべて把握しているケースは稀なので、業務知識が豊富なメンバーへのヒアリングが必要です。また、収集した情報をもとにマニュアルを作ったら、「情報が正しく伝わるか」必ずフィードバックをもらって、修正を入れます。 情報収集は最も時間と手間がかかる工程ですが、質の高いマニュアル作成には必須です。また、”マニュアルに紐づくコメント機能”があるツールを使って作成すれば、他部署のメンバーにも手間なく確認依頼でき、フィードバックのやりとりもスムーズです。 ステップ4｜格納場所の決定 最後に、完成したマニュアルの格納場所を決定します。 格納場所が定まっていると、マニュアルを確認したい場合にすぐに見つけられるため、マニュアルの活用が社内に定着しやすくなります。たとえば、ITツールに格納していると、時間や場所を問わず確認できる点が便利です。 とくに、「ナレカン」「ナレカン」のような「マニュアルの公開メンバーを細かく設定できるツール」を使えば、まずは小規模なチーム内でマニュアルを使ってみて、修正を重ねたうえで部署や全社に公開範囲を拡大することもできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 上手い人が実践！業務マニュアル作成のコツ5選 ここでは、マニュアル作りが上手い人が実践するコツを5つご紹介します。「活用されるマニュアル」を作成するために、以下のポイントを押さえましょう。 （1）読み手の立場に立って記載する マニュアル作成の1つ目のコツは、「読み手の立場に立つこと」です。 業務マニュアルの内容を主観的記載すると、”自分が当たり前に認識している部分の説明”を省いてしまうケースが多いです。結果、「ある程度流れを知っているメンバーしか理解できない、使いづらいマニュアル」になってしまいます。 マニュアルは、新入社員も中堅社員も読みます。したがって、守るべき最低限のレギュレーションのみを凝縮したうえで「専門用語を詰め込まない」などの考慮が必要です。 （2）5W1Hを意識する マニュアル作成の2つ目のコツは、「5W1Hを意識すること」です。 5W1Hを意識して記載することで、マニュアルの手順を「誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのように」実施するのか明確になります。作業の進め方が具体的に解説されるので、誰が読んでもやり方に迷わなくなるのです。 このように、5W1Hの情報を抜け漏れなく織り込めば、人によって解釈が分かれることがなくなり、業務クオリティを一定に保てます。 （3）「一目で内容がわかる」マニュアルを作成する マニュアル作成の3つ目のコツは、「読み手が一目で理解しやすいマニュアルをつくること」です。 たとえば、マニュアル作成が上手い人が作成したマニュアルは、構成を分かりやすく示すために必ず「目次」があります。また、内容については、「冒頭に概要を簡潔にまとめている」「作業手順は画像を使って示している」などの工夫が見られるのです。 さらに、”注意点”や”よくある質問”などを補足として加えると、従業員が作業のイメージを掴みやすくなります。視認性を高めるために文字の色や大きさを変えたり、箇条書きを使ったりするのも効果的です。 （4）フローチャートを活用する マニュアル作成の4つ目のコツは、「フローチャート（業務の流れ図）の活用」です。 マニュアルの読み手が業務の全体像を理解していれば、優先すべき業務が分かり、次のタスクを予想して動けます。その結果、業務の流れが複雑な場合でも、タスク漏れなく作業を進められるのです。 したがって、「業務全体の流れをつかめない」などの理由で業務全体の遅れを招かないためにも、マニュアルにはフローチャートを掲載しましょう。 （5）フォーマットを利用する マニュアル作成の最後のポイントは、「マニュアル作成時にフォーマットを利用すること」です。 社内共通のフォーマットがあれば、マニュアルの構成やレイアウトを一から考える必要がなくなります。また、作成者ごとに記載内容のばらつきが出る心配もありません。 見やすいマニュアルを蓄積できている企業は、フォーマットを活用したマニュアル作成を促しているのです。そこで、マニュアルの新規作成には、登録したフォーマットをわずかな操作で呼び出せる、「ナレカン」「ナレカン」のようなツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【マニュアルは何で作る？】マニュアル作成ツールの選定ポイント マニュアルをどのツールで作るか迷っている場合は、マニュアル作成ツールを使うべきです。 マニュアルの作成から共有まで、ツール内で完結できる点がメリットです。ここでは、マニュアル作成ツールの選定ポイントを3つご紹介します。 マルチデバイスに対応しているか デスク以外の場所でも、ナレッジを確認したい場面は出てくるため、スマホ・タブレットからも情報を確認できるツールを選ぶべきです。マルチデバイス対応ではあるものの、スマホ・タブレットでは一部機能が制限されるツールも多いため、デバイスごとに使える機能を確認しつつ選定しましょう。 情報の更新はしやすいか マニュアルは一度作成して終わりではなく、常に改善していくものなので、更新のしやすさはマニュアル作成ツール選ぶうえで重要です。 厳重なセキュリティか マニュアルには社外秘の情報が多く含まれるため、十分なセキュリティで保護されたツールで管理するべきです。具体的には、「ナレカン」「ナレカン」のように国際セキュリティ資格（「ISO27001」「ISO27017」）を保有しているツールであれば安心です。 業界・業種を問わず、上記の3つは確実におさえたうえで、マニュアル作成ツールを検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】業務マニュアルを簡単に作成・確認できるおすすめアプリ 以下では、業務マニュアルを誰でも簡単に作成・確認できるおすすめアプリをご紹介します。 マニュアルをそれぞれの業務担当者がバラバラに作成すると、どのマニュアルがどこにあるか分からず、必要なときに参照できません。また、マニュアルのバージョン管理が難しく、最新情報の反映や情報の更新が遅れる恐れもあります。 そこで、社内マニュアルを管理する専用のツールを導入すれば、業務マニュアルの管理が簡単になります。ただし、検索しても欲しい情報が得られなければ、マニュアルは活用されません。 したがって、自社が導入するべきマニュアル管理ツールは、目的の情報が確実に見つかる、検索機能の充実したツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テキストのほか、画像やファイルを添付するだけで、業務マニュアルを簡単に作成・共有できるので、情報の一元化に役立ちます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に話しかけるように検索が可能なので、蓄積したマニュアルの中から、必要な情報をすぐに見つけられるのです。 欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜見本＞ナレカンを使った社内向け業務マニュアルの作成例 ナレカンでマニュアルを作成すれば、誰でも簡単に情報を管理・更新・共有できます。 ナレカンには、紙のノートに記載する感覚で直感的にマニュアルを記載できるほか、画像やファイルの添付も簡単です。 また、マニュアルの公開や改定などの連絡を、記事に紐づく「コメント」で任意のメンバーに発信できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務マニュアルを上手く運用するコツ3選 ここでは、業務マニュアルを上手く運用するコツ3選をご紹介します。マニュアルを作成しても使われなければ意味がないため、失敗しないよう運用ポイントをおさえておきましょう。 （1）作成範囲を分担する マニュアルを上手く運用するには、作成範囲を分担する点が重要です。 各メンバーがバラバラにマニュアルを作成していると、内容の抜け漏れや重複が生まれる恐れがあります。そのため、作成範囲を分担しつつ「誰が・何のマニュアルを作成しているか」を明確にし、メンバー同士が連携して作成しなければなりません。 そこで、承認機能が備わったツールで作成すると、マニュアルの作成・更新・削除に管理者からの承認が必須になるので、各メンバーが手当たり次第にマニュアルを作成する混乱を防いで、円滑にマニュアル作成を進められます。 （2）小規模な範囲から運用する 作成したマニュアルは、いきなり全社に公開せず、小規模な範囲から運用しましょう。 作成段階で修正を重ねたとしても、運用してみるまでは「完全なマニュアル」とは言えません。複数のメンバーが実際の業務に使ってみてはじめて、「説明が不足している点」や「実務と噛み合っていない点」が発覚するケースがあるのです。 そのため、作成したマニュアルをいきなり全社に公開すると、不備が出てきた際に現場が混乱する可能性があります。そこで、まずはチームや部署など小規模な範囲に公開して、ある程度「運用後の修正」をしたうえで公開範囲を拡大することがポイントです。 （3）修正・更新をする 実態に沿った内容にするには、作成したマニュアルを放置せずに更新しなければなりません。 大まかな業務内容や取り組み方は変わらなくても、業務の細かい部分は必ず変化しています。些細な部分でも、マニュアルの記載内容と実務に乖離があるとトラブルに発展してしまう可能性があるため、マニュアルは必要に応じて更新すべきです。 そのときに、紙やExcelでマニュアルを作成していると更新や修正に手間がかかってしまいます。そこで、「ナレカン」「ナレカン」のようにPC・スマホから編集しやすく、改定履歴も残るツールを使うと管理がしやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務マニュアルの制作事例4選 以下では、マニュアルの制作事例を4選ご紹介します。自社に設置したいマニュアルと近い事例を参考にして、マニュアル作成に生かしましょう。 事例1｜合同会社アクラス（介護） 引用：合同会社アクラスの公式サイト 合同会社アクラスは訪問介護を中心に4つの事業を展開し、約50名の従業員で構成されている企業です。 同社はもともと、「タイムライン形式で情報を共有できる」チャットアプリを使っており、情報が流れることに悩んでいました。たとえば、患者カルテやマニュアルが必要になるたびにスクロールしなければならず、探す手間がかかっていたのです。 そこで、シンプルに情報をストックして管理できる情報共有アプリの「Stock」を導入しました。 すると、高い検索性により必要な資料へすぐにアクセスできるようになったほか、誰でも簡単に情報を残せるようになり、業務効率が大幅に向上しました。 参考：「『情報が流れていかず、誰もが簡単にアクセスできる』Stockは、介護業界には必須のツールです」 事例2｜ワタベウェディング株式会社（ブライダル） 引用：ワタベウェディング株式会社の公式サイト ワタベウェディング株式会社は、国内64拠点・海外23拠点を持ち、国内外における挙式サービス事業を手がける企業です。 当社はマニュアルがすでにあるものの、古い情報が混在している問題がありました。更新されないマニュアルは従業員の教育時にも混乱を招くため、最新情報のみを体系的にまとめたマニュアルが必要になったのです。 そこで、誰でも視覚的に分かりやすいフローチャートをつくり、タスクに分けて記載するルールを定めました。 その結果、マニュアルを読むだけで”何をすべきか”が分かり、従業員間の認識を統一できました。また、必要な情報だけを記載することで、従業員の混乱も解消されたのです。 参考：新人教育にも使える業務マニュアルの作成と改訂手順の研修｜クレストコンサルティング 事例3｜アビームコンサルティング株式会社（コンサル） 引用：アビームコンサルティング株式会社の公式サイト アビームコンサルティング株式会社は、国内29拠点を持ち、マネジメントやビジネスプロセス領域のコンサルティング事業を手がける企業です。 当社では、情報の属人化から意思決定の遅れを招いていました。意思決定の遅れはクライアントからのイメージや企業の信頼を左右するので、情報の属人化をなくすことが急務となったのです。 そこで、当社では意思決定のスピードを向上させるために、制度やプロセス・ツールを刷新しました。また、新しい制度が組織に浸透しやすいように、業務マニュアルとしてルールブックも導入しています。 ルールブックは「視覚的に分かりやすくて簡潔な表現」「ゴールへの納得感」を意識して記載されたため、従業員へスムーズに浸透しました。さらに、社内研修やトレーニングにも活用されたことで、情報の属人化を解消できたのです。 参考：全社経営管理高度化に向けた、ツールとして活用しています｜アビームコンサルティング株式会社 事例4｜ハンモック株式会社（法人向けソフトウェアメーカー） 引用：ハンモック株式会社 ハンモック株式会社は、法人向けソフトウェアの開発・販売を手がけるメーカーです。 当社では、自社開発したタブレット用手書き文字変換ソフト「TabletForm」のユーザーマニュアルが分かりづらいという問題があり、内容の更新が急務でした。 具体的には、見やすいフロー図を用いたり、マニュアルの構成や本文を見直したりしました。その結果、ユーザー目線に立ったマニュアルが完成し、顧客満足度の向上につながったのです。 参考：ユーザーマニュアル改善事例｜ 株式会社ヒューマンサイエンス 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務マニュアルの作成が上手い人のコツや活用事例まとめ ここまで、業務マニュアルの作成方法や運用のコツを中心にご紹介しました。 分かりやすいマニュアルをつくるには、「読み手の立場に立って記載する」「フォーマットを活用する」などのコツがあります。また、マニュアルは一度作成して終わりではなく、業務内容が変わるたびに改定しなければなりません。 そのため、作成したマニュアルはITツールを使って、社員が確認・編集しやすい状態で管理する必要があります。とくに、検索しやすいツールであれば、マニュアルから必要な情報をすぐに探し出して、業務に役立てられるのです。 結論、誰もが直感的に編集でき、“平均0.2秒”の高速スピード検索が可能なツール「ナレカン」であれば、ITツールの操作に不慣れな社員でも、マニュアルを正しく運用できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、業務マニュアル作成・運用の効果を高めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール/アプリ8選！選び方も解説 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

デザイン性の高い資料をつくれる「パワーポイント」は、マニュアル作成に利用される場合が多いです。デザインや構成を自身で工夫できるので、視覚的に見やすいマニュアルをつくれます。 しかし、「パワーポイントで見やすいマニュアルを運用したいものの、作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パワーポイントでマニュアルを作成するコツやテンプレートを中心にご紹介します。 パワーポイントでマニュアルを作成するコツを知りたい テンプレートを活用して、マニュアルを作成する手間を軽減したい パワーポイントよりも簡単かつ効率的なマニュアル作成ツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントでのマニュアルの作り方が分かるほか、共有・管理を効率化させるヒントも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツ1.1 （1）文字のフォントを一貫させる1.2 （2）カラーを3色に絞る1.3 （3）図・表・写真を活用する1.4 （4）テンプレートを活用する1.5 （5）テキストを詰め込みすぎない2 【見本あり】見やすいマニュアル・手順書の作り方3 【無料】業務マニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレート4 パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリット4.1 （1）レイアウトやデザインの自由度が高い4.2 （2）無料で利用できる5 パワーポイントでマニュアルを作成する4つのデメリット5.1 （1）使いこなすのが難しい5.2 （2）管理が煩雑化する5.3 （3）すぐに共有できない5.4 （4）情報が見つけづらい/資料がかさばる6 【必見】パワーポイントのデメリットをすべて解消するおすすめのツール6.1 大企業のマニュアル管理にも貢献するツール「ナレカン」7 社内でマニュアルを活用するための運用方法8 【番外編】マニュアル作成に関するよくある質問8.1 質問1｜マニュアル作成にはパワポとエクセルのどちらがいいのか8.2 質問2｜業務マニュアルをパワポで縦にする方法はあるのか8.3 質問3｜パワーポイントのマニュアルをPDF化するにはどうするのか9 パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツまとめ パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツ ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成するコツを5つ紹介します。見やすい資料をつくるためにも、以下のコツを押さえましょう。 （1）文字のフォントを一貫させる まずは、マニュアルの文字のフォントを決めましょう。 文字のフォントを複数使用するとマニュアルが見づらくなります。そのため、メインとなるフォントをひとつに絞ることで、ストレスなく読める手順書がつくれるのです。 ただし、単調なマニュアルだと「読むべき部分」が分かりづらいので、重要な箇所を太文字にしたり、説明文を枠線で囲ったりしましょう。また、自社でフォントが定められていない場合は、線の太さが均一で視認性の高い「ゴシック体」がおすすめです。 ゴシック体の例 （2）カラーを3色に絞る 次に、カラーを3色に抑えましょう。以下のように、3色のカラーを使い分けるとより見やすくなります。 ベースカラー 操作書の説明文で使うカラーで、黒が使われるケースが多いです。 メインカラー 見出しなどの強調したい箇所で使うカラーになります。たとえば、企業のロゴに使われている色などがおすすめです。 アクセントカラー 一番強調したい箇所で使うカラーです。メインカラーが赤の場合は青を選ぶなど、見分けがつく色を選択しましょう。 視認性を高めようと色を増やすと見づらくなるため、主要な3色に限定して統一感を持たせます。たとえば、企業のブランドカラーや視認性の高い色を選ぶと良いでしょう。 （3）図・表・写真を活用する テキストだけでは伝えにくい内容を視覚的に補完するために、図や表、写真を添付することもコツです。 マニュアルがテキストだけではすぐに欲しい情報へたどり着けません。一方、図などの視覚情報があれば内容をすぐに理解できるため、マニュアルが活用されやすくなるのです。 したがって、パワーポイントでマニュアルをつくるときには、図や表、写真を効果的に使いましょう。ただし、過度に利用すると情報にまとまりがなくなり、理解しづらくなるので、適度に使うのがポイントです。 （4）テンプレートを活用する 4つ目に、テンプレートを活用して、デザインの手間を省きながらも質の高いスライドを作成しましょう。 また、階層構造を活用すると情報の優先順位が明確になります。以下のように表紙や見出し、サブ見出しを使い、視覚的に情報の重要度を示せば、読みやすさが向上します。 表紙 目次 詳細（具体的なノウハウの紹介ページ） このように、マニュアルの構成にあわせて見本のテンプレートを準備しておけば、マニュアルをつくるたびにレイアウトを考える時間をなくせます。そのため、マニュアル作成の手間を減らすために、自社にあったテンプレートを整えておきましょう。 （5）テキストを詰め込みすぎない 最後に、パワーポイントでマニュアルを作成するときは、テキストを詰め込み過ぎないようにしましょう。 マニュアルにテキストを過剰に詰め込むと、読み手が情報を見つけたり処理したりするのが難しくなります。そのため、読者が情報を簡単に理解できるように「1スライド1メッセージ」を意識しましょう。 また、適切な行間や文字装飾を使用し、テキストを読みやすくすることで、ユーザビリティ（使い勝手）を向上させられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【見本あり】見やすいマニュアル・手順書の作り方 見やすいマニュアル・手順書をパワーポイントで作るには、以下のステップで進めましょう。 ステップ1 |タイトルとデザインを決める 作成するマニュアルの名前や作成者の氏名、日付を記入します。デザイン・レイアウトは画像上部の黄色い部分から選べます。 ステップ2 |目次を決める マニュアルの内容と順番を決めて、目次を作成します。読み手に伝わりやすいような構成を考えましょう。 ステップ3 |スライドを作成する 目次の項目ごとにスライドを作成していきます。基本的には箇条書きで作成し、分かりにくい部分には画像を挿入すると見やすくなります。 ただし、パワーポイントを使ってマニュアルを作成する場合、スライド一枚に書き込める情報量には限りがあります。また、スライドの枚数が増えると求めている情報が探しにくくなるという注意点もあるのです。 以上のことから、情報量が多いマニュアルを作成するのにパワーポイントは不向きだと言えます。代わりに、1枚にテキストと画像をまとめられて、高精度の検索機能で必要な情報をすぐに見つけられる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを利用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料】業務マニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレート こちらは、Digipotが提供するマニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレートです。 入力方法や操作方法まで書かれているため、マニュアルをはじめて作成する方や、普段パワーポイントを使わない方でも簡単に作成できます。作成後はパワーポイントを持たない人でも閲覧できるようにPDF化すると便利です。 マニュアル作成に役立つテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリット ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリットをご紹介します。以下のメリットを得るために、ポイントを押さえましょう。 （1）レイアウトやデザインの自由度が高い パワーポイントでは、視覚的に優れたデザインで、レイアウトしやすいマニュアルをつくれます。 パワーポイントには図やグラフ、画像を簡単に挿入できるため、視覚的な情報を取り込みやすいです。さらに、ページの順番を入れ替えたり、新しいページを既存のページに差し込んだりできるので、マニュアル完成後にも修正や変更がしやすいと言えます。 このように、パワーポイントはデザインやページ構成の自由度が高いことから、分かりやすく、運用しやすいマニュアルをつくれるツールと言えます。 （2）無料で利用できる さらに、パワーポイントは利用のハードルが低いのがメリットです。 パワーポイントは、Microsoftの有料ツールですが、Web版であれば無料で利用できます。また、見やすいコンテンツをつくる機能が豊富に備わっており、マニュアルのためにほかのツールをわざわざ導入する必要がありません。 さらに、パワーポイントはすでに多くの企業が採用しているので、使い方をはじめからレクチャーする必要がなく、手間がかからないのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ パワーポイントでマニュアルを作成する4つのデメリット ここでは、マニュアルをパワーポイントで作成するときの4つのデメリットをご紹介します。パワーポイントには、デザインの自由度が高かったり、利用ハードルが低かったりするメリットがある一方、以下の「無視できないデメリット」もあるのです。 （1）使いこなすのが難しい はじめに、パワーポイントでのマニュアル作成は、普段あまりPCを利用しない方にはハードルが高いという欠点があります。 パワーポイントには細かい機能が豊富に備わっているので、使いこなせれば重宝します。しかし、パワーポイントはデザインやレイアウトが自由な分、細部にまでこだわると必要以上に時間がかかってしまうのです。 このように、パワーポイントは、多機能ゆえに使いこなすのが難しく、初心者ではマニュアルを作成しづらい点に注意しましょう。 （2）管理が煩雑化する 次に、パワーポイントで作成したマニュアルは、管理が煩雑化する恐れがあります。 通常、業務マニュアルは業務内で発生する作業一つ一つに対して作成されます。そのため、パワーポイントでマニュアルを作成する場合、作業量に比例してファイル数も膨大な量になってしまうのです。 このような状況では、「目的のファイルが見つからない」といった事態になりかねません。そのため、多階層の「フォルダ」で管理が煩雑化するのを防ぎ、高度な「検索機能」で目当ての情報に即座にたどり着ける「ナレカン」「ナレカン」のようなツールの導入が最適です。 （3）すぐに共有できない さらに、パワーポイントでは、リアルタイムで編集内容を共有できないのも難点です。 パワーポイントで作成したマニュアルは、PDFに変換してからメールやチャットで共有するため、手間がかかります。また、メールやチャットでは連絡を見落としてしまい、最新の情報が共有されていなかったり、マニュアルの利用が滞ったりするのです。 一方、「クラウドツール」を導入すれば、マニュアルが更新されたタイミングで、すぐに社員へ共有できます。ただし、多機能なツールでは従業員が使いこなせないリスクもあるので「シンプルなクラウドツール」を選択しましょう。 （4）情報が見つけづらい/資料がかさばる 最後に、パワーポイントで作成したマニュアルは、情報が見つけづらかったり、資料がかさばったりする恐れがあります。 パワーポイントの1枚のスライドに記載できる情報量はかなり限られます。詳細な説明が必要で文章量が多くなってしまう場合、全てを1枚のスライドに収めようとすると文字が密集し、目当ての情報を見つけづらくなってしまうのです。 とはいえ、スライドを複数枚利用すると、スライドを跨ぐ際に一度文章が途切れてしまい、前後の因果関係が分かりづらくなります。また、スライド数があまりにも多いと、閲覧者は見る気を失い、利用されなくなりかねません。 そのため、マニュアルを作成する際には、パワーポイントのようなスライド形式のツールではなく、情報をノート形式で見やすくまとめられるツールを利用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】パワーポイントのデメリットをすべて解消するおすすめのツール 以下では、パワーポイントのデメリットをすべて解消できるおすすめツールを紹介します。 パワーポイントでマニュアルを作成すると、都度PDF化してメールで送るといった手間がかかり、共有に煩わしさを感じかねません。また、マニュアルの数が増えるにつれてどこに何のマニュアルがあるかわからなくなり、スムーズに活用できない恐れがあります。 そのため、マニュアルの共有が簡単で、大量のマニュアルも確実に一元管理できるツールが必要です。また、高度な検索機能を備えたものであれば、必要なマニュアルを瞬時に見つけ出せるため、マニュアルを探す時間が削減できます。 結論、自社が導入すべきはあらゆる情報を簡単に残せて、欲しい情報にすぐにたどり着ける「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、AIを活用した高精度の検索機能で即座に欲しい情報へたどり着けます。また、マニュアルの内容を勝手に編集されないようにアクセス権を設定したり、承認フローを設けたりすることもできるので、効率的にマニュアルを管理できるのです。 大企業のマニュアル管理にも貢献するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ 以下では、マニュアル作成・管理に役立つナレカンの機能を紹介します。 テンプレート機能 ナレカンの「記事」には、マニュアル作成をはじめとした、様々な場面に合わせたテンプレートを登録することが可能です。下図のように、わずかな操作でテンプレートを呼び起こせるようになります。 目次機能 ナレカンでは記事内に「目次」を設定できます。記事内の特定箇所へ即アクセス出来るようになり、必要な情報をすぐに探し出せます。 フォルダ機能 ナレカンで作成したマニュアルは、階層化できる「フォルダ」で、部署ごとに分けて管理できます。さらに、フォルダ単位でアクセス権限や、記事の閲覧/編集権限まで細かく設定できるので、社内における情報保護も抜群です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内でマニュアルを活用するための運用方法 マニュアルは作成して終わりではなく、実際に活用されなければ意味がありません。実際の業務に生かすためには、以下のポイントを意識して運用しましょう。 定期的な更新と見直し マニュアルの内容は業務や技術の変化に伴い、定期的に更新し見直しましょう。最新の情報を反映すれば、社員が常に正確で有用な情報を利用できます。 作成の経緯や目的を明確に伝える どのような業務やシーンで使うマニュアルなのか、作成の経緯や目的を明確に伝えましょう。これにより、社員がマニュアルの意義を理解し、正しく活用できます。 フィードバックの収集と改善 マニュアルの利用者からフィードバックを収集し、改善点を洗い出しましょう。現場での使用感や実際の問題点を反映させれば、より使いやすく実用的なマニュアルを作成できます。 以上のように、マニュアルの意義を周知させ、改善を繰り返すことがマニュアルの運用につながります。そこで、マニュアルの管理だけでなく、情報の周知や意見の収集ができるコメント機能を備えた「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使うと便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【番外編】マニュアル作成に関するよくある質問 以下では、マニュアル作成に関するよくある質問と回答を紹介します。パワーポイントでマニュアルを作るときは、参考にしましょう。 質問1｜マニュアル作成にはパワポとエクセルのどちらがいいのか マニュアルの作成においてどちらを選ぶべきかは、マニュアルの用途によります。 PowerPointは、画像や表を用いた視覚的にわかりやすいマニュアルを作りたい時に最適です。一方、Excelはデータの集計や表計算をマニュアルに組み込みたい場合には有用な反面、PowerPointに比べて文章量やデザイン性で劣ります。 以上より、文章や画像メインのマニュアルを作成したい人はPowerPointで、データや計算が中心のマニュアルを考えている方はExcelがおすすめです。 質問2｜業務マニュアルをパワポで縦にする方法はあるのか PowerPointの業務マニュアルを縦にするには下記の手順を踏む必要があります。以下は、Mac版PowerPointの使用画面です。 まず、[デザイン]タブから[スライドのサイズ]をクリックします。 クリックして表示された文字の中から[ページ設定]を押すと、以下のダイアログボックスが現れます。その中でスライドの[方向]を横から縦に変更します。 以下のようにスライドが縦に表示されたら操作は完了です。 このように、PowerPointの業務マニュアルを横から縦に変更することが可能なのです。 質問3｜パワーポイントのマニュアルをPDF化するにはどうするのか 以下では、Mac版のPowerPointで作成したマニュアルをPDF化する方法を説明します。 画面上部に表示される[ファイル]から[名前をつけて保存]を選択します。 以下のようなダイアログボックスが表示されるので、ファイル形式の中から[PDF]を選びます。 ファイルの情報を入力し終えたら、[保存]を押します。 以上のような手順でマニュアルをPDF化することで、勝手に内容を編集されてしまう事態を防げます。しかし、フォルダごとにアクセス権限を設定できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使えば、PDF化する手間が省けるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツまとめ これまで、パワーポイントでマニュアルをつくるコツやメリット・デメリットをご紹介しました。 パワーポイントのマニュアルは、すぐに運用を始められる点がメリットです。しかし、マニュアルの数が増えるにつれて管理が煩雑化しやすくなり、情報が見つからないというデメリットもあります。 そのため、膨大なマニュアルのファイルもアクセス権をコントロールして整理できる多階層の「フォルダ」を備えたツールを導入すべきです。また、蓄積されたマニュアルの中から必要な情報を瞬時に探せる高度な「検索機能」を備えていれば、活用されやすいです。 結論、マニュアルを運用するには、社内のあらゆるマニュアルを整理整頓し、必要な情報へ即アクセスできるツール『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、パワーポイントよりも簡単かつ迅速にマニュアルを作成・運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール/アプリ8選！選び方も解説

電子マニュアルを作成する手段として、多くの企業が「エクセル」を使っています。エクセルを使うと、導入コストや教育コストをかけずに手軽にマニュアルを作成できるので便利です。 しかし、「エクセルでどのようにマニュアルを作成すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、エクセルでのマニュアル作成で押さえるべき5つの手順や、テンプレートを中心にご紹介します。 エクセルを使ったマニュアルの作り方やコツを知りたい マニュアルをエクセル・ワード・パワポのどれで作るべきか検討したい エクセルより簡単にマニュアルを作成・管理できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、エクセルにおけるマニュアル作成の重要なポイントが分かり、作成後の管理や共有に負担がかからない方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 業務マニュアルを作る重要性2 エクセルを使ったマニュアルの作り方2.1 手順1｜目次を作成する2.2 手順2｜マニュアルの内容を入力する2.3 手順3｜画像を挿入する2.4 手順4｜デザインを統一する2.5 手順5｜共有する3 エクセルで見やすいマニュアルを作成する3つのコツ3.1 （1）過程ごとにSheetを分ける3.2 （2）説明文を適切な位置に入力する3.3 （3）テンプレートを活用する4 マニュアル作成にはエクセル・ワード・パワポどれがいい？5 【注意】マニュアル作成するときの2つの課題5.1 （1）作成に時間がかかる5.2 （2）社内メンバーに活用されず放置される6 エクセル・ワードより簡単にマニュアルを作成・管理できる方法6.1 目的のマニュアルをすぐに閲覧できるツール「ナレカン」7 無料｜マニュアル作成に役立つ作業手順書のエクセルテンプレート8 エクセルを使ったマニュアルの作り方まとめ 業務マニュアルを作る重要性 業務マニュアルの作成は、ノウハウを共有して業務を標準化するうえで必須です。 マニュアルを作れば、社員が共通認識をもって作業を進められ、業務の質を均一化できます。とくに、「テレワーク」や「フレックスタイム制」が定着し、口頭による教育の機会が減った現代において、マニュアルは不可欠となりつつあります。 このように、働き方が多様化し、従業員がオフィスに集まらなくなった状況でもスムーズに仕事を進められるよう、マニュアルを整備する企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ エクセルを使ったマニュアルの作り方 ここでは、エクセルを使ったマニュアルの作り方をご紹介します。以下の手順を押さえて、マニュアルをスムーズに作成しましょう。 手順1｜目次を作成する ここでは、クリックすると目的のページを開ける「ハイパーリンク」を使った目次の作り方をご紹介します。以下の順番で進めましょう。 ハイパーリンクを挿入したいセルを選択して［Ctrl］＋［K］キーを押す ［ハイパーリンクの挿入］ボックスが開くので［このドキュメント内］を押す 目的のシート名を選択して［OK］を押す 上記の手順を踏むと、文字列に下線が引かれます。それをクリックすれば、目的のシートに移動できるようになっています。 このように、目次があればシートが増えた場合も必要な情報をすぐに見つけられるので、従業員はマニュアルを活用しやすくなります。ただし、マニュアルを確実に確認させるためにも、見出しの構成や表現は簡潔にしましょう。 手順2｜マニュアルの内容を入力する マニュアルの骨組みになる目次が完成したら、見出しの内容を記載していきます。 このように、見出しの内容を一行目に書けば、シートを開いただけで「何の業務マニュアルか」が分かります。一方で、認識齟齬を防ぐために、業務内容は詳細に記載しましょう。 また、マニュアルに記載する作業内容に関しても、誰が見ても同じ作業ができるように「過不足なく記載すること」に注意すべきです。加えて、作業内容を記載したら複数人と共有して、内容に誤りがないか念入りにチェックする体制も欠かせません。 手順3｜画像を挿入する 視覚的に見やすくなるので、マニュアルには画像を挿入します。 テキストのみの説明書では内容が理解しづらく、社内に浸透しない原因となりかねません。そのため、画像を効果的に使って分かりやすいマニュアルを作りましょう。 たとえば、業務フローを使ったマニュアルを作成する場合、テキストに加えて下図の画像を挿入し、フローチャートとして表現すれば理解しやすくなります。 ただし、画像を使いすぎると視覚情報が多くなり、かえって読みづらい操作書となる点に注意すべきです。したがって、ポイントとなる場面に画像を挿入して、見やすいマニュアルを作りましょう。 手順4｜デザインを統一する エクセルで分かりやすいマニュアルを作るためには、デザインの統一も大切です。 フォントの種類や文字サイズ、カラーといった要素に一貫性を持たせれば読みやすくなるので、新メンバーでもすぐに業務を理解できるようになります。例として、以下のような内容が挙げられます。 重要なポイントは太文字にする 使用するカラーは3色までに制限する 画像やテキストの配置を統一する このように、社内で共通のルールを作って統一感のあるマニュアルを作成しましょう。 手順5｜共有する マニュアルは作成して終わりではなく、スムーズな社内共有も不可欠です。 エクセルでマニュアルの作成が完了した後は、チャットツールやクラウドストレージで共有することで、社内での運用が開始します。 しかし、チャットツールではほかのメッセージに埋もれてマニュアルデータが流れてしまいます。また、クラウドストレージでは同じようなタイトルのファイルが増えて、見るべきマニュアルが分からなくなってしまうのです。 したがって、Excelで作成したマニュアルを確実に共有するには、ファイルを添付するだけでメンバーにリアルタイムで共有でき、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを併用すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ エクセルで見やすいマニュアルを作成する3つのコツ ここでは、エクセルで見やすいマニュアルを作成するコツを3つ解説します。以下を参考に、読み手を想定して分かりやすいマニュアルを作りましょう。 （1）過程ごとにSheetを分ける エクセルでマニュアルを作るときは、過程ごとにSheetを分けましょう。 たとえば、プロジェクトを”顧客データ収集、資料作成、取引先との面談”という細かい過程に分けます。そのうえで、1過程につき1Sheetを使って詳細を記入することで、見やすいマニュアルを作成できるのです。 ただし、過程をあまりに細かく分けすぎると、Sheetが多すぎて必要なSheetが見つからなくなってしまう恐れがあります。その場合は、［Ctrl］＋［F］キーを押して、ブック全体に対して検索をかけましょう。 （2）説明文を適切な位置に入力する エクセルでマニュアルを作るときは、原則として説明文をセル内に入力しましょう。 マニュアルは「作業手順の一部を確認したい」といった状況で使われることもあります。したがって、必要な項目をすぐに見つけられるように検索機能を活用する機会が多いです。 しかし、エクセルの場合、検索機能を使えるのはセル内のみであり、図形などに挿入された文字は対象外となってしまいます。そのため、説明文などの重要事項は、検索できるセル内に記録すべきです。 （3）テンプレートを活用する マニュアルの作成に当たってはテンプレートを活用しましょう。 テンプレートがあれば、社内のマニュアルのレイアウトが統一されて「どこに何の情報があるか」を把握しやすくなります。また、テンプレートに沿って情報を打ち込むだけで見やすいマニュアルを作れるので、マニュアルの作成時間を短縮できるのです。 そのため、「作成時間を短縮しながら見やすいマニュアルを作りたい」という方は、テンプレートを活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアル作成にはエクセル・ワード・パワポどれがいい？ 以下は、マニュアル作成するにあたって「エクセル・ワード」と「エクセル・パワポ」それぞれのメリットとデメリットをまとめた比較表です。 エクセルは、マクロ機能を使って面倒な作業を自動化できる点が便利ですが、デザイン性が低く印刷しづらい点に注意が必要です。 一方、ワードやパワポはデザイン性が高く、誤字脱字を確認したいという場面のチェック機能が便利です。ただし、エクセルのようにシートで分類できなかったり、ページに入力できる情報量に制約があったりするデメリットがあります。 このように、エクセル・ワード・パワポにはそれぞれ異なる特徴があるため、「記載する内容」や「作成するマニュアルの形式」に合わせて使い分ける必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【注意】マニュアル作成するときの2つの課題 すでに社内にマニュアルを整備している企業では、いくつかの課題が浮き彫りになっています。そのため、これからマニュアルを整備していく企業は、以下の課題を想定したうえで取り組む必要があります。 （1）作成に時間がかかる 1つ目は、作成に時間がかかる課題です。 株式会社CTの調査によると、下のグラフのように、マニュアルを作成する担当者のうち68%が「マニュアル作成に時間がかかっている」と感じています。 したがって、作成方法自体が手間のかかるものになっていないか、見直す必要があるのです。 （2）社内メンバーに活用されず放置される 2つ目は、社内メンバーに活用されず放置される課題です。 エクセル・ワードファイルで作成したマニュアルは、メールやチャット等の外部ツールを介して共有する必要があります。しかし、内容が更新される度に共有し直すのは手間がかかるほか、他の情報に埋もれてファイルを開いてもらえない可能性があります。 実際に、株式会社CTの調査によると、下のグラフのように、”作成したマニュアルが社内で活用されていない”と感じている担当者は、全体の87%にも及びます。そのため、作成した後に活用されるような、アクセス性を整えることが大事なのです。 このように、マニュアル作成の問題として、作成しても放置されてしまうケースは少なくありません。そのため、テーマごとにマニュアルを管理でき、超高精度の検索機能で情報に即アクセスできる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを導入するのがおすすめです。 参考（引用画像含む）：PRTimes｜株式会社CT－【マニュアルが活用されていない実態…】業務・商品マニュアル作成者の約9割から「ユーザーから十分に活用されていない」と実感 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ エクセル・ワードより簡単にマニュアルを作成・管理できる方法 以下では、エクセル・ワードより簡単にマニュアルを作成・管理できる方法を紹介します。 マニュアルには「作成に時間がかかる」問題があります。また、テキストベースでは読んでも理解しづらいうえに、ファイルを開かなければ中身がわからないため「放置されてしまう」恐れがある点に注意が必要です。 そこで、「自社にあった形で情報をまとめられ、検索機能が備わったITツール」を使ってマニュアルを作成・管理しましょう。なかでも、テンプレートが備わったツールであれば、作成時間も短縮できるので、マニュアルを整える工数も最小限に抑えられます。 結論、マニュアルの作成・管理には、マニュアルを“ナレッジ”として簡単に作成・管理できるITツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、テキストや画像を使ってマニュアルを作成でき、形式は「テンプレート」として登録できるので体裁も簡単に整えられます。また、超高精度の検索機能によって、必要な情報をすぐに振り返れるので”マニュアルが活用されない問題”も解消できるのです。 目的のマニュアルをすぐに閲覧できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ ナレカンでは、エクセル・ワードファイルで作成したマニュアルを、直接添付して管理する使い方も可能です。 また、AIを活用した「ファイルの自動要約機能」によって、添付したファイルの中身を「記事」に抽出できます。 上記のように、わずかな手順でファイルを要約できるので、Excelのマニュアルを添付して管理するのに適したツールと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 無料｜マニュアル作成に役立つ作業手順書のエクセルテンプレート こちらは、マニュアル作成に役立つ作業手順書のエクセルテンプレートです。見出しで大まかな作業内容を示し、その下に具体的な作業手順を記載することで、構造的に分かりやすいマニュアルを作れます。 ただし、「ファイル内検索」の機能がないツールでエクセルファイルを管理すると、タイトルを検索することはできても、ファイルの中身まで検索できません。そのため、ファイルの内容を確認するのに逐一ファイルを開く手間がかかってしまいます。 そのため、「ナレカン」「ナレカン」のように「添付ファイル内検索」機能を備えたツールを導入して、ファイルの中身まで検索できる環境でマニュアルを効率的に管理しましょう。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ エクセルを使ったマニュアルの作り方まとめ これまで、エクセルを使ったマニュアルの作り方やコツを中心にご紹介しました。 エクセルは、無料で使い始められることから、マニュアルの作成手段として用いられています。しかし、ファイルを適切に管理しないと、「作成しても中身が判別しづらくて、すぐに確認・更新できない」と放置されてしまうケースも少なくありません。 そのため、検索機能の充実した「ITツール」でファイルを管理・共有し、マニュアルが活用される環境を整えましょう。なかでも、上司に質問するような感覚でマニュアルを探し出せる「自然言語検索」が備わったツールであれば、新人社員でも必要な情報を即確認できます。 結論、自社が導入すべきは、超高精度検索で、求める情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、スムーズなマニュアルの作成・管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール/アプリ8選！選び方も解説

昨今では、数多くのベンダーがオンラインストレージの提供を行っていますが、こうしたなかで最近とくに注目を集めているのが、「DirectCloud（ダイレクトクラウド）」という企業向けオンラインストレージです。 しかし、「DirectCloud利用を検討しているが、DirectCloudの具体的な機能が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、DirectCloudの使い方や料金プラン・評判を網羅的に紹介します。 DirectCloudとはどのようなツールか知りたい DirectCloudを利用しているユーザーの評判を知り、導入可否を見極めたい ストレスなくファイルを共有可能なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、DirectCloudについて正しく理解でき、自社にとって最適なツールか判断できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 DirectCloudとは1.1 「DirectCloud」と「box」の違い1.2 DirectCloudの基本機能1.3 DirectCloudを導入するメリット2 DirectCloudの使い方とは2.1 大容量ファイルを転送する2.2 コラボレーション機能でオンライン編集する2.3 ファイルサーバーとして利用する3 DirectCloudの料金プラン比較表4 DirectCloudの口コミ・評判4.1 DirectCloudの良い口コミ・評判4.2 DirectCloudの改善点に関する口コミ・評判5 DirectCloudを利用する際の注意点5.1 アップロードやログインに失敗することがある5.2 機能が多く使いこなせない6 高セキュリティかつ簡単にファイル共有できるおすすめのアプリ6.1 ファイルを一元管理でき、必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」7 DirectCloudの使い方や料金プラン・評判のまとめ DirectCloudとは 「DirectCloud（ダイレクトクラウド）」は、ユーザー数無制限の法人向けのクラウドサービスです。以前はDirectCloud-BOXという名称でしたが、2022年からサービス名が変更されました。 以下では、DirectCloudの特徴や機能を解説しているので、導入を検討している方は必見です。 「DirectCloud」と「box」の違い 引用：DirectCloudのトップページ DirectCloudとは、株式会社ダイレクトクラウドが提供する、大容量のファイル転送やファイルサーバーのクラウド化を実現するオンラインストレージです。セキュリティ対策に十分な注意が払われているのが特徴です。 一方、オンラインストレージの「box」は、無制限で高セキュアなファイル共有を実現するという点では類似していますが、「box」は初期費用が必要であるのに対し、「DirectCloud」は初期費用が不要という点が大きな違いです。 以上のように、DirectCloudは「セキュリティの信頼性を担保しつつ、低コストで大容量のファイル共有ができるツール」として、2,400社以上の企業に導入されています。 DirectCloudの基本機能 ここでは、DirectCloudの機能と概要を「ユーザー向けの機能」と「管理者向けの機能」で分け、一覧表にして紹介します。 ＜ユーザー機能＞ ＜機能＞ ＜概要＞ セキュリティ 暗号化やウイルスチェック、デバイス認証、アドレス制限などの高いセキュリティ機能を標準装備しています。 ファイル共有リンク ファイルのリンクをスマートにして、大容量のファイルや機密情報を取り扱うファイルを安全かつスムーズに社外とやりとりできます。 社内外とのファイル共有 アクセスレベルを「オーナー」「編集者」「閲覧者」などをはじめとする7段階に設定できるので、様々な状況に対応した社外とのやりとりが可能です。 高度な検索 細かな条件設定や全文検索によって、膨大なファイルから目的の情報をすぐに見つけ出すことができます。 DirectCloudドライブ アクセルレベルを編集者－(マイナス)に設定することで、PCにデータを残さずエクスプローラーでファイルを編集可能です。 ファイル操作 ファイル操作はドラッグ&ドロップで完了するため、手間なく直感的な操作が実現し、ファイル移動のストレスがありません。 スマートデバイス活用 生体認証機能の強固な本人認証により、スマホなどに業務データを残さず、高いセキュリティ水準のもとで文書を共有できます。 ファイルプレビュー 機密情報などの情報漏洩リスクの軽減のため、DirectCloudに保存された文書を、端末にデータを残さずに内容を閲覧できる機能です。 オンライン編集 DirectCloudアカウントを持っているメンバーと、複数人でOffice形式のドキュメント編集ができます。 ＜管理者機能＞ ＜機能＞ ＜概要＞ ユーザーID管理 管理者は各ユーザーのアクセス権を一括で登録し、「ステータス」「有効期限」などの項目を編集できるので、管理者の業務負担を軽減します。 情報流出を防ぐ セキュリティ対策 細かなアクセス権の個別設定ができるほか、企業のポリシーに沿ってアプリやブラウザの使用を制限できるので、それぞれの企業のニーズを満たすことが出来ます。 きめ細かなセキュリティ ファイルの持ち出しを制限したり、スマホでのファイル利用を制限したりできるので、情報漏洩や不正アクセスのリスクを軽減できます。 217種類のログ管理 ログインやファイル操作など217種類のログを取得でき、ユーザーがアクセスして行った操作を全て記録しているので、社員の利用状況を一目で把握できます。 ストレージ管理 Amazon S3という強固なストレージを使用しているので、人為的なミスやサーバーの故障によるデータの紛失を防ぐことできます。 管理の利便性 拠点や部門ごとに複数の管理者を設定できるほか、独自ドメインの設定やファイル復元など管理者の負担を減らす機能を搭載しています。 このように、DirectCloudはユーザー向けの機能だけでなく管理者向けの機能も充実しており、非常に多機能かつ高性能なツールであるといえます。 参考：DirectCloudの機能 DirectCloudを導入するメリット DirectCloudを導入するメリットは以下の3つです。 豊富な操作ログを取得できる 「管理者の操作ログ取得」など、セキュリティに係る管理者機能が多く備わっており、社内の利用状況確認やアクセス制限が可能です。 ユーザー数が無制限 アカウント課金型のクラウドストレージが多い中、DirectCloudはユーザー数無制限の定額であるため、ユーザー管理の工数がかからず、柔軟な対応を実現できます。また、コストを低く抑えられることも特徴です。 情報漏えい対策が充実している IRM暗号化によるファイルに対するアクセス制御のオプションなどがあり、UIや使用感がシームレスな情報漏えい対策が可能です。 以上のように、DirectCloudは情報を安全に管理する機能が多く備わっており、安心してファイルの共有が行えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DirectCloudの使い方とは ここでは、DirectCloudの基本機能とその使い方を解説します。導入時にスムーズに利用できるように、以下の操作方法と機能内容を確認しておきましょう。 大容量ファイルを転送する ファイル転送機能では、メールやUSBメモリなどでの共有が難しい大容量ファイルの共有が簡単に行えます。操作方法は以下となります。 DirectCloudにログインし、共有フォルダをクリックする。 アップロードしたいファイルやフォルダを画面上にドラッグ＆ドロップする。 ファイルを右クリックし、「リンクの作成」をクリックする。 パスワードなどのセキュリティ項目と、送信先のメールアドレスを入力する。 「送信」をクリックし、入力したメールアドレス宛てに共有リンクを送信する。 参考：DirectCloud スタートガイド コラボレーション機能でオンライン編集する コラボレーション機能である「Connect」を利用すると、ログアウト操作無しで他社テナントのフォルダへアクセスしたり、自社で作成したフォルダに他社テナントのユーザーを招待できます。操作方法は以下となります。 DirectCloudにログインし、招待したいフォルダにアクセスする。 画面右側にある、「Connect User招待」ボタンをクリックする。 「メールで招待」または「リンクで招待」より共有メンバーを招待する。 招待の送付先に「Connect User 招待URL」にアクセスしてもらう。 アカウント情報を入力し、「Connect 同期化」をクリックする。 「フォルダへ移動」をクリックすると、招待されたフォルダが表示されます。 ファイルの右端に表示される▼ボタンをクリックし、「編集」を選択すれば、オンライン編集ができます。 参考：DirectCloudサポートセンター ファイルサーバーとして利用する DirectCloud上でデータを管理すれば、ファイルサーバーとしても利用できます。 操作方法は以下となります。 DirectCloudにログインし、マイボックスをクリックする。 アップロードしたいファイルやフォルダを画面上にドラッグアンドドロップする。 格納されているファイルをダウンロードするには、該当のファイルの上で右クリックする。 ※表示されるメニューから「ダウンロード」を選択すればダウンロード可能。 参考：DirectCloud ユーザーガイド 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DirectCloudの料金プラン比較表 DirectCloudでは、利用可能容量や最大ファイルサイズなどの違いに応じた5つのプランが用意されています。それぞれの詳細をまとめると以下となります。 ※表は右にスクロールできます。 スタンダード アドバンスド ビジネス プレミアム エンタープライズ 利用料金 36,000円/月 60,000円/月 108,000円/月 216,000円/月 360,000円/月 ストレージ 容量 500GB 1TB 3TB 10TB 30TB ファイル サイズ上限 5GB 10GB 15GB 20GB 30GB いずれのプランも利用人数には制限が発生しないため、あらかじめ自社での利用状況を想定したうえで、プラン選択を行いましょう。 参考：DirectCloudの料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DirectCloudの口コミ・評判 以下では、DirectCloudを利用するユーザーからの口コミ・評判を解説します。 実際に利用するユーザーの声を聞くことで、自社での利用イメージが十分に掴めるようになります。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。 DirectCloudの良い口コミ・評判 まずは、DirectCloudに関する良い口コミ・評判をご紹介します。実際に利用しているユーザーからは、「高セキュアでの運用ができる点」「ユーザー数が無制限である点」への評価の声が多く挙がっています。 非公開ユーザー　投稿日：2024年04月05日 「ログ管理機能が豊富である」、「細かいアクセス制御が可能である」、「ゲスト機能がある」など管理機能の豊富さが良い点 非公開ユーザー　投稿日：2024年03月26日 ユーザー数に制限がないため、対象者を絞る必要がなく、漏れなくファイル情報を共有できます。 立場によってアクセス権を設定できるので、用途によって区分できます。 非公開ユーザー　投稿日：2024年03月25日 ユーザー数無制限が最高。弊社はM365を導入しているが、ライセンス料高騰の影響でユーザーを絞っている。 安価なライセンスでもファイル共有に使用することが可能な本製品は最適。 非公開ユーザー　投稿日：2024年03月25日 ストレージ容量ごとの料金体系であり、必要容量に合わせたプランが選択できること。 ユーザー数無制限で利用でき、社内・社外問わずユーザー数上限を考える必要がないこと。 DirectCloudドライブというアプリケーションで、通常のエクスプローラと同様な使い方ができること。 セキュリティ設定も複数設定でき、ユーザーの状況に合わせて柔軟に設定ができること。 DirectCloudの改善点に関する口コミ・評判 次に、DirectCloudの改善点に関する口コミを紹介します。実際に利用しているユーザーからは、「多機能ゆえの運用の煩雑化」「必要な情報へのアクセス性の低さ」などへの改善要望が多く寄せられています。 非公開ユーザー　投稿日：2024年04月05日 ユーザをグループに入れることができるが、ユーザ追加の画面ではグループを設定することができず、一度ユーザ作成を終えてから ・再度ユーザを編集しグループを追加する。 ・グループを開いてユーザを追加する。 などの手順を踏まなければならない。 非公開ユーザー　投稿日：2024年03月26日 現時点では改善してほしいポイントは特にありませんが、容量制限をもう少し増やしていただきたいと考えています。 非公開ユーザー　投稿日：2024年03月25日 アップデート頻度が多い。機能改善に前向きとも捉えられ一方、バージョン管理が煩雑。 DirectCloudドライブのユーザビリティを高めてほしい。（ブラウザ版との同等の機能、UIの改善　等） 非公開ユーザー　投稿日：2024年03月25日 現在は、勝手に接続が切れることがある、ということくらいかと思います。 過去、他の課題発生した際には、都度報告の上、改善されていたと思います。 非公開ユーザー　投稿日：2024年03月25日 ブラウザでのofficeファイルの編集が弱い。特にWordとパワポ。 １つ２つで良いので、ユーザー権限を自由に作れるユーザーが欲しい。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DirectCloudを利用する際の注意点 以下では、DirectCloudを利用する際に注意すべきポイントを解説します。DirectCloudを業務に活用する場合は、以下のデメリットに陥る可能性があることを把握しておく必要があります。 アップロードやログインに失敗することがある DirectCloudでは、アップロードやログインに失敗する場合があることに注意しましょう。 ITトレンドに掲載されている口コミによると、ログインやファイルのアップロードがうまくできなかった、またアップロードはできたものの、反映されるまでにタイムラグが生じたというケースが存在するようです。 こうした利用時のトラブルは、利用者の通信環境なども関わるものであるとはいえ、再アップロードの手間や読み込み待ちなどの手間があれば、それだけ無駄な時間を費やす事態に陥ってしまいます。 機能が多く使いこなせない 機能が多く使いこなせなかった場合、ファイル管理が煩雑になってしまう点も注意しましょう。 DirectCloudでは、自分だけが利用できるスペースのほか複数人で共有するConnctなど、ファイル共有の場所だけでも複数あります。そのうえ機能も多く、必要なファイルをどこに保存したかわからなくなり、探し出すのに時間と手間がかかってしまいます。 そこで、「ナレカン」「ナレカン」のように「簡単にファイルを共有・見つけ出せるツール」を利用すれば、目的の情報が見つからず混乱することもありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 高セキュリティかつ簡単にファイル共有できるおすすめのアプリ 以下では、DirectCloudのデメリットを解消するおすすめのアプリを解説します。 DirectCloudは高セキュアな環境下で大容量のファイル共有が可能なアプリです。一方で、アップデートが多くバージョン管理が煩雑になる点や、アクセス権管理に苦戦する点などがデメリットと言えます。 以上のようなデメリットを放置したまま導入してしまうと、ファイルをアップロード出来ても、共有や検索に手間がかかりストレスになります。したがって、ファイルを安全に管理でき、必要な時に即アクセスできるツールを導入すべきです。 結論、自社が導入すべきなのは、国際水準のセキュリティ下でファイルを蓄積し、必要なタイミングで即アクセス可能なツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に残した情報は、メンバーや部署ごとに権限を与えられる「フォルダ」で整理可能なうえ、国際的なセキュリティ基準を満たしているので安全に管理できます。また、「超高性能検索」によってファイル内の文言まで調べられます。 ファイルを一元管理でき、必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ DirectCloudの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまでDirectCloudの使い方や料金プラン・評判を解説しました。 DirectCloudを利用すると、企業の持つ重要なデータを高セキュアな環境下で共有可能になります。さらに、コラボレーション機能を利用してオンライン編集すれば、クラウド上でファイルの更新もできるのです。 一方で、多機能がゆえに運用が煩雑化してしまうといった評判も見られます。ファイルの蓄積や共有が可能でも、必要なタイミングで即アクセスできなければ、手間や時間がかかってしまいストレスになります。 結論、あらゆる情報を一元管理でき、高度な検索機能で必要なファイルに即アクセス可能な「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、自社のストレスなくファイル共有・管理ができる環境を構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

昨今のペーパーレス化に伴い、インターネット上でデータを保管するオンラインストレージサービスが多くの場面で活用されています。たとえば、「InfiniCLOUD(インフィニクラウド)」は、無料から使い始められるオンラインストレージのひとつです。 一方で、「InfiniCLOUDがどのようなサービスなのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、InfiniCLOUD（旧TeraCLOUD）の使い方や料金プラン・評判を網羅的に解説します。 InfiniCLOUDの使い方や特徴について知りたい InfiniCLOUDが自社に適しているか検討したい 簡単にファイルを共有・管理できるツールがあれば使いたい という方はこの記事を参考にすると、InfiniCLOUDの特徴や使い方が分かり、自社に導入すべきか検討できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 InfiniCLOUD（旧TeraCLOUD）とは1.1 「InfiniCLOUD」と「ほかのオンラインストレージ」の違い1.2 InfiniCLOUDの基本機能1.3 InfiniCLOUDの安全性2 InfiniCLOUDの使い方2.1 （1）共有リンクを作成する2.2 （2）共有ファイルをダウンロードする3 InfiniCLOUDの料金プラン比較表4 InfiniCLOUDの口コミ・評判4.1 InfiniCLOUDの良い口コミ・評判4.2 InfiniCLOUDの改善点に関する口コミ・評判5 InfiniCLOUDを利用する際の注意点6 【必見】最も簡単にファイルを管理・共有できるツールとは6.1 ファイル共有・管理を効率化するツール「ナレカン」7 InfiniCLOUDに関するよくある質問8 InfiniCLOUDの使い方や料金・評判のまとめ InfiniCLOUD（旧TeraCLOUD）とは ここでは、InfiniCLOUDの概要を紹介します。InfiniCLOUDの導入に迷っている方は、まずは以下の内容から基本情報を押さえましょう。 「InfiniCLOUD」と「ほかのオンラインストレージ」の違い 引用：InfiniCLOUDの公式サイト InfiniCLOUDは無料からスムーズに利用できる点がほかのオンラインストレージとの違いと言えます。 「InfiniCLOUD（インフィニクラウド）」は、InfiniCloud株式会社が提供するオンラインストレージです。InfiniCLOUDでは、無料のアカウント登録だけで20GBの容量を利用できるほか、イベントや友達紹介などのキャンペーンに参加することでさらにストレージを追加できます。 また、無料プランでも広告が表示されない点も特徴です。 ※2023年4月3日に、ツール名が「TeraCLOUD（テラクラウド）」から「InfiniCLOUD」に変更されています。名称変更と併せて「無料アカウントの初期容量の増加」「ファイルアップロード・ダウンロード速度の強化」などがアップデートされています。 ・InfiniCLOUDの公式サイトはこちら InfiniCLOUDの基本機能 InfiniCLOUDの基本機能は、以下の通りです。 フォルダ機能：アップロードしたファイルを分類して管理できます。 共有機能：リンクを作成して、ファイルを他のユーザーに共有できます。 検索機能：ファイルやフォルダの名称を検索して、探し出せます。 このように、InfiniCLOUDはファイル管理・共有に特化した機能のみを搭載した、シンプルなツールだと言えます。 InfiniCLOUDの安全性 InfiniCLOUDにアップロードしたファイルは、日本国内のデータセンターで、万全なセキュリティ体制のもと保護されます。 また、InfiniCLOUDはWebDAVに対応する様々な外部アプリからアクセスすることができますが、外部アプリからパスワードが漏洩した場合に被害が最小限になるよう、個別パスワードが自動生成・使用され、アカウントが保護されています。 ただし、ファイルを共有する場合は、合言葉の設定を工夫しなければ、情報が漏えいするリスクがあるため注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ InfiniCLOUDの使い方 以下では、InfiniCLOUDでファイル共有をする方法を解説します。以下の手順を参考に、導入後スムーズに活用できるようにしましょう。 （1）共有リンクを作成する はじめに、InfiniCLOUDにログインして、 [ファイルブラウザー] を開きます。 画面上のメニューバーから [↑] アイコンをクリックして共有したいファイルを選択する、もしくは画面中央のファイル一覧表に共有したいファイルをドラッグアンドドロップして、ファイルをアップロードします。 ▼ アップロードが完了した画面 共有したいファイルを右クリックし、表示されたメニュー内にある [共有] を選択します。 共有機能の注意点が表示されるので、 [該当しません] をクリックしましょう。（※「次回から表示しない」にチェックを入れると、2回目以降の表示をなくせます。） 合言葉（パスワード）や、メッセージを適宜入力したら、 [共有リンク作成] をクリックします。 作成されたリンクの右横に表示される [コピー] をクリックしてメッセージに添付する、もしくは画面下のアプリアイコンを使うとファイルを共有できます。 以上の操作で、ファイルを他のユーザーに共有可能です。 （2）共有ファイルをダウンロードする ファイル送信者から受け取った共有リンクにアクセスします。 アカウントを持っている場合は [ログイン] 、アカウントがない場合は [ログインせずに進む] をクリックします。 表示された画面から、 [ダウンロード] をクリックしたら完了です。 共有したファイルは、ファイルブラウザ画面右上のIDをクリックして、 [共有一覧] を開くと確認できます。 このように、InfiniCLOUDでファイルを共有・閲覧するには、多くの手順を踏む必要があります。一方、アップロードしたデータが任意のメンバーへ自動的に共有される「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを使うと、手間なくスムーズに情報共有できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ InfiniCLOUDの料金プラン比較表 InfiniCLOUDには、以下の4つのプランがあります。（※表は左右にスクロールできます。） 無料アカウント 有料アカウント 有料アカウント 有料アカウント 利用料金 0円/月 880円/月（月払い） 1,320円/月（月払い） 4,400円/月（月払い） ストレージ 20GB 300GB 3TB 10TB なお、有料プランには「長期増サービス」があり、有料アカウント継続利用期間が30日経過するごとに、自動的に10GBの容量が追加され、最大1,500GBまで受け取れます。 参考：InfiniCLOUDの料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ InfiniCLOUDの口コミ・評判 以下では、InfiniCLOUDを実際に利用するユーザーからの口コミや評判を解説します。実際の利用者の声を踏まえて、InfiniCLOUDの導入を検討しましょう。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。 InfiniCLOUDの良い口コミ・評判 以下では、InfiniCLOUDに関する良い口コミ・評判をご紹介します。実際に利用しているユーザーからは、「ファイル保存に便利」「キャンペーンなどでストレージがもらえる」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー（投稿日：2022年09月01日） アカウント登録だけで10Gまで無料で使え、ファイルを保存しておくのに大変便利です。時々クイズなどのキャンペーンのメールが届き、正解すると追加ストレージをプレゼントしてくれます。 非公開ユーザー（投稿日：2021年12月15日） WebDavでcarot davに対応しPCやタブレットであれば無料の神クラウドサービス。 Air Live Driveと連携で50GBプレゼントをはじめ、紹介やちょっとしたアンケート、クイズに答えると1Gプレゼント等のサービスをメールで案内してくれて今現在77G(初期10G)を無料で利用させていただいている。 InfiniCLOUDの改善点に関する口コミ・評判 以下では、InfiniCLOUDの改善点に関する口コミ・評判を解説します。実際に利用しているユーザーからは、「活用方法がわかりにくい」「利用できる機能がわからない」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー（投稿日：2022年09月01日） 活用方法の記載をもっとわかりやすい場所にあったら良いと思います。 便利な使い方をもっと多く掲載していただけたら嬉しいです。 非公開ユーザー（投稿日：2021年12月15日） スマホの写真バックアップが手動になってしまっているので自動でアプリ対応できるとありがたいです。現在は、できるかどうか良くわからないので、できる事とできない事をわかり易く開設して欲しい。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ InfiniCLOUDを利用する際の注意点 InfiniCLOUDを利用するうえで注意すべきなのは、「セキュリティに懸念が残る点」と「ファイル管理・共有に手間がかかる点」です。 InfiniCLOUDでは、合言葉を設定してファイルの閲覧制限をかけられますが、アカウントごとの権限設定には対応していません。さらに、アカウント登録なしで共有ファイルをダウンロード可能なので、合言葉が分かれば誰でも簡単にアクセスできてしまいます。 また、InfiniCLOUDには専用アプリがないため、都度ログインする必要があります。加えて、ファイルを共有する際にはリンクの作成や送信が必要となり、手間がかかるのです。 このように、InfiniCLOUDは「セキュリティ」と「ファイル管理・共有」におけるデメリットがあり、ビジネスでの利用には不向きと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】最も簡単にファイルを管理・共有できるツールとは 以下では、最も簡単にファイルを管理・共有できるツールを紹介します。 InfiniCLOUDは無料プランでも多くの容量が使える一方で、「ファイル管理・共有に手間がかかる」というデメリットがあります。とくに、ファイルの共有には多くの手順を踏む必要があるため、スムーズに情報共有することが困難です。 そこで、「社内の情報を簡単に共有できるITツール」を導入すれば、InfiniCLOUDのデメリットを解消できます。ただし、特に大企業では膨大な量の情報から必要な情報を探すには手間がかかるので、「必要な情報を誰でも簡単に検索できるか」を重視しましょう。 結論、自社のファイル管理・共有を効率化するには、社内のあらゆる情報を簡単に共有でき、必要な情報をすぐに探し出せる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事(ノート)」にはファイル添付やテキストであらゆる情報をストックできるうえ、任意のメンバーへ瞬時に共有されるため、都度リンクを発行する手間がかかりません。さらに、高精度の「検索機能」があるので、目的の情報がすぐに見つかるのです。 ファイル共有・管理を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ InfiniCLOUDに関するよくある質問 以下では、InfiniCLOUDに関するよくある質問とその回答を2つ紹介します。 質問1｜InfiniCLOUDの無料プランの容量は？ InfiniCLOUDの無料プランでは、20GBまでの容量を利用可能です。また、「友達紹介ボーナス制度」では、InfiniCLOUDの紹介者に2GB～最大1,000GB、紹介されると5GBが無料で追加されます。 質問2｜InfiniCLOUDのスマホアプリはある？ InfiniCLOUDのスマートフォンアプリはありませんが、iOSやAndroidのブラウザーで利用することができます。スマートフォンの写真や動画をアップロードしたり、閲覧したりできます。 上記のほかに疑問点がある方は、よくある質問｜InfiniCLOUDにアクセスしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ InfiniCLOUDの使い方や料金・評判のまとめ ここまで、InfiniCLOUDの使い方や料金プラン・評判について解説しました。 InfiniCLOUDは無料から20GBを利用できるほか、紹介キャンペーンや容量の割増サービス等も充実しており、データの保管に便利なツールです。一方で、「ファイル管理・共有に手間がかかる」「活用方法がわかりにくい」といった課題も多くあります。 とくに、効率性やスピードが求められるビジネスにおいては、InfiniCLOUDではなく「ファイル共有が迅速にできる」ツールを導入することが重要です。また、情報管理の際には、あらゆる情報を一元化することで、管理や共有をより簡単にすることができます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理し、簡単に共有ができる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、自社のファイル管理・共有を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

マニュアルは社内業務を円滑に進めるうえで欠かせません。したがって、作成して終わりではなく、関係者全体へ共有して、定着させる仕組みづくりが求められます。 しかし、「マニュアル管理が煩雑化しており、社内で活用されていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアル運用の手順やマニュアルを管理・共有できるツール7選を中心にご紹介します。 社内マニュアルを効果的に管理・活用する方法が知りたい マニュアル管理に役立つツールを比較検討したい マニュアルの作成から管理までを完結できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なマニュアル管理ツールが分かり、マニュアルの作成から管理まで誰もが簡単にできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 マニュアル管理の必要性とは2 【3ステップ】マニュアル運用の手順2.1 ステップ1｜分かりやすい文書を作成する2.2 ステップ2｜従業員へ共有する2.3 ステップ3｜内容を更新する3 社内マニュアルが活用されない原因3.1 （1）マニュアルが長すぎる3.2 （2）検索性が悪い4 【必見】おすすめのマニュアル管理・共有ツール7選4.1 【ナレカン】社内の必要なマニュアルにすぐアクセスできるツール4.2 【Stock】最も簡単にマニュアルを管理・共有できるツール4.3 【kintone】マニュアル代わりの独自アプリを作成できるツール4.4 【Notion】豊富なテンプレートが搭載されているツール4.5 【TeんDo】eラーニング対応のマニュアル自動作成ツール4.6 【Teachme Biz】インストール型にも対応しているツール4.7 【COCOMITE】画像・動画を使ったマニュアルを作成できるツール5 【無料でも使える】おすすめのマニュアル管理・共有ツール比較表6 マニュアル管理・共有ツールの比較ポイント3選6.1 （1）テンプレート機能はあるか6.2 （2）マニュアルを共有しやすいか6.3 （3）マルチデバイスに対応しているか7 ツールでマニュアル運用をするメリット3選7.1 （1）すぐに情報伝達できる7.2 （2）対応スピードが上がる7.3 （3）業務を見える化できる8 マニュアル整備の手順9 活用されないマニュアルを社内に定着化する管理ツールまとめ マニュアル管理の必要性とは マニュアルが社内で正しく活用されるためには、徹底した管理が重要です。 マニュアルを作成することで、業務内容の属人化を防止したり、作業時間を短縮したりするメリットがあります。しかし、管理が行き届かず「記載されている情報が古い」「保存場所が分からない」といった事態では、マニュアルは放置されてしまうのです。 以上のように、効率的に業務遂行を実現するには、マニュアルの作成だけでなく、管理も重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【3ステップ】マニュアル運用の手順 以下では、マニュアルを運用するための手順を説明します。3つのポイントを押さえてマニュアルを効率よく活用しましょう。 ステップ1｜分かりやすい文書を作成する はじめに、どのような業務に関するマニュアルを作成するのかを決定します。 関係者にインタビューや調査などを実施し、必要な情報を収集して、マニュアルの内容を詳細に書き起こします。また、文書を作成するときは、現場の人が忙しくてもすぐに理解できる表現を心掛けましょう。 また、テキストだけでマニュアルを作成すると、文章量の多さから読むのを嫌厭されます。したがって、図や画像など、視覚的要素を入れることもおすすめです。 ステップ2｜従業員へ共有する 次に、マニュアルを適切な媒体で共有しましょう。 紙媒体でマニュアルを共有する方法よりも、ツールやアプリを導入した方がマニュアルを複数の社員に同時共有できます。また、必要な従業員にマニュアルへのアクセス権限を正しく付与すれば、情報漏えいも発生しません。 とくに、マニュアルをはじめとした「何度も見返す情報」には、誰でも簡単にたどり着けなければ不便です。そこで、シンプルな情報構造に加えて、高度な検索機能で必要な情報をすぐに探し出せる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを利用する企業が増えています。 ステップ3｜内容を更新する 最後に、マニュアルは共有するだけでなく内容の更新が欠かせません。 なぜなら、更新を怠ると古いマニュアルを参照して業務ミスにつながったり、形骸化して誰も活用しないマニュアルになってしまったりするからです。たとえば、更新が抜けたまま放置していると他の社員が誤ったまま業務を進めるトラブルにもつながりかねません。 したがって、マニュアルは内容を定期的に見直し、常に最新情報が得られる状態にしておく必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内マニュアルが活用されない原因 以下では、社内マニュアルが活用されない原因を2つご紹介します。効果的なマニュアル管理を実現したい方は必見です。 （1）マニュアルが長すぎる 1つ目の原因は「マニュアルが長すぎる」ことです。 マニュアルの内容が長すぎると、読み手は読む意欲を失い、重要な情報を見逃してしまう可能性があります。また、マニュアル内の特定の情報だけを見返したい場合でも、目的の情報を探すのに時間がかかり非効率です。 そのため、要点を押さえて適切な分量に抑え、目次や見出しを効果的に活用してわかりやすいマニュアルを作成しましょう。たとえば、目次機能が備わった「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使用すれば、必要な情報に迅速にアクセスできます。 （2）検索性が悪い 2つ目の原因は「検索性が悪い」ことです。 管理ツールの検索性が悪いと、社員は目的の情報をスムーズに見つけられません。その結果、探すのが面倒となりマニュアル自体が閲覧されなくなってしまいます。 そこで、ファイルやタイトルに絞り込んで探せる「キーワード検索」だけでなく、単語が思い出せないときに会話するように質問できる「AI自然言語検索」がある「ナレカン」「ナレカン」のようなアプリを選ぶと、誰もが簡単に情報にたどり着きます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】おすすめのマニュアル管理・共有ツール7選 以下では、おすすめのマニュアル管理・共有ツール7選をご紹介します。 作成したマニュアル社内に定着化させるには、常に最新情報を共有し、必要な時にすぐ参照できる状態で管理することが重要です。しかし、紙やExcelでの管理では共有に手間がかかるうえ、情報が散在しやすく目的の情報を探すのに時間がかかります。 そこで、「マニュアル管理ツール」を導入し、マニュアルの作成から管理・共有までを1つのツールで完結させましょう。ただし、検索性が不十分だと欲しい情報がなかなか見つからず、マニュアルが次第に活用されなくなります。 したがって、検索性に優れたツールを選定すべきです。結論、マニュアルの管理には、超高精度の検索機能で必要な情報へ即アクセス可能なツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に既存のマニュアルファイルを添付し、内容をAIで自動要約することで一元管理が可能です。また、ファイル内や画像内の文字検索にも対応した高精度の検索機能によって欲しい情報が瞬時に見つかるので、情報を探す時間を短縮できます。 【ナレカン】社内の必要なマニュアルにすぐアクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Stock】最も簡単にマニュアルを管理・共有できるツール 「Stock」はシンプルな操作性が特徴で、誰でも直観的にマニュアルを作成・管理できるツールです。 Stockの「ノート」に作成したマニュアルは「フォルダ」で案件ごとに振り分けることができます。また、”ノートに紐づく”「メッセージ」によって、マニュアルごとに話題が混ざらず、更新内容をメンバーへ簡単に伝えられます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【kintone】マニュアル代わりの独自アプリを作成できるツール ＜kintoneの特徴＞ 独自の業務アプリを作成できる プログラミングの知識に関係なく、ノーコードで業務アプリを作ることができます。たとえば、よくある質問と回答をまとめた「FAQアプリ」を作成することで、マニュアルとして活用可能です。 多言語に対応 日本語・英語・中国語・スペイン語に対応しているため、グローバル企業や外国人スタッフの利用にも適しています。 ＜kintoneの機能・使用感＞ 100種類以上のサンプルアプリ Kintoneには、部署や業種に応じた豊富なサンプルアプリが備わっています、そのため、そのまま使用したり、デザインや設定を変更したりして簡単に自社に最適なアプリを作成可能です。 全文検索ができる タイトルや条件、キーワードを絞り込んで全文検索が可能です。また、添付ファイルの中身まで検索できるため、目的の情報を迅速に見つけられます。 ＜kintoneの注意点＞ 一定以上のITリテラシーが必要 アプリを自由に開発したりカスタマイズしたりできる一方、高いITリテラシーがないと活用できない恐れがある点に注意が必要です。 高度な機能の実現は難しい ユーザーからは「より高度な機能を実現しようとすると、JavaScriptの知識が必要になります。プログラミング経験のない方にとっては、カスタマイズの敷居が高いように思います。」という声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜kintoneの料金体系＞ ライトコース：1,000円/ユーザー/月 スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月 ワイドコース：3,000円/ユーザー/月 kintoneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Notion】豊富なテンプレートが搭載されているツール Notionの特徴 様々な機能を搭載したツール マニュアルの作成だけでなく、タスクやプロジェクト管理・データベース作成にも活用できます。そのため、ひとつのツールであらゆる用途に活用したいという方に最適です。 デザインの自由度が高い Notionはページや画像編集の自由度が高く、視覚的にわかりやすいマニュアル作成可能です。また、マニュアルのデザインにこだわりたいという方にも向いています。 Notionの機能・使用感 テンプレート機能が充実している Notionには豊富なテンプレートが用意されています。そのため、体裁の整ったマニュアルを効率的に作成可能です。 Notion AI Notionに搭載されているAI機能を使って、検索やドキュメントの生成、データ分析が可能です。Notion AIのすべての機能を利用するには、「ビジネスプラン」または「エンタープライズプラン」の契約が必要です。 Notionの注意点 使いこなすのが難しい Notionにはマニュアル作成をはじめとするさまざまな機能が備わっている一方で、各機能の使い方がわかりにくく、ITに不慣れな場合は直感的に使いこなせない可能性があります。 検索機能が使いづらい ユーザーの口コミでは、「検索機能にもう少しフィルターがあれば良いと思います。現在は、特定の情報を探すときにヒットしない場合があり、少し不便に感じます。」という声が寄せられています。（参考：ITreview） Notionの料金体系 以下は、Notion AIが含まれていない料金プランです。 フリー：無料 プラス：2,000円/ユーザー/月 ビジネス：3,000円/ユーザー/月 エンタープライズ：要問合わせ Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【TeんDo】eラーニング対応のマニュアル自動作成ツール ＜TeんDoの特徴＞ 簡単に精度の高いマニュアルをつくれる TeんDoでは、わずかな操作でマニュアルが完成します。また、図表や音声の挿入もできるため、自社に合ったマニュアルに仕上げられるのです。 対応しているマニュアルの種類が多い テキストマニュアルのほか、eラーニングコンテンツなども作成できます。 ＜TeんDoの機能・使用感＞ PowerPointの資料を取り込める 過去に作成した教材資料を活用したい場面では、PowerPointのコンテンツを取り込めます。 動画マニュアルを作成できる 動的コンテンツも出力できるので、実際に動画を確認しながら正しく手順を理解したい場面に役立ちます。 ＜TeんDoの注意点＞ 音声合成やマニュアルエディターは基本機能外 日本語音声合成や多言語音声合成、マニュアルエディタはオプションとなっているため、利用する際には別途料金が必要になります。 「Dojo」のインストールが必須 マニュアル自動作成ソフト「Dojo」をクラウドでも使えるサービスなので、「Dojo」を利用していることが使用の必要条件である点に注意しましょう。 ＜TeんDoの料金＞ ベーシックプラン：80,000円/ライセンス/月（月払い） オプション：16,000円/ライセンス/月（月払い） ※最低12ヶ月以上の契約が必要です。 TeんDoの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Teachme Biz】インストール型にも対応しているツール ＜Teachme Bizの特徴＞ ステップ構造のわかりやすいマニュアルを作成できる テンプレートに沿って文字と画像をいれるだけで簡単にマニュアルを作成できます。手順はステップ構造でひとつずつ表されるため、理解しやすく内容の変更も容易です。 アクセスログ機能が搭載されている マニュアルの活用度を測る「アクセスログ機能」によって、データに基づきながらマニュアルを浸透させられます。 ＜Teachme Bizの機能・使用感＞ マニュアルをタスクとして配信できる タスク機能が搭載されており、マニュアルの閲覧をタスクにして配信可能です。閲覧状況の把握までできるため、社内のマニュアル浸透に大きく貢献します。 手順の抜け漏れを防止できる 1つの動画からマニュアルとして使いたい場面を画像・動画として切り出せるので、ほかのマニュアル管理ツールと比べて、情報の抜け漏れが発生しづらいです。 ＜Teachme Bizの注意点＞ チャット機能がない 使用するユーザーからは「離れた部署ごとにマニュアル作成作業をしている際に、作成者同士でヘルプできたり、下書き中のマニュアルを共有できたり、相談できるチャット機能があってもいいのかなと思います」という声があります。（参考：ITreview） フォルダが分かりにくい ユーザーの口コミでは「フォルダを2階層までしか作成できないため、マニュアルの分類がしきれない」という声も挙がっています。（参考：ITreview） ＜Teachme Bizの料金＞ スタータープラン：59,800円/～60名/月 ベーシックプラン：119,800円/～180名/月 エンタープライズプラン：319,800円/～600名/月 Teachme Bizの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【COCOMITE】画像・動画を使ったマニュアルを作成できるツール ＜COCOMITEの特徴＞ 画像・動画マニュアルを少ない工数で作成できる 基本レイアウトに沿うだけで、画像・動画マニュアルを作成できます。 フォルダにアクセス権限を付けられる フォルダごとにアクセス権限を付けられるため、セキュリティを高められます。 ＜COCOMITEの機能・使用感＞ フォルダやファイルへスムーズにアクセスできる 共有リンクを取得すれば、必要なフォルダやファイルへ迅速にアクセスできるようになります。 複数の媒体で閲覧できる 紙への印刷も可能なので、PC・スマホ・タブレット・紙とさまざまな手段でマニュアルを閲覧したい場合に役立ちます。 ＜COCOMITEの注意点＞ マニュアルの作成手順が分かりづらいと感じることもある ユーザーの口コミでは「マニュアルを作成する場合の手順が分かりづらい」という声も挙がっています。（参考：ITreview） ITに不慣れな職場には負担が大きい 使い方を学ぶための「勉強会」を受けることも可能ですが、1回あたり100,000円の費用が発生します。そのため、ITに不慣れな職場で運用する場合には金銭的負担が大きく、予算をオーバーしないか要検討が必要です。 ＜COCOMITEの料金＞ パッケージプランは、以下の通りです。別途、初回登録料として65,000円かかります。 スモールパック：408,000円/年 トリセツパック：480,000円/年 ミディアムプラン：792,000円/年 ラージパック：要お問い合わせ 従量課金プランは、以下の通りです。 エントリープラン：29,600円/月（月払い） スタンダードプラン：79,000円/月（月払い） エンタープライズプラン：287,000円/月（月払い） COCOMITEの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料でも使える】おすすめのマニュアル管理・共有ツール比較表 以下は、無料でも使えるおすすめのマニュアル管理・共有ツールの比較表です。（右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 kintone Notion TeんDo Teachme Biz COCOMITE 特徴 社内の必要なマニュアルにすぐアクセスできるツール 最も簡単にマニュアルを管理・運用できるツール マニュアル代わりの独自アプリを作成できるツール 豊富なテンプレートが搭載されているツール eラーニング対応のマニュアル自動作成ツール インストール型にも対応しているツール 画像・動画を使ったマニュアルを作成できるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 テンプレート機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【〇】 【〇】 マルチデバイス対応か 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので個人利用は不可 5名以上での利用が前提 一定以上のITリテラシーが必要 使いこなすのが難しい 音声合成やマニュアルエディターは基本機能外 チャット機能がない マニュアルの作成手順が分かりづらいと感じることもある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは80,000円/月～ ・無料プランなし ・有料プランは59,800円/月～ ・無料プランなし ・有料プランは28,700円/月～ 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「iTutor」の詳細はこちら 「Dojo」の詳細はこちら 「TeんDo」の詳細はこちら 「Teachme Biz」の詳細はこちら 「COCOMITE」の詳細はこちら マニュアル管理を社内で定着化させるためにも、あらかじめツールの特徴・注意点を把握して、自社に最適なツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアル管理・共有ツールの比較ポイント3選 ここでは、マニュアル管理ツールの3つの比較ポイントについて解説します。自社に最適なツールを選ぶためにも、以下のポイントを意識して検討しましょう。 （1）テンプレート機能はあるか 1つ目の比較ポイントは、「テンプレート機能の有無」です。 作成したいマニュアルのテンプレートや基本フォーマットがあると、項目に従って入力するだけでマニュアルを作成できます。また、テンプレートを使えば、誰が作成しても質のばらつきや情報漏れのないマニュアルが出来上がります。 このように、資料作成の手間が省ける機能が備わっていれば、従業員は少ない負担でマニュアルを新規作成したり、更新したりできます。 （2）マニュアルを共有しやすいか 2つ目の比較ポイントは、「マニュアルを共有しやすいか」です。 マニュアルは作成して終わりではなく、関係者全体にマニュアル内容を定着化させる必要があります。そのため、マニュアルの作成だけでなく共有もスムーズにできる機能がなければなりません。 また、ツールの操作が複雑な場合、ITに不慣れな従業員が活用できず、社内に浸透しない恐れがあります。そこで、メールを使える方であれば迷わず使える「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを選び、全従業員がストレスなくマニュアルを閲覧できる環境をつくりましょう。 （3）マルチデバイスに対応しているか 3つ目の比較ポイントは、「マルチデバイスに対応しているか」です。 業務時に少し確認したいとき、わざわざパソコンがある場所まで移動して起動するのは面倒です。とくに、現場作業をしている方はパソコンやタブレットを持ち歩くわけにもいかないため、スマートフォンでの操作が必須となります。 したがって、マニュアル管理ツールを選ぶときには、場所の制約を問わずに気軽に使用できるマルチデバイス対応のものにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ツールでマニュアル運用をするメリット3選 ここでは、マニュアルの適切な運用で得られる3つのメリットを紹介します。マニュアル管理が煩雑な場合は、早急にツール・アプリを導入しましょう。 （1）すぐに情報伝達できる まずは、マニュアル管理ツールで業務マニュアルを作成すると、情報共有がスムーズになります。 たとえば、従業員へ業務を伝えるとき、紙のマニュアルでは印刷や配布に時間がかかってしまいます。しかし、ツールを活用すればマニュアルを印刷・配布するプロセスを解消できるため、情報伝達のスピード向上につながるのです。 このように、マニュアル管理ツールであれば速やかに情報を伝えられるので、資料共有におけるストレスを軽減できます。 （2）対応スピードが上がる 次に、必要な情報を見つけやすいため、対応スピードが上がる点も適切なマニュアル管理のメリットです。 たとえば、作業に関する”よくある質問”や“FAQ”などもマニュアルに記載しておけば、トラブルが起きた際にも担当者からの返信を待たずに対応できます。その結果、「対処が遅れ、さらなる問題が発生する」事態を防ぎ、損失を最小限に抑えられるのです。 また、ツールの検索機能を利用すれば必要なマニュアルをすぐに見つけられます。このように、マニュアルの適切な管理によって情報へのアクセスがスピーディーになり、トラブルへの迅速な対応が可能です。 （3）業務を見える化できる 最後に、マニュアルを適切に管理することで、業務内容を視覚化できます。 紙媒体のマニュアルの場合は、作成者ごとに内容やクオリティのばらつきが発生しやすかったり、画像などの視覚的な工夫もしづらかったりします。その結果、従業員にとって「使いづらいマニュアル」になってしまうのです。 しかし、マニュアル管理ツールであればテンプレートを使って内容を分かりやすく整理できるうえ、画像の差し込みも簡単です。そのため、業務内容も視覚的に把握しやすくなり、内容の解釈に齟齬が生じる心配もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアル整備の手順 マニュアルは一度作成したら終わりではなく、定期的な改訂が重要です。作成したマニュアルの整備は、以下の手順で進めます。 スケジュールの決定 マニュアル改定が必要となる時期から逆算して、スケジュールを決定しましょう。例えば、新卒の社員向けのマニュアルであれば、4月までに完成するスケジュールを立てます。 情報の収集・整理 マニュアルを整備するうえで、情報の収集・整理は極めて重要な手順です。当該業務を正しく理解し、現場の運用や課題点をヒアリングしましょう。 マニュアルを完成させる ヒアリング内容を踏まえて、マニュアルを修正します。とくに「新人が見ても初見で分かる、簡潔な説明か」「複雑でミスの起こりやすい手順になっていないか」を注意してチェックしましょう。 また、マニュアルは細かい部分まで追求し始めるときりがありません。そのため、一度で完璧なマニュアルを作ろうとするのではなく、内容の更新とともに完成度を高めていくという考えを持ち、区切りをつけるべきです。 上記の流れで整備して、読み手にとって分かりやすいマニュアルを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 活用されないマニュアルを社内に定着化する管理ツールまとめ これまで、活用されないマニュアルを定着化できるツール7選や比較ポイント、運用手順を中心にご紹介しました。 マニュアル管理ツールを使うと、活用されなかったマニュアルの運用を円滑にしたり、トラブルも迅速に対処したりできるメリットがあります。また、マニュアルを簡単に作成できて、該当のマニュアルをすぐに振り返れるツールであれば、社内で重宝されます。 ただし、必要な情報へすぐにアクセスできる状態でなければ非効率なうえ、情報が探すのが面倒になりマニュアルが使われなくなる恐れがあるのです。したがって、ツール選定時には「高精度の検索機能があるか」を重視しましょう。 結論、自社が導入すべきは、誰でも簡単にマニュアルを作成・共有でき、超高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を利用し、マニュアル管理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール/アプリ8選！選び方も解説