【画像あり】エクセルでの業務マニュアル作成で押さえるべき5つの手順とは
電子マニュアルを作成する手段として、多くの企業が「エクセル」を使っています。エクセルを使うと、導入コストや教育コストをかけずに手軽にマニュアルを作成できるので便利です。
しかし、「エクセルでどのようにマニュアルを作成すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルでのマニュアル作成で押さえるべき5つの手順や、テンプレートを中心にご紹介します。
- エクセルを使ったマニュアルの作り方やコツを知りたい
- マニュアルをエクセル・ワードのどちらで作るべきか検討したい
- エクセルより簡単にマニュアルを作成・管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、エクセルにおけるマニュアル作成の重要なポイントが分かり、作成後の管理や共有に負担がかからない方法も見つかります。
目次
業務マニュアルを作る重要性
業務マニュアルの作成は、ノウハウを共有して業務を標準化するうえで必須です。
マニュアルを作れば、社員が共通認識をもって作業を進められ、業務の質を均一化できます。とくに、「テレワーク」や「フレックスタイム制」が定着し、口頭による教育の機会が減った現代において、マニュアルは不可欠となりつつあります。
このように、働き方が多様化し、従業員がオフィスに集まらなくなった状況でもスムーズに仕事を進められるよう、マニュアルを整備する企業が増えているのです。
エクセルを使ったマニュアルの作り方
ここでは、エクセルを使ったマニュアルの作り方を紹介します。以下の手順を押さえて、マニュアルをスムーズに作成しましょう。
手順1｜目次を作成する
ここでは、クリックすると目的のページを開ける「ハイパーリンク」を使った目次の作り方を紹介します。以下の順番で進めましょう。
- ハイパーリンクを挿入したいセルを選択して［Ctrl］＋［K］キーを押す
- ［ハイパーリンクの挿入］ボックスが開くので［このドキュメント内］を押す
- 目的のシート名を選択して［OK］を押す
上記の手順を踏むと、文字列に下線が引かれます。それをクリックすれば、目的のシートに移動できるようになっています。
このように、目次があればシートが増えた場合も必要な情報をすぐに見つけられるので、従業員はマニュアルを活用しやすくなります。ただし、マニュアルを確実に確認させるためにも、見出しの構成や表現は簡潔にしましょう。
手順2｜マニュアルの内容を入力する
マニュアルの骨組みになる目次が完成したら、見出しの内容を記載していきます。
このように、見出しの内容を一行目に書けば、シートを開いただけで「何の業務マニュアルか」が分かるのです。一方で、認識齟齬を防ぐために、業務内容は詳細に記載しましょう。
また、マニュアルに記載する作業内容に関しても、誰が見ても同じ作業ができるように「過不足なく記載すること」に注意すべきです。加えて、作業内容を記載したら複数人と共有して、ミスがないか念入りにチェックする体制も欠かせません。
手順3｜画像を挿入する
視覚的に見やすくなるので、マニュアルには画像を挿入します。
テキストのみの説明書では内容が理解しづらく、社内に浸透しない原因となりかねません。そのため、画像を効果的に使って分かりやすいマニュアルを作りましょう。
たとえば、業務フローを使ったマニュアルを作成する場合、テキストに加えて下図の画像を挿入し、フローチャートとして表現すれば理解しやすくなります。
ただし、画像を使いすぎると視覚情報が多くなり、かえって読みづらい操作書となる点に注意すべきです。したがって、ポイントとなる場面に画像を挿入して、見やすいマニュアルを作りましょう。
手順4｜デザインを統一する
エクセルで分かりやすいマニュアルを作るためには、デザインの統一も大切です。
フォントの種類や文字サイズ、カラーといった要素に一貫性を持たせれば読みやすくなるので、新メンバーでも業務を理解できるようになります。たとえば、以下の例が挙げられます。
- 重要なポイントは太文字にする
- トークスクリプト（コメント）は灰色の背景にする
- 使用するカラーは3色までに制限する
このように、社内で共通のルールを作って統一感のあるマニュアルを作成しましょう。
手順5｜共有する
マニュアルは作成して終わりではなく、スムーズな社内共有も不可欠です。
エクセルで作成したマニュアルの共有手段には、チャットツールやクラウドストレージが挙げられます。
しかし、チャットツールではほかのメッセージに埋もれてマニュアルデータが流れるほか、クラウドストレージでは同じようなタイトルのファイルが増えて、見るべきマニュアルが分からなくなります。
そこで、チャットと違って情報が流れず、”Excelのマニュアルを添付して、タイトルを記載する”だけで、目的の情報にすぐにアクセスできる「ナレカン」のようなツールを使いましょう。また、バージョン管理が不要なので、常に最新の情報だけを保管しておけて、マニュアルの陳腐化を防げます。
エクセルで見やすいマニュアルを作成する3つのコツ
ここでは、エクセルで見やすいマニュアルを作成するコツを3つ解説します。以下を参考に、読み手を想定して分かりやすいマニュアルを作りましょう。
（1）過程ごとにSheetを分ける
エクセルでマニュアルを作るときは、過程ごとにSheetを分けましょう。
たとえば、プロジェクトを”顧客データ収集””資料作成””取引先との面談”という細かい過程に分けます。そのうえで、1過程につき1Sheetを使って詳細を記入することで、見やすいマニュアルを作成できるのです。
しかし、過程をあまりに細かく分けすぎると、Sheetが多すぎて必要なSheetが見つからなくなってしまう恐れがあります。その場合は、［Ctrl］＋［F］キーを押して、ブック全体に対して検索をかけましょう。
（2）説明文を適切な位置に入力する
エクセルでマニュアルを作るときは、原則として説明文をセル内に入力しましょう。
マニュアルは「作業手順の一部を確認したい」といった状況で使われることもあります。したがって、必要な項目をすぐに見つけられるように検索機能の活用が欠かせません。
しかし、エクセルの場合、検索機能を使えるのはセル内のみであり、図形などに挿入された文字は対象外な点に注意しましょう。そのため、説明文などの重要事項は、検索できるセル内に記録するべきです。
（3）テンプレートを活用する
マニュアルの作成に当たってはテンプレートを活用しましょう。
テンプレートがあれば、社内のマニュアルのレイアウトが統一されて「どこに何の情報があるか」を把握しやすくなります。また、テンプレートに沿って情報を打ち込むだけで見やすいマニュアルを作れるので、マニュアルの作成時間を短縮できるのです。
そのため、「作成時間を短縮しながら見やすいマニュアルを作りたい」という方は、テンプレートを活用しましょう。
マニュアル作成にはエクセル・ワードどっちがいい？
以下は、マニュアル作成におけるエクセル・ワードのメリットとデメリットをまとめた比較表です。
エクセルは、マクロ機能を使って面倒な作業を自動化できる点が便利ですが、デザイン性が低く印刷しづらい点に注意が必要です。
一方、ワードは、誤字脱字を確認したいという場面で、チェック機能が使いやすいです。ただし、エクセルのようにシートで分類できなかったり、ページに入力できる情報量に制約があったりするデメリットがあります。
このように、エクセルとワードにはそれぞれ異なる特徴があるため、「記載する内容」や「作成するマニュアルの形式」に合わせて使い分ける必要があるのです。
【注意】マニュアル作成するときの2つの課題
すでに社内にマニュアルを整備している企業では、いくつかの課題が浮き彫りになっています。そのため、これからマニュアルを整備していく企業は、以下の課題を想定したうえで取り組む必要があります。
（1）マニュアル作成に時間がかかる
1つ目は、マニュアル作成に時間がかかる課題です。
株式会社CTの調査によると、下のグラフのように、マニュアルを作成する担当者のうち68%が「マニュアル作成に時間がかかっている」と感じています。
したがって、作成方法自体が手間のかかるものになっていないか、見直す必要があるのです。
（2）社内メンバーに活用されず放置される
2つ目は、社内メンバーに活用されず放置される課題です。
エクセル・ワードファイルで作成したマニュアルをメンバーに共有する場合は、メールやチャット等の外部ツールを介して共有する必要があります。しかし、内容が更新される度に共有し直すのは手間がかかるほか、他の情報に埋もれてファイルを開いてもらえない可能性があります。
また、共有されたファイルは基本的に個人で管理することとなります。そのため、管理体制がずさんな社員は「どこに保存してあるのか分からなくなってしまった」という事態になりかねません。
実際に、株式会社CTの調査によると、下のグラフのように、”作成したマニュアルが社内で活用されていない”と感じている担当者は、全体の87%にも及びます。そのため、作成した後に活用されるような、確認しやすいマニュアルを作ることが大事です。
このように、マニュアル作成には「作成に時間がかかる・社内に浸透しない」問題があります。そこで、“テンプレート機能”で作成時間を短縮できて、作成したマニュアルを“超高精度の検索機能”で簡単に探せる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
エクセル・ワードより簡単にマニュアルを作成・管理できる方法
以下では、エクセル・ワードより簡単にマニュアルを作成・管理できる方法をご紹介します。
マニュアル作成には「作成に時間がかかる」問題があります。また、エクセル・ワードで作成したマニュアルは、外部ツールを介して共有する手間がかかったり、どこに保存したか分からなくなったりして「放置されてしまう」恐れがある点に注意が必要です。
そこで、「テンプレート機能と検索機能が備わったITツール」を使ってマニュアルを作成・管理しましょう。テンプレートを活用して作成時間を短縮できるうえ、情報へのアクセス性が高い環境でマニュアルを管理・共有できます。
結論、マニュアルの作成・管理には、マニュアルを“ナレッジ”として簡単に作成・管理できるITツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、テキストや画像を残してマニュアルを簡単に作成しつつ、過去に作成した形式を「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作で呼び起こせます。また、添付画像内の文字や添付ファイルまでを超高精度で検索できるので、情報を探す時間を短縮します。
目的のマニュアルをすぐに閲覧できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
ナレカンでは、エクセル・ワードファイルで作成したマニュアルを、直接添付して管理する使い方も可能です。
また、AIを活用したファイルの自動要約機能によって、添付したファイルの中身を要約できます。以下では、ファイルの自動要約機能を利用する手順を紹介します。
- 記事を作成したいフォルダを開いて、[+新規]から[AIでファイルを要約アップロード]を選択する。
- 要約したいファイルを選択して、[要約する]をクリックする。
- 要約が完了すると通知が来て、記事が自動作成される。
上記のように、わずかな手順でファイルを要約できるので、Excelのマニュアルを添付して管理するのに適したツールと言えます。
無料｜マニュアル作成に役立つ作業手順書のエクセルテンプレート
こちらは、マニュアル作成に役立つ作業手順書のエクセルテンプレートです。見出しで大まかな作業内容を示し、その下に具体的な作業手順を記載することで、構造的に分かりやすいマニュアルを作れます。
ただし、「ファイル内検索」の機能がないツールでエクセルファイルを管理すると、タイトルを検索することはできても、ファイルの中身まで検索できないため、逐一ファイルを開く手間がかかります。
そのため、「ナレカン」のように「添付ファイル内検索」機能を備えたツールを導入して、ファイルの中身まで検索できる環境でマニュアルを管理しましょう。
エクセルを使ったマニュアルの作り方まとめ
これまで、エクセルを使ったマニュアルの作り方やコツを中心にご紹介しました。
エクセルを使えば、関数やマクロでマニュアルの作成作業を自動化できます。しかし、ファイルを適切に管理しないと「中身が判別しづらくて、すぐに確認・更新できない」と放置されてしまううえ、内容に合わせてエクセルとワードを使い分けなければなりません。
そこで、「ITツール」を使えば、あらゆるマニュアルを一か所で作成・管理できます。ただし、検索機能の充実していないツールでは、必要なマニュアルがなかなか見つからず使いづらいです。
そのため、上司と会話するように質問できる「自然言語検索」を備えていて「ゆらぎ検索」も可能な、検索機能の充実したツールを選択しましょう。結論、自社が導入すべきは、超高精度検索で、求める情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズなマニュアルの作成・管理を実現しましょう。
