【必見】活用されない？社内マニュアルを定着化できる管理ツール7選！
マニュアルは社内業務を円滑に進めるうえで欠かせません。したがって、作成して終わりではなく、関係者全体へ共有して、定着させる仕組みづくりが求められます。
しかし、「マニュアル管理が煩雑化しており、社内で活用されていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアル運用の手順やマニュアルを管理・共有できるツール7選を中心にご紹介します。
- 社内マニュアルを効果的に管理・活用する方法が知りたい
- マニュアルの作成から管理までを完結できるツールを探している
- マニュアルを適切に運用し、業務を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なマニュアル管理ツールが分かり、マニュアルの作成から管理まで誰もが簡単にできるようになります。
目次
マニュアル管理の必要性とは
マニュアルが社内で正しく活用されるためには、徹底した管理が重要です。
マニュアルを作成することで、業務内容の属人化を防止したり、作業時間を短縮したりするメリットがあります。しかし、管理が行き届かず「記載されている情報が古い」「保存場所が分からない」といった事態では、マニュアルは放置されてしまうのです。
以上のように、効率的に業務遂行を実現するには、マニュアルの作成だけでなく、管理も重要なのです。
【3ステップ】マニュアル運用の手順
以下では、マニュアルを運用するための手順を説明します。3つのポイントを押さえてマニュアルを効率よく活用しましょう。
ステップ1｜分かりやすい文書を作成する
はじめに、どのような業務に関するマニュアルを作成するのかを決定します。
関係者にインタビューや調査などを実施し、必要な情報を収集して、マニュアルの内容を詳細に書き起こします。また、文書を作成するときは、現場の人が忙しくてもすぐに理解できる表現を心掛けましょう。
また、テキストだけでマニュアルを作成すると、文章量の多さから読むのを嫌厭されます。したがって、図や画像など、視覚的要素を入れることもおすすめです。
ステップ2｜従業員へ共有する
次に、マニュアルを適切な媒体で共有しましょう。
紙媒体でマニュアルを共有する方法よりも、ツールやアプリを導入した方がマニュアルを複数の社員に同時共有できるうえ、時間や場所を問わず確認しやすいです。また、必要な従業員にマニュアルへのアクセス権限を正しく付与すれば、情報漏えいも発生しません。
とくに、マニュアルをはじめとした「何度も見返す情報」には、誰でも簡単にたどり着けなければ不便です。そこで、シンプルな情報構造に加えて、高度な検索機能で必要な情報をすぐに探し出せる「ナレカン」のようなツールを利用する企業が増えています。
ステップ3｜内容を更新する
最後に、マニュアルは共有するだけでなく内容の更新が欠かせません。
なぜなら、更新を怠ると古いマニュアルを参照して業務ミスにつながったり、形骸化して誰も活用しないマニュアルになってしまったりするからです。たとえば、更新が抜けたまま放置していると他の社員が誤ったまま業務を進めるトラブルにもつながりかねません。
したがって、マニュアルは内容を定期的に見直し、常に最新情報が得られる状態にしておく必要があるのです。
社内マニュアルが活用されない原因
以下では、社内マニュアルが活用されない原因を3つご紹介します。効果的なマニュアル管理を実現したい方は必見です。
（1）マニュアルが長すぎる
1つ目の原因は「マニュアルが長すぎる」ことです。
マニュアルの内容が長すぎると、読み手は読む意欲を失い、重要な情報を見逃してしまう可能性があります。また、マニュアル内の特定の情報だけを見返したい場合でも、目的の情報を探すのに時間がかかり非効率です。
そのため、要点を押さえて適切な分量に抑え、目次や見出しを効果的に活用してわかりやすいマニュアルを作成しましょう。たとえば、「AIによるファイル要約機能」が備わった「ナレカン」のようなツールを使用すれば、既存の情報も簡潔にまとめて保管できます。
（2）情報が更新されない
2つ目の原因は「情報が更新されない」ことです。
マニュアルの情報が更新されないと、誤った方法で業務を進める可能性があるうえ、欲しい情報が載っていないため、疑問点が生じたときにマニュアルを参考にする習慣が付きません。結果的に、形骸化したマニュアルが「あるだけ」になってしまうのです。
そのため、マニュアルはITツールを活用して、場所や時間を問わず更新・共有しやすい媒体で保管しましょう。
（3）検索性が悪い
3つ目の原因は「検索性が悪い」ことです。
管理ツールの検索性が悪いと、社員は目的の情報をスムーズに見つけられません。その結果、探すのが面倒となりマニュアル自体が閲覧されなくなってしまいます。
そこで、ファイルやタイトルに絞り込んで探せる「キーワード検索」だけでなく、単語が思い出せないときに会話するように質問できる「AI自然言語検索」がある「ナレカン」のようなアプリを選ぶと、誰もが簡単に情報にたどり着きます。
【必見】おすすめのマニュアル作成・管理・共有ツール7選
以下では、おすすめのマニュアル作成・管理・共有ツール7選をご紹介します。
作成したマニュアル社内に定着化させるには、常に最新情報を共有し、必要な時にすぐ参照できる状態で管理することが重要です。そこで、「マニュアル管理ツール」を導入し、マニュアルの作成から管理・共有までを1つのツールで完結させましょう。
ただし、検索性が不十分だと欲しい情報がなかなか見つからず、マニュアルが次第に活用されなくなります。また、似たような内容・古いマニュアルが混在すると混乱を生んでしまうので、「高精度な検索機能があり、情報を正確に保てるツール」を選びましょう。
結論、マニュアルの管理には、超高精度の検索機能で、蓄積された正確な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に作成したマニュアルは、画像やファイル内まで検索できるため、欲しい情報にすぐにアクセスできます。また、「内容の重複を通知する機能」や「古い情報を一覧で表示する機能」を活用して、情報を正確かつ最新の状態に保てるのです。
【ナレカン】社内の必要なマニュアルにすぐアクセスできるツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】最も簡単にマニュアルを管理・共有できるツール
「Stock」はシンプルな操作性が特徴で、誰でも直観的にマニュアルを作成・管理できるツールです。
Stockの「ノート」に作成したマニュアルは「フォルダ」で案件ごとに振り分けることができます。また、”ノートに紐づく”「メッセージ」によって、マニュアルごとに話題が混ざらず、更新内容をメンバーへ簡単に伝えられます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【kintone】マニュアル代わりの独自アプリで情報を管理できるツール
＜kintoneの特徴＞
- 独自の業務アプリを作成できる
- 多言語に対応
プログラミングの知識に関係なく、ノーコードで業務アプリを作ることができます。たとえば、よくある質問と回答をまとめた「FAQアプリ」を作成することで、マニュアルとして活用可能です。
日本語だけでなく、英語・中国語・タイ語などの外国語にも対応しているため、グローバル企業や外国人スタッフの利用にも適しています。
＜kintoneの機能・使用感＞
- 100種類以上のサンプルアプリ
- 全文検索ができる
Kintoneには、部署や業種に応じた豊富なサンプルアプリが備わっています、そのため、そのまま使用したり、デザインや設定を変更したりして簡単に自社に最適なアプリを作成可能です。
タイトルや条件、キーワードを絞り込んで全文検索が可能です。また、添付ファイルの中身まで検索できるため、目的の情報を迅速に見つけられます。
＜kintoneの注意点＞
- 一定以上のITリテラシーが必要
- サポートが手薄
アプリを自由に開発したりカスタマイズしたりできる一方、高いITリテラシーがないと活用できない恐れがある点に注意が必要です。
ユーザーからは「ちょっとしたことを聞く窓口がないです。サイボウズ公式としてAIチャットでも窓口などを運営いただけるとよりよいかと思います。」という声が寄せられています。（参考：ITreview）
＜kintoneの料金体系＞
参考：kintone公式｜料金
- ライトコース：1,000円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月
- ワイドコース：3,000円/ユーザー/月
【Notion】豊富なテンプレートが搭載されているツール
Notionの特徴
- 様々な機能を搭載したツール
- デザインの自由度が高い
マニュアルの作成だけでなく、タスクやプロジェクト管理・データベース作成にも活用できます。そのため、ひとつのツールであらゆる用途に活用したいという方に最適です。
Notionはページや画像編集の自由度が高く、視覚的にわかりやすいマニュアル作成可能です。また、マニュアルのデザインにこだわりたいという方にも向いています。
Notionの機能・使用感
- テンプレート機能が充実している
- Notion AI
Notionには豊富なテンプレートが用意されています。そのため、体裁の整ったマニュアルを効率的に作成可能です。
Notionに搭載されているAI機能を使って、検索やドキュメントの生成、データ分析が可能です。Notion AIのすべての機能を利用するには、「ビジネスプラン」または「エンタープライズプラン」の契約が必要です。
Notionの注意点
- 使いこなすのが難しい
- 検索機能が使いづらい
Notionにはマニュアル作成をはじめとするさまざまな機能が備わっている一方で、各機能の使い方がわかりにくく、ITに不慣れな場合は直感的に使いこなせない可能性があります。
ユーザーの口コミでは、「ページ数が増えると検索性がやや弱く、目的の情報にたどり着くのに時間がかかることがあります。タグ機能やフィルターの柔軟性がもっと高まると、さらに使いやすくなると感じています。」という声が寄せられています。（参考：ITreview）
Notionの料金体系
参考：Notion公式｜料金
- フリー：無料
- プラス：2,000円/ユーザー/月
- ビジネス：3,800円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問合わせ
【TeんDo】eラーニング対応のマニュアル自動作成ツール
＜TeんDoの特徴＞
- 簡単に精度の高いマニュアルをつくれる
- 対応しているマニュアルの種類が多い
TeんDoでは、わずかな操作でマニュアルが完成します。また、図表や音声の挿入もできるため、自社に合ったマニュアルに仕上げられるのです。
テキストマニュアルのほか、eラーニングコンテンツなども作成できます。
＜TeんDoの機能・使用感＞
- 編集機能が充実している
- 多様な形式で出力ができる
マニュアル内の画像の編集や音声の挿入ができるため、分かりやすいマニュアルを作成できます。
WordファイルやExcelファイルだけでなく、PDFや動画など出力のパターンが多様なので、目的に合わせた形式で出力ができます。
＜TeんDoの注意点＞
- 自動音声合成やマニュアルエディタは基本機能外
- 「Dojo」のインストールが必須
日本語音声合成や多言語音声合成、マニュアルエディタはオプションとなっているため、利用する際には別途料金が必要になります。
マニュアル自動作成ソフト「Dojo」をクラウドでも使えるサービスなので、「Dojo」を利用していることが使用の必要条件である点に注意しましょう。
＜TeんDoの料金＞
- ベーシックプラン：80,000円/ライセンス/月（月払い）
- オプション：16,000円/ライセンス/月（月払い）
※最低12ヶ月以上の契約が必要です。
【Teachme Biz】インストール型にも対応しているツール
＜Teachme Bizの特徴＞
- ステップ構造のわかりやすいマニュアルを作成できる
- アクセスログ機能が搭載されている
テンプレートに沿って文字と画像をいれるだけで簡単にマニュアルを作成できます。手順はステップ構造でひとつずつ表されるため、理解しやすく内容の変更も容易です。
マニュアルの活用度を測る「アクセスログ機能」によって、データに基づきながらマニュアルを浸透させられます。
＜Teachme Bizの機能・使用感＞
- メンバーに共有しやすい
- 手順の抜け漏れを防止できる
PDFや動画での共有に加えてQRコードでも共有できるため、たとえば現場のメンバーがその場で確認したいときに役立ちます。また、マニュアルの閲覧をタスクにして配信可能なので、社内のマニュアル浸透に大きく貢献します。
1つの動画からマニュアルとして使いたい場面を画像・動画として切り出せるので、ほかのマニュアル管理ツールと比べて、情報の抜け漏れが発生しづらいです。
＜Teachme Bizの注意点＞
- チャット機能がない
- 権限の設定がしにくい
使用するユーザーからは「離れた部署ごとにマニュアル作成作業をしている際に、作成者同士でヘルプできたり、下書き中のマニュアルを共有できたり、相談できるチャット機能があってもいいのかなと思います」という声があります。（参考：ITreview）
ユーザーの口コミでは「管理者権限を細かく設定する事ができず、管理者の負担が大きい。色々な設定が出来る権限を付与すると、全てのマニュアルが編集出来てしまう」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
＜Teachme Bizの料金＞
- スタータープラン：59,800円/～60名/月
- ベーシックプラン：119,800円/～180名/月
- エンタープライズプラン：319,800円/～600名/月
【COCOMITE】画像・動画を使ったマニュアルを作成できるツール
＜COCOMITEの特徴＞
- 画像・動画マニュアルを少ない工数で作成できる
- フォルダにアクセス権限を付けられる
基本レイアウトに沿うだけで、画像・動画マニュアルを作成できます。
フォルダごとにアクセス権限を付けられるため、セキュリティを高められます。
＜COCOMITEの機能・使用感＞
- フォルダやファイルへスムーズにアクセスできる
- 複数の媒体で閲覧できる
共有リンクを取得すれば、必要なフォルダやファイルへ迅速にアクセスできるようになります。
紙への印刷も可能なので、PC・スマホ・タブレット・紙とさまざまな手段でマニュアルを閲覧したい場合に役立ちます。
＜COCOMITEの注意点＞
- マニュアルの作成手順が分かりづらいと感じることもある
- 動画や画像の添付数が限られている
ユーザーの口コミでは「マニュアルを作成する場合の手順が分かりづらい」という声も挙がっています。（参考：ITreview）
画像・動画・PDFは、1つのステップに4つまでしか添付できません。そのため、複数の画像を1枚にまとめたり、ステップ数を増やしたといった工夫が必要です。
＜COCOMITEの料金＞
パッケージプランは、以下の通りです。別途、初期登録料として150,000円かかります。
- スモールパック：408,000円/年
- トリセツパック：480,000円/年
- ミディアムプラン：792,000円/年
- ラージパック：要お問い合わせ
従量課金プランは、以下の通りです。別途、初期登録料として150,000円かかります。
- エントリープラン：29,600円/月（月払い）
- スタンダードプラン：79,000円/月（月払い）
- エンタープライズプラン：287,000円/月（月払い）
【無料あり】おすすめのマニュアル管理・共有ツール比較表
以下は、無料でも使えるおすすめのマニュアル管理・共有ツールの比較表です。（右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | kintone | Notion | TeんDo | Teachme Biz | COCOMITE | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内の必要なマニュアルにすぐアクセスできるツール |
最も簡単にマニュアルを管理・運用できるツール |
マニュアル代わりの独自アプリで情報を管理できるツール |
豊富なテンプレートが搭載されているツール |
eラーニング対応のマニュアル自動作成ツール |
インストール型にも対応しているツール |
画像・動画を使ったマニュアルを作成できるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| マルチデバイス対応か |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
一定以上のITリテラシーが必要 |
使いこなすのが難しい |
音声合成やマニュアルエディタは基本機能外 |
チャット機能がない |
マニュアルの作成手順が分かりづらいと感じることもある |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは80,000円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは59,800円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは初期登録料150,000円＋28,700円/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「iTutor」の詳細はこちら |
「Dojo」の詳細はこちら |
「TeんDo」の詳細はこちら |
「Teachme Biz」の詳細はこちら |
「COCOMITE」の詳細はこちら |
マニュアル管理を社内で定着化させるためにも、あらかじめツールの特徴・注意点を把握して、自社に最適なツールを導入しましょう。
マニュアル作成・管理・共有ツールの比較ポイント3選
ここでは、マニュアル管理ツールの3つの比較ポイントについて解説します。自社に最適なツールを選ぶためにも、以下のポイントを意識して検討しましょう。
（1）テンプレート機能はあるか
1つ目の比較ポイントは、「テンプレート機能の有無」です。
作成したいマニュアルのテンプレートや基本フォーマットがあると、項目に従って入力するだけでマニュアルを作成できます。また、テンプレートを使えば、誰が作成しても質のばらつきや情報漏れのないマニュアルが出来上がります。
このように、資料作成の手間が省ける機能が備わっていれば、従業員は少ない負担でマニュアルを新規作成したり、更新したりできます。
（2）マニュアルを共有しやすいか
2つ目の比較ポイントは、「マニュアルを共有しやすいか」です。
マニュアルは作成して終わりではなく、関係者全体にマニュアル内容を定着化させる必要があります。そのため、マニュアルの作成だけでなく共有もスムーズにできる機能がなければなりません。
また、ツールの操作が複雑な場合、ITに不慣れな従業員が活用できず、社内に浸透しない恐れがあります。そこで、メールを使える方であれば迷わず使える「ナレカン」のようなツールを選び、全従業員がストレスなくマニュアルを閲覧できる環境をつくりましょう。
（3）マルチデバイスに対応しているか
3つ目の比較ポイントは、「マルチデバイスに対応しているか」です。
業務時に少し確認したいとき、わざわざパソコンがある場所まで移動して起動するのは面倒です。とくに、現場作業をしている方はパソコンやタブレットを持ち歩くわけにもいかないため、スマートフォンでの操作が必須となります。
したがって、マニュアル管理ツールを選ぶときには、場所の制約を問わずに気軽に使用できるマルチデバイス対応のものにしましょう。
ツールでマニュアル運用をするメリット3選
ここでは、マニュアルの適切な運用で得られる3つのメリットを紹介します。マニュアル管理が煩雑な場合は、早急にツール・アプリを導入しましょう。
（1）すぐに情報伝達できる
まずは、マニュアル管理ツールで業務マニュアルを作成すると、情報共有がスムーズになります。
たとえば、従業員へ業務を伝えるとき、紙のマニュアルでは印刷や配布に時間がかかってしまいます。しかし、ツールを活用すればマニュアルを印刷・配布するプロセスを解消できるため、情報伝達のスピード向上につながるのです。
このように、マニュアル管理ツールであれば速やかに情報を伝えられるので、資料共有におけるストレスを軽減できます。
（2）対応スピードが上がる
次に、必要な情報を見つけやすいため、対応スピードが上がる点も適切なマニュアル管理のメリットです。
たとえば、作業に関する”よくある質問”や“FAQ”などもマニュアルに記載しておけば、トラブルが起きた際にも担当者からの返信を待たずに対応できます。その結果、「対処が遅れ、さらなる問題が発生する」事態を防ぎ、損失を最小限に抑えられるのです。
また、ツールの検索機能を利用すれば必要なマニュアルをすぐに見つけられます。このように、マニュアルの適切な管理によって情報へのアクセスがスピーディーになり、トラブルへの迅速な対応が可能です。
（3）業務を見える化できる
最後に、マニュアルを適切に管理することで、業務内容を視覚化できます。
紙媒体のマニュアルの場合は、作成者ごとに内容やクオリティのばらつきが発生しやすかったり、画像などの視覚的な工夫もしづらかったりします。その結果、従業員にとって「使いづらいマニュアル」になってしまうのです。
しかし、マニュアル管理ツールであればテンプレートを使って内容を分かりやすく整理できるうえ、画像の差し込みも簡単です。そのため、業務内容も視覚的に把握しやすくなり、内容の解釈に齟齬が生じる心配もありません。
マニュアル整備の手順
マニュアルは一度作成したら終わりではなく、定期的な改訂が重要です。作成したマニュアルの整備は、以下の手順で進めます。
- スケジュールの決定
- 情報の収集・整理
- マニュアルを完成させる
マニュアル改定が必要となる時期から逆算して、スケジュールを決定しましょう。例えば、新卒の社員向けのマニュアルであれば、4月までに完成するスケジュールを立てます。
マニュアルを整備するうえで、情報の収集・整理は極めて重要な手順です。当該業務を正しく理解し、現場の運用や課題点をヒアリングしましょう。
ヒアリング内容を踏まえて、マニュアルを修正します。とくに「新人が見ても初見で分かる、簡潔な説明か」「複雑でミスの起こりやすい手順になっていないか」を注意してチェックしましょう。
また、マニュアルは細かい部分まで追求し始めるときりがありません。そのため、一度で完璧なマニュアルを作ろうとするのではなく、内容の更新とともに完成度を高めていくという考えを持ち、区切りをつけるべきです。
上記の流れで整備して、読み手にとって分かりやすいマニュアルを作成しましょう。
活用されないマニュアルを社内に定着化する管理ツールまとめ
これまで、活用されないマニュアルを定着化できるツール7選や比較ポイント、運用手順を中心にご紹介しました。
マニュアル管理ツールを使うと、活用されていなかったマニュアルの運用を円滑にしたり、トラブルも迅速に対処したりできるメリットがあります。また、マニュアルを簡単に作成できて、該当のマニュアルをすぐに振り返れるツールであれば、社内にマニュアルが浸透しやすいです。
ただし、「マニュアルをすぐに確認でき、情報を正確かつ最新の状態に保てるツール」でなければ、マニュアルは放置されてしまいます。したがって、ツール選定時には「優れた検索機能」と「マニュアル整理に役立つ機能」があるかに注意しましょう。
結論、自社が導入すべきは、誰でも簡単にマニュアルを更新でき、超高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。ナレカンには「断捨離機能」もあるので、閲覧されていないマニュアルを特定・整理することもできます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を利用し、マニュアル管理のストレスを解消しましょう。
