ナレッジマネジメント
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業務の円滑な進行に不可欠なマニュアルは、飲食業の厨房業務においても、教育コストを削減する目的で導入されています。とくに、厨房ではさまざまな食材を扱うため「衛星管理」はマニュアル化して、徹底しておかなければなりません。 しかし、マニュアル作りには手間がかかるため「工数をかけてまで、業務をマニュアル化すべきか分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、厨房での業務をマニュアル化すべき理由とメリットを解説します。 厨房業務をマニュアル化して、オペレーションを強化したい 厨房業務のマニュアルの作成方法やコツが知りたい マニュアルの作成から管理までできるツールを探している という方は今回の記事を参考にすると、厨房での業務をマニュアル化すべき理由やメリットがわかり、自社における業務のマニュアル化を成功に導けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 厨房での業務をマニュアル化すべき3つの理由1.1 （1）在庫や仕入れ量がわからなくなるから1.2 （2）コスト削減が進まないから1.3 （3）業務の質を標準化できないから2 飲食店の厨房マニュアルを「デジタル化」すべき理由3 飲食店の厨房マニュアルは何で作るべき？3.1 （1）テンプレート3.2 （2）マニュアル管理ツール4 厨房業務のマニュアル化に貢献するおすすめのツール4.1 マニュアルの作成から共有・管理までできるツール「ナレカン」5 3ステップ｜厨房の業務マニュアルの作り方5.1 ステップ1｜業務の流れやルールを洗い出す5.2 ステップ2｜骨子を作成する5.3 ステップ3｜マニュアルを全体に周知する6 厨房の業務マニュアルを作成するコツ6.1 （1）色分けやマーカーで強弱をつける6.2 （2）画像や動画を添付する6.3 （3）簡潔に分かりやすく書く7 厨房での業務をマニュアル化すべき理由とメリットまとめ 厨房での業務をマニュアル化すべき3つの理由 以下では、厨房での業務をマニュアル化すべき3つの理由を解説します。業務のマニュアル化がされていない場合、企業は以下のリスクを負うため早急な改善が求められます。 （1）在庫や仕入れ量がわからなくなるから 1つ目の理由は、在庫や仕入れ量が確認できないためです。 マニュアルがないと正しい在庫管理が実現できず、営業途中で欠品が出る恐れもあるのです。また、レシピについてもすべて担当者に属人化していると、確保しておくべき食材の在庫量もほかのスタッフにはわかりません。 一方、在庫管理の方法がすべてマニュアル化されていれば、担当スタッフ以外でも在庫管理ができるようになります。とくに、食材は気候によって仕入れ量が変動しやすいので、仕入れ量や代替食材を把握し、的確に発注するためにマニュアルは必須なのです。 （2）コスト削減が進まないから 2つ目の理由は、あらゆるコストの削減を進められないためです。 マニュアルがなければ「調理の手順を新たに教える教育コスト」「食材ロスで発生する廃棄コスト」が必要以上にかかってしまうのです。飲食店での新人教育は通常業務と並行して指導するため、新人スタッフが入っても教育に多くの時間や手間をかけられません。 そこで、調理工程をマニュアル化すると新人教育の効率化が実現するうえ、自社でのレシピ管理ができるため、食材ロスを減らしながらコストを最小限にして運用できます。指導する側とされる側双方の負担やコストを削減するためにもマニュアルは必須なのです。 （3）業務の質を標準化できないから 3つ目の理由は、マニュアルがなければ業務の質を標準化できない恐れがあるためです。 料理の作成手順や具材の量などの情報がマニュアル化されていなければ、調理スタッフによって料理の品質や量にばらつきが生じてしまいます。その結果、人によって料理のクオリティーに差が生じてしまい、顧客満足度の低下やクレームにつながります。 飲食店において「料理の味」は顧客のリピートを左右するものであり、新規顧客流入のきっかけにもなります。料理の品質を均一にするために、調理手順や具材の量などのレシピ情報はマニュアル化して企業が求める一定品質のオペレーションを実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 飲食店の厨房マニュアルを「デジタル化」すべき理由 飲食店の厨房でマニュアルを作成する場合、紙媒体は望ましくありません。「デジタル化」すべき理由は、以下の2つです。 マニュアルの作成・更新・確認がしやすいから マニュアルは紙媒体で作成されることが多い一方で、内容の修正や更新がしにくいデメリットがあります。しかし、マニュアルをデジタル化しておけば、誰でも見やすいマニュアルを作成できるうえ、任意のタイミングで内容の修正ができます。 紛失・破損の可能性を減らせるから 厨房では火を使う以上、管理が悪ければ燃えてしまう可能性や、水濡れによる破損もあります。しかし、デジタル化するとすべての情報がITデバイスに一元化されるので、紛失・破損のデメリットも解消できるのです。 さらに、デジタル化に使うITツールは情報の検索性にも優れた「検索機能」を備えていることが多く、紙媒体よりも必要なレシピ情報に短時間でアクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 飲食店の厨房マニュアルは何で作るべき？ 以下では、厨房マニュアルのおすすめの作り方を2つご紹介します。一からマニュアルを作成すると膨大な時間と労力がかかるため、以下のポイントを押さえ、効率よく作成しましょう。 （1）テンプレート 1つ目は、テンプレートを使用して作成する方法です。 テンプレートであれば、すでに型が決まっているため、一からすべて考える手間を削減できます。また、マニュアルのテンプレートは数多く存在するため、自社に最適なテンプレートを見つけることもできます。 しかし、テンプレートでよく使用されるWordやExcelはファイル形式なので、いちいちファイルを開いて中身を確認する手間があり面倒です。厨房では素早く内容を確認できるかが求められるため、マニュアル作成にWordやExcelが適切であるか、吟味しましょう。 （2）マニュアル管理ツール 2つ目は、マニュアル管理ツールを使用して作成する方法です。 マニュアル管理ツールがあれば、マニュアルの作成から管理、共有までを一元管理できます。また、リアルタイムで情報を更新できるうえ、管理や共有も簡単なため、テンプレートのデメリットを解消できるのです。 たとえば、「ナレカン」ではボタン1つでテンプレートを呼び起こせるうえ、作成したマニュアルは「フォルダ」を分けて見やすく整理できます。また、「ファイル要約機能」を使えばAIが全自動で内容を要約してくれるため、既存マニュアルも有効活用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 厨房業務のマニュアル化に貢献するおすすめのツール 以下では、厨房業務のマニュアル化に貢献するおすすめのツールをご紹介します。 厨房業務のマニュアル化に重要なことは、簡単にマニュアルを作成・共有できるかです。業務上、調理スタッフは空き時間にマニュアル作成や更新をするので、パソコンからしか使えないツールや操作が複雑なツールを選ぶと、マニュアルは上手く運用されません。 さらに、作成したマニュアルを適切に管理し、必要な時にすぐ見つけられる仕組みづくりも大切です。とくに、高度な検索機能を備えているツールであれば、マニュアルを探すのに手間取り、結局使われなくなるという危険も減らせます。 したがって、「マニュアルの作成だけでなく、共有・管理も簡単にできるツール」を導入しましょう。結論、自社が導入すべきなのは、スマホからも簡単にマニュアルを作成・共有でき、高度な検索機能でマニュアルに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成したマニュアルは、生成AIを活用した「自然言語検索」で検索スキルに依存せず、質問する感覚で検索できます。また、スマホからも簡単にマニュアルの閲覧・編集ができるうえ、「フォルダ」でマニュアルを分類して適切に管理しておけるのです。 マニュアルの作成から共有・管理までできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った「マニュアル」の作成・管理＞ 以下は、ナレカンでマニュアルを作成・管理した例になります。 ナレカンでは、1記事1マニュアルで簡単に作成できます。マーカーや下線を使って見やすいマニュアルを作成できるほか、記事に紐づく「コメント」機能で、気軽にやりとりできるのが特徴です。 また、画像のように「フォルダ」で項目ごとにマニュアルを分類して管理できるため、マニュアルの数が増えても散在しません。高度な検索機能もあるため、すぐに目的のマニュアルを探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3ステップ｜厨房の業務マニュアルの作り方 以下では、厨房の業務マニュアルの作り方を3ステップで解説します。マニュアルの作成方法が分からないという方は必見です。 ステップ1｜業務の流れやルールを洗い出す はじめに、厨房業務の流れやルールを洗い出しましょう。 調理器具の使用方法や調理手順、食材の分量など、業務をする上で必要な情報を書き出します。すべての業務を洗い出すことで、マニュアルの抜け漏れを防げるのです。 また、通常業務に加えてトラブルが起きたときの対処法も記載しておくと、素早い対応が可能となり影響を最小限に抑えることができます。 ステップ2｜骨子を作成する 次に、マニュアルの骨子を作成しましょう。 洗い出した業務内容をもとにいきなりマニュアルを書くと、情報をわかりやすく整理できません。そこで、「手順」「分量」「トラブル対応」など、項目ごとに情報を整理して骨子を準備することが大切です。 また、画像や参考資料があると視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。そのため、必要な場合は骨子の内容に合わせて用意しておきましょう。 ステップ3｜マニュアルを全体に周知する 最後に、マニュアルを完成させて全体に周知しましょう。 事前に骨子を作成しているため、骨子に沿って詳細を記載するだけでマニュアルが完成します。マニュアルが完成したら、誤字や脱字、分かりにくい表現が無いかどうかを確認しましょう。 確認を終えたら、完成したマニュアルを全体へ共有します。ただし、紙で配布するアナログな方法では、紛失のリスクや修正のしづらさといったデメリットがあるため、ITツールを使ったデジタルな方法で共有すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 厨房の業務マニュアルを作成するコツ ここでは、厨房の業務マニュアルを作成するコツをご紹介します。マニュアルを形骸化させないためにも、分かりやすいマニュアルを作成しましょう。 （1）色分けやマーカーで強弱をつける 1つ目のコツは、色分けやマーカーで強弱をつけることです。 マニュアルは文章のみで構成しがちですが、視覚的に見づらく、読み手にストレスを与える可能性があります。そのため、重要な部分には色を付けたり、見出しは太字にしたりなど、文章に強弱をつけることを心がけましょう。 このように、マーカーや色分けをしてメリハリのある内容にすると、読み手に分かりやすいマニュアルを作成できます。 （2）画像や動画を添付する ２つ目のコツは、画像や動画を添付することです。 文章では伝えにくい部分や、やり方が複雑な部分には画像や動画の添付が最適です。とくに、火加減や炒め具合、焼き具合などは言葉では表現しづらいので、視覚的な情報として残すことで、調理の質を均一化できます。 以上のことから、マニュアルを作成するときは、テキスト文字だけでなく、画像や動画もまとめて残せる「ナレカン」のようなツールが役立つのです。 （3）簡潔に分かりやすく書く ３つ目のコツは、簡潔に分かりやすく書くことです。 伝えたいことをすべて書いてしまうと文章が冗長になり、読まれなくなる可能性が高まります。また、難解な言葉は理解するのに時間がかかるため、読み手が一瞬で内容を判断できるように言葉遣いを意識しましょう。 このように、わかりやすいマニュアルを作成するためには、伝えたいことをシンプルに短く表現することが大切です。作成後は、業務と関わりのない第三者に内容を確認してもらうと、自身では気付かなかった改善点が見つかることもあるため、おすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 厨房での業務をマニュアル化すべき理由とメリットまとめ ここまで、厨房での業務をマニュアル化すべき理由とメリットを中心に解説しました。 厨房業務のマニュアル化は、教育コストの削減や料理の品質維持に貢献します。しかし、マニュアルを紙媒体で作成する運用方法は、火災や水害をはじめとした破損・紛失のリスクが発生しやすく、作成・更新自体も困難なので避けるべきです。 とはいえ、業務にツールを活用してこなかったなかで、デジタルツールを中心に業務を進めるのが難しいことも事実です。したがって、多機能で複雑なツールではなく、現場スタッフに馴染みやすい「シンプルな操作性のツール」を使いましょう。 そこで、「ナレカン」のようにテンプレートを使ってマニュアルを作成でき、マニュアルの共有・管理まで行えるツール「ナレカン」を導入すべきなのです。 ぜひ「ナレカン」を導入し、業務のマニュアル化を成功に導きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】業務マニュアルの具体的な作り方や注意点を解説

Microsoft Loopは、社内に散在しているナレッジを一元管理するのに役立つツールです。WordやExcelなどのMicrosoftアプリを連携可能で、アプリを開かずともLoop上で内容を確認したり編集したりできる点が特徴です。 しかし、「Microsoft Loopを使ったナレッジ管理の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Microsoft Loopで社内ナレッジを管理する方法や活用すべき機能を中心にご紹介します。 ナレッジ管理に便利なMicrosoft Loopの機能を知りたい Microsoft Loopで何ができるかを理解して自社のナレッジ管理に活かしたい Microsoft Loopに代わるナレッジ管理ツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、Microsoft Loopの活用方法が分かり、業務効率化に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Microsoft Loopとは？2 Microsoft Loopのナレッジ管理に活用すべき機能3 Microsoft Loopでナレッジ管理するメリット3.1 あらゆる情報を残せる3.2 厳重なセキュリティー対策4 Microsoft Loopの始め方5 Microsoft Loopでナレッジ管理するデメリット6 Microsoft Loopに代わる社内ナレッジ管理ツール6.1 ノウハウを一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」7 Microsoft Loopでのナレッジ管理まとめ Microsoft Loopとは？ Microsoft Loopは、さまざまなツールを紐づけて情報を一元管理するために作られたツールです。 たとえば、WordやTeamsをMicrosoft Loopと連携することで、アプリを切り替えることなく、TeamsのチャットやWordをLoop上で確認したり共同編集したりできます。また、OneDriveと連携することで、OneDriveにファイルを自動保存することも可能です。 このように、Microsoft Loopは、ほかのMicrosoft製品を紐づけて情報を一か所に集められる点が特徴です。そのため、ツールを切り替える作業が発生せず、ストレスなく複数のツールをまたいだ業務ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Loopのナレッジ管理に活用すべき機能 ここでは、Microsoft Loopのナレッジ管理に活用すべき機能について説明します。とくに、Microsoft Loopでプロジェクトのナレッジ管理をする方法が分からない方は必見です。 （引用：Microsoft Loop の概要） Loop ワークスペース機能 ワークスペースを活用することで、プロジェクト概要や作業中のタスクを共有し、進捗を可視化できます。ワークスペースで編集されたものは同期され、リアルタイムで反映されます。 Loop ページ機能 ページは、テキストや表を残して共有できる機能です。プロジェクト業務に役立つマニュアルや進捗状況トラッカーを記載しておけます。 Loop コンポーネント機能 コンポーネントは、ほかのツールと同期して共同編集を可能にする機能です。たとえば、WordやExcelといったファイルを添付することで、業務に必要な資料に複数人が同時にアクセスできます。 このように、Microsoft Loop ワークスペースでは、プロジェクトごとの作業状況をリアルタイムで共有できます。また、コンポーネントでほかのツールの情報を同期可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Loopでナレッジ管理するメリット ここでは、Microsoft Loopでナレッジ管理するメリットを2点ご紹介します。ナレッジ管理ツールを選定する場合の参考にしましょう。 あらゆる情報を残せる 1つ目のメリットは、テキストだけでなく、ファイルや画像といったあらゆる形式の情報を残せる点です。 テキスト以外の情報を残すためには、「/」「@」を入力する必要があります。残せるものの区別は以下を参考にしましょう。 挿入できるもの 「/」 画像・動画 表 チェックリスト 箇条書き かんばんボード・進捗管理 「@」 ほかのページへのハイパーリンク WordやExcelのファイル このように、あらゆる情報を残せることによって、画像や動画付きの分かりやすいマニュアルの作成や、業務に必要な資料へすぐアクセスすることにつながります。 厳重なセキュリティー対策 2つ目のメリットは、厳重なセキュリティーで社内情報を保護できる点です。 Microsoft Loopでは、以下の手順でページごとの権限設定ができます。 まず、ページ右上の[共有]＞[ページリンク]をクリックします。 次に、[設定]から共有範囲や権限などのアクセス権を細かく設定できます。 組織のアカウントからしかアクセスできない設定や、任意のメンバーしか編集できない設定も可能です。アクセス権の設定を活用し、社内情報の漏洩を未然に防ぎましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Loopの始め方 以下では、Microsoft Loopの始め方を順に説明していきます。 Microsoftアカウント作成 Microsoft Loopは、ほかのMicrosoft製品と同じアカウントでログインできます。Microsoftアカウントを作成していない方は、作成しましょう。 Microsoft Loopにログイン ・Webの場合は、こちらからログインしましょう。 ・iPhoneの場合は、こちらからダウンロードして、ログインします。 ・Androidの場合は、こちらからダウンロードして、ログインします。 メンバーを招待 Microsoft Loopのページの右上にある、[共有]＞[ページリンク]＞[設定]から、招待したいメンバーのメールアドレスを入力することで、招待できます。 この順に従うことで、任意のメンバーと共同で業務を進められます。 ただし、以下のMicrosoft365プランに入っていないと、Loopの一部の機能しか使えないので、注意が必要です。 Microsoft 365 Business Standard Microsoft 365 Business Premium Microsoft 365 E3 Microsoft 365 E5 Microsoft 365 A3 Microsoft 365 A5 以上のように、上記のプランに入り、自身のMicrosoftアカウントでLoopにログインすることで、Loopを始めることができます。 （参考：Microsoft365サブスクリプション経由でのLoopアクセスの概要） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Loopでナレッジ管理するデメリット Microsoft Loopでナレッジ管理するデメリットとして、ページが増えすぎるとアクセス性が悪くなってしまう点が挙げられます。 Microsoft Loopは、テキスト情報の検索はできる一方で、ファイル内の検索はできません。そのため、業務に必要なファイルをすぐに探すことが難しくなる可能性があります。 また、あいまい検索や画像内の検索に対応していないため、欲しい情報にアクセスしづらく、検索時のストレスを感じやすくなってしまいます。 このように、Microsoft Loopは検索性が低く、ナレッジを管理しても活用しづらくなってしまう懸念があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Loopに代わる社内ナレッジ管理ツール 以下では、Microsoft Loopに代わる社内ナレッジ管理ツールをご紹介します。 Microsoft Loopでは、WordやExcelなどのMicrosoftアプリや他のツールと連携することで、いちいちアプリを切り替えることなく、Loop上で内容を確認したり編集したりできます。また、複数人と内容を共有することも可能です。 ただし、さまざまな機能があるため、すべてを使いこなせるようになるのは難しい可能性があります。そこで、WordやExcelなどのファイルを添付できて、かつ全社員が簡単に操作したり情報を検索したりできるツールを使いましょう。 結論、社内ナレッジを管理するなら、あらゆる情報を残し、超高精度な検索機能で即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンに残した情報は、直感的に使える「キーワード検索」やAIによる「自然言語検索」で確実に欲しい情報にたどり着けます。また、運用支援が手厚く、ツール導入後も専任スタッフから自社に適した運用方法や活用事例を提案してもらえる点も特徴です。 ノウハウを一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Loopでのナレッジ管理まとめ これまで、Microsoft Loopで社内ナレッジを管理する方法を中心に解説してきました。 Microsoft Loopは、社内に散在しているナレッジを一元管理するのに役立つツールです。ただし、検索性が低く、ページが増えると目的の情報にアクセスしづらくなってしまう懸念があります。 そこで、あらゆる情報を残し、超高精度な検索機能で即アクセスできる仕組みが必要です。また、全社員が簡単に操作できるツールを選定しましょう。 結論、ナレッジ管理に利用すべきなのは、社内のあらゆる情報を残し、生成AIによる「自然言語検索」で誰もが情報にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、適切に社内のナレッジを管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめの社内向けナレッジマネジメントツール6選を比較！

コールセンターには、日々多くの問い合わせが届くため「呼損率が高い状態」の企業も少なくありません。呼損率が高いということは、つまりは「業務が圧迫されている」「顧客が抱えるトラブルが解消されていない」状態を示すため、適切な対応が求められます しかし、「呼量を減らすにはどうしたら良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、呼量の概要や問題点、削減方法を中心にご紹介します。 呼量や呼損率の概要や、目安を教えてほしい 自社で削減すべき呼量を算出し、対策を講じたい コールセンターの業務パフォーマンスの最大化を図りたい という方はこの記事を参考にすると、呼損率の概要や減らし方が分かるだけでなく、コールセンターの業務負荷を軽減する方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 呼損率（こそんりつ）とは？1.1 呼量（こりょう）とは1.2 呼損率（こそんりつ）の計算方法1.3 呼損率表の早見表2 呼損率が高いことによる問題点2.1 （1）オペレーターのストレスになる2.2 （2）顧客離れにつながる3 コールセンターの呼量を削減するための対策3選4 コールセンターの負担を軽減につながるおすすめツール4.1 必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」5 コールセンターの呼損率と呼量削減の方法まとめ 呼損率（こそんりつ）とは？ はじめに、呼損率の概要にいついて解説します。「聞いたことはあるが、しっかり理解できていない」という方も、ここを読めば概要を掴めます。 呼量（こりょう）とは まず、前提知識として、コールセンターでは、電話がつながってから切るまでの一回の通話を「呼」と言います。そして、呼量とは「一定の時間に回線を使用していた割合」を表す数値のことで、「アラーン」と呼ばれます。 たとえば、1時間あたり、平均5分で対応している電話が30回あった場合、計算式は「（保留時間：5分×30回)÷(単位時間：60分) 」となり呼量は2.5アーランになります。 また、回数線の不足やオペレーターの対応中で接続できなかった呼は「放棄呼」、回数線を上回る入電によって接続されなかった呼は「あふれ呼」とよぶため、これらの違いも押さえておきましょう。 呼損率（こそんりつ）の計算方法 呼損率は、呼が発生したとき、回線数の不足により接続できなかった割合のことです。算出式は以下の通りです。 たとえば、100回電話をかけて5回電話がつながらなければ呼損率は0.05です。 呼損率を下げるには回線数を増やすのが有効ですが、その分「コスト」がかかってしまうため安易に増やせません。反対に、回線数を減らせば「コスト」は抑えられますが、呼損率は高くなってしまい、顧客満足度に影響を及ぼしかねません。 したがって、呼損率を減らすには、適切な人員と回線数でコールセンターを運営することが求められます。 呼損率表の早見表 呼損率の早見表とは、想定される呼損率とアラーンから、現場に必要となる回線数を導きだすための表になります。コールセンターにおける適切な回線数が分かれば、コストを最適化できるため確認しましょう。 ただし、コールセンターでは日によって呼量が異なるため、管理者は常にこの数値を気にしていくことが運営において大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 呼損率が高いことによる問題点 ここでは、呼損率が高いことによる問題点を紹介します。問い合わせがつながらないと苦情を受けている企業は必見です。 （1）オペレーターのストレスになる 呼損率が高いと「問い合わせがつながらない」などのクレームが増えるため、オペレーターのストレスが溜まってしまいます。 企業と顧客をつなぐ窓口であるコールセンターでは、オペレーターがクレームを受けることが少なくないからです。また、オペレーターの負担が多いと、職場環境が悪いと感じたオペレーターが辞めてしまい、結果としてストレスが加算されてしまいます。 さらに、オペレーターの待遇が悪いと応対品質の低下も見込まれるため、管理者としては避けたい状況です。 （2）顧客離れにつながる 呼損率が高い状態は、つまりは「顧客の抱えるトラブルが解消されないまま放置された状態」を示すため、最終的には顧客離れが起こる原因になり得ます。 たとえば、コールセンターに入電したときに、オペレーターが素早く問題を解決できれば、顧客には良い印象を与えられます。一方、問題が解決されなければ「不良品を売った」と捉えられてしまい、顧客が離れていくだけでなく”返金対応”や”クレーム対応”を招きかねません。 また、顧客は商品を購入したり、サービスを利用するにあたっては「口コミ」を参照する傾向にあります。そのため、悪い企業イメージが付けば、新規顧客が離れていく事態になりかねないのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターの呼量を削減するための対策3選 呼損率を下げるには回線数を増やせば良いのですが、回線を増やすにはコストがかかってしまいます。そこで、以下では効率よく呼量を削減する方法を紹介します。 IVRを導入する 自動音声応答システムの「IVR」があれば呼量を削減できるうえ、問い合わせの目的別に顧客を振り分けることができます。 WebサイトのFAQを充実させる Webサイトの「よくある質問（FAQ）」の内容を充実させれば、そもそもの受電数が減り、呼量の削減が期待できます。 対応マニュアルを整備する 呼損率が高い原因には、”一回の通話にかかる対応時間が長いこと”も挙げられます。そのため、対応マニュアルを整備し、迅速な対応を実現することで、呼量を抑えることが可能になります。 このように、問い合わせ数が多い場合には、単純に契約回線数や人員を増やすのではなく、根本的な部分から解消していくことも視野に入れましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターの負担を軽減につながるおすすめツール 以下では、コールセンターの負担を軽減につながるおすすめのツールをご紹介します。 呼損率を抑えるには、契約回線数やオペレーターを増員するのが有効ですが、コストやリソースを割くことになってしまいます。仮に、人員を増やしたとしても、オペレーターの業務負担が高い状態は解消されないため、別の角度からも改善が必須です。 たとえば、1回の電話にかかる対応がスムーズにできれば、オペレーターの業務負荷を軽減できるだけでなく、顧客満足度の向上も見込めます。したがって、まずは「コールセンターにおけるマニュアルの整備」に力を入れましょう。 そこで、コールセンターのマニュアル作成には、テキストや画像を簡単に残すことができ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、画像や表などを使ったマニュアルが簡単に作れるほか、どのマニュアルが頻繁に活用されているかを把握できるので実用性を高められます。また、「ヒット率100％の検索機能」を使えば、新人社員でも必要な情報を即見つけられるので、指導に係る負担も減らせます。 必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターの呼損率と呼量削減の方法まとめ これまで、コールセンター業務の課題である呼損率の削減とその方法について解説してきました。 呼損率が高い状態を解消するには、単純に回線数や人員を増やす対策も挙げられますが、それではオペレーターの業務負荷は解消しきれません。そのため、まずは応対マニュアルを整備し、1回あたりの対応時間を軽減することから始めるべきです。 ただし、Excelやスプレットシートでは必要な情報にすぐにたどり着けないため、スピーディーな対応が求められるコールセンターにおいては不向きです。そのため、必要な情報に即アクセスできるITツールを活用しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を簡単にまとめることができ、目的の情報に平均0.2秒でたどり着けるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、呼損率およびコールセンターの業務負荷を軽減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例つき】見やすい社内FAQの作り方やおすすめのツールを紹介

SharePointは、「サイト」を作成して、メンバー同士で情報やファイルを共有できる情報共有ツールです。また、SharePointでは、サイトをナレッジデータベースとして活用し、社内のナレッジをまとめて管理する使い方も可能です。 しかし、SharePointでナレッジ管理したいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、SharePointでナレッジ管理する方法を中心にご紹介します。 SharePointの使い方を知ってナレッジを管理したい SharePointを使うメリット・デメリットを知りたい SharePointよりも簡単に使えるナレッジ管理ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、SharePointを使ったナレッジデータベースの作り方を把握しつつ、自社に合ったナレッジ管理の方法を選定できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 SharePointでナレッジデータベースを構築する方法1.1 手順1｜チームサイトを作成する1.2 手順2｜サブサイトを作成する2 SharePointでテンプレートを利用する方法3 SharePointでナレッジ管理するメリット3.1 （1）ほかのMicrosoft製品と連携できる3.2 （2）テンプレートが豊富4 SharePointでナレッジ管理するデメリット4.1 （1）設定が難しい4.2 （2）使いこなせない恐れがある4.3 （3）検索しづらい5 SharePointの口コミ・評判5.1 SharePointの良い口コミ・評判5.2 SharePointの改善点に関する口コミ・評判6 SharePointより簡単にナレッジ管理する方法6.1 検索機能がシンプルで使いやすい「ナレカン」7 ナレッジマネジメントの4つの手法とは？8 SharePointでナレッジ管理する方法まとめ SharePointでナレッジデータベースを構築する方法 ここでは、SharePointでナレッジデータベースを構築する方法をご紹介します。具体的な作成手順を紹介しているので、以下の内容を把握すると、すぐにナレッジ管理を始められます。 手順1｜チームサイトを作成する まず、ナレッジデータベースとして活用するチームサイトを作成します。具体的な手順は以下の通りです。 ホーム画面を開き、画面左の【＋サイトの作成】をクリックする 「チームサイト」を選択する 「サイト名」「サイトの説明」を入力して言語を選択する グループメンバーに追加したいメンバーのメールアドレスを入力して【終了】をクリックする 手順2｜サブサイトを作成する 次に、第二階層となるサブサイトを作成します。具体的な手順は以下の通りです。 作成したチームサイトを開き、画面左の【サイト コンテンツ】＞【＋新しい】＞【サブサイト】をクリックする サブサイトの「タイトル」「説明」「URL」を入力して言語を選択する 「テンプレートの選択」「ユーザーの権限」「ナビゲーション」「ナビゲーションの継承」などの詳細情報を設定して【作成】をクリックする 以上の操作で、ナレッジデータベースを構築できます。各サイトにナレッジを蓄積し、ナレッジ管理に活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでテンプレートを利用する方法 ここでは、SharePointでテンプレートを利用する方法をご紹介します。テンプレートを利用すれば、フォーマットが整った見やすいデータベースを作成できるため、活用しましょう。 [サイトの作成]をクリックする SharePointのトップ画面を開いたら、[サイトの作成]をクリックします。 サイトの種類を選択する 次に、サイトを選択する画面が表示されるため、用途に応じて選択しましょう。 テンプレートを選択する サイトの種類を選択すると、テンプレートを選べるようになります。自分が作りたいデータベースに沿ったものを設定しましょう。 [テンプレートを使用する]をクリックする 最後に、[テンプレートを使用する]をクリックして、サイト名などを設定すればテンプレートを利用できます。 SharePoint内に入っているテンプレートはもちろん、組織でテンプレートを作成して保存することもできるので、活用してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでナレッジ管理するメリット ここでは、SharePointでナレッジ管理するメリットをご紹介します。実際にSharePointを利用しているユーザーの口コミも紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）ほかのMicrosoft製品と連携できる 1つ目は、ほかのMicrosoft製品と連携できる点です。 SharePointは、Microsoftが提供するツールなので、ほかのMicrosoft製品とスムーズに連携できます。例として、Excelで作成したファイルを、SharePointのリストで出力する使い方が可能です。 実際に、ユーザーからは「OneDriveへショートカットを追加するなど、他のマイクロソフト製品と連携を図りながら、ファイルはSharePointで一元管理ができる」（参考：ITreview）という声が寄せられています。 （2）テンプレートが豊富 2つ目は、テンプレートが豊富に用意されている点です。 SharePointでは、サイトの作成に使えるテンプレートが豊富に用意されています。テンプレートを活用すれば、手間をかけずに体裁を整えられて便利です。 実際に、ユーザーからは「標準のテンプレートが用意されているので、一から作成する必要はなく、組織やプロジェクトの運営・管理に必要な情報共有サイトを容易に作成できる」（引用：ITreview）という声が寄せられています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでナレッジ管理するデメリット ここでは、SharePointでナレッジ管理するデメリットをご紹介します。以下の内容を押さえて、SharePointを使ったナレッジ管理の実施可否を慎重に判断しましょう。 （1）設定が難しい 1つ目は、設定が難しい点です。 SharePointは、特有の設定方法を理解するのが難しいです。そのため、ユーザーからは「構築段階でどうしたらよいのか戸惑ってしまいました」（引用：ITreview）「作成においては一定のトレーニングが必要である」（参考：ITreview）という声があります。 ツール導入の初期段階でつまづくと、取り組みが失敗しやすいです。そのため、ナレッジ管理を円滑に進めるには、「初期導入から運用までサポートが手厚いツール」を選ぶことがポイントです。 たとえば、ナレッジ管理に特化したツールの「ナレカン」であれば、専属担当者がメンバーへの説明会を実施したり、機能に関する質問に対応したりするので、安心して導入できます。 （2）使いこなせない恐れがある 2つ目は、使いこなせない恐れがある点です。 SharePointでナレッジ管理するには、“リスト”や“サイト”といった特有の概念を理解しなければなりません。しかし、ユーザーからは「リスト、サイトの概念がわかりにくいように感じます」（参考：ITreview）という声が寄せられています。 ほかにも、ユーザーからは「プロジェクト毎にテンプレートをカスタマイズしたい場合もあるが、専門的な知識がないと難しい」（参考：ITreview）という声もあります。このように、テンプレートを自社の用途に合わせて編集しづらい点にも注意が必要です。 （3）検索しづらい 3つ目は、検索しづらい点です。 SharePointは、検索する場所によって検索範囲が異なるので、検索しても目的の情報がヒットしない場合があります。また、ユーザーからは「リストが一定数を超えると、一部単語が検索できなくなる」（引用：ITreview）という声も寄せられています。 目的の情報へすぐにたどり着けないと、蓄積したナレッジをスムーズに業務へ役立てられません。したがって、検索しづらい点がSharePointでナレッジ管理するデメリットと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointの口コミ・評判 以下では、SharePointの口コミや評判をご紹介します。実際のユーザーの意見を参考にして、導入の可否を判断しましょう。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しています。 SharePointの良い口コミ・評判 SharePointの良い口コミ・評判は以下の通りです。 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月18日 ファイルを共有したり共同編集することができるので便利。 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月11日 Microsoftアカウントがあれば見れるのでいつどこでも資料の確認が出来る様になった。 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月1日 全社員向けの掲示板としてだけでなく全社共有のドキュメントの保管場所としても使えます。今までバラバラな所にあった書式や規定などの保管場所の一元化ができました。 上記のように、共同編集に便利である点や情報を一元管理できることが評価されています。 SharePointの改善点に関する口コミ・評判 SharePointの改善点に関する口コミ・評判は以下の通りです。 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月18日 たまに編集の反映が遅い時やタイムラグがある。 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月11日 種類ごとにデスクトップ上にフォルダを作成するがやり方を間違うとちゃんと反映出来なかったり思っていたのと違うリンクに飛んだりするのでもっと直感的に作れると良い。 非公開ユーザー　投稿日：2025年9月1日 目的のファイルが見つけにくいので不要なファイルは削除できる機能があれば便利だと思います。 上記のように、作業のタイムラグや、ファイルの見つけづらさが課題になっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointより簡単にナレッジ管理する方法 以下では、SharePointより簡単にナレッジ管理する方法をご紹介します。 SharePointは多機能で、デザインの自由性が高い一方で、操作方法が難しいため、従業員が使いこなせない可能性があります。社内で利用するときはシンプルな操作性でメンバーの利用が定着するツールを選択しましょう。 また、SharePointは検索性の不便さに課題がありますが、社内のナレッジは必要なときに取り出せるような環境に保存することが重要です。業務効率化のために検索機能に優れたツールを使用しましょう。 結論、自社がナレッジ管理に使うべきツールは、使いこなすのが簡単で、超高精度な検索機能を搭載した「ナレカン」一択です。 ナレカンは操作がシンプルで、ITに不慣れであっても利用可能なため導入のハードルが低いです。また、ファイル内まで検索できたり、上司に話しかけるように検索できる自然言語検索機能を備えていたりと、充実の検索機能で情報へのアクセス性を高められます。 検索機能がシンプルで使いやすい「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジマネジメントの4つの手法とは？ ここでは、ナレッジマネジメントの4つの手法をご紹介します。以下を押さえて、自社のナレッジをさらに業務に活用しましょう。 ナレッジマネジメントには、「ベストプラクティス共有型」「専門知識共有型」「顧客知識共有型」「知的資本集約型」の4つの手法があります。 ベストプラクティス共有型 ベストプラクティス共有型とは、業務上で培われたノウハウや成功事例など、組織全体に共有する手法のことです。この手法を使えば、効果的に業務を進められたり所要時間を短縮できたりするなど、事例を次に活かすことができるようになります。 専門知識共有型 専門知識共有型とは、業務に関わる専門知識をまとめて共有する手法のことです。専門知識を共有することで、教育の手間を省くことが可能になります。 顧客知識共有型 顧客知識共有型は、顧客の情報や商談などの対応履歴などを共有する手法です。営業の場合はとくに、顧客の情報を把握し、他のメンバーでも対応できるような環境を整えることが重要なため、ナレッジマネジメントにおいて欠かせません。 知的資本集約型 知的資本集約型は、自社にあるナレッジやノウハウを集約することで、新しい付加価値を生み、収益に繋げる手法を指します。新しいビジネスアイディアを発見できるため、社内でフルに活用しましょう。 以上の4つの手法の特徴を押さえて、社内で適切にナレッジを管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでナレッジ管理する方法まとめ これまで、SharePointでナレッジ管理する方法を中心にご紹介しました。 SharePointでチームサイトを作成し、サイト内にサブサイトを階層化させれば、ナレッジデータベースを構築できます。ただし、SharePointは操作方法が独特で、ナレッジデータベースの構築や利用が難しいうえ、検索しづらい点もデメリットです。 とくに、検索機能が使いづらいツールでは、必要なナレッジを探すのに時間がかかり面倒です。そこで、「誰でも思い通りに検索できて、欲しいナレッジに即アクセスできるツール」を導入しましょう。 したがって、ナレッジ管理には、社内に散在する情報をナレッジとしてまとめて管理しつつ、“ヒット率100%”の超高精度な検索ができる「ナレカン」が最適です。ナレカンは、初期導入支援が手厚いので、ナレカンをすぐ使える状態にセットアップ可能です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、全社でナレッジ管理に取り組みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめの社内向けナレッジマネジメントツール6選を比較！

ナレッジマネジメントは企業にとってさまざまなメリットを与えるので、積極的な導入に取り組む企業が増えています。そして、コールセンター業においても、ナレッジの活用は業務を効率的に進めるうえで欠かせない要素となっています。 しかし、コールセンター業において「ナレッジマネジメントの重要性を理解しきれていない」「どのようにナレッジを貯めていけばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントを解説します。 コールセンター内のナレッジが属人化しており、業務の質にバラつきがある コールセンターの業務を効率化できるツールを導入したい コールセンターのナレッジマネジメントに貢献するシステムが欲しい という方は今回の記事を参考にすると、コールセンターでもナレッジマネジメントを導入すべき重要性や成功させるコツが分かるので、業務効率や質の向上が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 よくわかる｜ナレッジマネジメントとは1.1 企業におけるナレッジマネジメント1.2 ナレッジマネジメントの前提知識2 コールセンターでナレッジマネジメントする3つのメリット2.1 （1）業務品質の向上2.2 （2）社員の負担軽減2.3 （4）教育コストの削減3 コールセンターのナレッジマネジメントの進め方とは3.1 目的を設定する3.2 ルールを策定する3.3 定期的に情報の更新をする4 コールセンターのナレッジマネジメントを成功させる2つのポイント4.1 （1）目的とルールはシンプルにする4.2 （2）ナレッジ管理ツールを使う5 必見｜コールセンターのナレッジマネジメントを成功させるツール5.1 属人的なノウハウを解消するナレッジツール「ナレカン」6 コールセンターにナレッジマネジメントが必要な理由と成功のポイントまとめ よくわかる｜ナレッジマネジメントとは はじめに、ナレッジマネジメントの概念や、押さえておくべき前提知識を紹介します。ナレッジマネマネジメントを成功させるには、これらの理解が不可欠なので、担当者の方は必見です。 企業におけるナレッジマネジメント ナレッジマネジメントとは「知識の管理」「知識に基づく経営、知識創造の経営」を意味する言葉です。 とくに、社員が業務のなかで得た知見、すなわち「ナレッジ」を会社の全体で共有し生かす経営手法をいいます。個人に依存していた経験や知識を会社全体で共有すると、生産性の向上や、事業の改善・開発がしやすくなる効果が見込めるのです。 しかし、なかには「情報整理されていない、形式もバラバラな状態のデータベース」を作成してしまい、失敗に終わるケースも少なくありません。そのため、まずはナレッジマネジメントを成功させるための「知識」と「仕組み」を整えることが重要なのです。 ナレッジマネジメントの前提知識 ナレッジマネジメントを成功させるには「暗黙知・形式知」の違いを理解してうえで、「SECIモデル」にあてはめていくことが重要です。 ▼ 暗黙知と形式知とは 暗黙知とは「顧客の人柄やパーソナルな情報」や「業務で大切にすべき理念」など、言語化が難しい知識を示します。 一方、形式知は「マニュアル」や「トークスクリプト」など、誰でも理解できるように言語化された知識だと言えます。 つまり、ナレッジマネジメントを成功させるには、各々が頭のなかに置いている「暗黙知を形式知化していく作業」が欠かせないのです。 ▼ SECIモデルとは SECIモデルとは、暗黙知を形式知に変換していくプロセスを4つの要素に分解し、サイクルを回していく仕組みのことです。 共同化（Socialization） OJTなどを通じて、先輩社員やベテラン社員から共体験（ノウハウ）を引き継ぎます。ここでは「暗黙知 → 暗黙知」への変換プロセスが生じます。 表出化（Externalization） 共同化によって得た暗黙知を、視覚的に共有できる状態にします。一般的に「暗黙知→形式知」する過程では、文章化・図式化していく必要が必要があるので、相手が理解しやすいようにしましょう。 連結化（Combination） 表出化で得た形式知をほかの形式知と組み合わせ、社員にとって有益な「ナレッジ」へと変換させます。ナレッジは、データベースなどで管理することで、体系的に活用されます。 内面化（Internalization） 連結化によって得られた形式知を自身の体験に落とし込み、新たな暗黙知へと変換していきます。形式知が暗黙知になる変換プロセスを経ることで、チーム全体の知的財産となったと言えます。 つまり、社内でナレッジが蓄積・活用されるには「暗黙知」と「形式知」が循環できる環境をつくることが重要になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでナレッジマネジメントする3つのメリット コールセンターでナレッジマネジメントをすると、以下のメリットが得られます。自社のコールセンターの業務に負荷を感じている方は、必見です。 （1）業務品質の向上 コールセンターでのナレッジマネジメント導入は、業務品質の向上に繋がります。 コールセンターに寄せられる問合せは「新規の問い合わせ」と「すでに回答実績のある問い合わせ」の二種類に分類されます。そこで、後者の内容について、模範解答をナレッジとして共有すれば、同一の問い合わせが来たときの処理スピードが向上します。 また、マニュアルさえ確認すれば、新人オペレーターでもベテラン同様に対応ができるため、対応オペレーターによってばらつきが生じる事態も防げます。また、経験の有無に関わらず適切な対応が実現できれば、結果として、顧客満足度の向上にもつながるのです。 （2）社員の負担軽減 コールセンターでのナレッジマネジメントは、社員の負担軽減にも繋がります。 コールセンターでは顧客と直接対話するなかで、顧客の不満や怒りの矛先になる傾向があるため、オペレーター側は対応するのに焦りがでやすいと言えます。すると、不慣れな社員はベテラン社員をすぐに頼ってしまい、ベテラン社員に負荷が偏ってしまうのです。 そこで、ナレッジマネジメントを導入し、各オペレーターが自己解決できる仕組みを構築すれば、特定の社員に必要以上に負荷がかかる事態を減らせるのです。 （4）教育コストの削減 コールセンターでのナレッジマネジメントの導入は、教育コストの削減にも繋がります。 従来、コールセンターでノウハウやスキル教育するため、現場配属前に詰め込み型の研修をするのが一般的でした。しかし、短期間で教えた情報は抜け落ちやすく、スキルが十分にない状態では、研修後も教育コストがかかってしまうのです。 そこで、部署内の専門的な知識や方法論をデータ化して共有すると、新入社員はデータを見るだけで必要なノウハウが学べるようになります。とくに、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」であれば、必要な情報に即アクセスできるのでコールセンターで重宝されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターのナレッジマネジメントの進め方とは ここでは、コールセンターのナレッジマネジメントの「代表的な」進め方を解説します。成功させるためには、正しい手順でナレッジマネジメントを進めることが必須です。 目的を設定する ナレッジマネジメントを浸透させるには、目的を設定し、共有することが大切です。 ナレッジは現場のメンバーから集めるので、目的を通してメリットが感じられなければ、情報共有にメンバーがネガティブな感情を抱くからです。そこで、チーム全体でナレッジを共有することで、長期的に業務負荷が軽減できる旨を、メンバーへ共有しましょう。 一方、ナレッジにはNG対応の例も必要であるため、とくに失敗事例の共有に抵抗感が生まれないように、管理者はメンバーへ正しくFBしなければなりません。 ルールを策定する 目的設定後にはナレッジ共有・活用におけるルールの策定が必要です。 ナレッジを集約するにあたって、現場メンバーが手あたり次第に情報を書き込んでｓまうと「どれが最適のナレッジなのか」が分からなくなってしまいます。そこで、ナレッジの共有・管理時には「カテゴリごとに分ける」「ナレッジワーカーを設ける」など、進めていくうえでのルールを策定しましょう。 ルールの策定によって、ナレッジとは関係のない不要な情報が浸透する事態も防げるうえに、管理者としても過不足なく情報をまとめられるようになるのです。 定期的に情報の更新をする ナレッジ共有も大切である一方、管理面で「情報の更新をすること」も欠かせません。 とくに、コールセンター業務では受電・架電問わず、さまざまなパターンの問い合わせに対応する必要があります。そこで、定期的にナレッジを更新しなければ「古い情報を参照し、間違った対応をしてしまう」リスクが発生するのです。 また、ナレッジが古いままでは、顧客の声に触れる機会が多い現場メンバーが参照せず、ナレッジをまとめたマニュアルは最終的に放置されます。継続的にコールセンターの業務効率を高めるためにも、常に最新情報をチェックできるように更新しましょう。 ただし、Excelやスプレットシートでは「ファイルを開くのに工数がかかる」「挙動が重い」というようなケースが起こりやすいです。一方、平均0.2秒のスピード検索が可能な「ナレカン」のようなツールを使えば、定期的な更新も面倒でなくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターのナレッジマネジメントを成功させる2つのポイント ここでは、コールセンターでのナレッジマネジメントを成功させる2つのポイントを解説します。ナレッジマネジメントが形骸化し、社内に浸透しない事態を防ぐためにも、以下のポイントを押さえた導入を徹底しましょう。 （1）目的とルールはシンプルにする ナレッジマネジメントの成功に必須の「目的や意図」はシンプルにしましょう。 目的や意図が複雑では、現場メンバーがナレッジ共有に関して「どのようなアクションをとれば良いか」混乱してしまいます。また、解釈が分かれる複雑なルールでは、メンバーごとに対応が異なるケースが発生してしまうのです。 そのため、目的やルールは誰が見てもわかるようなシンプルさとなっているか、を基準として策定するのがおすすめです。 （2）ナレッジ管理ツールを使う 効率的にナレッジマネジメントを進めるには、ナレッジ管理ツールの活用が。 ナレッジマネジメントにおいて、膨大な情報量のデータベースから迅速に必要な情報を取り出せなければならないなか、アナログな情報管理ではスピード感を持ってナレッジを活用できません。したがって、ナレッジの共有・管理には専門のツールを使いましょう。 とくに、質問形式でほかのメンバーにナレッジを聞き出せる機能が備わった「ナレカン」であれば、常に新たなナレッジを蓄積・共有できるので、スピード感を持って業務に取り組めます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 必見｜コールセンターのナレッジマネジメントを成功させるツール 以下では、コールセンターでのナレッジマネジメントに役立つツールを紹介します。 コールセンターでは、スピーディーかつ質の高い対応が求められるので、社員のもつナレッジを有効活用していくことが大切です。そこで、誰でも簡単にナレッジに共有できる仕組みがあれば、忙しいオペレーターの業務負担を減らしていけるのです。 ただし、紙媒体やExcelでは、膨大な量のナレッジを適切に管理できないので「ナレッジ管理に特化したツール」を導入すべきです。また、蓄積したナレッジのなかから、必要な情報を探せなければ意味がないので「検索性」に優れていることが大前提です。 したがって、ナレッジマネジメントを成功させるには、誰でも簡単に情報を蓄積でき、超高精度の検索機能が備わったナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には直接ナレッジを書き込めるほか、質問形式でほかのメンバーが持つナレッジを聞き出して蓄積することが可能です。また、AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎ検索も可）」や「OCR検索」によって、欲しい情報に即アクセスできます。 属人的なノウハウを解消するナレッジツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターにナレッジマネジメントが必要な理由と成功のポイントまとめ ここまで、コールセンターでナレッジマネジメントをするメリットと成功のポイントを解説しました。 ナレッジマネジメントは業務効率化を実現し、コストや対応ストレスの削減にも役立つので、積極的な取り組みが求められます。また、シンプルな目的の共有やルール策定によって、ナレッジマネジメントが形骸化する事態を防ぐべきです。 しかし、ナレッジの蓄積をしてもアナログな管理や活用しにくいツールで管理されていては、情報を登録しただけとなってしまい、誰にも活用されません。したがって、レッジマネジメントを成功させるには、必要なナレッジをすぐに見つかられるツールが必須です。 結論、自社が導入すべきは、社内のナレッジを一元管理でき、AIを活用した超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。ナレカンは、既存データの移行支援も実施しているので、一からナレッジを書き込む手間を軽減できます。 ぜひ「ナレカン」を導入し、自社のナレッジマネジメントを成功に導きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 問い合わせ管理とは？おすすめのシステム5選も紹介 FAQシステム『PKSHA FAQ』とは？機能や価格、口コミを紹介！ 【徹底ガイド】ナレッジリングとは？機能や料金・評判まで紹介 【一覧表あり】おすすめのFAQシステム7選！機能や注意点を徹底比較 【無料あり】社内FAQ作成ツール・システム8選！作り方も解説 電話が多くて仕事が進まない！無駄な電話が多い原因と解決策を紹介 比較表｜無料あり！おすすめの問い合わせ管理ツール・システム7選 スプレットシートで問い合わせ管理したい！テンプレートやメリット・デメリットを紹介 【テンプレート】Excelを使った見やすい社内FAQの作り方を解説！ ヘルプデスクの問い合わせ管理とは？属人化の解決方法も解説 SlimFAQとは？機能や特徴、料金・評判まで紹介

昨今、カスタマーサポートなどでは、FAQを取り入れ、迅速かつ適切な対応を目指す企業が増えています。とくに、顧客とリアルタイムでやりとりするコールセンター業務においては、FAQシステムの導入によって、業務効率を格段に向上させることが期待できます。 一方で、FAQシステムがあればコールセンター業務を効率化できるものの、「種類が多くどのシステムを選ぶべきかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、コールセンターの業務効率化におすすめのFAQシステム6選を中心に解説します。 問い合わせ対応を今より効率よく実施したい コールセンター業務にFAQシステムの導入を検討している 複数のFAQシステムを比較検討し、自社に合ったシステムを選択したい という方は今回の記事を参考にすると、コールセンター業務におすすめのFAQシステムが選定でき、自社でのFAQ運用を成功に導けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 コールセンターの基本業務とは2 コールセンターにFAQシステムを導入すべき3つの理由3 コールセンターでのFAQ運用に役立つおすすめシステム6選3.1 【ナレカン】コールセンター業務を最も簡単に効率化させるシステム3.2 【Zendesk Guide】さまざまな販売チャンネルに対応したシステム3.3 【SyncAnswer】ブログのようにFAQ作成が可能なシステム3.4 【PKSHA FAQ】導入企業数800社以上を誇るFAQシステム3.5 【FastAnswer2】内部公開用・外部公開用で用途の分類が可能なシステム3.6 【アルファスコープ】FAQの作成だけでなく分析機能も搭載したシステム4 ＜比較表＞コールセンターでのFAQ運用に役立つおすすめシステム6選5 FAQシステムの選定ポイント3つ5.1 （1）機能に過不足ないか5.2 （2）情報を簡単に蓄積できるか5.3 （3）検索性に優れているか6 3ステップ｜コールセンター向けFAQの作り方6.1 ステップ1｜情報を収集する6.2 ステップ2｜質問を洗い出す6.3 ステップ3｜回答を作成する7 コールセンターにおすすめのFAQシステム6選まとめ コールセンターの基本業務とは コールセンターの基本的な業務は、電話で顧客からの問い合わせに対応することです。しかし、ただ電話対応するのではなく、問題解決能力やコミュニケーション能力などが求められます。 また、コールセンター業務には「受電」と「架電」の2種類があります。ただし、同じ電話業務であっても、商品の操作説明やサービス加入・解約に関する問い合わせなど「疑問や相談」が寄せられることが主な受電業務において、FAQの需要が高いのです。 加えて、コールセンター業務では、顧客の悩みを解消しつつ、原因の究明やデータ入力などの事務作業も同時並行で取り組まなければなりません。そのため、従業員の負担を軽減するためにも、早急にオペレーションを改善していきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターにFAQシステムを導入すべき3つの理由 以下では、コールセンターでFAQシステムを導入すべき理由を解説します。コールセンターでの業務にFAQを活用すると、企業・オペレーターの双方で、以下のメリットを得られるようになります。 業務負荷の軽減 社内FAQのなかには、オペレーターのノウハウが蓄積されます。そのため、新人社員でも、FAQを参考にすればベテラン社員と同様の対応が可能なので、”ベテラン社員に頼りっぱなしの状態”から脱却できるのです。 業務効率化の実現 FAQシステムを導入すると、顧客の問い合わせ内容を元に、過去の類似例から適切な対応を取れるようになります。そのため、同じ問い合わせが発生しても、従来よりも短時間での解消が可能です。 顧客満足度の向上 FAQシステムを参照すれば、経験の差による対応の違いが発生せず、顧客満足度の向上につながります。ただし、適切な回答を即見つけられることが前提であるため、平均0.2秒のスピード検索が可能な「ナレカン」などのツールが必須です。 以上のように、FAQシステムを導入すれば、無駄な手間を省くことができ、業務全体の効率化を可能にするのです。したがって、自社の環境に合ったシステムの導入を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでのFAQ運用に役立つおすすめシステム6選 以下では、コールセンターのFAQ運営を効率化させるおすすめのシステムを紹介します。 FAQシステムを導入すると「顧客満足度の向上」「業務負荷削減」の両立が期待できます。しかし、情報源となるFAQデータを書き出したり、更新したりするのは負担が大きければ、そもそも社内に浸透しない恐れがあるのです。 そのため、ITに不慣れな現場でも簡単に、FAQデータを蓄積でき、更新までストレスなくできるシステムの導入が必須です。ただし、「顧客からの問い合わせ」にすぐに対応していくには、必要な情報に素早くたどり着けることが大前提です。 結論、自社で導入すべきなのは、誰かの頭のなかに属人化しているナレッジを集約でき、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンには、直接ナレッジを書き込めるほか、ベテラン社員の持つナレッジは質問・回答形式で残せるので、同じような質疑応答が繰り返される負担を減らせます。また、「AIの自然言語検索」では、上司に質問するように情報を探せるので、新人社員でも素早く適切な回答を見つけられます。 【ナレカン】コールセンター業務を最も簡単に効率化させるシステム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ナレカンの自然言語検索機能＞ 以下は、ナレカンの「自然言語検索機能」の使用感の画像です。 ナレカンには、上司に質問するように検索できる、AIを使った「自然言語検索機能」が搭載されています。そのため、検索スキルによらず目的の情報にアクセスできるのです。 とくに、コールセンター業務においては、顧客から出た質問に対しての回答を素早く探し出さなければなりません。そこで、表現が統一されていない社内用語も「同じ意味の用語」として検索できるナレカンがあれば、取りこぼすことなく見つけ出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Zendesk Guide】さまざまな販売チャンネルに対応したシステム ＜Zendesk Guideの特徴＞ 外部用と内部用を分類できる 顧客には社外用FAQ、社内にはナレッジベースとして対象を分けてFAQが作成可能です。 40カ国以上の言語に対応 40カ国以上の言語に対応しているので、越境ECなど多言語展開をしているチームにとっては親和性が高いです。 ＜Zendesk Guideの機能・使用感＞ AIエージェント機能 AIボットが顧客からの問い合わせに自動で対応する機能です。この機能はSuite Teamプランから実装できます。 音声通話機能 チャットだけではなく、通話、ボイスメール、テキストメッセージ、さらにはメール、SNSを介してのやり取りを一か所でできます。 ＜Zendesk Guideの注意点＞ 機能が複雑 プランによるものの、機能が多すぎて使いこなせない可能性もあります。また、Suite Teamプラン以上にするとAIのナレッジマネジメントなどを活用できますが、すべてを使いこなすには高いITリテラシーが求められます。 ＜Zendesk Guideの料金体系＞ Support Team：$25/ユーザー/月（月払い） Suite Team：$69/ユーザー/月（月払い） Suite Professional：$149/ユーザー/月（月払い） Suite Enterprise：要問合せ Zendesk Guideの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【SyncAnswer】ブログのようにFAQ作成が可能なシステム ＜SyncAnswerの特徴＞ ブログを書く感覚でFAQ作成が可能 専用の管理画面からナレッジを記載してFAQが作れます。図や画像も使えるので、高度なデザインをせずともFAQができる点はメリットです。 作成したFAQの効果測定が可能 FAQの内容に関して「PV数、訪問者数、検索数」などのデータを定量的に計測できるので、改善策が考案しやすくなります。 ＜SyncAnswerの機能・使用感＞ シングルサインオン機能 新たにシングルサインオン機能が追加され、FAQサイトへのアクセスにSAML認証ができるようになったことで、顧客が契約した認証基盤のFAQサイトへアクセスが可能です。 サイト内検索との連携 サイト内検索サービスSyncSearch（シンクサーチ）と連動させれば、検索キーワードに対する検索結果とFAQを同時に表示させることが可能になります。 ＜SyncAnswerの注意点＞ 強固な検索機能を使うには別途料金が必要 FAQの検索を行うには「10,000円/月〜」から使える、SyncSearch（シンクサーチ）と呼ばれる別ツールを使う必要がある点に注意です。 ＜SyncAnswerの料金体系＞ エントリー（ユーザー数3名まで）：月額50,000円＋初期費用250,000円 スタンダード（ユーザー数10名まで）：月額100,000円＋初期費用500,000円 プロフェッショナル（ユーザー数50名まで）：月額200,000円＋初期費用800,000円 エンタープライズ：要問い合わせ SyncAnswerの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【PKSHA FAQ】導入企業数800社以上を誇るFAQシステム ＜PKSHA FAQの特徴＞ FAQに素早くたど着ける独自の検索システム 約7万種類の言葉に対する概念知識および、1,200万語の言語辞書を搭載したPKSHA FAQオリジナルの「言語理解エンジン」を搭載しているので「同義の質問」など関連情報も表示できます。 タグが検索エンジンにも対応 社外向けのFAQでは、設定したFAQに関するタグも検索結果に表示させられるので、SEO（検索エンジン最適化）対策も備わっています。 ＜PKSHA FAQの機能・使用感＞ 検索エンジン最適化機能 SEO対策用のメタタグ、Hiddenでのキーワード設定にも対応し、googleなどの検索エンジンでFAQがヒットします。 フィット&ギャップ分析機能 検索ヒット率やカテゴリー別解決率を把握し、優先的に改善すべきFAQを提示してくれるので便利です。 ＜PKSHA FAQの注意点＞ 多機能なので社内のITリテラシーに注意 「検索ヒット率やカテゴリー別解決率」といった細かな分析や、AIチャットボットなど、豊富な機能でFAQを作成できます。また、PKSHA FAQはそのままでも使えますが、同社がリリースするCRMなどと連携もできる一方、高いITリテラシーが求められる点に注意しましょう。 ＜PKSHA FAQの料金体系＞ 要問い合わせ PKSHA FAQの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【FastAnswer2】内部公開用・外部公開用で用途の分類が可能なシステム ＜FastAnswer2の特徴＞ 社内外のFAQを分けて管理可能 「よくある質問」などの外部公開用FAQとオペレーターが顧客対応時に使用する内部公開用FAQをそれぞれ単体、あるいは両方を利用できます。 検索性が高い FAQや文書など顧客対応に必要な情報を簡単に検索できるので、スムーズな回答が可能であり、オペレーターの応対品質に差が出ることを防ぎます。 ＜FastAnswer2の機能・使用感＞ 管理者支援機能 HTMLなどのマークアップ言語の知識がなくてもナレッジを作成することができ、操作性の高いインターフェースで管理者の負担を軽減します。 レポート（分析）機能 FAQナレッジの活用状況を多角的に分析、見える化することでFAQナレッジのPDCAサイクルを回すのに役立ちます。 ＜FastAnswer2の注意点＞ 機能が複雑 FAQナレッジは充実しますが、機能が多すぎて使いこなせない可能性もあります。また、FAQに任せきりとなり、顧客との直接的なコンタクトの機会が減らないように工夫しなければなりません。 ＜FastAnswer2の料金体系＞ 要問い合わせ 「FAQコンテンツのページビュー（PV）ごと」に課金が発生するシステムです。 FastAnswer2の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【アルファスコープ】FAQの作成だけでなく分析機能も搭載したシステム ＜アルファスコープの特徴＞ 分析機能も搭載 「ワークフローの管理」「利用ログ分析」など、ナレッジの一元管理だけでなく、該当のFAQがどれほど有効活用されているかの分析も可能です。 社内外両方のFAQが管理可能 社内外両方のFAQをまとめて管理できるので「どの情報か最新かわからなくなる」などのトラブルを防止します。 ＜アルファスコープQの機能・使用感＞ チャットボット機能 チャット形式で質問に対応でき、ユーザー向けFAQにはユーザー向けのボットを設定可能です。 トラブルシューティングの機能が豊富 ユーザーの環境や状況に応じて回答が異なる複雑な問合せも、選択肢を提示しながら適切な回答へと導きます。たとえば、分岐型設問機能や経路マップ機能などがあります。 ＜アルファスコープの注意点＞ ユーザー向け/オペレーター向けFAQで料金が異なる ユーザー向け/オペレーター向けFAQがセットになっておらず、両方を用いる場合は別途料金がかかる点に注意です。 ＜アルファスコープの料金体系＞ 3つのプランがありますが、いずれも詳細な金額は問い合わせが必要です。また、ユーザー向け/オペレーター向けFAQをセットで使うと「月額5万円」の割引が受けられるうえ、初期費用もいずれかの上位プランのみの支払いとなります。 ユーザー向けFAQ：要問い合わせ ユーザー向けFAQ＋チャットボット：要問い合わせ オペレーター向けFAQ：要問い合わせ アルファスコープの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞コールセンターでのFAQ運用に役立つおすすめシステム6選 以下は、FAQ運用におすすめのシステム6選の比較表になります。 ナレカン【一番おすすめ】 Zendesk Guide SyncAnswer PKSHA FAQ FastAnswer2 アルファスコープ 特徴 コールセンター業務を最も簡単に効率化させるシステム さまざまな販売チャネルに対応したシステム ブログのようにFAQ作成が可能なシステム 導入企業数800社以上を誇るFAQシステム 内部公開用・外部公開用で用途の分類が可能なシステム FAQの作成だけでなく分析機能も搭載したシステム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能が複雑 強固な検索機能を使うには別途料金が必要 多機能なので社内のITリテラシーに注意 機能が複雑 ユーザー向け/オペレーター向けFAQで料金が異なる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランなし ・有料プランは$25〜 ・無料プランなし ・有料プランは月額50,000円＋初期費用250,000円～ ・無料プランなし ・有料プランは要問合せ ・無料プランなし ・有料プランは要問合せ ・無料プランなし ・有料プランは要問合せ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Zendesk Guide」の詳細はこちら 「SyncAnswer」の詳細はこちら 「PKSHA FAQ」の詳細はこちら 「FastAnswer2」の詳細はこちら 「アルファスコープ」の詳細はこちら 以上のように、どのFAQシステムを導入するかで注意点や価格が大きく異なります。そのため、自社に必要な機能を備えつつ、社内全体で活用できるようにシンプルな操作性のツールを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステムの選定ポイント3つ （1）機能に過不足ないか 1つ目は、アプリの機能に過不足がないかどうかです。 たとえば、機能が多すぎると操作を覚えるのに手間がかかります。一方、どのナレッジが多く活用されているのかが分かる「レポート機能」があれば、FAQを整理するときに役立ちます。 以上のように、機能が多すぎたり足りなかったりすると、業務効率が悪くなってしまうので注意が必要です。したがって、事前に自社に必要な機能を洗い出してからアプリを選びましょう。 （2）情報を簡単に蓄積できるか 2つ目のポイントは、情報を簡単に蓄積できるかどうかです。 ツールの運用が上手くいかない原因として、ナレッジを蓄積する段階で躓いてしまうケースがあります。とくに、属人化しているナレッジは、各メンバーの頭やPCの中、もしくはメールの中に埋もれているため「簡単に蓄積できること」が重要です。 そこで、ベテラン社員をはじめ、自身の持つナレッジをテキスト、画像などの形式によらず簡単に書き込める「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールがおすすめです。 （3）検索性に優れているか 3つ目のポイントは、検索性に優れているかどうかです。 具体的には、顧客から受けた質問に対してどのように対応するかのFAQに素早くアクセスできないと、顧客を待たせてしまう可能性があります。そのため、コールセンター業務において、高精度の検索機能を備えたツールは不可欠です。 とくに、「キーワード検索」や「AI検索」など高精度の検索機能が備わっていれば、過去の対応事例やそれに関するやり取りを簡単に見返すことができます。このように、必要な情報がすぐに見つかる体制が整ったFAQシステムを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3ステップ｜コールセンター向けFAQの作り方 以下では、コールセンター向けのFAQを作成するための3つのステップをご紹介します。作成したFAQが形骸化し「使われないFAQ」になる事態を防ぐためにも、以下のポイントを押さえた作成を実施しましょう。 ステップ1｜情報を収集する まずは、FAQに活用するための情報収集をします。 情報収集をしていない状態でFAQを作成しても、内容が間違っていたり、不十分な対応になったりする恐れがあります。FAQはオペレーター対応時のマニュアルになるので、内容の漏れや間違いには注意しなければなりません。 したがって、最初に製品やサービスの基礎情報や関連する質問を収集しましょう。過去の問い合わせデータはもちろん、オペレーターに頻出する問い合わせ内容を確認することもおすすめです。 ステップ2｜質問を洗い出す 情報収集が終わったら、次は質問内容の洗い出しをします。 収集した情報のなかから、質問にあたる内容を抽出し、解決の難易度や重要度ごとにカテゴリー分けをします。とくに、顧客からの問い合わせ頻度が高い質問事項は、対応を間違うとクレームとなる可能性がある内容になるので注意すべきです。 そのため、高頻度の質問はFAQ化の優先度を高くして管理しましょう。また、情報を整理するときには「料金について」「操作について」など、必要な情報が一目でわかるようにまとめることもポイントです。 ステップ3｜回答を作成する 質問の抽出が終わったら優先度の高い質問から順に、対応する答えを作成します。 回答自体はもちろん、なぜその回答になるのかの補足も踏まえて、オペレーターが顧客に適切な対応ができるように構成します。FAQが完成したら、情報の抜け漏れを見落とさないためにも、FAQ作成に関わりのない第三者を確認者としてチェックしましょう。 ただし、逐一メールやチャットで確認を依頼するのは面倒です。そのため、作成したFAQの内容に誤りがないか、承認フローを通って公開できる「ナレカン」のようなツールを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターにおすすめのFAQシステム6選まとめ ここまで、コールセンター業務におすすめなFAQシステム6選を中心に解説しました。 コールセンター業務において、迅速な情報収集や対応は不可欠です。とくに、新人社員とベテラン社員の経験の差による対応の違いが出ないためにもFAQ運用システムを導入してナレッジを共有する必要があります。 ただし、すぐに目的のFAQにたどり着けなければ、素早い問題解決につながりません。そのため、「誰もが簡単に必要な情報を見つけられるツール」が大前提です。 結論、自社が導入すべきツールは、誰でも簡単にノウハウを書き込めて、最適な回答をすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ノウハウの属人化を防ぎ、自社でFAQ運用を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例つき】見やすい社内FAQの作り方やおすすめのツールを紹介

コールセンターでは問い合わせの内容を聞きながら、素早く正確にメモを取る必要があります。 しかし、「コールセンターで電話を聞きながら受電メモが取れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、受電メモに書くべき必須項目やメモを取るコツを中心にご紹介します。 コールセンターにおける受電メモの取り方のコツを知りたい 受電メモに記載すべき項目を押さえたい 受電メモやマニュアルに即アクセスできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、受電メモの適切な取り方が分かるだけでなく、コールセンターにおすすめのメモツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 受電メモに書くべき必須項目1.1 （1）電話がかかってきた日時1.2 （2）電話の要件・内容1.3 （3）相手の連絡先1.4 （4）受電した担当者名（受電メモの作成者名）2 苦手解消！話を聞きながらメモを取るコツ5選2.1 （1）慌てずに落ち着く2.2 （2）ひらがな・カタカナ・略語を適度に使う2.3 （3）相手の話を復唱する2.4 （4）聞き取れなかったときは正直に言う2.5 （5）事例やマニュアルに即アクセスできるようにしておく3 紙の受電メモを使い続けるデメリット4 コールセンターの受電メモやマニュアルの運用に最適なツール4.1 コールセンターのマニュアル見本の作成に最適な「ナレカン」4.2 ナレカンを使ったマニュアル見本の作成例4.3 【コールセンター】ナレカンで使える受電メモテンプレート5 コールセンターの受電メモの取り方まとめ 受電メモに書くべき必須項目 ここでは、受電メモに書くべき必須項目を4つご紹介します。受電メモの抜け漏れはのちにトラブルへと発展する恐れがあるので、以下の項目は必ず記載するようにしましょう。 （1）電話がかかってきた日時 受電メモに書くべき必須項目の1つ目は、電話がかかってきた日時です。 いつ電話があったのか記録がないと、過去の電話記録だと勘違いしてしまう恐れがあります。対応漏れを防ぐためにも、電話がかかってきた日時の記載は欠かせないのです。 ただし、日時のメモは「今日の午後」のように曖昧に記載すると、後で見返したときに正確な日時が分からなくなってしまいます。したがって、メモするときには「○月○日○○時」と記載するようにしましょう。 （2）電話の要件・内容 受電メモに書くべき必須項目の2つ目は、電話の要件・内容です。 電話の要件や内容を正確に記録することで、見返したときに電話の詳細を把握しやすくなります。たとえば、「サービスのログインに関する質問」「具体的な手順を口頭でご説明して解決」のように、必要な情報を過不足無く残すようにしましょう。 また、場合によっては先方がこちらからの折り返しを望むケースもあるため、メモには折り返しの有無を必ず記載するべきです。 （3）相手の連絡先 受電メモに書くべき必須項目の3つ目は、相手の連絡先です。 電話を折り返す場合、相手の都合によっては、問い合わせた電話番号と異なる番号に折り返しを希望するケースがあります。したがって、必ず通話中に連絡先を尋ね、間違いの無いように復唱しながら記載しましょう。 また、相手の連絡先を知っていれば、イレギュラーな事態が発生したときに迅速に対応できます。折り返しが必要ない場合でも、必ず相手の連絡先を控えるようにしましょう。 （4）受電した担当者名（受電メモの作成者名） 受電メモに書くべき必須項目の4つ目は、受電した担当者名（受電メモの作成者名）です。 「受電担当者」と「受電メモを見て業務を担当する人」が異なる場合、メモに不明点や情報の不足があったときに、受電担当者へ確認をとる必要があります。しかし、受電担当者が自分の名前を書き忘れていると、メモの不明点や不足を解消できません。 受電メモをスムーズに共有・見返すためにも、受電メモを作成したら自身の名前を忘れずに記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 苦手解消！話を聞きながらメモを取るコツ5選 以下では、相手の話を聞きながらメモを取るコツを5つご紹介します。受電メモに苦手意識がある方は必見です。 （1）慌てずに落ち着く 1つ目に、「落ち着いて丁寧に対応すること」が大事です。 問い合わせをしてきた相手の話すスピードが早かったり、一気に話を進められたりすると焦ってしまいがちです。しかし、慌てると話を聞き漏らしてしまうため、落ち着いて対応しましょう。 もし聞き逃した点がある場合は、「恐れ入りますが」とお詫びをしたうえで聞き返せば問題ありません。 （2）ひらがな・カタカナ・略語を適度に使う 2つ目に、ひらがなやカタカナ、略語を使ってメモすることも重要です。 電話対応をしているときに、相手の話をすべて丁寧にメモすることはできません。そのため、あとから見返せば内容を思い出せるものは、簡単にメモして時間を短縮しましょう。 受電メモはひらがなやカタカナ、略語を使って素早く書き、提出する前に清書すれば問題ありません。 （3）相手の話を復唱する 3つ目に、相手の話を復唱するようにしましょう。 電話でのコミュニケーションは対面とは異なり音声のみの会話のため、認識のズレが起こることがあります。間違ったことを受電メモに残してしまうと、後々大きなトラブルに発展しかねません。 そのため、互いの認識に相違がないかを確認するためにも、相手の話を復唱することが大切です。 （4）聞き取れなかったときは正直に言う 4つ目に、聞き逃しを起こさないためにも、相手に聞き直すことが大切です。 電話対応で相手の話が聞き取れなかったとき、あやふやにしていては正確にメモができません。また、分かったふりをすると認識の齟齬が発生し、あとでトラブルに発展する恐れがあります。 そのため、上手く聞き取れなかったときには、「もう一度お伺いできますでしょうか」と伝えましょう。また、重要な内容は聞き取れた場合でも、念の為に再確認すれば情報を確実に残せます。 （5）事例やマニュアルに即アクセスできるようにしておく 5つ目に、過去の事例やマニュアルに即アクセスできるようにしておきましょう。 電話で正しい情報を伝えるためには、社員全員が過去事例やマニュアルの内容を把握しておく必要があります。しかし、全ての内容を暗記するのは、非現実的なため、事例やマニュアルに即アクセスして必要な情報を確かめられるようにしましょう。 たとえば、共有した事例やマニュアルなどのナレッジを生成AIが横断検索して適切な回答を提示する「ナレカン」のようなツールは、忙しいコールセンター業務に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙の受電メモを使い続けるデメリット 紙の受電メモを使い続けるデメリットは、以下の3つです。 メモを探す手間がかかる 付箋などの紙媒体で受電メモを取ると、雑多なデスクの上で埋もれてしまい、特定の受電メモを探すのに時間がかかります。最悪の場合、紛失してしまい「電話の要件や対応する内容が分からない」といった事態になりかねません。 共有がしづらい 紙の受電メモを共有するには、メモを直接手渡しするか、相手がその場にいない場合は、写真に撮ってメールなどで送る必要があり面倒です。 メモの管理が面倒 紙の受電メモが膨大な量になると、管理が煩雑になり適切に管理するのが難しいです。適切に受電メモを管理しなければ、情報がバラバラになり、受電後の対応や受電メモの修正に時間がかかってしまいます。 以上のように、紙の受電メモを使い続けるとメモを探す手間がかかり、共有や管理が面倒になりがちなため、改善する必要があります。たとえば、「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、受電メモが電子化され、共有や管理に手間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターの受電メモやマニュアルの運用に最適なツール 以下では、コールセンターの受電メモやマニュアルの運用に最適なツールをご紹介します。 コールセンターの受電メモを紙で取っていると、紛失のリスクがあるだけでなく、共有に手間がかかります。また、コールセンターはリアルタイムで正確な情報を顧客に伝えなくてはならないため、受電のノウハウや案内方法などをまとめたマニュアルに即アクセスできるようにする必要があります。 そこで、「受電メモやマニュアルの運用に役立つITツール」を導入すれば、メモやマニュアルを簡単に作成・共有し、欲しい情報に即アクセスできます。ただし、社内の受電メモやマニュアルだけでなく、社内の情報すべてを一元管理しておけるツールでなければ、情報が散在してしまいます。 結論、コールセンターの受電メモやマニュアルの運用には、社内のあらゆる情報をまとめておけるうえ、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「キーワード検索」を使えば、高速でヒット率100％の超高精度検索が可能です。また、「社内版知恵袋機能」では、不明点を社内メンバーに質問し、そのままナレッジ化できるので、同じような社内問い合わせが発生する心配がありません。 コールセンターのマニュアル見本の作成に最適な「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使ったマニュアル見本の作成例 以下は、ナレカンを使ったマニュアル見本の作成例です。 ナレカンの「記事」でのマニュアル作成 ナレカンの記事では、テキストや画像を保存するだけでなく、ファイルを直接貼り付ける使い方も可能です。また、太字や下線、箇条書きリストなどを活用して、ナレッジを分かりやすくまとめられます。 生成AIを活用した「自然言語検索」 画面中央にある【AIボタン】をクリックすると、自然言語検索によって、上司に質問するように検索できます。以下は、「受電メモの取り方のコツは何ですか」と検索した使用例です。 【コールセンター】ナレカンで使える受電メモテンプレート 以下では、ナレカンにコピー&ペーストして、そのまま使えるテンプレートを紹介します。”電話がかかってきた日時””電話の要件””相手の連絡先””受電した担当者名”の項目は必ず入れるようにしましょう。 受電メモ　受付者: 受付日時　○月○日（）　○時○分ごろ 顧客名：（氏名）様 会社名：（会社名を記載） 連絡先：（電話番号を記載） ＜要件・内容＞←当てはまらないものを削除 サービスに関する質問 商品やサービスの申し込み対応 操作案内 その他 ＜要望＞←当てはまらないものを削除 折り返し電話 先方からかけなおし　○月○日（）　○時○分ごろ 伝言のみ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターの受電メモの取り方まとめ これまで、受電メモの取り方や必須項目を中心にご紹介しました。 受電メモに抜け漏れがあると、受電後の対応が遅れてトラブルに発展する恐れがあります。そのため、受電時に復唱して情報を確認したり、あらかじめメモすべき必須項目を残したりして、正しく記録を残しましょう。 ただし、紙のメモは紛失のリスクがあるほか共有や管理に手間がかかるので、受電メモやマニュアルを電子化し、誰でも簡単に共有・管理ができるようにするべきです。 とくに、コールセンターはパートやアルバイトが多いので、「誰でも欲しい情報へ簡単にアクセスできるツール」が最適です。結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックしつつ、ITリテラシーが低い従業員でも直感的に検索できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、受電メモやマニュアルを簡単に管理できる仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例つき】見やすい社内FAQの作り方やおすすめのツールを紹介

今日、多くの会社で業務においてMicrosoft 365が導入されています。Microsoft 365にはさまざま機能が搭載されていますが、とくにナレッジ管理に関する機能は豊富にあります。 一方で「Microsoft 365を使ったナレッジ管理の方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Microsoft 365を活用したナレッジ管理の方法や注意点を中心にご紹介します。 Microsoft 365のツールを使ってナレッジを管理したい 自社に最適なナレッジ管理の方法を知りたい 誰でも簡単にナレッジ管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Microsoft 365を利用したナレッジ管理の仕方だけでなく、自社にあったナレッジ管理の方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ナレッジ管理システムとは2 Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法7つ2.1 方法1｜Excelを使用する2.2 方法2｜Accessでデータベースを管理する2.3 方法3｜OneNoteを利用する2.4 方法4｜Loopを活用する2.5 方法5｜SharePointで社内wikiを作る2.6 方法6｜Microsoft Vivaを利用する2.7 方法7｜Copilotを利用する3 【比較表】Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法一覧4 Microsoft 365でナレッジ管理をするときの注意点5 【必見】Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理をする方法5.1 充実した初期導入支援が受けられるツール「ナレカン」6 【何ができる？】Microsoft 365 管理センターの機能7 Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法まとめ ナレッジ管理システムとは ナレッジ管理システムとは、社員がノウハウとして持つ知識や経験を可視化して、組織内で共有するシステムのことです。 ナレッジ管理（ナレッジマネジメント）を実施することで、個人のノウハウやスキルが属人化しないため、経験や知識の有無を問わず高水準かつ業務品質を均一に保てるようになります。したがって、組織全体の底上げの効果も期待できるのです。 このように、ナレッジ管理は業務を効率化し、生産性を上昇させることにつながります。そのため、ナレッジ管理システムを使って社員一人ひとりが持つナレッジを共有・管理する制度を整えていくべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法7つ 以下ではMicrosoft 365のツールを使ってナレッジ管理をする7つの方法をご紹介します。 方法1｜Excelを使用する 1つ目の方法はExcelを使用したナレッジ管理です。 まず、Excelシート上に、「ID」「タイトル」「カテゴリ」「内容の要約」「詳細情報」「作成日」「更新日」「担当者」「備考」といった列を作成します。 列を作成したら、任意のセルを選択し、[格子]をクリックします。 [テーブルとして書式設定]を選択し、テーブルの範囲を指定したら、[OK]を押します。 表に情報を入力していくと、以下のようなナレッジ管理表が作成できます。表を作成した後は、忘れずに共有しましょう。 共有するにはリンクを送信するか、メールに添付して送信する方法があります。[共有]をクリックして選択しましょう。 このように、Excelを使ってのナレッジ管理は可能ですが、更新するたびに周知する手間がかかったり、セキュリティが脆弱だったりという問題点があることに注意しましょう。 方法2｜Accessでデータベースを管理する 2つ目の方法は、Microsoft Accessを使ってナレッジデータベースを構築することです。 Accessは、データの管理に特化したソフトウェアであり、社内の情報などをまとめたデータベースを作成することが可能です。また、必要なデータのみの抽出や集計ができるため、すばやく必要なナレッジ情報を得られるのです。 以下は公式サイトで公開されている利用例です。フォーマットを利用して、仕入れ先などの情報を整理できます。 一方で、安定した運用のためにはある程度の専門知識やプログラミングスキルが必要とされるため、管理が属人化してしまいやすいというデメリットがあります。 方法3｜OneNoteを利用する 3つ目の方法は、OneNoteを利用することです。 OneNoteの新規のページにナレッジを追加していくことで、ナレッジ管理が簡単にできます。以下の画像は、OneNoteのページにナレッジを記入した例です。 このように、ノートにメモするような感覚でナレッジの作成がサクサク進みます。また、セクション分けを丁寧にしていくとナレッジを探しやすい仕組みの構築につながります。 近年、Microsoft Teamsのwiki機能が段階的に廃止されるようになり、Teamsで作成したwikiの移行先としてOneNoteの利用が増えています。そのため、wiki機能に関してTeamsを代替できるほどOneNoteは優れていると言えるのです。 しかし、共有のときにリンクを送信する必要があるため、煩雑と言えます。そこで、「ナレカン」のような共有が簡単なツールを選択すれば、共有の手間を大幅に削減できます。 方法4｜Loopを活用する 4つ目の方法として、Microsoft Loopを活用することが挙げられます。 LoopはOneNoteと比較して情報共有能力が高く、同時編集機能も非常に使いやすい仕様になっています。以下は、Loopで作成した社内wikiのワークスペースに追加した「よくあるトラブルの解決方法」のページです。 以上のように、新しいワークスペースを追加して、ナレッジを整理整頓できます。また、OneNoteやTeams、Plannerとの連携も可能で、使用用途に応じたさまざまな使い方があります。 方法5｜SharePointで社内wikiを作る 5つ目の方法は、SharePointで社内wikiを作ることです。 SharePointは、新規のサイトに社内のナレッジを追加していくことができます。以下は、SharePointを使って新規のサイトにナレッジを入力した画像です。 上記の画像の右側にあるツールボックスから好きなパーツを組み合わせてサイトを作成することができます。また、初心者でも直感的に操作でき、プログラミング等の専門的な知識は不要であることが特徴として挙げられます。 方法6｜Microsoft Vivaを利用する Microsoft Vivaを利用することもナレッジ管理の方法の1つです。 Microsoft VivaとはMicrosoft 365とTeamsに統合されている、従業員エクスペリエンスプラットフォームです。従業員のナレッジ管理や情報共有に役立つツールを多く含んでいます。 たとえば、Microsoft Vivaに含まれているViva Connectionsを利用すると、社内のナレッジを管理・共有できます。下記は公式サイトで紹介されている使用画面の例です。 画像の例のように、社内の情報やお知らせを掲示板のようにして共有することができます。メンバーにわかりやすい形でナレッジ管理が可能です。 方法7｜Copilotを利用する 7つ目の方法はCopilotの利用です。 CopilotとはMicrosoftが開発したAIアシスタントのことです。Microsoft 365に統合されているため、組織内のコンテンツに対してAI検索ができます。 たとえば、社内の膨大なデータから必要な情報を取り出すときに、CopilotのAI検索を利用すれば、話し言葉で検索ができます。 ナレッジは管理するだけでなく、いつでも使えるよう取り出しやすい環境に置いておく必要があるため、AI検索は業務を効率よく進めるのに重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法一覧 以下は、今まで紹介してきたMicrosoft 365を使ったナレッジ管理方法7つの一覧表です。それぞれの特徴や注意点を比較し、自社にあったナレッジ管理方法を採用しましょう。 Excel Access OneNote Loop SharePoint Microsoft Viva Copilot 特徴 データの入力や集計を効率化 データベースの構築に特化 手書きや音声など幅広い形式でナレッジを作成 情報共有能力が優れている ファイルや情報の共有ができるポータルサイトを作成 ナレッジ管理や共有に適したツールが豊富 AI検索が可能 適したナレッジ データ一覧や小規模なナレッジ データ同士の関連付けが必要なナレッジ 業務手順マニュアルなどの階層構造のあるナレッジ リアルタイムで共有したいナレッジ アクセス権限を管理したいナレッジ 組織全体で共有したいナレッジ 膨大な数のナレッジ 注意点 ・更新が見落とされてしまう ・セキュリティ対策が弱い ・多少の専門知識が必要 ・リアルタイムで共有できない ・ナレッジが増えると動作が重い ・検索機能の精度が低い ・社外との共有ができない ・データベース機能がない ・デザイン性が低い ・小規模なナレッジ管理は不向き ・Viva Goalsは2025年12月31日に廃止 ・料金プランが複雑 ・機密情報を扱うときは注意 ・法人向けであるMicrosoft 365 Copilotの利用には別途ライセンスが必要 ユーザビリティ 初級者向け 中〜上級者向け 初級者向け 初級者向け 中級者向け 中級者向け 初〜中級者向け 以上のように、同じMicrosoftのツールであってもそれぞれ異なった点があります。そのため、もし一つのツールで必要な機能を全網羅できていない場合は、他のMicrosoftツールを連携して使うことも視野に入れましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft 365でナレッジ管理をするときの注意点 Microsoft 365のツールを使ってナレッジ管理する場合、導入から運用に乗せるまでにどれくらい時間がかかるかという点に注意しなくてはなりません。 Microsoft 365のツールは日常的に使われることが多く、導入ハードルが低い点が魅力です。しかし、どのツールも幅広い業務に対応できるよう設計されており、ナレッジ管理に特化した機能は備わっていません。 そのため、徹底したナレッジ管理をするには複数ツールを連携して機能を補う必要があり、運用までに時間がかかります。そこで、専門のスタッフが導入をサポートしてくれる「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを導入するとすばやく運用に乗せられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理をする方法 以下では、Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理をする方法をご紹介します。 Microsoft 365では、様々なニーズに応えた多様なツールが提供されていますが、用途ごとに複数ツールを併用すると社内のナレッジが分散してしまう点が課題です。そのため「社内のナレッジを一元管理できるツール」を利用しましょう。 また、膨大な量の社内wikiの中から目的の情報を見つけ出すのは、時間と手間がかかります。そこで「検索性に優れたツール」を利用すると、膨大な社内ナレッジの中から欲しい情報を即座に取り出せるため業務が滞りません。 結論、自社が導入すべきは、社内のナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能で目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にまとめた社内情報は瞬時に任意のメンバーに共有されるうえ、ヒット率100%でファイル内検索も可能な「超高精度な検索機能」を備えています。そのため、社内のナレッジを作成から共有・管理まで一元管理できるのです。 充実した初期導入支援が受けられるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【何ができる？】Microsoft 365 管理センターの機能 Microsoft 365 管理センターは、組織内の Microsoft 365 に関するさまざまな管理業務を、一か所で扱えるオンラインの管理プラットフォームです。主な機能は次の通りです。 ＜機能＞ ＜内容＞ ユーザー管理 ユーザーの追加、削除、編集、ライセンス割当、パスワードリセットなど グループ管理 Microsoft 365 グループ、Teams グループ、配布グループ、共有メールボックスの作成・管理 リソース管理 会議室や備品などの予約管理、SharePointのサイト設定 支払い管理 サブスクリプション情報の確認、請求書管理、ライセンス数確認、購入やキャンセル処理 サポート機能 管理者専用サポートへのアクセスや問い合わせ管理 設定管理 パスワードポリシー、多要素認証、ドメイン管理、アプリ設定など セットアップ 既存ドメイン管理や機能の未設定項目の確認 レポート 利用状況や生産性スコア、監査レポート等の表示 正常性モニター サービスの状態確認や障害情報の閲覧 Microsoft 365 管理センターは、複数のサービスやツールを個別に操作する手間を省き、IT担当者や管理者の負担を軽減することができます。また、管理センターにはウェブブラウザからアクセスでき、管理権限を持つユーザーのみが利用可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法まとめ これまで、Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法7つや注意点を中心にご紹介しました。 Microsoft 365には多彩な機能が搭載されており、中にはナレッジ管理ができるものも存在します。しかし、どのツールもナレッジ管理を主目的として設計されていないため、蓄積・共有できる情報が限られたり、検索精度が十分でなかったりする課題があります。 そのため、ナレッジを戦略的に活用したい場合は、ナレッジ管理に特化した専用ツールを導入することが効果的です。とくに、必要な情報を瞬時に見つけ出せるよう、高精度な検索機能を備えているかが重要な選定ポイントとなります。 結論、自社が導入すべきは、“平均0.2秒”“ヒット率100%”を誇る高度な検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ナレッジ管理を徹底しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめの社内向けナレッジマネジメントツール6選を比較！

企業経営において、行事をスムーズに運営したり、社員がストレスなく働ける環境を整えたりするために「総務」は必須の部門です。総務は来客対応や備品・機器管理、社内イベントの企画運営など、企業全体の幅広い業務に携わります。 しかし、「自社の総務部門の業務量が多すぎるので効率化したいが、どうすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、総務が抱える課題や業務改善の成功事例やアイデアを中心に解説します。 総務の業務改善をしたいが、どのように進めるべきか分からない 総務の業務改善に成功した事例を参考にしたい 総務の業務効率化に便利なツールがあれば使いたい という方はこの記事を参考にすると、総務の課題を明らかにして、適切な業務改善ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内における総務の役割2 総務が抱える業務課題とは2.1 （1）業務範囲が広くて業務量があふれている2.2 （2）業務量に対して人材が不足している2.3 （3）業務フローに無駄があって効率が悪い3 総務の業務を改善するアイデア5選3.1 アイデア1｜業務を見える化する3.2 アイデア2｜タスク管理を徹底する3.3 アイデア3｜業務マニュアルを作る3.4 アイデア4｜アウトソーシングを活用する3.5 アイデア5｜ITツールを活用する4 【これで解決】総務の業務効率化におすすめのツール4.1 最も簡単に総務業務をDX化できるツール「ナレカン」5 総務で業務改善に成功した事例3選5.1 事例1｜日野自動車株式会社5.2 事例2｜株式会社知床第一ホテル5.3 事例3｜ＪＸ金属株式会社6 総務の業務改善がもたらすメリット7 総務の業務を効率化するプロセス8 総務の抱える課題や業務改善のアイデア・事例まとめ 社内における総務の役割 総務の役割は、企業や組織の活動を円滑に進めるためにサポートすることです。主な業務として以下が挙げられます。 社内の備品・設備の管理 PCやプリンターの管理やペンや紙の補充など 福利厚生の管理 有給休暇や育児、介護休暇などの申請の手続き 社内行事の運営 内定者の入社式や社員旅行、忘年会などの準備・進行 来客対応 代表電話やメールなどの問い合わせ、来客対応など 上記以外にも、総務の業務は多岐にわたります。つまり、総務は社内全体のスムーズな運営をサポートし、社員が快適に働ける環境を整える重要な役割を果たしているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 総務が抱える業務課題とは ここでは、総務の抱える業務上の課題を3つ解説します。以下を参考に、自社が抱える課題を明らかにしておきましょう。 （1）業務範囲が広くて業務量があふれている 総務が抱える課題の1つ目として、業務範囲が広すぎて業務量があふれていることが挙げられます。 総務は来客対応や備品管理、イベント運営などに携わり「企業のなんでも屋」と言われるほど多くの業務をこなします。そのため、社員からさまざまな業務を依頼され、突発的なタスクが発生するケースも少なくありません。 したがって、総務部内で連携を取って各業務を適切に割り振らなければ、業務を処理しきれなかったりスケジュールに遅れたりするのです。 （2）業務量に対して人材が不足している 総務が抱える課題の2つ目に、人材不足が挙げられます。 総務は常に多くのタスクに追われているにも関わらず、多くの企業で十分な人材を確保できていない現状にあります。そのため、社員一人当たりの負荷が大きくなり、長時間労働や業務の逼迫につながるのです。 このような課題を改善するためには、作業の自動化やツールの活用によって業務負荷を軽減することが不可欠と言えます。 （3）業務フローに無駄があって効率が悪い 総務の課題の3つ目は、業務フローに無駄があって業務効率が悪いことです。 総務では、紙での書類管理や情報共有が未だに主流で、情報の記載・修正・共有に多大な手間がかかっています。そのため、業務効率が悪く社員の負担が大きいうえ、リモートワークなどの多様な働き方にも対応しきれないのです。 したがって、「ナレカン」のようなITツールで総務のDXを進めて、社員の労働環境を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 総務の業務を改善するアイデア5選 ここでは、総務の業務を改善する5つのアイデアを解説します。業務のストレスを解消するためにも、以下の内容を実践しましょう。 アイデア1｜業務を見える化する 総務の業務改善を進めるにあたって、業務を見える化しましょう。 総務業務をすべて洗い出すと、特定の人に過度な負担がかかっていたり、無駄なプロセスがあったりする作業を見つけられます。その結果、改善すべき作業や無くすべき作業が明確になり、適切に対処できるのです。 したがって、まずは現在の業務を見える化して、課題点を抽出しましょう。 アイデア2｜タスク管理を徹底する 総務の業務を改善するには、業務を分担してタスク管理を徹底することも効果的です。 総務部内でコミュニケーションを積極的に取り、総務が抱えるタスクの分担をはっきりさせておくことで抜け漏れなく対応できます。たとえば、部署内で各タスクの担当者を決めて、業務の手順書を共有できるツールがあれば作業も円滑です。 このように、幅広い業務をこなす総務ではタスク管理を徹底して、期日遅れなどのトラブルを未然に防ぎましょう。 アイデア3｜業務マニュアルを作る 総務の業務改善案として、業務マニュアルを作ることも挙げられます。 総務の業務は多岐にわたりますが、作業方法をマニュアルとして残しておけば、担当者が変わった場合でも正しく進められます。また、マニュアルがあれば経験の浅い社員でもスムーズに作業を進められるので、教育コストも抑えられるのです。 ただし、マニュアルは常に最新でなければ、情報が陳腐化して使われなくなります。したがって、作成後は業務内容の変更に合わせて、定期的にアップデートしやすいツールで管理しましょう。 アイデア4｜アウトソーシングを活用する 総務の業務改善の方法として、アウトソーシングも広がっています。 アウトソーシングで総務業務の一部を外部委託すれば、人材不足によって仕事に対応しきれない課題を解消できます。また、本来すべき業務に注力できるようになるので、社内の生産性向上にもつながるのです。 ただし、アウトソーシングには比較的高い料金コストがかかるので、自社のニーズや予算を吟味したうえで検討しましょう。 アイデア5｜ITツールを活用する より簡単に総務の業務改善をするには、ITツールの活用が最適です。 ITツールを活用すれば、総務業務を効率化して「社員の作業負担軽減」や「人材不足の解消」を実現できます。たとえば、検索機能に優れたツールを使うと、紙やExcelのように情報の検索に手間をかけることなく、見たい情報をすぐに探し出せるのです。 ただし、添付ファイル内の検索ができなかったり、あるはずの情報が見つからなかったりするツールでは、思い通りに検索できずストレスが溜まります。したがって、「ナレカン」のような検索の精度が高いツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】総務の業務効率化におすすめのツール 以下では、総務の業務効率化におすすめのツールをご紹介します。 幅広い業務を扱う総務部において、紙やExcelなどのアナログな方法で作業をすると業務が属人化して役割分担できず、作業効率の低下につながります。したがって、すべての情報を集約する「ITツール」を活用して、総務の業務課題を改善しましょう。 とくに、幅広い総務部の業務マニュアルを一括で管理し、すぐに検索できるツールであれば、忙しい総務部の負担を低減します。 また、他部署からのよくある質問をツールにまとめておけば、総務部の対応業務を減らせます。 結論、自社の総務部門の業務改善には、あらゆる情報を一元管理し、誰もが欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」で作成した業務マニュアルは、任意のメンバーに即共有可能なうえに、超高精度の「キーワード検索」で必要な情報へすぐにたどり着けます。また、知恵袋形式でベテラン社員のナレッジを募れるので「業務の疑問点解消」「ナレッジの損失防止」を同時に実現できるのです。 最も簡単に総務業務をDX化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 総務で業務改善に成功した事例3選 ここでは、総務に関係する業務の改善に成功した3つの事例をご紹介します。以下の事例を参考に、自社の取り組みに活かせるポイントを見つけましょう。 事例1｜日野自動車株式会社 引用：日野自動車の公式サイト 日野自動車株式会社は、トラックやバスなどの商用車を製造する自動車メーカーです。同社では、総務部門の業務が可視化されておらずマニュアルもなかったので、担当者が異動・退職すると、業務の質や効率が落ちてしまう課題がありました。 そこで、同社は生産性向上とコア業務に集中できる仕組みをつくるために、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）によってマニュアル運用を外部委託したのです。 その結果、自社だけでは作成・管理が難しかったマニュアルが適切に整備されて、業務の標準化に成功しています。 参考：BPOのメリット・デメリットは？導入事例と業者の選定方法｜コボットLAB 事例2｜株式会社知床第一ホテル 引用および参考：ホテル業の導入事例｜Stock 株式会社知床第一ホテルは、知床で観光ホテルを運営している会社です。同社では「紙のマニュアル」と「LINEと口頭での業務連絡」での業務に限界を感じていました。 具体的には、紙のマニュアルは都度印刷して渡すのが面倒なうえに、スタッフがきちんとマニュアルを読んでいるのか把握できませんでした。また、LINEでの業務連絡だと重要な連絡が流れてしまい、口頭だと全員に正しく情報が伝わらないことがありました。 そこで、シンプルで誰にでも使いやすく、情報を簡単に残せる情報共有ツール「Stock」を導入しました。 その結果、マニュアルの共有・改定の手間が大幅に減り、効率良く確実に情報共有ができるようになりました。また、『Stock』は業務連絡も「ノート」に連絡事項を残せることから、チャットのように流れることなく確実に連絡が届くようになったのです。 事例3｜ＪＸ金属株式会社 引用：ＪＸ金属株式会社の公式サイト ＪＸ金属株式会社は、非鉄金属資源・製錬から電子材料の製造・販売までグローバルに事業展開をおこなう会社です。同社では、部署ごとに総務的な役割を担う庶事の業務が全社で統一化されていないことが課題となっていました。 そこで、同社は各部署からの要望を一手に引き受ける「総務コンシェルジュ窓口」を社員が集まりやすいラウンジに設け、活用頻度の向上とサービスの全体最適を図りました。また、サービスの均一化をはかるため外部企業によるBPOサービスの利用を決めました。 その結果、属人的になっていた業務を手放すことで、時間外労働の削減はもとより、より部の中核に近いポジションの業務に取り組めるようになってきました。また業務を目的や役割といった、より高次の視点から捉えるなど、良い気づきが生まれています。 参考：総務BPOサービス（総務コンシェルジュ・総合受付の企画運営）の導入事例【ＪＸ金属株式会社】｜PASONA 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 総務の業務改善がもたらすメリット 以下では、総務の業務改善がもたらすメリットを解説します。 安定した体制を構築できる 総務の業務を効率化することで、総務全体に割くべきリソースを把握できるようになります。その結果、適切な人数での組織運営が可能になり、安定して業務を遂行できるのです。 生産性が向上する 総務のルーティン業務を効率化することで、ほかの業務に時間を割くことが可能になり、結果的に全社の利益や生産性に貢献できます。また総務で働く社員が、より大きな影響力を発揮できるようになることで、モチベーションアップにつながります。 このように、総務の業務改善は総務内だけでなく、全社に大きな影響力を与えることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 総務の業務を効率化するプロセス 総務の業務改善をするときは、以下の手順を踏みましょう。 業務の洗い出し はじめに、現状の総務業務を洗い出します。具体的な「手順」や、作業にかかる「工数」などの詳細も明らかにして、抜け漏れのないようにしましょう。 課題点の抽出 工数が大幅にかかる作業やミスが頻発する作業など、課題点を抽出します。また、業務ごとに優先順位を付けて、不要なプロセスがあれば省略しましょう。 解決策の実行 抽出した課題に対する解決策を実行します。たとえば、「人材不足」という課題であれば、業務効率化ツールが効果的です。 効果の測定 解決策による効果を測定します。総務部門の社員にヒアリングして、現場で効果が出ているかを確認しましょう。 上記のステップを参考にすると、総務の業務効率化をスムーズに進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 総務の抱える課題や業務改善のアイデア・事例まとめ ここまで、総務が抱える課題や業務改善のアイデア、事例を中心に解説しました。 総務には業務範囲が幅広いにも関わらず、「人材不足」や「非効率な作業が多い」といった課題があります。そこで、ITツールを導入すれば、効率よく業務を進められ、総務の抱えるさまざまな課題を解消できるのです。 ただし、業務マニュアルをITツールにまとめても他の社員が検索して情報を見つけられなければ、意味がありません。そのため、「誰もが思い通りに検索できるITツール」を選びましょう。 結論、総務の業務改善に最適なのは、総務の業務マニュアルなどのナレッジを一元管理し、誰もが即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、総務の業務改善を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人事部がやるべき仕事とは？業務内容や役割、抱える課題を紹介 組織活性化の施策とは？活性化の5原則や成功事例も解説！ 【担当者必見】人事管理とは？役割や重要性、労務管理との違いも解説！ 【必見】履歴書の保管期間と方法とは？保管におすすめのツールも紹介 適材適所な人材配置をするには？人材情報の管理に役立つツールも紹介

社員のナレッジ（知識）を活用する手法のひとつに「ナレッジマネジメントツール」があります。自社の課題に合わせて最適なツールを導入すれば、ナレッジ管理を効率よく進められます。 しかし、ツールの種類は多岐に渡るので「どのツールが最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのナレッジマネジメントツールや比較表を中心に解説します。 社員それぞれが持つナレッジを一箇所に集約したい 厳選されたナレッジマネジメントツールから、自社に合うもの見つけたい ナレッジを誰でも簡単に共有・管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なナレッジマネジメントツールが分かり、ナレッジの管理・共有を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ナレッジマネジメントとは2 ナレッジマネジメントの4つの手法とは3 ナレッジマネジメントツールとは3.1 ナレッジマネジメントツールの必要性3.2 ナレッジマネジメントツールの機能3.3 ナレッジマネジメントツールの種類4 ナレッジマネジメントツールの選定ポイント5選4.1 （1）セキュリティ対策はされているか4.2 （2）自社の用途に適しているか4.3 （3）誰でも簡単に使えるか4.4 （4）料金コストを抑えられるか4.5 （5）マルチデバイス対応か5 無料あり！おすすめの社内向けナレッジマネジメントツール6選5.1 【ナレカン】必要な社内のナレッジに即アクセスできるツール5.2 【Stock】無料から使えるナレッジマネジメントツール5.3 【Microsoft Teams】Microsoft社が提供するナレッジ共有ツール5.4 【Google Workspace】Google社が提供する多機能ツール5.5 【Confluence】豊富な機能が備わったナレッジ共有ツール5.6 【DocBase】セキュアなナレッジ共有に強みを持つツール6 【比較表】おすすめのナレッジマネジメントツール一覧7 ナレッジマネジメントツールを導入するメリット7.1 （1）業務を効率化できる7.2 （2）社内のコミュニケーションを活性化できる7.3 （3）情報を蓄積できる8 社内のナレッジ共有を促す取り組み方法9 ナレッジマネジメントツールを導入・運用するときの注意点9.1 （1）ナレッジマネジメントの必要性を共有する9.2 （2）ツールの運用体制を整える9.3 （3）自社の予算に見合うかを確認する10 おすすめのナレッジマネジメントツールまとめ ナレッジマネジメントとは ナレッジマネジメントは、企業や組織内の知識を管理し、社内メンバーで共有・活用するためのプロセスです。 情報の量と複雑性が増加する現代では、個々の社員の知識や経験を共有し組織全体で活用することが重要です。ナレッジマネジメントを導入すれば、問題解決に役立つ過去のデータを迅速に検索・共有できるため、業務がスムーズに進みます。 したがって、ナレッジマネジメントは企業や組織の知識を最大限に活用し、他社に対する競争力や業務効率の向上を図るための重要なプロセスなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジマネジメントの4つの手法とは ナレッジマネジメントの手法は、以下の4つです。 ベストプラクティス型 成功事例や優秀な社員のノウハウ・考え方を共有する手法です。具体的には、成果を出している社員の「商談の進め方」などを社内で共有します。 専門知識共有型 高度な技能を持つ社員の専門的な知識を集約して、社内の課題解決に役立つナレッジを共有する手法です。具体的には、自社サービスの情報を集めておけば、、社員の知識習得に役立つのです。 顧客知識共有型 顧客データや対応履歴を一元管理して、顧客サービスの向上に繋げる手法です。とくに、フロントオフィス業務やコールセンターでのスムーズな対応が可能になります。 知的資本集約型 自社だけではなく、他社のナレッジも参考にしながら、散財するナレッジを集約する手法です。ナレッジ同士を組み合わせることで、新たな価値を生み出します。 目的に合わせて、上記の4つから適切な手法を選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジマネジメントツールとは ナレッジマネジメントツールとは、ナレッジ管理の負担を軽減するツールです。以下では、ツールの必要性や主な機能をご紹介します。 ナレッジマネジメントツールの必要性 ナレッジマネジメントツールは、社内の有益な情報を一元化でき、従業員がスムーズに業務をこなすために必要です。 情報の管理や共有がスピーディにできる「ITツール」を使えば、ツール内に情報が蓄積できるので、ナレッジを集約しやすい環境を作れます。また、必要なタイミングでほしい情報に即アクセスできるようになり、業務を迅速にこなせるようになります。 したがって、ナレッジ管理の手間を解消し、仕事を円滑に進めるためにも、ナレッジマネジメントツールが必須なのです。 ナレッジマネジメントツールの機能 ナレッジマネジメントツールには、主に以下の機能が備わっています。 文書管理機能 業務マニュアルや議事録などを蓄積して「フォルダ」ごとに管理する機能です。 情報共有機能 蓄積したナレッジを、任意のメンバーへリアルタイムで共有できる機能です。 検索機能 キーワードを入力するだけで目的の文書を探し出せる機能です。 コメント機能 投稿されたナレッジに対して質問したり、メンバー同士でディスカッションしたりできる機能です。 上記の機能が過不足なく備わっているツールであれば、自社のナレッジマネジメントを円滑に進められるのです。 ナレッジマネジメントツールの種類 ナレッジマネジメントツールは、おもに以下の種類に分けられます。 ツール名 特徴・注意点 ナレッジ管理ツール ナレッジ管理に特化した専用のツールです。 たとえば「すでに複数のツールを導入しているが、どこにナレッジを残せばよいか分からない」と社内メンバーが混乱している場合、ナレッジ管理専用ツールを導入すると記録場所に迷わなくなります。 グループウェア あらゆる情報を残せるほか、メッセージやファイルを共有できます。 しかし、多機能なツールは操作が複雑なものも多いので注意が必要です。 SFA/CRM SFA（営業支援システム）：営業活動で得たナレッジを管理できます。 CRM（顧客管理システム）：顧客のニーズを分析し、ナレッジとして蓄積できます。 ただし、いずれも多機能で高額なものが多いので注意が必要です。 オンラインストレージ 文書や動画など、あらゆる形式の情報をひとつのツールに残せます。 一方で、ファイルが増えると目的の情報を見つけづらくなる点に注意です。 エンタープライズサーチ 企業内向けの検索エンジンであり、あらゆる情報を一括で検索できます。 ただし、高額なものが多く自社の予算に収まらない恐れもあります。 上記のツールのうち、とくに「ナレッジ管理ツール」であれば、ナレッジ管理に特化しているため機能に過不足が無く、直感的にナレッジマネジメントができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジマネジメントツールの選定ポイント5選 ここでは、ナレッジマネジメントツールの選定ポイントを5つ解説します。ツールでナレッジマネジメントを効率化するために、以下のポイントを押さえましょう。 （1）セキュリティ対策はされているか 1つ目のポイントは、セキュリティやサポート体制が整っていることです。 ナレッジは会社の知的財産であり、セキュリティに不備があると機密情報が漏えいしてしまいます。具体的には、「操作ログを確認できるか」「アクセスを制限できるか」「通信は暗号化されているか」などをチェックしましょう。 さらに、国際セキュリティ資格の「ISO27001」を取得しているツールであれば、なお安心です。 （2）自社の用途に適しているか 2つ目のポイントは、自社に導入する目的と合致していることです。 ナレッジマネジメントツールには、特定部署の業務に特化したものから、マニュアルや社内FAQを作成できるヘルプデスク向けのものまで、さまざまな種類があります。 したがって、自社での用途を明確にせずにツールを導入すると、十分な効果を得られない場合があるのです。そのため、自社の課題を分析し、導入するツールの条件を洗い出す必要があります。 （3）誰でも簡単に使えるか 3つ目は、誰でも簡単に使えることです。 たとえば、多機能なツールを導入した場合、操作が複雑になり社員が使いこなせない恐れがあります。また、使い方を覚えるのに必要以上の時間がかかってしまいがちなので、ツールでのナレッジ蓄積が形骸化してしまうのです。 一方、あらゆる情報を直感的にストックでき、必要なタイミングで即アクセスできる「ナレカン」のようなツールであれば、スムーズな利用と円滑なナレッジマネジメントができます。 （4）料金コストを抑えられるか 4つ目のポイントは、料金コストを抑えられることです。 ナレッジマネジメントツールは人数に応じて料金が加算されるものが多く、利用規模に合わせたプランでなければ予算オーバーになりかねません。 また、高機能なツールを導入しても、一部の機能しか利用しなければ十分な費用対効果は得られません。そのため、自社に必要な機能に過不足のないツールを選びましょう。 （5）マルチデバイス対応か 5つ目のポイントは、複数のデバイスに対応していることです。 マルチデバイス対応のナレッジマネジメントツールを利用することで、従業員はスマホやタブレットからでもナレッジへアクセスできます。 一方、ブラウザからしかアクセスできないツールもあるので、外出先から情報を確認したい場合は、スマホ・タブレットの専用アプリの有無も確かめましょう。 とくに、飲食店や小売店、接客業などの現場で作業する業種・職種では、場所を問わず確認できるようにマルチデバイス対応なのかを確かめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり！おすすめの社内向けナレッジマネジメントツール6選 以下では、おすすめの社内向けナレッジマネジメントツール6選をご紹介します。 ナレッジマネジメントを成功させるには「目的の情報へすぐにたどり着ける仕組み」が必要です。とくに、人数の多い大企業で社内のナレッジを簡単に見つけられる体制を整えれば、「同じ質問を繰り返し受ける」「ノウハウが属人化する」といった事態を防げます。 ただし、Exceのようなナレッジ管理以外の用途にも使えるツールだと、「ほかのファイルに埋もれる」「記載方法を工夫しなければ管理しづらい」恐れがあり、上手く運用できないリスクを伴います。 したがって、楽に社内のナレッジを蓄積するには「ナレッジ管理専用のツール」を選ぶべきなのです。結論、自社のナレッジマネジメントに最適なツールは、社内情報や仕事のノウハウを一元管理し必要なタイミングで即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは社内のナレッジを「記事」としてストックしつつ、任意のメンバーへ瞬時に共有できます。また、直感的な「フォルダ」でカテゴリごとにナレッジを振り分けられるほか、ヒット率100%の「超高性能検索機能」もあるため情報へのアクセスに負担が一切かかりません。 【ナレカン】必要な社内のナレッジに即アクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】無料から使えるナレッジマネジメントツール 「Stock」は、無料から使えるナレッジマネジメントツールです。 人数の少ない組織や中小企業の場合は、「あらゆる情報が管理できるツール」を導入するとさまざまな業務に活用できるので便利です。たとえばStockなら、ナレッジだけでなくタスクも管理もできます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft Teams】Microsoft社が提供するナレッジ共有ツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ 翻訳機能がある 英語や中国語など100以上の言語に対応しているので、外国人の多い職場でもスムーズにナレッジ共有できます。 ほかのMicrosoftツールと連携できる WordやPowerPoint、Excelと簡単に連携できるグループウェアツールです。また、共有したファイルごとにコミュニケーションをとれる機能もあります。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ チャットで資料を共有できる 「チャット機能」を使えば、メンバー全員に会議資料やマニュアルなどを共有できます。ただし、チャットなので情報が流れていく点に注意しましょう。 画面共有ができる 画面共有の機能によって、オフィスにいない場合でも、端末があれば社内で同じ資料を確認できます。そのため、リモートワークの多い職場で重宝します。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ ナレッジマネジメントには特化していない チャット機能やビデオ会議機能などもあり、ナレッジマネジメントに完全には特化していないため、ナレッジとほかの業務の情報が混ざらないように運用には工夫が必要です。 機能が多すぎる 一部のユーザーからは「機能が多すぎてキャッチアップが大変」との口コミも寄せられています。（引用：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ 参考：Microsoft Teamsの料金ページ Microsoft Teams（無料プラン）：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Workspace】Google社が提供する多機能ツール ＜Google Workspaceの特徴＞ Googleアプリを利用できる GmailやGoogle Driveなど、あらゆるGoogle関連アプリを利用できます。 さまざまな機能がある ファイル共有やビデオ通話など、ナレッジ共有以外の用途にも使用できます。 ＜Google Workspaceの機能・使用感＞ アプリの検索機能 ホーム画面からは登録しているアプリが一覧表示されるほか、目的のアプリを検索して探し出すこともできます。社内で多くのアプリを管理している場合に有効です。 高度なセキュリティ機能 有料プランであれば、2段階認証や保護機能などの高度なセキュリティを利用できます。そのため、大企業でも安心して使えるのです。 ＜Google Workspaceの注意点＞ 機能はナレッジに特化していない Google Workspaceはナレッジに特化したツールではなく、企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を促進するためのグループウェアツールです。そのため、ナレッジマネジメントの際には工夫して使用する必要があります。 サービスが豊富すぎるため、学習コストがかかる ユーザーの口コミでは「Google Workspaceのサービスの豊富さは、メリットであると同時に、デメリットにもなり得ます。全体像を把握するのが難しく、使いこなすにはある程度の学習コストがかかるため、ユーザー側に浸透させるのは一苦労だと思います」との意見も見られます。（引用：ITreview） ＜Google Workspaceの料金体系＞ 参考：Google Workspaceの料金ページ 無料プラン：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Workspaceの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Confluence】豊富な機能が備わったナレッジ共有ツール ＜Confluenceの特徴＞ あらゆる規模のチームに対応できる スペースやページを無制限に作れるため、あらゆる規模のチームに対応できます。 アプリをカスタマイズできる 自社のニーズに合わせてアプリを自由にカスタマイズできます。 ＜Confluenceの機能・使用感＞ テンプレートが豊富 Confluenceでは、様々な使用用途を想定したテンプレートが存在しています。そのため、体裁の整ったナレッジを作成することができます。 ナレッジの公開範囲を決められる 「フォロワー」を設定すれば、任意のメンバーのみにナレッジを共有できます。受け手側は欲しい情報のみを見られて便利です。 ＜Confluenceの注意点＞ 多機能ゆえに使いこなすのが難しい 多機能なため、ITに詳しくなければ使いづらい恐れがあります。 動作が重い時がある ユーザーの口コミでは「ページが重すぎて開けなくなることがあります。」との意見も寄せられています。（参考：ITreview） ＜Confluenceの料金体系＞ 参考：Confluenceの料金ページ Free：0円 Standard：~840円/ユーザー/月（月払い） Premium：~1,610円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Confluenceの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【DocBase】セキュアなナレッジ共有に強みを持つツール ＜DocBaseの特徴＞ 同時編集が可能 ナレッジの同時編集ができるので、作成がスムーズに進みます。 検索機能が豊富 キーワードやタグなど、さまざまな条件でナレッジを検索できます。PDFやExcelなどの添付ファイル内も検索対象に含まれます。 ＜DocBaseの機能・使用感＞ ナレッジにコメントができる 投稿されたナレッジに対してリアクションを送ったり、コメントを記入したりできます。そのため、組織間のコミュニケーションも活性化されるのです。 最近閲覧したナレッジがわかる DocBaseでは直近で閲覧したメモが表示されるため、ナレッジを探す手間が省ける場合があります。 ＜DocBaseの注意点＞ ナレッジを階層管理できない DocBaseではナレッジを「タグ」で管理するので、フォルダのような階層管理はできません。そのため、フォルダ管理に慣れている方には不向きだと言えます。 検索機能の精度が低い 一部のユーザーからは「ワード検索の精度が低いと感じる」との声もあります。（引用：ITreview） ＜DocBaseの料金体系＞ 参考：DocBaseの料金ページ スターター：990円/月 ベーシック：4,950円/月 レギュラー：9,900円/月 ビジネス100：21,450円/月 ビジネス200〜：43,450円～/月 DocBaseの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】おすすめのナレッジマネジメントツール一覧 以下は、おすすめのナレッジマネジメントツール6選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Microsoft Teams 特徴 最も簡単にナレッジを管理・共有できるツール ナレッジだけでなくタスクも管理できるツール Microsoft社が提供するナレッジ共有ツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【×】※専用ツールを連携すれば利用可 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 ナレッジマネジメントには特化していない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは599円～/ユーザー/月 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら Google Workspace Confluence DocBase 特徴 Google社が提供する多機能ツール 豊富な機能が備わったナレッジ共有ツール セキュアなナレッジ共有に強みを持つツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【×】※「タグ」で管理する 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 機能が豊富すぎて学習コストがかかる 多機能ゆえに使いこなすのが困難 ナレッジを階層管理できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは950円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは271円～/ユーザー/月（月払い） ・無料プランなし ・有料プランは990円～/月 公式サイト 「Google Workspace」の詳細はこちら 「Confluence」の詳細はこちら 「DocBase」の詳細はこちら 上記のうち、とくに大人数の企業でツールを導入する場合は「情報が探しやすく、セキュリティも充実しているか」を確かめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジマネジメントツールを導入するメリット ここでは、ナレッジマネジメントにITツールを導入することで得られる3つのメリットをご紹介します。これまで、アナログな手法でナレッジ管理をしていた方は必見です。 （1）業務を効率化できる はじめに、ツールを導入することで業務を効率化できます。 ナレッジを管理する方法に紙やExcelがありますが、共有に手間がかかったり、ファイルが埋もれたりして面倒です。しかし、ツールであればあらゆる情報を一元化しつつ共有もすぐにできるので、業務が効率化します。 また、多くのツールには「検索機能」が備わっているため、キーワードを入力するだけで目的の情報を探し出せるのです。 （2）社内のコミュニケーションを活性化できる 次に、社内コミュニケーションを活性化する効果があります。 多くのナレッジマネジメントツールには、コメント機能やリアクション機能が搭載されています。その結果、ナレッジへの気軽なリアクションが促進され、社内コミュニケーションが活性化するのです。 また、ツール内でコミュニケーションが完結できれば、ナレッジの共有に別のツールを使う必要がなくなります。 （3）情報を蓄積できる 最後に、ツールを導入するとノウハウを蓄積できます。 ツールを活用すれば、個人が持つナレッジを一か所に集約できるため、情報の散在を防げます。その結果、ノウハウのありかが明確になって、情報の属人性が解消されるのです。 とくに、ナレッジマネジメントツールはクラウド型が多く、書き込んだ情報が自動保存されるので、常に最新の情報へアクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のナレッジ共有を促す取り組み方法 社内のナレッジ共有を促す取り組みとして以下の3つがあります。 検索性が高いツールを導入する 必要なナレッジがなかなか見つからない環境では、ナレッジが活用される頻度が低くなるうえに、活用されないナレッジをわざわざ共有しようと考える社員も減るのです。そのため、高精度の検索機能を備えたツールを導入して、必要なナレッジがすぐに見つかる環境を整えるべきです。 ナレッジ共有に積極的な社員を評価する ナレッジ共有に積極的な社員を適切に評価することも重要な取り組みです。そのためには、「誰が積極的にナレッジを共有しているか」が把握できるようにするべきです。 共有・投稿のハードルを下げる ナレッジの共有までに、いくつもの手順を要する環境では、ハードルが高くなってしまいます。そのため、「ナレカン」のようにわずかな手順で簡単にナレッジを投稿できるツールを使ってナレッジは管理するべきです。 上記の3つに取り組むことで、社内のナレッジ共有を活発化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジマネジメントツールを導入・運用するときの注意点 ここでは、ナレッジマネジメントツールを導入するときの注意点を3つご紹介します。導入後のトラブルを防ぐためにも、以下の内容を押さえておきましょう。 （1）ナレッジマネジメントの必要性を共有する 1つ目は、組織全体でナレッジマネジメントの重要性を共有することです。 ツールを浸透させるには、従業員に対して「ナレッジマネジメントの必要性やメリット」を明確に伝えなければなりません。たとえば、ほかの組織や部署でのナレッジマネジメントの導入事例などを示し、具体的な成果や価値を伝えることが重要です。 したがって、ツールを導入する前に、従業員にナレッジマネジメントの必要性と利点を共有して、理解を促進させましょう。 （2）ツールの運用体制を整える 次に、ツールの運用体制を整えなければなりません。 ナレッジマネジメントツールを導入しても、ナレッジが正しく蓄積できなければ次第に使われなくなってしまいます。そこで、ツールの導入を成功させるためには、事前にツールの運用体制を定めておく必要があるのです。 たとえば、「顧客応対履歴は、Aのテンプレートを使用する」などが挙げられます。導入する前に、ツールの使い方を定義すれば運用中の混乱を防げます。 （3）自社の予算に見合うかを確認する 最後に、自社の予算に見合うかを確認しましょう。 ナレッジマネジメントツールには、ビデオ通話などの付加機能を豊富に備えているものもあります。しかし、多機能なツールは料金も高くなりがちなので、自社の予算に問題ないか確かめる必要があります。 とくに大手～中堅企業は既に複数のツールを導入しているケースが多いため、機能が複数のツールで被ると何を使えばよいか従業員が迷ってしまいます。 一方、「ナレカン」のようにナレッジ管理専用のツールを導入すると、機能に過不足がないので無駄な料金もかからず、既に導入済みのツールとも使い分けがしやすいのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのナレッジマネジメントツールまとめ ここまで、おすすめのナレッジマネジメントツール6選や比較表を中心に解説しました。 ナレッジマネジメントツールを導入すれば、ナレッジの管理や共有にかかる負担を大幅に削減できます。ただし、多機能なツールの場合は、社員が正しくツールを使いこなせない可能性があるので注意しましょう。 したがって、ツールを選ぶときは「必要な機能に過不足がないか」を確認しなければなりません。また、大企業～中堅企業でツールを導入する場合は、情報漏えいを防げる高度なセキュリティも必須です。 結論、自社で導入すべきツールは、社内のナレッジを直感的に蓄積・共有でき、必要なタイミングで即アクセスできる「ナレカン」一択です。ナレカンは「フォルダ」ごとにアクセス権限を設けられるため、人数が多い企業でも情報の安全性を保てます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ナレッジマネジメントを成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジとは？ノウハウとの違いや社内のナレッジ運用の重要性を解説 Microsoft 365を最大限活用するナレッジ管理の方法を一挙紹介！ SharePointでのナレッジ管理方法！口コミや注意点も紹介 Microsoft Loopで社内ナレッジを管理したい！活用するべき機能を解説 【オープンソース】Knowledgeとは？使い方や注意点まで紹介 【最新版】Qast(キャスト)とは？使い方や口コミ・評判・料金を紹介 【最新バージョン】GROWI(グローウィ)の使い方や料金を解説 【初心者向け】PukiWikiとは？使い方や料金・評判まで紹介 【議事録】AI GIJIROKUとは？使い方や料金、評判まで紹介 【文字起こしアプリ】Sloos（スルース）の使い方や安全性を解説 【徹底ガイド】スマート書記とは？使い方や料金、よくある質問を解説 Edivoice公開終了？！代替になるおすすめの文字起こしアプリを紹介！ 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