ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

見やすい企画書や提案書を作成するには、専用のアプリが役立ちます。画像や表を挿入したり、文字の太さを変えたりできるだけでなく、複数人で分担して作業を進められるのが特徴です。 一方、資料作成ができるアプリは種類が多いので「結局どれを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの企画書作成アプリと選定ポイントをご紹介します。 アプリを使って企画書作成にかかる手間を省きたい 複数のアプリを比較し、導入を検討したい 企画書の作成に加えて管理もできるアプリを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に適したアプリが分かり、企画書や提案書などの資料作成を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 企画書・プレゼン資料の作成アプリを選ぶ3つのポイント1.1 （1）直感的に編集できるか1.2 （2）共有しやすいか1.3 （3）スマートフォンでも使えるか2 無料あり｜スマホで使える企画書・資料作成アプリ5選2.1 【Stock】iPhone/iPadからもプレゼン資料を作成できるアプリ2.2 【Microsoft PowerPoint】テンプレートが搭載されたアプリ2.3 【Keynote】おしゃれな文書を作成できるアプリ2.4 【Google Slides】Googleアプリと連携できるスライド作成アプリ2.5 【Canva】AIで文章・画像を自動生成できるアプリ3 押えておきたい｜企画書・資料作成アプリの注意点4 おすすめ｜企画書や資料の作成・共有・管理に最適な方法4.1 【ナレカン】マルチデバイスで企画書をストックできるアプリ4.2 【便利機能3選】書類・企画書の作成・管理に役立つ機能5 一目瞭然｜企画書・提案書・資料作成アプリ6選の比較表6 スマホで資料作りができる企画書作成アプリまとめ 企画書・プレゼン資料の作成アプリを選ぶ3つのポイント ここでは、企画書作成アプリを選ぶときのポイントを3つご紹介します。日々の仕事に役立つアプリを選ぶために、以下の3点を押さえましょう。 （1）直感的に編集できるか 1つ目の選定ポイントは「誰でも直感的に操作できるアプリか」です。 多機能なアプリでは、デジタルに慣れていない従業員が使いこなせず、社内に浸透するまえに放置されてしまいます。つまり、どれほど素晴らしいアプリを導入しても、使われなければ宝の持ち腐れとなってしまうのです。 したがって、必要な機能に過不足がない、誰でもサクサク操作できるアプリを検討しましょう。 （2）共有しやすいか 2つ目の選定ポイントは「企画書や提案資料を共有しやすいアプリか」という点です。 たとえば、アプリ上でメンバーに資料共有できれば、わざわざメールやチャットツールに添付する必要がありません。また、「誰が、どこを変更したのか」が分かるアプリを使うことで、共同作業もスムーズに進みます。 以上のように、企画書や提案資料を共有しやすいアプリを使って、余計な手間を徹底的に減らしましょう。 （3）スマートフォンでも使えるか 3つ目の選定ポイントは、「iPhoneやAndroidで簡単に使えるアプリか」です。 基本的に企画書はPCでの編集が想定されますが、スマートフォンでも簡単に確認や編集ができれば便利です。しかし、WordやExcel、PowerPointはスマートフォンで使えるものの「小さくて見づらい」「PCと同じような操作感ではない」などの問題があります。 したがって、デバイスを問わず、いつでも簡単に必要な資料を閲覧・編集できるアプリでなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 無料あり｜スマホで使える企画書・資料作成アプリ5選 ここでは、スマホで使える企画書・資料作成アプリ5選をご紹介します。「自社に最適なアプリが分からない」という方は必見です。 【Stock】iPhone/iPadからもプレゼン資料を作成できるアプリ 「Stock」では「ノート」にテキストや画像を入力したり、ファイルを添付したりできるので、企画を提案するのに必要な情報を過不足なく残せます。また、ノートはリアルタイムで任意のメンバーへ共有されるため、メールやチャットを使う手間もありません。 またStockは、ITに不慣れな方でも直感的に操作できるアプリなので、ノート形式で簡単にプレゼン資料を作成・共有したい方に適しています。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Microsoft PowerPoint】テンプレートが搭載されたアプリ ＜Microsoft PowerPointの特徴＞ テンプレートの種類が多い 多くの種類のテンプレートが収録されており、カラーやデザインにこだわった企画書を作成できます。 機能が豊富 文字の装飾や図形の種類なども豊富です。また、スライドショーの機能もあるため、そのままプレゼンができます。 ＜Microsoft PowerPointの機能・使用感＞ 企画書のデザインを考える必要がない PowerPointには「デザイナー機能」があり、入力したテキストにマッチしたスライドデザインを提案してくれます。そのため、「企画内容は良いのに、提案が分かりづらい」と言われる場合には重宝します。 グラフや図式も自動的に作成できる PowerPointでは、「図形を組み合わせて、グラフを作る」という面倒な操作は不要です。「SmartArt」や「グラフ」を活用すれば、一瞬で資料作成が片付きます。 ＜Microsoft PowerPointの注意点＞ 動作が重くなる 口コミサイトには「クラウド同期の際、時折動作が遅くなることがあります。特に大規模なプレゼン資料ではストレスを感じるため、同期速度の最適化が望まれます。」などの声も寄せられています。（引用：ITreview） スマホで操作しづらい 口コミでは「スマホ版の操作性やUIを改善してもらえると助かります。」という意見もあります。（引用：ITreview） ＜Microsoft PowerPointの料金体系＞ 以下の法人向けプランには、Microsoft PowerPointだけでなく、ほかのMicrosoftアプリを使える権利も含まれています。 参考：Microsoft 365の料金ページ Microsoft 365：0円（家庭向け） Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Apps for business：1,483円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い） Microsoft PowerPointの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Keynote】おしゃれな文書を作成できるアプリ ＜Keynoteの特徴＞ リモートのプレゼンテーションに役立つ リモート環境でプレゼンテーションする場合に、メンバーがどこにいても1つの資料を交代で操作できます。 アニメーション機能 3Dでのスライド切り替えやオブジェクトの表示など、アニメーションを美しく作成できます。 ＜Keynoteの機能・使用感＞ ホーム画面が直感的 Microsoft PowerPointのホーム画面には多種多様なボタンが表示されている一方、Keynoteは必要最低限の表示になるので、直感的に使えるのが特徴です。 Microsoft PowerPointに慣れていると使いづらい これまでMicrosoft PowerPointで資料作成をしていた方は、使いづらさを感じる可能性があります。 ＜Keynoteの注意点＞ パワーポイントに変換すると崩れる 口コミサイトには「Windowsを使っている人にファイルを送るときにパワーポイントに変換するのですが、変換すると元のデザインが崩れてしまうことがあるので、互換性をよくしてほしいです」との声が寄せられています。（引用：ITreview） 印刷をするとデザインが崩れる 口コミサイトには「プレゼンをするとき資料を紙ベースで印刷する場合があります。その際、型崩れしてしまったりうまくいかない場合があるのでそこは改善していただきたいです」というユーザーの声も寄せられています。（引用：ITreview） ＜Keynoteの料金体系＞ keynoteは無料で利用できます。 Keynoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Google Slides】Googleアプリと連携できるスライド作成アプリ ＜Google Slidesの特徴＞ 自動保存機能 編集すると即座に自動保存されるので、「変更を保存し忘れてしまった」という心配はありません。 オフラインに対応 事前に設定を済ませておけば、インターネット接続がなくてもアクセスできるため、時間や場所を問わずに使えます。 ＜Google Slidesの機能・使用感＞ シンプルなホーム画面 Google Slidesは、Microsoft PowerPointほど多機能ではなく、Keynoteほど機能が少ないわけでもありません。ただし、機能の名称がカタカナばかりなので、「どこに、どの機能があるのか分からない」となりかねません。 質問を受け付けられる プレゼンのQ＆Aを受け付けるリンクを用意でき、リアルタイムで確認することも可能です。一度に大人数に提案をする場合には、質疑応答の時間が取れないことがあるので重宝します。 ＜Google Slidesの注意点＞ オフラインでの操作性が低い 口コミサイトには「現在もオフラインモードはありますが、時折同期エラーが発生したり、一部の機能が制限されたりするため、安定した操作が難しいと感じることがあります。」という口コミが寄せられています。（引用：ITreview） アニメーションが少ない アニメーションの種類が少なく、プレゼンのような視覚的にアピールする場面には向いていません。 ＜Google Slidesの料金体系＞ Google Slidesは無料版でも利用可能ですが、Google Workspaseに契約（有料化）することで、ほかのアプリも利用できるようになります。 参考：Google Slidesの料金ページ 無料版：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Slidesの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【Canva】AIで文章・画像を自動生成できるアプリ ＜Canvaの特徴＞ AI機能搭載 CanvaにはAI機能が搭載されており、文章作成や画像生成が可能です。 豊富なテンプレート 名刺やチラシ、企画書用のおしゃれなテンプレートが豊富にそろっています。 ＜Canvaの機能・使用感＞ フリー素材が活用できる Canvaでは、写真・イラスト・アイコン・図形・グラフ、さらにはアニメーション素材を無料で活用できます。そのため、インパクトのある企画書の作成に役立ちます。 プレゼンテーション機能 Canvaには、プレゼンテーション機能が備わっており、編集画面からそのままプレゼンしたり、プレゼンを録画したりできます。また、自動的にスライドにアニメーションを付けられる点も特徴的です。 ＜Canvaの注意点＞ 検索性が弱い 口コミサイトには「保存したデザインの検索機能が限定的で、過去のプロジェクトを探す際に手間取ることがある。」という意見が寄せられています。（引用：ITreview） 質問で意図した回答を得られにくい 口コミサイトには「サポートが海外の方であるため、意図した回答が得られにくく、困る場面が多くあった。」という口コミが寄せられています。（引用：ITreview） 有料テンプレートも存在している テンプレート一覧の中には、有料テンプレートも混在しているので、どれが無料かを探す必要があります。 ＜Canvaの料金体系＞ 参考：Canvaの料金ページ Canva無料：0円 Canvaプロ：1,180円/ユーザー/月（月払い） Canvaチーム：1,500円/ユーザー/月（月払い） Canvaエンタープライズ：要問い合わせ Canvaの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 押えておきたい｜企画書・資料作成アプリの注意点 企画書・資料作成アプリには、テンプレートをはじめとした資料作成を効率化できる機能が多く搭載されている反面、作成した企画書を共有・管理するための機能が不足している点に注意が必要です。 共有機能が搭載されていない場合、作成した企画書をメールやチャット等を介してメンバーに共有する必要があります。しかし、わざわざ外部のツールに資料を添付して送信する手間がかかるほか、他の話題に埋もれて企画書を見てもらえない危険性もあるのです。 また、「フォルダ機能」や「検索機能」といった管理に不可欠な機能がない場合は、日々増加する資料が煩雑化していき、目当ての情報を見つけ出すのが難しくなります。 したがって、企画書をはじめとした資料を作成するためのアプリを選ぶときは、作成後の共有・管理まで見据えて選定しましょう。たとえば、資料の作成から共有・管理まで1つのアプリ上で完結する「ナレカン」「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ おすすめ｜企画書や資料の作成・共有・管理に最適な方法 以下では、企画書の作成・共有・管理を一元化する方法を解説します。 企画書やプレゼン資料は一時的に利用するだけでなく、社内のナレッジにもなり得ます。たとえば、過去の企画書やプレゼン資料が正しく管理されていれば、新規で企画を考えるときに事例として参考にできるので、よりよい提案につながります。 したがって、企画書やプレゼン資料の作成は、作成から共有・管理まで完結するアプリで行いましょう。ただし、検索機能が不十分では欲しい情報にたどり着けず、過去の資料を十分に活用できないため「高精度の検索機能を備えたツール」の導入がおすすめです。 結論、自社で導入すべきアプリは、社内のナレッジを一元管理できるうえ、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成した企画書は、任意のメンバーに即共有されるため、メールやチャットで送る手間を省けます。また、ヒット率100％の検索機能は、記事上の文章に加えて、添付画像・ファイル内のテキスト文字も検索対象なので、企画内容だけでなく補足資料もすべて参照できます。 【ナレカン】マルチデバイスで企画書をストックできるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 【便利機能3選】書類・企画書の作成・管理に役立つ機能 ここでは、書類作成に役立つナレカンの便利機能を3つ紹介します。以下の機能を使えば、ナレカンで、わかりやすい書類の作成ができるようになります。 あらゆる情報を残せる記事 ナレカンの記事には、データを添付できるだけでなく、テキスト情報や画像・動画を直接残すことも可能です。そのため、企画書と参考資料など、あらゆる情報をまとめて管理できるのです。 一目でわかる目次機能 ナレカンの記事には、上部に目次を挿入できる機能があります。そのため、ナレカンに直接情報を書き込む場合は、すぐに確認したい見出しに移動することが可能です。 高度な検索機能 「ヒット率100%」の検索機能を備えており、欲しい情報が確実に見つかります。また、「記事上に貼り付けた画像」「記事に添付したファイル・画像」内の情報も検索可能なので、検索時のストレスが大きく低減されます。 以上の機能を使って企画書や資料の管理をすることで、目的の情報をすぐに見つけられるようになるので便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 一目瞭然｜企画書・提案書・資料作成アプリ6選の比較表 以下は、企画書・提案書・資料作成アプリ6選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Microsoft PowerPoint Keynote Google Slides Canva 特徴 マルチデバイスで企画書をストックできるアプリ iPhone/iPadからもプレゼン資料を作成できるアプリ テンプレートが搭載されたアプリ おしゃれな文書を作成できるアプリ Googleアプリと連携できるスライド作成アプリ AIで文章・画像を自動生成できるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 スマホで操作しづらい 印刷するとデザインが崩れる場合がある オフラインでの操作性が低い 目的のテンプレートがすぐ見つからない場合がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも500円〜/ユーザー/月 ・有料プランは1,079円/ユーザー/月（月払い） ・無料 ・無料 ・有料プランは950円〜/ユーザー/月 ・無料 ・有料プランは1,180円～/ユーザー/月 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft PowerPoint」の詳細はこちら 「Keynote」の詳細はこちら 「Google Slides」の詳細はこちら 「Canva」の詳細はこちら 以上のようにそれぞれのアプリに特徴があるので、自社の利用目的と照らし合わせつつ慎重に検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ スマホで資料作りができる企画書作成アプリまとめ ここまで、おすすめの企画書・資料作成アプリや選定ポイントをご紹介しました。 企画書・資料作成アプリを選ぶときは、資料を共有しやすかったり、スマホでも簡単に操作できたりする点に注目しましょう。そして、一度作成した企画書を社内のナレッジとして残すには、情報管理に特化した”ナレッジ管理アプリ”を導入すべきです。 ただし、検索機能の不十分なツールでは、蓄積された資料の中から必要なナレッジをなかなか見つけられません。そのため、検索機能の充実したツールを導入して、欲しい情報に即アクセスできる環境を整えることで、ナレッジを調べやすくしましょう。 結論、企画書・提案書の管理には、高精度の検索機能で求める情報へすぐにたどり着けるツール『ナレカン』が最適です。ナレカンの「記事」には、表を追加したり、リンク（URL）を挿入したりもできるので、見やすい文書が簡単に作れます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、企画書や提案書の作成・共有・管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文あり】企画書の「目的」の書き方とは？押さえるべきコツも解説

業務に関する文書は会社の機密情報を含んでいるため、厳重に管理しなければなりません。そのため、文書管理マニュアルを作成して、全社員が一律に安全な文書管理ができる環境を整える必要があるのです。 しかし、「文書管理マニュアルの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理マニュアルの作り方やポイントを中心にご紹介します。 文書管理の運用ルールをマニュアル化する方法を教えてほしい 文書管理マニュアルがどこにあるか分からなくて困っている 文書管理マニュアルの作成・管理を一元化できるシステムを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理マニュアルの作り方が分かり、適切な文書管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 文書管理マニュアルとは1.1 「マニュアル」と「規程」の違い1.2 文書管理マニュアルが必要な理由2 ＜ひな形＞文書管理マニュアルの作り方2.1 ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す2.2 ステップ2｜文書のライフサイクルに当てはめる2.3 ステップ3｜社内へ通知する3 文書管理マニュアルの作成ポイント2選3.1 （1）紙用と電子用の2パターンを作成する3.2 （2）サンプルを参考にする4 【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール4.1 誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる「ナレカン」5 文書管理マニュアルの作り方まとめ 文書管理マニュアルとは 文書管理マニュアルとは、企業や組織が保有する文書の扱い方を示した手順書です。以下では、文書管理マニュアルと規程の違いや作成すべき理由を解説します。 「マニュアル」と「規程」の違い 文書管理マニュアルと混同されがちな言葉として「文書管理規程」が挙げられますが、両者には以下のような違いがあります。 文書管理規程 文書管理規程には、社内の文書管理に関する基本的な方針や原則を記載します。「文書管理のルール」を定義づける規則です。 文書管理マニュアル 文書管理マニュアルには、文書管理規程に沿った具体的な管理方法が記されています。「文書管理の手順」を示した指導書です。 このように、規程は文書管理に関するルールを示したものであり、規程に基づいてより実務的な管理方法を示したものがマニュアルとなります。したがって、規程とマニュアルはそれぞれの役割が異なり、両方を作成する必要があるのです。 文書管理マニュアルが必要な理由 文書管理マニュアルが必要な理由として、以下の2点が挙げられます。文書管理マニュアルの必要性を正しく理解し、社内での運用を開始しましょう。 業務をスムーズに進めるため 文書の管理方法がばらばらだと「どこに何の情報があるのか」を把握できず、見たい文書を探すのに時間がかかります。そのため、マニュアルによって管理方法を統一して、文書の保管場所を明確にする必要があるのです。 また、文書管理規定では、廃棄に関するルールも定められているケースが一般的です。仮に、保管期限を過ぎてた文書が残り続けてしまえば、管理が煩雑化するうえに、管理場所の確保にもコストを割かなければなりません。 したがって、適切な文書の保管・廃棄をしていくためには、文書管理マニュアルは必要なのです。 企業の信用を守るため 企業が扱う文書のなかには、事業活動や経営状況に関する資料が含まれており、これらは利害関係への説明責任の根拠になります。 しかし、杜撰な管理体制によって、情報漏えいや不正改ざんなどのトラブルが生じれば、周囲からの信用を損なう事態に発展しかねないのです。そのため、重要な文書を扱う企業にとって、文書管理マニュアルは不可欠なものと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜ひな形＞文書管理マニュアルの作り方 ここでは、文書管理マニュアルの作り方を3つのステップで解説します。以下の手順を参考に、実際の業務に役立つマニュアルを作成しましょう。 ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す はじめに、既存の文書管理ルールを洗い出しましょう。たとえば、以下のようなルールが挙げられます。 文書の件名・ファイル名の付け方 文書の承認ルートや押印に関するルール 文書のアクセス権に関するルール 文書の保管場所 文書の保存期間 文書の廃棄方法に関するルール 以上のような文書管理ルールを、現場社員の聞き込みを通して洗い出し、ルールを見える化しましょう。 ステップ2｜文書のライフサイクルに当てはめる 洗い出した文書管理のルールをもとに、管理方法を記載します。マニュアルを作るうえでは、文書のライフサイクルを考慮して構成を組み立てましょう。 文書のライフサイクルとは、文書が作られてから廃棄されるまでの周期を指し、以下の6つの段階に分けられます。 ＜段階＞ ＜特徴＞ 1.発生 ・紙やWordによる文書の作成 ・メールや郵便などによる文書の受領 2.伝達 ・発生した文書の社内共有や、社外への配布・発信 ・提案事項に関する承認をするための稟議処理 3.活用 ・文書が作成された目的に沿って活用すること ・検索や加工によって文書を実務に役立てること 4.保管 ・利用頻度が高い文書を管理すること （すぐに探し出せるように検索性を高めておく必要がある） 5.保存 ・利用頻度が低い文書を保有すること （法定保存文書は定められた期間を満了するまで保存する義務がある） 6.破棄 ・用途がなくなった文書や保存期間が満了になった文書を処分すること （紙文書の場合は、シュレッダーにかけるなど安全性の高い方法で処分する） 以上のライフサイクルをひな形として、そこに社内で使われている既存のルールを当てはめることで、短時間でマニュアルを作成できるのです。たとえば、各ステップでは、以下のようなルールを設定できます。 このように、文書のライフサイクルを大まかな項目とすれば、既存ルールを振り分けるだけで簡単にマニュアルを作れます。 ステップ3｜社内へ通知する 文書管理マニュアルが完成したら、社内へ通知します。 マニュアルを作っても、現場社員が実際の業務で活用しなくては、マニュアルを作成した意味がありません。実務の場に浸透することで、初めてマニュアルとしての機能を果たすのです。 したがって、文書管理の必要性を十分に説明したうえで、文書管理マニュアルの利用を全社に呼びかけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理マニュアルの作成ポイント2選 ここでは、文書管理マニュアルの作成において注意すべきポイントを2つ紹介します。以下のポイントを踏まえて、効果的なマニュアルを作りましょう。 （1）紙用と電子用の2パターンを作成する 社内に「紙の書類」と「電子の書類」がある場合、マニュアルは2パターン準備する必要があります。 紙と電子では文書の管理方法が異なるため、それぞれのマニュアルを作成する必要があります。たとえば、文書のセキュリティ事項について「オフィス内で保管する紙文書」と「オンラインで保管する電子文書」とでは求められる対応が違うのです。 このように、紙と電子の文書が混在すると、文書の管理方法を区別する手間がかかるうえ、「どこに何の情報があるのか」が分かりづらいです。したがって、「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールで、まずは社内の文書を電子化して一元管理しましょう。 （2）サンプルを参考にする サンプルを活用すると、マニュアルを作成しやすくなります。 文書管理マニュアルのサンプルを使うと、マニュアルの完成形をイメージしながらスムーズに作成できます。Webサイト上には、さまざまな機関によって作られたマニュアルが用意されているので、参考にしてみましょう。 また、マニュアルを作成するときは「漢字3：平仮名7の割合を意識する」「文章は簡潔に書く」ことを意識すれば、”視覚的に読まれるマニュアル”をつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール 以下では、文書管理マニュアルをはじめとしたさまざまな文書の作成・管理に役立つツールをご紹介します。 ExcelやWordで文書を作成しても、欲しい情報にすぐにアクセスできず、読まれなくなってしまうケースも少なくありません。一方、ITツールを活用すれば「文書管理マニュアル」の作成はもちろん、ほかの文書も「文書のライフサイクル」に沿って管理できます。 ただし、多機能なツールを導入しても、ITリテラシーが低い社員には使いこなせないため「誰でも簡単に使えるツール」であるか」を選ぶべきです。 結論、文書管理マニュアルの作成には、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方ならば迷わず使いこなせるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に文書管理マニュアルを書き込めば、任意のメンバーにのみすぐに公開できるうえ、多階層の「フォルダ」でテーマごとに整理できます。また、生成AIによる「自然言語検索（表記揺れにも対応）」を使えば、欲しい情報がすぐに見つかります。 誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理マニュアルの作り方まとめ ここまで、文書管理マニュアルの作り方や役立つツールを中心にご紹介しました。 文書管理マニュアルは、文書のライフサイクルを考慮すると、簡単に構成できます。また、マニュアルの作成後は、社内に共有していつでも見れるように管理しましょう。 そこで、「マニュアルを作成・管理・共有できるITツール」を活用すれば、PCやスマホからすぐにマニュアルを閲覧できます。ただし、大企業の場合は、社内のITリテラシーのばらつきを考慮して「誰でも使いこなせるツール」を導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、シンプルな操作性の情報管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、マニュアルを実務で活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説

企画書は、社内外でのアイデア共有をしたり、既存の問題解決をしたりするために作成します。企画書の”分かりやすさ”は、相手に企画内容をプレゼンするうえで重要になるので、一目で伝わる書類を作らなければなりません。 しかし、「どのように企画書を書けば良いか毎回迷う」「企画書の体裁を整えるのに時間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「分かりやすい企画書を作成するコツ」や「すぐに使えるテンプレート9選」を中心にご紹介します。 テンプレートを使って企画書の作成時間を短縮したい 分かりやすい企画書を作成するコツを知りたい 企画書の作成から管理まで効率化できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Word/Excelで使える企画書のテンプレートが見つかり、分かりやすい企画書を作れるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 企画書とは1.1 企画書を作成する目的1.2 「提案書」との違い1.3 「起案書」との違い2 ＜注意点あり＞企画書に書くべき7つの要素とは？3 ＜Word＞おすすめの企画書無料テンプレート・フォーマット3選3.1 （1）新規商品の企画書テンプレート3.2 （2）講演会・セミナーの企画書テンプレート3.3 （3）業務改善の企画書テンプレート4 ＜Excel＞おすすめの企画書無料テンプレート・フォーマット3選4.1 （1）シンプルな企画書テンプレート4.2 （2）イベントの企画書テンプレート4.3 （3）事業の企画書テンプレート5 ＜Power Point＞おすすめの企画書テンプレート・フォーマット3選5.1 （1）解説付きの企画書テンプレート5.2 （2）見やすいビジネス企画書テンプレート5.3 （3）おしゃれな事業企画書テンプレート6 【担当者必見】企画書の作成・管理に最適な方法とは6.1 あらゆる書類を一元管理できるツール「ナレカン」6.2 【例文つき】ナレカンで使える企画書テンプレート7 分かりやすい企画書を作成する4つのコツ7.1 コツ1｜フレームワークを使う7.2 コツ2｜メリットや解決策を明示する7.3 コツ3｜提案内容が実現可能か確かめる7.4 コツ4｜図やグラフを用いる8 企画書におすすめのテンプレート・フォーマットまとめ 企画書とは ここでは、企画書を作成する目的や提案書・起案書との違いを解説します。これまで、ビジネスにおける企画書の役割が曖昧だった方は必見です。 企画書を作成する目的 企画書を作成する目的には、大きく以下の2つが挙げられます。 企画の内容を正確に伝えること 企画の内容に対する相手の理解を得ること このように、企画書には読み手との認識をすり合わせる役割があります。たとえば、新商品を提案する企画書の場合、既存商品の売り上げや問題点などをまとめつつ、新商品の予算や売り上げ予測などのデータを記載します。 その結果、上司は明確な根拠をもとに「商品開発の可否」を判断できるのです。 「提案書」との違い 企画書と提案書の大きな違いは、記載される情報の粒度です。 企画書は企画内容に賛同してもらう目的で作成するので、読み手がイメージしやすいように、具体的な予算やスケジュールを記載する必要があります。一方、提案書は「顧客の課題解決の方向性をまとめた書類」のため、企画書よりも具体性は低いです。 ＜企画書＞ ＜提案書＞ 目的 企画内容への賛同 顧客の課題整理 内容 具体的な企画概要 大まかな提案概要 つまり、提案書で大まかな方向性を提案し、提案書が通った後に企画書で具体的なフローを詰めていく、という流れになるため、両者を混同しないようにしましょう。 「起案書」との違い 企画書と起案書の大きな違いは、他者向けに作成された資料かどうかです。 企画書は、企画内容を相手に理解してもらう必要があるため、「読者が理解しやすい内容になっているか」を重視します。一方、起案書は思いついた案を書き起こす書類なので、他者に見てもらうことを想定して作成しません。 つまり、企画書・提案書・起案書は、「起案書で案を書き起こす」「起案書で出た案を提案書で他者向けに記載する」「提案書で通った案を企画書で詰める」という流れで使用されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜注意点あり＞企画書に書くべき7つの要素とは？ 企画書の基本構成は以下の通りです。実際の例文フォーマットの構成から、書くべき基本項目を紹介します。 また、各項目で記載する内容の詳細と書き方は以下の通りです。 ＜項目＞ ＜書き方＞ (1)タイトル 一目で分かるよう、簡潔に書きます。 (2)目次 複数ページにまたがる企画書を作成する場合は、全体の構成が分かるように書きます。 (3)企画概要 企画する目的や背景など、要点をかいつまんで具体的に記載します。 (4)提案内容 「誰に」「何を」「どのように」提案するのか、明記します。 (5)目標 企画によってもたらされる目標数値を記載します。 (6)予算 期間や費用を見積もります。 (7)参考資料 現状分析や予算の見積もりなどに使った資料を掲示します。 企画書を書くうえでは、情報に過不足がなく、企画者の考えを正しく伝えられる内容になっていることが重要です。したがって、企画書の用途によって項目を追加したり、数値データを使って定量的に根拠を表したりしましょう。 【必見】WordやExcel、PowerPointで企画書を作るデメリット Word・Excel・PowerPointはすでに活用している企業も多く、導入コストをかけずに企画書を作成できるツールです。しかし、ファイル形式で企画書を作成する場合、以下のデメリットが生じることを押さえておかなければなりません。 ファイルの更新・検索に手間が生じる ファイル形式の場合、ファイルを開くのに時間がかかったり、編集する度に保存する手間が生じます。また、ファイルを開かなければ中身を判断できないため、企画書のファイルが増えていくに連れて、情報へのアクセス性が低下します。 ファイルの共有に手間がかかる WordやExcelで作成した企画書は、メールやチャットツールなどの別のツールで共有する必要があります。そのため、他の話題に埋もれてしまうことが多く、情報の抜け漏れが起きやすいです。 上記のようなデメリットも存在するため、昨今では、企画書の作成に文書の作成から共有までを一元化できるツールを利用する企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜Word＞おすすめの企画書無料テンプレート・フォーマット3選 以下では、企画書作成を効率化させるテンプレート・フォーマットをご紹介します。すべてWordファイルとして保存できるので、自社に適したひな形へカスタマイズしたい方も必見です。 （1）新規商品の企画書テンプレート こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供している新規商品の企画書テンプレートです。 マーケットやニーズの現状分析を記入できるため、顧客に納得してもらえる企画書の作成に役立ちます。 「テンプレートの無料ダウンロード」の公式サイトはこちら （2）講演会・セミナーの企画書テンプレート こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供している講演会・セミナーの企画書テンプレートです。 講師名や日程の欄があるため、講演会やセミナーで使用できます。より分かりやすくするには、別紙で講演内容の資料を作成しましょう。 「テンプレートの無料ダウンロード」の公式サイトはこちら （3）業務改善の企画書テンプレート こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供している業務改善の企画書テンプレートです。 問題点や解決策の欄だけでなく、必要経費や時間などの定量的な情報を示せるので、より具体的な企画書を作成できます。 「テンプレートの無料ダウンロード」の公式サイトはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜Excel＞おすすめの企画書無料テンプレート・フォーマット3選 以下では、企画書作成を効率化させるテンプレート・フォーマットをご紹介します。すべてExcel版でダウンロードできるため、枠の大きさやビジュアルを柔軟に変えられます。 （1）シンプルな企画書テンプレート こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供しているシンプルな企画書テンプレートです。 項目や記載する枠が細かすぎないので、汎用性が高く使いやすいテンプレートです。 「テンプレートの無料ダウンロード」の公式サイトはこちら （2）イベントの企画書テンプレート こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供しているイベントの企画書テンプレートです。 イベント内容や経費を具体的に記載できるので、実現性の可否が判断しやすい点が特徴です。 「テンプレートの無料ダウンロード」の公式サイトはこちら （3）事業の企画書テンプレート こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供している、事業の企画書テンプレートです。 “事業内容”や”資金調達”、”事業後の見通し”を入力する欄があるので、起業に必要な情報を漏れなく記載できます。 「テンプレートの無料ダウンロード」の公式サイトはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜Power Point＞おすすめの企画書テンプレート・フォーマット3選 以下では、企画書作成を効率化させるテンプレート・フォーマットをご紹介します。すべてPower Point版でダウンロードできるため、おしゃれなプレゼン資料作りに便利です。 （1）解説付きの企画書テンプレート こちらは、「Microsoftのテンプレート」が提供している、『日経ビジネスオンライン』の社内企画書テンプレートです。 資料作りのポイント解説付きなので、スムーズなプレゼン資料に役立つ点が魅力です。 「Microsoftのテンプレート」の公式サイトはこちら （2）見やすいビジネス企画書テンプレート こちらは、「Microsoftのテンプレート」が提供している『越川氏監修: 相手を動かす企画書』テンプレートです。 グラフや表、スマートアートを簡単に挿入できるので、見やすいビジネス企画書を作成するのに役立ちます。 「Microsoftのテンプレート」の公式サイトはこちら （3）おしゃれな事業企画書テンプレート こちらは、「Microsoftのテンプレート」が提供している、発表用スライド (スタイリッシュ)テンプレートです。 必要に合わせて、コピー＆ペーストで挿入できるおしゃれなサンプルチャートがあるので、視覚的に分かりやすいスライド作成に便利です。 「Microsoftのテンプレート」の公式サイトはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【担当者必見】企画書の作成・管理に最適な方法とは 以下では、企画書の管理に役立つおすすめツールをご紹介します。 テンプレートを使うと企画書を作成する手間が省けます。しかし、WordやExcel、PowerPointなどのファイル形式の場合、「他のファイルに埋もれて必要な情報が見つけられない」「情報の更新に手間がかかる」といった問題が生じかねません。 そこで、記事形式で情報を残せる「ナレッジ管理ツール」を利用すれば、情報が埋もれたり更新に手間がかかったりすることなく、文書を管理できるようになります。なかでも、「検索性に優れたツール」を選ぶことで、必要な情報がピンポイントで見つかります。 結論、企画書の保管には、あらゆる情報を一元管理し、目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」で企画書を作成すれば、ファイルや画像も添付できるため、わざわざ関連資料を探す手間が省けます。また、超高精度な検索機能で、記事上はもちろん、画像やファイル内の文章も検索できるので、必要な情報をすぐに見つけられます。 あらゆる書類を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文つき】ナレカンで使える企画書テンプレート 以下では、ナレカンで使える企画書のテンプレートを紹介します。 No.○○ 令和〇年×月△日 企画名 ○○部署 ○○ 以下の通り提案します。 企画概要 現状として、製品Aは市場にあまり出回っていないという課題がある。そこで、製品Aの知名度向上を図るための展覧会に参加することを提案する。 提案内容 ・製品Aの競合製品が集まる展覧会イベント（イベントURL）に参加する。 ・実際に簡易版の製品Aを使っていただきながら、対面での説明を行う。 ・利用した感想をアンケート調査で聞きこむ。（アンケート回答者にはノベルティをプレゼントする） 期待できる効果・目標 認知度の向上・新規顧客の獲得（1時間当たり3人を目安） 必要経費・期間 令和〇年×月△日～△△日 ・ブース設置費（○○円） ・アンケート用紙作成費（○○円） ・ビラ作成費（○○円） ・人件費（○○円） ・ノベルティ準備費（○○円） 添付資料 展覧会に関する情報ファイル ナレカンには「テンプレート機能」も備わっているので、あらかじめこのフォーマットをコピー＆ペーストして登録しておけば、直接ナレカン上で企画書を作ることも可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 分かりやすい企画書を作成する4つのコツ ここからは、分かりやすい企画書の書き方のコツを4点ご紹介します。担当者の考えを適切に伝えるために、作成時に気をつけるべき点を押さえましょう。 コツ1｜フレームワークを使う 顧客のニーズを把握するためには、フレームワークを活用するのが効果的です。以下3つのフレームワークを利用すると、分かりやすい企画書を作れます。 ＜6W2H＞ 6W2Hとは以下の8要素を指します。 When（いつ） Who（誰が） Whom（誰に対して） Where（どこに） What（何を） Why（なぜ） How（どのように） How much（いくらで） 上記の要素が具体化されていない企画書では、担当者以外は企画の詳細を把握できません。その結果、企画書を受け取った人は担当者の意図が分からず、何度も質問する手間がかかるのです。 ＜3C分析＞ 3Cとは、企業を取り巻く環境を分析するためのビジネスフレームワークで、以下の3要素を指します。 Customer（顧客）：顧客のニーズや市場環境 Competitor（競合）：競合他社の強さ、市場シェア率などの現状 Company（自社）：自社の強みやブランドイメージなどの現状 上記の視点から自社の立ち位置を分析することで、自社の強みを分析します。その結果、競合他社と差別化した企画書の立案が出来るようになるのです。 ＜SWOT分析＞ SWOT分析（スウォット分析）とは、競合や市場などの”外部環境”と、自社の強みやブランド力などの”内部環境”を、プラス要因とマイナス要因に分けて分析する手法です。 Strength（強み）：内部環境のプラス要素となる自社の強み Weakness（弱み）：内部環境のマイナス要素となる自社の弱み Opportunity（機会）：自社に好影響を与える外部環境のプラス要素 Threat（脅威）：自社に悪影響を及ぼす外部環境のマイナス要素 上記の各要素によって分析され、既存事業の改善点を見つけられるフレームワークとして、戦力策定やマーケティングの意思決定、経営資源の最適化に役立ちます。そのため、企画書の作成にも有効活用できるのです。 コツ2｜メリットや解決策を明示する 企画書には、現状の解決策やメリットを組み込みましょう。 たとえば、既存の問題に対する企画書を作成する場合、問題の現状を述べるだけでは単なる結果報告となってしまいます。したがって、生じている問題の原因を突き止めるだけでなく、解決策まで提示することが重要です。 また、企画によって得られるメリットが伝わらなければ、企画は採用されません。そのため、「提示した施策を実行することで、どのような効果が期待できるのか」をデータや資料を使って定量的に示しましょう。 コツ3｜提案内容が実現可能か確かめる 提案内容が実現可能か確かめることも重要です。 企画書の内容がデータに基づいていなかったり、予算やスケジュールが明記されていなかったりすると、先方に不安を与えてしまいます。 そのため、予算やスケジュールについての「具体的な数値」や「過去の実績」を示すなどして、実現性の高い企画書を作成しましょう。また、同僚や上司に共有し、無理のない内容かどうかチェックしてもらいながら作成を進めることも大切です。 コツ4｜図やグラフを用いる 企画書内に図やグラフを入れると効果的です。 企画書の中身が文章のみだと、読み手が読むのに疲れてしまい、内容を正しく把握してもらえない危険性があります。しかし、企画書内に図やグラフなどの視覚的に分かりやすい情報を入れれば、読手の内容把握を促進させることができるのです。 ただし、図やグラフを多用しすぎると、企画書のページ数が増えてしまい、かえって読みづらくなるので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 企画書におすすめのテンプレート・フォーマットまとめ これまで、企画書におすすめのテンプレート・フォーマットを中心にご紹介しました。 分かりやすい企画書を作成するコツとして、「6W2Hを具体化させる」「メリットや解決策が一目で分かるように記載する」の2つが挙げられます。また、テンプレートを使うと構成を考える手間が省けるうえ、社内で書式を統一できるのです。 しかし、WordやExcelのテンプレートを活用して楽に企画書を作成したとしても、作成後の「共有と管理の非効率さ」は変わりません。そこで、企画書を共有・管理するだけでなく、ナレッジとして活用できるツールを導入しましょう。 結論、自社に最適なナレッジ管理ツールは、社内に散らばった企画書を一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。ナレカンでは、参考資料もまとめて管理できるうえ、優れた検索機能によって、欲しい情報をすぐに取り出せます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、ストレスフリーの企画書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文あり】企画書の「目的」の書き方とは？押さえるべきコツも解説

機密情報を取り扱うビジネスにおいて「どこに何の文書があるのか分からない」という状況は、情報漏洩のリスクを高めてしまいます。そのため、文書を一括管理する「文書管理台帳」を使うのが一般的です。 一方、文書管理台帳の導入を検討しているが「自社で上手く運用できるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理台帳の作り方や注意点を中心に解説します。 Excelでの文書管理台帳の作り方を知りたい フォーマットを活用して手間をかけずに文書管理台帳を作りたい 紙やExcelより簡単に文書へアクセスできる方法を探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、安全かつ、必要な情報へ素早くアクセスできる仕組みを構築できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 文書管理台帳とは？2 文書管理における「ISO9001」とは3 なぜ文書管理台帳を作成する？3つの目的とは3.1 目的1｜情報へのアクセス性を高める3.2 目的2｜重要文書・機密文書を保管する3.3 目的3｜法定保存年限に則って保存する4 【初心者必見】Excelでの文書管理台帳の作り方4.1 手順1｜文書を分類する4.2 手順2｜文書管理台帳の項目を定める4.3 手順3｜文書管理台帳へ記載する5 【すぐ自作できる】文書管理台帳のExcelフォーマット6 文書管理台帳の作成における注意点6.1 （1）文書管理番号の採番基準を統一する6.2 （2）情報漏洩リスクへの対策を取る6.3 （3）誰でも簡単に検索できるシステムで管理する7 Excelで文書管理台帳を作成するデメリット8 【これで解決】紙やExcelより簡単に文書へアクセスできるシステム8.1 国際基準を満たしたセキュリティのシステム「ナレカン」8.2 ナレカンで文書を検索する方法9 文書管理台帳で押さえるべき2つのポイント9.1 （1）文書の取り扱い方の規定を作る9.2 （2）管理者権限を設定する10 文書管理台帳の作成手順や注意点のまとめ 文書管理台帳とは？ 文書管理台帳とは「企業が所有するさまざまな文書を、必要なときに活用できる適切な形で保管するための台帳」です。なかには、文書管理台帳を「ライフサイクルリスト」「ファイル基準表」と呼ぶ会社もあります。 従来、紙の文書をファイリングして管理する方法が一般的でした。しかし、近年ではデジタル化に伴い、文書を電子化し、システム上で管理する方法が取り入れられています。 また、文書管理台帳を作るときの切り口として、「5W1H」というフレームワークが活用可能です。 何の文書があるか（What） 誰が文書を管理しているか（Who） どこに該当の文書を管理しているか（Where） いつまで文書を管理しなければならないのか（When） どのような文書を管理しているか。（How） 以上の項目を明確にしながら管理することで「必要な書類をすぐに見つけられる仕組み」を整えることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理における「ISO9001」とは 「ISO9001（品質マネジメントシステム）」とは、企業が提供する商品やサービスの品質向上を目的とした”国際的なマネジメントシステム規格”です。 ISO9001の取得は、すなわち「コンプライアンスの推進」「国際間の取引要件を達成」している企業であることの証明になり、結果として、社会的信頼の獲得につながります。 ただし、ISO9001の取得には、必要な文書をすぐに見つけだせて、かつ情報漏洩や改ざんのリスクのない文書保管が求められます。そこで、昨今では、国際基準を満たしたセキュリティの「ナレカン」「ナレカン」のようなITシステムに、情報を書き残す企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ なぜ文書管理台帳を作成する？3つの目的とは 以下では、文書管理台帳を作成する目的を3つご紹介します。目的を正しく理解したうえで適切な管理方法を採用しましょう。 目的1｜情報へのアクセス性を高める 1つ目の目的は、必要な情報へのアクセス性を高めることです。 台帳を見れば「必要な文書がどこに保管されているか」が分かるので、すぐに該当の文書を探し出せます。 たとえば、「ナレカン」「ナレカン」のように高度な検索機能が備わったITシステムで管理している場合は、ファイル名などの「キーワード」を使って検索をかけると、自動で該当の文書を抽出してくれるのです。 逆に、文書管理台帳がない場合は、アナログ・デジタル問わず「記憶を頼りに文書を探す」という無駄が発生してしまいかねません。したがって、情報へのアクセス性を高めるのは、文書管理台帳の重要な目的の一つだと言えます。 目的2｜重要文書・機密文書を保管する 2つ目の目的は、重要文書や機密文書を保管することです。 営業活動で発生する文書には、企業外に流出してはならない機密情報もあります。しかし、文書管理台帳で管理していない職場では「機密文書がほかの文書と同一に扱われ、誤って紛失してしまった」というケースになりかねません。 一方、文書管理台帳で機密文書が明確に区分されていれば、従業員も取り扱いに注意できるのです。具体的には、紙で管理している場合はキャビネットの鍵は管理職が持ち、データで管理している場合は、アクセス制限をかけておく方法が挙げられます。 目的3｜法定保存年限に則って保存する 3つ目の目的は、法定保存年限に則って保存することです。 法定保存文書とは、保管しなければならない期間（1年、3年、5年、7年、10年）が法律によって定められた文書を指します。文書によって保管期間が異なるので管理が煩雑になりますが、文書管理台帳で保存しておくと、保存期間の見落としがなくなるのです。 また、管理者が都合により変わっても、文書管理台帳で適切に管理されていれば、引き継ぎに必要以上の時間がかかることを防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【初心者必見】Excelでの文書管理台帳の作り方 以下では、Excelでの文書管理台帳の作り方を3ステップでご紹介します。「どのような手順で進めるべきか分からない」という方は必見です。 手順1｜文書を分類する はじめに、自社の現状を把握して文書を分類しましょう。 具体的には、「どのような種類の文書が保管されているのか」「部署が独自に保管している文書はないか」といった保管状況を把握し、以下のように分類し直します。 法定保存文書：法律で保存期間が定められた文書 共有文書：社内外問わず共有される情報を含んだ文書 完了文書：作成が完了した文書（更新した文書は最新バージョン） 以上のように、自社で保管する文書を洗い出して分類しましょう。 手順2｜文書管理台帳の項目を定める 次に、文書管理台帳の項目を定めましょう。項目名や数は任意ですが、具体的には以下の項目が挙げられます。 文書名 ファイル名／フォルダ名 閲覧権限 作成日 作成者名 担当部署 保存期間 保存場所 以上のように、「いつ、誰が作成した文書で、どこにあるのか」といった概要が分かるように項目を定めましょう。 手順3｜文書管理台帳へ記載する 最後に「紙」「Excelなどの電子ファイル」に、必要な項目を記載すれば完了です。 しかし、紙の台帳は手書きで手間がかかるうえに、人為的なミスで紛失する恐れがあるのです。また、Excelの場合、台帳を更新したり文書を探したりするときに”わざわざファイルを開いて確認する手間”がかかる点を押さえておかなければなりません。 したがって、これからの文書管理には「効率的な文書管理が実現するITシステム」一択なのです。たとえば、あらゆる情報を直接書き込める「ナレカン」「ナレカン」のようなシステムを使えば、欲しい情報が簡単に見つかるので、管理台帳のデメリットを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【すぐ自作できる】文書管理台帳のExcelフォーマット 以下は、無料で使える文書管理台帳のExcelフォーマットです。ひな形を利用してすぐに文書管理台帳を作成したい方は必見です。 こちらは、フリーテンプレートが提供する、文書管理台帳のExcelフォーマットです。シンプルさが特徴なので、「文書をカテゴライズしたい」「改版日をより多く記載したい」などの場合には、自社用にセルを追加しましょう。 また、日々増え続ける文書をExcelで管理していると、担当者の更新漏れやバージョン管理が煩雑になり業務効率が落ちてしまいます。したがって、文書数が多い企業はExcelでの管理は不向きだと言えます。 文書管理台帳のExcelフォーマットはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理台帳の作成における注意点 ここでは、文書管理台帳作成における3つの注意点をご紹介します。文書管理が非効率になったり情報漏洩が起こったりするリスクを減らすために、必ず押さえましょう。 （1）文書管理番号の採番基準を統一する 1つ目の注意点は、文書管理番号の採番基準を統一することです。誤廃棄を防止するためにも、以下の2点に注意して文書を区別しましょう。 基本的には英数字の通し番号を使う 部署別や契約種類別にアルファベットなどを設定する たとえば、「00001、00002、00003～」といった通し番号に加えて、営業部には「A」のアルファベットを付与すると、営業部の文書は「A00001、A00002、A00003～」と管理できます。 以上のように、部門毎にアルファベットなどの管理名を設定し、文書別にも通し番号を設定することで、すぐに目的の情報を見つけられるのです。また、扱う文書が多い会社では年月日をつけて管理する方法もあります。 （2）情報漏洩リスクへの対策を取る 2つ目の注意点は、紙やデータといった管理の種類に関わらず、情報漏洩リスクへの対策を取ることです。そもそも、情報漏洩の主な原因には以下の4点が挙げられます。 ウイルス感染・不正アクセス：55.1％ 誤表示・誤送信：26.0％ 紛失・誤廃棄：15.1％ 盗難：3.0％ 引用：「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査（2022年） 上記のデータから、ウイルス感染や不正アクセスによる被害が一番大きいことが分かります。したがって、データで管理する場合は、とくに情報漏洩リスクへの対策を適切に講じる必要があるのです。 また、誤表示や紛失、置き忘れなどの人為的なミスの多くは、紙の文書で管理していることが原因です。したがって、人的ミスによる情報漏洩を防ぐためにも、電子管理への移行が求められていると言えます。 （3）誰でも簡単に検索できるシステムで管理する 3つ目の注意点は「誰でも簡単に検索できる」システムで管理することです。 人為的なミスが起きやすい紙の文書管理台帳を使っている場合は、安全性が高いうえに管理の効率も高まる「ITシステム」への移行が求められます。 しかし、情報を検索しづらいシステムでは、社員が必要な文書をすぐに見つけられません。結果的に、ITシステムを使うことに抵抗感が生まれて「せっかく導入したのに誰も活用しない」という事態になりかねないのです。 そのため、ITの得意・不得意に関わらず誰でも簡単に検索できる「ナレカン」「ナレカン」のようなITシステムが必要です。なかでも、ナレカンは、無料トライアルに加えて、導入・運用に向けての手厚いサポートを受けられるので、ITに不慣れな企業の導入にも適しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Excelで文書管理台帳を作成するデメリット Excelは手軽に文書管理台帳を作成できるツールですが、実際にExcelで文書管理を行うと様々なデメリットが発生します。 まず、Excelの文書管理台帳は、メールやチャット等の外部ツールを使って社内共有する必要があります。この場合、メールでは冒頭の挨拶文等を考える手間がかかり、チャットではExcelファイルが他の話題に埋もれて見つからなくなる可能性があります。 また、Excelファイルは保存場所を決めて適切に管理しないと、どこのフォルダに保存したのか分からなくなったり、他のファイルに埋もれてしまいます。結果、文書管理台帳自体を見つけるのに時間がかかってしまうのです。 このように、Excelで作成した文書管理台帳は、利用に際して多くの手間がかかり非効率であると言えます。そのため、作成した文書を即座に共有でき、高精度な検索機能で目当ての情報を簡単に見つけられる「ナレカン」「ナレカン」のようなシステムを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【これで解決】紙やExcelより簡単に文書へアクセスできるシステム 以下では、紙やExcelより簡単に文書へアクセスできるシステムをご紹介します。 紙の文書管理台帳は「人的なミスが発生しやすい」や「検索性が悪い」といったデメリットを抱えています。また、WordやExcelで文書を管理していると、フォルダから探し出したり、都度ファイルを開いたりする手間がかかるのです。 そこで、「文書を直感的にストックできるうえに、高精度な検索機能の備わったITシステム」を使うべきです。目的の文書をすぐに探し出せるので、文書管理の煩わしさを解消できます。 結論、自社が導入すべきなのは、文書をはじめとするあらゆる情報をまとめておけて、優れた検索機能で誰でも欲しい情報に即アクセスできる文書管理システム「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には文章を直接書き込んで共有できるうえに、Word文書などのファイルを直接添付する使い方も可能です。また、超高精度の「キーワード検索」によって、蓄積した文書から必要な情報をすばやく見つけられます。 国際基準を満たしたセキュリティのシステム「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ナレカンで文書を検索する方法 ナレカンには高度な検索機能が搭載されているため、目的の文書を素早く検索することができます。 やり方は、画面上部の検索バーに検索したいキーワードを入力するだけです。この際、検索する対象を「タイトル」「タグ」「ファイル名」に絞ることができるほか、添付されているファイル内も検索することができます。 このように、ナレカン内に文書を作成、保管しておけば、キーワードを入力するだけで即座に目当ての文書にたどり着くことができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理台帳で押さえるべき2つのポイント 以下では、文書管理台帳を作るときのポイントを2つご紹介します。ポイントを踏まえて、効率的かつ抜け漏れなく文書管理台帳を作成しましょう。 （1）文書の取り扱い方の規定を作る 1つ目のポイントは、文書の取り扱い方の規定を作ることです。 とくに、複製、編集された文書の取り扱いを明文化していなければ「複製された文書が持ち出される」「許可なく文書が編集される」という状況になりかねません。結果として、情報漏洩のリスクが上がってしまうのです。 また、文書の廃棄に関するルールが統一されていないと、個人の裁量によって書類が廃棄され、結果として情報漏洩を招いてしまいます。そのため、「保管する文書」「廃棄する文書」を社内で明文化しておきましょう。 以上のように、情報漏洩のリスクを軽減するために、文書の複製や編集、廃棄をはじめとするルールを決めておくのがおすすめです。 （2）管理者権限を設定する 2つ目のポイントは、管理者権限（文書にアクセスする権利）を設定することです。 紙での管理であれば「キャビネットの鍵の保持者を限定する」、データでの管理であれば「アクセス制限や編集制限をかける」という手法が一般的です。このような制限を設ければ、特定の従業員以外からのアクセスを防げます。 決算書や契約書などの”会社の利益に関わる文書”や、履歴書や給与明細表など”個人情報に関わる文書”には管理者権限を設定して、不用意なアクセスを防ぎましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理台帳の作成手順や注意点のまとめ ここまで、文書管理台帳の作成手順や注意点を中心に解説しました。 文書管理台帳は、社内の文書を分かりやすく分類し、大量の文書やデータから必要なものを効率的に探すのに役立ちます。また、文書管理台帳で扱う文書には機密情報も含まれるため、安全に保管しなければなりません。 しかし、Excelでは更新や確認に手間がかかり、紙の台帳では人的ミスが発生しやすいデメリットがあります。したがって、「効率的かつ安全に文書を保管できるITシステム」が最適なのです。 ただし、検索しづらいシステムでは、目的の文書を見つけるのに時間がかかって面倒なので、精度の高い検索機能を備えたシステム『ナレカン』を選ぶべきです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で文書管理台帳を作成し、安全かつ効率的に社内の文書を管理する仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説

企画書の目的は、企画の実現が会社にどのようなメリットを与えるかを明確に伝え、読み手を説得させることです。企画書の出来栄えで説得力の有無は変わるので、ポイントを押さえて作成する必要があります。 しかし、「どのように企画書を作成したらよいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、企画書の目的の立て方と大切な5つの要素・作成のコツを解説します。 通る企画書を作成したい 作成のコツを押さえて、時間短縮を図りたい 企画書作成のコツを理解して、読み手に伝わりやすい内容にしたい という方はこの記事を参考にすると、企画書にかかせないポイントがわかるので、作成の時間短縮を図りつつ読み手に説得力を与えられる企画書が作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 企画書とは2 企画書作成に必要な5つの要素2.1 企画の背景2.2 企画の目的と全体像2.3 具体的なターゲット層2.4 スケジュールの可視化2.5 費用対効果の算出3 企画書の構成4 【例文あり】企画書の「目的（背景）」の書き方5 企画書作成で押さえるべきコツとは5.1 企画書はコンパクトにまとめる5.2 一文一文を短く簡潔にする5.3 視覚的に理解しやすくする5.4 成果を提示する6 【非IT企業必見】企画書の管理におすすめのツール6.1 情報管理・共有を最も簡単に実現できる「ナレカン」7 企画書の作成に役立つフレームワーク8 企画書の目的の立て方や大切な5つの要素と作成のコツまとめ 企画書とは 企画書とは、新しいアイデア実現に向けての計画を記載した書面のことです。また、「企画書の作成目的」と「企画書に記載する目的の立て方の違い」は以下の通りです。 企画書の作成目的とは 企画書の目的は「新しいプロジェクトの創出」や「現状の不満・課題の解決」を実現するにあたり、企画書を通して道筋を明確にしつつ、読み手の理解を促し提案することです。 企画書に記載する目的の立て方とは 企画書に記載するべき目的とは、到達しようと目指す最終的な着地点をさします。そのため、企画書を遂行したときに、達成・成功したといえる状況を「目的」として記載します。 企画書を用いてマネジメントのメンバーへとアプローチをかけるので、誰が見ても一目で目的の理解ができるように、過不足なく記載する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 企画書作成に必要な5つの要素 ここでは、企画書の作成にあたり必要な5つの要素を解説します。以下5つの要素を取り入れることで説得力と実現性が高まり、採択率を上げられます。 企画の背景 企画の背景がなければ後の説明の裏付けがなくなるので、必ず記載しましょう。 背景とは、企画がどのような形で成り立つのか根拠を説明するものになります。そのため、企画が生まれた理由や課題が抽出されたきっかけなどの記載が必要です。 とくに、「現状分析(AsIs)」と「現状の課題を解決することでどうなるか（ToBe）」が過不足なくまとめられていると、企画のはじめから納得感を持って読み進められます。 企画の目的と全体像 企画の目的をたて、全体像が把握できるようにしましょう。 企画書の目的をゴールとし、ゴールにたどり着くまでの道筋を立てます。道筋を立てて全体像を設計し、付随する課題をピックアップしていきます。 一方、プロジェクトが発足したとき、実際に課題に直面してから解決策を考えていては時間がかかります。したがって、あらかじめ予測できる課題に対しては、改善策までたてておきましょう。 具体的なターゲット層 ターゲット層を具体的に決め、コンセプトを確立させましょう。 価値観が多様化している現代において、ターゲット層を絞ることは重要です。幅広い層をターゲットに設定すると、コンセプトが曖昧になり、アプローチの効果が分散するリスクが高まるからです。 具体的なターゲット層が決まれば、プロジェクトの詳細や情報の発信媒体、商品やサービスの場合は価格帯の設定がしやすくなります。 スケジュールの可視化 スケジュールを立て、達成までにかかるプロセスを可視化しましょう。 企画書にスケジュールを記載する目的は、実現可能な日数やプロセスを可視化させ、企画の実現に説得力を持たせることです。 また、企画書のスケジュールを基盤にプロジェクトは稼働します。また、気候や市場情勢など「操作性のない事象」によって作業が中断する可能性もあるので、スケジュールを立てるときは、不測の事態を想定することが重要です。 費用対効果の算出 費用対効果を算出し、企業側のメリットを明確にする必要があります。 企画の実現には、ヒトや時間・機材調達・広告宣伝などのコストが発生します。そのため、コストを踏まえつつ、企画を実行するうえでの「利益・メリット」を適切にマネジメント側へ伝えなければなりません。 リスクとメリットを含めた費用対効果を意識して明確にすると、受け手の納得感が向上するだけでなく、企画作成時にもブラッシュアップしやすくなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 企画書の構成 企画書は主に以下の5つから構成されます。 導入 企画書の趣旨を簡潔に記載します。この導入部分で、読み手は続きを読むか判断するため重要です。 問題提示 現状分析を踏まえて、企画の背景を記載します。数値データも引用して、解決する価値のある問題であることを読み手に伝えます。 企画の目的 企画書が最終的に達成するゴールを明示します。現状に対して、何をどれだけ改善するのか、数値を含めて目的を設定しましょう。 企画の具体的内容 目的を達成するための具体的なアクションプランを説明します。読み手が企画内容を想像しやすいように、具体的かつ分かりやすい文章を心がけましょう。 スケジュールや予算 目標の達成までにかかる日数や予算など、企画実現までの過程を可視化します。立てた計画は、状況に合わせて都度見直すことが求められます。 上記は一般的な企画書の構成なため、自社の状況や提案内容に合わせて変更しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文あり】企画書の「目的（背景）」の書き方 企画書の目的（背景）の書き方は以下の通りです。ここでは、Webサイトのリニューアルを例とします。 現状分析 まずは、なぜ企画を進めるべきかその背景や現状を整理します。たとえば、なぜWebサイトをリニューアルする必要があるのかを説明する場合は「Webサイト経由のリード獲得が減った」「UIが一部機種に対応していない」といった内容を記載しましょう。 課題の把握 次に、数値データ込みで、現状どれほどの課題を抱えているのかまとめます。書き方の例としては、「GoogleアナリティクスでCVRが前年比7%減少している」などがあります。 目的の設定 最後に、「Webサイトからの流入数を○件/月にする」といった具体的な目標を設定します。正しく効果測定ができるように、ここでも数値は必ず含めるべきです。 上記のようなステップを踏んで、正しく企画の目標（背景）を設定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 企画書作成で押さえるべきコツとは ここでは、企画書作成のコツについて解説します。良い企画でも、企画書が読み手に伝わらなければ実現に繋がりません。読み手にとって伝わりやすい企画書を作成できている企業は、以下のポイントを押さえています。 企画書はコンパクトにまとめる 企画書をコンパクトにまとめ、通覧できるようにしましょう。 企画書は、記載事項が多く全体的に長くなりがちです。何ページにもわたる企画書は、読み手の「読むモチベーション」を低下させ、読みはじめても途中離脱させる可能性があります。 そこで、コンパクトにするにはフレームワークの活用が有効です。たとえば、市場を分けて細分化し、対象のターゲット層にどのような価値を提供するかを決める「STP分析※」をはじめとした、企画書向きのフレームワークがおすすめです。 ※Segmentation（市場の細分化）、Targeting（自社が狙う市場）、Positioning（自社の立ち位置）から分析するフレームワーク 一文一文を短く簡潔にする 一文一文を短く簡潔にするのも、ポイントとして挙げられます。 企画書ではシンプルに要点が伝わるかが重要です。そのため、結論がすぐにわかるように記載したり、文章そのものが冗長な表現になっていないかをチェックしながら作成しなければなりません。 また、文章の中に箇条書きを取り入れ、短文にすれば情報が構造として整理されるのでシンプルさが増します。ただし、短文にするあまり記載漏れや、多用しすぎて逆に見づらくならないように工夫が必要です。 視覚的に理解しやすくする グラフや写真を活用すれば、視覚的に理解しやすくなります。 企画書を作成するときはヴィジュアルにも注意が必要です。文字ばかりの説明では全文を読み切らなければ情報を理解できず、企画イメージが湧きづらいデメリットがあります。 一方、グラフや写真は、視覚的な見やすさはもちろん、一目で情報を認知できるメリットがあります。また、「数字」は信頼性や信憑性を高める効果もあるので、論理的に導線を作るためにも欠かせません。 成果を提示する 成果を提示し、企画の実施によって得られるベネフィット（利益）をわかりやすくするべきです。 成果を提示し、誰のために・何のためにプロジェクトを行うのかが明確化になれば、企画の採択率も向上するうえ、企画実施後のメンバーのモチベーション向上にも繋げられるのです。 逆に、成果が明確になっていなければ、そもそも企画が採用されないことはもちろん、採択されたとしてもプロジェクトメンバーの作業に対する責任感や意欲は下がり、作業に遅れやミスが発生する原因になります。 したがって、企画を採択されることのみに注視するのではなく、採択後の運用までも考慮して、企画で得られる成果を記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【非IT企業必見】企画書の管理におすすめのツール 以下では、企画書の管理が簡単に効率化できる、非IT企業向けツールを紹介します。 企画書は、内容の過不足がないように必要事項に注意しつつ、読み手に伝わるように作成する必要があります。しかし、作成だけではなく、企画が通った後の情報管理も必須で求められます。 なぜなら、企画書に記載されている内容を軸に、プロジェクトは稼働するからです。ただし、紙媒体やExcelを使った管理では、プロジェクト途中での情報の振り返りや、メンバーが増えたときの迅速な情報共有が困難だと言えます。 そのため、誰にとっても使いやすい「情報共有ツール」を導入して、社内情報の管理を円滑にしましょう。結論、自社で導入すべきツールは、シンプルな操作性で使いやすいうえに、大量の企画書も整然と管理できる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンを使えば、企画書のファイルを案件ごとに分かりやすく管理できます。また、「添付ファイル内・画像内検索」も可能なので、ナレカンに蓄積した過去の企画の情報も確かめやすく、新たな提案をするときにも役立つのです。 情報管理・共有を最も簡単に実現できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 企画書の作成に役立つフレームワーク 以下は、企画書の作成に役立つフレームワークです。 3C分析 Company（自社）・Competitor（競合）・Customer（顧客）の頭文字をとったフレームワークです。主にマーケティング戦略の策定などに使えます。 6W2H Why・What・Where・Whom・When・Who・How to・How muchに由来しています。5W1Hから派生したもので、事実を正しく伝えやすくなります。 SWOT分析 Strengths（強み）・Weaknesses（弱み）・Opportunities（機会）・Threats（脅威）の頭文字をとったフレームワークです。内部環境・外部環境について分析するもので、経営戦略の策定に役立ちます。 上記3つ以外にも、フレームワークはあるため、場面に合わせて適切なワークを用いて、企画書の作成に役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 企画書の目的の立て方や大切な5つの要素と作成のコツまとめ ここまで、企画書の目的の立て方や大切な5つの要素と作成のコツを解説しました。 企画書自体の目的は、読み手が内容を十分に理解し納得することです。また、企画書の説得力や信憑性を高めるには、企画の「背景」「目的」「ターゲット層」「スケジュール」「費用対効果」の5つの要素が必要です。 また、企画書作成時には文章を簡潔にし、グラフも使いながら過不足なくまとめましょう。一方で、情報を正しく管理していなければ、企画が採用されてもプロジェクトの途中経過や課題管理、新規メンバーへの情報共有に漏れが生じてしまいます。 そのため、「企画書の管理が誰でもできるような仕組み」が必須です。そこで、情報管理・共有が業界業種問わず誰でも簡単にできる情報管理ツール「ナレカン」を使った、漏れのないプロジェクト管理が求められるのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使い、企画書の内容は「情報」として正しく管理・共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 【無料】Word/Excelの企画書テンプレート9選！書き方や例文も紹介 【iPad/iPhone】無料で使える企画書・プレゼン資料作成アプリ6選！ おすすめの企画書・提案書作成代行サービス7選！選ぶコツも紹介 わかりやすい営業企画書・提案書の作り方や構成を解説！ 【即実践】メリットが伝わりやすい企画書の作り方とは 【無料テンプレート】アクションプランとは？書き方や具体例も紹介！ 【苦手解消】企画書が通らない3つの理由と対処法を紹介

業務に必要な知識や技術を新人が身につけるには、具体的な業務の手順を示した「マニュアル」や「手順書」が必須です。 しかし、「研修で使えるマニュアル・手順書のつくり方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、研修で役立つ手順書の作り方やおすすめのアプリを中心にご紹介します。 研修用マニュアルの作り方を知りたい マニュアルや手順書を上手く運用できない マニュアルを簡単に作成できるツールがあれば知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、研修で求められる手順書・マニュアル作成の基本が分かり、社員教育に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方1.1 （1）概要を決める1.2 （2）作業を洗い出す1.3 （3）業務の流れを決める1.4 （4）アプリで管理する2 マニュアルと手順書の違いとは3 研修で求められるマニュアル・手順書とは3.1 （1）業務の全体像が分かる3.2 （2）最も効率的な手順が分かる3.3 （3）すぐに必要なページが見つかる4 【これが必須】研修マニュアルの作成・管理が簡単にできるアプリ4.1 マニュアルの作成から管理まで簡単にできるアプリ「ナレカン」5 研修マニュアルに使えるテンプレート2選5.1 【Excel】管理がしやすいマニュアルテンプレート5.2 【Word】図も記入できる手順書テンプレート6 研修で役立つマニュアル・手順書の作り方まとめ 【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方 以下では、研修マニュアルや手順書の作り方を4ステップでご紹介します。順序立てて作成すれば、飲食や看護、建築など業種を問わずに適切なマニュアルが完成するのです。 （1）概要を決める まずは、マニュアルや手順書の大枠を定めます。 手当たり次第にマニュアルを作成すると混乱する可能性があるため、業務に優先順位を付けましょう。そして、それぞれのマニュアルについて「いつまでに、誰が作成するのか」を決定します。 優先順位を明確にしてスケジュールや体制を決定すれば、作成もスムーズに進められるのです。 （2）作業を洗い出す 次に、業務の作業を洗い出しましょう。 具体的には、社員にヒアリングする方法があります。ヒアリングは「業務を構成する大まかな仕事→それを構成する作業→さらに細かい単位の動作」の順序で実施するのが最適です。 業務を細かく分解しなければ、手順が抜け漏れる可能性があります。したがって、作業を細分化することを意識しながら洗い出しをしましょう。 （3）業務の流れを決める 次に、誰でも円滑に業務を進められる形に整理します。 ここでは、従来の手順について「手順に無駄がないか」「作業スピードに無理はないか」を検討して、最善の手順を決めましょう。また、仕事で使う設備や備品の位置も合わせて考慮しておくと、より無駄のないマニュアルになります。 誰もがスムーズに仕事ができるように、以上の視点から業務を整理しましょう。 （4）アプリで管理する 最後に、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。 紙資料では目的のページを見つけるのに苦労するので、次第に誰も使わなくなる恐れがあります。また、マニュアルに変更があればわざわざ回収して、配り直す必要があるので面倒です。 それゆえに、余計な手間を減らすためにも、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。たとえば、マルチデバイスに対応した「ナレカン」「ナレカン」であれば、スマホでも簡単に編集ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ マニュアルと手順書の違いとは マニュアルと手順書では、利用する「目的」に大きな違いがあります。 マニュアルは、業務のノウハウや全体の進行方法などをまとめたもので、「業務全体を網羅的に理解する」目的があります。一方で、手順書は、業務の具体的な内容や手順をまとめたもので「業務内の作業を限定的に理解する」目的があります。 これらの目的を理解したうえで、自社に適切なマニュアル・手順書を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 研修で求められるマニュアル・手順書とは 以下では、研修で求められるマニュアル・手順書の特徴を解説します。研修マニュアルや手順書は、新入社員が頻繁に使うので必見です。 （1）業務の全体像が分かる はじめに、研修マニュアルは、業務の全体像が分かるようにしましょう。 業務の全体像を示すには、仕事の流れ（業務フロー）を図形と矢印を使って可視化したフローチャートが有効です。フローチャートは、業務の（1）開始・終了、（2）作業・処理、（3）条件の3項目で図形を使い分けると分かりやすくなります。 業務の全体像を示すことで新入社員は個人作業だけでなく、ほかの作業との関連性も分かるようになるのです。その結果、周りの状況や先のことを考えながら仕事ができます。 （2）最も効率的な手順が分かる 次に、手順が最も効率的であるかを確認しましょう。 具体的には、研修マニュアルを作成する前に、複数の社員に業務のヒアリングをすることが重要です。仮に、ヒアリングをせずに作成した場合、必要な手順やコツを拾えません。 また、ベテラン社員のノウハウをマニュアルに落とし込めば、チーム全体の生産性も改善にも役立ちます。 （3）すぐに必要なページが見つかる 最後に、時間や場所を問わずに、研修マニュアルを確認できる仕組みも必要です。 新入社員には作業手順を早く覚えてもらう必要があるので、いつでも必要な情報を確認できるようにしなければなりません。しかし、紙のマニュアルでは、目的のページがどこにあるのかすぐに分からないため、現場で使われなくなる可能性が高いのです。 したがって、高精度の検索機能を備えている「ナレカン」「ナレカン」のように、すぐに目的のページを探し出せるアプリを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【これが必須】研修マニュアルの作成・管理が簡単にできるアプリ 以下では、研修マニュアルや手順書の作成・管理に最適なアプリをご紹介します。 研修で使うマニュアル・手順書を作るハードルを下げるには、「誰でも簡単にマニュアルを作成できるツール」を導入しましょう。テキストや画像、ファイル添付であらゆる情報を簡単にマニュアル化できるので、紙での作成に比べて時間も短縮できるのです。 また、膨大な量の情報をマニュアル化しても、欲しい情報をすぐに見つけられなければ探す時間が無駄にかかってしまします。したがって、「確認したい情報を簡単に探し出せるアプリ」を使うべきです。 結論、研修マニュアル・手順書の作成には、誰でも簡単にマニュアルを作成でき、検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや画像、ファイル添付でわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。また、上司に質問するように情報を探せる「自然言語検索」で、研修中の社員でも簡単に欲しい情報を見つけ出せます。 マニュアルの作成から管理まで簡単にできるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 研修マニュアルに使えるテンプレート2選 以下では研修マニュアルに使えるテンプレートを2選ご紹介します。テンプレートを使って簡単にマニュアルを作成したい方は必見です。 【Excel】管理がしやすいマニュアルテンプレート こちらは、文書の管理がしやすいマニュアルテンプレートです。Excel形式のため、ボタンひとつでシート全部の目次用のシートを作成できます。 ［文書］テンプレートの「管理がしやすいマニュアルテンプレート」はこちら 【Word】図も記入できる手順書テンプレート こちらは、図や作業手順を自由に記載できる手順書のテンプレートです。作業における注意点やポイントなども記載できるので、研修中の社員であっても、均一な質の作業が可能になります。 フリーテンプレートの「図も記入できる手順書テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 研修で役立つマニュアル・手順書の作り方まとめ これまで、「研修マニュアルや手順書の作り方」や「おすすめの管理アプリ」を中心に紹介しました。 紙のマニュアルは、目的のページを探すのが面倒なので次第に誰も使わなくなります。したがって、マニュアルや手順書の中から必要な情報を簡単に見つけ出せるアプリが必要です。 たとえば、「ヒット率100%」の超高精度検索で目的の情報をすぐに見つけられるうえに、直感的な操作で簡単にマニュアルを作成できる「ナレカン」であれば、導入してすぐに運用に乗せられます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、研修マニュアルや手順書の管理を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

勤務態度に問題がある社員への対応として、会社側が業務改善指導書や注意書を作成するケースがあります。指導書・注意書は、社員の勤務態度を改善するだけでなく、雇用関係のトラブルを防止するうえでも重要な書類です。 しかし、「指導書の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートを中心に解説します。 指導書のテンプレートや文例をもとに指導書を作成したい 指導書の書き方や作成のポイントを把握しておきたい 問題社員に対する対応が分からず困っている という方はこの記事を参考にすると、業務改善指導書・注意書の正しい書き方やポイントだけでなく、問題社員への適切な対応まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 会社における業務改善指導書・注意書とは2 業務改善指導を書面に残す必要性3 ＜例文あり＞伝わりやすい業務改善指導書・注意書の書き方3.1 （1）基本の5項目を記載する3.2 （2）内容を簡潔かつ具体的にまとめる3.3 （3）交付のタイミングに留意する3.4 （4）受領欄を忘れずに設ける4 業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレートサイト5選4.1 社会保険労務士法人ラポール4.2 社会保険労務士法人 clovic4.3 社会保険労務士法人 曽我事務所4.4 東京港区青山の社会保険労務士・労務相談ならヒューマンテラス4.5 青森・八戸 企業法務弁護士相談5 【必見！】業務指導書・注意書の管理に最適なツール5.1 社内の情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」6 【パワハラ回避】業務改善指導書・注意書を書く3つのポイント6.1 （1）事実と意見を混同しない6.2 （2）曖昧な言い回しを避ける6.3 （3）ITツールで管理する7 注意指導書を拒否された時にすべき対応8 【番外編】日常的にできる問題社員の勤務態度を改善する方法とは9 従業員への業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートまとめ 会社における業務改善指導書・注意書とは 会社における業務改善指導書・注意書とは、勤務態度などに問題がある従業員に対して、会社側が正式に改善を求めるための書類です。 指導書と注意書の違いとして、指導書は問題行動に対する改善指針を示す一方、注意書は問題行動を厳重に警告するという点が挙げられます。ただし、一般的に、両者は同等の文書として扱われます。 法令では、従業員に問題があると判断しても、業務改善指導書・注意書などで警告せずに解雇すると、解雇権の濫用となります。つまり、「業務改善の機会が十分に与えられなかった」とみなされ、不当解雇として企業側が訴えられる恐れがあるのです。 このように、業務改善指導書・注意書は従業員の業務態度を改善するだけでなく、雇用を取り巻く法的トラブルを防ぐためにも不可欠な書類と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務改善指導を書面に残す必要性 業務改善指導を書面で残す必要性として、以下の3点が挙げられます。 指導した内容が記録として残るため、トラブルのときに法的に有力な証拠となりうる 指導された社員との間に認識の齟齬が起こりにくい 問題社員が事態を深刻に受け止め、態度改善につながりやすい このように、業務改善指導書を作成すると、指導内容が記録として残り、従業員とのトラブルを未然に防げます。ただし、紙の書類の場合、紛失のリスクがあるほか、管理が煩雑になりやすいため、「過去の指導書が見つからない」といった事態につながりかねません。 したがって、業務改善指導書・注意書は紙ではなく、デジタルで作成して、オンライン上で管理しましょう。たとえば、さまざまな形式のファイル添付に対応し、任意のメンバーに即共有できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜例文あり＞伝わりやすい業務改善指導書・注意書の書き方 ここでは、業務改善指導書・注意書の書き方をご紹介します。以下を意識すれば、口頭での指導では効果が薄い場合に、改善点を正確に伝え従業員の行動を改めさせられます。 （1）基本の5項目を記載する はじめに、業務改善指導書・注意書の基本項目を記載しましょう。指導書・注意書の基本的な項目として、以下の5つが挙げられます。 ＜項目＞ ＜概要＞ 日付 指導書・注意書の発行日を明記します。 署名 誰が発行したのかを明記し、人事権のあるメンバーの署名を添えます。 押印欄 署名とあわせて押印用の枠を設けます。 改善対象の事項 問題行動の内容を具体的に事実のみを記載します。曖昧な表現や個人の主観は避けましょう。 改善の方法 どのように改善すべきか具体的な方法を提示します。 以上を参考に、従業員の勤務態度における改善点を明記しましょう。 （2）内容を簡潔かつ具体的にまとめる 次に、項目に沿って内容を記載しましょう。この時、正確かつ具体的に書くべきですが、冗長な文章は読みづらく、正しく伝わらない可能性があるため、簡潔に書くことが大切です。 また、問題行動については、時期、場所、行動内容、背景を明確に記載し、余分な表現を省きます。曖昧な表現や主観を避けることで、従業員が誤解せずに理解しやすくなります。 さらに、改善の方法に関しては、箇条書きでわかりやすくまとめ、5W1Hを意識した文章で表現するようにしましょう。 （3）交付のタイミングに留意する 業務改善指導書・注意書は、問題行動が発生した後、できるだけ早いタイミングの交付が重要です。 問題行動が起きてから長期間が経過してしまうと、従業員に対して会社がその行動を黙認していたと捉えられる可能性が高まります。また、問題行動から数週間経過してしまうと「今さら指摘されても」という反応を引き起こします。 そのため、タイムリーに交付して従業員に問題意識を持たせ、改善指導の効果を最大限に引き出しましょう。 （4）受領欄を忘れずに設ける 最後に、業務改善指導書・注意書には「受領欄」を必ず設けます。 業務改善を口頭で指導した場合、あとから「そのような指導は受けていない」と抗議される可能性があります。また、文面での指導であっても、受領欄がなければ読み手が確認した記録が残らず、指導した証拠としての法的効力が薄れてしまうのです。 したがって、トラブルを避けるためにも受領欄を設けて、従業員が改善指示に同意したことを書類に残しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレートサイト5選 ここでは、業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレートサイトを5つご紹介します。テンプレートを活用すれば、一から作成する必要がないので便利です。 社会保険労務士法人ラポール こちらは、「社会保険労務士法人ラポール」が提供する注意書のサンプルです。 必要最低限の文章のみが記載されたシンプルな注意書で、さまざまな場面で活用できます。実際にテンプレートを利用するときは、作成対象の社員に合わせて、適宜文章を付け加えましょう。 社会保険労務士法人ラポールのテンプレートはこちら 社会保険労務士法人 clovic こちらは、「社会保険労務士法人 clovic」が提供する勤務改善指導書のサンプルです。 「指導項目」や「記」を箇条書きで見やすくまとめられます。また、PDFとWordの2種類の形式でダウンロード可能です。 社会保険労務士法人 clovicの公式サイトはこちら 社会保険労務士法人 曽我事務所 こちらは、「社会保険労務士法人 曽我事務所」が提供する指導書のサンプルです。 文章中心の指導書で、穴埋め形式で入力するだけで簡単に書類を作成できます。ただし、受領欄が設けられていないので、適宜項目を追加する必要があります。 社会保険労務士法人 曽我事務所の公式サイトはこちら 東京港区青山の社会保険労務士・労務相談ならヒューマンテラス こちらは、「ヒューマンテラス」が提供する例文付き業務指示書のサンプルです。 業務改善指導の具体的な例文が記載されており、文章を作成する時の参考になります。なお、ダウンロード可能な形式はWordのみです。 ヒューマンテラスの公式サイトはこちら 青森・八戸 企業法務弁護士相談 こちらは、「青森・八戸 企業法務弁護士相談」が提供する、業務改善指導書の例文付きサンプルです。 シンプルな例文が記載されたテンプレートで、汎用的に役立ちます。また、当テンプレート以外にも、さまざまなパターンの指導書・注意書の書式が用意されているため、従業員の問題に合わせて使い分けられます。 青森・八戸 企業法務弁護士相談のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見！】業務指導書・注意書の管理に最適なツール 以下では、業務指導書・注意書の管理におすすめのツールを紹介します。 問題社員の態度改善のために作成された指導書や注意書は、記録として残されなければ、不当解雇などといった雇用関係でのトラブルに発展する恐れがあります。また、裁判に発展した場合に、有力な証拠を失いかねません。 そこで、指導書の内容や時系列をわかりやすくまとめておけるツールを導入すれば、指導の内容や経緯についての齟齬を防げます。また、すばやく必要な書類を発見するために、検索機能の精度が高いものを選びましょう。 結論、指導書の管理に最適なのは、社内のあらゆる情報を蓄積して、即アクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、WordやPDF、画像などあらゆる形式のファイルを一元管理できるので、必要書類を確実に保管できます。また、超高精度の「AI検索」や「キーワード検索」を備えているので、過去の指導書が見つからない恐れもありません。 社内の情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【パワハラ回避】業務改善指導書・注意書を書く3つのポイント 以下では、業務改善指導書・注意書を書くときのポイントを3つご紹介します。従業員とのトラブルを防ぐためにも必見です。 （1）事実と意見を混同しない 1つ目のポイントは、事実と意見を混同しないことです。 「事実（〇〇である）」と「意見（〇〇だと考える）」の混同は、従業員との認識のズレやトラブルの原因となります。したがって、以下の違いを認識して、明確に区別しましょう。 事実：客観的な文章。誰の目から見ても同じ認識になる出来事。 意見：主観的な文章。書き手の憶測や意思。 業務改善指導書・注意書を作成するときは、事実を簡潔に記載しましょう。 （2）曖昧な言い回しを避ける 2つ目のポイントは、曖昧な言い回しを避けることです。 業務改善指導書を書くときは、認識のズレが生じないように、「誰が見ても、同じ解釈になるか」という視点で作成することが重要です。とくに、文章が高圧的だったり冗長だったりすると、従業員に誤解や不信感を与える恐れがあるので注意しましょう。 このように、業務指導書を書くときは、「認識にズレが生じず、具体的な行動に移せるような明確な指示」を記載する必要があるのです。 （3）ITツールで管理する 3つ目のポイントは、ITツールで管理することです。 紙のまま管理すると、管理が煩雑になりやすく、「どこに何の文書があるのか分からない」といったトラブルが起きやすいです。一方、ITツールで管理すれば、”検索機能”ですぐに書類を探し出せるほか、紛失のリスクも避けられるのです。 また、業務改善報告書は特定の個人について書かれた文書なので、管理には細心の注意が必要です。そのため、フォルダごとにアクセス権を細かく設定できる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールで管理をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 注意指導書を拒否された時にすべき対応 注意指導書の内容を拒否された場合、まずすべき対応は従業員側の意見を聴くことです。 このとき従業員との間で事実に対する認識の齟齬があったことが発覚し、指導が取り消される可能性もあります。しかし、従業員側の意見に正当性が全くなく、自身の行動に対して反省の色を示さない場合は、厳重な処分を考えなければいけません。 なぜなら、繰り返し問題行動を起こされるリスクがあるうえ、他の社員に対して示しがつかないからです。処分としては、減給や出勤停止、降格、退職勧告などといったように様々あり、問題行動の重さによって適切に処分を下す必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【番外編】日常的にできる問題社員の勤務態度を改善する方法とは 日常的にできる問題社員の勤務態度を改善する方法としては、「指導体制を整える」「日報を作成させる」といった対処法が挙げられます。 上司が業務の進捗を把握しやすい環境を作れば、必要に応じて早い段階で指導ができ、改善効果が高まります。また、日報の作成も指導体制を強化するために有効で、従業員が自分の業務を振り返る習慣がつけられます。 そこで、自作した日報テンプレートにより短時間で日報を作成し、瞬時に上司に共有される「ナレカン」「ナレカン」のようなアプリを用いると日報業務を効率化できます。こうして日報が普及すると、問題社員の態度が改善され、職場環境が良くなることが見込めます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 従業員への業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートまとめ これまで、業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートを中心に解説しました。 指導書・注意書は、問題社員の勤務態度を改善するだけでなく、不当解雇などのトラブルを防ぐうえでも重要な書類です。しかし、紙やWord、Excelの指導書では、ほかの書類やファイルに埋もれて、あとから探しづらくなってしまいます。 したがって、指導書・注意書は、指導経緯や内容がわかるように、”ITツール”で一元管理しましょう。ただし、指導書には、社員の個人情報やデリケートな内容を含むので、取り扱いには注意が必要です。 したがって、指導書の作成・管理に最適なのは、指導書を簡単に作成・検索できて、アクセス制限を細かく設定可能な『ナレカン』一択です。ナレカンは国際水準のセキュリティも備わっているため、機密文書も安心して扱えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、指導書や注意書を効率よく安全に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介

昨今では、法律の整備やテレワークの普及などをきっかけに、書類の電子化が進んでいます。書類を電子化すれば、簡単に情報を探し出せるようになるのでマニュアルだけでなく、文量の多い「取扱説明書」や「重要事項説明書」の管理にも効果的です。 しかし、「何を使って電子化すれば良いのか分からない」「デジタルに弱いので管理できるか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめのアプリを中心に紹介します。 煩雑化した紙の説明書を電子化して整理したい 取扱説明書を電子化する方法やコツを把握したい 説明書をはじめとする、文書のペーパーレス化を促したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、説明書を電子化する方法が分かり、自社のペーパーレスな文書管理体制を整えることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 説明書の電子化 / データ化が進む背景1.1 （1）リモートワークの増加1.2 （2）SDGsの普及1.3 （3）法改正2 説明書を電子化する4つの方法2.1 （1）外部制作会社に委託する2.2 （2）複合機やプリンターでスキャンする2.3 （3）ExcelやWordを利用する2.4 （4）説明書作成アプリを利用する3 説明書を電子化する2つのコツ3.1 （1）改訂・修正しやすい方法で管理する3.2 （2）必要な情報にたどりつきやすくする4 【知らなきゃ損】最も簡単に説明書を電子化できるアプリ4.1 メールを使える方ならば誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」5 説明書を電子化するメリット・デメリット6 説明書を電子化するコツや方法まとめ 説明書の電子化 / データ化が進む背景 説明書の電子化 / データ化が進む背景として以下の3つが挙げられます。電子化するにあたり、どのような状況変化があったのか押さえておきましょう。 （1）リモートワークの増加 まず、コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業がリモートワークの導入を始めたことが背景にあります。 リモートワークでは、オフィスで管理されている書面を確認できなかったり、対面のようにスムーズに情報交換したりするのが難しくなります。そのため、少しでも生産性を上げるためには場所に囚われずに情報を閲覧できる体制を整えることが重要なのです。 そこで、説明書等を電子化していつでも閲覧できるようにすることで、自己解決が促され効率的に業務を行うことが可能になります。 （2）SDGsの普及 国際的なSDGsへの関心の高まりは、ペーパーレス化をさらに推し進めています。 近年では、環境問題を意識した取り組みが広がっています。そのなかのひとつに、紙の使用を減らすと、原料の木材を獲得するための森林伐採量が削減され、自然破壊の抑制に大きく貢献することが挙げられています。 そのため、ペーパーレス化はSDGsにおいて重要な役割を担っていると言えます。また、このような取り組みで※ステークホルダーからの信頼を獲得するために「サステナビリティ経営」を実施する企業も増えているのです。 ※株主・社員・顧客・地域社会など、企業に対して利害関係を持つ人の総称 （3）法改正 2022年5月18日に、宅地取引業法が改正され、書面の電子化の流れに拍車をかけました。 具体的な改正内容としては、不動産取引において、相手の承諾があれば「重要事項説明書」「契約締結時書面」「媒介契約締結時書面」などを電子化して公布できるというものです。この法改正によってよりスピーディーに契約することができるようになりました。 以上のように、企業を取り巻く環境は刻々と変化しており、その変化に対応する形で様々な書類の電子化 / データ化が進められているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 説明書を電子化する4つの方法 以下では、説明書を電子化する4つの方法をご紹介します。それぞれの注意点も紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）外部制作会社に委託する 1つ目は、外部制作会社に委託する方法です。 説明書の制作や電子化などを専門的に行なっている外部の会社に依頼すると、短期間での完了が見込めます。また、従業員の手間がかからないので、他の業務に人員を割くことができます。 しかし、自社で電子化するよりもコストがかかってしまうため、大量の説明書を電子化する必要があるときのみの利用が望ましいです。 （2）複合機やプリンターでスキャンする 2つ目は、複合機やプリンターでスキャンする方法です。 複合機やスキャン機能を搭載したプリンターを使って、紙の説明書をスキャンしてPDF化します。すでに自社で複合機を利用していれば、追加の導入コストをかけずに電子データを作成できるのです。 ただし、一枚ずつスキャンするためページ数が多いと膨大な時間がかかるほか、スキャンした説明書は基本的に修正できない点に注意しましょう。 （3）ExcelやWordを利用する 3つ目は、ExcelやWordを利用する方法です。 ExcelやWordを使って説明書を電子化する場合、書き替えの手間がかかりますが、長期的に運用していくうえで欠かせません。また、ExcelやWordは多くの企業で導入されているため、操作を覚えるための教育コストや、追加の料金コストも抑えられるのです。 ただし、電子化する説明書が増えると、ファイル数が膨大になり管理しきれなくなるほか、共有には別のツールを利用する必要がある点に注意しましょう。 （4）説明書作成アプリを利用する 4つ目は、説明書を作成できるアプリを利用する方法です。 アプリを使って説明書を電子化する場合、Excel同様に工数がかかるものの、業務を効率化するうえで避けられない取り組みです。ただし、共有機能を備えていれば、メールやチャットにファイルを添付して送信する手間が省けるなど、副次的メリットを得られます。 また、既存データの移行支援を実施している「ナレカン」「ナレカン」であれば、いちから説明書を書き直す面倒がないので、最小限の工数で電子化を進めたい方におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 説明書を電子化する2つのコツ ここでは、紙の説明書を電子化する2つのコツを紹介します。以下のコツは、説明書だけでなく、あらゆる文書の電子化に活用できるので必見です。 （1）改訂・修正しやすい方法で管理する 1つ目のコツは、改訂・修正しやすい方法で管理することです。 説明書の内容に変更があれば、すぐに修正をしなければなりません。たとえば、業務マニュアルや作業手順書の場合、変更内容の改訂・修正が遅れると古い情報に沿って社員が作業を進めてしまい、重大なミスやトラブルにつながるのです。 したがって、説明書を電子化するときは、スムーズに改訂や修正ができる仕組みで管理しましょう。 （2）必要な情報にたどりつきやすくする 2つ目のコツは、必要な情報にたどり着きやすくすることです。 説明書を電子化するうえでは「必要な情報をすぐに見つけられるか」を重視する必要があります。しかし、ExcelやWordで説明書を扱うと、書類が混ざりやすく、情報へのアクセス性が下がってしまいます。 一方、文書のテーマごとに「フォルダ」の階層を変えて見やすく整理でき、超高度な検索機能も備えた「ナレカン」「ナレカン」で説明書を保管すれば、目的の情報を即座に見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【知らなきゃ損】最も簡単に説明書を電子化できるアプリ 以下では、最も簡単に説明書を電子化できるアプリをご紹介します。 説明書を電子化すれば、破損や紛失の心配がないうえ、場所を問わず説明書を閲覧できます。しかし、ExcelやWord・紙の説明書のスキャンデータを正しく整理しなければ、かえってファイル管理が煩雑になり、目的の情報をすぐに見つけられません。 そのため、以上のデメリットを解消しつつ、効果的に説明書を電子化するには「検索機能」や「フォルダ」を備えたアプリが不可欠だと言えます。ただし、多機能で操作が複雑なアプリは社内に浸透しづらく、結果的に説明書が放置されてしまうのです。 結論、説明書の電子化に最適なのは、メールを使える方ならば、誰でも簡単に説明書を電子化・共有・管理できる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」で作成した説明書は、多階層のフォルダで見やすく整理できます。また、高度な「キーワード検索」とチャットGPTのような「自然言語検索」によって、必要な説明書に即アクセスでき、情報が見つからないストレスを解消します。 メールを使える方ならば誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 説明書を電子化するメリット・デメリット 説明書を電子化するメリット・デメリットには、それぞれ以下の点が挙げられます。 メリット デメリット 説明書の内容を簡単に更新できる 場所を問わずスムーズに共有できる 検索機能を使って、目的の情報をすぐに見つけられる 保管スペースを確保する必要がなく、管理の手間を省ける アプリを利用する場合、導入コストがかかる場合がある 電子化が完了するまでに時間を要する 閲覧するための端末が必要になる 以上のように、説明書の電子化にはメリット・デメリットの両方があります。とくに、導入コストがかかると電子化するのを躊躇してしまいがちですが、料金の高さではなく「費用対効果が高いか」に注目すべきです。 たとえば、プランの中に、ITに不慣れな現場でもすぐに使えるような「手厚いサポート」が含まれているのであれば、費用対効果は高いと言えます。したがって、「導入後すぐに使えるか」や「費用対効果は高いか」を慎重に検討したうえで、電子化を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 説明書を電子化するコツや方法まとめ ここまで、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめアプリを中心にご紹介しました。 説明書を電子化する方法として「外部制作会社に委託する」「複合機などでスキャンする」「ExcelやWordを利用する」「アプリを利用する」が挙げられます。ただし、電子化する方法は、電子化した情報に即アクセスできるかを軸に選択しましょう。 結論、「フォルダで説明書を整理でき、検索機能も搭載したアプリ」を選べば、目的の情報にすぐにたどり着けます。また、共有機能を備えたアプリであれば、メールやチャットを介さずスムーズに説明書を共有できるのです。 以上のことから、自社が導入すべきなのは、「フォルダ」「検索機能」「共有機能」を過不足なく搭載した『ナレカン』一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、説明書をはじめとした、あらゆる文書を効果的に電子化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

作業指示書を作成することで、作業の必要事項を伝えたり、ノウハウやコツを蓄積したりできるため、口頭で指示を出す必要がなくなります。また、作業の理解度のばらつきを防ぐことも可能です。 しかし、「作業指示書を見ない社員がいて困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、作業指示書を見ない人がいる理由や対策を中心にご紹介します。 作業指示書を見ない社員がいるが原因がわからない 作業指示書を見てもらうための対策が知りたい 社内の作業に関する情報共有を円滑化したい という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を見ない人がいる理由だけでなく、具体的な対策まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 作業指示書を見ない人がいる3つの理由1.1 （1）指示書の内容が分かりづらい1.2 （2）手順書通りにできない1.3 （3）社内で指示書が共有されていない2 【必見】作業指示書の作成・共有を効率化できるツール2.1 ”書いてあるのに読まない”人でも仕事で活用しやすいツール「ナレカン」3 作業指示書を見ないデメリットとは3.1 作業の全貌が把握できない3.2 手順が人によって異なる3.3 後任への引き継ぎに時間がかかる4 作業指示書を見てもらうための対策とは4.1 見る人の立場に立つ4.2 目的を明記する4.3 簡単に指示書を確認できるようにする5 作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ 作業指示書を見ない人がいる3つの理由 以下では、作業指示書を見ない人がいる理由をご紹介します。原因を把握することにより、伝わりやすい指示書を作成するヒントが見つかります。 （1）指示書の内容が分かりづらい はじめに、作業指示書の内容が分かりづらいという理由が挙げられます。 たとえば、曖昧な言い回しや専門用語ばかりを使っていると、人によって捉え方が変わったり、すぐに理解できなかったりします。そのため、最終的には個人の経験値だけで仕事が回るようになってしまい、誰も指示書を見なくなるのです。 したがって、指示書通りにすれば問題なく作業ができるように、誰が見てもすぐに動けるほど分かりすい文章になっているかを満たしていることが重要になります。 （2）手順書通りにできない 次に、手順書通りにできないことも指示書を見なくなる原因です。 手順書の内容が不十分だったり、更新されずに古いままの情報になっていたりすると、記載内容通りに進めても業務が上手くできず見られなくなってしまいます。 したがって、「内容に過不足がないか」「最新の情報に更新されているか」を定期的に確認しましょう。 （3）社内で指示書が共有されていない 最後に、社内で指示書が共有されていないと見なくなる人が増えてしまいます。 たとえば、紙の指示書を1部だけ印刷して複数人で見るようにしても、確認が面倒で次第に見られなくなるのです。 上記のように、確認が面倒だと指示書を見なくなるため、時間や場所を問わずに内容をチェックできるツールを活用するのが最善です。たとえば、スマホやタブレットでも簡単に使える「ナレカン」「ナレカン」であれば、確認するのに手間はかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】作業指示書の作成・共有を効率化できるツール 以下では、作業指示書の作成・共有を効率化できるツールについてご紹介します。 作業指示書を見ない社員がいて困っている場合には、「情報共有ツール」を導入しましょう。作業指示書を見てもらうには、まず、誰が見ても分かりやすく仕事に活用できるように作成する必要があります。 ただし、いくら作業しやすい指示書を作成しても、メンバーが簡単にアクセスできなければ、次第に指示書が見られなくなります。そのため、シンプルで簡単にアクセスできるツールで、社員がいつでも指示書を確認できる環境を整えましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、簡単に指示書の作成ができるうえ、シンプルなアクセス性で社内に指示書が浸透するツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像や表などを使って、わかりやすく指示書を作成できます。また、「既読機能」で、誰が指示書を読んだか確認できるので、指示書を見ない人への対策も簡単です。 ”書いてあるのに読まない”人でも仕事で活用しやすいツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで作成した作業指示書のイメージ 以下は、ナレカンで作成した作業指示書のイメージ画像です。テキストや表を使って、簡単にわかりやすい指示書を作成できるうえ、テンプレートとして登録すれば繰り返し使えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 作業指示書を見ないデメリットとは 以下では、作業指示書を見ないことによるデメリットをご紹介します。社内全体への悪影響を防ぐためにも、必ず確認しておきましょう。 作業の全貌が把握できない 1つ目のデメリットは、作業の全貌が把握できないことです。 作業指示書を見ない場合、業務フローがつかめず、効率的に作業ができません。また、間違った作業方法が伝わってしまうと、あとからリカバリーしなければならないのです。 このように、作業の全貌を把握できないと、限られた業務時間を無駄にしてしまう可能性があります。 手順が人によって異なる 2つ目のデメリットは、作業手順が人によって変わってしまうことです。 指示書が見られないと、それぞれ独自のやり方で業務を進めてしまいます。それにより、作業の質が人によって変わったり、属人化したりして、仕事が上手く回らなくなるのです。 以上のように、指示書を見ない社員が増えてしまうと、社内全体の業務が上手く進まなくなるため注意しましょう。 後任への引き継ぎに時間がかかる 3つ目のデメリットは、後任への引き継ぎに時間がかかることです。 作業指示書を普段から確認していないと、正しい作業手順がわからず、担当業務の引き継ぎをするときに、スムーズな説明ができません。 したがって、スムーズに後任へ引き継ぎをするためにも、作業指示書は必ず確認するように指導しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 作業指示書を見てもらうための対策とは 以下では、作業指示書を見てもらうための対策をご紹介します。指示書のメリットを生かすためにも、確実に押さえましょう。 見る人の立場に立つ 1つ目の対策は、作業指示書を見る人の立場に立つことです。 作業指示書は、見た人全員が正しく手順を理解できる必要があります。そのため、専門用語などの難しい表現を使う際は、解説を設けるなどの工夫をして、誰でも理解できる指示書をつくりましょう。 このように、指示書を作成するときは「誰が見ても分かりやすい文章になっているか」に注意すべきです。 目的を明記する 2つ目の対策は、指示書に目的を明記することです。 仕事ではあらゆる作業がつながり合っており、目的を把握することで先の工程を意識できるようになります。そのため、作業の目的を明記し、現場の社員が作業目的を理解したうえでスムーズに業務を進められるようにしましょう。 社員に効率よく作業をしてもらうためにも、作業目的の明記は重要と言えます。 簡単に指示書を確認できるようにする 3つ目の対策は、簡単に指示書を確認できるように管理することです。 作業指示書はWord、Excelで作成されることが多いですが、内容を確認するためにファイルを都度開かなければならず面倒です。さらに、スマホやタブレットを使った閲覧・編集にも手間がかかります。 また、メールやチャットツールで共有する場合も、ほかのメッセージで流れたり埋もれたりして、確認が面倒です。以上のことからも、作業指示書を見てもらうには、簡単に確認できる環境をつくることが重要だと言えます。 したがって、作業指示書は「誰でも簡単に確認することができるツール」で管理しましょう。たとえば、ファイルを開かずにプレビューで確認できる「ナレカン」「ナレカン」のように、簡単に閲覧可能なツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ これまで、作業指示書を見ない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。 作業指示書を見てもらうためには、誰でも簡単に理解できる内容にすることが大切です。しかし、分かりやすい指示書を作成しても、アクセスしやすい場所で管理していなければ意味がありません。 たとえば、WordやExcelはわざわざ開くのが面倒なうえに、スマホやタブレットからは使いづらいです。したがって、ファイルを簡単に確認出来たり、ファイルに情報を蓄積する必要のないツールを導入しましょう。 結論、指示書を見てもらうには、作業指示書を簡単に作成できるうえ、確認作業もスムーズなツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、作業指示書を見ない問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介

業務の進め方や質を均一にするには、説明書/マニュアルの作成が欠かせません。説明書/マニュアルを作るときには、たとえば操作が比較的簡単で、導入コストも低い「Word」が多く使われています。 しかし、「Wordでマニュアルを作成したいけれど、具体的な手順が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Wordを使った説明書やマニュアルの作成方法や、作成に役立つ無料テンプレートを紹介します。 Wordでの説明書/マニュアルの作り方やコツを知りたい 無料テンプレートを活用して短時間で効率的に説明書を作りたい Wordよりも簡単に説明書/マニュアルを作成・管理できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、Wordで説明書やマニュアルを作る方法だけでなく、作成後の最適な管理方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 3ステップ｜Wordによる説明書/マニュアルの作り方1.1 （1）作業を洗い出す1.2 （2）構成を考える1.3 （3）内容を記入して共有する2 【画像付き】Wordで見やすい説明書/マニュアルを作成する3つのコツ2.1 （1）見出しや目次を設定する2.2 （2）画像/写真や図を挿入する2.3 （3）テンプレートを用意する3 【番外編】Wordのアウトライン機能でマニュアルを作るには4 【無料】説明書/マニュアル作成に役立つテンプレート4.1 業務マニュアルのテンプレート（Word）4.2 図を記入できる作業手順書のテンプレート（Word,Excel）5 Wordで説明書/マニュアルを作成するデメリット5.1 （1）管理・共有に手間がかかる5.2 （2）作成しても使われないリスクがある5.3 （3）スマホから確認しづらい5.4 （4）すぐに情報へアクセスできない6 Wordよりも簡単に説明書/マニュアルを作れるツール6.1 最も簡単にマニュアルを作成・共有・管理できる「ナレカン」6.2 ナレカンを使った説明書/マニュアルの作成例7 説明書/マニュアル作成に関するよくある質問7.1 質問1｜説明書/マニュアルはなぜ必要？7.2 質問2｜マニュアル作成にはワードとパワポのどっちがいい？7.3 質問3｜マニュアル作成にはワードとエクセルのどっちがいい？8 Wordによる説明書/マニュアルの作り方やコツまとめ 3ステップ｜Wordによる説明書/マニュアルの作り方 以下では、Wordを使った説明書/マニュアル作成を3ステップで紹介します。内容の抜け漏れや読みづらさを防ぐためにも、以下の手順を押さえましょう。 （1）作業を洗い出す まずは、説明書/マニュアルに記載する業務を整理しましょう。このとき、読み手の視点を意識して、知りたい内容や注意すべき内容をしっかりと押さえましょう。 具体的には、以下の4点を従業員にヒアリングし、業務に不慣れな社員でも理解できるように記載します。 業務の目的 業務をスムーズに進める手順 業務に必要なもの 業務ノウハウ（専門的な知識、経験に基づく情報） とくに、4つ目の業務ノウハウを明記することで、経験の差にかかわらず業務の質を一定に保つことができます。そのため、作業を洗い出す際は、形式的な手順だけでなく、読み手が迷わず作業を進められるようノウハウやポイントも詳細に書きましょう。 （2）構成を考える 次に、洗い出した作業を整理し、時系列や読みやすさを意識して並べます。 たとえば、営業マニュアルの場合、「商品の知識→営業フロー→トラブル対応策」といった順序で記載すると、全体像が把握しやすくなります。このように、説明書/マニュアルの作成時には、必要な情報が適切な順序で配置される構成を心がけましょう。 また、マニュアルの構成を「目次」や「見出し」として記載しておくと、読み手が情報を見つけやすくなります。 （3）内容を記入して共有する 最後に、内容を記入したら速やかにメンバーと共有します。 説明書/マニュアルは作成しただけでは効果を発揮せず、実際の業務で活用されることで初めて意味を持ちます。そのため、完成後は迅速に共有することが大切です。 ただし、紙での共有は手間がかかり、離れたメンバーには伝わりにくい問題があります。また、Wordのファイルも、メールやチャットで送信する際に他のメッセージに埋もれ、見落とされる可能性があります。 そこで、「社内情報を一元管理するITツール」を活用しましょう。たとえば、情報が流れずに蓄積される「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使えば、リアルタイムで共有された情報を見落とすことなく、業務に反映できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【画像付き】Wordで見やすい説明書/マニュアルを作成する3つのコツ ここでは、Wordで見やすい説明書/マニュアルをつくるコツを3つご紹介します。以下を参考にして、読み手にとって分かりやすいマニュアルを作成しましょう。 （1）見出しや目次を設定する 見出しや目次を設定すると、説明書やマニュアルの全体像が明確になり、読み手が「どこに何の情報があるのか」を簡単に把握できます。 見出し・目次の設定方法は以下の手順で行います。 ＜見出しの設定方法＞ はじめに、見出しにするテキストを選択します。 次に、[ホーム] タブの [見出し1] をクリックします。 選択したテキストが見出しとして変更されれば完了です。 ＜目次の設定方法＞ まず、見出しを設定します。 目次を入れたい部分にカーソルを合わせ、[参考資料] > [目次] を選びます。 表示されたタブから、[自動作成の目次2] をクリックします。 以上の操作で、目次が作成されます。 （2）画像/写真や図を挿入する 画像や図を使うと、読み手が内容を具体的にイメージしやすくなります。画像・図の挿入方法は以下の通りです。 ＜画像/写真付きマニュアルの作り方＞ [挿入] タブから [画像] を選び、[このデバイス] をクリックします。 ファイルから好きな画像を選び、[挿入] をクリックしたら完了です。 ＜図の挿入方法＞ はじめに、[挿入] タブから [図形] を選択します。ここでは、マニュアル作成に便利な「フローチャート」を挿入します。 ファイル上をクリックして図形を挿入します。同じ手順を繰り返して、フローチャートに使いたい図形を挿入していきます。 次に、線や矢印を挿入します。下図のように [挿入] タブから [図形] を選択して、[線] のなかから利用したい記号をクリックして選びます。 最後に、図形にテキストを入れます。図形を選択した後に、[テキストボックス] をクリックして、記載したい文字を入力しましょう。 以上の操作で、上図のようなフローチャートを作成できます。 （3）テンプレートを用意する 見やすい説明書を効率よく作るためには、テンプレートを活用するのも効果的です。 テンプレートには目次や見出しの項目が初めから設定されているため、作業を省略できます。また、社内で共通のテンプレートを使えば、「作成者によってフォーマットにばらつきがある」事態も回避できるのです。 とくにWordには、豊富なテンプレートが提供されています。そのため、自社の説明書やマニュアルに適したテンプレートが見つかりやすいのです。 一方で、Wordのテンプレートは項目を追加・削除したりするとレイアウトが崩れやすいため注意が必要です。そこで、自社にあったテンプレートを使いたい企業は、オリジナルのテンプレートを保存して利用できる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【番外編】Wordのアウトライン機能でマニュアルを作るには ここでは、Wordのアウトライン機能をマニュアル作成に活かす方法をご紹介します。以下の画像は全てMac版のWordを使ったものです。 まず、画面の上部の[表示]タブを開き、[アウトライン]を押します。 アウトライン表示画面では、各段落の「見出し」と「本文」を分けて9段階でレベルを設定することができます。以下の画像の赤枠はそれぞれレベル1、レベル2の段落を示しており、右に行くほどレベルの番号は大きくなっていきます。 また、レベルを確認したい段落の [＋]を押すと、上部にレベルが表示されます。 次に、[＋]を押しながら右にドラッグすると、選択されている範囲の文章を右に動かせます。以下の画像では、元々レベル1にあった段落をレベル2に移しています。 このようにして、レベルを移動させながら、それぞれの段落の高さを揃えます。 段落の体裁を整え終わったら、右上にある[アウトライン表示を閉じる]ボタンから、通常のWordの編集画面に戻ることができます。 以上のアウトライン表示を使えば、より視覚的に見やすいマニュアルを作れるのです。Wordでマニュアルを作成しようと考えている方は、ぜひアウトライン機能を活用してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料】説明書/マニュアル作成に役立つテンプレート 以下では、マニュアル/説明書に使える無料テンプレートを2つ紹介します。いずれのテンプレートも、カスタマイズ性に優れているので必見です。 業務マニュアルのテンプレート（Word） こちらは、SILAND.JPが提供する業務マニュアルのテンプレートです。 「グリーン・ブルー・モノクロ」の3色からデザインを選び、見やすいマニュアルを作れます。また、「ナビゲーションウインドウ」を使うと、ドラッグ＆ドロップで見出しを移動でき、マニュアルの構成を簡単に変更することが可能です。 業務マニュアルのテンプレートの詳細はこちら 図を記入できる作業手順書のテンプレート（Word,Excel） こちらは、フリーテンプレートが提供する図を記入できる作業手順書のテンプレートです。 図や画像を使いながら、自由なレイアウトでマニュアルを作成できます。カスタマイズ性が高い分、どの程度まで作業を細分化するかは企業によって異なるので、自社の用途に合わせて、記載する作業の粒度を決めることがポイントです。 図を記入できる作業手順書のテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Wordで説明書/マニュアルを作成するデメリット ここでは、Wordで説明書/マニュアルをつくるデメリットを4つ解説します。Wordは導入ハードルが比較的低い一方で、以下のようなデメリットもあります。 （1）管理・共有に手間がかかる 1つ目のデメリットは、管理・共有に手間がかかる点です。 Wordで作った説明書/マニュアルをメンバーに共有するには、チャットやメールなどに添付して送信する必要があります。また、内容を更新したときには、バージョン管理が不可欠なうえ、最新版のファイルを逐一共有しなければなりません。 このように、Wordでマニュアルを作ると、作成後の管理・共有が面倒です。とくに、説明書/マニュアルは、作業や制度の変更に合わせて定期的に更新する必要があるので、ストレスなく共有・管理できるツールを選びましょう。 （2）作成しても使われないリスクがある 2つ目のデメリットは、作成しても使われないリスクがある点です。 チャットやメールを使ってWordの説明書/マニュアルを共有する場合、社員一人ひとりがファイルをダウンロードして、個人で管理することになります。そのため、「マニュアルが実際に活用されているか」の確認が難しく、利用状況を把握できません。 そこで、各マニュアルの利用状況をレポート形式で確かめられる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを使うと、本当に活用されているのかが明確化します。 （3）スマホから確認しづらい 3つ目のデメリットは、スマホからの閲覧や編集が難しい点です。 Wordはパソコンでの利用に最適化されているため、スマホやタブレットではレイアウトが崩れたり、動作が重くなったりします。そのため、パソコンでの作成・確認に限定されるケースは少なくありません。 とくに、現場仕事や営業など、オフィス外での作業が多い職種にとって、Wordのマニュアルは不向きと言えます。したがって、社内全体に説明書/マニュアルが浸透するために、「スマホからでもスムーズに使えるツール」を使うべきなのです。 （4）すぐに情報へアクセスできない 4つ目のデメリットは、見たい情報へすぐにアクセスできない点です。 Wordで説明書/マニュアルをつくる場合「1マニュアルにつき1ファイル」になるため、膨大な数のデータを管理しなければなりません。しかし、ファイル名だけでは中身を確認できないため、都度ファイルを開いて確認する手間がかかります。 このように、膨大な量のマニュアルを管理するうえで、”欲しい情報がすぐに見つからない状態”は社員にとってストレスです。そこで、検索機能の優れたITツールを使ってWordよりもすばやく目的の情報を探し出せるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Wordよりも簡単に説明書/マニュアルを作れるツール 以下では、Wordよりも簡単に説明書/マニュアルを作成・共有できるツールを紹介します。 Wordでマニュアルを作成すると、作成後の共有に余計な手間がかかってしまいます。また、スマホだと表示が見にくいため、現場社員にとって使い勝手が悪く、結果としてマニュアルの活用が進まない恐れがあるのです。 したがって、Wordのデメリットを解消するために、「マルチデバイスから使える情報共有ツール」を導入しましょう。また、高精度な検索機能を備えていれば、マニュアルの中から瞬時に欲しい情報が見つかるため、業務をスムーズに進められます。 結論、説明書/マニュアルの作成に最適なのは、スマホからもサクサク使えて、必要なタイミングで情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンはスマホにも対応しているため、現場社員でも気軽に「テンプレート」で説明書を作成したり、共有されたマニュアルを確認できます。また、AIによる高度な検索機能で即座に必要な情報にたどり着くので、マニュアルを探す時間が削減されます。 最も簡単にマニュアルを作成・共有・管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った説明書/マニュアルの作成例 以下は、ナレカンを使った説明書/マニュアルの作成例です。 ナレカンの「テンプレート機能」を使うと、自社に合ったオリジナルのテンプレートを作成して、わずかな操作で呼び出せます。また、画像や表、ファイルの添付が可能なので、視覚的に分かりやすい説明書を作成できるのです。 さらに、作成したマニュアルは、上記画像のように”部署”や”業務”ごとに「フォルダ」で整理可能なので、見たいマニュアルをすぐに探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 説明書/マニュアル作成に関するよくある質問 ここでは、説明書/マニュアルの作成に関するよくある質問を解説します。以下を参考に、説明書/マニュアルにおける疑問を解消しましょう。 質問1｜説明書/マニュアルはなぜ必要？ 説明書/マニュアルが必要な理由として、「業務の標準化」が挙げられます。 「説明書/マニュアルを作成することで、作業の進め方やルールが統一され、社員間で業務の質を均一に保つことが可能です。また、経験のある社員のナレッジやノウハウが共有されるので、属人化の防止にもつながるのです。 「このように、説明書/マニュアルを作成することで、業務の標準化が実現し、効率的に作業を進めることができます。 質問2｜マニュアル作成にはワードとパワポのどっちがいい？ 「マニュアル作成において、WordとPowerPointのどちらを選ぶべきかは、用途によって異なります。 Wordは、文章による書類作成に特化しているので、文章中心でマニュアルを作成したい場面に適しています。一方で、PowerPointは、画像やイラスト、グラフなどの視覚的な要素中心で作成したい場合に最適です。 したがって、マニュアルを作成する際は、活用されるシーンを具体的に想定し、読み手に最適なツールを選択しましょう。 質問3｜マニュアル作成にはワードとエクセルのどっちがいい？ WordとExcelにはそれぞれ異なるメリットがあり、使用すべきツールは場面ごとに変わります。 Wordは、文章のレイアウトや文字装飾などのカスタマイズが多彩であり、誤字脱字の自動チェック機能も搭載しています。一方、Excelは表計算ツールなので、データ集計や表計算をマニュアルに組み込みたいときに便利です。 ただし、Excelは印刷範囲の設定が必要であり、印刷時に手間がかかるというデメリットがあります。したがって、文章中心で作成したい方や、紙に印刷して利用したい方は、ExcelよりもWordが適切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ Wordによる説明書/マニュアルの作り方やコツまとめ ここまで、Wordによる説明書/マニュアルの作り方やコツ、おすすめのテンプレートを紹介しました。 説明書/マニュアルは、手軽に開けて簡単に確認できるように管理しなければ、実際の業務で活用することは困難です。しかし、WordやExcelではスマホやタブレットからの確認がしづらく、社員にストレスがかかります。 そこで、「スマホからでもPCと同じ使い心地で、”検索機能”で即アクセスできるツール」を使えば、説明書/マニュアルの運用にかかる手間を大幅に削減できます。ただし、全社でツールを浸透させるには、『操作が簡単なツール』を選択することが重要です。 結論、自社の説明書/マニュアルの運用には、社内のあらゆる情報を集約して、迅速にアクセス可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入し、説明書/マニュアルを効果的に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介