【事務職】業務マニュアルの作り方を解説！テンプレートや例も紹介
事務職に多い、書類作成や電話対応などのルーティン業務は、マニュアルにすることで業務効率化を図れます。ただし、情報がきちんと整理されていないと、正しい手順がメンバーに伝わらず、業務の質やスピードが低下してしまいます。
そのため、誰にとっても分かりやすいマニュアルを作成することが重要なのです。しかし、「わかりやすい業務マニュアルを作成したいが、作り方やコツが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、事務職向けマニュアルの作り方やテンプレートを中心にご紹介します。
- 見本をもとにわかりやすい事務マニュアルの書き方を知りたい
- 無料のテンプレートを活用して効率的にマニュアルを作成したい
- 業務マニュアルを簡単に共有・管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい事務マニュアルの作り方や簡単に運用する方法が分かり、作成や管理にかかる負担を解消できるようになります。
目次
事務業務マニュアルとは
ここでは、業務マニュアルの概要や目的、メリットに加え、マニュアル作成が必要な事務業務を解説します。以下の要点を押さえると、マニュアル化する重要性が分かります。
業務マニュアルの概要
業務マニュアルとは、業務の流れやチェックポイント、ノウハウなどを示した手順書を指します。
業務の進め方が社員ごとに異なると、スピードや質にばらつきが生じますが、マニュアルがあれば仕事の品質を統一できます。また、社員の退職や異動があっても、マニュアルに業務内容が残されていれば引き継ぎがスムーズです。
したがって、マニュアルを作成する目的としては「業務品質の均一化、属人化の解消」などが挙げられます。
事務向け業務マニュアルのメリット
事務で業務マニュアルをつくるメリットは、教育にかかる負担を最小限に抑えて、業務品質の向上が図れる点です。
マニュアルがあれば、担当者は新人社員に業務内容や手順を説明する手間を削減でき、本来の業務に時間を割り当てられます。さらに、マニュアルに仕事のノウハウを共有すれば、経験が浅い社員も疑問を自己解決してスムーズに業務を進められます。
以上のように、業務全体における教育の負担やコストを取り除くためには、伝わりやすい業務マニュアルが役立つのです。
マニュアル作成が必要な事務業務
事務業務において、マニュアルが求められる業務には、以下のようなものがあります。
勤怠管理は、正確に実施しなければ給与や人事評価に関わるため、労務管理業務の基盤となる重要な作業です。社内システムを導入している場合は、社内での使い方をまとめたマニュアルによって、ミスなく適切な労務管理ができます。
書類の作成や管理では契約書や手続き書類を扱うこともあるため、ミスが発生すると重大なトラブルにつながります。マニュアルによって書類のフォーマットや内容が統一すれば、効率的に作業を進められるだけでなく手順の抜け漏れも減らせます。
顧客や取引先とのコミュニケーションは、企業の印象を左右する重要な業務です。マニュアルがあれば、対応の質を一定に保ち、迅速かつ適切な対応が可能になります。
会計や経理のように数値を扱う業務では、とくに正確さが求められるうえ、管理システムを正しく使いこなす必要があるため、マニュアルにノウハウをまとめておくことは必須です。
これらの業務においては、マニュアルを作成することで、業務の効率化や品質向上、教育の負担軽減が期待できます。
【記載例あり】4ステップでわかる事務向け業務マニュアルの作り方
以下では、分かりやすい業務マニュアルの作り方を4ステップで解説します。以下の画像は、分かりやすい事務向け業務マニュアルの記載例です。
以下の手順を踏めば、社内に浸透する事務向けマニュアルをつくれます。
ステップ1｜事前に情報を整理する
まずは、マニュアルを作成する前に情報を整理することが大切です。
例として、「業務の手順」や「ツールの操作方法」などが挙げられます。手順を整理せずに作成に取りかかると、情報が抜け漏れたり手順を逆に記載してしまったりとミスが起こりやすくなってしまいます。
したがって、重要な内容に漏れがないように、業務ごとの情報収集を徹底しましょう。
ステップ2｜構成を考える
次に、マニュアルの構成を考えましょう。
とくに、複数の事務マニュアルをつくる場合は、共通する項目を洗い出して構成（テンプレート）を準備しておくことで使い回せるようになります。共通する項目の例としては、業務名や手順、注意点などの項目が挙げられます。
以上のように、事前に枠組みを決めれば「どこから手をつければ良いか分からない事態」を防げます。
ステップ3｜内容を記載する
次に、テンプレートに沿って内容を記載します。
このとき、マニュアルに目次をつけておくとマニュアルの全体像が把握しやすくなり、読み手が必要な情報をキャッチアップしやすくなります。
したがって、一目で内容を判断できるようにするためにも、マニュアルには目次を記載しましょう。
ステップ4｜ノウハウを記載する
最後に、業務に関するノウハウを記載しましょう。
優秀な社員が持つノウハウを、マニュアルとして社内で共有すれば属人化の防止につながります。ただし、紙やWord、Excelでの管理ではマニュアルが散在してしまい、目的のノウハウがすぐに見つかりません。
そのため、業務マニュアルは情報整理がしやすい「ITツール」で管理すべきです。なかでも、「フォルダ機能」や「高精度の検索機能」を備える「ナレカン」であれば、情報を探す手間が一切かからないので、さまざまな事務職で重宝されます。
わかりやすい事務マニュアルの作成ポイント
ここでは、マニュアルを作るときに大事なポイントを紹介します。以下の点をおさえると、分かりやすくて有用なマニュアルを作成できます。
- タイトルをわかりやすくする
- 画像や図表を使う
- 業務内容を整理する
マニュアルは、中身がすばらしくても読んでもらえなければ意味がありません。そのため、「給与計算の方法」「発注書を依頼されたときの対応」など、何の業務に関するマニュアルなのかがタイトルでわかるようにしましょう。
マニュアルがテキストばかりでは読みづらく、とくに業務フローが複雑な場合は伝わりにくいです。そこで、適度にイラストや図表を差し込むことで、文字では分かりにくい説明箇所も理解しやすくなります。
通常業務を「5W1H」に当てはめながら書き出してみましょう。業務を整理しながらマニュアルに反映させることで、不要な手順を洗い出せてより効果的なマニュアルを作成できます。
以上の点を意識すれば、効果的かつ社員に浸透しやすいマニュアルを作成できます。また、作成したあとも定期的に修正や更新をすることで、常に活用され続けるマニュアルになります。
事務向け業務マニュアルの無料サンプル・テンプレート3選
以下では、事務マニュアルの無料サンプル・テンプレートを3つご紹介します。WordやExcelで使えるテンプレートを探している方は必見です。
Excel｜事務作業の流れやフローチャートの作成に適したテンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロードのトップページ」が提供する、業務マニュアルのExcelテンプレートです。
事務作業の流れやフローチャートを作るのに適したテンプレートであり、主に顧客や新人向けのマニュアルを作るときに役立ちます。
Excel｜定型業務のマニュアルの作成に適したテンプレート
こちらは、「業務用テンプレート」が提供する作業マニュアルのExcelテンプレートです。作業手順が決まっている”定型業務”のマニュアル作成に適しており、右上には承認のための捺印欄が設けられているのが特徴です。
Word｜作成見本のPDFが付いたテンプレート
こちらは「SILAND・JP」が提供する業務マニュアルのWordテンプレートです。
作成見本のPDFがあるので、初めてマニュアルを作る場合でも簡単に事務マニュアルが作れます。ただし、表記を統一するために守らなければならない点があったり、目次の手動入力が必要だったりする点に注意しましょう。
【事務必見】WordやExcelでマニュアル管理する2つのデメリット
以下では、WordやExcelでマニュアルを管理する2つのデメリットを解説します。マニュアル作成にWordやExcelを使っている、もしくは検討している方は必見です。
（1）情報へすぐにアクセスできない
1つ目のデメリットは、情報へすぐにアクセスできない点です。
WordやExcelでは「どこに、何が管理されているのか」が分かりづらく、内容を確認する度にファイルを開く手間がかかります。また、スマホから確認する場合に表記が崩れる恐れがあるので、PCがなければストレスなく情報を閲覧するのが難しいのです。
したがって、「高度な検索機能によってわずかな操作で中身を確認でき、スマホやタブレットでもPCと同様に使えるツール」を使いましょう。
（2）検索がしづらい
2つ目のデメリットは、検索がしづらい点です。
たとえば、WordやExcelではファイル名での検索にしか対応しておらず、キーワード検索から欲しいマニュアルにたどり着くのに時間がかかります。結果、マニュアルを作成しても誰にも見られないという事態に陥るのです。
一方、「ナレカン」のようなファイル内検索に対応したツールなら、いちいちファイルを開いて中身を確認する必要がありません。また、AI検索によってチャット形式で欲しい情報を検索することもできます。
WordやExcelは不要！事務マニュアルを適切に運用できるツール
以下では、事務マニュアルを適切に運用できるツールをご紹介します。
WordやExcelでマニュアルを作成すると、更新のたびにメールやファイルストレージで共有し直す必要があり、面倒です。また、検索性が低いため、共有したファイルがどこにあるのかがわからず、作成したマニュアルが放置される恐れもあります。
そのため、マニュアルを作成するときは、共有が簡単で、情報の検索がスムーズなツールを選びましょう。とくに、マニュアルなどのナレッジを管理する場合は、「ナレッジ管理専用ツール」が役立ちます。
したがって、事務職のマニュアルを作成するなら、あらゆる業務マニュアルを一元管理でき、超高精度の検索機能で思い通りにマニュアルを閲覧可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンで作成したマニュアルは、アプリやブラウザから簡単に共有・閲覧可能です。また、精度の高い「キーワード検索」や「AI検索」で欲しいマニュアルに必ずたどり着けるので、情報を探す時間が大幅に削減されます。
検索しやすい！事務マニュアルを簡単に作成・閲覧できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【見本】ナレカンでの事務マニュアル作成と管理
以下は、ナレカンで業務マニュアルを作成・管理した見本です。
- 目次機能
- 高度な検索機能
ナレカンには「目次機能」があるので、長くなりがちな事務職向けのマニュアルでもすぐに目的の項目を見つけることができます。
「タイトル」や「ファイル名」で絞り込み検索ができるため、欲しい情報がすぐに見つかります。さらに、添付した画像やファイル内の検索も可能なので、事務業務に関しての調べものに時間がかかりません。
上手い人が実践する事務マニュアル作りの3つのコツとは
ここでは、事務マニュアルを作成するときのコツを3つご紹介します。マニュアル作成ツールを使いつつ、以下のコツを実践しましょう。
（1）テンプレートを使う
1つ目のコツは、マニュアル作成にテンプレートを使うことです。
マニュアルを毎回一から作成するのは面倒なうえ、作成者によって書き方が異なると読み手の混乱を招きかねません。しかし、テンプレートを活用すればマニュアルの書式を統一できるので、手間をかけずに分かりやすいマニュアルがつくれます。
しかし、自社に合ったマニュアルがテンプレートサイトにないことも少なくありません。そのため、自社に合ったテンプレートを作成・登録でき、いつでも簡単に呼び出せるようなITツールを導入しましょう。
（2）読む対象者を明確にイメージする
2つ目のコツは、読む対象者を明確にイメージすることです。なぜなら、新入社員が業務内容を把握するために読むのか、中堅社員がスキル向上のために読むのかで、書くべき内容や使用する言葉が変わるからです。
たとえば、新入社員が読む想定にもかかわらず専門用語を多用していれば、正しく伝わりません。一方で、中堅社員が読むのに専門用語を使わずに書くと、まどろっこしい文章になってマニュアルが冗長化します。
そのため、誰を対象にするのか適切に設定したうえで対象者に合わせた難易度のマニュアルを作成しましょう。
（3）分量はなるべく少なくする
3つ目のコツは、マニュアルの分量はなるべく少なくすることです。
マニュアルが長編小説のような長さになっていると、読み手のモチベーションを下げたり読み飛ばされたりする原因になります。そこで、業務に最低限必要なことだけを簡潔に記載することが求められるのです。
そのため、一つのマニュアルに情報を詰め込みすぎず、マニュアルとノウハウは分けて記載するなどして読んでもらいやすいマニュアルを作りましょう。とくに、「ナレカン」なら、優れた検索機能が備わっているので、複数のマニュアルを管理する場合も安心です。
事務向け業務マニュアルやテンプレートまとめ
ここまで、事務マニュアルの作り方やテンプレートを中心にご紹介しました。
事務マニュアルを作成するときは、読む対象を具体的に設定して必要最低限のことを簡潔に書くよう意識しましょう。また、デザインやレイアウトを工夫すれば、より見やすいマニュアルがつくれます。
しかし、WordやExcelで作ったマニュアルでは、逐一ファイルを開いたりメールで共有したりする手間が生じるため非効率です。したがって、「マニュアルの作成から共有・管理まで簡単にできるツール」を導入しましょう。
結論、自社が利用すべきは、あらゆる情報を簡単にまとめられて、検索機能で簡単に必要なマニュアルを見つけられるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、事務マニュアルを効率的に作成・運用しましょう。
