OJTマニュアルの作成方法とは？新人教育向けのポイントも解説
新入社員が業務で成果を出すためには、上司から正しい知識を学び、経験を積むことが重要です。そのため、企業では一般的にOJTと呼ばれる教育方法が実施されます。
しかし、「OJTにおけるマニュアルの作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OJTマニュアルの作成方法や新人教育向けのポイントを中心に、指導者・学習者両方の観点から解説します。
- そもそもOJTの定義があいまいで、何をすればよいか分からない
- マニュアルを作成してOJTの実施方法を社内で統一させたい
- OJTマニュアルを簡単に作成・運用できる方法を知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、効果の高いOJTを実施するためのマニュアルの作り方が分かり、新人教育に役立てられます。
目次
OJTとは？わかりやすく解説！
以下では、OJTの目的やメリットについてわかりやすく解説します。指導者側が目的を把握しないままOJTを進めると、指導内容の過不足が生じやすくなるため、ここで押さえましょう。
OJTの目的
OJT（On The Job Training）の目的は業務に必要な知識や技術を身につけることです。
上司と実務を通して学習するため、OJTの終了後には現場で即戦力として働くことが想定されています。一方、似た言葉のOFF-JT（Off The Job Trainig）の意味は「セミナーや研修などの座学を通した人材育成」です。
また、OJTは学習者の教育だけでなく、指導者が業務への理解を深めたり本来の業務と同時進行でスキルを身に付けたりする機会にもなります。このように、OJTは学習者だけでなく、指導者の知識と経験を深める目的で実施されるのです。
OJTのメリット
OJTのメリットは、即戦力の人材を低コストで育成できる点です。
実戦形式の教育によって、学習者は実務に即したスキルを身に付けられます。また、企業内部の人材が指導者なので、外部講師による研修などのコストはかかりません。
さらに、指導者にとっても教育力を向上できるメリットがあります。ただし、指導者になる社員の時間的なコストが発生するため、マニュアルを作成して新人教育を簡略化することが重要なのです。
OJTのデメリット
OJTのデメリットは、指導者の負担が大きい点と教育の質が偏る点です。
OJTによる新人教育は、基本マンツーマンで行われるため、指導者は常に一人の新人の業務に気を配らなければなりません。したがって、指導者が教育と普段の業務を掛け持ちすると負担が増え、通常業務を圧迫する恐れがあるのです。
また、指導者の教育スキルによって新人の理解に差が出ることも問題です。マンツーマンの指導なので、新人の教育レベルは担当指導者の教育スキルに依存してしまいます。
OJTの期間
OJTの平均的な期間は3ヶ月〜1年間です。しかし、OJTの期間設定について国や行政から明確に定められているわけではないため、あくまで目安としましょう。
OJTの期間を長くすると、「時間をかけて段階的に教育できる」「強みを集中的に伸ばせる」といったメリットがあります。一方、期間を短くすると、「早期から業務に携われる」「帰属意識が生まれモチベーションが高まる」といったメリットがあります。
このように、OJTを実施する期間によって得られるメリットが異なるほか、OJTに必要な期間は業界や業種によっても異なるため、自社でよく検討して最適な期間を設定する必要があります。
OJTマニュアルの基本項目
以下では、OJTマニュアルの基本項目について解説します。OJTマニュアルには、大きく分けて「指導者用マニュアル」と「学習者用マニュアル」の2種類があります。
（1）指導者用マニュアル
指導者用マニュアルには、OJTの全体像や指導全般に関する情報を記載します。
指導者用マニュアルの項目例は表の通りです。OJT指導の経験がない人でも、迷いや悩みがなく進行できるように、指導方針や実施計画を示しておきましょう。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 目的 |
OJTは学習者だけでなく、指導者にとっても知識と経験を深める目的で実施されます。 |
| 指導者の役割 |
ただ業務内容を説明するだけでなく、学習者が即戦力となるよう、適切に指導することが求められます。 |
| 実施計画 |
実施期間内に目標を達成できるよう、各段階で途中目標も設定しましょう。 |
| フィードバック方法 |
OJT終了後に学習者が即戦力となるためには、適切に褒めたりコーチングしたりすることが必要です。 |
| 注意事項 |
ハラスメントとなる行為をあらかじめ把握しておきましょう。 |
以上のように、指導者ごとに指導方針や実施状況にばらつきが生じるのを防ぐために、組織内で指導者の役割を統一しておくことが大切です。
（2）学習者用マニュアル
学習者用マニュアルは、”全体マニュアル”と”業務マニュアル”の2つに分けられます。
学習者用マニュアルの項目例は以下の通りです。部署や業務によって必要な項目は異なるため、適宜内容を追加・削除して使いやすくしましょう。
＜全体マニュアル＞
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 企業理念 |
企業のミッションを共通認識にしましょう。 |
| ビジネスマナー |
マナーだけでなく、仕事で必要な「報連相」といったコミュニケーションについても指導しましょう。 |
| 業界用語・知識 |
OJTを始める前に事前に基礎知識を身につけられると、OJTの効率が上がります。 |
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 業務手順 |
部署や業務に合わせて手順を示しましょう。 |
| 必要なツール |
自社で情報共有に使用しているツールや、業務で使用する専門ツールの使い方を記載しましょう。 |
| よくある質問 |
学習者から聞かれる質問をまとめておくと、学習者の悩みや疑問点を解決しやすくなります。 |
以上のように、全体マニュアルでは業務の全体像を、業務マニュアルでは実務を進めるうえでのポイントを理解できるように適切な項目を設定しましょう。
OJTマニュアルの作り方
以下では、OJTマニュアルの作り方を3つの手順に分けて解説します。以下の手順を踏むと、効果的な教育に役立つマニュアルを作成できます。
（1）基本項目を設定する
まずは、OJTマニュアルの基本項目を設定しましょう。
たとえば、学習者用マニュアルであれば「企業理念」「ビジネスマナー」などが基本項目となります。
指導者用マニュアルは「指導者に求めること」を、学習者用マニュアルは「業務の全体像とポイント」を押さえられるような項目を設定しましょう。
（2）情報を整理する
次に、設定した項目ごとにOJTマニュアルに取り入れるべき情報を整理します。
たとえば、「ビジネスマナー」という項目では「身だしなみ」「敬語」「お辞儀」などが取り入れるべき情報です。このように、設定した項目に必要な情報を書き出します。
情報が整理されていなければ読みづらくなり、担当者によって指導方法が変わるので教育の質が落ちてしまいます。したがって、必要な情報を過不足なく記載しましょう。
（3）内容を記載し共有する
最後に、詳細を記載して指導者・学習者へ共有しましょう。
OJTマニュアルの共有方法は、マニュアルの作成手段によって異なります。たとえば、紙であればコピーを手渡したり、WordやExcelならファイルをメールで送信したりします。
しかし、紙やファイルは共有に手間がかかったり、管理が煩雑になり失くしたりする可能性があります。そこで、作成したマニュアルをリアルタイムで共有し、高精度の検索機能ですぐに目的のマニュアルを探し出せる「ナレカン」のようなツールを活用しましょう。
新人教育向けOJTマニュアルの作成ポイント
以下では、新人教育向けOJTマニュアルの作成ポイントについてご紹介します。指導者用・学習者用ともに、読み手をイメージして作成しなければなりません。
指導者用マニュアルのポイント
指導者用マニュアルのポイントは、OJTの方針や指導者の役割を明示することです。
OJTが単に「新人へ仕事内容を伝える」という作業になっては、新人に教育内容が身につきづらく、自発的な育成はもちろん、指導者の教育力の向上も望めません。
そこで、マニュアル内に“OJTのゴール”や”指導の意義”を明確に示すことで、指導者による効果的な教育が行われるうえ、自発的な人材を育成できるのです。
学習者用マニュアルのポイント
学習者用マニュアルのポイントは、未経験者でも分かるように記載することです。
たとえば、専門用語には注釈を入れたり、器具の操作方法には画像を用いたりすることで、新入社員でも業務を具体的にイメージしやすくなります。
また、情報をどの程度細かく記載すべきか分からない場合は、経験の浅い社員にマニュアルを共有して、コメントをもらうのが有効です。
【必見】OJTマニュアルの作成・管理・共有をするためには？
以下では、OJTマニュアルの作成・管理・共有に役立つツールをご紹介します。
OJTマニュアルで新人教育の要点を定めることで、指導者の負担を軽減できます。しかし、WordやExcelで作成すると、「必要なマニュアルがどこにあるかわからない」「同じ内容のマニュアルがあちこちにある」といった問題が発生するのです。
特に、大企業ではOJTに使うマニュアルや資料が多いため、知りたい情報がどこにあるかわからなければ検索に時間がかかります。そのため、「マニュアルをはじめとする社内情報を一元管理してOJTに関する情報を思い通りに検索できるツール」を導入すべきです。
結論、OJTをスムーズに進めるには、誰でも簡単にOJTマニュアルを作成・管理・共有でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはシンプルな操作で誰でも簡単にマニュアル作成できるほか、既存のマニュアルをファイル添付すればAIが中身を要約して記事化してくれます。また、“上司に質問するように探せる”「自然言語検索」で必要な情報をすぐに探し出せるのです。
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【見本】ナレカンのテンプレートで作成したOJTマニュアル
以下は、ナレカンのテンプレートを使って作成したOJTマニュアルの見本です。
ナレカンでは、画像のようにテンプレートを登録できます。登録したテンプレートを呼び起こしてOJTマニュアルを作成することで、一から作る手間を省けるうえ、体裁を整えられるのです。
また、作成したマニュアルは、以下のように多階層のフォルダで”部署別”に、”学習者用”と”指導者用”に分けて管理できます。さらに、超高精度の検索機能も備わっているため、目的の情報に即アクセス可能です。
OJTでマニュアル以外に必要なこと
以下では、OJTにおいてマニュアル以外に必要なことを2点ご紹介します。単にマニュアルを作成するだけでなく、OJTの一連の流れを意識して準備をしましょう。
（1）学習者に心構えを伝える
学習者にはOJTの心構えを伝えておきましょう。
たとえば、社会人の心構えとして「いかなるときもメモをとること」と教育すれば、一度教えたことを何度も伝えずに済むようになります。また、「報連相を徹底すること」と教育すれば、分からないことがあれば連絡をするようになると期待できるのです。
以上のように、OJTを効率的かつ効果的に進めるためには、あらかじめ学習者にOJTを受けるにあたっての心構えを伝える必要があります。
（2）理解度の確認手段を用意する
マニュアル通りに進めるだけでなく、理解度の確認手段も用意しておきましょう。
たとえば、OJTで実践した内容に関する簡単なテストを実施したり、学習者と指導者との面談の機会を設けたりすることが挙げられます。実際、マニュアル通りにOJTを実施するだけでは、業務の知識や技術が身についたのかが分かりません。
したがって、実践内容を確実に定着させるために、適度に理解度を確認しましょう。
OJTマニュアルの作成方法まとめ
ここまで、OJTマニュアルの作成方法や新人教育向けのポイントを中心に紹介しました。
OJTで指導者の負担を軽減し、効果的に新人教育を行うにはマニュアルの作成・共有が不可欠です。しかし、マニュアルは作成して終わりではなく、必要な時に知りたい情報をすぐに参照できる体制を整えなければマニュアルが形骸化する恐れがあります。
そこで、「検索性に優れ、マニュアルをはじめとする社内情報を一元管理できるITツール」を導入して効率よくOJTを実施するべきです。しかし、操作が複雑なツールを使うと、かえって指導者の負担を増やしかねません。
結論、OJTマニュアルの作成・管理・共有には、メールを使える方なら誰でも簡単にマニュアルを作成でき、超高精度の検索機能で必要な情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、効果の高いOJTにするためのマニュアルを作成・管理・共有し、新人教育に役立てましょう。
